Kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại công ty cổ phần tư vấn và đào tạo Vision

4 Phạm Toàn Nghĩa 26 Nhân viên kỹ thuật Công nghệ thông tin trung cấp 5 Hà Thị Hạn 21 Thực tập viên Sinh viên tài chính 8 Hà Hương Thảo 22 Thực tập viên Sinh viên kế toán, kiểm toán đại

CHƯƠNG 1ĐẶC ĐIỂM LAO ĐỘNG, TIỀN LƯƠNG VÀ QUẢN LÝ LAO ĐỘNG, TIỀN LƯƠNG CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN TƯ VẤN VÀ ĐÀO TẠO

VISION

1.1 Đặc điểm lao động của công ty cổ phần tư vấn và đào tạo Vision

Công ty cổ phần tư vấn và đào tạo Vision là doanh nghiệp hoạt độngtrong lĩnh vực thương mại với 2 hoạt động chính là đào tạo và cung cấp dịch

vụ tư vấn kế toán Do đó, lao động tại công ty mang những đặc điểm riêngtrong lĩnh vực này Tính đến thời điểm 30/10/2014, công ty có 25 cán bộ,công nhân viên áp dụng chế độ hợp đồng theo quy định của bộ luật lao độngViệt Nam và 9 nhân viên làm việc theo hợp đồng thuê mướn (trong đó có 2nhân viên bảo vệ, 2 nhân viên kỹ thuật và 5 thực tập viên tuyển trong thời gian thực tập có trả lương) Tổng số lao động là 34 người với 20 nữ, chiếm tỉ

lệ 58,82% và 14 nam, chiếm tỉ lệ 41,18%, trình độ văn hóa đến hết trung học

cơ sở là 2 người, trung học phổ thông là 32 người Hầu hết nhân viên tại công

ty đều có thâm niên nhiều năm trong lĩnh vực hoạt động Những kinh nghiệmthực tế, sự cọ sát thường xuyên đã tạo cho Vision một nguồn nhân lực có kiếnthức sâu rộng trong lĩnh vực cung cấp dịch vụ kế toán

- Cơ cấu lao động tại công ty:

Bảng 1-1 Bảng cơ cấu lao động tại công ty

lượng người

động

Giám đốc điều hành 01 ổn định (thường

xuyên)

Đại diện pháp nhân

Nhân viên kỹ thuật 02 Thời kỳ

Thực tập viên 05 Thời kỳ Thực tập thường

tuyển từ tháng 10 đến tháng 2 sang năm

- Đội ngũ cán bộ, nhân viên có ký kết hợp đồng dài hạn tại công ty:

Bảng 1-2 Danh sách NLĐ ký hợp đồng dài hạn tại công ty ST

4 năm Kinh tế (đại học)

2 Phạm Văn

Hưng

38 Phó giám đốc 4 năm Kinh tế (đại học)

3 Lê Thị Loan 36 Kế toán trưởng 4 năm Tài chính kế toán

3 năm Kinh tế (cao đẳng)

6 Trần Thị Lụa 24 Nhân viên kinh

doanh

2 năm Kinh tế (cao đẳng)

7 Vũ Kim Cúc 24 Nhân viên kinh

doanh

2 năm Kinh tế (đại học)

8 Hoàng Thị Thu 24 Nhân viên kinh

4 năm Kinh tế (trung

cấp)

13 Nguyễn

Phương Ly

21 Nhân viên hành chính

1 năm Quản trị kinh

doanh (cao đẳng)

14 Lê Thị Hương 30 Cán bộ giảng

dạy

4 năm Sư phạm (đại học)

15 Phạm Thu Hòa 31 Cán bộ giảng

dạy (Trưởng phòng đào tạo)

4 năm Tài chính kế toán

(đại học)

16 Nguyễn Sơn

Hà

33 Cán bộ giảng dạy

4 năm Tài chính kế toán

(cao đẳng)

