Nghiên cứu xây dựng tiêu chí đánh giá năng lực của Chi cục trưởng Chi cục Văn thư- Lưu trữ thuộc Sở Nội vụ

LỜI CẢM ƠN Tác giả luận văn xin chân thành gửi lời cảm ơn đến các giáo sư, phó giáo sư, tiến sĩ, giảng viên Khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng, Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhâ

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN

LÊ THỊ BÍCH

NGHIÊN CỨU XÂY DỰNG TIÊU CHÍ

ĐÁNH GIÁ NĂNG LỰC CỦA CHI CỤC TRƯỞNG CHI CỤC VĂN THƯ – LƯU TRỮ THUỘC SỞ NỘI VỤ

LUẬN VĂN THẠC SĨ KHOA HỌC

Chuyên ngành: Lưu trữ

Hà Nội - 2014

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN

LÊ THỊ BÍCH

NGHIÊN CỨU XÂY DỰNG TIÊU CHÍ

ĐÁNH GIÁ NĂNG LỰC CỦA CHI CỤC TRƯỞNG CHI CỤC VĂN THƯ – LƯU TRỮ THUỘC SỞ NỘI VỤ

LUẬN VĂN THẠC SĨ KHOA HỌC Chuyên ngành: Lưu trữ

Mã số: 60 32 03 01

Người hướng dẫn khoa học:

TS Trần Hoàng

Hà Nội - 2014

LỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu của riêng tôi Các kết quả nghiên cứu trong đề tài này là trung thực và chưa từng được công bố trong bất cứ đề tài, công trình nghiên cứu nào khác Những tư liệu tham khảo từ các tài liệu và công trình nghiên cứu trước đều đã được chú thích rõ ràng

Tác giả

Lê Thị Bích

LỜI CẢM ƠN

Tác giả luận văn xin chân thành gửi lời cảm ơn đến các giáo sư, phó giáo sư, tiến sĩ, giảng viên Khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng, Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn; Lãnh đạo Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước; Lãnh đạo Hội VTLT Việt Nam, lãnh đạo và các chuyên viên phòng Nghiệp vụ Văn thư- Lưu trữ địa phương, Phòng Tổ chức – Cán bộ, Văn phòng Cục, Sở Nội vụ, Chi cục trưởng Chi cục Văn thư- Lưu trữ các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương, Trung tâm Tư vấn chuyển giao công nghệ lưu trữ và văn phòng trực thuộc Liên hiệp các hội khoa học và kỹ thuật Việt Nam và nhiều nhà khoa học, chuyên gia, đồng nghiệp khác đã giúp đỡ, ủng hộ, tư vấn và chỉ bảo tận tình trong quá trình tác giả thực hiện đề tài

nghiên cứu này Đặc biệt, tác giả gửi lời cảm ơn sâu sắc tới Tiến sĩ Trần Hoàng,

người đã trực tiếp hướng dẫn tác giả thực hiện đề tài

Tác giả

Lê Thị Bích

MỤC LỤC

PHẦN MỞ ĐẦU 10

1 Lý do chọn đề tài 10

2 Mục tiêu của đề tài 12

3 Đối tượng, phạm vi nghiên cứu của đề tài 12

4 Nhiệm vụ của đề tài 14

5 Phương pháp nghiên cứu 14

6 Lịch sử nghiên cứu vấn đề 15

7 Đóng góp của luận văn 17

8 Nguồn tài liệu tham khảo 17

9 Bố cục của đề tài 17

Chương 1 TỔNG QUAN CƠ SỞ LÝ LUẬN, CƠ SỞ PHÁP LÝ ĐỂ LÀM CĂN CỨ XÂY DỰNG BỘ TIÊU CHÍ ĐÁNH GIÁ NĂNG LỰC CHI CỤC TRƯỞNG CHI CỤC VĂN THƯ LƯU TRỮ THUỘC SỞ NỘI VỤ 19

1.1 Các khái niệm có liên quan đến đề tài 19

1.1.1 Khái niệm tiêu chí đánh giá 19

1.1.2 Khái niệm năng lực 20

1.1.3 Khái niệm về tiêu chí đánh giá năng lực 21

1.1.4 Khái niệm Chi cục trưởng Chi Cục Văn thư – Lưu trữ 21

1.1.5 Khái niệm tiêu chí đánh giá năng lực của Chi cục trưởng Chi cục VTLT thuộc Sở Nội vụ 21

1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Chi cục Văn thư – Lưu trữ thuộc Sở Nội vụ 23

1.2.1 Vị trí và chức năng 23

1.2.2 Nhiệm vụ và quyền hạn 23

1.2.3 Tổ chức và biên chế 24

1.3 Cơ sở hình thành tiêu chí 25

1.3.1 Cơ sở lý luận 25

1.3.2 Cơ sở thực tiễn 32

1.4 Ý nghĩa của việc xây dựng các tiêu chí đánh giá năng lực đối với Chi cục trưởng Chi cục Văn thư – Lưu trữ thuộc Sở Nội vụ 37

1.4.2 Nâng cao chất lượng hoạt động của cán bộ 37

Tiểu kết chương 1 39

Chương 2: KHẢO SÁT, ĐÁNH GIÁ NĂNG LỰC CHI CỤC TRƯỞNG CHI CỤC VĂN THƯ LƯU TRỮ THUỘC SỞ NỘI VỤ 40

2.1 Khái quát quy định của Nhà nước về tổ chức văn thư lưu trữ cấp tỉnh và yêu cầu về năng lực của người đứng đầu cơ quan giúp Chủ tịch UBND tỉnh quản lý về công tác văn thư- lưu trữ 40

2.1.1 Khái quát quy định của Nhà nước về tổ chức văn thư lưu trữ cấp tỉnh 40

2.1.2 Khái quát quy định của Nhà nước có liên quan đến yêu cầu về năng lực của người đứng đầu tổ chức VTLT cấp tỉnh 46

2.2 Thực trạng năng lực của Chi cục trưởng Chi cục VTLT thuộc Sở Nội vụ 58 2.2.1 Số lượng và năng lực của đội ngũ cán bộ giữ chức vụ Chi cục trưởng Chi cục Văn thư lưu trữ trực thuộc Sở Nội vụ 58

2.2.2 Thực trạng năng lực quản lý công tác văn thư, lưu trữ 59

2.2.3 Thực trạng năng lực chuyên môn 64

2.2.4 Thực trạng phẩm chất đạo đức 66

Tiểu kết chương 2 69

Chương 3: ĐỀ XUẤT MỘT SỐ GIẢI PHÁP ĐỂ BAN HÀNH VÀ ÁP DỤNG BỘ TIÊU CHÍ ĐÁNH GIÁ NĂNG LỰC CỦA CHI CỤC TRƯỞNG CHI CỤC VTLT THUỘC SỞ NỘI VỤ 70

3.1 Hình thành bộ tiêu chí 70

3.1.1 Các phương pháp và cách tiếp cận, đánh giá 70

3.1.2 Nội dung các tiêu chí đánh giá năng lực chi cục trưởng chi cục văn thư lưu trữ thuộc Sở Nội vụ (Được đề xuất sau khi đã nghiên cứu và tham khảo ý kiến của một số chuyên gia) 70

3.1.3 Phương pháp thu thập thông tin 72

3.2 Ý kiến của chuyên gia, Chi cục trưởng Chi cục Văn thư- Lưu trữ về bộ tiêu chuẩn đề xuất 77

3.2.1 Ý kiến chuyên gia 77

3.2.2 Ý kiến của Chi cục trưởng Chi cục Văn thư- Lưu trữ các tỉnh/ thành phố 77 3.3 Chỉnh sửa bộ tiêu chuẩn đề xuất theo ý kiến của Chuyên gia và Chi cục trưởng Chi cục Văn thư- Lưu trữ các tỉnh/ thành phố 78

3.3.1 Nhóm tiêu chuẩn 1: Phẩm chất chính trị, đạo đức nghề nghiệp 78

3.3.2 Nhóm tiêu chuẩn 2: Năng lực chuyên môn, trình độ, hiểu biết, điều kiện bổ

nhiệm 78

3.3.3 Nhóm tiêu chuẩn 3: Năng lực lãnh đạo, quản lý, điều hành, xử lý khủng hoảng trong lĩnh vực Chi cục quản lý 79

3.4 Dự thảo Thông tư 84

3.5 Dự thảo Phiếu đánh giá năng lực Chi cục trưởng và Phó Chi cục trưởng Chi cục Văn thư- Lưu trữ 89

Tiểu kết chương 3 99

KẾT LUẬN 101

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 103 PHỤ LỤC

DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT

VTLT Văn thư Lưu trữ

UBND Ủy ban nhân dân

HĐND Hội đồng nhân dân

SNV Sở Nội vụ

DANH MỤC CÁC BẢNG BIỂU

Bảng 1.1: Dự kiến nhu cầu nhân lực văn thư, lưu trữ của các địa phương đến năm 2020 và tầm nhìn đến năm 2030 35 Bảng 2.1: Hệ thống văn bản quản lý văn thư, lưu trữ của các địa phương

(Theo điều tra phục vụ xây dựng quy hoạch ngành, năm 2009) 61 Bảng 3.1 Đề xuất các tiêu chí và nội dung đánh giá năng lực của Chi cục trưởng Chi cục Văn thư – Lưu trữ thuộc Sở Nội vụ 71

PHẦN MỞ ĐẦU

1 Lý do chọn đề tài

Trong những năm qua cùng với sự phát triển của đất nước, công tác VTLT ngày càng được Đảng và Nhà nước quan tâm, đầu tư phát triển Nhận thức của xã hội về vị trí, vai trò của công tác VTLT đã có nhiều thay đổi, giá trị của tài liệu lưu trữ đã được phát huy và phục vụ đắc lực cho sự phát triển kinh tế, xã hội của đất nước Đó là những thuận lợi cơ bản làm tiền đề cho sự phát triển công tác VTLT trong giai đoạn hiện nay

Có được những kết quả nêu trên là cả quá trình nỗ lực phấn đấu của các ngành, các cấp, cơ quan quản lý nhà nước về công tác VTLT trong đó có Phủ Thủ tướng, Ban Tổ chức cán bộ (tiền thân của Bộ Nội vụ ngày nay) và Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước (tiền thân là Cục Lưu trữ Phủ Thủ trướng và Cục Lưu trữ nhà nước) được thành lập từ năm 1962 theo quy định tại Nghị định số 102/CP Nhìn lại chặng đường đã qua với những kết quả đạt được như ngày hôm nay chúng ta có thể thấy được vai trò và những đóng góp to lớn của Bộ Nội vụ

và Cục Văn thư và Lưu trữ đối với sự phát triển của công tác VTLT

Công tác quản lý đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức, viên chức VTLT được coi là một trong những nội dung quan trọng hàng đầu của hoạt động quản lý Trải quan hơn 50 năm, kể từ khi thành lập Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước, cùng với sự phát triển của hệ thống các cơ quan lưu trữ ở các bộ, ngành trung ương thì đến nay đội ngũ công chức, viên chức ngành VTLT đã không ngừng lớn mạnh, từng bước nâng cao về số lượng và chất lượng

Việc xây dựng tiêu chí đánh giá năng lực và tiêu chuẩn chức danh nghề nghiệp đối với công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ là rất cần thiết vừa mang tính chất cấp bách trước mắt, vừa mang tính chất chiến lược lâu dài, bảo đảm tính thống nhất về quản lý tiêu chuẩn chức danh, tiêu chuẩn nghiệp vụ đối với đội ngũ công chức, viên chức thực hiện công tác trong các ngành, lĩnh vực ở Trung ương và địa phương Đây sẽ là căn cứ pháp lý để tuyển dụng, sử dụng, đào tạo, bồi dưỡng, chuyển ngạch, nâng ngạch công chức, thay đổi chức danh nghề nghiệp, thăng hạng viên chức, bổ nhiệm, bổ nhiệm lại, luân chuyển, quy hoạch đội ngũ công chức, viên chức

