Hoàn thiện kế toán bán hàng tại công ty TNHH Thương mại và Dược phẩm Nam Việt

Việc quản lý quá trình thanh toán đóng vai trò rất quan trọng trong hoạtđộng bán hàng, chỉ khi quản lý tốt các nghịêp vụ thanh toán doanh nghiệp mớitránh được những tổn thất về tiền hàng

MỤC LỤC

LỜI MỞ ĐẦU 1

CHƯƠNG 1: ĐẶC ĐIỂM VÀ TỔ CHỨC QUẢN LÝ HOẠT ĐỘNG BÁN HÀNG CỦA CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI VÀ DƯỢC PHẨM NAM VIỆT 3

1.1 Đặc điểm hoạt động bán hàng của Công ty TNHH Thương mại và Dược phẩm Nam Việt 3

1.1.1 Danh mục hàng bán của Công ty TNHH Thương mại và Dược phẩm Nam Việt 3

1.1.2 Thị trường của Công ty TNHH Thương mại và Dược phẩm Nam Việt .4 1.1.3 Phương thức bán hàng của Công ty TNHH Thương mại và Dược phẩm Nam Việt 5

1.1.4 Phương thức thanh toán của công ty TNHH Thương mại và Dược phẩm Nam Việt: 7

1.2 Tổ chức quản lý hoạt động bán hàng của Công ty TNHH Thương mại và Dược phẩm Nam Việt: 9

1.2.1 Yêu cầu về quản lý công tác quản lý bán hàng : 9

1.2.2 Tổ chức quản lý bán hàng: 10

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG KẾ TOÁN BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI VÀ DƯỢC PHẨM NAM VIỆT 15

2.1 Kế toán doanh thu 15

2.1.1 Chứng từ và thủ tục kế toán 15

2.1.2 Kế toán chi tiết doanh thu 19

2.1.4 Kế toán các khoản giảm trừ doanh thu 29

2.2 Kế toán giá vốn hàng bán: 31

2.2.1 Chứng từ và thủ tục kế toán 31

2.2.2 Kế toán chi tiết giá vốn hàng bán 34

2.2.3 Kế toán tổng hợp về giá vốn hàng bán 39

2.3 Kế toán chi phí bán hàng 41

2.3.1 Chứng từ và thủ tục kế toán 41

2.3.2 Kế toán chi tiết chi phí bán hàng 44

2.3.3 Kế toán tổng hợp về chi phí bán hàng 44

CHƯƠNG 3: HOÀN THIỆN KẾ TOÁN BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI VÀ DƯỢC PHẨM NAM VIỆT 49

3.1 Đánh giá chung về thực trạng kế toán bán hàng tại Công ty và phương hướng hoàn thiện 49

3.1.1 Ưu điểm 50

3.1.1.1 Về công tác kế toán nói chung: 50

3.1.1.2 Về công tác kế toán bán hàng: 51

3.1.2 Nhược điểm 54

3.1.2.1 Về tài khoản sử dụng: 54

3.1.2.2 Về chứng từ và luân chuyển chứng từ: 55

3.1.2.3 Về hệ thống sổ sách: 55

3.1.2.4 Về việc lập dự phòng phải thu khó đòi: 56

3.1.2.5 Về kế toán các khoản giảm trừ doanh thu: 56

3.1.3 Phương hướng hoàn thiện 57

3.2 Các giải pháp hoàn thiện kế toán bán hàng tại công ty TNHH Thương

mại và Dược phẩm Nam Việt 58

3.2.1 Về công tác quản lý bán hàng 58

3.2.2 Về tài khoản sử dụng 59

3.2.3 Về chứng từ và luân chuyển chứng từ 60

3.2.4 Về sổ hệ thống sổ sách: 62

3.2.5 Về lập dự phòng phải thu khó đòi 64

3.2.6 Về kế toán các khoản giảm trừ doanh thu: 65

3.2.7 Về phân bổ chi phí thu mua hàng hóa 67

KẾT LUẬN 68 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO

DANH MỤC CÁC KÝ HIỆU VIẾT TẮT

HĐSXKD : Hoạt động sản xuất kinh doanh

HĐ : Hóa đơn

DANH MỤC BẢNG, BIỂU

Biểu 2.1 Hóa đơn Giá trị gia tăng 21

Biểu 2.2 Sổ nhật ký bán hàng 23

Biếu 2.3 Sổ chi tiết bán hàng 23

Biểu 2.4 Sổ chi tiết Doanh thu bán hàng 25

Biểu 2.5 Sổ tổng hợp chi tiết doanh thu bán hàng 26

Biểu 2.6 Sổ cái doanh thu bán hàng 27

Biểu 2.7 Mẫu Phiếu xuất kho 36

Biểu 2.8 Sổ chi tiết Giá vốn hàng bán 37

Biểu 2.9 Sổ tổng hợp chi tiết giá vốn hàng bán 38

Biểu 2.10 Sổ Nhật ký chung 41

Biểu 2.11 Sổ Cái Tài khoản tài khoản 632 44

Biểu 2.12 Phiếu chi trả tiền vận chuyển hàng 49

Biểu 2.13 Phiếu chi trả tiền giới thiệu sản phẩm 50

Biểu 2.14 Sổ nhật ký chung 51

Biểu 2.15 Sổ Cái tài khoản 641 52

Biểu 3.1 Biên bản kiểm nghiệm hàng hóa 65

Biểu 3.2 Sổ chi tiết tài khoản 6418 – CPBH trả bằng tiền mặt 66

Biểu 3.3 Sổ chi tiết doanh thu bán hàng……… 66

DANH MỤC SƠ ĐỒ

Sơ đồ 2.1 Quy trình luân chuyển chứng từ đối với nghiệp vụ bán hàng

thu tiền ngay 16

Sơ đồ 2.2 Quy trình luân chuyển chứng từ đối với nghiệp vụ bán hàng trả chậm 17

Sơ đồ 2.3 Quy trình ghi sổ kế toán doanh thu bán hàng 18

Sơ đồ 2.4 Trình tự lập và luân chuyển chứng từ xuất kho 31

Sơ đồ 2.5 Quy trình ghi sổ kế toán giá vốn hàng bán 33

Sơ đồ 2.6 Trình tự lập và luân chuyển Phiếu chi 46

Sơ đồ 2.7 Quy trình ghi sổ các khoản chi phí bán hàng 47

Sơ đồ 3.1 Quy trình ghi sổ kế toán chi phí bán hàng có mở các sổ theo dõi chi tiết cho từng khoản mục phát sinh 67

