Ứng dụng hệ quản trị thư viện tích hợp LIBOL 6.0 tại Trung tâm Thông tin Thư viện trường đại học Hà Nội

Chỉ thị số 58-CT/TƯ về đẩy mạnh công nghệ thông tin phục vụ sự nghiệp công nghiệp hóa, hiện đại hóa trong đó khẳng định: “Ứng dụng và phát triển công nghệ thông tin là nhiệm vụ ưu tiên t

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI & NHÂN VĂN

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI & NHÂN VĂN

LUẬN VĂN THẠC SĨ THÔNG TIN - THƯ VIỆN

Người hướng dẫn khoa học: PGS.TS Đoàn Phan Tân

HÀ NỘI – 2012

1.1.5 Đặc điểm người dùng tin và nhu cầu tin 20

1.2 Quá trình triển khai ứng dụng phần mềm Hệ quản trị thư viện tích

1.2.1 Khái niệm Hệ quản trị thư viện Tích hợp 23 1.2.2 Hệ quản trị thư viện tích hợp Libol 24 1.2.3 Quá trình triển khai ứng dụng Hệ quản trị thư viện tích hợp

Libol 5.5 tại Thư viện Đại học Hà Nội 29 1.2.4 Nâng cấp ứng dụng phần mềm Libol 6.0 tại Thư viện Đại học

CHƯƠNG 2 : THỰC TRẠNG ỨNG DỤNG HỆ QUẢN TRỊ THƯ VIỆN TÍCH HỢP LIBOL 6.0 TẠI THƯ VIỆN TRƯỜNG ĐẠI HỌC

2.1 Các yếu tố ảnh hưởng đến hoạt động ứng dụng phần mềm Libol

2.1.2 Cở sở hạ tầng công nghệ thông tin 37

2.1.3 Nguồn tin điện tử 38

2.2 Thực trạng ứng dụng các phân hệ của Libol 6.0 42

2.2.1 Thực trạng ứng dụng phân hệ Bổ sung 42 2.2.2 Thực trạng ứng dụng phân hệ Biên mục 49 2.2.3 Thực trạng ứng dụng phân hệ Lưu thông tài liệu 55 2.2.4 Thực trạng ứng dụng phân hệ Quản lý bạn đọc 59 2.2.5 Thực trạng ứng dụng phân hệ Tra cứu trực tuyến OPAC 61 2.2.6 Thực trạng ứng dụng phân hệ Quản lý ấn phẩm định kỳ 68 2.2.7 Thực trạng ứng dụng phân hệ Sưu tập số 70

2.3 Đánh giá hiệu quả ứng dụng hệ quản trị thư viện tích hợp Libol

2.3.1 Những kết quả đạt được 78

CHƯƠNG 3 : MỘT SỐ GIẢI PHÁP ĐỂ NÂNG CAO HIỆU QUẢ ỨNG DỤNG HỆ QUẢN TRỊ THƯ VIỆN TÍCH HỢP LIBOL 6.0

3.1 Sử dụng hết tính năng của phần mềm Libol 6.0 83 3.2 Cùng với nhà cung cấp tiếp tục hoàn thiện phần mềm Libol 6.0 84

3.4 Tăng cường phát triển đội ngũ cán bộ thông tin - thư viện có tính

3.6 Trang bị hạ tầng công nghệ thông tin bền vững 88 3.7 Tăng cường chia sẻ nguồn lực thông tin 89

DANH MỤC TỪ VIẾT TĂT

TT – TV Thông tin – Thư viện

AACR2 Anglo – American Cataloging Rules, second edition

(Quy tắc biên mục Anh – Mỹ Xuất bản lần thứ 2) CDS/ISIS Computer Documentation System/Intergreter Set of

Information System DDC Dewey Decimal Classification (Khung phân loại

thập phân Dewey) ILL Inter – Library Loans (Mượn liên thư viện)

ISBD International Standard Bibliographic Description

(Mô tả thư tịch theo chuẩn quốc tế) ISO 2709 Phân loại tiêu chuẩn khổ mẫu trao đổi thông tin ISO 10161 Chuẩn các giao thức thông tin thư viện cho trao đổi

văn bản ảo HTML Hyper Text Markup Language (Ngôn ngữ hiện thị

siêu văn bản) OPAC Online Public Access Catalogue (Mục lục tra cứu

trực tuyến)

PDF Portable Document Format (Định dạng tài liệu di

động) LAN Local Area Netword (Mạng cục bộ)

LCC Library of Congress Classification (Khung phân

loại quốc hội Hoa Kỳ)

MARC Machine Readable Catalogue (Khổ mẫu đọc máy

cho dữ liệu thư mục)

RFID Radio Frequency Identification (Công nghệ định

danh bằng sóng Radio) UNIMARC Universal Machine Readable Catalogue Format

(Khuôn thức MARC quốc tế) Z39.50 Chuẩn tra cứu liên thư viện

CÁC HÌNH VẼ VÀ BẢNG BIỂU

Hình 1.1: Mô hình mối quan hệ giữa các phân hệ

Hình 1.2: Giao diện của phần mềm Libol 5.5

Hình 1.3: Giao diện của phần mềm Libol 6.0

Hình 2.1 : Giao diện của cơ sở dữ liệu Proquest

Hình 2.2 : Giao diện Website của Thư viện

Hình 2.3 : Màn hình Biên mục sơ lược

Hình 2.4 : Màn hình Báo cáo bổ sung

Hình 2.5 : Mã vạch (ĐKCB của sách)

Hình 2.6 : Màn hình Thống kê ấn phẩm

Hình 2.7 : Màn hình Đóng kho

Hình 2.8 : Màn hình chờ biên mục chi tiết

Hình 2.9 : Màn hình kết quả tìm kiếm qua Z39.50

Hình 2.10 : Màn hình Nhập thẻ bạn đọc

Hình 2.11 : Màn hình những ấn phẩm mượn quá hạn

Hình 2.12 : Thẻ bạn đọc

Hình 2.12 : Màn hình Phân hệ OPAC

Hình 2.14 : Màn hình tìm đơn giản tài liệu in

Hình 2.15 : Màn hình kết quả tìm kiếm đơn giản

Hình 2.16 : Màn hình Kết quả tìm kiếm

Hình 2.17 : Màn hình của phân hệ ấn phẩm định kỳ

Hình 2.18 : Màn hình Phân hệ sưu tập số

Hình 2.19 : Màn hình Quản lý tư liệu điện tử

Hình 2.20 : Màn hình Quản lý dữ liệu điện tử

Hình 2.21 : Giao diện tìm kiếm

Hình 2.22 : Màn hình kết quả tìm kiếm tài liệu điện tử

Hình 2.23: Màn hình tìm kiếm toàn văn

Bảng 1: Số lượng tài liệu dạng sách

Bảng 2: Số lượng tài liệu điện tử

Bảng 3: Biểu đồ thể hiện trình độ chuyên môn nghiệp vụ của các CBTV

MỞ ĐẦU

Chúng ta đã và đang chứng kiến sự phát triển nhanh chóng của công nghệ thông tin và truyền thông, cái đang tạo ra những sự thay đổi mạnh mẽ trên thế giới cuối thế kỷ XX, đầu thế kỷ XXI Sự phát triển này là tiền đề cho việc hình thành và phát triển một mô hình xã hội mới: xã hội thông tin với kinh tế tri thức Trong bối cảnh đó, công tác thông tin – thư viện cũng đã và đang có những biến đổi sâu sắc trong mọi hoạt động của mình Chính vì vậy, ứng dụng công nghệ thông tin, hiện đại hóa các cơ quan thông tin thư viện đã

và đang trở thành mục tiêu chiến lược phát triển của sự nghiệp Thông tin – thư viện Việt Nam Chỉ thị số 58-CT/TƯ về đẩy mạnh công nghệ thông tin phục vụ sự nghiệp công nghiệp hóa, hiện đại hóa trong đó khẳng định: “Ứng dụng và phát triển công nghệ thông tin là nhiệm vụ ưu tiên trong chiến lược phát triển kinh tế-xã hội, là phương tiện chủ lực để đi tắt, đón đầu, rút ngắn khoảng cách phát triển so với các nước đi trước.”

