Ứng dụng phần mềm quản lý bán hàng SPSO tại Công ty Cổ phần Công nghệ thông tin HANEL

Trong quá trình thực tập tại Công ty Cổ phần Công nghệ thông tin HanelCông ty CP CNTT Hanel, em nhận thấy Công ty CP CNTT Hanel chưa triển khai vàphát triển các ứng dụng công nghệ thông

Phần I: TỔNG QUAN VẤN ĐỀ NGHIÊN CỨU

1.1 Tầm quan trọng, ý nghĩa của vấn đề nghiên cứu

Ngày nay, với tốc độ phát triển nhanh chóng, công nghệ thông tin (CNTT) đã

có mặt vào mọi lĩnh vực của đời sống kinh tế xã hội Để tồn tại và phát triển trong môitrường cạnh tranh ngày càng gay gắt, các doanh nghiệp phải tự tìm cho mình nhữnghướng đi mới, tận dụng mọi nguồn lực vốn có của doanh nghiệp, bên cạnh đó, việcứng dụng các thành tựu của khoa học kỹ thuật là vô cùng cần thiết đem lại cho doanhnghiệp những lợi thế cạnh tranh nhất định

Trong quá trình thực tập tại Công ty Cổ phần Công nghệ thông tin Hanel(Công ty CP CNTT Hanel), em nhận thấy Công ty CP CNTT Hanel chưa triển khai vàphát triển các ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác quản lý, vào hoạt động sảnxuất kinh doanh Tuy là một công ty hoạt động trong lĩnh vực CNTT nhưng các hoạtđộng trong công ty được thực hiện chủ yếu là quá trình thủ công, bị động, nhất là khâuquản lý bán hàng và chăm sóc khách hàng sau bán Điều này đem lại cho chính cácnhân viên và khách hàng của Công ty, cũng như bộ phận quản lý trong Công ty gặpkhông ít khó khăn, làm giảm sút hiệu quả kinh doanh Giải pháp cho vấn đề này chính

là việc ứng dụng triển khai một phần mềm bán hàng vào hoạt động bán hàng tại Công

ty, tuy nhiên để hoàn thiện một ứng dụng cần có nhiều điều cần bàn đến như:

+/ Thực trạng hoạt động bán hàng của công ty hiện nay? Các yêu cầu, đổi mới cần

có nhằm ứng dụng phần mềm bán hàng vào công tác bán hàng tại Công ty?

+/ Nếu triển khai ứng dụng một phần mềm quản lý bán hàng vào công ty thì phầnmềm nào là hợp lý? Quá trình triển khai cần lưu ý những vấn đề gì, tổ chức ra sao? Đây là những điểm cần phải giải quyết triệt để tại doanh nghiệp, nhằm định hướngxây dựng cho doanh nghiệp một hệ thống bán hàng thông minh, làm hài lòng kháchhàng và tạo điều kiện làm việc cho nhân viên Chính vì vậy, em đã lựa chọn đề tài: “

Ứng dụng phần mềm quản lý bán hàng SPSO tại Công ty Cổ phần Công nghệ thông tin HANEL” làm đề tài khóa luận của mình.

1.2 Tổng quan vấn đề nghiên cứu

Việc nghiên cứu đề tài ứng dụng một phần mềm bán hàng vào doanh nghiệp ở ViệtNam hiệc nay vẫn là đề tài khá mới Trong quá trình tìm hiểu, em đã tìm được một sốsách, luận văn có liên quan đến đề tài này như:

 Một số đề tài về xây dựng phần mềm bán hàng và hoàn thiện quy trình bánhàng tại các doanh nghiệp:

- Luận văn: “Giải pháp tăng cường hiệu lực quản trị quan hệ khách hàng CRM tại

website www.25h.vn của Công ty CP đầu tư phát triển truyền hình Hà Nội” của sinh

viên Hồ Mạnh Quân – Lớp K41I2 - Khoa Thương mại điện tử - Trường Đại họcThương mại

Luận văn đã nêu một cách khái quát tầm quan trọng cũng như vai trò của việcquản trị quan hệ khách hàng tại các doanh nghiệp Đồng thời cũng đưa ra mô hình mới

về việc ứng dụng hệ quản trị quan hệ khách hàng CRM cho các doanh nghiệp nóichung và tại website www.25h.vn nói riêng Tuy nhiên, trong phạm vi của cuốn luậnvăn này tác giả chỉ trình bày một cách khái quát mô hình ứng dụng mà chưa nói rõcách triển khai cụ thể của một phần mềm CRM như thế nào

- Đề tài: “Hệ thống thông tin quản trị quan hệ khách hàng” của tác giả: Lê Văn

Phùng; Đề tài nghiên cứu cấp cơ sở; Đơn vị quản lý: Viện CNTT; Năm: 2008

Đề tài nghiên cứu đã tập trung làm rõ những vấn đề về phân tích và thiết kế hệthống CRM và lập trình phân hệ quản lý bán hàng trong hệ thống CRM Nhưng nghiêncứu này chỉ mang tính lý thuyết, chưa ứng dụng vào một đơn vị, doanh nghiệp cụ thể

- Luận văn: “Xây dựng phần mềm quản lý bán hàng tại Công ty Cổ phần đầu tư và

phát triển giải pháp phần mềm” của sinh viên: Đinh Thị Hồng Nhung; Khoa Tin học

kinh tế - Trường Đại học Kinh tế quốc dân

Đề tài đã đưa ra các bước để xây dựng một phần mềm bán hàng ứng dụng tạimột doanh nghiệp cụ thể Tuy nhiên nó lại chưa thể hiện rõ các công việc cần thựchiện để triển khai phần mềm mà chỉ đi sâu vào việc phân tích, thiết kế và viết chươngtrình cho phần mềm

 Một số cuốn sách về công tác bán hàng trong doanh nghiệp có ứng dụng CNTT

- David E.Mulcachy and Jonh Dieltz, “Order – Fulfillment and Across the Dock

Concepts, Design, and Operations Hand book”.

