Bổ sung tài liệu vào các Trung tâm lưu trữ tỉnh - Thực trạng và giải pháp

Tài liệu hình thành trong hoạt động của các cơ quan Nhà nước cấp tỉnh - Nguồn tài liệu chủ yếu bổ sung cho Trung tâm lưu trữ tỉnh 1.1.. Thực hiện Chỉ thị 726-TTg ngày 04.9.1997 của Th

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN

**********************************

TRẦN QUANG HỒNG

BỔ SUNG TÀI LIỆU VÀO CÁC TRUNG TÂM LƯU TRỮ TỈNH -

THỰC TRẠNG VÀ GIẢI PHÁP

LUẬN VĂN THẠC SĨ KHOA HỌC LƯU TRỮ HỌC VÀ TƯ LIỆU HỌC

CHUYÊN NGÀNH: LƯU TRỮ HỌC VÀ TƯ LIỆU HỌC

MÃ SỐ: 5.10.02

Người hướng dẫn khoa học:

PGS VƯƠNG ĐÌNH QUYỀN

HÀ NỘI – 2002

2

MỤC LỤC

Trang

Lời nói đầu

Chương 1 Tài liệu hình thành trong hoạt động của các cơ

quan Nhà nước cấp tỉnh - Nguồn tài liệu chủ yếu bổ sung cho

Trung tâm lưu trữ tỉnh

1.1 Khái niệm về bổ sung tài liệu

1.1.1 Khái niệm

1.1.2 Ý nghĩa của công tác bổ sung tài liệu

1.2 Khái quát về tổ chức bộ máy Nhà nước cấp tỉnh

1.3 Sự hình thành tài liệu trong hoạt động của các cơ quan Nhà

nước cấp tỉnh

1.4 Những quy định của Nhà nước về bổ sung tài liệu

1.5 Khái quát về Trung tâm lưu trữ tỉnh

Chương 2 Thực trạng công tác bổ sung tài liệu vào các

Trung tâm lưu trữ tỉnh

2.1 Thực trạng về tổ chức bảo quản tài liệu lưu trữ tại các cơ quan

cấp tỉnh

2.1.1 Tình hình tài liệu lưu trữ tại các cơ quan cấp tỉnh

2.1.2 Tình hình kho tàng, trang thiết bị bảo quản

2.2 Thực trạng công tác bổ sung tài liệu tại các Trung tâm lưu trữ

tỉnh

Những quy định, hướng dẫn của Trung tâm lưu trữ tỉnh đối với công

tác bổ sung tài liệu

Tình hình bổ sung tài liệu tại các Trung tâm lưu trữ tỉnh hiện nay

Chương 3 Những giải pháp trong công tác bổ sung tài liệu

vào các Trung tâm lưu trữ tỉnh

3.1 Đối với các cơ quan quản lý vĩ mô về công tác lưu trữ

3.2 Đối với Uỷ ban nhân dân tỉnh và Trung tâm lưu trữ

3

BẢNG CHỮ VIẾT TẮT

HĐND : Hội đồng nhân dân PTTH : Phổ thông trung học TTLT : Trung tâm lưu trữ UBND : Uỷ ban nhân dân

UB KC-HC : Uỷ ban Kháng chiến - Hành chính UBHC : Uỷ ban Hành chính

4

PHẦN MỞ ĐẦU

1 Mục đích ý nghĩa của đề tài

Ngay sau khi nhân dân ta giành được chính quyền, Nhà nước Dân chủ cộng hoà non trẻ ra đời, Chủ tịch Hồ Chí Minh với sự quan tâm sâu sắc đối với công tác lưu trữ đã ra bản Thông đạt số 1C/VP ngày 03.01.1946 gửi các vị

Bộ trưởng Chính phủ, trong đó Hồ Chủ tịch khẳng định: Tài liệu lưu trữ “có giá trị đặc biệt về phương diện kiến thiết quốc gia”, và nêu rõ: cấm các cơ quan, công sở, viên chức tự tiện huỷ bỏ hồ sơ tài liệu lưu trữ, “những hồ sơ hoặc công văn không cần dùng sau này sẽ phải gửi về những Sở lưu trữ công văn thuộc Bộ Quốc gia Giáo dục để tàng trữ”[54/373]

Đại hội Đại biểu toàn quốc lần thứ VI của Đảng Cộng sản Việt Nam

(1986) đã xác định: “Tổ chức tốt công tác lưu trữ, bảo vệ an toàn và sử dụng

có hiệu quả tài liệu lưu trữ quốc gia”[50/80] là nhiệm vụ chính trị của Đảng

và Nhà nước ta nói chung và của ngành Lưu trữ nói riêng Nhiệm vụ này đòi hỏi ngành Lưu trữ phải cố gắng không ngừng trong quá trình đổi mới và hoàn thiện công tác của mình Đặc biệt, ở đây chúng tôi muốn nhấn mạnh tới công tác thu thập, bổ sung tài liệu, bởi vì công tác này được thực hiện tốt sẽ có ý nghĩa quan trọng không chỉ đối với riêng ngành Lưu trữ mà còn đối với nhiều ngành hoạt động khác của xã hội

Trước hết, nhờ thu thập, bổ sung thường xuyên những tài liệu có giá trị

mà thành phần Phông lưu trữ Nhà nước Việt Nam ngày càng phong phú và tối

ưu hoá Mặt khác, chính công tác thu thập, bổ sung mới tạo nên cơ sở vật chất cần thiết và vững chắc, bảo đảm cho sự tồn tại và hoạt động có hiệu quả của các kho, trung tâm lưu trữ

Công tác lưu trữ nước ta đang từng bước được củng cố và ngày càng phát triển Nhiều vấn đề về thực tiễn công tác lưu trữ nói chung và công tác

bổ sung tài liệu nói riêng đã và đang được giải quyết

5

Trong tình hình đất nước đổi mới, công cuộc công nghiệp hoá, hiện đại hoá đất nước bước đầu đạt được những thành quả quan trọng, các cấp, các ngành không ngừng đổi mới và hoàn thiện mình, nhằm bảo đảm thực hiện tốt chức năng và nhiệm vụ được giao Chính trong quá trình này, tài liệu được hình thành trong hoạt động quản lý và điều hành của các cơ quan, đơn vị không ngừng tăng lên về số lượng, đa dạng về loại hình, phong phú về nội dung Vấn

đề hiện nay là cần có sự quản lý tập trung, thống nhất hơn nữa khối tài liệu gia tăng nhanh chóng này, để có thể bảo quản an toàn và tổ chức sử dụng có hiệu quả, đáp ứng được những đòi hỏi ngày càng cao của sự phát triển đất nước

Điều 118, Hiến pháp 1992 nước Cộng hoà Xã hội chủ nghĩa Việt Nam

quy định: "Các đơn vị hành chính của nước Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam được phân định như sau:

Nước chia thành tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương;

Tỉnh chia thành huyện, thành phố trực thuộc tỉnh và thị xã; thành phố trực thuộc trung ương chia thành quận, huyện và thị xã ” [16/184]

Như vậy, theo Hiến pháp và luật Tổ chức HĐND và UBND (sửa đổi, 1994) Uỷ ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương (từ nay gọi chung là Uỷ ban nhân dân tỉnh) là cơ quan hành chính nhà nước cao nhất ở địa phương thực hiện chức năng quản lý Nhà nước trên mọi mặt hoạt động của đời sống kinh tế, chính trị, văn hoá, xã hội trong phạm vi địa bàn tỉnh Bên cạnh đó, có hệ thống các cơ quan chuyên môn để thực hiện chức năng quản lý nhà nước theo lãnh thổ, gọi chung là các sở, ban, ngành

Trong quá trình hoạt động thực hiện chức năng, nhiệm vụ của mình, các cơ quan nhà nước cấp tỉnh đã sản sinh ra một khối lượng lớn tài liệu Những tài liệu này phản ánh mọi mặt hoạt động của bộ máy Nhà nước cấp tỉnh trong từng giai đoạn lịch sử nhất định, phản ánh thành quả của các địa phương trong việc thực hiện những chủ trương, đường lối, chính sách của Đảng và Nhà nước Chính vì vậy, những tài liệu này có ý nghĩa rất lớn trong phát triển kinh tế, xã hội, an ninh quốc phòng của địa phương Và tài liệu lưu

6

trữ cấp tỉnh cũng chính là bộ phận hợp thành quan trọng của Phông lưu trữ Nhà nước, cần được tập trung quản lý tốt để hoàn thiện Phông lưu trữ Nhà nước, đồng thời để phục vụ cho hoạt động quản lý Nhà nước nói chung và hoạt động quản lý Nhà nước trên địa bàn tỉnh nói riêng

Thực hiện Chỉ thị 726-TTg ngày 04.9.1997 của Thủ tướng Chính phủ

về “tăng cường chỉ đạo công tác lưu trữ trong thời gian tới” (dưới đây gọi tắt

là Chỉ thị 726-TTg) và Thông tư 40-TT/TCCB ngày 24.01.1998 của Bộ

trưởng - Trưởng ban Tổ chức - Cán bộ Chính phủ về “hướng dẫn tổ chức lưu trữ ở các cơ quan nhà nước các cấp” (dưới đây gọi tắt là Thông tư 40), trong

những năm gần đây, công tác lưu trữ ở các cơ quan địa phương đã từng bước

có những chuyển biến tích cực, ở các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương (sau đây gọi chung là tỉnh) đã thành lập Trung tâm lưu trữ tỉnh trực thuộc Văn phòng Hội đồng nhân dân - Uỷ ban nhân dân tỉnh với chức năng giúp chánh văn phòng và Uỷ ban nhân dân thực hiện quản lý Nhà nước về công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ trong phạm vi tỉnh Những nhiệm vụ chủ yếu của Trung tâm lưu trữ tỉnh là tổ chức thực hiện các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp

vụ của Cục Lưu trữ Nhà nước; soạn thảo các văn bản về quản lý công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ trình Văn phòng và Uỷ ban nhân dân tỉnh ban hành và tổ chức hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện các văn bản đó Đồng thời, Trung tâm lưu trữ tỉnh thực hiện các nhiệm vụ về chuyên môn nghiệp vụ là tập trung quản lý thống nhất, bảo quản an toàn và sử dụng có hiệu quả khối tài liệu hình thành ở các cơ quan cấp tỉnh Đây chính là vấn đề cấp thiết hiện nay của các kho, trung tâm lưu trữ nói chung và của các Trung tâm lưu trữ tỉnh nói riêng

Mặc dù vậy, công tác lưu trữ ở các địa phương còn có nhiều điểm yếu Việc quản lý về công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ còn chưa được thực hiện đầy đủ, nghiêm túc và đồng bộ Đặc biệt là hoạt động giao nộp, bổ sung tài liệu vào các lưu trữ còn chưa được thực hiện tốt; tài liệu lưu trữ chưa được tập trung, còn nằm ở các cơ quan, thậm chí ngay trong mỗi một cơ quan, tài liệu lưu trữ vẫn còn nằm rải rác ở các đơn vị, tổ chức từ đây đã dẫn tới hậu quả

7

không thể tránh khỏi là tài liệu bị hư hỏng, mất mát, thất lạc quá nhiều, không thể phục vụ cho việc nghiên cứu khai thác đạt hiệu quả cao Đây chính là nguyên nhân làm ảnh hưởng không tốt tới quá trình nâng cao chất lượng và hiệu quả của công tác lưu trữ trước yêu cầu của phát triển đất nước, của nhiệm vụ cải cách nền hành chính quốc gia