Hoạt động thông tin – thư viện đại học là một lĩnh vực hoạt động quan trọng, sử dụng một đội ngũ cán bộ có chuyên môn nghiệp vụ đặc thù, một hệ thống cơ sở vật chất kỹ thuật đặc biệt, có những tác động to lớn và quyết định đến toàn bộ hoạt động đào tạo, nghiên cứu khoa học và quản lý của trường đại học Nhu cầu đổi mới toàn diện hoạt động giáo dục – đào tạo và nghiên cứu khoa học đang đặt ra trước các thư viện đại học những cơ hội và thách thức

vô cùng to lớn, đòi hỏi công tác thư viện đại học phải thay đổi và cải tiến không ngừng Nghị quyết của Thủ tướng Chính phủ về đổi mới cơ bản và phát triển toàn diện giáo dục đại học Việt Nam giai đoạn 2006-2020 đã chỉ rõ:

“…Sử dụng công nghệ thông tin và truyền thông trong hoạt động dạy và học Khai thác các nguồn tư liệu giáo dục mở và nguồn tư liệu trên mạng

Internet…” hướng tới đạt trình độ tiên tiến trong khu vực và tiếp cận trình độ tiên tiến trên thế giới

Thư viện trường Đại học Hà Nội là một trong những Thư viện lớn trong hệ thống thư viện trường đại học của cả nước Với phương châm lấy khoa học công nghệ tiên tiến làm nền tảng; lấy mục tiêu, chương trình đào tạo

và nghiên cứu khoa học của trường làm nội dung hoạt động; lấy thông tin và

tư liệu làm phương tiện phục vụ theo tinh thần: “Trung thực, tận tâm, thân thiện”

Trong những năm gần đây, khi quá trình tin học hoá thư viện ngày càng phát triển mạnh, việc cài đặt và sử dụng các phần mềm quản trị thư viện là một trong những yêu cầu bức thiết và tất yếu Nhận thức rõ điều này, từ năm

2003 Thư viện đã tiến hành đưa phần mềm Hệ quản trị Thư viện tích hợp Libol 5.5 do Công ty Tinh Vân thiết kế và phát triển vào sử dụng, phục vụ công tác lưu trữ, xử lý thông tin và phục vụ bạn đọc

Phần mềm Libol đã ứng dụng công nghệ thông tin một cách triệt để, tự động hoá tất cả các chu trình hoạt động của một thư viện hiện đại, cung cấp các tính năng cần thiết cho một thư viện để sẵn sàng hội nhập với hệ thống thư viện quốc gia và quốc tế Hiện nay, Thư viện Đại học Hà Nội đã nâng cấp phần mềm lên phiên bản Libol 6.0 với ưu điểm nổi bật là cho phép thư viện quản lý các dạng tài liệu số phổ biến (âm thanh, hình ảnh, video, text), cung cấp tài liệu số tới mọi đối tượng người dùng

Đối với Thư viện Đại học Hà Nội, sau một thời gian sử dụng, Thư viện

đã thu được những kết quả khả quan nhưng đồng thời trong quá trình sử dụng, phần mềm này cũng nảy sinh nhiều vấn đề cần được nghiên cứu xử lý và khắc phục kịp thời nhằm hoàn thiện và nâng cao hơn nữa chất lượng chương trình

từ đó nâng cao hiệu quả công tác thư viện Với những lý do trên, tôi đã chọn

đề tài: “Ứng dụng Hệ quản trị thư viện tích hợp Libol 6.0 tại Trung tâm

Thông tin – Thư viện trường Đại học Hà Nội” làm đề tài luận văn thạc sĩ

khoa học thư viện của mình

Nghiên cứu về vấn đề ứng dụng phần mềm Libol đã có nhiều luận văn

thạc sĩ chuyên ngành Thư viện học thực hiện

- Luận văn cao học Khảo sát việc ứng dụng hệ quản trị thư viện tích

hợp Libol 5.5 tại Trung tâm Thông tin – Thư viện Đại học Quốc gia Hà Nội

(2006) của tác giả Chu Văn Khánh

- Luận văn cao học Nghiên cứu nâng cao hiệu quả ứng dụng phần mềm Libol 5.0 tại Thư viện trường Đại học Xây dựng Hà Nội (2008) của tác giả Nguyễn Thị Ngọc Anh

- Luận văn cao học Khảo sát ứng dụng phần mềm Libol 6.0 tại Trung tâm Thông tin – Thư viện trường Đại học Kinh tế quốc dân (2011) của tác giả Phạm Thị Thanh Mai

- Luận văn cao học Nâng cao hiệu quả ứng dụng công nghệ thông tin tại thư viện trường Đại học Sư phạm Hà Nội 2 (2011) của tác giả Tạ Thị Mỹ Hạnh

Ngoài ra, còn có một số các khoá luận, các bài báo được đăng trên các tạp chí chuyên ngành, trên các Website,…Các công trình nghiên cứu này đi sâu và khảo sát, phân tích thực trạng ứng dụng phần mềm Trên cơ sở đó các tác giả đề xuất một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả ứng dụng phần mềm

ở các đơn vị mà tác giả nghiên cứu Tuy nhiên, mỗi một người nghiên cứu đều có cách tiếp cận và giải quyết vấn đề khác nhau Căn cứ vào các đặc thù của mỗi đơn vị người nghiên cứu có thể đưa ra các giải pháp hợp lý và phù hợp

Chọn đề tài: “Ứng dụng Hệ quản trị thư viện tích hợp Libol 6.0 tại Trung tâm Thông tin – Thư viện trường Đại học Hà Nội” làm luận văn

thạc sĩ Khoa học Thư viện, tác giả hy vọng sẽ kế thừa các kết quả nghiên cứu của các tác giả đi trước và nghiên cứu ứng dụng thực tế tại trường Đại học Hà

Nội với những đặc thù riêng Do đó, đề tài nghiên cứu của tác giả hoàn toàn

mới và không trùng lặp với các công trình nghiên cứu trước đó

3.1 Mục đích

Nghiên cứu thực trạng ứng dụng Hệ quản trị thư viện tích hợp Libol 6.0 tại Thư viện Đại học Hà Nội từ đó đề xuất một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả ứng dụng phần mềm này trong hoạt động thông tin – thư viện tại trường Đại học Hà Nội

3.2 Nhiệm vụ nghiên cứu

- Nghiên cứu những vấn đề lý luận liên quan đến đề tài

- Khảo sát, phân tích thực trạng và kết quả triển khai ứng dụng Libol 6.0 tại Thư viện trường Đại học Hà Nội

- Đưa ra những nhận xét, đánh giá và đề xuất những giải pháp khắc phục nhược điểm nhằm nâng cao hiệu quả sử dụng phần mềm Libol 6.0 tại Thư viện trường Đại học Hà Nội

4.1 Đối tượng nghiên cứu

Hệ quản trị thư viện tích hợp Libol 6.0 được sử dụng tại Thư viện trường Đại học Hà Nội

4.2 Phạm vi nghiên cứu

Không gian: Thư viện trường Đại học Hà Nội

Thời gian: Từ năm 2003 đến nay (Từ khi Thư viện Đại học Hà Nội bắt đầu ứng dụng Hệ quản trị thư viện tích hợp Libol trong nghiệp vụ thư viện)

Thư viện là một thiết chế văn hoá xã hội, do vậy, luận văn sử dụng cơ

sở phương pháp luận của chủ nghĩa duy vật biện chứng và duy vật lịch sử kết hợp với các quan điểm chỉ đạo, đường lối chính sách của Đảng và Nhà nước

về phát triển khoa học công nghệ, giáo dục đào tạo và công tác văn thư

Luận văn sử dụng các phương pháp nghiên cứu cụ thể sau:

- Thu thập, phân tích, tổng hợp tài liệu

- Quan sát khoa học

- Phỏng vấn, trao đổi trực tiếp

Trên cơ sở khảo sát và phân tích thực trạng ứng dụng Hệ quản trị thư viện tích hợp Libol 6.0 tại Thư viện trường Đại học Hà Nội tiến tới đánh giá khả năng đáp ứng của phần mềm đối với các yêu cầu về nghiệp vụ, đưa ra các giải pháp khắc phục tồn tại từ đó nâng cao hiệu quả công tác thư viện tại Thư viện Bên cạnh đó, luận văn có thể làm tài liệu tham khảo cho giảng viên và sinh viên khi nghiên cứu về vấn đề này

Ngoài phần mở đầu, mục lục, kết luận, tài liệu tham khảo, phụ lục, luận văn chia làm 3 chương:

Chương 1: Thư viện trường Đại học Hà Nội với quá trình triển khai

ứng dụng phần mềm Hệ quản trị thư viện tích hợp Libol

Chương 2: Thực trạng ứng dụng phần mềm Hệ quản trị trị thư viện tích

hợp Libol 6.0 tại Thư viện Đại học Hà Nội

Chương 3: Giải pháp nâng cao hiệu quả ứng dụng Hệ quản trị thư viện

tích hợp Libol 6.0 tại Thư viện Đại học Hà Nội

NỘI DUNG CHƯƠNG 1 : THƯ VIỆN TRƯỜNG ĐẠI HỌC HÀ NỘI VỚI QUÁ TRÌNH TRIỂN KHAI ỨNG DỤNG HỆ QUẢN TRỊ THƯ VIỆN

Thực hiện phương châm mở rộng quy mô, đa dạng hoá loại hình đào tạo đi đôi với nâng cao chất lượng đào tạo Mục tiêu đào tạo của nhà trường không chỉ cung cấp kiến thức mà còn coi trọng định hướng phát triển năng lực làm việc cho sinh viên Trường Đại học Hà Nội từng bước hội nhập giáo dục quốc tế, tăng cường ứng dụng công nghệ tiên tiến, cải tiến nội dung và phương pháp đào tạo nhằm trang bị cho người học kỹ năng làm việc, kỹ năng vận dụng sáng tạo kiến thức chuyên môn và khả năng thích ứng với môi trường hoạt động nghề nghiệp trong tương lai

Trung tâm Thông tin – Thư viện trường Đại học Hà Nội (sau đây gọi tắt là Thư viện Đại học Hà Nội) ra đời ngay sau khi trường Đại học Hà Nội được thành lập Thời kỳ mới thành lập Thư viện hoạt động trên cơ sở một tổ

viện nghèo nàn, tài liệu chủ yếu là sách giáo trình, sách tham khảo chuyên ngành như: tiếng Nga và ngôn ngữ các nước Đông Âu (tiếng Ba Lan, tiếng Tiệp Khắc, tiếng Bungari…) Nguồn tài liệu chủ yếu là sách tài trợ, tặng biếu của các nước trong hệ thống xã hội chủ nghĩa

Năm 1967, trước yêu cầu mở rộng quy mô đào tạo và nâng cao chất lượng giảng dạy, trường Đại học Ngoại ngữ Hà Nội đã mở thêm một số chuyên ngành như: tiếng Anh, tiếng Pháp Cùng với việc thành lập thêm một

số khoa và bộ môn, vốn tư liệu tăng lên đáng kể Đến năm 1984, lãnh đạo nhà trường quyết định tách tổ tư liệu ra khỏi phòng giáo vụ thành một đơn vị độc lập với tên gọi là: “Thư viện trường Đại học Ngoại ngữ Hà Nội” Sau khi tách thành đơn vị độc lập, năm 1994 Thư viện đã xây dựng mới được toà nhà 2 tầng, vốn tài liệu ngày càng nhiều, phần nào đáp ứng được yêu cầu về tư liệu cho công tác đào tạo của trường Trong quá trình hoạt động, Thư viện đã không ngừng nâng cấp cơ sở vật chất kỹ thuật, đổi mới hoàn thiện tổ chức và hoạt động, từng bước ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động nghiệp vụ

Năm 2000 với việc đổi mới chương trình, phương pháp giảng dạy, nâng cao chất lượng đào tạo ngoại ngữ ở nước ta trong thời kỳ đổi mới, Ban Giám hiệu trường quyết định sáp nhập Thư viện với phòng Thông tin và đổi tên thành “Trung tâm Thông tin – Thư viện Trường Đại học Ngoại ngữ Hà Nội” Thư viện thực hiện dự án nâng cấp hiện đại theo hướng mở, bằng nguồn vốn vay của Ngân hàng thế giới WB (World Bank) mức A vốn đầu tư 500.000 USD để đầu tư nâng cấp cơ sở vật chất - kỹ thuật trụ sở, trang thiết bị

Ngày 5/12/2003 Thư viện đã đi vào hoạt động tại trụ sở mới và không ngừng hoàn thiện cơ sở vật chất, trang thiết bị Đặc biệt, năm 2003 Thư viện bắt đầu tiến hành ứng dụng phần mềm quản trị thư viện điện tử Libol để nâng cao hiệu quả hoạt động thông tin - thư viện Tháng 1 năm 2011 Thư viện đã nâng cấp phần mềm quản trị thư viện điện tử Libol từ phiên bản 5.5 lên phiên

bản 6.0 Hiện nay, Thư viện đã đi vào hoạt động ổn định và từng bước hiện đại, ngày càng đóng góp vào sự nghiệp giáo dục của trường Đại học Hà Nội nói riêng và của ngành giáo dục đào tạo của nước ta nói chung trong thời đại mới

1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ của Thư viện

Chức năng

Thư viện trường Đại học Hà Nội thực hiện chức năng là “giảng đường thứ 2 của Đại học Hà Nội”, thực hiện chức năng thông tin, thu thập, xử lý, bảo quản, cung cấp và phổ biến thông tin tư liệu bằng nhiều hình thức khác nhau

Nhiệm vụ

- Tham gia đóng góp ý kiến cho Ban Giám hiệu về công tác thông tin,

tư liệu phục vụ cho quá trình đào tạo, giảng dạy và nghiên cứu khoa học của trường

- Thu thập, bổ sung, trao đổi thông tin tư liệu cần thiết, tiến hành xử lý, cập nhật dữ liệu đưa vào hệ thống quản lý và tìm tin tự động Tổ chức cơ sở

- Kết hợp với các đơn vị chức năng trong trường hoàn thành tốt quản

lý, sử dụng có hiệu quả cơ sở vật chất kỹ thuật, vốn tài liệu của Thư viện

Trong suốt quá trình hoạt động, Thư viện luôn xác định rõ chức năng, nhiệm vụ để từ đó đề ra các kế hoạch cụ thể nhằm hoàn thành tốt các công việc được giao, góp phần không nhỏ vào sự nghiệp đào tạo và nghiên cứu khoa học của trường

1.1.3 Cơ cấu tổ chức

Hiện nay Thư viện có 21 cán bộ, trong đó có 13 cán bộ tốt nghiệp đại học ngành thông tin - thư viện (thư viện viên), 4 người tốt nghiệp ngành công nghệ Thông tin và Điện tử viễn thông (kỹ thuật viên), 2 cán bộ phụ trách an ninh, môi trường, 2 cộng tác viên Thư viện với một đội ngũ cán bộ thư viện trẻ, dễ dàng tiếp thu những cái mới, có trình độ chuyên môn ngày càng được nâng cao, có khả năng nắm bắt nhanh sự phát triển của khoa học kỹ thuật, biết

sử dụng thành thạo các trang thiết bị của Thư viện, có tinh thần thái độ phục

vụ nhiệt tình, biết tư vấn, hướng dẫn thông tin cho NDT

Thư viện được xây dựng với mô hình tương đối hoàn chỉnh và khoa học, dựa trên nguyên tắc hệ thống và linh hoạt, đảm bảo cho Thư viện thực hiện việc cung cấp thông tin Cơ cấu tổ chức của Thư viện hiện tại được bố trí theo chức năng và nhiệm vụ của từng bộ phận, bao gồm:

Ban Giám đốc: Gồm 2 Phó giám đốc, có nhiệm vụ tổ chức và quản lý

điều hành toàn bộ các hoạt động của Thư viện

Bộ phận phục vụ thông tin thư viện (Library Services Section): Trực

phục vụ đọc, mượn trả, hướng dẫn tìm kiếm, tra cứu sách, báo, tạp chí, băng đĩa

Bộ phận phục vụ thông tin điện tử và nghiệp vụ kỹ thuật (E-Information

Services Section): Mạng máy tính, phần mềm học ngoại ngữ qua mạng, cơ sở

dữ liệu mạng, in ấn, nhân bản, biên tập, sửa chữa bảo dưỡng, vận hành thiết bị

kỹ thuật

Bộ phận nghiệp vụ thư viện (Library Resource Processing Section): Bổ

sung tư liệu, biên mục, biên tập, sưu tầm, tìm kiếm thông tin tư liệu theo yêu cầu, thanh sát tư liệu, quản lý bạn đọc

Bộ phận tiếp nhận và trả lời thông tin (Information Desk)

Bộ phận An ninh giám sát và Môi trường (Security & Cleaning Section)

Sau đây là sơ đồ cơ cấu tổ chức của Thư viện thông tin – thư viện Đại học Hà Nội:

1.1.4 Đặc điểm vốn tài liệu

Vốn tài liệu là yếu tố quan trọng cho sự ra đời, tồn tại và phát triển của Thư viện Cùng với sự phát triển mạnh mẽ của KHCN nhiều loại hình tài liệu

ra đời với nội dung phong phú, đa dạng

Hiện nay, Thư viện đang sở hữu một khối lượng vốn tài liệu hết sức đa dạng và phong phú Với đặc thù là một Trường đào tạo chuyên ngành về ngoại ngữ, do vậy phần lớn nguồn tài liệu của Thư viện là ngoại văn với nhiều

BAN GIÁM ĐỐC

Bộ phận tiếp nhận trả lời

TT

Bộ phận

an ninh giám sát

và môi trường

Bộ phận

nghiệp

vụ TV

Bộ phận phục vụ

TT - TV

Bộ phận nghiệp

vụ kỹ thuật

Bộ phận phục vụ

TT điện

tử

thứ tiếng khác nhau như: tiếng Anh, tiếng Pháp, tiếng Trung, tiếng Hàn Quốc, tiếng Nhật, tiếng Ý, tiếng Tây Ban Nha… Ngoài ra, Thư viện còn có nhiều tài liệu giáo trình bằng tiếng Việt để phục vụ cho bạn đọc trong quá trình học tập tiếng nước ngoài

Hiện trạng vốn tài liệu của Thư viện được thể hiện ở bảng sau :

ấn phẩm

Tổng số bản ấn phẩm

Bảng 2: Số lượng tài liệu điện tử

Ngoài ra, Thư viện còn mua CSDL ProQuest từ Consortium (Bổ sung liên Thư viện Việt Nam) Đây là CSDL rất được người dùng tin của Thư viện quan tâm và thường xuyên truy cập ProQuest là một CSDL toàn văn tổng hợp lớn nhất hiện nay các tạp chí, luận văn toàn văn, hồ sơ doanh nghiệp, báo cáo công nghiệp, bao trùm nhiều chuyên ngành, lĩnh vực khác nhau như quản trị kinh doanh, tài chính, thương mại, ngân hàng, kế toán…

1.1.5 Đặc điểm người dùng tin và nhu cầu tin

Qua khảo sát thực tế có thể chia nhóm đối tượng NDT tại Trường Đại học Hà Nội làm 3 nhóm chính sau:

Nhóm 1: Người dùng tin là cán bộ quản lý

Nhóm 2: Người dùng tin là cán bộ nghiên cứu, giảng dạy

Nhóm 3: Người dùng tin là sinh viên, học viên cao học

Với những đặc điểm riêng của từng nhóm đối tượng như trên để làm tốt công tác phục vụ thông tin thư viện, chúng ta phải xem xét, đánh giá nhu cầu tin của họ, trên cơ sở đó có những giải pháp hữu hiệu nhằm đáp ứng nhu cầu tin của người dùng tin

Nhóm NDT là cán bộ quản lý: Bao gồm ban giám đốc, các trưởng

phòng, trưởng ban Họ vừa tham gia vào nghiên cứu, giảng dạy vừa làm công

tác quản lý, là người đề ra mục tiêu, định hướng phát triển của nhà trường Nhóm người dùng tin này thường có rất ít thời gian đến để khai thác tài liệu ở Thư viện Do đó, thông tin để phục vụ nhóm đối tượng này cần được cung cấp đến tận nơi ở hoặc nơi làm việc của họ

Đặc điểm nhu cầu tin:

+ Cần thông tin chung về các vấn đề như nguồn nhân lực, nguồn tài chính, mối quan hợp tác với bên ngoài, các thành tựu đạt được trong nghiên cứu khoa học, thông tin về cơ cấu tổ chức…

+ Thông tin cung cấp cần đảm bảo tính chính xác, logic

+ Đảm bảo tính kịp thời của thông tin phục vụ cho quá trình ra quyết định của họ

Nhóm NDT là cán bộ nghiên cứu, giảng dạy: Đây là nhóm người dùng

tin có nhu cầu cao và bền vững vì thông tin là tiềm năng hoạt động khoa học

và giảng dạy của họ Trường Đại học Hà Nội là trường đào tạo đa ngành, nhưng phần lớn vẫn là đào tạo ngoại ngữ, vì vậy nhu cầu tin của nhóm này tập trung vào tài liệu về chuyên ngữ, khoa học tự nhiên, văn hóa du lịch, hợp tác quốc tế… Đối tượng này ít sử dụng thư viện Thư viện , mà thường sử dụng tủ sách hạt nhân trên các thư viện Khoa (Thư viện Khoa vẫn do Thư viện quản lý)

Đặc điểm nhu cầu tin của nhóm này:

+ Nhu cầu tin mang tính tổng hợp và chuyên sâu

+ Nhu cầu tin mang tính logic: Thông tin họ cần là thông tin đầy đủ, ngắn gọn, chính xác và có tính hệ thống, logic

+ Thông tin cung cấp cho họ phải đảm bảo tính giá trị khoa học

+ Hình thức thông tin: Sử dụng nhiều loại hình tài liệu nhưng chủ yếu

là tài liệu điện tử

Nhóm người dùng tin này chỉ chiếm 1.6% trong tổng số người dùng tin của Thư viện Tuy nhiên là nhóm người dùng tin có nhu cầu thông tin cao, đòi hỏi thông tin ở mức độ sâu về lĩnh vực họ đang nghiên cứu, giảng dạy đồng thời có vai trò quan trọng trong việc nâng cao chất lượng đào tạo của nhà trường

Nhóm NDT là sinh viên, học viên: Đây là nhóm người dùng tin đông

đảo của Thư viện (chiếm tới 89%), nhu cầu thông tin của họ là rất lớn Họ thường sử dụng thư viện với cường độ cao, đặc biệt vào dịp chuẩn bị làm đề tài, thực hiện các công tình nghiên cứu khoa học, bảo vệ khóa luận, luận văn Lúc này nhu cầu tin của họ là tài liệu chuyên sâu về chủ đề, tài liệu mang tính thời sự

Đặc điểm nhu cầu tin:

+ Thông tin phục vụ cho việc học tập, nghiên cứu, đặc biệt là tài liệu liên quan đến chuyên ngành học của họ Ngoài ra, các thông tin phục vụ nhu cầu giải trí cũng được họ quan tâm nhiều