Trong cuốn sách này hai tác giả đã đưa ra khái niệm về thực hiện một giao dịchhay một đơn hàng, làm thế nào để xây dựng và vận hành được một hệ thống thực hiệnđơn hàng mang lại hiệu quả lớn nhất cho doanh nghiệp Dựa vào mô hình thành côngcủa một số doanh nghiệp lớn cuốn sách đã đưa ra tiến trình để xây dựng một hệ thốngthực hiện đơn hàng phù hợp cho từng doanh nghiệp thông qua các sơ đồ, bảng biểu.

- David Joober and Geoff Lancaster, 2002, “Bán hàng và quản lý bán hàng”, Nhà

xuất bản thống kê.

Cuốn sách đưa ra những diễn giải, lập luận vô cùng chặt chẽ về quá trình tổ chứchoạt động bán hàng cho doanh nghiệp sao cho hiệu quả Trong chương 9, khi nhắc đếncác yếu tố làm nên sự thay đổi cách làm việc của bộ phận bán hàng, làm nên sự khácbiệt cho doanh nghiệp, hai tác giả đặc biệt quan tâm đến việc ứng dụng công nghệthông tin, các phần mềm, hệ thống mạng vào hoạt động bán hàng của doanh nghiệp

Có thể thấy các đề tài nghiên cứu, các cuốn sách mà em tìm được ở trên đều mangtính lý thuyết, chỉ tập trung vào một phần nhỏ của việc triển khai ứng dụng các phầnmềm nói chung và phần mềm bán hàng nói riêng vào doanh nghiệp, không có đề tàinào nêu ra quy trình ứng dụng tại một doanh nghiệp cụ thể Do vậy, với việc lựa chọn

đề tài khóa luận “Ứng dụng phần mềm quản lý bán hàng SPSO tại Công ty Cổ phầnCông nghệ thông tin HANEL”, em sẽ tìm hiểu về các giải pháp ứng dụng phần mềmbán hàng trên nhiều phương diện, dựa trên thực trạng chung của công ty để có thể đềxuất lựa chọn những giải pháp hiệu quả nhất

1.3 Mục tiêu của đề tài

- Hệ thống những lý luận cơ bản về hoạt động bán hàng và sự thành công khi ứngdụng phần mềm bán hàng vào các doanh nghiệp

- Khảo sát, đánh giá, phân tích thực trạng về hoạt động bán hàng, quản lý bánhàng tại Công ty CP CNTT Hanel

- Nghiên cứu và đánh giá mức độ phù hợp của phần mềm SPSO với công tácquản lý bán hàng tại Công ty CP CNTT Hanel Đưa các yêu cầu đối với việc thực hiệntriển khai ứng dụng phần mềm SPSO: yêu cầu về nhân lực, phần cứng, phần mềm,mạng, dữ liệu…

- Đưa ra một số kiến nghị, giải pháp nhằm hoàn thiện công tác ứng dụng phần

1.4 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

Phạm vi nghiên cứu của đề tài tập trung trong khuôn khổ xem xét đến đặc trưngcủa hệ thống bán hàng cũ, các yêu cầu của hệ thống bán hàng mới và các nhân tố ảnhhưởng đến hệ thống, đến việc ứng dụng phần mềm bán hàng SPSO vào hệ thống tạiCông ty CP CNTT Hanel

Đối tượng nghiên cứu: Nghiên cứu các vấn đề ứng dụng phần mềm bán hàng

thông qua việc nghiên cứu các phương thức, quy trình, nguồn lực ảnh hưởng đến hoạtđộng bán hàng của Công ty Hanel

Về mặt thời gian: Tình hình bán hàng của công ty 3 năm 2009, 2010, 2011 và

định hướng phát triển trong các năm tiếp theo

Về mặt không gian: Hệ thống bán hàng của Công ty Hanel và các dịch vụ, chức

năng của phần mềm quản lý bán hàng SPSO

1.5 Phương pháp nghiên cứu

1.5.1 Các phương pháp thu thập dữ liệu

- Phương pháp phỏng vấn trực tiếp: Đưa ra các câu hỏi về cơ cấu tổ chức quản

lý, tình hình hoạt động kinh doanh, hoạt động bán hàng, sau bán hàng của Công tytrong 3 năm 2009, 2010, 2011, đưa ra các câu hỏi về mức độ cần thiết của việc ứngdụng phần mềm

- Phương pháp phát phiếu điều tra: Áp dụng các câu hỏi điều tra cho các phòngban của Công ty, chủ yếu tập trung ở các phòng: Quản lý dự án, Chuyên gia, Bảohành, Trưng bày và giới thiệu sản phẩm, Kế toán nhằm điều tra về tình hình sử dụngphần cứng, phần mềm, cơ sở dữ liệu (CSDL), mạng truyền thông của nhân viên

1.5.2 Phương pháp phân tích và xử lý dữ liệu

vấn, phân tích và đưa ra nhận xét tổng quát về vấn đề nghiên cứu

với các dữ liệu thứ cấp để đưa ra nhận xét về hoạt động trong Công ty, cũng như đốivới các công ty khác đã ứng dụng

1.6 Kết cấu đề tài

Đề tài: “Ứng dụng phần mềm quản lý bán hàng SPSO tại Công ty Cổ phần Côngnghệ thông tin Hanel” ngoài các phần phụ lục, danh mục từ viết tắt và danh mục bảngbiểu, nội dung của khóa luận có kết cấu gồm 3 phần chính như sau:

Phần 1: Tổng quan nghiên cứu đề tài

Phần 2: Cơ sở lý luận và thực trạng hoạt động quản lý bán hàng tại Công ty CP CNTT Hanel

Phần 3: Ứng dụng phần mềm quản lý bán hàng SPSO tại Công ty CP CNTT Hanel

và một số giải pháp nhằm hoàn thiện quá trình ứng dụng phần mềm.