Tình trạng này do nhiều nguyên nhân khác nhau, nhưng đặc biệt vẫn là vấn đề thực tiễn của công tác bổ sung tài liệu đối với các Trung tâm lưu trữ tỉnh - những “kho lưu trữ mở” - tiếp tục bổ sung tài liệu của các cơ quan vẫn chưa được giải quyết một cách triệt để Chính vì vậy, một trong những lĩnh vực của công tác lưu trữ là bổ sung tài liệu của các Trung tâm lưu trữ tỉnh ngày càng trở nên quan trọng và có ý nghĩa hơn bao giờ hết, cần được giải quyết thoả đáng trên cả hai phương diện lý luận và thực tiễn

Từ nhận thức này, chúng tôi chọn đề tài: “Bổ sung tài liệu vào các Trung tâm lưu trữ tỉnh - Thực trạng và giải pháp" làm luận văn thạc sĩ

chuyên ngành “Lưu trữ học và Tư liệu học” của mình Qua đề tài này chúng tôi

hy vọng các cấp lãnh đạo, quản lý hiểu và quan tâm hơn nữa đến công tác lưu trữ của cơ quan mình nói riêng và tới sự nghiệp lưu trữ của nước nhà nói chung

2 Mục tiêu của đề tài

Với đề tài này, chúng tôi mong muốn giải quyết được hai mục tiêu cơ bản sau:

Một là, đưa ra được một bức tranh khái quát về tài liệu lưu trữ, công tác

lưu trữ nói chung, bổ sung tài liệu vào các Trung tâm lưu trữ tỉnh nói riêng của các cơ quan trong bộ máy nhà nước cấp tỉnh

Hai là, trên cơ sở thực trạng về tài liệu lưu trữ và công tác lưu trữ nêu

trên đề xuất những giải pháp, biện pháp tối ưu để các Trung tâm lưu trữ tỉnh thực hiện một cách có hiệu quả nhất công tác bổ sung tài liệu của mình

3 Đối tượng nghiên cứu

về các tổ chức (tổ chức xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp, tổ chức kinh tế,

tổ chức tôn giáo ) nên trong đề tài này, chúng tôi chỉ đề cập đến các cơ quan nhà nước là: HĐND, UBND, các Sở, Ban, Ngành

Đối với các loại hình tài liệu, chúng tôi chỉ giới hạn trong tài liệu hành chính và tài liệu khoa học kỹ thuật, bởi chúng là những loại hình tài liệu chủ yếu, có khối lượng lớn và đầy đủ hơn những loại hình tài liệu khác như tài

liệu ghi âm, tài liệu ảnh, tài liệu phim điện ảnh

5 Phương pháp nghiên cứu

Phương pháp nghiên cứu áp dụng trong quá trình thực hiện đề tài trước hết phải kể đến là phương pháp luận của Chủ nghĩa Mac - Lenin: Chủ nghĩa duy vật biện chứng và Chủ nghĩa duy vật lịch sử; phương pháp luận của lưu trữ học, đó là các nguyên tắc: nguyên tắc chính trị, nguyên tắc lịch sử, nguyên tắc toàn diện và tổng hợp Đồng thời, trong quá trình nghiên cứu, một số phương pháp nghiên cứu khác như: phương pháp lịch sử và logic cũng được chúng tôi vận dụng khi nghiên cứu tình hình tổ chức và phát triển của công tác lưu trữ và các kho, trung tâm lưu trữ

Đặc biệt trong quá trình nghiên cứu, thực hiện đề tài, phương pháp điều tra, khảo sát được chúng tôi hết sức coi trọng Phương pháp này giúp nắm

Về lý luận chung: công tác bổ sung tài liệu đã được đề cập đến trong

các cuốn giáo trình về chuyên ngành lưu trữ, như: “Lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ” (Vương Đình Quyền - Chủ biên)

Tiếp đó là những đề tài nghiên cứu khoa học cấp ngành đã tập trung vào nghiên cứu, giải quyết từng khía cạnh, vấn đề cụ thể thuộc lĩnh vực bổ

sung tài liệu Các đề tài cấp ngành đó là: “Lý luận và thực tiễn về tổ chức mạng lưới các kho lưu trữ ở Việt Nam” - Vương Đình Quyền (Chủ nhiệm);

“Cơ sở khoa học của việc xác định giá trị tài liệu quản lý Nhà nước thời kỳ DCND và XHCN để lựa chọn bổ sung vào Trung tâm lưu trữ Quốc gia” - Dương Văn Khảm (Chủ nhiệm); “Những cơ sở khoa học xác định nguồn bổ sung và thành phần tài liệu ảnh để Nhà nước quản lý” - Lã Thị Hồng (Chủ nhiệm); “Xác định thành phần tài liệu thiết kế xây dựng cần nộp để bảo quản tại các Trung tâm lưu trữ Quốc gia Việt Nam” - Nguyễn Cảnh Đương (Chủ nhiệm); “Nghiên cứu xác định nguồn nộp lưu tài liệu (chủ yếu là cơ quan quản lý nhà nước) vào kho lưu trữ Nhà nước cấp tỉnh” - Nguyễn Quang Lệ

(Chủ nhiệm)

Một số khoá luận tốt nghiệp chuyên ngành lưu trữ (thuộc Khoa Lịch sử trước đây và Khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng hiện nay) cũng đã bước đầu đi vào tìm hiểu, giải quyết một số vấn đề cụ thể của công tác bổ sung tài

liệu Như các khoá luận: “Bước đầu tìm hiểu các tiêu chuẩn cơ quan là nguồn

bổ sung tài liệu quản lý Nhà nước vào Trung tâm Lưu trữ Quốc gia I” - Hoàng Thị Thu Hương; “Kho lưu trữ Trung ương Hà Nội với công tác thu thập tài liệu văn kiện 1962 - 1982” - Nguyễn Minh Hằng; “Vấn đề bổ sung tài

10

liệu vào Trung tâm lưu trữ tỉnh Hà Tây - Thực trạng và giải pháp” - Trịnh Ngọc Hùng; “Nguồn tài liệu cần giao nộp vào Trung tâm lưu trữ thuộc Văn phòng Uỷ ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương” - Đào Đức

Thuận Nhưng những khoá luận tốt nghiệp này mới chỉ giải quyết những vấn

đề đặt ra dưới mức độ là tìm hiểu và đặt trong một phạm vi nghiên cứu rất nhỏ hẹp

Ngoài ra, về lĩnh vực bổ sung tài liệu còn có nhiều bài viết, bài nghiên cứu khác trên các sách báo, tạp chí chuyên ngành

Những vấn đề, khía cạnh mà các đề tài nghiên cứu khoa học, khoá luận tốt nghiệp, các bài viết, bài nghiên cứu đề cập tương đối là nhiều và khá cụ thể, nhưng nhìn chung mới chỉ dừng lại ở một số vấn đề mang tính lý luận chung hay giải quyết vấn đề cụ thể như xác định về nguồn bổ sung tài liệu, chứ chưa có một đề tài, bài viết nào đi sâu nghiên cứu về tài liệu hình thành trong cơ quan nhà nước, khắc họa được một bức tranh khái quát về công tác

lưu trữ và tài liệu lưu trữ ở cấp tỉnh (ở đây chúng tôi muốn nhấn mạnh hơn nữa đến công tác bổ sung tài liệu) để từ đó đề ra những giải pháp hữu hiệu

cho công tác này

7 Nguồn tƣ liệu, tài liệu tham khảo

Để thực hiện đề tài này, tôi đã thu thập, sử dụng những nguồn tư liệu, tài liệu tham khảo sau:

- Tài liệu mang tính chất phương pháp luận, gồm: sách kinh điển, sách

lý luận như: Chủ nghĩa duy vật biện chứng và chủ nghĩa duy vật lịch sử,

- Giáo trình, tài liệu lý luận về khoa học nghiệp vụ lưu trữ như: Lý luận

và thực tiễn công tác lưu trữ,

- Tài liệu về lịch sử, tổ chức bộ máy và hoạt động của các cơ quan nhà nước cấp tỉnh như: Hiến pháp, Luật Tổ chức HĐND và UBND, lịch sử địa phương, lịch sử ngành

- Tài liệu chỉ đạo, quy định về công tác lưu trữ của địa phương; tài liệu phản ánh về tình hình công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ của các tỉnh

8 Đóng góp của luận văn

11

Một là, bằng khảo sát thực tiễn và nghiên cứu tổng hợp nhiều nguồn tư

liệu, luận văn đã khắc họa được tình hình công tác lưu trữ nói chung, bổ sung tài liệu vào Trung tâm lưu trữ nói riêng của các tỉnh

Hai là, đề ra được các giải pháp nhằm tập trung quản lý thống nhất tài

liệu hình thành trong hoạt động của các cơ quan Nhà nước cấp tỉnh thuộc nguồn bổ sung vào Trung tâm lưu trữ tỉnh

9 Bố cục của luận văn

Đề tài ngoài Phần mở đầu và Kết luận, nội dung chính được chia làm 3 chương:

Chương 1 Tài liệu hình thành trong hoạt động của các cơ quan Nhà nước cấp tỉnh - Nguồn bổ sung chủ yếu cho Trung tâm lưu trữ tỉnh

Đây là chương dẫn luận, trong đó sẽ đề cập tới khái niệm về bổ sung tài liệu; những quy định của Nhà nước về bổ sung tài liệu; khái quát về bộ máy Nhà nước cấp tỉnh và Trung tâm lưu trữ tỉnh; sự hình thành tài liệu trong hoạt động của bộ máy Nhà nước cấp tỉnh

Chương 2 Thực trạng công tác bổ sung tài liệu vào các Trung tâm lưu trữ tỉnh

Đây là chương quan trọng nhất của đề tài Trong chương này chúng tôi

sẽ đưa ra bức tranh khái quát về công tác lưu trữ của tỉnh (thực trạng về tổ chức khoa học, bảo quản tài liệu lưu trữ, đội ngũ cán bộ làm công tác lưu trữ của các cơ quan cấp tỉnh; thực trạng công tác bổ sung tài liệu tại các Trung tâm lưu trữ tỉnh )

Chương 3 Những giải pháp trong công tác bổ sung tài liệu vào các Trung tâm lưu trữ tỉnh

Đây là chương đề xuất những giải pháp đối với các cơ quan quản lý vĩ

mô về công tác lưu trữ, Uỷ ban nhân dân tỉnh, Trung tâm lưu trữ tỉnh và các

cơ quan là nguồn nộp lưu trong công tác bổ sung tài liệu vào các Trung tâm lưu trữ tỉnh

12

Ngoài ra, trong luận văn của chúng tôi còn có phần Phụ lục gồm một số văn bản quy định, hướng dẫn của Nhà nước về công tác bổ sung tài liệu và bảng thống kê tổng hợp về tài liệu lưu trữ và công tác lưu trữ của các Trung tâm lưu trữ tỉnh

Trong quá trình thực hiện luận văn này, chúng tôi đã gặp rất nhiều khó khăn trong việc khảo sát, khai thác tư liệu, tài liệu Bởi vì, phạm vi nghiên cứu rộng đã không cho phép chúng tôi có điều kiện thời gian và vật chất để khảo sát trực tiếp được ở tất các địa phương; nhiều văn bản đang còn trong giai đoạn hiện hành không được phép khai thác Bên cạnh những khó khăn khách quan, về mặt chủ quan, trình độ của bản thân còn nhiều hạn chế Nên mặc dù đã rất cố gắng song luận văn này chắc chắn không tránh khỏi những hạn chế, thiếu sót nhất định Chúng tôi mong nhận được những ý kiến đóng góp của các nhà nghiên cứu, các bạn đồng nghiệp và những người quan tâm

