Nghiên cứu xây dựng hệ thống thông tin tài liệu lưu trữ phục vụ hoạt động quản lý Nhà nước của các Bộ

Những thách thức này hiện diện rõ nét nhất trong các lưu trữ hiện hành, đặc biệt là trong lưu trữ các cơ quan nhà nước cấp bộ - các lưu trữ mà thông tin TLLT là một nguồn dữ liệu đặc biệ

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN

CAM ANH TUẤN

NGHIÊN CỨU XÂY DỰNG HỆ THỐNG THÔNG TIN TÀI LIỆU LƯU TRỮ PHỤC VỤ HOẠT ĐỘNG QUẢN LÝ NHÀ

MỤC LỤC

PHẦN MỞ ĐẦU 3

CHƯƠNG 1 SỰ CẦN THIẾT XÂY DỰNG HỆ THỐNG THÔNG TIN TLLT 19

PHỤC VỤ HOẠT ĐỘNG QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC CỦA CÁC BỘ 19

1.1 KHÁI NIỆM VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN TÀI LIỆU LƯU TRỮ 20

1.1.1 Khái niệm về thông tin 20

1.1.2 Khái niệm về hệ thống thông tin 24

1.1.3 Khái niệm về hệ thống thông tin tài liệu lưu trữ 27

1.2 NHU CẦU SỬ DỤNG THÔNG TIN TLLT TRONG HOẠT ĐỘNG QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC CỦA CÁC BỘ 31

1.2.1 Chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của các bộ .31

1.2.2 Nhu cầu sử dụng thông tin TLLT trong hoạt động quản lý nhà nước của các bộ 37

1.3 VAI TRÒ CỦA HỆ THỐNG THÔNG TIN TLLT ĐỐI VỚI HOẠT ĐỘNG QUẢN LÝ 41

NHÀ NƯỚC CỦA CÁC BỘ 41

TIỂU KẾT CHƯƠNG 1 48

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC THÔNG TIN TÀI LIỆU LƯU TRỮ TẠI 49

CÁC BỘ HIỆN NAY 49

2.1 ĐẶC ĐIỂM, THÀNH PHẦN, NỘI DUNG KHỐI TÀI LIỆU LƯU TRỮ CỦA CÁC BỘ .49

2.1.1 Đặc điểm 49

2.1.2 Thành phần của tài liệu lưu trữ bộ .51

2.1.3 Nội dung chủ yếu của tài liệu lưu trữ bộ .52

2.2 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC THÔNG TIN TLLT TẠI CÁC BỘ HIỆN NAY 59

2.2.1 Những kết quả đạt được .60

2.2.2 Những tồn tại và nguyên nhân 72

TIỂU KẾT CHƯƠNG 2 84

CHƯƠNG 3 XÂY DỰNG HỆ THỐNG THÔNG TIN TÀI LIỆU LƯU TRỮ PHỤC VỤ HOẠT ĐỘNG QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC CỦA CÁC BỘ 86

3.1 CÁC YÊU CẦU ĐỐI VỚI VIỆC XÂY DỰNG HỆ THỐNG THÔNG TIN TÀI LIỆU LƯU TRỮ .86

3.2 XÁC ĐỊNH CÁC THÀNH PHẦN CỦA HỆ THỐNG THÔNG TIN TÀI LIỆU LƯU TRỮ TẠI CÁC BỘ 96

3.2.1.Xác định tổ chức điều phối hoạt động của hệ thống .97

3.2.2.Xác định thành phần con người tham gia hệ thống 99

3.2.3 Xây dựng các hệ cơ sở dữ liệu trong hệ thống .101 3.2.4 Các thành phần khác của hệ thống 116

3.3 MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM VẬN HÀNH HIỆU QUẢ HỆ THỐNG THÔNG TIN TLLT TẠI CÁC BỘ 117

PHẦN KẾT LUẬN 123 TÀI LIỆU THAM KHẢO 125

PHẦN MỞ ĐẦU

1 Mục đích, ý nghĩa của đề tài

Tài liệu lưu trữ là một nguồn di sản văn hoá hiện vật đặc biệt quan trọng đối với mọi quốc gia trên thế giới Kể từ khi được sản sinh đến lúc được bảo quản tại các kho lưu trữ cố định, thông tin của nguồn di sản này không biến đổi Tuy nhiên, mục đích sử dụng nguồn thông tin ấy có sự thay đổi Nếu lúc mới sản sinh, thông tin chỉ dừng lại là các quyết định quản lý, kết thúc giai đoạn giải quyết công việc, tài liệu được bảo quản tại lưu trữ hiện hành của cơ quan, nhằm mục đích tham khảo, phục vụ hoạt động quản lý Khi được lưu giữ tại các lưu trữ cố định, thông tin của TLLT trở thành một nguồn sử liệu hết sức quan trọng, phản ánh chân thực những sự kiện, hiện tượng diễn ra trong quá khứ

Để có thể phục vụ tốt các nhu cầu khác nhau về sử dụng TLLT thì một yêu cầu đúng đắn đặt ra là phải tổ chức khoa học tài liệu, đảm bảo chất lượng

từ khâu thu thập, bổ sung tài liệu đến khâu tổ chức sử dụng tài liệu Nếu khâu thu thập, bổ sung đem lại cho lưu trữ những tài liệu quý giá, tạo nguồn nguyên vật liệu cho công tác lưu trữ thì khâu tổ chức sử dụng lại là cầu nối giữa kết quả của công tác lưu trữ với các nhu cầu sử dụng tài liệu Một trong những nhiệm

vụ của công tác lưu trữ là cung cấp những thông tin quá khứ hữu ích phục vụ hoạt động quản lý, trong đó có hoạt động quản lý nhà nước

Với nhiệm vụ quản lý nhà nước một ngành hay lĩnh vực, nhu cầu thông tin phục vụ hoạt động quản lý của các bộ là rất lớn, trong đó thông tin TLLT là một nguồn thông tin đặc biệt quý giá Nó cung cấp cho các cấp lãnh đạo bộ những bằng chứng khách quan về các sự kiện diễn ra trong quá khứ; những kinh nghiệm quý báu trong hoạt động quản lý Thông tin TLLT góp phần gia tăng chất lượng cho các chủ trương, chính sách, quyết định mang tính chiến lược của các bộ Trước những biến đổi to lớn của thời đại bùng nổ thông tin, công tác thông tin TLLT đang phải đối mặt với những thách thức không nhỏ

Sự phát triển như vũ bão của công nghệ thông tin là thời khắc báo hiệu cho các nhà lưu trữ biết rằng: đã đến lúc phải ứng dụng khoa học hiện đại, đặc biệt là

công nghệ thông tin vào công tác lưu trữ nói chung và công tác tổ chức sử dụng TLLT nói riêng Mặt khác, việc “không gặp nhau” giữa người sử dụng với cán

bộ lưu trữ là một trở ngại đáng kể Những thách thức này hiện diện rõ nét nhất trong các lưu trữ hiện hành, đặc biệt là trong lưu trữ các cơ quan nhà nước cấp

bộ - các lưu trữ mà thông tin TLLT là một nguồn dữ liệu đặc biệt cho hoạt động quản lý Điều này đã và đang đặt ra hai bài toàn khó đối với những người

làm công tác tổ chức sử dụng tài liệu của các lưu trữ bộ Thứ nhất, các lưu trữ

bộ cần phải có sự chủ động hơn nữa, dự đoán trước các nhu cầu sử dụng TLLT

thoả mãn Thứ hai, các lưu trữ bộ cần phải có những giải pháp để phục vụ tốt

các nhu cầu sử dụng TLLT trên cơ sở ứng dụng tiến bộ của công nghệ thông tin Có như vậy, công tác lưu trữ mới có thể đem lại những hiệu quả thiết thực nhất phục vụ các nhu cầu khác nhau của xã hội nói chung, của các bộ nói riêng Thấu hiểu được những khó khăn này của các lưu trữ bộ, trên cơ sở những nét

tương đồng giữa các bộ, chúng tôi quyết định lựa chọn đề tài “Nghiên cứu xây

dựng hệ thống thông tin tài liệu lưu trữ phục vụ hoạt động quản lý nhà nước của các bộ” làm đề tài luận văn Thạc sỹ khoa học chuyên ngành “Lưu trữ học

và Tư liệu học” Đây là một đề tài có ý nghĩa rất lớn Cụ thể như sau:

+ Nghiên cứu, xây dựng hệ thống thông tin TLLT sẽ là giải pháp giúp cho hoạt động quản lý nhà nước của các bộ ngày càng hiệu quả và hiệu lực, phục vụ đắc lực cho công cuộc cải cách hành chính đang diễn ra mạnh mẽ tại các cơ quan nhà nước nói chung và tại các bộ nói riêng Như chúng ta đã biết, công tác đảm bảo thông tin, trong đó có thông tin TLLT, là yếu tố quyết định đảm bảo chất lượng cho hoạt động quản lý nhà nước Hệ thống thông tin nói chung và hệ thống thông tin tài liệu lưu trữ nói riêng sẽ là cơ sở không thể thiếu cho hoạt động quản lý của các bộ Việc xây dựng và cam kết cung cấp chính xác, đầy đủ, kịp thời những thông tin TLLT của hệ thống thông tin nàylà yếu tố đảm bảo cho hiệu quả hoạt động của các bộ

+ Xây dựng hệ thông thông tin TLLT góp phần thay đổi quan niệm cũ về công tác lưu trữ nói chung, công tác tổ chức sử dụng tài liệu trong các lưu trữ

bộ nói riêng Thật vậy, đây là hình thức tổ chức sử dụng TLLT mang tính chủ động và linh hoạt hơn rất nhiều so với các hình thức tổ chức sử dụng khác Thay vì đợi người lãnh đạo yêu cầu, các cán bộ lưu trữ mới cung cấp thông tin, chúng ta chủ động tìm hiểu những thông tin nào người lãnh đạo cần và chủ động cung cấp Quan niệm này cần nhận được sự khuyến khích và ủng hộ của những người đứng đầu cơ quan, đồng thời cần phải nhân rộng trong các cán bộ làm công tác tổ chức sử dụng TLLT, để có thể hoạt động hiệu quả trong thời đại bùng nổ thông tin như hiện nay

+ Xây dựng hệ thống thông tin TLLT phục vụ hoạt động của các bộ góp phần thúc đẩy mạnh mẽ quá trình ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác lưu trữ Một trong những nhiệm vụ quan trọng trong việc xây dựng hệ thống thông tin TLLT tại các bộ là xây dựng các hệ cơ sở dữ liệu TLLT Xây dựng cơ

sở dữ liệu TLLT chính là khâu xử lý thông tin tiền máy hết sức quan trọng Với cấu trúc đặc trưng của cơ sở dữ liệu áp dụng đối với các lưu trữ hiện hành là phân loại thông tin của từng tổ hợp TLLT theo chuyên đề, hoặc theo phân loại thông tin của phông lưu trữ độc lập, việc xây dựng hệ cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ như yêu cầu của đề tài đặt ra sẽ kích thích công tác ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác lưu trữ, và công tác thông tin TLLT tại các bộ