Trong Báo cáo chính trị tại Đại hội Đảng lần thứ XI đã nhấn mạnh: “Tiếp tục

xây dựng đội ngũ cán bộ, công chức trong sạch, có năng lực đáp ứng yêu cầu trong tình hình mới Rà soát, bổ sung, hoàn thiện quy chế quản lý cán bộ, công chức; phân định rõ chức năng, nhiệm vụ, trách nhiệm và thẩm quyền của mỗi cán bộ, công chức; tăng cường tính công khai, minh bạch, trách nhiệm của hoạt động công

vụ Nâng cao chất lượng đội ngũ cán bộ, công chức cả về bản lĩnh chính trị, phẩm chất đạo đức, năng lực lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành, quản lý nhà nước Có chính sách đãi ngộ, động viên, khuyến khích cán bô, công chức hoàn thành nhiệm vụ và

có cơ chế loại bỏ, bãi miễn những người không hoàn thành nhiệm vụ, vi phạm kỷ luật, mất uy tín với nhân dân Tổng kết việc thực hiện, nhất thể hóa một số chức vụ lãnh đạo Đảng, Nhà nước để có chủ trương phù hợp Thực hiện bầu cử, bổ nhiệm lại chức vụ lãnh đạo theo hướng cấp trưởng giới thiệu cấp phó để cấp phó có thẩm quyền xem xét, quyết định” [2 – tr 63]

Trước đây Đảng và Nhà nước ta chưa có điều kiện nghiên cứu đưa ra bộ tiêu chuẩn đánh giá năng lực của từng nhóm cán bộ lãnh đạo, quản lý ngành (trong đó

có Chi cục trưởng Chi cục VTLT thuộc Sở Nội vụ) nên chỉ vận dụng tiêu chí chung chung là người cán bộ phải “vừa hồng, vừa chuyên” Nội hàm của tiêu chí “hồng”,

“chuyên” không cụ thể nên khó vận dụng trong việc đề bạt, đánh giá cán bộ Vì vậy, trước yêu cầu cải cách nền hành chính Nhà nước và nâng cao năng lực đội ngũ cán

bộ lãnh đạo quản lý, việc xây dựng bộ tiêu chí đánh giá năng lực của cán bộ, công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ, đặc biệt là đối với chức danh Chi cục trưởng Chi cục VTLT thuộc Sở Nội vụ (từ đây về sau gọi tắt là Chi cục trưởng) là một nhiệm vụ quan trọng, góp phần vào việc nâng cao chất lượng cán bộ, là yếu tố quyết định nâng cao năng lực điều hành của cán bộ quản lý và năng lực thực thi nhiệm vụ được giao của công chức, viên chức, phù hợp với chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của cơ quan, đơn vị, đáp ứng yêu cầu công tác

Trong giai đoạn hiện nay, để thực hiện cải cách hành chính thành công theo hướng tinh gọn, chất lượng và hiệu quả thì việc xác định và xây dựng tiêu chí đánh giá năng lực từ đó xây dựng bộ tiêu chuẩn chức danh nghề nghiệp cụ thể đối với công chức, viên chức làm công tác VTLT, cụ thể là với chức danh Chi cục trưởng Chi cục VTLT thuộc sở nội vụ là đòi hỏi tất yếu, khách quan và cần thiết, nhằm nâng cao năng lực, chất lượng và hiệu quả của cán bộ và bộ máy công quyền nhất là trong giai đoạn chúng ta đang triển khai Luật Lưu trữ và cả nước đang tập trung

thực hiện “Chương trình tổng thể cải cách hành chính nhà nước giai đoạn 2011-

2020”

Chi cu ̣c VTLT là tổ chức trực thuộc Sở Nội vụ , có chức năng giúp Giám đốc Sở Nô ̣i vu ̣ tham mưu cho Uỷ ban nhân dân tỉnh quản lý nhà nước về công tác VTLT của tỉnh và trực tiếp quản lý tài liệu lưu trữ lịch sử của tỉnh theo quy định của pháp luật Đứng đầu Chi cục VTLT là Chi cục trưởng Tuy nhiên, vì chưa có bộ tiêu chí đánh giá năng lực của Chi cục trưởng Chi cục VTLT thuộc Sở Nội vụ nên gây khó khăn cho việc lựa chọn, bổ nhiệm, bồi dưỡng, thuyên chuyển, đánh giá chức danh này, ảnh hưởng tiêu cực tới công tác VTLT ở các địa phương

Xuất phát từ những lý do trên, đồng thời xuất phát từ góc độ học viên cao học chuyên ngành Lưu trữ - Khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng, chúng tôi chọn

vấn đề: "Nghiên cứu xây dựng tiêu chí đánh giá năng lực của Chi cục trưởng Chi Cục Văn thư - lưu trữ thuộc Sở Nội vụ" làm đề tài luận văn thạc sĩ của mình

2 Mục tiêu của đề tài

Đề tài được nghiên cứu nhằm ba mục tiêu

Thứ nhất, nghiên cứu những căn cứ và cơ sở để xây dựng Bộ tiêu chí đánh giá

năng lực của chức danh Chi cục trưởng Chi cục VTLT thuộc Sở Nội vụ

Thứ hai, khảo sát, đánh giá năng lực của các Chi cục trưởng Chi cục VTLT

thuộc Sở Nội vụ hiện nay

Thứ ba, đề xuất một số giải pháp để ban hành và áp dụng Bộ tiêu chí đánh giá

năng lực của các Chi cục trưởng Chi cục VTLT thuộc Sở Nội vụ

3 Đối tƣợng, phạm vi nghiên cứu của đề tài

3.1 Đối tƣợng nghiên cứu

Trong đề tài này, chúng tôi nghiên cứu về tiêu chí đánh giá năng lực của Chi cục trưởng Chi cục VTLT thuộc Sở Nội vụ

Đối tượng nghiên cứu của đề tài này là tiêu chí đánh giá năng lực của Chi cục trưởng Chi cục VTLT thuộc Sở Nội vụ

Cũng phải nói thêm rằng người đứng đầu Chi cục VTLT thuộc Sở Nội vụ hiện nay là Chi cục trưởng, tuy nhiên trong tương lai cơ quan này có thể có tên gọi khác Chính vì vậy, đối tượng nghiên cứu của đề tài này là người giúp cơ quan chuyên môn của UBND tỉnh tham mưu cho UBND tỉnh/ thành phố trực thuộc trung ương

(gọi chung là tỉnh) quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ của tỉnh và trực tiếp quản

lý tài liệu lưu trữ của tỉnh

Như vậy, dù sau này chức danh Chi cục trưởng Chi cục VTLT thuộc Sở Nội

vụ có thể được gọi khác đi nhưng bộ tiêu chí đánh giá năng lực cũng là kết quả nghiên cứu của đề tài này áp dụng cho vị trí công tác tương đương Chi cục trưởng nói trên vẫn còn giá trị Tuy chúng tôi đã dự đoán có thể có sự thay đổi về chức danh Chi cục trưởng nhưng dưới góc độ phân tích về vị trí- việc làm trong Luận văn này, chúng tôi dùng chức danh đó là Chi cục trưởng Chi cục VTLT (Theo Thông tư 02/2010/TT-BNV ngày 22 tháng 4 năm 2010 của Bộ Nội vụ) để gọi chung cho những chức danh có thể được thay đổi trong tương lai của vị trí Chi cục trưởng Chi cục VTLT theo tinh thần thông tư nói trên

Tuy trong phạm vi luận văn này, tác giả chỉ đề cập tới chức danh Chi cục trưởng nhưng nội hàm của cụm từ chỉ chức danh này bao gồm cả năng lực của các Phó Chi cục trưởng Trong quá trình vận dụng bộ tiêu chí đánh giá năng lực của Chi cục trưởng, tùy trách nhiệm được Chi cục trưởng phân công phụ trách mảng công tác nào mà các đơn vị làm công tác cán bộ đề xuất áp dụng tiêu chí thích hợp

để đánh giá năng lực của Phó Chi cục trưởng

Trong việc nghiên cứu về tiêu chí đánh giá năng lực của Chi cục trưởng Chi cục VTLT thuộc Sở Nội vụ, chúng tôi nghiên cứu các nội dung bao gồm: Phẩm chất chính trị, đạo đức nghề nghiệp; Năng lực chuyên môn; Năng lực lãnh đạo, quản lý, điều hành

3.2 Phạm vi nghiên cứu

Để nghiên cứu xây dựng bộ tiêu chí đánh giá năng lực của các Chi cục trưởng Chi cục VTLT thuộc Sở Nội vụ của 63 tỉnh, thành phố trong cả nước chúng tôi đã chọn Chi cục VTLT tỉnh Bắc Giang, Chi cục VTLT tỉnh Bắc Ninh và Chi cục VTLT Thành phố Hà Nội

Năm 2010 là mốc đánh dấu bước phát triển mới của công tác VTLT khi Thông tư số 02/2010/TT-BNV được Bộ trưởng Bộ Nội vụ ban hành Đến nay, sau một thời gian triển khai và áp dụng trong thực tế, việc tổ chức VTLT tại Ủy ban nhân dân các cấp đã bộc lộ những hạn chế, đặc biệt là đối với chức danh Chi cục trưởng Chi cục VTLT

Từ năm 2010 đến nay tuy là một khoảng thời gian chưa dài nhưng cũng có thể đủ

để nhìn nhận, đánh giá năng lực Của Chi cục Trưởng Chi cục VTLT để phục vụ cho việc bổ nhiệm, bố trí cán bộ cho chức danh này tại các địa phương nhằm rút ra kinh nghiệm cho tương lai

Tuy nhiệm vụ chính của đề tài chỉ là nghiên cứu tiêu chí đánh giá năng lực của chi cục trưởng Chi cục VTLT nhưng chúng tôi cũng kết hợp thêm tiêu chí đánh giá năng lực của Phó Chi cục trưởng Chi cục VTLT Tuy nhiên, phần này không thuộc nhiệm vụ của đề tài

4 Nhiệm vụ của đề tài

Để thực hiện tốt các mục tiêu trên, luận văn của chúng tôi đặt ra và giải quyết các nhiệm vụ chính sau đây:

- Thứ nhất, xác định khái niệm về tiêu chí đánh giá cán bộ

- Thứ hai, xác định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cơ cấu tổ chức của Chi

cục VTLT tỉnh đồng thời chỉ ra vị trí và vai trò của công tác VTLT ở cấp tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương

- Thứ ba, phân tích thực trạng năng lực của Chi cục trưởng Chi cục VTLT

thuộc Sở Nội Vụ

- Thứ tư, đề xuất bộ tiêu chí đánh giá năng lực của Chi Cục trưởng Chi Cục

VTLT thuộc Sở Nội Vụ và trên kết quả nghiên cứu có được, tác giả đưa ra Dự thảo Thông tư của Bộ trưởng Bộ Nội vụ quy định tiêu chuẩn Chi cục trưởng Chi cục VTLT thuộc Sở Nội vụ thuộc Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương Dựa vào kết quả nghiên cứu là bộ tiêu chí đánh giá năng lực của Chi cục trưởng Chi cục VTLT các tổ chức Đảng và các cơ quan chính quyền Nhà nước cấp tỉnh bồi dưỡng, tuyển chọn, bổ nhiệm và định kỳ đánh giá năng lực của Chi cục trưởng VTLT của tỉnh

