Cơ sở khoa học xác định các loại tài liệu có giá trị của các trường đại học cần nộp vào lưu trữ

Tài liệu lưu trữ của các trường đại học là một bộ phận quan trọng của Phông Lưu trữ Quốc gia Việt Nam và là một di sản văn hóa khône thể thiếu trong kho tàng vãn hóa Việt Nam .Tài liệu l

ĐẠI HOC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHẢN VẪN

NGUYỄN TRỌNG BIÊN

C ơ SỞ KHOA HỌC XÁC ĐỊNH CÁC LOẠI TÀI LIỆU CÓ GIA TRỊ CỦA CÁC TRƯỜNG

Chuyên ngành : Lưu trữ học và Tư liệu học

M ã s ô : 51002

Luận văn thạc sĩ khoa học Lưu trữ học và Tư liệu học

Người hướng dẫn khoa học :TIẾN S ĩ NGUYỄN MINH PHƯƠNG

HÀ NỘI - 2002

M Ụ C LỤ C

T ra n g

P h ầ n m ở đ ầ u 01

C h ư ơ n g 1 : Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức và sự hình thành các loại tài liệu của trường đại h ọ c 12

1.1 Chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của trường đại h ọ c 12

] 2 Thành phần và nội dung tài liệu được hình thành trong hoạt động của một trường đại học 27

C h ư ơ n g 2 : Cơ sở khoa học xác định các loại tài liệu có giá trị cần nộp vào lưu trữ của trường đại học • 37

2.1 Cơ sở thực tiễn về công tác thu thập tài liệu để quản lý và bảo quản ở các trường đại h ọ c 37

2.2 Cơ sở lý luận lưu trữ h ọ c 45

2.3 Cơ sở pháp lý về thu thập và quản lý tài liệu của lưu trữ cơ quan ở một trường đại h ọ c 60

Chương 3 : Các giải pháp thực hiện công tác thu thập những loại tài liệu có giá trị cần nộp vào lưu trữ cơ quan trường đại h ọ c 64

3.1 Danh mục những hồ sơ , tài liệu cần nộp vào lưu trữ cơ quan của trường đại h ọ c 65

3.2 Phương án tổ chức lưu trữ cơ quan tại mỗi trường đại h ọ c 76

Kết l u ậ n 83

Tài liệu th a m k h ả o 86

Phần phụ l ụ c 91

PHẨ N M Ở ĐẨU

ĩ Tính cấp thiết của đé t à i

H iện nay, ở nước ta có hơn một trăm trường đại học, trong đó có nhiều loại trườmg đại học, như : Đại học quốc gia ( Đại học Quốc gia Hà Nội, Đại học Quố'C gia Thành phố Hổ Chí Minh), trường đai học vùng ( Đại học Huế, Đại học Cần Thơ, Đại học Thái Nguyên, v.v ), trường đại học thuộc Bộ Giáo dục

và Đào tạo ( Đại học Kinh tế Quốc dân, Đại học Sư phạm Hà Nội,v.v ), trường đại học thuộc các bộ, ngành ( Đại học Y Hà Nội, Đại học Giao thông vận t ả i , Đại học Kiến trúc, ), trường đại học dân lập ( Đại học Hồng Bàng, Đại học Thăng Long, )• Công tác đào tạo của các trường đại học đóng góp rất lón và rất quan trọng vào sự nghiệp giáo dục và đào tạo đội ngũ cán bộ khoa học kỹ thuật, nâng cao trình độ khoa học, nâng cao dân trí cho nhân dân

ta

Ở nước ta hiện nay, sự nghiệp giáo dục và đào tạo xã hội chủ nghĩa đang được xây dựng và phát triển Tài liệu lưu trữ của các trường đại học nói lên quan điểm, đường lối của Đảng và Nhà nước ta về giáo dục và đào tạo, về kế hoạch phát triển, tổng kết những thành tựu, kinh nghiệm trong nước, kinh nghiệm nước ngoài, những tính chất k ế thừa và ý nghĩa lịch sử của ngành giáo dục và đào tạo Từ các nhà lãnh đạo của Đảng và Nhà nước, các nhà khoa học, các nhà hoạt động nổi tiếng ở mọi lĩnh vực xã hội, đến mỗi công dân có trình độ đại học trở lên, đã có thời kỳ học tập, hoặc giảng dạy tại một trường đại học nào đó đều liên quan đến tài liệu lưu trữ của trường đại học Trình

độ tri thức của một dân tộc, trình độ giáo dục đào tạo của một quốc gia phần lởn được phản ánh chân thực trong tài liệu lưu trữ của các trường đại học Theo nội dung Điều I của Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia, Chủ tịch Nước Cộng

hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam công bố ngày 15 tháng 4 năm 2001, thì tài liệu lưu trữ quốc gia bao gồm cả tài liệu được hình thành trong các trường đại học trong cả nước Tài liệu lưu trữ của các trường đại học là một bộ phận quan trọng của Phông Lưu trữ Quốc gia Việt Nam và là một di sản văn hóa khône thể thiếu trong kho tàng vãn hóa Việt Nam

Tài liệu lưu trữ của các trường đại học là thành phần Phông Lưu trữ Quốc gia Việt Nam và như vậy phải được quản lý thống nhất, bảo quản an toàn và

tổ chức sứ dụng có hiệu quả phục vụ các nhu cầu phát triển kinh tế - xã hội

Với hai chức năng chính của các trường đại học là chức năng đào tạo và chức năng nghiên cứu khoa học, khối lượng tài liệu của các trường đại học được sản sinh ra rất lổm Hàng năm cả nước ta có hàng chục vạn người được tiếp nhận đào tạo tại các trường đại học và cũng có hàng chục vạn người được đào tạo và tốt nghiệp Ngoài ra còn rất nhiều các công trình nghiên cứu khoa học, công trình thử nghiệm ứng dụng tiên bộ khoa học vào thực tiễn được hoàn thành trong các trường đại học Như vậy, sô' lượng tài liệu được hình thành ở các trường đại học hàng năm tăng lên rất nhiều

Thực trạng công tác lưu trữ của các trường đại học hiện nay có nhiều tồn tại Các trường đại học chưa thực sự quan tâm đến công tác lưu trữ, không tổ chức lưu trữ, không có kho lun trữ chuyên dụng, không có bộ phận lưu trữ chung của toàn trường, không có cán bộ lưu trữ Tài liệu được hình thành và được quản lý bảo quản tại chỗ, tại nơi làm việc ở các đơn vị của trường Tinh hình chung là tài liệu ở các trường đại học chưa được quản lý tập trung thống nhất, không có các tác động của nghiệp vụ lưu trữ, nhiều trường đại học đã lưu giữ tài liệu ở tình trạng tích đống từ năm này sang năm khác, tự các phòng, ban chức năng , các khoa, các đơn vị, tự bảo quản tài liệu của mình, do đó khi cần tra cứu thì rất khó tìm

Từ thực tế trên, Nhà nước cần phải tổ chức quản lý khối tài liệu được hình thành ở các trường đại học Có rất nhiều vấn đề về công tác lưu trữ ở các trường đại học mà chúng ta phải nghiên cứu và cần được nghiên cứu cấp bách Đó là : Xác định giá trị để lựa chọn tài liệu đưa vào cơ quan lưu trữ Nhà nước quản lý, tổ chức cơ quan lưu trữ ở các trường đại học, thời hạn bảo quản của từng loại tài liệu, thành phần tài liệu có giá trị lịch sử nộp vào Lưu trữ Quốc gia quản lý, khung phân loại thông tin, tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ, v.v Trong đó vấn đề quan trọng hàng đầu là vấn đế xác định các loại tài liệu có giá trị của các trường đại học cần nộp vào lưu trữ Đây là vấn đề cấp bách hiện nay cần được nghiên cứu để có cơ sở khoa học đưa ra những chính sách hợp lý nhằm củng cố công tác lưu trữ ở các trường đại học, với mục đích là quản lý thống nhất, bảo quản an toàn và tổ chức sử dụng có hiệu quả khối tài liệu lưu trữ có giá trị được sản sinh ra trong các trường đại học Từ

đó tôi chọn đề tài nghiên cứu : “ Cơ sở khoa học để xác định các loại tài liệu có giá trị của các trường đại học cần nộp vào lưu trữ

/ / ĐÓÌ12 2ÓD khoa hoc và thưc tiễn của đê t à i :

T ên luân văn : “ Cơ sở khoa học xác định các loại tài liệu có giá trị của trường đại học cần nộp vào lưu trữ

- Từ kết quả nghiên cứu khảo sát thực tiễn công tác lưu trữ ở các trường đại học tìm ra những tồn tại, rút ra những kinh nghiệm để có những giải pháp củng cô' công tác lưu trữ của các trường đại học đi vào nề nếp và ngày càng tốt hơn

- Khái quát, hệ thống hoá, làm phong phú thêm lý luận về thu thập và đánh giá giá trị tài liệu lưu trữ của một cơ quan, đơn vị Làm sáng tỏ những vấn đề liên quan đến lý luận và thực tiễn cóng tác tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ đối với loại hình cơ quan là trường đại học

- Từ những nghiên cứu đi đến đề xuất các giải pháp về tổ chức cơ quanlưu trữ và danh mục tài liệu cần nộp vào lưu trữ cơ quan trường đại học, để quản lý và giải quyết vấn đề cấp bách là quản lý tập trung thống nhất tài liệu lưu trữ các trường đại học trong cả nước Kết quả nghiên cứu của để tài là cơ

sở khoa học cho Bộ Giáo dục và Đào tạo ban hành văn bản quy định về công tác lưu trữ tại các trường đại học Từ đó những tài liệu sản sinh ra tại các trường đại học sẽ được chon lọc đưa vào lưu trữ và được phục vụ thiết thực cho công tác quản lý tại trường, công tác chuyên môn về đào tạo, nghiên cứu khoa học và phục vụ cho các nhu cầu xã hội khác

III M uc tiêu, nhiêm vu và pham vi nghiên cứu.

