Hoàn thiện công tác tổ chức mua hàng tại xí nghiệp 11- công ty 319

Muốn vậy hoạt động mua hàng phải được tổ chức một cách khoa học, phùhợp với điều kiện của doanh nghiệp và được cải tiến để theo kịp sự phát triển của khoa học kỹ thuật và công nghệ cũng

PHẦN MỞ ĐẦU

1 Tính cấp thiết của đề tài.

Trong thời kỳ hội nhập nền kinh tế quốc tế hiện nay đã mở ra cho nền kinh tế ViệtNam nhiều cơ hội và thách thức Cùng với tốc độ phát triển không ngừng của công nghệ,khoa học kỹ thuật, các doanh nghiệp cũng ngày càng phát triển và cạnh tranh mạnh mẽ Để

có thể đứng vững và phát triển trên thị trường thì đòi hỏi các doanh nghiệp phải có nhữngphương thức kinh doanh phù hợp với điều kiện hoàn cảnh nền kinh tế thị trường đầy biếnđộng Xét trên mọi góc độ, mọi hình thức của doanh nghiệp thì bất kỳ một doanh nghiệpnào bao giờ cũng có hoạt động mua hàng Đối với doanh nghiệp thương mại thì mua hàngchính là hoạt động mua các yếu tố đầu vào để cung cấp sản phẩm cho đầu ra Muốn có sảnphẩm đầu ra tốt thì trước tiên phải có các sản phẩm đầu vào tốt Vì vậy các doanh nghiệpcần phải có những chiến lược kinh doanh sao cho sản phẩm có chất lượng cao, giá cả phùhợp nhằm tăng sức cạnh tranh trên thị trường

Trong các doanh nghiệp dù là doanh nghiệp sản xuất hay doanh nghiệp thương mại,dịch vụ thì cũng đều có mục đích chung là kinh doanh nhằm thu được lợi nhuận Lợi nhuận

là mục tiêu trước mắt, lâu dài và thường xuyên của doanh nghiệp thương mại Đồng thờicác doanh nghiệp cũng luôn nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh nhằm giảm thiểu chiphí đến mức có thể, nâng cao lợi nhuận hoạt động kinh doanh Đối với doanh nghiệpthương mại để tăng lợi nhuận thì mỗi doanh nghiệp có nhiều chiến lược khác nhau, trong

đó giảm chi phí không cần thiết là một trong những cách hiệu quả mà các doanh nghiệpnên áp dụng Muốn vậy hoạt động mua hàng phải được tổ chức một cách khoa học, phùhợp với điều kiện của doanh nghiệp và được cải tiến để theo kịp sự phát triển của khoa học

kỹ thuật và công nghệ cũng như môi trường kinh doanh đầy biến động Các doanh nghiệpcần phải đầu tư hơn nữa cho công tác tổ chức mua hàng, có những chiến lược, chính sách

và cả mục tiêu mua hàng cho rõ ràng nhằm thực hiện công tác mua hàng được tốt nhất

Mặt khác hoạt động mua hàng là quan trọng đối với mỗi doanh nghiệp bởi nó làhoạt động cung cấp đầu vào và quyết định đầu ra của doanh nghiệp Đầu vào của doanhnghiệp được đảm bảo thì góp phần đảm bảo yếu tố đầu ra đến với khách hàng Hoạt độngmua hàng của doanh nghiệp được thực hiện tốt sẽ đảm bảo cung cấp đủ hàng hóa thườngxuyên cho nhu cầu kinh doanh, tránh tình trạng gián đoạn hoạt động kinh doanh của doanhnghiệp Vì nếu doanh nghiệp tổ chức thực hiện mua hàng không tốt thì có thể dẫn đến hànghóa về đến doanh nghiệp bị chậm trễ, hàng hóa không đúng quy cách, mẫu mã, chấtlượng… do đó ảnh hưởng đến uy tín của doanh nghiệp, ảnh hưởng đến khách hàng của

doanh nghiệp Ngược lại công tác tổ chức mua hàng được thực hiện tốt sẽ đảm bảo hànghóa được giao đúng thời hạn,

Sau một thời gian thực tập tại xí nghiệp 11 – công ty 319 – BQP em nhận thấy xínghiệp đã chú trọng đến hoạt động mua hàng, công tác tổ chức mua hàng cũng đã đạt đượcnhững hiệu quả nhất định Tuy nhiên trong môi trường kinh doanh đầy thách thức củamình xí nghiệp đã gặp khá nhiều khó khăn trong công tác tổ chức mua hàng, từ khâu lựachọn nhà cung cấp, thương lượng với nhà cung cấp cho đến khâu giao nhận hànghóa Đồng thời cùng với những khó khăn gặp phải ở doanh nghiệp còn tồn tại nhiều hạnchế cần phải được hoàn thiện để nâng cao sức cạnh tranh và phát triển trên thị trường Do

đó vấn đề hoàn thiện công tác tổ chức mua hàng trong doanh nghiệp là vấn đề rất quantrọng trong doanh nghiệp là vấn đề cấp bách cần được giải quyết đối với các doanh nghiệpnói chung và xí nghiệp 11 nói riêng

2 Tổng quan tình hình nghiên cứu đề tài.

Cùng nghiên cứu về đề tài này có một số các công trình dưới đây:

+ Đề tài : “ Hoàn thiện công tác quản trị mua hàng tại công ty TNHH nhà nước mộtthành viên cơ khí Quang Trung” – sinh viên thực hiện : Nguyền Thị Thắm – Lớp K39 C2– năm 2007