5 Phương pháp nghiên cứu

Để tiến hành nghiên cứu đề tài này, chúng tôi đã vận dụng phương pháp luận của chủ nghĩa Mác - Lê Nin, vận dụng các phương pháp của chủ nghĩa duy vật biện chứng và chủ nghĩa duy vật lịch sử Những phương pháp này xuyên suốt trong quá trình nghiên cứu đề tài

Bên cạnh đó chúng tôi còn sử dụng một số phương pháp nghiên cứu khác như:

- Phương pháp khảo sát thực tế kết hợp với việc phỏng vấn Để thực hiện đề

tài này, thông qua sự giúp đỡ của một doanh nghiệp khoa học kỹ thuật của Liên hiệp các hội khoa học và kỹ thuật Việt Nam, bản thân tác giả đã phát phiếu khảo sát gửi đến Chi cục trưởng Chi cục VTLT của 63 tỉnh, thành trong cả nước Chính thực

tế phong phú đó đã cung cấp cho tác giả những tư liệu quan trọng để đánh giá thực trạng năng lực Chi cục trưởng Chi cục VTLT thuộc Sở Nội vụ

- Phương pháp so sánh: trên cơ sở khảo sát thực tế và nghiên cứu báo cáo về

tình hình công tác VTLT của Các Chi Cục gửi về Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước đã giúp chúng tôi so sánh, đối chiếu để thấy được những điểm tương đồng cũng như là những điểm khác nhau trong năng lực của Chi Cục trưởng Chi cục VTLT tại các tỉnh, thành phố

- Phương pháp phân tích chức năng: vận dụng phương pháp này, chúng tôi đã

đi sâu tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Sở Nội Vụ, Chi cục VTLT tỉnh, Chi cục trưởng Chi Cục VTLT tỉnh để từ đó xác định các tiêu chí đánh giá năng lực của Chi cục trưởng, vai trò, tầm quan trọng của việc đánh giá năng lực Chi cục trưởng Chi cục VTLT thuộc Sở Nội vụ trên phạm vi toàn quốc

Ngoài ra, trong quá trình nghiên cứu, chúng tôi đã sử dụng phương pháp trao đổi, xin ý kiến của các chuyên gia đầu ngành có kinh nghiệm trong công tác quản lý hiện đang công tác tại Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước, Sở Nội vụ một số tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương; các giáo sư, tiến sĩ, giảng viên Khoa Lưu trữ học

và Quản trị văn phòng - Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn Hà Nội là những người có kinh nghiệm trong việc hướng dẫn các đề tài liên quan đến nội dung đánh giá cán bộ, công chức, viên chức

Bằng các phương pháp trên đã giúp chúng tôi thu thập được những thông tin cần thiết để hoàn thành đề tài

6 Lịch sử nghiên cứu vấn đề

Đã có khá nhiều công trình nghiên cứu khoa học về vấn đề đào tạo, sử dụng cán bộ, công chức Nhà nước, cải cách hành chính, nâng cao hiệu quả công tác của đội ngũ cán bộ công chức hành chính nói chung Tuy nhiên, về cải cách công tác VTLT và nâng cao năng lực của đội ngũ cán bộ làm công tác VTLT đặc biệt là nghiên cứu xây dựng các tiêu chí đánh giá năng lực tổ chức, quản lí, điều hành của

Chi cục trưởng Chi cục VTLT thuộc Sở Nội Vụ thì hãy còn quá ít công trình khảo cứu một cách đầy đủ Chúng ta có thể kể đến các công trình nghiên cứu như:

- Lãnh đạo và các công chức của Bộ Nội vụ, Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước đã nghiên cứu ban hành một văn bản có nội dung rất gần với nội dung của đề

tài này đó là “Quyết định số 62/2005/QĐ-BNV ngày 23 tháng 6 năm 2005 của Bộ

trưởng Bộ Nội vụ về việc ban hành Tiêu chuẩn giám đốc Trung tâm lưu trữ tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương”

- Các giáo trình mang tính lý luận chung về công tác văn thư, lưu trữ Tiêu

biểu là cuốn Giáo trình “Lý luận và phương pháp văn thư” của tác giả Vương Đình

Quyền; “Lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ” của nhóm tác giả Đào Xuân Chúc, Nguyễn Văn Hàm, Vương Đình Quyền, Nguyễn Văn Thâm

- Các khóa luận, luận văn của sinh viên và học viên cao học Khoa Lưu trữ học

và Quản trị văn phòng có nội dung liên quan đến tổ chức và quản lý công tác văn

thư, lưu trữ, đào tạo, bồi dưỡng cán bộ văn thư, lưu trữ Ví dụ như: “Giải pháp

nâng cao năng lực cán bộ văn thư, lưu trữ cấp Bộ hiện nay” - của tác giả Lê Thị

Thu Hằng; “Đào tạo cán bộ văn thư, lưu trữ trong thời kỳ đổi mới- thực trạng và

giải pháp” của tác giả Nguyễn Hồng Duy; “Khảo sát tình hình cán bộ văn thư, lưu trữ trong một số cơ quan trung ương ở Hà Nội” – Khóa luận tốt nghiệp năm 1998

của tác giả Nguyễn Thị Hạnh; “Trình độ chuyên môn của cán bộ văn phòng UBND

tỉnh Thanh Hóa” - Khóa luận tốt nghiệp của tác giả Nguyễn Thị Trang; “Thực trạng và giải pháp nâng cao năng lực cán bộ văn thư – bảo mật lưu trữ ở Binh đoàn Quyết Thắng” - khóa luận tốt nghiệp của tác giả Đặng Thị Trâm…

- Một số bài viết đăng trên báo và tạp chí như: Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam;

Tạp chí Dấu ấn thời gian; Tạp chí Xưa và nay Ví dụ: “Quy tắc về đạo đức của cán

bộ lưu trữ” - Phạm Bích Hải - Tạp chí lưu trữ Việt Nam số 3/1999 “Xây dựng tiêu chí cán bộ, công chức, viên chức học tập và làm theo tấm gương đạo đức Hồ Chí Minh” -Trương Quốc Việt - Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam số 6/2013; “Xây dựng tiêu chuẩn, chức danh ngạch công chức và nghề nghiệp viên chức ngành văn thư, lưu trữ - nhiệm vụ cần thiết trong bối cảnh triển khai Luật Lưu trữ” - Trần

Việt Hoa - Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam số 1/2014

- Các tài liệu, văn bản cụ thể, mang tính thực tiễn được dùng làm ví dụ minh hoạ trong đề tài nghiên cứu

- Một số tài liệu của nước ngoài về tổ chức, quản lý công tác VTLT, đào tạo, bồi dưỡng cán bộ VTLT

7 Đóng góp của luận văn

Nếu kết quả nghiên cứu của đề tài được thực hiện tốt sẽ góp phần làm sáng tỏ thực trạng năng lực Chi cục trưởng Chi cục VTLT hiện nay và bước đầu xây dựng các tiêu chí đánh giá năng lực của Chi cục trưởng Chi cục VTLT trong giai đoạn cải cách nền hành chính nhà nước ở nước ta, góp phần tích cực vào thực hiện thắng lợi nội dung, chương trình tổng thể cải cách hành chính giai đoạn 2011 – 2020 mà trong đó trọng tâm là xây dựng và nâng cao chất lượng đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức Hai sản phẩm cụ thể thể hiện kết quả nghiên cứu của đề tài là Bộ tiêu chí đánh giá năng lực của Chi cục trưởng Chi cục VTLT thuộc Sở Nội vụ và Dự thảo thông tư của Bộ trưởng Bộ Nội vụ quy định các tiêu chuẩn của Chi cục trưởng Chi cục VTLT thuộc Sở Nội vụ Đồng thời những đóng góp của luận văn sẽ góp phần thúc đẩy công tác VTLT nước nhà phát triển, đáp ứng được yêu cầu của xã hội

8 Nguồn tài liệu tham khảo

Trong quá trình thực hiện đề tài luận văn này, chúng tôi đã tham khảo các nguồn tư liệu sau:

- Các văn bản của Đảng, Nhà nước quy định về công tác Văn thư , Lưu trữ;

- Các văn bản của Nhà nước quy định về cán bộ, công chức, viên chức;

- Các quyết định của Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Phòng Tổ chức - cán bộ, Phòng nghiệp

vụ văn thư - lưu trữ địa phương, thanh tra;

- Báo cáo của Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước, báo cáo của các tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương về tình hình công tác văn thư, lưu trữ tại các tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương;

- Các luận án, luận văn, đề tài liên quan đến vấn đề quản lý nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ nói chung và quản lý cán bộ, công chức, viên chức nói riêng;

- Các báo cáo của các hội thảo nâng cao năng lực của Chi cục Văn thư- Lưu trữ;

- Các sách, giáo trình, các bài viết trên tạp chí có liên quan đến vấn đề nghiên cứu

9 Bố cục của đề tài

Ngoài phần mở đầu và kết luận, đề tài gồm 3 chương

Chương 1: TỔNG QUAN CƠ SỞ LÝ LUẬN, CƠ SỞ PHÁP LÝ ĐỂ LÀM CĂN CỨ XÂY DỰNG BỘ TIÊU CHÍ ĐÁNH GIÁ NĂNG LỰC CHI CỤC TRƯỞNG CHI CỤC VTLT THUỘC SỞ NỘI VỤ

Nội dung chương 1 chủ yếu đề cập đến khái niệm về tiêu chí đánh giá năng lực của Chi cục trưởng, phân tích chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Chi cục VTLT thuộc Sở Nội vụ theo lý thuyết vị trí việc làm

Chương 2: KHẢO SÁT, ĐÁNH GIÁ NĂNG LỰC CHI CỤC TRƯỞNG CHI CỤC VTLT THUỘC SỞ NỘI VỤ

Chương này chúng tôi tập trung trình bày và đánh giá thực trạng năng lực Chi cục trưởng Chi cục VTLT thuộc Sở Nội vụ của các tỉnh, thành trong cả nước thông qua các văn bản quy định của cấp trên cho từng giai đoạn

Chương 3: ĐỀ XUẤT MỘT SỐ GIẢI PHÁP ĐỂ BAN HÀNH VÀ ÁP DỤNG

BỘ TIÊU CHÍ ĐÁNH GIÁ NĂNG LỰC CỦA CHI CỤC TRƯỞNG CHI CỤC VTLT THUỘC SỞ NỘI VỤ

Thông qua kết quả nghiên cứu đã trình bày ở 2 chương trên, trong chương này chúng tôi đề xuất bộ tiêu chí đánh giá năng lực Chi cục trưởng Chi cục VTLT Thuộc Sở Nội vụ và bản dự thảo thông tư của Bộ trưởng Bộ Nội vụ quy định tiêu chuẩn Chi cục trưởng Chi cục VTLT thuộc Sở Nội vụ

Trong quá trình thực hiện đề tài, mặc dù đã hết sức cố gắng nhưng do khả năng có hạn nên chắc chắn luận văn của chúng tôi không tránh khỏi những sơ suất, thiếu sót Rất mong nhận được sự góp ý của các thầy, cô, các cơ quan và đồng nghiệp

Chương 1 TỔNG QUAN CƠ SỞ LÝ LUẬN, CƠ SỞ PHÁP LÝ ĐỂ LÀM CĂN CỨ XÂY DỰNG BỘ TIÊU CHÍ ĐÁNH GIÁ NĂNG CHI CỤC TRƯỞNG CHI CỤC

VĂN THƯ- LƯU TRỮ THUỘC SỞ NỘI VỤ

1.1 Các khái niệm có liên quan đến đề tài

1.1.1 Khái niệm tiêu chí đánh giá

Theo Từ điển Tiếng Việt của Viện Ngôn Ngữ học - Viện Khoa học Xã hội và

Nhân văn, năm 1992: “Tiêu chí là tính chất, dấu hiệu làm căn cứ để nhận biết,

đánh giá 1 sự vật, 1 đối tượng”

