Nghiên cứu mô hình tối ưu hệ thống tổ chức lưu trữ nước Cộng hòa dân chủ nhân dân Lào

11 của nhà nước nói chung và hệ thống tổ chức lưu trữ nói riêng của Nhà nước CHDCND Lào chưa được hoàn chỉnh và ổn định; chức năng, nhiệm vụ của một số cơ quan chưa được quy định đầy đủ

LUẬN VĂN THẠC SĨ KHOA HỌC CHUYÊN NGÀNH LƯU TRỮ

HÀ NỘI – 2013

LUẬN VĂN THẠC SĨ KHOA HỌC CHUYÊN NGÀNH LƯU TRỮ

Mãsố: 60 32 24

NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC: PGS VƯƠNG ĐÌNH QUYỀN

HÀ NỘI - 2013

: Hộiđồngnhândân : NhândânCáchmạng : Tòaánnhândân

: Trungương : Ủy ban nhândân : Ủy ban thườngvụ : Việnkiểmsoátnhândân

8

1.2.4 Nhữngcăncứcầnđượcxemxét khi xâydựnglưutrữ

Nhận thức được vai trò, vị trí đặc biệt quan trọng và giá trị của tài liệu lưu trữ, mỗi quốc gia đều có những chủ trương, biện pháp khác nhau nhằm tổ chức quản lý tốt nhất đối với những di sản văn hóa đặc biệt này Một trong những biện pháp mang tính quyết định là phải xây dựng một hệ thống tổ chức lưu trữ hoàn chỉnh, hoạt động có hiệu quả từ TW đến địa phương.Ở nước CHDCND Lào vấn đề tổ chức, thiết lập các cơ quan quản lý lưu trữ đã sớm được quan tâm

Nhân dân các bộ tộc Lào có lịch sử và văn hóa lâu đời.Cuộc đấu tranh dựng nước và giữ nước đã để lại cho nhân dân các bộ tộc Lào và nhân loại nhiều di sản văn hóa đặc biệt quý giá.Một trong những di sản đó là tài liệu lưu trữ của Quốc gia Lào, bao gồm tài liệu cổ được viết trên lá cọ (được bảo quản trong các chùa chiền và hoàng cung trước đây), tài liệu được viết trên giấy và ghi trên những vật mang tin khác nhau Đặc biệt từ khi Đảng Nhân dân Cách mạng Lào ra đời ( ngày 22 tháng 3 năm 1955), Đảng đã lãnh đạo nhân dân các

bộ tộc Lào đấu tranh giành độc lập dân tộc và xây dựng đất nước Trong quá trình này, đã sản sinh ra nhiều tài liệu lưu trữ quí giá Những tài liệu đó đã phản ánh trung thực sự lãnh đạo sáng suốt của Đảng trong cuộc đấu tranh cách mạng anh dũng giành thắng lợi vẻ vang và quá trình xây dựng đất nước của nhân dân các bộ tộc Lào Tài liệu lưu trữ Quốc gia Lào là di sản vô giá cần được bảo vệ

an toàn và sử dụng có hiệu quả phục vụ cho sự nghiệp xây dựng kinh tế, phát triển văn hóa, bảo vệ Tổ quốc hiện nay và cho muôn đời con cháu các bộ tộc Lào mai sau

Từ sau năm 1975, hệ thống tổ chức lưu trữ Nhà nước CHDCND Lào đã từng bước được xây dựng và kiện toàn Tuy nhiên, đến nay hệ thống tổ chức

11

của nhà nước nói chung và hệ thống tổ chức lưu trữ nói riêng của Nhà nước CHDCND Lào chưa được hoàn chỉnh và ổn định; chức năng, nhiệm vụ của một

số cơ quan chưa được quy định đầy đủ và hợp lý, có sự chồng chéo v.v…

Với hệ thống tổ chức lưu trữ hiện nay, đã làm cho tài liệulưu trữ ở nhiều cơ quan không được tập trung quản lý, hoặc quản lý thiếu khoa học; tình trạng tài liệu bị bó gói, tích đống phổ biến ở mọi cấp, mọi ngành; hiệu quả phục vụ xã hội của công tác lưu trữ chưa cao Chính vì vậy, việc nghiên cứu và xây dựng

mô hình tối ưu về hệ thống tổ chức lưu trữ của Nhà nước CHDCND Lào là một nhiệm vụ quan trọng của ngành lưu trữ Nhà nước CHDCND Lào và là yêu cầu

có tính tất yếu để đáp ứng nhu cầu quản lý nhà nước đối với tài liệu lưu trữ và công tác lưu trữ hiện nay

Trong hoạt động quản lý của nhà nước, cũng như trong bất cứ lĩnh vực hoạt động nào, tổ chức bộ máy là một yếu tố có ý nghĩa quyết định đến mục tiêu và hiệu quả của hoạt động đó.Tuy nhiên, trong sự phát triển của đời sống xã hội, hệ thống tổ chức thường được nhìn nhận là một yếu tố tĩnh so với sự vận động và phát triển không ngừng của thực tiễn.Do vậy, hệ thống tổ chức rất dễ trở nên lạc hậu, bảo thù trước yêu cầu của sự phát triển Ngày hôm qua hệ thống tổ chức đó

có thể rất hiệu quả và đầy sức mạnh, nhưng ngày mai có thế trở nên lạc hậu và kim hãm sự phát triển nếu như bản thân nó không được đổi mới và điều chỉnh kịp thời Nghiên cứu để đổi mới mô hình tổ chức như là một đòi hỏi có tính quy luật xuất phát từ yêu cầu khách quan và chủ quan trong quá trình phát triển của

hệ thống tổ chức bộ máy nhà nước nói chung và hệ thống tổ chức lưu trữ nói riêng Nhà nước và hệ thống tổ chức lưu trữ của nước CHDCND Lào cũng không nằm ngoài quy luật chung đó

Điều đó có nghĩa là, hệ thống tổ chức lưu trữ nước CHDCND Lào cần được điều chỉnh và đổi mới, để thực hiện tốt các nhiệm vụ chính trị đã được Đảng và Nhà nước giao phó

2 Mục tiêu nghiên cứu đề tài

Với đề tài này, chúng tôi muốn giải quyết hai mục tiêu cơ bản sau:

Một là, nghiên cứu thực trạng hệ thống tổ chức lưu trữ của Nhànước CHDCND Lào, rút ra được những ưu điểm và tồn tại của hệ thống tổ chức lưu trữ này đối với việc quản lý nhà nước về công tác lưu trữ và tập trung quản lý tài liệu lưu trữ Quốc gia Lào

Hai là, trên cơ sở thực trạng của hệ thống tổ chức lưu trữnước CHDCND Lào, đề xuất ý kiến của tác giả về mô hình tối ưu hệ thống tổ chức lưu trữ của Nhà nước CHDCND Lào và các giải pháp triển khai thực hiện Mô hình này sẽ giúp cho cán bộ lưu trữ Lào nói chung, Cục Lưu trữ Quốc gia Lào nói riêng tham khảo vận dụng để đảm bảo có một hệ thống tổ chức lưu trữ ổn định phù hợp với thực tiễn và yêu cầu của ngành lưu trữ trong giai đoạn hiện nay

3 Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu đề tài

Đối tượng nghiên cứu : Nghiên cứu chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức

và đội ngũ cán bộ lưu trữ của hệ thống tổ chức lưu trữ Nhà nước CHDCND Lào hiện tại và thời gian tới

Hiện nay, ở nước CHDCND Lào có hai hệ thống tổ chức lưu trữ hoạt động độc lập Đó là hệ thống tổ chức lưu trữ của Đảng Nhân dân Cách mạng Lào ( Cục Lưu trữ trực thuộc Văn phòng TW Đảng Nhân dân Cách mạng Lào)

và hệ thống tổ chức lưu trữ của Nhà nước Lào ( Cục Lưu trữ Quốc gia trực thuộc Bộ Nội vụ).Trong đề tài này, chúng tôi chỉ nghiên cứu đề xuất mô hình

nề, đòi hỏi lưu trữ nhà nước phải có một mô hình tổ chức lưu trữ tối ưu, phù hợp với điều kiện thực tế thì mới có thể bảo vệ an toàn tài liệu lưu trữ quốc gia

và phục vụ có hiệu quả cao nhất các nhu cầu khai thác sử dụng của xã hội

4 Nhiệm vụ nghiên cứu của đề tài

- Làm rõ quá trình hình thành và phát triển của lưu trữ Nhà nước CHDCND Lào;

- Nghiên cứu cơ sở lý luận và thực tiễn về tổ chức hệ thống các cơ quan lưu trữ ;

- Nghiên cứu hệ thống tổ chức lưu trữ của Nhà nước CHDCND Lào hiện nay bao gồm: Cơ cấu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, biên chế cán bộ, chính sách, đào tạo cán bộ…;

- Nghiên cứu xây dựng hệ thống tổ chức lưu trữ theo mô hình tối ưu;