+ Đề tài : “ Giải pháp nâng cao hiệu lực quản trị mua hàng của công ty cổ phầnthương mại vad dịch vụ thành đạt” – sinh viên thực hiện Phan Thị Lệ - lướp K39 A5 – năm2007

+ Đề tài : “ Hoàn thiện quản trị mua hàng tại công ty cổ phần Thăng Long ” – sinhviên thực hiện Nguyễn Hải Bằng – Lớp K39 C2 – năm 2007

+ Đề tài : “ Cải tiến quy trình mua hàng tại công ty TNHH Hải Dương – sinh viênthực hiện Nguyễn Thị Liệu – lớp K41 A4 – năm 2009

Nhìn chung các đề tài nghiên cứu trước đây đều đã giải quyết được những lý luận

cơ bản về quản trị mua hàng, trên cơ sở tiếp cận các góc độ tác nghiệp và góc độ marketingcũng như việc áp dụng lý luận đó vào nghiên cứu thực tế tại các đơn vị thực tập của mình.Các công trình nghiên cứu trước cũng đã đưa ra được các biện pháp nhằm nâng cao hiệulực quản trị mua hàng trong các công ty

Tuy nhiên thực trạng và giải pháp mà các đề tài trước đây đưa ra đều là theo ý kiếnchủ quan của tác giả nghiên cứu được, chưa có tính thực tiễn sâu sắc do chưa biết kết hợptìm hiểu ý kiến, tình hình tại doanh nghiệp thông qua các cán bộ nhân viên trong công ty.Chưa nghiên cứu cụ thể thông qua các phương pháp nghiên cứu hay phỏng vấn chuyên gia

Như vậy ta thấy qua công trình nghiên cứu của các tác giả trước đây đều không có

đề tài nào nghiên cứu về hoàn thiện công tác tổ chức mua hàng tại các doanh nghiệp thựctập

Đồng thời đến nay có nhiều công trình nghiên cứu tại xí nghiệp 11 – cồng ty 319

-BQP nhưng chưa có đề tài nào nghiên cứu về “ Hoàn thiện công tác tổ chức mua hàng tại

xí nghiệp 11- công ty 319 – BQP”

Kết hợp với kiến thức, kỹ năng và kinh nghiệm có được khi thực tập tại công tycũng như muốn nghiên cứu cụ thể hơn nữa về thực trạng và giải pháp hoàn thiện công tác

tổ chức mua hàng tại xí nghiệp 11 nên em chọn đề tài nghiên cứu là “Hoàn thiện công tác

tổ chức mua hàng tại xí nghiệp 11- công ty 319 – BQP ”để không trùng lặp với đề tài nào

5 Phương pháp nghiên cứu.

+ Phương pháp nghiên cứu tài liệu : Việc nghiên cứu tài liệu nhằm phân tích ,nhậnxét kết quả hoạt động kinh doanh của xí nghiệp bao gồm các số liệu liên quan đến hoạtđộng mua hàng ,các dữ liệu liên quan đến cơ cấu tổ chức ,lĩnh vực kinh doanh, kết quảhoạt động kinh doanh…

+ Phương pháp phỏng vấn : Phân tích những nhận xét ,nhận định và đánh giá củacác chuyên gia về vấn đề phỏng vấn ,từ đó rút ra kết luận chung về công tác tổ chức muahàng của xí nghiệp

6 Kết cấu đề tài

Ngoài tóm lược, lời cám ơn, mục lục, danh mục bảng biểu, sơ đồ hình vẽ và danhmục từ viết tắt, kết cấu khóa luận gồm 3 chương :

Chương 1 : Một số vấn đề lý luận cơ bản về công tác mua hàng tại xí nghiêp công ty 319 – BQP.

11-Chương 2 : Phân tích và đánh giá thực trạng công tác tổ chức mua hàng tại xínghiệp 11 – công ty 319 – BQP

Chương 3 : Đề xuất và kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác tổ chức mua nguyên vậtliệu tại xí nghiệp 11 – công ty 319 – BQP

CHƯƠNG 1 : MỘT SỐ VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ CÔNG TÁC TỔ CHỨC

MUA HÀNG TẠI XÍ NGHIỆP 11 – CÔNG TY 319 – BQP.

1.1 Các khái niệm liên quan

1.1.1.Mua hàng.

Về bản chất kinh tế, mua hàng là hành vi thương mại đầu tiên nhằm chuyển giaoquyền sở hữu hàng hóa giữa doanh nghiệp thương mại và các đơn vị nguồn hàng Thựcchất mua hàng là những hoạt động nhằm tạo nguồn lực hàng hóa để triển khai toàn bộ hệthống hậu cần, do đó chất lượng và chi phí hậu cần chịu ảnh hưởng lớn của hoạt động muahàng

Mua hàng còn được hiểu là: Hoạt động kinh tế phản ánh quan hệ trao đổi hàng hóatiền tệ giữa người mua và người bán trên nguyên tắc thỏa thuận nhằm đạt được những lợiích của cả hai bên, trong đó người mua có được sự thỏa mãn nhu cầu tiêu dùng của mình,người bán sẽ bán được hàng và thu được tiền

(GSTS Đồng Thị Thanh Phương, năm 2007, Quản Trị Doanh Nghiệp, NXB Thống Kê, trang 245)

1.1.3 Xây dựng kế hoạch mua hàng

Xây dựng kế hoạch mua hàng của doanh nghiệp là quá trình xác định một hệ thốngcác chỉ tiêu của nhu cầu mua hàng, xác định các chính sách mua hàng và xây dựng cácphương án mua hàng

1.1.4 Tổ chức triển khai mua hàng

Tổ chức triển khai mua hàng là quá trình tìm kiếm và lựa chọn nhà cung cấp, tiếnhành thương lượng và đặt hàng, triển khai giao nhận và thanh toán hợp đồng mua hàng