+ Nhu cầu tin rộng, thông tin không cần chuyên sâu nhưng phải đầy đủ + Hình thức thông tin: Sử dụng nhiều loại hình tài liệu khác nhau nhưng chủ yếu dưới dạng tài liệu in ấn

Trong giai đoạn hiện nay, việc đổi mới phương pháp giảng dạy với quan điểm lấy người học làm Thư viện, nâng cao tính tích cực, chủ động của người học đã khiến nhóm người dùng tin này ngày càng có nhiều biến chuyển

về phương pháp học tập Lúc này thư viện được xem là “giảng đường thứ hai”, là kênh thông tin quan trọng giúp người học nắm bắt và làm chủ tri thức Nhu cầu tự học, tự nghiên cứu đã và đang thu hút được sự quan tâm của sinh viên Từ đây cũng đặt ra cho Thư viện nhiệm vụ và yêu cầu mới

1.2 Quá trình triển khai ứng dụng phần mềm Hệ quản trị thƣ viện tích hợp Libol tại Thƣ viện Đại học Hà Nội

1.2.1 Khái niệm Hệ quản trị thư viện tích hợp

Hiện nay, khi triển khai các ứng dụng tin học trong hoạt động TT – TV

có hai loại phần mềm chuyên dụng thường được sử dụng là: Phần mềm tư liệu

và Phần mềm tích hợp quản trị thư viện

Phần mềm tư liệu: là phần mềm dùng để quản lý, lưu trữ, và tìm kiếm

tài liệu, đồng thời tạo ra các sản phẩm thông tin thư mục Đối tượng quản lý của phần mềm tư liệu là các tài liệu như: sách, báo, tạp chí, các bài trích,…CSDL được tạo ra bới phần mềm tư liệu là CSDL thư mục Đó chính

là bộ máy tra cứu thông tin tự động hóa Ví dụ như phần mềm CDS/ISIS là một trong những phần mềm tư liệu rất hữu hiệu trong khâu tùy biến xây dựng CSDL và tìm kiếm thông tin

Tuy nhiên, ngày nay sự phát triển mạnh mẽ của CNTT và viễn thông,

sự xuất hiện Internet, thì phần mềm tư liệu không còn phù hợp nữa Thực tế hoạt động thông tin – thư viện đòi hỏi cần có phần mềm quản trị thư viện mạnh hơn có khả năng quản lý hàng triệu biểu ghi, quản trị các định dạng số của tài liệu (âm thanh, toàn văn, hình ảnh), có khả năng khai thác trực tuyến

và chia sẻ thông tin, đặc biệt có khả năng tự động hóa quy trình dây chuyền thông tin tư liệu từ khâu bổ sung, biên mục, tìm tin, quản lý bạn đọc, quản lý kho đến lưu thông tài liệu, chia sẻ tài liệu để phục vụ người dùng tin Chính vì vậy đã xuất hiện các phần mềm tích hợp quản trị thư viện

Như vậy, khái niệm Hệ quản trị thư viện tích hợp có thể hiểu là phần

mềm có khả năng thực hiện toàn diện các chức năng quản lý của thư viện, bao gồm: theo dõi việc bổ sung tài liệu, biên mục tự động, tìm tin tự động hay từ

xa, quản lý bạn đọc, quản lý lưu thông tài liệu, quản lý kho, trao đổi thông tin thư mục với các đơn vị khác

Về mặt cấu trúc, Hệ quản trị thư viện tích hợp bao gồm 2 nhóm chính là: Nhóm tác nghiệp và nhóm người sử dụng

Nhóm tác nghiệp : thực hiê ̣n các chức năng nghiê ̣p vụ của thư viê ̣n : bổ

sung, biên mục , quản lý kho , quản lý bạn đọc , quản lý việc mươ ̣n trả, xử lý thông tin, báo cáo thống kê, phân quyền bảo mâ ̣t

Nhóm người sử dụng : thực hi ện các chức năng khai thác thông tin

giúp người sử dụng có thể tìm kiếm , đo ̣c tài liê ̣u và yêu cầu sử dụng các di ̣ch

vụ trong thư viện

1.2.2 Hệ quản trị thư viện tích hợp Libol

Libol ( Library OnLine) là bộ phần mềm giải pháp thư viện điện tử - thư viện số được Công ty Công nghệ tin học Tinh Vân phát triển từ năm

1997 Sau nhiều năm nghiên cứu, triển khai cùng với những thành công nhất định, hiện Libol được đánh giá là giải pháp thư viện điện tử hiện đại và phù hợp nhất tại Việt Nam Sự có mặt của Libol trong những năm qua đã góp phần tạo ra thay đổi tích cực trong hoạt động của ngành Thông tin - thư viện

Việt Nam, biến khái niệm thư viện điện tử trở thành thực tiễn thuyết phục Nguồn tài nguyên đồ sộ của các thư viện đang dần được số hoá và bước đầu được liên kết trực tuyến với nhau Libol đã giúp thư viện không còn là một kho tri thức riêng biệt nữa mà đã trở thành cổng vào kho tàng tri thức chung của nhân loại Thực tế triển khai tại Libol tại các thư viện công cộng, thư viện các trường đại học của cả nước là minh chứng rõ ràng nhất về những đóng góp tích cực của Libol cho xã hội Nhiều năm liền Libol nhận được Cúp vàng tại các tuần lễ tin học Việt Nam Libol tiếp tục nhận giải thưởng Sao Khuê

2005 cho phần mềm giáo dục xuất sắc nhất

Libol có thể được triển khai trên nhiều mô hình thư viện khác nhau Các thư viện này có thể là thư viện đóng hoặc mở, là những thư viện truyền thống, thư viện công cộng, thư viện của các trường đại học, các Thư viện thông tin, các thư viện chuyên ngành cho đến những thư viện điện tử quy

mô lớn

Libol gồm các phân hệ được tích hợp trong một cơ sở dữ liệu chung và

có cơ chế vận hành thống nhất Từ mọi điểm trong chương trình, người dùng luôn luôn có thể hoán chuyển vị trí làm việc giữa các phân hệ Các phân hệ mới sẽ được tiếp tục cập nhật thêm vào chương trình và các phân hệ hiện có cũng sẽ luôn được cập nhật để đáp ứng được những nhu cầu thực tế của thư viện cũng như tận dụng được những công nghệ mới của ngành công nghệ thông tin

Libol có khả năng quản lý được các loại ấn phẩm đa dạng với số lượng lớn, có thể tới hàng triệu bản ghi

Libol hỗ trợ đa ngữ, hỗ trợ tiếng Việt một cách đầy đủ (cho phép tìm kiếm và sắp xếp theo bảng chữ cái và các dấu tiếng Việt) Libol hỗ trợ Unicode

Libol cho phép chuyển đổi dữ liệu với các cơ sở dữ liệu thư viện được quản lý bằng CDS/ISIS hiện đang được phổ biến tại các thư viện trong nước

Các tính năng nổi bật của phần mềm Libol 6.0:

Phần mềm Libol 6.0 có đầy đủ các tính năng cần thiết để một thư viện

có thể hội nhập với hệ thống thư viện quốc gia và quốc tế:

- Hỗ trợ chuẩn biên mục MARC 21, AACR-2, ISBD

- Hỗ trợ các khung phân loại thông dụng như DDC, BBK, NLM, LOC, UDC, hỗ trợ đề mục chủ đề (subject headings)

- Nhập/xuất dữ liệu theo chuẩn ISO 2709

- Liên kết với các thư viện và tài nguyên thông tin trực tuyến trên Internet qua giao thức Z39.50 và OAI-PMH

