Công tác xử lý tài liệu tại Thư viện Trường Đại học Sài Gòn - Thực trạng và giải pháp

Trong dây chuyền thông tin tư liệu, công tác xử lý tài liệu có vài trò quan trọng bởi đầu ra của quá trình này chính là các sản phẩm thông tin-điều kiện để tổ chức các dịch vụ thông tin

ĐINH THỊ HỒNG THÚY

CÔNG TÁC XỬ LÝ TÀI LIỆU TẠI

THƯ VIỆN TRƯỜNG ĐẠI HỌC SÀI GÒN

THỰC TRẠNG VÀ GIẢI PHÁP

LUẬN VĂN THẠC SĨ KHOA HỌC THÔNG TIN THƯ VIỆN

HÀ NỘI - 2013

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN

-

ĐINH THỊ HỒNG THÚY

CÔNG TÁC XỬ LÝ TÀI LIỆU TẠI

THƯ VIỆN TRƯỜNG ĐẠI HỌC SÀI GÒN

HÀ NỘI - 2013

Luận văn đã chỉnh sửa theo ý kiến đóng góp của Hội đồng chấm luận văn Thạc sĩ, gồm một số nội dung sau:

1 Luận văn đã bổ sung thêm phần Gỉa thuyết nghiên cứu

2 Trong mục 2.1.2.Nhân lực xử lý tài liệu đã chỉnh sửa lại từ ngữ Chuyên

môn thành Trình độ

3 Đã chỉnh sửa lại phần Kết luận

4 Đã chỉnh sửa Danh mục tài liệu tham khảo theo hướng dẫn sắp xếp các

tài liệu có cùng tác giả theo thứ tự

CHỦ TỊCH HỘI ĐỒNG

PGS.TS TRẦN THỊ MINH NGUYỆT

LỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu của riêng tôi Các kết quả nghiên cứu là hoàn toàn trung thực

Tôi xin cam đoan rằng những tài liệu tham khảo được trích dẫn trong luận văn đều được xác định rõ nguồn gốc

TP Hồ Chí Minh, tháng 12 năm 2013

Tác giả luận văn

Đinh Thị Hồng Thúy

Trong suốt quá trình học tập và làm luận văn, tôi đã nhận được sự giúp

đỡ của rất nhiều cá nhân và tổ chức:

Trước hết, tôi xin bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc tới PGS.TS Trần Thị Quý, đã tận tình hướng dẫn, chỉ bảo tôi trong suốt quá trình theo học cũng như trong thời gian thực hiện nghiên cứu đề tài

Tiếp đến, tôi cũng xin bày tỏ lòng biết ơn tới Ban Giám hiệu, Phòng Sau đại học, Khoa Thông tin – Thư viện Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn, Quý Thầy Cô đã tham gia giảng dạy cùng cán bộ Khoa Thông tin – Thư viện đã giúp đỡ tôi trong suốt quá trình theo học, cung cấp những tri thức quý báu và tài liệu để tôi hoàn thành được đề tài Tôi cũng xin bày tỏ lòng biết

ơn tới Ban Giám hiệu, Phòng Khoa học – Công nghệ, Thầy Trưởng khoa Thư viện – Văn phòng, lãnh đạo và cán bộ Thư viện Trường Đại học Sài Gòn đã giúp đỡ và tạo điều kiện cho tôi về mọi mặt trong quá trình học tập, nghiên cứu và thực hiện luận văn Nhân dịp này tôi cũng xin chân thành cảm ơn sự quan tâm sâu sắc, động viên và hỗ trợ kịp thời của gia đình, đồng nghiệp, bạn

bè đã tạo mọi điều kiện để tôi có thể hoàn thành khóa học và thực hiện được

đề tài Luận văn một cách tốt nhất

Tp Hồ Chí Minh, tháng 12 năm 2013

Tác giả luận văn

Đinh Thị Hồng Thúy

(Quy tắc Biên mục Anh – Mỹ)

(Khung Phân loại Thập phân Dewey) ISBD International Standard Biliographic Description

(Chuẩn Mô tả Thư mục Quốc tế)

(Khổ mẫu Biên mục Đọc máy)

(Mục lục Truy cập Công cộng Trực tuyến)

CHƯƠNG 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ THỰC TIỄN CÔNG TÁC

XỬ LÝ TÀI LIỆU TẠI THƯ VIỆN TRƯỜNG ĐẠI HỌC SÀI GÒN 10

1.1.2 Khái niệm xử lý tài liệu 10

1.2 Các yếu tố tác động đến công tác xử lý tài liệu 13

1.2.2 Công tác tổ chức và quy trình xử lý tài liệu 15

1.2.5 Mức độ ứng dụng công nghệ hiện đại 17

1.3 Tiêu chí đánh giá hiệu quả công tác xử lý tài liệu 18

1.3.3 Mức độ đáp ứng nhu cầu tin của người dùng tin 19

1.4 Cơ sở thực tiễn về xử lý tài liệu tại Thư viện

Trường Đại học Sài Gòn 20

1.4.1 Sơ lược lịch sử hình thành và phát triển 20

1.4.2 Cơ cấu tổ chức và đội ngũ cán bộ 23

1.5 Khái quát về Thư viện Trường Đại học Sài Gòn 24

1.5.2 Cơ cấu tổ chức và đội ngũ cán bộ của Thư viện 26

1.5.3 Cơ sở vật chất, hạ tầng công nghệ của Thư viện 30 1.5.4 Đặc điểm nguồn lực thông tin của Thư viện 30 1.5.5 Đặc điểm nhu cầu tin của người dùng tin tại Thư viện 32

1.6 Ý nghĩa của công tác xử lý tài liệu đối với hoạt động

1.6.1 Vai trò của công tác xử lý tài liệu nói chung 36 1.6.2 Vai trò của công tác xử lý tài liệu đối với

CHƯƠNG 2 CÔNG TÁC XỬ LÝ TÀI LIỆU TẠI THƯ VIỆN

2.1 Quy trình tổ chức và nhân lực xử lý tài liệu tại Thư viện 40

2.2 Chuẩn nghiệp vụ và công cụ xử lý tài liệu tại Thư viện 41 2.2.1 Chuẩn nghiệp vụ trong công tác biên mục mô tả 41 2.2.2 Chuẩn nghiệp vụ và công cụ phân loại tài liệu 44 2.2.3 Chuẩn nghiệp vụ trong công tác định chủ đề 45

2.3 Chất lượng công tác xử lý tài liệu tại Thư viện 46 2.3.1 Chất lượng biên mục mô tả của thư viện 46 2.3.2 Chất lượng công tác phân loại của thư viện 50 2.3.3 Chất lượng công tác định chủ đề của thư viện 53

2.4 Nhận xét về công tác xử lý tài liệu tại Thư viện Trường

XỬ LÝ TÀI LIỆU TẠI THƯ VIỆN TRƯỜNG ĐẠI HỌC SÀI GÒN 71 3.1 Cần chú trọng đến yếu tố con người 71

3.1.1 Cần có sự quan tâm hơn nữa của Lãnh đạo Trường

và thư viện 71 3.1.2 Nâng cao nhận thức tầm quan trọng của công tác

3.1.3 Nâng cao trình độ cho cán bộ thư viện nói chung

3.1.4 Tổ chức các lớp hướng dẫn người dùng tin

3.2 Hoàn thiện quy trình và công cụ xử lý tài liệu 76 3.2.1 Xây dựng quy trình xử lý tài liệu 76

3.2.2 Biên soạn tài liệu hướng dẫn xử lý tài liệu 80

3.3 Tiến hành kiểm tra, chỉnh lý biểu ghi & mở rộng

3.3.1 Kiểm tra, chỉnh lý biểu ghi đã có trong cơ sở dữ liệu 81

3.3.2 Mở rộng hoạt động xử lý: tóm tắt, chú giải, tổng luận 82

3.4 Chú trọng hoạt động “xử lý một lần và sử dụng nhiều lần” 87

3.4.1 Triển khai sao chép, tham khảo các biểu ghi 87

3.5 Chú trọng đầu tư cơ sở vật chất, tăng cường ứng dụng

3.5.2 Tăng cường ứng dụng công nghệ công tin 89

2.5 Thống kê những thuận lợi và khó khăn mà cán bộ gặp

phải trong công việc

62

2.6 Thống kê mục đích đến thư viện của người dùng tin 65 2.7 Thống kê ngôn ngữ tài liệu mà người dùng tin quan tâm 66 2.8 Thống kê loại hình tài liệu mà người dùng tin hay sử

