Hoàn thiện kế toán bán hàng tại công ty CP TM & SX Mai Phương

Nhận thức được tầm quan trọng của công tác bán hàng, kế toán bánhàng là phần hành chủ yếu trong các doanh nghiệp thương mại và với chứcnăng là công cụ chủ yếu để nâng cao hiệu quả tiêu t

MỤC LỤC

DANH MỤC CÁC KÝ HIỆU VIẾT TẮT

DANH MỤC SƠ ĐỒ

DANH MỤC BẢNG BIỂU

LỜI MỞ ĐẦU 1

CHƯƠNG 1: ĐẶC ĐIỂM VÀ TỔ CHỨC QUẢN LÝ HOẠT ĐỘNG BÁN HÀNG CỦA CÔNG TY CP TM & SX MAI PHƯƠNG 3

1.1 Đặc điểm hoạt động bán hàng của Công ty CP TM & SX Mai Phương 3

1.1.1 Danh mục hàng bán của Công ty CP TM & SX Mai Phương 3 Tên gọi chính thức: Công ty Cổ phần TM & SX Mai Phương 3

Chức năng hoạt động của công ty 3

1.1.2 Thị trường của Công ty CP TM & SX Mai Phương 3

1.1.3 Phương thức bán hàng của Công ty CP TM & SX Mai Phương 4

1.2 Tổ chức quản lý hoạt động bán hàng của Công ty CP TM & SX Mai Phương 5

1.2.1 Nghiên cứu thị trường và xác định cơ hội bán hàng 5

1.2.2 Xây dựng chiến lược, kế hoạch bán hàng 8

1.2.3 Thiết kế và tổ chức lực lượng bán hàng của công ty 10

1.2.4 Tổ chức thực hiện kế hoạch bán hàng 13

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG KẾ TOÁN BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY CP TM & SX MAI PHƯƠNG 18

2.1 Kế toán doanh thu 18

2.1.1 Nguyên tắc ghi nhận doanh thu bán hàng 18

2.1.2 Chứng từ và thủ tục kế toán 18

2.1.3 Kế toán chi tiết doanh thu 27

2.1.4 Kế toán giảm trừ doanh thu 28

2.1.5 Kế toán tổng hợp doanh thu 30

2.1.6 Xác định doanh thu thuần 33

2.2 Kế toán giá vốn hàng bán 33

2.2.1 Chứng từ và thủ tục kế toán 34

2.3 Kế toán thuế phải nộp hàng tiêu thụ (Thuế GTGT phải nộp).39 2.4 Kế toán chi phí bán hàng 41

2.5 Xác định kết quả Kinh doanh tại Công ty CP TM & SX Mai Phương 43

CHƯƠNG 3: HOÀN THIỆN KẾ TOÁN BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY CP TM & SX MAI PHƯƠNG 45

3.1 Đánh giá chung về thực trạng kế toán bán hàng tại Công ty và phương hướng hoàn thiện 45

3.1.1- Ưu điểm 45

3.1.2- Nhược điểm 47

3.1.3 Phương hướng hoàn thiện 48

3.2 Các giải pháp hoàn thiện kế toán bàn hàng tại công ty CP TM & SX Mai Phương 48

3.2.1- Về công tác quản lý bán hàng 48

3.2.2-Về công tác hạch toán kế toán bán hàng 50

KẾT LUẬN 54

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 55

DANH MỤC CÁC KÝ HIỆU VIẾT TẮT

KC kết chuyển

DANH MỤC SƠ ĐỒ, BẢNG BIỂU

Sơ đồ 1-1: Các bước thiết kế và tổ chức lực lượng bán hàng 11

Biểu 2-1: Phiếu xuất kho hàng hóa của Công ty CP TM & SX Mai Phương.20 Biểu 2-2: Hóa đơn giá trị gia tăng 21

Biểu 2-3: Phiếu thu 22

Biểu 2-4 : Phiếu xuất kho 23

Biểu 2-5: Hóa đơn giá trị gia tăng 24

Biểu: 2-6: Phiếu xuất kho 25

Biểu 2- 7: Hoá đơn GTGT 26

Biểu: 2-8: Sổ chi tiết doanh thu TK 511 27

Biểu 2-9: Phiếu nhập kho 29

Biểu : 2-10: Nhật Ký Chung 31

Biểu 2- 11: Sổ cái tài khoản 511 32

Biểu 2- 12: Phiếu nhập kho 35

Biểu 2-13 phiếu xuất kho 36

Biểu:2- 14 Sổ cái tài khoản 632 38

Biểu 2- 15 Tờ khai thuế GTGT 40

Biểu 2- 16 Sổ cái TK642 43

LỜI MỞ ĐẦU

Từ khi chuyển sang nền kinh tế thị trường có sự quản lý vĩ mô của nhànước theo định hướng xã hội chủ nghĩa, cùng với xu thế toàn cầu hoá nhưhiện nay đòi hỏi các công ty, doanh nghiệp phải thích ứng với nhu cầu của xãhội Có thể nói thị trường là môi trường cạnh tranh là nơi luôn diễn ra sự ganhđua cọ sát giữa các thành viên tham gia để dành phần lợi cho mình Để tồn tại

và phát triển các doanh nghiệp phải tập trung mọi cố gắng, nỗ lực vào haimục tiêu chính: có lợi nhuận và tăng thị phần của doanh nghiệp trên thịtrường Doanh nghiệp nào nắm bắt đầy đủ và kịp thời các thông tin thì càng

có khả năng tạo thời cơ phát huy thế chủ động trong kinh doanh và đạt hiệuquả cao Kế toán là một lĩnh vực gắn liền với hoạt động kinh tế tài chính, đảmnhiệm hệ thống tổ chức thông tin có ích cho các quyết định kinh tế Do đó, kếtoán là động lực thúc đẩy doanh nghiệp làm ăn ngày càng có hiệu quả

Sự phát triển của kinh tế và đổi mới sâu sắc của nền kinh tế thị trườngđòi hỏi hệ thống kế toán phải không ngừng được hoàn thiện để đáp ứng đượcyêu cầu của quản lý