- Đề xuất tổ chức lưu trữ ở trường đại học

- Đề xuất danh mục hồ sơ, tài liệu của trường đại học cần nộp vào lưu trữ cơ quan của nhà trường

2 N h iê m ru :

- Khảo sát thực tế , đánh giá thực trạng công tác thu thập tài liệu đưa vào lưu trữ của các trường đại học ở nước ta hiện nay Trong đó đánh giá hộ thống văn bản chỉ đạo của ngành giáo dục - đào tạo về công tác lưu trữ , thực trạng

tổ chức lưu trữ và công tác thu thập những loại tài liệu được hình thành qua quá trình hoạt động của trường đại học cần nộp vào lưu trữ ở các trường đại học hiện nay

- Nghiên cứu những cơ sở khoa học xác định các loại tài liệu có giá trị của trường đại học cần nộp vào lưu trữ.

- Đ ề xuất các giải pháp về tổ chức lưu trữ và danh mục các loại hồ sơ, tài liệu cần phải nộp vào lưu trữ cơ quan để quản lý

3 P h a m vi nghiên cứu :

- Công tác lưu trữ của m ột số trường đại học Như trên đã trình bày sô

lượng trường đai học ớ nước ta hiện nay rất lớn, mà có nhiều loại trường đại học Đối với những đại học vùng, đại học quốc gia, chỉ nghiên cứu các trường đại học là thành viên của trường Cụ thể :

+ Trường đại học thuộc Bộ G iáo dục và Đào tạo : Trường Đại học kinh

tế Quốc dân, Trường Đại học Ngoại ngữ Hà Nội, Trường Đại học Sư phạm Hà Nội, Trường Đại học Bách khoa Hà Nội, Trường Đại học Bách khoa Thành phố Hồ Chí Minh, Đại học Vinh

+ Trường đại học thuộc Bộ, Ngành chủ quản : Trường Đại học Y Hà Nội thuộc Bộ Y tế

+ Trường đại học thuộc đại học quốc gia : Trường đại học Khoa học xã hội và Nhân văn thuộc Đại học Quốc gia Hà nội

- Trong phạm vi luận văn này chỉ đi sâu về loại hình tài liệu chuyên môn nghiệp vụ của trường đại học là tài liệu quản lý công tác đào tạo và tài liệu hoạt động khoa học công nghệ của trường Đó là những hồ sơ, tài liệu mang tính đặc thù chuyên ngành của trường đại học Còn những nhóm tài liệu khác

có các văn bản của nhà nước quy định cụ thê về thành phần và thời hạn bảo quản trong lưu trữ Như nhóm tài liệu kê toán tài vụ, đã có Quyết định số 74/2001/QĐ-BTC ngày 31 tháng 7 năm 2001 của Bộ Tài chính về quv định thời hạn bảo quản, lưu trữ tài liệu kê toán kho bạc Nhà nước và Quvết định số

218/2000/QĐ-BTC ngày 29 tháng 12 năm 2000 của Bộ Tài chính về việc ban hành chê độ lưu trữ tài liệu kế toán.

IV - Lich sử nghiên cứu vấn đ ề.

0 nước ta, từ trước tới nay chỉ có một số đề tài nghiên cứu có tính chất định hướng chung về công tác lưu trữ, như về tổ chức lưu trữ , về quản lý tài liệu lưu trữ, vể thời hạn bảo quản tài liệu lưu trữ nói chung đối với các cơ quan nhà nước :

1/ Đề tài Mã số 84 - 98 - 179 : Nghiên cứu cơ sở lý luận và thực tiễn tổ chức m ạng lưới kho lưu trữ, viện lưu trữ từ trung ương đến cơ sở ở Việt Nam Cục Lưu trữ Nhà nước, năm 1990

2/ Đề tài Mã số 99-98-030 : Nghiên cứu xác định tài liệu tiêu biểu vào Trung tâm Lưu trữ Quốc gia Cục Lưu trữ Nhà nước , 1999

3/ Đề tài Mã số 89-90-016 : Cơ sở khoa học để tính thời hạn bảo quản cho tài liệu k ế toán trong các cơ quan hành chính sự nghiệp Cục Lưu trữ Nhà nước , 1989

4/ Đề tài : Nghiên cứu xây dựng bảng thời hạn bảo quản cho các loại tài liệu tiêu biểu hình thành trong hoạt động của các cơ quan nhà nước Cục Lưu trữ Nhà nước, 1994

5/ Đề tài : Cơ sở khoa học để tổ chức quản lý Nhà nước về công tác lưu trữ Cục Lưu trữ Nhà nước, 2001

Ngoài ra còn nhiều đề tài nghiên cứu khoa học trong ngành lưu trữ chuyên sâu về nghiệp vụ lưu trữ , như về bảo quản, về công bố và sử dụng tài liệu, ứng dụng tin học trong lun trữ, V V Nhưng chưa có đề tài nào nghiên cứu về công tác lưu trữ ở trường đại học một loại cơ quan hành chính sự nghiệp đặc biệt

Vấn để công tác lưu trữ ở trường đại học đã được đề cập nghiên cứu trong một số để tài luận văn tốt nghiệp của sinh viên Khoa Lưu trữ học và

Quản trị văn phòng ( Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn thuộc Đại học Quốc gia Hà Nội ).

Để tài thứ nhất là đề tài luận văn của sinh viên Phan Thị Hạnh về “ Phương án xây dựng Lưu trữ Đại học Quốc gia năm 2000 Đây là đề tài đầu tiên ở Khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng nghiên cứu phương án xây dựng tổ chức lưu trữ tại Đại học Quốc gia Hà Nội Trong đề tài này tác giả đã nêu thực trạng , sự cần thiết, mục đích , ý nshĩa của việc thành lập bộ phận lưu trừ trong các trường đại học nói chung và Đại học Quốc gia nói riêng

Đề tài thứ hai là đề tài luận văn tốt nghiệp của sinh viên Dương Thị Quế

về “ Tổ chức khoa học tài liệu tại Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn “ , năm 2002 Đề tài này đã có kết quả khảo sát thực tế công tác lưu trữ

và tổ chức khoa học tài liệu của trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn

Đề tài đã đề xuất thực hiện các khâu nghiệp vụ lưu trữ tại trường đại học, như công tác thu thập tài liệu, lập hồ sơ, phận loại, xác định giá trị, ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác lưu trữ ở trường Đề tài này cũng đã nêu được một số nhóm tài liệu cơ bản được sản sinh ra qua các hoạt động của một trường đại học

Các đề tài tuy đã có nghiên cứu về mảng lưu trữ tại các trường đại học từ việc nghiên cứu công tác lưu trữ tại Đại học Quốc gia Hà Nội, trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn, nhưng chưa đi sâu nghiên cứu cụ thể, có hệ thống về công tác lưu trữ của một trườns đại học nói chung Như là : Chưa nghiên cứu những cơ sở khoa học về lưu trữ học để lựa chọn tài liệu đưa vào lưu trữ ; Chưa nghiên cứu đi sâu về tổ chức cơ quan lưu trữ, về tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ và các khâu nghiệp vụ lưu trữ ; Chưa đưa ra được danh mục đầy đủ các loại tài liệu thể hiện các mặt hoạt động của một trường đại học Qua đó khóng nêu bật được giá trị của tài liệu lưu trữ và vai trò của công

tác lưu trữ đôi với một trường đại học ở nước ta hiện nay, tính bức xúc của công tác lưu trữ đối với một trường đại học

Như vậy, ở nước ta, những vấn để lý luận cơ bản về tổ chức và quản lý còng tác lưu trữ tại các trường đại học đến nay vẫn chưa được nghiên cứu một cách toàn diện, đầy đủ, có hệ thống và khoa học Có thể nói rằng, vấn đề các loại tài liệu và thành phần tài liệu của các trường đại học cần nộp vào cơ quan lưu trữ để quản lý hoàn toàn chưa được nghiên cứu

V P hư ơns pháp nghiên cứu :

1 Phương pháp biện chứng Trên cơ sở quan điểm chủ nghĩa M ác - Lê nin, chủ nghĩa duy vật biện chứng và chủ nghĩa duy vật lịch sử để làm rõ mối quan hệ biện chứng giữa lý luận và thực tiễn của công tác thu thập tài liệu ở các trường đại học, phân tích và đánh giá đúng đắn ý nghĩa hiện thực và ý nghĩa lịch sử của nội dung tài liệu thấy rõ tài liệu lưu trữ của các trường đại học là nguồn sử liệu quan trọng,

2 Phương pháp luận lưu trữ học Trong đó vận dụng cơ sở lý luận về giá trị tài liệu, những nguyên tắc và các tiêu chuẩn xác định giá trị tài liệu để lựa chọn những loại tài liệu có giá trị của các trường đại học cần nộp vào lưu trữ

3 Phương pháp nghiên cứu thực tế Thông qua khảo sát tại một số trường đại học Từ khảo sát thực tế thấy được cơ cấu tổ chức và các hoạt động của trường đại học Qua khảo sát một số trường đại học thuộc Bộ Giáo dục - Đào tạo, m ột số trường đại học thuộc Bộ chủ quản, một sô' trường đại học thành viên của đại học quốc gia, để rút ra bài học thực tiễn công tác thu thập tài liệu nói riêng và công tác lưu trữ nói chung của các trường đại học ở nước ta hiện nay Một số trường đại học sau:

- Khu vực Hà Nội : Đại học Bách khoa Hà Nội, Đại học Y Hà Nội, Đại học

Sư phạm Hà Nội, Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn ( Đại học Quốc gia

Hà N ộ i), Đại học Kinh tế Quốc dân, Đại học Ngoại ngữ Hà Nội

- Khu vực Thành phố Hồ Chí Minh : Đại học Bách khoa Thành phố Hồ Chí Minh, Đại học Kinh tế Thành phố Hồ Chí Minh

- Khu vực Nghệ An : Đai học Vinh

Ngoài ra dùng phương pháp điều tra xã hội học, gửi phiếu điều tra đi các trường đại học ( xem Phụ lục 10 )

4 Phương pháp hệ thống : Dùng để xác định mối quan hệ trong hệ thống của các loại tài liệu, vai trò và giá trị của các loại tài liệu trong hoạt động của một trường đại học

V ỉ B ô cuc nôi dung của luân ván :

Luận văn dài trang, ngoài Phần mở đầu và Kết luận, gồm ba chương :

C hương 1 : Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức và sự hình thành các loại tài liệu của trường đại học

Chương này trình bày về chức năng, nhiệm vụ cơ cấu tổ chức của một trường đại học Qua đó xác định được nội dung thông tin được chứa trong khối tài liệu được hình thành trong trường đại học và cũng từ đây thấy được giá trị của tài liệu đối với xã hội nói chung và đối với những hoạt động quản lý và các hoạt động khác của trường đại học nói riêng Trên cơ sở các hoạt động của trường đại học giúp chúng ta xác định các nguồn của tài liệu và thành phần tài liệu cần đưa vào lưu trữ cơ quan của trường đại học

C hư ong 2: Cơ sở khoa học xác định các loại tài liộu có giá trị cần nộp vào lưu trữ của trường đại học

Chương hai trình bày những cơ sở để xác định các loại tài liệu có giá trị cần phải đưa vào lưu trữ Đó là cơ sở thực tiễn, cơ sở khoa học của lưu trữ học và cơ sỏ pháp lý về thẩm quyền thu thập tài liệu Cơ sở thực tiễn là thực trạng công việc lưu trữ những tài liệu được sản sinh ra trong các hoạt động của các trường đại học ở nước ta hiện nay Cụ thể là thực trạng việc thu thập tài liệu đưa vào lưu trữ để quản lý Qua đó thấy được những tồn tại của công tác thu thập tài liệu để đưa vào cơ quan lưu trữ quản lý tập trung ở trường đại

ở nước ta hiện nay Trên cơ sở thực trạng để tìm giải pháp cho công tác quản

lý khối tài liệu của các trường đại học

Cơ sở lý luận lưu trữ học là những lý luận về giá trị tài liệu, về xác định giá trị để lựa chọn các loại tài liệu có giá trị của các trường đại học cần phải nộp vào lưu trữ để quản lý, phục vụ các nhu cầu công tác đào tạo, phục vụ quản lý của trường và các nhu cầu xã hội khác nói chung

C hương 3 Các giải pháp thực hiện công tác thu thập những loại tài liệu có

giá trị cần nộp vào lưu trữ cơ quan trường đại học

Từ những cơ sở khoa học và thực tiễn được nghiên cứu và trình bày ở chương 2, chương 3 đề xuất giải pháp củng cố và phát triển công tác lưu trữ tại các trường đại học Trong đó cần hình thành một danh mục các loại tài liệu có giá trị cần nộp vào cơ quan lưu trữ của trường đại học Cũng do từ thực trạng hiện nay các trường đại học không có tổ chức lưu trữ, chương này có đề xuất về tổ chức lưu trữ, từ đó mới có cơ sở thực hiện việc thu thập tài liệu theo danh mục được đề xuất

VI Nguổn tài liêu tham khảo :

- Những văn bản của Đảng và Nhà nước về công tác giáo dục và đào tạo

- Những văn bản của Đảng và Nhà nước về công tác lưu trữ

- Những tài liệu nghiên cứu khoa học trong lĩnh vực lưu trữ

Tư liệu, sách về công tác lưu trữ của nước ngoài : Hội đồng Lưu trữ Quốc

tế, Trung Quốc, Nga, Pháp , Malaysia

Các bài báo, các công trình được đăng trên các tạp chí trong ngành lưu trữ

và trong ngành giáo dục - đào tạo

Tài liệu về những thành tựu trong hoạt động đào tạo và khoa học công nghệ của các trường đại học

Chương I CHỨC NĂNG, NHIỆM vụ, c ơ CÂU T ổ CHỨC VÀ s ự HÌNH THÀNH CÁC LOẠI TÀI LIỆU CỦA TRƯỜNG Đ Ạ I HỌC

1.1 Chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của trường đại học.

1.1.1 Chức năng, nhỉẻm vu của trưởng đai hoc.

Trong hệ thống giáo dục quốc dân ở nước ta có hệ thống các trường đại học Hoạt động của hệ thống các trường đại học rất phong phú Nội dung hoạt động của các trường đại học thể hiện ở một số mặt chủ yếu : Quản lý chỉ đạo, giảng dạy, học tập, nghiên cứu khoa học, phục vụ ứng dụng những tiến bộ khoa học vào lao động sản xuất và các hoạt động thực tiễn của xã hội Chức năng, nhiệm vụ của các trường đại học đã được khẳng định rõ ngay từ Nghị quyết số 142 ngày 16/6/1966 của Bộ Chính trị Trung ương Đ ảng ta về đào tạo bồi dưỡng đội ngũ cán bộ khoa học và quản ]ý kinh tế xã hội, các trường đại học “ Phải đào tạo một đội ngũ đông đảo trí thức xã hội chủ nghĩa vừa có phẩm chất chính trị tốt, tuyệt đối trung thành với Đảng, với giai cấp công nhân, với dân tộc, liên hệ chặt chẽ với công nông, vừa có trình độ khoa học kỳ thuật và nghiệp vụ giỏi, vừa nắm được những quy luật tự nhiên và quy luật xã hội, có năng lực động viên và tổ chức quần chúng đủ sức giải quyết những vấn

đề khoa học kỹ thuật và quản lý kinh tế do thực tiễn nước ta đặt ra Gần đây

n h ít trong Nghị quyết Đại hội Đ ảng lần thứ IX khẳng định phương hướng phát triển của ngành giáo dục và đào tạo, đã chỉ rõ: “ Tiếp tục quán triệt quan điém giáo dục là quốc sách hàng đầu và tạo sự chuyển biến cơ bản, toàn diện trong phát triển giáo dục và đào tạo” và “ Xây dựng hoàn chỉnh , phát triển các trưTng đại học và cao đảng theo m ạng lưới hợp lý để hình thành một số trường

đại học có chất lượng đào tạo ngang tầm với những trường đại học có chất lượng cao trong khu vực “ [50, 292 ].

Hiện nay, ở nước ta các trường đại học đều có hai chức năng cơ bản

là :

- Chức n ăn ẹ đào tạo.

- Chức năng nghiên cứu khoơ học.

Các chức năng được thể hiện trong các văn bân của Chính phủ về việc thành lập các trường đại học Ví dụ 1: Nghị định sô 30/CP ngày 04/4/1994 của Chính phủ về việc thành lập Đại học H uế ( xem Phụ lục 4 ) Điều 3 Nghị định này có ghi Đại học H uế có các nhiệm vụ như sau :

1 Đào tạo cán bộ các ngành khoa học và công nghệ với các trình độ đại học, sau đại học và các cấp học thấp hơn

2 Nghiên cứu khoa học, công nghệ gắn với giảng dạy, đào tạo, thông tin khoa học và triển khai các kết quả nghiên cứu vào sản xuất và đời sống

Ví dụ 2 : Nghị định của Chính phủ số 97/CP ngày 10/12/1993 về việc thành lập Đại học Quốc gia Hà Nội Tại Điều 3 của Nghị định này ghi rõ : “ Đại học Quốc gia Hà Nội có các nhiệm vụ chính sau : 1/ đào tạo chuyên gia các ngành khoa học và công nghệ theo các trình độ đại học, cao học và tiến sĩ 2/ Nghiên cứu khoa học, công nghệ gắn với giảng dạy đào tạo, thông tin khoa học và triển khai các kết quả nghiên cứu vào sản xuất và đời sống 3/ Hỗ trợ

về học thuật cho một số trường đại học khác và một số trường cao đẳng ở các địa phương ( Phụ lục 1 )

Ví dụ 3 : Theo Nghị định số 276/NĐ ngày 11/10/1951 của Bộ Quốc gia Giáo due về việc thành lập Trường Đại học Sư phạm Hà Nội, thì Trường Đại học Sư phạm Hà Nội có chức năng đào tạo giáo viên với chất lượng cao và nghiên cứu khoa học đạt trình độ tiên tiến

Như vậy, các trường đại học có hai chức năng cơ bản là chức năng đào tạo và chức năng nghiên cứu khoa học Ngoài ra những trường có quy mô đặc biệt , như đại học quốc gia, còn thêm nhiệm vụ khác nữa Ví dụ, Đại học

Q uốc gia Hà Nội có thêm nhiệm vụ : Hỗ trợ về học thuật cho một sô' trường đại học khác và một số trường cao đẳng ở các địa phương

Chức n ăn z đào tao.