- Đềxuất các giải pháp để triển khai thực hiện

5 Lịch sử nghiên cứu vấn đề

Vấn đề tổ chức lưu trữ tại nước CHDCND Lào, là một trong những vấn đề được các nhà lưu trữ học Việt Nam và cán bộ lưu trữ Lào quan tâm nghiên cứu từ nhiều năm nay Những nghiên cứu này được thể hiện cụ thể như sau :

„„ Đề án tổ chức mạng lưới lưu trữ quốc gia tại nước CHDCND Lào‟‟ năm

1996, do Cục Lưu trữ Nhà nước Lào và Cục Lưu trữ Nhà nước Việt Nam phối hợp nghiên cứu

Khóa luận tốt nghiệp của THẠO VĂN XỈ XỔNG KHAM về „„ Vấn đề tổ chức mạng lưới lưu trữ của nước CHDCND Lào‟‟

14

Các đề tài trên cũng đã đề xuất về hệ thống tổ chức mạng lưới lưu trữ và

đề ra các giải pháp thực hiện, từ việc nghiên cứu lịch sử hình thành của nhà nước; đặc điểm tài liệu lưu trữ; cơ sở khoa học và thực tiễn của tổ chức lưu trữ Lào.Cục Lưu trưc Quốc gia Lào đã trình Đề án trên lên cơ quan có thẩm quyền nhưng Đề án đã không được phê duyệt Chính phủ yêu cầu Cục Lưu trữ Quốc gia Lào phải nghiên cứu lại, để cho phù hợp với tình hình kinh tế văn hóa xã hội của đất nước Ngoài ra, cho đến nay chưa có công trình nghiên cứu hay tài liệu riêng nào đề cập đến mô hình tối ưu hệ thống tổ chức lưu trữ của Nhà nước CHDCND Lào, dù dưới dạng sơ khai nhất Chúng tôi đã nghiên cứu, tham khảo

đề án và khóa luậntốt nghiệp đã nêu trên với mục đích kế thừa ưu điểm, bổ sung những thiếu sót,mạnh dạn đưa ra những đề xuất phù hợp với thực tiễn và các giải pháp để triển khai thực hiện cụ thể hơn

Qua tìm hiểu của chúng tôi, ở Việt Nam và một số quốc gia khác, việc nghiên cứu về lý luận và thực tiễn tổ chức lưu trữ đã đạt được những kết quả nhất định, cho nên đã giải quyết được nhiều vấn đề thiết thực về lĩnh vực này,nhất là ở Việt Nam đã có các công trình nghiên cứu như là:

- Đề tài khoa học cấp ngành, Cục Lưu trữ nhà nước, Hà Nội 1990,

Vương Đình Quyền, chủ trì : Lý luận và thực tiễn về tổ chức mạng lưới các kho lưu trữ ở Việt Nam

- Luận văn thạc sỹ khoa học của Trần Thanh Tùng: Hoàn thiện hệ thống tổ chức lưu trữ nhà nước, Hà Nội- 2003,

- Đề tài : Cơ sở khoa học để tổ chức quản lý nhà nước về công tác lưu trữ Chủ nhiệm đề tài: Dương Văn Khảm, Năm 2005, v.v…

Những đề tài trên đã trình bày cơ sở lí luận về tổ chức mạng lưới lưu trữ, những ưu điểm và hạn chế về hệ thống tổ chức lưu trữ nhà nước ở Việt Nam, đề xuất về xây dựng và hoàn thiện hệ thống tổ chức lưu trữ của nhà nước phù hợp với thực tiễn Việt Nam Có thể nói, đó là nhữngtài liệu tham khảo bổ ích chochúngtôi trong việc tìm hiểu các cơ sở khoa họcvề xây dựng hệ thống tổ chức lưu trữ Tuy nhiên, để vận dụng có hiệu quả những thành tựu nghiên cứu

15

của Việt Nam và một số nước vào điều kiện cụ thể của Lào, đòi hỏi cần phải tiếp tục đầu tư, suy nghĩ, nghiên cứu nghiêm túchơn

6 Nguồn tài liệu tham khảo

Để thực hiện đề tài này, chúng tôi dựa vào các nguồn tài liệu chủ yếu như sau:

* Các văn bản quy phạm pháp luật của Nhà nước Lào như:

- Hiến pháp Lào và những văn bản quy định về tổ chức bộ máy Nhà nước CHDCND Lào;

- Nghị định số:90/¯¦ìngày 22 tháng 10 năm 1993 của Hội đồng Bộ trưởng về tổ chức và hoạt động của Cục Lưu trữ Nhà nước ;

- Quyết định số:121/²- ngày 08 tháng 3 năm 2012 của Bộ trưởng Bộ Nội

vụ về tổ chức và hoạt động của Cục Lưu trữ Quốc gia, v.v…

* Các sách, các giáo trình về lưu trữ như:

- Lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ, Đào Xuân Chúc, Nguyễn Văn Hàm, Vương Đình Quyền, Nguyễn Văn Thâm, Hà Nội -1990

- Giáo trình „„Nghiệp vụ lưu trữ cơ bản dùng trong các trường trung học chuyên nghiệp‟‟ Nhà xuất bản Hà Nội, Năm 2006 của PGS.TS.Vũ Thị Phụng…

Ngoài ra, chúng tôi tham khảo một số bài viết trên tập san, tạp chí, các bài đăng trên mạng xã hôi, v.v

7.Các phương pháp nghiên cứu

Để thực hiện đề tài này, chúng tôi đã sử dụng các phương pháp nghiên cứu sau:

- Phương pháp luận Mác - Lênin :Chủ yếu được thể hiện ở chủ nghĩa duy vật biện chứng và chủ nghĩa duy vật lịch sử, nhằm làm sáng tỏ mối quan hệ biện chứng giữa lý luận và thực tiễn của công tác lưu trữ Nhà nước Lào, phân tích, đánh giá tình hình lưu trữ Lào trong các thời kỳ lịch sử

-Phương pháp phân tích, tổng hợp: Nhằm tìm ra những ưu điểm để kế

thừa, phát triển và đưa ra những hạn chế, nguyên nhân của những hạn chế trong

hệ thống tổ chức lưu trữ của Nhà nước Lào

16

-Phương pháp so sánh:Phương pháp so sánh được xem là một phương

pháp cần được vận dụng trong nghiên cứu đề tài, để thấy rõ sự khác nhau giữa

mô hình về hệ thống tổ chức của Nhà nước Lào với các nước trên thế giới Phương pháp này, còn cho phép đánh giá sự thành công của công tác lưu trữ Nhà nước Lào nói chung và hệ thống tổ chức lưu trữ nói riêng từ khi thành lập

nước CHDCND Lào đến nay và tương lai

- Phương pháp khảo sát thực tế: Chúng tôi đã tiến hành khảo sát về tổ

chức, quản lý công tác văn thư và lưu trữ của các cơ quan, tổ chức ở TW và một

số địa phương, trong đó chủ yếu là khảo sát về hệ thống tổ chức lưu trữ ở cấp

Thứ hai, kết quả nghiên cứu của đề tài cả về mặt lý luận và thực tiễn có thể giúp cơ quan có thẩm quyền tham khảo để xây dựng một mô hìnhvề hệ thống tổ chức lưu trữ phù hợp và tối ưu nhất đối với Nhà nước CHDCND Lào hiện nay

17

Đây là chương mang tính dẫn luận cho phần nội dung chính ở các chương sau Qua đó, chúng tôi mạnh dạn đưa ra những yêu cầu, căn cứ trong việc nghiên cứu xây dựng mô hình tối ưu hệ thống tổ chức lưu trữ Đây được coi là những cơ sở lý luận đảm bảo yêu cầu về tổ chức quản lý công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ của Nhà nước Lào trong giai đoạn mới

Chương 2 : Hệ thống tổ chức lưu trữ Nhà nước CHDCND Lào hiện nay

Qua chương này, mô tả bức tranh về hệ thống tổ chức lưu trữ nước CHDCND Lào hiện tại một cách chi tiết, cụ thể, nêu lên tình hình cán bộ lưu trữ, tình trạng tài liệu lưu trữ hiện có và đồng thời nêu lên những ưu điểm và tồn tạicủa hệ thống tổ chức này Từ đó, giúp chúng ta có căn cứ khẳng định tính cấp thiết của việc nghiên cứu mô hình tối ưu hệ thống tổ chức lưu trữ Nhà nước Lào

để ngành phát triển và hoạt động có hiệu quả, đáp ứng nhu cầu của thực tiễn quản lý và xã hội

Chương 3 : Mô hình tối ưu hệ thống tổ chức lưu trữ Nhà nước Lào và các giải pháp triển khai thực hiện

Trên cơ sở lý luận và tổng kết thực tiễn từ chương 2, ở chương này chúng tôi đề xuất mô hình tối ưu về hệ thống tổ chức lưu trữ Nhà nước CHDCND Lào,

từ việc xây dựng mô hìnhtổng thểhệ thống tổ chức cơ quan quản lý nhà nước và

cơ quan sự nghiệp về lưu trữ ở TW và địa phương, đến việc xác định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức, đội ngũ cán bộ, của từng cơ quan, đơn vị

tổ chức Đồng thời, chúng tôi mạnh dạn đưa ra các giải pháp triển khai thực hiện để làm sao cho công trình nghiên cứu này có tính khá thi với điều kiện thực

tiễn của Lào

Phần cuối cùng của luận văn là phần kết luận Trên cơ sở kết quả nghiên cứu, chúng tôi đưa ra những nhận xét và kiến nghị nhằm xây dựng một mô hình tối ưu hệ thống tổ chức lưu trữ Nhà nước CHDCND Lào