Khi mà doanh nghiệp thương mại đóng vai trò là mạch máu trong nềnkinh tế quốc dân, có quá trình kinh doanh theo một chu kỳ nhất định: mua -

dự trữ - bán trong đó bán hàng là khâu cuối cùng và có tính quyết định đếnquá trình hoat động kinh doanh của doanh nghiệp Vì vậy, việc quản lý quátrình bán hàng có ý nghĩa rất lớn đối với các doanh nghiệp thương mại

Nhận thức được tầm quan trọng của công tác bán hàng, kế toán bánhàng là phần hành chủ yếu trong các doanh nghiệp thương mại và với chứcnăng là công cụ chủ yếu để nâng cao hiệu quả tiêu thụ thì càng phải đượccủng cố hoàn thiện nhằm phục vụ đắc lực cho quá trình kinh doanh của doanhnghiệp Qua quá trình thực tập tại công ty CP TM & SX Mai Phương cùngvới sự giúp đỡ của các anh chị trong công ty và sự hướng dẫn của thầy giáo,

em đã lựa chọn đề tài: “Hoàn thiện kế toán bán hàng tại công ty CP TM &

SX Mai Phương” cho chuyên đề tốt nghiệp của mình

Nội dung của chuyên đề tốt nghiệp này được nghiên cứu dựa theonhững kiến thức được trang bị ở nhà trường về kế toán và tình hình thực

tế tại công ty CP TM & SX Mai Phương

Bố cục của chuyên đề tốt nghiệp gồm ba chương:

Chương 1: Đặc điểm và tổ chức quản lý hoạt động bán hàng của công

ty CP TM & SX Mai Phương

Chương 2: Thực trạng kế toán bán hàng tại công ty CP TM & SX Mai Phương

Chương 3: Hoàn thiện kế toán bán hàng tại công ty CP TM & SX Mai Phương

CHƯƠNG 1 ĐẶC ĐIỂM VÀ TỔ CHỨC QUẢN LÝ HOẠT ĐỘNG BÁN HÀNG CỦA

CÔNG TY CP TM & SX MAI PHƯƠNG

1.1 Đặc điểm hoạt động bán hàng của Công ty CP TM &

SX Mai Phương

1.1.1 Danh mục hàng bán của Công ty CP TM & SX Mai Phương

Tên gọi chính thức: Công ty Cổ phần TM & SX Mai Phương.

Địa chỉ trụ sở chính: Ô 59, Lô 6, Đền Lừ 2, phường Hoàng VănThụ, Hoàng Mai, Hà nội

Điện thoại: 0436340414 Fax: 0436340414 Email: Đại diện: Trần khắc Hường

Năm thành lập: Được thành lập năm 15/ 05/ 2000 với tên gọi Công ty

Cổ phần TM & SX Mai Phương do Sở kế hoạch và đầu tư Hà Nội cấp

Tổng số nhân viên: 30 người

Chức năng hoạt động của công ty

+ Tổ chức ,lắp ráp, xuất nhập khẩu các sản phẩm Điện tử công nghiệp và Điện tử tiêu dùng

+ Tổ chức, lắp ráp, xuất nhập khẩu các sản phẩm tin học

+ Tổ chức phân phối các sản phẩm tin học ứng dụng, sản phẩm tin học công nghệ cao

Tuy nhiên hoạt động kinh doanh chính của Công ty vẫn là kinh doanh các thiết bị linh kiện máy vi tính Các sản phẩm, hàng hóa của công ty là: Máy tính, thiết bị ngoại vi, chuột, thiết bị văn phòng, Ram, ổ cứng…

1.1.2 Thị trường của Công ty CP TM & SX Mai Phương

Do công ty là đại lý chính thức của nhiều hãng máy tính nướcngoài có tên tuổi như: IBM, COMPAQ, HP, CNET, ZIDA, v và được kháchhàng tin cậy trong nhiều lĩnh vực nên có 1 lượng hàng hóa, vật tư tương đối

lớn để đáp ứng nhu cầu khách hàng.

Ngoài ra, công ty còn nhập khẩu của các công ty khác ở các nướctrên thế giới như Trung Quốc, ấn Độ để cung cấp cho thị trường để đảm bảomức canh tranh cao của công ty trên thị trường với các đối thủ khác

Công ty mới ra nhập thị trường, nên thị trường chủ yếu của công ty ởmiền bắc Có rất nhiều công ty bán sản phẩm tin học và có thương hiệu trênthị trường nhưng công ty vẫn luôn cô gắng để phục vụ khách hàng tốt nhất vàđảm bảo lợi nhuận của doanh nghiệp

1.1.3 Phương thức bán hàng của Công ty CP TM & SX Mai Phương

Do sự đa dạng kinh doanh của nền kinh tế thị trường, quá trình bánhàng hóa ở Công ty cũng rất đa dạng Nó tuỳ thuộc vào hình thái thực hiệngiá trị hàng hóa cũng như đặc điểm vận động của hàng hoá Hiện nay, để đápứng từng loại khách hàng với những hình thức mua khác nhau, công ty ápdụng hình thức bán hàng chính là:

- Phương thức bán hàng trực tiếp qua kho: Là phương thức giao hàng chongười mua trực tiếp tại kho (hay trực tiếp tại phân xưởng thông qua kho) củadoanh nghiệp số hàng bán này khi giao cho người mua được trả tiền ngay hoặcchấp nhận thanh toán Vì vậy khi sản phẩm xuất bán được coi là hoàn thành

- Gửi hàng đi bán là phương thức mà bên bán gửi hàng cho khách hàngtheo các điều kiện ghi trong hợp đồng Số hàng chuyển đi này vẫn thuộcquyền sở hữu của bên bán, khi khách hàng thanh toấn hoặc chấp nhận thanhtoán về số hàng đã chuyển giao thì số hàng này được coi là đã bán và bên bán

