Phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý bán hàng tại Công ty Cổ phần đầu tư và phát triển tin học Mạnh Dũng”

Đối với công việc quản lý bán hàng của Công ty Cổ phần đầu tư và phát triển công nghệ tin học Mạnh Dũng, khi tin học chưa ra đời thì việc bán hàng và những công việc khác được thực hiện

LỜI NÓI ĐẦU

Ngày nay việc sử dụng máy tính điện tử trong các ngành kinh tế, quản lý sản xuấtkinh doanh gần như đã trở thành một yêu cầu bắt buộc Máy tính điện tử với việc sửdụng nó một cách hiệu quả đã và đang trở thành một lực lượng sản xuất, tiên tiếnnhất của thời đại Mức độ tin học hoá trong sản xuất, kinh doanh đã là một thước đohàng đầu và trong nhiều doanh nghiệp là sự đảm bảo sống còn của nền kinh tế thịtrường.Thông tin đầy đủ, chính xác, kịp thời giúp cho các nhà quản lý đưa ra đượcnhững quyết định đúng đắn tính khả thi cao Để làm được điều đó thì cần phải có sựtrợ giúp của công nghệ thông tin và hệ thống máy tính để lưu trữ, xử lý nhằm mụcđích đưa ra những thông tin cần thiết, chính xác theo yêu cầu của quản lý

Đối với công việc quản lý bán hàng của Công ty Cổ phần đầu tư và phát triển công nghệ tin học Mạnh Dũng, khi tin học chưa ra đời thì việc bán hàng và những

công việc khác được thực hiện một cách rất khó khăn đòi hỏi phải nắm vữngchuyên môn nghiệp vụ , tốn nhân lực thời gian và chi phí cho việc thực hiện.Tinhọc hóa là yêu cầu cấp thiết bởi tin học hóa sẽ mang lại lợi ích to lớn về mọi mặtnhư : nhân công, chi phí tài chính và thậm chí hỗ trợ cả trình độ chuyên môn củangười thực hiện, với các doanh nghiệp lớn mà còn có thể được thực hiện đối với cácdoanh nghiệp nhỏ vì nó chỉ là những thao tác trên máy đơn giản Tuy nhiên, đầu tư

để xây dựng hệ thống thông tin phục vụ công việc tính trong khoảng thời gian ngắn

là tốn kém Tùy thuộc vào những yêu cầu đặt ra đối với từng hoàn cảnh ta có cáchgiải quyết khác nhau tạm thời trong khoảng thời gian nhất định đáp ứng được yêucầu đề ra của hệ thống

Xuất phát từ nhu cầu thực tế của Công ty Cổ phần đầu tư và phát triển công nghệ tin học Mạnh Dũng, em đã chọn đề tài có tên là: “Phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý bán hàng tại Công ty Cổ phần đầu tư và phát triển tin học Mạnh Dũng”.

Cuối cùng em xin chân thành cảm ơn Tiến sĩ:Nguyễn Thị Thu Thủy đã tận tình

giúp đỡ em trong suốt thời gian thực tập để em hoàn thành bản khóa luận này

PHẦN 1 TỔNG QUAN VỀ ĐỀ TÀI NGHIÊN CỨU 1.1 Tầm quan trọng và ý nghĩa của vấn đề nghiên cứu

Ngày nay, với sự phát triển vượt bậc của công nghệ thông tin, ngày càng có nhiềuứng dụng tin học được sử dụng vào trong mọi lĩnh vực của đời sống, đặc biệt làtrong vấn đề quản lý rất được mọi người quan tâm Nhiều công nghệ mới được ápdụng giúp cho mọi hoạt động của con người trở nên đơn giản, dễ dàng và đạt nhiềuhiệu quả hơn trước

Máy vi tính và linh kiện vi tính luôn là sản phẩm thu hút được sự quan tâm củagiới trẻ và tầng lớp tri thức Đây là sản phẩm cần thiết cho nhu cầu giải trí, kinhdoanh buôn bán và trao đổi thông Trước đây khi công nghệ thông tin còn chưa phổbiến ở Việt Nam thì việc kinh doanh buôn bán cũng như quản lý những sản phẩmliên quan đến vi tính và linh kiện vi tính gặp nhiều khó khăn do chưa có phần mềmquản lý phù hợp hoặc là vẫn sử dụng các phương pháp quản lý thủ công như ghichép sổ sách…Với mục tiêu giảm thao tác thủ công, mang lại tính chính xác và hiệu

quả cao trong công tác quản lý hoạt động kinh doanh, em sẽ đi sâu vào “Phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý bán hàng tại Công ty Cổ phần đầu tư và phát triển tin học Mạnh Dũng” Đây là một đề tài mang tính thực tế và đáp ứng

nhu cầu của công tác quản lý dễ dàng và thuận tiện hơn giúp tiệt kiệm thời gian vàtiền bạc mà quan trọng hơn góp phần tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp

1.2 Tổng quan vấn đề nghiên cứu:

Hiện nay ở Công ty Cổ phần đầu tư và phát triển công nghệ tin học Mạnh Dũngcũng đã và đang sử dụng phần mềm để quản lý nhưng phần mềm chỉ đơn giản là hỗtrợ kế toán trong việc quản lý và theo dõi công nợ còn với công tác bán hàng thì vẫnđang làm theo cách thủ công, phiếu xuất và phiếu nhập kho được in theo mẫu trìnhbày sẵn trên file excel rồi sử dụng chúng để ghi đơn hàng cho khách hàng Sau côngtác bán hàng của nhân viên kinh doanh thì thêm vào đó là công việc của thủ kho và

kế toán.Thủ kho sẽ căn cứ vào phiếu xuất hàng từ bộ phận kinh doanh để xuất hàng

ra khỏi kho và cuối ngày thì phải nhập từng đơn hàng vào thẻ kho để quản lý số

để tổng hợp lại doanh số bán hàng và quản lý số lượng tồn kho cũng như công nợkhách hàng Công việc tưởng chừng như đơn giản nhưng lại kéo theo cả một dãynhững mắt xích những công việc của các bộ phận khác nhau phụ trách nhưng côngviệc khác nhau và nó làm tốn kém thời gian và sức lao động của con người.Xuấtphát từ nhu cầu đó giảm bớt công sức quản lí và kiểm soát lượng hàng bán ra, lượnghàng tồn kho, …em đi xây dựng Hệ Thống thông tin quản lí bán hàng tại công tyvới các mục tiêu cụ thể như sau.

1.3 Mục tiêu của đề tài:

Để xây dựng được hệ thống thông tin quản lí bán hàng, trước hết em đi tìm hiểucác khái niệm hệ thống, hệ thống thông tin, phân loại hệ thống thông tin, quy trìnhphân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lí , và các bước cụ thể của quy trìnhphân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lí

Sau khi đã tìm hiểu các khái niệm và quy trình phân tích thiết kế , em sẽ tiến hànhxây dựng hệ thống thông tin quản lí bán hàng, gồm các nhiệm vụ chính đó là: Quản

lí bán hàng( mua hàng, bán hàng), tìm kiếm( hàng hóa, khách hàng, hóa đơn),thống

kê báo cáo (nhập hàng, xuất hàng, doanh thu, nợ), bảo hành , sửa chữa (bảo hành,sửa chữa, đổi sản phẩm bị lỗi).Cụ thể đối tượng và phạm vi đề tài của như sau:

1.4 Đối tượng, phạm vi nghiên cứu của đề tài

Đối tượng đề tài là phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lí bán hàng, cụ thể ở

đề tài khóa luận này là: Phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lí bán hàng máytính và linh kiên vi tính.Phạm vi nghiên cứu của đề tài :Nghiên cứu tổ chức hoạtđộng tại Công ty cổ phần đầu tư và phát triển tin học Mạnh Dũng.Và để thực hiệnđược đề tài đó , trong bài khóa luận em đã sử dụng tổng hợp các kĩ năng sau:

1.5 Phương pháp thực hiện

Sử dụng tổng hợp các kĩ năng : Tổng hợp , phân tích, đánh giá, suy luận …, kĩnăng phân tích và thiết kế hệ thống.… để xây dựng các mô hình, mô hình phân cấpchức năng, mô hình luồng dữ liệu… để phục vụ cho việc xây dựng hệ thống thôngtin Quản lí bán hàng hoàn chỉnh

1.6 Kết cấu khóa luận

Phần 1 Tổng quan về đề tài nghiên cứu

Phần 2 Tổng quan về phân tích thiết kế hệ thống thông tin

Phần 3.Phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lí bán hàng tại Công ty Cổ phầnđầu tư và phát triển tin học Mạnh Dũng

Phần 4.Kết luận và định hướng phát triển của đề tài

PHẦN 2: TỔNG QUAN VỀ PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG

THÔNG TIN

2.1 Các khái niệm cơ bản

Theo nguồn tham khảo khác nhau , có rất nhiều cách định nghĩa về hệ thống

Trong các hoạt động của con người, các thuật ngữ như hệ thống triết học, hệ thống pháp luật, hệ thống kinh tế, hệ thống thông tin đã trở nên quen thuộc Theo một cách đơn giản và vắn tắt, ta có thể hiểu: Hệ thống là một tập hợp vật chất và phi vậtchất như người, máy móc, thông tin, dữ liệu, các phương pháp xử lý, các qui tắc, quy trình xử lý, gọi là các phần tử của hệ thống Trong hệ thống, các phần tử tương tác với nhau và cùng hoạt động để hướng tới mục đích chung

- Có rất nhiều cách để định nghĩa về Hệ thống thông tin: (Information System IS) Như trong một tổ chức hệ thống thông tin có chức năng thu nhận và quản lý dữ