để luận văn đạt chất lượng tốt hơn

Để hoàn thành bản luận văn này, chúng tôi đã nhận được sự giúp đỡ nhiệt tình của các cán bộ, cơ quan nơi chúng tôi đến khai thác tư liệu, tài liệu, khảo sát tình hình như: Cục Lưu trữ Nhà nước, Trung tâm lưu trữ các tỉnh: Hà Nội, Hà Tây, Nghệ An, Thái Nguyên, Tuyên Quang… Đặc biệt, tôi đã nhận được sự giúp đỡ, hướng dẫn tận tình của Thầy giáo hướng dẫn - Phó Giáo sư, Nhà giáo Ưu tú Vương Đình Quyền trong suốt quá trình thực hiện luận văn này Nhân dịp này, tôi xin bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc nhất tới Thầy giáo hướng dẫn và những người đã giúp đỡ, động viên tôi hoàn thành luận văn này

Hà Nội, tháng 10 năm 2002

Tác giả

13

CƠ QUAN NHÀ NƯỚC CẤP TỈNH - NGUỒN BỔ SUNG CHỦ YẾU CHO

TRUNG TÂM LƯU TRỮ TỈNH

1.1 Khái niệm và ý nghĩa của công tác bổ sung tài liệu

1.1.1.Khái niệm

Trong quá trình hoạt động, các cơ quan Nhà nước, các tổ chức xã hội, các cá nhân đã sản sinh ra một khối lượng tài liệu khá lớn, trong đó có rất nhiều tài liệu có giá trị, ý nghĩa về nhiều mặt cần được bổ sung vào các phòng, kho lưu trữ, trung tâm lưu trữ để phục vụ cho việc nghiên cứu, sử dụng trước mắt và lâu dài và làm cho thành phần Phông lưu trữ Quốc gia Việt Nam ngày càng hoàn thiện

Khái niệm "Bổ sung tài liệu" được định nghĩa trong Giáo trình Lý luận

và thực tiễn công tác lưu trữ như sau:

"Bổ sung tài liệu là hệ thống các biện pháp có liên quan tới việc xác định nguồn tài liệu thuộc thành phần Phông Lưu trữ Quốc gia Việt Nam, lựa chọn, chuẩn bị và chuyển giao vào các phòng, kho lưu trữ, trung tâm lưu trữ theo quyền hạn và phạm vi đã được Nhà nước quy định" [07/130]

Như vậy, công tác bổ sung tài liệu ở đây chính là căn cứ vào những quy định của Nhà nước để tiến hành thu nộp tài liệu vào các lưu trữ khác nhau Bổ sung tài liệu là công tác liên quan đến quá trình hoàn thiện không ngừng thành phần Phông lưu trữ Quốc gia Việt Nam và được thực hiện dựa vào sự

bố trí mạng lưới các phòng, kho lưu trữ, trung tâm lưu trữ trong cả nước

Bổ sung tài liệu còn bao gồm cả công tác nghiên cứu các biện pháp để

tổ chức giao nộp một cách chủ động, hợp lý và khoa học các tài liệu cho các phòng, kho lưu trữ, trung tâm lưu trữ Nội dung của công tác bổ sung tài liệu

ở đây bao hàm ý nghĩa là xác định và thu nhận tài liệu từ các nguồn khác nhau và bổ sung vào lưu trữ, tức là bổ sung các thành phần tài liệu có giá trị

từ các cơ quan là nguồn nộp lưu vào các phòng, kho lưu trữ, trung tâm lưu trữ

Bổ sung tài liệu là một trong những khâu quan trọng của công tác lưu trữ, bao gồm những nội dung chủ yếu sau đây:

Ba là, quy định các thủ tục nộp lưu và tổ chức việc chuyển giao tài liệu

theo đúng các yêu cầu và nghiệp vụ lưu trữ

Bốn là, phân bổ hợp lý tài liệu trong phạm vi từng kho, trung tâm lưu

trữ cũng như trong toàn bộ mạng lưới kho lưu trữ toàn quốc

Để thực hiện một cách tốt nhất những nội dung này, ngoài việc nghiên cứu lý luận thì việc xây dựng lý luận và những biện pháp nghiệp vụ cần thiết đồng thời chỉ đạo việc áp dụng những biện pháp đó vào thực tế cũng rất quan trọng

Nhiệm vụ nghiên cứu lý luận nhằm mục đích xác định được những nguyên tắc cơ bản của quá trình bổ sung và phân bổ tài liệu theo mạng lưới các kho lưu trữ, chỉ rõ mối quan hệ giữa công tác bổ sung với các công tác khác và khả năng áp dụng các phương pháp mới vào lĩnh vực này

Trong giai đoạn hiện nay, khi giải quyết nhiệm vụ bổ sung tài liệu, các phòng, kho lưu trữ, trung tâm lưu trữ không thể không chú ý đến những thành tựu mới của một số ngành khoa học có liên quan đến sự phát triển của cuộc cách mạng khoa học kỹ thuật mà đặc điểm của nó được phản ánh rất rõ vào quá trình hình thành các loại tài liệu mới như tài liệu điện tử Chúng ta cần phải tính đến các loại tài liệu được chế tác theo phương pháp hiện đại, đến khả năng truyền đạt thông tin, đến việc tổ chức hệ thống công cụ tra cứu, công tác tổ chức bảo quản để bổ sung tài liệu vào các kho lưu trữ một cách hợp lý, đảm bảo tính khoa học và kinh tế Đây cũng chính là một yêu cầu mang tính thực tiễn Nó liên quan đến nhiều khâu nghiệp vụ trong công tác lưu trữ nói chung, đặc biệt là khâu xác định giá trị tài liệu

Có thể nói rằng, công tác bổ sung tài liệu của các phòng, kho lưu trữ, trung tâm lưu trữ có liên quan đến hầu hết các nghiệp vụ khác của công tác lưu trữ, đặc biệt là việc xác định giá trị tài liệu và phân loại tài liệu Tuy không phải mọi nghiệp vụ lưu trữ đều chịu ảnh hưởng của công tác bổ sung

15

tài liệu một cách giống nhau, nhưng nhìn chung nếu việc bổ sung tài liệu không được thực hiện tốt thì các nghiệp vụ có liên quan trực tiếp không thể có kết quả cao và hiệu quả của công tác lưu trữ nói chung sẽ bị hạn chế

Xung quanh việc bổ sung tài liệu, chúng ta cũng cần tìm hiểu và làm rõ thêm một số khái niệm có liên quan đó là: nguồn bổ sung tài liệu và nguồn tài liệu bổ sung, khu vực thẩm quyền lưu trữ

Từ điển Lưu trữ Việt Nam đã định nghĩa khái niệm "Nguồn bổ sung tài liệu” như sau: "Nguồn bổ sung tài liệu là những cơ quan, đơn vị, cá nhân thuộc diện giao nộp tài liệu vào một lưu trữ nào đó do Nhà nước quy định"

[45/18]

Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia, do Uỷ ban Thường vụ Quốc hội thông qua ngày 04.04.2001 quy định: Phông lưu trữ Nhà nước Việt Nam là toàn bộ tài liệu được hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan Nhà nước, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp, tổ chức kinh tế, đơn vị vũ trang nhân nhân, các nhân vật lịch sử, tiêu biểu và tài liệu có giá trị về các lĩnh vực chính trị, kinh tế, quốc phòng, an ninh, ngoại giao, văn hoá, giáo dục, khoa học và công nghệ (Điều 1, Khoản 3, Điều 2) [35/01,02]

Như vậy, nguồn bổ sung tài liệu chính là từ các cơ quan, đơn vị, cá nhân nêu trên có những tài liệu thuộc thành phần Phông lưu trữ Nhà nước Việt Nam - nguồn bổ sung tài liệu vào phông lưu trữ Nhà nước (khác với nguồn bổ sung tài liệu vào lưu trữ cơ quan)

Cần phân biệt giữa hai khái niệm "Nguồn bổ sung tài liệu" và khái niệm "Nguồn tài liệu bổ sung" Nguồn tài liệu bổ sung có nghĩa là những tài

liệu đó sẽ thu từ đâu và thành phần tài liệu cần được thu

Đối với các lưu trữ, nhất là các lưu trữ bảo quản cố định tài liệu, muốn công tác bổ sung được thuận lợi và thu được về đây đủ những tài liệu có giá trị thì trước hết phải xác định được nguồn bổ sung tài liệu một cách đầy đủ và chính xác, nghĩa là phải xác định được những cơ quan, đơn vị hoặc cá nhân nào thuộc diện giao nộp tài liệu vào phòng, kho hoặc trung tâm lưu trữ của mình Mặt khác, để xác định được nguồn bổ sung, trước hết cần phải xác định

rõ "phạm vi thu thập tài liệu" hay "khu vực thẩm quyền"

16

"Khu vực thẩm quyền" lưu trữ là một khái niệm chỉ phạm vi tổ chức lưu

trữ trong mạng lưới lưu trữ được phân cấp, phân quyền bổ sung và bảo quản tài liệu lưu trữ Khu vực thẩm quyền đồng thời chỉ nguyên tắc tổ chức lưu trữ

có tính chất pháp lý Ví dụ ở tỉnh: tài liệu của các cơ quan trực thuộc Trung ương như các Chi cục (Kiểm lâm, thuế ) có thuộc thẩm quyền bổ sung tài liệu của Trung tâm lưu trữ tỉnh? Việc quy định rõ khu vực thẩm quyền sẽ tránh được tình trạng phức tạp thường xảy ra giữa các cơ quan lưu trữ (Đảng

và Nhà nước, trung ương và địa phương) trong quá trình bổ sung tài liệu của mình như: tài liệu của một cơ quan lại có nhiều cơ quan lưu trữ đến thu hoặc

có cơ quan tài liệu lại bị bỏ sót không có có quan lưu trữ nào đến thu nhận

Khu vực thẩm quyền của một kho, trung tâm lưu trữ là toàn bộ các cơ quan, đơn vị, tổ chức ở một khu vực địa lý nhất định có tài liệu lưu trữ cần nộp vào kho hoặc trung tâm lưu trữ đó theo quy định của Nhà nước

Việc xác định khu vực thẩm quyền của các lưu trữ ở đây hoàn toàn không phải là áp đặt theo cơ chế quản lý hành chính mà phải xét theo góc độ chức năng, nhiệm vụ của các kho, trung tâm lưu trữ và ý nghĩa của tài liệu

Từ những lý luận trên và qua các văn bản quy định của Nhà nước, thì khu vực thẩm quyền của các Trung tâm lưu trữ tỉnh là các cơ quan Nhà nước,

tổ chức xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp, tổ chức kinh tế, đơn vị vũ trang nhân nhân, các nhân vật lịch sử, tiêu biểu ở cấp tỉnh, như: Hội đồng nhân dân, Uỷ ban nhân dân, các sở, ban, ngành

Như vậy, vấn đề bổ sung hợp lý tài liệu vào các lưu trữ Nhà nước, mà trước hết là việc xác định phạm vi các cơ quan, đơn vị phải nộp trực tiếp tài liệu cho lưu trữ Nhà nước có một ý nghĩa lý luận và thực tiễn hết sức sâu sắc, trên cơ sở khu vực thẩm quyền để xác định nguồn bổ sung tài liệu