đã mất quyền sở hữu chỗ hàng đó

- Bán hàng thông qua các đại lý bán đúng giá hưởng hoa hồng là phươngthức mà bên chủ hàng (gọi là bên giao đại lý) xuất hàng bên giao cho bênnhận đại lý (gọi là bên đại lý) để bán Bên nhận đại lý ký gửi phải bán hàngtheo đúng giá quy định và được hưởng thù lao đại lý dưới hình thức hoa hồng

1.2 Tổ chức quản lý hoạt động bán hàng của Công ty CP TM & SX Mai Phương.

1.2.1 Nghiên cứu thị trường và xác định cơ hội bán hàng.

Nghiên cứu thị trường là xuất phát điểm để định ra chiến lược bán hàngcủa công ty, từ đó công ty tiến hành lập và thực hiện các kế hoạch bán hàng.Công việc này rất quan trọng, được sự đặt biệt chú ý của ban giám đốc.Trongquá trình bán hàng, phòng kinh doanh trước hết là trưởng phòng kinh doanhchỉ đạo trực tiếp các nhân viên kinh doanh, xác định nhu cầu thị trường và cơhội bàng của công ty và báo cáo trước ban giám đốc

Nội dung của nghiên cứu thị trường như sau:

* Thu thập thông tin, là quá trình thu thập các thông tin về:

+ Nhu cầu hàng hoá của thị trường: là tổng khối lượng hàng hoá và cơcấu loại hàng hoá công nghệ tin học thông qua mua sắm hoặc sử dụng củakhách hàng

+ Khả năng đáp ứng hàng hoá: là khối lượng hàng hoá có thể cung cấp ravới một mức giá nhất định tại một thời điểm cụ thể

+ Giá cả thị trường: là mức giá chấp nhận bán ra trên thị trường trongmột khoảng thời gian nào đó

+ Về mức độ cạnh tranh tức về đối thủ cạnh tranh về số lượng và mức độtham ra của họ, khả năng cung ứng, sức mạnh tài chính

+ Về chính sách của chính phủ như chính sách thuế, lãi suất ngân hàng Công ty kết hợp sử dụng phương thức nghiên cứu tại bàn và tại hiệntrường để bổ xung cho nhau để phù hợp với tình hình thực tế

* Các thông tin về thị trường chưa đủ để công ty xác định được cơ hội bánhàng Công ty còn phải tiếp tục nghiên cứu mục tiêu nhiệm vụ cũng như tiềmlực của mình

Mục tiêu của công ty vừa là mục tiêu định hướng cho bộ phận bánhàng, vừa là xuất phát điểm cho việc triển khai các mục tiêu bán hàng cụ thể.Mục tiêu những năm tới của công ty là:

- Từng bước phát triển ở thị trường Miền Bắc Đưa thị trường tin họcMiền Bắc trở thành một thị trường tin học phát triển cao trong khu vực vàtừng bước hoà nhập với thế giới

- Phát triển một thị trường các thiết bị tin học hướng vào Miền Trung vàMiền Nam

Cũng như mọi công ty khác tồn tại trong nền kinh tế thị trường, Công tyMai Phương cũng có các mục tiêu năm tiếp theo như:

+ Hoàn thành các kế hoạch đã xây dựng

+ Hoàn thành nghĩa vụ nộp thuế cho Nhà nước

+ Sử dụng với một cách có hiệu quả

+ Mức độ tăng trưởng hàng năm lên từ 8 đến 13%

Tiềm lực của công ty, nó bao gồm các tiềm lực về tài chính, tiềm năngcon người, tiềm lực vô hình, khả năng chi phí, nguồn cung cấp và khả năng

dự trữ hợp lý hàng hoá , trình độ tổ chức quản lý, cơ sở vật chất…

+ Tiềm lực tài chính: Với việc kinh doanh có lãi mấy năm gần đây, cộngthêm sự tin tưởng của cổ đông góp vốn vào đội ngũ lãnh đạo của công ty nêncông ty có nguồn tài chính tương đối ổn định để phát triển những chiến lượckinh doanh trong năm 2011

+ Tiềm năng con người và trình độ quản lý

Tiền năng con người: Công ty đã xây dựng một quy chế tuyển dụng vớinhững điều kiện tương đối quy chuẩn, để có thể tuyển dụng được những nhânviên với nhiều kinh nghiệm để hoàn thành công việc được giao Đơn cử nhưđội ngũ nhân viên phòng kế toán của công ty: Đã tốt nghiệp đại học chuyênnghành kế toán doanh nghiệp, nắm vững các đường lối chính sách của đảngcủa Nhà Nước, các chính sách về tiền lương, về thuế, giá cả thị trường, bảo

hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn Có kiến thức chuyên mônnghiệp vụ kế toán, hiểu biết tình hình kinh tế xã hội, nắm vững các thủ tụccần thiết theo pháp luật và có phẩm chất đạo đức tốt, đặc biệt kế toán trưởng

có năng lực điều hành

Trình độ quản lý: Đối với cán bộ quản lý, công ty rất chú trọng trongcông tác tuyển dụng, với tiêu chí “Nhân tài là dường cột của công ty” Nêntrình độ quản lý rất ổn định với những “chuyên gia” nhiều năm kinh nghiệmtrong hoạt động quản lý

+ Tiềm lực về nguồn cung cấp: Công ty là đại lý chính thức của nhiềuhãng máy tính nước ngoài có tên tuổi như: IBM, COMPAQ, HP, CNET,ZIDA, vv Công ty cũng có mối quan hệ mật thiết với các nhà sản xuất lớn

và uy tớn ở một số nước như Nhật Bản, Hàn Quốc, Đài Loan và TrungQuốc… vì vậy, công ty luôn có nguồn hàng ổn định và luôn được hưởng giánhập khẩu thấp hơn trên cùng một sản phẩm so với các đối thủ cạnh tranh.Hơn nữa với sự đa dạng về chủng loại, chất lượng hàng đầu và dịch vụ bỏnhàng hoàn hảo, công ty đó giành được sự hài lòng và tin tưởng tuyệt đối từ tất

cả các khách hàng

+ Tiềm lực về cơ sở vật chất: Được trang bị đầy đủ và tiện nghi nhưcác thiết bị phục vụ cho công việc như: Máy tính, máy in, máy photo, máyFax, mạng máy tính các thiết bị thông tin liên lạc - viễn thông Các phầnmềm chuyên dụng sử dụng trong hoạt động Tất cả các trang thiết bị đều được

sử dụng đúng mục đích được bảo quản và bảo dưỡng thường xuyên, đúngphương pháp nhằm đảm bảo tính chính xác và phù hợp