LỜI MỞ ĐẦU

Trong nền kinh tế quốc dân, doanh nghiệp thương mại có vai trò lớn, gắnsản xuất với tiêu dùng, đáp ứng nhu cầu ngày càng tăng của của đời sống xã hội,thúc đẩy sản xuất và các lĩnh vực khác của nền kinh tế, góp phần hình thành cơcấu kinh tế hợp lý Các doanh nghiệp góp phần đẩy nhanh tiến trình hội nhậpkinh tế nước ta với các nước trong khu vực và trên thế giới, thực hiện các mụctiêu kinh tế xã hội của Đảng và Nhà nước trong từng giai đoạn

Các doanh nghiệp thương mại chính là cầu nối giữa những người sản xuất

và tiêu dùng, với doanh nghiệp thương mại thì quá trình kinh doanh là mua vào

- dự trữ - bán ra các hàng hoá dịch vụ Trong đó hoạt động bán hàng là khâu cuốicùng của hoạt động kinh doanh và có tính quyết định đến cả quá trình kinhdoanh Có bán được hàng thì doanh nghiệp mới lập kế hoạch mua vào - dự trữcho kỳ kinh doanh tới, mới có thu nhập để bù đắp cho kỳ kinh doanh và có tíchluỹ để tiếp tục quá trình kinh doanh Trong nền kinh tế thị trường phải xác địnhrằng việc tiêu thụ sản phẩm là vấn đề quyết định sự tồn tại và phát triển củadoanh nghiệp, hoạt động trong quy luật cạnh tranh gay gắt của thị trường, doanhnghiệp phải bán những thứ người mua cần chứ không bán những gì doanhnghiệp có Thực tế cho thấy đối với doanh nghiệp thương mại nếu sản phẩmhàng hoá tốt về chất lượng hợp lý về giá cả, đáp ứng được nhu cầu thị hiếu củangười tiêu dùng và doanh nghiệp biết tổ chức quản lý tốt công tác kế toán bánhàng thì sẽ có điều kiện tốt để phát triển Muốn thực hiện hoạt động bán hàng cóhiệu quả, đem lại doanh thu ngày càng cao cho doanh nghiệp thì vai trò của kếtoán bán hàng phải đặt lên hàng đầu Kế toán bán hàng là phần hành kế toán chủyếu trong doanh nghiệp thương mại dịch vụ, và với cương vị là công cụ quản lý

để nâng cao hiệu quả bán hàng thì càng cần phải được tổ chức một cách khoahọc và hợp lý nhằm phục vụ đắc lực cho quá trình kinh doanh của doanh nghiệp.

Bởi vậy, cải tiến và hoàn thiện hơn nữa công tác kế toán nói chung, kếtoán bán hàng nói riêng trong các doanh nghiệp thương mại luôn được đặt ra vớimục đích nhằm tổ chức khoa học, hợp lý hơn nữa công tác kế toán này, làm cơ

sở cho các thông tin kế toán cung cấp đảm bảo tính đúng đắn và đáng tin cậy

Nhận thức được tầm quan trọng này, đồng thời để áp dụng kiến thức đã cóthông qua quá trình học tập vào thực tế nhằm nâng cao trình độ hiểu biết bảnthân, quá trình thực tập tại công ty TNHH Thương mại và Dược phẩm Nam Việtđược sự giúp đỡ tận tình của thầy giáo hướng dẫn: TS Phạm Thành Long, cáccán bộ tại phòng kế toán và của giám đốc công ty, em đã chọn đề tài :

“Hoàn thiện kế toán bán hàng tại công ty TNHH Thương mại và Dược

phẩm Nam Việt”

Kết cấu của chuyên đề thực tập tốt nghiệp của em gồm có 3 chương:Chương 1: Đặc điểm và tổ chức quản lý hoạt động bán hàng của công tyTNHH Thương mại và Dược phẩm Nam Việt

Chương 2: Thực trạng kế toán bán hàng tại công ty TNHH Thương mại vàDược phẩm Nam Việt

Chương 3: Hoàn thiện kế toán bán hàng tại công ty TNHH Thương mại vàDược phẩm Nam Việt

và Dược phẩm Nam Việt

1.1.1 Danh mục hàng bán của Công ty TNHH Thương mại và Dược phẩm

Nam Việt

Công ty TNHH Thương mại và Dược phẩm Nam Việt đã thành lập, được

Sở Kế hoạch và Đầu tư thành phố Hà Nội cấp đăng ký kinh doanh số

0102023389 và được cục thuế Hà Nội cấp mã số thuế 0101834731 Công tyTNHH Thương mại và Dược phẩm Nam Việt là một đơn vị kế toán độc lập, có

tư cách pháp nhân, có con dấu riêng, được phép vay và mở tài khoản tại các ngânhàng, hoạt động dưới sự kiểm tra giám sát của các cơ quan quản lý nhà nướcThành phố Hà Nội.

Công ty TNHH Thương mại và Dược phẩm Nam Việt có chức năng kinhdoanh, xuất nhập khẩu các mặt hàng dược phẩm, mỹ phẩm, hóa chất, dược liệu,thực phẩm chức năng và y dụng cụ, phân phối trực tiếp đến các bệnh viện, trungtâm y tế, nhà thuốc trên địa bàn thành phố Công ty được liên doanh liên kết vớicác đơn vị, cá nhân trong và ngoài nước để kinh doanh, sản xuất thuốc, trong đóhoạt động kinh doanh thương mại là chủ yếu còn hoạt động sản xuất chỉ là phụ.Công ty được cấp phép kinh doanh các mặt hàng:

 Kinh doanh dược phẩm (trừ những loại Nhà nước cấm);

 Kinh doanh trang thiết bị, dụng cụ y tế;

 Kinh doanh nguyên phụ liệu ngành dược;

 Kinh doanh mỹ phẩm (trừ mỹ phẩm có hại cho sức khỏe conngười);

 Mua bán hóa chất xét nghiệm;

Trong đó, mặt hàng kinh doanh chính của công ty là thuốc y tế Ngànhhàng này phục vụ cho việc khám chữa bệnh, đem lại sức khỏe và nâng cao sứckhỏe cho người sử dụng Các sản phẩm thuốc y tế mà công ty kinh doanh baogồm gần 100 loại thuốc, một số loại thuốc như: Eludril 90ml, Flunide Cream,Hirmen, Krodonin 125mg… Khách hàng thông thường của công ty là cácbệnh viện tư nhân, một số nhà thuốc, phòng khám trên địa bàn thành phố Vìđây là những hàng hóa ảnh hưởng trực tiếp đến sức khỏe con người nên sự amhiểu về các loại thuốc công ty kinh doanh để hướng dẫn cho khách hàng làkhông thể thiếu

Tất cả các thuốc của công ty kinh doanh trước khi lưu hành đều phải thựchiện việc kê khai giá thuốc, trong đó có giá bán buôn dự kiến của thuốc và theoquy định doanh nghiệp phải chịu trách nhiệm trước pháp luật về mức giá kê khai

và không được bán cao hơn giá bán buôn đã kê khai.

