kế toán bán hàng mặt hàng máy vi tính tại Công Ty Cổ Phần Dự Án và Công Nghệ Nhật Hải

Mục tiêu nghiên cứu đề tài Tìm hiểu công tác kế toán bán mặt hàng máy vi tính của công ty Cổ Phần Dự Án và Công Nghệ Nhật Hải, trên cở sở đó đưa ra một số ý kiến nhằm hoàn thiện kế toán

PHẦN MỞ ĐẦU

1 Tính cấp thiết và ý nghĩa của đề tài nghiên cứu

Nói đến bán hàng người ta nghĩ ngay đến một quá trình trao đổi hàng hóa- tiền tệ giữa hai chủ thể là người mua và người bán, trong đó người bán trao hàng cho người mua và người mua trả tiền hoặc chấp nhận trả tiền để có được quyền sở hữu về hàng hóa Trong nền kinh tế và đặc biệt nền kinh tế thị trường như hiện nay thì bán hàng là một khâu giữ vai trò đặc biệt quan trọng, vừa là điều kiện để tiến hànánh tái sản xuất

xã hội vừa là cầu nối giữa sản xuất với người tiêu dùng, phản ánh sự gặp nhau giữa cung và cầu về hàng hóa, qua đó giúp định hướng cho sản xuất, tiêu dùng và khả năng thanh toán Do vậy, có thể đứng vững trên thị trường thì các DN chủ động thích ứng tăng quá trình bán hàng, tức là tăng vòng quay của vốn, tiết kiệm vốn và trực tiếp làm tăng lợi nhuận cho DN, từ đó nâng cao đời sống cho cán bộ nhân viên và thực hiện đày

đủ nghĩa vụ với Nhà nước

Trong thời đại toàn cầu hóa về kinh tế đòi hỏi hạch toán kế toán đã trở thành một trong những công cụ đắc lực không thể thiếu giúp cho DN có cái nhìn tổng thể về tình hình kinh doanh và tình hình tài chính tại đơn vị và cũng chính vì vậy mà kế toán

có vai trò quan trọng hơn bao giờ hết trong việc quản lý và kiểm soát các hoạt động kinh tế phát sinh thông qua một hệ thống thông tin trung thực, chính xác, kịp thời để giám sát được quá trình bán hàng tại DN, xem xét mực độ quay vòng vốn và tốc độ lưu thông hàng hóa, các DN cần thiết tổ chức công tác hạch toán kế toán bán hàng Kế toán bán hàng là một trong những phần quan trong nhất trong các phần hành tại doanh nghiệp

Ngày nay, sự mở rộng giao lưu về kinh tế trong những năm gần đây, nước ta đã

có những cải cách và hoàn thiện hệ thống kế toán nhằm đơn giản hóa thủ tục hành chính và nâng cao chất lượng quản lý về tài chính Ngoài quyết định 15/2006 thì này 14/9/2006 bộ tài chính đã ban hành quyết định 48 nhằm hoàn thiện hơn chế độ kế toán của doanh nghiệp Trong thực tế, việc hiểu rõ thấu đáo nội dung và cách áp dụng chế

độ kế toán vào từng DN không phải là chuyện đơn giản Công ty cổ phần Dự Án và Công Nghệ Nhật Hải cũng đã gặp một số khó khăn, hạn chế về công tác kế toán nói chung và kế toán bán hàng nói riêng như là khó khăn trong việc theo dõi doanh thu của

từng mặt hàng, nhằm đánh giá xem mặt hàng nào đang đem lại lợi nhuận nhất cho công ty, hay việc sử dụng chứng từ cũng chưa thực sự hiệu quả, vẫn còn tình trạng viết sai, tấy xóa, bên cạnh đó thì công ty cũng chưa có kế hoạch cụ thể nào về các khoản

dự phòng…v v

Qua việc xem xét, tìm hiểu em nhận thấy việc nghiên cứu công tác kế toán bán hàng tại công ty là việc cần thiết Việc hoàn thiện công tác kế toán bán hàng sẽ giúp cho công ty nắm bắt kịp thời những thông tin phục vụ cho quyết định quản lý nhằm nâng cao hiệu quả trong kinh doanh Do vậy, em mạnh dạn đề xuất nghiên cứu về “kế toán bán hàng mặt hàng máy vi tính tại Công Ty Cổ Phần Dự Án và Công Nghệ Nhật Hải” làm đề tài khóa luận nghiên cứu trong thời gian thực tập nhằm đi sâu tìm hiểu rõ hơn và đóng góp một số ý kiến để công tác kế toán bán mặt hàng máy vi tính tại công

ty được hoàn thiện hơn

2 Mục tiêu nghiên cứu đề tài

Tìm hiểu công tác kế toán bán mặt hàng máy vi tính của công ty Cổ Phần Dự Án và Công Nghệ Nhật Hải, trên cở sở đó đưa ra một số ý kiến nhằm hoàn thiện kế toán bán hàng của công ty

Về mặt lý luận: Hệ thống hóa các lý luận cơ bản về việc vận dụng các chuẩn mực kế toán số 01, số 02 và số 14 và chế độ kế toán hiện hành để làm rõ kế toán bán mặt hàng máy vi tính tại công ty Cổ Phần Dự Án và Công Nghệ Nhật Hải

Về mặt thực tiễn: Qua thời gian thực tập và khảo sát thực trạng kế toán bán mặt hàng máy vi tính tại công ty có những ưu điểm cần phát huy hay những hạn chế, vướng mắc, tồn tại, đi sâu nghiên cứu các giải pháp góp phần hoàn thiện kế toán bán hàng tại công ty, góp phần phản ánh chính xác tình hình và kết quả hoạt động kinh doanh của công ty

3 Đối tượng và phạm vi ngiên cứu của đề tài

Đối tượng nghiên cứu: Kế toán bán mặt hàng máy vi tính

Phạm vi nghiên cứu:

- Về không gian: Tại công ty Cổ Phần Dự Án Và Công Nghệ Nhật Hải

- Về thời gian : Từ ngày 13/2//2012 đến ngày 19/5/2012

- Về số liệu nghiên cứu: Số liệu quý 1 năm 2012

4 Phương pháp thực hiện đề tài

Trong thời gian thực tập và tìm hiểu về đề tài “ hoàn thiện kế toán bán mặt hàng máy vi tính tại công ty Cổ Phần Dự Án Và Công Nghệ Nhật Hải”, để đảm bảo nguồn thông tin cũng như cac dữ liệu đuược chính xác, đầy đủ, khách quan và đáp ứng được nhu câù của bài khóa luận thì em sử dụng các phương pháp sau:

Phương pháp thu thập dữ liệu

Để nghiên cứu viết viết về đề tài này, e đã sử dụng 3 phương pháp thu thập dữ liệu: phương pháp điều tra trắc nghiệm, phương pháp phỏng vấn và phương pháp quan sát

Trong đó, phương pháp điều tra được tiến hành như sau:

Xác định thông tin cần thu thập và các đối tượng cần điều tra

Các thông tin cần thu thập ở đây là những thông tin liên quan tới kế toán bán hàng tại công ty Cổ Phần Dự Án và Công Nghệ Nhật Hải Nguồn thông tin được tiến hành thu thập trên 3 đối tượng: Giám đốc, người phụ trách Kế toán chính, Kế toán bán hàng

Thiết lập phiếu điều tra phỏng vấn (Phụ lục số 01).

Trong phiếu điều tra là những câu hỏi liên quan kế toán bán hàng tại công ty, người được điều tra sẽ nhận mẫu phiếu, đọc và lựa chọn phương án mà bản thân cho là phù hợp nhất

Đối tượng phỏng vấn bao gồm:

Ông Phan Đình Tùng Chức danh: Giám đốc

Bà Nguyễn Thanh Thúy Chức danh: Phụ trách kế toán chính của công ty

Bà Phùng Ngọc Thiên Kim Chức danh: Kế toán bán hàng

Thời gian phát phiếu điều tra : 15h ngày 10/5/2012

Với số phiếu phát ra 3 phiếu và kết quả thu về 3 phiếu

Sau đó tiến hành tổng hợp kết quả điều tra

Với phương pháp phỏng vấn trực tiếp, được thực hiện như sau:

Xác định nội dụng muốn phỏng vấn và đối tượng phỏng vấn

Đối tượng phỏng vấn là

Ông Phan Đình Tùng Chức danh: Giám đốc

Bà Nguyễn Thanh Thúy Chức danh: Phụ trách kế toán chính của công ty

Bà Phùng Ngọc Thiên Kim Chức danh: kế toán bán hàng

Lập câu hỏi phỏng vấn trực tiếp (Phụ lục số 02)

Các câu hỏi phỏng vấn trực tiếp đưa ra cho từng đối tượng cụ thể với những câu hỏi phục vụ trực tiếp cho công tác nghiên cứu thực trạng kế toán bán hàng mặt hàng máy tính tại công ty

Tổng hợp các phiếu điều tra và câu hỏi phỏng vấn

Sau khi các đối tượng được điều tra phỏng vấn trả lời xong phiếu trắc nghiệm, tôi sẽ tổng hợp lại phiếu điều tra này và các câu hỏi phỏng vấn trực tiếp qua từng đối tượng, đưa ra một bảng tổng hợp kết quả phỏng vấn với các thông tin thu thập được

(Phụ lục số 03) Dựa vào các thông tin này, và các chứng từ kế toán, các loại sổ sách

kế toán được cung cấp, đem so sánh với các quy định trong chuẩn mực và chế độ để phát hiện những tồn tại trong công tác kế toán bán hàng tại công ty Qua đó đánh giá

và đề xuất những giải pháp hoàn thiện công tác kế toán bán hàng tại công ty sát với những tồn tại mà công ty đang gặp phải

Phương pháp quan sát: Ngoài phương pháp trên, phương pháp này cũng rất

quan trọng cho việc nghiên cứu đề tài Trong thời gian thực tập tại công ty, em đã tiến hành quan sát trình tự hạch toán, trình tự luân chuyển chứng từ, xem hệ thống sổ kế toán trên máy vi tính, các hóa đơn chứng từ thực tế áp dụng tại đơn vị

Phương pháp phân tích dữ liệu

Sau khi thu thập được những dữ liệu kế toán cần thiêt cho việc viết đề tài khóa luận

Em tiến hành chặt lọc, phân tích cụ thể nhằm nổi bật vấn đề

Qua kết qua điều tra, phỏng vấn em sử dụng phương pháp chỉ số nhằm đánh giá một cách đầy đủ, toàn diện hoạt động kinh doanh của công ty theo hai chỉ số là chỉ số về giá hàng hóa và chỉ số lượng hàng hóa tiêu thụ Phương pháp so sánh để phân tích sự biến động của các chỉ tiêu qua các kỳ khác nhau, tiêu chuẩn so sánh là chỉ tiêu kỳ gốc được chọn làm căn cứ so sánh để từ đó đưa ra được kết quả chung nhất và chính sác nhất và đã đánh giá được vấn đề nào là quan trọng và cần thiết phục vụ cho đề tàiNhững dữ liệu mà công ty cung cấp bài khóa luận đã sử dụng phương pháp thống kê phân tích, so sánh đối chiếu số liệu giữa các kì, đánh gía tổng hợp và đưa ra các kết luận cô đọng nhất về kế toán bán hàng mặt hàng máy vi tính tại công ty Công Ty Cổ Phần Dự Án Và Công Nghệ Nhật Hải