* Thông qua quá trình nghiên cứu này thì công ty xác định (dự báođược) các vấn đề sau:

+ Doanh số của ngành hàng là khối lượng hàng hoá bán thực sự của mộtngành nhất định trên thị trường

+ Năng lực bán hàng của công ty là khối lượng bán hàng cao nhất mà

công ty có thể đạt đến từ năng lực thị trường nhờ các nguồn lực và khả năngsẵn có của mình

+ Dự báo bán hàng là việc xác định số lượng bán hàng bằng tiền củacông ty đối với mặt hàng trên tất cả các thị trường, từng phân đoạn thị trường

mà doanh nghiệp tham gia cạnh tranh

1.2.2 Xây dựng chiến lược, kế hoạch bán hàng.

a) Chiến lược bán hàng:

Chiến lược bán hàng là định hướng hoạt động có mục tiêu của công ty

và hệ thống các giải pháp, biện pháp nhằm thực hiện các mục tiêu đề ra trongbán hàng Chiến lược bán hàng phản ánh những đánh giá của doanh nghiệp vềđiều kiện, cơ hội thị trường và khả năng lợi dụng những cơ hội ấy của doanhnghiệp Căn cứ vào kết quả đánh giá, doanh nghiệp sẽ quyết định có thể mởrộng hơn, thu hẹp lại, hoặc duy trì Công việc xây dựng chiến lược bán hàngnày do trực tiếp trường phòng kinh doanh thực hiện dưới sự chỉ đạo của giámđốc và báo cáo với giám đốc để giám đốc phê duyệt Trong quá trình xâydựng chiến lược cũng có sự hỗ trợ của các phòng ban khác nhau trong công ty

để hoàn thiện bản chiến lược này

Mục tiêu của chiến lược bán hàng gồm:

+ Mặt hàng tiêu thụ

+ Tăng doanh số

+ Tối đa hoá lợi nhuận

+ Mở rộng thị trường

+ Nâng cao uy tín của doanh nghiệp

Chiến lược bỏn hàng sẽ giúp cho công ty nắm bắt được nhu cầu củakhách hàng, từ đó chủ động phối hợp với mọi diễn biến của thị trường, giúpcông ty mở rộng thêm thị trường mới Chiến lược bán hàng giữ vai trò quantrọng và quyết định sự thành công hay thất bại của kinh doanh

b) Kế hoạch bán hàng.

Xác định mục tiêu và lập kế hoạch bán hàng:

* Mục tiêu:

+ Mục tiêu bán hàng của công ty

+ Mục tiêu bán hàng của các khu vực, vùng, bộ phận cá nhân trong hệthống bán hàng

+ Mục tiêu doanh số bán hàng

+ Mục tiêu tài chính: Lợi nhuận, chi phí

Trong quá trình xây dựng kế hoạch, các mục tiêu định tính thường được

sử dụng dưới dạng phương hướng phấn đấu Các mục tiêu này luôn được xácđịnh trước làm cơ sở để xây dựng các mục tiêu định lượng

* Chỉ tiêu bán hàng

Các mục tiêu định lượng là cụ thể hoá các mục tiêu định tính vào các kếhoạch bán hàng của công ty Các mục tiêu này thường được gọi là các chỉ tiêubán hàng Các chỉ tiêu thường được sử dụng trong kế hoạch bán hàng

+ Khối lượng bán:

Khối lượng bán hàng tương đối

Khối lượng bán hàng tuyệt đối

Dự báo bán hàng của công ty có cả dự báo ngắn hạn hay dài hạn Dựbáo dài hạn thường là dự báo cho thời kỳ một năm Dự báo này rất quan trọngnhưng vô cùng khó khăn, chịu nhiều ảnh hưởng của các nhân tố khó xác địnhchính xác Dự báo ngắn hạn thường đưa ra theo các quý trong một năm Cácyếu tố ảnh hưởng đến bán hàng có thể được tính toán chính xác hơn do biên

độ biến động tương đối thấp

Tham ra vào công tác dự báo này của công ty là các nhân viên bánhàng có kinh nghiệm, mỗi nhân viên sẽ đưa ra bản dự báo bán hàng riêng củamình kèm theo đó là những đề xuất ý kiến và trưởng phòng kinh doanh sau đó

sẽ tổng họp các ý kiến cũng như các kiến nghị đó và trình giám đốc phêduyệt

1.2.3 Thiết kế và tổ chức lực lượng bán hàng của công ty

a) Lực lượng bán hàng của công ty

Lực lượng bán hàng là cầu nối cơ bản nhất giữa công ty với thị trường

Vì vậy, thiết kế và tổ chức lực lượng bán hàng là một nội dung quan trọng củaquản trị bán hàng cần được thực hiện một cách hoàn hảo Lực lượng bán hàngcủa công ty gồm:

+ Lực lượng bán hàng của công ty

Bao gồm tất cả những thành viên trong công ty có trách nhiệm trực tiếpđến hoạt động bán hàng như phòng kinh doanh… là bộ phận bán hàng tậptrung ở văn phòng của công ty và liên hệ với khách hàng chủ yếu thông quađiện thoại hoặc tiếp xúc trực tiếp để bán hàng

+ Các đại lý bán hàng có hợp đồng

Là một bộ phận lực lượng bán hàng của doanh nghiệp bao gồm các cánhân hay tổ chức độc lập không thuộc tổ chức cơ hữu của công ty, nhận bánhàng cho doanh nghiệp để hưởng hoa hồng đại lý theo các hợp đồng đã ký kếtgiữa hai bên Hiện nay, Công ty có hơn 30 đại lý bán hàng của công ty vàtrong đó có 7 đại lý lớn Các đại lý này được phân bố chủ yếu là ở các tỉnh

miền bắc và có 5 đại lý ở Thanh Hóa và Nghệ An.

b) Thiết kế và tổ chức lực lượng bán hàng.