1.1.2 Ý nghĩa của công tác bổ sung tài liệu

Có thể khẳng định rằng, công tác bổ sung tài liệu chính là một trong những khâu quan trọng của công tác lưu trữ Khi công tác bổ sung tài liệu vào các phòng, kho lưu trữ, trung tâm lưu trữ được thực hiện một cách triệt để, có hiệu quả cao thì không những nó chỉ có ý nghĩa đối với bản thân sự phát triển của công tác lưu trữ mà nó còn mang đến nhiều ý nghĩa quan trọng khác Xét

17

trong phạm vi một phông lưu trữ hay trên bình diện rộng lớn hơn là nếu thành phần Phông lưu trữ Quốc gia không ngừng được bổ sung những tài liệu có giá trị thì khả năng sử dụng tài liệu lưu trữ sẽ được mở rộng: chúng sẽ có ý nghĩa không chỉ cho hoạt động quản lý trước mắt mà còn tạo nên một cơ sở sử liệu tốt để nghiên cứu lịch sử trong tương lai

Đối với bản thân sự phát triển của công tác lưu trữ, có thể nói rằng, bổ sung tài liệu nhằm bảo quản tập trung thống nhất khối tài liệu hình thành từ các cơ quan, đơn vị và hoàn chỉnh dần các phông lưu trữ

Như trên đã trình bày, công tác bổ sung tài liệu có liên quan mật thiết đến nhiều khâu nghiệp vụ khác của công tác lưu trữ: có thể kết hợp công tác bổ sung tài liệu với công tác phân loại tài liệu, thống kê tài liệu và đặc biệt là với công tác xác định giá trị tài liệu Vì bổ sung tài liệu trước hết cần phải lựa chọn tài liệu, nếu bổ sung tài liệu mà không lựa chọn thì tài liệu được đưa vào bảo quản tập trung tại các kho, trung tâm lưu trữ sẽ là một mớ hỗn độn, lẫn lộn giữa tài liệu có giá trị và tài liệu không có giá trị Dựa vào kết quả chính xác của công tác thống kê tài liệu các phòng, kho, trung tâm lưu trữ có thể xác định được phương hướng để bổ sung những tài liệu còn thiếu hoặc bị hư hỏng

Khi tiến hành bổ sung tài liệu chúng ta phải tính đến khả năng sử dụng chúng vào thực tế, ngoài ra cần phải tính đến những tác động của khoa học kỹ thuật vào việc truyền đạt thông tin, cũng như vấn đề tổ chức bảo quản tài liệu Hay nói cách khác, khi tiến hành bổ sung tài liệu cần chú ý đến các vật liệu và

kỹ thuật làm ra tài liệu, từ đó áp dụng các biện pháp bảo quản, sử dụng thích hợp

Một khía cạnh quan trọng khác là, bổ sung tài liệu phải được tiến hành trên cơ sở các quy định của Nhà nước và sự hướng dẫn của các cơ quan quản

lý lưu trữ, theo các nguyên tắc và biện pháp cần thiết Nó đảm bảo tập trung thống nhất quản lý tài liệu tại các kho, trung tâm lưu trữ và phục vụ tốt nhất cho nhu cầu của đời sống xã hội Nhờ được bổ sung tài liệu từ nhiều nguồn khác nhau mà thành phần tài liệu của các phòng, kho lưu trữ, trung tâm lưu trữ luôn được mở rộng, hoàn thiện và từ đó mở rộng không ngừng khả năng hoạt động của các kho, trung tâm lưu trữ trên thực tế

18

Như vậy, để giải quyết tốt được nhiệm vụ bổ sung tài liệu vào các lưu trữ thì cần phải có một cơ sở pháp lý hoàn chỉnh, các khâu nghiệp vụ khác có liên quan phải được giải quyết một cách đồng bộ cộng với sự chuẩn bị một cách vững chắc cơ sở vật chất và nhân lực cho công tác đó Khi công tác bổ sung tài liệu được giải quyết tốt sẽ có những tác động tích cực ngược trở lại tới các khâu nghiệp vụ lưu trữ có liên quan nói riêng và thúc đẩy sự phát triển của công tác lưu trữ nói chung

1.2 Khái quát về tổ chức bộ máy Nhà nước cấp tỉnh

1.2.1 Vài nét về cơ quan Nhà nước

Nhà nước là một tổ chức quyền lực văn minh nhất của xã hội loài người Hoạt động của nhà nước được thể hiện bằng các hoạt động của các bộ phận cấu thành Các bộ phận cấu thành ấy được gọi là các cơ quan nhà nước

"Cơ quan nhà nước là một bộ phận cấu thành nhà nước bao gồm nhiều người, hoặc một người thay mặt nhà nước đảm nhiệm một phần hay một công việc (nhiệm vụ), hoặc tham gia các chức năng của nhà nước" [11/224]

Trong tổ chức và hoạt động với tư cách là các bộ phận cấu thành nhà nước, các cơ quan nhà nước có mối quan hệ gắn bó, liên quan chặt chẽ với nhau

Về mặt tổ chức, việc thành lập ra một cơ quan nhà nước nào đó là kết quả hoạt động của một cơ quan nhà nước khác có liên quan và kết quả hoạt động của một cơ quan nào đó thường cũng là cơ sở để phát sinh một hoạt động tiếp theo của một cơ quan nhà nước khác Chính những mối quan hệ này tạo nên sự trực thuộc trên dưới giữa các cơ quan nhà nước với nhau

Mỗi cơ quan nhà nước đảm nhiệm thực hiện một nhiệm vụ, một chức năng nào đó của nhà nước, được nhà nước quy định một lĩnh vực hoạt động riêng biệt với những quyền hạn và trách nhiệm nhất định, không một cơ quan nhà nước nào được phép vượt ra ngoài phạm vi được nhà nước cho phép

Để cho hoạt động của nhà nước được thống nhất và đạt hiệu quả cao, các mối quan hệ của các cơ quan nhà nước phải ăn khớp, nhịp nhàng với nhau "Các bộ phận cấu thành của nhà nước (các cơ quan nhà nước) nằm trong mối quan hệ mật thiết với nhau hợp thành bộ máy nhà nước" [11/225]

19

So với các tổ chức xã hội khác, hoạt động của nhà nước là một hoạt động phức tạp Nó phải bao hàm hết mọi hoạt động của con người và của cả

xã hội kể cả trong lĩnh vực tự nhiên Để hoàn thành được chức năng, nhiệm

vụ của mình, nhà nước phải tổ chức ra nhiều cơ quan Người ta phân loại những cơ quan nhà nước khác nhau theo các cách khác nhau phụ thuộc từng tiêu chuẩn đặt ra (theo nhiệm vụ, chức năng phải đảm nhiệm và theo cơ cấu hành chính - lãnh thổ từ trung ương đến địa phương)

Căn cứ vào phạm vi hành chính - lãnh thổ hoạt động các cơ quan nhà nước được chia thành hai loại:

Loại thứ nhất gồm các cơ quan nhà nước mà phạm vi hoạt động của

chúng bao trùm lên toàn lãnh thổ Việt Nam Hoạt động của các cơ quan này làm cơ sở cho hoạt động của các cơ quan nhà nước khác Các cơ quan này được gọi là các cơ quan nhà nước trung ương Các cơ quan nhà nước trung ương gồm có: Quốc hội, Uỷ ban Thường vụ Quốc hội, Chính phủ; các bộ, các

cơ quan ngang bộ

Loại thứ hai gồm các cơ quan nhà nước mà phạm vi hoạt động của

chúng giới hạn trong phạm vi lãnh thổ địa phương được gọi là các cơ quan nhà nước ở địa phương Đó là các Hội đồng nhân dân, Uỷ ban nhân dân, các

sở, ban, ngành trực thuộc Uỷ ban nhân dân, các toà án nhân dân địa phương

Ngoài những cơ quan trực thuộc địa phương, trên lãnh thổ địa phương còn có nhiều cơ quan nhà nước không trực thuộc sự lãnh đạo của Uỷ ban nhân dân địa phương, nhưng phạm vi hoạt động của chúng chỉ được giới hạn trong phạm vi lãnh thổ địa phương (Viện Kiểm sát nhân dân tỉnh, huyện; các Chi cục, phân ban của các bộ, ban ngành trung ương đó ở các địa phương như Chi cục thuế, kho bạc ) Những cơ quan này cũng thuộc loại thứ hai, là những cơ quan nhà nước ở địa phương

1.2.2 Hệ thống các cơ quan nhà nước cấp tỉnh

Việc nghiên cứu, tìm hiểu về tổ chức bộ máy nhà nước và các cơ quan nhà nước nói chung và hệ thống các cơ quan nhà nước cấp tỉnh nói riêng cho chúng ta cái nhìn bao quát về tổ chức bộ máy hành chính nhà nước, qua đó thấy rõ được vị trí, vai trò và chức năng, nhiệm vụ, tổ chức của từng loại cơ

20

quan trong bộ máy nhà nước cấp tỉnh, đồng thời xác định được chính xác nguồn và thành phần tài liệu nộp lưu vào các Trung tâm lưu trữ tỉnh

Theo Hiến pháp và Luật Tổ chức HĐND và UBND (sửa đổi, 1994) đơn

vị hành chính tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương là đơn vị hành chính lớn nhất, có hệ thống các cơ quan quyền lực nhà nước, cơ quan quản lý để thực hiện chức năng quản lý nhà nước theo lãnh thổ, đó là một tổ chức hoàn thiện

Cũng theo Hiến pháp, hệ thống các cơ quan quản lý nhà nước được Quốc hội và Hội đồng nhân dân cùng cấp lập ra để chuyên thực hiện một loại hoạt động đặc biệt của nhà nước là hoạt động chấp hành và điều hành trong mọi lĩnh vực: hành chính - chính trị, kinh tế, văn hoá - xã hội Ở cấp tỉnh, hệ thống cơ quan nhà nước gồm có các cơ quan sau đây:

1.2.2.1 Hội đồng nhân dân tỉnh - Cơ quan quyền lực Nhà nước ở địa phương

Để tổ chức và hoạt động của toàn bộ nhà nước xã hội chủ nghĩa đảm bảo được nguyên tắc quyền lực thuộc về nhân dân, các cơ quan đại biểu của nhân dân do nhân dân trực tiếp bầu ra không những chỉ được tổ chức ở cấp trung ương, mà còn được tổ chức ở cấp địa phương

Theo pháp luật hiện hành thì tổ chức hành chính nhà nước cấp tỉnh là đơn vị hành chính lớn nhất ở địa phương và là một tổ chức tương đối hoàn chỉnh gồm có Hội đồng nhân dân (sau đây viết tắt là HĐND) và Uỷ ban nhân dân (sau đây viết tắt là UBND) cùng với các bộ phận cấu thành khác như Thường trực Hội đồng nhân dân, các ban của Hội đồng nhân dân và các cơ quan chuyên môn của Uỷ ban nhân dân

Điều 119, Hiến pháp 1992 quy định: “Hội đồng nhân dân là cơ quan quyền lực nhà nước ở địa phương, đại diện cho ý chí, nguyện vọng và quyền làm chủ của nhân dân, do nhân dân địa phương bầu ra, chịu trách nhiệm trước nhân dân địa phương và cơ quan nhà nước cấp trên” [16/185]