Trong quá trình thực hiện đề tài, chúng tôi đã gặp nhiều khó khăn trong việc tìm kiếm khai thác các tư liệu Đặc biệt là các tài liệu, tư liệu liên quan đến

18

tổ chức lưu trữ chuyên ngành của Bộ An ninh, Bộ Quốc phòng, Bộ Ngoại giao… Bởi lẽ, đây là những tài liệu thuộc danh mục tài liệu mật của các cơ quan Ngoài ra, do phạm vi nghiên cứu rộng sẽ không cho phép chúng tôi có điều kiện thời gian và vật chất để khảo sát trực tiếp toàn bộ cơ cấu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và đội ngũ cán bộ của tất cả các cơ quan, đơn vị

Bên cạnh những khó khăn khách quan, về mặt chủ quan là do trình độ của bản thân tác giả còn hạn chế Vì vậy, mặc dù đã rất cố gắng nhưng do đây là một đề tài khó và phức tạp nên không tránh khỏi những hạn chế và thiếu sót Là học viên nước ngoài, phải nói thực sự tôi đã gặp nhiều khó khăn về sử dụng tiếng Việt Nam Nhưng tôi đã nhận được sự giúp đỡ rất tận tình của các thầy, cô giáo của Khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng, Trường ĐHKHXH&NV, ĐHQGHN, đặc biệt là thầy giáo PGS.Vương Đình Quyền, là người trực tiếp hướng dẫn khoa học tôi Nhân đây, tôi xin bày tỏ lòng cảm ơn chân thành và sâu sắc về sự quan tâm, giúp đỡ quí báu đó

Một lần nữa, tôixin gửi lời cảm ơn sâu sắc, chân tình và không bao giờ quên công ơn của các thầy, cô giáo đã giúp đỡ tôi trong suốt thời gian học tập, nghiên cứu Tôi rất mong nhận được nhiều ý kiến đóng góp của các thầy, cô giáo và các bạn

Hà nội, ngày 01 tháng 01 năm 2013

Học viên : Manivong Chamlong

CHƯƠNG 1

CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ THỰC TIỄN VỀ XÂY DỰNG

Quốc Kỳ LàoQuốc Huy Lào

Lịch sử hình thành nước Cộng hòa dân chủ nhân dân Lào là một qúa trình đấu tranh thống nhất giữa nhân dân các bộ tộc Lào và đấu tranh chống xâm lược bên ngoài

Cũng như nhiều quốc gia ở Đông Nam Á, các cư dân tiền sử sống trên đất Lào được tập trung thành vùng và trở thành các trung tâm chính trị- kinh tế độc lập cho đến thế kỷ thứ X gồm: Mương Xi Khốt Tạ Boong dọc theo lưu vực sông

Mê Kông từ Viêng Chăn xuống phía Nam, Xiềng Đông- Xiềng Thong (tức Mường Xoa sau này gọi là Luông Pra Băng) phía Bắc và Tây Bắc, Mường Phuôn Xiêng Khoảng phía Tây của địa vực dẫy Phu Luông (dẫy núi Trường sơn)

Nhu cầu thống nhất cả về quân sự, chính trị, kinh tế của ba vùng để chống lại sự xâm lược từ bên ngoài đã được Chậu Phà Ngừm thực hiện năm 1353, Vương quốc Lạn Xạng ra đời (Vương quốc triệu voi), đặt kinh đô tại Xiềng Đông- Xiềng Khọ Để xây dựng và phát triển đất nước, Phà Ngừm thiết lập một

hệ thống chính quyền từ trung ương đến địa phương, chia vương quốc thành các Châu, Mường ; xây dựng và phát triển đạo Phật thành công cụ tinh thần để củng

cố nhà nước thống nhất, chống lại mưu đồ cát cứ của các Châu, Mường và chú trọng quan hệ với các nước láng giềng Sau hơn một thế kỷ, Lạn Xạng trở thành

20

một quốc gia hùng mạnh, tuy mức độ tập quyền chưa cao, nhưng nhà nước trung ương đã kiểm soát được các địa phương và đã chống lại quân xâm lược Aythia (Thái Lan) vào năm 1535 và năm 1540

Năm 1560, kinh đô Viêng Chăn được xây dựng và trở thành thủ đô của nước Lạn Xạng Nửa cuối thế kỷ XVI, dưới sự lãnh đạo của Vua Xết Thạ Thị Lát, một lần nữa nhân dân Lạn Xạng đã chống lại quân xâm lược Avạ (Miến Điện) vào các năm 1563, 1569 và 1574 nhà nước phong kiến Lạn Xạng rơi vào tay phong kiến Miến Điện trong vòng 24 năm Trải qua đấu tranh, năm 1598, đã đánh đuổi được ngoại xâm, Pha Vô Ra Vông Xổ lên ngôi vua và tuyên bố Lạn Xạng là một quốc gia độc lập Vào nửa sau thế kỷ XVII và đầu thế kỷ XVIII sau khi vua Xu Li Nhạ Vông Xả chết, nhà nước quân chủ tập quyền tan rã, đất nước lại bị chia làm ba tiểu quốc : Mường Luông Pra Băng, Mường Viêng Chăn, Mường Chăm Pa Sắc và thường xuyên xẩy ra các tranh chấp giữa các Mường Thực trạng nàyđã tạo cơ hội cho nước láng giềng phong kiến Xiêm xâm chiếm vào năm 1779.Hiệp ước Pháp- Xiêm ngày 03 tháng 10 năm 1803 đã buộc triều đình phong kiến Xiêm từ bỏ chủ quyền ở Lào

Năm 1930, Đảng Cộng sản Đông Dương thành lập, cuộc đấu tranh của nhân dân các bộ tộc Lào bước sang một thời kỳ mới Năm 1945, Mặt trận Neo Lào Ít Xạ Lạ đượcthành lập; vào tháng 8 năm 1945 Chính phủ lâm thời Ít Xạ Lạ

ra đời, tuyên bố nền độc lập của quốc gia và ban bố Hiến pháp tạm thời của Lào, quy định nước Lào là một khối thống nhất và chủ quyền thuộc về nhân dân

Tháng 3 năm 1946, Pháp trở lại xâm lược Lào Đơn vị chính quy đầu tiên Lạt Xạ Vông của quân giải phóng tự do Lào được thành lập (nay là quân đội Nhân dân Lào) ngày 20 tháng 01 năm 1949 Tháng 8 năm 1950 Neo LàoÍt Xạ

Lạ tổ chứcĐại hội toàn quốc, đề ra Cương lĩnh, bầu Chính phủ Liên hiệp kháng chiến và chính thức thành lập Mặt trận Lào Ít Xạ Lạ Trên cơ sở tự nguyện, Mặt trận liên minh Việt-Miến- Lào được thành lập ngày 11 tháng 3 năm 1951 Với sức mạnh đoàn kết của ba dân tộc Việt - Miến - Lào, đã đưa cuộc đấu tranh giải

21

phóng dân tộc đến thắng lợi, buộc Pháp phải ký Hiệp định Giơnevơ năm 1954

Mỹ tuyên bố không ràng buộc bởi Hiệp định Giơnevơ và trắng trợn can thiệp vào Lào

Ngày 22 tháng 3 năm 1955, Đảng Nhân dân Lào ra đời, lãnh đạo nhân dân đoàn kết xung quanh Neo Lào Hắc Xạt (Mặt trận Lào yêu nước) đấu tranh chống can thiệp của Mỹ và đòi dân chủ, hòa bình, trung lập và hòa hợp dân tộc Năm 1957, Chính phủ Vương quốc ký Hiệp định Viêng Chăn Quyền hợp pháp của Neo Lào Hắc Xạt được thừa nhận Chính phủ liên hiệp lần thứ nhất có Neo Lào Hắc Xạt tham gia được thành lập Tháng 7 năm 1962, Hiệp định Giơnevơ gồm 13 nước (có Mỹ) đã công nhận Chính phủ liên hiệp dân tộc ba phái, bảo đảm nền trung lập của Lào

Tháng 02 năm 1972, Đảng Nhân dân Lào tổ chức Đại hội lần thứ hai và đổi tên thành Đảng Nhân dân Cách mạng Lào Với thắng lợi toàn diện của Cách mạng Lào, đã buộc Mỹ phải để chính quyền Viêng Chăn ký Hiệp định Viêng Chăn ngày 21 tháng 02 năm 1973, thực hiện hòa hợp dân tộc lần thứ ba, thành lập Chính phủ Liên hiệp lâm thời và Hội đồng Quốc gia Chính trị liên hiệp với thành phần hai bên ngang nhau