2.13 Thống kê loại hình tài liệu mà người dùng tin mong

muốn thư viện bổ sung

69

Đồ thị

1.1 Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Trường Đại học Sài gòn 24

2.1 Sơ đồ quy trình xử lý tài liệu hiện tại của thư viện 40 2.2 Hình ảnh mô tả phần nhập tài liệu trên mã MARC21 của

2.6 Biểu ghi minh họa về trường 650 không có chỉ thị với tài

liệu ngoại văn

55

2.7 Biểu ghi minh họa về trường 650 với chỉ thị #0 tài liệu

ngoại văn

56

2.8 Biểu ghi theo khổ mẫu MARC21 dưới nhan đề “ Miền

Trung những tháng ngày không quên: hồi ức”

MỞ ĐẦU

1 Tính cấp thiết của đề tài

Ngày nay, công nghệ thông tin đang phát triển với tốc độ chóng mặt và tác động sâu sắc đến mọi lĩnh vực của đời sống xã hội, trong đó có lĩnh vực thông tin-thư viện Chính vì vậy, hoạt động nghiệp vụ thông tin-thư viện đưới tác động của công nghệ thông tin đã thay đổi về chất, đặc biệt là công tác xử lý tài liệu Các hoạt động nghiệp vụ như biên mục mô tả; Phân loại tài liệu; Định từ khóa tài liệu, Định chủ đề tài liệu; Tóm tắt, chú giải, tổng luận tài liệu theo nguyên tắc và quy tắc truyền thống trước đây đã thay đổi về chất theo các chuẩn nghiệp vụ của công nghệ hiện đạị nhằm chuyển dịch các thư viện truyền thống sang hình thức thư viện điện tử/thư viện số Trong việc tổ chức và hoạt động của các thư viện hiện đại này, rất cần thiết phải có

sự chuẩn hóa cao độ về nghiệp vụ xử lý, thì việc tạo dựng các sản phẩm và

tổ chức các dịch vụ thông tin thư viện hiện đại mới có hiệu quả Các thư viện điện tử mới có thể dễ dàng liên kết với nhau để hợp tác chia sẻ nguồn lực thông tin

Trong dây chuyền thông tin tư liệu, công tác xử lý tài liệu có vài trò quan trọng bởi đầu ra của quá trình này chính là các sản phẩm thông tin-điều kiện

để tổ chức các dịch vụ thông tin thư viện hiện đại Chính vì vậy, cộng đồng thông tin, thư viện trên thế giới đã rất chú trọng đến các chuẩn nghiệp vụ trong công tác xử lý tài liệu trên con đường ứng dụng công nghệ thông tin xây dựng thư viện điện tử/thư viện số

Những năm gần đây, vấn đề chuẩn hóa nói chung và chuẩn hóa trong công tác xử lý nghiệp vụ nói riêng đã được cộng đồng thông tin – thư viện thế giới chú trọng và coi đó là điều kiện tiên quyết để các thư viện có thể hội nhập và phát triển

chuẩn nghiệp vụ xử lý tài liệu hiện đại Trên phương diện quản lý nhà nước, ngày 7 tháng 5 năm 2007, Bộ Văn hóa, Thể thao và Du lịch đã ban hành Công văn số 1597/BVHTT “Về việc áp dụng chuẩn nghiệp vụ trong các thư viện Việt Nam” khuyến cáo các thư viện triển khai và áp dụng DDC, MARC21, AACR2 từ ngày 1 tháng 6 năm 2007 Đây chính là tiền đề để các cơ quan thông tin, thư viện có điều kiện để triển khai việc chuẩn hóa trong công tác xử

lý tài liệu tại cơ quan mình

Bên cạnh đó, sáng kiến xuất hiện Mạng Công cụ thư tịch ở Việt Nam, đã thúc đẩy việc chuẩn hóa công tác xử lý tài liệu là điều cần thiết để khi mạng này ra đời, các thư viện có thể hợp tác với nhau qua trao đổi biểu ghi dữ liệu, giúp cho các thư viện tăng cường nâng cao khả năng học tập nghiệp vụ để phục vụ độc giả tốt hơn, thông qua việc tận dụng nguồn biểu ghi sẵn có do các thư viện khác đã biên mục trên cùng một tài liệu

Đứng trước tình hình đó, để có thể đáp ứng đầy đủ các thông tin khác nhau cho người dùng tin một cách có chất lượng, hiệu quả thì đòi hỏi các thư viện phải hết sức quan tâm tới công tác xử lý tài liệu Đây là một trong những nhiệm vụ quan trong hàng đầu mà các cơ quan thông tin cần phải chú ý, vì hiện nay công tác xử lý tài liệu vẫn còn thiếu thống nhất, mỗi cơ quan thông tin thư viện làm một cách khác nhau, không có sự đồng bộ

Trong giai đoạn công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nước Đảng và Nhà nước rất coi trọng giáo dục đào tạo & nghiên cứu khoa học Hai lĩnh vực này được Đảng và Nhà nước xác định là quốc sách hàng đầu Chính vì vậy, trong những năm qua thực hiện chủ trương đổi mới giáo dục đại học, đổi mới phương thức đào tạo từ niên chế sang tín chỉ nhằm đào tạo nguồn nhân lực chất lượng cao cho đất nước, hệ thống các trung tâm thông tin – thư viện đại học đã được đầu tư khá lớn Các dự án xây dựng thư viện điện tử, thư viện số

phục vụ thông tin/tài liệu một cách đầy đủ, nhanh chóng, chính xác trong nghiên cứu khoa học, học tập và giảng dạy của thày và trò các trường đại học

đã được triển khai Song hành với sự đổi mới này, công tác xử lý tài liệu đã được chú trọng, cập nhật các chuẩn nghiệp vụ mới nhằm hướng đến việc xây dựng các trung tâm TT-TV đại học trở thành các thư viện điện tử, thư viện số Trường Đại học Sài gòn, một trong những trung tâm đào tạo đa ngành, đa lĩnh vực Trong nhiều năm qua, cùng với sự “thay da, đổi thịt” của hệ thống các trường đại học Việt Nam, đã có những bước phát triển ngoạn mục trong đào tạo và nghiên cứu khoa học Nhiều ngành/chuyên ngành mới đã được tổ chức đào tạo Chất lượng đào tạo đã được nâng cao Cơ sở vật chất và điều kiện giảng dạy theo phương pháp mới sử dụng phương tiện hiện đại đã được đầu tư Đặc biệt, để đảm bảo việc cung cấp thông tin/tài liệu cho việc học tập, giảng dạy và nghiên cứu khoa học của thầy và trò, Nhà trường đã đầu tư phát triển đáng kể cho thư viện Như vậy, cũng như các thư viện đại học trên cả nước, Thư viện Trường Đại học Sài Gòn là đơn vị trực thuộc trường Đại học Sài Gòn, có chức năng và nhiệm vụ đảm bảo đáp ứng nhu cầu thông tin/tài liệu phục vụ công tác quản lý, đào tạo và nghiên cứu khoa học phục vụ cho giảng viên, cán bộ - công nhân viên, sinh viên trong Trường, để Thư viện hoạt động có hiệu quả, đáp ứng tối đa nhu cầu thông tin cho người dùng tin của Trường, trong nhiều năm qua Thư viện của Trường Đại học Sài gòn đã có nhiều đổi mới trong tổ chức và hoạt động Hoạt động nghiệp vụ của thư viện

đã được chú trọng đổi thay, cập nhật các chuẩn nghiệp vụ mới trong đó có các chuẩn trong công tác xử lý tài liệu Tuy nhiên, công tác xử lý tài liệu cũng đang còn nhiều bất cập Trước thực tế đó, việc nghiên cứu thực trạng, tìm ra nguyên nhân dẫn đến bất cập và đưa ra các giải pháp là điều có ý nghĩa hết sức quan trọng Kết quả nghiên cứu sẽ là cơ sở khoa học và thực tiễn để hoàn thiện lý luận công tác xử lý tài liệu nói chung và nâng cao chất lượng hoạt

viện Đại học Sài gòn thực hiện được mục tiêu hội nhập và phát triển với các thư viện khác trên thế giới Từ lý do đó tôi chọn đề tài “Công tác xử lý tài liệu tại Thư viện trường Đại học Sài Gòn, thực trạng và giải pháp” làm đề tài cho luận văn tốt nghiệp cao học của mình

