Công tác phân loại tài liệu và tổ chức hệ thống tra cứu tìm tin theo ký hiệu phân loại tại Thư viện Đại học Sư phạm Hà Nội 2

NGÔ THỊ LINH CÔNG TÁC PHÂN LOẠI TÀI LIỆU VÀ TỔ CHỨC HỆ THỐNG TRA CỨU TÌM TIN THEO KÝ HIỆU PHÂN LOẠI TẠI THƯ VIỆN ĐẠI HỌC SƯ PHẠM HÀ NỘI 2 LUẬN VĂN THẠC SĨ Chuyên ngành: Khoa học t

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN

………… o0o…………

NGÔ THỊ LINH

CÔNG TÁC PHÂN LOẠI TÀI LIỆU VÀ

TỔ CHỨC HỆ THỐNG TRA CỨU TÌM TIN THEO KÝ HIỆU PHÂN LOẠI TẠI THƯ VIỆN

ĐẠI HỌC SƯ PHẠM HÀ NỘI 2

LUẬN VĂN THẠC SĨ Chuyên ngành: Khoa học thư viện

Hà Nội – 2013

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN

………… o0o…………

NGÔ THỊ LINH

CÔNG TÁC PHÂN LOẠI TÀI LIỆU VÀ

TỔ CHỨC HỆ THỐNG TRA CỨU TÌM TIN THEO KÝ HIỆU PHÂN LOẠI TẠI THƯ VIỆN

ĐẠI HỌC SƯ PHẠM HÀ NỘI 2

Luận văn Thạc sĩ chuyên ngành :Khoa học Thư viện

Mã số: 60 32 20

Người hướng dẫn khoa học: PGS.TS Mai Hà

Hà Nội - 2013

MỤC LỤC

MỞ ĐẦU 5

NỘI DUNG 10

CHƯƠNG 1 PHÂN LOẠI TÀI LIỆU, TÌM TIN THEO KÝ HIỆU PHÂN LOẠI VÀ VAI TRÕ CỦA PHÂN LOẠI TÀI LIỆU, TÌM TIN THEO KÝ HIỆU PHÂN LOẠI TẠI THƯ VIỆN ĐẠI HỌC SƯ PHẠM HÀ NỘI 2 10

1.1 Phân loại tài liệu và tìm tin theo ký hiệu phân loại 10

1.1.1 Khái niệm phân loại tài liệu 10

1.1.2 Khái niệm tìm tin và ngôn ngữ tìm tin 10

1.2 Khái quát về Thư viện trường Đại học Sư phạm Hà Nội 2 17

1.2.1 Quá trình hình thành và phát triển 17

1.2.2 Chức năng và nhiệm vụ 19

1.2.3 Cơ cấu tổ chức, nguồn nhân lực 21

1.2.4 Cơ sở vật chất 22

1.2.5 Nguồn lực thông tin 23

1.2.6 Người dùng tin và nhu cầu tin 28

1.3 Vai trò của công tác phân loại tài liệu, tìm tin theo ký hiệu phân loại tại Thư viện ĐHSP Hà Nội 2 32

CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG PHÂN LOẠI TÀI LIỆU VÀ TỔ CHỨC HỆ THỐNG TRA CỨU TÌM TIN THEO KÝ HIỆU PHÂN LOẠI TẠI THƯ VIỆN ĐHSP HÀ NỘI 2 40

2.1 Công tác phân loại tài liệu trong hoạt động xử lý tài liệu tại Thư viện ĐHSP Hà Nội 2 40

2.2 Đặc điểm một số Khung phân loại được áp dụng tại Thư viện ĐHSP Hà Nội 2 42

2.2.1 Khung phân loại 19 lớp 42

2.2.2 Khung phân loại DDC 43

2.3 Quá trình áp dụng các khung phân loại tại Thư viện ĐHSP Hà Nội 2 47

2.3.1 Quá trình áp dụng khung phân loại 19 lớp 48

2.3.2 Quá trình áp dụng khung phân loại DDC Việt hóa 14 49

2.4 Thực trạng tổ chức hệ thống tìm tin tại Thư viện ĐHSP Hà Nội 2 52

2.4.1 Tổ chức hệ thống tìm tin hiện đại 54

2.4.2 Công tác phân loại trong tổ chức hệ thống kho mở 57

2.4.3 Tổ chức bộ máy tìm tin truyền thống theo phân loại 61

CHƯƠNG 3 NHỮNG BIỆN PHÁP NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG CÔNG TÁC PHÂN LOẠI TÀI LIỆU VÀ TỔ CHỨC HỆ THỐNG TRA CỨU TÌM TIN THEO KÝ HIỆU PHÂN LOẠI TẠI THƯ VIỆN ĐẠI HỌC SƯ PHẠM HÀ NỘI 2 68

3.1 Cải tiến công tác phân loại và nâng cao chất lượng hệ thống tra cứu tìm tin 68

3.2 Nâng cao trình độ nghiệp vụ đội ngũ cán bộ làm công tác phân loại 69

3.3 Nâng cao trình độ người sử dụng thông tin 72

3.4 Thiết lập hệ thống tra cứu trực tuyến qua mạng Internet 74

KẾT LUẬN 75

TÀI LIỆU THAM KHẢO 77

DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT

AACR2 Anglo – America Catologuing 2nd

MARC Machine Readable Cataloing UDC Universal Decimal Classification OCLC Online Computer Library Center

MỞ ĐẦU

1 Tính cấp thiết của đề tài

Mục tiêu phát triển của Đảng, Nhà nước ta trong công cuộc xây dựng

và đổi mới đất nước là “Hội nhập và phát triển” Trong điều kiện hội nhập quốc tế, ngành thư viện Việt Nam cũng không nằm ngoài xu hướng ấy Một trong những vấn đề cơ bản để hội nhập là tuân thủ những chuẩn mực quốc tế trong hoạt động nghiệp vụ thư viện Việc thống nhất các chuẩn nghiệp vụ thư viện sẽ thuận lợi hơn trong việc chia sẻ, trao đổi tài liệu – thông tin giữa các thư viện trong khu vực, trong nước và quốc tế; đồng thời đáp ứng tốt hơn nhu cầu cung cấp thông tin phục vụ bạn đọc

Trong xu thế hội nhập hiện nay, việc chuẩn hoá về nghiệp vụ nói chung

và công tác phân loại tài liệu nói riêng ngày càng trở lên quan trọng hơn bao giờ hết Đây là một trong những điều kiện hết sức cần thiết để các cơ quan thông tin – thư viện trên toàn cầu có thể chia sẻ nguồn lực thông tin cũng như đáp ứng nhu cầu thông tin cho người dùng tin một cách nhanh chóng, đầy đủ

và hiệu quả nhất

Phân loại tài liệu là một trong những hoạt động chuyên môn cơ bản của các cơ quan thông tin – thư viện Phân loại tài liệu giúp cho việc tổ chức, sắp xếp kho sách, mỗi ký hiệu là một điểm truy cập, là ngôn ngữ tìm tin quan trọng nhất tạo nên chất lượng của bộ máy tra cứu tìm tin Cùng với sự phát triển của khoa học và công nghệ đặc biệt là công nghệ thông tin và viễn thông, các nguồn tin khoa học và công nghệ liên tục được đổi mới đa dạng về nội dung và hình thức, vì vậy vai trò của công tác phân loại tài liệu ngày càng được khẳng định

Công tác phân loại luôn được các thư viện và cơ quan thông tin hết sức quan tâm Phân loại tài liệu là một khâu công tác quan trọng giúp cho việc

kiểm soát thư mục, góp phần thúc đẩy việc khai thác, trao đổi thông tin trong phạm vi quốc gia và quốc tế Trên thế giới và một số thư viện lớn ở Việt Nam, phân loại được áp dụng sâu rộng trong việc tổ chức kho mở và tra cứu thông tin

Ký hiệu phân loại là một trong ba ngôn ngữ tìm tin quan trọng Mỗi ký hiệu là một điểm truy nhập, giúp người dùng tin tìm chính xác tới tài liệu mà mình quan tâm Tuy nhiên, hiện nay việc tìm tin theo ký hiệu phân loại vẫn chưa phổ biến, bạn đọc khi đến thư viện chủ yếu vẫn tìm tin theo ngôn ngữ đề mục chủ đề và từ khoá

Để tiến hành phân loại tài liệu cần phải có công cụ cần thiết và không thể thiếu đó là Khung phân loại Khung phân loại là sơ đồ sắp xếp theo một trật tự nhất định các khái niệm thuộc các lĩnh vực tri thức Trong hoạt động thông tin – thư viện Phân loại tài liệu giữ một vai trò đặc biệt quan trọng vì việc xác định và lựa chọn Khung phân loại khoa học, phù hợp với điều kiện

và đặc điểm của từng nước là rất quan trọng Hơn thế, việc lựa chọn, sử dụng Khung phân loại và vấn đề có tính quyết định tới chất lượng nguồn tin, hiệu quả phục vụ, khả năng chia sẻ và cung cấp thông tin của bất kỳ cơ quan thông tin – thư viện nào