-liệu để cung cấp những thông tin hữu ích nhằm hỗ trợ cho tổ chức đó và các nhân viên, khách hàng, nhà cung cấp hay đối tác của nó Ngày nay, nhiều tổ chức xem các hệ thống thông tin là yếu tố thiết yếu giúp họ có đủ năng lực cạnh tranh và đạt được những bước tiến lớn trong hoạt động Hầu hết các tổ chức nhận thấy rằng tất

cả nhân viên đều cần phải tham gia vào quá trình phát triển các hệ thống thông tin Một cách dễ hiểu ta có thể định nghĩa Hệ thống thông tin là một hệ thống bao gồmcon người, dữ liệu, các quy trình và công nghệ thông tin tương tác với nhau để thuthập, xử lý, lưu trữ và cung cấp thông tin cần thiết ở đầu ra nhằm hỗ trợ cho một hệthống Hệ thống thông tin hiện hữu dưới mọi hình dạng và quy mô

-Phân loại Hệ Thống Thông Tin:Có nhiều tiêu chí để phân loại hệ thống thông

tin.Đó là phân loại theo chức năng phục vụ hệ thống, dựa trên loại hỗ trợ mà hệthống thông tin cung cấp.Có 2 hệ thống chính đó là:

Các hệ thống hỗ trợ hoạt động

Các hệ thống hỗ trợ quản lí

Ngoài ra còn có các loại hệ thống thông tin như sau:

- Hệ các chuyên gia: Đây là các hệ thống cung cấp các tư vấn có tính chuyên gia

và hoạt động như một chuyên gia tư vấn cho người dùng cuối

- Hệ quản trị tri thức : Đây là các HTTT dựa trên tri thức, hỗ trợ cho việc tạo, tổchức và phổ biến các kiến thức của doanh nghiệp cho nhân viên và các nhà quản

lý trong toàn công ty

Các hệ thống chức năng doanh nghiệp ( hoặc các hệ thống tác nghiệp) : Hỗ trợnhiều ứng dụng sản xuất và quản ly trong các lĩnh vực chức năng chủ chốt của côngty

- Các HTTT chiến lược : HTTT loại này có thể là một HTTT hỗ trợ hoạt độnghoặc hỗ trợ quản lý, nhưng với mục tiêu cụ thể hơn là giúp cho công ty đạt đượccác sản phẩm, dịch vụ và năng lực tạo lợi thế cạnh tranh có tính chiến lược

- Các HTTT tích hợp, liên chức năng, đây là các HTTT tích hợp trong nhiềunguồn thông tin và nhiều chức năng tổng hợp nhằm chia sẻ các tài nguyên thôngtin cho tất cả các đơn vị trong tổ chức

Đặc biệt phân loại theo chức năng phục vụ của hệ thống ta có các hệ thống sau:

Hệ thống xử lý giao dịch (Transaction Processing System - TPS) là một hệ thống thông tin có chức năng thu thập và xử lý dữ liệu về các giao dịch nghiệp vụ

Hệ thống thông tin quản lý (Management Information System - MIS) là một hệ thống thông tin cung cấp thông tin cho việc báo cáo hướng quản lý dựa trên việc xử

lý giao dịch và các hoạt động của tổ chức

Hệ thống hỗ trợ quyết định (Decision Support System - DSS) là một hệ thống thôngtin vừa có thể trợ giúp xác định các thời cơ ra quyết định, vừa có thể cung cấp thôngtin để trợ giúp việc ra quyết định

Hệ thống thông tin điều hành (Excutive Information System - EIS) là một hệ thốngthông tin hỗ trợ nhu cầu lập kế hoạch và đánh giá của các nhà quản lý điều hành

Hệ thống chuyên gia (Expert System) là hệ thống thông tin thu thập tri thức chuyênmôn của các chuyên gia rồi mô phỏng tri thức đó nhằm đem lại lợi ích cho người sửdụng bình thường

Hệ thống truyền thông và cộng tác (Communication and Collaboration System) làmột hệ thống thông tin làm tăng hiệu quả giao tiếp giữa các nhân viên, đối tác,khách hàng và nhà cung cấp để củng cố khả năng cộng tác giữa họ

Hệ thống tự động văn phòng (Office Automation System) là một hệ thống thông tin

hỗ trợ các hoạt động nghiệp vụ văn phòng nhằm cải thiện luồng công việc giữa cácnhân viên

(Tài liệu tham khảo: Gíao trình Phân tích thiết kế hệ thống thông tin- Vụ Gíao dụcchuyên nghiệp- NXB Giáo Dục Việt Nam- Năm 2005)

2.2 Quy trình phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lí

Quy trình phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lí được thể hiện qua những sơ

đồ hình vẽ và bảng biểu của từng giai đoạn cụ thể

2.3 Các bước phân tích thiết kế hệ thống

Bước 1: Nghiên cứu sơ bộ và xác lập dự án

Ở bước này người ta tiến hành tìm hiểu và khảo sát hệ thống, phát hiện nhượcđiểm còn tồn tại, từ đó đề xuất các giải pháp khắc phục, cần cân nhắc tính khả thicủa dự án từ đó định hướng cho các giai đoạn tiếp theo