1.1.2 Thị trường của Công ty TNHH Thương mại và Dược phẩm Nam Việt

Công ty TNHH Thương mại và Dược phẩm Nam Việt chuyên kinh doanhcác sản phẩm phục vụ ngành dược cho các bệnh viện, trung tâm y tế, nhà thuốcnhư: dược phẩm, mỹ phẩm, nguyên phụ liệu ngành dược, trang thiết bị, dụng cụ

của công ty là những nhà thuốc, các phòng khám trên địa bàn thành phố Địađiểm hoạt động của công ty ở gần bệnh viện lớn (bệnh viện Bạch Mai, bệnh việnViệt Pháp), tập trung rất nhiều nhà thuốc, các phòng khám và khách hàng có nhucầu mua thuốc, đây là một điều kiện thuận lợi cho công ty trong quá trình bánhàng, vận chuyển hàng nhưng cũng là một thách thức vì có nhiều đối thủ cạnhtranh Ước tính có khoảng hơn 20 nhà thuốc là khách hàng thường xuyên củacông ty, mua với số lượng tương đối lớn và ổn định, một số khách hàng truyềnthống như: Công ty TNHH Dược phẩm Á – Âu, Phòng khám Bs Vũ Hải, Phòngkhám Gs Ts Trần Thị Phương Mai… Ngoài ra, công ty TNHH Thương mại vàDược phẩm Nam việt còn có quan hệ với rất nhiều khách hàng lớn nhỏ khách Vìthế, để quản lý thị trường tiêu thụ, việc phân loại khách hàng là hết sức cần thiết,trong đó, công ty tập trung phân tích thị trường mục tiêu, thị trường tiềm năng vàđánh giá quá trình thanh toán của khách hàng.

Bên cạnh việc duy trì quan hệ với các khách hàng cũ, tiến tới công ty sẽ

mở rộng thị trường và tạo quan hệ làm ăn với các khách hàng mới Cụ thể làtrong những năm tới công ty còn có kế hoạch mở rộng thị trường ra một số tỉnhmiền bắc Đây là một thị trường rộng lớn và nhiều tiềm năng để Công ty hướngmục tiêu kinh doanh của mình đầu tư vào thị trường này Đây cũng là mục tiêuthực hiện kinh doanh của công ty trong những năm tới

1.1.3 Phương thức bán hàng của Công ty TNHH Thương mại và Dược

phẩm Nam Việt

Đối với công ty TNHH Thương mại và Dược phẩm Nam Việt thì nghiệp

vụ tiêu thụ hàng hóa là nghiệp vụ chủ yếu mang lại lợi nhuận cho công ty nênđược công ty rất coi trọng Do quy mô của công ty không quá lớn, kinh doanhgiản đơn, nên phương thức tiêu thụ chủ yếu là: bán buôn, bán lẻ, phương thức

tiêu thụ qua các đại lý (ký gửi) Để tránh sai sót có thể xảy ra, Công ty thườngyêu cầu trong hợp đồng kinh tế hoặc đơn đặt hàng phải ghi rõ những điều khoảnsau: Tên đơn vụ mua hàng, mã số thuế của đơn vị mua, số lượng, đơn giá, quycách, phẩm chất của hàng hóa, thời gian, địa điểm giao nhận hàng, thời hạnthanh toán, phương thức thanh toán, các chế độ ưu đãi cùng cách thức giải quyếttranh chấp xảy ra Công ty căn cứ vào đó để giao hàng và theo dõi thanh toán

Hiện nay công ty luôn củng cố phát huy việc bán hàng theo hợp đồng vàđơn đặt hàng Vì theo hình thức này, hoạt động kinh doanh của công ty có cơ sởvững chắc về pháp luật, do đó công ty có thể chủ động lập kế hoạch tạo điều kiệnthuận lợi cho công tác kinh doanh của công ty

 Bán buôn:

Là hình thức bán hàng chủ yếu của công ty vì phương thức này giúp chocông ty tiêu thụ hàng hóa với số lượng lớn, thu hồi vốn nhanh, ít có hiện tượng ứđọng vốn Doanh thu của hình thức này chiếm 39% doanh thu bán hàng của công

ty Các nhà thuốc mua sản phẩm của công ty về để phân phối lại cho người tiêudùng Và công ty có một số lượng lớn khách hàng mua theo hình thức này

 Bán lẻ:

Bán lẻ là bán hàng trực tiếp cho người tiêu dùng có thể là cá nhân hay tậpthể, nó phục vụ nhu cầu sinh hoạt không mang tính chất sản xuất kinh doanh.Phương thức bán hàng này có đặc điểm là hàng hoá đã ra khỏi lĩnh vực lưu thông

và bắt đầu đi vào tiêu dùng, hàng hoá bán ra với số lượng ít, thanh toán ngay và

thường là tiền mặt Đối với phương thức bán lẻ, công ty chỉ áp dụng hình thức

bán lẻ thu tiền trực tiếp Hàng ngày, thủ kho phải lập báo cáo bán hàng để đưalên phòng Hành chính – kế toán – tổng hợp kèm theo báo cáo quỹ tiền mặt và

 Phương thức tiêu thụ qua các đại lý (ký gửi):

Hàng ký gửi vẫn thuộc quyền sở hữu của công ty cho đến khi chính thứctiêu thụ Tiền hoa hồng trả cho đại lý được tính vào chi phí bán hàng Đại lý củacông ty chủ yếu ở các xã ngoại thành Hà Nội Khi được chọn làm đại lý, đại lýđược coi là bạn hàng của công ty, thay mặt công ty bán hàng tại các xã ngoạithành Hà Nội Để đi đến mối quan hệ này công ty và bên nhận đại lý phải ký kếtmột hợp đồng mở làm đại lý Trong hợp đồng công ty cam kết việc cung cấphàng theo khả năng của mình cho đại lý, đảm bảo chất lượng hàng hóa Các đại

lý thường có qui mô nhỏ, thường là các nhà thuốc

1.1.4 Phương thức thanh toán của công ty TNHH Thương mại và Dược phẩm Nam Việt:

Để có thể bán được nhiều sản phẩm, bên cạnh việc đa dạng hóa phươngthức bán hàng, một trong những chính sách hấp dẫn khách hàng được Ban giámđốc rất quan tâm là đa dạng phương thức thanh toán, tạo điều kiện thuận lợi chokhách hàng Với các phương thức tiêu thụ nêu trên, công ty đã áp dụng các hìnhthức thanh toán: thanh toán bằng tiền mặt, thanh toán qua ngân hàng bằng cáchình thức chuyển khoản, hình thức bán chịu cho khách hàng