Trước đây, thư viện Đại học Sư phạm Hà Hội 2 sử dụng Khung phân loại 19 lớp trong công tác phân loại và tổ chức kho sách cũng như xây dựng hệ thống tìm tin và hiện nay sử dụng Khung phân loại Dewey (DDC) Việt hoá 14

Sử dụng DDC là xu thế tất yếu, tiến tới thống nhất và chuẩn hoá về nghiệp vụ, chia sẻ thông tin toàn cầu Thư viện Đại học Sư phạm Hà Hội 2 là một trong những đơn vị đã mạnh dạn áp dụng DDC Việt hoá 14 vào công tác phân loại tài liệu tương đối sớm với mong muốn “chuẩn hoá để hội nhập”, trao đổi và chia sẻ thông tin Tuy nhiên, trong quá trình áp dụng thư viện Đại học Sư phạm Hà Nội 2 cũng có một số thuận lợi và khó khăn cần khắc phục

Với những lý do trên tôi đã quyết định chọn đề tài: “Công tác phân

loại tài liệu và tổ chức hệ thống tra cứu tìm tin theo ký hiệu phân loại tại thư viện Đại học Sư phạm Hà Nội 2” với mong muốn nâng cao hiệu quả

công tác phân loại và tổ chức tìm tin theo ký hiệu phân loại tại thư viện Đại học Sư phạm Hà Nội 2, đưa Thư viện ĐHSP Hà Nội 2 phát triển theo xu thế chung của sự nghiệp thư viện trong nước, khu vực và trên thế giới

2 Tình hình nghiên cứu theo đề tài

Nghiên cứu về công tác phân loại và tổ chức hệ thống tìm tin theo ký hiệu phân loại có nhiều đề tài và nghiên cứu ở các khía cạnh khác nhau như: Phân loại tài liệu và tổ chức bộ máy tra cứu tìm tin tại trung tâm thông tin – thư viện đại học Quốc gia Hà nội, Vấn đề phân loại và sắp xếp sách trong tổ chức kho mở tại thư viện, Lịch sử công tác phân loại tại thư viện Quốc gia Việt Nam…

3 Mục đích nghiên cứu

Tìm hiểu công tác phân loại và tổ chức hệ thống tra cứu tìm tin theo ký hiệu phân loại tại thư viện trường Đại học Sư phạm Hà Nội 2: Thực trạng cũng như giải pháp

4 Đối tượng nghiên cứu

Trên cơ sở khảo sát hiện trạng công tác phân loại tài liệu và tổ chức hệ thống tra cứu tìm tin theo ký hiệu phân loại tại thư viện Đại học Sư phạm Hà Nội 2, đưa ra những giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả phân loại và tổ chức

hệ thống tra cứu tìm tin theo ký hiệu phân loại tại thư viện Đại học Sư phạm

Hà Nội 2

5 Cơ sở lý luận và phương pháp nghiên cứu

- Cơ sở lý luận về nghiên cứu: Luận văn dựa trên lý luận về thông tin học, thư viện học nói chung và khoa học phân loại nói riêng

- Phương pháp nghiên cứu cụ thể: Luận văn sử dụng phương pháp logic, lịch sử, phân tích, so sánh, tống hợp, nghiên cứu tài liệu

6 Ý nghĩa lý luận và ý nghĩa thực tiễn

Ý nghĩa lý luận: Góp phần hoàn thiện hệ thống lý luận của khoa học phân loại tài liệu

+ Đề tài có thể sử dụng làm tài liệu nghiên cứu cho sinh viên chuyên ngành thông tin – thư viện và những người quan tâm đến công tác phân loại tài liệu và tổ chức hệ thống tra cứu tìm tin trong thư viện

7 Giả thuyết nghiên cứu

Nếu thư viện Đại học Sư phạm Hà Nội 2 đào tạo được đội ngũ cán bộ vững vàng về phân loại, ngoại ngữ và tin học; áp dụng công nghệ thông tin vào công tác phân loại và tổ chức bộ máy tra cứu tìm tin; đào tạo người dùng tin về tìm tin theo ký hiệu phân loại; có kế hoạch hồi cố tài liệu hợp lý thì sẽ nâng cao hiệu quả công tác phân loại tài liệu và tổ chức hệ thống tra cứu tìm tin theo ký hiệu phân loại

8 Dự kiến kết quả nghiên cứu của luận văn

Ngoài phần lời nói đầu, kết luận, mục lục, phụ lục, tài liệu tham khảo, Luận văn dự kiến gồm 90 trang khổ giấy A4 với bố cục 03 chương:

Chương 1 Phân loại tài liệu, tìm tin theo ký hiệu phân loại và vai trò của phân loại tài liệu và tìm tin theo ký hiệu phân loại tại thư viện Đại học Sư phạm Hà Nội 2

Chương 2 Thực trạng công tác phân loại tài liệu và tổ chức hệ thống tra cứu tìm tin theo ký hiệu phân loại tại thư viện Đại học Sư phạm Hà Nội 2

Chương 3 Giải pháp nâng cao hiệu quả công tác phân loại tài liệu và tổ chức hệ thống tra cứu tìm tin theo ký hiệu phân loại tại thư viện Đại học Sư phạm Hà Nội 2

NỘI DUNG

CHƯƠNG 1 PHÂN LOẠI TÀI LIỆU, TÌM TIN THEO

KÝ HIỆU PHÂN LOẠI VÀ VAI TRÒ CỦA PHÂN LOẠI TÀI LIỆU, TÌM TIN THEO KÝ HIỆU PHÂN LOẠI TẠI THƯ VIỆN

ĐẠI HỌC SƯ PHẠM HÀ NỘI 2

1.1 Phân loại tài liệu và tìm tin theo ký hiệu phân loại

1.1.1 Khái niệm phân loại tài liệu

Công tác phân loại tài liệu luôn được các thư viện và cơ quan thông tin trên thế giới hết sức quan tâm Phân loại tai liệu là một khâu công tác quan trọng giúp cho việc kiểm soát thư mục, góp phần thúc đẩy việc khai thác, trao đổi thông tin trong phạm vi quốc gia và quốc tế Trên thế giới và một số thư viện lớn ở Việt Nam phân loại được áp dụng sâu rộng trong việc tổ chức kho

mở và tra cứu thông tin

Phân loại là sự phân chia, sắp xếp các sự vật, hiện tượng, khái niệm theo một trật tự nhất định ở những cấp độ nhất định dựa trên những thuộc tính giống và khác nhau giữa chúng để đưa chúng vào từng nhóm riêng biệt tùy vào mục đích phân loại

Phân loại tài liệu là quá trình phân tích tài liệu nhằm xác định những nội dung chủ yếu và thể hiện nội dung bằng các ký hiệu của khung phân loại

cụ thể, ký hiệu này có thể đơn giản hay phức tạp tùy thuộc vào nội dung vấn

đề đang đề cập

1.2.2 Khái niệm tìm tin và ngôn ngữ tìm tin

Hiện nay thuật ngữ tra cứu thông tin/ tra cứu tin/ tìm tin vẫn chưa có sự thống nhất Trong các cơ quan thông tin thư viện, thuật ngữ tìm tin được sử dụng tương đối thông dụng, còn thuật ngữ tra cứu được sử dụng và rất quen thuộc trong các thư viện từ lâu Thuật ngữ tìm tin (information retrieval) chủ

yếu được dùng để chỉ việc tra cứu tự động hóa có sử dụng máy tính điện tử, còn việc tra cứu thông tin theo phương pháp truyền thống dựa vào các công

cụ tra cứu thủ công được gọi là công tác tra cứu (Reference work) Khái niệm

về tìm tin/ tra cứu thông tin được nhiều tác giả đề cập đến Sau đây là một số định nghĩa:

Tra cứu thông tin là tập hợp các công đoạn kỹ thuật và logic với mục đích cuối cùng là tìm được các tài liệu, thông tin về chúng hoặc những sự kiện, dữ kiện riêng biệt về vấn đề mà người dùng tin cần thiết

Tìm tin, tra cứu thông tin hay là tập hợp các công đoạn có mục đích nhằm cung cấp cho người dùng tin những chỉ dẫn hoặc trả lời câu hỏi đột xuất hay thường xuyên của họ

Tìm tin là quá trình bao gồm những hoạt động mang tính logic nhằm mục đích cung cấp cho người dùng tin những thông tin phù hợp với yêu cầu của họ theo các dấu hiệu đã có

Tìm tin là quá trình so sánh những yếu tố đặc trưng của yêu cầu với những yếu tố đặc trưng của tài liệu nằm trong hệ thống, nhằm xác định sự tương hợp về nội dung, ý nghĩa của các dữ liệu được so sánh và lựa chọn các tài liệu/ thông tin nhằm đáp ứng nhu cầu

Từ các định nghĩa trên có thể thấy, tìm tin/ tra cứu thông tin là một thuật ngữ chung dùng để phản ánh quá trình tra cứu dữ liệu hoặc các nguồn tin, trong đó có cả các số liệu dữ kiện

Như vậy, tra cứu thông tin là quá trình xảy ra giữa con người và mảng tin thông qua các phương tiện công cụ/ hình thức lưu trữ thông tin cần thiết khác nhau như hệ thống mục lục, các bảng tra, các ấn phẩm thông tin các bộ phiếu tra cứu truyền thống/ điện tử cơ sở dữ liệu… Đó là những công cụ tra cứu thông tin quen thuộc trong các cơ quan thông tin – thư viện Để tra tìm thông tin cần thiết phải sử dụng một ngôn ngữ tìm tin