- Mượn liên thư viện theo giao thức ISO 10161

- Tích hợp với các thiết bị mã vạch, thẻ từ và RFID

- Tích hợp với các thiết bị mượn trả tự động theo chuẩn SIP 2

- Hỗ trợ đa ngữ Unicode với dữ liệu và giao diện làm việc

- Hỗ trợ các bảng mã tiếng Việt như TCVN, VNI, TCVN 6909

- Công cụ xây dựng, quản lý và khai thác kho tài nguyên số

- Xuất bản các CSDL hoặc thư mục trên đĩa CD

- Tìm kiếm toàn văn

- Tuỳ biến cao

- Bảo mật và phân quyền chặt chẽ

- Thống kê tra cứu đa dạng, chi tiết và trực quan phục vụ mọi nhóm đối tượng

- Vận hành hiệu quả trên những cơ sở dữ liệu lớn nhiều triệu bản ghi

- Hỗ trợ hệ quản trị cơ sở dữ liệu Oracle hoặc Microsoft SQL Server

- Khai thác và trao đổi thông tin qua web, thư điện tử, GPRS (điện thoại di động) và thiết bị hỗ trợ người khiếm thị

- Tương thích với cả mô hình kho đóng và kho mở

- Hỗ trợ hệ thống thư viện nhiều kho, nhiều điểm lưu thông

- Phân hệ Mượn liên thư viện (ILL)

- Phân hệ Tra cứu (OPAC)

Phân hệ OPAC

Phân hệ Sưu tập số

Phân hệ Lưu thông

Thư viện khác

Hình 1.1: Mô hình mối quan hệ giữa các phân hệ

Luồng thông tin giữa các phân hệ liên quan chặt chẽ đến nhau (theo hình vẽ của sơ đồ trên)

Các hoạt động, tính năng của các phân hệ (trừ OPAC) được thiết lập từ phân hệ Quản lý

Phân hệ quản lý: quản lý, phân quyền người dùng và theo dõi toàn bộ

hoạt động của hệ thống Chính vì vậy các thao tác của người quản trị thực hiện tại phân hệ Quản lý ảnh hưởng mật thiết tới các phân hệ còn lại

Tính năng chính của Libol là hỗ trợ nghiệp vụ thư viện, đầu tiên là

nghiệp vụ quản lý các ấn phẩm Nghiệp vụ quản lý này bắt đầu từ phân hệ Bổ

sung, là nơi tập hợp các yêu cầu bổ sung, kiểm soát việc đặt mua, kiểm nhận,

gán số đăng ký cá biệt, biên mục sơ lược, xếp giá và in nhãn, mã vạch Sau

đó, các ấn phẩm (đơn bản và định kỳ) sẽ được biên mục chi tiết tại phân hệ

Biên mục Do tính chất đinh kỳ đặc thù nên các ấn phẩm định kỳ sẽ được

quản lý riêng tại phân hệ Định kỳ Đây là nơi thực hiện các thao tác đăng ký,

ghi nhận, khiếu nại, đóng tập…đối với từng số ấn phẩm định kỳ

Phân hệ Sưu tập số: quản lý các tài liệu điện tử và các tài khoản, yêu

cầu về tài liệu điện tử

Phân hệ Bạn đọc: quản lý tất cả các thông tin cá nhân và tài khoản bạn

đọc

Phân hệ ILL: kiểm soát và xử lý các yêu cầu mượn liên thư viện và

quản lý toàn bộ thông tin các giao dịch mượn trả liên thư viện dành cho bạn đọc của thư viện cục bộ muốn gửi yêu cầu mượn ấn phẩm tại thư viện khác và các thư viện khác muốn gửi yêu cầu mượn trả đến thư viện cục bộ

Tại Phân hệ OPAC: bạn đọc có thể tra cứu thông tin trên mạng về các

ấn phẩm đơn bản, ấn phẩm định kỳ và tài liệu điện tử đã được thiết đặt từ các phân hệ Biên mục, Ấn phẩm định kỳ, Sưu tập số Tuy nhiên, phạm vi tra cứu

sẽ phụ thuộc vào tài khoản và quyền liên quan của bạn đọc được quản lý tại phân hệ Bạn đọc (với tài liệu điện tử thì sẽ được quản lý tại phân hệ Sưu tập số) Các yêu cầu mượn liên thư viện cũng được tạo ra tại đây và sẽ được

chuyển và xử lý tại phân hệ ILL Phân hệ ILL sẽ liên hệ với các thư viện khác

để thực hiện các yêu cầu này Thông tin từ các phân hệ Bổ sung, Ấn phẩm định kỳ, Bạn đọc và các yêu cầu mượn trả từ phân hệ OPAC được tập trung

tại phân hệ Lưu thông để cán bộ thư viện quản lý tất cả các hoạt động mượn

trả

Như vậy, qua một số nét tổng quan về phần mềm Libol, chúng ta nhận thấy đây là phần mềm được thiết kế và xây dựng khá chuyên nghiệp, phù hợp với hệ thống thư viện đại học, cao đẳng, có khả năng tích hợp và là một phần mềm mở, thực sự đáp ứng các yêu cầu của một phần mềm thư viện

1.2.3 Quá trình triển khai ứng dụng Hệ quản trị thư viện tích hợp Libol 5.5 tại Thư viện Đại học Hà Nội

Trong thời đại của thông tin điện tử và công nghệ số, hoạt động của cơ quan thông tin – thư viện ngày một dựa trên nền tảng của công nghệ hiện đại Đặc biệt là công nghệ thông tin và truyền thông Vấn đề ứng dụng CNTT trong hoạt động TT – TV không còn là mới mẻ nữa Những thành tựu đạt được qua việc ứng dụng CNTT đã chứng minh tầm quan trọng của CNTT trong hoạt động TT – TV Tin học hoá hoạt động thông tin – thư viện là xu thế tất yếu của các cơ quan thông tin – thư viện hiện nay

Thư viện trường Đại học Hà Nội là một trong những Thư viện lớn trong hệ thống các Thư viện thư viện trường đại học ở Hà Nội Năm 2003, Thư viện đã ứng dụng và triển khai phần mềm Hệ quản trị thư viện tích hợp Libol 5.5 để nâng cao hiệu quả hoạt động thông tin thư viện

Libol được coi là phần mềm quản trị thư viện tích hợp đầu tiên của Việt Nam Phiên bản Libol 5.5 có đầy đủ các tính năng về nghiệp vụ Thư viện có khả năng xây dựng các Thư viện điện tử Phần mềm quản lý được cơ sở dữ liệu lớn với tốc độ nhanh Toàn bộ cơ sở dữ liệu được tích hợp với một cơ sở

dữ liệu chung Làm việc theo cơ chế Clien/server giúp cho quá trình khai thác

và quản lý ấn phẩm được nhanh chóng hiệu quả và chính xác Nhờ đó việc áp dụng CNTT vào hoạt động thông tin - thư viện bước đầu đã có những thành công đáng kể trong hoạt động của Thư viện Đại học Hà Nội

Phần mềm Libol đã nâng cao chất lượng phục vụ và mở rộng khả năng cung cấp dịch vụ cho bạn đọc:

- Đáp ứng nhu cầu mà hệ thống thủ công không thực hiện được

- Chia sẻ tài nguyên thông tin Thư viện

- Khả năng lưu trữ dữ liệu lâu dài

- Truy nhập một số lượng lớn thông tin một cách hiệu quả

- Đồng bộ cách tra cứu nhanh

- Kiểm tra chính xác từng dữ liệu và bản quyền truy nhập

- Sử dụng các thông tin dưới dạng điện tử (như CD - ROM, các tài nguyên Internet, CSDL trực tuyến OPAC…)

Đặc biệt, qua các phân hệ của chương trình phần mềm đã hỗ trợ đầy đủ chức năng về nghiệp vụ thư viện của Thư viện Ví dụ như phân hệ tra cứu với tính năng tìm đơn giản, dễ hiểu dùng cho mọi đối tượng người dùng tin, tra cứu dễ dàng thông qua các từ điển tham chiếu, tra cứu liên Thư viện theo giao thức Z39.50 giúp cho Thư viện kết nối khai thác, chia sẻ tài nguyên và dịch

vụ của mình với Thư viện khác trên mạng Internet Phân hệ tra cứu của phần mềm Libol còn mang đến cho cộng đồng bạn đọc, không chỉ những ấn phẩm truyền thống mà còn những ấn phẩm dạng điện tử Đặc biệt là tìm kiếm toàn văn trên nhiều Format và hỗ trợ bằng mọi bảng mã Tiếng Việt