Phần 2: CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG

QUẢN LÝ BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY CP CNTT HANEL

2.1 Cơ sở lý luận về bán hàng và quản trị bán hàng

2.1.1 Một số khái niệm cơ bản về bán hàng và quản trị bán hàng

Quản trị bán hàng có thể được định nghĩa là hoạt động quản tị của những ngườihoặc thực sự thuộc lực lượng bán hàng hoặc gồm những người hỗ trợ trực tiếp cho lựclượng bán hàng Tùy thuộc vào từng công ty, cấp thấp nhất mà quản lý bán hàng có thể

có rất nhiều danh vị khác nhau, bao gồm người quản lý bán hàng theo ngành hàng,người quản lý bán hàng từng quận, khu vực, giám sát viên hay giám sát viên bán hàng.(James M Commer, 2002, Quản trị bán hàng, Nhà xuất bản Thành phố Hồ Chí Minh,trang 10)

Cũng theo James M Commer, quản trị bán hàng gồm quản trị bán hàng theo nghiệp

vụ và quản trị bán hàng theo chức năng Quy trình quản trị bán hàng gồm các bướcsau:

Bước 1: Xây dựng mục tiêu bán hàng

Bước 2: Hoạch định chiến lược bán hàng

Bước 3: Xây dựng cấu trúc tổ chức bán hàng

Bước 4: Tuyển dụng và đào tạo nhân viên bán hàng

Bước 5: Phân bổ chỉ tiêu và triển khai bán hàng

Bước 6: Giám sát, đánh giá hiệu quả bán hàng và chăm sóc khách hàng

 Bán hàng là một quá trình (mang tính cá nhân) trong đó người bán tìm hiểu,khám phá, khởi tạo và đáp ứng những nhu cầu hay ước muốn của người mua để đápứng quyền lợi thỏa đáng, lâu dài của cả hai bên (James M Commer, 2002, Quản trịbán hàng, Nhà xuất bản Thành phố Hồ Chí Minh, trang 44)

 Tổ chức bán hàng là sự phân bổ, sắp xếp nhân sự bán hàng một cách hợp lý căn

cứ vào khả năng, kinh nghiệm, tính cách của nhân viên để thực hiện chiến lược bánhàng hiệu quả nhằm mang lại lợi ích tối đa cho công ty (Lê Đăng Lăng, 2005, Kỹnăng và quản trị khách hàng, Nhà xuất bản thống kê, trang 35)

2.1.2 Hoạt động bán hàng và tầm quan trọng của công tác quản lý bán hàng trong doanh nghiệp

Trong môi trường kinh doanh cạnh tranh ngày càng khốc liệt hiện nay, nhữngcông ty thành công đều có những loại mục tiêu được xác định rõ ràng với những chiếnlược để đạt được những mục tiêu ấy Thông thường, những mục tiêu này được cụ thểhóa thành những chỉ tiêu tăng trưởng về lợi nhuận và doanh số, sau đó được chi tiếthóa theo hệ thống tổ chức của công ty (theo vùng hay theo sản phẩm sản xuất…).Điểm cuối cùng của dây chuyền mệnh lệnh đó chính là những người bán hàng haynhững người đại diện bán hàng Nếu người đại diện bán hàng không nỗ lực bán sảnphẩm của công ty, mang sản phẩm của công ty đến gần hơn với khách hàng, thì đốivới hầu hết doanh nghiệp sẽ rất khó khăn nếu không muốn nói rằng hầu như không thểđạt được những mục tiêu đề ra

Không thể phủ nhận vai trò của lực lượng bán hàng trong quỹ đạo tăng trưởng củamỗi công ty Họ là những cánh tay đắc lực giúp công ty nắm rõ về khách hàng, theodõi hoạt động của các đối thủ và tìm kiếm những cơ hội kinh doanh mới Trong mộtcông ty kinh doanh hướng vào doanh số (thay vì hướng vào sản xuất hay hướng vàothị trường) tức là công ty đó đặt trọng tâm vào chức năng bán hàng, vấn đề chính ởđây không phải là sản xuất bằng cách nào mà, khi đã có sản phẩm rồi, làm sao để bảođảm rằng sản lượng này bán được hết Triết lý căn bản hướng về khách hàng trong nềnkinh doanh hướng về doanh số là, nếu cứ để mặc thì khách hàng sẽ mua rất chậm vàmua miễn cưỡng Do vậy, hoạt động bán hàng và tổ chức, quản lý hoạt động bán hàngtrong công ty là rất quan trọng

Trọng tâm nơi nhu cầu người bán

Hình 2.1 Sơ đồ kinh doanh hướng theo doanh số

(Nguồn: James M Commer - Quản trị bán hàng, NXB Thành phố Hồ Chí Minh)

2.1.3 Ảnh hưởng của sự thay đổi công nghệ đến hoạt động bán hàng

Sự ảnh hưởng sâu sắc của việc phổ biến thường xuyên và tăng dần các tác độngcủa thay đổi công nghệ lên hoạt động hàng ngày là hiển nhiên, trong số đó lĩnh vựcbán hàng liên quan trực tiếp đến hành vi mua sắm, trao đổi của con người cũng khôngngoại lệ Hai lĩnh vực ảnh hưởng nhiều nhất đến quản trị bán hàng và hoạt động bánhàng tại các doanh nghiệp là:

Ngày nay, sự gia tăng nhanh chóng của các thiết bị mới, các sản phẩm công nghệcao đã tiếp tục hoàn thiện môi trường kinh doanh hay mở rộng thị trường bán hàng củacác doanh nghiệp Nếu như trước đây, việc tìm kiếm khách hàng, mở rộng thị phầnđược thực hiện khá khó khăn, chỉ trong phạm vi nhỏ, thì ngay nay với độ phủ sóngrộng khắp của mạng điện thoại, mạng Internet, môi trường làm việc ảo,…đã giúp chocông tác này trở nên đơn giản hơn Thêm vào đó là quy trình bán hàng cũng gọn nhẹ,nhân viên làm việc với sự trợ giúp của các thiết bị vi tính với các ứng dụng như phầnmềm bán hàng, phần mềm quản lý doanh nghiệp, phần mềm lưu trữ dữ liệu, websitegiới thiệu sản phẩm, các ứng dụng thương mại điện tử,…cũng hiệu quả hơn, nhanhchóng hơn, chính xác hơn

 Khả năng áp dụng ngay các số liệu thích hợp

Một trong các kết quả thu được từ phát triển quy trình công nghệ trên cơ sở cácthiết bị công nghệ cao và kết hợp nó với quản trị là khả năng sử dụng ngay các số liệuchính xác hơn về đội ngũ bán hàng Những hoạt động như sử dụng mạng Internet đểliên hệ khách hàng, liên hệ với đội ngũ bán hàng khác, báo cáo bằng thư điện tử,…tất

cả tạo cho công ty một cơ hội áp dụng được các cơ sở dữ liệu số liệu tổng hợp cao đặcbiệt có liên quan tới lực lượng bán hàng và khách hàng của chính họ

Hình 2.2 Mô hình bán hàng đa điểm ứng dụng CNTT

(Nguồn: Tài liệu hướng dẫn sử dụng phần mềm SPSO – Công ty CP Truyền thông Hanel)

2.2 Một số lý thuyết chung về phần mềm và phần mềm bán hàng

2.2.1 Khái niệm phần mềm

Phần mềm (software) là một tập hợp các câu lệnh được viết bằng một hoặc nhiềungôn ngữ lập trình nhằm tự động thực hiện một số chức năng để giải quyết một vấn đề,bài toán nào đó (Lê Đức Trung, 2002, Công nghệ phần mềm, Nhà xuất bản Khoa học

và kỹ thuật, trang 09)

Một phần mềm gồm 3 thành phần:

- Chương trình máy tính: mã nguồn, mã máy

- Cấu trúc dữ liệu: cấu trúc làm việc (bộ nhớ trong) và cấu trúc lưu trữ (bộ nhớngoài)

- Các tài liệu liên quan: tài liệu hướng dẫn sử dụng (dành cho người dùng), tàiliệu phát triển (dành cho người phát triển hệ thống), tài liệu tham khảo kỹ thuật (dànhcho người bảo trì)

2.2.2.Đặc điểm, phân loại và chất lượng của phần mềm

- Chất lượng phần mềm không mòn đi mà có xu hướng tốt lên sau mỗi lần có lỗiđược phát hiện và sửa

- Những yếu tố chất lượng bên ngoài người dùng có thể nhận biết được như: tốc

độ nhanh, chạy ổn định, dễ sử dụng, dễ thích nghi với những thay đổi,…

- Một số yếu tố trong chất lượng phần mềm như:

* Tính hiệu quả: sử dụng hiệu quả các nguồn tài nguyên (bộ nhớ, CPU)

* Tính dễ kiểm tra và bảo trì: dễ kiểm tra chất lượng, dễ xác định và sửa lỗi, dễtạo ra những phiên bản mới khi có sự mở rộng

* Tính tái sử dụng: dễ tái sử dụng trong những phần mềm mới

* Tính dễ hiểu: dễ hiểu đối với người sử dụng cũng như đối với người phát triển

* Tính bảo trì được: phần mềm luôn luôn cần được sửa đổi

* Tính tin cậy: phần mềm đáp ứng được nhu cầu của người sử dụng

(Nguồn: Tập bài giảng môn Công nghệ phần mềm – Bộ môn CNTT – Trường Đại họcThương Mại)

2.2.3 Các loại giao diện trong phần mềm

Có 3 loại giao diện chính: Giao diện với người sử dụng, giao diện thủ công, giaodiện tự động hóa

chương trình, đóng vai trò quan trọng nhất trong ba loại giao diện Loại giao diện nàyrất đa dạng, khó thiết kế, đồng thời cũng là hướng phục vụ cho các loại tiến bộ khoahọc kỹ thuật trong tương lai

người có thể đọc được Loại giao diện này có thể xuất hiện ở dạng hóa đơn thanh toán

dạng mà máy tính có thể hiểu được nhằm mục đích sử dụng cho các ứng dụng Giaodiện ứng dụng thường không được chuẩn hóa mà được định nghĩa, xác định bởi cáchchia sẻ dữ liệu Có một số quy tắc nhất định như thông tin định dạng thường được sắpxếp ở đầu, cuối thường là các thông tin về độ dài biến Ngoài ra còn có một số giaodiện đã được chuẩn hóa như chuẩn về giao diện mạng LAN của IEEE (Institue ofElectrial anh Electronic Engineers), chuẩn OSI (Open System Interface) của ISO(International Standards Organiztion)

2.2.4 Cơ sở nền tảng xây dựng phần mềm

Hiện nay, phần mềm được xây dựng trên một số nền tảng sau đây:

Mã nguồn mở (open source) là những phần mềm được công bố toàn bộ mã nguồn

để cộng đồng cùng sử dụng và phát triển Đây được coi là một trong những giải pháp tối

ưu giúp giảm thiểu tối đa kinh phí bản quyền, đặc biệt là bản quyền đối với hệ điềuhành, hệ quản trị cơ sở dữ liệu, môi trường phát triển phần mềm Hiện nay, với trào lưuphát triển mạnh mẽ của các nền tảng hệ điều hành mở dựa trên Linux (Fedora, Ubuntu,SuSE, OpenSolaris,…) Các ứng dụng mã nguồn mở (Open source software) cũng phát

triển mạnh để đáp ứng nhu cầu sử dụng phần mềm trên các hệ điều hành mới này Cóthể nhắc tên một vài điển hình hiện nay như: Joomla, Drupal, Wordpress, Presta,

Với công nghệ hiện nay, website không chỉ đơn giản là một trang tin cung cấp cáctin bài đơn giản Những ứng dụng viết trên nền web không chỉ được gọi là một phầncủa website nữa, giờ đây chúng được gọi là phần mềm viết trên nền web Có rất nhiềuphần mềm chạy trên nền web như Google word (xử lý văn bản), Google spreadsheets(xử lý bảng tính) Một số ưu điểm của phần mềm chạy trên nền web:

 Mọi người đều có trình duyệt và bạn chỉ cần trình duyệt để chạy phần mềm

 Phần mềm luôn luôn được cập nhật vì chúng chạy trên server

 Luôn sẵn sàng 24/7, có thể truy cập mọi lúc, mọi nơi, miễn là bạn có mạng

 Dễ dàng backup dữ liệu thường xuyên

 Chi phí triển khai cực rẻ so với phần mềm chạy trên desktop

Thông thường các phần mềm nhà quản lý lựa chọn bao gồm 3 loại hình như sau:

 Phần mềm quản lý sơ cấp: đây là loại phần mềm đầu tiên trong ứng dụng phầnmềm quản lý, chỉ cho phép nhập, xuất dữ liệu (mà không chia sẽ và kết nối) và chỉcài đặt trên một hệ thống (thiết bị)

 Phần mềm quản lý mô hình Client- Server: đây là phần mềm được các nướcphát triển, các doanh nghiệp sản xuất sử dụng Nó có thể cài đặt trên nhiều thiết bị, cóthể chia sẽ và kết nối nhưng chỉ xử lý lượng thông tin nhỏ và giới hạn thiết bị cũngnhư người dùng sử dụng(cài phần mềm thì mới dùng được trên thiết bị đó) Phần mềmnày cần có một hệ thống lớn với chi phí vận hành và bảo trì khá tốn kém

 Phần mềm quản lý online (trực tuyến): giải pháp này thường được tích hợp trênweb/cloud và việc quản lý chỉ đơn giản là những cú click chuột, chia sẽ dữ liệu thuậnlợi và đăng nhập mọi lúc, mọi nơi trên nhiều thiết bị khác nhau Ứng dụng này ngàycàng được các nước tiên tiến áp dụng trong quá trình web hóa ứng dụng quản lý haydoanh nghiệp điện tử, chính phủ điện tử

2.2.5 Quy trình ứng dụng phần mềm vào doanh nghiệp

Tại các doanh nghiệp, tùy vào đặc điểm trong cấu trúc tổ chức, lĩnh vực hoạtđộng, phương thức làm việc,… mà cách thức, quy trình ứng dụng phần mềm vào

doanh nghiệp cũng khác nhau Dưới đây, em xin đưa ra một quy trình tổng quát mangtính tham khảo về các bước thực hiện trong quá trình triển khai.

Đây là bước đầu tiên, ở bước này với tư cách là một thành viên trong doanhnghiệp hay một nhà cung ứng dịch vụ phần mềm thì bạn đều phải tiến hành khảo sátthực tiễn, ghi chép những bất cập, những khúc mắc của nhân viên trong công ty vềhoạt động mà bạn quan tâm Ví dụ khi ứng dụng một phần mềm bán hàng cho hoạtđộng bán hàng trong doanh nghiệp, bạn cần xác định xem quy trình bán hàng tạidoanh nghiệp đó diễn ra như thế nào? Các nhân tố tham gia vào quá trình là gì?Doanh nghiệp đã ứng dụng phần mềm nào liên quan chưa? Có rất nhiều thắc mắccần được ghi nhận để giải quyết và bước này cần sự tỉ mỉ, chính xác và sự nhạy béntrong công tác điều tra thu thập dữ liệu

Từ những kết quả thu thập được ở trên, chúng ta sẽ tiến hành phân tích để thấy

rõ hơn bức tranh toàn cảnh về hoạt động của doanh nghiệp: từ các điểm mạnh, điểmyếu, quá trình phân công lao động, hợp tác giữa các phòng ban có ảnh hưởng như thếnào đến quá trình triển khai phần mềm tại doanh nghiệp Chúng ta cần đánh giá, tiênlượng các yếu tố, nhu cầu cần thiết đáp ứng cho kế hoạch triển khai phần mềm

 Bước 3: Tìm giải pháp

Ở bước này chúng ta cần tìm giải pháp, mô phỏng và chuẩn hóa các tác nghiệp,

xử lý những nút thắt trong công tác quản lý Sau đó tiến hành thảo luận, phản biện và

đi đến thống nhất chung cho giải pháp thực tiễn tại doanh nghiệp Bước này có mộtkhâu rất quan trọng đó là lựa chọn phần mềm cài đặt, lựa chọn nhà cung cấp, cũng nhưchi phí cho cả quá trình Đây là những công việc đòi hỏi sự chuẩn bị kỹ lưỡng, độchính xác cao nhằm tránh những rủi ro mà phần lớn là phát sinh trong giai đoạn này

Để lựa chọn phần mềm, có khác nhiều nhân tố tác động như:

+ Chi phí dành cho phần mềm có vượt quá khả năng của doanh nghiệp haykhông? Thời điểm lựa chọn mua phần mềm thế nào là hợp lý?