2 Tình hình nghiên cứu đề tài

Xử lý tài liệu là một khâu xử lý có ý nghĩa vô cùng quan trọng trọng hoạt động của các cơ quan thông tin thư viện Vì thế khi tìm hiểu lịch sử nghiên cứu đề tài, cho thấy đã có không ít công trình nghiên cứu liên quan đến công tác xử lý tài liệu như sau:

Trước hết có thể kể đến một số công trình nghiên cứu của PGS.TS Trần

Thị Quý như: đề tài cấp trường “Công tác xử lý tài liệu tại Trung tâm Thông

tin – Thư viện Đại học Quốc gia Hà Nội, thực trạng và giải pháp” nghiệm

thu năm 2000 Sách chuyên khảo “Xử lý tài liệu trong hoạt động thông tin –

thư viện” xuất bản năm 2007, bởi nhà xuất bản Đại học Quốc gia Hà nội

Trong các công trình này, tác giả đã đề cập rất rõ đến lý luận về xử lý tài liệu

và thực tiễn xử lý tài liệu tại Trung tâm Thông tin – Thư viện Đại học Quốc gia Hà Nội Các công trình của tác giả Vũ Dương Thúy Ngà cùng các cộng sự

thực hiện như luận án “Nghiên cứu hoàn thiện việc huẩn hóa trong xử lý tài

liệu tại các thư viện Việt Nam” được bảo vệ năm 2012 Luận văn “Nghiên cứu về phương pháp định chủ đề tài liệu và triển vọng áp dụng ngôn ngữ tìm tin theo chủ đề ở Việt Nam” bảo vệ năm 1994 tại Trường Đại học Văn hóa Hà

Nội Đề tài “Nghiên cứu về phương pháp định chủ đề tài liệu và triển vọng áp

dụng các ngôn ngữ tìm tin theo chủ đề trên phạm vị cả nước” Đề tài “ Tăng cường việc huẩn hóa trong hoạt động thư viện ở Việt Nam” Các bài báo đăng

trong các tạp chí chuyên ngành như “Xử lý tài liệu trong các thư viện : một số

vấn đề đặt ra”;“Chuẩn nghiệp vụ trong xử lý tài liệu ở các thư viện Việt

Nam: Thực trạng và giải pháp”; “Thực trạng việc áp dụng các Tiêu chuẩn Việt Nam về biên mục và xử lý tài liệu trong các thư viện Việt Nam” Ngoài

ra, còn một số các luận văn như “Khung phân loại thập phân Dewey và khả

năng áp dụng ở Việt Nam” của tác giả Nguyễn Thi Đào bảo vệ năm 2002;

“Nâng cao chất lượng xử lý tài liệu tại Trung tâm Thông tin – Thư viện Đại hoc Quốc gia Hà Nội”của tác giả Đồng Đức Hùng bảo vệ năm 2005 “Hoàn thiện công tác xử lý nội dung tài liệu tại Trung tâm Thông tin Thư viện trường Đại học Giao thông Vận tải Hà Nội” của Nguyễn Thị Minh Tú, bảo vệ năm

2007 “Nghiên cứu việc sử dụng ngôn ngữ từ khóa tại Viện Thông tin Thư

viện Y học Trung Ương” của tác giả Lê Thị Thúy Hiền bảo vệ năm 2004

“Phân loại tài liệu và tổ chức bộ máy tìm tin theo ký hiệu phân loại tại Trung tâm Thông tin – Thư viện Đại học Quốc gia Hà Nội” của tác giả Trương Thị

Kim Thanh bảo vệ năm 2010 “Chuẩn hóa công tác nghiệp vụ tại các thư

viện đại học thuộc tỉnh Phú Yên” của tác giả Trần Thị Ngọc Tuyết bảo vệ

năm 2011

Ngoài ra còn có một số các đề tài về xử lý tài liệu còn được đề cập trong các bài viết được đăng trên các tạp chí chuyên ngành “Thư viện Việt Nam”,

“Thông tin và tư liệu”, “Nghiên cứu văn hóa” như: Bài báo “Thực trạng ứng

dụng MARC21 tại TVQGVN”; Bài “Phân loại tài liệu theo DDC tại Thư viện Quốc gia Việt Nam” của tác giả Nguyễn Thị Thanh Vân; Bài “Vấn đề chuẩn hóa cách trình bày tiêu đề mô tả/ điểm truy nhập tên người Việt Nam trong các cơ sở dữ liệu” của tác giả Nguyễn Văn Hành, trong đó đề xuất việc mô tả

tên người trong biên mục đọc máy để xây dựng CSDL

Các đề tài đều tập trung giải quyết các vấn đề lý luận, chuẩn hóa công tác

xử lý tài liệu nói chung và hoạt động thực tiễn xử lý tài liệu tại Việt Nam và các trung tâm thông tin - thư viện cụ thể nói riêng Đánh giá thực trạng chuẩn hóa với việc áp dụng các chuẩn nghiệp vụ và hoạt động tiêu chuẩn hóa trong

phân loại thập phân Dewey, Khung phân loại BBK; Khung phân loại 19 lớp Bảng từ khóa, từ chuẩn ; Nghiên cứu việc xây dựng cơ sở dữ liệu (CSDL) thư mục với chuẩn AACR2 trên khổ mẫu MARC 21; Nghiên cứu việc tạo lập các điểm truy cập tìm tin được tạo lập sau xử lý tài liệu Trên cơ sở đánh giá những ưu điểm và hạn chế, đánh giá những thuận lợi và khó khăn về khả năng

áp dụng các công cụ và chuẩn nghiệp vụ công tác xử lý tài liệu trong hoạt động thông tin-thư viện tại Việt Nam, các tác giả đã đề ra những giải pháp và kiến nghị nhằm nâng cao chất lượng công tác xử lý tài liệu ở Việt Nam nói chung và của từng Trung tâm TT-TV cụ thể được nghiên cứu nói riêng Những công trình nghiên cứu trên đã góp phần đáng kể trong việc hệ thống hóa những vấn đề lý luận, phản ánh thực trạng công tác xử lý tài liệu tại các thư viện cụ thể Mặc dù đã có những công trình nghiên cứu bao quát toàn bộ công tác xử lý tài liệu ở các thư viện Việt Nam Tuy nhiên, nghiên cứu công tác xử lý tài liệu tại Thư viện Trường Đại học Sài Gòn chưa có một công trình

nghiên cứu nào Vì vậy, đề tài “Công tác xử lý tài liệu tại Thư viện Trường

Đại học Sài Gòn – Thực trạng và giải pháp” là đề tài khoa học hoàn toàn

mới, không trùng với đề tài nào đã nghiên cứu trước đó

3 Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu

3.1 Mục đích nghiên cứu

Trên cơ sở nghiên cứu thực trạng công tác xử lý tài liệu tại Thư viện Trường Đại học Sài Gòn, luận văn đề xuất một số giải pháp khả thi nhằm nâng cao chất lượng hoạt động xử lý tài liệu, đáp ứng tốt nhất nhu cầu thông tin của người dùng tin tại thư viện Góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động phục vụ thông tin/tài liệu cho cán bộ quản lý, giảng viên, sinh viên trong học tập, giảng dạy và nghiên cứu khoa học nhằm nâng cao chất lượng đào tạo của Trường

3.2 Nhiệm vụ nghiên cứu

- Nghiên cứu cơ sở lý luận về xử lý tài liệu tại Thư viện Trường Đại học Sài gòn

- Nghiên cứu đặc điểm cơ sở thực tiễn hoạt động xử lý tài liệu tại Thư viện Trường Đaị học Sài gòn

- Nghiên cứu thực trạng công tác xử lý tài liệu tại Thư viện Trường Đại học Sài Gòn

- Nghiên cứu đề ra những giải pháp và kiến nghị nhằm nâng cao chất lượng công tác xử lý tài liệu tại Thư viện Đại học Sài Gòn nhằm nâng cao chất lượng xử lý nói riêng và hiệu quả hoạt động của Thư viện Trường nói chung

4 Gỉa thuyết nghiên cứu

Nếu công tác xử lý tài liệu tại Thư viện Trường Đại học Sài Gòn được áp dụng theo các chuẩn nghiệp vụ và thực hiện một cách khoa học thì hiệu quả

sử dụng thư viện được nâng cao và tạo tiền đề thư viện thực hiện được mục tiêu hội nhập và phát triển với các thư viện khác trên thế giới

