Hiện đại hóa công tác tổ chức hoạt động thông tin tại Trung tâm Học liệu trường Đại học Điện Lực

HIỆN ĐẠI HÓA CÔNG TÁC TỔ CHỨC HOẠT ĐỘNG THÔNG TIN TẠI TRUNG TÂM HỌC LIỆU TRƯỜNG ĐẠI HỌC ĐIỆN LỰC Chuyên ngành: Khoa học Thư viện Mã số : 60 32 20 LUẬN VĂN THẠC SĨ THÔNG TIN - THƯ VIỆ

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN

===========

LÊ ĐÌNH HOÀNG

HIỆN ĐẠI HÓA CÔNG TÁC TỔ CHỨC HOẠT ĐỘNG

THÔNG TIN TẠI TRUNG TÂM HỌC LIỆU

TRƯỜNG ĐẠI HỌC ĐIỆN LỰC

LUẬN VĂN THẠC SĨ THÔNG TIN - THƯ VIỆN

HÀ NỘI - 2013

HIỆN ĐẠI HÓA CÔNG TÁC TỔ CHỨC HOẠT ĐỘNG

THÔNG TIN TẠI TRUNG TÂM HỌC LIỆU

TRƯỜNG ĐẠI HỌC ĐIỆN LỰC

Chuyên ngành: Khoa học Thư viện

Mã số : 60 32 20

LUẬN VĂN THẠC SĨ THÔNG TIN - THƯ VIỆN

Người hướng dẫn khoa học: PGS.TS Trần Thị Quý

HÀ NỘI - 2013

DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT

Danh mục từ viết tắt Tiếng Việt:

Danh mục từ viết tắt Tiếng Anh:

AACR2 Anglo - American Cataloguing Rules 2

Quy tắc biên mục Anh -Mỹ xuất bản lần 2

Khung phân loại thập phân Dewey

ISBD International Standard Bibliographic Description

Quy tắc mô tả thư mục theo tiêu chuẩn quốc tế

Khổ mẫu biên mục đọc máy

Hệ thống truy cập công công trực tuyến

DANH MỤC CÁC BIỂU ĐỒ

Biểu đồ 1.1: Tỷ lệ giới tính cán bộ của TTHL trường ĐHĐL 44 Biểu đồ 1.2: Cơ cấu cán bộ theo độ tuổi của TTHL trường ĐHĐL 45 Biểu đồ 1.3: Cơ cấu cán bộ theo độ tuổi của can bộ 46 Biểu đồ 1.4: Ngành tốt nghiệp cán bộ của cán bộ 48 Biểu đồ 1.5: Thống kê nhóm NDT tại Trường Đại học Điện lực 57 Biểu đồ 1.6: Mức độ sử dụng thư viện của NDT tại ĐHĐL 58

Biểu đồ 2.1: Số lượng đầu sách hiện có tại TTHL trường ĐHĐL 64 Biểu đồ 2.2: Thống kê tài liệu nội sinh tại TTHL trường ĐHĐL 65 Biểu đồ 2.3: Thống kê số NDT từ 2006 đến tháng 6 năm 2012 98 Biểu đồ 2.4: Thống kê lượt người mượn từ năm 2006 đến tháng 6/ 2012 99

DANH MỤC CÁC BẢNG BIỂU

Bảng 1.1: Tỷ lệ giới tính cán bộ của TTHL trường ĐHĐL 43 Bảng 1.2: Cơ cấu cán bộ theo độ tuổi của TTHL trường ĐHĐL 45 Bảng 1.3: Trình độ học vấn cán bộ của cán bộ 46 Bảng 1.4: Ngành tốt nghiệp cán bộ của cán bộ 48

Bảng 1.6: Thống kê nhóm NDT tại Trường Đại học Điện lực 57 Bảng 1.7: Mức độ sử dụng thư viện của NDT tại ĐHĐL 58 Bảng 1.8: Nhu cầu các lĩnh vực khoa học của NDT tại ĐHĐL 61 Bảng 1.9: Nhu cầu sử dụng loại tài liệu của NDT tại ĐHĐL 62 Bảng 2.1: Số lượng đầu sách hiện có tại TTHL trường ĐHĐL 64 Bảng 2.2: Thống kê tài liệu nội sinh tại TTHL trường ĐHĐL 65 Bảng 2.3: Số lượng biểu ghi hiện có tại TTHL trường ĐHĐL 66 Bảng 2.4: Thống kê số NDT từ 2006 đến tháng 6 năm 2012 98

Bảng 2.5: Thống kê lượt người mượn từ 2006 đến tháng 6/ 2012 99

DANH MỤC CÁC HÌNH

Hình 1.1: Sơ đồ tổ chức Trường Đại học Điện lực 38

Hình 2.2: Quy trình bổ sung tài liệu của TTHL trường ĐHĐL 72 Hình 2.3 Giao diện chính đơn đặt (Libol 6.0) 74 Hình 2.4: Giáo diện duyệt yêu cầu Bổ sung tài liệu 74 Hình 2.5: Giao diện báo cáo đăng ký cá biệt bị hủy (Libol 6.0) 77 Hình 2.6: Quy trình xử lý tài liệu tại TTHL trường ĐHĐL 78 Hình 2.7: Giao diện Biên mục sơ lược (Libol 6.0) 80 Hình 2.8: Giao diện Biên mục chi tiết (Libol 6.0) 80 Hình 2.9: Giao diện cổng Z39.50 về trao đổi dữ liệu (Libol 6.0) 81 Hình 2.10: Giao diện nhập biểu ghi trường 520 Tóm tắt tài liêu 85

Hình 2.12: Giao diện nhập sơ đồ giá sách (Libol 6.0) 86 Hình 2.13: Giao diện in phích tra cứu (Libol 6.0) 90

Hình 2.17: Sơ đồ quy trình nghiệp vụ mục lục liên hợp 93 Hình 2.18: Giao diện trang chủ cổng thông tin thư viện ngành điện 95 Hình 2.19: Giao diện thanh biên tập cổng thông tin điện tử 96

LỜI NÓI ĐẦU

1.Tính cấp thiết của đề tài

Ngày nay với sự phát triển của khoa học công nghệ và đặc biệt là công nghệ thông tin và viễn thông, đã ảnh hưởng trực tiếp đến tất cả mọi mặt trong đời sống xã hội Ngành Thông tin - Thư viện ( TT - TV ) cũng không thể nằm ngoài sự phát triển đó Hơn thế nữa thông tin và hoạt động thông tin còn trở thành nhân tố quan trọng nhất trong chiến lược phát triển của bất kỳ quốc gia nào

Việc hiện đại hóa mọi lĩnh vực hoạt động của con người đã thực sự đổi mới làm tăng năng suất, chất lượng, hiệu quả của sản xuất, giảm nhẹ lao động chân tay đến tối thiểu, sáng tạo ra nhiều của cải vật chất, làm cho lực lượng sản xuất của loài người nhảy vọt, chuyển từ nền kinh tế công nghiệp (kinh tế tài nguyên) sang nền kinh tế tri thức, từ nền sản xuất dựa vào nguồn lực vật chất là chủ yếu sang nền sản xuất dựa vào trí lực là chủ yếu Công nghệ thông tin ( CNTT ) là mũi nhọn đột phá đưa con người vào nền văn minh mới - văn minh trí tuệ

Thấy được tầm quan trọng của CNTT chủ trương của Đảng và Nhà nước ta phấn đấu đưa công nghệ thông tin đạt trình độ tiên tiến trong khu vực

Tại Đại hội lần thứ IX Đảng Cộng sản Việt Nam đã khẳng định khoa học và công nghệ là quốc sách hàng đầu, là nền tảng và động lực đẩy mạnh công nghiệp hoá, hiện đại hoá đất nước và một trong những nhiệm vụ cơ bản

là phát triển và ứng dụng công nghệ thông tin

Chỉ thị số 58-CT/TW ngày 17/10/2000 của Bộ Chính trị (khoá VIII) về đẩy mạnh ứng dụng và phát triển công nghệ thông tin phục vụ sự nghiệp công

nghiệp hoá, hiện đại hoá chỉ rõ: “Công nghệ thông tin là một trong các động

lực quan trọng nhất của sự phát triển Ứng dụng và phát triển công nghệ thông tin ở nước ta nhằm góp phần giải phóng sức mạnh vật chất, trí tuệ và tinh thần của toàn dân tộc, thúc đẩy công cuộc đổi mới, phát triển nhanh và

hiện đại hoá các ngành kinh tế, hỗ trợ có hiệu quả cho quá trình chủ động hội nhập kinh tế quốc tế, nâng cao chất lượng cuộc sống của nhân dân, bảo đảm an ninh, quốc phòng và tạo khả năng đi tắt, đón đầu để thực hiện thắng lợi của sự nghiệp công nghiệp hoá, hiện đại hoá”

Nghị quyết số 07/2000NQ-CP ngày 5/6/2000 của Chính phủ về xây dựng và phát triển công nghiệp phần mềm giai đoạn 2001-2005 nhấn mạnh:

“Phát triển công nghệ thông tin, đặc biệt là công nghệ phần mềm là chủ

trương được Đảng và Nhà nước ưu tiên quan tâm, là một trong những cách đi tắt, đón đầu để thực hiện công nghiệp hoá và hiện đại hoá đất nước” Tại hội

nghị Trung ương 6 (khoá IX) đã xác định nhiệm vụ của khoa học và công nghệ từ nay đến năm 2010, trong đó có nhiệm vụ phát triển tiềm lực khoa học và công nghệ nhằm tiếp tục đẩy mạnh và phát triển khoa học và công nghệ đáp ứng yêu cầu của sự nghiệp công nghiệp hoá, hiện đại hoá đất nước