17 Phạm Văn

Thành

29 Cán bộ giảng dạy

3 năm Kinh tế (đại học)

18 Nguyễn Xuân

Nam

27 Cán bộ giảng dạy

3 năm Tài chính ngân

hàng (cao đẳng)

19 Dương Ngọc 28 Cán bộ giảng 3 năm Kinh tế (đại học)

3 năm Sư phạm (đại học)

22 Bùi Thị Xuân 30 Cán bộ giảng

2 năm Tài chính kế toán

4 năm Tài chính kế toán

(cao đẳng)

25 Lê Đình Anh 25 Nhân viên tư

vấn thuế và kế toán

2 năm Tài chính kế toán

(cao đẳng)

- Bảng đánh giá trình độ lao động tài công ty:

Bảng 1-3 Bảng đánh giá trình độ lao động tại công ty Trình độ Đại học và trên

1 Nguyễn Minh Việt 44 Bảo vệ

2 Phạm Như Kiên 50 Bảo vệ

3 Lê Bá Long 24 Nhân viên kỹ

thuật

Công nghệ thông tin (trung cấp)

4 Phạm Toàn Nghĩa 26 Nhân viên kỹ

thuật

Công nghệ thông tin (trung cấp)

5 Hà Thị Hạn 21 Thực tập viên Sinh viên tài chính

8 Hà Hương Thảo 22 Thực tập viên Sinh viên kế toán,

kiểm toán (đại học)

9 Phạm Minh Thư 22 Thực tập viên Sinh viên kinh tế

cứ vào hợp đồng, nhân viên trực tiếp thực hiện nhiệm vụ (nhân viên tư vấnthuế và kế toán hoặc 1 số cán bộ giảng dạy) sẽ được hưởng thêm lương tríchtheo hợp đồng

- Cách tính lương theo thời gian cho cán bộ giảng dạy:

- Lương trích theo hợp đồng cho người lao động trực tiếp thực hiện dịchvụ:

- Các khoản phụ cấp: Tại công ty có 1 khoản phụ cấp cho người lao động

đó là phụ cấp trách nhiệm Khoản phụ cấp này được tính như sau:

1.3 Chế độ trích lập, nộp và sử dụng các khoản trích theo lương tại công ty cổ phần tư vấn và đào tạo Vision

Các khoản trích theo lương tính vào chi phí và trừ vào lương của ngườilao động tại công ty cổ phần tư vấn và đào tạo Vision bao gồm:

(Lương cơ bản = hệ số lương x 1.150.000)

Quỹ BHYT là quỹ phục vụ cho chăm sóc sức khỏe của người lao động.Quỹ BHYT của công ty được nộp cho BHXH tỉnh Thanh Hóa dưới hình thứcmua thẻ BHYT Người lao động được khám chữa bệnh bằng thẻ BHYT tạicác cơ sở được đăng ký là bệnh viện tỉnh Thanh Hóa

1.4 Tổ chức quản lý lao động và tiền lương tại công ty cổ phần tư vấn

và đào tạo Vision

Lao động là yếu tố cơ bản của quá trình hoạt động sản xuất, kinh doanhnên việc quản lý và sử dụng lao động ảnh hưởng rất lớn đến quá trình và kếtquả kinh doanh của doanh nghiệp Đặc biệt đối với doanh nghiệp hoạt độngtrong lĩnh vực cung cấp dịch vụ tư vấn và đào tạo thì vai trò của người laođộng lại càng quan trọng hơn Quản lý lao động được thể hiện ở hai mặt làchất lượng lao động và thời gian lao động Trong công tác quản lý lao động

và tiền lương, công ty cổ phần tư vấn và đào tạo Vision được phân công tráchnhiệm, quyền hạn cho từng bộ phận Cụ thể:

- Phó giám đốc dựa vào kế hoạch hoạt động kinh doanh và tình hình tàichính của công ty để xác định chỉ tiêu và tiêu chí tuyển dụng Giám đốcphê duyệt những nội dung đã được phó giám đốc, các kế hoạch về tổ chứcquản lý lao động và tiền lương do các phòng, bộ phận xây dựng

- Phòng tổ chức, hành chính có nhiệm vụ thiết kế chương trình tuyển dụng,trong đó xác định rõ yêu cầu công việc (về kỹ năng cần thiết, phạm vitrách nhiệm, nỗ lực công việc, điều kiện làm việc…), kết hợp với phógiám đốc, các phòng và bộ phận chứng năng thực hiện triển khai kế hoạch

tuyển dụng đã được phê duyệt bằng việc thông báo đến ứng viên (thôngqua các thông báo tuyển dụng…) Sau đó cần thực hiện quá trình lựa chọnứng cử viên có khả năng đpá ứng tốt nhất yêu cầu của công việc từ việcxét duyệt hồ sơ xin việc, liên lạc với người xác nhanạ, tổ chức thi, phỏngvấn trực tiếp…

Chức năng thứ hai của phòng tổ chức, hành chính là lập kế hoạch và bố trínhân sự Trên cơ sở các thông tin từ lãnh đạo doanh nghiệp, phòng xácđịnh nguồn nhân lực cần thiết thực hiện mục tiêu và bố trí nguồn nhân lựcnày vào các hoạt động cụ thể

Thứ 8al à việc đánh giá hoạt động của lao động.Việc này giúp đưa ra cácquyết định về đề bạt, lựa chọn nhân sự để đào tạo

Cuối cùng là việc tuân thủ các quy định pháp lý về lao động Phòng tổchức hành chính có nhiệm vụ đảm bảo cho hoạt động tổ chức quản lý laođộng phù hợp với các quy định pháp lý của nhà nước (Bộ luật lao động

2013, Luật BHXH 2014, Luật Y tế 2014, các nghị định dưới luật và thông

tư hướng dẫn…)

- Phòng kế toán tài chính có nhiệm vụ xây dựng kế hoạch tiền lương, khenthưởng, phúc lợi hàng năm, thực hiện chi trả tiền lương, giám sát thựchiện các kế hoạch đã đề ra Phòng cũng có nhiệm vụ điều chỉnh mứclương, thưởng, phúc lợi trong trường hợp cần thiết để đảm bảo các nhucầu của doanh nghiệp được đáp ứng Ví dụ, có thể cần điều chỉnh tăngmức lương khi có làm phát hoặc khi doanh nghiệp muốn cạnh tranh thuhút và giữ người lao động Đồng thời, phòng kế toán tài chính kết hợp vớicác phòng và bộ phận khác trong công tác tuyển dụng và đào tạo nhânlực

Đối với việc hạch toán tiền lương, kế toán sử dụng các chứng từ sau:

- Bảng chấm công, bảng chấm công làm thêm giờ

- Giấy đi đường

- Bảng thanh toán tiền lương

- Bảng thanh toán tiền thưởng

- Bảng thanh toán tiền làm thêm giờ

- Bảng tính thuế thu nhập cá nhân

- Bảng kê các khoản trích, nộp theo lương

Bảng 2-1 Bảng chấm công

Kế toán kiểm tra bảng chấm công, bảng chấm công làm thêm giờ (nếucó), bảng kê giảm trừ gia cảnh, bảng kê các khoản trích, nộp theo lương…phòng kế toán tài chính in bảng thanh toán tiền lương, thưởng (nếu có) chotoàn công ty từ phần mềm máy tính Tiền lương của công ty chi trả từ ngàymùng 5 đến ngày mùng 10 của tháng kế tiếp.