Năm 1975, cuộc kháng chiến anh dũng của nhân dân các bộ tộc Lào toàn thắng Ngày 02 tháng 12 năm 1975, Đại hội đại biểu nhân dân toàn Lào lần thứ hai tuyên bố xoá bỏ chế độ quân chủ, thành lập chế độ Cộng hòa dân chủ nhân dân; chấp nhận thoái vị của Vua Xí XạVàng Vát Thạ Na; tuyên bố giải thế các

cơ quan quyền lực nhà nước cũ, gồm Chính phủ Liên hiệp dân tộc lâm thời và Hội đồng Quốc gia Chính trị liên hiệp; thông qua quyết định thành lập nước Cộng hòa dân chủ nhân dân Lào Từ đây, nước Lào bước vào thời kỳ xây dựng chế độ dân chủ nhân dân, độc lập, tự chủ, thống nhất và thịnh vượng

Như vậy, nhân dân các bộ tộc Lào trong quá trình dựng nước và giữ nước

đã viết nên những trang sử hào hùng phản ánh các thời kỳ lịch sử phong kiến, thực dân và thời kỳ dân chủ nhân dân, để lại một nền văn hoá độc đáo mang bản sắc dân tộc Nhiều tài liệu lưu trữ quý giá của Lào đã được lưu truyền từ thế hệ

22

này sang thế hệ khác là bằng chứng lịch sử đáng tin cậy nhất của nhân dân các

bộ tộc Lào Tài liệu lưu trữ Quốc gia Lào phản ánh từng thời kỳ lịch sử của nhân dân các bộ tộc Lào,là nguồn sử liệu hết sức quý giá để nghiên cứu lịch sử

và là cơ sở quan trọng để nghiên cứu xây dựng mô hình hệ thống tổ chức lưu trữ của Nhà nước CHDCND Lào hiện nay

1.1.2.Cơ cấu tổ chức của Nhà nước CHDCND Lào hiện nay

Nhà nước CHDCND Lào được tổ chức và hoạt động theo cơ chế đảng lãnh đạo, nhà nước quản lý, nhân dân làm chủ vì mục tiêu hòa bình, độc lập, dân chủ, thống nhất, thịnh vượng và tiến bộ xã hội Các tổ chức cấu thành hệ thống chính trị gồm Đảng, Nhà nước, Mặt trận yêu nước, các tổ chức chính trị -

xã hội từ TW đến địa phương

Bản đồ đơn vị hành chính nước CHDCND Lào Thạt Luổng là biểu tượng Quốc gia Lào

Hiến pháp năm 2003 nước CHDCND Lào khẳng định: Nhà nước, Chính quyền dân chủ nhân dân các cấp là của nhân dân và do nhân dân xây dựng Trong hệ thống chính trị, Đảng Nhân dân Cách mạng Lào là người lãnh đạo; Quốc hội là đại diện của nhân dân là cơ quan lập pháp có quyền quyết định các vấn đề cơ bản của đất nước, kiểm soát hoạt động của cơ quan hành pháp và tư pháp; Chính phủ quản lý thống nhất về mọi mặt chính trị, kinh tế, văn hoá xã hội, đối ngoại, an ninh và quốc phòng của đất nước; cơ quan tư pháp của nước CHDCND Lào gồm Tòa án nhân dân và Viện kiểm soát nhân dân

23

Lào áp dụng một hệ thống hành chính bốn cấp gồm : cấp TW và ba cấp địa phương Cấp địa phương cao nhất là tỉnh, cấp địa phương cấp hai là huyện

và cấp địa phương thấp nhất là bản làng( Lào không có đơn vị cấp xã)

Hệ thống các cơ quan nhà nước từ TW đến địa phương vừa đảm bảo sự tập trung thống nhất quyền lực, vừa đảm bảo sự phân công, phân cấp về trách nhiệm và quyền hạn

Hội đồng nhân dân tối cao là cơ quan lập pháp cao nhất của nước CHDCND Lào

Hội đồng Bộ trưởng là cơ quan hành pháp cao nhất do Chủ tịch nước và Hội đồng nhân dân tối cao thông qua Thành phần Hội đồng Bộ trưởng Lào gồm Thủ tướng, các Phó Thủ tướng, các Bộ trưởng và Thủ trưởng các cơ quan ngang

Bộ

Chính phủ của nước CHDCND Lào gồm 18 Bộ và 03 cơ quan ngang Bộ,

cụ thể như sau :

1 Bộ Quốc phòng 2 Bộ An ninh

3 Bộ Ngoại giao 4 Bộ Tài chính

5 Bộ Năng lượng và Mỏ 6 Bộ Nông nghiệp

7 Bộ Công thương 8 Bộ Bưu chính viễn thông

9 Bộ Giáo dục và Thể thao 10 Bộ Văn hóa, Tuyên truyền và Du lịch

11 Bộ Giao thông vận tải 12 Bộ Y tế

13 Bộ Lao động, Phúc lợi xã hội 14 Bộ Tư pháp

15 Bộ Kế hoạch và Đầu tư 16 Bộ Nội vụ

17 Bộ Khoa học và Công nghệ 18 Bộ Tài nguyên và Môi trường

19 Thanh tra Chính phủ 20 Ngân hàng Quốc gia

21 Văn phòng Chính phủ

Một đặc điểm, trong cơ cấu tổ chức ở cấp Bộ là có nhiều Cục, Tổng Cục, Công ty trực thuộc như : Cục Đo đạc Bản đồ và Cục Lưu trữ Quốc gia trực thuộc Bộ Nội vụ ; Cục Khí tượng- Thủy văn thuộc Bộ Tài nguyên và Môi

1 Thủ đô Viêng Chăn (thành phố trực thuộc TW);

2 Tỉnh Phông Xa Lỳ;3 Tỉnh Luông Nậm Thà;

4 Tỉnh U Đôm Xay;5.Tỉnh Bò Kẹo;

6 Tỉnh Luông Pra Băng;7 Tỉnh Hủa Phăn;

8 Tỉnh Xay Nhạ Bu Ly; 9 Tỉnh Xiêng Khoảng;

10 Tỉnh Viêng Chăn;11.Tỉnh Bò Ly Khăm Xay;

Cơ cấu tổ chức cấp huyệngồm có: Hội đồng nhân dân huyện, Ủy ban nhân dân huyện, các phòng, ban trực thuộc UBND huyện,Tóa án nhân dân huyện, Viện kiểm sát nhân dân huyện

Cơ cấu tổ chức cấp bản làng gồm có: Ủy ban nhân dân bản làng, các tổ

làng trực thuộc UBND bản làng và tổ An ninh bản làng.( Xem sơ đồ 1)

25

Sơ đồ 1:

SƠ ĐỒ TỔ CHỨC BỘ MÁY NHÀ NƯỚC CHDCND LÀO

(Căn cứ theo Hiến pháp năm 2003)

Ghi chú : Trật tự hình thành

Chỉ quan hệ lãnh đạo và bị lãnh đạo

UBND

CẤP BẢN LÀNG

QUỐC HỘI

CHỦ TỊCH NƯỚC

TỐI CAO

VKSND CẤP TỈNH

VKSND CẤP HUYỆN

HĐND CẤP TỈNH CẤP TỈNH TAND

TAND CẤP HUYỆN HĐND

CẤP HUYỆN

1.2.1 Khái niệm ‘‘Mô hình tối ưu hệ thống tổ chức lưu trữ ’’

Theo Từ điển Bách khoa Việt Nam,„„mô hình‟‟ có hai nghĩa :

Theo nghĩa hẹp, mô hình là „„mẫu, khuôn, tiêu chuẩn theo đó mà chế tạo ra sản phẩm hàng loạt, là thiết bị, cơ cấu tái hiện hoặc bắt chước cấu tạo và hoạt động của cơ cấu khác (của nguyên mẫu hay cái được mô hình hóa) vì mục đích khoa học và sản xuất‟‟;

Theo nghĩa rộng, mô hình là „„hình ảnh(hình tượng, sơ đồ, sự mô tả,v.v.) ước lệ của một khách thể (hay một hệ thống các khách thể, các quá trình hoặc hiện tượng) Khái niệm mô hình được sử dụng rộng rãi trong triết học, tin học, kinh

tế học, toán học, ngôn ngữ học và các khoa học khác‟‟…[20 ;932]

„„Tối ưu‟‟có nghĩa là tốt nhất, đưa lại hiệu quả tốt nhất Như vậy „„ Mô hình tối ưu‟‟ là mô hình hợp lý nhất

„„Hệ thống‟‟ là tập hợp nhiều yếu tố, đơn vị cùng loại hoặc cùng chức năng, có quan hệ hoặc liên hệchặt chẽ với nhau, làm thành một thể thống nhất, là phương pháp, cách thức phân loại, sắp xếp sao cho có trật tự lôgíc

„„Hệ thống tổ chức lưu trữ‟‟ được hiểu là hệ thống các cơ quan lưu trữ trong cả nước, để thực hiện chức năng quản lý công tác lưu trữ của một quốc gia, hệ thống tổ chức lưu trữ gồm hai loại cơ quan chính như : Cơ quan quản lý nhà nước về công tác lưu trữ và cơ quan tập trung quản lý tài liệu lưu trữ như các trung tâm, viện hoặc kho lưu trữ