Chức năng và nhiệm vụ đào tạo của trường đại học đã được Đảng ta chỉ

rõ : "Phải đào tạo một đội ngũ đông đảo tri thức xã hội chủ nghĩa vừa có phẩm chất chính trị tốt, tuyệt đối trung thành với Đảng, với giai cấp công nhân, với dân tộc, liên hệ chặt chẽ với công nông vừa có trình độ khoa học kỹ thuật và nghiệp vụ giỏi, vừa nắm được những quy luật tự nhiên và quy luật xã hội " ( Nghị quyết số 142 ngày 16 tháng 6 năm 1966 của Bộ Chính trị Ban Chấp hành Trung ương Đảng) Trong Điều 35 của Luật Giáo dục ( Quốc hội khoá

X thông qua ngày 02 tháng 12 năm 1998 ): “Mục tiêu của giáo dục đại học và sau đại học là đào tạo người có phẩm chất chính trị, đạo đức, có ý thức phục

vụ nhân dân, có kiến thức và năng lực thực hành nghề nghiệp tương xứng với trình độ đào tạo, có sức khoẻ, đáp ứng yêu cầu xây dựng và bảo vệ Tổ quốc “ [23, 25 ]

Cho đến nay, Đảng ta vẫn luôn khẳng định nhiệm vụ đào tạo của các trường trong ngành giáo dục đào tạo, trong đó có các trường đại học có chức năng, là nhiệm vụ hết sức quan trọng Trong Báo cáo Chính trị của Ban Chấp hành Trung ương Đảng Khoá VIII tại Đại hội đại biểu toàn quốc của Đảng lần thứ IX khẳng định : "Đào tạo lớp người lao động có kiến thức cơ bản, làm chủ

kỹ năng nghề nghiệp, quan tâm hiệu quả thiết thực, nhạy cảm với cái mới, có

ý thức vươn lên về khoa học và công nghệ Xây dựng đội ngũ công nhân lành nghề, các chuyên gia và nhà khoa học, nhà văn hoá nhà kinh doanh, nhà quản

lý “ [50, 202 ]

Do nhu cầu phát triển của đất nước nói chung trong thời kỳ đổi mới, thời kỳ hiện đại hoá, công nghiệp hoá, đáp ứng yêu cầu của nền kinh tê và quốc phòng của đất nước, các loại hình và quy mô tác đào tạo của các trường đại học ngày càng được phát triển Hàng năm có hàng vạn người được tuyển sinh vào học ở các trường đại học và cũng có hàng vạn người được tốt nghiệp

từ các trường đại học đi vào làm việc ở các lĩnh vực, các tổ chức, đơn vị trong

cả nước

Nhiệm vụ chính trị của mọi trường đại học là đào tạo và bồi dưỡng nguồn nhân lực khoa học kỹ thuật có trình độ cao trong các lĩnh vực khoa học, công nghệ, quản lý kinh tế và các lĩnh vực khác mà xã hội yêu cầu Trường đại học có khả năng và được phép đào tạo ở tất cả các loại hình : đào tạo chính quy, đào tạo tại chức, đào tạo từ xa, đại học mở, và với các bậc học, như :

cử nhân, cử nhân kỹ thuật, kỹ sư, thạc sĩ, tiến sĩ Ngoài ra trường đại học còn

m ở các chướng trình đào tạo quốc tế, cử nhân và kỹ sư bằng hai, các chuyên

đề bồi dưỡng cao cấp, các chuyên đề bồi dưỡng có cấp chứng chỉ theo hình

thức tập trung, tại chức Số lượng cán bộ được đào tạo là rất lớn, nhất là ở các

trường đại học có bề dày lịch sử Điều đó được chứng minh bằng thành tựucông tác đào tạo của m ột số trường như sau :

- Trường Đại học Y Hà Nội, tính đến năm 2001, trường đã đào tạo được 17.165 bác sĩ, 110 cử nhân điều dưỡng, 698 thạc sĩ, 278 tiến sĩ y học,

486 bác sĩ nội trú bệnh viên, 6526 bác sĩ chuyên khoa cấp I và chuyên khoa cấp II Hiện nay trường Đại học Y Hà Nội đang có gần năm ngàn sinh viên và học viên đang học tập tại trường

- Trường đại học Bách khoa Hà Nội, qua 45 năm ( 1956 - 2001 )trường đã đào tạo được 63.254 kĩ sư các loại hình, 250 tiến sĩ, 1210 thạc sĩ Hiện nay sô lượng sinh viên đang học là 25.000 người, 160 nghiên cứu sinh,

800 học viên cao học và 1200 kĩ sư bằng 2 [44, 19 ]

Chứng năng nshién cứu khoa hoc.

Thời đại ngày nay, khoa học và công nghệ đã trở thành lực lượng sản xuất trực tiếp, là nguồn lực quan trọng để phát triển kinh tế - xã hội Vì vậy việc nghiên cứu khoa học trong các trường đại học cũng đã được Nghị quyết của Bộ Chính trị về khoa học công nghệ trong sự nghiệp đổi mới ( Nghị quyết

số 26/NQ-TW năm 1991 ) khẳng định : " Các trường đại học vừa là cơ sở đào tạo, vừa là cơ sớ nghiên cứu ứng dụng khoa học công nghệ Từ trong công tác đào tạo đòi hỏi công tác nghiên cứu khoa học công nghệ nhằm nắm bắt khoa học công nghệ mới, phục vụ sản xuất và từ trong công tác nghiên cứu khoa học đã gắn bó với công tác đào tạo Ngay từ sau Đại hội Đại biểu Đảng toàn quốc lần thứ VI năm 1986, đất nước ta bước vào thời kỳ đổi mới toàn diện , trong đó có đổi mới về công tác giáo dục và đào tạo Qua việc thực hiện các chương trinh đổi mới của ngành đại học, các trường đại học đã đi vào việc đổi mới hệ thống giáo trình, chương trình cho thích hợp cơ chế mới, trong

đó có gắn liền công tác nghiên cứu khoa học

Định hướng hoạt động nghiên cứu khoa học của các trường đại học phù hợp có tác động đến công tác đào tạo , phục vụ sản xuất và đời sống Nội dung hoạt động nghiên cứu khoa học của các trường đại học rất phong phú Công cuộc đổi mới ở Việt Nam đang đặt ra nhiều vấn đề phải nghiên cứu và tổng kết bằng lý luận Nhiều khái niệm, phạm trù, các học thuyết kinh tế thị trường và vai trò của Nhà nước cần làm sáng tỏ để vận dụng vào các thành phần kinh tế ở Việt Nam Các chính sách phải được nghiên cứu một cách khoa học có cơ sở lý luận và tổng kết thực tiễn

Hoạt động nghiên cứu khoa học trong trường đại học là nhiệm vụ chính sau nhiệm vụ đào tạo Hoạt động nghiên cứu khoa học trong nhà trường vừa giúp phán nâng cao tri thức, tiếp cận với khoa học công nghệ hiện đại, vừa là cáu nối giữa nhà trường với thực tiễn sản xuất Muốn đổi mới cóng tác đào tạo

cần phải đổi mới hoạt động nghiên cứu khoa học trong nhà trường Ví dụ như Trường đại học Kinh tế Quốc dân, các đề tài cấp Nhà nước và cấp Bộ hàng nãm được xuất bản làm tài liệu tham khảo cho giảng dạy, nghiên cứu của trường cũng như phổ biến rộng rãi trong toàn xã hội [15, 13] Từ kết quả hoạt động nghiên cứu khoa học ở trường đại học đã nâng cao được trình độ và khả năng của đội ngũ giáo viên và cũng nhờ có hoạt động nghiên cứu khoa học các trường đại học có hệ thống chương trình, bài giảng, giáo trình đáp ứng yêu cầu của m ột trưởng đại học, nhất là những trường đại học đa ngành, như Đại học Bách khoa Hà Nội, Đại học K inh tế Quốc dân, Đại học Bách khoa Thành phố HỒ Chí Minh.

Ở Việt Nam, các trường đại học đều có đội ngũ người làm nghiên cứu khoa học rất lớn Họ bao gồm:

- Cán bộ giảng dạy ở trường đại học : Trong đó có nhiều giáo sư, phó giáo sư, tiến sĩ khoa học, tiến sĩ, thạc sĩ

- Đội ngũ học sinh, sinh viên dài hạn

- Đội ngũ nghiên cứu sinh dài hạn và ngắn hạn

Hiện nay, cả nước có 32.205 giáo viên đang giảng dạy tại 74 trường đại học và 104 trường cao đẳng Trong đó có 314 người là giáo sư (khoảng 1%),

1140 người là phó giáo sư ( khoảng 3,54%) và 4.563 người là tiến sĩ ( chiếm khoảng 14,17%) [2,16],

Với lực lượng như vậy, nhiều trường đại học hoạt động nghiên cứu khoa học như là một trung tâm nghiên cứu và hơn nữa như là một viện nghiên cứu khoa học Nhiệm vụ nghiên cứu khoa học của các trường đại họclà nhiệm vụ chính trị cơ bản của trường đại học, đóng vai trò quan trọng trong hoạt dộng khoa học công nghệ của cả nước Năm 2001, riêng 61 đơn vị trực thuộc Bộ Giáo dục và Đào tạo và hai Đại học quốc gia đã triển khai khoảng 80 đề tài

khoa học cấp Nhà nước, hàng chục dự án sản xuất thử nghiệm cấp nhà nước, hàng năm thực hiện khoảng 200 nhiệm vụ nghiên cứu cơ bản về khoa học tự nhiên Thời gian từ 1996 - 2001, Bộ Giáo dục và Đào tạo triển khai nghiên cứu trên 2500 đề tài, trên 50 dự án sản xuất thử nghiệm cấp Bộ [29, 6 ] Sau đây là một số ví dụ về thành tựu hoạt động nghiên cứu khoa học của một sốtrường đại học cho chúng ta thấy công tác nghiên cứu khoa học và các hoạtđộng khoa học công nghệ là rất lớn