5 Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu

5.1 Đối tượng nghiên cứu

Đối tượng nghiên cứu của Luận văn là công tác xử lý tài liệu (biên mục

mô tả, định chủ đề, phân loại tài liệu - là những khâu xử lý mà Thư viện Trường Đại học Sài gòn đang áp dụng)

Các phương pháp nghiên cứu cụ thể được sử dụng trong quá trình thực hiện đề tài:

- Phương pháp thu thập, phân tích, tổng hợp tài liệu

- Phương pháp khảo sát thực tế

- Phương pháp điều tra bằng bảng câu hỏi

- Phương pháp phỏng vấn, trao đổi

- Phương pháp thống kê, so sánh

7 Ý nghĩa khoa học và thực tiễn của luận văn

7.1.Ý nghĩa khoa học

Đề tài được thực hiện góp phần bổ sung, hoàn thiện lý luận về công tác

xử lý tài liệu trong hoạt động thông tin-thư viện

7.2.Ý nghĩa thực tiễn

Nhận diện được thực trạng hoạt động xử lý tài liệu của Thư viện Trường Đại học Sài gòn Phân tích những thuận lợi, khó khăn, những điểm mạnh, hạn chế của công tác xử lý tài liệu và đưa ra các giải pháp có cơ sở khoa học và thực tiễn để nâng cao chất lượng công tác xử lý tài liệu của Thư viện góp phần nâng cao chất lượng đào tạo của Trường Đại học Sài gòn

Đồng thời, kết quả nghiên cứu còn là tài liệu tham khảo hữu ích cho lãnh đạo các thư viện khác Trường Đại học Sài Gòn nghiên cứu và vận dụng nhằm đổi mới công tác xử lý tài liệu, nâng cao chất lượng xử lý tài liệu, nâng cao hiệu quả hoạt động cho Thư viện đáp ứng tối đa nhu cầu tin của người dùng tin tại Thư viện trường Đại học Sài Gòn

TẠI THƯ VIỆN TRƯỜNG ĐẠI HỌC SÀI GÒN

1.1 Nội hàm các khái niệm

1.1.1 Khái niệm “Tài liệu”

Tài liệu là vật thể mang tin trên đó ghi những thông tin dưới dạng chính văn, âm thanh hoặc hình ảnh dùng để truyền đạt trong không gian và thời gian nhằm mục đích bảo quản và sử dụng/khai thác phục vụ cho hoạt động thực tiễn của con người Các vật thể mang tin được cấu tạo bởi nhiều chất liệu khác nhau như lá cây, thẻ tre, gỗ, gạch nung, đá, giấy, chất dẻo trong đó loại hình vật thể lưu giữ thông tin phổ biến nhất là giấy Các vật thể mang tin bằng các chất liệu truyền thống được gọi là tài liệu truyền thống; Các vật thể mang tin bằng các chất liệu hiện đại được gọi là tài liệu hiện đại như bằng từ, đĩa từ, đĩa CD, DVD Tùy theo cách thức phân chia tài liệu, người ta có nhiều loại hình khác nhau

1.1.2 Khái niệm xử lý tài liệu

Theo Từ điển tiếng việt phổ thông của Viện ngôn ngữ học đã giải thích:

Xử lý là áp dụng vào cái gì đó những thao tác nhất định để nghiên cứu, sử dụng Còn theo Đại từ điển tiếng Việt của tác giả Nguyễn Như Ý giải thích:

Xử lý là sắp xếp và giải quyết công việc hoặc nhiệm vụ trong điều kiện cụ thể [30 ]

Trong hoạt động của các cơ quan thông tin, thư viện xử lý tài liệu hay còn gọi là xử lý thông tin là một công đoạn trong dây chuyền thông tin tư liệu, công đoạn xử lý thông tin Là một bộ phận của quá trình kiểm soát thư mục, lien quan tới việc tổ chức các công cụ thư mục và bộ máy tra cứu.Xử lý tài liệu được thực hiện với nhiều khâu khác nhau như: biên mục mô tả, phân loại, định từ khóa, định chủ đề, tóm tắt/ chú giải tài liệu Về bản chất, xử lý tài liệu

là quá trình nhằm tạo ra những điểm truy cập giúp cho người dùng tin có thể tìm được tài liệu theo tác giả, nhan đề, chủ đề và nội dung trong cơ sở dữ liệu

Hiện tại có rất nhiều khái niệm được định nghĩa về xử lý tài liệu hay xử

lý thông tin của các tác giả như sau:

Xử lý tài liệu/thông tin là kỹ năng ghi lại tất cả các đặc trưng về hình thức và nội dung trong tài liệu nhằm mục đích tìm kiếm được, kiểm soát được không chỉ về số lượng mà cả về nội dung của các thông tin đó [4] Là quá trình nghiên cứu và biến đổi các thông tin chính yếu của tài liệu thành các điểm truy cập thông tin hoặc các bài viết ngắn gọn giúp cho người sử dụng có một hình dung khái lược về tài liệu để mà không phải đọc tài liệu gốc [14] Là biến đổi các tài liệu ( nguồn thông tin) thu thập được dưới các dạng khác nhau nhằm đáp ứng tối đa các nhiệm vụ hoạt động thông tin của các cơ quan hông tin thư viện [ 18 ] Là việc biến đổi nội dung tài liệu bằng cách phân tích tài liệu, trích rút các thông tin cần thiết và hoặc đánh giá, so sánh, khái quát hóa và trình bày lại thông tin đó dưới dạng thức đáp ứng yêu cầu của hoạt động thông tin [ 26 ] Xử lý thông tin / tài liệu: chính là kỹ năng/ nghệ thuật nhằm ghi lại tất cả các đặc trưng về hình thức và nội dung (khối lượng thông tin/ tri thức/ kiến thức của nhân loại) trong tài liệu nhằm mục đích tìm kiếm được, kiểm soát được không chỉ về số lượng mà cả về nội dung của các thông tin ấy [ 21 ] Xử lý tài liệu: là tạo ra những mô tả về tài liệu, được thực hiện bằng việc lựa chọn các dữ liệu đặc trưng và thể hiện theo các tiêu chuẩn và chuẩn nghiệp vụ được thư viện chấp nhận nhằm cung cấp các điểm truy cập theo tác giả, nhan đề, chủ đề tài liệu…[ 15 ] Như vậy

từ đó ta có thể hiểu như sau: Xử lý tài liệu (xử lý thông tin) chính là việc lựa chọn những đặc điểm hình thức và phân tích nội dung của tài liệu theo các chuẩn nghiệp vụ nhằm tạo ra các điểm truy cập/ các điểm tra cứu giúp người dùng tin tìm được tài liệu mong muốn

hình thức và xử lý nội dung

Xử lý hình thức tài liệu: là quá trình nhận dạng, lựa chọn đặc trưng của tài liệu và trình bày chúng theo một quy tắc nhất định nhằm tổ chức kho, biên soạn thư mục, bổ sung, đăng ký, thiết lập các điểm thông tin theo tiêu đề mô tả

Xử lý nội dung tài liệu/thông tin hay còn gọi là mô tả nội dung thông tài liệu/thông tin là quá trình phân tích nội dung tài liệu và thể hiện nội dung

đó bằng các ngôn ngữ tư liệu ( ký hiệu phân loại, từ khóa, chủ đề, tóm tắt, chú giải, tổng luận….)