Khái niệm về đánh giá tồn tại cách đây rất lâu, ở Trung Quốc đã có hệ thống đánh giá chức năng 2000 năm trước Công nguyên Đánh giá có thể đồng nghĩa với các trắc nghiệm, mô tả các tài liệu hoặc thậm chí là quá trình quản lý, nhiều định nghĩa về đánh giá đã được đưa ra, song định nghĩa toàn diện nhất chỉ ra rằng đánh giá là “những điều tra hệ thống về giá trị hoặc giới hạn của một đối tượng” Đây là định nghĩa của Ủy ban hợp tác về các tiêu chuẩn đánh giá giáo dục (1994) Định nghĩa này chú trọng vào mục đích của sự đánh giá Theo đó, đánh giá cần được tiến hành theo các lý do liên quan đến hoạt động và thông tin thu được phải hỗ trợ quyết định hoạt động hoặc quá trình hoạt động

Việc đánh giá cung cấp thông tin nhằm nâng cao chất lượng của dự án hay của một chương trình nào đó, những thông tin để xác định các mục tiêu có đạt được không và các khía cạnh khác nhau của một dự án đang làm cần thiết cho quá trình phát triển như thế nào

Đánh giá thường xuyên cung cấp cái nhìn mới hoặc những thông tin mới mà trước đây chưa được dự tính

Qua nhiều năm, đánh giá được xem như là một quá trình đối lập Mục đích sử dụng chính của nó là cung cấp sự “tán thành” hay “phản đối” về một chương trình hoặc một dự án Với nhiệm vụ này nó thường được chương trình hoặc dự án xem như giám đốc hoặc điều phối viên là một vị trí ở bên ngoài luôn đe dọa cản trở và

có vẻ không hữu ích với thành viên của dự án Trong khi điều đó có thể đúng ở một vài trường hợp các đánh giá không cần và hầu hết không được tiến hành theo phương thức đối lập đó

Quan điểm hiện nay về đánh giá nhấn mạnh mối quan hệ hợp tác giữa đánh giá và thực hiện chương trình Đánh giá không tách riêng khỏi hoặc thêm vào một

dự án mà là một phần của dự án từ khi nó bắt đầu lập kế hoạch, đánh giá và thực hiện là các phần của toàn bộ quá trình và chúng thực sự có hiệu quả nhất khi chúng được kết hợp với nhau

Đánh giá cung cấp thông tin cho những người được hưởng lợi khác nhau Nó cho phép dự án được thực hiện tốt hơn và chứng tỏ được giá trị của chúng, nó cũng cung cấp cho các nhà quản lý các dữ liệu họ cần để báo cáo kịp thời để thông tin tới những người ra quyết định cấp cao về kết quả của sự đầu tư của họ

Vậy tiêu chí đánh giá được hiểu là các yêu cầu dùng để kiểm định hay đánh giá một đối tượng bao gồm các yêu cầu về chất lượng, mức độ, hiệu quả, khả năng tuân thủ các quy tắc, quy định

1.1.2 Khái niệm năng lực

Theo các nhà nghiên cứu Trần Trọng Thủy và Nguyễn Quang Uẩn: Năng lực

là tổng hợp những thuộc tính độc đáo của cá nhân phù hợp với những yêu cầu đặc trưng của một hoạt động nhất định, nhằm đảm bảo việc hoàn thành có kết quả tốt trong lĩnh vực hoạt động ấy Còn nhà tâm lý học người Pháp Denyse Tremblay thì cho rằng năng lực là khả năng hành động, đạt được thành công và chứng minh sự tiến bộ nhờ vào khả năng huy động và sử dụng hiệu quả nguồn lực tích hợp của cá nhân khi giải quyết các vấn đề của cuộc sống

Nghiên cứu này xác định năng lực là khả năng cá nhân đáp ứng các yêu cầu phức hợp và thực hiện thành công nhiệm vụ trong một công việc cụ thể, hay nói cách khác năng lực là tổng hợp nhiều khả năng và giá trị được cá nhân thể hiện thông qua các hoạt động có hiệu quả Muốn đánh giá năng lực cá nhân phải xem xét chúng trong hoạt động, năng lực của người lao động đáp ứng với yêu cầu công việc là sự tổng hợp toàn bộ kiến thức, kỹ năng, kinh nghiệm được tích lũy trong quá trình học tập tại các cơ sở đào tạo và trong thời gian làm thực tế được biểu hiện qua mức độ hoàn thành công việc của họ

Năng lực được thể hiện thông qua các hoạt động cụ thể có kết quả, năng lực dưới dạng tổng thể giúp cá nhân nắm bắt và giải quyết các vấn đề thực tiễn Cấu trúc các thành tố của năng lực linh hoạt, dễ chuyển hóa khi môi trường và hoạt động thay đổi Năng lực được đánh giá thông qua việc theo dõi toàn bộ tiến trình

hoạt động của cá nhân ở nhiều thời điểm khác nhau Đây chính là cách các nhà quản lý dùng để đánh giá năng lực Đây chính là cách các nhà quản lý dùng để đánh giá nhân viên của mình nói chung và các nhà quản lý công tác lưu trữ sử dụng để đánh giá năng lực của Chi cục trưởng Chi cục VTLT trực thuộc Sở Nội Vụ nói riêng

1.1.3 Khái niệm về tiêu chí đánh giá năng lực

Tiêu chí đánh giá năng lực được hiểu là các yêu cầu dùng để kiểm định hay đánh giá khả năng hành động, giá trị cá nhân thông qua các hoạt động có hiệu quả

1.1.4 Khái niệm Chi cục trưởng Chi Cục Văn thư – Lưu trữ

Chi cục trưởng Chi cục VTLT là Lãnh đạo Chi cục chịu trách nhiệm trước Giám đốc Sở Nội vụ và trước pháp luật về toàn bộ hoạt động của Chi cục Phó Chi cục trưởng chịu trách nhiệm trước Chi cục trưởng và trước pháp luật về lĩnh vực công tác được phân công

1.1.5 Khái niệm tiêu chí đánh giá năng lực của Chi cục trưởng Chi cục VTLT thuộc Sở Nội vụ

Trong công tác cán bộ, đánh giá cán bộ là khâu rất hệ trọng, nhạy cảm, tế nhị, phức tạp đòi hỏi tính khoa học, nhân văn, sự công tâm, chính xác, vì lợi ích chung của đất nước Bản chất của công tác đánh giá cán bộ là công tác đánh giá về con người, liên quan đến sinh mệnh chính trị của con người

Vì vậy, đánh giá cán bộ phải được tiến hành trên cơ sở khoa học về con người Theo chúng tôi, để đánh giá, bố trí đúng cán bộ phải dựa vào ba tiêu chuẩn quan trọng: trình độ, năng lực và tư cách cán bộ Đây là ba tiêu chuẩn “cần và đủ” để đánh giá cán bộ

Về trình độ: Muốn hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao, đòi hỏi đầu tiên của

người cán bộ là phải có trình độ Muốn có trình độ tất yếu người cán bộ phải được đào tạo, bồi dưỡng qua trường lớp và tự đào tạo, rèn luyện qua thực tế công tác, cả

về chuyên môn và trình độ chính trị Người cán bộ có trình độ chuyên môn giỏi sẽ thuận lợi trong việc chỉ đạo, điều hành Nếu ngược lại, người đó sẽ rất khó hoàn thành nhiệm vụ Bên cạnh trình độ chuyên môn, đòi hỏi phải có trình độ lý luận chính trị, nắm chắc các quy luật vận động của cuộc sống, biết vận dụng sáng tạo vào điều kiện cụ thể của cơ quan, đơn vị Một cán bộ có chuyên môn giỏi, có trình độ lý

luận vững vàng, khẩu khí tốt, sẽ có lợi thế lớn trong công tác lãnh đạo hay quản lý, nhất là khi trình độ dân trí ngày càng cao

Về năng lực: Trình độ là thứ được đào tạo, được tiếp thu, nhưng năng lực như

là cái vốn có, bẩm sinh, cái „trời cho” của mỗi người Năng lực là vốn quý, được kế thừa từ gia đình, di truyền cộng với khả năng tư duy, nắm tình hình, biết vận dụng sáng tạo vào từng điều kiện, hoàn cảnh cụ thể để phát huy thắng lợi Người có năng lực nếu được đào tạo tốt sẽ phát huy được khả năng Bởi năng lực như là cái vốn có, còn trình độ là cái được bổ sung Trong thực tế không ít cán bộ tuy không được học hành đầy đủ nhưng trong quá trình công tác họ tự rút ra nhiều kinh nghiệm hay, chịu khó tổng kết nên có được những phương pháp, cách làm hiệu quả

Về tư cách cán bộ: Người cán bộ có trình độ, có năng lực nhưng nếu không có

tư cách, phẩm chất đạo đức tốt cũng không được dân tin Khi không được tin sẽ không được ủng hộ, dẫn đến khó hoàn thành nhiệm vụ Một người có tư cách, nhân cách, phẩm chất đạo đức tốt sẽ được mọi người nể phục, ủng hộ Thực tế hiện nay không ít cán bộ không đủ tư cách, trong công tác kém cỏi, trong quan hệ với anh

em, đồng chí không hoà đồng, đạo đức, phẩm chất kém, nói một đường làm một nẻo; thiếu gương mẫu trong đạo đức, lối sống, thậm chí vi phạm kỷ luật, vi phạm nhân cách… nhưng vẫn được bố trí làm cán bộ lãnh đạo, quản lý, gây mất lòng tin trong quần chúng nhân dân

Như vậy, tiêu chí đánh giá năng lực của Chi cục trưởng Chi cục VTLT thuộc

Sở Nội vụ là các tiêu chí thuộc về Năng lực lãnh đạo, quản lý, tiêu chí thuộc về phẩm chất đạo đức, tiêu chí thuộc về năng lực chuyên môn Khi xây dựng tiêu chí đánh giá năng lực của Chi cục trưởng Chi cục VTLT thuộc Sở Nội vụ chúng ta cần phải đặc biệt chú ý đến ba nhóm tiêu chí này Có như vậy chúng ta mới xây dựng được bộ tiêu chí đánh giá năng lực Chi cục trưởng Chi cục VTLT thuộc Sở Nội vụ một cách đầy đủ và hoàn thiện nhất

Theo lý thuyết về vị trí việc làm thì một vị trí công tác (ở đây là Chi cục trưởng) phải ứng với việc làm cụ thể (ở đây là nhiệm vụ, quyền hạn) Để làm sáng

tỏ các tiêu chí đánh giá Chi cục trưởng, chúng tôi trình bày, phân tích nhiệm vụ, quyền hạn của Chi cục trưởng trong việc thực hiện trách nhiệm của mình

Chi cục trưởng Chi cục VTLT chịu trách nhiệm trước Giám đốc Sở Nội vụ và trước pháp luật về toàn bộ hoạt động của Chi cục Phó Chi cục trưởng chịu trách

nhiệm trước Chi cục trưởng và trước pháp luật về lĩnh vực công tác được phân công

Việc bổ nhiệm, miễn nhiệm, cách chức Chi cục trưởng, Phó Chi cục trưởng thực hiện theo quy định của pháp luật và phân cấp của Ủy ban nhân dân tỉnh

1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Chi cục Văn thư – Lưu trữ thuộc Sở Nội vụ