Kế hoạch công việc

Kế hoạch thời gian

Kế hoạch nhân lực

Kế hoạch tài chính

Lựa chọn và trang bị công cụ, phương tiện

Danh mục các sản phẩm cần thu được

Nghiên cứu môi trường hệ thống thông tin hiện có

Để tìm hiểu hệ thống thông tin hiện có, cán bộ phát triển hệ thống thông tin phải bắtđầu từ môi trường Gồm có 2 môi trường cần xem xét:

• Môi trường ngoài của tổ chức như: Kinh tế xã hội, Tự nhiên, Pháp lý Xu thếcủa ngành Khách hàng, Nhà cung cấp, Các đối thủ cạnh tranh…

• Môi trường bên trong tổ chức: Mục tiêu tổ chức, cơ cấu tổ chức, năng lực tàichính, cách thức quản lý, văn hoá công ty, thiên hướng lãnh đạo, địa bàn,…Nghiên cứu hệ thống thông tin hiện có đòi hỏi phải có chuyên môn cao và tỉ mỉ Nộidụng tìm hiểu bao gồm:

• Chức năng chung của hệ thống: Hệ thống làm gì và để làm gì? Phục vụnhững mục tiêu nào?

• Các thông tin đầu vào: Tên, khối lượng, vật mang, chi phí, nguồn, tần suất

• Các thông tin đầu ra: Tên, khối lượng, vật mang, chi phí tần suất, đích đến

• Xử lý: Phương tiện xử lý, logic xử lý, yêu cầu dữ liệu vào, yêu cầu kết quả

ra, thời lượng cho xử lý, cho phí cho xử lý

• Kho dữ liệu: Tên dữ liệu lưu trữ, cấu trúc dữ liệu lưu trữ, thời gian lưu trữ,vật mang, các xử lý truy nhập, tần xuất truy nhập, khối lượng dữ liệu

• Vấn đề cụ thể: Khó khăn, sai sót hoặc ước muốn cải tiến của người thựchiện chức năng Tiến hành tổng hợp các kết quả nghiên cứu Mô hình hoá

hệ thống thông tin Xây dựng hệ thống các phích vấn đề (Vấn đề, nguồncung cấp, nguyên nhân và cách giải quyết)

Tìm nguyên nhân, đặt mục tiêu và đưa ra giải pháp

Từ sự hiểu biết sâu sắc và chi tiết về hệ thống thông tin hiện có kết hợp với yêu cầuđặt ra cho hệ thống thông tin mới, đội ngũ phát triển hệ thống thông tin cần phải xácđịnh rõ nguyên nhân chính của vấn đề hay ước muốn chưa đạt được Xây dựng cácmục tiêu cho hệ thống thông tin mới Mục tiêu phải đo được và mức độ đạt đượchợp lý Sau đó tìm giải pháp cho từng vấn đề và kết hợp lại thành giải pháp cho toàn

bộ hệ thống thông tin

Đánh giá lại tính khả thi của các giải pháp đề xuất Khả thi tài chính, thời gian, tổchức, kỹ thuật và cả đạo đức kinh doanh.

Sửa chữa dự án đề xuất ban đầu.

Sửa đổi cho phù hợp và chi tiết hoá dự án được phê duyệt trong giai đoạn 1- Xácđịnh yêu cầu

Chuẩn bị và trình bày báo cáo về giai đoạn phân tích

Kết quả sau báo cáo phải là các ý kiến đánh giá, nghiệm thu và giải quyết tiếp tụcgiai đoạn sau của quy trình phát triển hệ thống thông tin

Bước 3: Phân tích chức năng

Khái quát về phân tích chức năng

Mô tả chức năng hệ thống bằng các mô hình: Mỗi chức năng gồm:

+ Tên chức năng

+ Mô tả về chức năng

+ Thông tin đầu vào

+ Thông tin đầu ra

+ Sơ đồ liên kết chức năng

Sơ đồ chức năng kinh doanh BFD

Mô tả bằng sơ đồ các chức năng của tổ chức Trừu tượng hoá các yếu tố vật lý nhưNơi thực hiện, Thời điểm thực hiện, phương tiện thực hiện

Ký hiệu sơ đồ BFD:

+ Chức năng: Hình chữ nhật có tên chức năng (Thường là bắt đầu bằng một độngtừ)

+ Trình tự thực hiện chức năng: Thể hiện bằng mũi tên có hướng

Phân cấp sơ đồ chức năng kinh doanh BFD

Đối với những tổ chức lớn cần phải phân cấp sơ đồ chức năng Sơ đồ khởi đầu, sau

đó phân rã chức năng lớn thành các chức năng chi tiết hơn Cấp cuối cùng là cấpngười đọc có thể hiểu rõ nội dung các việc cụ thể cần phải làm trong chức năng đó

Sơ đồ luồng dữ liệu

Sơ đồ luồng dữ liệu – công cụ mô tả hệ thống thông tin:

Hệ thống thông tin vô cùng phức tạp được gắn liền vào cả hệ thống quản lý cũngnhư hệ thống tác nghiệp Để hiểu rõ chúng, cần phải sử dụng nhiều công cụ biểudiễn bằng mô hình và ngôn ngữ diễn giải bằng lời Như phần trên em đã đề cập ,công cụ sơ đồ BFD, đã trình bày công cụ hữu dụng – Sơ đồ luồng dữ liệu, đây làcông cụ rất hữu ích trong việc phân tích và thiết kế hệ thống thông tin Sơ đồ luồng

dữ liệu là sự biểu diễn bằng sơ đồ với các ký pháp đơn giản, dễ hiểu thể hiện cácluồng dữ liệu, các nguồn, các đích, các xử lý và các kho dữ liệu dưới góc độ trừutượng các yếu tố vật lý của hệ thống thông tin

Bước 4 : Thiết kế tổng thể

Thiết kế hệ thống thông tin là mô tả chi tiết các yếu tố của hệ thống mới với yêu cầutối thiểu chi phí đảm bảo thực hiện tốt các mục tiêu đã đề ra của hệ thống thông tinmới Thiết kế hệ thống thông tin bao gồm các công việc thiết kế sau đây:

+ Thiết kế logic

+ Thiết kế vật lý ngoài

+ Thiết kế vật lý trong

* Thiết kế logic: là mô tả hệ thống thông tin trừu tượng trả lời rõ câu hỏi hệ thống

thông tin làm gì và để làm gì? Thiết kế logic bao gồm thiết kế sau:

+ Thiết kế cơ sở dữ liệu: Thiết kế các tệp, cấu trúc từng tệp và mối quan hệ giữa cáctệp đảm bảo tối ưu lưu giữ và đủ cung cấp yêu cầu thông tin của hệ thống thông tin.+ Thiết kế xử lý logic: Chủ yếu là thiết kế các xử lý tra cứu thông tin từ kho dữ liệu,

mô tả logic xử lý và xác định danh sách các tệp và trình tự truy nhập các tệp để cóđược các thông tin đầu ra của hệ thống thông tin

+ Thiết kế cập nhật: Thiết kế cập nhật ứng với mỗi sự kiện khởi sinh cập nhật, đảmbảo mỗi dữ liệu được cập nhật và có quy trình cập nhật

* Thiết kế vật lý ngoài: Là thiết kế các yếu tố nhìn thấy được của hệ thống thông

tin mới bảo đảm tính tối ưu Thiết kế vật lý ngoài bao gồm các thiết kế sau:

+ Thiết kế hệ thống phần cứng: Mạng, máy tính và các thiết bị ngoại vi, sơ đồ lắpđặt chi tiết.

+ Thiết kế vào: Thiết kế các giao diện cập nhật và phương thức cập nhật, phươngthức hệ thống thông tin nhận dữ liệu từ ngoài

+ Thiết kế ra: Chủ yếu là thiết kế chi tiết các thông tin đưa ra từ hệ thống thông tin,bao gồm khuôn dạng, thiết bị và vật mang tin ra

+ Thiết kế giao diện người - máy: Thiết kế các giao diện để người sử dụng hệ thốngthông tin có thể giao tác một cách dễ dàng với hệ thống

* Thiết kế vật lý trong: Là thiết kế các yếu tố bên trong không nhìn thấy được của

hệ thống thông tin mới bảo đảm tính tối ưu và hiệu quả Thiết kế vật lý trong gồmcác thiết kế sau:

+ Thiết kế cơ sở dữ liệu vật lý trong: Các tệp chỉ dẫn, các tệp trung gian, các trường

dữ liệu phục vụ quản lý hệ thống thông tin

+ Thiết kế phần mềm: Thiết kế các phần mềm hệ thống và phần mềm ứng dụng.+ Thiết kế sơ đồ liên kết các môdul chương trình và lập trình chương trình

+ Thử nghiệm phần mềm và thử nghiệm hệ thống

PHẦN 3: PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÍ BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ VÀ PHÁT TRIỂN TIN HỌC

MẠNH DŨNG 3.1 Giới thiệu về Công ty Cổ phần đầu tư và phát triển công nghệ tin học Mạnh Dũng

Ban giám đốc

Kinh doanh phân phối Kho Kinh doanh bán lẻ Bảo hành Kỹ thuật

Công ty cổ phần đầu tư và phát triển công nghệ máy tính Mạnh Dũng:được thànhlập từ năm 2007 với hoạt động cung cấp cho khách hàng các thiết bị tin học, máy tínhchính hãng được nhập khẩu nguyên chiếc, và được lắp ráp theo tiêu chuẩn và các dịch

vụ giá trị gia tăng có chất lượng cao với các giá trị “Tiên tiến, Tiện ích, Tiết kiệm”

Trụ sở chính: Số 89 Trần Quốc Hoàn - Cầu Giấy – Hà Nội

Chi nhánh 01 : 89 Phan Đình Phùng -Đan Phượng-Hà Nội

Chi nhánh 02: 90 Nguyễn Sơn –P4- Quận Gò Vấp-HCM

Phòng Kinh Doanh: Tel: 04 62696404 - Hot Line: 01234828992 Fax: 04 62696404

Website: http://www.manhdung.com.vn

Cơ cấu tổ chức :Theo cấu trúc hình cây,cơ cấu tổ chức phân theo chức năng được

quản lý và điều hành chặt chẽ theo mô hình thông tin hai chiều tương tác hợp lý

Công tác quản lý và tổ chức kinh doanh ở Công ty Mạnh Dũng.