HĐND cấp tỉnh, với tư cách là cơ quan quyền lực nhà nước cao nhất ở địa phương, được tổ chức và hoạt động theo nguyên tắc tập trung dân chủ Căn cứ và chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của mình và xuất phát từ lợi ích chung của đất nước, của nhân dân địa phương, HĐND:

21

"1 Quyết định những chủ trương và biện pháp quan trọng để phát huy tiềm năng của địa phương, xây dựng và phát triển địa phương về kinh tế - xã hội, củng cố quốc phòng, an ninh, không ngừng cải thiện đời sống vật chất và tinh thần của nhân dân địa phương, làm tròn nghĩa vụ của địa phương đối với

cả nước Khi quyết định những vấn đề thuộc nhiệm vụ, quyền hạn của mình, HĐND ra nghị quyết

2 Giám sát hoạt động của Thường trực HĐND, UBND, Toà án nhân dân, Viện Kiểm sát nhân dân ; giám sát việc tuân theo pháp luật của cơ quan nhà nước, tổ chức kinh tế, tổ chức xã hội, đơn vị vũ trang nhân dân và của công dân ở địa phương" [47/19]

Về nhiệm vụ, quyền hạn: của HĐND tỉnh được quy định rất cụ thể

trong các văn bản luật và được chia ra các lĩnh vực sau:

- Trong lĩnh vực kinh tế, HĐND quyết định những kế hoạch, chủ trương, biện pháp về phát triển kinh tế - xã hội; dự toán và phê chuẩn quyết toán ngân sách của địa phương; phân bổ lao động và dân cư; quản lý sử dụng tài nguyên thiên nhiên; thực hiện chính sách tiết kiệm, chống tham nhũng, buôn lậu

- Trong lĩnh vực văn hoá, xã hội và đời sống, HĐND quyết định những chủ trương, biện pháp về giáo dục, y tế, văn hoá, văn nghệ, thể dục, thể thao ; giải quyết việc làm, cải thiện đời sống; thực hiện chính sách ưu đãi

- Trong lĩnh vực khoa học - công nghệ và môi trường, HĐND quyết định những chủ trương, biện pháp về khuyến khích việc nghiên cứu, phát huy sáng kiến cải tiến kỹ thuật, ứng dụng các tiến bộ khoa học và công nghệ phục

vụ sản xuất và đời sống; bảo vệ và cải thiện môi trường; thực hiện các quy định của pháp luật về tiêu chuẩn đo lường và chất lượng sản phẩm

- Trong lĩnh vực quốc phòng, an ninh, trật tự, an toàn xã hội, HĐND quyết định những biện pháp về thực hiện nhiệm vụ xây dựng lực lượng vũ trang và quốc phòng toàn dân, chế độ nghĩa vụ quân sự, nhiệm vụ hậu cần tại chỗ, nhiệm vụ động viên, chính sách hậu phương quân đội ; thực hiện nhiệm

vụ giữ gìn an ninh, trật tự, an toàn xã hội, đấu tranh phòng ngừa và chống tội phạm và các hành vi vi phạm pháp luật khác

22

- Trong việc thực hiện chính sách dân tộc và chính sách tôn giáo, HĐND quyết định những biện pháp về bảo đảm thực hiện chính sách dân tộc, cải thiện đời sống vật chất và tinh thần, nâng cao dân trí của đồng bào các dân tộc, giữ gìn, tăng cường khối đoàn kết và tương trợ, quyền bình đẳng giữa các dân tộc; bảo đảm thực hiện chính sách tôn giáo, quyền bình đẳng giữa các tôn giáo, quyền tự do tín ngưỡng, tôn giáo

- Trong lĩnh vực thi hành pháp luật, HĐND quyết định những biện pháp về bảo đảm việc thi hành Hiến pháp, luật và các văn bản của cơ quan Nhà nước cấp trên của các cơ quan và công dân ở địa phương; bảo hộ tính mạng, tài sản, tự do, danh dự, nhân phẩm, các quyền và lợi ích hợp pháp khác của công dân; bảo vệ tài sản, lợi ích của Nhà nước; bảo hộ tài sản của các tổ chức kinh tế, xã hội; bảo đảm việc giải quyết khiếu nại, tố cáo và kiến nghị của công dân

- Trong lĩnh vực xây dựng chính quyền địa phương và quản lý địa giới hành chính, HĐND: bầu và miễn nhiệm, bãi nhiệm Chủ tịch, phó chủ tịch HĐND, Chủ tịch, phó chủ tịch và các thành viên khác của UBND, Trưởng ban và các thành viên khác của các ban của của HĐND; Hội thẩm nhân dân của Toà án nhân dân cùng cấp; bãi bỏ những quyết định sai trái của UBND cùng cấp, những nghị quyết sai trái của HĐND cấp dưới trực tiếp; quyết định giải tán HĐND cấp dưới trực tiếp trong trường hợp HĐND đó làm thiệt hại nghiêm trọng đến lợi ích của nhân dân (và phải được sự phê chuẩn của Uỷ ban Thường vụ Quốc hội); thông qua đề án phân vạch, điều chỉnh địa giới các đơn vị hành chính ở địa phương để đề nghị cấp trên xét

và Văn phòng HĐND (xem phần Văn phòng HĐND và UBND)

23

Các Ban của HĐND có những nhiệm vụ và quyền hạn sau:

1 Tham gia chuẩn bị các kỳ họp của HĐND;

2 Thẩm tra các báo cáo, đề án do HĐND hoặc Thường trực HĐND phân công;

3 Giúp HĐND giám sát hoạt động của UBND và các cơ quan chuyên môn thuộc UBND, hoạt động của Toà án nhân dân, Viện kiểm sát nhân dân cùng cấp;

4 Giúp HĐND giám sát cơ quan nhà nước, tổ chức kinh tế, tổ chức xã hội, đơn vị vũ trang và công dân trong việc thi hành Hiến pháp, luật và các văn bản của cơ quan nhà nước cấp trên và các nghị quyết của HĐND cùng cấp

Trong khi thi hành nhiệm vụ, các Ban này có quyền yêu cầu UBND, các cơ quan chuyên môn trực thuộc UBND, Toà án nhân dân, Viện kiểm sát nhân dân cùng cấp, cơ quan nhà nước, tổ chức kinh tế, tổ chức xã hội ở địa phương cung cấp thông tin, tài liệu cần thiết liên quan đến hoạt động của mình

1.2.2.2 Uỷ ban nhân dân tỉnh - Cơ quan chấp hành của Hội đồng nhân dân tỉnh

Theo quy định tại Điều 123 của Hiến pháp 1992 thì:

“Uỷ ban nhân dân do Hội đồng nhân dân bầu là cơ quan chấp hành của Hội đồng nhân dân, cơ quan hành chính Nhà nước ở địa phương, chịu trách nhiệm chấp hành Hiến pháp, luật, các văn bản của cơ quan nhà nước cấp trên và nghị quyết của Hội đồng nhân dân” [16/186]

Tương tự, UBND cấp tỉnh do HĐND cấp tỉnh bầu ra, chịu trách nhiệm

và báo cáo công tác trước HĐND cấp tỉnh Nếu coi HĐND với tư cách là cơ quan đại biểu của nhân dân ở địa phương thì UBND với ý nghĩa là cơ quan chấp hành của cơ quan quyền lực nhà nước cao nhất ở địa phương, có vai trò hết sức quan trọng trong việc tổ chức và chỉ đạo việc thi hành các nghị quyết của HĐND

Về hình thức hoạt động:

24

Điều 124 của Hiến pháp 1992 quy định: "Khi quyết định những vấn đề quan trọng ở địa phương, UBND phải thảo luận tập thể và quyết định theo đa số" [16/187]

Chủ tịch UBND là người lãnh đạo và điều hành công việc của UBND, cùng với tập thể UBND chịu trách nhiệm về hoạt động của UBND trước HĐND và với cơ quan nhà nước cấp trên

Là người đứng đầu cơ quan hành chính nhà nước ở địa phương, Chủ tịch UBND thực hiện hai nhóm nhiệm vụ, quyền hạn chủ yếu sau đây: thứ nhất, những thẩm quyền mà Hiến pháp và luật trao đích danh cho Chủ tịch UBND; thứ hai, những nhiệm vụ, quyền hạn của UBND cấp mình, trừ những vấn đề mà Luật đòi hỏi UBND phải thảo luận và quyết định theo đa số

Chủ tịch UBND lãnh đạo công tác của UBND, các thành viên của UBND và các cơ quan chuyên môn thuộc UBND Các Phó Chủ tịch là người giúp Chủ tịch chỉ đạo việc thực hiện một số mảng hoạt động của UBND theo

sự phân công của Chủ tịch UBND Chính vì vậy, các Phó Chủ tịch phải thường xuyên giữ mối liên hệ và báo cáo với Chủ tịch UBND, chịu trách nhiệm về phần công việc của mình

Về thẩm quyền:

Là cơ quan quản lý nhà nước thẩm quyền chung, kết hợp việc quản lý ngành và quản lý theo lãnh thổ, UBND cấp tỉnh thực hiện việc quản lý trong địa bàn tỉnh trên các lĩnh vực: nông nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp, tiểu thủ công nghiệp, thương mại, du lịch, văn hoá, giáo dục, y tế, khoa học - công nghệ và môi trường, thể dục - thể thao, báo chí, phát thanh, truyền hình và các lĩnh vực xã hội khác, quản lý nhà nước về đất đai và các nguồn tài nguyên thiên nhiên khác, quản lý việc thực hiện tiêu chuẩn đo lường chất lượng sản phẩm hàng hoá

Để thực hiện chức năng, nhiệm vụ, các quyền và nghĩa vụ chung của mình, UBND được quyền ra quyết định, chỉ thị trong phạm vi thẩm quyền và kiểm tra việc thi hành những quyết định quản lý đó Chủ tịch UBND cũng được giao những quyền hạn cụ thể, quan trọng

Về cơ cấu tổ chức:

25

Theo quy định của luật hiện hành, UBND được thiết lập ở cả 3 cấp: tỉnh, huyện và xã UBND cấp tỉnh có từ 09 đến 11 thành viên, riêng UBND Thành phố Hà Nội và Thành phố Hồ Chí Minh có không quá 13 thành viên [49/38]

Cơ cấu tổ chức của UBND gồm có Chủ tịch, các Phó Chủ tịch, các Uỷ viên và Văn phòng UBND (chung với Văn phòng HĐND)

Văn phòng HĐND và UBND cấp tỉnh (sau đây gọi tắt là Văn phòng):

là bộ phận thuộc UBND, giúp việc trực tiếp cho Thường trực HĐND, UBND, Chủ tịch, các Phó chủ tịch

Văn phòng có những nhiệm vụ và quyền hạn chính sau đây:

1 Xây dựng và theo dõi việc thực hiện các chương trình công tác của Thường trực HĐND, UBND tỉnh;

2 Tổng hợp ý kiến của các cơ sở, huyện, ngành, các thành viên UBND tỉnh;

3 Tham mưu cho Thường trực HĐND, Chủ tịch, các Phó chủ tịch UBND tỉnh trong việc chỉ đạo thực hiện các nhiệm vụ theo quy định của pháp luật về các lĩnh vực của đời sống xã hội;