Công cụ tra cứu/ Nguồn tra tìm/ Bộ máy tra cứu – Đó chính là những nguồn thông tin cấp hai giúp người dùng tin có khả năng tiếp cận tới nguồn thông tin cấp một Các công cụ tra cứu được lưu trữ bằng các hình thức khác nhau như: hình thức lưu trữ thông tin truyền thống (thủ công), hình thức lưu trữ thông tin bán tự động hóa và hình thức lưu trữ thông tin tự động hóa Dựa vào các công cụ tra cứu ta có các hình thức cụ thể sau:

- Tra cứu thông tin truyền thống/ thủ công: là quá trình tra cứu được thực hiện thông qua hệ thống tra cứu truyền thống/ thủ công như:

Hệ thống mục lục:

- Mục lục chữ cái

- Mục lục phân loại

- Mục lục chủ đề,…

Hộp/ bộ phiếu tra cứu:

- Hộp/ bộ phiếu tra cứu chính

- Hộp/ bộ phiếu tra cứu chuyên đề

- Hộp/ bộ phiếu tra dữ kiện…

Ấn phẩm thông tin – thư mục:

- Bản thư mục

- Tạp chí tóm tắt

- Thư mục trích dẫn tạp chí khoa học

- Danh mục tài liệu,…

Tài liệu tra cứu:

- Bách khoa thư tổng hợp/ chuyên ngành/ chuyên đề

- Các loại từ điển

- Sổ tay tra cứu

- Niên giám

- Niên biểu…

Hiện nay, hầu hết các thư viện và các cơ quan thông tin sử dụng phương tiện tra cứu truyền thống hoặc sử dụng song song với phương tiện tra cứu tự động hóa Đối với các cơ sở dữ liệu/ ngân hàng dữ liệu tuy mới phát triển trong gần ba, bốn thập kỷ nhưng đã khẳng định được tính ưu việt của mình ( mỗi năm tăng trưởng vào khoảng 2,5%) Tại các thư viện trên thế giới việc tra cứu thông tin được tiến hành chủ yếu bằng phương tiện tự động hóa

Tra cứu thông tin tự động hóa:

Tra cứu thông tin tự động hóa còn được gọi là tìm tin tự động hóa Tìm tin tự động hóa là quá trình sử dụng máy tính điện tử và/ hoặc mạng máy tính

để tìm các thông tin máy tính đọc được được lưu trữ trên bộ nhớ của máy tính hoặc các thiết bị lưu trữ thông tin điện tử khác và thường được tổ chức dưới hình thức cơ sở dữ liệu

Tìm tin tự động hóa còn có thể gọi là tìm tin tin học hóa hoặc tìm tin theo chế độ đối thoại bởi đặc trưng quan trọng của tìm tin tự động hóa là việc lưu trữ và tìm kiếm thông tin được tiến hành trên cơ sở hệ thống tìm tin có các phương tiện tin học và với sự đối thoại giữa người tìm tin và hệ thống tìm tin

Bộ máy tra cứu trong tìm tin tự động hóa là các cơ sở dữ liệu

Các cơ sở dữ liệu có thể được chia thành:

Cơ sở dữ liệu thư mục (CSDL TM)

Cơ sở dữ liệu dữ kiện ( CSDL DK)

Cơ sở dữ liệu toàn văn: Bách khoa thư, từ điển, sổ tay tra cứu,…

Nhu cầu về sử dụng tài liệu của người dùng tin luôn phát triển cùng với

sự phát triển văn hóa, kinh tế, khoa học và kỹ thuật Nhu cầu khai thác, sử dụng tài liệu/ thông tin không chỉ giới hạn trong phạm vi một vùng, một đất nước thông qua việc trao đổi tài liệu, giao lưu giữa các tổ chức, các cơ quan khoa học, viện nghiên cứu, trường đại học, các thư viện và cơ quan thông tin trên toàn thế giới

Để người dùng tin khai thác được những thông tin cần thiết, có ích chứa trong tài liệu, các cơ quan thông tin – thư viện phải tổ chức tốt các hoạt động của mình, trong đó có việc xây dựng và áp dụng các ngôn ngữ tìm tin phù hợp

Do những đặc trưng của ngôn ngữ tự nhiên: tồn tại song song với nhiều ngôn ngữ, khác nhau về cấu trúc ngữ pháp, ngữ nghĩa phức tạp, đa dạng nên không thể dùng chúng để xử lý nội dung tài liệu và tra cứu về chúng Đòi hỏi phải xây dựng ngôn ngữ chuyên dụng để xử lý, tổ chức các hình thức lưu trữ thông tin và tra cứu thông tin Đó là ngôn ngữ chuyên dụng – ngôn ngữ tư liệu/ ngôn ngữ tìm tin

Ngôn ngữ tư liệu: Công cụ để xử lý nội dung tài liệu

Ngôn ngữ tìm tin: Công cụ để thể hiện yêu cầu tin

Ngôn ngữ tìm tin là ngôn ngữ nhân tạo do con người quy ước và xây dựng dùng để diễn đạt nội dung, ý nghĩa cơ bản của yêu cầu tin, thể hiện bằng một/ một số tài liệu/ thông tin nào đó đáp ứng yêu cầu tin đặt ra Ngôn ngữ tìm tin là phương tiện để ghi lại một cách cô đọng, có khả năng diễn đạt những khía cạnh chủ yếu của yêu cầu tin, được đánh chỉ số hoặc mã hóa theo một hệ thống thích hợp

Hiện nay có ba nhóm ngôn ngữ tìm tin chính đang được sử dụng rộng rãi trong các thư viện và cơ quan thông tin là:

- Ngôn ngữ tìm tin theo ký hiệu phân loại

- Ngôn ngữ tìm tin theo đề mục chủ đề

- Ngôn ngữ tìm tin theo từ khóa

Ngôn ngữ tìm tin sử dụng để tra cứu thông tin theo nội dung, có thể thực hiện việc tra cứu theo hình thức truyền thống cũng như hình thức tự động hóa

Ngôn ngữ tìm tin theo ký hiệu phân loại hay còn gọi là ngôn ngữ tìm tin theo môn ngành tri thức/ theo đẳng cấp hệ thống là loại ngôn ngữ tìm tin

cổ nhất và được áp dụng rất rộng rãi (có thể xếp thứ nhất trong các ngôn ngữ tìm tin) ở các thư viện và cơ quan thông tin Cơ sở để phân loại tài liệu cũng như xây dựng bộ máy tra cứu và thể hiện yêu cầu tin là các bảng phân loại – ngôn ngữ tiền kết hợp

Việc phân chia các môn ngành tri thức/ lĩnh vực khoa học trong từng bảng phân loại phụ thuộc vào quan điểm và cách phân định của người biên soạn Theo cấu trúc của các bảng phân loại, trong từng môn loại lớn lại có sự phân chia chi tiết theo đẳng cấp Quan hệ thứ bậc là quan hệ cơ bản đóng vai trò quyết định trong hệ thống phân loại Do đó khi áp dụng việc xây dựng mục lục phân loại chúng ta sẽ có một hệ thống các dấu hiệu tìm tin theo sơ đồ hình cây

Hiện nay trên thế giới tồn tại song song nhiều bảng phân loại khác nhau Để thuận lợi cho việc xử lý của cán bộ thông tin – thư viện cũng như người dùng tin các cơ quan thông tin – thư viện hầu như chỉ sử dụng một bảng phân loại để phân loại tài liệu và ấn phẩm thông tin, tổ chức vốn tài liệu

Qua khảo sát các bảng phân loại đang sử dụng, mỗi bảng được xây dựng đều có quan điểm, đặc thù riêng, song các bảng phân loại đã thực hiện được:

Tính khoa học: Tính chất này thể hiện ở trật tự sắp xếp logic các lĩnh

vực tri thức, phản ánh sự phát triển và mối liên quan, cũng như mối danh giới giữa các bộ môn khoa học, phù hợp với phân loại khoa học hiện đại, có hệ

thống chỉ dẫn, chỉ chỗ hoàn hảo, thể hiện ở kết cấu các kí hiệu chặt chẽ và thống nhất, dễ nhớ dễ sử dụng

Tính hiện đại: tính chất này thể hiện trong nội dung các lớp và các lớp

con của bảng phân loại, bao hàm được những thành tựu khoa học tiên tiến của thế giới và có khả năng tiên đoán cho tương lai

Tính phổ cập và mềm dẻo: đây là khả năng co dãn và kết hợp của bảng

phân loại: nó có thể giản lược cho các thư viện quy mô nhỏ và có thể mở rộng cho các thư viện lớn mà không phá vỡ cấu trúc, có hệ thống các bảng trợ kí hiệu phong phú và bảng tra chủ đề đầy đủ

Tuy nhiên sử dụng loại ngôn ngữ tìm tin này chúng ta gặp phải một số khó khăn:

Với việc sắp xếp tài liệu theo hệ thống các kí hiệu phân loại vấn đề nghiên cứu thường được phản ánh trong nhiều lĩnh vực khác nhau do đó tài liệu về một vấn đề sẽ bị phân tán, xé lẻ ở nhiều môn khoa học khác nhau trong mục lục phân loại

Do phải quán triệt nguyên tắc phân loại theo môn ngành tri thức thể hiện mối quan hệ thứ bậc trong trật tự logic và các bảng phân loại là ngôn ngữ tìm tin tiền kết hợp, do đó chúng không thể hiện các vấn đề mới một cách kịp thời (phải đợi đến các kỳ chỉnh lý mới có thể bổ sung) Với kết cấu của hệ thống theo sơ đồ hình cây Mục lục phân loại chỉ đảm bảo cho việc thể hiện mối quan hệ nội hàm trong ngành tri thức mà không phản ánh được mối quan

hệ ngoại vi giữa các vấn đề

Dù cho các bảng phân loại được biên soạn đều dựa trên nhiều cơ sở khoa học nhất định và có những ưu thế khác nhau về phương pháp luận, song không thể tránh khỏi những hạn chế trong việc giới thiệu các vấn đề mới hoặc các vấn đề hẹp nhưng được nhiều người quan tâm

Tuy nhiên, không ai có thể phủ nhận được ngôn ngữ tìm tin theo môn loại cho phép định hướng và tra cứu thông tin theo hệ thống các môn ngành tri thức nhanh chóng, thuận tiện và đầy đủ nhất

Hiện nay, thư viện ĐHSP Hà Nội 2 đã xây dựng được các cơ sở dữ liệu (CSDL) phản ánh nguồn tài liệu hiện có tại cơ quan mình, nối mạng thông tin trong nước, từng bước hoàn thiện bộ máy tra cứu hiện đại để bạn đọc có thể tra cứu tài liệu một cách nhanh chóng và thuận tiện hơn

1.2 Khái quát về Thư viện trường Đại học Sư phạm Hà Nội 2

đó, trong các năm 1967 – 1975, trường gồm các khoa tự nhiên: Khoa Toán, Khoa Vật lý, Khoa Hoá, Khoa Sinh – Kỹ thuật nông nghiệp, Khoa Kỹ thuật Công nghiệp và Khoa Cấp 2 Trường đã đào tạo được hàng ngàn giáo viên và cán bộ giáo dục Nhiều cán bộ đó được thực tập, đào tạo, bồi dưỡng ở nước ngoài Trong điều kiện chiến tranh ác liệt, phải sơ tán, phong trào thi đua “Hai tốt” của trường vẫn không ngừng được đẩy mạnh Đội ngũ cán bộ trưởng thành đó có nhiều đóng góp quan trọng vào sự phát triển các ngành khoa học

cơ bản và sự nghiệp giáo dục của nước nhà

Trải qua 45 năm hình thành và phát triển, đến nay Nhà trường đã đạt được những bước phát triển vượt bậc cả về quy mô, đội ngũ và chất lượng đào tạo

Về quy mô đào tạo:

Trong giai đoạn hiện nay, mỗi năm Nhà trường tuyển sinh hơn 2000 sinh viên hệ chính quy, bên cạnh đó là các hình thức đào tạo theo địa chỉ, cử tuyển, hệ vừa học vừa làm,… Các ngành đào tạo đại học bao gồm 23 ngành, trong đó có 12 ngành cử nhân sư phạm và 11 ngành cử nhân khoa học, chủ yếu thuộc về các ngành khoa học cơ bản và khoa học xã hội

Ngoài đào tạo trình độ đại học, đến nay Nhà trường đang tiến hành đào tạo các chuyên ngành thạc sỹ với 9 chuyên ngành và một chuyên ngành nghiên cứu sinh

Về đội ngũ cán bộ:

Hiện nay Nhà trường có một đội ngũ cán bộ giảng viên mạnh cả về số lượng lẫn chất lượng, là những người giỏi về trình độ chuyên môn cũng như năng lực sư phạm Số lượng cán bộ của Nhà trường hiện có là 532, trong đó

gồm : 01 Giảng viên cao cấp, 123 Giảng viên chính, 187 giảng viên, 07 Phó Giáo sư, 43 Tiến sỹ, 160 Thạc sỹ, 06 Nhà giáo ưu tú Đặc biệt trong những

năm gần đây qua chính sách tuyển dụng, đội ngũ cán bộ, giảng viên Nhà trường ngoài trình độ chuyên môn còn phải đảm bảo trình độ cao về sử dụng ngoại ngữ

Về chất lượng đào tạo:

Trường đã đào tạo một đội ngũ lớn giáo viên cho các tỉnh, thành trong

cả nước với số lượng lên hơn 30.000 Rất nhiều trong số đó đã đảm nhiệm những vị trí chủ chốt tại các Sở giáo dục và các trường chuyên nghiệp

Thư viện trường Đại học Sư phạm Hà Nội 2 được hình thành ngay từ khi Trường được thành lập Trải qua hơn 40 năm hoạt động, Thư viện không ngừng phát triển cùng sự đi lên của Nhà trường Trong tiến trình đổi mới giáo dục, Thư viện đã và đang chuyển mình, đổi mới một cách toàn diện, sâu sắc, theo hướng hiện đại hóa, nhằm kịp thời đáp ứng những yêu cầu mới của hoạt động đào tạo, nghiên cứu khoa học và học tập trong điều kiện mới Từ năm

2000 Thư viện đã ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác quản lý nguồn tài liệu bằng việc sử dụng phần mềm CDS/ISIS Đến đầu năm 2005, Thư viện

đã xây dựng được cơ sở dữ liệu quản lý tài liệu thư viện với hơn 5000 biểu ghi Đặc biệt từ cuối năm 2005, với nguồn vốn từ dự án giáo dục đại học, Thư viện đã sử dụng phần mền Libol 5.5 vào trong công tác quản lý tài liệu và quản lý người dùng tin qua mạng nội bộ Cùng với đó là việc áp dụng các tiêu chuẩn quốc tế vào công tác biên mục Đó là các tiêu chuẩn: khổ mẫu MARC, AACR2, DDC Đến nay Thư viện đã xây dựng được một cơ sở dữ liệu thư mục với khoảng 20.000 biểu ghi, quản lý tích hợp các dạng tài liệu bao gồm: sách chuyên khảo, báo, tạp chí, bài trích báo, tạp chí, luận án, luận văn, khoá luận tốt nghiệp của sinh viên Toàn bộ các biểu ghi được áp dụng theo đúng các tiêu chuẩn quốc tế về công tác biên mục Dự kiến theo kế hoạch trong năm học 2013 – 2014, song song với việc sử dụng phần mềm Libol 5.5, Thư viện sẽ tiến hành nghiên cứu ứng dụng các phần mã nguồn mở vào việc quản

lý nguồn tài liệu số hiện có Năm 2012, thư viện đã mở thêm phòng đọc Đa phương tiện với số lượng máy tính là 30 máy cho phép cán bộ và sinh viên trong trường tra cứu tài liệu và thông tin phục vụ nghiên cứu, giảng dạy và học tập Từ đó tạo điều điều kiện cho việc quản lý và khai thác nguồn tài liệu đạt hiệu quả cao

1.1.2 Chức năng và nhiệm vụ

Trong thời kỳ công nghiệp hóa hiện đại hóa đất nước, tri thức và thông tin đã trở thành một nguồn tài nguyên quan trọng một trong những động lực chủ yếu của nền kinh tế, Đại học Sư phạm Hà Nội 2 là một trong những nơi đào tạo và nghiên cứu khoa học hàng đầu ở Việt Nam mang phần trách nhiệm nặng nề trong sự nghiệp phát triển nguồn lực con người của quốc gia

Thư viện trường Đại học Sư phạm Hà Nội 2 có chức năng đảm bảo việc thu thập, lưu trữ và phổ biến, cung cấp thông tin khoa học cho các ngành đào tạo cao học, cử nhân khoa học và cử nhân sư phạm, cũng như hỗ trợ khai

thác hiệu quả những nguồn thông tin phục vụ cho công tác giảng dạy học tập

và nghiên cứu khoa học của cán bộ, giảng viên, sinh viên nhà trường cùng với người dùng tin ngoài trường

Nhiệm vụ:

- Tham mưu cho lãnh đạo Đại học Sư phạm Hà Nội 2 để quyết định về phương thức tổ chức và hoạt động thông tin – thư viện nhằm phục vụ công tác nghiên cứu khoa học, giảng dạy và học tập của cán bộ và sinh viên trong trường

- Bổ sung - trao đổi, phân tích - xử lý, bảo quản các loại hình tài liệu và thông tin Tổ chức, sắp xếp, lưu trữ, bảo quản kho tài liệu của Đại học Sư phạm Hà Nội 2 bao gồm các ấn phẩm và vật mang tin

- Xây dựng, hoàn thiện hệ thống tra cứu, tìm kiếm phù hợp, thiết lập mạng lưới truy cập và tìm kiếm thông tin tự động hóa, hướng dẫn người dùng tin truy cập, khai thác kho tư liệu một cách hiệu quả

- Cung cấp các sản phẩm và dịch vụ thông tin, phục vụ cho công tác tìm kiếm và khai thác tài liệu của người dùng tin Các sản phẩm và dịch vụ bao gồm:

+ Dịch vụ mượn - trả

+ Dịch vụ tư vấn thông tin + Dịch vụ photocopy

+ Trưng bày giới thiệu sách + Tổ chức hội nghị, hội thảo + Đào tạo người dùng tin + Thông báo sách mới + Thư mục giới thiệu sách chuyên đề

- Nghiên cứu khoa học thông tin, thư viện, tư liệu Ứng dụng những thành tựu khoa học kỹ thuật mới vào công tác xử lý tài liệu và phục vụ bạn đọc

- Tổ chức đào tạo, bồi dưỡng nhằm nâng cao trình độ tổ chức, xử lý , cung cấp thông tin và tài liệu của đội ngũ cán bộ thông tin – thư viện đồng thời trang bị những kiến thức cần thiết về hình thức, cấu trúc cung cấp thông tin, phương pháp tra cứu, tìm kiếm và sử dụng thông tin cho cán bộ và sinh viên trong trường

- Tổ chức đội ngũ cán bộ, kho tài liệu, cơ sở hạ tầng và các tài sản của thư viện phù hợp với chức năng nhiệm vụ được giao theo quy định của Đại học Sư phạm Hà Nội 2

- Mở rộng hợp tác quốc tế, các cơ hội mở rộng nguồn tin, bổ sung vốn tài liệu, phát triển cơ sở vật chất

Để thực hiện được các chức năng và nhiệm vụ quan trọng nêu trên, Thư viện ĐHSP Hà Nội 2 đã tiến hành xây dựng phương hướng phát triển kho tư liệu khoa học cơ bản về tự nhiên, xã hội, giáo dục và công nghệ Thu thập, bổ sung, trao đổi, xử lý kỹ thuật, tổ chức bảo quản tài liệu khoa học Xây dựng

và khai thác cơ sở dữ liệu, đảm bảo thông tin nhanh và kịp thời cho bạn đọc Tiến hành nghiên cứu khoa học trên lĩnh vực thông tin – thư viện, đồng thời

mở các lớp đào tạo, bồi dưỡng kiến thức thông tin – thư viện cho các đối tượng sử dụng thư viện, giúp cho người dùng tin sử dụng thư viện một cách

dễ dàng Ngoài các hình thức phục vụ truyền thống với kho tài liệu “đóng”, Thư viện đã mở rộng các hình thức phục vụ với các kho tài liệu mở Tại đây, người dùng tin có thể tự do lựa chọn các loại hình tài liệu thích hợp cho công tác chuyên môn của mình Bên cạnh đó, với việc mở phòng Đa phương tiện, bạn đọc có thể tra tìm tài liệu và tiếp cận trực tiếp với cơ sở dữ liệu toàn văn

về luận án, luận văn, khóa luận tốt nghiệp

1.1.3 Cơ cấu tổ chức, nguồn nhân lực

Đến nay, số cán bộ của Thư viện là 17 người (thời kỳ đầu mới thành lập, con số này là chưa tới 10 người), phần lớn là các cán bộ có trình độ chuyên môn và được đào tạo có hệ thống, đúng chuyên ngành thông tin - thư

viện Một số được đào tạo về chuyên ngành công nghệ thông tin, ngoại ngữ

và được đào tạo qua các lớp bồi dưỡng về nghiệp vụ thư viện Để đáp ứng tốt hơn những yêu cầu mới của hoạt động thông tin - thư viện, đội ngũ cán bộ này luôn được tạo nhiều điều kiện thuận lợi để tham gia học tập, nâng cao tay nghề, phát triển kiến thức và kỹ năng nghề nghiệp Hiện nay 01 cán bộ có trình độ Thạc sỹ và 02 cán bộ đang theo học sau đại học và nhiều cán bộ được

cử theo học các khóa đào tạo nâng cao nghiệp vụ, tham gia các hội thảo chuyên môn…

Ngoài Ban Chủ nhiệm thư viện (01 Chủ nhiệm, 01 Phó Chủ nhiệm), các cán bộ được phân bổ về các tổ chuyên môn sau: Tổ nghiệp vụ – bổ sung,

Tổ phục vụ đọc, Tổ phục vụ mượn Nhân sự của các tổ này hiện đang đảm nhận công việc tại các phòng chức năng sau đây:

- Phòng Nghiệp vụ – Bổ sung

- Phòng Đọc tổng hợp (hơn 300 chỗ ngồi dành cho người dùng tin)

- Phòng Tra cứu và sách ngoại văn (hoạt động theo phương thức kho mở)

- Phòng Báo, tạp chí lưu và luận văn (hoạt động theo phương thức kho nửa đóng, nửa mở)

- Phòng Đa phương tiện

- Phòng báo, tạp chí ngày (hoạt động theo phương thức kho mở)

- Phòng Mượn tài liệu tham khảo

bổ sung và các phòng đọc tại chỗ Các phòng thuộc khu vực nhà đa năng được trang bị đầy đủ điều hoà nhiệt độ (đảm bảo điều kiện tốt cho bảo quản tài liệu và môi trường học tập tốt), máy tính nối mạng (mạng LAN và mạng Internet), đầu đọc mã vạch, hệ thống ánh sáng đủ tiêu chuẩn Khu vực nhà 10

là trụ sở làm việc của Thư viện từ năm 2005 trở về trước, là nơi lưu trữ kho sách và phòng làm việc của các phòng mượn sách giáo trình Tại đây điều kiện làm việc vẫn còn hạn chế, vẫn chưa có hệ thống máy tính nối mạng và hình thức phục vụ truyền thống qua hệ thống sổ sách

Trang thiết bị:

Là một mô hình thư viện truyền thống đang trong quá trình tin học hoá, Thư viện có đầy đủ các trang thiết bị cần có của một thư viện truyền thống và các phương tiện kỹ thuật phục vụ cho việc ứng dụng các công nghệ hiện đại Các trang thiết bị đó bao gồm:

Hệ thống bàn ghế, giá sách, tủ mục lục phù hợp với diện người dùng tin cần phục vụ của Thư viện cũng như công tác quản lý tài liệu

Hệ thống máy tính kết nối mạng LAN và mạng Internet, bao gồm 45 máy tính trong đó có 06 máy sử dụng cho công tác bổ sung và xử lý tài liệu,

07 máy sử dụng cho việc tra cứu của người dùng tin, 25 máy phục vụ cho đọc tài liệu dạng file, 07 máy dành cho cán bộ quản lý Thư viện và cán bộ các phòng phục vụ

Hệ thống cổng từ

Các loại máy in, bao gồm máy 02 in lazer, 01 máy in barcode, 01 máy

in màu

01 máy photo copy

1.1.5 Nguồn lực thông tin

Nguồn lực thông tin là tổ hợp các tài liệu phản ánh những kết quả nghiên cứu khoa học trong hoạt động nhận thức và thực tiễn của con người và các tài liệu đó phải được thu thập, xử lý lưu trữ, bảo quản và tổ chức khai thác

trong một hệ thống thông tin Thành phần của nguồn lực thông tin bao gồm nhiều loại hình tài liệu như tài liệu trên giấy, tài liệu điện tử, tài liệu công bố

và tài liệu không công bố Ngoài ra, nguồn lực thông tin còn bao hàm cả bộ máy tra cứu, nhất là các cơ sở dữ liệu của các cơ quan thông tin

Nguồn lực thông tin của Thư viện trường Đại học Sư phạm Hà Nội 2 bao gồm nhiều loại hình khác nhau với hai nhóm chính gồm tài liệu truyền thống, tài liệu điện tử

Tài liệu truyền thống bao gồm các loại sách chuyên khảo, giáo trình, báo, tạp chí, luận án, luận văn, khoá luận tốt nghiệp của sinh viên Số lượng

Bảng 1.1 Số lượng tài liệu theo hình thức

Các loại tài liệu trên bao gồm cả tài liệu tiếng Việt và tài liệu tiếng nước ngoài (Anh, Pháp, Nga, Trung Quốc) Các tài liệu điện tử được thống kê

ở trên là các file text tương ứng với các luận văn thạc sỹ và khoá luận tốt nghiệp của sinh viên nộp lưu chiểu vào Thư viện từ năm 2007, đính kèm cùng với các bản in Các tài liệu đa phương tiện bao gồm các đĩa CD, CD-ROM và các băng casset

Các tài liệu trên bao gồm cả tài liệu tiếng Việt và tài liệu tiếng nước ngoài (Anh, Nga, Trung Quốc), trong đó có 33.783 sách tiếng Nga, 10314 sách tiếng Anh, 313 sách tiếng Trung Quốc, 125 sách tiếng Pháp

Nguồn tài liệu của Thư viện Hà Nội 2 đã được chuyển hoàn toàn vào quản lý bằng tin học Một bộ phận tài liệu thuộc kho giáo trình tuy đã được hồi cố quản lý bằng phần mềm Libol nhưng hình thức phục vụ vẫn bằng phương pháp thủ công Tài liệu của Thư viện ĐHSP Hà Nội 2 được bổ sung dựa trên thực tiễn các ngành đào tạo của trường và hiện có số lượng như sau:

Nếu phân theo tỉ lệ đầu ấn phẩm thì tài liệu dạng sách chiếm tỷ áp đảo, tiếp đó là luận án, luận văn, khóa luận tốt nghiệp, sau đó là bài trích báo - tạp chí và cuối cùng là báo - tạp chí (chiếm 1,59%) Tỉ lệ cụ thể được thể hiện ở Hình 1.2

Hình 1.2: Biểu đồ tỉ lệ đầu ấn phẩm theo dạng tài liệu

Xét về nội dung tài liệu, số tài liệu về chuyên ngành Văn học chiếm tỉ lệ nhiều nhất (chiếm 25%), tiếp đó là tài liệu chính trị xã hội (chiếm 18%), tiếp

đó là Toán học (chiếm 10%), theo đó là chuyên ngành Sinh học (chiếm 6%), chuyên ngành Lịch sử - địa lý chiếm tỷ lệ là 5%, các chuyên ngành Vật lý - thiên văn và Hóa học cùng chiếm tỷ lệ là 3%, các chuyên ngành Tin học và

Ngôn ngữ học cùng chiếm tỷ lệ là 4%, còn lại là các chuyên ngành (khác chiếm 22%) Số liệu cụ thể đƣợc phản ánh ở Bảng 1.2:

Nội dung Số lƣợng tên tài liệu Tỷ lệ

Hình 1.3 phản ánh cơ cấu vốn tài liệu của thư viện theo chủ đề như sau:

Nội dung vốn tài liệu

Chính trị xã hội Nội dung khác

Hình 1.3: Thành phần nội dung vốn tài liệu

Trên đây cho ta thấy, nguồn lực thông tin của Thư viện có nội dung bao quát các ngành đào tạo của trường, bao gồm các ngành khoa học cở bản, các khoa học chính trị xã hội, nội dung mang tính tổng hợp

Hiện tại, Thư viện đã đưa các tiểu chuẩn quốc tế tiên tiến về xử lý thông tin, áp dụng cho nguồn lực thông tin của mình Áp dụng các tiêu chuẩn quốc tế về công tác biên mục (AACR2, DDC, MARC 21), Ứng dụng phần mềm tích hợp quản trị thư viện Libol 5.5 vào xử lý và tổ chức khai thác nguồn lực thông tin Xây dựng các cơ sở dữ liệu quản lý các loại hình tài liệu cơ bản bao gồm: Cơ sở dữ liệu sách; cơ sở dữ liệu luận án, luận văn; cơ sở dữ liệu bài trích tạp chí Quản lý nguồn lực thông tin thông qua hệ thống máy tính kết nối mạng LAN và mạng Internet

Đối với nguồn tài liệu đa phương tiện và tài liệu số hoá, Thư viện đang lên kế hoạch trong năm học 2013 – 2014 sẽ tiến hành tổ chức phòng đọc đa

phương tiện, nghiên cứu triển khai sử dụng phần mềm Dspace để quản lý nguồn tài liệu số hiện có

Hiện nay, Thư viện đã tiến hành xử lý hồi cố toàn bộ các kho tài liệu Tin học hoá hoàn toàn việc quản lý nguồn lực thông tin Như vậy nguồn lực thông tin của Thư viện được đảm bảo về tính giá trị, tính chia sẻ, tính truy cập, giúp cho cán bộ, giảng viên và sinh viên Nhà trường khai thác và sử dụng nguồn lực thông tin của Thư viện một cách hiệu quả

1.2.6 Người dùng tin và nhu cầu tin

Để góp phần tích cực đưa Đại học Sư phạm Hà Nội 2 làm tròn nhiệm vụ

là trung tâm đào tạo và nghiên cứu khoa học chất lượng cao của khu vực Trung Bắc, Thư viện ĐHSP Hà nội 2 từng bước phấn đấu hoàn thành và phát triển nhằm tổ chức cho cán bộ, nghiên cứu sinh và sinh viên trong trường khai thác,

sử dụng thuận lợi và có hiệu quả các loại hình tài liệu do thư viện quản lý

Người dùng tin là một con người cụ thể trong xã hội, có nhu cầu tin và

sử dụng thông tin để thoả mãn nhu cầu của mình thông qua việc sử dụng các sản phẩm và dịch vụ thông tin

Nhu cầu tin là những đòi hỏi khách quan của con người đối với việc tiếp nhận và sử dụng thông tin nhằm duy trì hoạt động sống của con người

Hiện nay, Thư viện ĐHSP Hà nội 2 đang đứng trước những thử thách lớn do đội ngũ người dùng tin phát triển rất đa dang Người dùng tin của Thư viện trưởng Đại học Sư phạm Hà Nội 2 thuộc nhiều đối tượng khác nhau với các nhu cầu tin đa dạng và có thể chia thành các nhóm cơ bản sau:

- Nhóm người dùng tin là cán bộ, giảng viên

- Nhóm người dùng tin là sinh viên

- Nhóm người dùng tin là học viên cao học

Để tiến hành nghiên cứu về người dùng tin và nhu cầu tin, luận văn chủ yếu sử dụng phương pháp phỏng vấn, quan sát, thống kê yêu cầu tin và phân tích các dữ liệu quản lý trên phần mềm Libol

1.2.6.1 Cán bộ, giảng viên

Theo số liệu thống kê từ phần mềm Libol, số lượng người dùng tin thuộc đối tượng này chiếm một tỷ lệ nhỏ so với tổng số người dùng tin của Thư viện với 56 thẻ được cấp trên tổng số 7728 thẻ Tuy nhiên số cán bộ thực

sử dụng tài liệu của Thư viện cao hơn con số này bởi những quy định về đăng

ký và sử dụng tài liệu của Thư viện đối với nhóm người dùng này vẫn chưa được chặt chẽ Phần lớn các cán bộ giảng viên đến mượn và đọc tài liệu của Thư viện đều không dùng thẻ Tuy nhiên có sổ theo dõi để quản lý việc mượn trả của đối tượng này

Đặc điểm của nhóm người dùng tin này:

- Họ là những người có trình độ chuyên môn cao, phần lớn là những người có học vị Thạc sỹ trở lên

- Là những người giỏi ngoại ngữ, đặc biệt là nhóm cán bộ giảng dạy Trong số 10 người được hỏi thì có 09 người trả lời là biết sử dụng tiếng Anh

để đọc dịch tài liệu, 03 có thể sử dụng cả tiếng Anh và và tiếng Nga, 02 người

có thể dụng dụng tiếng Anh và tiếng Trung Quốc, 01 trả lời không biết sử dụng ngoại ngữ

- Các đối tượng thuộc cán bộ quản lý là những người có ít thời gian nên sử dụng tài liệu của Thư viện chủ yếu dưới hình thức mượn về nhà Các đối tượng người dùng là cán bộ giảng dạy có nhiều thời gian hơn nhưng có tâm lý ngại lên thư viện nên cũng thường mượn tài liệu về nhà

- Về các kỹ năng sử dụng và khai thác nguồn lực thông tin Đây là nhóm đối tượng không được qua các lớp giới thiệu và hướng dẫn sử dụng thư viện, họ thường tìm kiếm tài liệu theo thói quen hoặc nhờ cán bộ Thư viện tìm giúp

Về nhu cầu tin:

Theo số liệu thống kê từ phần mềm, trong số 159 lượt mượn/42 thẻ người dùng tin là cán bộ giảng viên mượn tài liệu của Thư viện trong tháng

3/2013, có 38 tài liệu được mượn thuộc lĩnh vực toán học, 30 tài liệu vật lý,

25 tài liệu hoá học, 40 tài liệu sinh học, 52 tài liệu văn học, 12 tài liệu thuộc các lĩnh vực khác Như vậy, tài liệu mà nhóm này thường quan tâm là các tài liệu về các chuyên ngành đào tạo của trường, sử dụng cho công việc giảng dạy và nghiên cứu của họ

Nhu cầu về ngôn ngữ tài liệu, trong tổng số 159 lượt mượn thì có 92 lượt mượn là tài liệu tiếng Anh, 67 lượt là tài liệu tiếng Việt Như vậy, nhu cầu sử dụng tài liệu tiếng Anh chiếm một tỷ lệ lớn

Nhu cầu về loại hình tài liệu, các loại tài liệu thường được mượn nhiều

là sách chuyên khảo (126/159 lượt), số còn lại chủ yếu là các tạp chí chuyên ngành

1.2.6.2 Sinh viên

Đây là nhóm người dùng tin chiếm số lượng lớn so với tổng số người dùng tin của thư viện với 7564 thẻ người dùng được đăng ký tại Thư viện Đặc điểm của nhóm người dùng tin này:

- Là những người có trình độ học vấn cao, một số có khả năng sử dụng tiếng Anh để đọc dịch tài liệu Tuy nhiên theo đánh giá chất lượng đầu ra thì trình độ ngoại ngữ của sinh viên trong Trường vẫn còn nhiều hạn chế, do đó

số lượng sinh viên biết sử dụng tài liệu tiếng Anh không nhiều;

- Có nhiều thời gian cho việc khai thác và sử dụng tài liệu;