Trên cơ sở khái niệm các từ và cụm từ nói trên, có thể giải thích ‘‘Mô hình tối ưu hệ thống tổ chức lưu trữ’’ của một quốc gia là một hệ thống các

cơ quan lưu trữ từ TW đến địa phương có chức năng nhiệm vụ, cơ cấu tổ

27

chức hợp lý nhất, được liên kết với nhau một cách lôgíc, có quan hệ chặt chẽ với nhau để thực hiện hai chức năng cơ bản là : Quản lí nhà nước về công tác lưu trữ và quản lí tài liệu lưu trữ của quốc gia

Nên hiểu rằng, tối ưu ở đây chỉ có ý nghĩa tương đối, đặt trong điều kiện

cụ thể của tình hình chính trị, kinh tế, văn hóa, khoa học kỹ thuật của đất nước Lào để xem xét sao cho có được một mô hình hợp lý, phù hợp với thực tiễn Có như vậy mới có thể mang lại hiệu quả cho hệ thống tổ chức lưu trữ sẽ đề xuất được triển khai thực hiện Mục đích của việc xây dựng hệ thống tổ chức lưu trữ nước CHDCND Lào theo mô hình tối ưu là nhằm đảm bảo thuận lợi cho việc quản lí tập trung thống nhất trong công tác lưu trữ

1.2.2 Vài nét về các mô hình hệ thống tổ chức lưu trữ quốc gia của một số nước trên thế giới hiện nay

Nghiên cứu về mô hình hệ thống tổ chức lưu trữ các nước, cho chúng ta

có những thông tin khái quát, qua đó học hỏi được những kinh nghiệm về tổ chức hệ thống cơ quan lưu trữ một cách khoa học, phù hợp với tình hình thực tế của Lào Những mô hình hệ thống tổ chức lưu trữ ở nước ngoài được coi như là những tài liệu tham khảo quý giá để phục vụ cho việc xây dựng hệ thống tổ chức quản lí nhà nước về công tác lưu trữ ở nước CHDCND Lào

Hệ thống tổ chức lưu trữ của mỗi quốc gia, thường có các loại cơ quan tổ chức lưu trữ sau đây :

a Cơ quan quản lí nhà nước về công tác lưu trữ

Cơ quan này có vị trí quan trọng nhất trong hệ thống các cơ quan lưu trữ của một quốc gia Đây là cơ quan hoạch định chiến lược phát triển của công tác lưu trữ trong toàn quốc, và quản lí nhà nước về công tác lưu trữ Cụthể như sau :

- Về tên gọi :

Hiện nay, trên thế giới có nhiều tên gọi khác nhau đối với cơ quan quản lí nhà nước về công tác lưu trữ „„Theo Luật 79-1037 ban hành ngày 03 tháng 12 năm 1979 của Cộng hòa Pháp về thẩm quyền của các cơ quan lưu trữ công và

về sự phối hợp giữa các cơ quan quản lí để thu thập, bảo quản và công bố tài

28

liệu lưu trữ công thì cơ quan đứng đầu là Ban giám đốc lưu trữ Pháp Ở Hoa Kỳ theo đạo luật về quản lí hồ sơ, tàiliệu Liên bang năm 1976 thì có Trung tâm lưu trữ Liên bang‟‟[4 ;46]

Một số nước khác gọi tên cơ quan quản lí nhà nước công tác lưu trữ là Lưu trữ quốc gia; người đứng đầu lưu trữ quốc gia là giám đốc hoặc tổng giám đốc Theo luật lưu trữ của Liên bang Australia ban hành năm 1983 thì gọi là Lưu trữ Australia Đứng đầu lưu trữ Australia là một tổng giám đốc Ngoài tổng giám đốc còn lập Hội đồng tư vấn về lưu trữ Australia Hội đồng gồm một nghị

sĩ do Thượng Nghị viện lựa chọn, một thành viên của Hạ viện và các thành viên khác do Bộ trưởng chỉ định Tổng giám đốc lưu trữ Australia có quyền được nhận biên bản họp Hội đồng tư vấn Tổng giám đốc có thể tham dự bất kỳ cuộc họp nào của Hội đồng nhưng không có quyền biểu quyết Ở Inđônêxia theo Luật

số 7 ban hành năm 1971, thì cơ quan quản lí nhà nước về công tác lưu trữ là Lưu trữ quốc gia Lưu trữ quốc gia ở TW là nòng cốt của hệ thống lưu trữ ở Inđônêxia Các nước như Thái Lan, Malaixia, Singapore cũng gọi là Lưu trữ quốc gia

Các nước xã hội chủ nghĩa trước đây, như Liên Xô, Bungari… Thì cơ quan quản lí nhà nước về công tác lưu trữ được gọi là Tổng Cục quản lí Lưu trữ Đứng đầu cơ quan này là Tổng Cục trưởng Hiện nay, ở Trung Quốc theo quy định của Luật Lưu trữ nước Cộng hòa nhân dân Trung Hoa do Ủy ban thường

vụ Đại hội đại biểu nhân dân thông qua, ngày 05 tháng 9 năm 1987 là Cục Lưu trữ nhà nước Cục có chức năng quản lí nhà nước về công tác lưu trữ, thống nhất quy hoạch sự nghiệp lưu trữ trong toàn quốc

- Về chức năng, nhiệm vụ :

Ở Việt Nam hiện nay: Theo Quyết định số : 89/2009/QĐ-TTg, ngày 24 tháng 6 năm 2009 của Thủ tướng Chính phủ Việt Nam quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước trực thuộc Bộ Nội vụ như sau:

+ Vị trí và chức năng :

29

Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước là cơ quan trực thuộc Bộ Nội vụ, thực hiện chức năng tham mưu, giúp Bộ trưởng Bộ Nội vụ quản lí nhà nước về văn thư, lưu trữ trong phạm vi cả nước; quản lí tài liệu lưu trữ quốc gia và thực hiện các dịch vụ công theo quy định của pháp luật

Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước có tư cách pháp nhân, con dấu có hình Quốc huy, tài khoản riêng theo quy định của pháp luật và trụ sở làm việc đặt tại thành phố Hà Nội Về nhiệm vụ và quyền hạn được quy định như sau :

- Dự thảo trình Bộ trưởng Bộ Nội vụ và Chính phủ (qua Bộ Nội vụ) để xem xét, quyết địnhban hành các văn bản qui định, hướng dẫn về văn thư, lưu trữ, chiến lược, qui hoạch, chương trình, đề án về công tác này

- Tổ chức tuyên truyền, phổ biến và giáo dục pháp luật về văn thư, lưu trữ

- Tổ chức thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật, chiến lược, quy hoạch, kế hoạch, chương trình, dự án, đề án sau khi được cấp có thẩm quyền ban hành hoặc phê duyệt

- Ban hành các văn bản hướng dẫn nghiệp vụ về văn thư, lưu trữ theo quy định của pháp luật

- Thực hiện việc sưu tầm, thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ; chỉnh lí xác định giá trị tài liệu, bảo vệ, thống kê, bảo quản, tu bổ, phục chế và bảo hiểm tài liệu lưu trữ; tổ chức giải mật, công bố, giới thiệu, triển lãm, trưng bày và tổ chức phục vụ khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ được bảo quản tại các trung tâm lưu trữ quốc gia

- Thống nhất quản lý thống kê nhà nước về văn thư, lưu trữ

- Tổ chức thực hiện công tác nghiên cứu khoa học, phát triển, ứng dụng và chuyển giao công nghệ trong văn thư, lưu trữ; hiện đại hóa cơ sở vật chất, kỹ thuật trong hoạt động văn thư, lưu trữ

- Đào tạo, bồi dưỡng chuyên môn nghiệp vụ về văn thư, lưu trữ

- Thanh tra, kiểm tra việc thực hiện các quy định pháp luật về văn thư, lưu trữ và giải quyết khiếu nại, tổ cáo, xử lí vi phạm pháp luật về văn thư, lưu trữ

Ở Philippin, cơ quan quản lílưu trữ ngoài chức năng quản lí công tác lưu trữ, còn có chức năng quản lí việc ban hành văn bản trong các cơ quan nhà nước, các doanh nghiệp Công việc này được thực hiện gồm nhiều nội dung phong phú như chuẩn hóa các loại văn bản, quy định về bản chính, bản sao, đóng dấu, số ký hiệu văn bản, phân loại văn bản, đăng ký thống kê văn bản, chuyển giao văn bản vào các cơ quan lưu trữ‟‟[4 ; 47- 48]

- Về tổ chức bộ máy :

Tổ chức bộ máy quản lí công tác lưu trữ của các nước trên thế giới rất đa dạng Khái quát lại có hai hình thức tổ chức bộ máy quản lí nhà nước về công

tác lưu trữ (cũng có thể gọi là 2 mô hình)