Nội dung thiết kế và tổ chức lực lượng bán hàng của công ty được xácđịnh theo các bước sau:

Sơ đồ 1-1: Các bước thiết kế và tổ chức lực lượng bán hàng

+ Các nội dung thuộc bước (1) và (2)

Đã được xác định trong quá trình xây dựng chiến lược và kế hoạch bánhàng của công ty

+ Cơ cấu, quy mô và chế độ đãi ngộ lực lượng bán hàng

Lực lượng bàn hàng của công ty: Chủ yếu là hoạt động của phòng kinhdoanh với quy mô và cơ cấu như sau:

Trưởng phòng kinh doanh

+ Hoạch định và thực thi chiến lược và kế hoạch kinh doanh, đề xuất cácgiải pháp nhằm duy trì và thúc đẩy hoạt động kinh doanh

+ Quản lý và điều hành trực tiếp công việc của các nhóm kinh doanh sảnphẩm thuộc phòng kinh doanh

+ Phân công nhiệm vụ, giám sát và trợ giúp nhân viên kinh doanh, đào

Xác định mục tiêu của lực lượng bán hàng

Xác định chiến lược của lực lượng bán hàng

Xác định cơ cấu của lực lượng bán hàng

Xác định chế độ đãi ngộ cho lực lượng bán

tạo và hướng dẫn nhân viên

+ Tìm kiếm và phát triển quan hệ với các khách hàng và đối tối tiềm năng + Đàm phán, ký kết các hợp đồng

+ Chịu trách nhiệm báo cáo trước giám đốc về hoạt động và hiệu quảcủa bộ phận kinh doanh do mình phụ trách

Giám sát bán hàng (nhân viên bán hàng có kinh nghiệm)

- Lập kế hoạch bao phủ thị trường và kế hoạch viếng thăm khách hàngđịnh kỳ hàng tuần cho Nhân viên bán hàng (NVBH)

- Huấn luyện các nhân viên bán hàng

- Quản lý, giám sát khu vực thị trường được phân công

- Triển khai và quản lý các chương trình khuyến mại, trưng bày, theo dõi công nợ khách hàng (nếu có)

- Theo dõi, phân tích, đánh giá báo cáo lượng hàng tồn kho, doanh sốbán ra, mức đầu tư của nhà PP

- Đàm phán thuyết phục khách hàng trong việc đặt hàng nhằm hoànthành các chỉ tiêu kinh doanh

- Tiếp xúc trực tiếp với khách hàng, người tiêu dùng, xử lý các thông tinphản hồi ngoài thị trường

- Thu thập các thông tin thị trường, đối thủ cạnh tranh và báo cáo về choCông ty kịp thời và định kỳ

- Duy trỡ quan hệ tốt giữa cỏc nhà PP và Công ty - Hỗ trợ giải quyết cácbất đồng và xung đột PP (nếu có)

- Báo cáo đầy đủ, chính xác, đúng quy định của Công ty (tuần/tháng)

- Phối hợp, hỗ trợ với các phòng ban khác trong các chương trình Marketing,phát triển thị trường

- Đại diện Công ty để duy trì tốt uy tín và ảnh hưởng tại khu vực

- Chịu trách nhiệm và giải quyết các vấn đề và sự vụ trong khu vực quản lý

Nhân viên bán hàng:

- Tìm kiếm khách hàng mới, ký kết hợp đồng;

- Thực hiện kế hoạch khai thác khách hàng theo sự chỉ đạo của Trưởng phòng;

- Thu thập thông tin phản hồi và chăm sóc khách hàng

- Phối hợp với các bộ phận khác và trưởng phòng kinh doanh lên chương trình hành động nhằm thực hiện kế hoạch kinh doanh cũng như chiến lược phát triển Phòng kinh doanh cho Công ty theo từng giai đoạn cụ thể

1.2.4 Tổ chức thực hiện kế hoạch bán hàng.

a) Hoạt động quảng cáo bán hàng

Trong nền kinh tế thị trường, có rất nhiều cơ hội cũng như những rủi dotrong kinh doanh mà các doanh nghiệp, công ty gặp phải Để đưa được hànghóa đến tận tay người tiêu dùng, các công ty cũng phải cạnh tranh với nhauvới nhiều các thức khác nhau Nhận thức được tầm quan trọng của hoạt độngnày nên đối với công ty Mai Phương rất được chú trọng Công ty luôn đưa ranhững tiêu chí cho hoạt động quảng cáo của mình như:

- Chất lượng thông tin phải cao bởi vì quảng cáo là đưa một lượngthông tin về sản phẩm nhưng đó là thông tin khái quát Do lượng thông tinđưa ra trong thời gian ngắn, khoảng không gian hẹp và do kinh phí quảngcáo có hạn nên đòi hỏi chất lượng thông tin quảng cáo Chất lượng thôngtin cao, cụ thể là quảng cáo ngắn gọn tập trung gây chú ý và hài lòngkhách hàng quảng cáo rõ ràng

- Mỗi thông tin quảng cáo có thể đưa một hoặc hai phương tiện quảngcáo đảm bảo tin quảng cáo đến với khách hàng cần, tin quảng cáo phải đượcxác định một cách hợp lý

- Thông tin quảng cáo phải đảm bảo tính pháp lý Người quảng cáo(chủ thể tiến hành quảng cáo) chịu trách nhiệm về tin tức quảng cáo trênphương diện đảm bảo tính xác thực của tin quảng cáo, đặc biệt ngôn ngữcủa quảng cáo