 Thanh toán bằng tiền mặt:

Khách hàng mua hàng của công ty thanh toán ngay bằng tiền mặt Kếttoán lập phiếu thu ghi rõ số tiền mặt khách hàng thanh toán theo mẫu số 02 củaBTC ban hành Việc thanh toán bằng tiền mặt là hình thức chủ yếu của công ty.Công ty thường có những đơn hàng với quy mô tương đối nhỏ

 Thanh toán bằng chuyển khoản:

Đối với những khoản giao dịch lớn, thường xuyên nếu thanh toán trực tiếpbằng tiền mặt vừa tốn kém chi phí, vừa không an toàn, khó khăn trong quản lý

Vì vậy cần phải thanh toán qua ngân hàng Kế toán công ty sẽ nhận được giấylệnh chuyển Có, khách hàng thanh toán cho doanh nghiệp bằng chuyển khoản, sốtiền trong tài khoản ngân hàng của công ty sẽ tăng lên Thanh toán bằng chuyểnkhoản chi phí chuyển tiền không cao, giúp doanh nghiệp chủ động và thuận lợitrong việc quản lý tiền của doanh nghiệp

 Bán chịu:

Khách hàng không thanh toán ngay mà sau một thời gian mới trả Công tychỉ bán chịu trong trường hợp khách hàng đã quen hoặc quy mô của hợp đồngtương đối lớn, khách hàng không có khả năng thanh toán ngay tất cả, mà phải đểchịu một thời gian (thời gian nợ được thoả thuận giữa bên mua và bên bán tronghợp đồng kinh tế đã ký kết)

Sau khi giao hàng cho bên mua và nhận được chấp nhận thanh toán, bênbán có thể nhận tiền hàng theo nhiều phương thức khác nhau tuỳ vào sự tínnhiệm, thoả thuận giữa hai bên mà lựa chọn phương thức thanh toán cho phùhợp Việc quản lý quá trình thanh toán đóng vai trò rất quan trọng trong hoạtđộng bán hàng, chỉ khi quản lý tốt các nghịêp vụ thanh toán doanh nghiệp mớitránh được những tổn thất về tiền hàng, giúp doanh nghiệp không bị chiếm dụngvốn, tạo điều kiện tăng vòng quay vốn, giữ uy tín với khách hàng

1.2 Tổ chức quản lý hoạt động bán hàng của Công ty TNHH Thương mại và Dược phẩm Nam Việt:

1.2.1 Yêu cầu về quản lý công tác quản lý bán hàng :

Bán hàng là quá trình trao đổi thông qua các phương tiện thanh toán để thựchiện giá trị của hàng hoá, dịch vụ Trong quá trình đó doanh nghiệp chuyển giaosản phẩm, hàng hoá dịch vụ cho khách hàng Còn khách hàng phải trả cho Doanhnghiệp khoản tiền tương ứng với giá bán của sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ theogiá qui định hoặc giá thoả thuận Hàng hoá trong các Doanh nghiệp Thương Mại

là hàng hoá mua vào để bán ra nhằm đáp ứng nhu cầu sản xuất, tiêu dùng Quátrình bán hàng là quá trình vận động của vốn kinh doanh từ vốn hàng hoá sangvốn bằng tiền và hình thành kết quả kinh doanh Quá trình bán hàng hoàn tất khihàng hoá được chuyển giao cho người mua và Doanh nghiệp đã thu được tiềnbán hàng hoặc khách hàng chấp nhận thanh toán

Nghiệp vụ tiêu thụ hàng hoá liên quan đến từng khách hàng, từng phươngthức thanh toán và từng mặt hàng nhất định Do đó công tác quản lý nghiệp vụbán hàng đòi hỏi phải quản lý các chỉ tiêu như: Quản lý doanh thu, tình hình thayđổi trách nhiệm ở khâu bán, tình hình thu hồi tiền, tình hình công nợ và thanhtoán công nợ về các khoản thu của người mua, quản lý giá vốn của hàng hoá đãtiêu thụ,… quản lý nghiệp vụ bán hàng cần bám sát các yêu cầu sau:

+ Quản lý sự vận động của từng mặt hàng trong quá trình xuất, nhập, tồnkho trên các chỉ tiêu số lượng, chất lượng và giá trị

+ Nắm bắt theo dõi chặt chẽ từng phương thức bán hàng, từng thể thứcthanh toán, từng khách hàng và từng hàng háo tiêu thụ

+ Đôn đốc thanh toán, thu hồi đầy đủ tiền hàng

+ Thực hiện đầy đủ nghĩa vụ với Nhà nước theo chế độ quy định

1.2.2 Tổ chức quản lý bán hàng:

Do đặc điểm hoạt động của công ty TNHH Thương mại và Dược phẩmNam Việt chủ yếu là ở lĩnh vực kinh doanh thương mại, mặt hàng kinh doanhchủ yếu của công ty là thuốc y tế, mặt hàng này có ảnh hưởng trực tiếp đến sứckhỏe con người, nên đòi hỏi công tác ký kết hợp đồng bán hàng, giao hàng, vậnchuyển hàng, kiểm tra, kiểm soát hoạt động bán hàng phải được tổ chức và giámsát chặt chẽ Để thực hiện được điều này cần có sự phối hợp giữa các bộ phậntrong công ty: Ban giám đốc, phòng kinh doanh, phòng hành chính – kế toán –tổng hợp, ban kiểm soát chất lượng, bộ phận kho… Trong từng khâu của quátrình bán hàng như: cấp phát hàng, giao hàng… mỗi bộ phận đều có những chứcnăng, nhiệm vụ cụ thể Quy trình bán hàng của công ty gồm các bước:

 Khi tiếp nhận đơn hàng:

Khách hàng có thể đặt hàng qua nhân viên kinh doanh hoặc qua điện thoạitrực tiếp đến văn phòng công ty Khi nhận đơn hàng từ khách hàng hay nhân

viên kinh doanh, nhân viên tiếp nhận ghi thông tin vào Sổ ghi đơn hàng.