5 Kết cấu của khóa luận tôt nghiệp

Gồm 3 chương

Chương 1 Cơ sở lý luận về kế toán bán hàng trong doanh n vi tính ghiệp thương mạiChương 2 Thực trạng về kế toán bán mặt hàng máy vi tính tại công ty Công Ty Cổ Phần Dự Án Và Công Nghệ Nhật Hải

Chương 3 Các kết luận và đề xuất nhằm hoàn thiện kế toán bán mặt hàng mãy vi tính tại công ty Cổ Phần Dự Án và Công Nghệ Nhật Hải

CHƯƠNG 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KẾ TOÁN BÁN HÀNG TRONG DOANH NGHIỆP

1.1 Một số khái niệm cơ bản

1.1.1 Các khái niệm

Để đi sâu vào nghiên cứu và hiểu được bản chất của kế toán bán hàng thì trước hết ta

đi tìm hiểu một số khái niệm cơ bản sau:

Bán hàng là một quá trình trao đổi hàng hóa- tiền tệ trong đó người bán trao

hàng cho người mua và người mua trả tiền hoặc chấp nhận trả tiền cho người bán Bán

hàng là một khâu quan trọng trong quá trình sản xuất kinh doanh của một DN, nó kết thúc một chu kì hoạt động kinh doanh và mở ra một chu kì sản xuất kinh doanh mới ( Giáo trình phân tích tài chính doạnh nghiệp )

Doanh thu là tổng giá trị của các lợi ích kinh tế doanh nghiệp thu được trong kỳ

kế toán, phát sinh từ các hoạt động kinh doanh thông thường của doanh nghiệp, góp phần làm tăng vốn chủ sở hữu, không bao gồm khoản góp vốn của cổ đông hoặc chủ

sở hữu Doanh thu phát sinh tron quá trình hoạt động kinh doanh thông thường của doanh nghiệp bao gồm: doanh thu bán hàng hóa, doanh thu cung cấp dịch vụ, tiền lãi,

cổ tức và lợi nhuận được chia…( Theo chuẩn mực kế toán số 01)

Doanh thu bán hàng và CCDV là tổng giá trị các lợi ích kinh tế doanh nghiệp

thu được trong năm, phát sinh từ các hoạt động tiêu thụ hàng hóa, sản phẩm dịch vụ của doanh nghiệp, được khách hàng chấp nhận thanh toán( Theo chuẩn mực KT số 14)

Doanh thu thuần là khoản doanh thu bán hàng sau khi đã trừ các khoản giảm

trừ doanh thu như: thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế xuất khẩu, các khoản chiết khấu, giảm giá hàng bán, doanh thu hàng bán bị trả lại…các khoản này cuối tháng sẽ kết chuyển vào bên Nợ 511, sau khi xác định được doanh thu thuần sẽ kết chuyển Nợ TK 511/ Có

TK 911

Chiết khấu thương mại là khoản tiền mà DN giảm trừ hoặc thanh toán cho

người mua do người mua với số lượng lớn theo thỏa thuận về chiết khấu thương mại

đã ghi trong hợp đồng hoặc cam kết mua bán

Giảm giá hàng bán là số tiền mà bên bán giảm giá cho bên mua do hàng hóa

không đúng quy cách, phẩm chất trên hợp đồng, chỉ thực hiện sau khi đã bán hàng hóa

Giá trị hàng bán bị trả lại là giá trị khối lượng hàng bán đã xác định là tiêu thụ

bị khách hàng trả lại và từ chối thanh toán do các nguyên nhân như: vi phạm cam kết,

vi phạm hợp đồng kinh tế, hàng kém chất lượng, không đúng chủng loại

Giá vốn hàng bán là giá trị vốn thành phẩm, hàng hóa, dịch vụ xuất bán trong

kỳ đối với doanh nghiệp sản xuất đó là giá trị thực tế thành phẩm xuất kho Đối với doanh nghiệp thương mại giá vốn hàng bán bao gồm tổng giá trị mua hàng và các khoản chi phí mua hàng

1.1.2 Các phương thức bán hàng trong doanh nghiệp

1.1.2.1 Bán buôn qua kho

Là hình thức bán hàng mà hàng hóa, thành phẩm được xuất bán từ kho bảo quản của doanh nghiệp Cụ thể có hai hình thức sau:

+ Bán buôn qua kho theo hình thức giao hàng trực tiếp: Theo hình thức này,

bên mua cử người đại diện đến kho của DN để nhận hàng DN phải xuất kho hàng hóa, giao trực tiếp cho người đại diện bên mua Sau khi đại diện bên mua nhận đủ hàng, đã thanh toán tiền hoặc chấp nhận nợ, thì hàng hóa thành phẩm mới chấp nhận là đã tiêu thụ

+ Bán buôn qua kho theo hình thức chuyển hàng: Theo hình thức này, căn cứ

vào hợp đồng đã kí kết hoặc theo đơn đặt hàng, DN xuất kho hàng hóa, thành phẩm dùng phương tiện vận tải của mình hoặc đi thuê ngoài, chuyển hàng giao cho bên mua

ở một địa điểm thỏa thuận Hàng hóa, chuyển bán vẫn thuộc quyền sở hữu của DN Hàng hóa chỉ xác nhận là tiêu thụ khi nhận được tiền do bên mua thanh toán hoặc giấy báo của bên mua đã nhận được hàng và chấp nhân thanh toán Chi phí vận chuyển do

DN hay do bên mua chịu là do thỏa thuận từ trước giữa hai bên Nếu DN chịu chi phí vận chuyển, sẽ được ghi vào chi phí bán hàng Nếu bên mua chịu chi phí vận chuyển thì sẽ phải thu tiền của bên mua

1.1.2.2 Bán buôn vận chuyển thẳng

Theo hình thức này, thành phẩm sản xuất xong không nhập kho mà chuyển bán thẳng cho bên mua Phương thức này có thể hiện theo hai hình thức sau:

+ Bán hàng vận chuyển thẳng theo hình thức giao trực tiếp: Theo hình thức

này, thành phẩm sản xuất xong không nhập kho mà chuyển bán thẳng tại xưởng cho bên mua Sau khi giao nhận, đại diện bên mua kí nhận đủ hàng, bên mua đã thanh toán tiền hàng hoặc chấp nhận nợ, hàng hóa được xác nhận là đã tiêu thụ

+ Bán buôn vận chuyển thẳng theo hình thức chuyển hàng: Theo hình thức này,

thành phẩm sản xuất xong không nhập kho mà chuyển bán thẳng cho bên mua bằng phương tiện vận tải của mình hoặc thuê ngoài chuyển hàng đến một địa điểm đã được thỏa thuận Thành phẩm, hàng hóa chuyển bán trong trường hợp này vẫn thuộc quyền

sở hữu của DN Khi nhận được tiền của bên mua thanh toán hoặc giấy báo của bên

mua đã nhận được hàng và chấp nhận thanh toán thì hàng hóa được xác nhận là tiêu thụ

1.1.2.3 Phương thức bán lẻ

Là phương thức bán hàng trực tiếp cho người tiêu dung hoặc các tổ chức kinh tế hoặc các dơn vị tập thể mua về để tiêu dung nội bộ Có 4 hình thức:

+ Hình thức bán hàng thu tiền tập trung: Theo hình thức này nhân viên bán

hàng phụ trách việc quản lý hàng, giao hàng, thu tiền do nhân viên khác đảm nhận cuối ngày hoặc cuối ca, nhân viên thu tiền lập phiếu nộp tiền, nhân viên bán hàng lập báo cáo bán hàng Thực hiện đối chiếu giữa báo cáo bán hàng và giấy nộp tiền và sau

đó chuyển đến phòng kế toán để ghi sổ

+ Hình thức bán hàng thu tiền trực tiếp: Theo hình thức này, nhân viên bán

hàng trực tiếp thu tiền và giao hàng cho khách hàng Hết ca, hết ngày bán hàng nhân viên bán hàng nộp tiền cho thủ quỹ và làm giấy nộp tiền bán hàng Sau đó, kiểm kê hàng hóa tồn quầy để xác định số lượng hàng bán ra trong ca, trong ngày và lập báo cáo bán hàng

+ Hình thức bán hàng tự phục vụ : Theo hình thức này, khách hàng tự chọn lấy

hàng hóa, trước khi ra khỏi cửa hàng mang đến bộ phận thu tiền để thanh toán tiền hàng Nhân viên thu tiền nhận hóa đơn bán hàng và thu tiền của khách hàng Hình thức này phổ biến ở các siêu thị

+ Hình thức bán hàng trả góp: Theo hình thức này, người mua được trả tiền

mua hàng thành nhiều lần Lúc này, DNTM còn được thu thêm phần lãi tiền hàng do trả chậm của khách hàng

1.1.2.4 Phương thức gửi đại lý bán

Theo hình thức này, DN giao hàng cho cơ sở đại lý Đại lý sẽ trực tiếp bán hàng

và thanh toán cho DN và được hưởng hoa hồng đại lý bán Số hàng gửi bán ở đại lý vẫn thuộc quyền sở hữu của DN Số hàng được xác định là tiêu thụ khi DN nhận được tiền do bên đại lý thạnh toán hoặc chấp nhận thanh toán

1.1.3 Các phương thức thanh toán

Sau khi giao hàng cho bên mua được chấp nhận thanh toán thì bên bán có thể nhận tiền hàng theo nhiều hình thức khác nhau tùy thuộc theo sự tín nhiệm và sự thỏa thuẩn giữa hai bên mà lụa chọn phương thức thanh toán cho phù hợp Hiện nay các DNTM thường áp dụng các hình thức thanh toán như sau;

+ Phương thức thanh toán trực tiếp: Bên mau có thể thanh toán bằng tiền mặt,

tiền sec, tín phiếu hoặc chuyển khoản qua ngân hàng

+ Phương thức thanh toán chậm: Là phương thức bán mà bên bán giao hàng

cho bên mua nhưng người mua không trả tiền ngay mà trả tiền theo một thời hạn theo thỏa thuận một lần hoặc thanh toán thành nhiều lần

1.1.4 Yêu cầu và nhiệm vụ của kế toán bán hàng

1.1.4.1 Yêu cầu đối với kế toán bán hàng

Yêu cầu đối với kế toán bán hàng là phải giám sát chặt chẽ hàng hóa tiêu thụ trên tất cả các phương tiện: số lượng, chất lượng…Tránh hiện tượng mất mát hư hỏng hoặc tham ô, lãng phí, kiểm tra tính hợp lý của các khoản chi đồng thời phân bổ chính xác cho đúng hàng bán để tạo thuận lợi cho việc xác định kết quả kinh doanh

Phải quản lý chặt chẽ tình hình thanh toán của khách hàng, yêu cầu thanh toán đúng hình thức và thời gian tránh mất mát, ứ đọng vốn