- Đai hoc Y Hà Nối : Số lượng các đề tài khoa học giai đoạn từ năm 1991

- Đai hoc Bách khoa Hà Nối : Số lượng các đề tài nghiên cứu khoa học trong năm 2001 :

+ Đề tài khoa học cơ bản cấp Nhà nước : 29

+ Đề tài khoa học công nghệ cấp Bộ : 55 [43, 08]

Trong thời gian 5 nãm ( 1996 - 2000 ), sinh viên đại học Bách khoa Hà

Nội đã tham gia thực hiện 97 đề tài nghiên cứu khoa học cấp Bộ, hàng trăm đề

tài cấp trường Trong đó có 122 đề tài đạt giải cấp trường, 37 đề tài cấp Bộ và

26 công trình nhận giải thưởng VIFOTEC [44, 20 ]

- Trường đai hoc Khoa hoc Xã hôi và Nhân văn ( Đại học Quốc gia Hà Nội ) : Số lượng các để tài nghiên cứ^u khoa học trong 5 năm gần đây là :

+ Đề tài cấp Nhà nước : 3

+ Đề tài cấp thành phố : 1

+ Đề tài cấp Đại học Quốc gia : 105

+ Đề tài cấp trường : 97

Công tác nghiên cứu khoa học trong sinh viên có ý nghĩa rất lớn trong

hoạt động khoa học công nghệ của trường đại học Vấn đề này đã được ghi

trong bản Quy chế về nghiên cứu khoa học của sinh viên trong các trường đại

học và cao đẳng, được ban hành theo Quyết định số 08/2000/QĐ - BGDĐT

ngày 30/3/2000 của Bộ trưởng Bộ G iáo dục và Đào tạo Tại Điều 1 bản quy

chế này có ghi mục đích nghiên cứu : 1) Góp phần nâng cao chất lượng đào

tạo; 2) Tiếp cận và vận dụng các phương pháp nghiên cứu khoa học ; 3) Giải

quyết m ột số vấn đề khoa học và thực tiễn [ 48, 408 ] Tại trường Đại học

Khoa học Xã hội và Nhân văn thuộc đại học Quốc gia Hà Nội, mỗi năm có

khoảng 500 sinh viên tham gia nghiên cứu khoa học

Trong hoạt động khoa học công nghệ của trường đại học, ngoài nhiệm

vụ nghiên cứu khoa học, còn nhiều hoạt động khác, như xuất bản sách

chuyên khảo, dịch sách nước ngoài, sản xuất thử nghiệm, hội thảo khoa học,

■V.V Ví dụ : Trong giai đoạn từ 1986 - 2001, trường Đại học Kinh tế Quốc

dân đã tổ chức 108 hội thảo khoa học, xuất bản hơn 150 sách chuyên khảo,

dịch 60 tài liệu nước ngoài [19 10],

Chức năng nghiên cứu khoa học ở một trường đại học luôn gắn liền với chức năng đào tạo Việc nghiên cứu khoa học vừa đáp ứng yêu cầu đào tạo, nâng cao năng lực cán bộ giảng dạy, vừa phát huy được khả năng nghiên cứu phục vụ sản xuất và đời sống Công tác nghiên cứu khoa học của các trường đại học là phù hợp và có tác động đến hai mặt : Đào tạo và phục vụ sản xuất

V ấn đề này đã được ghi ở Điều 12 trong Luật Khoa học và Công nghệ (số 21/2001/Q H 10 ngày 09/6/2000) :

“ 1- Trường đại học có nhiệm vụ tiến hành nghiên cứu khoa học và phát triển công nghệ, kết hợp đào tạo với nghiên cứu khoa học và sản xuất, dịch vụ

k h o a học và công nghệ theo quy định của Luật này, Luật Giáo dục và các quy định khác của pháp luật

2- Trường đại học thực hiện nhiệm vụ nghiên cứu cơ bản, nhiệm vụ khoa học và công nghệ ưu tiên, trọng điểm của Nhà nưóc và nghiên cứu khoa học về giáo dục “ [24, 25]

Tóm lại, hoạt động khoa học và công nghệ nói chung trong giai đoạn cách m ạng hiện nay có ý nghĩa rất quan trọng cho sự nghiệp công nghiệp hoá

và hiện đại hoá đất nước Trong đó có đóng góp lớn của hoạt động khoa học

và công nghệ ở các trường đại học Nhiệm vụ hoạt động khoa học công nghệ được Hội nghị lần thứ Sáu Ban chấp hành Trung ương khoá IX chỉ rõ : “ Hoạt động khoa học và công nghệ từ nay tới năm 2010 cần tập trung thực hiện những nhiệm vụ chủ yếu là : Giải đáp kịp thời những vấn đề lý luận và thực tiễn do cuộc sống đặt ra Cung cấp luận cứ khoa học cho việc hoạch định các chủ trương, chính sách của Đ ảng và Nhà nước ; Đổi mới và nâng cao trình độ công nghệ trong toàn bộ nền kinh tế quốc dân nhằm nhanh chóng thoát khỏi tình trạng lao động thủ công, lạc hậu, tăng năng suất lao động, hiệu quả kinh doanh, nâng sức cạnh tranh của nền kinh tế, nâng cao đời sống nhân dân và sức mạnh quốc phòng, an ninh Chú trọng chuyển giao tiên bộ kỹ thuật và

thành tựu khoa học và công nghệ cho nông thôn, vùng sâu, vùng xa, vùng khó khăn “ [ 16, 19 ] Như vậy, cụ thể hoạt động nghiên cứu khoa học và triển khai ứng dụng khoa học của các trường đại học góp phần đưa nhanh những thành tựu khoa học và công nghệ tiên tiến, hiện đại vào thực tiễn đời sống và sản xuất, đáp ứng yêu cầu của xã hội và thị trường, đổng thời đẩy mạnh họp tác trong nước và quốc tế phục vụ sự nghiệp phát triển kinh tế - xã hội, an ninh quốc phòng.

1.1 2 C o cấu tò chức của trường đai hoc.

Trên cơ sở những Nghị định của Chính phủ, Quyết định của Thủ tướng Chính phủ về việc thành lập các trường đại học và Quyết đinh số 622/QĐ - TCCP ngày 12/7/1985 của Bộ Đại học và Trung học chuyên nghiệp về Quy định quyền hạn, trách nhiệm của Hiệu trưởng của các trường và từ những chức năng nhiệm vụ chủ yếu của trường đại học là đào tạo và nghiên cứu khoa học mà các trường đại học được tổ chức với các phòng, ban chức năng , các khoa và các đơn vị hợp lý Đê thực hiện đầy đủ và có hiệu quả, cơ cấu tổ chức của một trường đại học được thành lập m ột cách chặt chẽ nhằm chỉ đạo toàn diện mọi hoạt động của nhà trường Nhìn chung các trường đại học có cơ cấu

- Phòng Đào tạo đại học.

- Phòng Đào tạo sau đại học

- Phòng Quản lý khoa học

- Ban Thanh tra giáo dục

- Phòng Công tác chính trị

3 Các khoa / bộ môn trực thuộc

4 Các đơn vị trực thuộc trường : Thư viện, trung tâm tin học, các trung tâm nghiên cứu khoa học, các dự án, công ty, trung tâm đào tạo chuyên ngành sâu, trung tâm ký túc xá, trạm y tế, phòng bảo vệ v.v

5 Các hội đổng : Hội đồng Khoa học, Hội đồng Thi đua,

6 Các tổ chức đoàn thể xã hội : Đ ảng, công đoàn, hội phụ nữ, đoàn thanh niên, hội sinh viên

Tùy theo tính chất của mỗi trường, quy mô tổ chức của mỗi trường, các trường còn có cơ cấu tổ chức với các bộ phận khác nhau Ví dụ : Theo Nghị định số 31- CP ngày 04/4/1994 của Chính phủ về việc thành lập Đại học Thái Nguyên ( Phụ lục 2 ), vì đây là đại học vùng, cho nên các tổ chức đào tạo và nghiên cứu khoa học bao gồm:

- Trường Đại học Đại cương

- Trường Đại học Sư phạm

- Trường Đại học Kỹ thuật công nghiệp

- Trường Đại học Nông lâm

- Trường Đại học Y khoa

- Các Trung tâm nghiên cứu khoa học

Trong đó, các trường đại học thành viên của Đại học Thái Nguyên

cũ n g có các phòng, ban chức năng, các khoa như một trường đại học nói

chung

Từ chức năng, nhiệm vụ chung của trường, mỗi khoa, mỗi phòng ban

chức nãng có chức năng nhiệm vụ riêng Các phòng, ban chức năng chịu

trách nhiệm và giúp Hiệu trưởng về các mặt hoạt động của nhà trường Ví dụ

n h ư sau :

- Các khoa có chức năng giúp Hiệu trưởng và chịu trách nhiệm trước

H iệu trưởng nhà trường về việc quản lý chỉ đạo các mặt đào tạo chuyên ngành

và công tác nghiên cứu khoa học của khoa , trực tiếp quản lý sinh viên các lớp

chuyên ngành trong khoa

- Phòng Hành chính tổng hợp : Phòng Hành chính tổng hợp giúp nắm tình

h ình chung của trường, lo công tác đối nội, đối ngoại, quản lý công tác văn

thư - lưu trữ

- Phòng Tổ chức - Cán bộ :* Giúp giải quyết các vấn đề vé tổ chức, nhân sự;

Q uản lý hổ sơ cán bộ công chức của trường; Xây dựng k ế hoạch và thực hiện

k ế hoạch đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, giáo dục trong trường

- Phòng Đào tạo đại học: Có nhiệm vụ theo dõi công tác giảng dạy của giáo

viên, học tập của sinh viên Thực hiện nhiệm vụ tuyển sinh, quản lý theo dõi

sinh viên trong suốt quá trình học, làm thủ tục tốt nghiệp

- Phòng đào tạo sau đại học : Có nhiệm vụ tham mưu giúp việc cho Hiệu

trưởng về tổ chức, quản lý, triển khai công tác đào tạo sau đại học bao gồm

thạc sỹ, tiến sỹ và các chương trình bồi dưỡng kiến thức khác

- Phòng Quản lý khoa học : Chịu trách nhiệm chỉ đạo và quản lý công tác

nghiên cứu khoa học, các công trình nghiên cứu khoa học và chuyển giao

công nghệ của giáo viên và sinh viên

- Phòng Công tác chính trị : Phòng công tác chính trị là đơn vị chức năng có nhiệm vụ tham mưu, giúp việc cho Đảng uỷ và Hiệu trưởng về công tác chính trị, tư tưởng đối với cán bộ, công chức và sinh viên; công tác tuyên truyền, vận động, công tác văn hoá truyền thống và công tác bảo tồn truyền thống của trường.