Công ty cổ phần tư vấn và đào tạo Vision Mẫu số: 10 - LĐTL

(Ban hành theo QĐ số: 48/2006/QĐ- BTC Ngày 14/9/2006 của Bộ trưởng BTC)

BẢNG KÊ TRÍCH NỘP CÁC KHOẢN THEO LƯƠNG

Bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y

té Kinh phí công đoàn

Số được

để lại chi tại đơn vị

Trích vào chi phí

Trừ vào lương

Trích vào chi phí

Trừ vào lương

BẢNG KÊ THÔNG TIN NGƯỜI PHỤ THUỘC GIẢM TRỪ GIA CẢNH

(Kèm theo tờ khai quyết toán thuế thu nhập cá nhân mẫu số 05/KK-TNCN)

Họ và tên người phụ thuộc

Ngày sinh người phụ thuộc

MST của người phụ thuộc

Quốc tịch người phụ thuộc

CMND/

Hộ chiếu của người phụ thuộc

Quan

hệ với người nộp thuế

Thông tin trên giấy khai sinh của người phụ thuộc (Nếu người phụ thuộc không có MST, CMND và Hộ

chiếu) Thời gian tính giảm trừ

Số Quyển

số

Nơi đăng ký

Quốc gia

Tỉnh/

Thành phố

Quận/

Huyện

Phường / Xã

Từ tháng

Đến tháng

[06] [07] [08] [09] [10] [11] [12] [13] [14] [15] [16] [17] [18] [19] [20] [21] [22]

1

2

3

(MST: Mã số thuế; CMND: Chứng minh nhân dân)

Tôi cam đoan số liệu khai trên là đúng và chịu trách nhiệm trước pháp luật về những số liệu đã khai./.

[03] Mã số thuế:

Mẫu số: 05-3/BK-TNCN

(Ban hành kèm theo Thông tư

số 156/2013/TT-BTC ngày 6/11/2013 của Bộ Tài chính)

- Ví dụ cụ thể về tính lương cho 1 nhân viên: Lương tháng 10/2014 của bà

Đỗ Thị Hương (thuộc bộ phận quản lý – văn phòng) được tính như sau:

Lương theo thời gian = 2,61 X 1.150.000

= 3.001.500

= 10.350.000 Tổng lương = Lương theo

= 3.001.500 + 10.350.000 - 352.732,5

Tổng số ngày làm việc trong tháng: 27 ngày

Số ngày làm việc thực tế: 25 ngày

2.1.4 Quy trình kế toán

Xuất phát từ đặc điểm tổ chức hoạt động kinh doanh, hiện nay công tyđang áp dụng hình thức kế toán Nhật ký chung kết hợp phần mềm kế toánMisa SME.NET 2012 dành cho doanh nghiệp vừa và nhỏ Các phần hành kếtoán và việc ghi sổ, hạch toán đều được thực hiện trên máy tính.

Công ty không sử dụng sổ Nhật ký đặc biệt

- Trình tự ghi sổ kế toán trên máy tính:

Đầu tháng, kế toán căn cứ vào bảng chấm công của lao động ký hợpđồng dài hạn tại công ty đã được kiểm tra để nhập vào máy tính theo các phân

hệ, bảng biểu, sổ kế toán chi tiết được thiết kế sẵn trên phần mềm kế toán.Theo quy trình của phần mềm kế toán, các thông tin mà kế toán nhập vào sẽđược máy tính tự động nhập vào các sổ kế toán có liên quan và các sổ kế toántổng hợp (Nhật ký chung, sổ cái) Đối với lao động thời vụ, ngắn hạn, kế toántiến hành tính thủ công

Đồng thời, kế toán thực hiện đối chiếu giữa các sổ sách, chứng từ Việcđối chiếu giữa số liệu tổng hợp luôn đảm bảo chính xác, trung thực theo thôngtin đã được nhập trong kỳ, sau đó thực hiện các thao tác để in các báo cáotheo quy định và theo yêu cầu của nhà quản lý (nếu có)