1.1.4.2 Nhiệm vụ của kế toán bán hàng

Hạch toán kế toán có vai trò quan trọng đối với công tác quản lý, do vậy chất lượng của thông tin kế toán ảnh hưởng trực tiếp và có tính chất quyết đinh sự thắng bại của các quyết định kinh doanh Do đó kế toán bán hàng cần thực hiện các nhiệm vụ như sau:

- Ghi chép phản ánh kịp thời, đầy đủ và chính xác tình hình bán hàng của doanh nghiệp cả về giá trị và số lượng hàng bán trên từng mặt hàng, từng địa điểm bán hàng

và từng phương tiện bán hàng

- Tính toán và phản ánh chính xác tổng giá tính toán của hàng bán ra bao gồm doanh thu bán hàng, thuế GTGT đầu ra của từng nhóm hàng, từng hóa đơn khách hàng, từng đơn vị trực thuộc ( theo các cửa hàng, quầy hàng…)

- Xác định chính xác giá mua thực tế của lượng hàng đã tiêu thụ đồng thời phân

bổ phí thu mua cho hàng tiêu thụ nhằm xác định kết quả bán hàng

- Kiểm tra, đôn đốc tình hình thu hồi và quản lý tiền hàng, quản lý khách nợ theo dõi chi tiết theo từng khách hàng, lô hàng, số tiền khách nợ, thời hạn và tình hình trả nợ

- Tập hợp đầy đủ, chính xác, kịp thời các khoản chi phí bán hàng, thực tế phát sinh và kết chuyển ( hay phân bổ) cho phép bán hàng cho hàng tiêu thụ làm căn cứ đê xác định kết quả kinh doanh

- Cung cấp thông tin cần thiết về tình hình bán hàng, phục vụ cho việc chỉ đạo

và điều hành kinh doanh của doanh nghiệp

- Tham mưu cho lãnh đạo về các giải pháp để thúc đầy quá trình bán hàng

1.2 Nội dung kế toán bán hàng trong các doanh nghiệp

1.2.1 Kế toán bán hàng theo chuẩn mực kế toán Việt Nam

1.2.1.1 Chuẩn mực kế toán số 01

Chuẩn mực chung ( ban hành và công bố theo Quyết định số 165/2002/QD- BTC ngày

31 tháng 12 năm 2002 của Bộ trưởng Bộ tài chính)

Các nguyên tắc kế toán cơ bản

+ Cơ sở dồn tích

Mọi nghiệp vụ kinh tế, tài chính của DN liên quan đến tài sản, nợ phải trả, nguồn vốn chủ sở hữu, doanh thu, chi phí phải được ghi sổ kế toán vào thời điểm phát sinh, không căn cứ vào thời điểm thực tế thu hoặc thực tế chi tiền hoặc tương đương tiền Báo cáo tài chính lập trên cơ sở dồn tích phản ánh tình hình tài chính của doanh nghiệp trong quá khứ, hiện tại và tương lai Và với kế toán bán hang cũng vậy, khi nghiệp vụ bán hang máy tính phát sinh thì kế toán sẽ ghi sổ vào thời điểm bán hang đó

+ Hoạt động liên tục

Báo cáo tài chính phải được lập trên cơ sở giả định là DN đang hoạt động liên tục cũng như quá trình bán hang được diễn ra liên tục và sẽ tiếp tục hoạt động kinh doanh bình thường trong tương lai gần Nếu không sẽ ảnh hưởng đến báo cáo tài

chính Trường hợp thực tế khác với giả định hoạt động liên tục thì báo cáo tài chính phải lập trên một cơ sở khác và phải giải thích cơ sở đã sử dụng để lập BCTC

+ Giá gốc

Tài sản nói chung và sản phẩm máy tính nói riêng phải được ghi nhận theo giá gốc Giá gốc của tài sản được tính theo số tiền hoặc khoản tương đương tiền đã trả, phải trả hoặc tính theo giá trị hợp lý của tài sản đó vào thời điểm tài sản được ghi nhận Giá gốc của mặt hang máy tính không được thay đổi trừ khi có quy định khác trong chuẩn mực kế toán cụ thể Ví dụ như ngày 10/1 bỏ ra 10 triệu để mua 1 máy tính, 10/2 trên thị trường mình phải mua vào 11 triệu thì phải ghi giá ngày 10/1 là 10 triệu và giá ngày 10/2 là 11 triệu

+ Phù hợp

Việc ghi nhận doanh thu và chi phí phù hợp với nhau Khi ghi nhận một khoản doanh thu từ việc bán máy tính thì phải ghi nhận một khoản chi phí tương ứng có liên quan đến việc tạo ra khoản doanh thu đó Chi phí tương ứng với doanh thu gồm chi phí của kỳ tạo ra doanh thu và chi phí của các kỳ trước hoặc chi chí phải trả nhưng liên quan đến doanh thu của kỳ đó Nguyên tắc liên quan đến phản ánh doanh thu, chi phí phải ghi nhận cùng lúc để cung cấp cho người sử dụng thông tin có cái nhìn chính xác hơn về tình hình bán hang Ví dụ như khi ghi nhận doanh thu bán hang thì kế toán ghi nhận giá vốn lô hang và chi phí có liên quan như vận chuyển, quảng cáo…nhằm tránh việc kế toán có thể quên ghi chi phí hay ghi vào chi phí khác làm lợi nhuận năm đó cao hơn…

+ Nhất quán

Các chính sách và phương pháp kế toán doanh nghiệp đã chọn phải được áp dụng thống nhất ít nhất trong một ký kế toán năm Và với kế toán bán hang cũng vậy,

do mỗi phương pháp lại cho 1 kết quả khác nhau nên khi đã chọn phương pháp nào thì

kế toán phải áp dụng nhất quán trong các kỳ kế toán

Trường hợp có thay đổi chính sách và phương pháp kế toán đã chọn thì phải giải trình

lý do và ảnh hưởng của sự thay đối đó trong phần thuyết minh của BCTC

+ Thận trọng

Công ty kịnh doanh nhiều mặt hang, và dù đó là mặt hàng gì cũng phải tuân thủ nguyên tắc thận trọng, đối với kế toán bán hàng cũng vậy , cũng cần phải xem xét, cân nhắc, phán đoán cần thiết để lập các ước tính kế toán trong điều kiện không chắc chắn Nguyên tắc thận trọng đòi hỏi:

a Phải lập các khoản dự phòng nhưng không lập quá lớn

b Không đánh giá cao hơn giá trị của các tài sản và các khoản thu nhập

c Không đánh giá thấp hơn giá trị của các khoản nợ phải trả và chi phí

d Doanh thu và thu nhập chỉ được ghi nhận khi có bằng chứng chắc chắn về khẳ năng thu được lợi ích kinh tế, còn chi phí phải được ghi nhận khi có bằng chứng về khả năng phát sinh chi phí

1.2.1.2 Chuẩn mực số 02 về “hàng tồn kho”

Chuẩn mực được ban hành và công bố theo quyết định số 149/2001/QD-BTC ngày 31/12/2001 của Bộ Tài Chính

Hàng tồn kho được ghi nhận theo nguyên tắc giá gốc

Có 4 phương pháp xác định giá trị hàng tồn kho

Phương pháp tính theo giá đích danh: Được áp dụng đối với DN có ít loại hàng

hoặc ổn định và nhân diện được

Theo phương pháp này, sản phẩm vật tư hàng hóa xuất kho thuộc lô hàng nhập nào thì lấy đơn giá nhập kho của lô hàng đó để tính Đây là phương án tốt nhất, nó tuân thủ nguyên tắc phù hợp của kế toán, chi phí thực tế phù hợp doanh thu thực tế Giá trị hàng xuất kho đem bán phù hợp với doanh thu mà nó tạo ra Hơn nữa giá trị hàng tồn kho được phản ánh đúng theo giá trị thực tế của nó Nhưng do phương pháp này, là giá nhập của lô hàng là bao nhiêu thì khi xuất đúng lô hàng đó lấy giá nhập của

nó làm giá xuất nên sẽ gây khó khăn cho công tác kế toán bán hàng khi doanh nghiệp

có nhiều mặt hàng mà không nhớ hêt giá nhập, phải mất thời gian cho khâu check giá nhập của mặt hàng đó, khó khăn trong việc theo dõi vì có nhiều mặt hàng thì phải theo dõi nhiều giá khác nhau

Phương pháp tính giá bình gia quyền: Giá trị của từng loại hàng tồn kho được

tính theo giá trị trung bình của từng mặt hàng tồn kho tương tự đầu kỳ và giá trị từng loại hàng tồn kho được mua hoặc được sản xuất trong kỳ Giá trung bình có thể được tính theo thời kì hoặc mỗi khi nhập một lô hàng về, phụ thuộc vào tình hình của DN

Nếu kế toán bán hàng cũng tuân theo phương pháp này thì rất đơn giản, dễ làm nhưng chỉ tính toán vào cuối kỳ, như vậy làm ảnh hưởng đến việc quyết toán nói chung, còn nếu áp dụng theo bình quân thời điểm thì chính xác và cập nhật, tuy nhiên lại tính toán nhiều lần, trong khi doanh nghiệp kinh doanh nhiều mặt hàng

Phương pháp nhập trước- xuất trước: Phương pháp này được áp dụng dựa trên

giả định là hàng tồn kho được mua trước hoặc được sản xuất trước, và hàng tồn cuối

kỳ là hàng tồn kho được mua hoặc sản xuất gần tới thời điểm cuối kỳ Theo phương pháp này thì giá trị hàng xuất kho được tính theo giá trị của lô hàng nhập kho ở thời điểm đầu kỳ, giá trị hàng tồn kho được tính theo giá của hàng nhập kho ở gần thời điểm cuối kỳ hoặc gần cuối kỳ hàng còn tồn kho

Phương pháp này giúp cho kế toán tính ngay được trị giá vốn hàng bán, đảm bảo cung cấp số liệu kịp thời cho kế toán ghi chép các khâu tiếp theo Trị giá vốn của hàng tồn kho cũng sát với giá của thị trường của mặt hàng đó Do vậy mà chie tiêu hàng tồn kho có ý nghĩa thực tế hơn

Phương pháp nhập sau- xuất trước: Phương pháp này dựa trên giả định là hàng

tồn kho được mua sau hoặc sản xuất sau thì được xuất trước, hàng tồn kho còn lại cuối

kỳ là hàng tồn kho được mua hoặc sản xuất trước đó Theo phương pháp này thì giá trị hàng tồn kho được tính theo giá của lô hàng lần sau hoặc gần sau cùng, giá trị của hàng tồn kho được tính theo giá của hàng nhập kho đầu kỳ hoặc gần đầu kỳ còn tồn kho Tức là hàng nào nhập sau cùng thì lấy giá của nó làm giá xuất kho, nếu không đủ thì lấy lô hàng nhập kế trước của lô sau cùng Tuy nhiên theo phương pháp này thì trị giá vốn của hàng tồn kho cuối kỳ không sát với giá thị trường