Trước những yêu cầu đổi mới về CNTT đặt ra cho tất cả các ngành một nhiệm vụ mới, với ngành giáo dục Đảng và nhà nước ta đặt ra cho các trường đại học nhiệm vụ làm sao tạo ra những chuyển biến cơ bản và toàn diện trong công tác đào tạo cả về chất lượng và số lượng đáp ứng được nhu cầu nhân lực có trình độ cao trong công cuộc công nghiệp hóa hiện đại hóa của nước ta Thư viện ở các trường đại học là bộ phận không thể thiếu đối với hoạt động đào tạo của các trường, là nơi cung cấp thông tin phục vụ cho việc giảng dạy, học tập, nghiên cứu khoa học và quản lý của nhà trường

Trong những năm gần đây các cơ quan thôn tin thư viện đại học đã có bước tiến mạnh trong quá trình tin học hoá các hoạt động nghiệp vụ của mình Các cơ quan thông tin thư viện đã đầu tư chiều sâu về hiện đại hóa nhằm đưa các cơ quan TTTV trở thành các trung tâm nghiên cứu học tập tốt

Trường Đại học Điện lực ( ĐHĐL ) là một trong những trường đại học thuộc Tập Đoàn Điện lực chính vì vậy lãnh đạo của tập đoàn rất quan tâm đền

sự phát triển của Nhà trường cũng như hệ thống cơ quan thông tin thư viện

của trường Năm 2006, Tập đoàn Điện lực đầu tư kinh phí để xây dựng “ Thư viện điện tử ngành điện ” đặt tại Trường Đại học Điện lực Đến năm 2010 Quyết định số 342/ QĐ – TĐĐL/ của Tập đoàn Điện lực đổi tên thành Trung

tâm Học liệu – Trường Đại học Điện lực ( Sau đây gọi tắt là Trung tâm ) Đây

là một mốc quan trọng của Nhà trường và cũng chính từ đây Thư viện trường Đại học Điện lực đã được hiện đại hóa vào trong các hoạt động của mình

Trung tâm đã không ngừng đổi mới và nâng cao chất lượng phục vụ của mình nhằm đáp ứng tối đa nhu cầu của người dùng tin Tuy nhiện, bên cạnh những thành tựu đạt được Trung tâm còn bộc lộ một số hạn chế trong công tác triển khai hoạt động như: Vốn tài liệu chưa được thường xuyên bổ sung đầy đủ, nội dung vốn tài liệu còn nghèo nàn, các sản phẩm và dịch vụ thông tin chưa đa dạng, việc ứng dụng CNTT trong công tác xử lý, khai thác

và phục vụ thông tin chưa được đầu tư đúng mức

Do vậy, việc tiến hành nghiên cứu thực trạng hiện đại hóa tổ chức và hoạt động của Trung tâm Học liệu Trường ĐHĐL và đưa ra những giải pháp phù hợp là hết sức cần thiết nhằm đổi mới phương thức hoạt động và hoàn thiện công tác tổ chức để nâng cao hiệu quả phục vụ đáp ứng tốt nhất nhu cầu thông tin của người dùng tin ( NDT ) tại Trường ĐHĐL

Xuất phát từ ý nghĩa thực tiễn và tầm quan trọng đó, tôi đã lựa chọn đề

tài “ Hiện đại hóa công tác tổ chức hoạt động thông tin tại Trung tâm Học

liệu trường Đại học Điện lực ” làm đề tài luận văn tốt nghiệp của mình

2 Tình hình nghiên cứu

Trong những đề tài của ngành TT - TV thì những đề tài về hiện đại hóa công tác tổ chức và hoạt động của các TT TT - TV là một trong những đề tài được nghiên cứu nhiều, những đề tài về " Hiện đại hóa công tác tổ chức hoạt động thông tin tại Trung tâm Học liệu Trường ĐHĐL " thì hoàn toàn chưa có

Những đề tài về tổ chức hoạt động và tổ chức và hoạt động được bảo vệ

tại Trường Đại học Khoa học xã hội và Nhân văn phải kể đến như: “ Nghiên

cứu hoàn thiện tổ chức và hoạt động của Trung tâm Thông tin – Thư viện trường Đại học Hà Nội trước yêu cầu đổi mới sự nghiệp đào tạo của nhà trường ” của Phạm Lan Anh bảo vệ năm 2010

- “ Hiện đại hóa hoạt động thông tin thư viện tại trường Đại học Dân

lập Phương Đông đáp ứng yêu cầu đào tạo tiến chỉ ” của Phan Cúc Phương

bảo vệ năm 2010 “ Hiện đại hóa công tác tổ chức hoạt động các phòng tư

liệu thuộc Trường Đại học Khoa học xã hội và Nhân văn, Đại học Quốc gia

Hà Nội ” của Nguyễn Phúc Chí bảo vệ năm 2010 “ Đổi mới hoạt động thông tin thư viện đáp ứng yêu cầu đào tạo theo học chế tín chỉ tại Đại học Quốc gia Hà Nội ” của Nguyễn Thị Phương Thảo bảo vệ năm 2010 Ngoài ra còn

một số luận văn được bảo vệ tại Trường Đại học Văn hóa Hà Nội như: “

Nghiên cứu hoàn thiện tổ chức hoạt động thông tin - thư viện tại trường Đại học Sư phạm Hà Nội 2” của tác giả Vũ Thị Thúy Chinh bảo vệ năm 2010; “ Nghiên cứu hoàn thiện tổ chức và hoạt động thông tin thư viện trường Đại học Sư phạm Kĩ thuật Vinh” của tác giả Nguyễn Mạnh Dũng bảo vệ năm

2009

Những đề tài này chỉ đi sâu nghiên cứu, chỉ ra những mặt mạnh, mặt yếu và đưa ra các gải pháp hoàn thiện công tác tổ chức và hoạt động của từng đơn vị cụ thể, chứ chưa đi sâu nghiên cứu, tiếp cận nghiên cứu vấn đề tổ chức hoạt động

Bên cạnh các tài liệu theo hướng nội dung nghiên cứu của đề tài là luận

văn cũng còn có tài liệu là các bài viết " Một góc nhìn khác về con đường

hiện đại hóa thư viện trong điều kiện Việt Nam " của Ths Võ Công Nam đăng

trên Tạp chí Thông tin tư liệu số 1 năm 2005 Bài " Hiện đại hóa ngành Thông tin - Thư viện Việt Nam cần đi theo thực chất hơn của Ths Đỗ Văn

Hùng đăng trên Kỷ yếu hội thảo Khoa học ngành Thông tin - Thư viện trong

xã hội thông tin của trường Đại học Khoa học xã hội và Nhân văn năm 2006

Bài " Một số vấn đề tổ chức quản lý thư viện hiện đại " của TS Nguyễn Huy

Chương Những bài viết của tác giả Võ Công Nam thể hiện quan điểm về thực tế hoạt động thư viện Việt Nam trên con đường hiện đại hóa, bài viết của tác giả Đỗ Văn Hùng đi vào phân tích rõ thực trạng công tác hiện đại hóa của ngành TT - TV Việt Nam, đưa ra nguyên nhân của thực trạng và từ đó định hướng cho công tác hiện đại hóa thư viện tại Việt Nam trong giai đoạn hiện nay, với một số nguyên tắc cơ bản khi tiến hành hiện đại hóa Bài viết của tác giả Nguyễn Huy Chương đề cặp đến khía cạnh khác nhau về tổ chức và hoạt động của thư viện đại hoặc trong bối cảnh đổi mới giáo dục đại học

Qua tổng quan tình hình nghiên cứu như vậy, tôi nhận thấy chưa có một đề tài nghiên cứu khao học, luận văn hay bài viết nào nghiên cứu một cách hệ thống và toàn diện về hiện đại hóa công tác tổ chức hoạt động thông

tin tại TTHL trường ĐHĐL Chính vì vậy, đề tài “Hiện đại hóa công tác tổ

chức hoạt động thông tin tại Trung tâm Học liêu trường Đại học Điện lưc”

là đề tài hoàn toàn mới và không trùng lặp bất kỳ một đề tài nào đã nghiên cứu trước đó

3 Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu

 Mục đích nghiên cứu

Trên cơ sở nghiên cứu thực trạng hiện đại hóa công tác tổ chức hoạt động thông tin tại Trung tâm Học liệu trường Đại học Điện lực, qua đó đề xuất các giải pháp nhằm tăng cường hiệu quả công tác tổ chức hoạt động theo hướng hiện đại hóa để nâng cao năng lực phục vụ thông tin, đáp ứng nhu cầu giảng dạy, học tập nghiên cứu khoa học của Nhà trường

 Nhiệm vụ nghiên cứu

Nghiên cứu cơ sở lý luận của đề tài

Nghiên cứu cơ sở thực tiễn của đề tài

Khảo sát thực trạng việc hiện đại hóa công tác tổ chức hoạt động tại TTHL trường ĐHĐL Đánh giá những mặt đã đạt được và những mặt còn hạn chế và nguyên nhân

Đề xuất các giải pháp nhằm tăng cường hiện đại hóa công tác tổ chức hoạt động thông tin của TTHL trường ĐHĐL