Ngày 28/4/2010, Bộ Nội vụ đã ban hành Thông tư số 02/2010/TT-BNV hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức của VTLT Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ và UBND các cấp Theo đó, UBND các tỉnh

đã ban hành Quyết định thành lập Chi cục VTLT trực thuộc Sở Nội vụ Chi cục VTLT trên cơ sở hợp nhất phòng Quản lý VTLT và Trung tâm Lưu trữ tỉnh trực thuộc Sở Nội vụ

Thực hiện theo thông tư số 02/2010/TT-BNV, Chi Cục VTLT trực thuộc Sở Nội vụ có chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức được quy định cụ thể như sau:

1.2.1 Vị trí và chức năng

Chi cục VTLT là tổ chức trực thuộc Sở Nội vụ có chức năng giúp Giám đốc

Sở Nội vụ tham mưu cho Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương (gọi chung là tỉnh) quản lý nhà nước về VTLT của tỉnh và trực tiếp quản lý tài liệu lưu trữ lịch sử của tỉnh theo quy định của pháp luật

Chi cục VTLT chịu sự chỉ đạo, quản lý về tổ chức, biên chế và hoạt động của Sở Nội vụ, đồng thời chịu sự hướng dẫn về chuyên môn, nghiệp vụ của Cục Văn thư

và Lưu trữ Nhà nước trực thuộc Bộ Nội vụ

Chi cục VTLT là tổ chức có tư cách pháp nhân, con dấu, có tài khoản riêng, có trụ

sở, kinh phí hoạt động do Ngân sách nhà nước cấp theo quy định pháp luật

1.2.2 Nhiệm vụ và quyền hạn

Chi cục giúp Giám đốc Sở Nội vụ thực hiện các nhiệm vụ:

- Trình cấp có thẩm quyền ban hành quy hoạch, kế hoạch dài hạn, hàng năm, các chương trình, đề án, dự án và tổ chức thực hiện chế độ, quy định về VTLT;

- Hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện các chế độ, quy định về VTLT;

- Thẩm định, trình cấp có thẩm quyền phê duyệt “Danh mục nguồn và thành phần tài liệu thuộc diện nộp vào Lưu trữ lịch sử của tỉnh”;

- Thẩm định, trình cấp có thẩm quyền phê duyệt “Danh mục tài liệu hết giá

trị” của Lưu trữ lịch sử của tỉnh;

- Thẩm định, trình cấp có thẩm quyền phê duyệt “Danh mục tài liệu hết giá

trị” bảo quản tại cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử của

tỉnh;

- Nghiên cứu, ứng dụng khoa học và công nghệ vào công tác VTLT;

- Tổ chức tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ VTLT;

- Phối hợp với Thanh tra Sở Nội vụ giải quyết khiếu nại, tố cáo và xử lý vi phạm pháp luật về VTLT;

- Thực hiện báo cáo, thống kê về VTLT;

- Sơ kết, tổng kết công tác VTLT;

- Thực hiện công tác thi đua, khen thưởng về VTLT

* Giúp Giám đốc Sở Nội vụ thực hiện nhiệm vụ của Lưu trữ lịch sử của tỉnh:

- Hướng dẫn các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu chuẩn bị hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lưu;

- Thu thập hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử của tỉnh;

- Phân loại, chỉnh lý, xác định giá trị, thống kê, sắp xếp hồ sơ, tài liệu;

- Bảo vệ, bảo quản, thống kê tài liệu lưu trữ;

- Tu bổ, phục chế và bảo hiểm tài liệu lưu trữ;

- Xây dựng công cụ tra cứu và tổ chức phục vụ khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ;

- Thực hiện một số dịch vụ công về lưu trữ;

- Quản lý tài chính, tài sản và thực hiện các nhiệm vụ khác do Giám đốc Sở Nội vụ quy định

theo các lĩnh vực công tác sau: Quản lý VTLT, Thu thập - Chỉnh lý, Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ, Kho Lưu trữ chuyên dụng và công tác Hành chính - Tổng hợp

1.2.3.3 Biên chế

Biên chế của Chi cục VTLT do Ủy ban nhân dân tỉnh quyết định trong tổng số biên chế hành chính và sự nghiệp của Sở Nội vụ Hiện tại biên chế của các Chi cục VTLT thuộc Sở Nội vụ khác nhau: Chi cục VTLT thành phố Hà Nội có 64 người, Chi cục VTLT thuộc Sở Nội vụ tỉnh Bắc Giang có 25 người, Chi cục VTLT thuộc

Sở Nội vụ tỉnh Bắc Ninh có 32 người

Công chức, viên chức thuộc Chi cục VTLT trữ phải có đủ tiêu chuẩn nghiệp vụ của ngạch công chức, viên chức văn thư, lưu trữ theo quy định của pháp luật

1.3 Cơ sở hình thành tiêu chí

1.3.1 Cơ sở lý luận

Đánh giá nguồn nhân lực trong tổ chức nói chung và tổ chức hành chính nhà nước nói riêng được hiểu là đánh giá thực thi công việc của con người đó, hay nói đúng hơn đánh giá nguồn nhân lực là đánh giá nhân sự- người được giao thực thi công vụ, đánh giá công việc được thực hiện như thế nào

Đánh giá nguồn nhân lực trong cơ quan, tổ chức để không ngừng nâng cao phẩm chất chính trị, đạo đức cách mạng, năng lực và hiệu quả công tác của cán bộ đồng thời làm căn cứ tuyển chọn, xây dựng quy hoạch, đào tạo bồi dưỡng, bố trí sử dụng, bổ nhiệm, miễn nhiệm, luân chuyển, khen thưởng, kỷ luật và thực hiện các chế độ, chính sách đối với cán bộ

Khi đánh giá cán bộ chúng ta phải đáp ứng được các yêu cầu: phải làm rõ ưu điểm, khuyết điểm, mặt mạnh, mặt yếu về phẩm chất chính trị, đạo đức, lối sống, năng lực và hiệu quả công tác, chiều hướng phát triển của cán bộ; Phải bảo đảm tính khách quan, toàn diện, tính lịch sử - cụ thể; Phải trên cơ sở thực hiện tự phê bình và phê bình; thực hiện nguyên tắc tập trung dân chủ, thảo luận dân chủ, kết luận theo

đa số; công khai đối với cán bộ được đánh giá

Công tác đánh giá cán bộ ở Việt Nam hiện nay được thực hiện theo một số văn bản như:

- Quy chế đánh giá cán bộ kèm theo Quyết định số 50-QĐ/TW, ngày

03-5-1999 của Thường vụ Bộ Chính trị

- Luật Cán bộ công chức năm 2008;

- Luật Phòng, chống tham nhũng năm 2005;

- Luật Thực hành tiết kiệm, chống lãng phí năm 2005;

- Luật Lưu trữ năm 2011

…

Tuy nhiên, trong tất cả các văn bản đề cập đến, chưa có một văn bản nào quy định cụ thể nào về việc đánh giá Chi cục trưởng Chi cục VTLT thuộc Sở Nội vụ Việc đánh giá Chi cục trưởng Chi Cục VTLT chủ yếu dựa trên cơ sở đánh giá chung của các văn bản được tổ chức đánh giá theo định kỳ hàng năm; đánh giá cán

bộ trước khi hết nhiệm kỳ; đánh giá cán bộ trước khi bổ nhiệm, bổ nhiệm lại, miễn nhiệm, luân chuyển công tác, khen thưởng, kỷ luật

1.3.1.1 Cơ sở hình thành tiêu chí đánh giá về phẩm chất đạo đức

Những chuẩn mực đạo đức là một trong những yếu tố rất cần thiết cho bất kỳ một ngành nghề nào, đặc biệt là nghề lưu trữ Ở một số nước phát triển, việc giáo dục đạo đức và nhận thức nghề nghiệp cho những người làm VTLT rất quan trọng

Có nhiều quốc gia đã ban hành những quy tắc hay quy định những tiêu chuẩn về đạo đức cho cán bộ làm công tác VTLT

- Các luật lệ liên quan đến thông tin: Cán bộ lưu trữ có trách nhiệm hiểu biết

và cố gắng tuân theo các quy chế luật lệ liên quan đến việc sản sinh, loại hủy, sử dụng các cơ sở dữ liệu dưới bất kỳ hình thức nào

- Phê bình và kiện tụng: cán bộ lưu trữ tránh phê phán một cách vô trách

nhiệm những đồng nghiệp khác hoặc cơ quan lưu trữ, tránh phàn nàn về nghề nghiệp hay hạnh kiểm đạo đức của các cá nhân hoặc các cơ quan nghề nghiệp khác

- Trách nhiệm nghề nghiệp và hạnh kiểm: Tổ chức các cuộc gặp gỡ, đề xuất

giới thiệu và khuyến khích

- Cán bộ lưu trữ có nhiệm vụ bố trí tiếp xúc hoặc làm tư vấn cho cơ quan chủ quản cũng như các chuyên gia đối tác ở bất kỳ hoàn cảnh nào có lợi nhất cho cán bộ lưu trữ, không được giấu diếm nhận thù lao quà cáp trong việc tư vấn hoặc làm môi

giới cho các bên đối tác; cán bộ lưu trữ áp dựng các tiêu chuẩn khách quan cho công việc liên quan đến bổ nhiệm, thăng chức, thưởng phạt, không phân biệt sắc tộc, màu da, giới tính, đảng phái chính trị, tín ngưỡng, dân tộc; cán bộ lưu trữ không được nhận đặc ân đặc biệt của các cá nhân hoặc tổ chức có liên quan; cán bộ lưu trữ

sẽ công khai lợi ích tài chính cần thiết của họ hoặc của cơ quan khi có yêu cầu về thông tin hoặc cần trưng bày trang thiết bị hay dịch vụ thuộc phạm vi quản lý của họ; cán bộ lưu trữ làm trong kho lưu trữ chỉ có thể thay mặt cho cơ quan của họ

- Làm tổn hại đến thanh danh: cán bộ lưu trữ không được dù vô tình hay hiểm ý làm

tổn thương tực tiếp hoặc gián tiếp tới thanh danh, khả năng và công việc của các cá nhân hoặc tổ chức khác

- Xuyên tạc: Cán bộ lưu trữ trong hành động và lời nói của mình cần phân biệt

thật rõ ràng giữa niềm tin hành vi cá nhân với niềm tin và thái độ của cơ quan chủ quản; cán bộ lưu trữ chịu mọi trách nhiệm nếu có hiện tượng xuyên tạc, bóp méo hiện thực; cán bộ lưu trữ không được khai man trong các hồ sơ lí lịch cũng như tiểu

sử cá nhân của mình

- Nâng cao kiến thức: cán bộ lưu trữ giúp đỡ việc phát triển nghề nghiệp cho

những cán bộ còn ít kinh nghiệm hơn hoặc chưa được đào tạo nếu điều kiện cho phép; cán bộ lưu trữ thông qua phương tiện thông tin đại chúng giúp cho cộng đồng hiểu được lao động của người khác chứ không sao chép lại; cán bộ lưu trữ không cho phép những nghiên cứu riêng tư hay lợi ích công bố cá nhân của mình mà can thiệp vào nghề nghiệp và các nghĩa vụ hành chính nơi họ đang phục vụ

- Trách nhiệm nghề nghiệp và tài liệu:

+ Công tác thu thập hoặc chuyển giao: cán bộ lưu trữ bảo đảm rằng các

nguyên tắc chỉ đạo việc lựa chọn tài liệu vào bảo quản là do chính họ lập ra; cán bộ lưu trữ sắp xếp việc chuyển giao cũng như thu thập tài liệu dựa trên cơ sở mục đích của Viện lưu trữ Họ tôn trọng phạm vi thu thập đã được thừa nhận của các Viện lưu trữ khác nhau và không cạnh tranh trong thu thập nếu sự cạnh tranh đó dẫn đến