1.2.1.3 Chuẩn mực kế toán số 14 về “doanh thu và thu nhập khác”

Bán hàng sẽ phát sinh doanh thu, và việc ghi nhận doanh thu trong các trường hợp sẽ tuân thủ theo nguyên tắc nào thì trong chuẩn mực kế toán số 14” doanh thu và thu nhập khác” sẽ quy định và hướng dẫn Mục đích của chuẩn mục này là quy định và hướng dẫn các nguyên tắc và phương pháp kế toán doanh thu và thu nhập khác, gồm: Các loại doanh thu, thời điểm ghi nhận doanh thu, phương pháp kế toán doanh thu và thu nhập khác làm cơ sở ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính

Đối với các khoán tiền và tương đương tiền không nhận ngay thì doanh thu được xác định bằng cách quy đổi giá trị danh nghĩa của các khoản sẽ thu được trong tương lai và giá trị thực tế tại thời điểm ghi nhận doanh thu theo tỷ lệ lãi xuất hiện hành Giá trị thực tế tại thời điểm ghi nhận doanh thu có thể nhỏ hơn giá trị danh nghĩa thu được trong tương lai

Khi hàng hóa, dịch vụ được trao đổi để lấy hàng hóa dịch vụ tương tự về bản chất và giá trị thì việc trao đổi đó không được coi là một giao dịch tạo ra doanh thu

Khi hàng hoá, dịch vụ được trao đổi lấy hàng hóa dịch vụ không tương tự thì việc trao đổi đó được coi là một giao dịch tạo ra doanh thu Và doanh thu được xác định bằng giá trị hợp lý của hàng hóa dịch vụ nhận về, sau khi điều chỉnh các khoản tiền hoặc tương đương tiền trả thêm hoặc thu thêm Khi không xác định được gía trị hợp lý của HH,DV nhận về thì doanh thu được xác định bằng giá trị hợp lý của HH,

DV đem trao đổi, sau khi điều chỉnh các khoản tiền và tương đương tiền trả thêm hoặc thu thêm

Doanh thu được ghi nhận theo giá bán hàng hóa Giá bán hàng hóa của DN được xác định trên nguyên tăc phải đảm bảo bù đắp được giá vốn, chi phí bỏ ra đồng thời đảm bảo cho DN có khoản lợi nhuận định mức Giá bán được xác định như sau:

Giá bán hàng hóa = Giá mua thực tế + Thặng dư thương mại

Hoặc : Giá bán hàng hóa= Giá mia thực tế *( 1+ % Thặng dư thương mại )

+ Ghi nhận doanh thu

Doanh thu bán hàng được ghi nhận khi đồng thời thỏa mãn tất cả 5 điều kiện sau

- DN đã chuyển giao phần lớn rủi ro và lợi ích gắn liền với quyền sở hữu sản phẩm, hoặc hàng hóa cho người mua

- DN không còn nắm giữ quyền quản lý hàng hóa như người sở hữu hàng hóa hoặc quyền kiểm soát hàng hóa

- Doanh thu được xác định tương đối chắc chắn

- DN đã thu được hoặc sẽ thu được lợi ích kinh tế từ giao dịch bán hàng

- Xác định được chi phí liên quan đến giao dịch bán hàng

Trường hợp DN vẫn còn chịu phần lớn rủi ro gắn liền với quyền sở hữu hàng hóa thi giao dịch không được coi là hoạt động bán hàng và doanh thu không được ghi nhận

DN còn phải chịu rủi ro gắn liền với quyền sở hữu hàng hóa dưới nhiều hình thức khác nhau:

- DN còn phải chịu trách nhiệm để đảm bảo cho tài sản được hoạt động bình thường mà việc này không nằm trong các điều khoản bảo hành thông thường

- Khi việc thanh toán tiền bán hàng còn chưa chắc chắn vì phụ thuộc vào người mua hàng đó

- Khi hàng hóa được giao còn chờ lắp đặt nó là một phần quan trọng của hợp đồng mà DN chưa hoàn thành

- Khi người mua có quyền hủy bỏ việc mua hàng vì một lí do nào đó nếu trong hợp đồng mua bán và DN chưa chắc chắn về khả năng hàn bán có bị trả lại hay không

Nếu DN chỉ còn phải chịu một phần rủi ro gắn liền với quyền sở hữu hàng hóa thì việc bán hàng được xác định và doanh thu được ghi nhận

Doanh thu chỉ được ghi nhận khi đảm bảo là doanh nghiệp thu được lợi ích kinh tế từ giao dịch Doanh thu và chi phí liên quan tới cùng một giao dịch ohair được ghi nhận đồng thời theo nguyên tắc phù hợp

1.3.Kế toán bán hàng trong DN TM theo chế độ kế toán doanh nghiệp hiện hành

(Theo quyết định số 48/2006-BTC)

1.3.1 Chứng từ sử dụng

Áp dụng chế độ kế toán cho DN vừa và nhỏ theo quyết định số 48/2006-BTC ngày 14/9/2006 của Bộ Tài Chính thì chứng từ sử dụng trong kế toán bán hàng bao gồm:

- Hợp đồng cung cấp, hợp đồng mua bán, giấy cam kết

- Hóa đơn GTGT áp dụng với DN tính thuế theo phương pháp khấu trừ

- Hóa đơn bán hàng thông thường áp dụng với các DN tính thuế theo phương pháp trực tiếp

- Phiếu xuất kho, phiếu nhập kho

- Bảng tổng hợp số lượng nhập, xuất, tồn kho

- Bảng kê bán lẻ

- Phiếu thu, phiếu chi

- Giấy báo nợ, giấy báo có của ngân hàng

- Hóa đơn GTGT hàng trả lại, hàng giảm giá

- Bảng kê thanh toán

1.2.2.2 Tài khoản sử dụng trong kế toán bán hàng

Kế toán bán hàng sử dụng các tài khoản chính như sau:

TK 511 “doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ” dùng để phản ánh tổng doanh thu

bán hàng thực tế, các khoản giảm trừ doanh thu và xác định doanh thu thuần trong kỳ

Kết cấu và nội dung phản ánh của TK511

Bên Nợ:

- Số thuế tiêu thụ đặc biệt, hoặc thuế xuất khẩu phải nộp tính trên doanh thu bán hàng thực tế của sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ đã cung cấp cho khách hàng và đã được xác định là đã bán trong kỳ kế toán;

- Số thuế GTGT phải nộp của doanh nghiệp nộp thuế GTGT tính theo phương pháp trực tiếp

- Doanh thu hàng bán bị trả lại kết chuyển cuối kỳ;

- Khoản giảm giá hàng bán kết chuyển cuối kỳ;

- Khoản chiết khấu thương mại kết chuyển cuối kỳ;

- Kết chuyển doanh thu thuần vào Tài khoản 911 “Xác định kết quả kinh doanh”

Bên Có:

Doanh thu bán sản phẩm, hàng hoá, bất động sản đầu tư và cung cấp dịch vụ của doanh nghiệp thực hiện trong kỳ kế toán.

TK 511 có 5 tài khoản cấp2 :

TK 5111- doanh thu bán hàng hóa: Phán ánh doanh thu và doanh thu thuần của khối

lượng hàng hóa đã được xác định là đã bán trong một kì kế toán của DN, chủ yếu áp dụng cho ngành kinh doanh hàng hóa, vật tư, lương thức…

TK 5112- Doanh thu bán thành phẩm: Phản ánh doanh thu và doanh thu thuần của

khối

lượng thành phẩm đã xác định là đã bán trong một kỳ kế toán, chủ yếu áp dụng cho kinh doanh nhành công nghiệp, nông nhiệp, lâm nghiệp…

TK 5113- Doanh thu cung cấp dịch vụ: Phản ánh DT và DTT cuả khối lượng dịch vụ

đã hoàn thành, đã cung cấp cho KH và đã xác định là đã bán trong một kì kế toán

TK 5114- Doanh thu trợ cấp, trợ giá: Dùng để phản ánh các khoản doanh thu từ trợ

cấp, trợ giá của NN khi DN thực hiện các nhiệm vụ cung cấp sản pẩm, dịch vụ theo yêu cầu của Nhà nước

TK 5115- Doanh thu kin doanh bất động sản: Tài khoản này dùng để phản ánh doanh

thu cho thuê bất động sản đầu tư và doanh thu bán, thanh lý bất động sản đầu tư

TK 632- “ Giá vốn bán hàng” : Phản ánh trị giá vốn của sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ

BDS đầu tư, giá thành sản xuất của sản phẩm đã bán trong kỳ

Kết cấu và nội dung của TK632

Bên Nợ:

+ Trị giá vốn của sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ đã bán trong kỳ;

+ Chi phí nguyên vật liệu, chi phí nhân công vượt trên mức bình thường và chi phí sản xuất chung cố định không phân bổ được tính vào giá vốn hàng bán trong kỳ;+ Các khoản hao hụt, mất mát của hàng tồn kho sau khi trừ phần bồi thường do trách nhiệm cá nhân gây ra;

+ Chi phí xây dựng, tự chế TSCĐ vượt trên mức bình thường không được tính vào nguyên giá TSCĐ hữu hình tự xây dựng, tự chế hoàn thành;

+ Số trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho (Chênh lệch giữa số dự phòng giảm giá hàng tồn kho phải lập năm nay lớn hơn số dự phòng đã lập năm trước chưa

- Trị giá hàng bán bị trả lại nhập kho

TK 521- Chiết khấu thương mại

TK 131- Phải thu của khách hàng

Trong quá trình bán hàng của doanh nghịêp có các hình thức bán buôn sau :

• Kế toán bán hang theo hình thức giao hang trực tiếp cho khách

Khi phát sinh nghiệp vụ căn cứ vào phiếu xuất kho mà kế toán ghi tăng TK 632( giá vốn hàng bán), đồng thời ghi giảm TK 156: trị giá hang hoá xuất kho

Từ hoá đơn giá trị gia tăng, phiếu thu hay giấy báo có của ngân hang…kế toán ghi tăng TK 511:doanh thu bán hang chưa có thuế GTGT, ghi tăng TK 333: thuế GTGTđầu ra phải nộp và ghi tăng TK tiền, các khoản phải thu…(111, 112, 131…)Trong trường hợp bao bì tính riêng, căn cứ vào phiếu xuất kho, phiếu thu…kế toán ghi giảm cho TK 153: trị giá thực tế xuất kho của bao bì, ghi tăng TK 3331:thuế GTGT đầu vào phải nộp, ghi tăng TK tiền, các khoản phải thu…(TK 111,112,131…)

• Kế toán bán buôn theo hình thức gửi hàng cho khách

Căn cứ vào phiếu xuất kho hàng gửi bán, kế toán ghi tăng TK 157: trị giá hàng hoá thực tế xuất kho gửi bán, ghi giảm TK 156: hang hoá xuất kho

Nếu hang hoá có bao bì đi kèm tính riêng, kế toán ghi tăng TK 138, ghi giảm TK 153:trị giá thực tế xuất kho của bao bì

Khi số hang gửi bán được xác định là tiêu thụ, căn cứ vào giấy tờ lien quan mà ghi vào các tài khoản tương ứng

bên bán khi chấp nhận thanh toán số hang gửi bán, ké toán lập hoá đơn GTGT, dựa vào các chứng từ đi kèm khác ( giấy báo có, thông báo ) kế toán ghi tăng TK 511:doanh thu chưa có thuế GTGT, ghi tăng TK 3331: số VAT đầu vào phải nộp, ghi tăng TK tiền ) TK 111, 112, 131…)