+ Nhà cung cấp nào nên được lựa chọn? Sản phẩm của họ ra sao?

+ Phần mềm được lựa chọn có giải quyết được vấn đề đặt ra hay không?

 Bước 4: Triển khai, thử nghiệm

Sau khi thực hiện bước 3, liên hệ thành công với nhà cung cấp và tiến hànhthương thảo với nhà cung cấp để có quyết định cuối cùng cho giải pháp phần mềm màdoanh nghiệp lựa chọn thì ở bước 4 này, cả doanh nghiệp và nhà cung ứng phần mềmphải hợp tác chặt chẽ với nhau Doanh nghiệp cần thiết lập đồng bộ, chỉnh sửa hoặcđổi mới hệ thống máy tính, mạng, các thiết bị phần cứng nếu có yêu cầu Sau đó cầnkiểm tra tất các tính năng có trong giải pháp, so sánh, đối chiếu chức năng hoạt độngcủa phần mềm với các nghiệp vụ sản xuất – kinh doanh thực tế; ghi nhận các lỗi vàyêu cầu nhà cung cấp phần mềm giải đáp những điểm còn vướng mắc Giai đoạn triểnkhai và thử nghiệm giải pháp là giai đoạn quan trọng đối với sự thành công hay thấtbại của cả quá trình ứng dụng phần mềm vào doanh nghiệp Trong thực tế, nhiềudoanh nghiệp đã đi đến bước này và không thể tiến hơn được nữa, đành phải tạmngưng và chấp nhận những thiệt hại về thời gian, chi phí bỏ ra

Nếu những bước triển khai ban đầu và thử nghiệm thành công, doanh nghiệp

sẽ đưa phần mềm vào vận hành và quản lý các hoạt động sản xuất - kinh doanh trongthực tế Đây là giai đoạn doanh nghiệp có thể thấy được những kết quả tốt hơn trongquá trình hoạt động của mình nhờ vào việc ứng dụng phần mềm Doanh nghiệp vừahoạt động, vừa bắt đầu hướng tới những giải pháp hỗ trợ để tăng tính hiệu quả mà hệthống quản lý đang mang lại

Theo thời gian, các yêu cầu quản lý nghiệp vụ chức năng thay đổi theo sự thayđổi của môi trường Do vậy, điều quan trọng là doanh nghiệp phải nhìn thấy được vàđưa ra những quyết định hợp lý Một hệ thống phần mềm hoạt động lâu ngày cần đượcnâng cấp, bảo trì, cải tiến những chức năng đã có; mở rộng thêm những chức năngmới Lúc này, doanh nghiệp cần có thêm đường hướng để tái đầu tư và phát triển hệthống quản lý đang vận hành của mình

2.2.6 Phần mềm bán hàng và quá trình ứng dụng tại các doanh nghiệp

 Phần mềm bán hàng: là công cụ ứng dụng CNTT vào công tác quản lý cửa

hàng, doanh nghiệp như quản lý kho, hàng hóa, khách hàng, nhà cung cấp, nhân viên

Hình 2.3 Minh họa về phần mềm quản lý bán hàng

Phần Mềm Quản Lý Bán Hàng cung cấp đẩy đủ các tiện ích nhằm hỗ trợ ngườidùng quản lý tốt nhất công việc kinh doanh của mình Những tiện ích nổi bật như: mởrộng thị trường ra mạng internet, xây dựng website đính kèm, cung cấp các công cụtìm kiếm khách hàng và xây dựng thương hiệu Ngoài ra có thể sử dụng mọi lúc mọinơi thông qua mạng internet và các thiết bị di động

Hình 2.4: Các tiện ích của các phần mềm bán hàng

Hiện nay, phần mềm bán hàng đã không còn xa lạ với các doanh nghiệp, đặcbiệt là tại các doanh nghiệp thương mại – dịch vụ Có rất nhiều phần mềm bán hàngđược chào bán trên thị trường như: phần mềm HOSCO POS.NET, phần mềmeBizStore, phần mềm SPSO, phần mềm Fast Sale, phần mềm VNUNi® SIC,…

Doanh nghiệp có số lượng khách hàng lên đến hàng trăm cần thiết phải có phầnmềm bán hàng bởi vì với số lượng đó, khó có thể chăm sóc, kiểm soát tất cả các giaodịch và cũng khó phát triển lên số lượng hàng nghìn khách hàng Ngay cả việc duy trì

số khách hàng hiện có cũng cần đến công cụ, cải tiến quy trình nhằm đem sự hài lòng,thỏa mãn và gia tăng giá trị cho số khách hàng hiện có Ngoài ra, doanh nghiệp có địnhhướng tiếp thị rõ ràng như bán hàng từ xa cần phải thực hiện khảo sát để thấy hiệu quảđầu tư, bán hàng của mình như thế nào Hay, đánh giá xem khách hàng nhận biết sảnphẩm của mình qua kênh truyền thông nào

Các doanh nghiệp trong nước đang ngày càng nhạy bén với sự thay đổi của côngnghệ, phần mềm bán hàng được ứng dụng ngày càng nhiều, từ các công ty lớn, siêu

thị, đại siêu thị đến các công ty nhỏ, các cửa hàng Việc ứng dụng và triển khai phầnmềm bán hàng cũng không gặp quá nhiều khó khăn: bạn chỉ cần lên mạng tìm kiếmthông tin về phần mềm mình cần (hoặc qua người quen, bạn bè, qua tư vấn,…) sau đóliên hệ với nhà cung cấp để được tư vấn, lắp đặt, hướng dẫn sử dụng và bảo trình phầnmềm cho phù hợp với nhu cầu sử dụng.