đe dọa sự toàn vẹn và bảo đảm an toàn của tài liệu; cán bộ lưu trữ giới thiệu, đề xuất với các chủ nhân có tài liệu về những Viện lưu trữ nào đó phù hợp cho việc bảo quản tài liệu của họ

+ Đánh giá: khi được mời tham gia đánh giá giá trị tiền tệ của tài liệu lưu trữ

dưới các dạng bán, mua, trao đổi, hiến tặng, đóng thuế, bảo hiểm hay xuất khẩu…cán bộ lưu trữ phải dựa trên cơ sở giá cả thị trường thịnh hành

+ Không bổ sung: cán bộ lưu trữ đề xuất việc không bổ sung tài liệu lưu trữ

chỉ trong phạm vi cho phép và trong mọi trường hợp không loại bỏ tài liệu bằng cách bán hay bất cứ thỏa thuận nào khác khi không được sự cho phép của cơ quan chủ quản

+ Bảo quản: cán bộ lưu trữ khuyến khích việc bảo quản tài liệu trong các kho

phù hợp và tạo mọi khả năng cần thiết để bảo đảm bảo quản những tài liệu có nguy

cơ bị lãng quên hoặc bị đe dọa hủy hoại ở mọi trường hợp; cán bộ lưu trữ cố gắng cung cấp thiết bị bảo đảm an toàn vật chất cho tài liệu trong kho lưu trữ Họ cần phải đề phòng đặc biệt các trường hợp dễ tác hại đến tài liệu như lửa, ánh sáng, độ nóng, ẩm, khô, bụi bẩn hoặc các loại nấm mốc, côn trùng

+ Sự toàn vẹn của tài liệu: cán bộ lưu trữ bảo quản, bảo vệ và bảo toàn tính

toàn vẹn của tài liệu cũng như thông tin chứa đựng trong tài liệu đó; cán bộ lưu trữ tôn trọng tính thống nhất hữu cơ và sự hình thành cấu trúc của hồ sơ tài liệu, không nên phân tán tài liệu, trừ trường hợp bắt buộc cần thiết theo biện pháp hành chính; cán bộ lưu trữ bảo đảm rằng tất cả tài liệu trong kho cũng như giá trị chứng cứ của chúng không thể bị hư hại do tác động của các biện pháp kỹ thuật như phục chế, chỉnh lý, sử dụng hoặc sao chụp…

+ Sử dụng: cán bộ lưu trữ bảo đảm rằng bất cứ ai cũng có quyền được phục vụ

khi sử dụng tài liệu lưu trữ không có sự phân biệt đối xử; cán bộ lưu trữ phải tuân theo một số hạn chế trong việc sử dụng tài liệu đã được nội quy hành chính của cơ quan lưu trữ quy định, hoặc theo yêu cầu của chủ nhân tài liệu; cán bộ lưu trữ khi thỏa thuận thu nhận tài liệu không khuyến khích việc hạnh chế sử dụng tài liệu, tuy nhiên có thể chấp nhận như một điều kiện của công tác thu thập quy định sự hạn chế

đó trong một khoảng thời gian nhất định; cán bộ lưu trữ báo cáo cho cơ quan chủ quản những công trình nghiên cứu của cá nhân, độc giả đã sử dụng tài liệu lưu trữ

+ Giữ gìn bí mật và riêng tư: cán bộ lưu trữ bảo vệ bí mật riêng tư của cơ quan

lưu trữ, của đối tác, chủ tài liệu và độc giả cũng như tôn trọng thông tin đang tìm kiếm hoặc tiếp nhận; cán bộ lưu trữ không được làm tiết lộ những nội dung, mục đích nghiên cứu của độc giả này với độc giả khác Trong trường hợp có sự trùng lặp

trong nghiên cứu của cán bộ lưu trữ có thể từng bước cung cấp tên cho những cá nhân có liên quan; cán bộ lưu trữ tôn trọng quyền của chủ nhân tài liệu về việc có nên thông tin công cộng về sự đóng góp của họ, theo nguyện vọng của họ; cán bộ lưu trữ không được sử dụng bất kỳ thông tin bí mật nào đạt được trong quá trình làm việc cho lợi ích cá nhân cũng như không được sử dụng những thông tin đó để làm thiệt hại lớn tới lợi ích của cơ quan chủ quản, chủ nhân tài liệu, của bên đối tác hoặc không được làm lộ thông tin đó ra ngoài trừ trường hợp pháp luật yêu cầu; cán bộ lưu trữ luôn bảo vệ thông tin về đời tư của cá nhân hàm chứa trong tài liệu lưu trữ [16]

* Tại Việt Nam

Tiêu chuẩn về đạo đức của cán bộ được đề cập đến tại nhiều văn bản, tuy nhiên chưa có một văn bản nào quy định cụ thể cho tiêu chuẩn về đạo đức của Chi cục trưởng Chi cục VTLT thuộc Sở Nội vụ chỉ có tiêu chuẩn về đạo đức của Giám đốc trung tâm lưu trữ tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương được quy định tại Quyết định số 60/2005/Q Đ-BNV ngày 23/6/2005 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ Theo Quyết định này, Tiêu chuẩn về đạo đức của Giám đốc trung tâm lưu trữ tỉnh được quy định như sau:

- Kiên định mục tiêu độc lập dân tộc và chủ nghĩa xã hội, phấn đấu thực hiện

có kết quả đường lối, chủ trường của Đảng, chính sách pháp luật của nhà nước;

- Cần kiệm liêm chính, chí công vô tư Không tham nhũng và có tinh thần đấu tranh chống tham nhũng Có ý thức tổ chức kỷ luật, trung thực, không cơ hội, gắn

bó mật thiết với nhân dân nơi cư trú và được nhân dân tín nhiệm;

- Có trình độ về lý luận chính trị, văn hóa, chuyên môn nghiệp vụ, nắm vững quan điểm, chủ trương, đường lối của Đảng, chính sách pháp luật của Nhà nước, đủ năng lực đáp ứng yêu cầu được giao

- Trung thành với tổ quốc, với Đảng, với nhân dân; tích cực thực hiện và lãnh đạo, chỉ đạo đơn vị thực hiện tốt công cuộc công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nước thể hiện bằng hiệu quả và chất lượng công tác được giao;

- Có bản lĩnh vững vàng, dám nghĩ, dám làm và dám chịu trách nhiệm cá nhân; thẳng thắn trong đấu tranh chống tư tưởng bảo thủ, trì trệ, cục bộ bản vị; kiên quyết chống tham nhũng;

- Giữ gìn đoàn kết nội bộ; tập hợp và phát huy được sức mạnh tập thể; công tâm và khách quan trong công tác; tôn trọng đồng nghiệp;

- Bản thân và gia đình thực hiện tốt đường lối, chủ trương của Đảng, chính sách pháp luật của Nhà nước, các quy định của địa phương và nơi cư trú

1.3.1.2 Cơ sở hình thành tiêu chí đánh giá về năng lực lãnh đạo, quản lý, điều hành

Tại Quyết định số 62/2005/QĐ-BNV ngày 23/6/2005 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ

có quy định tiêu chuẩn về năng lực lãnh đạo, quản lý, điều hành của Giám đốc trung tâm lưu trữ tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương như sau:

Năng lực lãnh đạo, quản lý, điều hành của Giám đốc trung tâm lưu trữ tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương tương đương với Phó Giám đốc cơ quan chuyên môn của UBND tỉnh, cụ thể:

- Có năng lực nghiên cứu và xây dựng các văn bản về nghiệp vụ văn thư lưu trữ và tài liệu lưu trữ, đề xuất các định hướng, chiến lược, quy hoạch phát triển và tăng cường lưu trữ lịch sử trên địa bàn tỉnh để Chánh văn phòng UBND tỉnh trình UBND tỉnh xem xét, quyết định; đề xuất với Chánh văn phòng UBND tỉnh các giải pháp, biện pháp để triển khai thực hiện theo chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn được giao

- Có năng lực lãnh đạo quản lý, điều hành các hoạt động của Trung tâm về công tác văn thư lưu trữ tỉnh; có khả năng nghiên cứu, hướng dẫn, tổ chức thực hiện, tổng kết thực tiễn, cụ thể hóa các quy định pháp luật, các quy định của tỉnh và

Bộ Nội vụ về xây dựng và phát triển công tác nghiệp vụ lưu trữ lịch sử trên địa bàn tỉnh

Như vậy, các tiêu chí liên quan đến tiêu chuẩn năng lực lãnh đạo quản lý, điều hành của Chi cục trưởng Chi cục VTLT chưa có một văn bản nào quy định một cách cụ thể Tuy nhiên, cơ sở để đánh giá năng lực của Giám đốc trung tâm lưu trữ tỉnh đã được đề cập tới tại Quyết định số 62/2005/QĐ-BNV ngày 23/6/2005 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ Đây có thể được coi là cơ sở để hình thành tiêu chí đánh giá năng lực lãnh đạo, quản lý, điều hành của Chi cục trưởng Chi cục VTLT Bởi Chi cục Trưởng Chi Cục VTLT chính là lãnh đạo đứng đầu cơ quan quản lý nhà nước

về VTLT tại địa phương theo Thông tư số 02/2010/TT-BNV

1.3.1.3 Cơ sở hình thành tiêu chí đánh giá về trình độ, hiểu biết, điều kiện bổ nhiệm

Các tiêu chí liên quan đến tiêu trình độ, hiểu biết của Chi cục trưởng chi cục

đánh giá trình độ, hiểu biết của Giám đốc trung tâm lưu trữ tỉnh đã được đề cập tới tại Quyết định số 62/2005/QĐ-BNV ngày 23/6/2005 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ Đây

có thể được coi là cơ sở để hình thành tiêu chí đánh giá trình độ, hiểu biết của Chi cục trưởng Chi cục VTLT Bởi Chi cục Trưởng Chi Cục VTLT chính là lãnh đạo đứng đầu cơ quan quản lý nhà nước về VTLT tại địa phương theo Thông tư số 02/2010/TT-BNV thay cho Giám đốc Trung tâm lưu trữ tỉnh trước đây

Theo Quyết định số 62/2005/QĐ-BNV ngày 23/6/2005 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ, trình độ và hiểu biết của Giám đốc trung tâm lưu trữ tỉnh, thành phố được quy định như sau:

* Về trình độ:

- Tốt nghiệp đại học trở lên chuyên ngành VTLT và Quản trị văn phòng; nếu

là đại học khác phải bồi dưỡng kiến thức quản lý nghiệp vụ về VTLT Có thời gian

từ 05 trở lên kinh qua công tác quản lý điều hành văn thư- lưu trữ;

- Có trình độ lý luận chính trị từ trung cấp trở lên;

- Đảm bảo tiêu chuẩn chức danh ngạch chuyên viên chính hoặc tương đương trở lên;

- Biết một ngoại ngữ thông dụng trình độ B trở lên;

- Biết sử dụng máy tính trong công tác quản lý, điều hành và phục vụ chuyên môn, nghiệp vụ

* Về điều kiện bổ nhiệm:

- Về tuổi đời: Cán bộ công chức, viên chức được bổ nhiệm lần đầu giữ chức vụ

Giám đốc TT lưu trữ tỉnh đối với nam không quá 55 tuổi, đối với nữ không quá 50 tuổi;

- Lý lịch cá nhân rõ ràng, được cơ quan có thẩm quyền xác minh và xác nhận theo quy định;

- Có bản kê khai tại thời điểm xem xét bổ nhiệm về tài sản, nhà, đất theo quy định;

- Thời hạn mỗi lần bổ nhiệm là 5 năm;