đồng thưòi ghi tăng gái vốn hang xuất kho gửi bán ( TK 632) ghi giảm cho TK 157: trị giá hang gửi bán

trường hợp có bao bì đi kèm riêng, căn cứ vào phiếu thu, xuất kho mà kế toán ghi giảm TK 138, ghi giảm TK 3331: số VAT đầu ra phải nộp, gi tăng TK tiền( TK 111,112, 131…) Trường hợp DN chi hộ cho bên mua sẽ ghi tăng TK tiền ( TK 111,112…) ghi giảm TK 138

• Kế toán bán buôn vận chuyển thẳng

trường hợp này chia thành 2 hình thức khác:

- Kế toán bán buôn vận chuyển thảng theo hình thức giao tay ba

Căn cứ hoá đơn GTGT và các chứng từ thanh toán của khách hang, kế toán ghi tăng

TK 511: doanh thu bán hang chưa có thuế, gia tăng TK 3331 : thuế GTGT đầu ra phải nộp, ghi tăng TK tiền, phải thu…(TK 111, TK 112, TK 131…)

Đồng thời ghi tăng TK 632: trị giá hàng mua bán ngay, gi tăng TK 133, ghi giảm TK tiền( 111, 112…) hay tăng TK 331: phải trả nhà cung cấp

Trường hợp có cao bì đi kèm tính riêng, kế toán căn cứ vào phiếu thu( giấy báo có, báo nợ, phiếu chi) ghi tăng TK tiền( 111, 112…) hoặc tăng TK 131, ghi tăng TK 333: thuế đầu vào được khấu trừ Đồng thời ghi giảm khoản tiền ( 111, 112 ) hoặc ghi tăng phải trả nhà cung cấp ( TK 331), tăng khoản thuế đầu ra( TK 3331)

- Kế toán bán buôn vận chuyển thẳng theo hình thức gửi hàng

Khi DN mua hang và chuyển đi bán, dựa vào hoa đơn GTGThoặc hoá đơn bán hang của nhà cung cấp, và các hoá đơn chứng từ đi kèm với số hàng gửi bán kế toán ghi tăng TK 157 trị giá hang mua gửi bán, ghi tăng khoản thuế đầu vào ( TK 133) và giảm khoản phải trả tương ứng

Khi bên mua thong báo chấp nhận thanh toán số hàng trên thì kế toán ghi tăng tK 511 doanh thu bán hàng chưa có thuế, tăng TK 3331 và gi tăng TK tiền, tài khoản phải thu(

Trong trường hợp nộp tiền thiếu của nhân viên bán hàng kế toán sẽ phản ánh trên TK

1388 số tiền thiếu mà nhân viên bán hàng phải bồi thường, ghi tăng doanh thu, các khoản tiền, các khoản phải thu và số thuế đầu ra tương ứng còn trong trường hợp nộp tiền thừa so với số cần nộp thì doanh thu được phản ánh bằng số ghi trên hoá đơn, số tiền thừa sx phản ánh vào TK 711( thu nhập khác) của doanh nghiệp

Sau khi phản ánh doanh thu, kế toán ghi nhận giá vốn qua TK 632 và ghi giảm cho TK

156 hàng hoá xuất kho

c Kế toán bán đại lý

Trong trường hợp doanh nghiệp là bên giao đại lý

Khi xuất kho giao cho đại lý kế toán ghi tăng TK 157 trị giá thực tế xuất kho, giảm số hang hoá đem đi giao nếu doanh nghiệp mua hàng sau đó chuyển thẳng cho đại lý thì cũng hạch toán như kế toán bán buôn vận chuyển thẳng theo hình thức gửi hàng, số chi phí phát sinh trong quá trình giao hàng, nếu doanh nghiệp chịu thì phản ánh khoản chi phí này vào chi phí của doanh nghiệp( TK 641) và nếu doanh nghiệp chi

hộ cho bên đại lý thì phản ánh vào khoản phải thu khác ( TK 138)

Khi cơ sỏ đại lý thanh toán, dựa vào các hoá đơn chứng từ liên quan mà kế toán ghi nhận doanh thu vàcắt hoa hồng đại lý Số tiền hoa hồng này sẽ được phản ánh trên tài khoảnchi chí bán hang của doanh nghiệp ( TK 641) , số thuế GTGT của tiền hoa hồng phản ánh vào TK 331

Sau khi ghi nhận doanh thu, kế toán phải ghi nhận giá vốn cho số hàng gửi đại lý này vào TK 632 và ghi giảm cho TK 157: trị giá hàng gửi bán

Trong trường hợp doanh nghiệp là bên nhận đai lý

Khi nhận hàng hoá căn cứ vào biên bản kiểm nhận hàng hoá kế toán ghi tăng TK

003 số hàng hoá nhận gửi bán Khi bán được hàng ghi giảm TK 003 và ghi nhận số tiền hoa hồng được hưởng vào tài khoản TK 511 nếu số hoa hồng đã được khấu trừ nếu doanh nghiệp chưa tính hoa hồng thì ghi tăng tiền, tăng khoản phải trả bên giao đai lý Và khi tính toán, thanh toán tiền hoa hồng kế toán cũng phản ánh số tiền vào tài khoản doanh thu của doanh nghiệp sau khi bán được hàng, doanh nghiệp sẽ thanh toán tiền hàng cho bên giao đai lý kế toán ghi giảm khoản phải trả bên đại lý và tài khoản tiền

Kế toán bán hàng trả góp

Khi xuất hang cho khách , căn cứ phiếu thu( giấy báo có) hoá đơn GTGT kế toán

sẽ phản ánh số tiền trả ngay vào tài khoản doanh thu 511, số lãi trả góp được phản ánh vào tài khoản 3387, định kì thu nợ của khách hang, kế toán ghi giảm số tiền phải thu

của khách hang, kế toán ghi giảm số tiền phải thu của khách hang Đồng thời ghi nhận lãi góp từng kì vào doanh thu hoạt động tài chính, ghi tăng tài khoản 515 và giảm TK 3387

Căn cứ phiếu xuất kho mà kế toán ghi nhận giá vốn của hang bán , ghi tăng tài khoản

632 và giảm tài khoản 156: trị giá thực tế xuất kho

d Kế toán các khoản giảm trừ doanh thu

Chiết khấu thương mại : Khoản chiết khấu thương mại sẽ được phản ánh qua tài khoản 521 Khi phát sinh nghiệp vụ kế toán ghi tăng TK 521: khoản chiết khấu, giảm

TK 3331 khoản thuế đầu ra và giảm các khoản thu hay tiền

Chiết khấu thanh toán : TK 635 phản ánh khoản chiết khấu này, căn cứ vào phiếu thu, giấy báo có kế toán ghi tăng TK 635, tăng khoản tiền và giảm các khoản phải thuGiảm giá hang bán : Căn cứ vào phiếu chi, giấy báo nợ kế toán ghi tăng TK 532 giảm số thuế đầu ra 3331 và giảm tài khoản tiền và giảm các khoản phải thu

Hàng bán bị trả lại: Sauk hi chuyển hang về nhập kho, kế toán ghi tăng tài khoản

156 trị giá hang nhập kho, kế toán theo dõi số hang này trên TK 157

Kế toán phản ánh số hang bị trả lại này vào tài khoản 531

Cuối kỳ kết chuyển các khoản giảm trừ doanh thu này sang tài khoản doanh thu bán hang để xác định doanh thu thuần

1.3.3 Sổ kế toán sử dụng

Chế độ kế toán doanh nghiệp nhỏ và vừa ban hành theo quyết định 48/2006/BTC

có quy định các hình thức sổ kế toán gồm:

- Hình thức nhật ký chung: Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán NKC là tất

cả các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh vào sổ NKC theo trình tự thời gian đồng thời phản ánh theo quan hệ đối ứng tài khoản có liên quan để phục vụ cho việc ghi sổ cái Theo hình thức nhật ký chung thì kế toán bán hàng sử dụng các loại sổ chủ yếu sau:

+ Sổ NKC

+ Sổ nhật ký bán hàng

+ Sổ nhật ký thu tiền: Dùng tập hợp các nghiệp vụ thu tiền ở doanh nghiệp bao gồm cả tiền mặt và tiền gửi ngân hàng, được mở riêng cho từng TK tiền mặt và tiền gửi có thể theo dõi cho từng loại tiền.

Trình tự ghi sổ kế toán được thể hiện qua (phụ lục số 04)

- Hình thức chứng từ ghi sổ: Đặc trưng cơ bản của hình thức này là căn cứ vào

các chứng từ ban đầu để ghi sổ kế toán tổng hợp là “ chứng từ ghi sổ” Việc ghi sổ kế toán tổng hợp gồm đi theo trình tự thời gian trên sổ đăng ký chứng từ ghi sổ và ghi theo nội dung kinh tế trên sổ cái Chứng từ ghi sổ được đánh số hiệu liên tục trong từng tháng theo số thứ tự trong sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, có chứng từ kế toán đi kèm

và phải được kế toán trưởng duyệt trước khi ghi sổ kế toán

Kế toán bán hàng theo hình thức này sử dụng các loại sổ sau: Sổ đăng ký chứng

từ ghi sổ, Sổ cái, Sổ chi tiết bán hàng, chi tiết thanh toán, Chứng từ ghi sổ

Trìh tự hạch toán được thể hiện qua ( phụ lục số 05)

- Hình thức Nhật ký – Sổ cái: Theo hình thức này các nghiệp vụ kinh tế phát

sinh được ghi vào nhật ký – sổ cái theo trình tự thời gian và theo nội dung kinh tế Số liệu trên nhật ký – sổ cái dùng để lập báo cáo tài chính Hình thức này dùng các loại sổ

kế toán sau: Nhật ký- sổ cái, Sổ chi tiết bán hàng, Sổ chi tiết thanh toán với người mua

Trình tự hạch toán thể hiện theo( phụ lục số 06)

- Hình thức kế toán trên máy vi tính: Công việc kế toán được thực hiện theo

một phần mềm kế toán trên máy vi tính Phần mềm kế toán được thiết kế theo nguyên tắc của một trong những hình thức kế toán hoặc kết hợp các hình thức kế toán theo quy định Phần mềm kế toán được thiết kê theo hình thức kế toán nào sẽ có các loại sổ của

hình thức đó nhưng không bắt buộc phải hoàn toàn giống mẫu sổ kế toán ghi bằng tayTrình tự hạch toán thể hiện trên (phụ lục số 07)

CHƯƠNG II: THỰC TRẠNG VỀ KẾ TOÁN BÁN MẶT HÀNG MÁY VI TÍNH TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN DỰ ÁN VÀ CÔNG NGHỆ NHẬT HẢI