1.2 Các nội dung của vấn đề hoàn thiện công tác mua hàng.

1.2.1 Tìm kiếm nhà cung cấp.

* Phân loại NCC : có 3 cách phân loại NCC theo các hình thức sau :

+ Theo giá trị hàng mua : NCC chính và NCC phụ

+ Theo tính chất quan hệ :NCC truyền thống và NCC mới

+ Theo phạm vi địa lý :NCC trong nước và NCC nước ngoài

* Nguồn thông tin tìm kiếm NCC :

Nguồn thông tin nội bộ DN :nguồn này có được nhờ vào quá trình lưu giữ thông tin

về NCC từng có quan hệ với DN Nguồn này có thể đến từ cá nhân trong DN ,các hồ sơNCC đang lưu trữ tại DN

Hồ sơ NCC bao gồm nhuwnggx thông tin sau :tên hiệu của NCC, chức năng nhiệm

vụ ,ngành nghề kinh doanh, lĩnh vực kinh doanh ,chất lượng sản phẩm …

* Lập hồ sơ các NCC:

Sau khi thu thập được các thông tin về các NCC của DN ,DN tiến hành đánh giá xử

lý thông tin về các NCC theo nguyên tắc mà DN đã đề ra Hồ sơ NCC cần chứa đựngnhững thông tin cơ bản sau :

+ Tên hiệu của NCC

+ Chức năng nhiệm vụ ,ngành nghề kinh doanh, lĩnh vực kinh doanh

+ Phạm vi hoạt động theo thị trường

+ Chất lượng sản phẩm dịch vụ

+ Uy tín nhãn hiệu ,thương hiệu sản phẩm dịch vụ trên thị trường

+ Các điều kiện cung cấp sản phẩm dịch vụ

+ Khả năng tài chính

+ Khả năng cung cấp và đáp ứng nhu cầu mua hàng của DN

1.2.2 Lựa chọn NCC

* Các tiêu chuẩn lựa chọn nhà cung cấp

Để lựa chọn nhà cung cấp, doanh nghiệp cần xây dựng được các tiêu chuẩn đánhgiá và lựa chọn nhà cung cấp để từ đó có những thông tin chính xác nhà cung cấp để lựachọn Hiện nay thì các doanh nghiệp thường dựa trên những tiêu chuẩn sau đây để đánh giánhà cung cấp:

+ Chất lượng nhà cung cấp: nhãn hiệu hàng hóa, chất lượng hàng hóa…điều nàythường được thể hiện qua tiêu chuẩn chất lượng mà họ đạt được qua các kỳ kiểm tra vàđánh giá chất lượng như các tiêu chuẩn ISO, huy chương tại các hội chợ…

+ Thời gian giao hàng: thể hiện nhà cung cấp có giao hàng đúng thời gian theo hợpđồng hay không?

+ Giá thành hàng mua bao gồm giá mua và chi phí mua hàng, điều kiện thanhtoán…để đánh giá giá thành mua cần căn cứ vào thị trường, chi phí vận chuyển, thuế, các

ưu đãi trong thanh toán và mua hàng…

+ Khả năng kỹ thuật của nhà cung cấp: khả năng trong đổi mới sản phẩm, trongđảm bảo giải quyết tốt các vấn đề kỹ thuật và công nghệ trong các hoàn cảnh đặc biệt

+ Khả năng sản xuất của nhà cung cấp bảo đảm tính liên tục cũng như chất lượngcủa cung cấp hàng hóa

+ Khả năng tài chính của nhà cung cấp: họ đang ở giai đoạn ổn định và phát triểnvới tình hình tài chính lành mạnh hay đang ở thời ký thua lỗ và khó khăn tài chính

* Phương pháp lưạ chọn nhà cung cấp.

Khi lựa chọn nhà cung cấp thì doanh nghiệp cần vận dụng sáng tạo nguyên tắc

‘‘không nên chỉ có một nhà cung cấp” Việc lựa chọn nhà cung cấp phải được xem xét trênhai loại mặt hàng Đối với những mặt hàng mà doanh nghiệp đang có sẵn nhà cung cấp thìviệc có cần tìm nhà cung cấp mới hay không cần phải dựa trên nguyên tắc “nếu nhà cungcấp còn làm cho chúng ta hài lòng thì còn tiếp tục mua hàng của họ” Bên canh đó thìdoanh nghiệp cần phải có sự kiểm tra, đánh giá khách quan quá trình cung cấp hàng hóacủa họ cho doanh nghiệp để việc mua hàng được tốt hơn Đối với những hàng hóa mớiđược đưa vào danh mục mặt hàng hóa mà nhà cung cấp không đáp ứng được nhu cầu muahàng của doanh nghiệp thì phải tìm nhà cung cấp mới Trên cơ sở các tiêu chuẩn lựa chọn,doanh nghiệp có thể sử dụng các phương pháp để lựa chọn nhà cung cấp như dựa vào kinhnghiệm hay phương pháp thang điểm

* Quy trình lựa chọn NCC

Sơ đ

Sơ đồ 1.1.Quy trình lựa chọn nhà cung cấp.