 Lập chứng từ xuất hàng:

Bộ phận Hành chính – kế toán – tổng hợp kiểm tra các thông tin về khách

hàng và hàng hóa, đối chiếu số lượng tồn kho, lập phiếu xuất kho, phiếu giaohàng và hóa đơn GTGT, trình lên người có thẩm quyền ký làm chứng từ xuấthàng (hay lệnh xuất hàng) Sau đó chuyển chứng từ xuất đã được ký duyệt cho

bộ phận kho vận để làm thủ tục xuất hàng

 Làm thủ tục xuất kho:

- Thủ kho khi nhận lệnh xuất hàng: Kiểm tra hóa đơn chứng từ, phải đảm

bảo chứng từ nhận được đầy đủ nội dung theo quy định; Kiểm tra tên

- Sau khi kiểm tra chứng từ và hàng hóa, thủ kho chuẩn bị hàng theo nguyên tắc:

 Giao nhận hàng:

- Giao hàng từng khoản một, kiểm tra và đánh dấu vào chứng từ để tránhthiếu sót và nhầm lẫn

- Giao – Nhận: Đúng chủng loại, đủ số lượng

- Thủ kho cùng với nhân viên giao hàng tiến hành đóng gói hàng hóa và

phải đảm bảo hàng hóa không bị ảnh hưởng trong quá trình vận chuyển

- Nhân viên giao hàng kiểm tra lại chứng từ giao hàng:

+ Hóa đơn GTGT - liên 2 (giao cho khách hàng)

- liên 3 (khách hàng ký nhận khi nợ tiền)

+ Phiếu giao hàng, giấy báo lô, phiếu kiểm nghiệm…

- Sau khi giao – nhận hàng và chứng từ, thủ khi và nhân viên giao hàng kýxác nhận vào phiếu xuất kho

 Cập nhật thẻ kho, lưu hồ sơ:

Sau khi xuất hàng, thủ kho cập nhật thẻ kho hàng hóa đã xuất để theo dõi và chuyển phiếu xuất kho đã ký cho bộ phận KTHCTH lưu hồ sơ.

Qua các bước trên ta có thể thấy nhiệm vụ cụ thể của từng bộ phận trongcông ty liên quan đến công tác bán hàng như sau:

- Ban giám đốc:

Người đứng đầu bộ máy quản lý của Công ty TNHH Thương mại và Dượcphẩm Nam Việt là Giám đốc ông Nguyễn Ngọc Anh, là người đại diện phápnhân của công ty, chịu trách nhiệm về tất cả kết quả kinh doanh và làm trònnghĩa vụ của Nhà nước theo quy định hiện hành Giám đốc Công ty có quyềnđiều hành cao nhất trong Công ty, là người phụ trách chung toàn bộ hoạt độngcủa Công ty, phụ trách trực tiếp công tác tài chính của Công ty

Trong công tác bán hàng Giám đốc có quan hệ giao dịch với khách hàng,tìm kiếm đối tác và ký các hợp đồng kinh tế Trực tiếp điều hành Phó giám đốc,trưởng các phòng ban

- Bộ phận kinh doanh:

Phòng kinh doanh có nhiệm vụ theo dõi toàn bộ hoạt động kinh doanh trênCông ty tại các địa bàn được giao, tổ chức công tác tiếp thị; Thu thập thông tintại các địa bàn được giao (tình hình sử dụng thuốc tại địa bàn, các sản phẩm cạnhtranh, tổng hợp, phân tích điểm mạnh, yếu từng thời kỳ của sản phẩm do công typhân phối so với các sản phẩm cạnh tranh khác có cùng xu hướng điều trị) Đồngthời phải định kỳ kiểm tra, khảo sát thị trường, lập hồ sơ quản lý khách hàng;xây dựng và tổ chức thực hiện phương án marketing cho các sản phẩm đượcgiao, đề xuất ý kiến lên Phụ trách bộ phận về các biện pháp thúc đẩy thị trường,biện pháp chống hàng cạnh tranh cho sản phẩm được giao

- Bộ phận Hành chính – kế toán – tổng hợp:

Trong các doanh nghiệp Thương mại tiêu thụ hàng hoá là khâu vận độngcuối cùng của hàng hoá, nó ảnh hưởng trực tiếp đến lợi nhuận, kết quả hoạt độngsản xuất kinh doanh của Doanh nghiệp Do đó việc quản lý quá trình tiêu thụ làrất quan trọng Một trong các công cụ quản lý quá trình tiêu thụ hàng hoá có hiệuquả nhất đó chính là kế toán bán hàng Kế toán bán hàng quản lý chặt chẽ cácyếu tố của nghiệp vụ bán hàng như: giá cả, quá trình thanh toán, thu hồi công nợ

và các chi phí có liên quan… để từ đó tính toán chính xác kết quả của hoạt độngtiêu thụ hàng hoá, góp phần tiết kiệm chi phí bán hàng, tăng vòng quay của vốn,tăng lợi nhuận, tạo điều kiện cho hoạt động kinh doanh đạt hiệu quả cao nhất.Nhiệm vụ của kế toán bán hàng bao gồm :

+ Phản ánh đẩy đủ và kịp thời chi tiết sự biến động của bán hàng ở tất cảcác trạng thái, hàng đi đường, hàng trong kho, trong quầy, hàng gia công chếbiến, hàng gửi đại lý nhằm đảm bảo quản lý hàng hoá ở cả hai chỉ tiêu hiện vật

+ Phản ánh chính xác và kịp thời doanh thu tiêu thụ để xác định kết quả,đôn đốc kiểm tra để đảm bảo việc thu đủ và kịp thời tiền bán hàng, tránh bịchiếm dụng vốn bất hợp lý

+ Phản ánh giám đốc tình hình thực hiện kết quả kinh doanh cung cấp sốliệu lập quyết toán đầy đủ, kịp thời để đánh giá đúng hiệu quả kinh doanh cũngnhư tình hình thực hiện nghĩa vụ đối với Ngân sách Nhà nước…

- Bộ phận kiểm soát chất lượng:

Bộ phận này gồm có 3 người đểu tốt nghiệp đại học có bằng về dược sỹ,

có nhiệm vụ tiến hành kiểm kê số lượng và kiểm tra chất lượng thuốc trong khovào ngày 30 hàng tháng Nếu có vấn đề về chất lượng thuốc, ban kiểm kê lập 02

bản Biên bản kiểm tra tình trạng hàng hóa, đưa ra hướng giải quyết và trình

Giám đốc duyệt Tùy tình hình thực tế hoặc khi có yêu cầu đột xuất (như thôngbáo thuốc bị đình chỉ lưu hành, thuốc giả, thuốc kém chất lượng từ cơ quan chứcnăng, nhà sản xuất, khách hàng… hoặc do tự phát hiện khi có nghi ngờ về chấtlượng), lập “Biên bản kiểm tra tình trạng hàng hóa” và trình Giám đốc xử lý