4 Giả thuyết nghiên cứu

Giả thuyết đặt gia cho công trình nghiên cứu này là: Hiện đại hóa công tác tổ chức hoạt động thông tin tại TTHL trường ĐHĐL hiện nay chưa hiệu quả, chưa đáp ứng được nhu cầu thực tế của nhà trường cũng như thực tế khai thác và sử dụng thông tin tài liệu của cán bộ, sinh viên trong toàn trường Do vậy cần tập trung phát triển nhu cầu tin nguồn tin điện tử, chuẩn hóa công tác nghiệp vụ, triển khai ứng dụng phần mềm chuyên dụng tích hợp, đào tạo NDT, nâng cao trình độ đội ngũ cán bộ, đầu tư cơ sở vật chất và hạ tầng công nghệ thông tin đủ mạnh chắc chắn hiện đại hóa công tác tổ chức hoạt động của Trung tâm Học liệu ngày càng được nâng cao và đáp ứng chiến lược đào tạo nguồn nhân lực có chất lượng cao cho nhà trường

5 Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu

5.1 Đối tượng nghiên cứu

Luận văn đi sâu nghiên cứu vấn đề hiện đại hóa công tác tổ chức hoạt động thông tin tại TTHL trường ĐHĐL

5.2 Phạm vi nghiên cứu

Về mặt không gian: Trung tâm Học liệu trường Đại học Điện lực

Về mặt thời gian: Từ năm 2006 đến nay

Lý do nghiên cứu vào năm 2006: Năm Tập Đoàn Điện lực đầu tư kinh

phí xây dựng thư viện điện tử ngành điện tại trường ĐHĐL

6 Phương pháp nghiên cứu

Cơ sở lý luận: Luận văn được nghiên cứu trên quan điểm của chủ nghĩa Mác – Lênin; tư tưởng Hồ Chí Minh và quan điểm của Đảng, Nhà nước, về công tác thông tin - thư viện

Phương pháp nghiên cứu: Luận văn được sử dụng một số phương pháp nghiên cứu cụ thể như sau:

- Phương pháp thu thập phân tích và tổng hợp tài liệu

- Phương pháp quan sát trực tiếp

- Phương pháp khảo sát thực tiễ n

- Phương pháp phỏng vấn

- Phương pháp thống kê số liệu

- Phương pháp điều tra bảng hỏi

- Tham khảo ý kiến chuyên gia

7 Ý nghĩa khoa học và thực tiễn của đề tài

Ý nghĩa khoa học: Góp phần làm rõ hơn cơ sở lý luận về hiện đại hóa

công tác tổ chức hoạt động thông tin thư viện nói chung và của hệ thống các trường đại học nói riêng

Ý nghĩa thực tiễn: Đưa ra những giải pháp cụ thể, khả thi nhằm nâng

cao hiệu quả hiện đại hóa công tác tổ chức hoạt động thông tin tại TTHL trường ĐHĐL

8 Dự kiến kết quả nghiên cứu

Đề tài được triển khai với kết quả dự kiến là 80 trang A4 và có tính nghiên cứu khoa học nghiêm túc Trong đó giải quyết tốt cơ sở lý luận và thực tiễn của đề tài, nhận dạng được thực trạng hiện đại hóa tổ chức hoạt động thông tin tại Trung tâm Học liệu Trường ĐHĐL và đưa ra một số các giải pháp có tính khả thi cao

9 Cấu trúc của luận văn

Ngoài phần mở đầu, kết luận và tài liệu tham khảo, Luận văn gồm 3 chương với nội dung sau:

Chương 1: Cơ sở lý luận và thực tiễn hiện đại hóa công tác tổ chức hoạt động

thông tin tại Trung tâm Học liệu Trường Đại học Điện lực

Chương 2: Thực trạng hiện đại hóa công tác tổ chức hoạt động thông tin tại

Trung tâm Học liệu Trường Đại học Điện Lực

Chương 3: Giải pháp nâng cao hiệu quả hiện đại hóa công tác tổ chức hoạt

động thông tin tại Trung tâm học liệu Trường Đại học Điện Lực

NỘI DUNG CHƯƠNG 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ THỰC TIỄN HIỆN ĐẠI HÓA CÔNG TÁC TỔ CHỨC HOẠT ĐỘNG THÔNG TIN TẠI TRUNG TÂM

HỌC LIỆU TRƯỜNG ĐẠI HỌC ĐIỆN LỰC 1.1 Những khái niệm chung

1.1.1 Khái niệm hiện đại hóa

Theo từ điển Tiếng Việt hiện đại hóa là hiện đại hóa tầm nhìn: Điều này phải được thể hiện từ những nhà quản lý, các nhà lãnh đạo đến các nhân viên triển khai, phải chủ động và tích cực đặt ra một mục tiêu chiến lược của riêng

cơ quan thông tin mình dựa trên tình hình thực tế mà không phải phụ thuộc vào sự ảnh hưởng của bên ngoài

Hiện đại hóa phương thức hành động: Người cán bộ thông tin không chỉ chờ đợi yêu cầu phía người dùng tin, từ phía bạn đọc mà phải biết tạo ra những sản phẩm trước khi người dùng có nhu cầu, biết khơi gợi, tạo lập cho người đọc những nhu cầu thông tin mới

Người cán bộ hôm nay, không phải chỉ biết tổ chức ngăn nắp, thật khoa học nguồn tài liệu và nguồn tài liệu thông tin của mình, đặt nó trong tình trạng sẵn sàng hoạt động mà còn phải biết tính luyện, chế biến nguồn tài liệu ấy, làm gia tăng giá trị sử dụng của thông tin tài liệu cả về mặt chất lượng nội dụng về mặt kiểu dáng bao gói tương ứng với thói quen sử dụng của người dùng tin

Hiện đại hóa về mặt tổ chức hoạt động thông tin: Tổ chức các bộ phận hoạt động theo kiểu modul hiện đại, tự động hóa, có thể liện kết và có tách rời nhau khi cần thiết để trong bất kỳ tinh huồng nào hoạt động cũng được duy trì Hiện đại hóa tổ chức hoạt động thông tin là làm thế nào để phát huy được tính tích cực và sáng tạo của mỗi người, mỗi bộ phận, mỗi quy trình hoạt động để không ngừng nâng cao hiệu quả hoạt động đáp ứng tối đa nhu cầu thông tin của NDT

Trong hoạt động thông tin cần tiến hành hiện đại hóa, tự động hóa các thao tác quy trình hoạt động của mình, chuẩn hóa các hoạt động nghiệp vụ, các sản phẩm dịch vụ đáp ứng tốt nhất NDT, cung cấp cho họ những sản phẩm dịch vụ tiên tiến hiện đại; Hiện đại hóa cơ sở vật chất và hạ tầng CNTT, tạo môi trường thân thiện với NDT

1.1.2 Khái niệm hiện đại hóa hoạt động thông tin thƣ viện

Có rất nhiều quan điểm khác nhau về vấn đề thế nào là hiện đại hóa hoạt động thông tin và thư viện, nhìn chung các quan điểm đều cho rằng hiện đại hóa hoạt động thư viện trước hết phải có một hệ thông trang thiết bị hiện đại như máy vi tính, phần mềm chuyên dụng, hệ thống an ninh như camera, cổng từ…Những yếu tố trên không thể thiếu những tôi đồng nhất quan điểm

cho rằng: “ Hiện đại hóa phải là tư duy hệ thống, đáp ứng chuẩn tin học quốc

tế, luôn được cập nhật về trang thiết bị , nhân lực và nguồn tin” Hiện đại hóa

thông tin - thư viện phải là quá trình hiện đại hóa toàn diện về mọi mặt hoạt động không chỉ đầu tư về trang thiết bị hiện đại mà còn đầu tư hiện đại hóa tầm nhìn trong đó có hệ thống quản lý từ lãnh đạo đến nhân viên, hiện đại hóa

về phương thức hành động và hiện đại hóa về tổ chức

Hiện đại hóa tổ chức hoạt động thông tin - thư viện là một tổ hợp các thành phần có quan hệ chặt chẽ với nhau, cùng thúc đẩy và hỗ trợ lẫn nhau nhằm thực hiện nhiệm vụ chung Hiên đại hóa tổ chức hoạt động thông tin - thư viện bao giờ cũng hoạt động trong một môi trường xác định và chịu tác động của môi trường đó

Hiện đại hóa tổ chức hoạt động thông tin thư viện là một quá trình thu thập, xử lý, lưu trữ, phổ biến thông tin, tài liệu nhằm đáp ứng nhu cầu tin duy trì hoạt động sống của con người Những hoạt động thông tin này được sử dụng bằng các thiết bị hiện đại như máy móc, trong hoạt động thông tin chuyên môn của con người

Hoạt động thông tin thư viện có tính chất đặc biệt, nội dung thông tin rất phong phú đa dạng, biến đổi rất nhanh chóng hình thức truyền tin rất đa dạng, thông tin có nội dung truyền đi phong phú Một cơ quan TT - TV được hiện đại nó cần phải đáp ứng 4 điều kiện sau đây