Hình 1.2: Giao diện của phần mềm Libol 5.5

Việc ứng dụng phần mềm Libol 5.5 tại Thư viện Đại học Hà Nội đã có những thuận lợi đáng kể nhưng cũng không thể không có những khó khăn phức tạp Phần mềm được phát triển do công ty Tinh Vân cung cấp hỗ trợ, nó

ra đời năm 1997 nhưng đến tận năm 2001 mới được đưa vào ứng dụng rộng rãi Trong quá trình triển khai ứng dụng tại các đơn vị, phần mềm Libol bộc

lộ một số hạn chế (bên cạnh những tính năng rất thông dụng còn có những tính năng không cần thiết) nên phần mềm này đã được chỉnh sửa trên từng phân hệ Đó cũng chính là lý do, từ tháng 1 năm 2011 Thư viện trường Đại học Hà Nội tiến hành nâng cấp phần mềm Libol 5.5 lên phiên bản Libol 6.0 với giao diện thân thiện và tính năng phù hợp hơn với yêu cầu đặt ra của Thư viện

1.2.4 Nâng cấp ứng dụng phần mềm Libol 6.0 tại Thư viện trường Đại học Hà Nội

Tạo lập và phát triển Kho tư liệu số hoá là vấn đề trọng tâm và then chốt trong xây dựng Thư viện điện tử của Thư viện Đại học Hà Nội Chính vì

vậy tháng 1 năm 2011 Thư viện đã nâng cấp phần mềm Libol 5.5 lên phiên bản Libol 6.0 với ưu điểm nổi bật là tích hợp thêm chức năng quản lý bộ sưu tập số

Hình 1.3: Giao diện của phần mềm Libol 6.0

Libol 6.0 bổ sung thêm nhiều tiện ích mới và đã đáp ứng được yêu cầu đặt ra của Thư viện

Về mặt nghiệp vụ, Libol 6.0 áp dụng các chuẩn quốc tế về nghiệp vụ thư viện, trên cơ sở cung cấp các tính năng đặc thù cho thư viện Việt Nam Ở phiên bản này, tính bảo mật và hiệu năng của hệ thống được đặc biệt quan tâm Nhờ sự gia tăng các tính năng này, thư viện có thể quản lý một các tốt nhất kho tài nguyên thông tin của mình Cán bộ thư viện sẽ không mất nhiều công sức trong các khâu nghiệp vụ nhưng hiệu quả mang lại vẫn rất lớn

Về mặt tính năng, Libol 6.0 hướng tới người dùng nhiều hơn với giao diện đẹp, thân thiện và dễ sử dụng Chuẩn hoá và dễ dàng tuỳ biến cũng như

ưu điểm của phiên bản mới này Người dùng có thể lựa chọn chức năng ưa thích trong từng phân hệ và tối ưu hoá các thao tác nghiệp vụ trong hệ thống

Điểm nổi bật của Libol 6.0 chính là phân hệ Quản lý tư liệu điện tử Nếu như ở các phiên bản trước, đây là một nhóm chức năng nằm rải rác trong một số phân hệ thì tới Libol 6.0 nghiệp vụ này đã được hoàn thiện thành một phân hệ riêng Phân hệ này cho phép thư viện có thể quản lý các dạng tài liệu

số phổ biến Với khả năng tách ra hoạt động độc lập, nó cho phép thư viện đóng vai trò như một nhà cung cấp tài liệu số tới mọi đối tượng người dùng

Như vậy, thư viện hoàn toàn có thể quản lý một lượng tài nguyên số đa dạng (âm thanh, hình ảnh, video, text) Libol 6.0 với phân hệ sưu tập số, tích hợp với phân hệ Phát hành nhằm quản lý, biên tập, phân quyền…và đưa khai thác tài nguyên số hoá Đây là khác biệt và cũng là ưu điểm rất lớn của Libol 6.0 so với các phiên bản trước đó Với phân hệ này, các thư viện hoàn toàn có thể thực hiện mua bán, trao đổi và cung cấp tài liệu điện tử một cách dễ dàng…

Ngoài ra, Libol 6.0 còn hỗ trợ đa ngữ, giúp người quản trị hệ thống tự thêm mới, soạn thảo ngôn ngữ và sửa giao diện chương trình, lựa chọn ngôn ngữ hiển thị Khả năng đăng nhập một lần cho phép người dùng sử dụng một tài khoản chung duy nhất để đăng nhập và thao tác trên nhiều ứng dụng khác nhau

Với Thư viện Đại học Hà Nội khi nâng cấp lên phiên bản Libol 6.0 đã thu được những kết quả nhất định Tính đến nay, Thư viện đã xây dựng được

- CSDL báo/ tạp chí gồm 7546 biểu ghi về các loại báo/ tạp chí được lưu giữ tại Thư viện

- CSDL luận văn/ luận án gồm 637 biểu ghi về các tài liệu luận văn, luận án được bảo vệ tại trường hiện đang lưu giữ tại Thư viện

- CSDL bài trích điện tử gồm 5902 biểu ghi về các tài liệu là các bài trích điện tử

Trong chiến lược xây dựng thư viện điện tử của Thư viện trong thời gian tới, Thư viện sẽ nỗ lực hết mình ứng dụng tất cả các tính năng của phần mềm vào công tác nghiệp vụ cũng như phục vụ bạn đọc

CHƯƠNG 2 :

THỰC TRẠNG ỨNG DỤNG HỆ QUẢN TRỊ THƯ VIỆN TÍCH HỢP LIBOL 6.0 TẠI THƯ VIỆN TRƯỜNG ĐẠI HỌC

- Nguồn nhân lực

- Các thiết bị xử lý thông tin tự động: máy tính điện tử, các thiết bị ngoại vi, các vật mang tin điện tử, các phương tiện viễn thông

- Các phần mềm hệ thống và phần mềm chuyên dụng

- Các nguồn thông tin điện tử - nguồn thông tin số

Trong đó yếu tố phần mềm đóng một vai trò rất quan trọng góp phần tin học hoá hoạt động thư viện Nhưng để ứng dụng phần mềm có hiệu quả cao nhất trong hoạt động thư viện cần có sự hỗ trợ của 3 yếu tố còn lại

2.1.1 Nguồn nhân lực

Nguồn nhân lực là một trong những yếu tố quan trọng góp phần đổi mới về chất của hoạt động Thông tin – Thư viện Bởi lẽ, nguồn nhân lực là cầu nối giữa vốn tài liệu của thư viện và người dùng tin Họ là nhân tố trực tiếp tác động và đảm bảo chất lượng vốn tài liệu cũng như các sản phẩm và dịch vụ TT – TV Chính họ cũng là nhân tố để vận hành toàn bộ các phân hệ của phần mềm quản trị thư viện hoạt động hiệu quả

Hiện nay, tổng số cán bộ của Thư viện là 21 người, trong đó 4 người có trình độ thạc sĩ, 12 người có trình độ đại học, 4 người trình độ cao đẳng Có

thể thấy, trình độ nguồn nhân lực tại Thư viện tương đối cao, cán bộ trình độ đại học và trên đại học chiếm 80%

Với nguồn nhân lực này Thư viện hoàn toàn có khả năng xây dựng và phát triển thư viện theo hướng hiện đại, đáp ứng được yêu cầu của một thư viện điện tử Nhờ có đội ngũ cán bộ trẻ, có trình độ mà Thư viện đã có những thay đổi đáng kể trong hoạt động nghiệp vụ cũng như phục vụ người dùng tin