- Phòng Hợp tác quốc tế : Phòng Quan hệ quốc tế là phòng chức năng có nhiệm vụ tham mưu giúp việc cho Hiệu trưởng quản lý công tác quan hệ quốc

tế, hoạch định chiến lược quan hệ, hợp tác với từng trường, từng nước, từng khu vực và các tổ chức trên thế giới, cũng như cộng đồng người Việt Nam ở nước ngoài và các cá nhân nước ngoài

- Trung tâm Thông tin - Thư viện : Trung tâm Thông tin - Thư viện là đơn vị chức năng có nhiệm vụ tham mun, giúp việc cho Hiệu trưởng về công tác thư viện, thông tin khoa học phục vụ cho đào tạo, nghiên cứu khoa học và triển khai công nghệ

- Trung tâm Ký túc xá : Trung tâm Ký túc xá là đơn vị chức năng có nhiệm

vụ tham mưu, giúp việc cho Hiệu trưởng về công tác tổ chức, quan lý toàn bộ

ký túc xã sinh viên và nhà ăn tập thể; chăm lo, phục vụ đời sống vật chất, tinh thần cho sinh viên thuộc các hộ đào tạo và học viên các lớp chuyên đề

- Trạm Y tế : Trạm Y tế là đơn vị chức năng có nhiệm vụ tham mưu, giúp việc cho Hiệu trưởng về công tác chăm lo chữa bệnh cho cán bộ, công chức và sinh viên, công tác vệ sinh, phòng dịch trong trường

Ngoài ra, còn tùy theo cách tổ chức của mỗi trường mà các chức năng , nhiệm vụ cụ thể được đưa vào các phòng , ban tùy ý muốn của mỗi trường

Ví dụ, ở trường Đại học Sư phạm Hà Nội, Phòng Quản lý khoa học thực hiện

cả chức năng quản lý đào tạo sau đại học, trường không có Phòng Đào tạo sau đai học Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn thuộc Đại học Quốc gia Hà Nội cũng có các bộ phận thực hiện các chức năng nhiệm vụ của một trường đại học nói chung, tuy cơ cấu tổ chức có hơi khác Trên cơ sở bản Quy

định về phần cấp quản lý và quy trình hoạt động quản lý trong Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn, được ban hành theo Quyết định sô 444/XH- NV-TC ngày 27/3/1999 của Hiệu trưởng Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn, cơ cấu tổ chức của Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn cho đến năm 2002 gồm có :

1 Ban giám hiệu : Hiệu trưởng và các Phó hiệu trưởng

8 Phòng Chính trị - Công tác sinh viên

9 Các hội đồng : Hội đồng Khoa học - Đào tạo, Hội đồng Thi đua

10 Các khoa Có 13 khoa : Văn học, Ngôn ngữ học, Lịch sử, Triết học, Báo chí, Xã hội học, Tâm lý học, Tiếng V iệt và Văn hoá Việt Nam cho người nước ngoài, Đông phương học, Quốc tế học, Du lịch, Giáo dục quốc phòng, Lưu trữ học và Quản trị văn phòng

11 Bộ môn trực thuộc : Có 4 bộ môn : Bộ môn Tư tưởng Hồ Chí Minh

và Khoa học chính trị, Bộ môn Thông tin thư viên, Bộ môn Tiếng nước ngoài, Bộ môn Giáo dục thể chất

12 Các trung tâm , đơn vị trực thuộc: Trung tâm Nghiên cứu Văn hoá quốc tế, Trung tâm Nghiên cứu Giới và phát triển, Trung tâm Nghiên cứu Dân số và công tác xã hội trong phát triển, Ttung tâm Nghiên cứu Trung quốc, Trung tâm Nghiên cứu xã hội về môi trường và phát

triển, Trung tâm Tin học ứng dụng, Trung tâm Ngoại ngữ, Ký túc

Tên gọi các bộ phận, các đơn vị có nhiều trường cũng khác nhau do tính chất của mỗi trường, mặc dù cùng chức năng nhiệm vụ Ví dụ : Phòng Khoa học - Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn, trong khi đó Trường Đại học Bách khoa Hà Nội có Phòng Quản lý khqa học và Chuyển giao công nghệ

Các trường đại học dân lập cũng có cơ cấu tổ chức, về cơ bản , cũngnhư các trường đại học công lập Ví dụ, Quyết định số 04/2000/QĐ-TTgngày 05/01/2000 của Thủ tướng Chính phủ về việc thành lập Trường Đại học Dân lập Cửu Long , quy chế hoạt động của Trường Đại học Dân lập Cửu Long được quy định tại Điều 3 của Quyết định này ( Phụ lục 3 ) Theo Điều 4 củabản Quy chế trường đại học dân lập, được ban hành theo quyết định số86/2000/QĐ - TTg ngày 18/7/2000 của Thủ tướng Chính phủ : Trường đại học dân lập bình đẳng với trường đại học công lập về nhiệm vụ và quyền hạn của Nhà trường Điều 11 của bản Quy chế này quy định rõ cơ cấu tổ chức của trường đại học dân lập gồm có :

1 - Hội đồng quản trị

2 - Hiệu trưởng

3 - Các phó hiệu trưởng.

4 - Các phòng, ban chức năng

5 - Các hội đồng khoa học và đào tạo

6 - Một số tổ chức đào tạo : khoa, bộ môn

7 - Một số tổ chức phục vụ đào tạo, nghiên cứu khoa học và triển khai được thành lập và hoạt động theo quy định của pháp luật

8 - Tổ chức Đảng và các đoàn thể [ 48, 496 ]

1.2 Thành phần và nội dung tài liệu được hình thành trong hoạt động

của một trường đại học.

Trường đại học là cơ quan hành chính sự nghiệp với hai chức năng chính là đào tạo và nghiên cứu khoa học Vì trường đại học là một cơ quan hành chính sự nghiệp cho nên cũng có đủ các mặt hoạt động khác, như quản

lý hành chính, kế toán tài vụ, xây dựng cơ bản, tổ chức cán bộ, công đoàn, thanh niên, phụ nữ Toàn bộ tài liệu được hình thành trong quá trình hoạt động của trường tạo thành Phông lưu trữ độc lập (Phông lưu trữ cơ quan)

"Phông lưu trữ độc lập (cơ quan) là toàn bộ tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của một cơ quan có ý nghĩa chính trị, kinh tế, khoa học, lịch sử và các ý nghĩa khác đã được chọn lọc và đưa vào bảo quản ở kho lưu trữ " [5,

88 ] Kho lưu trữ của trường đại học là cơ quan lưu trữ có nhiệm vụ thu thập

và quản lý toàn bộ tài liệu được hình thành trong quá trình hoạt động của nhà trường Để phông lưu trữ của trường đại học được hoàn chỉnh, chúng ta cũng cần xác định được nguồn nộp lưu vào lưu trữ của nhà trường Nguồn nộp lưu vào lưu trữ của một trường đại học, dù mỗi trường có tổ chức bộ máy quản lý

ở dạng nào, thì không thay đổi, bởi vì chức nãng nhiệm vụ cơ bản của các

trường đại học đều giống nhau Điều kiện thành lộp một phồng lưu trữ cơ quan

là :

- Có văn bản quy phạm pháp luật của cấp trên về thành lập cơ quan, về quy định rõ chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn

- Có tổ chức biên chế riêng

- Có tài khoản đăng ký ở kho bạc

- Có văn thư và con dấu riêng

M ột trường đại học có đủ điểu kiện lập phông lưu trữ cơ quan Như phần trên đã trình bày vế cơ cấu tổ chức chung nhất của m ột trường đại học

Từ cơ cấu tổ chức này sẽ là các nguồn nộp lưu tài liệu vào lưu trữ nhà trường

và từ chức năng, nhiệm vụ của các bộ phận hình thành các nhóm tài liệu

Trong hoạt động của một trường đại học hình thành các nhóm tài liệu

cơ bản như sau:

1 ■ Phòng Hành chính - Tổng hơp:

Phòng Hành chính - Tổng hợp là đơn vị chức năng, có nhiệm vụ giúp Hiệu trưởng tổng hợp tình hình chung về các m ặt hoạt động của trường về công tác hành chính, công tác tổng hợp và công tác lễ tân , như thực hiện đối nội, đối ngoại và bảo đảm các m ặt phục vụ cho nhà trường hoạt động đều đặn

Từ đó hình thành các nhóm tài liệu như sau :

- Tài liệu về đường lối quan điểm chỉ đạo của Đảng và Nhà nước về cống tác giáo dục và Đào tạo

- Tài liệu về phương hướng nhiệm vụ từng năm học Trong đó có các văn bản chi đạo của Chính phủ, Bộ Giáo dục và Đào tạo và các Bộ ngành khác có liên quan

- Tài liệu về sơ kết học kỳ, tổng kết năm học Thành phần khối tài liệu này bao gồm phương hướng nhiệm vụ năm học, báo cáo tình hình thực hiện năm học của các phòng, khoa, báo cáo tổng kết của Ban Giám hiệu về các mặt quản lý chỉ đạo, giảng dạy, học tập, nghiên cứu khoa học và các hoạt động khác trong học kỳ, trong năm học.