Sơ đồ 2.4: Sơ đồ trình tự ghi sổ bằng máy vi tính áp dụng tại công ty

Bảng: Giao diện phần mềm kế toán Misa SME.NET 2012

Phần mềm kế toán Misa SME.NET 2012

Sổ kế toán chi tiếtNhật ký chung

Báo cáo theo quy

định

Chứng từ kế toán

Sổ kế toán tổng hợp

- Quy trình hạch toán tiền lương cụ thể có sử dụng máy vi tính tại công ty cổ phần tư vấn và đào tạo Vision:

Hình: Giao diện kế toán tiền lương trên phần mềm Misa

- Thông tin về phòng ban, bộ phận, nhân viên, biểu thuế thu nhập sẽ được kêkhai khi có phát sinh Biểu thuế thu nhập được cập nhật khi cơ quan quản lýNhà nước ban hành quy định mới.

Hình: Thêm phòng ban mới

Hình: Thêm nhân viên mới

Hình: Biểu thuế thu nhập cá nhân

- Thông tin giảm trừ gia cảnh sẽ được khai báo khi có phát sinh Ví dụ, khitháng 9/2014 lương của nhân viên A là 8.000.000 VNĐ, từ tháng 10/2014lương của nhân viên A tăng lên 13.000.000 VNĐ Vậy, đầu tháng 11, kế toáncăn cứ vảo bảng kê thông tin người phụ thuộc giảm trừ gia cảnh để nhập dữliệu vào phần mềm phục vụ cho việc tính lương từ tháng 10/2014

- Đầu tháng, kế toán nhập bảng chấm công của tháng trước cho người lao động vào phân hệ chấm công trên phầnmềm máy tính.

Hình: Bảng chấm công trên phần mềm Misa

- Phần mềm kế toán sẽ hạch toán và tạo các chứng từ liên quan.

Bảng: Bảng tính lương của bộ phận quản lý, văn phòng tháng 10/2014

Bảng: Bảng tính lương của bộ phận dịch vụ tháng 10/2014

Bảng: Bảng tính lương cho lao động ngắn hạn ST

T

10/2014

3 Lê Bá Long Nhân viên kỹ thuật 3.000.000

4 Phạm Toàn Nghĩa Nhân viên kỹ thuật 3.000.000

8 Hà Hương Thảo Thực tập viên 1.500.000

9 Phạm Minh Thư Thực tập viên 1.500.000

- Kế toán hạch toán tiền lương trên phần mềm:

Bảng: Bảng hạch toán lương của bộ phần quản lý văn phòng

tháng 10/2014

Bảng: Bảng hạch toán chi phí lương bộ phận dịch vụ

tháng 10/2014

- Kế toán chỉnh sửa mẫu cho phù hợp với người sử dụng nếu cần thiết rồi inchứng từ kế toán, bảng chấm công, phiếu lương, bảng lương, bảng tính lương,bảng thanh toán tiền lương trên phân hệ tiền lương.

Bảng: Phiếu chi trả lương tháng 10/2014 BPQL trên phần mềm Misa

Bảng: Phiếu chi trả lương của bộ phận dịch vụ tháng 10/2014

,

2.2 Kế toán các khoản trích theo lương tại công ty cổ phần tư vấn và đào tạo Vision

2.2.1 Chứng từ sử dụng

- Bảng tính thuế TNCN

- Bảng tính BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ

2.2.2 Tài khoản sử dụng

Tài khoản được sử dụng ở đây là tài khoản 338 – Phải trả, phải nộp khác

và tài khoản 3335 – Thuế thu nhập cá nhân phải nộp Nhà nước

2.2.3 Quy trình kế toán

Kế toán căn cứ vào biểu thuế TNCN, BHXH, BHYT, BHTN, bảnglương của người lao động để xác định số thuế phải trích tính vào chi phí hoạtđộng kinh doanh của DN, số thuế trừ vào lương nhân viên, tổng số thuế phảinộp