- Có những kỹ năng cơ bản tìm kiếm và khai thác nguồn lực thông tin của Thư viện do được học qua chương trình giới thiệu và hướng dẫn sử dụng Thư viện, tuy nhiên chương trình này được tổ chức chưa sâu nên năng lực kiến thức thông tin của sinh viên trong Trường vẫn còn hạn chế

Nhu cầu tin:

Qua thống kê lượt bạn đọc của Thư viện trong tháng 3 năm 2013 cho thấy, số lượng tài liệu mà nhóm bạn đọc này quan tâm và sử dụng nhiều nhất

là các tác phẩm văn học (3743/4041 lượt), tiếp đến là các tài liệu về giáo dục chính trị (1267 lượt), toán học (9530 lượt), sinh học (895), hoá học (645)

Đối với ngôn ngữ tài liệu, trong số 195 lượt tài liệu tiếng Anh được mượn trong tháng thì có 36 lượt được mượn bởi đối tượng người dùng tin này Như vậy nhu cầu sử dụng tài liệu tiếng Anh của sinh viên ở mức thấp, nguyên nhân là do trình độ tiếng Anh của họ còn hạn chế

Đối với loại hình tài liệu, loại hình tài liệu được mượn nhiều nhất là sách chuyên khảo (35 708 lượt), tiếp đến là luận án, luân văn, khoá luận tốt nghiệp (26080 lượt), Nhu cầu về sử dụng loại hình tài liệu không ổn định theo các thời kỳ trong năm học Thông thương tháng 3 là tháng các sinh viên phải hoàn thành khoá luận tốt nghiệp của mình nên lượng tài liệu luận án, luận văn, khoá luận tốt nghiệp được sử dụng nhiều

Về nhu cầu tin:

Nội dung tài liệu mà nhóm này thường quan tâm là các tài liệu về các chuyên ngành sâu tương ứng với các ngành đào tạo Thạc sỹ của Nhà trường, bao gồm: toán giải tích, vật lý lý thuyết, giáo dục tiểu học, lý luận văn học Loại hình tài liệu mà nhóm người dùng tin quan tâm và sử dụng nhiều nhất là

các luận án, luận văn

1.3 Vai trò của công tác phân loại tài liệu, tìm tin theo ký hiệu phân loại tại thư viện ĐHSP Hà Nội 2

Trong công cuộc xây dựng đất nước, thư viện và cơ quan thông tin đã đóng góp phần không nhỏ vào sự phát triển mọi mặt đời sống xã hội Nhất là trong giai đoạn hiện nay Việt Nam đang gia tăng giao lưu văn hóa với các nước trên thế giới Thư viện trở thành yếu tố không thể thiếu trong hoạt động truyền bá thông tin đó Ngôn ngữ tìm tin theo phân loại là một trong những phương thức tra cứu thông tin, giúp phổ biến tài nguyên tri thức một cách có

tổ chức, có chất lượng cao được sử dụng rộng rãi trong cộng đồng thư viện trên toàn thế giới cũng như ở Việt Nam

Phân loại tài liệu được hiểu là sự phân chia các tài liệu theo từng môn loại tri thức dựa trên cơ sở nội dung của chúng, gắn cho chúng một ký hiệu phân loại nhất định và sắp xếp chúng theo một trật tự nhất định

Như vậy phân loại tài liệu là quá trình phân tích tài liệu nhằm xác định nội dung chủ yếu và thể hiện nội dung đó bằng những ký hiệu của khung phân loại cụ thê Ký hiệu này có thể đơn giản hay phức tạp là tùy thuộc vào nội dung tài liệu đề cập Phân loại tài liệu theo nghĩa rộng hơn, nó không chỉ phục

vụ cho thư viện mà còn cho các lĩnh vực khác liên quan như các công việc lưu trữ, bảo tàng, phát hành, xuất bản, triển lãm sách báo…

Nhiệm vụ của thư viện là phục vụ người đọc bằng nguồn tài liệu của mình, phải luôn đáp ứng được nhu cầu đa dạng của người đọc về hình thức lẫn nội dung tài liệu Do đó thư viện cần tiến hành xử lý tài liệu theo nhiều cách khác nhau: Xử lý hình thức tài liệu gọi là biên mục, mô tả bao gồm kê khai các yếu tố như tên sách, tên tác giả, chi tiết xuất bản, tùng thư, khổ giấy… Xử lý nội dung tài liệu bao gồm nhiều công đoạn như phân loại tài liệu, định chủ đề (Biên mục chủ đề), định từ khóa…

Công tác phân loại luôn được các thư viện và cơ quan thông tin trên thế giới hết sức quan tâm, giúp cho việc kiểm soát thư mục, góp phần thúc

đẩy việc khai thác, trao đổi thông tin trong phạm vi quốc gia và quốc tế Trên thế giới và một số thư viện lớn ở Việt Nam, phân loại được áp dụng sâu rộng trong việc tổ chức kho mở và tra cứu thông tin

Đối với chức năng sắp xếp tài liệu trên giá, phân loại tài liệu nhằm mục đích tập trung tất cả các tài liệu của cùng một môn loại tri thức vào với nhau

và đặt vào những vị trí gần nhau để giúp người dùng tin nhận biết và xác định

vị trí tài liệu một cách nhanh chóng thông qua ký hiệu phân loại Phân loại còn được dùng để tổ chức tạo lập, sắp xếp các đề mục trong bảng thư mục, tổ chức mục lục phân loại, xây dựng vốn tài liệu, tuyên truyền giới thiệu tài liệu, tìm tin trong các cơ sở dữ liệu

Mục lục phân loại là công cụ tra cứu tin truyền thống trong thư viện và

cơ quan thông tin Đó là hoạt động thu thập, xử lý, lưu trữ, tìm kiếm và phổ biến thông tin được ghi lại trong tài liệu, phục vụ cho mọi mục đích sử dụng tài liệu khác nhau của xã hội Với mục lục phân loại, người đọc chỉ cần xác định vấn đề mình cần nghiên cứu thuộc ngành khoa học nào, qua đó học có thể tìm thấy những tài liệu mình cần Ngoài ra, mục lục phân loại còn giúp cho cán bộ thư viện nhanh chóng nắm bắt được nội dung kho tài liệu giúp họ trả lời nhu cầu tin, biên soạn thư mục chuyên đề, lựa chọn tài liệu phục vụ triển lãm…

Sự thống nhất về mặt phương pháp trong quá trình phân loại có ý nghĩa

to lớn trong công tác tổ chức kho và một số công tác khác như lưu trữ, tìm kiếm thông tin và công tác biên mục tập trung trong hoạt động thư viện Trong thế kỷ trước, vai trò của các khung phân loại thư viện được nâng cao như là công cụ để định vị tài liệu trên giá, tìm lướt tài liệu qua mục lục truy cập công cộng trực tuyến (OPAC), và hiện nay để tổ chức và tiếp cận thông tin số hóa trong môi trường kết nối mạng

Một trong những yếu tố quyết định hiệu quả hoạt động của mạng lưới các cơ quan thông tin thư viện là đảm bảo sự thống nhất các mặt hoạt động

trên cơ sở tiêu chuẩn hóa Chuẩn hóa xử lý nghiệp vụ Thông tin – Thư viện ở Việt Nam sẽ góp phần vào sự phát triển chính sách về thông tin và tạo lập cơ

sở hạ tầng thông tin quốc gia Vì vậy việc áp dụng các tiêu chuẩn quốc tế vào trong công tác thư viện là vừa là nhu cầu tự thân vận động nhưng đồng thời là đòi hỏi của quốc tế khi Việt Nam gia nhập WTO

Với sự ra đời của bản dịch phần mềm biên mục đọc máy MARC21 (2004); Khung phân loại thập phân (bản rút gọn) DDC14 (2006); Quy tắc biên mục Anh - Mỹ AACR2 (2009); Và DDC22 (Khung phân loại thập phân bản đầy đủ) sắp tới thì công tác biên mục của các thư viện Việt Nam đã có bước tiến mới trên con đường chuẩn hóa và hội nhập quốc tế trong lĩnh vực thông tin thư viện

Trước năm 2007, các hệ thống thư viện trong toàn quốc đã sử dụng nhiều khung phân loại khác nhau như BBK, bảng phân loại 19 lớp, UDC…

do đó gây khó khăn cho việc trao đổi nghiệp vụ và chia sẻ thông tin Mong muốn của nhiều thế hệ cán bộ thư viện Việt Nam về việc sử dụng thống nhất các chuẩn nghiệp vụ trong đó có việc sử dụng chung một khung phân loại và khung phân loại DDC đã được lựa chọn dựa trên những ưu điểm phù hợp với các hệ thống thư viện ở Việt Nam từ năm 2007 theo văn bản 1598/BVHTT-

TV của Bộ Văn hóa – Thông tin (nay là Bộ Văn hóa, Thể thao và Du lịch) về việc áp dụng chuẩn nghiệp vụ trong các thư viện Việt Nam với chủ trương: Chuẩn hóa - Hội nhập - Phát triển Tuy nhiên kể từ đó đến nay việc áp dụng các chuẩn nghiệp vụ trong các cơ quan thông tin - thư viện trong cả nước chưa được triển khai đồng đều