Mô hình thứ nhất: Nhà nước thành lập cơ quan quản lí nhà nước về

công tác lưu trữ riêng biệt (hình thức tách biệt chức năng) Cơ quan này chủ yếu thực hiện chức năng quản lí nhà nước về công tác lưu trữ Đó là Cục Lưu trữ nhà nước ở cấp TW Hiện nay ở Trung Quốc, Liên bang Nga, Việt Nam, nước CHDCND Lào tổ chức theo hình thức này Ở Trung Quốc, Cục Lưu trữ nhà nước quản lí tập trung, thống nhất công tác lưu trữ củacả các cơ quan Đảng và

31

Nhà nước Riêng ở Việt Nam hiện nay cơ quan quản lí công tác lưu trữ được tổ chức thành hai Cục như : Cục Lưu trữ Văn phòng TW Đảng Cộng sản Việt Nam quản lí công tác văn thư và lưu trữ của Đảng và các tổ chức chính trị - xã hội; Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước Việt Nam chủ yếu quản lí tập trung,

thống nhất công tác lưu trữ của Nhà nước Việt Nam.( xem sơ đồ 2)

Về lưu trữ của nhà nướcđứng đầu cơ quan quản lí lưu trữ nhà nước là Cục trưởng, giúp việc Cục trưởng có một số Phó Cục trưởng và các phòng, ban chức năng tham mưu cho Cục trưởng

Mô hình thứ hai: Chức năng quản lí nhà nước về công tác lưu trữ được

nhà nước giao cho một lưu trữ quốc gia nòng cốt (hình thức chức năng hỗn hợp) Trong một nước có thể có nhiều lưu trữ quốc gia nhưng trong đó, chỉ có một lưu trữ quốc gia nòng cốt làm nhiệm vụ quản lí nhà nước về công tác lưu trữ Giám đốc lưu trữ quốc gia này chịu trách nhiệm thực hiện các chức năng quản lí nhà nước về công tác lưu trữ và chức năng sự nghiệp quản lí kho lưu trữ

Tổ chức bộ máy lưu trữ quốc gia nòng cốt vừa làm chức năng sự nghiệp quản lý tài liệu lưu trữ quốc gia vừa làm chức năng quản lý nhà nước về công tác lưu trữ Lưu trữ của các địa phương, lưu trữ của các ngành chịu sự chỉ đạo của lưu trữ quốc gia nòng cốt Những vấn đề về khoa học nghiệp vụ lưu trữ, chế

độ chính sách đối với lưu trữ cũng như đào tạo bồi dưỡng cán bộ lưu trữ cho toàn quốc đều được lưu trữ quốc gia này nghiên cứu ban hành, tập huấn áp dụng cho tất cả các lưu trữ trong toàn quốc

Hiện nay, có nhiều nước tổ chức lưu trữ theo mô hình này Những nước

có công tác lưu trữ phát triển lâu đời như Pháp, Anh, Mỹ, Australia cho đến các nước đang phát triển như Thái Lan, Malaixia, Inđônêxia… đều tổ chức quản lý nhà nước theo mô hình trên

Mô hình tổ chức cơ quan quản lý nhà nước về công tác lưu trữ theo hình thức này có những ưu điểm như sau :

+ Trước hết, bộ máy tổ chức quản lý nhà nước về công tác lưu trữ gọn nhẹ do giám đốc lưu trữ quốc gia nòng cốt kiêm luôn tổng giám đốc lưu trữ

32

+ Thứ hai, bộ máy tổ chức quản lý nhà nước về công tác lưu trữ gắn chặt với thực tiễn khoa học nghiệp vụ lưu trữ Vì thế, những quy định, quy phạm nghiệp vụ lưu trữ sẽ sát thực sinh động Khoảng cách giữa lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ được rút ngắn

+ Thứ ba, tổ chức bộ máy quản lý nhà nước về công tác lưu trữ gắn liền với công tác đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ, khoa học lưu trữ Cán bộ, công chức làm công tác lưu trữ ở các lưu trữ quốc gia TW và địa phương, các lưu trữ quốc gia khác luôn được tập huấn, cập nhất các thông tin về khoa học, nghiệp vụ lưu trữ Lưu trữ quốc gia nòng cốt đồng thời là nơi đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ khoa học lưu trữ

+ Thứ tư, tiết kiệm ngân sách cho nhà nước rất lớn trong các khoản chi tiêu về bộ máy quản lý, về kinh phí xây dựng trụ sở và kinh phí mua sắm các trang thiết bị khác

Ngoài hai hình thức trên, còn có hình thức :Quản lý nhà nước về công tác lưu trữ kết hợp với quản lý nhà nước về công tác thư viện Hình thức này được

áp dụng ở một nước, như Đông Dương thuộc Pháp trước năm 1945 có Nha Lưu trữ và Thư viện Đông Dương ; ở miền Nam Việt Nam có Nha Văn khố và Thư viện quốc gia( trước năm 1972).Hình thức tổ chức này không phổ biến trên thế giới, chủ yếu áp dụng ở các nước có công tác lưu trữ và thư viện chưa phát triển mạnh

- Về cơ quan chủ quản :

Hiện nay, vấn đề này rất đa dạng, Lưu trữ Quốc gia Pháp trực thuộc Bộ Văn hóa, Lưu trữ Quốc gia Canađa thuộc Bộ Di sản văn hóa, Lưu trữ Quốc gia Malaixia thuộc Bộ Văn hóa và Du lịch Cục lưu trữ Nhà nước Trung Quốc, Tổng Cục lưu trữ Nhà nước Liên bang Nga trực thuộc Chính phủ, Cục Văn thư

và Lưu trữ Nhà nước Việt Nam trực thuộc Bộ Nội vụ…

Trên thế giới, đa số các quốc gia xếp cơ quan lưu trữ là cơ quan văn hóa, bảo tồn và nghiên cứu di sản văn hóa quốc gia Vì thế, nhiều nước xếp cơ quan lưu trữ vào ngành văn hóa thuộc Bộ Văn hóa

33

b Các cơ quan quản lí tài liệu lưu trữ

- Các trung tâm, viện, kho lưu trữ lịch sử

Trung tâm,viện, kho lưu trữ lịch sử là nơi tập trung bảo quản cố định và tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ của quốc gia, có tên gọi là trung tâm, viện hay kho lưu trữ tùy thuộc vào cách sử dụng ngôn từ của từng quốc gia và chức năng của cơ quan lưu trữ đó

Ở Trung Quốc có tên là Viện Lưu trữ quốc gia tổng hợp (hay còn gọi là Viện Lưu trữ lịch sử) của TW Ở địa phương thì mỗi tỉnh, mỗi huyện đều có viện lưu trữ tổng hợp của tỉnh hoặc viện lưu trữ tổng hợp của huyện Ở Pháp, Anh, Mỹ, Australia đều thành lập các Viện Lưu trữ tổng hợp ở TW và cấp tỉnh(hoặc bang) Ở Malaixia, Inđônêxia, Canađa thành lập các Viện lưu trữ tổng hợp theo từng vùng lãnh thổ, một vùng lãnh thổ bao gồm một số tỉnh, hoặc bang

ở gần nhau, không nhất thiết theo đơn vị hành chính địa phương

Ở Pháp, Nga, Trung Quốc còn thành lập các Viện Lưu trữ chuyên ngành cho các ngành: Quốc phòng, Ngoại giao… Ngoài ra, ở Trung Quốc thành lập lưu trữ chuyên ngành của Tòa án, Viện kiểm sát nhân dân tối cao và lưu trữ chuyên ngành Công an[4 ;52]

Ở Việt Nam có 4 Trung tâm Lưu trữ Quốc gia : Trung tâm Lưu trữ Quốc gia I, Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III đặt tại Hà Nội ; Trung tâm Lưu trữ Quốc gia II đặt tại thành phố Hồ Chí Minh và Trung tâm Lưu trữ Quốc gia IV đặt tại thành phố Đà Lạt, tỉnh lâm Đồng

- Lưu trữ hiện hành (Lưu trữ cơ quan) :

Là những lưu trữ luân chuyển được thành lập ở các cơ quan Tài liệu có giá trị lịch sử được bảo quản ở lưu trữ hiện hành một thời gian nhất định (tùy thuộc vào quy định của mỗi quốc gia) thì nộp vào lưu trữ lịch sử.Còn những tài liệu không có giá trị lịch sử thì bảo quản ở đây cho đến khi hết giá trị thực tiễn thì tiêu hủy

34

- Các cơ sở đào tạo cán bộ lưu trữ

Chức năng chính của các cơ sở đào tạo cán bộ lưu trữ, là đào tạo nguồn nhân lực làm công tác lưu trữ, quản lý lưu trữ ở các lưu trữ lịch sử, lưu trữ hiện hành

của các cơ quan, tổ chức, các doanh nghiệp công và tư

Về cấp bậc đào tạo chủ yếu có ba cấp : trung cấp, cao đẳng, đại học Đơn

vị phụ trách đào tạo là trường, học viện, khoa hoặc bộ môn Ví dụ : Ở Việt Nam hiện nay có Trường Trung cấp Văn thư Lưu trữ Trung ương, đào tạo cán bộ trung cấp văn thư, lưu trữ ; Trường Đại học Nội vụ, trong đó có khoa Lưu trữ làm nhiệm vụ đào tạo bậc cao đẳng và đại học lưu trữ ; Khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng, Trường Đại học Khoa học xã hội và Nhân văn, Đại học Quốc gia Hà Nội và Bộ môn Lưu trữ học và Quản trị văn phòng thuộc khoa Lịch sử Trường Đại học Khoa học xã hội và Nhân văn, Đại học Quốc gia thành phố Hồ Chí Minh đảm nhận trách nhiệm đào tạo cán bộ đại học lưu trữ và quản trị văn phòng Ở Pháp, thành lập Khoa Lưu trữ ở Trường Lưu trữ và Cổ tự học