+ Xây dựng hệ thống thông tin TLLT, với chức năng nâng cao hiệu quả hoạt động thu thập, xử lý và cung cấp thông tin TLLT, sẽ góp phần nâng cao chất lượng hoạt động của công tác lưu trữ các bộ Thật vậy, thoả mãn các nhu cầu sử dụng tài liệu được coi là cách tốt nhất nhằm phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ, một yếu tố có tác dụng giáo dục đối với ý thức của các cán bộ về công tác lưu trữ, cũng như vị trí của công tác lưu trữ trong hoạt động của các bộ Bên cạnh đó, muốn làm tốt việc xây dựng hệ thống thông tin TLLT như vậy đòi hỏi các khâu nghiệp vụ quan trọng khác như phân loại tài liệu, xác định giá trị và

bổ sung tài liệu trong công tác lưu trữ bộ phải được tiến hành nghiêm túc và khoa học Như vậy, công tác thông tin TLLT được tổ chức theo mô hình này vừa được coi là thước đo chất lượng của công tác lưu trữ, vừa được coi là một

biện pháp nhằm nâng cao hiệu quả của công tác lưu trữ ở các bộ và đem lại một

vị thế xứng đáng trong xã hội cho công tác lưu trữ nói riêng, ngành lưu trữ nói chung

2 Mục tiêu nghiên cứu của đề tài

Với những ý nghĩa nêu trên, đề tài được tiến hành nhằm thực hiện một số mục tiêu cụ thể sau đây:

+ Phân tích và nhận định về thực trạng công tác thông tin TLLT tại các

bộ hiện nay Đây là những cơ sở thực tiễn quan trọng giúp chúng tôi đưa ra được một mô hình tổ chức tối ưu của hệ thống thông tin TLLT tại các bộ;

+ Đề xuất, định hướng việc xây dựng hệ thống thông tin TLLT ở các bộ, qua đó xác định được một số thành phần thiết yếu nhất của hệ thống thông tin TLLT phục vụ hoạt động quản lý nhà nước của các bộ Đây là một hướng nghiên cứu mới trong công tác lưu trữ nên chúng tôi không đi sâu nghiên cứu một cách cụ thể các thành phần của hệ thống thông tin TLLT Những phân tích, kiến nghị của chúng tôi xung quanh vấn đề này chỉ dừng lại ở việc khai phá ban đầu

3 Phạm vi nghiên cứu của đề tài

Đây là một đề tài khó, phức tạp và có phạm vi nghiên cứu rộng Xây dựng hệ thống thông tin nói chung hay hệ thống thông tin TLLT nói riêng là một sự huy động và tập trung nhiều nguồn nhân lực, vật lực (trong đó đáng kể

là nguồn nhân lực, vật lực khoa học công nghệ) Tuy nhiên, do điều kiện khách quan, chúng tôi chỉ dừng lại ở việc xác định các thành phần trong hệ thống thông tin TLLT phục vụ hoạt động quản lý Nhà nước của các bộ Chúng tôi không đi sâu nghiên cứu việc áp dụng những giải pháp khoa học công nghệ vào việc xây dựng các hệ thống thông tin tài liệu lưu trữ tại các bộ, cụ thể trong đề tài này là công nghệ thông tin, sự lựa chọn các thiết bị phần cứng hay chương trình phần mềm thích hợp

Đề tài được nghiên cứu và thực hiện trên cơ sở khảo sát thực tế công tác thông tin TLLT (công tác lưu trữ) phục vụ hoạt động quản lý tại các bộ Như chúng tôi đã nói ở trên, việc đi đến quyết định lựa chọn địa bàn thực hiện đề tài tại các cơ quan bộ là do sự tương đồng trong chức năng, nhiệm vụ, cũng như quá trình hình thành tài liệu lưu trữ ở các cơ quan này Mặt khác, các bộ với tư cách là cơ quan được Chính phủ giao quyền quản lý nhà nước trong một ngành

hay lĩnh vực đang đóng vai trò quan trọng trong quá trình công nghiệp hoá - hiện đại hoá đất nước Tính hiệu quả trong hoạt động của các bộ trở thành một yêu cầu bức thiết nhất trong giai đoạn hiện nay Việc xây dựng hệ thống thông tin TLLT cũng góp phần tác động không nhỏ trong việc nâng cao hoạt động của các bộ Vì vậy, chúng tôi chỉ dừng lại việc nghiên cứu đề tài này tại các cấp

bộ Do có những điểm đặc thù riêng và khả năng tiếp cận khó khăn, các bộ Ngoại giao, Công an và Quốc phòng không thuộc phạm vi nghiên cứu của đề tài Đối với 3 bộ mới thành lập là Bộ Tài nguyên Môi trường, Bộ Bưu chính Viễn thông và Bộ Nội vụ, lưu trữ các bộ tuy được thiết lập trên cơ sở của bộ phận lưu trữ các cơ quan tiền nhiệm trước đây nhưng đến thời điểm này vẫn trong giai đoạn kiện toàn, vì vậy, chúng tôi cũng chưa có điều kiện khảo sát thực tế tại các bộ này

Thông tin TLLT được đề cập đến trong đề tài này chủ yếu là thông tin hành chính trên các vật mang tin bằng giấy Các loại thông tin chứa trong các vật mang tin khác như phim, ảnh, ghi âm, đĩa từ không thuộc phạm vi nghiên cứu của đề tài Mặt khác, số lượng của loại hình tài liệu này tại các lưu trữ bộ không nhiều

4 Nhiệm vụ nghiên cứu của đề tài

Để đạt được các mục tiêu đã đặt ra, đề tài cần hoàn thành một số nhiệm

vụ nghiên cứu cụ thể sau đây:

Nhiệm vụ thứ nhất là nghiên cứu cơ sở lý luận của việc xây dựng hệ

thống thông tin TLLT phục vụ hoạt động quản lý nhà nước của các bộ

Nhiệm vụ thứ hai là tiến hành nghiên cứu thực trạng công tác thông tin

TLLT tại các bộ Nhiệm vụ này có tính chất quyết định của đề tài Hoàn thành tốt nhiệm vụ nghiên cứu này sẽ là cơ sở thực tiễn để xác định giải pháp phù hợp và tối ưu nhất đối với công tác thông tin TLLT tại các bộ trong giai đoạn hiện nay

Và nhiệm vụ thứ ba là nghiên cứu nhằm xác định đƣợc các thành phần

thiết yếu của hệ thống thông tin TLLT tại các bộ Đây là nhiệm vụ quan trọng nhất đồng thời cũng là mục tiêu lớn nhất mà đề tài cần đạt đƣợc

5 Lịch sử nghiên cứu vấn đề

Thông tin TLLT là một trong những nhiệm vụ quan trọng của công tác lưu trữ nói chung Mục đích cuối cùng của những khâu nghiệp vụ phức tạp trong công tác lưu trữ như thu thập, bổ sung, phân loại tài liệu, xác định giá trị tài liệu chính là để phục vụ hoạt động thông tin TLLT - nguồn thông tin quá khứ đặc biệt quan trọng Vì vậy, bên cạnh những mảng nghiên cứu truyền thống về các nghiệp vụ của công tác lưu trữ, một trong những chủ đề nghiên cứu được rất nhiều các nhà lưu trữ học trên thế giới và Việt Nam quan tâm, đó

là công tác thông tin TLLT Dưới tác động của thời đại bùng nổ thông tin, sự lựa chọn này của các nhà lưu trữ học Việt Nam và trên thế giới càng mang nhiều ý nghĩa quan trọng

Hiện đại hoá công tác thông tin TLLT, đặc biệt là việc sử dụng những thành tựu tân tiến của công nghệ thông tin, đã trở thành một xu hướng phát triển chung của ngành lưu trữ trên toàn thế giới Trong cuốn chuyên khảo mang

tên “Lưu trữ học”, do Nhà xuất bản Giáo dục Chuyên nghiệp Mátxcơva ấn hành năm 2002, các tác giả cuốn sách, đồng thời là các nhà lưu trữ học hàng đầu của Nga đã dành một chương để viết về công tác “Thông tin hoá công tác lưu trữ” Theo bản dịch của cuốn sách này, hiện đang được lưu giữ tại Phòng

Tư liệu Khoa Lưu trữ học và Quản trị Văn phòng, thì những nỗ lực gắn liền lĩnh vực thông tin với công tác lưu trữ đã được hình thành từ cuối thế kỷ 19 ở nước Nga Đến nay, việc áp dụng những lý luận của công tác thông tin vào công tác lưu trữ đã trải qua 4 giai đoạn phát triển Cụ thể như sau:

+ Giai đoạn từ cuối thế kỷ 19 đến những năm 1950: thành tựu chủ yếu của giai đoạn này là cơ khí hóa các công cụ tìm tin

+ Giai đoạn từ cuối những năm 1950 đến nửa đầu những năm 1970: đây

là giai đoạn của “tự động hoá công tác lưu trữ gắn liền với sự phát triển mạnh

mẽ của thông tin học”[22;159] Những kết quả của giai đoạn này đã hình thành nên cơ sở lý luận cho việc xây dựng các hệ thống thông tin

+ Giai đoạn từ sau những năm 1970 đến đầu những năm 1980: đây là giai đoạn chứng kiến sự ra đời của các hệ thống tra tìm thông tin tự động cục

bộ và hệ thống tra tìm thông tin tự động liên thông giữa các lưu trữ Trong giai đoạn này, ở Nga người ta cũng chứng kiến sự ra đời của các vật mang tin mới, các chương trình ứng dụng cho hệ thống tra tìm thông tin tự động hoá

+ Giai đoạn từ sau những năm 1980 đến những năm 1990: đâylà giai đoạn “số hoá các nguồn vật mang tin truyền thống trong các lưu trữ quốc gia với mục đích xây dựng phông bảo hiểm và phông sử dụng”[22;161] diễn ra mạnh mẽ tại Liên bang Nga Và công tác thông tin TLLT, với sự trợ giúp đắc lực của công nghệ thông tin, không còn được quan niệm là một công tác đơn giản, mang tính thủ công

Khái niệm “hệ thống thông tin” hay “hệ thống tra tìm thông tin tự động hoá” được xuất hiện với tần suất lớn trong cuốn sách này Như vậy, công tác thông tin TLLT không còn được coi là nhiệm vụ của riêng các cán bộ lưu trữ Trong giai đoạn hiện nay, để gia tăng hiệu quả của công tác thông tin TLLT, nó cần sự trợ giúp của rất nhiều nhân tố khác, trong đó phải kể đến nguồn lực của công nghệ thông tin Tại Hội nghị SARBICA (Chi nhánh khu vực Đông Nam