- Đảm bảo tính nghệ thuật, thông tin đến với khách hàng, quần chúngrộng rãi phải đảm bảo tính nghệ thuật kết hợp với yêu cầu rõ ràng đơn giản

Đây không phải là tác phẩm nghệ thuật nhưng phải phù hợp với thẩm mỹngười nghe, người xem

- Quảng cáo phải mang tính đồng bộ và đa dạng Quảng cáo được tiếnhành đồng bộ từ sản xuất đến lưu thông, từ hình dáng đến cách thể hiện sảnphẩm của Công ty, đến các phương tiện quảng cáo Quảng cáo phải tiến hành

đa dạng, đó là biện pháp quan trọng để nâng cao hiệu quả và tiết kiệm chi phíquảng cáo

- Kinh nghiệm dành cho quảng cáo có hạn nên cần sử dụng sao cho tiếtkiệm nhất bằng cách sử dụng kiến thức Marketing cho quảng cáo

- Quảng cáo phải trung thực đúng sự thật về những ưu điểm sản phẩmcủa mình Không được nói sai sự thật cũng như nói xấu sản phẩm cùng loại.Chủ thể quảng cáo chịu trách nhiệm về sự chân thực của tin quảng cáo

Ngoài ra, ngay từ trong quá trình tuyển dụng nhân viên kinh doanh đảmnhận công việc bán hàng, công ty cũng đưa ra những tiêu chuẩn rất khắt khe

để lựa chọn người tài Khi các nhân viên kinh doanh được lụa chọn vào công

ty, họ sẽ được giao các mối khách hàng quen của công ty Thông qua việc gặp

gỡ, gọi điện thoại, chăm sóc khách hàng quen đó sẽ giúp nhân viên kinhdoanh giới thiệu, tiếp thị được các sản phẩm của công ty, các chương trìnhkhuyến mại, giúp khách hàng có sự hiều biết về sản phẩm và có thể lựa chọnđược những sản phẩm tốt nhất với giá cả hợp lý nhất Trên cơ sở những kháchhàng quen đó, nhân viên kinh doanh sẽ phát triển những khách hàng mới, vớinhững công cụ giúp đỡ hoạt động tiếp thị như các catalog quảng cáo, tờ rơi,các chương trình khuyến mại… tạo điều kiện tôt nhất để có thể giới thiệu sảnphẩm của công ty với khách hàng

b) Ký kết, tổ chức thực hiện hợp đồng mua bán hàng hóa

Để xác lập mối quan hệ mua bán, công ty cần phải ký kết hợp đồngkinh tế với khách hàng Nội dụng của hợp đồng bao gồm:

+ Ngày, tháng, năm ký kết hợp đồng kinh tế, tên, địa chỉ, số tài khoản vàngân hàng giao dịch, họ tên, chức vụ của người ký hợp đồng

+ Đối tượng của hợp đồng kinh tế tính bằng số lượng, khối lượng hoặc

giá trị quy ước.

+ Giá cả

+Bảo hành

+ Điều kiện thu, giao nhận

+Phương thức thanh toán

+ Chuẩn bị giao hàng: Hàng hoá giao theo hợp đồng phải đảm bảo đúngchất lượng, số lượng đã ký kết Để đảm bảo quyền lợi của khách hàng, cũngnhư uy tín của công ty, công ty kiểm tra hàng hoá một cách nghiêm túc, trungthực và chính xácnhưng công việc trước khi giao hàng như sau:

- Kiểm tra phiếu xuất nhập – kho, bảng kê hàng tồn kho để xem số lượnghàng hóa có đủ thực hiện hợp đồng hay không? nếu thiếu thì lên kế hoạch xử

lý Thường thì khi nhập hàng theo kỳ, nhân viên kho quỹ phải lập báo cáohàng tồn kho để chuyển lên phòng kinh doanh, để bán hàng

+ Quyết định, sử dụng phương tiện vận tải: Sử dụng phương tiện vận tải

là tuỳ thuộc vào loại hàng húa, quy cỏch bảo quản với những yờu cầu của nú,sao cho chi phí vận tải là thấp nhất mà chất lượng hàng hoá không thay đổi.Hiện nay, công ty có 4 xe ôtô loại trung bình từ 3.5 – 5 tấn để đảm bảo việcvận chuyển hàng hóa cho khách hàng Trong quá trình vận chuyển, công ty cónhân viên lái xe và nhân viên bán hàng đi cùng, cùng với những yêu cầu vềbảo quản chống va, đập,….Đảm bảo giao hàng đúng theo yêu cầu của kháchhàng tại nơi khác hàng yêu cầu

+ Giao hàng.

Khi hàng hóa được vận chuyển đến nơi yêu cầu của khách hàng, nhânviên kinh doanh sẽ làm việc trực tiếp với khách hàng Khách hàng cùng vớinhân viên bán hàng kiểm nhân hàng hóa Sau đó, hai bên ký vào giấy xácnhân và cho nhập hàng Trong quá trình đó, có xảy ra vấn đề vì về chất lượnghàng hóa, số lượng hàng hóa, … thì hai bên ghi dõ vào biên bàn giao nhận vàcùng ký, sau đó sẽ cùng giải quyết sau

+ Làm thủ tục thanh toán

Có 2 hình thức thanh toán:

Thanh toán bằng tiền mặt: sau khi nhận đủ số hàng hóa theo yêu cầu

về chất lượng cũng như số lượng hàng hóa Khách hàng có thể thanh toánbằng tiền mặt, và nhân viên bán hàng sẽ đại diện công ty ký với khách hàng.Hai bên sẽ ký vào hóa đơn và nhân viên bán hàng trực tiếp nhận tiền và nhậnbiên lai hóa đơn liên 1 về để thanh toán lại với công ty Còn khách hàng cầmliên 2, sau nay có vấn đề sử dụng hóa đơn đó để khiếu nại cùng với giấy tờkhác có liên quan