Ở Trung Quốc thành lập Học viện Lưu trữ trực thuộc Trường Đại học Nhân dân Bắc Kinh Ở Nga có Trường Đại học Lưu trữ lịch sử Quốc gia Mátxcơva, sau này đổi thành Trường Đại học Nhân vănMátxcơva Đây là trường đào tạo cán

bộ lưu trữ chủ yếu cho Nga và cho nhiều nước khác Các cơ sở đào tạo cán bộ lưu trữ từ bậc học cao đẳng trở lên đều do ngành giáo dục quản lý

Ngoài ra, ở các Trường Đại học tổng hợp của một số nước còn đào tạo bậc thạc sĩ, tiến sĩ lưu trữ học như Trung Quốc, Anh, Australia, Nga, Việt Nam

Ngoại trừ các bậc học nói trên, ở nhiều quốc gia còn tổ chức đào tạo, bồi dưỡng cán bộ lưu trữ bằng các lớp ngắn hạn từ 3 đến 6 tháng Lưu trữ Quốc gia Pháp, Lưu trữ Quốc gia Malaixia hàng năm đều mở những lớp ngắn hạn như vậy cho cán bộ, công chức lưu trữ Pháp và một số nước khác Nội dung học tập của các lớp ngắn hạn chủ yếu là về kĩ thuật nghiệp vụ lưu trữ và kĩ thuật bảo quản tài liệu lưu trữ, sách, tư liệu khác.Các lớp ngắn hạn được mở theo chủ đề như kiểu các lớp tập huấn cho cán bộ lưu trữ ở các lưu trữ địa phương hoặc lưu trữ các Bộ, ngành không giảng dạy nhiều về lý thuyết mà chủ yếu là thực hành

35

- Các cơ quan nghiên cứu khoa học lưu trữ

Từ lâu, một số nước lớn có công tác lưu trữ phát triển đều tổ chức cơ quan nghiên cứu khoa học lưu trữ Ở Liên Xô(cũ) và nước Nga (hiện nay) có Viện Nghiên cứu về văn kiện học và Lưu trữ học trực thuộc Tổng Cục quản lí lưu trữ Chức năng chính của Viện là nghiên cứu các vấn đề văn kiện học và lưu trữ học và một số khoa học kế cận của lưu trữ học như công bố học, sử liệu học Viện được tổ chức theo từng bộ môn nghiên cứu Hàng năm, Viện tổ chức các hội nghị khoa học, các hội thảo và thông tin khoa học các công trình nghiên cứu

về nhiều vấn đề như xác định giá trị tài liệu, bảo quản tài liệu lưu trữ, ứng dụng tin học trong lưu trữ, v.v…

Ở Việt Nam có Trung tâm nghiên cứu khoa học Văn thư lưu trữ trực thuộc Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước

Đa số các viện, trung tâm lưu trữ quốc gia của các nước là cơ quan làm sự nghiệp văn hóa, khoa học, có chức năng nghiên cứu về lưu trữ học và các khoa học kế cận

Tóm lại, căn cứ vào hình thức tổ chức quản lí nhà nước về công tác lưu

trữ và quản lí tài liệu lưu trữ của quốc gia để phân loại mô hình chung hệ thống

tổ chức lưu trữ quốc gia Căn cứ vào đặc trưng này có thể phân chia hai mô hình

tổ chức lưu trữ quốc gia của một số nước.Đó là mô hình tổ chức lưu trữ theo hình thức cơ quan có chức năng tập trung quản lí tài liệu lưu trữ đồng thời có

chức năng quản lí nhà nước về công tác lưu trữ (gọi tắt là mô hình chức năng hỗn hợp) và mô hình tổ chức lưu trữ theo hình thức tách biệt chức năng của các

cơ quan lưu trữ (gọi tắt là mô hình tách biệt chức năng)

36

Sơ đồ 2 :

SƠ ĐỒ HỆ THỐNG TỔ CHỨC LƯU TRỮ NHÀ NƯỚC VIỆT NAM

(Căn cứ vào Thông tư số 02/2010/TT-BNV, ngày 28 tháng 4 năm 2010 của Bộ Nội

Vụ về hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức của tổ chức Văn thư, Lưu trữ Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan trực thuộc Chính phủ và Ủy ban nhân dân các cấp)

CHỨC NĂNG

(1)

PHÒNG VĂN THƯ- LƯU TRỮ CÁC BỘ, CƠ QUAN NGANG BỘ,

CƠ QUAN TRỰC THUỐC CHÍNH PHỦ

( Lưu trữ hiện hành)

CÁC LƯU TRỮ CHUYÊN NGÀNH

CẤP TỈNH

CHI CỤC VĂN THƯ LƯU TRỮ THUỘC

SỞ NỘI VỤ

CẤP HUYỆN

TỔ HOẶC CÔNG CHỨC CHUYÊN TRÁCH VĂN THƯ LƯU TRỮ THUỘC PHÒNG NỘI VỤ

CẤP XÃ CÔNG CHỨC VĂN PHÒNG -THỐNG KẾ KIÊM NHIỆM CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ TẠI UBND XÃ, PHƯỜNG, THỊ TRẤN

CÁCTỔ CHỨC

SỰ NGHIỆP (2)

TW

PHÒNG NGHIỆP

VỤ VĂN THƯ – LƯU TRỮ ĐỊA PHƯƠNG

THANH TRA VĂN THƯ - LƯU TRỮ

PHÒNG

TỔ CHỨC CÁN BỘ

-VĂN PHÒNG CỤC VĂN THƯ VÀ LƯU TRỮ NHÀ NƯỚC

PHÒN G HỢP TÁC QUỐC

TẾ

TRUNG TÂM LƯU TRỮ QUỐC GIA II

TRUNG TÂM LƯU TRỮ QUỐC GIA III

TRUNG TÂM LƯU TRỮ QUỐC GIA IV

TRUNG TÂM TIN HỌC

TRUNG TÂM TU

BỐ - PHỤC CHẾ TÀI LIỆU LƯU TRỮ

TẠP CHÍ VĂN THƯ LƯU TRỮ VIỆT NAM

Vì vậy, khi thiết kế hệ thống tổ chức lưu trữ, từ cơ quan quản lý lưu trữ đến cơ quan sự nghiệp lưu trữ thì một trong những yếu tố cần xem xét là phải đảm bảo việc thực hiện tốt nhất yêu cầu quản lý tập trung thống nhất công tác lưu trữ của Nhà nước CHDCND Lào Ví dụ: Cơ quan quản lý lưu trữ Nhà nước Lào nên tách biệt với cơ quan sự nghiệp hay nên tổ chức theo hình thức hỗn hợp ; nên đặt cơ quan này trực thuộc Văn phòng Chính phủ hay Bộ Nội vụ hoặc một Bộ nào khác ; các kho, trung tâm lưu trữ ở địa phương nên bố trí ở những cấp nào, đặt trực thuộc cơ quan quản lý lưu trữ hay chính quyền địa phương thì

sẽ thuận lợi hơn cho việc quản lý ?… Đó là những câu hỏi cần được đặt ra để xem xét, cân nhắc, so sánh

2) Tổ chức hệ thống lưu trữ phải căn cứ vào tình hình thực tế về công tác lưu trữ của đất nước

Yêu cầu này phải xem xét đến các yếu tố sau :

- Xem xét đến trình độ khoa học nghiệp vụ lưu trữ nói chung và cán bộ lưu trữ của Lào nói riêng đạt đến mức độ nào, số lượng và chất lượng cán bộ lưu trữ hiện nay Hiệu lực, hiệu quả hoạt động của bộ máy xét cho cùng phụ

thuộc rất nhiều vào phẩm chất và năng lực của đội ngũ cán bộ công chức Một yêu cầu trong việc xây dựng hệ thống tổ chức lưu trữ là phải sắp xếp, bố trí cán

bộ theo yêu cầu, tính chất của công việc Cán bộ lưu trữ trong các cơ quan, tổ chức phải được chuyên môn hóa, thực hiện đúng chức năng, nhiệm vụ và yêu

40

cầu được giao Tuy nhiên, nếu đội ngũ cán bộ lưu trữ còn thiếu về số lượng và hạn chế về chất lượng mà chưa thể khắc phục được tình trạng này thì sẽ khiến hoạt động của hệ thống tổ chức lưu trữ bị hạn chế, và không thực hiện được đẩy