Để hiểu rõ hơn về khái niệm xử lý tài liệu chúng ta nên làm rõ hơn các khái niệm liên quan đến công tác xử lý tài liệu như: ký hiệu phân loại, phân loại tài liệu, từ khóa, định từ khóa tài liệu,tóm tắt tài liệu, chú giải, tổng luận, biên mục chủ đề

Ký hiệu phân loại: ký hiệu nhân tạo được tạo bởi các chữ số, chữ cái

hoặc sự kết hợp chữ sô và chữ cái Các ký hiệu này được quy định cho nội dung tri thức cụ thể tùy thuộc vào người/ nhóm người biên soạn quy định, trên cơ sở một nguyên tắc thiết lập nhất định

Phân loại tài liệu : là quá trình phân tích nội dung của tài liệu theo

từng môn loại tri thức và gắn cho tài liệu đó ký hiệu phân loại cụ thể Ký hiệu này đơn giản hay phức tạp phụ thuộc vào nội dung tài liệu và sắp xếp chúng theo một trật tự nhất định trên cơ sở cấu trúc của bảng phân loại

Từ khóa: là từ hoặc cụm từ ổn định, đơn nghĩa của ngôn ngữ tự nhiên

đại diện các nội dung quan trọng nhất mà tài liệu đề cập và được chọn làm đặc trưng cho nội dung của tài liệu để có thể tìm tài liệu nhất định khi có một yêu cầu tìm tin chứa từ hay cụm từ đó

Định từ khóa tài liệu : là quá trình phân tích nội dung tài liệu, xác định

những khái niệm mà nội dung tài liệu đề cập và mô tả nội dung chính của tài liệu bằng một hay nhiều từ khóa nhằm mục đích lưu giữ và tìm tin tự động hóa

Tóm tắt tài liệu: là quá trình xử lý ngữ nghĩa và viết thành bản văn

ngắn gọn nhưng đủ nghĩa của nội dugn tài liệu gốc Kết quả của quá trình này

là tài liệu bậc hai, đó chính là bài tóm tắt

Chú giải: là quá trình lựa chọn những thông tin ngắn gọn, chính xác

đặc trưng cho tài liệu về nội dung

Tổng luận: là một loại hình sản phẩm thông tin phân tích dưới dạng

một tài liệu trình bày có hệ thống và cô đọng kết quả xử lý phân tích - tổng hợp nhiều nguồn tin ( tài liệu ) khác nhau xuất hiện torng một khoảng thời gian nhất định, về một vấn đề, đề tài xác định tức là về hiện trạng, mức đọ và

xu hướng phát triển của chúng.( Theo tiêu chuận Việt Nam 4523 -88)

Biên mục chủ đề : là quá trình xác định các đề tài hoặc vấn đề cũng

như phân chia nhỏ, khía cạnh hoặc góc độ nghiên cứu của các đề tài này nhằm tạo ra các điểm truy cập cho tài liệu Các điểm truy cập này là từ hay một cụm từ thích hợp nhất được rút ra từ một bộ tiêu đề chủ đề, được gọi là tiêu đề chủ đề

1.2 Các yếu tố tác động đến công tác xử lý tài liệu

Có rất nhiều yếu tố tác động đến công tác xử lý tài liệu, trong số đó, có năm yếu tố quan trọng ảnh hưởng và quyết định tới công tác xử lý tài liệu trong hoạt động nghiệp vụ: trình độ đội ngũ cán bộ, công tác tổ chức và quy trình xử lý tài liệu, chuẩn nghiệp vụ xử lý tài liệu, công cụ xử lý tài liệu và mức độ ứng dụng công nghệ hiện đại

1.2.1 Trình độ đội ngũ cán bộ

Trong bất cứ một hoạt động nào, yếu tố con người cũng giữ vai trò quan trọng và có tính chất quyết định Người làm công tác xử lý tài liệu phải được trang bị các kiến thức và kỹ năng thực hiện các khâu xử lý, am hiểu các nguyên tắc và công cụ xử lý cụ thể Đồng thời phải nhạy bén nắm bắt các thuật ngữ và kiến thức cơ bản của các lĩnh vực nghiên cứu

lý Vì vậy, trình độ quan niệm của người xử lý sẽ ảnh hưởng tới chất lượng và kết quả của việc xử lý Cho nên trình độ của cán bộ xử lý tài liệu phải được xem xét trên ba yếu tố sau:

Hiểu biết chung về các ngành khoa học

Người làm cán bộ xử lý tài liệu phải có hiểu biết tốt về lĩnh vực nội dung tài liệu để có thể xác định chính xác nội dung tài liệu, chọn lựa chính xác và đầy

đủ các số phân loại, từ khóa, chủ đề phản ánh nội dung của tài liệu

Chuyên môn nghiệp vụ

Cán bộ xử lý tài liệu phải nắm vững các công cụ, tiêu chuẫn và phương pháp

xử lý tài liệu, đồng thời luôn có ý thức trách nhiệm trong công việc, phải chủ động học tập, tận tụy trong công việc một cách có hiệu qảu, trao đổi công việc với đồng nghiệp Sẵn sàng học hỏi những điều mới Bên cạnh đó, cán bộ xử lý tài liệu phải có kiến thức và hiểu biết về người dùng tin của thư viện, để từ đó

ắm bất được nhu cầu của họ cho ra những sản phẩm và dịch vụ phù hợp

Kiến thức về ngoại ngữ

Yêu cầu đặt ra đối với cán bộ xử lý tài liệu là phải sử dụng thông thạo tiếng Anh vì hầu hết các tiêu chuẩn biên mục hiện nay đều viết bằng tiếng Anh, cũng như các tài liệu chuyên ngành Bên cạnh đó các thư viện, đặc biệt là thư viện đại học ssẽ có rất nhiều tài liệu chuyên ngành bằng tiếng Anh Vì vậy, nếu khả năng tiếng Anh tốt người làm công tác xử lý tài liệu có thể đọc được bàn đầy đủ các công cụ xử lý tài liệu, không phải đọc bản tóm tắt Nhờ đó xử

lý tài liệu sẽ chính xác và phù hợp với người dùng tin Bên cạnh đó về mặt ngôn ngữ iếng Việt, người cán bộ xử lý phải nắm được văn phong, cú pháp, câu từ để xử lý tài liệu đúng thuật ngữ khoa học, xúc tích và ngắn gọn Phải đảm bảo viết đúng quy tắc chính tả

Kiến thức về tin học

Có khả năng thao tác và sử dụng máy tính, sử dụng phần mềm quản lý thư viện tích hợp, để có thể xử lý tài liệu trên máy tính nhanh và hiệu quả Có khả năng phân tích hệ thồng thông tin quản lý thư viện, biết đặt ra những yêu cầu

về tiêu chuẩn kĩ thuật và tiêu chuẩn nghiệp vụ khi ứng dụng phàn mếm vào quản lý thư viện Hiện đại hóa các điểm truy cập và thiết kế giao diện thân thiện với người dùng tin Thông qua các điểm truy cập hiện đại hóa người dùng tin có thể tới được những nguồn thông tin khác một cách dễ dàng và nhanh chóng

Ngoài ra đối với các thư viện chuyên ngành người làm công tác xử lý tài liệu còn phải có kiến thức liên quan đến chuyên ngành mà thư viện phục

vụ như: luật, kinh tế, y học Trong việc đào tạo về cán bộ thư viện, ở Việt Nam ta đào tạo chỉ đào tạo về các kĩ năng nghiệp vụ Chính vì vậy, kiến thức

về một chuyên ngành khác đối với cán bộ thư viện là rất khó nên đòi hỏi mỗi cán bộ thư viện phải tự nâng cao kiến thức, tìm hiểu thêm về chuyên ngành

mà thư viện mình đang làm Ngoài ra thư viện có thể tuyển cộng tác viên để

hỗ trợ cho cán bộ thư viện về các kiến thức chuyên ngành

Trình độ của cán bộ xử lý tài liệu quyết định rất lớn đến chất lượng xử

lý tài liệu qua khả năng phân tích và khả năng sử dụng từ ngử, văn phong để thể hiện ý tưởng của của cán bộ thư viện khi phân tích tài liệu Như mọi người vẫn nói “xử lý tài liệu vừa thể hiện trình độ vừa thể hiện nghệ thuật của cán

bộ thư viện” phải tư duy cùng với sự khéo léo để có thể làm tốt

1.2.2 Công tác tổ chức và quy trình xử lý tài liệu

Việc tổ chức và đưa ra quy trình xử lý tài liệu tốt sẽ mang lại hiệu quả hoạt động tốt cho thư viện Mọi việc sẽ được thực hiện một cách khoa học, theo trình tự nhất định Đưa ra những quyết định về cách thực hiện và người thực hiện những nhiệm vụ đó Thiết lập một cơ cấu tổ chức thích hợp cho thư viện để nó tồn tại phát triển và hoạt động có hiệu quả

để hoạt động xử lý tài liệu mang lại hiệu quả cao Công tác tổ chức ảnh hưởng tới hoạt động công tác xử lý tài liệu, hình thành một bộ phận nghiệp

vụ riêng và độc lập Đội ngũ cán bộ của bộ phận nghiệp vụ phải nắm vững nghiệp vụ, các công cụ, quy tắc và phương pháp xử lý tài liệu, sừ dụng thành thạo tin học, có khả năng sử dụng ngoại ngữ, là đội ngũ thực sự tâm huyết với ngành nghề