Thanh toán qua tài khoản ngân hàng: trong một số hợp đồng lớn thì

hai bên thanh toán qua hệ thong tài khoản của ngân hàng Với công ty, thithương với những hợp đồng lớn, công ty luôn khuyến khích khách hàng thanhtoán bằng chuyển khoản để đảm bảo an toàn và tiện lợi

+ Khiếu nại, vi phạm hợp đồng và bồi thường hợp đồng: Trong quá trình

ký kết hợp đồng, công ty luôn thỏa thuận với khách hàng về điều khoản khiếunại, vi phạm hợp động và bồi thường hợp đồng Và điều khoàn này cũng đượcxây dụng dựa trên thỏa thuận của hai bên trên cơ sở những quy định của phápluật Nếu có vi phạm hợp đồng thì thực hiện phạt vi phạm theo điều khoảncủa hợp đồng Cụng ty thường quy định mức vi phạm hợp đồng là 8% theođúng quy định của pháp luật, ngoài ra có thể có những quy định khác do haibên thỏa thuận nhưng vẫn trên cơ sở pháp luật

c) Hoạt động Marketing, xúc tiến

Hoạt động chào hàng được thực hiện thông qua nhân viên giới thiệu sản

phẩm với mục tiêu khuyếch trương uy tín của Công ty, đem các thông tin vềcác sản phẩm của mình tới khách hàng, hoạt động chào hàng nhìn chung kháhiệu quả nhưng chi phí lớn Và hiện tại, hoạt động Mar, hậu mãi được công tyquan tâm với:

- Lượng nhân viên giới thiệu thuộc ở trong mỗi địa bàn, khu vực thường

bố trí phù hợp làm sao cho cho kỳ khoảng 2 đến 3 tuần

- Luôn có các hình thức chào hàng như tặng quà, dán tờ quảng cáo, tờrơi

- Liên tục đào tạo và đào tạo lại cho những nhân viên chào hàng để họluôn được trang bị đầy đủ các kiến thức về sản phẩm của Công ty Trên cơ sở

đó nhân viên chào hàng có thể trao đổi và thu nhập thông tin hai chiều vớikhách hàng

Đồng thời, Công ty có kiểm tra và đánh giá chặt mạng lưới người giớithiệu để kịp thời chấn chỉnh và có biện pháp quản lý thích hợp, đồng thời cóchính sách khuyến khích vật chất và chịu trách nhiệm vật chất đối với đội ngũnhân viên chào hàng, làm cho đội ngũ này phát huy hết khả năng

d) Đánh giá hoạt động bán hàng

Cuối các kỳ kinh doanh, các bộ phận lập báo cáo đánh giá hoạt động củamình, và gửi lên ban giám đốc Việc lập báo cáo này do trưởng các bộ phậntiến hàng với các tiêu chí sau:

+ Kết quả thực hiện kế hoạch đề ra: Mặt định tính và định lượng

+ Những hạn chế trong quá trình hoạt động của phòng

+ Những giải pháp và kiến nghị để hoàn thiện hoạt động

Sau đó, ban giám đốc sẽ triệu tập các trưởng bộ phận có liên quan đểbàn về kế hoạch bàn hàng trong kỳ tiếp theo, và các giải pháp trong thờigian tới

Ngoài ra, trong các trường hợp bất thường, như diễn biến của thị trường,thì theo yêu cầu của giám đốc, các phòng ban có thể họp để điều chỉnh lại kếhoạch bán hàng cho phù hợp với tình hình diễn biến kinh tế

CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG KẾ TOÁN BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY

CP TM & SX MAI PHƯƠNG

2.1 Kế toán doanh thu

2.1.1 Nguyên tắc ghi nhận doanh thu bán hàng.

Nguyên tắc cơ bản để ghi nhận doanh thu bán hàng ở công ty là doanhthu bán hàng chỉ được ghi nhận tại thời điểm hàng hoá được coi là tiêu thụ.Việc xác định thời điểm hàng hoá được coi là tiêu thụ có ý nghĩa rất quantrọng đối với công ty, có xác định đúng được thời điểm mới xác định đượcđiểm kết thúc việc quản lý hàng hoá, và phản ánh chính xác doanh thu bánhàng, trên cơ sở đó tính toán chính xác kết quả bán hàng trong kỳ của công ty Sau đây là một số trường hợp cụ thể hàng hoá được coi là tiêu thụ vàdoanh thu bán hàng được ghi nhận ở công ty CP TM & SX Mai Phương:

- Hàng hoá bán theo phương thức chuyển hàng thu tiền ngay, đơn vị bán

đã nhận được tiền hàng do bên mua trả

- Hàng hoá bán theo phương thức nợ lại, đơn vị bán chưa nhận được tiềnnhưng nhận được thông báo của bên mua chấp nhận thanh toán

- Hàng hoá theo phương thức giao hàng tại kho hoặc giao hàng tay ba,đơn vị mua đã thanh toán tiền ngay hoặc chưa thanh toán tiền ngay vẫn đượctính là hàng bán vì hàng hoá đó đã được chuyển quyền sở hữu

2.1.2 Chứng từ và thủ tục kế toán.

Kế toán doanh thu bán hàng hoá ở công ty sử dụng tài khoản 511- doanhthu bán hàng hoá

Tài khoản 511: Doanh thu bán hàng.

Tài khoản này dùng để phản ánh doanh thu bán hàng thực tế của công

ty, thuế doanh nghiệp, các khoản giảm trừ doanh thu và xác định doanh thuthuần thực hiện được trong một kì hoạt động sản xuất kinh doanh.