4 Quản lý thống nhất việc ban hành các văn bản quy phạm pháp luật của HĐND, UBND tỉnh;

5 Thực hiện chế độ báo cáo của UBND tỉnh với Chính phủ, Tỉnh uỷ, HĐND tỉnh;

6 Đảm bảo các điều kiện vật chất, phương tiện làm việc cho hoạt động của Đoàn Đại biểu Quốc hội tỉnh, Thường trực HĐND, các Ban của HĐND, Chủ tịch, các Phó chủ tịch UBND tỉnh và của cán bộ công nhân viên văn phòng;

7 Tổ chức và phục vụ các hoạt động của Đoàn Đại biểu Quốc hội, các

kỳ họp của HĐND tỉnh, các phiên họp của UBND tỉnh, các cuộc họp, làm việc, tiếp khách của Thường trực HĐND, Chủ tịch, các Phó chủ tịch UBND tỉnh theo quy định;

8 Quản lý tổ chức, biên chế cán bộ, tài chính, tài sản được giao; quản

lý công tác bảo mật văn thư, lưu trữ hồ sơ tài liệu của HĐND, UBND tỉnh và

+ Giúp việc cho Chánh Văn phòng có các Phó Văn phòng:

1- Phó Văn phòng Tổng hợp: giúp Chánh Văn phòng quản lý, điều hành công tác tham mưu tổng hợp và trực tiếp phụ trách các nội dung về quy hoạch, kế hoạch và đầu tư, công nghiệp, giao thông vận tải, xây dựng…

2- Phó Văn phòng Thương mại - Dịch vụ: phụ trách công tác tài chính, thuế, ngân hàng, thương mại, du lịch, báo chí, doanh nghiệp…

3- Phó Văn phòng Hành chính - Quản trị: phụ trách công tác hành chính, quản trị, tin học nội bộ, Trung tâm lưu trữ

4- Phó Văn phòng HĐND - Nội chính: giúp Chánh Văn phòng điều hành công tác phục vụ Đoàn Đại biểu Quốc hội ở địa phương, HĐND, Thường trực HĐND, các Ban của HĐND; trực tiếp phụ trách công tác nội chính, địa giới, tôn giáo, đối ngoại

+ Các bộ phận chuyên môn nghiệp vụ:

1- Khối Tham mưu tổng hợp: có nhiệm vụ tham mưu, giúp Thường trực HĐND, UBND tỉnh và lãnh đạo văn phòng theo dõi các lĩnh vực công tác phù hợp với nhiệm vụ của HĐND và UBND tỉnh Các chuyên viên tham mưu tổng hợp được tổ chức theo các tổ, bộ phận để theo dõi các lĩnh vực chuyên ngành

2- Phòng Hành chính - Quản trị: có nhiệm vụ tiếp nhận công văn, tài liệu, phân phối, theo dõi quá trình giải quyết công văn; đánh máy, in ấn công văn tài liệu, phát hành công văn và quản lý hồ sơ, sổ sách, tài liệu của văn phòng ; quản trị, quản lý tài chính và tài sản của cơ quan

3- Trung tâm lưu trữ: có chức năng giúp Chánh Văn phòng UBND tỉnh thực hiện quản lý Nhà nước về công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ trong phạm

về tổ chức, biên chế và công tác của UBND cấp tỉnh, mặt khác bảo đảm sự chỉ đạo, quản lý thống nhất của ngành, lĩnh vực công tác từ trung ương đến cơ

sở và chịu sự chỉ đạo về chuyên môn, nghiệp vụ của bộ chủ quản (hoặc cơ quan ngang bộ, cơ quan thuộc Chính phủ)

Các cơ quan chuyên môn tuy theo luật pháp được gọi là cơ quan thuộc UBND cùng cấp, nhưng trên thực tế đa phần trong số này được tổ

chức và hoạt động theo nguyên tắc "hai chiều trực thuộc" Theo chiều

ngang, thủ trưởng cơ quan chuyên môn chịu trách nhiệm và báo cáo công tác trước UBND Theo chiều dọc, cơ quan chuyên môn chịu sự chỉ đạo về nghiệp vụ, đồng thời chịu trách nhiệm và báo cáo công tác trước cơ quan chuyên môn cấp trên

Căn cứ vào hoạt động thực tiễn, rõ ràng chiều trực thuộc ngang là cơ bản đối với đa phần các cơ quan chuyên môn Tuy vậy, có cơ quan chỉ trực thuộc ngang (Văn phòng UBND), có loại cơ quan chủ yếu trực thuộc dọc (Toà án, viện kiểm sát, bưu điện, kho bạc )[9]

Do mỗi sở, ban, ngành phụ trách một hoặc một số lĩnh vực chuyên môn trên địa bàn tỉnh, nên chức năng, nhiệm vụ của các sở, ban, ngành không giống nhau Căn cứ vào thực tế hoạt động của UBND cấp tỉnh với đầu mối cơ quan sở, ban, ngành hiện nay, có thể phân loại thành các nhóm cơ quan theo từng mảng lĩnh vực phụ trách như sau:

28

+ Nhóm các cơ quan tư pháp:

- Sở Tư pháp tỉnh,

- Ban Thanh tra tỉnh

+ Nhóm các cơ quan nội chính:

+ Nhóm các cơ quan nông - lâm - ngư nghiệp:

- Sở Nông nghiệp và Phát triển nông thôn,

- Sở Thuỷ (Hải) sản,

- Chi cục Kiểm lâm,

- Chi cục di dân kinh tế mới, + Nhóm các cơ quan tài chính - ngân hàng:

- Sở Văn hoá - Thông tin,

- Sở Giáo dục - Đào tạo,

29

- Uỷ ban bảo vệ, chăm sóc bà mẹ và trẻ em

Ngoài ra, còn có một số cơ quan cấp tỉnh nhưng không phải là cơ quan chuyên môn của UBND tỉnh, đó là:

- Công an tỉnh,

- Ban Chỉ huy Quân sự tỉnh,

- Toà án nhân dân tỉnh,

- Viện kiểm sát nhân dân tỉnh,

- Hải quan tỉnh

1.2.2.4 Các cơ quan đơn vị trực thuộc sở, ban, ngành

Sẽ là một khiếm khuyết nếu trong tổng quan về bộ máy nhà nước cấp tỉnh chúng ta không nêu được khái lược về các đơn vị trực thuộc các sở, ban, ngành

Do yêu cầu về sản xuất, kinh doanh, đào tạo cán bộ…dưới cấp sở, ban, ngành còn hình thành một hệ thống các đơn vị trực thuộc thực hiện một số nhiệm vụ cụ thể dưới sự quản lý của các sở, ban, ngành đó Ví dụ: Các Công

ty kinh doanh trực thuộc Sở Thương mại, Viện Khảo sát thiết kế thuộc Sở Giao thông - Vận tải, Công ty xây dựng thuộc Sở Xây dựng, bệnh viện thuộc

Sở Y tế, trường sư phạm thuộc Sở Giáo dục và Đào tạo

Các đơn vị này có thể chia làm 2 loại:

Một là, các đơn vị trực thuộc các sở, ban, ngành nhưng không có tư

cách pháp nhân Ví dụ như: hệ thống các trường PTTH của một tỉnh do Sở Giáo dục - Đào tạo tỉnh trực tiếp quản lý toàn diện về mọi mặt (biên chế cán

bộ, chương trình đào tạo ) Các trường PTTH này thực hiện nhiệm vụ là tổ chức đào tạo một số lượng học sinh do Sở Giáo dục - Đào tạo quy định và phải thực hiện chế độ báo cáo đối với Sở Các trường PTTH ở đây là đơn vị trực tiếp quản lý và giáo dục học sinh có trình độ phổ thông trung học trên địa bàn tỉnh

Hai là, các đơn vị trực thuộc các sở, ban, ngành là các đơn vị có tư

cách pháp nhân, tức là có đầy đủ các yếu tố của một cơ quan độc lập: có văn bản pháp quy thành lập, có văn thư và con dấu riêng, có tài khoản tại ngân

Mặc dù đây là những đơn vị có tư cách pháp nhân, nhưng vẫn phải chịu

sự quản lý hành chính nhà nước của các sở, ban, ngành cấp trên, thực hiện chế

độ báo cáo đối với các sở, ban, ngành chủ quản Việc xác định các đơn vị trực thuộc sở, ban, ngành này là loại đơn vị độc lập hay thuộc hoàn toàn vào cơ quan chủ quản giúp chúng ta có thể xác định được đầy đủ và chính xác nguồn

bổ sung tài liệu vào Trung tâm lưu trữ tỉnh cùng với thành phần và số lượng tài liệu cụ thể cần bổ sung Tuy nhiên, nhìn chung các cơ quan, đơn vị này chỉ

có vai trò thứ yếu trong hệ thống, các phông tài liệu hình thành trong các cơ quan đơn vị này không thể đối xử ngang bằng với các phông sở, ban, ngành

Ở mỗi địa phương, chúng ta cần xác định cụ thể cơ quan, đơn vị nào sẽ thuộc nguồn nộp lưu và mức độ giao nộp tài liệu vào Trung tâm lưu trữ tỉnh

1.3 Tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan Nhà nước cấp tỉnh

Như đã trình bày ở các phần trên, tỉnh là đơn vị hành chính lớn nhất ở địa phương, chịu trách nhiệm quản lý toàn bộ mọi mặt hoạt động của đời sống

xã hội trên địa bàn tỉnh, có một hệ thống các cơ quan nhà nước hoàn chỉnh để thực hiện quản lý nhà nước theo lãnh thổ

Bộ máy cơ quan nhà nước cấp tỉnh bao gồm: Hội đồng nhân dân tỉnh -

cơ quan quyền lực nhà nước cao nhất ở địa phương, Uỷ ban nhân dân tỉnh -

cơ quan chấp hành của HĐND cấp tỉnh và các sở, ban, ngành - là những cơ quan chuyên môn trực thuộc Trong quá trình thực hiện chức năng, nhiệm vụ quản lý nhà nước của mình, các cơ quan trong bộ máy nhà nước này đã hình thành nên một khối lượng rất lớn tài liệu, phản ánh một cách đầy đủ chức năng, nhiệm vụ của từng cơ quan trong từng lĩnh vực cụ thể do mình đảm trách

31

Có thể khẳng định rằng, tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan nhà nước cấp tỉnh: HĐND, UBND, các sở, ban, ngành chiếm một khối lượng khá lớn trong thành phần tài liệu Phông lưu trữ Nhà nước Việt Nam, có nội dung hết sức phong phú và đa dạng về loại hình

Về nội dung, khối tài liệu này chứa đựng các thông tin phản ánh chủ trương, đường lối chính sách của Đảng và Nhà nước, tình hình chính trị, kinh

tế, văn hoá, xã hội, thành quả trong quá trình đấu tranh và lao động của nhân dân địa phương (chủ yếu là từ sau năm 1954, còn những tài liệu trước năm

1954 còn rất ít, đặc biệt là những tài liệu trước Cách mạng Tháng Tám hầu như không có trong các lưu trữ tỉnh)

Về loại hình, có thể nói khối tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan nhà nước cấp tỉnh gồm đủ các loại: tài liệu hành chính, tài liệu khoa học kỹ thuật, tài liệu nghe - nhìn (phim, ảnh, băng, đĩa ghi âm, ghi hình) Trong đó loại hình tài liệu hành chính là phổ biến và có khối lượng lớn nhất