Hình 3.1 Sơ đồ và cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của công ty

Bộ máy quản lý của công ty bao gồm nhiều bộ phận, phòng ban có quan hệ

chặt chẽ với nhau và được phân thành các cấp quản lý với những chức năng,

nhiệm vụ và quyền hạn nhất định.

Nhiệm vụ cụ thể của từng phòng ban như sau:

* Giám đốc: là người đại diện cho cán bộ công nhân viên trong công ty Quản lý và

điều hành mọi hoạt động chung của công ty, ngoài ra giám đốc còn điều hành trựctiếp đối với phòng kinh doanh tiếp thị, phòng nghiên cứu, phòng kế toán

* Phòng kinh doanh: có trách nhiệm xây dựng kế hoạch tiêu thụ sản phẩm, kế

hoạch nhập hàng đối với hàng hoá trong nước và hàng hoá nhập khẩu.Tìm kiếmnguồn hàng và khách hàng, thăm dò nghiên cứu thị trường, xác định sự biến độngcủa thị trường về nhu cầu, giá cả, các chính sách thương mại của Nhà nước… Từ

đó, có các chính sách và chiến lược trong việc thực hiện tiêu thụ sản phẩm

* Phòng kỹ thuật: Phòng kỹ thuật phân ra làm hai bộ phận chuyên trách bao gồm

bộ phận sửa chữa (sửa chữa cây và loa phục vụ cho bán buôn) và bộ phận dịch vụkhách hàng ( lắp đặt, sửa chữa, bảo hành bảo trì phục vụ)

Các hoạt động chính của công ty:

Kinh doanh Phân phối:

Kinh doanh Bán lẻ:

Kinh doanh Dự án:

Định hướng phát triển

Phát huy hết sức những mặt mạnh vốn có của công ty và công nghệ dịch vụ, đồng thời

tổ chức chặt chẽ và chi tiết bộ máy hoạt động, nâng cao khả năng của công ty nhằmđáp ứng nhu cầu ngày càng cao của khách hàng

Quan hệ, hợp tác với các hãng sản xuất trong và ngoài khu vực nhằm mở rộng hơn nữanhững mặt hàng cũng như hợp tác nghiên cứu và phát triển

Đẩy mạnh xây dựng các văn phòng và đại lý trên toàn quốc, đảm bảo có mặt và phục

vụ khách hàng tại hầu hết các tỉnh thành của Việt Nam

3.2 Khảo sát và phân tích hiện trạng

Hiện nay ở Công ty Cổ phần đầu tư và phát triển công nghệ máy tính MạnhDũng, cũng đã và đang sử dụng phần mềm để quản lý nhưng phần mềm chỉ đơngiản là hỗ trợ kế toán trong việc quản lý và theo dõi công nợ còn với công tác bánhàng thì vẫn đang làm theo cách thủ công, phiếu xuất và phiếu nhập kho được intheo mẫu trình bày sẵn trên file exel rồi sử dụng chúng để ghi đơn hàng cho kháchhàng Sau công tác bán hàng của nhân viên kinh doanh thì thêm vào đó là công việccủa thủ kho và kế toán.Thủ kho sẽ căn cứ vào phiếu xuất hàng từ bộ phận kinhdoanh để xuất hàng ra khỏi kho và cuối ngày thì phải nhập từng đơn hàng vào thẻkho để quản lý số lượng hàng hóa trong kho Kế toán sẽ lấy số liệu từ những phiếu

xuất hàng đó để tổng hợp lại doanh số bán hàng và quản lý số lượng tồn kho cũngnhư công nợ khách hàng.Để làm đơn giản việc quản lí bán hàng, qua việc khảo sát

và phân tích hiện trạng hoạt động quản lí bán hàng của Công ty Cổ phần đầu tư vàphát triển tin học Mạnh Dũng xây dựng hệ thống thông tin quản lí bán hàng, khóaluận em đã lựa chọn mô hình phát triển sau

3.3 Lựa chọn mô hình phát triển

Tên đề tài: Phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý bán hàng tại Công ty Cổ

phần đầu tư và phát triển tin học Mạnh Dũng

Mục đích: Xây dựng một Hệ thống thông tin quản lý bán hàng giúp người quản lý

có thể bao quát được tổng thể hoạt động sản xuất kinh doanh của toàn công ty.Phần mềm đó sẽ hỗ trợ cho một số bộ phận có liên quan Ví dụ như nhân viên bánhàng sẽ chỉ việc sử dụng phần mềm để đánh đơn hàng theo yêu cầu của khách hàng

mà không cần phải sử dụng đến những phương pháp thủ công như trước nữa vìtrong phần mềm này đã có sẵn tên các mặt hàng cũng như giá cả và cả những con sốđược tính toán một cách chính xác Sau khi hoàn thành xong đơn hàng chỉ cần lưulại và mọi thông tin sẽ tồn tại trong phần mềm Qua đó với những form thông tin vềtổng hợp doanh số bán hàng, nhập hàng và danh sách các mặt hàng tồn kho, bộphận kế toán và thủ kho cũng có thể theo dõi và đối chiếu được những số liệu phục

vụ cho công việc của mình Người quản lý muốn theo dõi được doanh số bán hàngtrong ngày hay trong tháng thì chỉ việc kích chuột đến phần cần theo dõi là đã cóthể có được thông tin mong muốn

Những mục tiêu của hệ thống mới.