Đây là một bộ phận quan trọng trong mọi hoạt động của công ty, đối vớihoạt động bán hàng bộ phận này giúp kiểm tra, kiểm soát chất lượng trước khibán, đồng thời còn có nhiệm vụ tư vấn cho khách hàng về công dụng, cách dùngcủa các loại thuốc công ty kinh doanh

- Bộ phận kho vận:

Trong khâu bán hàng bộ phận kho vận có nhiệm vụ bảo quản, phân phốihàng hóa, kiểm tra việc đóng hàng, xuất hàng theo Phiếu xuất kho từ bộ phậnHành chính – kế toán – tổng hợp Đồng thời phải theo dõi, báo cáo xuất, tồnhàng hóa hàng tuần, tháng, quý, năm hoặc theo yêu cầu của Ban giám đóc hoặcngười có thẩm quyền do Giám đốc chỉ định

CHƯƠNG 2:

THỰC TRẠNG KẾ TOÁN BÁN HÀNG TẠI

CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI VÀ DƯỢC PHẨM

NAM VIỆT 2.1 Kế toán doanh thu

2.1.1 Chứng từ và thủ tục kế toán

Tiêu thụ hàng hóa là quá trình quan trọng của một doanh nghiệp thươngmại, trong giai đoạn này doanh nghiệp phải xác định được các khoản doanh thubán hàng Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ là tổng giá trị các lợi ích kinh

tế doanh nghiệp thu được trong kỳ kế toán phát sinh từ các hoạt động kinh doanhcủa công ty góp phẩn làm tăng vốn chủ sở hữu

Trong trường hợp khách hàng trả tiền ngay, chứng từ sử dụng là Hóa đơnGTGT, Phiếu xuất kho, Phiếu thu tiền mặt, Giấy báo có của ngân hàng Khikhách hàng đến nhận hàng, căn cứ vào hợp đồng kinh tế hoặc đơn đặt hàng đãđược Giám đốc duyệt, phòng kinh doanh tiến hành viết hóa đơn GTGT Hóa đơnđược lập thành 3 liên (đặt giấy than viết một lần):

Liên 1 (màu tím): lưu tại quyển hóa đơn

Liên 2 (màu đỏ): Giao cho khách hàng

Liên 3 (màu xanh): dùng trong nội bộ công ty để ghi sổ

Hóa đơn GTGT ghi rõ các thông tin về tên, địa chỉ, mã số thuế của công ty(nếu thanh toán bằng tiền gửi ngân hàng thì ghi thêm số tài khoản ngân hàng),đơn vị tính, số lượng, đơn giá của hàng hóa bán ra Phòng kinh doanh ký vào hóađơn Sau đó, Hóa đơn Giá trị gia tăng và Phiếu xuất kho đã có chữ ký hợp lệđược chuyển tới phòng kế toán Khách hàng nộp tiền, kế toán thanh toán lập

Phiếu thu Phiếu thu được lập thành 3 liên (đặt giấy than viết một lần): Liên 1lưu tại quyển, Liên 2 chuyển cho khách hàng, Liên 3 dùng trong nội bộ công ty

để ghi sổ Thủ quỹ thu tiền, ký vào Phiếu thu và đóng dấu đã thu tiền Sau đó,khách hàng mang đầy đủ chứng từ để xuống kho nhận hàng, bao gồm: Hóa đơnGiá trị gia tăng, Phiếu xuất kho và Phiếu thu (liên 2) Căn cứ vào Phiếu xuất kho,Hóa đơn GTGT đã hoàn thành thủ tục nộp tiền, thủ kho tiến hành xuất hàng rồighi thẻ kho cho từng loại hàng hóa xuất kho và chuyển Hóa đơn GTGT (liênxanh) và Phiếu xuất kho (liên 2) lên phòng kế toán Tất cả các hóa đơn, chứng từđều phải hợp lý, hợp lệ về nội dung và hình thức và tuân theo các bước sau đây:

Sơ đồ 2.1 Quy trình luân chuyển chứng từ đối với nghiệp vụ

bán hàng thu tiền ngay

Trong trường hợp khách hàng mua chịu, việc lập và luân chuyển chứng từcũng được tiến hàng tương tự như trên Tuy nhiên, kế toán thanh toán sẽ viết chokhách hàng Giấy nợ thay vì Phiếu thu và không có bước thủ quỹ thu tiền:

kinh doanh

KT thanh toán

Thủ quỹ Thủ kho tiêu KT

đặt hàng hoặc

HĐKT

HĐ GTGT, phiếu XK

Lập phiếu thu

Thu tiền Xuất hàng Ghi sổ

Sơ đồ 2.2 Quy trình luân chuyển chứng từ đối với nghiệp vụ

Căn cứ vào sổ Nhật ký chung, kế toán tổng hợp kiểm tra đối chiếu với các

sổ tổng hợp chi tiết doanh thu và có nhiệm vụ vào sổ cái TK 511 Cuối tháng,cuối quý, cuối năm, cộng số liệu trên Sổ cái, lập Bảng cân đối số phát sinh Saukhi đã kiểm tra đối chiếu khớp đúng, số liệu ghi trên Sổ cái và Bảng tổng hợp chitiết được dùng để lập các Báo cáo Tài chính

Các chứng từ của công ty luôn được lập đúng và đủ theo quy định và trình

tự ghi sổ cho phần hành kế toán doanh thu bán hàng của công ty tuân theo sơ đồdưới đây:

kinh doanh

KT thanh toán

Thủ kho

KT tiêu thụ

hàng hoặc HĐKT

HĐ GTGT, phiếu XK

Viết giấy nợ

Xuất hàng

Ghi sổ

Sơ đồ 2.3 Quy trình ghi sổ kế toán doanh thu bán hàng

Hóa đơn GTGT

Nhật ký chung

Sổ cái TK 511

Bảng cân đối số phát sinh

Báo cáo tài chính

NK bán

hàng

Sổ chi tiết doanh thu

Bảng TH chi tiết doanh thu

: ghi hàng ngày: đối chiếu kiểm tra: ghi cuối tháng, hoặc định kỳ kỳkỳ

2.1.2 Kế toán chi tiết doanh thu

Công ty TNHH Thương mại và Dược phẩm Nam Việt áp dụng tính thuếGTGT phải nộp theo phương pháp khấu trừ, nên doanh thu bán hàng chưa tínhthuế GTGT và sử dụng hóa đơn GTGT

Hàng ngày, căn cứ và Hóa đơn GTGT nhận được, kế toán tiến hành hạchtoán chi tiết cho từng hàng hóa