Qua khảo sát thực tế cho thấy, tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan nhà nước cấp tỉnh (61 tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương trong cả nước) có một khối lượng rất lớn, chúng không những có ý nghĩa thiết thực trong việc cung cấp, đảm bảo thông tin cho hoạt động lãnh đạo, quản lý, sản xuất, kinh doanh, nghiên cứu khoa học của chính các cơ quan nhà nước cấp tỉnh mà chúng còn là một nguồn sử liệu có giá trị, một bộ phận hợp thành quan trọng của Phông lưu trữ Nhà nước Việt Nam

1.3.1 Tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của Hội đồng nhân dân cấp tỉnh

Như trên đã trình bày, HĐND cấp tỉnh là cơ quan quyền lực nhà nước ở địa phương, đại diện cho ý chí, nguyện vọng và quyền làm chủ của nhân dân,

do nhân dân địa phương bầu ra, chịu trách nhiệm trước nhân dân địa phương

và cơ quan nhà nước cấp trên HĐND cấp tỉnh thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn theo quy định của Hiến pháp và pháp luật, đảm bảo sự lãnh đạo thống nhất của Trung ương, đồng thời phát huy quyền chủ động, sáng tạo của địa phương

32

Theo quy định của pháp luật thì HĐND cấp tỉnh có quyền ban hành nghị quyết Nghị quyết của HĐND cấp tỉnh được hình thành từ những kỳ họp HĐND

Tại các kỳ họp, HĐND thảo luận và ra nghị quyết về các vấn đề thuộc nhiệm vụ, quyền hạn của mình

"HĐND các cấp họp thường lệ mỗi năm hai kỳ Trong trường hợp cần thiết, ở cấp tỉnh, cấp huyện theo yêu cầu của Chủ tịch HĐND, Chủ tịch UBND cùng cấp hoặc khi có ít nhất một phần ba tổng số đại biểu HĐND cùng cấp yêu cầu thì Thường trực HĐND quyết định triệu tập kỳ họp bất thường" [47/28]

Chúng ta có thể thấy, hình thức hoạt động chủ yếu của HĐND là thông qua các kỳ họp, do vậy mà tài liệu hình thành chủ yếu trong hoạt động của HĐND cấp tỉnh là những hồ sơ tài liệu của các kỳ họp HĐND như: chương trình, biên bản, báo cáo, nghị quyết

Nội dung của các văn bản hình thành trong các kỳ họp này hết sức quan trọng vì nó chứa đựng những thông tin phản ánh những quyết định của HĐND về những chủ trương, biện pháp, kế hoạch phát triển kinh tế, xã hội, chính trị, an ninh, quốc phòng trong phạm vi toàn tỉnh

Ngoài những hồ sơ tài liệu hình thành qua những kỳ họp của HĐND, còn có những hồ sơ tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của Thường trực HĐND, các Ban của HĐND và các đại biểu HĐND cấp tỉnh, như:

Ngoài ra trong quá trình hoạt động của mình, HĐND cấp tỉnh còn hình thành những nhóm tài liệu quản lý hành chính phổ biến ở tất cả các cơ quan như:

- Tài liệu hành chính - tổng hợp (chương trình, kế hoạch, báo cáo )

- Tài liệu về kế hoạch - tài chính (hồ sơ xây dựng kế hoạch, tờ trình đề nghị phê duyệt kế hoạch, dự án, đề án, báo cáo quyết toán, hồ sơ thanh lý, biên bản bàn giao tài sản cố định )

- Tài liệu về tổ chức - cán bộ (tài liệu về thành lập, hợp nhất, giải thể, thay đổi tên của các cơ quan và các đơn vị; hồ sơ về chức năng, nhiệm vụ,

Trong quá trình hoạt động của mình, HĐND cấp tỉnh còn thường xuyên nhận được những tài liệu từ UBND tỉnh gửi đến như: các báo cáo, tờ trình về tình hình triển khai thực hiện những nhiệm vụ mà nghị quyết của HĐND tỉnh đề ra

Tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của HĐND cấp tỉnh còn bao gồm cả những văn bản do các cơ quan cấp dưới (HĐND huyện, thị) gửi lên để báo cáo, tường trình, kiến nghị hoặc xin ý kiến chỉ đạo, giải quyết những vấn đề cụ thể

Ngoài ra, trong khối tài liệu của HĐND cấp tỉnh còn bao gồm một bộ phận tài liệu là những đơn từ khiếu nại, tố cáo của các cơ quan, đơn vị, tổ chức, đoàn thể và nhân dân trong tỉnh gửi đến đề nghị HĐND xem xét, giải quyết những vấn đề đảm bảo quyền lợi hợp pháp của các tổ chức và cá nhân

1.3.2 Tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của UBND cấp tỉnh

UBND cấp tỉnh là cơ quan chấp hành của HĐND cấp tỉnh, thực hiện chức năng quản lý toàn diện các mặt hoạt động của đời sống xã hội trên địa bàn tỉnh Là cơ quan quản lý nhà nước thẩm quyền chung, kết hợp với việc

34

quản lý ngành và quản lý theo lãnh thổ, UBND cấp tỉnh thực hiện việc quản

lý trong các lĩnh vực nông nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp, tiểu thủ công nghiệp, thương mại, du lịch, văn hoá, giáo dục, y tế, khoa học - công nghệ - môi trường, thể dục - thể thao, báo chí, phát thanh, truyền hình và các lĩnh vực xã hội khác nên khối lượng tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của UBND cấp tỉnh là rất lớn, đa dạng về thể loại và phong phú về nội dung

Hệ thống tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của UBND cấp tỉnh bao gồm tài liệu của các cơ quan trung ương, tài liệu do UBND cấp tỉnh trực tiếp ban hành, tài liệu của các cơ quan ngang cấp và các cơ quan cấp dưới Có thể khái quát những nét chính của sự hình thành tài liệu này như sau:

Tài liệu của các cơ quan trung ương như: Quốc hội, Uỷ ban Thường vụ

Quốc hội, Chính phủ, các bộ, ngành gửi xuống để chỉ đạo hoặc hướng dẫn, đôn đốc, kiểm tra hoạt động của UBND cấp tỉnh bằng các loại hình văn bản như: nghị định, nghị quyết, quyết định, chỉ thị, thông tư, thông báo Bộ phận tài liệu này phản ánh chủ trương chính sách, luật pháp, chế độ, thể lệ, các biện pháp chỉ đạo của Nhà nước trên các lĩnh vực: chính trị, kinh tế, văn hoá, xã hội, an ninh, quốc phòng mà các cơ quan nhà nước địa phương, trước hết là UBND cấp tỉnh có nhiệm vụ chấp hành nghiêm chỉnh Đồng thời các tài liệu này là chỗ dựa và là căn cứ pháp lý quan trọng đảm bảo cho hoạt động quản

lý của UBND cấp tỉnh Tính trung bình, hàng năm mỗi UBND cấp tỉnh nhận

được từ các cơ quan trung ương từ 2.500 - 3.000 văn bản các loại (Số liệu tác giả tổng hợp từ các tỉnh) Đây là một bộ phận tài liệu quan trọng và không thể

tách rời của phông lưu trữ UBND tỉnh vì những giá trị thực tiễn và giá trị lịch

sử của chúng

Tài liệu do UBND cấp tỉnh ban hành Đây là bộ phận tài liệu chiếm

khối lượng tương đối lớn, chứa đựng những nội dung thông tin quan trọng trên tất cả các lĩnh vực của đời sống xã hội

Những tài liệu này hình thành qua các kỳ họp của UBND và Thường trực UBND (thường kỳ và đột xuất); qua những quyết định quản lý nhà nước của UBND và Chủ tịch UBND (quyết định, chỉ thị); qua việc quản lý, thẩm

35

định, giải quyết các vấn đề trong tất cả các lĩnh vực chính trị, kinh tế, văn hoá

- xã hội cũng như những tài liệu về các hoạt động của Văn phòng UBND

Ngoài ra, còn có những tài liệu về phối hợp hoạt động của UBND cấp tỉnh với các đoàn thể trong tỉnh: gồm các văn bản ban hành chung, tổ chức các phong trào, các hội nghị liên tịch

Tài liệu do UBND cấp tỉnh trực tiếp ban hành nhằm cụ thể hoá những chủ trương, đường lối, chính sách của các cơ quan nhà nước cấp trên và triển khai thực hiện nghị quyết của HĐND cấp tỉnh thông qua các loại hình văn bản như: Chỉ thị, quyết định, kế hoạch, báo cáo và các văn bản khác Tính trung bình, hàng năm mỗi UBND cấp tỉnh ban hành khoảng 10.000 văn bản

các loại (Số liệu tác giả tổng hợp từ các tỉnh)

Vì UBND cấp tỉnh có chức năng quản lý mọi mặt của đời sống xã hội ở địa phương nên trong bất kể một lĩnh vực nào cũng đều phải có sự chỉ đạo, điều hành và kiểm tra Chính trong quá trình của những hoạt động này hồ sơ tài liệu - những quyết định quản lý nhà nước của UBND cấp tỉnh ngày càng gia tăng cả về khối lượng, cũng như nội dung thông tin

Là một cơ quan hành chính cao nhất ở địa phương, nên trong quá trình thực hiện nhiệm vụ quản lý các lĩnh vực của đời sống xã hội trên địa bàn tỉnh, UBND cấp tỉnh luôn nhận được sự lãnh đạo của Tỉnh uỷ; sự chỉ đạo, kiểm tra giám sát của HĐND cấp tỉnh Những nội dung này được thể hiện dưới các hình thức văn bản như: Nghị quyết, chỉ thị, quyết định, công văn, thông báo

Tài liệu của các cơ quan cấp dưới: Một bộ phận tài liệu quan trọng nữa

hình thành trong quá trình hoạt động của UBND cấp tỉnh là những tài liệu của các sở, ban, ngành và UBND các huyện, thị

Tài liệu của những cơ quan cấp dưới gửi lên cho UBND cấp tỉnh gồm: những chương trình, kế hoạch, tờ trình, đề án, dự án trình UBND cấp tỉnh xem xét, phê duyệt; những báo cáo về tình hình và kết quả thực hiện nhiệm vụ công tác hoặc xin ý kiến chỉ đạo trong từng lĩnh vực cụ thể mà cơ quan phụ trách

36

Vì rằng, các sở, ban, ngành, UBND huyện, thị là những cơ quan chuyên môn và cấp dưới trực tiếp của UBND cấp tỉnh, giúp UBND cấp tỉnh trong việc quản lý hoặc phân cấp quản lý các lĩnh vực của đời sống xã hội ở địa phương nên khối lượng văn bản mà UBND cấp tỉnh nhận được từ các cơ quan này là khá lớn Tính trung bình, hàng năm mỗi UBND cấp tỉnh nhận

được ở các cơ quan cấp dưới từ 5.000 - 10.000 văn bản các loại (Số liệu tác giả tổng hợp từ các tỉnh)

Trong quá trình hoạt động của mình, UBND cấp tỉnh còn nhận được tài liệu của các cơ quan ngoài hệ thống như: Viện kiểm sát nhân dân tỉnh, Toà án nhân dân tỉnh; của các tổ chức đoàn thể chính trị - xã hội (Mặt trận Tổ quốc tỉnh, Liên đoàn Lao động tỉnh, Hội Phụ nữ tỉnh, Hội Nông dân tỉnh, Hội Cựu chiến binh tỉnh ) và những tài liệu của các địa phương khác

Khối lượng của bộ phận tài liệu này không đáng kể, nội dung chủ yếu của những tài liệu này mang tính chất thông báo hoặc liên hệ để cùng phối hợp giải quyết những vấn đề, công việc cụ thể nào đó