Á của Hội đồng Lưu trữ Quốc tế) vừa được tổ chức tại Việt Nam từ ngày 3 đến

5 tháng 5 năm 2004 với chủ đề “Các chính sách và thực tiến xác định giá trị, bảo quản tài liệu lưu trữ điện tử”, Tiến sỹ William Undertood, Viện Nghiên

cứu Công nghệ bang Georgia, Mỹ đã giới thiệu một mô hình sử dụng thông tin

TLLT theo tiêu chuẩn ISO Đó là hệ thống thông tin TLLT mở (The open archival information system - OAIS) Hệ thống này bao gồm rất nhiều thành

phần, trong đó công nghệ thông tin đóng vai trò quan trọng nhất

Qua hai chuyên khảo nghiên cứu nói trên, có thể nói công tác thông tin TLLT cũng như công tác lưu trữ tại các nước như Nga, Mỹ đã có những bước phát triển vượt bậc Những quan niệm về công tác thông tin TLLT đã có sự thay đổi rất lớn dưới tác động của thành tựu công nghệ thông tin Có thể nói, những lý luận cũng như kinh nghiệm thực tiễn xây dựng hệ thống thông tin

TLLT của các nước này là những kinh nghiệm quý báu cho nước ta sau này Tuy nhiên, khả năng áp dụng những mô hình nói trên vào nước ta lúc này là hoàn toàn không khả thi Nga, Mỹ là những nước có nền kinh tế phát triển, có

cơ sở hạ tầng thông tin tân tiến, những quan niệm truyền thống về văn bản và TLLT đã có sự thay đổi, trình độ dân trí cao Những điều kiện nói trên hoàn toàn không hội tụ đủ ở Việt Nam Tuy nhiên, những kết quả nghiên cứu nói trên sẽ giúp ích rất nhiều cho các nhà lưu trữ học Việt Nam trong việc đi tìm một mẫu hình phù hợp với thực tiễn nước nhà

Ở Việt nam, từ cuối những năm 1970, trên Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam - một tạp chí chuyên ngành uy tín - đã xuất hiện những bài nghiên cứu đầu tiên bàn về mối quan hệ giữa công tác thông tin và công tác lưu trữ Có thể

kể đến những bài viết như “Bước đầu tìm hiểu về những hoạt động thông tin trong các Viện Lưu trữ” của tác giả Hồ Văn Quýnh, Tạp chí Văn thư Lưu trữ số 3/1977; “Bàn về chức năng cơ bản của thông tin khoa học - kỹ thuật, lưu trữ khoa học - kỹ thuật và sự phối hợp hoạt động giữa chúng” của tác giả Văn Thắng, Tạp chí Văn thư Lưu trữ số 3/1978; “Hoạt động thông tin trong công tác lưu trữ” của tác giả Nguyễn Cảnh Đương, Tạp chí Văn thư Lưu trữ số

1/1977 Đây là những bài nghiên cứu đầu tiên về công tác lưu trữ dưới góc độ tiếp cận thông tin học của các nhà khoa học Việt Nam Dựa theo kết quả nghiên cứu thu được cộng với sự trợ giúp kiến thức của các tài liệu tham khảo nước ngoài, các tác giả đã đi đến chung một nhận định rằng “hoạt động thông tin trong lưu trữ là một bộ phận cấu thành trong công tác lưu trữ, nó cũng có những thuộc tính thuộc về bản chất giống như công tác lưu trữ”[25;21] Có thể coi đây là một nhận định quan trọng trong việc áp dụng các lý thuyết thông tin trong công tác lưu trữ Với nhận định này, công tác lưu trữ nói chung, công tác

tổ chức hệ thống công cụ tra cứu, công tác tổ chức sử dụng TLLT nói riêng đã trở thành một nhân tố tích cực trong việc cung cấp thông tin TLLT

Trong những năm gần đây, các bài viết nghiên cứu lý luận về mối quan

hệ của công tác thông tin và công tác lưu trữ ít dần, xuất hiện chủ yếu và

thường xuyên là các bài viết đề cập đến khâu xây dựng công cụ tìm tin trong

lưu trữ như “Một số ý kiến về hướng phát triển hệ thống công cụ tra cứu khoa học cho tài liệu văn kiện Phông Lưu trữ Quốc gia Việt Nam” của hai tác giả Trần Hoàng và Mạnh Hùng, Tạp chí Văn thư Lưu trữ số1/1987; bài “Xây dựng

hệ thống công cụ tra tìm khoa học tài liệu lưu trữ là nhiệm vụ cấp thiết của ngành lưu trử Việt Nam” của tác giả Phan Đình Nham, Tạp chí Văn thư Lưu

trữ số 3+4/1989 ; các bài viết mang tính tổng kết về công tác thông tin tài liệu

lưu trữ như bài “Thông tin tài liệu lưu trữ phục vụ hoạt động lãnh đạo, chỉ đạo của Đảng” của tác giả Nguyễn Văn Lanh, Tạp chí Lưu trữ Việt Nam số 2/1999

(nay là Tạp chí Văn thư Lưu trữ); các bài viết liên quan đến việc ứng dụng

công nghệ thông tin trong công tác lưu trữ như “Một số điểm lưu ý khi khi ứng dụng tin học vào lưu trữ” của tác giả Dương Văn Khảm, Tạp chí Văn Thư Lưu trữ số 3/1991; bài “Ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý tài liệu lưu trữ

ở Phú Thọ hiện nay” của tác giả Hán Văn Cảnh, Tạp chí Lưu trữ Việt Nam số

5/2002 Bên cạnh những bài viết trên tạp chí chuyên ngành, nhiều công trình nghiên cứu khoa học cấp ngành liên quan đến công tác thông tin tài liệu lưu trữ

đã được tiến hành, trong đó có thể kể đến đề tài mã số 86-98-015 “Nghiên cứu, xây dựng hệ thống công cụ tra tìm tài liệu phông lưu trữ Quốc gia”do Ts Phan Đình Nham làm chủ nhiệm đề tài; đề tài mã số 48A.02.04 “Những vấn đề cơ bản trong việc xây dựng hệ thống thông tin tự động hoá tài liệu lưu trữ quốc gia” do TS Dương Văn Khảm làm Chủ nhiệm đề tài Những bài viết và công

trình nghiên cứu nói trên đều ít nhiều đề cập đến công tác thông tin tài liệu lưu trữ dưới những góc độ khác nhau Một xu hướng mà các nhà nghiên cứu đề cập đến trong hầu hết các bài viết của mình là cần phải hiện đại hoá công tác lưu trữ, trong đó việc hiện đại hoá công tác thông tin tài liệu lưu trữ cần đặt lên hàng đầu Đây là một xu thế tất yếu trong giai đoạn hiện nay

Ngoài ra, vấn đề này cũng nhận được sự quan tâm nghiên cứu của rất nhiều các sinh viên, học viên cao học ngành Lưu trữ học và Quản trị Văn

phòng Có thể kể đến một số đề tài như “Tổ chức thông tin phục vụ hoạt động

điều hành và lãnh đạo của Bộ Nội vụ” của sinh viên Trần Thị Châm; “Thu thập, xử lý và cung cấp thông tin phục vụ hoạt động lãnh đạo, quản lý ở Văn phòng HĐND - UBND Tỉnh Thái Bình” của sinh viên Vũ Thị Vượng Đây là

những đề tài gắn liền với một địa chỉ nghiên cứu nhất định, vì vậy nó mang tính thực tiễn cao Tuy nhiên, đề tài của các sinh viên chủ yếu đề cập đến nguồn thông tin hiện hành, ít đề cập đến nguồn thông tin quá khứ từ TLLT

Những kết quả nghiên cứu về công tác thông tin TLLT ở Việt Nam cũng như trên thế giới là những gợi ý rất bổ ích đối với đề tài của chúng tôi Tuy nhiên, những công trình, bài viết kể trên chỉ dừng lại nghiên cứu ở một số khía cạnh cụ thể của công tác thông tin TLLT như mối quan hệ của công tác lưu trữ với công tác thông tin TLLT, xây dựng các công cụ tra tìm thông tin TLLT, ứng dụng công nghệ thông tin TLLT hoặc mang tính chất tổng kết công tác thông tin TLLT tại một cơ quan cụ thể Gần như không có đề tài nào đề cập đến việc nghiên cứu các giải pháp mang tính toàn diện và hệ thống nhằm nâng cao hiệu quả của công tác thông tin TLLT, đặc biệt là công tác thông tin TLLT tại các bộ Với cách tiếp cận có hệ thống, đề tài này sẽ góp phần xây dựng một

mô hình thông tin TLLT phù hợp nhất tại các bộ nhằm phục vụ các nhu cầu thông tin hồi cố trong hoạt động quản lý Nhà nước Những kết quả nghiên cứu của chúng tôi đưa ra không chỉ căn cứ trên thực tế hoạt động của các bộ hiện nay nói riêng và nước ta nói chung mà còn tính đến khả năng hội nhập mạnh

mẽ của Việt Nam trong tương lai

6 Các nguồn tư liệu và phương pháp nghiên cứu

Để hoàn thành đề tài, chúng tôi có sử dụng một số nguồn tư liệu tham khảo như:

+ Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia năm 2001

+ Một số văn bản liên quan đến đề tài như:

- Báo cáo của Cục Lưu trữ Nhà nước và của các bộ tổng kết 5 năm thực hiện Chỉ thị 726-TTg của Thủ tướng Chính phủ về tăng cường chỉ đạo công tác lưu trữ trong thời gian tới và một năm thi hành Pháp lệnh lưu trữ Quốc gia của

Những tài liệu này cung cấp cho chúng tôi những thông tin về thực tiễn hoạt động thông tin TLLT tại các bộ Qua đó, chúng tôi có thể đánh giá được thực trạng công tác này tại các bộ

- Nghị định của Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ của các bộ

- Quyết định của Bộ trưởng một số bộ quy định về cơ cấu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ của các đơn vị trực thuộc bộ

- Quyết định của Chánh Văn phòng một số bộ quy định về cơ cấu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ của các đơn vị trực thuộc văn phòng bộ

+ Các bài viết trên các tạp chí chuyên ngành như Tạp chí Lưu trữ Việt Nam, Tạp chí Thông tin Khoa học Xã hội, Tạp chí Thông tin và tư liệu

+ Một số sách chuyên khảo về lưu trữ, thông tin học và quản lý

+ Các niên luận, khoá luận tốt nghiệp, luận văn thạc sỹ và các đề tài nghiên cứu khoa học liên quan đến hướng nghiên cứu của đề tài

Để hoàn thành đề tài này, chúng tôi chủ yếu vận dụng các phương pháp nghiên cứu như phương pháp phân tích, phương pháp tổng hợp, phương pháp thống kê, phương pháp phỏng vấn, điều tra, khảo sát Phương pháp phỏng vấn, điều tra, khảo sát được chúng tôi vận dụng trong việc thu thập các thông tin cần thiết đối với đề tài Những thông tin thu được qua các phương pháp trên và các thông tin trên các nguồn tài liệu tham khảo sẽ được chúng tôi xử lý một cách khoa học trên cơ sở vận dụng phương pháp phân tích, tổng hợp Phương pháp thống kê giúp chúng tôi xử lý hữu hiệu các số liệu thu nhận được Ngoài ra, trong đề tài này, chúng tôi cũng vận dụng một số phương pháp nghiên cứu khác như phương pháp hệ thống Mặt khác, những kết quả nghiên cứu đều được chúng tôi phân tích, đánh giá, nhìn nhận dựa trên những quan điểm mang tính phương pháp luận của chủ nghĩa Mác -Lênin đã được cụ thể hoá thành các nguyên tắc của lưu trữ học, cụ thể đó là nguyên tắc tính đảng, nguyên tắc lịch

sử và nguyên tắc toàn diện tổng hợp

7 Đóng góp của đề tài

Đề tài hoàn thành có những đóng góp cơ bản sau đây:

Thứ nhất, đề tài đã hệ thống hoá một cách khá cụ thể những thành tựu và

hạn chế của việc nghiên cứu công tác thông tin TLLT ở nước ta từ trước đến nay, cũng như ở một số nước trên thế giới

Thứ hai, đề tài đã đưa ra một cái nhìn tổng quan nhất về công tác thông

tin TLLT tại các bộ trong giai đoạn hiện nay Đây là những đóng góp về mặt thực tiễn

Thứ ba, về mặt lý luận, đề tài là đã có những đóng góp nhất định trong

việc xác định được một số yêu cầu mang tính nguyên tắc khi tiến hành xây dựng hệ thống thông tin TLLT, cũng như xác định được một số thành phần cơ bản trong hệ thống thông tin TLLT tại các bộ

Trên đây là một số đóng góp quan trọng của đề tài Ngoài ra, chúng tôi

hy vọng rằng, đề tài này sẽ là những gợi ý đối với các bộ trong nỗ lực cải thiện hoạt động thông tin TLLT tại bộ mình

8 Giới thiệu về bố cục của đề tài

Kết quả nghiên cứu của đề tài được thể hiện trong 3 chương, ngoài lời

mở đầu và phần kết luận Cụ thể như sau:

Lời nói đầu

Chương 1: Sự cần thiết xây dựng hệ thống thông tin tài liệu lưu trữ phục vụ hoạt động quản lý nhà nước của các bộ

Chương này là chương mang tính chất dẫn luận của đề tài Để tìm hiểu được sự cần thiết trong việc xây dựng hệ thống thông tin trong hoạt động quản

lý nói chung, hoạt động quản lý nhà nước của các bộ nói riêng, chúng ta cần có những hiểu biết nhất định về thông tin, hệ thống thông tin Có thể nói, khái niệm thông tin là một trong những khái niệm tồn tại nhiều cách hiểu nhất Việc tìm ra cách hiểu đúng đắn và khoa học nhất về khái niệm thông tin sẽ là cơ sở quan trọng giúp tác giả đi đúng hướng trong quá trình triển khai đề tài Trên cơ

sở những hiểu biết về thông tin và hệ thống thông tin, chúng tôi tìm ra định nghĩa, cũng như những nội hàm trong khái niệm hệ thống thông tin TLLT Căn

cứ vào lý luận chung của thông tin học và chức năng, nhiệm vụ của các bộ,

chúng tôi tìm hiểu về nhu cầu sử dụng thông tin TLLT cũng như vai trò của hệ thống thông tin TLLT trong việc phục vụ hoạt động quản lý nhà nước của các bộ… Đây là những yếu tố mang tính quyết định đến việc xây dựng hệ thống thông tin TLLT phục vụ hoạt động quản lý nhà nước của các bộ

Chương 2: Thực trạng công tác thông tin tài liệu lưu trữ phục vụ hoạt động quản

lý nhà nước của các bộ hiện nay

Trong chương này, trên cơ sở tìm hiểu đặc điểm của tài liệu hiện đang được bảo quản tại các kho lưu trữ bộ, chúng tôi đi sâu nghiên cứu về thực trạng công tác thông tin TLLT phục vụ hoạt động quản lý nhà nước của các bộ Những việc đã làm được và chưa làm được sẽ được chúng tôi phân tích và chứng minh một cách cụ thể Trên cở sở phân tích nguyên nhân của những hạn chế, chúng tôi muốn khẳng định rằng cần phải có những thay đổi cơ bản đối với công tác thông tin TLLT của các bộ Trong đó, giải pháp xây dựng hệ thống thông tin TLLT là giải pháp mang tính triệt để nhất

Chương 3: Xây dựng hệ thống thông tin tài liệu lưu trữ phục vụ hoạt động quản

lý nhà nước của các bộ

Căn cứ vào các nhu cầu thông tin trong hoạt động quản lý nhà nước, trên

cơ sở thực trạng công tác thông tin TLLT của các bộ, chúng tôi đưa ra mô hình

hệ thống thông tin TLLT bao gồm nhiều thành phần có mối liên hệ chặt chẽ với nhau như vấn đề tổ chức, con người, xây dựng cơ sở dữ liệu, lựa chon các thiết

bị phần cứng, xây dựng phần mềm Sự vận hành của cả hệ thống, mà cụ thể là của các thành phần đã nêu sẽ đáp ứng được nhu cầu thông tin TLLT của các đối tượng sử dụng là cán bộ trong bộ

Phần kết luận

Trong quá trình thực hiện luận văn, chúng tôi gặp phải rất nhiều khó khăn, đặc biệt là sự khan hiếm về mặt tư liệu Mặt khác, do trình độ bản thân còn hạn hẹp, cộng với thời gian nghiên cứu ngắn, nên mặc dù đã rất cố gắng song đề tài chắc chắn không tránh khỏi những sai sót, hạn chế nhất định Chúng

tôi mong muốn nhận được những ý kiến đóng góp từ các thầy cô giáo và các đồng nghiệp

Để hoàn thành luận văn, trong thời gian thực hiện, chúng tôi đã nhận được sự giúp đỡ rất nhiệt tình từ phía các cán bộ Phòng Nghiệp vụ Trung ương thuộc Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước, các cán bộ Phòng Lưu trữ Bộ Công nghiệp, Phòng Lưu trữ Bộ Khoa học Công nghệ Đặc biệt, chúng tôi sẽ không thể hoàn thành luận văn này nếu không nhận được sự giúp đỡ đầy nhiệt huyết của PGS Vương Đình Quyền - thầy giáo hướng dẫn khoa học trực tiếp của chúng tôi, của các thầy cô giáo và bạn đồng nghiệp hiện đang công tác tại Khoa Lưu trữ học và Quản trị Văn phòng - Trường Đại học Khoa học Xã hội Nhân văn Hà Nội Nhân đây, chúng tôi xin bày tỏ lòng biết ơn tới sự giúp đỡ quý báu

đó Xin chân thành cảm ơn!

Hà nội, tháng 8 năm 2004

Tác giả

Cam Anh Tuấn

CHƯƠNG 1 SỰ CẦN THIẾT XÂY DỰNG HỆ THỐNG THÔNG TIN TLLT PHỤC VỤ HOẠT ĐỘNG QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC CỦA CÁC BỘ

Thông tin là chất liệu quan trọng trong hoạt động quản lý nói chung và quản lý nhà nước nói riêng, điều này thể hiện rõ nét nhất là trong việc ban hành các quyết định quản lý Chất lượng của một quyết định quản lý phụ thuộc vào

sự đầy đủ và chất lượng của các thông tin, các số liệu và dữ kiện được cung cấp Tính hợp pháp và hợp lý của các quyết định phụ thuộc phần nhiều vào các thông tin được cô đặc trong nội dung của chúng Thông tin được coi là những tiền đề, những cơ sở quan trọng cho hoạt động quản lý, trong đó có hoạt động quản lý nhà nước

Quản lý, với cách hiểu tương đối phổ biến là “hoạt động có ý thức của con người nhằm sắp xếp tổ chức, chỉ huy, điều hành, hướng dẫn, kiểm tra các quá trình xã hội và hoạt động của con người để hướng chúng phát triển phù hợp với quy luật xã hội, đạt được mục tiêu xác định theo ý chí của nhà quản lý với chi phí thấp nhất” [31;136], thường bao gồm các nội dung cơ bản như lập kế hoạch, tổ chức, điều khiển, kiểm tra Mỗi nội dung nói trên của quản lý đều có những đặc điểm riêng biệt Tuy nhiên, chúng cùng có một điểm chung quan trọng là đều sử dụng thông tin như một nguồn nguyên vật liệu quan trọng Thông tin tham gia vào hầu hết các khâu của quản lý

Ví dụ: + Lập kế hoạch là khâu xác định mục tiêu và các nguồn lực quan

trọng để đạt được các mục tiêu đã đề ra Để có thể lập được một kế hoạch khả thi, các nhà quản lý cần có rất nhiều thông tin về nguồn lực thực hiện (nhân lực, vật lực ), các thông tin liên quan đến vấn đề lập kế hoạch Những thông tin như vậy sẽ giúp các nhà quản lý đề ra được các mục tiêu và biện pháp thực hiện phù hợp

+ Khâu tổ chức thực hiện là khâu quyết định dẫn đến việc mục tiêu đề ra có đạt được hay không Khi thực hiện khâu này, các nhà quản lý cần phải thu thập các thông tin về kinh nghiệm tổ chức thực hiện trước đây, thông tin về phản ứng của các đối tượng thực hiện

Hoạt động quản lý nhà nước là một trong những hoạt động rất phức tạp Ứng biến trước những biến động không ngừng của xã hội luôn là bài toán hóc búa đối với các cơ quan quản lý nhà nước Thách thức này yêu cầu hoạt động quản lý nhà nước không thể thụ động, bảo thủ hay trì trệ Thông tin chính là luồng không khí luân chuyển liên tục trong các hoạt động quản lý, trong đó có quản lý nhà nước Sự thụ động của các nhà quản lý sẽ mất đi nếu như họ luôn nắm được thông tin Có hai loại thông tin tồn tại song hành trong quản lý là thông tin hiện hành và thông tin lưu trữ (hay còn gọi là thông tin quá khứ) Đây

là hai cột trụ vững chắc của bất cứ hoạt động quản lý nào Tuy nhiên, nhận thức

về tầm quan trọng của hai loại thông tin này có sự thiên lệch nhất định Trước đây, người ta cho rằng, hoạt động quản lý luôn cần nhiều những thông tin

“nóng hổi”, tức là những thông tin hiện hành, hơn là những thông tin lưu trữ Quan điểm này ít nhiều xuất phát từ cái nhìn thành kiến của xã hội đối với công tác lưu trữ Với những tính chất đặc thù, thông tin TLLT rất thiết thực cho hoạt động quản lý Nó đã, đang và sẽ có những đóng góp quan trọng đối với hoạt động quản lý nói chung và quản lý nhà nước nói riêng Trong chương này, chúng ta sẽ tìm hiểu sâu về vai trò và giá trị của thông tin TLLT, cũng như của

hệ thống thông tin TLLT đối với hoạt động của các bộ - một hoạt động quản lý nhà nước quan trọng đối với xã hội

1.1 KHÁI NIỆM VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN TÀI LIỆU LƯU TRỮ

1.1.1 Khái niệm về thông tin

Con người tồn tại và luôn bị chi phối, tác động bởi thế giới vật chất Cũng chính vì vậy, việc nhận thức được thế giới vật chất là mục đích cuối cùng

và quan trọng nhất của con người Và một trong những cầu nối hữu hiệu nhất giữa thế giới vật chất với con người chính là thông tin Hay nói cách khác, thông tin ra đời nhằm thoả mãn khát vọng khám phá thế giới vật chất của con người Nó là công cụ, phương tiện được con người xây dựng, sử dụng để tìm hiểu

và nắm bắt thế giới, qua đó làm giàu thêm nhận thức của mình

Tuy thông tin đã trở thành một công cụ quan trọng trong cuộc sống của con người nhưng việc nhận biết được nó không phải đơn giản Sự phức tạp này bắt nguồn từ tính vô hình của thông tin (thông tin chỉ được nhận biết qua cảm tính) Khái niệm thông tin xuất hiện đầu tiên từ những năm 1950 của thế kỷ