Để đảm bảo việc lựa chọn NCC được khách quan, chính xác, DN thường xuyên xâydựng quy trình lựa chọn NCC Quy trình này nhằm mục đích đánh giá và lựa chọn được NCCphù hợp với yêu cầu của công ty và thỏa mãn yêu cầu khách hàng

1.2.3 Thương lượng và đặt hàng.

* Thương lượng với NCC : được hiểu là quá trình giao dịch ,đàm phán với NCC để

đi đến những thỏa thuận giữa hai bên (người mua và người bán) nhằm mục đích cùng cólợi Đó là một gai đoạn rất quan trọng trong quá trình mua hàng ,quyết định đến chất lượng

và hiệu quả của công tác mua hàng

* Đặt hàng :Kết quả của giao dịch, đàm phán chính là quyết định đặt hàng với NCCtheo hình thức chủ yếu như ký kết hợp đồng mua bán Hợp đồng phải thể hiện tính chủđộng trong mua hàng và đảm bảo lợi ích của cả hai bên và phải rõ ràng, cụ thể các nộidung: tên, số lượng, quy cách, phẩm chất, bao bì đóng gói hàng hóa, đơn giá và phương

Trình GĐ phê duyệt

Lựa chọn NCC chính thức

Tiến hành đánh giá

Lập tiêu chí đánh giá

Danh sách NCC ban đầu

Thu thập

thông tin

NCC

pháp định giá, tên địa chỉ của các bên mua bán hoặc người đại diện cho các bên, thời gian,phương tiện, địa điểm giao nhận, hay chuyển quyền sở hữu hàng hóa, điều kiện giao nhận

1.2.4 Tổ chức giao nhận và thanh toán tiền mua hàng.

Nhằm đảm bảo việc nhà cung cấp giao hàng đúng thời hạn, đúng hợp đồng hay đơnđặt hàng đã được cam kết hay chấp nhận, thanh toán tiền cho NCC theo đúng thỏa thuậncủa đôi bên

Doanh nghiệp có thể thúc giục NCC giao hàng khi thời hạn giao hàng sắp đến hoặc

đã đến hạn, qua đó nâng cao tính chủ động trong việc giao nhận hàng để đề phòng trườnghợp NCC sai hẹn do những nguyên nhân khách quan

Khi giao nhận hàng cần phải thực hiện nghiêm túc, thận trọng các nội dung kiểmtra gồm: kiểm tra chủng loại, mẫu mã, cơ sở…của hàng hóa, kiểm tra chất lượng hàng hóatheo tiêu chuẩn đã ký kết, kiểm tra số lượng hàng hóa căn cứ hóa đơn mua hàng, kiểm trahóa đơn thanh toán tiền mua hàng

Sau khi quá trình giao nhận hàng hóa hoàn tất, doanh nghiệp tiến hành thanh toántiền hàng cho các NCC Trên cơ sở hình thức, phương thức thanh toán, thời hạn, đồng thờitiến hành thanh toán và các điều kiện thanh toán khác đã được thỏa thuận đã được ghitrong hợp đồng, DN tiến hành thanh toán tiền mua hàng cho NCC

1.3 Các nhân tố ảnh hưởng đến công tác mua hàng.

1.3.1 Môi trường bên trong DN

1.3.1.1 Chiến lược kinh doanh của DN

Chiến lược kinh doanh giúp DN thấy rõ được hướng đi, kế hoạch, mục đích của

DN, giúp cho DN nắm bắt được cơ hội và tạo được lợi thế cạnh tranh, nhìn rõ thách thức

để tìm giải pháp tháo gỡ Nếu DN đưa ra chiến lược kinh doanh đúng đắn thì sẽ tạo thuậnlợi cho công tác tổ chức mua hàng của DN

1.3.1.2 Điều kiện cơ sở vật chất kỹ thuật.

Điều kiện cơ sở vật chất kỹ thuật cũng là nhân tố ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt độngmua hàng của công ty Điều kiện cơ sở vật chất kỹ thuật đầy đủ, sẽ thuận lợi và đảm bảocho hoạt động mua hàng và dự trữ tốt của doanh nghiệp và ngược lại

1.3.1.3 Khả năng tài chính của DN

Là điều kiện tiền đề vật chất cho mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của DN đặc biệt làtrong mua hàng Đây là nhân tố cơ bản quan trọng ảnh hưởng đến công tác mua hàng củaDNTM Nếu khả năng tài trợ tài chính cho hoạt động mua hàng kịp thời đầy đủ thì hoạt độngmua hàng được tiến hành một cách nhanh chóng, thuận lợi Nếu khả năng huy động vốn chohoạt động mua hàng còn hạn chế, DN có thể bỏ lỡ cơ hội kinh doanh

1.3.1.4 Nguồn lực của DN.

Trình độ của đội ngũ nhân viên trong công tác tổ chức mua hàng ảnh hưởng khốilượng, chất lượng và chi phí mua hàng Nhân viên mua hàng giỏi phải là những người có hiểubiết sâu rộng về hàng hóa mà mình được giao, nắm bắt được mục tiêu chiến lược kinh doanh,

có khả năng phân tích những ảnh hưởng của thị trường, có kinh nghiệm, nắm bắt được chínhsách kinh tế, pháp luật của nhà nước về mặt hàng được giao Vì vậy trong công tác tổ chứcmua hàng thì nhà quản trị phải lựa chọn đúng người, đúng năng lực chuyên môn để đảm bảomua hàng hiệu quả trong kinh doanh

1.3.2 Môi trường bên ngoài DN.

1.3.2.1 Nhà cung cấp.

Là nhân tố quan trọng trong việc quyết định hoạt động kinh doanh của doanhnghiệp có liên tục và có hiệu quả hay không Nếu như NCC của doanh nghiệp mà thựchiện đúng như chính sách mà công ty đưa ra thì điều đó sẽ tạo mối quan hệ lâu bên giữahai bên Nhà cung cấp có khả năng đáp ứng được nhu cầu của doanh nghiệp một cách tốtnhất thì sẽ là yếu tố có ảnh hưởng tốt đến hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp và ngượclại