2.3 Phân định nội dung nghiên cứu

Đề tài Ứng dụng phần mềm quản lý bán hàng SPSO tại Công ty Cổ phần Công

nghệ thông tin HANEL đưa ra các vấn đề cần nghiên cứu:

 Tìm hiểu các khái niệm có liên quan đến hoạt động bán hàng, quản lý bán hàng

và quá trình ứng dụng phần mềm vào doanh nghiệp

 Nghiên cứu thực trạng hoạt động của các dịch vụ bán hàng, chăm sóc kháchhàng mà Công ty CP CNTT Hanel đang thực hiện từ đó đánh giá hiệu quả của việcứng dụng phần mềm bán hàng thông qua việc sử dụng các phương pháp thu thập dữliệu thứ cấp và sơ cấp như bảng câu hỏi điều tra, phỏng vấn chuyên gia…

 Đưa ra các kết luận, đánh giá và đề xuất các giải pháp nhằm hoàn thiện quytrình ứng dụng phần mềm bán hàng SPSO tại Công ty CP CNTT Hanel

2.4 Giới thiệu về Công ty Hanel

2.4.1 Giới thiệu về Công ty Hanel

Công ty Cổ phần Công nghệ thông tin HANEL là một trong những công tythành viên trực thuộc Công ty trách nhiệm hữu hạn (TNHH) một thành viên HANEL.Công ty TNHH một thành viên HANEL được thành lập ngày 17/12/1984 với nhiệm vụtiên phong trong ngành điện tử tin học, ngành mũi nhọn của Hà Nội Sớm quy tụ đượcnhững cán bộ khoa học có trình độ, tâm huyết, mạnh dạn thực hiện những bước đi mớicho một mô hình “gắn kết nghiên cứu, sản xuất với kinh doanh” Trải qua hơn 27 nămxây dựng và phát triển, Công ty TNHH một thành viên HANEL đã đạt được nhữngthành tựu to lớn, sự tín nhiệm của bạn bè trong và ngoài nước Hiện nay, công ty đã có

32 công ty thành viên, hoạt động kinh doanh đa ngành nghề, từ điện tử tin học, viễnthông, đến tài chính, bất động sản, khách sạn, dịch vụ vận tải đa phương thức, đào tạonghề, cung ứng lao động quốc tế, trong đó tầm nhìn chiến lược của công ty là “Côngnghệ giải pháp mạng tin học viễn thông với các giá trị đích thực”

Công ty Cổ phần Công nghệ thông tin HANEL tiền thân là Trung tâm Côngnghệ thông tin được thành ngày 9/6/1996 nhằm mục đích tập trung và định hướng đầu

tư thích đáng vào lĩnh vực tin học Năm 2004, Trung tâm tập trung chuyển đổi môhình thành công ty mẹ - con để phù hợp với xu thế phát triển mới và tăng tính cạnhtranh trong tương lai khi gia nhập WTO Ngày 01/04/2006, Công ty Cổ phần Côngnghệ thông tin HANEL chính thức được thành lập và đi vào hoạt động với 51% vốnNhà nước Thông tin về Công ty Cổ phần Công nghệ thông tin HANEL bao gồm:

- Tên giao dịch đối ngoại:

HANEL INFORMATION TECHNOLOGY JOINT STOCK COMPANY

- Tên viết tắt: HANELIT JSC

- Trụ sở công ty: Số 2, phố Chùa Bộc, phường Trung Tự, quận Đống Đa, Hà Nội

- Điện thoại: (84-4) 36271613

- Fax: (84-4) 36274868

- Email: contact@hanelit.com

- Loại hình doanh nghiệp: Công ty cổ phần

Tầm nhìn và sứ mệnh của công ty CP CNTT Hanel là trở thành một trong nhữngcông ty hàng đầu Việt Nam trong lĩnh vực cung cấp các giải pháp, dịch vụ CNTT Phương châm hoạt động: Dẫn đầu trong việc cung cấp các giải pháp CNTT toàndiện và hỗ trợ dịch vụ hoàn hảo

Mục tiêu phấn đấu: Sự thành công của khách hàng chính là sự thành công củacông ty

Tiêu chí chất lượng: Không ngừng hoàn chỉnh và phát triển quy trình dịch vụ tiếnđến thỏa mãn chất lượng mong đợi của khách hàng

Nhiệm vụ: Nghiên cứu các giải pháp công nghệ hiện đại nhất để nâng cao sứccạnh tranh của doanh nghiệp thông qua các sản phẩm CNTT hoàn hảo và tiết kiệmnhất

Sơ đồ 2.1: Cơ cấu tổ chức của Công ty CP CNTT Hanel

(Nguồn: Công ty CP CNTT Hanel)

2.4.2 Khái quát hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty CP CNTT Hanel

- Sản xuất, lắp ráp máy tính thương hiệu HANEL phân phối cho thị trường trongnước và quốc tế

- Cung cấp các sản phẩm phần mềm của Microsoft, Oracle, Lotus,…

- Tư vấn và cung cấp giải pháp tổng thể về các hệ thống xử lý thông tin, tích hợp

hệ thống thông tin Thiết kế và phát triển các phần mềm ứng dụng, quản trị CSDL theonhu cầu khách hàng