đủ nhiệm vụ chính trị của ngành lưu trữ là tổ chức tốt công tác lưu trữ, bảo vệ

an toàn và tổ chức khai thác, sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ quốc gia mà Đảng và Nhà nước Lào giao phó Chẳng hạn : Nếuxây dựng hệ thống tổ chức hoàn chỉnh từ TW đến địa phương, nhưng đội ngũ cán bộ không đủ về số lượng

và hạn chế về chất lượng thì mô hình hệ thống tổ chức đó sẽ không thể vận hành tốt và đạt được yêu cầu đề ra

- Xem xét đến khối lượng tài liệu lưu trữ của các thời kỳ lịch sử nhiều hay ít Tài liệu đưa vào bảo quản ở một trung tâm, kho lưu trữ đòi hỏi phải đạt

tới một khối lượng nhất định, để tương ứng với tổ chức và chức năng, nhiệm vụ của nó, nếu tài liệu bảo quản trong một kho lưu trữ không đảm bảo một khối lượng tài liệu cần thiết, sẽ gây nên nhiều lãng phí, trước hết là lãng phí về kinh phí xây dựng cơ sở vật chất, kho tàng, trang thiết bị Có nghĩa là khi thành lập trung tâm, kho lưu trữ tất yếu phải xây dựng nhà kho chứa tài liệu, phòng đọc nhà làm việc của cán bộ, phải mua sắm máy móc thiết bị về bảo quản, phục chế, đọc và sao chụp tài liệu… Nếu khối lượng tài liệu ít sẽ không tương xứng với vốn đầu tư xây dựng gây nên lãng phí về tiền và vật tư xây dựng

Ngoài ra, khối lượng tài liệu của các thời kỳ lịch sử nhiều hay ít còn liên quan đến vấn đề xây dựng quy hoạch, kế hoạch đào tạo đội ngũ cán bộ lưu trữ,

mở trường lớp đào tạo, chỉ tiêu tuyển sinh, dự trù kinh phí…

- Xem xét đến điều kiện kinh tế kỹ thuật của đất nước Đây là yêu cầu

đòi hỏi việc xây dựng mô hình hệ thống tổ chức lưu trữ phải được thực hiện trên

cơ sở tính toán đến các yếu tố như kinh phí xây dựng các cơ sở làm việc, xây dựng các nhà kho, xây dựng các cơ sở đào tạo, nghiên cứu khoa học, mua sắm trang thiết bị, chi các hoạt động lưu trữ, chi cho cán bộ lưu trữ… Để quản lí, bảo quản, tổ chức sử dụng các khối tài liệu lưu trữ Làm sao để bảo đảm cho hoạt động lưu trữ đạt yêu cầu Yêu cầu này, được đặc biệt nhấn mạnh và lưu ý trong

Nếu chúng ta có một hệ thống các kho, trung tâm gọn nhẹ thì sẽ có điều kiện để tập trung kinh phí xây dựng nhà kho, đầu tư trang thiết bị máy móc hiện đại để bảo quản an toàn tài liệu và đưa tiến bộ khoa học kĩ thuật vào áp dụng trong công tác lưu trữ

1.2.4.Những căn cứ cần được xem xét khi xây dựng lưu trữ cơ quan, kho, các trung tâm lưu trữ lịch sử

Mục đích cơ bản nhất của yêu cầu tổ chức ngành lưu trữ là nhằm bảo quản an toàn và tổ chức khai tác sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ quốc gia Song để thực hiện được mục tiêu này, cần phải nắm vững đặc điểm về sự vận động của tài liệu từ văn thư vào lưu trữ và xử lý đúng các tiêu chuẩn của khoa học lưu trữ

Đặc điểm cơ bản nhất của tài liệu lưu trữ là sự diễn biến giá trị của chúng trong suốt quá trình chúng làm phương tiện cho các hoạt động xã hội Tài liệu hình thành do yêu cầu quản lý, sản xuất và các yêu cầu khác trong xã hội Giá trị của tài liệu là giá trị thông tin chứa trong tài liệu để giúp cho con người hoàn thành các công việc đang đặt ra

Điều đáng chú ý có liên quan đến việc nghiên cứu hệ thống tổ chức lưu trữ quốc gia là giá trị của tài liệu không bền vững trong suốt quá trình vận động của chúng từ khi chúng hình thành đến khi đưa vào bảo quản trong lưu trữ hoặc loại huỷ Khoa học lưu trữ đã phân giai đoạn quản lý tài liệu theo đặc điểm giá trị của chúng, đó là:

42

- Giai đoạn văn thư: Trong giai đoạn này, tài liệu chứa đựng giá trị hiện

hành, gắn với công việc đang điều hành của các cơ quan Giá trị hiện hành của tài liệu còn gọi là giá trị thực tiễn Phải nói rằng, giá trị hiện hành của tài liệu diễn ra trong tất cả các mặt hoạt động xã hội, như trong các lĩnh vực chính trị, kinh tế, văn hoá, khoa học, quốc phòng, an ninh, ngoại giao… Độ dài của giá trị hiện hành phụ thuộc vào số lượng thời gian cần thiết để giải quyết và kết thúc công việc Khi kết thúc, tài liệu văn thư được lập thành các hồ sơ và chuyển vào bảo quản ở một đơn vị tổ chức khác gọi là lưu trữ cơ quan ( Lưu trữ hiện hành)

- Giai đoạn lưu trữ hiện hành: Trong giai đoạn này, tài liệu vẫn còn giá

trị hiện hành,nhưng không còn là phương tiện để giải quyết thường xuyên công việc như giai đoạn ở văn thư,do vậy cần được tiếp tục lưu giữ cẩn thận ở ngay một đơn vị chuyên môn của cơ quan như trên đã nêu.Bất kể một pháp nhân nào trong xã hội, trong hoạt động của mình đều sản sinh ra tài liệu,cho nêntrong hệ thống tổ chức lưu trữ quốc gia, lưu trữ hiện hành cần được thành lập ở tất cả các

cơ quan để quản lý tài liệu có giá trị hiện hành, nhằm phục vụ việc khai thác sử dụng tài liệu của chính cơ quan mình, đồng thời quản lý tài liệu có giá trị lịch sử khi chúng chưa kết thúc giá trị hiện hành

- Giai đoạn lưu trữ lịch sử: Tài liệu có giá trị lịch sử cũng đã là tài liệu

vốn có giá trị hiện hành, được chuyển giao từlưu trữ hiện hành vào bảo quản ở lưu trữ lịch sử Trong tổng số tài liệu hình thành trong một quốc gia, tài liệu có giá trị lịch sử thường chiếm tỷ lệ không lớn ( Khoảng 2 đến 10%).Việc thiết lập các kho, trung tâm lưu trữ lịch sử trong hệ thống các lưu trữ hiện hành - lịch sử đòi hỏi phải cân nhắc kỹ để bảo đảm các yếu tố sau:

+ Thuận tiện cho yêu cầu quản lý tài liệu lưu trữ quốc gia

+ Hình thành một khu vực thẩm quyền giao - nộp tài liệu lưu trữ hợp lý + Thuận tiện cho yêu cầu khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ

Muốn đạt được những yêu cầu như vậy, trong khi thiết kế hệ thống tổ chức các kho, trung tâm lưu trữ cần chú ý vận dụng các đặc trưng phân loại sau đây:

đó Chính vì vậy, thời kỳ lịch sử là một đặc trưng cần xem xét khi xác định hệ thống các kho, trung tâm lưu trữ

Ví dụ:Nếu vận dụng đặc trưng này ở Lào, có thể sẽ hình thành cáctrung tâm(kho) lưu trữ sau:

+Trung tâm (Kho) Lưu trữ thời kỳ Phong kiến Lào;

+ Trung tâm (Kho) Lưu trữ thời kỳ Nhà nước Lào bị thực dân Pháp đô hộ;

+Trung tâm (Kho) Lưu trữ thời kỳ Chính phủ Liên hiệp Lào;

+ Trung tâm (Kho) Lưu trữ thời kỳ thành lập nước CHDCND Lào (1975 - nay)

-Đặc trưng ý nghĩa toàn quốc và ý nghĩa địa phương của tài liệu:

Tài liệu lưu trữ Quốc gia Lào được chia ra làm hai loại như: Tài liệu có ý nghĩa toàn quốc và tài liệu có ý nghĩa địa phương

Cơ sở để phân loại tài liệu theo hai ý nghĩa trên đây là nội dung tài liệu và chức năng, nhiệm vụ của cơ quan đã hình thành ra chúng Đối với cơ quan có chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn bao quát cả quốc gia thì tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của chúng sẽ có ý nghĩa toàn quốc Còn những cơ quan mà nhiệm vụ và quyền hạn chỉ giới hạn trong từng đơn vị hành chính nhất định thì nói chungtài liệu của các cơ quan đó chỉ mang ý nghĩa địa phương

Khối tài liệu có ý nghĩa toàn quốc bao gồm tài liệu của các cơ quan nhà nước, các tổ chức chính trị - xã hội ở TW như: Quốc hội, Chính phủ, các Bộ, các cơ quan ngang Bộ, các cơ quan trực thuộc Chính phủ, các tổ chức chính trị -