1.3.2.2 Nhu cầu thị trường

Đây là một trong những nhân tố quyết định đến số lượng, chất lượng, giá cả hàng hóa

mà DN mua vào Do đó, một sự thay đổi về nhu cầu khách hàng, thị trường tiêu thụ sẽ ảnhhường đến công tác hoạch định và tổ chức các khâu trong quản trị mua hàng Vì vậy các doanhnghiệp cần phải thăm dò thị hiếu của khách hàng để có thể đưa ra những chính sách mua hàng

có hiệu quả nhất

1.3.2.3.Công nghệ

Khi công nghệ khoa học kỹ thuật hiện đại thì doanh nghiệp có nhiều điều kiện cũngnhư thuận lợi hơn trong các khâu tổ chức mua hàng, việc mua hàng diễn ra nhanh chónghơn, tiết kiệm chi phí hơn

1.3.2.4 Cơ quan quản lý nhà nước

Các doanh nghiệp hiện nay đều hoạt động dưới sự kiểm soát của cơ quan quản lýnhà nước, hoạt động theo các chính sách, quy định, hiến pháp và luật pháp Do đó, cácdoanh nghiệp cần phải linh hoạt trong việc nắm bắt tình hình những thay đổi Nếu cácdoanh nghiệp không chú ý và nắm vững thì có thể ảnh hưởng rất lớn đến hoạt động kinhdoanh của doanh nghiệp

1.3.2.5 Các nhân tố khác.

Tỷ giá hối đoái ,thị trường tài chính ,các chính sách tài khóa, điều kiện tự nhiên,văn hóa ,phong tục tập quán …ảnh hưởng đến hoạt động mua hàng của DN

CHƯƠNG 2 : PHÂN TÍCH VÀ ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG CÔNG TÁC TỔ CHỨC

MUA HÀNG TẠI XÍ NGHIỆP 11 – CÔNG TY 319 – BQP 2.1 Khái quát về xí nghiệp 11 – công ty 319 – BQP.

2.1.1 Giới thiệu về xí nghiệp 11.

Xí nghiệp 11 là một xí nghiệp trực thuộc Công ty xây dựng 319 – Bộ quốc phòng.Trước kia xí nghiệp 11 còn gọi là Trung đoàn 11 thành lập vào ngày 25/11/1973 tại xã HùngVương, huyện An Hải, Hải Phòng Nhiệm vụ đầu tiên khi thành lập là tham gia cải tạo tu sửanhà máy xi măng Hải Phòng bị địch phá hoại Tháng 03/1974 trung đoàn chuyển sang làm nhàmáy gạch Tiêu Giao

Năm 1979, trung đoàn tham gia xây dựng nhà máy Nhiệt điện Phả Lại với ý chí quyếttâm hoàn thành tốt nhiệm vụ và đã được Nhà nước tặng thưởng Huân chương, Sư đoàn tặngnhiều bằng và giấy khen, đoàn chuyên gia Liên Xô tặng cờ Tháng 09/1989, theo quyết định

79 của Bộ quốc phòng, Trung đoàn 11 gọi theo đơn vị sản xuất kinh doanh là xí nghiệp 11 trựcthuộc Công ty xây dựng 319 Quân khu 3 – Bộ quốc phòng

Tháng 11/1989 trụ sở xí nghiệp chuyển lên Hà Nội đóng tại trường đại học Mỹ Thuật

Hà Nội, đến tháng 01/1997 trụ sở chuyển về 50 ngõ Thuận Hòa – Ngọc Lâm – Long Biên –

Hà Nội Xí nghiệp hành nghề theo giấy phép kinh doanh của Công ty xây dựng 319 32 nămqua xí nghiệp 11 đã không ngừng trưởng thành và ngày càng phát triển mạnh Địa bàn hoạtđộng của xí nghiệp hiện nay trên 16 tỉnh, thành phố khắp cả nước từ các tỉnh miền núi phíaBắc đến các tỉnh đồng bằng sông Cửu Long vớ nhiều công trình mang tầm cỡ Quốc gia có chấtlượng cao, giá trị kinh tế lớn, tạo uy tín với chủ đầu tư như: Học viện kĩ thuật quân sự, Việnquân y 103, Viện quân y 108, trụ sở tỉnh Vĩnh Long, bể bơi Đồng Tháp, đại học Văn hóa,trường sỹ quan Lục quân, đại học thể dục thể thao TW1, nhà hiệu bộ nhạc viện Hà Nội, bộ chỉhuy quân đội Hà Nam, công ty kim khí Thăng Long, xưởng sản xuất cao su Z751, nhà kháchvăn phòng Đà Lạt, đài truyền hình Bến Tre, đường quy hoạch số 6 – BRVT, hệ thống thoátnược sân bay Cát Bi

2.1.2 Lĩnh vực kinh doanh.

Xí nghiệp 11 – Công ty xây dựng 319 là một doanh nghiệp sản xuất kinh doanhtrong lĩnh vực xây dựng Các lĩnh vực hoạt động chính của xí nghiệp:

+ Thi công xây lắp công trình công nghiệp, dân dụng

+ Xây dựng các công trình giao thông, thủy lợi, thủy điện, đường dây, trạm điện,các công trình ngầm, nhà máy nước

+ Vận tải đường thủy, đường bộ

Bao gồm: xây dựng cầu, đường, hầm xuyên núi, hầm rộng trong núi làm nhà máyhoặc cho các mục đích khác.