XX Tuy nhiên, tính cho đến nay, thông tin là một trong những khái niệm tồn tại nhiều cách hiểu nhất Đứng dưới những góc độ tiếp cận khác nhau, các nhà khoa học đều tìm ra được các cách hiểu khác nhau về thông tin Dưới đây là một số cách hiểu tồn tại xung quanh khái niệm thông tin:

Cách hiểu thứ nhất: coi thông tin đơn thuần là những tín hiệu Một số tín

hiệu được con người quy ước là tiếng nói, chữ viết, hình ảnh hay số liệu Điển hình cho cách hiểu này là quan niệm của các nhà văn hoá - xã hội và các nhà toán học

+ Thông tin là “những tín hiệu quy ước của con người được thu nhận và truyền đạt qua tiếng nói, chữ viết, hình ảnh”1

+ “Thông tin là sự hiểu biết có được từ số liệu”[18;18] v.v

Cách hiểu này quy đồng thông tin với phương thức, cách thức thể hiện nội dung của thông tin Tuy nhiên, thông tin không chỉ biểu hiện thông qua các tín hiệu được con người quy ước từ trước Có những thông tin mà biểu hiện của

nó con người chưa từng có kinh nghiệm xử lý như các hiện tượng tự nhiên, các phản ứng trong phòng thí nghiệm.v.v Những cách hiểu này cũng có những hạt nhân hợp lý của nó, cụ thể là thông tin luôn đem lại cái mới mẻ cho con người Điểm bất hợp lý lại ở chỗ: chỉ những cái mới nào được thể hiện bằng các tín hiệu quy ước của con người thì mới được nhận biết Đây là điểm bất hợp lý

Cách hiểu thứ hai: tìm hiểu khái niệm thông tin qua việc tìm hiểu mục

đích của quá trình cung cấp thông tin Đây là cách định nghĩa được nhiều nhà khoa học sử dụng Dưới đây là những cách định nghĩa như vậy:

1,2: Dẫn theo Luận văn Tiến sỹ chuyên ngành Quản lý kinh tế “Hoàn thiện hệ thống thông tin quản lý kinh tế”

+ Thông tin là “bộ phận tri thức được sử dụng để định hướng, để xác định tích cực, để điều khiển”2

+ “Thông tin là sự phát biểu về cơ cấu của một thực thể mà nó giúp cho một con người ra quyết định hoặc đưa ra cam kết”[18:;21]

+ Thông tin là “những tin tức được tiếp nhận và cần cho sự phân tích các tình huống cụ thể, tạo ra khả năng đánh giá tổng hợp nguyên nhân xuất hiện và phát triển tình huống đó để lựa chọn quyết định thích hợp, tối ưu cho quá trình quản lý” [11;27].v.v

Cách hiểu này không sai nhưng chưa thực sự đầy đủ Mục đích của thông tin rất đa dạng và phức tạp, nhưng các định nghĩa này chưa khái quát hết được những mục đích mà thông tin đem lại cho con người Mặt khác, ở mỗi góc độ

sử dụng khác nhau, thông tin đều đem lại những lợi ích thiết thức khác nhau

Đi tìm khái niệm thông tin thông qua quá trình xử lý của nó là cách định nghĩa thứ ba của các nhà khoa học Chúng ta có thể nhắc đến một số định nghĩa

như vậy:

+ Thông tin là “điều hiểu biết về một sự kiện, một hiện tượng, một quan

hệ nào đó, thu nhận được qua giao tiếp, khảo sát, đo lường, lý giải, nghiên cứu.v.v “[11;27]

+ Thông tin là “tập hợp các dữ liệu có liên hệ với nhau, hoạt động để hướng tới mục đích chung theo cách tiếp nhận các yếu tố vào, sinh ra các yếu

tố ra là các sản phẩm thông tin trong một quá trình xử lý có tổ chức” [11;27]

Cũng giống như cách hiểu quy thông tin với mục đích sử dụng của nó, quá trình xử lý thông tin rất phức tạp nhưng những định nghĩa trên chưa khái quát được một cách triệt để nhất Những nỗ lực trong việc liệt kê các phương thức xử lý không bao giờ là đủ trong một định nghĩa về thông tin

Cách hiểu nhận được sự đồng tình của nhiều nhà khoa học là cách hiểu đồng nhất quá trình thông tin với quá trình phản ánh Đây được coi là một trong những quan niệm hiện đại Quan niệm này đã giúp các nhà khoa học rất nhiều

trong việc giảm độ bất định khi tìm hiểu về khái niệm thông tin Một số định nghĩa theo trường phái này:

+ Thông tin là “tính đa dạng được phản ánh”3

+ Thông tin là “kết quả của sự phản ánh”4

Hai cách hiểu trên đã cung cấp cho chúng ta những dữ liệu rất quan trọng Thứ nhất, đối tượng của thông tin là “tính đa dạng” Tính đa dạng ở đây

có thể hiểu là tất cả những gì tồn tại xung quanh chúng ta, hay nói cách khác,

đó chính là thế giới vật chất Thứ hai, theo quan điểm điều khiển học, thông tin vừa là kết quả của sự phản ánh vừa là nội dung của sự phản ánh Trên cơ sở tiếp thu những cách hiểu trên, dưới ánh sáng của triết học, khái niệm thông tin

đã được xây dựng một cách khoa học và tương đối chính xác Theo quan điểm triết học, thông tin là “sự phản ánh của tự nhiên và xã hội (thế giới vật chất) bằng ngôn từ, ký hiệu, hình ảnh hay nói rộng hơn bằng tất cả các phương tiện tác động lên giác quan của con người”[26;14] Mặt khác, cũng theo quan điểm triết học duy vật, thuộc tính phản ánh là một thuộc tính vốn có và quan trọng nhất của mọi vật chất Như vậy, tất cả sự vật tồn tại trong thế giới vật chất đều

có thể trở thành nguồn thông tin Nhưng đây chỉ là dạng thông tin tiềm năng, vật chất không thể tự nói lên tất cả những gì thuộc về bản chất của nó Vật chất chỉ trở thành thông tin khi và chỉ khi có sự tác động qua lại giữa đối tượng phát tin và đối tượng thu tin Ở đây, ta có thể hiểu quy trình sản sinh thông tin như sau: đối tượng phát tin là người trực tiếp tiếp xúc với vật chất và cảm thụ sự phản ánh của nó Sau đó, sự cảm thụ của đối tượng phát tin được phản ánh một lần nữa cho đối tượng thu tin Và chu trình này kết thúc khi đem lại sự hiểu biết nhất định về vật chất cho đối tượng thu tin (thông qua lăng kính và năng lực cảm thụ phản ánh của đối tượng phát tin) Trên cơ sở này, các nhà thông tin học

đã đưa ra một định nghĩa tương đối đầy đủ và khái quát về thông tin như sau:

Thông tin là “sự phản ánh và biến đổi những phản ánh thu nhận được thành sự

4,5: như trên

hiểu biết về những sự vật, hiện tượng” Đây cũng là cách hiểu mà chúng tôi rất

đồng thuận Công trình nghiên cứu của chúng tôi sẽ được triển khai dưới góc

độ của cách hiểu này

1.1.2 Khái niệm về hệ thống thông tin

Dưới góc độ tiếp cận với khái niệm thông tin mà chúng tôi đã trình bày ở trên, chúng ta dễ dàng nhận thấy tính vô định là một trong những đặc điểm cốt yếu của thông tin Thật vậy, nhà kinh tế học người Nga I.Trerniak đã nhận xét rằng “Thông tin không phải là vật chất mà là một phạm trù của tư tưởng”[12;8] Đặc tính này trở thành một thách thức không nhỏ cho các nhu cầu sử dụng thông tin, đặc biệt là trong hoạt động quản lý Một yêu cầu tất yếu đặt ra là thông tin cần phải trải qua quá trình xử lý trước khi đi vào sử dụng Mặt khác, thông tin tồn tại ở rất nhiều dạng thức, tản mạn ở rất nhiều nguồn khác nhau, nội dung thông tin thì phong phú và có sự đan xen, liên kết phức tạp Trong khi

đó, con người chỉ cần những thông tin thoả mãn nhu cầu sử dụng của họ Nếu không trải qua khâu xử lý thông tin, con người thực sự giống như “đứng trước dãy Hy Mã Lạp Sơn sách vở mà ở đó việc tìm kiếm những thông tin cần thiết khó như người đi tìm một hạt vàng nhỏ bé trong biển cả cát mênh mông” (VaVilôv V.I) Để thực hiện nhiệm vụ khó khăn này, con người cần có một công cụ hữu hiệu Khái niệm về hệ thống thông tin với chức năng xử lý thông tin ra đời từ đây

Xung quanh khái niệm này, hiện nay đang tồn tại nhiều cách hiểu khác nhau Để đi tìm cách hiểu chính xác nhất của khái niệm này, trước hết ta cần hiểu rõ khái niệm hệ thống Hệ thống được hiểu là “tập hợp các phần tử có mối quan hệ chặt chẽ với nhau, tác động qua lại lẫn nhau một cách có quy luật để tạo thành một chỉnh thể, bảo đảm thực hiện những chức năng nhất định”[31; 96] Qua định nghĩa này, ta dễ dàng nhận thấy một số đặc điểm nhận dạng quan trọng của khái niệm hệ thống:

+ Hệ thống có nhiều phần tử tạo thành

+ Những phần tử trong cùng hệ thống có mối quan hệ mật thiết và tác động qua lại với nhau một cách có quy luật

+ Hệ thống luôn hướng tới thực hiện một mục tiêu hay chức năng nhất định Những mục tiêu này chính là lý do tồn tại của hệ thống

Với những đặc điểm như trên, chúng ta nhận thấy rằng xung quanh hoạt động của con người tồn tại rất nhiều hệ thống Chẳng hạn, một cơ quan hay một ngành muốn tồn tại và phát triển cần thiết lập một hệ thống tổ chức thích hợp với mình Hệ thống tổ chức bao gồm rất nhiều những bộ phận có chức năng khác nhau nhưng lại có mối liên hệ khăng khít với nhau nhằm duy trì sự phát triển của tổ chức Đối với các ngành khoa học, yếu tố không thể thiếu khi hình thành là xây dựng một hệ thống lý luận riêng Một ví dụ điển hình khác, đó chính là con người Bản thân con người cũng là một hệ thống lớn bao gồm rất nhiều hệ thống con bên trong như hệ thống thần kinh, hệ thống tuần hoàn, hệ thống miễn dịch, hệ thống tiêu hoá Các hệ thống con chung sống một cách