Trong tháng 10: Nhìn vào bảng tính lương có thể thấy:

Sổ cái tài khoản 334

Phần mềm kế toán Misa SME.NET 2012

Sổ kế toán chi tiết

Sổ cái tài khoản 338

Sổ chi tiết tài khoản 3334

Sổ chi tiết tài khoản 3335

Sổ chi tiết tài khoản 3383

Sổ chi tiết tài khoản 3384

Sổ chi tiết tài khoản 3389

CHƯƠNG 3 HOÀN THIỆN KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG TẠI CÔNG TY TƯ VẤN VÀ ĐÀO TẠO VISION

3.1 Đánh giá chung về thực trạng kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại công ty cổ phần tư vấn và đào tạo Vision và kiến nghị

Trong quá trình thực tập tại công ty cổ phần tư vấn và đào tạo Vision, em đãđược học thêm nhiều kinh nghiệm bổ ích trong việc thực hành kế toán nóichung và kế toán tiền lương, các khoản trích theo lương nói riêng Bằng kiếnthức đã học kết hợp với thực tế công việc, em thấy rằng công tác kế toán tiềnlương và các khoản trích theo lương tại công ty có một số ưu điểm và nhượcđiểm như sau

3.1.1 Ưu điểm

- Trong quá trình tính lương luôn đảm bảo tính chính xác, thống nhất trongtháng và giữa các tháng trong năm Phương pháp tính lương đơn giản, dễhiểu, dễ làm Việc ghi chép số liệu từ chứng từ gốc vào các sổ sách kế toánđảm bảo tính chính xác, hợp lý và đúng quy định

- Công tác hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương được thựchiện theo đúng quy định của Nhà nước Công ty sử dụng hệ thống sổ sách,chứng từ kế toán cũng đúng với chế độ kế toán

- Các chứng từ được trình bày đúng như quy định, có đầy đủ chữ ký, đảmbảo tính chính xác, không bị tẩy xóa Việc lưu trữ chứng từ cẩn thận, khoahọc, thuận lợi cho việc kiểm tra, đối chiếu khi cần thiết

- Việc thanh toán phải trả, phải thu rõ ràng, đúng thời hạn

3.1.2 Nhược điểm

- Kế toán theo dõi bảng chấm công mà các phòng ban gửi về để xác địnhngày công làm việc thực tế cho cán bộ, công nhân viên Tuy nhiên, trên bảngchấm công chỉ thể hiện được số ngày đi làm và số ngày nghỉ mà chưa thể hiệnđược việc đi muộn về sớm cũng như chưa đánh giá được chất lượng công táccủa từng người lao động.

- Hiện nay, công ty chi trả lương cho cán bộ, công nhân viên bằng tiền mặt.Với khối lượng tiền lớn, số lượng người lao động nhiều rất dễ gây ra nhầmlẫn, sai sót, mất mát trong quá trình chi trả cho người lao động Việc thanhtoán tiền lương sẽ mất thêm nhiều thời gian và công sức hơn cho cả người chitrả và người nhận lương

- Do quy mô của công ty không lớn, bộ phận tài chính kế toán kiêm cảnhiệm vụ lập kế hoạch tiền lương, khen thưởng, phúc lợi và giám sát thựchiện các kế hoạch này Phòng cũng có nhiệm vụ điều chỉnh mức lương,thưởng, phúc lợi trong trường hợp cần thiết để đảm bảo các nhu cầu củadoanh nghiệp được đáp ứng Cùng với việc phòng tài chính kế toán là nơi tính

và chi trả các khoản lương cho người lao động thì điều này đã vi phạmnguyên tắc bất kiêm nhiệm

- Công ty nên chi trả lương qua tài khoản, việc này có thể giúp công ty quản

lý dễ dàng hơn quỹ lương, đồng thời tránh các rủi ro có thể xay ra khi thực