- Tài liệu, hồ sơ về các hội nghị, các buổi lễ kỷ niệm, các cuộc họp của Ban Giám hiệu

- Tài liệu về việc đón tiếp và làm việc với các đoàn nước ngoài đến thăm và làm việc tại trường ( ở những trường không thành lập phòng Hợp tác quốc tế)

- Tài liệu được hình thành ở văn thư : sổ đăng ký công văn đi, công văn đến, tập công văn lưu

2 Phòng Quản tri - Thiết bi :

Phòng Quản trị - Thiết bị là đơn vị chức năng có nhiệm vụ tham mưu, giúp việc cho Hiệu trưởng thực hiện chức năng quản trị, quản lý cơ sở hạ tầng, thiết bị của trường Bao gồm quản lý đất đai, nhà cửa, lớp học, phòng làm việc, hội trường, phòng thí nghiệm , xưởng, trang bị thiết bị , máy móc phục vụ cho công tác đào tạo và nghiên cứu khoa học

- Hồ sơ nguyên tắc về công tác xây dựng cơ bản, về mua sắm tài sản, về chế

độ quản lý và sử dụng tài sản

- Tài liệu vế xây dựng cơ bản : các dự án xây dựng và sữa chữa lớn trường, lớp, thư viện,

- Tài liệu về quy hoạch, trang bị thiết bị phương tiện kỹ thuật máy móc phục

vụ công tác đào tạo, nghiên cứu khoa học và công nghệ

- Tài liệu về mua sắm vật tư, thiết bị

- Tài liệu về mua sắm tài sản, đổ dùng giảng dạy, dụng cụ thí nghiệm.

- Tài liệu về báo cáo tình hình tài sản, thống kê tài sản của các khoa, các đơn

vị và của toàn trường

3 Phòng Kê toán - Tài vu:

Phòng K ế hoạch - Tài vụ là đơn vị chức năng có nhiệm vụ tham mưu giúp việc cho Hiệu trưởng thực hiện chức năng quản lý về công tác k ế hoạch, tài chính của trường Cụ thể về quản lý và phân phối tài chính, giám sát hoạt động tài chính, vật tư kỹ thuật, thanh quyết toán theo đúng chế độ, nguyên tắc quản lý tài chính của Nhà nước

- Tài liệu về chế độ, chính sách cấp phát và sử dụng ngân sách nhà nước, các nguồn kinh phí khác

- Các loại sổ sách kế toán

- Tài liệu về báo cáo quyết toán định kỳ tháng, quý, năm

- Tài liệu về kiểm tra, thanh tra tài chính

- Các loại chứng từ thu, chi các tài khoản

- Tài liệu về kiểm kê tài sản, báo cáo tài sản định kỳ

- Tài liệu khác liên quan đến kê toán : Tài liệu làm căn cứ lập chứng từ kế toán, tài liệu về vốn, về kinh phí, về nghĩa vụ thuế

- Tài liệu về thành lập trường , chức năng, nhiệm vụ , quyền hạn và cơ cấu tổ chức của trường.

- Tài liệu về công tác tuyển dụng công chức

- Tài liệu về công tác bổ nhiệm, điều động, bãi miễn các chức danh

- Tài liệu về thuyên chuyển, điều động công chức

- Tài liệu vế cống tác tăng lương, nâng bậc lương cho cán bộ công chức

- Tài liệu về giải quyết các chế độ nghỉ hưu, nghỉ chế độ, m ãt sức, trợ cấp

- Tài liệu về k ế hoạch công tác định kỳ

- Tài liệu về ehiến lược, chính sách cán bộ

- Tài liệu về kiện toàn tổ chức bộ máy của trường và của các đơn vị thuộc trường

- Tài liệu về kỷ luật cán bộ công chức

- Hồ sơ cá nhân của cán bộ công chức nhà trường

5 Phòng Đào tao đai hoc

Phòng đào tạo đại học là đơn vị chức năng có nhiệm vụ tham mưu giúpcho Hiệu trưởng trong công tác quản lý đào tạo đại học và quản lý sinh viên.Phòng đào tạo chịu trách nhiệm trước Hiệu trưởng về công tác triển khai và quản lý đào tạo hệ đại học, về công tác quản lý sinh viên suốt quá trình đào tạo tại trường

• Tài liệu về xây dựng mục tiêu, nội dung, chương trình và kế hoạch đào tạo chung của trường

■ Tài liệu về chương trình giảng dạy

- Tài liệu về mở các ngành đào tạo mới

- Tài liệu về công tác tuyển sinh

- Tài liệu về các kỳ thi, kiểm tra.

- Tài liệu về quản lý sinh viên

- Tài liệu về tốt nghiệp của sinh viên

- Hồ sơ học sinh, sinh viên

6 Phòng Quản lý khoa hoc

Phòng Quản lý khoa học là đơn vị chức nàng có nhiệm vụ tham mưu giúp việc cho Hiệu trưởng thực hiện quản lý nghiên cứu khoa học và chuyển giao công nghệ của trường

- Tài liệu về kế hoạch, chương trinh nghiên cứu khoa học

- Tài liệu theo dõi các công trình nghiên cứu khoa học

- Tài liệu về kết quả nghiên cứu khoa học của các đề tài

- Tài liệu về quản lý chỉ đạo các hoạt động khoa học khác: Hội nghị khoa học, hội thảo khoa học, ứng dụng khoa học, sản xuất thử nghiệm, chuyển giao công nghệ,

7 Phòng Đào tao sau đai hoc

Phòng Đào tạo sau đại học là đơn vị chức năng có nhiệm vụ tham mưu cho Hiệu trưởng về tổ chức, quản lý, triển khai công tác đào tạo sau đại học,bao gồm đào tạo thạc sĩ, tiến sĩ và các chương trình bồi dưỡng kiến thức khác

- Tài liệu vể chương trình, kế hoạch đào tạo sau đại học

- Tài liệu về tuyển sinh sau đại học

- Tài liệu về thi, kiểm tra

- Tài liệu về bảo vệ luận án

- Hồ sơ của học viên, nghiên cứu sinh

- Tài liệu về việc cấp văn bằng, chứng chỉ

- Tài liệu về xét duyệt mã ngành mới.

8 Các đoàn thể

- Tài liệu về hoạt động của đảng bộ cơ sở, các chi bộ

- Tài liệu về hoạt động của công đoàn, thanh tra nhân dân

- Tài liệu về hoạt động của đoàn thanh niên

9 Các khoa / Bô m ồn trưc thuôc Ban giám tìiêu

Các khoa có chức năng giúp Hiệu trưởng quản lý các m ặt công tác đào tạo, bồi dưỡng, nghiên cứu khoa học trong khoa và trực tiếp quản lý sinh viên các lớp chuyên ngành trong khoa

- Tài liệu về thực hiện nhiệm vụ năm học và phương hướng nhiệm vụ năm học sau của khoa

- Tài liệu về sơ kết học kỳ, tổng kết năm học của khoa

- Tài liệu vể kết quả các kỳ thi, kiểm tra hết học kỳ, hết m ôn học ở các lớp

- Tài liệu vế thực tập của sinh viên

- Tài liệu về công tác nghiên cứu khoa học của khoa

- Tài liệu về theo dõi học tập, điểm thi của sinh viên

- Tài liệu về theo dõi giảng dạy của khoa

- Tài liệu về khen thưởng, kỷ luật của khoa

- Tài liệu về hoạt động của Ban chủ nhiệm khoa

- Tài liệu về các hội nghị, cuộc họp của khoa

- Tài liệu về các phong trào thi đua của khoa

- Tài liệu về hoạt động của Hội đồng khoa học khoa

- Tài liệu về hoạt động của các tổ chức đoàn thể của khoa : Đảng, công đoàn, đoàn thanh niên.

