Các giải pháp nâng cao hiệu quả tổ chức sử dụng tài liệu tại trung tâm lưu trữ tỉnh, thành phố trực thuộc Trung Ương

Thông qua dó đề tài góp phàn làm phong phú thêm lý luận của lưu trữ học nước ta về lĩnh vực tổ chức sir dụng tài liệu lưu trữ, đặc biệt trong hoàn cảnh hiện tại hổu nlur chưa có công trì

ĐẠI HỌC QUỐC CỈIA HẢ NỘI TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XẢ HỘI VẢ NHÂN VĂN

Hà Văn Huề

CÁC GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ

TỔ CHỨC SỬ DỤNG TÀI LIỆU TẠI TRUNG TÂM L ư u TRỮ TỈNH, THÀNH PHỐ TRỤC THUỘC TRUNG ƯƠNG

Chuyên ngành: Lưu trữ học và tư liệu học

LUẬN VÀN THẠC s ĩ KHOA HỌC

NCỈƯỜI H Ư Ớ N G D Ẫ N K H O A H Ọ C : Tiến sĩ: Vũ Thị Phụng

MỤC LỤC

CHƯƠNG 1 TÀI LIỆU LƯU TRỮ THUỘC PHẠM VI HẢO QUẢN 0

1.1 Vai trò, vị trí của Trung lâm lưu trữ lỉnh Irong hệ thống

1.2 Tài liêu lưu trữ thuộc phạm vi bảo quản ở

1.3 Nội dung và ý nghĩa của tài liệu lưu trữ bảo quản ở

CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG TÌNH HÌNH T ổ CHỨC s ử DỤN íỉ TÀI u f : u

2.1 Các quy định về lổ chức sử dụng tài liệu lưu Irĩr ờ

2.2 Thực trạng lình hình lổ chức khoa học tài liệu ờ

2.3 Thực trạng tình hình của tổ chức sử dụng lài liệu lưu trữ ử

2.4 NguyC' 1 1 nhân của những lổn lại trong lổ chức khoa học tái liệu

lưu Irữ và lổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ ứ Trung lâm I ưu trơ tỉnh 79

CHƯƠNG 3 CẢCÍỈIẢI NÂNG CAO HIỆU QUẢ T ổ CHÚC s ứ l)ỤN(

TẢI LIỆU TẠI TRUNG TÂM L ư u TRỮTỈNH.

3.1 Nhóm giải pháp về cơ chế chính sách đối với tổ chức sử dụng tài liộu lưu trữ

3.2 Nlióin giải pháp về nâng cao nhân ihức đôi với ý nghĩa và vai trò của tài liệu lưu trữ

3.3 Nhóin giải pháp về lổ chức khoa học tài liệu lưu trữ ờ

Trung lâm lưu trữ tỉnh

3.4 Nhỏm giải pháp về hoàn thiôn các diều kiện đổ thực hiện các hình thức phục vụ khai thác sử dụng lài liệu lưu liĩr

3.5 Nhóm giải pháp về tổ chức nghiên cứu khoa học về

các vấn đề trong tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ

3.6 Nhỏm giải pháp về llico dõi, lổng kết hoạt động

tổ chức sứ dụng tài liệu ì ưu trữ

3.7 Nhóm giải pháp về hoàn thiện lổ chức đối vúi

Trung lAm Lưu trữ tính

KẾT LUẬN

TÀI LIỆU T H A M Ki IẢO

PHẨN MỞ ĐẨU

1 M ục tiêu, ý nghĩa của đ ề tài.

Trung tâm Lưu trữ tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương (sau dây gọi chung là Trung tâm Lưu trử tỉnh) dược thành lập ử các tính, thành phố theo quy định của Thông tư 40/1998/TT- TCCP ngày 24 tháng 01 năm 1998 cua Ban rổ Chức Cán bộ Chính phủ về việc “hướng dẫn tổ chức lưu trữ ừ các cơ quan nhà

nước các cấp” Trong m ột sỏ văn bản của Nhà nước đã bơn hành thòi dì ếm tù

19Ọ8 trở vê trước, Lun írữ cấp tĩnh có các tên gọi khác nhau như kli<) lưu trữ địa phuong hay kilo lun trữ tỉnh Từ năm 1998 có ten gọi thống nliât là Trung

tâm Lưu trữ tỉnh Xét về phạm vi quản lý và mục đích bảo quán tài liệu thì Trung lâm Lưu trữ tỉnh là loại hình lưu trữ lịch sử ở địa phương Theo quy đinh hiện hành, Trung tâm Lưu trữ tỉnh có thẩm quyền thu thập tài liệu lưu trữ trong phạm

vi khá rộng Các nguồn nộp lưu tài liệu chủ yếu của Trung lâm Lưu trữ tỉnh gồm các cơ quan giữ vai trò lãnh đạo chủ chốt ư địa phương như Hội đỏng nliAn dán tỉnh, Ưỷ ban nhan dan tỉnh và nhiều cơ quan quản lý khác ớ cấp tính Nlnr vây tài liệu Ill'll trữ do các Trung tAm Lưu trữ tỉnh quản lý là rất đa dạng, plìong phú và

c ó giá trị vé nhiều mặt Tổ chức khai thác sử dụng cỏ liiộu quả khối tài liệu lưu trữ này vì mục đích phát triển kinh tế xã hội ở địa phương là một trong nhũng nhiệm vụ chính của Trung tâm Lưu trữ tỉnh Những năm gổn dây, Trung tâm Lưu trữ tỉnh ngày càng được hoàn thiện hơn về tổ chức và biên chế Đây là cơ sờ rất

qu an trọng để các Trung t a m Lưu trữ tỉnh thực hiện tốt hơn chức năng, nhiệm vụ của mình Trong bủn báo cáo số 403/BC-LTNN ngày 30/8/2002 cua Cục Lưu túi' Nhà nước về tổng kết 5 năm thực hiện Chỉ thị 7 2 6 / l T g cùa Thủ iướng Chinh phu

“vé tăng cường chí dạo công tác lưu Irữ trong thời gian tới" đã iliínli giá hoạt động của Trung lâm Lưu trữ các tính ngày càng có lien hộ, trong (ló có lình vực

tổ cliức sử dụng tài liệu lưu trữ Số lượt người có yêu cầu sử dụng tài liệu luu trữ tại Trung tclm Lưu trữ lỉnh có lăng hơn Irước, hồ sơ lài liệu dua ra phục vụ nghiên

cứu khai Ihác dược nhiều hơn Đây là một tín hiệu dáng mừng Tuy nhicn, trong bản báo cáo của cơ quan quản lý chuyên ngành lưu trữ cũng xác định những tổn lại cơ bán của cồng tác lưu trữ nước ta hiện nay và liêu ra các phương hướng, nhiệm vụ trọng tam cần thực hiện trong thời gian tới v é lĩnh vực tổ chức sử dụng

tài liệu lưu trữ, bản háo cáo đã chỉ rõ càn phải “thục hiện các giải ph áp đống bộ

(lé tàng cường hoạt động khai thác, sử dụng tài liệu lim trữ , pltáí hĩiy hiệu

qu ả của tài liệu lun trữ đỏi vói sụ nghiệp Xây dựng và bảo vệ Tò quốc" [2.161

ỉlìiêi nghĩ, dày là khuyến ngliỊ mà nhũng người làm công tác nghiên cứu rất dáng quan tâm

Là những cán bộ hiện dang công tác tại Phòng Nghiệp vụ lưu trữ (lịa phương thuộc Cục Lưu trữ Nhà nước, nhiệm vụ chủ yếu của chúng lòi là tham mưu và giúp Cục trưởng Cục Lưu trữ Nhà nước tổ chức thực hiện các nhiệm vụ

cụ thể để chỉ dạo công tác lưu trữdịa phương Qua theo dõi, nắm tìnli hình chúng

tòi nhận thấy rằng, bên cạnh những thành tựu dã dạt dược, ử các Trung lâm Lưu

trữ tỉnh , cũng còn rất nhiều vấn dề vể quản lý chuycn môn nghiệp vụ cán plìài ctược quan tâm nghiên cứu giải quyết một cách hộ thống và đổng hộ Trong đó lĩnh vực tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ ở Trung tíìm Lưu trữ lính cliicm

vị trí ưu tiên Do nhiều nguyên nhân, việc khai thác sử dụng lài liệu lưu trữ ớ Trung tâm Lưu trữ tỉnh hiện nay vãn còn nhiều hạn chế, chưa ngang tám với vị trí

là cơ quan lưu trữ lịch sử lớn nliât ở địa phương Tìnli trạng này kéo (lai sẽ hạn chứ rấl nhiều đến vai trò, hiệu quả của tài liệu lưu trữ dối với hoại (lộng xã hội ớ dịa phương Theo nhận thức của chúng tôi nguyên nhân chủ yếu nhất vẫn là (V chỏ chưa đề ra và tổ chức thực hiện được các giải pháp đồng hộ đối với việc tổ chức sử dụng tài liệu ở Trung tâm Lam trữ tỉnh , thành phố Đíiv là mội trone những tổn tại thuộc vổ phương diện quản lý và chính quản lý phải giải quyết yêu cầu này Điều này đã ctưực Cục Lưu í l ữ Nhà nước xác định trong hun háo như (lã nêu ở phần trên Nhưng dổ giúp cho các nhà quán lý dồ ra đưực giái pháp quàn

lý, chí đạo phù hợp thì trước lict các giái pluíp này cần (tược Iigliicn cứu, giãi

qiyết về phương diện khoa học Nói cách khác lý luân vé plnrơng diện này phải

di trước một bước nhằm cung cấp luận cứ khoa học cho việc hoạch định các chu lrương, biện pháp trong tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ Văn kiện Đại hội Đại

biếu Đảng toàn quốc lần thứ IX dã chỉ rõ “khoa học xã hội và nhân vân hướng

vào việc g iả i đáp các vấn đ é lý luận và thực tiễn , dụ báo các xu th ế ph át h iế n , cung cấp luận cứ khoa học chơ việc hoạch định đường lôi, chủ trương chính sá:h p h á t triển, kinh lẻ, x ã hội, xây dựng con n gư ồỉ”[26,36-37] Vân dụng

quan điểm chỉ dạo này vào còng tác lưu trữ, chúng tôi thấy rằng việc nghiên cứu

lý luận để xác định các giải pháp đồng bộ nhằm nâng cao hiệu quá tổ chức SƯ

dụng tài liệu lưu trữ taị các Trung tâm Lưu trữ tỉnh là một trong những vấn dề bú'J thiết hiện nay ĐAy là lý do chủ yếu nhất dể chúng tôi lựa chọn dề lài nghiên CỨJ cho bản luận văn này Mặt khác, căn cứ vào điều kiện công tác hiện tại, ching tôi là những người đang tham gia làm công việc quản lý, chỉ dạo còng tác lưu trữ địa phương, với việc lựa chọn đề tài này, chúng tôi sẽ có điều kiện hơn trong quá trình nghiên cứu như việc kết hợp với công tác để nghiên cứu, khảo sát đièu tra số liệu về công tác lưu trữ ở địa phương và đồng thời sir cỉụne các số liệu

đã có về công tác lưu trữ địa phương mà chúng tôi dã nắm hắt được trong thời gian Irước đay Nghiên cứu đề tài này, chúng tôi đặt ra các mục ticu càn phái giải quvết sau đây:

M ột là, nghiên cứu xúc (lịnh lỡ vai trò, vị trí của Trung tam Lưu trữ tỉnh và

pham vi tài liệu lưu trữ bảo quản ở Trung tâm Lưu trữ tỉnh để thấy rõ tầm quan trọng của tài liệu lưu trữ bảo quản ở Trung tâm Lưu trữ tỉnh hiện nay và vai trò, trách nhiệm của Trung tâm Lưu trữ tỉnh trong việc giúp cho Nhà turớc giup cho tỉnh tổ chức khai thác sử dụng có hiệu quả khối tài liệu đó dối với sự nghiệp xâv dựng và hảo vệ Tổ quốc

3

H ai là, nghiên cứu tìm hiểu về thực trạng tình hình cùa việc tổ chức sử

dụng tài liệu ở Trung tâm Lưu trữ các tỉnh, đánh giá những kết quá dã dạt dược dồng thời chí ra những hạn chế cẩn được khắc phục và giải quyết

Ba là, dựa Irên CƯ sở thực trạng tình hình dã được xác định, nghiên cứu tlé

xiiíVt các nhóm giải pháp nâng cao lìiệu quả tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ tại các Trung tủm Lưu trữ tỉnh

Nếu dề tài của bản luận văn này tluực nghiên cứu thành công, theo chúng tỏi nó sẽ có ý nghĩa chính sau đây:

M ột là, đề tài nghiên cứu những vấn đề lý luận và thực tiễn về lĩnh vực tổ

cliức sử dụng tài liệu lưu trữ ở các Trung tâm Lưu trữ tỉnh, một loại hình lưu trữ lịch sử chiếm số lượng đồng đảo và có vị Irí rất quan trọng trong hệ thống mạng lưới tổ chức các kho lưu trữ lịch sử ở Việt Nam Thông qua dó đề tài góp phàn làm phong phú thêm lý luận của lưu trữ học nước ta về lĩnh vực tổ chức sir dụng tài liệu lưu trữ, đặc biệt trong hoàn cảnh hiện tại hổu nlur chưa có công trình nghiên cứu chuyên sâu nào về lĩnh vực này trong công tác lưu trữ địa phương nói chung cũng như ở các Trung tâm Lưu trữ tỉnh nói riêng

H a i là, đề tài góp phần cung cấp các luận cứ và giái pháp khoa học về lổ

chức sử dụng lài liệu lưu Irữ cho các CƯ quan quản lý lưu trữ ờ Trune mmg và (lịa

phương hoạch định chủ trương chính sách; ban hành các văn bàn quan lý hướne dẫn và chỉ đạo thực hiện các hoạt dộng tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ tại các Trung tâm Lưu trữ tỉnh

Ba là, kết quả nghiên cứu của đề tài góp phần cung cấp các cơ sờ khoa học

và tlìực tiễn cho các Trung tam Lưu trữ tỉnlì trong việc xác định (liìy (lú các nhiệm

vụ cụ thổ của mình trong lĩnh vực tổ chức sử dụng lài liệu lưu trữ Trên cơ sớ dó, các Trung tâm Lưu trữ tỉnh tiến hành lập kế hoạch cổng tác về tỏ chức sư dung

tài liệu hàng năm hoặc nhiều năm dể trình cấp cỏ thẩm quyền ừ tỉnh phô duyệt và (tồng thời tổ chức thực hiện kế hoạch dó.