Hệ thống mới có khả năng thay thế hệ thống hiện tại và giúp bộ phận bán hàngcủa công ty làm việc hiệu quả hơn trong kinh doanh và giảm được chi phí và thờigian.

Có khả năng tự động hiển thị thông tin của tất cả các loại hàng hoá, khả năng hiểnthị loại hàng, đơn giá và những chương trình khuyến mãi kèm theo

Khách hàng có thể lựa chọn cách thanh toán như trả bằng tiền mặt, chuyển khoảnhoặc công nợ trả sau Vì vậy hệ thống mới phải cập nhật một cách tự động tất cảnhững thông tin khách hàng, thông tin hàng, số tiền thanh toán sau khi khách hàngmua hàng

Hệ thống có khả năng xuất báo cáo về tổng doanh thu, danh sách khách mua hàngtrong tháng, báo cáo hàng tồn

Yêu cầu chức năng hệ thống mới

Nhập:

Thông tin khách hàng

Thông tin hàng hoá

Thông tin nhà cung cấp

Thông tin về công ty

Thông tin người quản trị, thông tin người dùng

Báo cáo tổng thu

Báo cáo danh mục hàng hoá

Xử lý:

Tự động tính tổng số tiền, các khoản thuế, các phí các dịch vụ …

Thi hành:

Hệ thống có khả năng hoạt động

Độ bảo mật cao, tất cả cơ sở dữ liệu được đặt mật khẩu, mật khẩu trong cơ sở dữ liệu phải được mã hóa.

Hệ thống có giao diện thân thiện và dễ sủ dụng không quá phức tạp, giảm bớt các thao tác nhập phím

Hệ thống có thể phân quyền người sủ dụng ( Người quản trị và Nhân viên )

Khách hàng sẽ được phục vụ nhanh hơn

Hóa đơn có thể được tính 1 cách chính xác

Dễ dàng quản lý thông tin khách hàng

Dễ tìm kiếm thông tin khách hàng

Những yêu cầu phần cứng, phần mềm cho hệ thống mới

Phần cứng:

 CPU (chip) 3.06 MHz

 512 MB DDRAM

 HDD 80 GB(500 MB không gian đĩa cứng)

 Màn hình màu độ phân giải 800x600 pixel hoặc tốthơn1024x768 pixel

3.4 Các chức năng xử lý của hệ thống thông tin quản lý bán hàng tại Công ty

Cổ phần đầu tư và phát triển tin học Mạnh Dũng

3.4.1 Chức năng quản lý hệ thống:

Chức năng này có nhiệm vụ đăng nhập vào hệ thống, quản trị người dùng và hướngdẫn chung cho người sử dụng

3.4.2 Chức năng quản lí hàng nhập

Dựa vào số liệu kiểm kê kho, số liệu yêu cầu cần mua của bộ phận bán hàng cácphiếu chào hàng của các hãng cung cấp, đồng thời kết hợp với thông tin của thịtrường, bộ phận mua hàng lập bảng dự trù thông qua sự kiểm duyệt của ban giámđốc sau đó liên hệ với nhà cung cấp để thoả thuận hợp đồng mua hàng cập nhậtthông tin mua hàng.

3.4.3 Chức năng quản lý hàng xuất (bán):

Khi có khách hàng có nhu cầu cần mua hàng, chức năng này sẽ có nhiệm vụ điền tất

cả các thông tin liên quan đến khách hàng mà đã được lưu trữ Nếu là khách hàngmới phải thêm vào danh mục khách hàng Nếu là khách đã tồn tại phải kiểm tra lạithông tin xem có chính xác không? Sau đó bộ phận bán hàng lần lượt duyệt các mặthàng khách yêu cầu, kiểm tra số lượng mặt hàng mà công ty có thể bán Có thể xảy

ra các trường hợp sau:

• Mặt hàng này công ty không có hoặc hệ thống thông tin chào hàng không

có trong công ty Trường hợp này phải từ chối bán hàng.

• Công ty có đủ số lượng, quy cách cũng như yêu cầu:Trường hợp này tiếp tục thoả thuận về giá cả.

• Công ty không có các mặt hàng này nhưng hệ thống thông tin chào hàng có các thông tin liên quan đến mặt hàng này, qua đó bộ phận tiếp thị có thể trao đổi với khách hàng Nếu khách hàng chấp nhận thì bộ phận bán hàng

sẽ đề nghị với bộ phận nhập hàng liên hệ với nhà cung cấp để khẳng định lại việc đặt hàng Sở dĩ như vậy là để tăng độ tin cậy của phiếu chào hàng của các nhà cung cấp.