1 Tài liệu chứa trong TV này chủ yếu phải ở dạng số hóa;

2 Các tài liệu số hóa có thể truy cập được theo chế độ mạng máy tính

3 Có một cơ quan chăm lo thường xuyên đối với TV Đã được hiện đại hóa

4 TV hiện đại có cùng mục tiêu, chức năng như một TV truyền thống

Có nghĩa là nó bao gồm đầy đủ các nhiệm vụ của một TV như: Phát triển nguồn tin, quản trị kho, xây dựng các chỉ dẫn, bộ máy tra cứu/cung cấp khả năng khai thác, truy cập, bảo quản tài liệu đáp ứng tối đa nhu cầu thông tin cho NDT

Các yếu tố cầu thành thư viện hiện đại bao gồm:

1 Phải có nguồn tài liệu ở dạng số hóa

2 Có hạ tầng CNTT và CSVC hiện đại

3 Có phần mềm quản trị tích hợp và các phần mềm khác như trao đổi

dữ liệu, tra cứu dữ liệu, số hóa tài liệu

4 Phải có NDT và chuyên gia có kỹ năng và trình độ vận hành và sử dụng thư viện hiện đại

Hoạt động thông tin được phát sinh từ một bộ phận chung đòi hỏi nhu cầu tin Nhu cầu tin của xã hội

Hoạt động thông tin mang tính gián tiếp rất lớn trong hoạt động của con người, sử dụng ngôn ngữ nhân tạo, ngôn ngữ tự nhiên thì rất khó, ngôn ngữ nghệ thuật

Hoạt động thông tin thư viện có 2 yếu tố:

Nhu cầu tin:

Hoạt động cụ thể như thu thập, xử lý, phổ biến thông tin, giúp cho hoạt động thông tin có chất lượng cao hơn

1.2 Các yếu tố tác động đến hiện đại hóa hoạt động thông tin, thƣ viện

Để tiến hành công việc hiện đại hóa tổ chức các quy trình trong hoạt động TT-TV thì cần phải có những yếu tố quan trọng sau: Các cán bộ chuyên môn: Các thiết bị xử lý thông tin tự động: máy tính điện tử các thiết bị ngoại vi, các vật mang tin điện tử Các phương tiện viễn thông, các phần mềm hệ thống và phần mềm chuyên dụng Các nguồn tài liệu điện tử - thông tin số:

1.2.1 Đội ngũ cán bộ thông tin

Khi tiến hành hiện đại hóa hoạt động thông tin thư viện yếu tố đầu tiên người ta nhắc đến đó là yếu tố con người, đó là những cán bộ có trách nhiệm thiết kế, xây dựng và khai thác hệ thống thông tin, những cán bộ đó gồm những con người như các kỹ sư tin học, có trách nhiệm giám sát việc vận hành và bảo trì hệ thông, các nhà phân tích hệ thống, có trách nhiệm nghiên cứu các ứng dụng, tức là nghiên cứu các công việc phải tin học hóa, ngoài những con người có kiến thức chuyên môn về CNTT thì một yếu tố nữa quan trọng đó là các cán bộ chuyên môn trong lĩnh vực TT-TV:

Một thư viện hiện đại hóa là một thư viện gắn liền với công nghệ thông tin, vì vậy yêu cầu phải có những khâu hiện đại hóa hoạt động thư viện như sau:

Tự động hóa hoàn toàn các hoạt động trong thư viện, đồng bộ trong nghiệp vụ

Người quản lý, nhân viên phải biết định hướng, vận dụng nghiệp vụ thư viện công nghệ thông tin đưa thông tin được cập nhật đến với người sử dụng như việc ứng dụng mã vạch trong khâu quản lý, sử dụng các chuẩn nghiệp vụ trong hoạt động của đơn vị minh

Khi tiến hành hiện đại hóa thì đơn vị cần quan tâm đến vấn đề đào tạo người dùng tin sử dụng những công cụ hiện đại để tim tin sao cho đạt hiệu quả một cách nhanh nhất

Khối lượng thông tin ngày càng lớn, CNTT ngày càng phát triển đòi hỏi người cán bộ thư viện ngoài những kiến thức cơ bản được trang bị từ những cơ sở đào tạo nghề thư viện phải tự cập nhật để khai thác và xử lý tin kịp thời, bên cạnh về kiến thức thông tin cán bộ cũng cần trang bị cho mình những kiến thức cơ bản về hạ tầng công nghệ, kiến thức vận hành hệ thống CNTT như việc quản trị hệ thống, quản trị mạng, thiết lập các thông số trong

hệ thông Đấy là những kiến thức cơ thức cơ bản nhất của người cán bộ thư viện làm việc trong môi trường hiện đại Thư viện ở đây không chỉ đơn thuần

là việc phục vục nữa mà mang tính chất định hướng, tính chất chủ động trong công việc hướng NDT đến với mình nhiều hơn và đáp ứng thông tin một cách nhanh nhất làm hài lòng cả những NDT khó tính nhất

1.2.2 Hạ tầng công nghệ thông tin và cơ sở vật chất

Cơ sở hạ tầng CNTT

Hạ tầng phần cứng: Bao gồm các thiết bị phần cứng phục vụ cho hoạt động của thư viện:

Hệ thống mạng Bao gồm hệ thống cáp, hệ thống thiết bị, hệ thống truyền thông phục vụ cho mục đích kết nối mạng LAN, kết nối truy cập Internet

Hệ thống máy chủ và máy trạm - Các hệ thống máy chủ và máy trạm phục vụ cho các công tác nghiệp vụ, tra cứu thông tin

Thiết bị an toàn thông tin - Các thiết bị hỗ trợ nhằm đảm bảo an toàn hệ thống thông tin như các thiết bị lưu điện (UPS), chống sét (đường mạng, truyền dữ liệu, đường điện), các thiết bị sao lưu dữ liệu, các thiết bị bảo vệ, bảo mật

Thiết bị ngoại vi: Các thiết bị hỗ trợ khác như máy in laser, in kim

Hệ điều hành và hệ quản trị cơ sở dữ liệu: Phần mềm nền tảng phục vụ điều hành hoạt động hệ thống và các ứng dụng nghiệp vụ

Các phần mềm hệ thống, bảo mật và các phần mềm dịch vụ: Các phần mềm hỗ trợ để đảm bảo việc hoạt động cũng như tính an toàn của toàn bộ hệ thống; bao gồm: các phần mềm sao lưu dữ liệu, phần mềm bảo mật, các dịch

vụ mạng, các tiện ích

Thiết bị chuyên dùng cho thƣ viện

Hệ thống cổng từ: hệ thống cổng từ, dây từ, băng từ bảo vệ tài liệu, các thiết nhiễm và khử từ

Hệ thống Camera quan sát: sử dụng xây dựng các phòng đọc tự chọn, kiểm soát bạn đọc

Thiết bị nhập liệu: Các thiết bị phục vụ công tác nhập liệu như: Scanner, Digital Camera, card xử lý đồ hoạ

Thiết bị mã vạch: đầu đọc mã vạch, máy in mã vạch barcode, thiết bị gom dữ liệu di động, giấy in chuyên dụng

Khi tiến hành hiện đại hóa thì thư viện đó cần được: Nối mạng nội bộ, chia sẻ thông tin Mạng cục bộ cho phép chia sẻ thông tin tổ chức dịch vụ trực tuyến: Online catalog, CD – ROM database, mượn liên thư viện E –mail

Kết hợp mạng thư viện vùng và quốc gia Khi một thư viện được thiết lập thì công tác nghiệp vụ thống nhất, chẳng hạn như công tác biên mục được thực hiện trên mạng chung, từng thư viện thành viên đóng góp biểu ghi, đôi khi chỉ đóng góp ( Kí hiệu xếp giá của thư viện thành viên) Tổ chức mạng

thư viện cùng vạch kế hoạch triển khai tư liệu hợp lý ( Bổ sung và trao đổi)

Tổ chức mượn liên thư viện

Kết nối mạng Internet toàn cầu nhằm chia sẻ những thông tin từ đó các đơn vị thư viện trong cùng địa bàn trong cùng khu vực cũng như trong cùng

hệ thống có thể chia sẻ và kết nối với nhau một cách nhanh nhất chánh sự biệt lập ngay trong cùng hệ thống thư viện Thiết lập thư viện điện tử, thư viện số, thư viện ảo

1.2.3 Phần mềm chuyên dụng

Phần mềm chuyên dụng là những phần mềm được biên soạn và áp dụng cho hoạt động nghề nghiệp cụ thể nào đó Trong hoạt động thông tin và thư viện hiện nay có khá nhiều các phần mềm chuyên dụng:

Các phần mềm này bao gồm cả các phần mềm mã nguồn mở và phần mềm của các doanh nghiệp

Về phần mềm chuyên dụng cho ngành thông tin và thư viện có phần mềm tích hợp cho cả hệ thống thông tin và các phần mềm riêng lẻ cho từng hoạt động cụ thể nào đó của ngành

Các phần mềm tích hợp trong hoạt động thông tin thư viện như phần mềm Libol, phần mềm Elib, ngoài ra còn một số phần mềm mã nguồn mở như phần mềm Koha, Dspace

Những phần mềm này đều có những tính năng cơ bản như: Bổ sung, thu thập, xử lý, lưu trữ, phổ biết và phân phối thông tin

Xây dựng các loại cơ sở dữ liệu thư mục, tóm tắt Tạo liên kết đến nguồn

cơ sở dữ liệu số Trao đổi nguồn dữ liệu thư mục

Xây dựng các sản phẩm và dịch vụ thông tin hiện đại

Tổ chức bộ máy tra cứu khai thác tìm tin đến tất cả các nguồn thông tin trong thư viện