Số hiệu tài khoản sử dụng: TK 511 – Doanh thu bán hàng và cung cấpdịch vụ

Ví dụ: một số nghiệp vụ phát sinh trong kỳ

Ngày 1/3/2011, xuất 40 hộp RYME cho Nhà thuốc tư nhân - 26 ThợNhuộm với đơn giá 218.000 đồng

Ngày 1 /3/2011, xuất10 hộpKrodonin 125mg cho Phòng khám Bs.Vũ Hảivới đơn giá 409.090 đồng

Ngày 1/3/2011, xuất 50 hộp Flunide Cream cho công ty Dược phẩm Âu

Mỹ với đơn giá 68.200 đồng

Ngày 2/3/2011, xuất 36 hộp RYME 250mg cho Nhà thuốc tư nhân - 26Thợ Nhuộm với đơn giá 218.000 đồng

……

Với các nghiệp vụ phát sinh kế toán sử dụng các hóa đơn giá trị gia tăng

và ghi vào các sổ kế toán liên quan Hóa đơn giá trị gia tăng là chứng từ của đơn

vị xác nhận số lượng, chất lượng, đơn giá và số tiền bán hàng cho người mua.Hóa đơn là căn cứ để người bán ghi sổ doanh thu và các sổ kế toán liên quan, làchứng từ cho người vận chuyển hàng trên đường, lập phiếu nhập kho, thanh toántiền hàng ghi sổ kế toán Khi bán hàng cho khách người bán hàng viết hóa đơn

Giá trị gia tăng, được viết làm 3 liên, được đánh số theo thứ tự trong quyển hóađơn mà công ty mua tại cơ quan thuế, 3 liên có nội dung giống nhau.

- Liên 1: Lưu lại quyển hoá đơn gốc

- Liên 2: giao cho khách hàng

- Liên 3: Giao cho kế toán bán hàng

Hàng hoá của công ty được bán ra tại văn phòng công ty do nhân viênphòng kinh doanh phụ trách bán hàng, tại cửa hàng do nhân viên bán hàng phụtrách và cung ứng hàng hoá cho khách hàng, hàng hoá bán ra đã được kiểm tra

kỹ và được các dược sỹ hướng dẫn khách hàng sử dụng sản phẩm

Biểu 2.1 Hóa đơn Giá trị gia tăng

Ngày 1 tháng 03 năm 2011

Đơn vị bán hàng: Công ty TNHH Thương mại và Dược phẩm Nam Việt

Địa chỉ: Số 5B, ngõ 2, Phương Mai, Đống Đa, Hà Nội

Số tài khoản: 100114851023169

Họ và tên người mua hàng: Tạ Hoàng Nghĩa

Tên đơn vị: Công ty TNHH Thương mại và sản xuất An Phúc

Địa chỉ: 193 Nguyễn Văn Cừ - Long Biên - Hà Nội

STT Tên hàng hóa,

dịch vụ

Đơn vị tính

Số lượng Đơn giá

Số tiền viết bằng chữ: chín triệu năm trăm chín mươi hai nghìn đồng

chẵn

Ngày 11 tháng 3 năm 2011

(ký, ghi rõ họ tên) (ký, ghi rõ họ tên) (ký, ghi rõ họ tên)

(Cần kiểm tra, đối chiếu khi lập, giao nhận hóa đơn)

Hàng ngày, căn cứ vào hóa đơn GTGT, kế toán tiêu thụ nhập sữ liệu vàomáy tính Phần mềm kế toán sẽ tự động vào Sổ Nhật ký bán hàng, các sổ chi tiết,

Sổ tổng hợp chi tiết doanh thu và Sổ Cái tài khoản doanh thu

Các sổ chi tiết liên quan đến doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ lầnlượt là: Sổ nhật ký bán hàng, Sổ chi tiết bán hàng, Sổ chi tiết doanh thu và Sổtổng hợp chi tiết doanh thu bán hàng Mẫu sổ của công ty TNHH Thương mại vàDược phẩm Nam Việt như sau:

Biểu 2.2 Sổ nhật ký bán hàng

Đơn vị: Công ty TNHH TM và DP Nam Việt

Địa chỉ: Đống đa – Hà Nội

1/3 0036312 Xuất RYME cho Cty

Nhà thuốc tư

2/3 0036318 Xuất O23 cho Nhà

thuốc tư nhân-26 Thợ Nhuộm

28.180.000 100 281.800 28.180.000

Ngày 31 tháng 03 năm 2011

(ký, ghi rõ họ tên) (ký, ghi rõ họ tên) (ký, ghi rõ họ tên)

Biếu 2.3 Sổ chi tiết bán hàng

Đơn vị: Công ty TNHH TM và DP Nam Việt

Địa chỉ: Đống Đa - Hà Nội

Doanh thu

Thuế thanh toán Tổng tiền

SL Đơn giá Thành tiền

2/3 0036315

Xuất O63 cho Bs.Hồng Khoa 131 100 300.000 30.000.000 3.000.000 33.000.000

2/3 0036318 Xuất O23 cho NT 26

Kế toán ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc

(ký, ghi rõ họ tên) (ký, ghi rõ họ tên) (ký, ghi rõ họ tên)

Biểu 2.4 Sổ chi tiết Doanh thu bán hàng

SỔ CHI TIẾT DOANH THU BÁN HÀNG

Tài khoản 511 – Doanh thu bán hàng

2/3 0036318 Xuất O23 cho NT 26 Thợ Nhuộm 131 28.180.000

7/3 0036342 Xuất O11 cho NT 26 Thợ Nhuộm 131 8.272.500

Kế toán ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc

(ký, ghi rõ họ tên) (ký, ghi rõ họ tên) (ký, ghi rõ họ tên)

Biểu 2.5 Sổ tổng hợp chi tiết doanh thu bán hàng

Đơn vị: Công ty TNHH TM và DP Nam Việt

Địa chỉ: Đống Đa – Hà Nội

SỔ TỔNG HỢP CHI TIẾT DOANH THU BÁN HÀNG

Kế toán ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc

(ký, ghi rõ họ tên) (ký, ghi rõ họ tên) (ký, ghi rõ họ tên)

2.1.3 Kế toán tổng hợp về doanh thu:

Hàng ngày, căn cứ vào hóa đơn GTGT, Kế toán tiến hành kiểm tra tínhhợp lệ, hợp pháp rồi đối chiếu với Phiếu xuất kho về số lượng rồi ghi vào các sổchi tiết tài khoản 511 Sau đó, căn cứ vào các số liệu kế toán kiểm tra đối chiếuvới các sổ tổng hợp chi tiết doanh thu và có nhiệm vụ vào sổ cái TK 511