“hoà bình” trong cơ thể con người và đem lại sức khoẻ cho con người Mục đích của các hệ thống con là duy trì sự tồn tại của con người Ngoài ra còn rất nhiều các hệ thống khác, trong đó có hệ thống thông tin

Như vậy, kết hợp với khái niệm thông tin, ta có thể đưa ra được định nghĩa về hệ thống thông tin Đó là “tập hợp các yếu tố có mối liên hệ mật thiết

và tác động qua lại với nhau một cách có quy luật nhằm thực hiện các chức năng như thu thập, xử lý, lưu giữ và cung cấp thông tin”[29;14] Điều quan trọng nhất trong việc xác định khái niệm hệ thống thông tin chính là ở chỗ xác định được các thành phần, các phần tử trong hệ thống Trả lời được câu hỏi này tức là chúng ta đã có được cái nhìn khá cụ thể về một hệ thống thông tin Tuy nhiên, giữa các nhà thông tin học đang tồn tại rất nhiều đáp án cho câu hỏi trên

Trường phái thứ nhất cho rằng “thành phần của hệ thống thông tin bao gồm các máy móc thiết bị có khả năng xử lý và truyền dẫn thông tin, các phương tiện dùng để lưu trữ thông tin và các phương thức thu nhận, xử lý và kết xuất thông tin”[29; 15] Như vậy, nền tảng quan trọng nhất trong hệ thống thông tin

này là hệ thống xử lý thông tin hiện đại, cụ thể là hệ thống máy tính điện tử Đây là cách hiểu tuyệt đối hoá vai trò của công nghệ thông tin Điều này có nghĩa là nếu không có máy tính và phần mềm thì hệ thống thông tin không tồn tại Hay nói cách khác, hệ thống thông tin chỉ được thiết lập trên cơ sở của máy tính và các phần mềm xử lý thông tin hiện đại Trên thực tế, “loài người trước khi có máy tính tự mình đã có hệ thống thông tin, vì họ cần có nhu cầu liên lạc thông tin, xử lý dữ liệu và ra quyết định”[18;14] Những máy móc, thiết bị xử

lý thông tin hiện đại là cần thiết trong hệ thống thông tin nhưng không phải là duy nhất

Trường phái thứ hai cho rằng: hệ thống thông tin là “một nhóm các thành tố tác động lẫn nhau để tạo ra thông tin Hệ thống thông tin tối thiểu bao gồm con người, quá trình và dữ kiện”[18;23] Cụ thể, nó bao gồm “các thiết bị

(phần cứng, phần mềm ), con người (người chuyên môn về hệ thống thông tin, nhà quản lý ), dữ liệu và thông tin, các thủ tục quản lý và tổ chức nhằm cung cấp thông tin”[18;24] Hệ thống thông tin được xây dựng trên cơ sở kết hợp của rất nhiều yếu tố Dưới góc độ tiếp cận theo hệ thống, đây là một quan niệm khá toàn diện và đầy đủ về hệ thống thông tin Qua đây, ta có thể dễ dàng nhận thấy nhiệm vụ cụ thể của từng thành phần trong hệ thống thông tin là:

+ Dữ liệu: đây là thông tin thô chưa qua khâu xử lý, là đầu vào của hệ

thống thông tin Dữ liệu đầu vào thường rất đa dạng, phong phú Đó có thể là tin tức, thông báo, số liệu, tín hiệu, mật mã tồn tại trên các phương tiện thông tin đại chúng, trong các loại sổ sách, văn bản, bảng biểu thống kê, sơ đồ, tài liệu lưu trữ

+ Các thiết bị: đây là phương tiện để xử lý dữ liệu theo yêu cầu của

người vận hành hệ thống thông tin

+ Con người: đây là một trong những thành phần quan trọng nhất của hệ

thống thông tin Con người trong hệ thống thông tin tồn tại với ba tư cách Tư cách thứ nhất là người cung cấp thông tin ( là người tham gia các hoạt động nghiệp vụ thông tin và xử lý thông tin tiền máy) hay chủ sở hữu nguồn tin Tư

cách thứ hai là người tham gia vận hành hệ thống thông tin Và tư cách thứ ba

là người đưa ra yêu cầu sử dụng thông tin, hay nói cách khác là người sử dụng thông tin Với tư cách thứ nhất, con người cụ thể ở đây chính là các chuyên viên, nhân viên văn thư, nhân viên phòng lưu trữ, bộ phận tư liệu cơ quan Con người đóng vai trò là người vận hành hệ thống thông tin chính là các chuyên gia máy tính, công nghệ thông tin, lập trình viên Các nhà quản lý là một trong những người sử dụng thông tin một cách phổ biến Tuy nhiên, con người không bị “đóng khung” một cách xơ xứng trong cả ba tư cách trên Có người vừa đóng vai trò là người sở hữu nguồn tin, vừa đóng vai trò là người có nhu cầu sử dụng thông tin và ngược lại Hay nói cách khác, ba tư cách trên không tách bạch với nhau, mà thường xuyên có mối quan hệ mật thiết với nhau

+ Các thủ tục quản lý và tổ chức: đây là yếu tố quan trọng của hệ thống

thông tin Cách thức và quy chế làm việc, sự phân công nhiệm vụ của các bộ phận trong cơ quan góp phần quan trọng trong việc xác định đích đến của các thông tin trong hệ thống Đây là yếu tố mang tính pháp lý quan trọng khi thiết

kế các phần mềm xử lý dữ liệu trong hệ thống

+ Thông tin: đây là đầu ra của hệ thống thông tin Con người vận hành

các thiết bị để xử lý dữ liệu thô, trên nguyên tắc tuân thủ chặt chẽ các quá trình, thủ tục quản lý nhất định và tạo ra sản phẩm là thông tin

Xét trong phạm vi của hệ thống thông tin, vai trò của dữ liệu – thông tin, các thủ tục quản lý và con người là những thành phần quan trọng nhất, quyết định đến tính chất, quy mô của cả hệ thống Các thiết bị kỹ thuật chỉ đóng vai trò là phương tiện, công cụ hữu hiệu phục vụ cho hoạt động của hệ thống

1.1.3 Khái niệm về hệ thống thông tin tài liệu lưu trữ

Tài liệu lưu trữ là “tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của các

cơ quan, đoàn thể, xí nghiệp và cá nhân có ý nghĩa chính trị, kinh tế, văn hoá, khoa học lịch sử và các ý nghĩa khác được bảo quản trong các phòng, kho lưu trữ”[4,6] Như vậy, TLLT chính là sản phẩm trực tiếp ghi lại hoạt động của các

cơ quan, tổ chức và cá nhân trong quá khứ Ý nghĩa mà TLLT đem lại rất thiết

thực Đây là nơi chứa đựng những kinh nghiệm phong phú được tích luỹ liên tục trong quá trình hoạt động của các thế hệ nối tiếp nhau, là nguồn thông tin xác thực phản ánh một cách toàn diện nhiều mặt hoạt động của các cơ quan, tổ chức cũng như của toàn xã hội nói chung Các thông tin chứa đựng trong TLLT

là một nguồn tài nguyên đặc biệt, không bao giờ cạn kiệt mà luôn được liên tục

bổ sung ngày càng phong phú Nếu tổ chức khai thác tốt nguồn tài nguyên này

sẽ mang lại những hiệu quả xã hội và kinh tế hết sức to lớn

Đứng dưới góc độ thông tin học, thông tin trong TLLT là một trong những thành phần quan trọng của nguồn thông tin nhân tạo (hay còn gọi là thông tin xã hội), mà cụ thể ở đây là thành phần của nguồn thông tin hành chính (thông tin hình thành trong hoạt động của các cơ quan nhà nước) Tài liệu lưu trữ có những đóng góp to lớn trong việc phục vụ hoạt động quản lý hành chính Xây dựng công cụ xử lý tài liệu lưu trữ chính là góp phần thúc đẩy hoàn thiện hệ thống thông tin phục vụ hoạt động quản lý hành chính Trên cơ sở khái

niệm hệ thống thông tin, chúng ta có thể hiểu hệ thống thông tin tài liệu lưu trữ

là tập hợp các yếu tố có tác động lẫn nhau nhằm xử lý và cung cấp thông tin tài liệu lưu trữ cho các nhu cầu sử dụng khác nhau Về mặt kết cấu, hệ thống

thông tin TLLT cũng bao gồm các thành phần như một hệ thống thông tin Điều khác biệt duy nhất chính là dữ liệu đầu vào của hệ thống, đối với hệ thống thông tin TLLT dữ liệu đầu vào là tài liệu lưu trữ

Hệ thống thông tin TLLT là một thành phần (phân hệ) của hệ thống thông tin nói chung Cùng với sự bùng nổ thông tin, nhu cầu sử dụng thông tin nói chung và thông tin TLLT nói riêng phục vụ các hoạt động của xã hội ngày càng gia tăng Điều này được biểu hiện rõ nét nhất trong hoạt động quản lý hành chính Với đặc tính ưu việt của mình, TLLT đã và đang trở thành một trong những nguồn thông tin quan trọng phục vụ hoạt động quản lý Hơn lúc nào hết, việc xử lý và cung thông tin TLLT đã và đang trở thành một nhu cầu cấp bách Xét trên phạm vi quốc gia, xây dựng cơ sở dữ liệu TLLT nằm trong chiến lược chung của việc hoàn thiện cơ sở dữ liệu quốc gia Xét trong phạm vi

một cơ quan, mục đích chính của việc xây dựng phân hệ thông tin TLLT cũng nhƣ các phân hệ khác, là nhằm tối ƣu hoá thành phần, nội dung thông tin phục

vụ hoạt động của cơ quan

Nếu căn cứ vào đặc trƣng phân loại hệ thống, hệ thống thông tin TLLT là

hệ thống thông tin ứng dụng Đây là hệ thống cung cấp và phục vụ những nhu cầu sử dụng thông tin theo các lĩnh vực Xét trong phạm vi hệ thống thông tin toàn thể, hệ thống thông tin TLLT lại trở thành nguyên vật liệu của các hệ thống thông tin chức năng (phục vụ các hoạt động tác nghiệp, quản lý hay điều hành) Ta có thể biểu diễn thành sơ đồ sau:

Thông tin TLLT Tài chính Cán bộ

Chú thích: Mô hình hệ thống thông tin tổng thể

Trong sơ đồ trên, các hệ thống thông tin ứng dụng bao gồm hệ thống TLLT, thông tin tài chính, cán bộ ; các hệ thống thông tin chức năng bao gồm

hệ thống xử lý tác nghiệp, hệ thông tin quản lý, hệ hỗ trợ ra quyết định Mỗi hệ thông thông tin ứng dụng thường được sử dụng ở tất cả các hệ thống thông tin chức năng