- Tư vấn thiết kế xây dựng cho khách hàng các giải pháp tích hợp như: các trungtâm cơ sở dữ liệu, các hệ thống mạng cục bộ (LAN), mạng diện rộng (WAN), các giảipháp về bảo mật dựa trên nền tảng các hãng nổi tiếng như: Cisco, HP, IBM, Microsoft,Intel,… nhằm giúp khách hàng có giải pháp tốt nhất cho việc trang bị hệ thống CNTT

- Cung cấp dịch vụ trung tâm Dữ liệu, mạng không dây tốc độ cao Cung cấpdịch vụ đào tạo hỗ trợ kỹ thuật cho khách hàng, cài đặt chuyển giao công nghệ,…

- Cho thuê các thiết bị bưu chính, viễn thông, công nghệ thông tin

 Tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh

Tổng doanh thu qua các năm của doanh nghiệp ( ĐVT: VNĐ )

Doanh thu 18.032.927.766 6.164.243.001 22.791.610.049Lợi nhuận sau thuế 2.393.980.385 723.067.209 1.016.675.589

Bảng 2.1 Chỉ tiêu hoạt động kinh doanh qua các năm

(Nguồn: Công ty CP CNTT Hanel)

- Năm 2010 so với năm 2009 giảm 65,82% tương ứng giảm 11.865.684.760 VNĐ

- Năm 2011 so với năm 2010 tăng 269,56% tương ứng tăng 16.624.367.040 VNĐ

- Năm 2011 so với năm 2009 tăng 26,4% tương ứng tăng 4.758.682.280 VNĐ

Nhìn vào bảng trên ta thấy, năm 2010 tình hình kinh doanh của Công ty chưa tốt, lợinhận giảm đáng kể so với năm 2009 Lý giải cho sự biến động này là do trong năm

2010, Công ty TNHH một thành viên HANEL cơ cấu lại bộ máy hoạt động, nhân sự từtổng đến các công ty con, khiến cho tình hình sản xuất kinh doanh của Công ty CPCNTT Hanel phần nào bị ảnh hưởng Sự xuất hiện của các công ty nước ngoài tại ViệtNam mang lại sự cạnh tranh gay gắt hơn, bộ máy nhân sự chưa hoàn thiện kèm theo đó

là quá trình hoạt động cung ứng sản phẩm không được đổi mới trì trệ khiến cho doanhthu giảm sút Thêm vào đó, các dự án mà Công ty nhận thầu là các dự án kéo dài, lợinhuận đem lại chưa được kết chuyển vào năm 2010 Đến năm 2011, nhờ sự ổn định vềnhân sự, việc mở rộng các loại hình sản phẩm như trở thành đại lý chính thức, trở thànhđối tác tại Việt Nam của các công ty lớn trên thế giới Microsoft, Oracle, Lotus…; cungcấp dịch vụ trung tâm Dữ liệu, mạng không dây tốc độ cao đã giúp cho tình hình kinhdoanh của Công ty có nhiều khởi sắc, đem lại kết quả khả quan với doanh thu cuối nămtăng lên nhanh chóng, đạt hơn 22 tỷ Đây là kết quả thể hiện những nỗ lực, cố gắngkhông biết mệt mỏi của toàn thể cán bộ nhân viên trong Công ty

2.4.3 Thực trạng hoạt động bán hàng tại Công ty CP CNTT Hanel

* Tìm kiếm khách hàng: Giống như hầu hết các doanh nghiệp dịch vụ - thươngmại khác, Công ty CP CNTT Hanel cũng áp dụng nhiều phương thức khác nhau để tìmkiếm, tiếp cận khách hàng Thông qua kết quả điều tra từ phiếu trắc nghiệm và phỏngvấn chuyên gia cho thấy, việc quan sát và giao tiếp với khách hàng là phương thức chủyếu được công ty áp dụng Ngoài ra còn có các phương thức khác như tìm kiếm quakhách hàng thân quen, qua Internet,…

Hình 2.3: Cách thức tìm kiếm khách hàng

(Nguồn: Kết quả xử lý phiếu điều tra bằng SPSS)

* Quản lý thông tin khách hàng

Thông tin về khách hàng hay các đơn đặt hàng đã cung cấp được lưu trong cơ

sở dữ liệu của Công ty trên Excel

 Nhận đơn đặt hàng của khách hàng và quản lý xuất hàng

* Nhận đơn đặt hàng của khách hàng: Sau khi giới thiệu cho khách hàng về sảnphẩm, dịch vụ của mình và được khách hàng chấp nhận, Công ty sẽ tiến hành lập đơnhàng cho khách hàng và gửi cho khách Sau đó nhận lại đơn phúc đáp và tiến hànhxuất hàng ra khỏi kho để bán cho khách

Việc nhận đơn hàng của khách được thực hiện qua nhiều nguồn khác nhaunhư qua điện thoại, fax, qua giao tiếp trực tiếp,…

Hình 2.4: Các thức nhận đơn hàng của khách hàng

(Nguồn: Kết quả xử lý phiếu điều tra bằng SPSS)

* Quản lý xuất hàng:

Hình 2.5: Phiếu xuất kho

(Nguồn: Công ty CP CNTT Hanel)

Hàng hóa của công ty được xuất khỏi kho sau khi có đơn hàng của khách hàng.Thủ kho sẽ lập phiếu xuất kho cho khách hàng Phiếu này sẽ được lưu làm 2 bản, 1bản giao cho khách và 1 bản kế toán giữ lại

 Giao hàng cho khách hàng

Tùy vào sản phẩm, dịch vụ mà khách hàng yêu cầu mà Phòng quản lý dự án sẽtiến hành bàn giao cho khách hàng Nếu là sản phẩm máy móc thiết bị không cần lắpđặt thì khách hàng sẽ được nhận ngay khi có phiếu xuất kho, Công ty có chính sách hỗ