2.1 Tổng quan tình hình và ảnh hưởng các nhân tố môi trường đến kế toán bán mặt hàng máy vi tính

2.1.1 Tổng quan về công ty Cổ Phần Dự Án Và Công Nghệ Nhật Hải

2.1.1.1 Đặc điểm hoạt động kinh doanh của công ty Nhật Hải

Tên đơn vị : công ty cổ phần dự án công nghệ Nhật Hải

Chi nhánh: trụ sở 14 lô 11A Trung Hòa, Cầu Giấy, Hà Nội

Trong những năm qua, OIC đã góp phần xây dựng kênh phân phối chuyên nghiệp các sản phẩm CNTT và truyền thông của các hãng nổi tiếng thế giới Đóng góp vào ngân sách nhà nước hàng chục tỷ đồng.Tạo công ăn việc làm liên tục cho hàng trăm lao động các trình độ Ngoài ra, hàng năm OIC cũng ủng hộ nhiều chục triệu đồng nhằm

ủng hộ các quỹ từ thiện, quỹ tình thương và ủng hộ trực tiếp cho các gia đình và cá nhân có hoàn cảnh khó khăn

Với sự nỗ lực không ngừng của giám đốc cũng như toàn bộ nhân viên trong công ty,

đã đem lại cho công ty nhiều giải thưởng cũng như là những lời khen ngợi của các đối tác Công ty đã đạt được một số gải thưởng như:

Công ty Nhật Hải- OIC đạt giải Sao Vàng Đất Viêt 2010

Giải thưởng Sao vàng thủ đô 2008

Giải thưởng Cúp vàng ISO 2008 do bộ khoa học công nghệ trao tặng

Bằng khen có thành tích xuất sắc trong tổ chức và hoat động do ủy ban trung ương hội thanh niên Việt Nam thành phố HN trao tặng tháng 12/2007 và nhiều giải thưởng khác…

Xu hướng ứng dụng công nghệ quản lý tiên tiến hiện đại trong hoat động của doanh nghiệp và nhu cầu sử dụng công nghệ để tìm kiếm thông tin và giao dịch với các đối tác ngày càng trở nền cần thiết không chỉ nắm bắt được thời cơ mà còn nâng cao được khẳ năng cạnh trạnh trên thị trường Mặt hàng kinh doanh của công ty chủ yếu các phần mềm ứng dụng và cung cấp các thiết bị tin học, cụ thể:

a Sản phẩm phần mền:

- Phần mền quản lý nhân sự

- Phần mềm quản lý sân golf

- Phần mềm quản lý doanh nghiệp

* Giám đốc: Chịu trách nhiệm chỉ đạo điều hành, đối nội, đối ngoại, đưa ra định

hướng phát triển chiến lược của công ty và là người có quyền điều hành cao nhất

* Phó giám đốc

* Phòng phần mềm:- Nơi ra đời các sản phẩm phần mền của công ty

- Quảng cáo đa phương tiện

* Phòng kinh doanh

- Với đội ngũ kinh doanh trẻ đầy năng động và đặc biệt am hiểu sâu về kĩ thuật phần mềm, các thiết bị tin học, máy tính, sẽ tư vấn cho khách hàng về lợi ích mang lại khi áp dụng công nghệ thông tin vào quản lý điều hành doanh nghiệp hay các tiện ích, tính năng của các thiết bị tin học, máy tính

Bộ phận bán lẻ kinh doanh các thiết bị tin học, văn phòng, điện tử viễn thông,…phục vụ các khách hàng mua tại cửa hàng cũng như qua mạng hoặc qua điện thoại

* Phòng kỹ thuật:

Đây là bộ phận có chức năng tham mưu về công tác kĩ thuật, cộng nghệ và chất lượng của các sản phẩm

Thiêt kế, triển khai giám sát về kĩ thuật các sản phẩm

Nghiên cứu cải tiến các mặt hàng, bảo trì, bảo dưỡng các sản phẩm

* Phòng kế toán :

Chức năng của phòng là thực hiện công tác tài chính kế toán, thống kê của đơn

vị, quản lý tài sản vật tư, lập kế hoạch tài chính và thực hiện công tác phân tích kinh tế Thu và quản lý các nguồn thu, thanh toán các khoản chi, kiểm tra, kiểm soát tình hình chấp hành dự toán thu-chi, tình hình thực hiện các chỉ tiêu kinh tế - tài chính và các tiêu chuẩn định mức của Nhà nước cũng như của công ty, đảm bảo việc quản lý, sử dụng các nguồn kinh phí của công ty theo đúng quy định, đúng mục đích và có hiệu quả Thu thập, xử lý thông tin số liệu kế toán theo đối tượng và nội dung công việc kế toán theo chuẩn mực và chế độ kế toán Kiểm tra, giám sát các khoản thu, chi tài chính, các nghĩa vụ thu, nộp, thanh toán nợ, kiểm tra việc quản lý, sử dụng tài sản và nguồn hình thành tài sản, phát hiện và ngăn ngừa các hành vi vi phạm pháp luật về tài

chính, kế toán Phân tích thông tin, số liệu kế toán, tham mưu, đề xuất các giải pháp phục vụ yêu cầu quản trị và quyết định kinh tế, tài chính của công ty Cung cấp thông tin, số liệu kế toán theo quy định của pháp luật Lập và nộp đúng hạn các báo cáo tài chính, báo cáo thuế và các báo cáo thống kê khác Phân tích và đánh giá hiệu quả sử dụng các nguồn kinh phí, vốn, quỹ

2.1.1.2 Đặc điểm tổ chức công tác kế toán của công ty

* Tổ chức bộ máy kế toán

Công ty Nhật Hải là một công ty hạch toán độc lập Vì vậy công tác kế toán của Công ty tổ chức một cách khoa học, hợp lý đảm bảo sự lãnh đạo tập trung thống nhất đối với công tác kế toán được kiểm tra xử lý thông tin kịp thời chính xác giúp cho lãnh đạo Công ty có thể nắm bắt kịp thời thông tin hạch toán kế toán, để từ đó có thể thực hiện việc kiểm tra và chỉ đạo sâu sát các hoạt động của Công ty đã phân công và chuyên môn hoá để nâng cao trình độ của cán bộ nhân viên phòng kế toán

Phòng Kế toán có một đội ngũ trình độ kế toán khá cao đáp ứng được yêu cầu và nhiệm vụ được giao Hàng năm trong phòng lại có sự luân chuyển nghiệp vụ để ai cũng có thể thực hiện các phần hành một cách nhanh chóng hiệu quả

Phòng kế toán thực hiện chức năng cung cấp thông tin và là công cụ đắc lực cho quản lý, bảo vệ tài sản cho doanh nghiệp, hạch toán kế toán cần thực hiện tốt các nhiệm vụ sau: Ghi chép, cung cấp chính xác, kịp thời các thông tin về các nghiệp vụ kinh tế, giám sát tình hình thực hiện kế hoạch sản xuất – kinh doanh của công ty, góp phần tích cực bảo vệ tài sản của doanh nghiệp, ngăn chặn các hiện tượng tham ô, lãng phí tài sản của doanh nghiệp, ngăn chặn các hành vi vi phạm chế độ chính sách và pháp luật của Nhà nước, tham mưu, đề xuất các biện pháp nhằm khai thác hiệu quả các tiềm năng của doanh nghiệp

Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán ( phụ lục số 09)

Chức năng và nhiệm vụ của từng phần hành kế toán:

- Phụ trách kế toán : Phụ trách kế toán tại Công ty là người có nhiều kinh

nghiệm trong lĩnh vực kế toán, luôn nắm bắt các chuẩn mực chế độ kế toán kịp thời

Là người thực hiện điều hành chung mọi hoạt động của phòng kế toán có trách nhiệm

tham mưu cho Giám đốsc để đưa ra những đường lối chiến lược trong hoạt động sản xuất kinh doanh Giám sát mọi hoạt động kinh doanh tại Công ty và lựa chọn phương pháp hạch toán phù hợp với thực tế.

+ Tổ chức phổ biến và hướng dẫn kịp thời các chế độ, thể lệ tài chính, kế toán, thống kê hiện hành cho cấp dưới và các bộ phận liên quan

+ Tổ chức bảo quản, lưu trữ các tài liệu kế toán, giữ bí mật các tài liệu và số liệu

kế toán của Công ty

+ Chịu trách nhiệm về số liệu báo cáo tài chính kế toán trước Hội đồng thành viên, ban giám đốc và các Cơ quan hữu trách

+ Theo dõi phản ánh đúng tình hình tài chính của Công ty

Quyền hạn:

+ Toàn quyền phân công và chỉ đạo trực tiếp tất cả nhân viên kế toán tại Công ty,

+ Tham gia việc tuyển dụng (kiểm tra nghiệp vụ), thuyên chuyển, xét nâng lương, kỹ luật các nhân viên kế toán, kho trong phạm vi quản lý

+ Có quyền yêu cầu tất cả các bộ phận trong Công ty cung cấp đầy đủ, kịp thời các tài liệu, số liệu cần thiết cho công tác kế toán, kiểm tra, thanh tra của Phòng hoặc

Cơ quan hữu quan Những người có nhiệm vụ lập, ký duyệt hoặc cung cấp các tài liệu, chứng liệu phục vụ cho việc ghi chép, hạch toán, lập báo cáo kế toán phải chịu trách nhiệm về những xai sót, không xác thực, không đúng qui định, không rõ ràng, không hợp lệ, không đúng hạn của tài liệu cung cấp

+ Được quyền từ chối việc lập, ký hoặc duyệt các báo cáo, chứng từ, tài liệu không phù hợp với pháp luật hiện hành

Báo cáo: Báo cáo tình hình tài chính kế toán liên quan Công ty vớiGiám đốc

Công ty hoặc Hội đồng thành viên khi có lệnh

- Kế toán công nợ:

+ Theo dõi công nợ theo từng đối tượng khách hàng (mua, bán, tạm ứng ) + Phân loại khách hàng dưới nhiều góc độ khác nhau: người mua, người bán, cán bộ nhân viên trong doanh nghiệp, phải thu phải trả khác, + Theo dõi công nợ theo hợp đồng, hạn thanh toán

+ Bù trừ công nợ giữa các đối tượng công nợ với nhau

+ Theo dõi công nợ chi tiết theo từng hoá đơn bán hàng

+ Lên các báo cáo: Sổ chi tiết công nợ, các khoản nợ đến hạn, quá hạn, bảng kê các chứng từ công nợ, báo cáo tổng hợp công nợ, bảng cân đối công nợ trên một tài khoản Theo dõi được công nợ một khách hàng trên nhiều tài khoản công nợ khác nhau

- Kế toán quỹ kiêm tiền lương:

Mọi khoản thu chi phát sinh phải được thực hiện trong quy định công ty, quỹ tiền mặt và có chứng từ Do đó kế toán quỹ có nhiệm vụ:

· Kiểm tra số tiền trên Phiếu Thu , Phiếu Chi với chứng từ gốc

· Kiểm tra nội dung ghi trên Phiếu Thu , Phiếu Chi có phù hợp với chứng từ gốc

· Kiểm tra ngày , tháng lập Phiếu Thu – Phiếu Chi và Chữ ký của người có thẩm quyền

· Kiểm tra số tiền thu vào hoặc chi ra cho chính xác để nhập hoặc xuất quỹ tiền mặt.