Trong các hệ thống thông tin ứng dụng kể trên, hệ thống thông tin TLLT

là một trong những hệ thống thành phần quan trọng Cùng với sự gia tăng nhận thức về giá trị của TLLT, công tác thông tin lưu trữ đã có những đóng góp nhất định đối với hoạt động của đời sống xã hội Biểu hiện rõ nét nhất của sự đóng góp này là trong hoạt động quản lý nhà nước Ở phần sau, chúng ta sẽ tìm hiểu

vai trò của hệ thống thông tin TLLT trong hoạt động quản lý nhà nước của các

bộ - cấp quản lý quan trọng của bộ máy hành chính nhà nước

1.2 NHU CẦU SỬ DỤNG THÔNG TIN TLLT TRONG HOẠT ĐỘNG QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC CỦA CÁC BỘ

Xét theo thứ bậc hành chính của nhà nước ta, các bộ là đơn vị trực thuộc

sự quản lý của Chính phủ, thay mặt Nhà nước quản lý các mặt hoạt động thiết yếu của xã hội Trong quá trình hoạt động của mình, các bộ đã sản sinh ra một khối lượng tài liệu rất lớn, với nội dung hết sức đa dạng Nó không chỉ đơn thuần phản ánh hoạt động của khối các cơ quan này mà còn phản ánh sự phát triển của cả một xã hội, một quốc gia Với những ưu điểm nổi bật về tính xác thực

và độ tin cậy, nhu cầu sử dụng thông tin TLLT của các bộ là rất lớn Trong những năm gần đây, nhu cầu sử dụng này ngày càng gia tăng Một yêu cầu đặt ra đối với công tác thông tin TLLT là phải có những giải pháp nhằm đáp ứng một cách hiệu quả nhất các nhu cầu sử dụng thông tin TLLT của các bộ, cụ thể là của các cán bộ trong bộ Đây là một yêu cầu mang tính tất yếu

Nghiên cứu về nhu cầu sử dụng thông tin TLLT của một hay một khối các cơ quan trước tiên chúng ta cần phải nghiên cứu về chức năng, nhiệm vụ,

cơ cấu tổ chức của các cơ quan ấy Từ đó, chúng ta có được những đánh giá khách quan về vị trí của khối cơ quan đó, về tầm quan trọng của việc đáp ứng nhu cầu sử dụng thông tin TLLT của các cấp lãnh đạo Đây chính là quan điểm xuất phát của chúng tôi khi đi sâu nghiên cứu về chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của các bộ

1.2.1 Chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của các bộ

mối quản lý cho chính phủ Đây là một hướng đi đúng đắn và đặc biệt có ý nghĩa trong công cuộc cải cách hành chính ở nước ta hiện nay Chính vì vậy, trong Luật Tổ chức Chính phủ mới được Quốc hội khoá X, kỳ họp thứ 10 thông qua ngày 25.12.2001, quy định về chức năng của các bộ đã có sự chuyển biến

rõ nét theo hướng gia tăng quyền hạn cho những cơ quan này

Điều 22, chương IV của Luật Tổ chức Chính phủ quy định: “Bộ, cơ quan ngang Bộ là cơ quan của Chính phủ, thực hiện chức năng quản lý nhà nước đối với ngành hoặc lĩnh vực công tác trong phạm vi cả nước; quản lý nhà nước các dịch vụ công thuộc ngành, lĩnh vực; thực hiện đại diện chủ sở hữu phần vốn của nhà nước tại doanh nghiệp có vốn nhà nước theo quy định của pháp luật” [21;30-31]

Bộ quản lý ngành là những cơ quan nhà nước chịu trách nhiệm quản lý theo những ngành kinh tế - kỹ thuật, văn hoá, xã hội như nông nghiệp, công nghiệp, giao thông vận tải, xây dựng, thương mại, văn hoá, giáo dục, y tế

Bộ quản lý theo lĩnh vực là cơ quan nhà nước thực hiện sự quản lý theo từng lĩnh vực lớn như kế hoạch, tài chính, khoa học, công nghệ, lao động, giá,

an ninh, ngoại giao

Chức năng của các bộ theo quy định mới này đã được mở rộng khá nhiều Nhiều chức năng trước đây do Chính phủ đảm nhận nay do bộ quản lý Đây là cơ hội đồng thời cũng tạo ra nhiều thách thức mới đối với hoạt động quản lý của các bộ

+ Nhiệm vụ

Hoạt động quản lý nhà nước của các bộ được cụ thể hoá thành các nhiệm

vụ quy định trong Luật Tổ chức Chính phủ

Các bộ hoạt động theo chế độ thủ trưởng Bộ trưởng, Thủ trưởng các cơ quan ngang bộ chịu trách nhiệm trước Chính phủ và Quốc hội về việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ được giao phụ trách Theo quy định của điều 23 của Luật Tổ chức Chính phủ, những nhiệm vụ chủ yếu của Bộ trưởng như sau:

- Trình Chính phủ chiến lược, quy hoạch phát triển, kế hoạch dài hạn năm năm và hàng năm, các công trình quan trọng của ngành, lĩnh vực; tổ chức

và chỉ đạo thực hiện khi được phê duyệt;

- Chuẩn bị các dự án luật, pháp lệnh và các dự án khác theo sự phân công của Chính phủ;

- Tổ chức và chỉ đạo thực hiện kế hoạch nghiên cứu khoa học, ứng dụng tiến bộ khoa học, công nghệ;

Quyết định các tiêu chuẩn, quy trình, quy phạm và các định mức kinh tế

- kỹ thuật của ngành thuộc thẩm quyền;

- Trình Chính phủ việc ký kết, gia nhập, phê duyệt các Điều ước quốc tế thuộc ngành, lĩnh vực; tổ chức và chỉ đạo thực hiện kế hoạch hợp tác quốc tế, Điều ước quốc tế theo quy định của Chính phủ;

- Tổ chức bộ máy quản lý ngành, lĩnh vực theo quy định của Chính phủ; trình Chính phủ quyết định phân cấp nhiệm vụ quản lý nhà nước cho Uỷ ban nhân dân địa phương về nội dung quản lý ngành, lĩnh vực

Đề nghị Thủ tướng bổ nhiệm, miễn nhiệm, cách chức Thứ trưởng và chức vụ tương đương

Bổ nhiệm, miễn nhiệm, cách chức Vụ trưởng, Phó Vụ trưởng và các chức vụ tương đương; tổ chức thực hiện công tác đào tạo, tuyển dụng, sử dụng, chế độ tiền lương, khen thưởng, kỷ luật, nghỉ hưu và các chế độ khác đối với cán bộ, công chức, viên chức thuộc phạm vi quản lý của mình;

- Quản lý nhà nước các tổ chức sự nghiệp, doanh nghiệp nhà nước thuộc ngành, lĩnh vực, đảm bảo quyền tự chủ trong hoạt động sản xuất, kinh doanh của các cơ sở theo quy định cuả pháp luật; đảm bảo sử dụng có hiệu quả tài sản thuộc sở hữu toàn dân do ngành, lĩnh vực mình phụ trách; thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn cụ thể thuộc quyền đại diện chủ sở hữu phần vốn của nhà nước tại doanh nghiệp có vốn nhà nước theo quy định của pháp luật;

- Quản lý nhà nước các tổ chức kinh tế, sự nghiệp và hoạt động của các hội, tổ chức phi chính phủ thuộc ngành, lĩnh vực;

- Quản lý và tổ chức thực hiện ngân sách được phân bổ;

- Trình bày trước Quốc hội, Uỷ ban thường vụ Quốc hội báo cáo của Bộ,

cơ quan ngang Bộ theo yêu cầu của Quốc hội, Uỷ ban thường vụ Quốc hội; trả lời chất vấn của đại biểu quốc hội và kiến nghị của cử tri; gửi các văn bản quy định pháp luật do mình ban hành đến Hội đồng dân tộc và các Uỷ ban của Quốc hội theo lĩnh vực của Hội đồng dân tộc, Uỷ ban phụ trách;

- Tổ chức và chỉ đạo việc chống tham nhũng, lãng phí và mọi biểu hiện quan liêu, hách dịch, cửa quyền trong ngành, lĩnh vực mình phụ trách;

- Thực hiện các nhiệm vụ khác do Thủ tưởng uỷ nhiệm

Nhiệm vụ và quyền hạn của Bộ trưởng phụ trách một số công tác do Chính phủ quy định [21;31-33]

Nhìn chung, nhiệm vụ của các bộ bao gồm ba nhóm nhiệm vụ lớn như sau: + Các bộ có nhiệm vụ xây dựng các chiến lược, quy hoạch phát triển, kế hoạch dài hạn, ngắn hạn, các dự án luật, dự án pháp lệnh trình Chính phủ, báo cáo hoạt động thường niên trình Quốc hội thuộc ngành hay lĩnh vực Bộ mình quản lý

+ Quản lý nhà nước các tổ chức sự nghiệp, doanh nghiệp nhà nước thuộc ngành, lĩnh vực theo quy định của Chính phủ; quản lý nhà nước các tổ chức kinh tế, sự nghiệp và hoạt động của các hội, tổ chức phi chính phủ thuộc ngành, lĩnh vực; quản lý và tổ chức thực hiện ngân sách được phân bổ

+ Tổ chức và chỉ đạo thực hiện các dự án được Chính phủ phê duyệt; kế hoạch nghiên cứu khoa học, ứng dụng tiến bộ khoa học, công nghệ vào ngành hay lĩnh vực của mình phụ trách; các kế hoạch hợp tác quốc tế, điều ước quốc

tế thuộc ngành, lĩnh vực mình phụ trách theo quy định của Chính phủ; tổ chức

bộ máy quản lý ngành, lĩnh vực theo quy định của Chính phủ; tổ chức và chỉ đạo thực hiện việc chống tham nhũng, lãng phí và mọi biểu hiện quan liêu, hách dịch, cửa quyền trong ngành, lĩnh vực mình phụ trách

Cùng với sự phân cấp mạnh mẽ của Chính phủ cho các bộ, khối lượng công việc của các bộ ngày càng gia tăng Một số công việc trước đây thuộc

chức năng của Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ nay được phân cấp cho các bộ như công việc hoạch định chính sách, xây dựng thể chế; thẩm định và cấp giấy phép đầu tư (kinh doanh) các dự án thuộc nhóm B,C của các nhà đầu tư nước ngoài, các doanh nghiệp nhà nước; thành lập các hội, tổ chức phi chính phủ Việc gia tăng khối lượng công việc đồng thời là nguyên nhân của việc gia tăng

về khối lượng tài liệu hình thành trong hoạt động của các bộ, trong đó có TLLT Mặt khác, do yêu cầu công việc, nhu cầu sử dụng thông tin nói chung và thông tin TLLT nói riêng tại các bộ cũng gia tăng Vì vậy, công tác lưu trữ bộ nói chung, công tác thông tin TLLT nói riêng cần phải có những bước phát triển mạnh hơn nữa, để có thể xứng đáng là một trong những địa chỉ tin cậy trong việc cung cấp thông tin cho hoạt động quản lý

+ Cơ cấu tổ chức:

Cơ cấu tổ chức một cơ quan phản ánh rõ nét sự tổ chức, phân công lao động và các mảng hoạt động của cơ quan ấy Sự phản ánh này được thể hiện trực tiếp thông qua hệ thống các văn bản được hình thành ở các đơn vị, tổ chức này.Vì vậy, việc tìm hiểu cơ cấu tổ chức giúp những nhà lưu trữ có được cái nhìn toàn cảnh về khối tài liệu được sản sinh của các bộ