Tích hợp một số thiết bị chuyên dụng: mã vạch, cổng từ, ứng dụng công nghệ RFID trong hoạt động quản lý nguồn tài liệu

Các phần mềm cho từng hoạt động nghiệp vụ cụ thể như:

Phần mềm xuất bản thông tin điện tử:

Phần mềm xuất bản CD-ROM thông tin cho phép người dùng xây dựng

và xuất bản các ấn phẩm thông tin trên các CD-ROM theo nội dung tuỳ chọn

Hỗ trợ đầy đủ các công cụ cần thiết từ khâu tìm kiếm đến tổ chức và xây dựng ấn phẩm thông tin hoàn chỉnh trên đĩa CD-ROM

Chức năng tìm kiếm: Cho phép người dùng chọn các dịch vụ tìm kiếm khác nhau Tìm kiếm mọi dạng dữ liệu: âm thanh, hình ảnh, toàn văn Cho phép tìm kiếm trên các database khác nhau với kết quả mong muốn Lưu các kết quả tìm kiếm

Chức năng tổ chức thông tin: Tổ chức các kết quả tìm kiếm được theo các lĩnh vực, chủ đề khác nhau trong hệ thống

Chức năng tổ chức giao diện: tổ chức giao diện tìm kiếm thông tin trong đĩa CD-ROM Với mỗi loại hình tài liệu có thể tổ chức các điểm truy cập tìm kiếm thông tin đặc thù cho loại tài liệu đó Tổ chức cách thể hiện các kết quả tìm kiếm: thể hiện kết quả tìm kiếm tuỳ theo loại hình tài liệu

Xuất ra đĩa

Sản phẩm

Chức năng xuất ra đĩa CD-ROM: Đưa toàn bộ dữ liệu tổ chức vào trong đĩa CD-ROM, tạo thành một sản phẩm hoành chỉnh trên đĩa CD-ROM Kết quả đầu ra là một sản phẩm hoàn chỉnh bao gồm có nội dung và công cụ tra cứu

Phần mềm mục lục liên hợp:

Mục lục liên hợp là hình thức tập hợp toàn bộ CSDL các bản ghi thư mục của nhiều thư viện hoặc tổ chức thành một mục lục chung, nhằm mục đính chia sẻ nguồn lực giữa các thư viện trong công tác biên mục, kiểm soát nguồn lực thông tin, đồng thời tạo điều kiện dễ dàng cho người dùng tin tìm kiếm tài liệu Đặc biệt, với xu hướng ngày càng nhiều tài liệu được số hoá và

có thể truy cập online, mục lục liên hợp có thể trở thành một cổng thông tin thư mục thống nhất giúp bạn đọc tiếp cận với toàn bộ CSDL của các đơn vị thành viên tham gia mục lục liên hợp

Phần mềm số hóa tài liệu:

Phần mềm số hóa tài liệu nhằm múc đích tạo nên một thư viện số, hiện nay có rất nhiều các phầm số hóa tài liệu hiện đại tốc độ cao Các dạng tài liệu khác nhau như sách, video, audio, ảnh mỗi dạng tài liệu thì các cách xử lý khác nhau nhưng nói chung để có một bộ sưu tập số hóa thì chúng ta cần tiền hành số hóa, để tạo ra các chủ đề khác nhau, các bộ sưu tập số khác nhau

Phần mềm cổng thông tin:

Cổng thông tin, là một mô hình cung cấp thông tin đang được phát triển

nhanh chóng trên thế giới trong mọi lĩnh vực như: hệ thống thông tin chuyên ngành, hệ thống thông tin chuyên môn, hệ thống thông tin khoa học, hệ thống thông tin doanh nghiệp, hệ thống thông tin hành chính Cổng thông tin là một công cụ, hay dịch vụ mà:

Tập hợp và liên kết thông tin từ nhiều nguồn thông tin khác nhau mà trước đây nằm rải rác, phân tán, khó khai thác

Phân loại và tập hợp thông tin theo chủ đề, nhằm làm cho thông tin trở nên có ý nghĩa và dễ khai thác hơn

Quản lý quá trình cộng tác đóng góp thông tin vào hệ thống

Cung cấp đúng những thông tin cần thiết cho từng người sử dụng, bằng cách cho phép mỗi người có thể cá biệt hóa thông tin theo nhu cầu của mình Cung cấp điểm truy cập tích hợp duy nhất cho mọi người sử dụng của hệ thống tới mọi nguồn thông tin

Cổng thông tin tạo ra nhóm (cộng đồng) người dùng tin

1.2.4 Cơ sở dữ liệu -tài liệu số

Cơ sở dữ liệu

Đối với hệ thống thư viện hiện đại thì các cơ sở dữ liệu đóng vai trò tối quan trọng, CSDL không chỉ là bảng chỉ mục mà còn chứa đựng và phản ánh nội dung thông tin của các cơ quan TTTV Dựa theo mức độ đầy đủ mà thông tin phản ánh, CSDL có thể chia làm ba loại sau:

CSDL thƣ mục: Là dạng CSDL chứa những bảng thông tin tóm tắt về

tài liệu gốc Tức là thông tin cấp hai Mỗi một biểu ghi trong CSDL thư mục bao gồm 2 phần chính: các thông tin tóm tắt về tài liệu gốc và các chỉ dẫn giúp người dùng tin có thể tiếp cận được tài liệu gốc

CSDL dữ kiện: Là dạng CSDL chứa những thông tin cấp một về một

đối tượng nào đó được thể hiện dưới dạng dữ kiện Thường được thể hiện dưới những con số, ngoài ra còn thể hiện dưới dạng biểu đồ, đồ thị, hình ảnh…[Đoàn Phan Tân]

CSDL toàn văn: Là dạng CSDL chứa những thông tin cấp một về tài

liệu Các tài liệu trong CSDL này là bản sao hoàn chỉnh của các tài liệu gốc Không chỉ dừng lại ở dạng text, các cơ sở dữ liệu toàn văn ngày còn có cả âm thanh, hình ảnh Người ta thường gọi chung dạng CSDL này CSDL số

Trong các cơ quan TTTV 2 dạng CSDL chính là CSDL thư mục và CSDL toàn văn Tại Việt Nam CSDL dạng thư mục là phổ biến, một số thư viện có tiềm lực về tài chính, nhân lực và công nghệ cũng đang tiến hành xây dựng các CSDL toàn văn, tuy nhiên số này là không nhiều và đang ở giai đoạn thử nghiệm Vấn đề khai thác sử dụng bản quyền tài liệu số vẫn là bài toán khó đối với các cơ quan TTTV Việt Nam.

Những năm gần đây đặc biệt là việc phát triển của CNTT đã mang lại cho chúng ta nguồn thông tin điện tử dồi dào nhất là nguồn thông tin trực tuyến truy cập trên máy tính thông qua mạng Internet hoặc qua các mạng máy tính khác, những tài nguyên đó bao gồm tài liệu chuyên ngành, đa ngành lưu trữ trên các đĩa từ, băng từ, đĩa quang CD – ROM, các CSDL trực tuyến do cơ quan thông tin xây dựng, các CSDL trực tuyến trên mạng Internet Nguồn thông tin điện tử là thành phần quan trọng không thể thiếu được của hoạt động thông tin thư viện

1.2.5 Trình độ tin học của người dùng tin

Trình độ thông tin của NDT thể hiện khối lượng và chất lượng thông tin mà họ lĩnh hội được, tập quán thông tin và kỹ năng thông tin ( Kỹ năng tìm, phân tích và sử dụng thông tin )

Người có trình độ thông tin phải có phản xạ thông tin nhanh nghĩa là có khả năng đáng giá và tiếp thu thông tin

Trình độ thông tin là một điều kiện cần thiết đề NDT làm việc có hiệu quả và nó được hình thành dưới ảnh hưởng của nhiều yếu tố như khả năng cảm thụ thông tin, không khí sáng tạo trong tập thể NDT, trình độ chuyên môn, khả năng phân tích, tổng hợp nói chung, tinh thần cầu tiến

Trong những năm qua các cơ quan thông tin thư viện vẫn tiến hành đào tạo người dùng tin để từ đó nâng cao trình độ khai thác thông tin cho NDT, các hình thức đào tạo như:

Tổ chức các điểm tư vấn cho người dùng tin

Qua những lớp huận luyện và tập huấn cho NDT như vậy trình độ sử dụng và khai thác thông tin của NDT đã được nâng cao được thể hiện như sau:

Trình độ sinh viên sử dụng thư viện và các công cụ khai thác thông tin rất nhanh và đạt hiệu quả cao trong việc tìm kiếm, số lượng sinh viên được hỏi về khả năng tìm đúng tài liệu cần đạt đến 98% đáp ứng và đúng với yêu cầu của sinh viên, từ đó thấy được khả năng tin học của sinh viên là tốt đáp ứng được nhu cầu khai thác thông tin để phục vụ công việc học tập và nghiên cứu khao học

Về trình độ tin học của cán bộ và giảng viện đây là nguồn nhân lực có chất lượng cao vì những NDT đều đã học qua đại học số lượng giảng viên được đào tạo lên trình độ thạc sĩ và tiến sĩ là rất lớn Vì vậy khả năng sử dụng máy tính và tin học của họ là đạt chuẩn

Bên cạnh đó còn những NDT là người quản lý thì nhu cầu khai thác thông tin của họ phục vụ cho công việc là rất lớn, việc sử dụng máy tính và tin học đối với họ là thường xuyên, việc khai thác và sử dụng máy tính để tìm kiếm thông tin đối với họ là những công việc hàng ngày