10 Các đơn vị trực thuộc : Trung tâm ký túc xá, trạm y tế, trung tâm thông tin thư viện, trung tâm tin học, trung tâm ngoại ngữ, công ty, xưởng i n ,

- Tài liệu về kê hoạch công tác năm

- Tài liệu về tổng kết công tác năm

- Tài liệu về các dự án nâng cấp

- Tài liệu về báo cáo tài chính, sổ sách k ế toán

- Tài liệu về công tác chuyên môn của đơn vị

Trên đây là những loại tài liệu, những nhóm tài liệu cơ bản của các phòng ban, khoa, đơn vị trực thuộc của một trường đại học nói chung Tùy theo thực tế ở mỗi trường có cơ cấu tổ chức sắp xếp khác nhau, nhưng chức năng, nhiệm vụ chung của cả trường không thay đổi Chức năng nhiệm vụ cụ thể đưa vào từng bộ phận cụ thể Có trường không có phòng đào tạo sau đại học, thì chức năng đào tạo sau đại học đưa vào phòng quản lý khoa học, như trường Đại học Sư phạm Hà Nội chẳng hạn Có trường hợp, có trường nhập phòng quản trị vào phòng hành chính tổng hợp, v.v các trường đại học không

có cơ cấu thống nhất

Tài liệu hoạt động của Ban Giám hiệu phần lớn đưa vào phòng Hành chính - Tổng hợp Thực chất tài liệu ở Ban Giám hiệu hay trùng với tài liệu ở các đơn vị, các bộ phận của trường, ngoài những tài liệu cá nhân, tài liệu có tính chất riêng biệt M ột số tài liệu sau của Ban Giám hiệu có tính chất riêng biệt, n h ư :

- Sổ sách ghi chép cá nhân

- Tài liệu tham dự các hội nghị, hội thảo

- Bản thảo các báo cáo, bản tham luận

- Thư từ, văn bản gửi đích danh

Tóm lại, trường đại học là một cơ quan hành chính sự nghiệp, ngoài những chức năng nhiệm vụ chính (chức năng chuyên môn) còn có nhiều hoạt động đầy đủ như một cơ quan hành chính sự nghiệp Thành phần hồ sơ, tài liệu của trường đại học gồm có các nhóm cơ bản sau :

1 Tài liệu tổng hợp

2 Tài liệu quy hoạch, k ế hoạch, thống kê

3 Tài liệu về tổ chức, về công tác cán bộ

4 Tài liệu về lao động, tiền lương

5 Tài liệu tài chính, k ế toán

6 Tài liệu xây dựng cơ bản

7 Tài liệu hợp tác quốc tế

8 Tài liệu thanh tra và giải quyết khiếu nại tố cáo

9 Tài liệu hành chính, văn thư - lưu trữ

10 Tài liệu thi đua, khen thưởng

11 Tài liệu về hoạt động của các đoàn thể : Đảng, Công đoàn, Đoàn thanh niên, Hội sinh viên,

12 Tài liệu về nghiên cứu khoa học và chuyển giao khoa học công nghệ

13 Tài liệu quản lý chuyên ngành về đào tạo đại học và đào tạo sau đại học

14 Tài liệu về hoạt động của các hội đổng tư vấn

15 Tài liệu về hoạt động của các đơn vị trực thuộc

Như đã trình bày ở Phần m ở đầu , trong phạm vi luận văn này chỉ đi sâu về loại hình tài liệu chuyên môn nghiệp vụ của trường đại học là tài liệu quản lý công tác đào tạo và tài liệu hoạt động khoa học công nghệ của trường

Đó là những hồ sơ, tài liệu m ang tính đặc thù chuyên ngành của trường đại học Còn những nhóm tài liệu khác có các văn bản của nhà nước quy định cụ thể về thành phần và thời hạn bảo quản trong lun trữ Như nhóm tài liệu kế toán tài vụ, đã có Q uyết đinh số 7 4 /2 0 0 l/QĐ-BTC ngày 31 tháng 7 năm 2001 của Bộ Tài chính về quy đinh thời hạn bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toán kho bạc Nhà nước và Q uyết đinh số 218/2000/QĐ-BTC ngày 29 tháng 12 năm

2000 của Bộ Tài chính về việc ban hành chế độ lưu trữ tài liệu kế toán ( Phụ lục 9 )

Tóm lại , các trường đại học đều có chung chức năng nhiệm vụ là đào tạo và nghiên cứu khoa học Tùy theo mỗi trường có những đặc thù chuyên ngành đào tạo và quy m ô đào tạo mà có cơ cấu tổ chức hợp lý M ật khác trưòng đại học là cơ quan hành chính sự nghiệp, cho nên cũng rất nhiều các hoạt động khác như m ột cơ quan hành chính sự nghiộp, tuân thủ các thủ tục hành chính, vận hành bộ m áy theo quy định chung của pháp luật nước ta Từ

đó thấy rằng tài liệu được hình thành trong một trường đại học là rất đa dạng

và khối lượng tài liệu rất lớn do chức năng đào tạo mà hàng năm có nhiều người được tuyển vào học và cũng có rất nhiều người được tốt nghiệp Qua nghiên cứu chức năng, nhiệm vụ của trường đại học, chúng ta thấy rằng tài liệu lưu trữ của trường đại học có ý nghĩa khoa học rất rõ nét, chứa nhiều thông tin bổ ích cho sự nghiệp giáo dục đào tạo ở nước ta, phục vụ các nhu cầu phát triển kinh tế xã hội Vậy chương này chứng minh chúng ta thấy rằng cần nhận thức được giá trị của khối tài liệu do các trường đại học sản sinh ra, công tác lưu trữ là cần thiết và cấp bách để thu thập và bảo quản an toàn chúng

Chương II

C O SỞ K H O A H Ọ C X Á C Đ ỊN H C Á C L O Ạ I T À I LIỆU

C Ó G IÁ T R Ị C Ẩ N N Ộ P V À O LƯ U T R Ữ C Ủ A T R Ư Ờ N G Đ Ạ I H Ọ C

2.1 Cơ sở thưc tiễn vể công tác thu thâp tài liêu để quản lý và bảo

q u ản ở các trư ờ n g đai hoc.

2.1.1 Sư chỉ đao của Bố Giáo due và Đ ào tao về cống tác lưu trữ ở các trường

dai hoc

Trong Điều 26 của Điểu lệ về công tác công văn , giấy tờ và công tác lưu trữ (Ban hành theo Nghị định số 142-CP ngày 28/9/1963 của Hội đồng Chính phủ ) chỉ rõ : ở mỗi cơ quan phải có bộ phận hoặc phòng lưu trữ để bảo quản hổ sơ, tài liệu lưu trữ của cơ quan Đã từ lâu, Ngành Giáo dục và Đào tạo nước ta đã có sự quan tâm đến công tác lưu trữ, trong đó có công tác lưu trữ ở trường đại học Sau đây là m ột số những văn bản chỉ đạo của Ngành Giáo dục Đào tạo về công tác lưu trữ ở các đơn vị tổ chức, các trường trong Ngành

Năm 1977, Bộ Giáo dục đã có Quyết định số 1591/QĐ ngày 19 tháng

11 năm 1977 của Bộ trưởng vế việc ban hành “ Quy định về chế độ nộp lưu, quản lý tập trung thống nhất tài liệu lưu trữ, tài liệu tham khảo vể giáo dục đối với các đơn vị, tổ chức thuộc Bộ Giáo dục và các trường trực thuộc Bộ Giáo dục "[ 36,62 ] Bản quy định này nhấn m ạnh việc chế độ bảo quản tài liệu và

tổ chức quản lý tài liệu lưu trữ ở các trường, các đơn vị thuộc Bộ Giáo dục Cũng thời gian này, Bộ Giáo dục ban hành chỉ thị số 33/CT ngày 19/11/1977

về việc quản lý tập trung , thống nhất tài liệu lưu trữ giáo dục ở các đơn vị tổ

chức thuộc Bộ và các trường trực thuộc Bộ Văn bản này chỉ đạo tập trung vào

việc thu thập tài liệu về giáo dục của chính quyền Sài Gòn ở Miền Nam trước

năm 1975 và nhắc nhở thực hiện chê độ quản lý chặt chẽ công tác lưu trữ ở các đơn vị thuộc Bộ Giáo dục ( Phụ lục 6 ) Đây là những văn bản sớm nhất của Ngành Giáo dục và Đào tạo nước ta quan tâm đến công tác lưu trữ.

Năm 1981, Bộ Trưởng Giáo dục ra Chỉ thị số 28/CT - GD ngày 01 tháng 10 năm 1981 về việc chấn chỉnh và tăng cường công tác hồ sơ lưu trữ trong ngành Giáo dục Chỉ thị nêu rõ: " Cuối năm, mỗi cán bộ, giáo viên, nhân viên kiểm điểrn công tác cần kiểm điểm việc lập hồ sơ công tác mỗi năm của

m inh, sắp xếp hổ sơ theo danh mục và thực hiện nộp lưu những hồ sơ chủ yếu vào kho lưu trữ của đơn vị theo đúng quy định, đúng kỳ hạn, đúng thủ tục"

Năm 1984, Bộ Đại học và Trung học chuyên nghiệp ban hành quyết định số 168/QĐ ngày 12 tháng 3 năm 1984 về việc quy định về công tác công văn giấy tờ ở cơ quan Bộ Bản quy định này chủ yếu nói về công tác văn thư , công tác quản lý văn bản ở vãn thư Văn bản này cũng chỉ nhắc nhở về việc quản lý và lưu trữ những văn bản mật, không đi sâu về công tác lưu trữ

Năm 1985, Bộ Đại học và Trung học chuyên nghiệp ra chỉ thị số 45/CT ngày 24 tháng 9 năm 1985 về việc chấn chỉnh công tác công văn giấy tờ của các trường trực thuộc Bộ Chỉ thị này đã nêu các yêu cầu để các trường thực hiện tốt công tác lưu trữ Như là phải tuyên truyền phổ biến Pháp lệnh Bảo vệ tài liệu lưu trữ Quốc gia, công tác lập hổ sơ, nộp tài liệu vào kho lưu trữ

Năm 1987, Bộ Đại học , Trung học chuyên nghiệp và Dạy nghề ban hành văn bản số 4906/VP ngày 15 tháng 12 năm 1987 về viộc "Chấn chỉnh công tác văn thư lưu trữ hổ sơ " gửi các trường đại học Văn bản này đã chỉ đạo kiểm điểm việc thực hiện Pháp lệnh Bảo vệ tài liệu lưu trữ Quốc gia 1982

và yêu cầu các trường thực hiện nghiêm chỉnh công tác lun trữ

Năm 1988, Bộ Đại học, Trung học chuyên nghiệp và Dạy nghề ban hành quyết định số 212/QĐ-BT ngày 11 tháng 2 năm 1988 về việc "Ban hành quy định về cỏng tác văn thư - lưu trữ ở cơ quan Bộ" Quyết định này đã quy