2 Phạm vi và đỏi tượng nghicn cứu

Công tác lưu trữ bao gồm rất nhiều vấn đề khác nhau, do đó khi nghiên cứu (lé tài này chúng tôi chí giới hạn trong phạm vị, dối tưựng nghiên cứu nhát định

Về phạm vi nghiên cứu chúng tôi xác định chí nghiên cứu giải quyết các vân đề trong phạm vi lĩnh vực tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ ở một mó hình cơ quan lưu Irữ của địa phương là các Trung tâm Lưu trữ tỉnh Từ đó đối tượng nghiên cứu tìm hiểu của đề tài mà chúng tôi thực hiện chỉ là các vấn đề của công

tác lưu trữ nhà nước có liên quan đến lĩnh vực tổ chức sử clung tài liệu lưu trữ ờ

các Trung tâm Lưu trữ tỉnh, nhưng chủ yếu và tạp trung nhất vãn là việc nghiên cứu, tìm hiểu các vấn đề có liên quan trong công tác lưu trữ địa phương,trực tiếp hơn cả là ở Trung tAm Lưu trữ tỉnh Những vấn dề khác trong công tác lưu trữ Nhà nước không có liên quan hoặc ít có liên quan trực tiếp đến tổ chức sứ dụng tài liệu ở Trung tâm Lưu trữ tỉnh không là dối tượng nghiên cứu tìm hiểu cùa chứng lôi trong đề tài này

3 Lịch sử nghiên cứu vấn đề.

Cho đến nay, ở nước ta đã có nhiều công trình, bài viết nghiên cứu về lĩnh vực tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ Ngoài ra trong một số kho tư liệu còn có những tư liệu của nước ngoài về tổ cliức sử dụng tài liệu lưu trữ đã được hit’ll dịch

ra liếng Việt Những còng trình, bài viết dã dược công bố, giới thiệu bao gồm một số luận án liến sĩ, luận văn tốt nghiệp dại học chuyên ngành lưu trữ; các giáo trình giảng dạy hệ đại học, trung học hoặc ngắn hạn về văn tlur lun tlữ; nhiều bài

viết nghicn cứu trao đổi vé lý luận và thực liễn còng bố sir dụng lài liệu lưu liữ ờ

trong nước và nước ngoài (lược công bô trên mội sò báo và lạp chí, đậc biệt là tạp chí lưu trữ Việt Nam và các tập kỷ yêu hội nghị, hội tháo khoa học vé lưu trữ

5

Thông qua việc nghiên cứu, khảo sát nhiều tài liệu dã công hố chúng tôi tháy rằng phđn lớn các công trình, bài viết ngliiôn cứu chỉ đề cập đến các ván đề lý luận chung hoặc một số kliía cạnh cụ thể trong lĩnh vực công bố sử dụng tài liệu lưu trữ Trong đó chỉ có số ít công trình nghiên cứu liên quan đến việc tổ chức sư dụng tài liệu lưu trữ ở địa phương, nhất là nghiên cứu chuyên sâu về lĩnh vực này

ỏ lììô hình Trung tam Lưu trữ tỉnh thì hầu nliir chưa có công trình nào Điểm lại các công trình nghiên cứu chính dã công bố có thể đánh giá khái quát như sau:

- Một số giáo trình giảng dạy hệ Irung học và dại học vồ văn thư, lưu trữ (lã xuất bản gồm có các chương, mục về tổ chức sử dụng tài liệu nhưng dược trình bày dưới dạng lý luận chung, cơ bản chứ không đi sâu đề cập đến vân dề này trong phạm vi công tác lưu trữ dịa phương

- Cuốn sách “ Công tác húi trữ Việt Nam” của tập thể tác giả do Vũ Dương

Hoan chủ biên, Nhà xuất bản Khoa học Xã hội xuất bản năm 1987 tại Hà Nội là một công trình nghiên cứu quan trọng có tính chất tổng kết lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ Việt Nam Trong cuốn sách này có các chuyên đé nghiên cứu Yẻ

hệ thống công cụ tra cứu khoa học tài liệu Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ Cũng như các giáo trình giảng dạy dã xuất hàn, cuốn sách này cũng chỉ tổng kết lý luận và thực tiễn về lổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ nói chung, không có phẩn nghiên cứu đánh giá riêng về công tác này ờ địa phương

- Trong những năm qua một số tác giả, chuyên gia đầu ngành dã có những công trình, bài viết nghiên cứu về lý luân tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ nlur Vương Đình Quyền, Nguyễn Văn Hàm, Nguyên Văn Tliíìui, Nguyen Minli Phương, Phan Đình Nham, Đào XuAiì Chúc, Vũ Thị Phụng, Dương Văn Klìám nhưng điểm lại cho thấy hổu như chưa có cổng trình nào của các tấc giá (lê cập chuyên sâu về lĩnh vực này trong phạm vi Trung tâm Lưu trữ các lính, llianlì phó

- Nguồn tài liệu khá phong phú khác là các bài viết nghicn cứu, trao dổi kinh nghiệm; đánh giá tổng kết hoạt dộng tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ, cổng bò giới thiệu tài liệu lưu trữ của các cán bộ làm công tác nghiên cứu, quán lý công tác lưu trữ ớ các cơ quan tổ chức Thời gian những năm qua đã có hàng trăm tư liệu thuộc diện này đã được công bố trên các báo, tạp chí, kỷ yếu hội nghị và hội thảo khoa học vẻ lưu trữ như Tạp chí Lưu trữ Việt Nam, Tạp chí Lịch sư Đàng Tạp chí Lịch sử quân sự, Tạp chí Nghiên cứu lịch sử, Tạp chí Sông Hương, Tạp chí Văn học, Tạp chí Xưa và Nay Các bài dăng trên báo và tuần báo như báo Nhân dân (gồm cả Nhân dân chủ nhật và Nhân dân cuối luần), báo Quân dội nhfln dân, Hà Nội mới, báo Lao dộng và tuán báo Người Hà Nội Đặc biệt là nhíln dịp kỷ niệm 40 năm thành lập Trung tâm Lưu Irữ Quốc gia I thuộc Cục Lui! trữ Nhà nước (1962-2002), Trung tâm Lưu trữ Quốc gia I đã công bố hai công trình rất quan trọng liên quan đến lĩnh vực tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ là tập

Kỷ yếu hội nghị khoa học “Trung tam Lưu trữ Quốc gia I- 40 năm xây dựng và phát triển 1962-2002” và “ Tuyển tập những bài công bố, giới thiệu tài liệu lưu trữ của Trung tam Lưu trữ Quốc gia I” Trong tạp Kỷ yếu khoa học có 10/24 chuyên luận đề cập các vấn đề liên quan đến việc tổ chức sử dụng tài liệu ớ Trung tâm Lưu trữ Quốc gia ỉ Đặc biệt “Tuyển lập những bài cổng bố, giới thiệu tài liộu lưu trữ của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia 1” của tập thể tác giã do Ngõ Thiếu Hiệu làm chủ biên xuất bản tại Hà Nội năm 2002 là cóng trình (lược nghiên cứu và biên soạn công phu, tâp hợp đáy đủ và hệ thống những công trình, bài viết nghiên cứu, công bố giới thiệu tài liệu lưu trữ của Trung tíUn Lưu trữ Quốc gia I trong 40 năm qua Có thể nói đủy là công trình qui mò Iilìất từ trước đến nay, phản ánh hoạt dộng về lổ chức sử (.lụng tài liệu ờ mộl cơ quan lưu trử lịch sử lớn như Trung t a m Lưu trữ Quốc gia I Tuyển tạp dày 574 trang, ngoài lời giới thiệu và lời nói đíìu còn lại là phần cliỉi yếu của cuốn sách tập hợp giới thiệu loàn bộ 127 bài viết nghiên cứu lý luận, lổng kết đánh giá hoại dọng In chức sir

dụng lài liệu lưu trữ và công bớ giới thiệu tài liệu lưu liữ ở Tru nụ lcim Lim trữ

7

Quốc gia I của rất nhiều tác giả và tập thể tác giả Đây là nguồn tư liệu lài phong phú và qúi giá dể những người làm công tác nghiên cứu và quản lý lưu trữ tham khảo.

Tuy nhiên qua kháo sát, các nguồn tư liệu ncu trên cho tliấy hầu hết các công trình và bài viết chỉ tập trung vào một số chú dề chủ yếu của tổ chức sư dụng lài liệu lưu trữ như bàn vẻ lý luận chung, đánh giá hoạt dộng cóng bố, sư dụng tài liệu lưu trữ của một số cơ quan lưu trữ cụ thể và nhiều nhất vân là chù dề giới Ihiộu, công bố tài liệu lưu trữ của các CƯ quan lưu trữ ở Trung ương Có thể khẳng định rằng hầu như chưa có công trình, bài viết nào bàn luận một cách chuyên sâu và hệ thống về lĩnh vực này trong hoạt dộng của Trung tâm Lưu trữ lỉnh, thành phố

Nguồn tư liệu quan trọng khác phải kể đến là hàng chục công trình nghiên cứu đã công bố của nhiều tác giả ở hình thức các luận án tiến sĩ, luận văn tốt nghiệp đại học chuyên ngành lưu trữ về lĩnh vực tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ Trong đó đã có một số ít tác giả đã di sau nghiên cứu về vấn đề này trong phạm

vi của địa phương, ví dụ luận văn tốt nghiệp đại Ỉ1 ỌC lưu trữ của tác giả Trịnh Thị Nghĩa năm 1973 “Giới thiệu tài liệu lưu trữ năm 1972 của phông lưu trữ Uỷ han hành chính thành phố Hà Nội” hay của Đỗ Thị Vinh năm 1976 “Giới thiệu tài liệu văn kiện khối văn xã của phông lưu trữ Uỷ ban nhân dân thành phò Hà Nội trong (hời kỳ khôi phục kinh tế và cải tạo xây dựng chủ nghĩa xã hội ư Thủ dò 1934-1960” Tuy nhiên, thông qua đó cũng cho thấy lằng, các luân văn nêu trên mới chỉ dừng lại dề cập đến một vấn đề cụ thể trong một kho lưu trử cụ thể Qua việc khảo sát các luận án tiến sĩ, luân văn tốt nghiệp dại học lưu trữ (in côns bố cho thríy chưa cổ công trình nào nghiên cứu một cách toàn diện, hệ thông về lĩnlì vực tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ trong phạm vi mô hình Trung lAm Lưu trữ tỉnh, thành phố trong cả nước nói chung

Nói tóm lại, lĩnh vực tổ chức sử dụng lài liệu lưu trữ ở nước ta nói chung và

ở (lịa phương nói riông còn nhiều vấn cté cần quan tâm nghiên cứu giải quyết Có thè khẳng định rằng cho đến nay hầu như chưa có công trình nghiên cứu lý luận nào vé vấn đề tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ ử lưu trữ cấp tỉnh, một loại hìnli cơ quan lưu trữ lịch sử quan trọng trong hộ thống mạng lưới tổ chức lưu trữ ờ nước

ta Điều 18 của Pháp lệnh lưu trữ Quốc gia đã qui định: “ Tài liệu lưu trữ tại lim trữ lịch sử được khai thác, sử dụng rộng rãi cho yêu CÀU nghiên cứu cùa toàn xã hội” [28,17] Để thực hiện được đầy đủ qui định trên đòi với các lưu trữ lịch sử ở địa phương, mà trước hết là ở iưu trữ cấp tỉnh thì việc nghiên cứu xác định dầv (lủ, hệ thống các giải pháp nhằm tổ chức sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ tại Trung tủm Lưu trữ các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương là yêu cáu cấp hách hiện nay Có như vậy mới bảo đảm phục vụ nhanh chóng, kịp thời, hiệu quả tài liộti lưu trữ, đáp ứng nhu cầu nghiên cứu sử dụng của các cơ quan, tổ chức, công tlíìn đối với sự nghiệp phát triển kinh tế xã hội của địa phương hiện nay cũng như tương lai