1.2.6 Chính sách phát triển

Khi tiến hành quá trinh hiện đại hóa cần phải tuân thu các quy định chung nhất để đảm bảo sự ổn định và thống nhất: [18, tr.18]

Thứ nhất: Xây dựng mục tiêu chung và mục tiêu cụ thể cho quá trình

hiện đại hóa, xây dựng các cơ chế đánh giá, kiểm tra các mục tiêu

Thứ hai: Hiện đại hóa phải phù hợp với hiện trạng và năng lực hiện có:

như cơ sở vật chất, vốn tài liệu, nguồn nhân lực nhân lực và “văn hoá” sử dụng tài liệu của bạn đọc

Thứ ba: Cần xây dựng một bài toán tổng thể cho quá trình hiện đại hóa

Để đảm bảo không bị chắp vá, các giai đoạn đầu tư ứng dụng phải có tính kế thừa

Thứ tư: Tính đồng bộ thể hiện trong việc xây dựng cơ sở hạ tầng và

trang thiết bị; giữa phần cứng và phần mềm, giữa trang thiết bị và cơ sở dữ liệu; giữa trang thiết bị và con người; giữa phục vụ và an toàn thông tin; giữa các giai đoạn triển khai trong dự án

Thứ năm: Đảm bảo tính hiệu quả như năng xuất lao động tăng, giảm nhẹ

cường độ lao động cho cán bộ, tần xuất phục vụ bạn đọc gia tăng, chất lượng dịch vụ được cải thiện

Thứ sáu: Đảm bảo khả năng liên thông trao đổi với các trung tâm TTTV

trong và ngoài nước, đồng thời cũng là cổng kết nối đến người dùng tin đến với nguồn tài liệu ngoài thư viện

Theo Đại từ điển Tiếng Việt: chuẩn hoá là xác lập chuẩn mực Trong

đó, chuẩn được hiểu là cái được chọn làm căn cứ để đối chiếu, để làm mẫu hoặc Tiêu chuẩn được định ra: chuẩn quốc gia, chuẩn quốc tế Từ quan niệm

có một ảnh hưởng không nhỏ đến việc thực thi và triển khai các tiêu chuẩn và chuẩn nghiệp vụ trong các thư viện và cơ quan thông tin

1.3 Các tiêu chí đánh giá hiệu quả hiện đại hóa công tác tổ chức hoạt động thông tin thƣ viện

1.3.1 Thái độ của cán bộ thƣ viện với bạn đọc

Thái độ của cán bộ thư viện đới với NDT là một trong những tiêu chí

quan trọng để đánh giá hiệu quả hoạt động của thư viện đó, nếu một thư viện

có nguồn tài liệu phong phú nhưng phong cách phục vụ, thái độ của người cán

bộ đối với NDT không cởi mở, thận thiện thì NDT đến với thư viện cùng không cao, mà một thư viện được đánh giá hoạt động hiệu quả đó là số lượng NDT đến với thư viện

Trong những năm gần NDT được coi là đối tượng trung tâm của hoạt động thông tin thư viện không có người dùng tin đến thì thư viện đó được đánh giá là môt thư viện kém về hiệu quả hoạt động

Một trong những thái đội của cán bộ thư viện hiện nay đối với NDT được coi là thân thiện và hiệu quả trong hoạt động của mình đó là:

Người cán bộ thư viện tiếp nhận các yêu cầu của bạn đọc, nhanh chóng

xử lý thông tin, phối hợp với các bộ phận liên quan nhằm đáp ứng tốt nhất các yêu cầu của bạn đọc liệu trong thư viện hiện có

Phục vụ bạn đọc luôn đảm bảo phục vụ tài liệu nhanh nhất cho bạn đọc, hạn chế tối đa việc từ chối tài liệu, thái độ phục vụ ân cần, nhiệt tình, niềm

nở, thể hiện người cán bộ thư viện có văn hoá, có trình độ trong môi trường thư viện hiện đại

Có trách nhiệm đáp ứng đầy đủ các yêu cầu của bạn đọc (trong phạm vi quyền hạn của mình) với thái độ nhiệt tình, hoà nhã, trên quan điểm phục vụ

Có trách nhiệm bảo quản, gìn giữ tài sản trong phòng đọc (tài liệu, trang thiết bị) tránh thất thoát, hư hỏng; Giữ gìn trật tự vệ sinh chung trong thư viện

1.3.2 Lượt truy cập của người dùng tin

Các thư viện hiện nay chủ động marketing để kêu gọi người đọc đến thư viện Xây dựng các sản phẩm dịch vụ thông tin dựa trên nhu cầu và thói quen sử dụng của bạn đọc Tích cực nghiên cứu và thiết kế các sản phẩm dịch

vụ trực tuyến nhằm giúp người dùng tin có nhiều cơ hội để sử dụng nguồn thông tin có trong thư viện

Bên cạnh việc đưa ra các sản phẩm dịch vụ phong phú đáp ứng nhu cầu của NDT đến với thư viện thì vấn đề thư viện thân thiện với người đọc cũng

là một trong những tiêu chí quan trọng để NDT đến với cơ quan thông tin thư viện

Tính thân thiện ở đây được hiểu như con người thân thiện, môi trường thân thiện, các dịch vụ thân thiện đáp ứng tối đa các yêu cầu của NDT

Tại Trung tâm Học liệu của trường Đại học Điện lực đã phần nào đáp ứng được nhu cầu của NDT Vì vậy trong những năm qua số lượt người đến

sử dụng thư viện ngày càng đông, ngoài cán bộ, giảng viên và sinh viên tại trường thì Trung tâm còn đón tiếp một lượng độc giả lớn tại các chi nhánh điện lực, các sở điện lực đến tìm kiếm tài liệu và nghiên cứu

Qua phần mềm Libol 6.0 thống kê số lượng bạn đọc đến với thư viện trong vòng một năm lên tới 28.646 người ước tính là một tháng Trung tâm phục vụ trên 2387 lượt người đến sử dụng thư viện

1.3.3 Công tác phục vụ người dùng tin

Công tác phục vụ là khâu quan trọng nhất, là nhiệm vụ trung tâm, là cái đích cuối cùng của mọi hoạt động trong thư viện Nó chính là cầu nối giữa nguồn tài liệu, nguồn thông tin của thư viện với người đọc, người dùng tin thông qua vai trò của cán bộ thư viện Tài liệu có được sử dụng nhiều hay không, người đọc hứng thú đọc sách ở thư viện hay không tất cả phụ thuộc vào công tác phục vụ Hiệu quả là thước đo đánh giá chất lượng hoạt động của thư viện

Thấy công tác phục vụ bạn đọc là thước đo quan trọng đánh giá hiệu quả hoạt động của thư viện Trung tâm đã khắc phục khó khăn, liên tục phấn đấu và đã đạt được những thành tích bước đầu đáng khích lệ nhất là trong công tác phục vụ người dùng tin

Để phục vụ người dùng tin một cách có hiệu quả Trung tâm đã tổ chức rất nhiều hình thức phục vụ Mục đích này nhằm 2 mục tiêu chủ yếu: tạo cho người đọc tiếp cận tối ưu với tài liệu, trước hết là tài liệu có trong thư viện, và cung cấp tri thức, thông tin cho người sử dụng thư viện

Công tác phục vụ tại chỗ

Hình thức phục vụ bạn đọc được hình thành tại Trung tâm rất đa dạng

và phong phú bao gồm: các hình thức phục vụ tài liệu, các hình thức tuyên truyền, giới thiệu tài liệu và các hoạt động thông tin - thư viện, các hình thức

phục vụ tra cứu - tìm tin và thông tin - thư mục Trong đó, Phục vụ tài liệu là

hình thức phục vụ cơ bản nhất và cũng là hình thức phục vụ chủ yếu tại Trung

tâm nhằm tạo cho người sử dụng thư viện sự tiếp cận tối ưu đối với các tài liệu trong thư viện và giúp cho họ sử dụng được các tài liệu phù hợp với nhu cầu của mình

Tại Trung tâm Học liệu trường Đại học Điện lực hình thức phục vụ tài liệu cơ bản được tiến hành dưới nhiều hình thức đó là: phục vụ mượn tại chỗ

Mượn tại chỗ thông qua hệ thống các phòng đọc, phòng mượn là công việc mang tính truyền thống của Trung tâm Tại đây người đọc có thể được sử dụng tại chỗ tất cả các tài liệu, vật mang tin các nguồn thông tin khác trong thư viện hoặc ngoài thư viện mà thư viện có khả năng cung cấp thông qua việc trao đổi thông tin hoặc qua hình thức cho mượn giữa các thư viện

Đây là hình thức mượn chủ yếu và là thế mạnh của Trung tâm Trong hơn 6 năm kể từ tháng 2006 đến tháng 6/2012 đã phục vụ 48648 lượt bạn đọc với 100802 lượt luân chuyển tài liệu Đây là những con số khiêm tốn mà Trung tâm đã đạt được trong những năm qua, trong thời gian tới thì công tác phục vụ tại chỗ cần phải đổi mới phương thức phục vụ và thái độ làm việc để tăng hiệu quả năng xuất làm việc và công tác phục vụ bạn đọc kịp thơi