Biểu 2.6 Sổ cái doanh thu bán hàng

Đơn vị: Công ty TNHH TM và DP Nam Việt

Địa chỉ: Đống Đa – Hà Nội

SỔ CÁI DOANH THU BÁN HÀNG

Tháng 3 năm 2011Tên tài khoản: Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ

Số hiệu tài khoản: 511

Nhà thuốc tư

Kế toán ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc

(ký, ghi rõ họ tên) (ký, ghi rõ họ tên) (ký, ghi rõ họ tên)

2.1.4 Kế toán các khoản giảm trừ doanh thu

Trong quá trình kinh doanh công ty có phát sinh các khoản giảm trừ doanhthu Do dặc điểm hoạt động kinh doanh của công ty có khối lượng tiêu thụ khôngquá lớn và đơn giản, công ty tính thuế theo phương pháp khấu trừ, không có thuếtiêu thụ đặc biệt và thuế xuất khẩu nên tại công ty phát sinh các khoản giảmtrdoanh thu là: Hàng bán bị trả lại và giảm giá hàng bán

 Hàng bán bị trả lại:

Hàng bán bị trả lại là số hàng đã bán, đã được coi là tiêu thụ nhưng bịngười mua từ chối, trả lại, do các lý do như: hàng bị mất, kém phẩm chất, khôngđúng chủng loại, quy cách…

Trị giá của hàng bị trả lại = Số lượng hàng bị trả lại x đơn giá bán

Trị giá của số hàng bị trả lại tính theo đúng đơn giá bán ghi trên hóa đơn.Các chi phí phát sinh liên quan đến việc hàng bán bị trả lại doanh nghiệpphản ánh vào tài khoản chi phí bán hàng 641

Khi doanh nghiệp nhận lại số hàng bán bị trả lại và đã nhập lại số hàngnày vào kho, kế toán ghi:

Khi các nghiệp vụ hàng bán bị trả lại xảy ra, kế toán công ty không phảnánh trực tiếp vào TK 531, mà kế toán ghi giảm doanh thu.

 Giảm giá hàng bán

Giảm giá hàng bán là số tiền giảm trừ cho khách hàng ngoài hóa đơn hayhợp đồng cung cấp do các nguyên nhân như: hàng kém phẩm chất, hàng khôngđúng quy cách, giao hàng không đúng thời gian hay địa điểm ghi trong hợpđồng Đây là khoản ít xảy ra trong đơn vị do dược phẩm là một mặt hàng đặcbiệt yêu cầu chất lượng và quy cách sản phẩm cao nên khi có hàng kém phẩmchất công ty thường thu hồi lại để đảm bảo uy tín của công ty Nếu người muathấy số lượng hay chất lượng hàng không đảm bảo theo hợp đồng kinh tế thìtrong biên bản kiểm nhận hàng hóa do hai bên giao nhận lập phải ghi rõ số hàngđược chấp nhận và số hàng không được chấp nhận (nêu rõ lý do) Nhân viênkinh doanh sẽ trình Giám đốc giải quyết, nếu đồng ý, Giám đốc sẽ ký quyết địnhgiảm giá

Doanh nghiệp tính thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ, nênmức giảm giá theo giá chưa có thuế

Kế toán công ty đã không hạch toán trên tài khoản TK 532 – Giảm giáhàng bán theo quy định mà hạch toán trực tiếp vào doanh thu bán hàng theo búttoán sau:

Nợ TK 511

Nợ TK 33311

Có TK 131

2.2 Kế toán giá vốn hàng bán:

2.2.1 Chứng từ và thủ tục kế toán

Để hạch toán giá vốn hàng bán, kế toán sử dụng tài khoản 632 – Giá vốnhàng bán Cơ sở để tính giá vốn hàng xuất kho chính là phiếu xuất kho, do bộphận cung ứng lập, được lập làm 3 liên:

- Liên 1: lưu tại quyển

- Liên 2 và 3: sau khi hoàn thành nghiệp vụ sẽ giao cho người nhận hàng 1liên, liên còn lại thủ kho ghi thẻ kho, sau đó chuyển chứng từ về cho kếtoán ghi sổ

Trình từ lập và luân chuyển chứng từ xuất kho để ghi sổ giá vốn hàng bántuân theo các bước sau đây:

Sơ đồ 2.4 Trình tự lập và luân chuyển chứng từ xuất kho

Người

có nhu cầu hàng

Giám đốc, KTT

Bộ phận cung ứng

Thủ kho

KT kho

Lập Phiếu xuất kho

Duyệt xuất

Lập chứng

từ xin xuất

Xuất kho

Bảo quản, lưu trữ

Hiện tại, để tính giá vốn hàng hóa xuất bán, công ty sử dụng phương phápnhập trước xuất trước Sổ liên quan đến giá vốn hàng bán là: Nhật ký chung, sổchi tiết giá vốn hàng bán cho từng loại hàng hóa, sổ tổng hợp giá vốn hàng báncho tất cả các loại hàng hóa, Sổ cái TK632.

Hàng ngày, căn cứ vào Phiếu xuất kho, Kế toán tiến hành kiểm tra tínhhợp lệ, hợp pháp rồi đối chiếu với Hóa đơn GTGT về số lượng rồi ghi vào sổ chitiết giá vốn hàng bán TK632, Sổ tổng hợp chi tiết giá vốn, đồng thời vào Sổ Nhật

ký chung

Căn cứ vào sổ Nhật ký chung, kế toán tổng hợp kiểm tra đối chiếu với các

sổ tổng hợp chi tiết doanh thu và có nhiệm vụ vào sổ cái TK 632 Cuối tháng,cuối quý, cuối năm, cộng số liệu trên Sổ cái, lập Bảng cân đối số phát sinh Saukhi đã kiểm tra đối chiếu khớp đúng, số liệu ghi trên Sổ cái và Bảng tổng hợp chitiết được dùng để lập các Báo cáo Tài chính

Các chứng từ của công ty luôn được lập đúng và đủ theo quy định và trình

tự ghi sổ cho phần hành kế toán giá vốn của hàng bán của công ty tuân theo sơ

đồ dưới đây:

Sơ đồ 2.5 Quy trình ghi sổ kế toán giá vốn hàng bán

Phiếu xuất kho

Nhật ký chung

Sổ cái TK 632

Bảng cân đối

số phát sinh

Báo cáo tài chính

Sổ chi tiết giá vốn

Bảng TH chi tiết giá vốn

: ghi hàng ngày: đối chiếu kiểm tra: ghi cuối tháng, hoặc định kỳ kỳkỳ