4 Phương pháp nghiên cứu đề tài

Đổ thực hiện việc nghiên cứu đề tài này, chúng tôi chú ý vận dụng nhiều phương pháp khác nhau như phương pháp phân tích chức năng, phương pháp liệ thông, phương pháp khảo sát Ihực tế, điều tra thăm dò, phỏng vấn, trao dổi với các chuyên gia đáu ngành có nhiều kinh n g h iệ m

Dựa vào phương pháp pliAn tích chức năng, chúng tôi nghiên cứu tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ quyền hạn của Trung tam Lưu Irữ tỉnh, từ đó xác định rõ vị trí, vai trò của nó trong hệ thống tổ chức lưu trữ Nlìà nước nói chung \ à Iroiiii phạm vi tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ nói riêng Vạn dụng phương pháp hệ thống giúp cho chúng tôi nghiên cứu lìm hiểu về các hệ thống tài liệu thuộc phạm vi bảo quán ở Trung tâm Lưu trữ tỉnh , từ đó xác tlịnli lẩm quan trọng, ý nghĩa của lài liệu lưu trữ của Trung tâm Lưu trữ tỉnh trong thành phấn Phông Ill'll

9

trử quốc gia nói chung và ở địa phương nói riêng Để có các thông tin, số liệu phục vụ cho việc nghiên cứu đề lài này, chúng tôi đã sử dụng phương pháp kháo sát thực tế Không có diổu kiện nghiên cứu khảo sát ở tất cả 61 tỉnh , thành phố chúng tôi đã tiến hành khảo sát điểm ở trên 20 lỉnh bao gồm cả ha miền Bắc Trung, Nam dể có số liệu thực tế phục vụ cho dề tài Kết hợp với khảo sát thực tẽ cluing tôi đã áp dụng phương pháp phỏng ván những người làm công tác lưu trữ f'í Trung tâm Lưu trữ tỉnh (khá nhiều tính) Bcn cạnh việc nghicn cứu kháo Siít tliực

tế, chúng tỏi còn áp dụng phương pháp dicu tra tham dò vé tình hmh tổ chức sư dụng tài liệu Chúng tỏi đã gửi đề cương diều tra thăm dò cho 61 Trung tàm Lưu trữ tỉnh, thành phố trong pliạni vi cá nước và chúng tôi đã nhận được khoang 25 văn bản trả lời chính thức của 25 Trung tâm Lưu trữ tính Những văn bân trà lời này đã cung cấp khá nhiều thông tin và số liệu cho việc nghiên cứu cté tài Ngoài các phương pháp chủ yếu đó chúng tôi còn sử dụng các thông tin có ctirực trong qúa trình công tác, xử lý các thông tin dó phục vụ cho nghiên cứu dề tài Một trong những phương pháp nghiên cứu truyền thống quan trọng nhất được chúng tôi vận dụng là việc nghiên cứu các nguồn tài liệu Đổ phục vụ cho đề tài chúng lôi đã nghiên cứu nguồn tư liệu khác nhau như các tư liệu lý luận, hệ thống văn bản qui phạm pháp luật trong công tác lưu trữ, các báo cáo tổng két đánh giá về công tác lưu trữ địa phương thời gian qua Đặc biệt chúng tỏi còn kliai thác hồ set lưu Irữ vẻ công tác lưu trữ dịa phương dang dược bảo quản trực tiếp ớ đơn vị cóng tác của chúng tôi gồm nhiều loại tài liệu như các Quyết định ban hành danh mục nguồn nộp lưu tài liệu vào Trung tâm Lưu trữ lỉnh, Quyết (lịnh thành lập Trung tam Lưu trữ tỉnh , Qui chế hoạt dộng của Trung tâm Lưu trữ tỉnh , Quyết định ban hành bản Qui định vổ quản lý công tác lưu trữ địa phương, các b;in báo cao

về lình hình nghiệp vụ, về tài liệu tích dông ở Trung tâm Lưu trữ lỉnli đo uy han nhân dân các tỉnh ban hành, c ỏ thè nói những tài liệu này (tã cung cấp Iiliicu thõng till có độ tin cậy cho dề tài nghiên cưú của chúng lôi Ngoài ra chúng tói còn áp dụng phương pháp trao dổi lìm hiểu kinh nghiệm của CÍÌC chuyên gia <I;'ÌII

ngành đang công tác tại Cục Lưu trữ Nhà nước, các Trung tâm Lưu trử Quốc gia

và các giảng viên Khoa Lưu trữ và Quán trị văn phòng thuộc trường Đại học khoa hục xã hội và nhân văn Hà Nội

5 Bỏ cục của luận văn.

Ngoài phÀn mở đầu và kết luận, luận văn gồm cổ 3 chương Chương 1 có tên gọi là “Tài liệu lưu trữ thuộc phạm vi bảo quản ở Trung tâm lưu trữ tỉnh” Nội (lung của chương 1 chủ yếu đề cạp đến vai trò, vị trí cùa Trung I.íìm lưu trữ tình và lài liệu lưu trữ thuộc phạm vi bảo quản ở Trung tâm lưu trữ tỉnh Chương 2 có lên gọi “Thực trạng tình hình tổ chức sử dụng tài liệu ở Trung tâm lưu trữ tinh" Trong chương này đề cập đến các vân dề chủ yếu có liên quan như các quy định

vể tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ; tình hình thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu ở Trung tâm Lưu trữ tỉnh và đặc biột là thực trạng tình hình của chính lĩnh vực lổ chức sử dụng tài liệu tại các Trung tâm lưu trữ tỉnh hiện nay Chương

3 có tên gọi là “ Các giải pháp nAng cao hiệu quả tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ lại Trung tâm lưu Irữ tỉnh” Trong chương này chú yếu là dề cập đến các nhóm giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả lổ chức sử dụng tài liêu lưu trữ ở Trung tAm lưu trữ lỉnh (Chương 2 và chương 3 là những chương quan Irọng)

Để có thể thực hiện việc nghiên cứu đề tài này, cluing tôi đã nliân được nhiều sự giúp đỡ của các giảng viên Khoa Lưu trữ và Quán trị văn phòng, các đồng chí lãnh đạo Cục Lưu trữ Nhà nước, các giám đốc Trung tâm Lim trữ tinlì

và nhiều hạn bò đồng nghiệp khác Đặc biệl là sự giúp dỡ cua Tiến sĩ Vĩì Thị Phụng, giảng viên Khoa Lưu trữ và Quản trị văn phòng, là người (lược Khoa phàn công chịu trách nhiệm hướng dãn cho chúng tôi nglìiC' 1 1 cứu clc tài này Nluìn dà) chúng tôi xin bày tỏ lòng biết Ơ11 chân llùinh dối với sự giúp đỡ quí báu (ló cùa các đồng chí và các bạn dồng nghiệp

Chương 1 TÀI LIỆU LƯU TRỮ THUỘC PHẠM VI BẢO QUẢN

Ở TRUNG TÂM LƯU TRỮ TỈNH

Như đã đề cập, Trung tủm lưu trữ tỉnh là lưu trữ lịch sử ở địa phưưng Lưu

trữ học nước ta đã xác định, mỗi lưu trữ lịch sử đều có một phạm vi Ilúỉm quyền

nhất định trong việc thu thập và bảo quản tài liệu lưu trữ Nói cách khác cụ the

lum là mỗi lưu trữ lịch sử có trách nhiệm thu thập tài liệu của những cơ quan tổ

chức nào, từ bao giờ và hao gồm những thành phần tài liệu gì? Theo qui clịnli

hiện hành của luật pháp lưu trữ nước ta, Trung tâm lưu trữ tỉnh cỏ phạm vi thu

thẠp tài liệu của rất nhiều cư quan, tổ chức khác nhau ở địa phương Thực hiện

phạm vi trách nhiệm của mình, những năm qua Trung tâm lưu trữ tỉnh dã thu

tlìộp và bảo quản được một số lượng đáng kể tài liệu lưu trữ có giá trị, dồng thời

dang tiến hành nhiều biện pháp nhằm tiếp tục thu thập các khối tài liệu thuộc

phạm vi bảo quản mà hiộn nay vẫn do các cơ quan là nguồn nộp lưu dang quán

lý Bởi vậy, khi nghiên cứu tìm hiểu về “tài liệu lưu trữ thuộc phạm vi bảo

quản ở Trung tâm lưu trữ tỉnh ” cần phải xác định rõ các vấn đề chủ yếu như vai

trò vị trí của Trung tâm lưu trữ tỉnh, thẩm quyền thu thập tài liệu và nguồn nộp

lưu tài liệu của Trung tâm lưu trữ tỉnh, các khối tài liệu lưu trữ đã thu thập được

và đang bảo quản hiện nay cũng như các khối tài liệu thuộc phạm vi thu thập

trong tương lai Có như vây mới xác định dược đúng qui mô và phạm vi tài liệu

tlniộc trách nhiệm bảo quản của Trung tam lưu trữ tỉnh

1.1 Vai trò, vị trí của Trung tâm Liiìi trữ tỉnh trong hệ thông tổ chúc lưu trữ nhà nước.

Trong hệ thống tổ chức ngành lưu trữ ờ nước la gồm có cơ quan quàn lv

nhà nước về công tác lưu trữ và cơ quan quản lý trực liếp tài liệu lim trữ Ỏ cáp

trung ương, mô hình tổ chức như vậy lương đối rõ nét Cục Lưu trữ Nhà nước là

CƯ quan quản lý nhà nước về lưu trữ và các Trung tam lưu trữ quốc gia trực thuộc Cục Lưu trữ Nhà nước là cơ quan quản lý trực tiếp tài liệu lưu trữ Những cơ quan này không có chức năng quan lý nhà nước vé lưu trữ mà chỉ làm các nhiệm

vụ sự nghiệp lưu trữ như thu thập, bao quán và lổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ trong phạm vi trách nhiệm của mình Nhưng khác với cấp trung ương, ờ địa phương không tlưực tổ chức thành hai loại cư quan quán lý lưu trữ và sự nghiệp lưu trữ riêng biệt mà chỉ tồn tại một cơ quan vừa có trách nhiệm thực hiện chức năng quản lý lưu trữ lại vừa có trách nhiệm quản lý trực tiếp tài liệu lưu trữ Mò hình tổ chức này chính là các Trung tâm Lưu trữ tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương Chính vì vậy Trung tâm Lưu trữ tỉnh có vị trí và vai trò rất dặc hiệt trong hệ thống tổ chức ngành lưu trữ ở nước ta Các quy định của Nhà nước về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức của Trung tâm Lưu trữ tỉnh đã khẳng định rõ vị trí, vai trò dặc biệt cua Trung tâm Lưu trữ tỉnh

1.1.1 Chức nâng, lihiệin vụ của Trung tâm Luii trữ tỉnh

Ngày 24/01/1998, Ban Tổ chức - Cán hộ Chính phủ đã bail hành Thông tư

sô 40/1998/TT-TCCP “hướng dẩn tổ chức lưu trữ ở các cơ quan nhà nước các cấp” (sau đAy gọi tắt là Thông tư 40/1998) Trong bản Thông tư này đã có phần quy định vể tổ chức lưu trữ ử địa phương, trong đó quy định quan trọng nhất lá việc thành lủp Trung tâm Lưu trữ tỉnh Theo quy định của Thông tư thì “ở tỉnh, thành phố trực lliuộc Trung ương (gọi chung là tỉnh) thành lập Trung tAm Lưu trữ tỉnh trực thuộc Văn phòng Uỷ ban nhân tlíln tỉnh” và “Trung tftm Lưu Irữ tỉnh có chức năng giúp Chánh Văn phòng và giúp Uỷ ban nhân diìn tính thực hiện quàn

lý nhà nước vé công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ trong phạm vi lính"| 15, 509 Ị

Theo quy định nêu trên, Trung tam Lưu trữ tỉnh c ó hai chức Măng cơ bàn

Chức năng thứ nhất là “giúp Chánh Văn phòng và giúp Uý han nliiìn dàn tính thực hiện quail lý nhà nước VC công lác Ill'll trữ ĐAy là chức nănụ <|ii;in lý cóng

13

tác lưu trữ ử địa phương Chức năng lliứ hai là “quản lý lài liệu lưu trữ trong phạm vi tỉnh” Đây là chức năng sự nghiệp lưu trữ.