- Có sức khỏe để hoàn thành nhiệm vụ được giao;

- Không trong thời gian bị thi hành kỷ luật từ khiển trách trở lên

1.3.2 Cơ sở thực tiễn

Trước ngày Thông tư 02/2010/TT-BNV có hiệu lực, tổ chức làm công tác văn thư, lưu trữ của các địa phương (ở cấp tỉnh, huyện, xã) thực hiện theo Nghị định số 13/2008/NĐ- CP ngày 04 tháng 02 năm 2008 của Chính phủ quy định các cơ quan chuyên môn thuộc UBND tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương, Nghị định 14/2008/NĐ- CP ngày 04 tháng 02 năm 2008 của Chính phủ quy định các cơ quan chuyên môn thuộc UBND cấp huyện và Thông tư 04/2008/TT- BNV ngày 04 tháng

6 năm 20008 của Bộ Nội vụ quy định tổ chức các cơ quan chuyên môn thuộc UBND tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương và UBND huyện, thị xã, thành phố thuộc tỉnh (gọi tắt là Thông tư 04) Theo các văn bản này, thì tổ chức văn thư, lưu trữ cấp tỉnh được quy định cụ thể như sau:

Cấp tỉnh thành lập phòng Quản lý VTLT trực thuộc Sở Nội vụ có chức năng tham mưu cho Giám đốc Sở Nội vụ thực hiện chức năng quản lý nhà nước về công tác VTLT ở địa phương và chuyển nguyên trạng Trung tâm Lưu trữ tỉnh từ Văn phòng

Ủy ban nhân dân tỉnh về Sở Nội vụ

Đến tháng 5 năm 2010, có 50/63 tỉnh thành lập Phòng quản lý VTLT; 03/63 tỉnh thành lập Phòng Cải cách hành chính và Quản lý VTLT (Hà Tĩnh, Thanh Hóa, Phú Thọ) trực thuộc Sở Nội vụ, thực hiện chức năng quản lý nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ; 03/63 tỉnh giao cho phòng Xây dựng Chính quyền, cải cách hành chính và Văn phòng thực hiện chức năng quản lý nhà nước về công tác VTLT trên địa bạn tỉnh (Hưng Yên, Ninh Thuận, Hải Phòng); 04/63 tỉnh chưa thành lập Phòng quản lý văn thư, lưu trữ là Thái Bình, Hòa Bình, Bạc Liêu, Đăk Lăk 58/63 tỉnh đã bàn giao nguyên trạng Trung tâm Lưu trữ tỉnh từ Văn phòng UBND tỉnh sang Sở Nội vụ và 5 tỉnh Trung tâm Lưu trữ tỉnh vẫn trực thuộc Văn phòng UBND là: Ninh Bình, Hà Nam, Thừa Thiên Huế, Đà Nẵng, Kom Tum

Tuy nhiên, với những quy định trên thì chức năng, nhiệm vụ, thẩm quyền và mối quan hệ giữa Phòng quản lý VTLT và trung tâm lưu trữ tỉnh không được quy định

rõ Và nếu phòng quản lý VTLT thuộc thẩm quyền quyết định thành lập của Giám đốc Sở nội vụ mà Trung tâm lưu trữ tỉnh lại giữ nguyên trạng thuộc thẩm quyền quyết định thành lập của Chủ tịch UBND tỉnh, như vậy hai đơn vị thuộc Sở Nội vụ cùng thực hiện giúp Giám đốc Sở Nội vụ tham mưu cho UBND tỉnh thực hiện chức năng quản lý nhà nước về VTLT và quản lý tài liệu lưu trữ có tỉnh có địa vị pháp lý khác nhau, dẫn đến những khó khăn trong việc thống nhất thực hiện chức năng, nhiệm vụ về VTLT tại các địa phương Từ những bất cập trên, việc ban hành Thông tư hướng dẫn thống nhất chức năng, nhiệm vụ quyền hạn và tổ chức của tổ chức VTLT Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ và UBND các cấp là rất cần thiết và cấp bách

Để khắc phục những khó khăn trong thực tiễn như trên, ngày 28 tháng 4 năm

2010, Bộ trưởng Bộ Nội vụ đã ban hành Thông tư số 02/2010TT- BNV hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức của tổ chức VTLT Bộ, cơ quan ngang

Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ và UBND các cấp Theo đó, ở cấp tỉnh, thành lập Chi cục VTLT trực thuộc Sở Nội vụ trên cơ sở hợp nhất Phòng Quản lý VTLT và Trung tâm lưu trữ tỉnh Chi cục VTLT có chức năng giúp Giám đốc Sở Nội vụ tham mưu cho UBND tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương (gọi tắt là tỉnh) quản

lý nhà nước về VTLT của tỉnh và trực tiếp quản lý tài liệu lịch sử của tỉnh theo quy định của pháp luật

Thực hiện theo thông tư 02/2010/TT- BNV, đến tháng 6 năm 2011 đã có 56/63 tỉnh thành lập Chi Cục VTLT thuộc Sở Nội vụ

Nói chung, với việc ban hành Thông tư 02/2010/TT-BNV đã đáp ứng yêu cầu thực tiễn đòi hỏi nhằm kiện toàn về tổ chức, cán bộ, công chức làm VTLT tại cơ quan,

tổ chức các cấp; phù hợp với chỉ đạo của Lãnh đạo Bộ Nội vụ tại văn bản số 792/BNV-TCCB ngày 24 tháng 3 năm 2009 về việc thực hiện Nghị định 13, 14 về công tác nội vụ địa phương, nhằm tháo gỡ những khó khăn, vướng mắc trong việc thực hiện Nghị định số 13/2008NĐ- CP và Nghị định số 14//2008/ NĐ- CP ngày 04 tháng 02 năm 2008 của Chính phủ Việc ban hành Thông tư không trái với Nghị định 178/2007/ NĐ- CP ngày 03 tháng 02 năm 2007 quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Bộ, cơ quan ngang Bộ Thông tư được ban hành đúng như tinh thần của Luật lưu trữ tạo cơ sở pháp lý đầy đủ để xây dựng công tác VTLT

Tuy nhiên, các Chi cục VTLT được thành lập nhưng với vị trí như hiện nay sẽ gặp nhiều khó khăn trong việc thực hiện chức năng quản lý nhà nước về VTLT và tài liệu lưu trữ lịch sử ở địa phương do: là đơn vị trực thuộc Sở Nội vụ, giới hạn về

cơ cấu tổ chức các bộ phận giúp việc, đặc biệt là các bộ phận có tính chất hoạt động

sự nghiệp (Trung tâm lưu trữ tỉnh) không đủ các điều kiện về nguồn lực để đáp ứng yêu cầu thực hiện toàn bộ các nhiệm vụ của VTLT tỉnh; Cục văn thư và Lưu trữ nhà nước là cơ quan giúp Bộ Nội vụ quản lý nhà nước về lĩnh vực nhưng chỉ thực hiện hướng dẫn chuyên môn nghiệp vụ trong điều kiện các nguồn lực (tổ chức, nhân sự, cơ sở vật chất) phụ thuộc vào khả năng cân đối theo phân cấp của địa phương sẽ gặp khó khăn trong việc triển khai thực hiện các nhiệm vụ theo yêu cầu

về chuyên môn, nghiệp vụ; các địa phương có điều kiện phát triển kinh tế khác nhau,

sẽ khó đảm bảo tính thống nhất và đồng bộ về thực thi các nhiệm vụ quản lý công tác VTLT và tài liệu lưu trữ theo yêu cầu chung, do đó ảnh hướng đến hiệu quả phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ trong thực tiễn

Từ những phân tích trên, trong thời gian tới, cơ quan quản lý nhà nước về lĩnh vực VTLT cần được nâng lên về vai trò, vị trí trong tổ chức bộ máy hành chính nhà nước để đáp ứng được chức năng, nhiệm vụ giúp Bộ trưởng Bộ Nội vụ quản lý nhà nước về công tác VTLT trên phạm vi cả nước trong điều kiện hội nhập kinh tế quốc

tế với sự hình thành đa dạng các loại hình tài liệu

Để thực hiện chức năng, nhiệm vụ như đã phân tích ở trên, cùng với việc củng cố

và hoàn thiện tổ chức bộ máy, nhân lực VTLT tại trung ương thì nhân lực VTLT ở địa phương cũng được đầu tư tăng đáng kể

Theo số liệu thu thập từ điều tra khảo sát và các báo cáo của địa phương năm

2010, tổng số nhân lực làm công tác VTLT hiện có của 54 Trung tâm lưu trữ tỉnh (nay là Chi cục VTLT) các tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương có 537 công chức, viên chức Bình quân tại mỗi Chi cục VTLT tỉnh có 10 người Đặc biệt, tại một số tỉnh đã bố trí biên chế tương đối cao như: Bắc Ninh (23 biên chế), Yên Bái (23 biên chế), Hưng Yên (20 biên chế), Khánh Hòa (20 biên chế), Quảng Bình (20 biên chế)…

Tại các nguồn nộp lưu cấp tỉnh của 44 tỉnh được điều tra có 3.072 người làm công tác văn thư, bình quân mỗi cơ quan đã bố trí được 01 người làm văn thư; có 1.393 người làm công tác lưu trữ Qua số liệu trên cho thấy, số người làm công tác

văn thư được bố trí là cán bộ chuyên trách, tuy nhiên về nhân lực bố trí làm công tác lưu trữ của các cơ quan phần lớn là cán bộ kiêm nhiệm

Về trình độ đào tạo, về tổng quát trong số nhân lực VTLT tại các cấp có 65- 76% nhân lực qua đào tạo, trong đó có 30% có trình độ đại học (13% chuyên ngành văn thư, lưu trữ); số đào tạo trình độ trung cấp chiếm tỷ lệ cao nhất trong số nhân lực qua đào tạo tại địa phương (chiếm tỷ lệ 63%), trong đó số đào tạo chuyên ngành văn thư, lưu trữ 40%

Một số tỉnh bố trí tương đối đủ biên chế như Bà Rịa- Vũng Tàu (98 biên chế, trong đó 78 biên chế chuyên trách), Khánh Hòa (163 biên chế, trong đó 80 biên chế chuyên trách), Đồng Nai (106 biên chiếm trong đó 89 biên chế chuyên trách), Cần Thơ (71 biên chế, trong đó 55 biên chế chuyên trách

Tại Phòng Nội vụ các huyện, thị xã, thành phố thuộc tỉnh thường bố trí từ 1 – 2 công chức đảm nhận công việc quản lý nhà nước về công tác VTLT Văn phòng H ĐND & UBND một số huyện cũng đã bố trí được công chức chuyên trách văn thư, lưu trữ kinh nghiệm Công chức, viên chức làm công tác VTLT ở cấp huyện chủ yếu có trình độ trung cấp VTLT hoặc chuyên ngành khác đã qua các lớp đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ VTLT

Ở cấp xã chưa có bộ phận VTLT chuyên trách mà chỉ có công chức văn phòng

- Thống kê làm kiêm nhiệm công tác VTLT Công tác văn phòng - thống kê là một trong những chức danh chuyên trách ở cấp xã đảm nhiệm nhiều nhiệm vụ liên quan tới công tác văn phòng thống kê Đối với công tác VTLT cấp xã, công chức văn phòng, thống kê có trách nhiệm tham mưu cho Chủ tịch UBND cấp xã quản lý Nhà nước về VTLT trên địa bàn về thực hiện các chế độ quy định; tổ chức sơ kết, tổng kết về công tác VTLT và quản lý tài liệu lưu trữ của cấp xã Theo thống kê cho đến tháng 6/2011, cả nước ta hiện có 11.108 đơn vị hành chính cấp xã, như vậy đồng nghĩa với việc thiếu hơn 11.000 công chức đảm nhiệm công tác VTLT