Các thư viện cần phải đưa ra một quy trình xử lý tài liệu để xử lý tài liệu theo một trật tự nhất định, có khoa học, để kiểm soát được kết quả của việc xử lý mang lại chất lượng cho công ciệc

1.2.3 Chuẩn nghiệp vụ xử lý tài liệu

Kỹ thuật xử lý tài liệu là phương pháp áp dụng trong từng khâu của xử

lý tài liệu Xử lý tài liệu chỉ đạt chất lượng khi cán bộ thư viện thực hiện đúng phương pháp, tuân thủ các nguyên tắc, quy định cụ thể đặt ra trogn từng khân

xử lý đi cùng với các công cụ đạt chuẩn Bên cạnh đó, cán bộ thư viện khi xử

lý tài liệu cũng phãi hết sức khéo léo, nhạy bén khi xác định chủ đề chính cho tài liệu để từ đó mới xác định đúng ký hiệu phân loại, định từ khóa, chủ đề cho tài liệu Đồng thời tóm tắt và chú giải tài liệu mới khoa học

Kết quả của việc xử lý tài liệu không đảm bảo chất lượng khi ảnh hưởng sự chủ quan của cán bộ xử lý Vì vậy, đòi hỏi người cán bộ ngoài trình

độ chuyên môn còn phải tinh tế, nhạy bén, đồng thời tuân theo những kỹ thuật trong từng khâu xử lý để đảm bảo sự thống nhất, khách quan Mặc dù trong

xử lý tài liệu đã có những quy tắc, phương pháp và quy định rõ về xử lý nhưng do tính chủ quan của cán bộ thư viện nên sẽ không tránh khỏi ý kiến chủ quan nên có thể cùng một tài liệu mà hai cán bộ xử lý khác nhau sẽ cho ra hai kết quả khác nhau Cho nên mỗi cán bộ xử lý phải trang bị cho mình

những kỹ thuật xử lý để có thể đưa ra những kết quả xử lý cùng nhau

1.2.4 Công cụ xử lý tài liệu

Các quy tắc biên mục ISBD, AACR2; các khung phân loại BBK, DDC, LC , công cụ kiểm soát từ vựng trong định chỉ mục như : bộ Tiêu đề chủ đề, Thesaurus, từ điển từ khóa, bộ từ khóa; các khổ mẫu biên mục: MARC 21, Dublin Core

Đây chính là những phương tiện giúp cho việc xử lý tài liệu đảm bảo tính khoa học và thống nhất Các công cụ phải chuẩn thì việc xử lý tài liệu mới chuẩn Chính vì vậy, đỏi hỏi các công cụ phải tuân thủ những nguyên lý

và phương pháp trong xây dựng và phát triển ngôn ngữ tư liệu Để tạo nên các phương tiện xử lý tài liệu có hiệu quả, đòi hỏi phải cập nhật các quy tắ mô tả khi xuất hiện các loại hình tài liệu mới, các khugn phân loại, công cụ kiểm soát từ vựng, giúp cho các công cụ này không ngừng được hoàn thiện

Công cụ đạt chuẩn các thư viện mới có thể thực hiện tốt công tác xử lý tài liệu, từ đó tạo ra các dữ liệu đảm bảo tính tương thích, an toàn và có khả năng hợp tác trong việc xây dựng và tạo ra các phương tiện tra cứu giúp cho người dùng tin có thể tiếp cận và sử dụng một cách thuận lợi

1.2.5 Mức độ ứng dụng công nghệ hiện đại

Trong điều kiện khi khoa học công nghệ phát triển như hiện nay, hầu hết các thư viện sử dụng máy tính điện tử vào công tác thư viện để lưu trữ thông tin và giúp cho việc tổ chức hoạt động của thư viện được thực hiện dễ dàng hơn, không còn thủ công như trước đây Chính vì vậy, biên mục đọc máy đã được áp dụng Đây chính là quá trình xử lý tài liệu tổng hợp, bao gồm cà mô tả

và xử lý nội dung cùng được thực hiện trong cùng một thời gian Trong quá trình xử lý tài liệu thì vai trò của công nghệ thông tin thể hiện sự phát triển và hoàn thiện các quá trình xử lý tài liệu Bên cãnh đó việc ứng dụng công nghệ thông tin vào xử lý tài liệu bằng cách sử dụng các thiết bị viễn thông như mạng LAN, WAN, kết nối Internet để phục vụ công tác xử lý tài liệu

công tác nghiệp vụ trên máy dễ dàng và thuận tiên hơn Việc lưu trữ dữ liệu

sẽ được đảm bảo Nó cho phép hạn chế tối đa chi phí và công sức của cán bộ thư viện trong việc phân loại, biên mục tài liệu cũng như tạo ra các sản phẩm, dịch vụ thông tin theo yêu cầu

1.3 Tiêu chí đánh giá hiệu quả công tác xử lý tài liệu

1.3.1 Chất lượng và số lượng sản phẩm

Sản phẩm chính là kết quả của quá trình xử lý tài liệu, được hình thành nhằm thỏa mãn nhu cầu thông tin của người dùng tin Vì vậy, các sản phẩm phải đảm bảo được các tiêu chí sau:

Tính chính xác: xử lý tài liệu phải tạo ra các sản phảm phản ánh chính

xác nội dung của tài liệu gốc, không làm ảnh hưởng tới nội dung của tài liệu, quan điểm của tác giả, các biểu ghi phải phản ánh đúng đối tượng, phương diện và phương pháp của tài liệu Phải đảm bảo những nguyên tắc trong việc

xử lý tài liệu

Nhằm khắc phục và loại bỏ những thông tin không cần thiết, không rõ ràng, giúp người dùng tin có thể tìm tài liệu thích hợp với nhu cầu mà không tốn nhiều thời gian tìm kiếm

Tính khách quan: các sản phẩm của xử lý tài liệu không được thể hiện

quá nhiều tính chủ quan của người xử lý, phải tuân thủ các nguyên tắc, phương pháp và không ảnh hưởng tới tài liệu gốc Có thể hiểu được các thuật ngữ đưa ra mà không cần phải đọc tới tài liệu gốc Không được mang sắc thái phê phán, phê phán của người làm xử lý Phải đảm bảo quy tắc về chính tả, không được dư thừa về từ vựng

Tính nhất quán: sản phẩm của xử lý tài liệu dù được thực hiện qua

nhiều phương pháp khác nhau và do nhiều cán bộ nghiệp vụ thực hiện, nhưng luôn phải nhất quán, chỉ cùng phản ánh nội dung của tài liệu gốc

Tính thích hợp: phải phù hợp với nội dung tài liệu và nhu cầu của

người dùng tin Phải thông dụng trong lĩnh vực khoa học mà nội dung đề cập, không sử dụng thuật ngữ, nghĩa bóng

Tính ngắn gọn: các sản phẩm phải thể hiện ngắn gọn nội dung tài liệu

bằng các thuật ngữ dễ hiểu, dễ sử dụng giúp người dùng tin dễ dàng định vị

và tìm kiếm được tài liệu Không nên có các yếu tố thừa, yếu tố trùng lặp

Khả năng cập nhật và tìm kiếm thông tin: thông tin trong các sản

phẩm phải được cập nhật thường xuyên, đảm bảo tính liên tục đồng thời giúp người dùng tin dễ sử dụng và khai thác

1.3.2 Chất lượng và số lượng dịch vụ

Tính kịp thời của dịch vụ: các dịch vụ làm ra có đáp ứng kịp nhu cầu

của người dùng tin hay không và đủ số lượng để cho người dùng tin sử dụng một cách hợp lý

Tính thuận tiện: có thể sử dụng một cách dễ dàng, nhanh chogn1 và

thủ tục đơn giản nhất

Tính hiệu quả: dịch vụ tạo ra có thỏa mãn được nhuc ầu của người

dùng tin và người dùng tin sử dụng nó có đạt được lợi ích

Chi phí thực hiện dịch vụ: đây là tiêu chí quan trọng đễ đánh giá dịch

vụ Chi phí bao gòm chi phí ần và chi phí hiện

Chi phí hiện: in ấn tài liệu, sao chụp, dịch tài liệu

Chi phí ẩn: trình đô, kinh nghiệm, chuyên môn để xây dựng và bảo trì các nguồn thông tin

1.3.3 Mức độ đáp ứng nhu cầu tin của người dùng tin

Tính nhanh chóng: sản phẩm và dịch vụ tạo ra phải đáp ứng kịp thời

nhu cầu của người dùng tin Cung cấp đầy đủ về mặt chất lượng và số lượng của sản phẩm và dịch vụ