Đổ thực hiện các chức năng dó, Thông tư 40/1998 đồng thời đã quy định

cụ thổ vổ nhiệm vụ, quyền hạn của Trung him Lưu trữ tỉnh

Thực hiện chức năng quản lý cồng tác lưu trữ ử địa phương, Trung tâm

Lưu trữ tỉnh có các nhiệm vụ và quyền hạn sau:

- Căn cứ vào các quy định của Nhà nước về công tác lưu Irữ, soạn tháo vãn bản VC quản lý công tác lưu trữ trình Uỷ ban nhân dân lỉnh ban hành

- Hướng dẫn và kiểm tra các cơ quan trực thuộc lỉnh và huyện thực hiện thông nhất các chế độ, quy định, nguyên tắc vé quản lý công tác liru trữ và tài liệu liru trữ

-Thực hiện chế độ thống kê nhà nước về tài liệu lưu trữ, báo cáo ctịnli kỳ và đột xuất về tình hình quản lý công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ của tỉnh với cơ quan quản lý lưu trữ nhà nước cấp trên

-Tổ clìức ứng dụng khoa học công nghệ vào quản lý cổng tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ trong phạm vi tỉnh

- XAy dựng kế hoạch đào tạo, bổi dưỡng công chức, viên chức lưu trữ của Trung tAm Lưu trữ tỉnh; lập kế hoạch xây dựng kho làng, mua sắm thiết bị và dự trù kinh phí cho hoạt động thường xuyên của Trung tâm Lưu trữ tính và các cơ quan, đơn vị trực thuộc

Thực hiộn chức năng quản lý kho tài liệu lưu trữ cùa tỉnh, Trung tftm Lưu trữ tỉnh có các nhiệm vụ, quyền hạn sau:

- Thu thập, bổ sung tài liệu vào kho lưu trữ của tỉnh

- Thực hiện chế độ thông kê và bảo quản an toàn tài liệu lưu 1 l ữ hiện dang bảo quản ở Trung tám Lưu trữ tỉnh

-Tổ chức sử dụng tài liệu ử Trung tàm Lưu irCr tính [ 10, 570 ị

1.1.2 T ổ chúc, biên chê của Trung tám ÌAIU trữ tỉnh

Như đã nêu ư phẩn trên, Trung tâm Lưu trữ tỉnh có chức năng quản lý và chức năng sự nghiệp, hởi vậy cơ cấu tổ chức của nó cũng được quy định phù hợp với đặc điểm đó Cling theo quy định tại ITiông tư 40/1998 thì Trung tâm Lưu trữ tỉnh do Giám đốc phụ trách, giúp việc Giám dốc có 01 Phó Giám đốc Vc tổ chức Trung tâm Lưu trữ tỉnh có hai bộ phận, gồm bộ phận làm cổng tác quan lý chỉ đạo nghiệp vụ và bộ phận quản lý kho lưu trữ Bộ phận quản !ý chi đạo chú ven thực hiện các nhiệm vụ về quán lý công tác lưu trữ, bộ phận quản lý kho có í rách nliiộm chủ yếu Irotig việc thực hiện các nhiệm vụ chuyên môn dối vơi tài liệu lưu trữ hảo quản trong kho lưu trữ của tỉnh, v ề biên chế, Thông tư 40/1998 quy định Trung tâm Lưu trữ tỉnh có tối thiểu là 5 người với trình độ trung học trở lên đo Chủ tịch Ưỷ ban nhân dân tỉnh quyết định trong tổng số biên chê hành chính sự nghiệp được giao của tỉnh Như vậy, để đáp ứng yêu cẩu hoạt dộng của Trung tâm Lưu trữ tỉnh, Irong điều kiên tlìực tế cụ thể ở mỏi địa phương, Nhà nước chỉ quy định hiên chế tối thiểu chứ không quy định biôn chế tôi (ta Ọuy (lịnh này mang tính mềm dẻo, tạo điều kiện cho những Trung lâm Lưu trữ lỉnh có khối lượng tài liệu lớn có thổ bố trí biên chế nhiều hưn quy định lối thiểu 'Iliực tiẽn công tác lưu trữ ử các tỉnh, thành phố cho thấy rõ điều này Mặt khác, Nhà nước còn quy định rõ vẻ yôu cầu trình độ của công chức làm việc ở Trung tAm Lưu trữ lỉnh Hoạt dộng của Trung tâm Lưu trữ tỉnh là hoạt động có tính chuyôn món nghiệp vụ cao Do đó công chức được tuyển dụng vào làm việc ử Trung tâm Lưu trữ tỉnh phải là những người dược dào tạo về chuyên môn nghiệp vụ lưu trữ và nghiộp vụ khác có liên quan Mặt bằng trình độ chuyên môn được (|UV định là trung học lưu trữ trở lcn Theo Quyết định số 420-TCCP/VC ngày 29/5/1993 cua Ban Tổ chức - Cán bộ Chính phủ “về việc ban hành tiêu chuấn nghiệp vụ các ngạch công chức ngành lưu trữ” và Quyết định số 650-TCCP/VC ngày 20/8/1993 của Bộ trưởng, Trưởng Ban Tổ chức - Cán bộ Chính phủ “vé việc han hành tiêu clnuiin nghiệp vụ các ngạch cổng chức quản lý văn thư, lưu lnT\ thì các ngạch công chức quản lý lưu trữ gồm cỏ: cán sự lưu trữ, chuyên viên lưu (rít, chuyên

15

viên chính lưu trữ và chuyên viên cao cấp lưu trữ; các ngạch công chức làm sự nghiệp lưu trữ gồm có: kỹ thuật viên lưu trữ, lưu Irữ viên trung cáp, lưu trữ viên, lưu trữ viên chính và lưu trữ viên cao cấp Như vậy, đối chiếu vứi qui định về mặt bung trình độ thi chức danh thấp nhất của ngạch công chức quan lý lưu liử ớ

T ru n f lâm Lưu trữ lỉnh là cán sự lưu trữ và của ngạch làm sự nghiệp lưu trữ la kỹ thuật viên lưu trữ và lưu trữ viên trung cấp Mặt khác về phương diện tổ chức, Thông tư 40/1998 còn quy định Trung tâm Lưu trữ tỉnh có COĨ1 dấu riêng.Sử dụng

c o n díu riêng, Trung tâm Lưu trữ tỉnh có điều kiện chủ động hơn trong viêc bail hành một số văn bản trong phạm vi thẩm quyền để hướng dẫn nghiệp vụ: đôn đốc kiểm tra công tác lưu trữ đối với các cơ quan ở địa phương; bail hành kê hoạch,

b á o cáo công tác, công văn giao dịch với cơ quan quản lý lưu trữ ở Trung ương

c ũ n g như với các cơ quan ở địa phương Là cơ quan có nhiệm vụ quản lý trực tiếp

k h o tài liệu lưu trữ của tỉnh, việc sử dụng con dấu riêng trong cô n g tác có V nghía

lấ t thiết thực đối với Trung lâm Lưu trữ lỉnh trong việc xác nhận các hán chứng tỉhực \à bản sao tài liệu lưu trữ , một trong những hình thức sử đụng tài liệu lưu

tr ữ phổ biến trong các cơ quan lưu trữ lịch sử

Trên cơ sở quy định của Nhà nước, Uỷ han nhân dân các tỉnh, thành phó trong cả nước đã ban hành Quyết định về việc thành lạp Trung tâm Lưu trữ tỉnh ờ ctiạ phương mình Nghiên cứu các Quyết định thành lập Trung tâm Lưu trữ tỉnh

c ủ a các tỉnh, thành phố cho thấy trên cơ sở quy định chung của Nhà nước, các tỉinh một lần nữa đã quy định cụ thể nhưng vẫn bảo đảm sự thống nhát về vị trí clhức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, tổ chức và biên chế của Trung lâm Lưu trữ tỉnh điược lập ra ở địa phương mình Theo quy định của Thông tư 40/1998 thì “các qiuy trình nghiệp vụ lưu trữ của Trung tâm Lưu trữ lỉnli do Cục Lull trữ Nhà nước hướng dẫn” , do dó ngày 02/4/1998, Cục Lưu trữ Nhà nước dã bail hành công Vein

s ò 1 18/CLT-NVĐP “hướng dẫn nội dung hoại dộng nghiệp vụ của Trung tâm L.ưu lũr tỉnh" (sau đAy gọi tắt là công văn so I 18/CLT) Trong văn biín này, ( ục Lưu trữ Nhà IIƯỚC đã hướng dần cụ the về cík' nội dung hoạt lỉộng thuộc phạm vi

quản lý công tác lưu trữ và các nội dung hoạt động thuộc phạm vi chuyên môn nghiệp vụ của Trung tâm Lưu trữ tỉnh Như vây, những vấn đề cơ bàn nhài về tổ chức và hoạt động của Trung tâm Lưu trữ lỉnh đã được Nhà nước tịuy tlịnh và hướng dẫn.

Tóm lại, Trung tâm Lưu trữ tinh đượcthành lạp và đặt trong Văn phòng của

cơ quan lãnh đạo cao nhất của Nhà nước ở địa phương dó là Văn phòng Uỷ ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương (ở một số tỉnh là Văn phòng Hội đồng nhân dân và Uỷ ban nhân díìn) Văn phòng Uỷ han nhAn dân tính là dầu

mối xử lý văn hán đi, đến lớn nhất ở địa phương phục vụ cho hoạt dộng lãnh đạo

chỉ đạo của Uỷ han nhân dân lỉnh và nhiều cơ quan quản lý khác ở địa phương Với hai chức năng cơ bản là giúp Chánh Văn phòng và giúp Uỷ ban nhân dàn tỉnh thực hiện các nhiệm vụ quản lý nhà nước công tác lưu trữ ở địa phương và trực tiếp quản lý kho tài liệu lưu trữ của tỉnh, Trung tâm Lưu trữ tỉnh là cơ quan lưu trữ có vai trò, vị trí rất quan trọng trong mạng lưới tỏ chức lưu trữ nhà nước Dưới góc độ quản lý lưu trữ, Trung tâm Lưu trữ tỉnh là cơ quan giúp tỉnh và giúp

<cơ quan quản lý chuyên ngành lưu Irữ ử Trung ương tổ chức thực hiện các mliiộm vụ vé quản lý nhà nước cổng tác lưu trữ trên địa bàn mỗi địa phương Dưới igỏe độ quản lý tài liệu lưu trữ quốc gia, Trung tâm Lưu trữ tỉnh là cơ quan trực ttiếp quản lý kho tài liệu lưu trữ lịch sử lớn nhất và phong phú nhất ớ (lịa phương

Với vị trí được đặt trong Văn phòng Uỷ ban nhân dân tỉnh, Trung tâm Lưu tirữ tỉnh có vai trò quan trọng và trách nhiệm trực liếp nhất trong việc quán lý tài Hiệu và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ phục vụ cho các nhiệm vụ chính trị, kinh

tế, xã hội của địa phương Hơn nữa, tlico quy định hiện hành của luật pháp lưu trữ mước ta, tài liệu lưu trữ của địa phương là thành phẩn quan trọng cùa Phỏng lưu trữ Quốc gia Việt Nam Bởi vậy, Trung tâm Lưu trữ tỉnh còn giữ vai trò là cơ quan quản lý tài liệu lưu trữ quốc gia dược Nhà nước phân cấp cho địa phương

qu ản lý

17

1.2 Tài liệu lưu trữ thuộc phạm vi bảo quản Ư Trung tâm Luu trữ

tỉnh.

1.2.1 Các qui định chung về phạm vi thẩm quyền thu thập, bảo quản tài liệu lưu trữ của Trung tâm Lưu trữ tỉnh

Xct về lính chất và mục đích bảo quản tài liộu thì Trung tâm Lưu trữ tỉnh

là lưu trữ lịch sử ở địa phương Việc thành lập một cơ quan lưu trữ lịch sử hao giữ

cũng gắn liền với việc xác định phạm vi trách nhiệm thu lliập và bảo quản tài liệu

của lưu trữ đó Mỗi lưu trữ lịch sử có một phạm vi lliíỉm quyền I.hu thập tài liệu

riêng ĐAy là một trong những dặc điểm khác biệt cơ bản với lưu trữ hiện hành

Do đó, là lưu trữ lịch sử ư địa phương, Trung tâm L.ưu trữ tỉnh có thẩm quyền thu

thập tài liệu trong phạm vi do Nhà nước quy định

Về phương diện lý luận, thẩm quyền thu thập trong công tác lưu trữ cũng

đã được lưu trữ học nước ta giải thích Trong cuốn Từ điển lưu trữ Việt Nam,

thuật ngữ “thẩm quyền lưu trữ” được giải thích là “quyền hạn, nhiệm vụ thu thập

tài liệu lưu trữ của một lưu trữ cố định (lưu trữ lịch sử -TG) trong một khu vực

hành chính lãnh thổ đôí với các CƯ quan đưực xác định là nguồn nộp lưu Thẩm

quyền liru trữ thường được pháp quy hoá để bảo đảm việc lliu thập, bổ sung tài

liệu lưu trữ có hiệu quả” [33, 76] Như vây, thẩm quyền thu thạp tài liệu (lược

hiểu là một cơ quan lưu trữ lịch sử đóng trên một khu vực hành chính - lãnh tho

nhất định thì có quyền và trách nhiệm thu thập, bảo quản lài liệu liru trữ cùa

những cơ quan, iổ chức nào Cũng llieo giải thích của lý luận, vấn dề này phái

được pháp quy hoá thì mới bảo (lảm việc thu thập tài liệu cổ hiệu quá Thẩm

quyền thu thập, bảo quản tài liệu lưu trữ của Trung lclin Lưu trữ lỉnh cũng dược

xác định trên tinh thần đó Cho đến nay, Nhà nước đã có một sô' quy định trực

tiếp hoặc gián liếp về thẩm quyển thu thập, bao quản tài liệu lưu trữ cuà Trime

tâm Lưu Irữ tỉnh:

- Điều lộ về công tác công văn, giấy tờ và công tác lưu trữ ban hành kèm theo Nghị định số 142-CP ngày 28/9/1963 của Hội đồng Chính phú (sau dây gọi tắt là Nghị định 142-CP) có các quy định:

+ Điều 26 qui định “ ở mỗi khu, tỉnh, thành phố trực thuộc Trung Ưíítig có một kho lull trữ của khu, tỉnh, thành phố để bảo quản hồ sơ, tài liệu lim tiĩr cua địa pliiftflig “

+ Điểu 28 qui định một trong những nhiệm vụ của kho lưu Irữ địa phương là “ bíio quản những hồ sơ, tài liệu lưu trữ của các cơ quan Nhà nước và các đoàn thể đem nộp “[15,42]

Như vạy theo qui định nêu trên thì “ kho lưu trữ tỉnh “ hay “ kho lun trữ địa phương “ (nay là Trung tâm Lưu trữ tỉnh) có trách nhiệm thu thập, bảo quản tài liệu lưu trữ của các cơ quan, tổ chức ở địa phương

- Quyết định số 168-HĐBT ngày 26/12/1981 của Hội đồng Bộ trưởng về việc thành lập Phông lưu trữ Quốc gia của nước Cộng hoà xã hội chù nghĩa Việt Nam có các qui định:

+ Điều 2 qui định “Phông lưu írữ Quốc gia Viột Nam là khối toàn bộ tài liệu có ý nghĩa chính trị, kinh tế, văn hoá, khoa học, xã hội, lịch sử của nước Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam, không kể thời gian, văn tự, chế độ xã hội, xuất xứ, nưi bảo quản, phương pháp và kĩ thuật làm ra “ 115,379]

+ Điều 4 qui định “hồ sơ, tài liộu của Phông lưu trữ Quốc gia Việt Nam phải dược bảo quản trong các kho lưu trữ trung ương và địa phương”

- Điều 5 của Pháp lệnh bảo vệ tài liệu lưu Irữquốc gia của Hội đồng Nhà nước ngày 11/12/1982 (sau day gọi tắl là Pháp lệnh bao vệ tài liệu lưu uữquốcgia ) qui định “tài liệu lưu trữ quốc gia phải được bảo quản trong các cơ quan lưu trữ nhà nước Căn cứ vào tính chối, ý nghĩa của lài liệu lưu liữ Quốc gia, Iilià nước plúìn óip cho cơ quan lim tiír nlìà I11KK' tiling ương, địa phương hoặc chuyên ngành tập trung bảo quail “ Ị 15,376]

Như vậy, theo các qui (lịnh ở hai văn bản qui phạm pháp luật I1CU trên thì tài liệu lưu trữ hình thành trong các hoạt clộng của các cơ quan tổ chức ở (lịa plurơng đều thuộc thành phần của Phông lim trữ Quốc gia và Nliíì nước pliâtì cấp

19

cho các cơ quan ở địa phương quản lý Trong đó Trung tàm Lưu trữ tỉnh là cơ quan lưu trữ lớn nhất ở địa phương, có trách nhiệm chính trong việc thu thập vào bảo quản khối tài liệu lưu trữ quốc gia này.

- Khoản 6, Điều 2 của Pháp lệnh lưu trữ Quốc gia năm 2001 qui định “ Lưu trữ lịch sử là cơ quan lưu trữ có nhiệm vụ thu thập, bảo quán lâu dài và phục vụ

sử dụng tài liệu lưu trữ được liếp nhận từ các lưu trữ hiện hành và các nguồn tài liệu khác Theo qui định này thì Trung tâm Lưu Irữ tỉnh có phạm vi thu thập, háo quản tài liệu lưu trữ rất rộng, ctó là nguồn tài liệu từ các “ lưu trữ hiện hanh” cua các cơ quan, lổ chức của tỉnh và một số nguồn tài liệu khác

- Bên cạnh những qui định chung như đã nêu trên, Đảng và Nhà nước còn

có qui định bổ sung về thu thập, sưu tầm tài liệu lưu Irữ đối với một số địa phương từ tỉnh Quảng Trị vào khu vực phía Nam Cụ thể là ngày 20/11/1976 Ban Chấp hành Trung ương Đảng đã ban hành Chỉ thị số 242-CT/TW “về việc tập trung, quản lý, sử dụng tài liệu lưu trữ của chính quyền cũ ở miền N am ” Đối với công lác lưu trữ của Nhà nước, bản Chỉ thị đã có qui định “ Uỷ ban nhân dan các tỉnh, thành phố ở miền Nam cần phải lập ở mỗi tỉnh, thành phố một kho lưu trữ của địa phương và tổ chức việc thu thập, quản lý, sử dụng tài liệu của chính quyền cũ trong tỉnh, thành” Ngày 19/5/1977 Phủ Thủ tướng ban hành Thông tư

số 101/BT “ hướng dãn thi hành Chỉ thị 242-CT/TW cuả Ban Bí thư Trung ương Đảng về viộc tập trung quản lý, sử dụng tài liệu lưu trữ của chính quyền cũ ờ mién Nam” Liên quan đến vấn đề Ihu thập, sưu tầm tài liệu của lưu trữ tỉnh, bân Thông tư đã qui định “ Hồ sơ tài liệu của các cơ quan chính quyền cũ ở cấp tỉnh, thành phố do Uỷ ban nhân dAn tỉnh, thành phố tạp trung thống nhất quản lý tại kho lưu trữ lỉnh, lliànli phố Những tài liệu không thuộc lỉnh, thành phò mình (111 báo cho Kho lưu trữ Trung ương II lliuộc Cục Lưu trữ dặt tại Thành phố Hổ Chí Minh (lể thu nhộn về Các Ty, Sở có giữ tài liệu không Ihuộc chuyên môn cùa Ty

Sỏ mình, cán báo cho Kho lưu trữ Uỷ ban tỉnh, thành phố biết dể thu nhận về

quản lý Hồ sơ tài liệu của cấp huyện, quận, xã tạm thời do Uỷ ban nhàn dân các cấp này quản lý” [ 15,349].

Như vậy ngoài công việc thu thập, các Trung tâm Lưu trữ tỉnh còn có trách nhiệm sưu tẩm các nguồn tài liệu, tư liệu lưu trữ trong phạm vi quản lý của mình

Nói tóm lại, Nhà nước đã có các qui định về phạm vi thẩm quyền thu thập, sưu tầm tài liệu lưu trữ đối với Trung tâm Lưu trữ tỉnh Từ các qui định cua Nhà nước, có thể xác định phạm vi thẩm quyền Ihu thâp và bảo quan tài liệu lưu trữ của Trung tâm Lưu trữ tỉnh bao gồm từ các nguồn chính sau đay:

- Các cơ quan của chính quyền cũ ở cấp tỉnh

- Các cơ quan, tổ chức chính quyền ở cấp tỉnh của thời kỳ Việt Nam dân chủ cộng hoà và hiện nay

- Tài liệu lưu trữ sưu tám lừ các nguồn khác Ihuộc phạm vi quản lí của Trung tâm Lưu trữ tỉnh

1.2.2 Q ui định cụ th ể các nguồn nộp lưu tài liệu vào Trung tâm Lưu trữ

tỉnh.

Về phương diện lý luận, trong cuốn Từ điển thuật ngữ hùi trữ Việt Nam,

ihuẠt ngữ “nguồn nộp lưu” đuợc giải thích là “đối tượng thu thâp, bổ sung lưu trữ của một lưu trữ nhất định Nguồn nộp lưu của lưu trữ hiộn hành là tài liệu của các đơn vị trong cơ quan đã sử dụng xong ở giai đoạn văn thư Nguồn nộp lưu của lưu trữ lịch sử là tài liệu của các lưu trữ hiện hành thuộc thẩm quyền thu thập Các cơ quan có lưu trữ hiện hành thuộc nguồn nộp lưu vào lưu trữ lịch sử dược khái quát thành danh mục các cư quan ià nguồn nộp lưu Danh mục này thường được pháp qui hoá để tăng thẩm quyền và trách nhiệm thu llìập tài liệu Ill'll trữ của lưu trữ lịch sử” [33,52-53] Như vậy, nguồn nộp lưu chính là đói tượng tlui tlìộp, bổ Sling lưu trữ của một lưu trữ nhất định Đôi với lưu trữ lịch sir thì dổi tirợng dó cliínlì là các cư quan có lưu trữ hiện hành được xác (lịnh lliuộc diện là n<j,uỏn nộp lưu Nguồn nộp lưu là nguồn cơ bản Iiliàì Irong cóng lác thu 1 hập tài

21

liệu của lưu trữ lịch sử Phán lớn dỏ là các cơ quan, tổ cliức (tang tồn tại và hoạt dộng Tài liệu hình thành trong quá trình hoạt dộng của chúng ràt da dạng và phong phú Đây là nguồn cung cấp tài liệu lưu trữ thưừng xuycn nhất để bổ sung vào lưu trữ lịch sử bảo quản Nhưng như phần trên dã đề cập, mỗi lưu trữ lịch sử

có phạm vi thẩm quyền thu thập lài liệu riêng, do dó về mặt pháp lý, nguồn nụp lưu cũng phải được qui định riêng cho từng lưu trữ lịch sử trong phạm vi thâm quyền thu thập đã dược xác định Ví dụ ở Trung ương, lưu trữ lịch sir là các Trung tam Lưu trữ Quốc gia v é nguồn nộp lưu, Ban Tổ chức- Cán bộ Chính pliii

đã có Quyết định số 58 -QĐ/TCCP ngày 17/3/1995 ban hành “ Danh mục sổ 1 các cơ quan thuộc diện nộp lưu Ỉ1 Ồ SƯ tài liệu vào các Trung tủm Lưu trữ Quốc gia” Theo Quyết định này gồm có I 10 cơ quan, tổ chức ở Trung ương được xác định Ihuộc diện nộp lưu hồ SƯ tài liệu lưu trữ vào các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia Tương tự đối với Trung tâm Lưu trữ tỉnh, vấn đề nguồn nộp lưu cũng đã đưựcCục Lưu trữ Nhà nước ban hành văn bản hướng dãn để trên cơ sở dó ủ y ban nhân dân các tỉnh qui đinh cụ thể

Ngày 02/8/1996, Cục lưu trữ Nhà nước đã ban hành văn bản sỏ 330- NVĐP “hướng dãn Danh mục mÃu cơ quan là nguồn nộp lưu tài liệu vào Trung tâm Lưu trữ tỉnh “ (sau day gọi lắt là văn bản 330-NVĐP) Mục đích ban hành bản danh mục mẫu này là nhằm “hướng dãn các tỉnh lựa chọn các cơ quan có tài liệu lưu trữ cần giao nộp vào bảo quản cố định ở lưu trữ tỉnh” [ 15,497] Theo hướng (Jẫn tại văn bản này, nguồn nộp lưu tài liệu vàoTrung lílm Lưu n ữ tỉnh bao gồm các nhóm cơ quan ở cấp tỉnh:

1 Hội đồng nhân dân tỉnh

2 Đoàn đại biểu Quốc hội tỉnh

3 Uỷ ban nhân dân tỉnh

4 Viện Kiểm sát nhân dân tỉnh

5 Toà án nhân dân tỉnh

6 Các sở, ban, ngành ở tỉnh (không có cơ quan công an quân d ộ i )

7 Các tổ chức chính trị - x ã hội (không có cơ quan lỉnh Đoàn)

8 Các cơ quan khác do Uỷ ban nhan dân tỉnh trực tiếp quán lý

Trong văn bản của Cục Lưu trữ Nhà nước dã có điểm hướng đàn “căn cứvào Danh mục mâu, mỗi tỉnh cẩn xAy dựng Danh mục các cơ quan là Iiguổĩi nọp lưu lài liệu vào lưu Irữ của lỉnh mình cho phù hựp với các dác điểm cua địa phương Danh mục các cơ quan là nguồn nộp lưu tài liệu vào lưu li ữ tinh là văn bản chỉ đạo mang tính pháp qui của tỉnh, bắt buộc phải dược thực hiện Vì vậy vấn bản này cần được ban hành kèm theo auvết đinh của Uỷ ban nhân dân tỉnh,

do Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch ký” Ị 15,497] Theo hướng dẫn của Cục Lưu trữ Nhà nước, các tỉnh, thành phố đã ban hanh văn bản qui định cụ thể về nguồn nộp lưu lài liệu ở địa phương mình Nghiên cứu khảo sát các Quyết định đã ban hành

vé danh mục cơ quan là nguồn nộp lưu tài liệu vào Trung tâm Lưu trữ tỉnh (V 30 tỉnh, thành phố, chúng tôi thấy rằng tất cả các Quyết định đều do Uý ban nhàn dan tỉnh ban hành và do Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch ký Đây là hình thức văn hán qui phạm pháp luật bắt buộc phải thi hành Các cơ quan, tổ chức là nguồn nộp lưu tài liệu vào Trung tâm Lưu trữ tỉnh được liệt kê trong các danh mục về cơ bán

là thống nhất với hướng dẫn của Cục Lưu trữ Nhà nước, tuy nhiên về số lượng cơ quan nguồn nộp lưu là có sự khác nhau nhất địnlì giữa các tỉnh Lý do chủ yếu là