Cũng như HĐND, trong quá trình hoạt động của mình UBND cấp tỉnh còn tiếp nhận các đơn, thư khiếu nại, tố cáo từ các cơ quan, tổ chức, các tập thể, cán bộ và nhân dân trong tỉnh

Tóm lại, UBND cấp tỉnh là cơ quan chấp hành của HĐND cấp tỉnh, cơ quan hành chính nhà nước ở địa phương, chịu trách nhiệm chấp hành Hiến pháp, luật, các văn bản của các cơ quan nhà nước cấp trên và nghị quyết của HĐND cấp tỉnh Hoạt động quản lý của UBND cấp tỉnh bao trùm hầu khắp các lĩnh vực của đời sống xã hội - chính trị, kinh tế, văn hoá, quốc phòng

Do vậy, tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của UBND cấp tỉnh có nội dung rất phong phú, phản ánh khá toàn diện và tổng hợp tình hình mọi mặt của tỉnh, cũng như đường lối, chủ trương, chính sách của Đảng và Nhà nước Có thể khẳng định rằng, UBND cấp tỉnh là cơ quan có vị trí quan trọng hàng đầu trong hệ thống các cơ quan nhà nước địa phương nói chung, bộ máy nhà nước cấp tỉnh nói riêng Vì vậy mà tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của UBND cấp tỉnh chính là một trong những nguồn bổ sung quan trọng nhất cho các Trung tâm lưu trữ tỉnh

37

Hàng năm, trung bình mỗi UBND cấp tỉnh ban hành và tiếp nhận một

khối lượng tài liệu tương đối lớn từ 25.000 - 30.000 văn bản các loại (Số liệu tác giả tổng hợp từ các tỉnh)

1.3.3 Tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan chuyên môn trực thuộc UBND cấp tỉnh

Trong quá trình hoạt động của mình, các cơ quan chuyên môn thuộc UBND cấp tỉnh đã hình thành một khối lượng tài liệu tương đối lớn, phản ánh chức năng, nhiệm vụ của mỗi cơ quan trên từng lĩnh vực được phân công phụ trách quản lý

Khối tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của các sở, ban, ngành này cũng đều bao gồm tài liệu của cơ quan chủ quản ngành, của UBND cấp tỉnh, của chính cơ quan và của các cơ quan ngang cấp, cấp dưới gửi tới

Có thể khái quát tài liệu được hình thành trong quá trình hoạt động của các sở, ban, ngành như sau:

Tài liệu của các cơ quan trung ương và cơ quan chủ quản ngành:

Bộ phận tài liệu này là những văn bản chỉ đạo, hướng dẫn, đôn đốc, kiểm tra các cơ quan chuyên môn của mình theo hệ thống ngành, bao gồm các loại văn bản như: Quyết định, chỉ thị, thông tư, kế hoạch, thông báo

Như trên đã trình bày, các sở, ban, ngành chịu sự chỉ đạo, quản lý thống nhất của ngành về lĩnh vực công tác từ trung ương đến cơ sở và chịu sự chỉ đạo về chuyên môn, nghiệp vụ của các bộ, ngành, vì vậy mà trong quá trình hoạt động của mình, các sở, ban, ngành thường xuyên nhận được các văn bản

từ các cơ quan trung ương và cơ quan chủ quản ngành gửi xuống Đây là một

bộ phận tài liệu rất quan trọng và chiếm một tỉ lệ tương đối lớn trong phông lưu trữ của các sở, ban, ngành

Tài liệu của UBND cấp tỉnh:

Là loại cơ quan chịu sự chỉ đạo và quản lý về tổ chức, biên chế và công tác của UBND cấp tỉnh nên các sở, ban, ngành thường xuyên nhận được các văn bản từ UBND cấp tỉnh trong quá trình hoạt động của mình

Các văn bản của UBND cấp tỉnh gửi cho các sở, ban, ngành đó chính là những quyết định phê duyệt các dự án, đề án, tờ trình hoặc để chỉ đạo, kiểm

38

tra, đôn đốc việc thực hiện nhiệm vụ công tác của các sở, ban, ngành Các văn bản đó bao gồm các loại như: Quyết định, chỉ thị, thông báo, báo cáo và các công văn khác

Tài liệu do cơ quan sở, ban, ngành ban hành:

Đây là bộ phận tài liệu chủ yếu, chiếm khối lượng lớn trong số tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, phản ánh quá trình thực hiện chức năng, nhiệm vụ của mình

Như trên đã trình bày, mỗi sở, ban, ngành được phân công một hoặc một số mặt công tác trên địa bàn tỉnh Tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan này là tương đối đa dạng, ngoài các văn bản hành chính như: Quyết định, kế hoạch, tờ trình, báo cáo, thông báo và các loại công văn khác còn có một khối lượng khá lớn những tài liệu về chuyên môn chứa đựng trong các loại hình tài liệu như: tài liệu hành chính, tài liệu khoa học kỹ thuật, tài liệu ảnh, phim điện ảnh, ghi âm, ghi hình Nếu như những tài liệu hình thành trong hoạt động của UBND cấp tỉnh chứa đựng những thông tin tổng hợp về tình hình phát triển kinh tế - xã hội của cả địa phương thì tài liệu hình thành ở các cơ quan chuyên môn của UBND cấp tỉnh là nguồn cung cấp thông tin về từng lĩnh vực hoạt động của tỉnh một cách cụ thể và có hệ thống

Ví dụ, tài liệu hình thành trong hoạt động của Sở Kế hoạch - Đầu tư tỉnh Nghệ An gồm những tài liệu chủ yếu sau đây:

1 Tài liệu quản lý hành chính (phổ biến ở tất cả các cơ quan) gồm:

Tài liệu hành chính tổng hợp (chương trình kế hoạch, báo cáo công tác của cơ quan và các đơn vị trực thuộc…); tài liệu về kế hoạch tài chính (tờ trình đề nghị phê duyệt kế hoạch, thu chi ngân sách, báo cáo dự trù, kiểm tra

và công khai tài chính…); tài liệu về tổ chức - cán bộ; tài liệu về hợp tác quốc tế…

2 Tài liệu chuyên môn chủ yếu gồm:

- Tài liệu về hướng dẫn xây dựng và tổng hợp các phương án, kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội của Chính phủ, Bộ, tỉnh; tài liệu tổng hợp các quy hoạch huyện, vùng, khu cụm

39

- Tài liệu về xây dựng và tổng hợp các phương án, kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội dài hạn và kế hoạch 5 năm của tỉnh

- Tài liệu tổng hợp, đầu tư xây dựng cơ bản

- Tài liệu về chỉ tiêu, kế hoạch hàng năm của cơ quan, đơn vị

- Tài liệu về dự án đầu tư và quyết định phê duyệt dự án đầu tư

- Tài liệu về quản lý đầu tư xây dựng cơ bản

- Tài liệu về đấu thầu

- Tài liệu về đăng ký thành lập doanh nghiệp và đăng ký kinh doanh

- Tài liệu về giải quyết chế độ ưu đãi của các dự án đầu tư theo Luật Khuyến khích đầu tư trong nước

- Tài liệu về quản lý và các dự án thuộc chương trình mục tiêu quốc gia

- Tài liệu về quản lý đầu tư và vốn đầu tư nước ngoài

- Tài liệu về các xí nghiệp liên doanh

- Tài liệu về kế hoạch sản xuất, kinh doanh của các đơn vị trực thuộc

- Báo cáo tình hình thực hiện kế hoạch…

- Tài liệu về tổ chức - cán bộ: quyết định về thành lập, giải thể các đơn vị; quyết định về bổ nhiệm, điều động cán bộ; tài liệu quy định, hướng dẫn về chế độ chính sách; tài liệu về thi đua, khen thưởng…

Hàng năm, trung bình mỗi sở, ban, ngành ban hành và tiếp nhận một

khối lượng tài liệu tương đối lớn khoảng từ 2.000 - 3.000 văn bản (Số liệu tác giả tổng hợp từ các tỉnh)

Như vậy, tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan nhà nước cấp tỉnh có khối lượng tương đối lớn, đa dạng về loại hình và rất phong phú về nội dung Có thể nói, từ những thông tin chứa đựng trong tài liệu của UBND cấp tỉnh và các sở, ban, ngành, chúng ta có thể nhìn nhận và đánh giá về từng lĩnh vực hoạt động của tỉnh một cách cụ thể và có hệ thống Hơn nữa những thông tin chứa đựng trong tài liệu của các cơ quan này còn cho phép chúng ta có được một cái nhìn khái quát, vẽ nên được một bức tranh toàn cảnh về chính trị, kinh tế, văn hoá, xã hội của tỉnh trong mỗi giai đoạn lịch sử nhất định

40

Tài liệu lưu trữ hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan trong bộ máy nhà nước cấp tỉnh này không những có ý nghĩa đảm bảo thông tin cho lãnh đạo, chỉ đạo sản xuất, kinh doanh, nghiên cứu khoa học của các

cơ quan, mà còn là một nguồn sử liệu rất có giá trị để nghiên cứu lịch sử cơ quan, lịch sử địa phương, một bộ phận hợp thành quan trọng của Phông lưu trữ Nhà nước Việt Nam

Chính vì vậy mà một trong những nhiệm vụ quan trọng và cấp thiết hiện nay của các Trung tâm lưu trữ tỉnh chính là tập trung bảo quản an toàn và hoàn chỉnh tài liệu lưu trữ của các cơ quan nhà nước cấp tỉnh

1.4 Trung tâm lưu trữ tỉnh - Tổ chức có chức năng tập trung quản lý tài liệu của các cơ quan Nhà nước cấp tỉnh

Công tác văn thư, lưu trữ ở nước ta ngày càng được Nhà nước quan tâm

và đầu tư phát triển Về phương diện quản lý, những năm gần đây các cơ quan

có thẩm quyền của Nhà nước đã ban hành một số văn bản quy phạm pháp luật quan trọng về công tác văn thư, lưu trữ Trong đó, văn bản quan trọng nhất có tác động trực tiếp đến công tác lưu trữ địa phương là Chỉ thị 726/TTg ban hành ngày 04.9.1997 của Thủ tướng Chính phủ về tăng cường chỉ đạo công tác lưu trữ trong thời gian tới, Thông tư số 40/1998/TT-TCCP và Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia đã được Uỷ ban Thường vụ Quốc hội thông qua ngày 04.4.2001

Pháp lệnh lưu trữ quốc gia là văn bản luật cao nhất của Nhà nước về công tác lưu trữ Pháp lệnh đã đặt ra các quy định về những vấn đề cơ bản của công tác lưu trữ, tạo cơ sở pháp lý quan trọng đối với sự phát triển của ngành lưu trữ trong giai đoạn hiện nay

Chỉ thị của Thủ tướng Chính phủ về tăng cường chỉ đạo công tác lưu trữ trong thời gian tới có ý nghĩa rất lớn đối với hoạt động của ngành lưu trữ Chỉ thị đã nêu rõ một số mặt tồn tại trong công tác văn thư, lưu trữ hiện nay và đặt

ra các yêu cầu, biện pháp cần thiết để khắc phục những tồn tại nhằm từng bước đưa công tác văn thư, lưu trữ đi vào nề nếp, đáp ứng ngày càng tốt hơn các yêu cầu của xã hội, đặc biệt trong công cuộc cải cách nền hành chính quốc gia