+ Thi công xây lắp, trùng tu, tôn tạo các công trình di tích lịch sử, văn hóa

+ Khảo sát trắc địa công trình, khảo sát địa chất, thủy văn

+ Thiết kế xử lý nền móng công trình xây dựng, thiết kế kiến trúc

+ Kết cấu công trình dân dụng, công nghiệp

2.1.3 Sơ đồ tổ chức

Sơ đồ 2.1 Cơ cấu tôt chức của xí nghiệp 11

Xí nghiệp 11 là xí nghiệp thành viên của Công ty xây dựng 319, chịu sự lãnh đạo, chỉđạo trực tiếp của Đảng ủy, ban giám đốc công ty, thực hiện chế độ tự chủ trong sản xuất kinhdoanh và hạch toán kinh tế độc lập Phù hợp với quy chế như trên, bộ máy quản lý của xínghiệp được tổ chức theo mô hình trực tuyến chức năng Từ ban giám đốc xí nghiệp và cácphòng ban chức năng đến các đội trực thuộc được tinh giảm gọn nhẹ, đạt hiệu quả cao trongcông tác quản lý

- Giám đốc xí nghiệp: là người chịu trách nhiệm chung về hoạt động sản xuất kinh

doanh cũng như đời sống của cán bộ công nhân viên trong toàn xí nghiệp Giám đốc xí nghiệp

là chủ tài khoản của xí nghiệp, có quyền ki kết các hợp đồng kinh tế, quan hệ giao dịch với các

cơ quan liên quan theo sự ủy quyền của Giám đốc công ty

Giám đốc xí nghiệp

Phó giám đốc

KH-KT

Phó giám đốcchính trị

Bantài chính

BanHC-QT

Ban vật tư

Ban chính trị

Đội

111

Đội 112

- Phó giám đốc kỹ thuật: Phụ trách trực tiếp ban kế hoạch kỹ thuật và ban vật tư của xí

nghiệp, là người giúp việc cho Giám đốc trong khâu khoa học – kỹ thuật; khâu quản lý sửdụng vật tư máy móc của xí nghiệp Nhiệm vụ là theo dõi kỹ thuật xây dựng các công trình,trực tiếp bàn giao các công trình, hạng mục công trình đã hoàn thành cho cơ quan chủ quảnđầu tư dưới sự ủy quyền của Giám đốc xí nghiệp

- Phó giám đốc chính trị kiêm Bí thư Đảng ủy: Phụ trách trực tiếp ban chính trị, tổ

chức lao động tiền lương và ban hành chính quản trị Là người giúp việc cho Giám đốc trongcông tác Đảng, công tác chính trị, tư tưởng trong toàn xí nghiệp Có nhiệm vụ triển khai mọihoạt động theo hướng chỉ đạo của cấp ủy Đảng xí nghiệp, Đảng ủy ban giám đốc công ty vềsinh hoạt tư tưởng, công tác đời sống, công tác xây dựng đơn vị, duy trì kỷ luật và các chế độsinh hoạt khác

- Ban kế hoạch – kỹ thuật: Tham mưu giúp việc cho ban Giám đốc mà trực tiếp là Phó

giám đốc kế hoạch – kỹ thuật công tác quản lý kỹ thuật của toàn xí nghiệp, xây dựng kế hoạchđịnh hướng cho xí nghiệp từ 3 -5 năm, đội từ 1 -2 năm và có kế hoạch thi công cụ thể, sát thực

tế, đảm bảo chủ động trong chỉ đạo, điều hành và thực hiện kế hoạch sản xuất Ban kế hoạch

kỹ thuật cũng có nhiệm vụ theo dõi tiến độ thực hiện kế hoạch các công trình, quy trình kỹthuật, các biện pháp thi công, tính toán giá trị dự toán và nhận thầu xây lắp các công trình,hạng mục công trình hoàn thành bàn giao; lập báo cáo kế hoạch và thực hiện kế hoạch vớicông ty

- Ban tài chính: Tham mưu giúp việc cho Giám đốc xí nghiệp quản lý tài chính đúng

nguyên tắc, chế độ tài chính kế toán theo đúng pháp lệnh thống kê kế toán của nhà nước và cấptrên đã ban hành Xây dựng và tổ chức thực hiện kế hoạch quản lý tài chính, chủ động khaithác các nguồn vốn đảm bảo đủ vốn cho nhu cầu sản xuất kinh doanh; kiểm tra giám sát hoạtđộng của đồng vốn để việc đầu tư sao cho có hiệu quả và chi tiêu đúng mục đích

- Ban chính trị tổ chức lao động tiền lương: Tham mưu cấp ủy mà trực tiếp là Phó

giám đốc chính trị trong công tác Đảng, công tác chính trị quần chúng như công đoàn, đoànthanh niên, phụ nữ …; tham mưu cho cấp ủy, chi bộ, ban Giám đốc trong việc quản lý nhân sự

từ khâu sắp xếp, tuyển dụng, bố trí người lao động hợp lý; nghiên cứu và giải quyết các chế độcho người lao động như tiền lương, thiền thưởng, bảo hiểm xã hội bảo đảm đúng nguyên tắc

và chế độ hiện hành

- Ban vật tư: Có nhiệm vụ quản lý vật tư, chủ động tìm kiếm, khai thác nguồn vật tư

sao cho có hiệu quả nhất, đảm bảo việc cung ứng vật tư thi công các công trình theo đúng tiến

độ, thực hiện chế độ báo cáo định kì theo quy định của cấp trên

- Ban hành chính quản trị: Có nhiệm vụ tổ chức sắp xếp đời sống tinh thần cho toàn

thể cán bộ công nhân viên trong xí nghiệp

Ngoài các ban, xí nghiệp còn có các đội trực thuộc thực hiện nhiệm vụ trực tiếp thicông các công trình Hiện nay, xí nghiệp có 12 đội trực thuộc: đội 11, đội 12, đội 13, đội 14,đội 15, đội 16, đội 17, đội 18, đội 19, đội 110, đội 111, đội 112.