ử chỗ không phải ở tất cả các dịa phương đều có số ỉưựng cơ quan như nhau Ví

dụ một số địa phương có Sở Ngoại vụ, Chi cục Kiểm lâm thuộc tỉnh, Chi nhánh Quĩ hỗ trợ phát triển v.v nhưng địa phương khác chưa thành lập những cơ quan này Đặc biột trong văn bản hướng dãn số 30-NVĐP có nhóm 55 là “các cơ quan khác là dầu mối trực thuộc u ỷ ban nhan dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương” Việc thành lập những cư quan thuộc loại này phụ thuộc vào (tặc thù cua mỗi địa phương Ví dụ trong Danh mục nguồn nộp lưu của tỉnh l ien Giang có cơ quan Iihir Báu Âp Bắc, Liên hiệp các tổ chức hữu nghị lỉnli; ớ ỉ là Giang cỏ I lội V học dân tộc cổ truyền; ỏ Tày Ninh có Công ly Cao su 1/5, Cóng ly Cao su Tím Biên; ở Bình Plurớc có Ban quản lý dự án Nhà máy xi măng TÌI 'ỉ hil t; ờ lla Nội

23

có Liên hiệp Thực phẩm vi sinh, Liên hiệp các xí nghiệp xe máy, xe đạp Hà Nội Tuy có sự khác nhau nhất định về số lưựng cơ quan là nguồn nộp lưu tài liệu vào Trung tủm Lưu trữ tỉnh giữa các địa phương nhưng sự chênh lệch là không nhiều so với hướng dần của Cục Lưu trữ Nhà nước (55 CƯ quan và nhóm

cơ quan) Ví dụ ử Tuyên Quang là 50 cơ quan (Quyết định SỐ1490/QĐ-UB ngay 02/11/2000); ở Thái Bình là 52 cơ quan (Quyết định số 2 9 0 /2 001/QĐ-UB ngay 24/4/2001); ử Thanh Hoá là 57 cơ quan (Quyết (lịnh SỐ3169/2000/QĐ-UB ngàyl 1/12/2000) Trừ một số tỉnh mới chí ban hành được Danh mục số 1 cơ quan là nguồn nộp lưu vào Trung lâm Lưu trữ tỉnh thì số lượng cơ quan nộp lưu

là ít hơn đáng kổ so với hướng dãn của Cục Lưu trữ Nhà nước, ví dụ như ớ tỉnh Thừa Thiên Huế, Bình Dương, Trà Vinh, Lâm Đồng, Gia Lai

Như vậy, nguồn nộp lưu tài liệu vào Trung tâm Lưu trữ tỉnh dã được Nhà nước quy định khá đâỳ đủ và cụ thể Theo số liệu như đã phân tích ở phần trên, trung bình ở mỗi tỉnh có khoảng 50 đối lượng cư quan, tổ chức cấp tỉnh là nguồn nộp lưu vào Trung tâm Lưu trữ tỉnh Đó là những cơ quan đầu não, chủ chốt ứ cấp tỉnh hàng ngày đang quản lý và diều hành mọi mặt hoạt động của địa phương Tài liộu lưu trữ hình thành trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức dó rốt phong pliíí và có giá trị vé nhiều mặl Những CƯ quan này trở Ihàiìli nơi cung cấp nguồn tài liệu và tư liệu lưu trữ phong phú, thường xuyên và ổn định nhát cho Trung tủm Lưu trữ tỉnh

1.2.3 Tài liệu lưu trữ thuộc phạm vi bảo quản ở Trung tám ỈAtĩt trữ tỉnh.

ì 2.3.1 Sơ lượng và thành phần tài liệu đã được SƯU lầm, thu thập và đang bảo quản â Trung tầm Lull trữ tỉnh.

Tài liệu lưu trữ đang dược bảo quản ử mỗi Trung tâm Lưu trữ lính (lược sưu lầm và thu thập từ nhiều thời điểm và giai đoạn lịch sử khác lìliau Đó là khôi lài liệu lưu trữ hình thành trong quá trình hoạt dộng của CÌ'C cơ tổcluíc dã lừng tồn lại hoặc dang hoạt tlộim ở địa phương lìr (láu Ilié ký XX (len

nay, nhưng chủ yêu nhất là từ năm 1945 (ử các tỉnh miền Bắc) và từ năm 1975 (ờ các tỉnh miền Nam) trở lại đây Chúng tôi tạm phân chia, ctánli giá các khối tài liệu theo các mốc lliời gian và khu vực như sau:

* T ài liệu lưu trữ trước 1945.

Tài liệu lưu trữ trước năm 1945 ử địa phương, hiện nay còn dược bảo quàn

ở Trung tâm Lưu trữ các tỉnh số lượng không đáng kể Trong phạm vi cả nước chỉ

có sô rấl ít Trung tâm Lưu trữ tỉnh còn báo quản dược một số lưựng tài liệu nhất tlịnli từ giai đoạn này Theo báo cáo của các lỉnh thì một số địa phương có tài liệu

lừ giai đoạn này là Hà Nội, Đà Nẩng, Bắc Giang, Thanh Hoá, Nghệ An, Tlùra Thiên Huế Tuy nhiên phần nhiều chỉ là những tài liệu rời lẻ, một số cỏ tính chất

tư liệu lưu trữ nhiều hơn là tính chất của tài liệu lưu trữ Trong sô các địa phương

kể trên, chỉ có Trung tâm Lưu trữ thành phố Hà Nội, Đà Nang là có số lượng tài liệu đáng kể Tại Trung tủm Lưu trữ thành phố Đà Nẩng dang bảo quán 25 mét giá tài liệu lưu trữ bằng tiếng Pháp và 1500 bản dồ các loại, Irong dó có tài liệu với thời điểm sớm nhất là 1923 Trung tâm Lưu trữ thành phố Hà Nội còn bào quản dược một phông lưu trữ khá hoàn chỉnh thời Pháp thuộc là Văn phòng Chưởng k hế Mà Nội lừ năm 1923 đốn 1945 ĐAy là khối tài liệu cung cấp nhiéu thông tin về tình hình quản lý nhà đất, dô thị trcn địa hàn Thủ (lô tlùíi kỳ (ló Phông tài liệu này cơ bản đã dược chỉnh lý, tiêu đề hồ sư dã được chú thích va biên dịch ra tiếng Viột, tạo tliéu kiện thuân lợi cho việc khai thác, sử dụng Theo

số liệu báo cáo của các tỉnh, số lượng tài liệu ỉưu trữ trước 1945, hiện nay đang được bảo quan ở một số Trung lâm Lưu trữ tỉnh Irong toàn quốc là khoảng I 10

mét giá Ị 12, 5-6] Thành phần chủ yếu là tài liệu hành chính Trong đó có một

s ố lượng nhát định là tài liệu bản đồ.

Nói tóm lại, tài liộu lưu trữ ở địa phương thuộc giai đoạn từ năm 1945 trờ

về trước, hiện nay còn bao quán được ớ Trung lAin Lưu trữ lỉnh không nhiều so vói tài liệu các giai (.loạn lịch sử sau này cfing như so với các Trung lám lưu tiír Quốc Sĩia Nhưng đây lại là nlũrng tài liệu lưu trữ hình thành trong hoàn cảnh lịcli

sứ (lặc biệt Thực tiễn cổng tác lưu trữ ở nước ta dã chỉ ra rang, lài liệu lưu trữ thuộc các giai đoạn lịch sử trước đây bị phân tán, thất lạc và mát mát quá nhiều Tinh trạng này lại càng phổ biến hơn đối với các địa phương Nguyên nhân cùa tình trạng nêu trên một mặt là do còn những hạn chế trong chế độ quản lý công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ ở mỗi giai đoạn, mặt khác là do “(tất nước đã trài qua nhiều thời kỳ chiến tranh ác liệt, diều kiện bảo quán tài liệu gặp nhiều khó khăn” [18,145j Bởi vậy, tài liệu lưu trữ thuộc giai đoạn trước 1945 còn bảo quán được ứ một số Trung lâm Lưu trữ tỉnh, luy số lượng khổng dáng kể, nhưng những

gì còn có được cho đến ngày hôm nay thật đáng nâng niu, trân trọng Đây là những tài liệu Ihuộc điện quý hiếm không có gì thay thế được Chúng thực sự là những chứng cứ xác thực đối với việc nghiên cứu làm sáng tỏ một số khía cạnh lịch sử có liên quan của đất nước ta nói chung và ử mỗi địa phương nói riêng

* T ài liệu thời kỳ Mỹ tignỵ từ năm ỉ 975 trở về trước của cức tỉnh miến

Nam.

Một hộ phận tài liệu lưu trữ quan trọng khác dang clưực bảo quản ở Trung lủm Lưu trữ các lỉnh là khối tài liệu lưu trữ của các CƯ quan, lổ chức cấp tỉnh của chính quyền cũ ở các tỉnh khu vực miền Nam Thực hiện Chỉ thị số 242-CT/TW ngày 20/11/1976, các kho lưu Irữ tỉnh lúc dó đã tiến hành tiếp quản khối tài liệu của chính quyền cũ thuộc diộn quản lý để đưa về hảo quản Theo háo cáo của các tỉnh, số tài liộu của chính quyền cũ ở cấp tỉnh do Trung tâm Lưu trữ các tỉnh đang bảo quản hiện nay là khoảng 1100 mét giá [12,5-6Ị Thành plìcin chủ yếu (lều là tài liệu hành chính Những khối tài liệu quan trọng nhất hiện dang được báo quản ở một số địa phương như sau:

+Tmng tâm Lull trữ tỉnh Đống 'lliáp bảo quán phông tài liệu Toà Hành chính tính Kiến Phong gồm 13,5 mét giá và phông Toil I lành chính tỉnh Su Đcc là 16 met gi<» tài liệu Phạm vi thòi gian của lài liệu thuộc Ilai phỏng lưu liữ này là lừ 1956 đốn 1975

+Tmng tâm I mi ItữlỉnlìTAy Ninh sim uìin bảo quản điẠíc một khối lài liệu lừ thời MỸ Iiguỵ (lừ 1959 (lốn 1975) với số lượng là 45 mét giá

+Tiung tâm Lưu trữ tỉnh Sóc Trăng bảo quản I'd lỏng Toil Hành chính tính ỉ ỉa Xuycn gồm 44 mét giá Trong phông lưu uữ này có một số tài liệu hình thành từ năm 1942.

+ Trung lâm Lưu trữ tỉnh Lâm Đồng hiện nay dang bảo quán hai phông lưu trữ gồm phông Toà Hành chính tỉnh Lâm Đổng và To à Mành chính lỉnh Tuyên Đức Sô lượng tài liệu của hai phỏng là 78,5 mét giá

+Trung tâm Lưu trữ tỉnh Kicn Giang hảo quán phóng Toàn Ilành chính lính Kiên Giang gồm 89 mét giá, trong dó có tài liệu từ năm 1953

+Trung lâm Lưu trữ lỉnh Bình Thuận bảo quản phông Toà I lành chính lỉnh Bình Thuận và phông Bộ chỉ huy tiểu khu Bình Thuận, số lượng tài liệu của hai phồng gồm có 350 mét giá, thời gian của tài liệu là từ năm 1954 - 1975

+Trung tâm Lưu trữ tỉnh Tiền Giang hiện dang báo quán phồng Toà Hành chính Định Tường gồm 383 mét giá, Irong dó có tài liệu từ năm 1948

+Trung tâm Lưu trữ tỉnh Bình Dương bảo quản phông Toà Hành chính tỉnh Bình Dưưng

+Trung lâm Lưu trữ tỉnh Khánh Hoà bảo quản phỏng Toà Hành chính tính Khánh Hoà gồm tài liệu từ năm 1955 đến năm 1975

Trên đíìy là các khôi tài liệu quan trọng và chủ yếu nhất của chính quyền

cũ trước 1975 ở miền Nam mà một số tỉnh đã tiếp quản và còn bao quán dược cho tlêìi hiện nay Do những nguyên nhân nhất định, ở một số địa phương khác,

số tài liệu của chính quyền cũ đã bị thất lạc, mất mát mà cho tiến nay Trung tâm Lưu trữ ở các tỉnh đó không SƯU tầm lại được Như vậy, nếu tính trong; phạm vi toàn quốc thì số tài liệu này chiếm số lượng khổng nhiều Nhưng xét về ý nghĩa thì những khối tài liệu còn bảo quản được là một nguồn sử liệu quan trọng dôi

với việc nghiên cứu về lịch sử bộ máy chính quyền địa phương Irước 1975 ờ miền

Nam

* Tủi liệu của các cơ quan cấp tinh tìiời kỳ san Cách mợiiỊỊ Tháng Tám dếìì Ikiy.