• Công ty có đầy đủ số lượng và quy cách mặt hàng theo yêu cầu của khách nhưng trong kho không còn đủ số lượng và quy cách do bán hết hoặc còn thiếu thì có thể thảo luận với khách hàng về việc cung cấp tiếp các mặt hàng còn lại.

Khi đã thống nhất được với khách hàng về sản phẩm mua, giá cả và tính sãn sàng củahàng hóa,chức năng sẽ có nhiệm vụ liệt kê thông tin hàng cần mua và tính giá tiền

3.4 4 Chức năng tìm kiếm:

Nhà cung cấp Khách hàng

Tim kiếm hoá đơn nhập

Tìm kiếm hoá đơn bán

Tìm kiếm Khách hàng

BC hàng nhập

BC hàng bán

BC hàng tồn Doanh thu bán hàng

Công nợ nhà cung cấp

Công nợ khách hàng

Khi nhà quản lý có nhu cầu kiểm tra lại thông tin hóa đơn, chức năng này sẽ cónhiệm vụ cung cấp các hóa đơn đã nhập, các hóa đơn đã bán, các phiếu xuất…

3.4.5 Chức năng báo cáo và in ấn:

Khi thực hiện làm các hoá đơn xuất nhập tồn kho xong thì người dùng cần phải

in ra báo cáo xuất nhập tồn kho một cách chi tiết nhất…

3.5 Mô tả hoạt động hệ thống

3.5.1 Sơ đồ BFD

Hình 3.2 Sơ đồ BFD

Thanh toánThông tin NCC

TT yêu cầu mua hàng

Thông tin phản hồi đơn hàng

Gửi đơn đặt hàng

Phiếu giao hàng

Đơn hàngTrả lời kết quả

3.5.2 Sơ đồ luồng dữ liệu 0:

Hình 3.3 Sơ đồ luồng dữ liệu

Dmhang

Thah toánThông tin NCC

Gửi báo cáo

NHÀ CUNG CẤP

3.5.3 Sơ đồ DFD mức 1

Trả lời kết quả

phßng KINH DOANH

Khách hàng

Tìm kiếm khách hàng

Tìm kiếm thông tin

Tìm kiêm thông tinThông tin trả lời

Tìm kiếm thông tin

Tìm kiếm hóa đơn

Sơ đồ DFD mức 02:

* Mức 2 - Sơ đồ tìm kiếm:

DS mÆt hµng nhËp

B¸o c¸o nhËp Thông tin NCC dự trù

Nhà cung cấpTìm nhà CC

Chấp nhận

Từ chối

Ghi danh sách hàng tiêu thụ

Tài chính

Báo cáo xuất

Lập báo cáo xuất Đối chiếu

Gửi DS

Mặt hàng tiêu thụ Phiếu yêu cầu hàng xuất

Bản thống kê nhập

Bản danh mục NCCBản danh mục khách

Yêu cầu thống kê

Hangban Hangban

DmkhachBản báo cáo tồn

DmnccCó

3.5.5 Mô hình quan hệ

Hình 3 10: Mô hình quan hệ 3.5.6 Chuẩn hoá dữ liệu:

Sau khi đã chuẩn 3NF, ta có bảng dữ liệu sau:

HangHoa Mahang Mahang, Tenhang, DVTinh, Giaban,

Gianhap, MaNCCNhaCungCap MaNCC MaNCC, TenNCC, DiachiNCC,

DienthoaiNCCKhachHang MaKH MaKH, TenKH, DiachiKH,

DienthoaiKHChiTietBan SoHDB SoHDB, Mahang, Tenhang, DVTinh,

Giaban, LuongbanChiTietNhap SoHDN SoHDN, Mahang, Tenhang, DVTinh,

p

SoHDTTN

SoHDTTN, MaNCC, SoHDN, Tongthanhtien, Sotientra, ConlaiNhanVien

MaNV MaNV, TenNV, Matkhau

Bảng 3.1.: Chuẩn hoá dữ liệu 3.5.7 Thiết kế cơ sở dữ liệu.

Từ mối quan hệ các thực thể và các thuộc tính đã phân tính ta tiến hành xây dựngbảng cơ sở dữ liệu như sau:

1 HangHoa(Mahang, Tenhang, DVTinh, Giaban,Gianhap, MaNCC)

ST

T

Bảng 3.2 Bảng cơ sở dữ liệu hàng hóa

2 NhaCungCap (MaNCC, TenNCC, DiachiNCC, DienthoaiNCC)

2 TenNCC Text 30 Tên nhà cung cấp

3 DiachiNCC Text 30 Địa chỉ nhà cung cấp

4 DienthoaiNCC Text 10 Số điện thoại

Bảng 3.3 Bảng cơ sở dữ liệu nhà cung cấp

3 KhachHang (MaKH, TenKH, DiachiKH, DienthoaiKH)

5 DienthoaiKH Text 10 Số điện thoại

Bảng 3.5 Bảng cơ sở dữ liệu chi tiết hàng bán

5 Nhap (SoHDN, Mahang, Tenhang, DVTinh, Gianhap, Luongnhap)