Bảng 1.1: Dự kiến nhu cầu nhân lực văn thư, lưu trữ của các địa phương

đến năm 2020 và tầm nhìn đến năm 2030

Đến năm

lượng

cơ quan

bình quân

NL trong mỗi

cơ quan

số bình

quân

NL trong mỗi

cơ quan

số bình

quân

NL trong mỗi

cơ quan

đã bố trí cán bộ làm công tác văn thư chuyên trách Số lượng nhân lực VTLT tại các địa phương đã bố trí tăng số cán bộ chuyên trách công tác văn thư; các Chi cục VTLT tỉnh, sau khi thành lập đã kịp thời kiện toàn cơ cấu tổ chức và nhân lực, số người có trình độ đào tạo đại học chiếm tỷ lệ khá cao

Tuy nhiên, về số lượng cũng như chất lượng nhân lực VTLT ở các cơ quan trung ương và địa phương chưa đáp ứng được các yêu cầu, nhiệm vụ đặt ra hiện

Số cán bộ chuyên trách công tác VTLT trong các cơ quan còn thiếu, đặc biệt là cán bộ lưu trữ của các cơ quan thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào lưu trữ tỉnh

Phần lớn hầu hết các cơ quan, tổ chức chưa có chuyên viên chính, chuyên viên cao cấp VTLT và tương đương Các tổ chức văn thư, lưu trữ địa phương hiện nay thiếu cán bộ có năng lực và trình độ chuyên môn phù hợp, đảm bảo tiêu chuẩn nghiệp vụ ngạch VTLT theo quy định của nhà nước Vì vậy, để đáp ứng yêu cầu đòi hỏi của công tác VTLT trong toàn ngành cần đánh giá về cán bộ VTLT ở địa phương, đặc biệt là Lãnh đạo chi cục VTLT vừa được bổ nhiệm theo Thông tư 02/2010/TT-BNV

1.4 Ý nghĩa của việc xây dựng các tiêu chí đánh giá năng lực đối với Chi cục trưởng Chi cục Văn thư – Lưu trữ thuộc Sở Nội vụ

Quản lý nguồn nhân lực nói chung và công chức nói riêng là một hoạt động quản lý bao gồm nhiều nội dung: tổ chức thực hiện các chế độ, chính sách của Nhà nước đối với công chức; bố trí, phân công, điều động, thuyên chuyển công tác; đánh giá; khen thưởng, kỷ luật công chức v.v… Mỗi nội dung có một vị trí nhất định và

có mối quan hệ mật thiết với nhau, trong đó đánh giá là khâu tiền đề, có ý nghĩa quan trọng và là cơ sở của các khâu khác

1.4.1 Góp phần xây dựng thước đo đánh giá năng lực cán bộ

Đánh giá cán bộ, công chức là việc làm khó, rất nhạy cảm vì nó ảnh hưởng đến tất cả các khâu khác của công tác cán bộ, có ý nghĩa quyết định trong việc phát hiện, tuyển chọn, đào tạo, bồi dưỡng, bố trí, sử dụng, đề bạt, khen thưởng, kỷ luật

và thực hiện các chế độ, chính sách đối với cán bộ cũng như giúp cán bộ phát huy

ưu điểm, khắc phục nhược điểm, tiến bộ không ngừng trong việc nâng cao phẩm

chất chính trị, đạo đức cách mạng, năng lực và hiệu quả công tác của cán bộ

Xây dựng được bộ tiêu chí đánh giá năng lực Chi cục trưởng Chi cục VTLT thuộc

Sở Nội vụ sẽ giúp cho các cấp Ủy Đảng, các cơ quan, tổ chức nhà nước dễ dàng đánh giá, tổng kết Trên cơ sở các tiêu chí có thang đo cụ thể, rõ ràng sẽ bảo đảm cho kết quả đánh giá là khách quan, công bằng và có tác dụng thực sự trong việc nhân rộng và cổ vũ cho những cá nhân điển hình

1.4.2 Nâng cao chất lượng hoạt động của cán bộ

Xây dựng tiêu chí đánh giá năng lực Chi cục trưởng Chi cục VTLT thuộc Sở Nội vụ rất cần thiết, vừa mang tính cấp bách trước mắt, vừa mang tính chiến lược

lâu dài, bảo đảm tính thống nhất về quản lý tiêu chuẩn chức danh, tiêu chuẩn nghiệp vụ đối với đội ngũ công chức, viên chức thực hiện công tác trong các ngành, lĩnh vực ở trung ương và địa phương

Trong giai đoạn hiện nay, thực hiện cải cách hành chính thành công theo hướng tinh gọn, chất lượng và hiệu quả, thì việc xác định và xây dựng tiêu chuẩn chức danh nghề nghiệp cụ thể đối với công chức, viên chức làm công tác VTLT trong các cơ quan tổ chức là đòi hỏi tất yếu, khách quan và cần thiết, nhằm nâng cao năng lực, chất lượng và hiệu quả hoạt động của bộ máy công quyền

Việc xây dựng tiêu chí đánh giá năng lực Chi cục trưởng Chi cục VTLT thuộc

Sở Nội vụ lồng ghép với việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, gắn liền với đặc thù của từng vị trí việc làm sẽ có tác dụng tích cực trong việc nâng cao hiệu lực, hiệu quả thực thi công vụ, làm cho mỗi cán bộ, công chức, viên chức coi đó là công việc thường xuyên, hàng ngày, hàng giờ của bản thân mình Từ đó hình thành nên thói quen trong cách thức làm việc, trong lối sống và văn hóa ứng xử của mỗi người cán bộ, công chức, viên chức Đồng thời việc xây dựng tiêu chí đánh giá năng lực của Chi cục trưởng Chi cục VTLT thuộc Sở Nội vụ sẽ Là căn cứ để quy hoạch, bố trí, sử dụng, đào tạo, bồi dưỡng, đề bạt, bổ nhiệm, luân chuyển, khen thưởng, kỷ luật cán bộ

Tiểu kết chương 1

Trong chương 1 tác giả chủ yếu đề cập và làm sáng tỏ các khái niệm liên quan đến đề tài như: khái niệm tiêu chí đánh giá, khái niệm năng lực, khái niệm tiêu chí đánh giá năng lực, khái niệm Chi cục trưởng Chi cục VTLT, khái niệm tiêu chí đánh giá năng lực Chi cục trưởng Chi cục VTLT Để làm sáng tỏ các tiêu chí đánh giá năng lực Chi cục trưởng Chi cục VTLT thuộc Sở Nội Vụ, chúng tôi đã trình bày, phân tích nhiệm vụ, quyền hạn của Chi cục trưởng trong việc thực hiện chức trách của mình, chỉ rõ chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Chi cục VTLT tỉnh, đưa ra cơ sở lý luận, cơ sở thực tiễn để hình thành bộ tiêu chí đánh giá năng lực Chi cục trưởng Các cơ sở lý luận bao gồm: cơ sở hình thành tiêu chí đánh giá về phẩm chất đạo đức, cơ sở hình thành tiêu chí đánh giá về năng lực lãnh đạo, quản lý, điều hành, cơ sở hình thành tiêu chí đánh giá về trình độ hiểu biết, điều kiện bổ nhiệm Nhóm cơ sở thực tiễn gồm: Các căn cứ và số liệu thực tế phản ánh năng lực lãnh đạo, quản lý, điều hành của Chi cục trưởng Chi cục VTLT tại 63 tỉnh/ thành thông qua báo cáo từ các tỉnh/ thành gửi về Cục VTLT nhà nước Chính

cơ sở lý luận và cơ sở thực tiễn phong phú này đã giúp chúng tôi có cơ sở hình thành nên bộ tiêu chí đánh giá năng lực của Chi cục trưởng Chi cục VTLT thuộc Sở Nội vụ Từ đó xây dựng thước đo đánh giá năng lực của cán bộ, đồng thời góp phần nâng cao chất lượng hoạt động của cán bộ trong tương lai

Tuy nhiên, để có thể hình thành được bộ tiêu chí đánh giá năng lực của Chi cục trưởng Chi cục VTLT tỉnh một cách chính xác nhất, chúng tôi sẽ làm sáng tỏ thực trạng năng lực của Chi cục trưởng chi cục VTLT tại 63 tỉnh/ thành trong cả nước thông qua kết quả khảo sát thực tế và báo cáo cáo cơ quan gửi về cục Chính thực trạng năng lực này mới giúp chúng tôi có cơ sở thực tiễn khoa học để hình thành bộ tiêu chí đánh giá năng lực Chi cục trưởng Chi cục VTLT Phần thực trạng năng lực của Chi cục trưởng Chi cục VTLT sẽ được chúng tôi trình bày cụ thể tại chương 2 của Luận văn

Chương 2 KHẢO SÁT, ĐÁNH GIÁ NĂNG LỰC CHI CỤC TRƯỞNG

CHI CỤC VĂN THƯ- LƯU TRỮ THUỘC SỞ NỘI VỤ

Quy định của Nhà nước về vị trí thay đổi qua từng thời kỳ thì tương ứng với

vị trí là việc làm cũng thay đổi theo

Chỉ tính từ năm 1998 đến nay mô hình tổ chức quản lý nhà nước về VTLT ở cấp tỉnh đã có nhiều thay đổi: thay đổi về cơ quan giúp UBND tỉnh quản lý nhà nước về công tác VTLT ở tỉnh, thay đổi về mạng lưới tổ chức quản lý tài liệu lưu trữ ở cấp tỉnh Tất cả những thay đổi trên kéo theo thay đổi về các tiêu chí đánh giá năng lực của người đứng đầu cơ quan giúp UBND tỉnh quản lý về công tác VTLT ở tỉnh Sau đây chúng tôi trình bày về tiêu chí đánh giá năng lực của người đứng đầu

cơ quan giúp UBND tỉnh quản lý công tác VTLT tại các tỉnh/ thành phố trực thuộc Trung ương

2.1 Khái quát quy định của Nhà nước về tổ chức văn thư lưu trữ cấp tỉnh và yêu cầu về năng lực của người đứng đầu cơ quan giúp Chủ tịch UBND tỉnh quản lý về công tác văn thư- lưu trữ

2.1.1 Khái quát quy định của Nhà nước về tổ chức văn thư lưu trữ cấp tỉnh

Muốn làm rõ vấn đề tổ chức lưu trữ cấp tỉnh, trước hết chúng ta cần thống nhất khái niệm về “tổ chức”

Tổ chức là một khái niệm mở rộng, có thể được hiểu theo nghĩa là một danh

từ hoặc động từ, ở từng trường hợp, cách hiểu về nó có sự khác nhau khá lớn:

“Tổ chức với tư cách là danh từ được hiểu là một tập hợp người được tổ chức theo một cơ cấu nhất định để hoạt động vì lợi ích chung hoặc một tổ chức chính trị

xã hội với cơ cấu và kỷ luật chặt chẽ

Với tư cách là một động từ, “tổ chức có thể hiểu là sự sắp xếp, bổ trí thành bộ phận để cùng thực hiện một nhiệm vụ hoặc một chức năng chung hay sự sắp xếp,

bố trí để làm cho có trật tự, nề nếp hoặc tiến hành một công việc theo cách thức, trình tự nào đó

Tổ chức văn thư lưu trữ cấp tỉnh ở nước ta được hiểu theo nghĩa là một động

từ, tức là sự sắp xếp, bố trí thành bộ phận để cùng thực hiện một nhiệm vụ hoặc một chức năng chung mà ở đây là sự sắp xếp bố trí các cơ quan, bộ phận để thực