Khối tài liệu của các cơ quan cấp lỉnh lừ sau Cách mạng Tháng Tám tiên nay hì khối tài liệu chủ yếu nhai dang bảo quản ừ Trung tâm Lưu trữ lỉnh Theo

27

háo cáo chưa thật đầy đù của các lỉnh, khối tài liệu chú yếu cúa cơ quan câp tính thời kỳ sau Cách mạng đến nay chiếm số lượng khoảng 18000 mét giá 112.41 gồm:

+Tài liộu của cơ quan chính Cịuyén các tỉnh miền Bắc lừ năm 1945 tiến nay với các khối tài liệu như Uý ban hành chính klumg chiến (1945 - 1954); Hội (lỏng nhan dân tỉnh, Uỷ ban hành chính tỉnh (1954 - 1976) và Nội đổng Iihán dan, Uỷ ban nhân dân tỉnh (1976 đến nay) Khối tài liệu này chiếm khoáng 8000 met giá

+ Tài liệu của các cơ quan chính quyền các tỉnh miền Nam từ năm 1975 (lốn nay với các khối tài liệu như Uý ban nhân dân cách mạng(1975 1976); Hộidồng nhân dân, Uỷ ban nhân dân tỉnh (từ 1976 đến nay) Khối tài liệu này cũng chiếm khoảng 8000 mét giá

+Tài liệu của cơ quan là nguồn nộp lưu đã giao nộp vào Trung tâm Lưu trữ tỉnh bảo quản bao gồm khoảng 2000 mét giá với khoảng 90 khối phỏng tài liệu khác nhau

Trong các khối tài liệu kổ trôn thì Ihành phán chủ yếu vÃn là tài liệu quán

lý hành chính Bên cạnh đó còn có số ỉưựng đáng kổ là thành phẩn tài liệu khác

nlur tài liệu khoa học kỹ thuật chiếm khoảng 800 m ét giá gồm tài liệu về các công trình xAy dựng nhà, cầu, dường; bộ hồ SƯ địa giới hành chính cáp tỉnh, tài

liệu cửa 60 đê tài nghiên cứu khoa học cấp tỉnh, cấp ngành và cuối cùng là

75400 bản dồ các loại Tài liệu phim anh, ghi Am cũng chiếm số lượng và thành

phán cláng kể gồm khoảng 4.000 tấm ảnh, 10.000 cuộn bàng ghi âm, ghi hình

các loại Tài liệu văn học nghệ thuật có 72,4 m ét giá.

ì 2 3 2 Tài liệu lưu trữ thuộc diện lim thập, bổ SHÌÌÌỊ thường xuyên vào Trung tâm Lim trữ tỉnli.

Khi đánh giá thành phần tài liệu tluiộc phạm vi hảo quàn cua Trung tâmLưu 1 lữ tỉnli, liên cạnh khối tài liệu dã sưu tiìm, thu thập và (lang dược hao quân, còn phái kể đến nguồn tài liệu rất quan trọng khác là khối tài liệu còn dang quán

lý ớ các c ơ quan là nguồn nộp lưu SC được g ia o nộp trong tương lai tư (ló mói

thấy hết được qui mô, tiềm năng to lớn của tài liệu lưu trữ bao quán ớ Trung tủm Lưu trữ lỉnh.

Khối tài liệu này được giao nộp, hổ sung hàng năm vào Trung lâm Lưu trữ tính iheo chê độ nộp lưu do Nhà nước qui định Trước dây, theo qui định cua Clìíiìlì phủ, thời hạn giao nộp tài liệu của các cư quan vào lưu trữ lịch sử là sau 10

năm tính lừ khi tài liệu được bảo quan ở lưu trữ của cư quan, tổ chức, hiện nay

Pháp lệnh lưu trữ Quốc gia qui định llìời hạn dó chỉ có 5 năm đối với các cơ quan

ở địa phương Như vậy, hoạt dộng thu lliập, bổ sung tài liệu càng được thực hiện nhanh, mạnh hơn, số lưựng tài liệu lưu trữ bảo quản ở Trung tâm Lưu trữ tính sẽ tăng lên nhanh chóng, thành phần tài liệu lưu trữ được bổ sung dấy tiu và hoàn chính hơn Tiềm năng lài liệu lưu trữ của các nguồn nộp Ill'll bổ sung vào báo quản ở Trung tâm Lưu trữ tỉnh được nhìn nhận từ các phương diện sau dây:

* T iềm nâng về s ố lượng các phông tài liệu lưu trữ s ẽ dược thu thập bò

sung.

Số lượng tài liệu lưu trữ sẽ được lựa chọn, bổ sung vào Trung tâm Lưu trữ tỉnh là thường xuyên và vô tận Theo tính toán sơ bộ về mặt số học thì theo qui định vé nguồn nộp lưu do các tỉnh đã ban hành, bình quân mỗi địa phương có khoảng 50 cơ quan, tổ chức cấp tỉnh đang hoạt dộng sẽ giao nộp tài liệu vào Trung tâm Lưu trữ tỉnh Những cơ quan, lổ chức này đều tỉủ điều kiện để thành lập phông lưu trữ cơ quan độc lập Như vậy, trong toàn quốc sẽ có khoáng trên

3000 phổng lưu trữ sẽ được Ihu Ihạp, bổ sung vào Trung tâm Lưu trữ linh trong lương lai Theo qui định của Pháp lệnh lưu trữ Quốc gia năm 2001 thì phạm vi tài liệu lưu trữ quốc gia đã dược mở rộng hơn gồm cả lổ chức kinh tế, tổ chức xã hội

lổ chức xã hội - n g h ề nghiệp Bởi vậy, thời gian tới vấn đề nguồn nộp lưu tài liệu vào Trung tâm Lưu trữ tỉnh sẽ được nghiên cứu bổ sung mở rộng Nhu vậy, so lượng cơ quan nộp lài liệu liru trữ vào lưu trữ tính sẽ nhiều hơn so với qui định trước ilíìy Theo khảo sát của chúng tôi, Cục Lưu trữ Nhà nước đang hiên soạn văn bán này dể ban hành trong năm 2003

29

Các lỉnh đã có báo cáo chính lliức gửi về Cục Lưu trữ Nhà nước dể báo cáo lình hình tài liệu của các CƯ quan thuộc nguồn nộp lưu ớ mỗi địa phương Nghiên cứu các báo cáo này cho thấy liềm năng số lượng tài liệu thuộc diện thu thạp, bổ sung vào Trung tâm Lưu trữ lính là rất lớn Xin nêu một số ví dụ hăng bảng biểu sau đây:

“Theo tính toán sơ bộ thì ở mỗi tỉnh hiộn nay có khoảng 2.000 mét giá tài liệu trong các Sở, ngành thuộc tỉnh Như vậy, trong phạm vi toàn quốc sẽ có khoang hơn 100 km giá tài liệu chưa dược thu thập vào các Trung lâm Lưu trữ tỉnh” [l,13]

* Tiềm năng về thành pliần lài liệu s ẽ được thu thập, b ổ sung.

Tiềm năng tài liệu thuộc phạm vi thu thập, bảo quán của Trung Uìm Lưu trữ lỉnh kliông chỉ lớn về số lượng mà còn da dạng về thành plián tài liệu Trong

số thành phần tài liệu của các nguồn nộp lưu thì tài liệu quản lý hành chính vần

là thành phán chủ yếu chiếm số lượng lớn nhất Ngoài ra, thành phấn tài liệu kliiíc Iilur tài liệu khoa học kỹ thuật, tài liệu nghe nhìn C l i n g chiếm một số lượiiu dáng kê Theo báo cáo của các tính, xin iU'ii các ví đụ liêu biéu vế thanh phấn lài

liệu này trong các nguồn nộp lưu ờ một số tỉnh như ử tỉnh Trà Vinh có 135 mét

giá tài liệu khoa học kỹ thuật, 36.947 hàn dồ các loại, 951 tấm ánh và 4.048 cuộn hãng ghi Am, ghi hình; tỉnh Vĩnh Long có 415 met giá tài liệu khoa học kỹ thuật 6.742 bản đồ các loại, 1.950 tấm ảnh và 5.043 cuộn băng ghi Am, ghi hình; tỉnh Tuyên Quang có 720 ảnh và số lượng băng ghi am, ghi hình quy ra là 955 giờ phát; tỉnh Ninh Bình có 45 mét giá tài liệu khoa học kv thuật, 480 làm ảnh và 30.000 bản dồ các loại Ngoài ra còn có nhiều tỉnh khác chưa có diều kiện để báo cáo số liệu về thành phán tài liệu này Từ các ví dụ trên có the kliẳim (lịnh rằne

trong các cơ quan các nguồn nộp lưu à nhiều tỉnh khác cũng dang háo quán đáy

đủ các thành phần tài liệu đó

1.3 Nội dung và ý lìgliĩa của tài liệu lưu trữ bảo quản ở Trung lâm lun trữ tình.

1.3.1 N ội du ng tài liệu Imi trữ bảo quản (ỷ Trung tâm lưu trữ tỉnh.

Như đã phân tích ở trên, Trung tâm Lưu trữ tỉnh có trách nhiệm bảo quàn tài liệu lưu trữ của nhiều cơ quan, tổ chức cấp tỉnh từ nhiều giai đoạn lịch sử khác nhau Do đó, về nội dung, tài liệu lưu trữ ở Trung tâm Lưu trữ tỉnh phân ánh toàn diện các mặt hoạt động của đời sống xã hội ở địa phương qua các thời kỳ Qua ngliicn cứu khảo sát, có thể khái quái nội clung lài liệu lưu trữ của Trung tílm Lưu trữ tính phản ánh các vấn đề lớn như sau:

- Tài liệu phản ánh về các cuộc kháng chiến cứu nước, đặc biệt là cuộc

kháng chiến chống Pháp, chống Mỹ cứu nước của chính quycn và nhân dAìì ờ dịa

phương Tài liêu lưu trữ phản ánh về vấn dề này tập trung ở các khối tài liệu cùa

Uỷ han hành chính kháng chiến, khối Nội chính

- Tài liệu phản ánh về xây dựng chính quyền địa phương nliir tiếp quàn Thủ dô, các lỉnh, thành phố kill giải phóng và quản lý xã hội thòi điem sau giài

phóng Tài liệu này có ở nhiều khối, phông tài liệu lưu trữ, nhưng tập trung nhàt

là ớ các khối lài liệu như Uỷ ban hành chính kháng clìicn (mien Bắc) Uỷ han nliAn ilAn cách mạng (miền Nam)

31

- Tài liộu phản ánh về tổ chức hộ máy của chính quyền và tình hình xã hội cùa các tỉnh miền Nam trước năm 1975, tập trung chú yếu ở phông Toil hành chính các tỉnh ở miền Nam trước 1975.

- Tài liệu phản ánh về cải tạo công lliương nghiệp sau giai phóng, tập trung clui yếu trong các khối tài liệu như í lội dung nlũtii dân, Uý ban hành thính (các lỉnh miền Bắc) và Hội đồng nhân dân, Uý han nhân dân (các tỉnh miền Nam) sau 1975

- Tài liệu phản ánh về xAy dựng tổ chức bộ máy nhà nước, chú yếu tạp trung trong các khối tài liệu của Hội dồng nhân dân tỉnlì, Uý ban nil All dân tính Ban tổ chức chính quyền và của các SỪ, ngành thuộc tỉnh

- Tài liệu phản ánh về văn hoá xã hội, tập trung chủ yếu ở các khối tài liệu

về văn xã của Hội đồng nhân dân, Uỷ ban nhân dân tỉnh, các phông tài liệu cùa các ngành nliir văn hoá, giáo dục, y tế, thổ thao, phát thanh truyền h ì n h

- Tài liệu phản ánh về quản lý đất dai ở địa phương, tập Irung nhiều ở khỏi Nội chính, nhà đất trong phông lưu trữ của Uỷ ban nhân dân lỉnh, s ở Địa chính,

- Tài liệu phản ánh vể phong trào thi (lua, lao dộng sáng tạo của cán hộ công chức và nhân chín lao dộng ở địa phương, tài liệu này tập trung ở khối tài liệu của Hội đồng Thi đua của tỉnh và các sở , ngành

- Tài liộu phản ánh về hợp tác quốc tế, tạp Irung nliicu nhát là phóng Uv han nhân clAn tính và của Sơ Ngoại vụ, sử Kinh tế đôi ngoại

- Tài liệu phản ánh về hoạt dộng tư plìáp ở địa phương, tập trung nhiều Illicit ở phông lưu trữ của Uỷ ban lìluìn dan tính, các cơ quan như Viện Kiếm sát nhàn dân, Toà ÚI1 nhân dủn tỉnh.