Công tác phục vụ mƣợn về nhà

Ngoài phục vụ tại chỗ Trung tâm còn tổ chức phục vụ mượn về nhà

Mà nhu cầu đọc và nhu cầu học tập nghiên cứu của cán bộ, giảng viên, sinh viên ngày càng cao người đọc không phải lúc nào cũng có điều kiện để đến Thư viện Thấy được nhu cầu đọc Trung tâm đã tổ chức ra phòng Mượn:

Phòng Mượn cũng được tổ chức như một thư viện thu nhỏ kho sách hệ thống cơ sở dữ liệu thường xuyên được cập nhật bởi các tài liệu được nhập về cán bộ tiến hành xử lý và biên mục nhằm mục đích khai thác và sử dụng Phục vụ nhằm đáp ứng nhu cầu học tập nghiên cứu, giải trí

Hàng năm phòng Mượn phục vụ khoảng 6000 - 7000 lượt bạn đọc khoảng 14- 16 nghìn lượt luân chuyển tài liệu

Theo thống kê của phân hệ mượn trả của phần mềm Libol 6.0 thống kê được số lượng bạn đọc mượn về nhà như sau:

Từ năm 2006 đến 2012 là khoảng hơn 40 nghìn lượt mượn về mỗi năm

số lượng người mượn là khoảng hơn 6 nghìn lượt mượn

Công tác mƣợn từ xa

Công tác mượn tài liệu từ xa khi tiến hành xử dụng phần mềm Libol 6.0

có phân hệ mượn liên thư viện nhưng trong những năm qua công tác này vẫn chưa được triển khai và đơn vị cũng chưa tiên hành liên kết với các thư viện bạn Vì vậy công tác mượn tài liệu từ xa vẫn là một trong những modul mà Trung tâm vẫn chưa khai thác hết chức năng của chúng

Việc mượn tài liệu từ xa thông qua phần mềm thì chưa được triển khai

và ứng dụng, nhưng bên cạnh đó Trung tâm cũng liên kết một số đơn vị bạn như trường Cao đẳng Điện TPHCM, Cao đẳng Điện miền Trung thì việc triển khai mượn từ xa cũng đã hình thành, nhưng việc đó mới tiến hành cho mượn với cán bộ trong hệ thống các trường đào tạo của ngành Điện, thử tục mượn

từ xa này cũng tương đối phức tập, chưa mang tính chất mở rộng và tính chất thân thiện của nó vì thế số lượng tài liệu phục vụ cho công tác mượn tài liệu

từ xa còn khá khiếm tốn

1.3.4 Số lần tổ chức các sự kiện thông tin

Trong hoạt động thông tin thư viện của Trung tâm học liệu trường Đại

học Điện lực thì các sự kiện được diễn ra thường xuyên đó là:

Trưng bày tài liệu: Đây là hình thức tuyên truyền giới thiệu tài liệu bằng

cách trưng bày trực tiếp các tài liệu cùng với những hình ảnh và lời giới thiệu ngắn thể hiện nội dung các tài liệu đó

Sự kiện này thường diễn ra vào đầu kỳ học vì nó liên quan đến công tác

bổ sung tài liệu của đơn vị Qua việc trưng bày tài liệu như vậy NDT biết nhiều đến nguồn tài liệu có trong thư viện

Hội nghị bạn đọc: Hình thức hội nghị bạn đọc được thư viện thường xuyên

tổ chức vào cuối năm học, thông qua hội nghị bạn đọc có thể nhận thấy được điểm mạnh điểm yếu của thư viện, trong một năm qua đánh giá hiệu quả hoạt động đã làm được để từ đó đưa ra phương hướng phát triển cho năm tới

Thông qua hội nghị bạn đọc để từ đó biết được tâm tư nguyện vọng của NDT, chỉ có thông qua hội nghị bạn đọc thì mấy thấy được những mặt còn tồn tại mà thư viện chưa làm được trong năm qua

Hình thức này được thư viện tiến hành có hiệu quả, có chiều sâu và có kinh nghiệm các hội nghị bạn đọc mà Trung tâm Học liệu của trường Đại học Điện lực tổ chức đều đạt chất lượng tốt, được các bạn đọc hoan nghênh hưởng ứng

1.3.5 Sự đa dạng các loại hình sản phẩm và dịch vụ thông tin hiện đại

Nhằm đáp ứng với nhu cầu tin ngày càng cao và đa dạng của người dùng tin, Trung tâm cần tiến hành:

Hoàn thiện bộ máy tra cứu truyền thống bởi không phải lúc nào sử dụng máy tính, thiết bị hiện đại cũng là thuận lợi phải phụ thuộc vào trình độ tin học của người dùng tin, CSDL, cơ sở hạ tầng đường điện

Hoàn thiện bộ máy tra cứu tìm tin hiện đại, chỉ dẫn rõ ràng quyền và mức được phép khai thác các tài liệu, các nguồn tin Chủ động cung cấp các điều kiện thuận lợi cho bạn đọc khai thác, truy cập một cách hợp pháp trên internet đến các CSDL, ngân hàng dữ liệu, các nguồn tin theo yêu cầu của người dạy- người học

Xây dựng các loại CSDL toàn văn đặc biệt quan trọng như: CSDL toàn văn giáo trình, bài giảng, đề cương chi tiết các môn học; CSDL toàn văn tài liệu tham khảo theo môn học đang đào tạo và sẽ đào tạo

Hoàn thiện những dịch vụ truyền thống hiện có trong Trung tâm, đồng thời mở rộng các dịch vụ hiện đại như:

Dịch vụ phổ biến thông tin hiện tại (Current Awareness Services -

CAS) thông qua việc tìm kiếm xác định những tài liệu mới phù hợp của người dùng tin (cá nhân hay nhóm cá nhân), sau đó thông báo cho họ thông tin về các tài liệu

Tìm kiếm hoặc quét tài liệu mới (có khi công việc này được thực hiện thông qua các biểu ghi thư mục - thông tin về tài liệu )

Lựa chọn trong số các tài liệu mới những tài liệu phù hợp bằng cách so sánh chúng với nhu cầu của người dùng mà dịch vụ hướng tới

Thông báo cho người dùng tin các tài liệu mới phù hợp với họ

Có nhiều hình thức triển khai CAS nhằm giúp người dùng tin nhận được các thông tin về tài liệu mới nhanh chóng, thuận tiện và đầy đủ nhất:

Thông báo tới người dùng tin danh mục các tài liệu mới xuất bản hoặc mới được bổ sung vào cơ quan thông tin, thư viện : thông qua các sản phẩm dạng thông báo tài liẹu mới, thông tin về tài liệu hiện tại (Current Contents ), thông tin nhanh (Express)

Các dịch vụ có liên quan tới việc cung cấp tài liệu (kể cả hình thức cung cấp thông tin thông qua các hệ thống tự động hoá)

Giới thiệu, trưng bày, triển lãm các tài liệu mới

Phổ biến tài liệu có chọn lọc là hình thức dịch vụ áp dụng phổ biến đối

với người dùng tin ở xa Do vậy, nhiều tài liệu được cung cấp được chuyển

sang dạng microfilm được gọi là dịch vụ phổ biến vi phim có chọn lọc

Thông qua các cuộc tiếp xúc giữa những người dùng tin với chuyên gia thông tin (trực tiếp hoặc bằng điện thoại)

Sử dụng các thiết bị ghi hình hoặc truyền hình để truyền các thông tin hiện tại

Ngoài ra, gắn liền với CAS, còn đang phát triển một loại dịch vụ cả gói

khác phổ biến thông tin hiện tại bao gồm việc cung cấp các bản sao/ bản gốc (tài liệu gốc) là một hướng phát triển nâng cấp dịch vụ CAS tỏ ra có nhiều

Qúa trình thực hiện xây dựng cho NDT diện nhu cầu xác định được

biểu thị như một biểu thức tìm và được sử dụng xác định điều kiện nội dung

và hình thức thông tin mà cơ quan TTTV cung cấp dịch vụ định kỳ, đồng thời phản ánh nhu cầu ổn định trong thời gian dài

Trong một số trường hợp NDT yêu cầu cần sự trợ giúp của cơ quan cung cấp dịch vụ thông qua các tài liệu hướng dẫn hoặc chuyên gia thông

tin Các cơ quan thông tin- thư viện cần quan tâm tới diện nhu cầu của nhóm

người dùng tin (gọi là profile chuẩn)

Profile được thể hiện bằng ngôn ngữ tư liệu- ngôn ngữ được sử dụng trong các quá trình xử lý thông tin nhằm hệ thống hoá và tạo ra các điểm truy nhập thích hợp tới đối tượng

Cơ sở thực hiện dịch vụ SDI chính là điểm tương đồng của việc sử dụng ngôn ngữ tư liệu, quá trình xử lý thông tin chính là thông qua ngôn ngữ

tư liệu, chia nguồn thông tin thành các tập hợp con có các dấu hiệu chung về nội dung và hình thức của đốí tượng

Muốn xây dựng diện nhu cầu người dùng tin, cơ quan TT-TV cần có sự hiểu biết rõ về:

Các dịch vụ hiện có, tiêu chuẩn lựa chọn, các kỹ thuật được sử dụng Các CSDL có thể được truy nhập và cách thức lựa chọn Khi tiến hành dịch vụ cần sử dụng tới một số CSDL trên mạng

Dịch vụ SDI triển khai theo nội dung :

Người dùng tin chuyển tới cơ quan cung cấp dịch vụ hoặc nhu cầu hoặc chính profile của họ