Tính phù hợp: sản phẩm và dịch vụ tạo ra cho người dùng tin có thích

hợp với nhu cầu và cần thiết

biến rộng rãi để người dùng tin biết đến mà sử dụng Phải dễ hiểu, dễ đọc và ngôn ngữ trình bày phải thông dụng và đa dạng để phù hợp với nhiều thành phần người dùng giúp tiết kiệm thời gian, chi phí và tăng hiệu quả công việc Đồng thời nguồn thông tin tại thư viện phải được thể hiện bằng nhiều hình thức khác nhau, như ngoài tài liệu truyền thống dạng giấy thì thông tin cần được phát triển với hình thức điện tử để người dùng tin thuận tiên tiếp cận, tránh những thủ tục rườm rà, cứng nhắc

Bên cạnh đó hình thức phục vụ phải đa dạng ngoài hình thức truyền thống như đọc tại chỗ, mượn về nhà cần phải tổ chức thêm các hình thức hiện đại phù hợp với tình hình công nghệ phát triển hiện nay như: truy cập trực tuyến thông qua mạng máy tính, phối hợp với các thư viện khác để phục vụ mượn liên thư viện Ngoài ra hình thức phục vụ phải được thư viện triển khai sao cho phù hợp với nhu cầu từng nhóm người dùng tin, chú ý phát triển nguồn tài liệu điện tử phù hợp với nhu cầu công nghệ trong thời đại mới

1.4 Cơ sở thực tiễn về xử lý tài liệu tại Thư viện Trường Đại học Sài gòn

1.4.1 Sơ lược lịch sử hình thành và phát triển

Trường Đại học Sài Gòn hiện tọa lại tại 273 An Dương Vương, Quận

5, Tp Hồ Chí Minh Vốn trước đây là cở sở của trường trung học Pháp – Hoa, còn gọi là Trường Bác Ái (1908 - 1975) Kể từ năm 1975 đến nay, Trường Đại Học Sài Gòn có 3 giai đoạn chính: Trường Sư Phạm Cấp II miền Nam (1972 - 1976), Trường Cao Đẳng Sư Phạm Thành Phố Hồ Chí Minh (1976 - 2006) và Trường Đại Học Sài Gòn từ 2007 đến nay

Trường Sư Phạm Cấp II miền Nam được thành lập vào ngày 09/2/1972 tại căn cứ Lò Gò, huyện Tân Châu, tỉnh Tây Ninh (nay thuộc huyện Tân Biên , Tỉnh Tây Ninh) Đây là ngôi trường sư phạm đầu tiên và duy nhất đào tạo 2 khóa gồm 104 giáo viên cốt cán có trình độ sư phạm cấp II cho vùng giải

phóng trong kháng chiến chống Mĩ Tháng 4/1975, cán bộ của Trường vào tiếp quản Trường Sư Phạm Sài Gòn và dến tháng 10/1975 , Trường tổ chức kì thi tuyển sinh đầu tiên được 1.652 giáo sinh cho khóa đào tạo cấp tốc gồm 2 ban : Ban xã hội và B an tự nhiên Đến tháng 8/1976, để đáp ứng yêu cầu bức thiết về giáo viên sau ngày miền nam được giải phóng, nhà trường đã tổ chức

lễ ra trường cho 3.512 giáo sinh về công tác ở Thành phố Hồ Chí Minh và các tỉnh Tiền Giang, Long An, Kiên Giang, Bến Tre, Tây Ninh, Sông Bé, Đồng Nai, Minh Hải

Trường Cao Đẳng Sư Phạm thành phố Hồ Chí Minh ra đời trên cơ sở của Trường Sư Phạm cấp II miền Nam, được thành lập theo quyết định số 1784/QĐ ngày 03 tháng 09 năm 1976 của Thủ Tướng Chính Phủ Từ năm

1976 đến nay trải qua 25 năm xây dựng và phát triển, Trường Cao Đẳng Sư Phạm thành phố Hồ Chí Minh đã không ngừng trưởng thành và mở rộng về quy mô đào tạo Năm 1976, Trường bồi dưỡng và đào tạo giáo viên cấp II của

Sở Giáo Dục Đào Tạo sát nhập vào trường Năm 1992, Trường tiếp nhận Trường Sư Phạm Kỹ Thuật phổ thông và đến năm 2000 theo quyết định của

Bộ Giáo Dục và Đào Tạo, Trương tiếp nhận thêm Trường Trung Học Sư Phạm thành phố Hồ Chí Minh

Khi mới thành lập (1976), trường có 3 phòng chức năng và 6 Ban Đào Tạo (Toán –Lý,Sinh – Hóa, Kỹ Thuật Công – Nông nghiệp, Văn, Ngoại Ngữ,

Sử - Địa ) với 40 cán bộ, giáo viên, công nhân viên Đến năm học 2001- 2002, Trường có 5 phòng chức năng, 4 Tổ chuyên môn trực thuộc và 10 khoa đào tạo với 550 cán bộ, giảng viên ( trong đó có 4 tiến sĩ, 79 thạc sĩ), giáo viên, công nhân viên, đào tạo 16 ngành học với quy mô 2700 sinh viên mỗi năm học

Từ năm 1991 – 1992, Trường Cao Đẳng Sư Phạm Tp.Hồ Chí Minh

mở rộng liên kết đào tạo với trường Đại Học Sư Phạm Huế, Trường Đại học

Sư Phạm thành phố Hồ Chí Minh , Trường Đại Học Bách Khoa, Trường Đại

Trường Đại Học Sư Phạm Kỹ Thuật Tp Hồ Chí Minh và Trường Cao Đẳng

Sư Phạm thể dục TW2 để nâng chuẩn cho đội ngũ giáo viên trung học cơ sở của thành phố

Để đáp ứng nhu cầu phát triển sự nghiệp giáo dục của thành phố trong thời kì công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nước, Thủ Tướng Chính Phủ đã ban hành quyết đinh số 478/QĐ-TTT ngày 25/4/2007 thành lập Trường Đại Học Sài Gòn Trường Đại Học sài Gòn là cơ sở giáo dục học công lập trực thuộc UBND Tp Hồ Chí Minh và chịu sự quản lí của nhà nước về giáo dục của Bộ Giáo Dục và Đào Tạo Trường Đại Học sài Gòn là trường đạo tạo đa ngành đa cấp, đa lĩnh vực theo 2 phương thức: chinh quy và không chính quy Tốt nghiệp Trường Đại Học sài Gòn, người học được cấp các bằng: trung cấp chuyên nghiệp, cử nhân, kỹ sư, thạc sỹ…

Hiện nay, Trường Đại Học sài Gòn đang tổ chức đào tạo cho 30 nghành trình độ đại học, 28 ngành trình độ cao đẳng, 4 ngành trình độ trung cấp thuộc các lĩnh vực: Kinh tế - Kỹ thuật, Văn hóa – Xã hội, Chính trị - Nghệ thuật và

sư phạm Trường Đại Học sài Gòn còn liên kết đào tạo với các trường đại học nước ngoài hoặc với các trường đại học trong nước (Trường Đại Học Vinh, Trường Đại Học Khoa học Xã hội Nhân văn Hà Nội) đào tạo sau đại học các chuyên ngành khoa học tự nhiên và khoa học xã hội

Ngoài việc đào tạo cấp bằng, Trường Đại Học sài Gòn còn được phép đào tạo cấp các chứng chỉ tin học và ngoại ngữ cấp độ A, B, C và đào tạo và cấp chứng chỉ nghiệp vụ sư phạm bậc I, Bậc II và các chứng chỉ về ứng dụng công nghệ thông tin và ứng dụng các nghiệp vụ khác

Các cơ sở của Đại Học Sài Gòn

 Trụ sở chính: 273 An Dương Vương, Phường 3, Quận 5

 Cơ sở 1: Số 105 Bà Huyện Thanh Quan, Phường 7, Quận 3

 Cơ sở 2: Số 4 Tôn Đức Thắng, Quận 1

 Cơ sở 3: Số 20 Ngô Thời Nhiệm, Quận 3

 Trường Trung Học Thực hành Sài Gòn, Số 220 Trần Bình Trọng, Phường 4, Quận 5

Hiện nay, Trường Đại Học sài Gòn đang triển khai xây dựng cơ sở mới tại phường Tân Phong, Quận 7 Trường Đại Học sài Gòn đang có những dự án hướng tới sự bền vững của trường trên cơ sở truyền thống của 40 năm của trường và đặc biệt là những thành tựu đạt được trong 5 năm qua