- Tài liệu phản ánh về công tác quốc phòng, an ninh trật tự, an toàn xa hội

ớ địa phương, tập Irung ử tài liệu thuộc khôi Nội chính trong phỏng lưu tĩii' cua Hội dồng nhân dân và Uỷ ban nhân díìn tỉnh

- Tài liệu phản ánh về chủ trương, chính sách của Đang và Nhà nước do các CƯ quan ở Trung ưưng ban hành, loại tài liệu có ở háu hết các phóng lưu trữ bảo quản ở Trung tâm Lưu trữ tỉnh

- Tài liệu phản ánh về nhiều vấn đề cụ thể khác có ở trong tất ca các phỏng lưu trữ thuộc phạm vi bảo quản ở Trung tâm Lưu trữ tỉnh

1.3.2 Ý nghĩa của tài liệu lưu trữ bảo quản ở Trung tám lưu trữ tình.

Như dã phân tích ở chương I , tai liệu lưu trữ báo quán à Trung tâm Lưu trữ

tỉnh dược sưu tầm, lliu lliập từ nhiều giai đoạn lịch sử vù nhiều cơ quan tổ chức khác nhau Có thể nói tài liệu này nhiều về số lưựng, đa dạng về thành phần và lất phong phú về nội dung thông tin Những lài liệu bảo quản ở Trung tâm Lưu trữ tỉnh phản ánh toàn diện các mặt, kliía cạnh của các mặt hoạt động xã hội ờ (lịa phương qua nhiều thời kỳ Bưi vậy, tài liệu lưu trữ bảo quản ở Trung tâm Lưu trữ các tỉnh có ý nghĩa quan trọng đối với việc nghiên cứu lịch sử của quốc gia nói chung và địa phương nói riêng Mặl khác, tài liệu lưu trữ hảo quan ở Trung tam Lưu trữ tỉnh còn dược khai thác sử dụng phục vụ dắc lực cho hoại dộng của các

cơ quan tổ chức và đời sống nhân dAn ở địa phương Ý nghĩa và tẩm quan trọng của lài liệu lưu Irữ bảo quản ỏ Trung tâm Lưu trữ lỉnh tlưực nhìn nhận từ các phương diện sau đíly:

- Ý nghĩa chính trị:

Tài liệu lưu trữ bảo quản ỏ Trung Uìm Lưu trữ lỉnh chú yếu dược hình tlìành Irong hoạt dộng của các cơ quail lãnh đạo, quan lý chủ chốt ở (lịa phương

33

Do dó, trong các phông lưu trữ có nhiêu loaị tài liệu phản ánh vổ chủ trương đường lối chính sách của Đảng, Nhà nước và của địa phương Loại này chù yếu gồm có các văn bản của Trung ương Đảng, Quốc hội; Uỷ ban 111 ườn g vụ Quốc

hội; Chủ tịch nước, Chính phủ; các Bộ, ngành và các tổ chức chính trị-xã hội ờ

Trung ương , của Tỉnh uỷ; Hội đổng nhftn tlAn; Uỷ ban nhân dân tính: các sỡ, ban, ngành và các tổ chức chính trị xã hội ớ cấp tỉnh Vc nội dung, các văn bán

dó phản ánh các chủ trương chính sách lớn của Đảng, Nhà nước, cùa tỉnh, cua các ngành về việc lãnh đạo, quản lý, chỉ đạo diều hành các mặt hoạt động cua xã hội ỏ địa phương Tài liệu lưu trữ của các Trung tâm lưu trữ tính còn là những chứng cứ phục vụ cho việc bảo vệ chủ quyền, biên giới, lãnh thổ (các tinh hiên giới), bảo vệ an ninh, quốc phòng Bên cạnh những loại văn bán, tài liệu đó còn gồm có nhiều hồ sơ tài liệu khác phản ánh về kết quá điều hành và thực hiện các chủ trương đường lối đó của Đảng, Nhà nước và của địa phương Như vậy tài liệu lưu trữ bảo quản ở Trung tâm Lưu trữ tỉnh rất có giá trị và ý nghĩa về mặt chính trị Những người làm công tác ngliicn cứu, quản lý ở Trung ương và địa phương

có thể khai thác tài liệu lưu trữ ở Trung lâm Lưu trữ tỉnh để nghiên cứu về các vấn đề chính trị và phục vụ nhiệm vụ chính trị như:

+ Sự lãnh đạo của Đảng, Nhà nước dối với các mặt hoạt động xã hội ở địa phương qua các Ihời kỳ

+ Sự lãnh đạo của Tính uỷ, Hội dồng nhân dân lỉnh, Uỷ ban nhân dân tỉnh

và của các ngành ở địa phương.

+ Việc thực hiện các nhiệm vụ chính trị -xã hội ờ địa phương qua các thời

kỳ

+ XAy dựng hoạch định các chủ trương chính sách dối với địa phưưng

+ Phục vụ hoạt dộng quản lý, diều hành của các cơ quan lànlì dạo, quản lý

ở địa phương

+ Cuộc dấu tranh cách mạng của nhân dân ta nói chung và của nhân dân ở địa phương nói liêng

- Ý nghĩa kinh tế:

Trong thành phẩn các phông lưu trữ bảo quản ở Trung tâm Lưu trữ tỉnh gồm có nhiều tài liệu phản ánh về lĩnh vực kinh tế Đặc biệt là tài liệu cua các cơ quan có chức năng quản lý kinh lố, các tổ chức kinh lê ở Trung ương và (lịa phương Đó là các tài liệu phản ánh về chủ trương chính sách trong phát triển kinh tố, các tài liệu phản ánh về hoạt dộng sản xuất, kinh doanh, dịch vụ cùa các

tổ chức kinh tế Phần nhiều những tài liệu này là hổ sơ các dự án, các háng hiểu

sỏ liéu thống kê trong lĩnh vực kinh tế các chủ trương chính sách vổ kinh tế các báo cáo về hoạt động kinh tế ở địa phương Như vậy tài liệu lưu trữ bào quán ờ Trung tủm Lưu trữ tỉnh rất có ý nghĩa vé kinh tế Việc nghiên cứu khai thác sử

dụng tài liệu lưu trữ bảo quản ờ Trung tâm Lưu trữ tỉnh sẽ đem lại nhiều ý nghĩa

như:

+ Nghiên cứu tài liệu lưu Irữ có thể giảm bớt thời gian, nhân lực, kinh phí trong điều tra, khảo sát dối với việc xây dựng và triển khai các dự án kinh tế ừ địa phương

+Thông qua nghiên cứu tài liệu lưu trữ có thổ xác định các mặt tích cực, liêu cực trong hoạt động kinh tế để dề ra các biện pháp hiệu quả hơn

+ Khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ để phục vụ các hoạt động thường ngày

trong lĩnh vực kinh tế của các cơ quan hữu quan ở địa phương.

+ Nghiên cứu lịch sử phát triển kinh tế

- Ý nghĩa khoa học kỹ thuật

Ở Trung tâm Lưu trữ tỉnh bảo quản nhiều hồ sơ tài liệu thuộc lĩnh vực khoa học kỹ thuật Đó là các hồ SƯ tài liệu vổ quản lý và hồ sơ kỹ thuật vè các công trình giao thông, Xíìy dựng, tluiỷ lợi, nông nghiệp, các chương trình, tie lài khoa học, các hồ sơ tài liệu về điều tra cơ bán nlur địa chính, địa chất, khí tượng tliuỷ văn Như vậy tài liệu lưu trữ ở Tiling tâm Lưu trữ tỉnh chứa (lựng nlìiổu thông tin cỏ giá trị về mặt klioa học kỹ thuật Nghiên cứu, kliai thác sử (lụng loại lài liệu này có ý nghĩa quan trọng Irong việc đánh giá tổng kốl nghiên cứu lịch

35

sử VC lĩnh vực khoa h ọ c kỹ Ihuật ở dịa phương, xAy dựng chính sáclì khoa h ọ c kỹ

thuật, nâng cấp cải lạo sửa chữa và xAy dựng các công trình kỹ thuật ớ địa phương

- Ý nghĩa văn hoá - xã hội

Tài liộu lưu trữ bảo quản ở Trung tâm Lưu trữ lỉnh plìán ánh mọi mặt hoạt dộng của dời sông xã hội ở địa phương Bởi vậy nó có ý nghĩa vé mặt văn hoá xã hội SÍUI sắc Khai thác tài liệu lưu trữ ở Ti ling lâm Lưu trữ tỉnlì có thể phục vụ cho các mục đích như xây dựng các chính sách về văn hoá - xã hội, viết lịch sứ vé lình vực hoạt dộng văn hoá, giáo dục ở địa phương hoặc là phục vụ cho các công việc cụ thổ của các cơ quan và công dân ở trong và ngoài lỉnh VC hoạt động vãn lioá - xã hội, thông qua đó lài liệu lưu trữ góp phẩn vào việc luyên truyền giáo dục về truyền thống văn hoá, truyền thống cách mạng, cung cấp các tri thức về văn lìoá cho các tầng lớp nhân dân cũng như nghiên cứu về phong tục, tập quán của các địa phương

- Các ý nghĩa khác

Tài liệu lưu trữ bảo quản ở Trung tăm Lưu trữ tỉnh còn có nhiều ý nghĩa cụ thể khác như quốc phòng, an ninh, ngoại giao, pháp luật Khối tài liệu cổ giá trị thông tin về các mặt hoạt động này chiếm số lưựng không nhỏ trong thành phần tài liộu các phông bảo quản ử Trung tam Lưu Irữ tỉnh Khai thác nghiên cứu những loại tài liệu này có ý nghĩa thiết thực cho các loại công việc như ctánli giá lổng kết các hoạt động trong lĩnh vực quốc phòng, an ninh, ngoại giao, tư pháp đồng thời với việc xây dựng hoạch định chính sách cho các lĩnh vực hoạt dộng này Khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ thuộc lĩnlì vực này còn có ý nghĩa quan trọng trong việc quản lý xã hội như liấn áp tội phạm, điều tra, xét xứ các vụ án thanh tra kiểm tra giải quyết khiếu nại tố cáo của các cơ quan, lổ chức và còne dAn ử địa phương về các vấn đề có liên q u an

*

Nói tóm lại, tài liệu lưu trữ hát) quản ớ Trung tâm Lưu trữ tỉnh có ý nghĩa

dtìn ở địa phương mà chúng còn có ý nghĩa đôi với quốc gia Những người làm cóng lác quản lý, nghicn cứu ù Trung ưưng, ở các tỉnh khác và ở từng địa phương

cỏ thổ nghiên cứu khai thác các khối tài liệu lưu trữ bảo quản ở các Trung tâm Lưu trữ tỉnh đổ nghiên cứu các vấn dề lịch sử có liên quan, ví dụ Iilnr việc quán lý díú dai, dô thị ở địa phương trước 1945 (trong trường hợp này có thế nghiên cứu khối tài liệu trước 1945 ở Trung tâm lưu trữ thành phô Hà Nội, Nghệ All) hoặc là nghiên cứu về bộ máy tổ chức chính quyền cấp tỉnh và tình hình xã hội ở địa phương Irước 1975 ử các tỉnh miền Nam (trong trường hợp này cỏ thể khai thác

sử dụng các phông tài liệu toà Hành chính các tỉnh đang báo quán ừ một sô lỉnh miền Nam) Việc nghiên cứu lịch sử hoạt dộng của các lĩnh vực, ngành hoạt động không thể chỉ có nghiên cứu khai thác sử dụng tài liệu hiện ừ Tiling ương mà còn phải sử dụng rất nhiều tài liệu lưu trữ trong ngành của các cơ quan ở địa phương thì mới bảo đảm toàn diện và đầy đủ được Bên cạnh việc nghiên cứu lịch sử, các cơ quan tổ chức, cá nhân ở Trung ương và địa phương còn có thể khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ ở Trung tâm Lưu trữ tỉnh dể hoạch định chính sách, xAy dựng quy hoạch, kê hoạch phát triển ngành, lĩnh vực hoặc là xây dựng và tổ chức thực hiện các đề án, dự án phát triển trong ngành, lĩnh vực Ngoài việc phục các công việc chủ yếu ncu trên, tài liệu lưu trữ bào quản ở Trung tâm Lưu trữ các tỉnh còn có thể cung cấp thông tin cho giai C|uyốl các công việc và nhu cầu công lác cụ thể của các cơ quan, tổ chức và các cá nhốn trong và ngoài địa phương

Tài liộu lưu trữ bảo quản ở Trung tâm Lưu trữ tỉnh có ý nghĩa và tầm quan trọng như vậy, cho nôn việc nghicn cứu dề ra các giãi pháp nhằm nâng cao hiệu quả tổ chức sử dụng tài liệu ở Trung lâm Lưu trữ các lỉnh là nil cẩn tlìièt

Tóm lại Trung tam Lưu trữ lỉnh dưực giao nhiệm vụ cỊLian lý trực liếp kho lài liệu lưu trữ của tỉnh Xct về qui mô và mục đích bảo quàn tài liệu, có thể nói kho tài liệu lưu trữ của tỉnh là loại kho lưu trữ lịch sử IỚ1 Ì nliáì và quan trọng nhất

ở (lịa phương Theo qui (tịnh của Nha nước, Trung lâm Lưu trữ tỉnh có pliạin vi

37