· Cho người nộp tiền hoặc nhận tiền ký vào Phiếu Thu hoặc Chi

· Kế toán quỹ ký vào Phiếu Thu hoặc Chi và giao cho khách hàng 1 liên

· Sau đó kế toán quỹ căn cứ vào Phiếu Thu hoặc Chi ghi vào Sổ Quỹ ( viết tay)

Khi chi tạm ứng , trường hợp này do kế toán quỹ theo dõi và ghi vào Sổ quỹ tiền mặt và viết tay

· Chi theo số tiền trên Phiếu nhận tạm ứng do người xin tạm ứng lập và phụ trách

cơ sở duyệt

· Lưu giữ Phiếu tạm ứng có đầy đủ chữ ký của phụ trách cơ sở , người nhận tạm ứng và Thủ Quỹ Trực tiếp theo dõi công nợ tạm ứng

· Khi người nhận tạm ứng thanh toán , cũng cho ký vào phần quy định trên Phiếu

và ghi rõ dư nợ còn lại kế toán quỹ thu tiền tạm ứng vào Sổ quỹ tiền mặt viết tay

· Khi phần tạm ứng được thanh toán đợt cuối , lúc đó Kế toán mới lập Phiếu chi chính thức để vào Sổ quỹ tiền mặt trên máy và kế toán quỹ tính toán số chênh lệch để thu thêm hoặc chi ra

· Đối tượng xin tạm ứng phải là công nhân viên tại cơ sở và thời gian thanh toán tạm ứng tối đa 1 tuần

Quản lý Quỹ tiền mặt :

· Tiền mặt tồn quỹ phải được lưu giữ tại két , không được để ở nhiều nơi hoặc mang ra khỏi cơ sở Không được để tiền của cá nhân vào trong két ra khỏi cơ sở

· Tiền mặt tồn quỹ phải được sắp xếp theo loại giấy bạc và được kiểm lại cuối ngày

· Cuối ngày in Sổ quỹ trên máy và lấy đầy đủ chữ ký

· Hằng ngày , Kế Toán cùng kiểm kê quỹ tiền mặt và đối chiếu sổ sách , ký vào

sổ Quỹ ( viết tay và bản in )

· Khóa Sổ và niêm két trước khi ra về

Đồng thời hàng thàng có nhiệm vụ tập hợp số liệu trên bảng chấm công từ phòng

tổ chức hành chính và các chính sách tiền lương khác, các vấn đề liên quan đến lương

để tính và thanh toán tiền lương cho toàn bộ công nhân viên trong công ty, theo dõi tiền lương của công ty, định kỳ báo cáo với kế toán trưởng

- Kế toán kho:

Kế toán kho có nhiệm vụ theo dõi hàng hoá, số lượng hàng nhập-xuất-tồn để lên báo cáo về hàng hoá cuối tháng Đồng thời theo dõi giá nhập cũng như xuất để lên bảng giá của hàng hoá Cuối tháng lên bảng tổng hợp nhập-xuất-tồn của từng loại hàng hoá

2.1.1.3 Chính sách kế toán của công ty

Công ty áp dụng hình thức ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật Ký Chung thông qua sử dụng phần mềm kế toán MISA

Chế độ kế toán áp dụng: Áp dụng theo quyết định 48/2006/QĐ-BTC

-Đơn vị tiền tệ sử dụng: Việt Nam Đồng

- Niên độ kế toán: Năm tài chính từ ngày 01/01 đến ngày 31/12 theo dương lịch.

- Hình thức kế toán: Nhật kí chung

- Phương pháp kê khai và tính thuế GTGT: Theo phương pháp khấu trừ

- Phương pháp khấu hao tài sản cố định: Theo phương pháp đường thẳng

- Phương pháp tổng hợp hàng tồn kho: Theo phương pháp kê khai thường xuyên

- Phương pháp xác định giá xuất kho: Theo phương pháp nhập trước xuất trước

* Phương pháp hạch toán hàng tồn kho ở công ty Nhật Hải :

Hàng tồn kho là một bộ phận quan trọng thuộc tài sản lưu động của công ty, việc hạch toán chính xác, đầy đủ Để thích ứng với những yêu cầu và nhiệm vụ của mình trong hạch toán, phòng kế toán công ty Nhật Hải đã lựa chọn và áp dụng kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên, nhằm phản ánh một cách th-ường xuyên, liên tục các nghiệp vụ phát sinh có liên quan đến hàng tồn kho

2.1.2 Ảnh hưởng của nhân tố môi trường đến kế toán bán hàng của công ty

2.1.2.1 Nhân tố vĩ mô

a Kinh tế

Hiện nay, nền kinh tế đã đi vào toàn cầu hóa, giao lưu buôn bán giữa các quốc gia

đã có sự mở rộng và dễ dàng hơn Khi kinh tế trên đà phát triển thì nhu cầu tiêu dùng của người dân gia tăng, đặc biệt về phương tiên thông tin liên lạc, từ đó lượng hàng bán ra phục vụ nhu cầu thị hiếu của người dân gia tăng, làm tăng doanh thu và lợi nhuận của công ty Do đó bộ phận kế toán bán hàng càng trở nên quan trọng trong quá trình kinh doanh của công ty

b Pháp luật

Khi kinh tế phát triển kéo theo đó là những thay đổi mạnh mẽ trong cơ chế quản

lý của Nhà nước, không chỉ thay đổi về mặt chính sách, đường lối mà pháp luật cũng thay đổi nhằm thích hơn, trong đó có sự thay đổi về chính sách thuế Việc sửa đổi liên tục các thông tư, nghi định luôn ảnh hưởng tới công tác kế toán tại các doanh nghiệp trong đó công ty Nhật Hải cũng không nằm ngoại lệ chẳng hạn như khi bán hàng có khuyến mại thì theo thông tư cũ TT32/2007/TT-BTC ban hành 09/04/2007 hàng khuyến mại này vẫn xuất hóa đơn như bán ra, ghi đầy đủ các thông tin trong hóa đơn GTGT hạch toán cả phần thuế đầu ra Tuy nhiên theo thông tư mới đã sửa đổi, hóa đơn đối với hàng khuyến mại chỉ ghi tên hàng hóa, số lượng chứ không ghi cột thuế như vậy việc hạch toán đối với hàng hóa này không có thuế đầu ra Việc thay đổi liên tục khiến các DN chưa kịp cập nhật sẽ ảnh hưởng tới quá trình hạch toán

c Khoa học – kĩ thuật

Khoa học kĩ thuật này một phát triển mạnh, các phương thức bán hàng không chỉ đơn giản như trước đây mà phát sinh thêm nhiều phương thức mới như bán hàng qua điện thoại, đặt hàng qua internet với hình thức thanh toán nhanh như thanh toán qua thẻ Hay cũng chính sự thay đổi của ngành công nghệ thông tin, việc thiết kế những phần mềm kế toán ra đời ngày càng nhiều giúp cho các đơn vị kinh doanh có nhiều cơ hội để lựa chọn những phần mềm ưu việt đáp ứng được yêu cầu quản lý Cũng chính vì thế mà công tác kế toán nói chung hay kế toán bán hàng nói riêng sẽ

không còn gắng nặng, rút nắn được thời gian, tiện ích và đảm bảo hiệu quả do không phải thực hiện thủ công

d Chính trị

Nước ta đi theo chủ nghĩa xã hội nên hệ thống chính trị tương đối ổn định, điều này sẽ tạo ra điều kiện thuận lợi cho các doanh nghiệp tham gia đầu tư, phát triển mạng lưới kinh doanh Và công tác kế toán tại đơn vị cũng vì thế mà trở nên ổn định, không bị ảnh hưởng bởi tác động chính trị

2.1.2.2 Nhân tố vi mô

a Bộ máy kế toán của công ty

Các nhân tố ảnh hưởng trực tiếp đến kế toán bán hang là cách tổ chức bộ máy kế toán trong doanh nghiệp, các chính sách kế toán Cách tổ chức bộ máy kế toán có khoa học , hợp lý thì công tác kế toán mới đạt hiệu quả một nhân tố ảnh hưởng tới mọi góc

đọ đó chính là con người có một chính sách phù hợp, một tổ chức hợp lý nhừng từng

cá thể trong công ty lại không có trình độ chuyên môn, năng lực tốt về nghiệp vụ kế toán thì doanh nghiệp không thể thực hiện được mục tiêu kinh doanh, đòi hỏi người làm kế toán phải vận dụng kiến thức một cách thành thạo, khoa học, phải trung thực tỉ

mỉ, luôn tuân thủ theo chế độ kế toán Đối với Công ty cổ phần Dự Án và Công Nghệ Nhật Hải là một doanh nghiệp còn khá trẻ, thuộc loại hình doanh nghiệp vừa và nhỏ ở Việt Nam, và hạch toán độc lập được tổ chức một cách khoa học, đảm bảo sự lãnh đạo tập trung Tuy nhiên đội ngũ kế toán của công ty có tuổi đời trẻ, mới ra trường nên kinh nghiệm thực tiễn chưa nhiều việc thực hiện công việc kế toán nói chung và nghiệp vụ kế toán bán hàng nói riêng chưa mang tính chuyên nghiệp

b Đặc thù của ngành kinh doanh

Ngành điện tử nói chung và kinh doanh bán mặt riêng mặt hàng máy vi tính đang phổ biến, do xã hội ngày càng phát triển, như cầu sử dụng máy tính trong các doanh nghiệp hoặc cá nhân gia tăng Như vậy có nghĩa là công ty sẽ bán được hàng với số lượng lớn hàng và sẽ có nhiều nghiệp vụ xảy ra trong quá trình bán, nhiều chứng từ, hóa đơn hơn, do đó kế toán bán hàng cần có biện pháp hỗ trợ quá trình vào sổ, ghi chép được

chính xác nhanh chóng, thuận tiện cho công tác quản lý tình hình mua vào, bán ra máy tính của công ty , từ đó có kế hoạch phát triển thích hợp

2.2.Thực trạng về kế toán bán mặt hàng máy vi tính tại công ty Cổ Phần Dự Án

Và Công Nghệ Nhật Hải

2.2.1 Đặc điểm hoạt động bán mặt hàng máy vi tính tại công ty Nhật Hải

Công ty kinh doanh hai lĩnh vực chủ yếu là sản phầm phần mềm và thiết bị tin học Trong đó riêng về thiết bị tin học thì công ty tổ chức và thực hiện việc mua bán, trao đổi hàng hoá, cung cấp các dịch vụ về các thiết bị, linh kiện máy tính, máy xách tay, các thiết bị mạng không dây, mạng máy tính, cài đặt nhiều chương trình hệ thống

và các phần mềm ứng dụng nhằm cung cấp phục vụ cho khách hàng trong và ngoài nước Do đó công ty rất coi trọng công tác tiêu thụ hàng hoá để tạo được nguồn thu bù đắp chi phí đẩy nhanh vòng quay của vốn, mở rộng quy mô sản xuất kinh doanh của công ty trên thị trường Việc tiêu thụ hàng hoá tại công ty được thực hiện theo phương pháp kê khai thường xuyên và thực hiện theo các phương thức sau:

Phương thức bán lẻ

Với phương thức này thì các loại mặt hàng được trưng bày theo quầy riêng biệt, khi khách hàng muốn mua một mặt hàng máy tính tại quầy sẽ có nhân viên tư vấn trực tiếp hướng dẫn khách xem xét lựa chọn sản phẩm, sau khi đã xem sản phẩm và đồng ý mua hàng thì nhận viên sẽ đưa khách tới quầy thanh toán Tại đây, nhân viên thanh toán vào phần mềm của công ty viết hoá đơn cho khách Phương thức thanh toán là phương thức thanh toán trực tiếp Đối với những khu vực hỗ trợ giao nhận miễn phí hoặc khách hàng trả tiền mua hàng trực tiếp có thể thanh toán bằng tiền mặt Hàng hoá sau khi giao chính thức được coi là tiêu thu chuyển từ công ty sang người mua và được người mua thanh toán, hay tạm chấp nhận thanh toán số hàng mà công ty giao đó Kế toán tiến hành hoạch toán vào doanh thu bán hàng của Công ty

Phương thức bán buôn

Theo phương thức này công ty chuyển hàng cho bên mua theo địa điểm ghi trên hợp đồng Số hàng chuyển đi này vẫn thuộc quyền sở hữu của Công ty Khi được bên mua thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán về số hàng chuyển giao (một phần hay toàn

bộ) thi số hàng được bên mua chấp nhận này mới được coi là tiêu thụ và công ty mất quyền sở hữu về số hàng đó Khi đó kế toán của công ty mới bắt đầu tiến hành hoạch toán vào doanh thu số hàng đã tiêu thụ

Phương pháp xác định giá vốn

Giá vốn của

hàng hoá xuất

kho

= Giá bình quân của một dơn

vị hàng hoá x Lượng hàng hoá xuất kho

Chính sách bán hàng của công ty như sau:

Nhằm hướng tới phục vụ khách hàng ngày một tốt hơn và chuyên nghiệp hơn thì công ty Nhật Hải luôn hoàn thiện trong các chính sách không chỉ về sản phầm, giá

cả mà còn về phong cách phục vụ cùng các giá trị gia tăng

- Cam kêt cung cấp hàng chính hãng: Nhật Hải là công ty đã chiếm được lòng tin của khách hàng, chúng tôi cam kết mang đến cho khách hàng sản phẩm chính hãng với chất lượng hàng đầu

- Giá tối ưu: sản phẩm khi đến với khách hàng đã được tối ưu về giá thông qua các chương trình khuyến mại mua hàng, kích cầu mua sắm

- Phong cách phục vụ và tư vấn chuyên nghiệp: đội ngũ nhân viên được huấn luyện để đảm bảo sư hài lòng của quý khách Việc chọn mua sản phẩm sẽ được tư vấn tận tình, bảo đảm sự hài lòng trước khi quyết định mua hàng

- Dịch vụ hậu mãi chu đáo: hệ thống trung tâm dịch vụ bảo hành chuyên nghiệp

sẽ góp phần nâng cao chất lượng dịch vụ sau bán

- Phương thức nhận đơn hàng: nhận đơn hàng qua Website, email , hotline hoặc đến trực tiếp công ty

Hình thức thanh toán:

- Chuyển khoản: quý khách chuyển tiền vào tài khoản của công ty Cổ Phần Dự

Án Và Công Nghệ Nhật Hải Việc giao hàng được tiến hành sau đó

- Giao nhân hàng tận nơi theo đơn đặt hàng của khách hàng và khách hàng vui lòng thanh toán đơn hàng sau khi kiểm tra và nhận hàng

- Khách hàng có thể mua hàng và thanh toán trực tiếp tại văn phòng giao dịch của công ty

2.2.2 Kế toán bán mặt hàng máy vi tính tại công ty NHật Hải

2.2.2.1 Chứng từ sử dụng

Công ty vận dụng hệ thống chứng từ kế toán do Bộ tài chính ban hành theo quyết định số 48/2006/QĐ-BTC Tổ chức hệ thống chứng từ được quy định hướng dẫn cách ghi chép vào các chứng từ, tổ chức luân chuyển, bảo quản chứng từ của công ty theo quy định hiện hành Bao gồm các chứng từ sau

Phiếu xuất kho: Dùng làm căn cứ cho thủ kho xuất hàng và lập hóa đơn cho

khách hàng Trên phiếu xuất kho chỉ ghi số lượng hàng bán, không ghi số tiền thực bán Số lượng trên phiếu xuất kho và trên hóa đơn GTGT phải trùng nhau để thuận lợi cho việc kiểm tra đối chiếu

Hóa đơn GTGT: Căn cứ vào phiếu xuất kho, kế toán viết hóa đơn GTGT

Hóa đơn GTGT được lập thành 3 liên:

Liên 1: Lưu tại quyển gốc

Liên 2: Giao cho khách hàng

Liên 3: Lưu tại phòng kế toán

Phiếu thu: Khi khách hàng thanh toán tiền hàng, căn cứ vào số tiền trả kế toán

viết phiếu thu Phiếu thu được lập thành 2 liên:

Liên 1: Giao cho người nộp tiền

Liên 2: Phòng kế toán thu

Phiếu chi: Kế toán lập nhằm xác định số tiền mặt thực tế chi khi chi phí phát sinh

liên quan đến bán hàng Là căn cứ xác định chi phí bán hàng

Bảng kê hoá đơn hàng hoá bán ra: là bảng tổng hợp hoá đơn chứng từ hang hoá

dịch vụ bán ra trong ngày, liệt kê những mặt hang được bán ra theo trình tự thời gian

Biên bản thu hồi hoá đơn giá trị gia tăng: là chứng từ được lập khi khách hang

hoá tại công ty để xác nhận quá trình thu hồi hoá đơn đã in cho khách hang lúc mua sản phẩm và là căn cứ để nhập kho lại hang hoá và trả tiền cho khách

Giấy báo có là chúng từ được gửi tới ngân hang để xác nhận khoản tiền thanh

toán của khách hang đã chuyển vào tài khoản của công ty

Trình tự luân chuyển chứng từ

Khi phát sinh nghiệp vụ bán hàng, chứng từ được lập để phản ánh nội dung kinh

tế của các nghiệp vụ tại thời điểm phát sinh Các chứng từ sẽ được kiểm tra về mặt nội dung, quy cách theo quy định của công ty Nếu chứng từ hợp lý sẽ được chuyển phòng

kế toán và các bộ phận liên quan khác Kế toán có trách nhiệm ghi sổ kế toán theo hình thức NKC vằ chứng từ đó được lưu tại công ty

Kế hoạch luân chuyển chứng từ được thiết lập sẫn cho quá trình vận động của chúng từ nhằm phát huy đầy đủ chức năng thông tin và kiểm tra của chúng từ cụ thể trình từ luân chuyển của phiếu xuất kho và hóa đơn GTGT như sau:

Trình tự luân chuyển chứng từ phiếu xuất kho

Phiếu xuất kho được gọi là chứng từ thực hiện, vì nó chứng mịnh cho nghiệp vụ

về xuất kho một loại hàng tồn kho nào đó Phiếu xuất kho này do bà Phùng Ngọc Thiên Kim ( kế toán bán hàng) viết khi có một nghiệp vụ mua hàng phát sinh Và trình

tự luân chuyển phiếu xuất kho được thực hiện như sau:

B1: Khách hàng có nhu cầu mua hàng lập xin xuất hoặc ra lênh xuất

B2: Chuyển cho người phụ trách kế toán của công ty là bà Nguyễn Thanh Thúy xem xét và duyệt

B3: Bà Phùng Ngọc Thiên Kim - Kế toán bán hàng căn cứ vào đề nghị xuất hoặc lệnh xuất tiến hành lập phiếu xuất kho

B4: Chuyển phiếu xuất kho cho thủ kho tiến hành xuất hàng

B5: Khi nhận phiếu xuất kho chuyển cho phụ trách kế toán chính của công ty kí duyệt chứng từ rồi ghi sổ kế toán

B6: Trình phiếu xuất kho cho ông Phan Đình Tùng- Giám đốc ký duyệt chứng từ( vì chứng từ được xét duyệt ngau từ đầu nên giám đốc chỉ kiểm tra lại và kí duyệtB7: Kế toán bán hàng sẽ tiến hành bảo quản và lưu giữ chứng từ

Trình tự luận chuyển hóa đơn giá trị gia tăng

Kế toán bán hàng ( bà Phùng Ngọc Thiên Kim) tiến hành lập hóa đơn GTGT theo 3 liên, sau đó trình phụ trách kế toán công ty ( Nguyễn Thanh Thúy) ký duyệt ( 3 liên), giữ liên 1 và chuyển liên 2,3 cho kế toán bán hàng và khách hàng kí xác nhận, khách hàng giữ liên 2 và kế toán bán hàng giữ liên 3, kế toán ghi sổ, kết thúc

2.2.2.2 Tài khoản kế toán sử dụng:

- TK 511: “Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ”: Kế toán mở sổ chi tiết TK

511 để theo dõi tính hình tiêu thụ

- TK 632: “Giá vốn hàng bán”: Dùng để phản ánh trị giá hàng bán đã tiêu thụ trong kỳ

- TK 131: “ Phải thu khách hàng”: Theo dõi các khoản phải thu của khách hàng, tình hình các khoản nợ và thanh toán của khách hàng được mở trên sổ chi tiết TK 131

- TK 156: “ Hàng hóa”: được theo dõi chi tiết cho từng loại mặt hàng như

Ngoài ra kế toán còn sử dụng một số tài khoản như:

- TK 333: Thuế và các khoản phải nộp Nhà nước

TK 3331: Thuế GTGT phải nộp

TK 33311: Thuế GTGT đầu ra

- TK 111: Tiền mặt

- TK 112: Tiền gửi ngân hàng

- Tài khoản 521 “Chiết khấu thương mại”

- Tài khoản 531 “Hàng bán bị trả lại”

- Tài khoản 532 “Giảm giá hàng bán”

2.2.2.3 Vận dụng tài khoản kế toán

* Kế toán bán lẻ

Công ty bán hàng cho các công ty khác, hoặc các cá nhân, cửa hàng, …Hàng hoá được giao trực tiếp cho khách hàng tại kho, quầy của công ty

Ví dụ: Ngày 30/1/2012, anh Vũ Minh Ngọc (Đóng Đa, Hà Nội) muốn mua một màn

hình máy tính tại công ty Sau khi được tư vấn anh quyết định mua màn hình LCD ACER G195HQL Nhân viên bán hàng sẽ viết và in hoá đơn cho anh Ngọc theo hoá đơn giá trị gia tăng số 168351 Thông tin mua hàng của anh sẽ phần mền chuyển phần tiền thanh toán vào doanh thu bán hàng của công ty ( ghi tăng TK 5111, TK 331, ghi tăng khoản phải thu của khách hàng là TK 131

Nợ TK 131: 2.190.000 đ

Có TK 511: 1.990.909,091đ

Có TK 331: 199.090,909đĐồng thời ghi nhận giá vốn hàng bán ghi “Có” cho TK 632, ghi Nợ cho TK 156 theo

số hoá đơn trên Những nghiệp vụ bán lẻ này sẽ được phản ánh chi tiết qua bảng kê hoá đơn, chứng từ hàng hoá, dịch vụ bán ra, trình tự nhân viên bán hàng in hoá đơn GTGT cho khách