Lễ động thổ đặt tấm bia đánh dấu địa điểm Trường Sư Phạm cấp II miền Nam do Trường Đại Học Sài Gòn cùng với các cựu giáo viên, giáo sinh tổ chức ngày 21/3/2012 (Tức ngày 29/2 Âm lịch) là dấu nối, mốc kỷ niệm lịch

sử 40 năm hình thành, phát triển của Trường Đại Học sài Gòn từ trường Sư

Phạm cấp II miền Nam Việt Nam thuở ấy

1.4.2 Cơ cấu tổ chức và đội ngũ cán bộ

Cơ cấu tổ chức

Hiện tại trường có 13 phòng ban, 19 khoa, 6 trung tâm, 3 bộ môn trực thuộc,

4 đơn vị trực thuộc và 3 đoàn thể

Đội ngũ cán bộ

Trường Đại học Sài Gòn ra đời trong bối cảnh giáo dục đại học Việt Nam đang trên con đường đổi mới toàn diện Vì vậy, việc xây dựng đội ngũ được chú trọng, đặt lên hàng đầu vừa bảo đảm quy định của Điều lệ trường đại học vừa phải phù hợp với thực tiễn của nhà trường về trình độ, năng lực của đội ngũ và cơ sở vật chất Hiện tại, trường có 874 cán bộ, giảng viên, nhân viên Trong đó có: 8 Phó giáo sư, 80 tiến sĩ, 252 thạc sĩ, 40 nghiên sinh và 30 cao học trong và ngoài nước

Hình 1.1: Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Trường Đại học Sài gòn

1.5 Khái quát về Thư viện Trường Đại học Sài Gòn

1.5.1 Chức năng, nhiệm vụ của Thư viện

Chức năng

Phát triển nguồn lực thông tin phù hợp với nhiệm vụ đào tạo, nghiên cứu khoa học và ứng dụng của cán bộ, giảng viên và sinh viên trong trường Sưu tầm, bổ sung, trao đổi nguồn tài liệu đa dạng về hình thức cũng như nội dung được chọn lọc phù hợp với nhu cầu thông tin phục vụ công tác giảng dạy, học tập, nghiên cứu khoa học và ứng dụng

Đáp ứng nhu cầu tìm kiếm và khai thác thông tin của giảng viên, sinh viên trường Đại học Sài Gòn

Tổ chức môi trường học tập, nghiên cứu hiện đại và thân thiện cho toàn thể giảng viên và sinh viên trong trường

Thu thập các tài liệu, giáo trình do cán bộ trong trường biên tập và xuất bản

Nhiệm vụ

Quản lý và vận hành Trung tâm theo hướng tin học hóa và tự động hóa, ứng dụng thành tựu khoa học công nghệ tiên tiến và công nghệ thông tin vào công tác thư viện

Bổ sung, xử lý, sắp xếp và đưa vào phục vụ các loại tài liệu tham khảo, giáo trình, tạp chí, báo, nhằm đáp ứng nhu cầu giảng dạy, học tập và nghiên cứu khoa học trong trường

Thu nhận các tài liệu do nhà trường xuất bản, các công trình nghiên cứu khoa học đã được nghiệm thu, tài liệu hội thảo, khóa luận, luận văn thạc sỹ, luận án tiến sỹ của cán bộ, giảng viên, sinh viên và các dạng tài liệu khác của nhà trường, các ấn phẩm tài trợ, biếu tặng, tài liệu trao đổi giữa các thư viện

Tổ chức lưu trữ, bảo quản và quản lý tài liệu các loại, tiến hành thanh lọc tài liệu lạc hậu, cũ nát theo đúng quy định

Tổ chức các buổi giao lưu nghiệp vụ, thông tin khoa học.Kết hợp với Phòng, Khoa, Tổ bộ môn tổ chức hội thảo khoa học, báo cáo đề tài nghiên cứu khoa học,

Hướng dẫn cho bạn đọc khai thác, tìm kiếm, sử dụng hiệu quả nguồn tài liệu và các sản phẩm dịch vụ thông tin - thư viện

Hướng dẫn thực tập, thực tập tốt nghiệp cho sinh viên ngành Thông tin thư viện

Cơ cấu tổ chức

Quầy thông tin: cung cấp thông tin và nhận đăng ký thành viên, gia hạn thẻ bạn đọc, ghi mượn chìa khóa tủ, tiếp nhận thông tin phản ánh và các yêu cầu khác của bạn đọc

Phòng quản trị mạng: nghiên cứu và triển khai ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động thư viện, quản trị mạng và các phần mềm tiện ich, bảo trì, bảo dưỡng máy tính và các trang thiết bị trong thư viện

Phòng đa phương tiện: phục vụ công tác báo cáo khoa học, seminar của trường Phòng dành cho cán bộ, giảng viên có nhu cầu tìm kiếm, tra cứu thông tin và nghiên cứu phục vụ cho công tác giảng dạy

Phòng máy 1: dành cho cán bộ, giảng viên có nhuc ầu tìm kiếm, tra cứu thông tin và nghiên cứu phục vụ cho công tác giảng dạy

Khu tra cứu trực tuyến: dành riêng cho bạn đọc của thư viện Bạn đọc được sử dụng máy tính có kết nối internet 60 giờ miễn phí/năm học tại khu vực này Nếu muốn tiếp tục sử dụng, bạn đọc phải đăng ký gia hạn tại quầy thông tin

Khu học nhóm: sinh viên có thể tổ chức học tập theo nhóm, thảo luận nhóm nhưng với âm lượng vừa phải

Phòng máy 2: cung cấp dịch vụ truy cập internet cho những bạn đọc là thành viên của thư viện

Khu học ngoại ngữ: phục vụ miễn phí, dành riêng cho bạn đọc là thành viên của thư viện Bạn đọc không sử dụng truyền hình cáp trong khu vực này

để xem các kênh tiếng Việt

Khu vực tự học: cung cấp các loại sách, báo, tạp chí, băng, đĩa hình… Bạn đọc tuyệt đối giữ trật tự, không nói chuyện và sử dụng điện thoại di động trong khu vực này Tài liệu trong khu vực tự học không được phép mượn về nhà Sau khi sử dụng xong, bạn đọc để tài liệu tại bàn, không xếp lại lên giá

Hình 1.2 Sơ đồ cơ cấu tổ chức Thư viện

Phòng lưu hành 1: tập hợp các loại giáo trình và sách ngoại văn Anh, Pháp, Nga… Tài liệu tại các phòng lưu hành được phép mượn về nhà gồm: giáo trình và sách ngoại văn

GIÁM ĐỐC

PHÓ GIÁM

ĐỐC

PHÓ GIÁM ĐỐC

Khu học nhóm

Khu học Ngoại ngữ

Quầy thông tin

P Đa phương tiện

P Máy

CB-GV

Khu tham khảo đọc

Triết học, Tâm lý học, Ngôn ngữ, Khoa học tự nhiên…

Phòng lưu trữ: lưu trữ các loại báo, tạp chí chuyên ngành, công báo, công văn

Phòng nghiệp vụ: xây dựng vốn tài liệu bằng ngân sách được cấp hằng năm, thu nhận các ấn phẩm do trường xuất bản như: khóa luận tốt nghiệp, luận văn, luận án, tài liệu hội nghị, hội thảo….Đồng thời thực hiện việc xử lý vốn tài liệu, xây dựng các cơ sở dữ liệu, tổ chức hệ thống tra cứu theo yêu cầu…

Đội ngũ cán bộ

Đội ngũ cán bộ là một trong những nguồn lực quan trọng nhất trong hoạt động thông tin thư viện nói chung và trong hoạt động của các thư viện đại học nói riêng Trải qua quá trình phát triển, thư viện đã xây dựng được đội ngũ cán bộ có thể đảm đương công việc của thư viện

Tồng số cán bộ, nhân viên của thư viện là 25 người, bao gồm:

Về trình độ chuyên môn nghiệp vụ:

Lưu trữ

Ngữ văn

Toán Luật Hóa

Bảng 1.1 : Nguồn nhân lực của Thư viện Trường Đại học Sài Gòn

Biểu đồ 1.1: Biểu đồ %về trình độ chuyên môn của đội ngũ cán bộ