Sau khi tiếp nhận các thông tin, chuyên gia thông tin sẽ chỉnh lý hoặc xây dựng biểu thức tương ứng với mỗi profile Trong quá trình chuyên gia thông tin và người dùng tin cần tiến hành trao đổi thông tin với nhau để biểu thức được xây dựng có khả năng phản ánh được một cách chính xác nhất nhu cầu của người dùng tin

Trong khoảng thời gian khoảng 1-2 năm, ngay cả khi không có sự thay đổi tới các vấn đề đã được xác lập, biểu thức này cần được điều chỉnh và thực hiện (do tác động bởi sự thay đổi của nguồn tin)

Song song với quá trình xử lý thông tin để hình thành profile, quá trình

bổ sung và xử lý thông tin cho các nguồn tin mới cần được thực hiện Kết quả của quá trình này là phân chia nguồn tin (mới được bổ sung) thành các tập hợp con tương ứng với tập hợp nhu cầu được phản ánh qua tất cả các profile Quá trình đối chiếu, so sánh để xác định các tập hợp tương ứng với nhau theo từng cặp giữa mỗi profile và các chỉ số tài liệu để chọn thông tin phù hợp với mỗi người dùng tin hoặc nhóm NDT

Sau khi chuyển thông tin đi, chuyên gia thông tin quan tâm đến thông tin phản hồi của NDT về hiệu quả của dịch vụ Từ đó điều chỉnh về nội dung

và hình thức của thông tin được cung cấp

* Dịch vụ phổ biến thông tin chọn lọc tự động hoá

Hiện nay dịch vụ SDI ngày càng phát triển trên cơ sở sử dụng máy tính hoặc hệ thống máy tính Điều đó đã cho phép mở rộng dịch vụ của các cơ quan và hưởng dịch vụ của NDT

Quá trình xử lý thông tin tự động hoá, mỗi tài liệu mới được đưa vào hệ thống, biểu ghi tài liệu được chuyển về dạng đọc trên máy Theo những chu

kỳ thời gian định trước, các biểu ghi mới sẽ được so sánh với profile NDT- công việc do máy tính hoặc hệ thống máy tính đảm nhiệm

Khi một biểu ghi phù hợp với một profile, được ghi lại một điểm cho profile đó Sau đó các thông tin thích hợp được gửi cho NDT thông qua mạng

Phương thức khai thác (saved) của NDT: nguyên lý thực hiện cho tới việc nhập profile, so sánh đối chiếu khoá truy nhập với profile là giống với phương thức trên.Người dùng tin chủ động khai thác dịch vụ thông qua terminal của mình

Hai phương thức trên có điểm chung là profile được lưu thường trực trên máy dịch vụ, profile được đưa vào hệ thống 1 lần và những lần thực hiện dịch vụ khác không phải nhắc lại nhập profile cho hệ thống

Phương thức nạp vào hệ thống (re-keyed) SDI: là phương thức hoạt động như việc tìm tin hồi cố dưới chế độ trực tuyến Mỗi lần thực hiện dịch

vụ, profile phải được nạp vào hệ thống (gọi Re-keyed) Phương thức này, không cần lưu trữ các profile và chấp nhận sự thay đổi có tính tức thời đối với các profile

Dịch vụ SDI là dịch vụ cơ bản và rất quan trọng đối với cơ quan thông tin -thư viện KH kỹ thuật và NDT là những cán bộ KH&CN cũng như đông đảo cộng đồng dân cư xã hội trong việc phổ biến kiến thức KH&CN đối với quá trình phát triển KT- XH

1.3.6 Vòng quay của tài liệu số

Hiện nay Trung tâm đã có những nguồn tài liệu số nhất định thông qua việc tiến hành biên mục tài liệu ngay tại đơn vị và mua CSDL số Vì vậy việc

sử dụng tài liệu số cũng được nhiều độc giả nhất là sinh viên họ có hứng thú học tập nguồn tài liệu này

Trung tâm tiến hành mua nguồn tài liệu số của Trung tâm Thông tin hội Điện lực tổng số 215 bài trích toàn văn, bên cạnh đó cán bộ thường xuyên biên mục các bài trích từ các tạp chí về ngành Điện

Trung cũng tiến hành mua 2500 đầu tài liệu về chủ đề Khoa học kỹ thuật của Cục Thông tin Khoa học và Công nghệ

Việc tra cứu và sử dụng nguồn tài liệu số được sinh viên rất quan tâm, theo thống kê qua phần mềm E_Lib của Cục Thông tin Khoa học và công nghệ cung cấp thì tổng số tài liệu số được sử dụng nhiều nhất đó là Kỹ thuật điện đạt tới 70% sử dụng tài liệu số của Trung tâm, tiếp sau đó là các ngành như Công nghệ Tự động, Quản lý năng lượng và một số ngành khác

Qua số liệu cho ta thấy việc sử dụng nguồn tài nguyên số hiện nay của sinh viên trong nhà trường là rất lớn, vòng quay sử dụng nguồn tài nguyên số rất thường xuyên qua việc thống kê download tài liệu

1.3.7 Mức độ ứng dụng CNTT trong các hoạt động

Việc ứng dụng CNTT trong các hoạt động của Trung tâm đến nay tương đối tốt và ổn định, như việc khai thác thông tin tại Trung tâm được tiến hành thường xuyên, tìm kiếm thông tin trên phần mềm Libol 6.0 Trung tâm thường xuyên tập huấn cho sinh viên, cán bộ giảng viên trong nhà trường về chương trình khai thác tìm kiếm thông tin trên mạng, đây là một hoạt động

hàng năm khi sinh viên nhập học, qua lớp học này sinh viên và người dùng tin luôn biết tìm kiếm thông tin và có khả năng thẩm định được thông tin một cách chính xác nhất

Trung tâm có các hoạt động như trưng bày tài liệu thì việc sử dụng CNTT trong hoạt động này tương đối hữu ích, như việc đăng tải các tài liệu lên trên mạng, dùng máy chiếu đưa các hình ảnh tài liệu sao cho hình ảnh trực diện nhất đến với bạn đọc

Hội nghị bạn đọc Trung tâm thường ghi lại những hình ảnh của buổi nói chuyện đó Qua tổng kết lãnh đạo đơn vị tìm thấy những điểm mạnh và điểm yếu của Trung tâm để từ đó khắc phục điểm hạn chế và phát huy những điểm mạnh của đơn vị

Việc sử dụng các thông tin tuyên truyên thường được cán bộ đẩy lên công thông tin của Trường ĐHĐL để độc giả biết được thông tin mới nhất của Trung tâm

Qua tất cả các hoạt động của Trung tâm tiến hành thì việc ứng dụng CNTT trong các hoạt động đó mang lại hiệu quả rất cao

1.4 Khái quát về trường Đại học Điện lực

1.4.1 Sơ lược lịch sử ra đời và phát triển

Trường Đại học Điện lực thuộc Tập đoàn Điện lực Việt Nam được thành lập theo Quyết định số 111/2006/QĐ-TTg ngày 19 tháng 5 năm 2006 của Thủ tướng Chính phủ trên cơ sở Trường Cao đẳng Điện lực thuộc Tổng Công ty Điện lực Việt Nam Trường Đại học Điện lực có trụ sở chính tại 235 đường Hoàng Quốc Việt, Từ Liêm, Hà Nội; Cơ sở 2 tại Tân Minh, Sóc Sơn,

Hà Nội

Hình 1.1: Sơ đồ tổ chức Trường Đại học Điện lực

1.5 Trung tâm Học liệu trước nhiệm vụ chính trị của Nhà trường

Ngay sau khi thành lập Trường Đại học Điện lực ban giám hiệu nhà trường đã thành lập thư viện trực thuộc Phòng đào tạo, thư viện hoạt động cùng với Phòng Đào tạo thì việc đầu tư và quản lý chưa được quan tâm nhiều trưởng Phòng Đào tạo là người chịu trách nhiệm và điều hành hoạt động của thư viện

Tháng 9 năm 2006 Tập đoàn Điện lực đầu tư kinh phí để xây dựng thư viện điện tử ngành điện đặt tại trường Đại hoc Điện lực, từ năm 2006 đến năm

2009 xây dựng lại tòa nhà thư viện và trang bị hạ tầng công nghệ và phần mềm chuyên dụng cho thư viện Ngày 23 tháng 10 năm 2009 quyết định số 734/QĐ - TCCB tách thư viện ra khỏi phòng Đào tạo từ đây thư viện hoạt động độc lập chịu sự quản lý của nhà trường

1.5.1 Chức năng và nhiệm vụ của Trung tâm

Chức năng:

Tham mưu, giúp Hiệu trưởng điều hành và quản lý công tác Học liệu theo quy định của Bộ Giáo dục - Đào tạo, Bộ Văn hóa - Thể thao và Du lịch Quản lý công tác thư viện Tổ chức thực hiện công tác lưu trữ và khai thác tư liệu thông tin: sách, báo, tạp chí, giáo trình, tài liệu điện tử phục vụ công tác giảng dạy, học tập, nghiên cứu khoa học

Nhiệm vụ :

Xây dựng kế hoạch phát triển thư viện theo hướng văn minh, hiện đại Lập chương trình tổ chức, bổ sung, xử lý, bảo quản khai thác nguồn tài liệu có trong thư viện tại Trường Đại học Điện lực trên cả 2 cơ sở;

Thực hiện các nhiệm vụ do Hiệu trưởng giao