Về trình độ chuyên môn hầu hết cán bộ đều tốt nghiệp đại học chuyên ngành thư viện, và 4 kỹ thuật viên – là những người tốt nghiệp hệ cao đẳng ngành công nghệ Thông tin và Điện tử viễn thông Các kỹ thuật viên có nhiệm vụ giám sát việc vận hành và bảo trì hệ thống hoạt động liên tục thông suốt, đồng thời hỗ trợ cho các cán bộ thư viện nâng cao khả năng ứng dụng CNTT trong hoạt động nghiệp vụ Đây là một yếu tố thuận lợi mà không phải đơn vị thông tin – thư viện nào cũng có

Tuy nhiên với đặc thù là một Trường đào tạo chuyên ngành về ngoại ngữ, phần lớn nguồn tài liệu của Thư viện là ngoại văn với nhiều thứ tiếng khác nhau như: tiếng Anh, tiếng Pháp, tiếng Trung, tiếng Hàn Quốc, tiếng Nhật, tiếng Ý, tiếng Tây Ban Nha… do vậy ngoài trình độ chuyên môn về thư viện cần có thêm cán bộ về chuyên ngành ngoại ngữ thì mới có thể xử lý tốt được ở khâu nghiệp vụ Một yếu tố quan trọng khác là muốn công tác tin học hoá hoạt động thư viện, đặc biệt là quản trị phần mềm Libol được tốt thì nguồn nhân lực được bố trí ở khu vực này cần được chú trọng nhiều hơn nữa

cả về số lượng và chất lượng

Thạc sĩ 20%

Đại học 60%

Cao đẳng 20%

Bảng 3: Biểu đồ thể hiện trình độ chuyên môn nghiệp vụ của các CBTV 2.1.2 Cở sở hạ tầng công nghệ thông tin

Cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin là một yếu tố cực kỳ quan trọng đối với các cơ quan thông tin – thư viện Nó thể hiện sự vững mạnh của các cơ quan này trong tiến trình hoạt động

Hệ thống máy tính hiện nay Thư viện có khoảng hơn 200 máy, trong đó

có 5 máy chủ và 200 máy trạm

Máy chủ gồm:

- 1 máy chủ web (web Libol) chạy trên hệ điều hành Windows

- 1 máy chủ chứa CSDL (Libol)

- 2 máy chủ proxy chia và quản lý kết nối Internet ra ngoài của các máy trạm

- 1 máy chủ chứa các CSDL số hoá và kiêm quản lý hệ thống an ninh thư viện

Máy trạm gồm:

- 105 máy tính cấu hình CPU 1.8 Gh, RAM 256 Mb, HDD, 40 Gh, màn hình 15 inche

- 95 máy còn lại là CPU 3.0 Gh, RAM 256 Mb, HDD, 40 Gh, màn hình

Việc ứng dụng công nghệ thông tin vào tổ chức và hoạt động của Thư viện đã mang lại những kết quả khả quan Một lượng kinh phí đã được Thư viện đầu tư để xây dựng cơ sở hạ tầng thông tin hiện đại, hình thành hệ thống mạng cục bộ (LAN), nối mạng Internet với các đường truyền dữ liệu lớn Thư viện đã được trang bị máy tính với số lượng khá lớn, hệ thống máy chủ, máy trạm, trang thiết bị tin học phụ trợ, thiết bị ngoại vi đầy đủ như máy in, máy quét, máy photocopy… Đây là nền tảng góp phần nâng cao hiệu quả ứng dụng Hệ quản trị thư viện tích hợp Libol trong hoạt động thư viện

2.1.3 Nguồn tin điện tử

Việc ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động thư viện, đặc biệt việc sử dụng kỹ thuật số để biểu diễn thông tin đã dẫn đến việc ra đời một nguồn thông tin mới, đó là nguồn tin điện tử (Electronic Informarmation Resources)

Nguồn tin điện tử bao gồm các tài liệu như sách điện tử, báo điện tử, CSDL, các CD-ROM, các file multimedia, các trang Web,…

Các cơ sở dữ liệu do đơn vị thông tin xây dựng là thông tin điện tử quan trọng có thể truy cập trực tiếp trên máy tính Nhưng nguồn thông tin điện tử dồi dào nhất là nguồn thông tin trực tuyến được truy cập trên máy tính thông qua mạng Internet hoặc các mạng máy tính khác

Có thể phân loại nguồn tin điện tử tại Thư viện Đại học Hà Nội như sau:

Nguồn tin miễn phí: đó là các nguồn tin trên mạng do các cơ quan

thuộc chính phủ hay các cơ quan lợi nhuận xuất bản cung cấp Tuy nhiên, vì tính miễn phí nên không phải nguồn tin nào cũng có giá trị và tính chính xác, còn cần phải kiểm định lại trước khi đưa vào sử dụng

Nguồn tin ngoại sinh: Đây là nguồn có giá trị thông tin cao, độ chính

xác tin cậy Năm 2009, Thư viện trường Đại học Hà Nội đã mua CSDL toàn văn Proquest Central Đây là CSDL toàn văn tổng hợp lớn nhất hiện nay

Địa chỉ truy cập: http://proquest.umi.com/pqdweb

ID : T4TVHANU09

Password : hanoiu

Hình 2.1 : Giao diện của cơ sở dữ liệu Proquest

Bên cạnh đó Thư viện còn có nguồn tin điện tử là các CD-ROM, nhưng hiện nay Thư viện đã chuyển các đĩa CD-ROM này sang dạng lưu trữ MP3 để phục vụ bạn đọc một cách thuận tiện và nhanh chóng

Nguồn tin nội sinh: Nguồn tin nội sinh hay tài liệu xám là các công

trình nghiên cứu khoa học, luận án, luận văn, sách giáo trình, sách tham khảo, tài liệu hội nghị, hội thảo Đây là nguồn thông tin rất có giá trị, phục vụ đắc lực cho học tập, giảng dạy, nghiên cứu khoa học của cán bộ, giảng viên, sinh viên trong trường Bên cạnh việc tổ chức và phát triển nguồn tin nội sinh thông qua việc củng cố, tăng cường công tác thu thập, lưu giữ, xử lý và phổ biến thông tin, Thư viện cũng đã tiến hành số hoá tài liệu đưa vào nguồn tài nguyên

Số hoá tài liệu là một công nghệ phức hợp đòi hỏi đầu tư nhiều tiền bạc, công sức cho việc trang bị các thiết bị và phần mềm tương thích, xử lý tài liệu trong quá trình số hoá Vì vậy, Thư viện đã chọn lọc kỹ các tài liệu cần

ưu tiên số hoá Đó là các đề tài nghiên cứu khoa học, luận văn thạc sĩ, luận án tiến sĩ, các giáo trình, bài giảng, sách và tài liệu tham khảo quý hiếm Bên cạnh đó còn có các tài liệu sưu tầm ngoài thư viện Chủ yếu là các tài liệu download về từ các CSDL thư viện mua hoặc tự khai thác trên mạng Internet Đối với các tài liệu này đòi hỏi cán bộ phải có trình độ ngoại ngữ tốt, biết chọn lọc về nội dung sao cho phù hợp với nhu cầu thực tế của người sử dụng

Phân hệ quản lý tài liệu số của phần mềm Libol 6.0 mà Thư viện đang

sử dụng cho phép quản lý đa dạng các đối tượng số khác nhau (text, hình ảnh,

âm thanh, video,…); đồng thời có khả năng phân quyền truy cập theo nhóm người dùng hoặc mức độ mật của tài liệu để đảm bảo tính bản quyền của tài liệu; giao diện tra cứu (OPAC) có khả năng hỗ trợ tra tìm theo các điểm truy cập cơ bản như tác giả, nhan đề, chủ đề, từ khoa, nơi lưu giữ, cất giữ,… hoặc

có thể trình duyệt theo chủ đề, tác giả và nhan đề theo từng bộ sưu tập Đây là yếu tố quan trọng để hỗ trợ người sử dụng trong việc tìm kiếm tài liệu

Để tạo điều kiện cho người dùng tin có thể truy cập các nguồn tin từ mọi lúc, mọi nơi Thư viện đã đưa toàn bộ nguồn tin điện tử trên website của