2.1.4 Kết quả hoạt động kinh doanh

Bảng 2.1 : Một số chỉ tiêu tài chính của Xí nghiệp 11.

Tổng doanh thu về bán hàng và cung cấp dịch vụ của xí nghiệp trong năm 2011bằng 89,6% doanh thu năm 2009 và bằng 54,6% năm 2010 Điều đó cho thấy doanh thugiảm đáng kể

Lợi nhuận gộp năm 2011 bằng 78,8% năm 2009 và bằng 27,4% năm 2010

Lợi nhuận thuần từ hoạt động kinh doanh của 2011 bằng 19,4% năm 2009 và bằng13,2% năm 2010

Tổng lợi nhuận trước thuế năm 2011 bằng 112,7% năm 2009 nhưng chỉ bằng 13%năm 2010

Nộp ngân sách nhà nước năm 2011 bằng 200,8% năm 2011 và bằng 123,4% năm2010

Tuy nhiên thu nhập bình quân tháng của cán bộ công nhân viên lại tăng ,năm 2011bằng 139,7% năm 2009 và bằng 128,7% năm 2010

Qua bảng số liệu thống kê về kết quả sản xuất kinh doanh của xí nghiệp 11 ta thấynăm 2010 có kết quả vượt trội so với năm 2009 cả về tổng giá trị sản lượng ,doanh thu, lợinhuận trước thuế Tuy nhiên đến năm 2011 lại giảm sút so với năm 2010 thậm chí năm

2011 còn thấp hơn năm 2009

2.1.5 Ảnh hưởng của các nhân tố đến công tác tổ chức mua hàng tại xí nghiệp 11

2.1.5.1.Môi trường bên trong xí nghiệp

* Chiến lược kinh doanh của XN : mục tiêu của xí nghiệp là xây dựng những côngtrình chất lượng nhằm thỏa mãn tốt nhất nhu cầu của khách hàng Vì vậy trong những nămqua xí nghiệp luôn nỗ lực không ngừng, luôn vì mục tiêu chất lượng, nên công tác muaNVL được chú trọng Xí nghiệp luôn có những chiến lược kinh doanh cụ thể vì thế xínghiệp dễ dàng ứng phó được với tình hình kinh doanh biến động và cũng sẽ dễ dàng hơntrong công tác tổ chức mua NVL

* Điều kiện cơ sở vật chất kỹ thuật : Nhằm đáp ứng kịp thời yêu cầu của sản xuất

kinh doanh, đồng thời từng bước hiện đại hoá về công nghệ, thiết bị phù hợp với sự pháttriển chung của cả nước, công ty luôn có kế hoạch đầu tư vào máy móc, thiết bị công nghệ

để cùng kết hợp với năng lực, thiết bị- công nghệ hiện có phục vụ cho sản xuất thi công

* Khả năng tài chính của xí nghiệp : năm 2010 vốn của xí nghiệp là hơn 80 tỷ

đồng ,khả nưng về tài chính của xí nghiệp càng lớn thì công tác mua hàng có nhiều thuậnlợi hơn, xí nghiệp chủ động được về tài chính

* Nguồn nhân lực của xí nghiệp : Xí nghiệp đã áp dụng một số chính sách mới trongviệc tuyển dụng ,đào tạo và đãi ngộ nhân viên Điều này cũng góp phần tác động đến côngtác mua NVL của xí nghiệp

2.1.5.2 Môi trường bên ngoài xí nghiệp

* Nhà cung cấp: Nhà cung cấp của xí nghiệp chủ yếu là các hãng, các công ty cung cấp trong lĩnh vực mua bán máy móc, thiết bị, vật tư, nhiên liệu và cung cấp tài chính Các nhà cung cấp là một trong những nhân tố ảnh hưởng tới tiến độ, chất lượng thi công của công trình, năng suất, tăng trưởng kinh tế Vì vậy để luôn được thuận lợi, xí nghiệp phải thiết lập các mối quan hệ tin cậy với các nhà cung cấp.

* Đối thủ cạnh tranh :Xây dựng cơ sở hạ tầng là một lĩnh vực thu hút nhiều Công

ty xây dựng trong và ngoài nước tham gia Cạnh tranh trên thị trường xây dựng diễn rangày càng gay gắt

Một số đối thủ cạnh tranh lớn của xí nghiệp như :Tổng công ty xây dựng Hà Nội, Tổngcông ty sông Đà, Công ty cố phần đầu tư và xây dựng số 1, Công ty xây lắp vật liệu xâydựng An Dương, Công ty Tư vấn & Thiết kế Công trình Xây dựng Việt Nam…

* Khách hàng : Khách hàng là nhân tố quan trọng quyết định đến công tác muanguyên vật liệu cuả xí nghiệp.Khách hàng của xí nghiệp 11 là các nhà đầu tư, các côngtrình mà xí nghiệp thực hiện chủ yếu do Nhà nước đầu tư và do Tổng công ty 319 giaoxuống Nhiều công trình mang tầm cỡ Quốc gia có chất lượng cao, giá trị kinh tế lớn, tạo

uy tín với chủ đầu tư như: Học viện kĩ thuật quân sự, Viện quân y 103, Viện quân y 108,

hệ thống thoát nược sân bay Cát Bi

* Cơ quan quản lý nhà nước : Các chính sách, luật pháp, hiến pháp, quy định củanhà nước, đều tác động trực tiếp và ảnh hưởng sâu sắc đến công tác mua NVL của xínghiệp