Nhìn chung, cơ cấu tổ chức của các bộ đều có những điểm tương đồng nhất định Sự khác nhau nếu có thì chỉ là ở chỗ chức năng giúp việc của một số đơn vị thuộc bộ, lý giải điều này là do đặc thù mỗi ngành hay lĩnh vực mà Bộ

đó quản lý Cơ cấu tổ chức của các bộ như sau:

+ Các đơn vị tham mưu, giúp việc của các bộ bao gồm các đơn vị sau đây: Các vụ chức năng: Bên cạnh những vụ không thể thiếu trong cơ cấu tổ chức của bất cứ bộ nào như Vụ Tổ chức Cán bộ, Vụ Tài chính Kế toán, Vụ Hợp tác quốc tế , thì mỗi bộ đều có những vụ mang tính đặc thù riêng của ngành hay lĩnh vực mà bộ đó quản lý như Vụ Quản lý thị trường, Vụ Chính sách thị trường miền núi, Vụ Chính sách thị trường đô thị và Nông thôn (Bộ Thương mại), Vụ Chính sách và Phát triển nông thôn (Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn)

Các phòng, ban: văn phòng bộ, thanh tra bộ , đây là những đơn vị cố định trong cơ cấu tổ chức của các bộ

Chức năng của các đơn vị này là giúp bộ trưởng thực hiện chức năng quản lý nhà nước theo từng lĩnh vực được giao quản lý như kế hoạch, tổ chức cán bộ, tài chính kế toán, hợp tác quốc tế, hay các lĩnh vực đặc thù của từng bộ

Các đơn vị này có trách nhiệm nghiên cứu, xây dựng và tham gia thẩm định các dự án luật, pháp lệnh, các văn bản quy phạm pháp luật khác được bộ giao để trình bộ trưởng ban hành theo thẩm quyền hoặc trình cơ quan nhà nước

có thẩm quyền ban hành; hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật nói trên; Đây là các đơn vị “tạo thành bộ máy quản lý cấp

bộ, bản thân nó không có tư cách pháp nhân độc lập, mọi hoạt động, xử lý công việc đều với tư cách nhân danh bộ”[27;27]

+ Các tổng cục, cục quản lý nhà nước chuyên ngành như Cục Công nghiệp địa phương, Cục Kỹ thuật an toàn công nghiệp (Bộ Công nghiệp); Tổng cục Thuế Tổng cục Hải quan, Cục Tin học và Thống kê tài chính (Bộ Tài chính) Đây là các cơ quan có chức năng tổ chức thực hiện chính sách, pháp luật đối với một số chuyên ngành, chuyên lĩnh vực quan trọng thuộc ngành, lĩnh vực mà bộ quản lý

+ Các đơn vị sự nghiệp trực thuộc bộ gồm: các viện nghiên cứu; các trường đại học, cao đẳng, trung cấp trực thuộc; các trung tâm; các báo ngành hay lĩnh vực Các đơn vị này có chức năng thực hiện các hoạt động cung cấp dịch vụ công thuộc ngành hay lĩnh vực mà Bộ phụ trách

+ Các doanh nghiệp trực thuộc bộ: bao gồm các tổng công ty, các công

ty, số lượng của các doanh nghiệp trực thuộc mỗi bộ tương đối lớn Đây là các doanh nghiệp mà trong đó các bộ đóng vai trò là đại diện chủ sở hữu phần vốn của nhà nước

Trên đây là cơ cấu tổ chức chung của các bộ Khối tài liệu của bộ chủ yếu được hình thành ra trong hoạt động của các đơn vị tổ chức trên Đây là

khối tài liệu có giá trị kinh tế, chính trị, xã hội không chỉ đối với các bộ mà còn có giá trị đối với một quốc gia

1.2.2 Nhu cầu sử dụng thông tin TLLT trong hoạt động quản lý nhà nước của các bộ

Nhu cầu sử dụng thông tin TLLT xuất phát từ khả năng phục vụ hoạt động thực tiễn và hoạt động nghiên cứu khoa học của TLLT Đây đồng thời là hai yếu tố quan trọng cấu thành nên giá trị của một TLLT hay một hồ sơ lưu trữ Theo các nhà lưu trữ học phương Tây, một tài liệu từ khi ra đời đến khi được bảo quản trong các kho lưu trữ có ít nhất là 3 giá trị khác nhau Giá trị hiện hành (active) ứng với thời gian tài liệu mới được ban hành Giá trị tiền lưu trữ (post - active) ứng với giai đoạn lưu trữ hiện hành tại cơ quan, tài liệu vẫn được sử dụng nhưng ở mức độ ít đi Giá trị nghiên cứu lịch sử (non - active) ứng với giai đoạn được bảo quản trong các lưu trữ cố định Theo một cách hiểu khác, giá trị của tài liệu gồm hai giá trị, đó là giá trị thực tiễn (chính là giá trị hiện hành, giá trị tiền lưu trữ) và giá trị lịch sử Tuy nhiên, hoàn toàn không có

sự phân biệt rạch ròi giữa giá trị thực tiễn và giá trị lịch sử của tài liệu Trong các lưu trữ hiện hành, trong đó có các lưu trữ bộ, nhu cầu sử dụng TLLT phục

vụ các hoạt động thực tiễn là nhu cầu quan trọng nhất Hay nói cách khác, thông tin TLLT được sử dụng nhiều nhất là để phục vụ hoạt động quản lý nhà nước của các bộ Nhu cầu sử dụng thông tin TLLT phục vụ hoạt động quản lý nhà nước của các bộ rất đa dạng Đây đồng thời là những đóng góp của chính TLLT Dưới đây là một số nhu cầu sử dụng thông tin TLLT phục vụ một số mục đích quan trọng trong hoạt động của bộ:

Thứ nhất, nhu cầu sử dụng thông tin TLLT như một nguồn thông tin pháp lý quan trọng làm cơ sở cho hoạt động quản lý nhà nước của các bộ

Thực thi các chủ trương, chính sách của Đảng và Nhà nước liên quan đến ngành hay lĩnh vực mà bộ phụ trách là một trong những nội dung quan trọng trong hoạt động quản lý nhà nước của các bộ Đây đồng thời là các căn cứ pháp

lý quan trọng đối với hoạt động của các bộ Những kế hoạch, biện pháp thực

hiện, thông tư hướng dẫn của các bộ khi ban hành nhất thiết phải căn cứ vào nội dung của các chủ trương, đường lối của Đảng và Nhà nước Nguyên tắc này chính là yêu cầu đảm bảo tính hợp pháp cho quyết định quản lý của các bộ

Hầu hết, nội dung các chủ trương, đường lối của Đảng và Nhà nước đều được thể hiện bằng hình thức văn bản Đây đồng thời là những tài liệu lưu trữ quan trọng hàng đầu của các lưu trữ bộ Trong khi tiến hành các hoạt động quản lý nhà nước của mình, các bộ cần phải nghiên cứu thông tin khối TLLT này nhằm đảm bảo tính hợp pháp cho các quyết định quản lý của bộ mình

Ví dụ: + Khi tiến hành sắp xếp các doanh nghiệp nhà nước thuộc ngành

hay lĩnh vực mình phụ trách, các bộ cần tiến hành nghiên cứu các văn bản hiện đang có hiệu lực của Đảng liên quan đến việc phát triển doanh nghiệp nhà nước, Luật Doanh nghiệp của Quốc hội và các Nghị định quy định chi tiết của Chính phủ Những văn bản này nay được lưu giữ trong các lưu trữ bộ

+ Khi tiến hành các biện pháp nhằm hạ giá thành các sản phẩm thuốc nhập ngoại, Bộ Y tế cần căn cứ vào các TLLT liên quan đến chính sách xuất, nhập khẩu các nhóm hàng đặc biệt, chính sách thuế của Nhà nước Trên cơ

sở nghiên cứu những văn bản như vậy, Bộ Y tế đề ra các giải pháp và các bước

dễ dàng phát hiện ra những văn bản không đảm bảo tính hợp pháp và hợp lý, những văn bản chồng chéo hoặc văn bản đã hết hiệu lực trong ngành, lĩnh vực mình quản lý… Trên cơ sở những phát hiện này, các bộ tiến hành sửa đổi, ban hành văn bản thay thế hay tiến hành bổ khuyết một cách kịp thời Ngoài ra, đối với những văn bản bị chồng chéo có thể tiến hành loại bỏ… Đây là một nhiệm

vụ quan trọng của công cuộc cải cách thể chế hành chính nói riêng và cải cách hành chính nói chung Việc nghiên cứu một cách có hệ thống các TLLT là VBQPPL giúp các bộ có được một cái nhìn tổng quan nhất, hoàn chỉnh nhất về các văn bản quy phạm pháp luật trong ngành hay lĩnh vực mình quản lý Điều quan trọng hơn là thông qua TLLT các bộ có thể đánh giá về hiệu quả thi hành các VBQPPL trong ngành Từ đó rút ra được những kinh nghiệm quý báu cho hoạt động ban hành và thực thi các văn bản quy phạm pháp luật của ngành mình trong thực tiễn Nhu cầu sử dụng này đặc biệt hữu ích đối với hoạt động của các bộ trong giai đoạn hiện nay

Ví dụ: Bộ Nội vụ có thể tiến hành rà soát các tài liệu lưu trữ là các

VBQPPL liên quan đến công tác lưu trữ ban hành từ trước đến nay Qua đó, Bộ Nội vụ có kế hoạch sửa đổi, bổ sung hay thay thế những VBQPPL cũ hoặc không còn tính khả thi Qua khối TLLT này, Bộ Nội vụ sẽ phát hiện ra những vấn đề mà VBQPPL liên quan đến công tác lưu trữ chưa đề cập tới một cách cụ thể như vấn đề công bố TLLT; vấn đề sở hữu của Nhà nước đối với TLLT của các doanh nghiệp tư nhân, doanh nghiệp 100% vốn đầu tư nước ngoài…

Thứ ba, nhu cầu sử dụng thông tin TLLT để tìm hiểu những kinh nghiệm quý báu phục vụ hoạt động quản lý nhà nước hiện hành của các bộ

Hoạt động quản lý nhà nước nói riêng và hoạt động quản lý nói chung thực chất là quá trình “vận dụng các quy luật khách quan một cách phù hợp và

có hiệu quả Thực chất đây là giải quyết mối quan hệ giữa chủ quan và khách quan, chủ quan càng phù hợp với khách quan chừng nào thì càng có kết quả chừng đó”[16;67] Như vậy, hoạt động quản lý nói chung phụ thuộc rất nhiều vào thực tế khách quan Tuy nhiên, thực tế khách quan luôn vận động và biến đổi một cách nhanh chóng, đây là một thách thức rất lớn đối với hoạt động quản lý, đặc biệt là hoạt động quản lý nhà nước Vì vậy, việc thu thập và xử lý thông tin từ thực tế khách quan rất quan trọng, nó giúp hoạt động quản lý bắt nhịp được với sự biến động của thực tế TLLT đóng vai trò là nguồn thông tin thể hiện sự biến động của thực tế khách quan trong quá khứ Đồng thời, nó