Trong các khung phân loại (KPL) được sử dụng tại Việt Nam trước năm 2007, KPL 19 lớp của thư viện Quốc gia Việt Nam (TVQGVN) là khung phân loại được sử dụng nhiều nhất Đây là khung phân loại cho các thư viện công công do TVQGVN biên soạn Tuy nhiên tên gọi ban đầu của nó là KPL

17 lớp, được xuất bản lần đầu tiên vào năm 1961 dựa trên cơ sở KPL dùng cho đại chúng của Liên Xô những năm 60 có nguồn gốc DDC

BBK là khung phân loại của Liên Xô cũ ra đời vào năm 1960 do Thư viện Khoa học Kỹ thuật trung ương biên soạn, được xây dựng trên cơ sở phân loại khoa học của Ăng-ghen chia toàn bộ chi thức của nhân loại thành 28 dãy

cơ bản tương ứng với 28 chữ cái của Nga Đến năm 1983 Bảng phân loại BBk chính thức được sử dụng để phân loại ở TVQGVN và đồng thời sử dụng song song Bảng phân loại 19 lớp cho biên mục tập trung TVQGVN sử dụng BBK đến giữa năm 2007

KPL Thập tiến quốc tế UDC là một KPL do hai nhà thư mục học người

Bỉ là Paul Otlet và Henri la Fontaine xây dựng từ cuối thê kỷ XIX Nó dựa trên KPL DDC, nhưng mạnh hơn UDC sử dụng một số dấu bổ trợ để mở rộng thêm những khía cạnh đặc biệt của một chủ đề cụ thể cũng như chỉ ra mối liên hệ giữa các chủ đề UDC sử dụng các chữ số Ả-rập và dựa trên hệ đếm thập phân Một tư liệu có thê được phân loại bằng sự kết hợp của chỉ số ứng với nhiều lĩnh vực khác nhau thông qua các dấu hiệu đặc biệt

Ngoài ra cũng phải kể đến một số bảng phân loại khác như Bảng phân loại Thập phân bách khoa, khung đề mục quốc gia, Bảng phân loại dùng cho các thư viện các trường phổ thông… và một số bảng phân loại dùng cho các loại hình tài liệu đặc biệt Sự hiện diện của các bảng phân loại rất phong phú,

đa dạng nhưng nhìn chung các bảng phân loại này đều có nhược điểm chung

là không được cập nhật

Hệ thống phân loại thập phân Dewey (Dewey Decimal Classification System – DDC) do ông Melvil Dewey sáng lập năm 1873 và được xuất bản lần đầu năm 1876 KPL Dewey đã được nhà xuất bản Forest Press xuất bản,

và vào năm 1988 nhà xuất bản này trở thành một đơn vị của hệ thống OCLC (Online Computer Library Center)

DDC là KPL được sử dụng, nghiên cứu và thảo luận nhiều nhất trên thế giới cũng như hệ thống thư viện thuộc khu vực Châu Á – Thái Bình Dương và khu vực Đông Nam Á như Philippine, Indonesia, Singapore, Thái Lan, Lào, đặc biệt là đã được sử dụng cho mục lục trực tuyến OCLC và WorldCat… Với các ưu thế về cấu trúc, về tính cập nhật và toàn cầu hóa, tính đến nay DDC đã được xuất bản 23 lần, cập nhật liên tục nhất so với các khung phân loại được sử dụng tại Việt Nam

Điểm mạnh và hạn chế của phân loại trong hoạt động thư viện hiện nay

Điểm mạnh:

- Một phương pháp phân loại hiện đại sẽ dễ dàng đáp ứng tốt nhu cầu tìm kiếm thông tin trong hệ thống mục lục truyền thống cũng như hệ thống mục lục truy cập công cộng trực tuyến (OPAC)

- Mục đích của việc phân loại là nhằm đáp ứng yêu cầu tổ chức kiến thức thông tin ngày càng được chú trọng nhiều hơn Trong môi trường điện tử vai trò của phân loại được đặc biệt nhấn mạnh trong tìm tin, quản lý thông tin

và trong nghiên cứu Hệ thống các ký hiệu phân loại được sử dụng nâng cao hiệu quả tìm tin trực tuyến Người dùng tin sử dụng ký hiệu phân loại để sàng lọc diện tìm kiếm bằng ngữ cảnh hay xác định các trọng tâm của vấn đề cần tìm Đặc biệt hiện nay trong môi trường thư viện điện tử, ngôn ngữ tìm tin phân loại – kết quả của quá trình phân loại tài liệu – càng khẳng định vị trí và tầm quan trọng của mình trong quá trình tìm tin, trong đó các ký hiệu phân loại đã trở thành các điểm truy cập tìm tin hữu hiệu theo nội dung các lĩnh vực tri thức khác nhau của nhân loại

- Hiện nay, trên cơ sở dữ liệu tra cứu trực tuyến của Thư viện ĐHSP hà Nội 2, phân loại cũng đóng vai trò là một điểm truy cập trực tiếp để tìm tin Ngoài ra Thư viện ĐHSP hà Nội 2 cũng tổ chức các phòng đọc kho mở được sắp xếp theo các ký hiệu phân loại DDC14 và ký hiệu xếp giá theo tên sách và

chia kho theo chủ đề: Đa ngôn ngữ; Khoa học xã hội và nhân văn; Khoa học tự nhiên và ứng dụng; Nghiên cứu Tổ chức kho mở theo phân loại sẽ giúp bạn đọc tiếp cận tới tài liệu nhanh hơn, bớt thời gian viết phiếu và chờ đợi, có thê tiếp cận với nhiều tài liệu trong cùng một lĩnh vực Người đọc và người dùng tin có thể nhanh chóng nhận biết được vị trí của tài liệu thông qua việc tập hợp tất cả các tài liệu có cùng một nội dung vào một vị trí xác định trên giá

- Chất lượng phân loại đôi khi còn tùy thuộc vào trình độ của cán bộ phân loại chưa khách quan

- Đối với những thư viện hay trung tâm thông tin có quy định đánh nhiều chỉ số phân loại sẽ gây loạn chủ đề, khó khăn tron việc sắp xếp sách trên giá theo kho mở và truy tìm trên CSDL trực tuyến

Trước kia trong các bảng phân loại đã được sử dụng ở Việt Nam chưa

có bảng nào thực sự chú trọng đến việc đặt ra các nguyên tắc và biên soạn bảng hướng dẫn và sử dụng bảng phân loại Khác với các nước ngoài, ứng dụng chủ yếu của phân loại tài liệu ở Việt Nam là để xây dựng ngôn ngữ tìm tin Vì thế các thư viện có xu hướng chung là phản ánh đầy đủ nội dung tài liệu bằng ký hiệu (nếu tài liệu nói về 3 vấn đề trở xuống) Tuy nhiên việc áp dụng phân loại cũng không hoàn toàn thống nhất trong các thư viện Có thư

viện (chẳng hạn thư viện Thông tin khoa học xã hội) đã định tới 4 ký hiệu phân loại cho một tài liệu trong khi nhiều thư viện chỉ lấy tối đa là 2 ký hiệu Hầu hết các bảng phân loại đều bị đánh giá là chưa đáp ứng yêu cầu chi tiết hóa cho các chuyên ngành phục vụ cơ quan

Nhiều ý kiến nhận xét các bảng phân loại của Việt Nam hiện nay chưa cập nhật được các chủ đề mới Bên cạnh những bảng phân loại hiện hành, các

cơ quan thông tin thư viện cũng hướng tới việc sử dụng thêm một khung phân loại mới có khả năng hỗ trợ, trao đổi thông tin và hội nhập quốc tế Theo kinh nghiệm của các thư viện trên thế giới, để đảm bảo chất lượng cho công tác phân loại tài liệu, người ta rất quan tâm đến việc chỉnh lý, bổ sung cho các bảng phân loại Chính sự cập nhật này đã mang lại ưu thế cho các bảng phân loại đó Bên cạnh đó một số bảng phân loại lớn của nước ngoài còn xây dựng hướng dẫn rất cụ thể trong việc sử dụng bảng phân loại đó

DDC là một trong số các KPL hiện đang được sử dụng ở các thư viện khác nhau trên thê giới, là KPL có nhiều ưu điểm và rất nổi tiếng trên thế giới DDC cũng có nhiều ưu thế, nó được sử dụng trên 135 nước trên thế giới

và đã được dịch sang 30 thứ tiếng, được cập nhật kịp thời và nhất là hiện nay được quy định dùng cho hệ thống OCLC Bên cạnh những hạn chế, DDC có nhiều ưu điểm nổi bật so với các khung phân loại khác Vì vậy, lựa chọn DDC làm công cụ phân loại thống nhất trong bối cảnh chuẩn hóa yếu tố tìm tin ở các thư viện là điều cần thiết Nhiều thư viện và cơ quan thông tin đã đặt kỳ vọng vào bảng DDC 22 , 23 với phần mở rộng về Việt Nam của DDC14 phù hợp với hoàn cảnh xã hội hiện tại và khả năng ứng dụng nó trong hệ thống thư viện ở Việt Nam khả quan, sẽ giúp cho thư viện Việt Nam giao lưu chia

sẻ văn hóa sách Việt Nam tới thế giới

Về lâu dài, cộng đồng thông tin-thư viện Việt Nam cần nghiên cứu phân loại tự động theo DDC