Doanh thu bán hàng là giá trị sản phẩm hàng hoá dịch vụ mà doanhnghiệp đã bán, đã cung cấp cho khách hàng theo giá cả đã thoả thuận Giá cảnày được ghi trên hoá đơn bán hàng hay các chứng từ có liên quan

Doanh thu bán hàng thuần là doanh thu bán hàng mà cụng ty đã thựchiện trong một kì hạch toán trừ đi các khoản giảm trừ doanh thu như chiết

khấu bán hàng, hàng bán bị trả lại và trừ đi các khoản thuế (nếu có)

- Tài khoản 511 cuối kì không có số dư

Căn cứ để xác định doanh thu là các hoá đơn bán hàng Công ty chỉ sửdụng một loại hoá đơn duy nhất là hoá đơn giá trị gia tăng (GTGT) theo mẫucủa bộ tài chớnh Hoá đơn GTGT do phòng kinh doanh thành lập thành 3liên:

Liên 1: Lưu

Liên 2: Giao cho khách hàng

Liên 3: Dùng cho kế toán thanh toán

Trên hoá đơn ghi đầy đủ mã số thuế, tên kkhách hàng, địa chỉ kháchhàng, thanh toán ngay hay công nợ, hình thức thanh toán và đầy đủ chữ ký

* Bán hàng trực tiếp.

Bán hàng trực tiếp: Phương thức giao hàng cho người mua trực tiếp tạikho (hay trực tiếp tại phân xưởng thông qua kho) của doanh nghiệp số hàngbán này khi giao cho người mua được trả tiền ngay hoặc chấp nhận thanhtoán Vì vậy khi sản phẩm xuất bán được coi là hoàn thành

Biểu 2-1: Phiếu xuất kho hàng hóa của Công ty CP TM & SX Mai Phương.

Đơn vị: Công ty CP TM & Sx Mai Phương

Địa chỉ: ô 59 lô 6 Đền Lừ 2 PHVT-QHM- HN

Phiếu xuất kho

Ngày 07/02/2011 Số : 56

Họ tên người nhận: Công ty CP máy tính ATB

Địa chỉ: Phương Công, Tiền Hải, Thái Bình

Diễn giải : xuất bán

Xuất tại kho: 156

Số lượng Đơn giá Thành tiềnYêu

cầu

Thực xuất

Biểu 2-2: Hóa đơn giá trị gia tăng Hoá đơn giá trị gia tăng

Ngày 07 tháng 02 năm 2011

Đơn vị bán hàng: Công ty CP TM & Sx Mai Phương

Địa chỉ: ô 59 lô 6 Đền Lừ 2 P Hoàng Văn Thụ – Q Hoàng Mai- HN

MST : 0101657433

Người mua hàng: Công ty CP máy tính ATB

Địa chỉ: Phương Công, Tiền Hải, Thái Bình

Sốlượng Đơn giá Thành tiền

Số tiền viết bằng chữ: Mười hai triệu sáu trăm lẻ sáu nghìn đồng chẵn./

Người mua hàng Người bỏn hàng Thủ trưởng đơn vị

(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)

Mẫu số: 01GTKT – 3LL

PM/2010B

0080005

Biểu 2-3: Phiếu thu

Phiếu Thu

Ngày 08 tháng 02 Năm 2011

Họ tên người nộp: Công ty CP máy tính ATB

Địa chỉ: Phương Công, Tiền Hải, Thái Bình

Lý do nộp: Thanh toán tiền mua hàng

Số tiền: 12 606 000 (Số tiền viết bằng chữ): Mười hai triệu sáu trăm lẻ sáu nghìn đồng chẵn./

Kèm theo 01 hoá đơn, chứng từ gốc: 0080005

Đã thu đủ số tiền: (Số tiền viết bằng chữ): Mười hai triệu sáu trăm lẻ sáu nghìn

đồng chẵn./

Ngày 08 tháng 02 năm 2011Giỏm đốc Kế toán trưởng Người nộp tiền Người lập phiếu Thủ quỹ(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)+ Tỷ giá ngoại tệ (vàng bạc, đá quý)

+ Số tiền quy đổi:

Số: 82 Ghi nợ: 1111 Ghi có: 131

Biểu 2-4 : Phiếu xuất kho

Đơn vị: Công ty CP TM & Sx Mai Phương

Diễn giải: Xuất hàng gửi bán

Xuất tại kho: 156

Đơn vị tính

Số lượng Đơn giá Thành tiền Yêu

cầu

Thực xuất

Khách hàng thanh toán ngày 11 tháng 02 năm 2011 cho lần bán chịutrước ngày 11 tháng 02 năm 2011, kế toán ghi hoá đơn GTGT

Biểu 2-5: Hóa đơn giá trị gia tăng

Hoá đơn giá trị gia tăng

Ngày 11 tháng 02 năm 2011

Đơn vị bán hàng: Công ty CP TM & Sx Mai Phương

Địa chỉ: ô 59 lô 6 Đền Lừ 2 P Hoàng Văn Thụ – Q Hoàng Mai- HN

MST : 0101657433

Người mua hàng: Công ty THHH thương mại điện tử viễn thông Hà Thành

Địa chỉ: D 104 TT Vật Liệu Điện Láng Hạ, Hà Nội

Sốlượng Đơn giá Thành tiền

1 Máy tính P4 Bộ 8 2500 000 20 000 000

Số tiền viết bằng chữ: Hai mươi hai triệu đồng chẵn./

Người mua hàng Người bỏn hàng Thủ trưởng đơn vị

(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)

* Đại lý ký gửi.

Mẫu số: 01GTKT – 3LL

PM/2010B

0080025

Bên nhận đại lý ký gửi phải bán hàng theo đúng giá quy định và được hưởngthù lao đại lý dưới hình thức hoa hồng.

Theo luật thuế GTGT, nếu bên đại lý bán hàng theo đúng giá do bêngiao đại lý quy định thì toàn bộ thuế GTGT sẽ do chủ hàng chịu, đại lý khôngphải nộp thuế GTGT trên phần hoa hồng được hưởng Trường hợp bên đại lýđược hưởng chênh lệch giá thì bên đại lý sẽ phải chịu thuế GTGT tính trênphần GTGT

Biểu: 2-6: Phiếu xuất kho

Đơn vị: Công ty CP TM & Sx Mai Phương

Họ tên người nhận: Công ty TNHH TM Long Giang

Địa chỉ: Hà Long - Hưng Hà - Hưng Yên

Diễn giải: Xuất hàng gửi bán

Xuất tại kho: 156

Biểu 2- 7: Hoá đơn GTGT