2.2 Phân tích đánh giá thực trạng công tác tổ chức mua hàng tại xí nghiệp 11.

2.2.1 Tình hình mua nguyên vật liệu của xí nghiệp 11

Với đặc thù là xí nghiệp xây dựng nên NVL dùng trong sản xuất của xí nghiệp chủyếu là cát ,xi măng, gạch …Vì thế lượng mua NVL của xí nghiệp không những phục vụ nhucầu của xây dựng các công trình mà còn phải đảm bảo đủ để dự trũ ,không làm gián đoạn quátrình xây dựng Nếu lượng mua về quá ít so với lượng cần có xí nghiệp sẽ lâm vào tình trạngkhông đủ NVL để xây dựng, ảnh hưởng đến tiến độ thi công các công trình Ngược lại,nếu lượng mua quá nhiều so với nhu cầu sử dụng sẽ gây nên tình trạng ứ đọng vốn cũngnhư không đảm bảo yêu cầu kho bãi Trong năm 2011 lượng NVL mua về của xí nghiệp

đã đáp ứng đủ nhu cầu xây dựng, cụ thể với số lượng như sau:

Bảng 2.2 Bảng số lượng NVL đã mua trong năm 2011

trách nhiệm xác định khối lượng và đơn giá dự toán NVL, nhân công, máy thi công chotừng công trình Sau đó, các đội xây dựng dựa vào bảng dự toán để lên danh sách, sốlượng, chủng loại NVL cần mua, báo cho ban Vật tư Sau đây là ví dụ:

Bảng 2.3 Bảng dự toán nguyên vật liệu:

BẢNG DỰ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU

CÔNG TRÌNH: ĐÀI TRUYỀN HÌNH BẾN TRE

STT Nội dung công việc Đơn

vị

Khối lượng Đơn giá Thành tiền

1

Đắp cát công trình bằng máy đầm cóc, độ chặt yêu cầu K=0,90

100m3 1,32 6.100.000 8.081.280

2

Đắp cát công trình bằng máy đầm cóc, độ chặt yêu cầu K=0,90

100m2 1,66 1.916.299 3.188.526

5

Công tác sản xuất lắp dựng cốt thép bê tông tại chỗ, cốtthép móng, đường kính

<=10 mm

6

Công tác sản xuất lắp dựng cốt thép bê tông tại chỗ, cốtthép móng, đường kính

<=18 mm

tấn 0,18 7.640.154 1.355.363

7

Công tác sản xuất lắp dựng cốt thép bê tông tại chỗ, cốtthép móng, đường kính >18mm

tấn 2,44 7.645.374 18.618.779

8 Bê tông sản xuất bằng máy

trộn - đổ bằng thủ công, bêtông lót móng, đá 4x6, chiều rộng <=250 cm, mác

9

Bê tông sản xuất bằng máy trộn - đổ bằng thủ công, bêtông móng, đá 1x2, chiềurộng <=250 cm, mác 200

10

Bê tông sản xuất bằng máy trộn - đổ bằng thủ công, bêtông móng, đá 1x2, chiềurộng >250 cm, mác 200

Sau khi tính lượng NVL cần dùng cho mỗi một công việc, Ban Kỹ thuật ctổng hợp cáccông việc lại để có thể xác định được tổng nhu cầu của mỗi loại NVL và Ban vật tư tiếnhành mua vật tư Sau đây là bảng giá trị mua vật tư theo công trình thi công đài truyềnhình Bến Tre

Bảng 2.4 Bảng giá trị NVL

BẢNG GIÁ TRỊ NVL

vị Khối lượng Đơn giá Thành tiền

17 Sơn lót Super Ata kg 247,19 34.200 8.454.008

(Nguồn: Ban vật tư)

2.2.2 Thực trạng công tác tổ chức mua nguyên vật liệu tại xí nghiệp 11

2.2.2.1 Công tác tìm kiếm NCC

Giá trị NVL chiếm một tỷ trọng lớn trong tổng giá thành công trình xây dựng Nênviệc tìm kiếm nhà cung ứng ảnh hưởng không nhỏ tới chi phí xây dựng, từ đó ảnh hưởngđến lợi nhuận có thể thu được Trên thị trường có rất nhiều nhà cung ứng các loại NVL mà

xí nghiệp cần dùng trong quá trình xây dựng với chất lượng khác nhau

+ Phân loại NCC : Trong công tác mua NVL của mình ,xí nghiệp đã tiến hành phânloại NCC theo tính chất quan hệ đó là NCC truyền thống và NCC mới

+ Nguồn thông tin tìm kiếm: công ty đã tìm kiếm nhà cung ứng theo nguồn thôngtin nội bộ doanh nghiệp như xem xét theo các tập hồ sơ tài liệu được lưu trữ, các hồ sơ nhàcung cấp đang lưu trữ tại doanh nghiệp Ngoài ra xí nghiệp 11 còn tìm hiểu về các nhàcung cấp qua các phương tiện thông tin đại chúng, qua hồ sơ dự thầu của các nhà cung cấp

+ Lập hồ sơ các NCC : NVL của xí nghiệp chủ yếu nhập từ các NCC trong nướcnên việc thu thập và tìm hiểu thông tin về các NCC là tương đối đơn giản Đối với nhữngNCC mới thì DN tiến hành lưu trữ và lập hồ sơ theo quy định của xí nghiệp về các tiêu chíđược thiết lập, nguồn thông tin chính…

Bảng 2.5 Danh sách những nhà cung cấp NVL của xí nghiệp.