Hoàn thiện kế toán thanh toán với người bán và người mua tại Công ty Cổ phần may Đức Giang

Việt Nam trở thành thành viên chính thức của Tổ chức Thương mại thế giới (WTO) tạo cơ hội cho các doanh nghiệp hội nhập với nền kinh tế nhưng cũng đặt ra thách thức buộc các doanh nghiệp tự đổi mới để tồn tại và phát triển.Một doanh nghiệp muốn tồn tại và phát triển trong nền kinh tế thị trường thì nhân tố quyết định nhất là vấn đề thanh toán. Đối với bất kì một hợp đồng kinh tế nào thì vấn đề quan tâm đầu tiên đó là việc thanh toán như thế nào, phương thức thanh toán ra sao và liệu khi tham gia vào hợp đồng có đem lại thuận lợi gì cho doanh nghiệp không. Do vậy, mỗi doanh nghiệp cần phải có những hoạt động nhất định nhằm quản lý tốt nhất hoạt động thanh toán để tạo niềm tin cho các đối tác và cải thiện được tình hình tài chính của doanh nghiệp mình.Chế độ kế toán Việt Nam hiện hành đã có quy định cụ thể về kế toán thanh toán với người bán và người mua, đồng thời Bộ Tài chính cũng đã ban hành các Thông tư hướng dẫn nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho các doanh nghiệp khi vận dụng vào thực tế. Tuy vậy, việc vận dụng này còn phụ thuộc vào đặc thù riêng của từng ngành nghề sản xuất kinh doanh do đó đã nảy sinh rất nhiều vấn đề trong việc tổ chức hạch toán kế toán thanh toán với người bán và người mua.Sau thời gian thực tập tại Công ty Cổ phần may Đức Giang được tìm hiểu công tác tổ chức hạch toán kế toán của Công ty, thấy được tầm quan trọng cũng như thực trạng kế toán thanh toán với người bán và người mua của Công ty còn một số tồn tại cần hoàn thiện, em đã đi sâu vào nghiên cứu đề tài: “Hoàn thiện kế toán thanh toán với người bán và người mua tại Công ty Cổ phần mayĐức Giang”.

MỤC LỤC

Trang

MỞ ĐẦU 1

PHẦN I: TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN MAY ĐỨC GIANG 3

PHẦN 2: THỰC TRẠNG KẾ TOÁN THANH TOÁN VỚI NGƯỜI BÁN VÀ NGƯỜI MUA TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN MAY ĐỨC GIANG 17

2.1.3.Phương pháp kế toán thanh toán với người bán quốc tế 28

2.2.Thực trạng kế toán thanh toán với người mua tại Công ty Cổ phần May Đức Giang 39

2.2.1.Đặc điểm kế toán thanh toán với người mua và tài khoản sử dụng .39

2.2.2.Phương pháp kế toán thanh toán với người mua trong nước 41

2.2.3.Phương pháp kế toán thanh toán với người mua quốc tế 43

PHẦN 3: HOÀN THIỆN KẾ TOÁN THANH TOÁN VỚI NGƯỜI BÁN VÀ NGƯỜI MUA TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN MAY ĐỨC GIANG 52

3.1.Đánh giá khái quát thực trạng kế toán thanh toán với người bán và người mua tại Công ty Cổ phần May Đức Giang 52

3.1.1.Về tổ chức bộ máy kế toán 52

3.1.2.Về chứng từ sử dụng 53

3.1.3.Về tài khoản sử dụng 53

3.1.4.Về sổ sách sử dụng 54

3.1.5.Về việc lập dự phòng nợ phải thu khó đòi 54

3.1.6.Về công tác kế toán quản trị 55

3.2.M t s gi i pháp nh m ho n thi n k toán thanh toán v i ngộ ố ả ằ à ệ ế ớ ười bán v ngà ười mua t i Công ty C ph n May ạ ổ ầ Đức Giang 55

3.2.1.Hoàn thiện tài khoản có liên quan đến kế toán thanh toán bằng ngoại tệ và kế toán chênh lệch tỷ giá hối đoái 55

3.2.2.Hoàn thiện sổ chi tiết thanh toán với người bán (người mua) bằng

ngoại tệ 56

3.2.3.Hoàn thiện kế toán dự phòng nợ phải thu khó đòi 57

3.2.4.Hoàn thiện việc sử dụng tỷ giá hạch toán trong các nghiệp vụ thanh toán với người bán và người mua 59

3.2.5.Hoàn thiện công tác kế toán quản trị 60

KẾT LUẬN 62

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 63

DANH MỤC SƠ ĐỒ, BẢNG BIỂU

Trang

1.Sơ đồ

MỞ ĐẦU 1

PHẦN I: TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN MAY ĐỨC GIANG 3

PHẦN 2: THỰC TRẠNG KẾ TOÁN THANH TOÁN VỚI NGƯỜI BÁN VÀ NGƯỜI MUA TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN MAY ĐỨC GIANG 17

2.1.3.Phương pháp kế toán thanh toán với người bán quốc tế 28

2.2.Thực trạng kế toán thanh toán với người mua tại Công ty Cổ phần May Đức Giang 39

2.2.1.Đặc điểm kế toán thanh toán với người mua và tài khoản sử dụng .39

2.2.2.Phương pháp kế toán thanh toán với người mua trong nước 41

2.2.3.Phương pháp kế toán thanh toán với người mua quốc tế 43

PHẦN 3: HOÀN THIỆN KẾ TOÁN THANH TOÁN VỚI NGƯỜI BÁN VÀ NGƯỜI MUA TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN MAY ĐỨC GIANG 52

3.1.Đánh giá khái quát thực trạng kế toán thanh toán với người bán và người mua tại Công ty Cổ phần May Đức Giang 52

3.1.1.Về tổ chức bộ máy kế toán 52

3.1.2.Về chứng từ sử dụng 53

3.1.3.Về tài khoản sử dụng 53

3.1.4.Về sổ sách sử dụng 54

3.1.5.Về việc lập dự phòng nợ phải thu khó đòi 54

3.1.6.Về công tác kế toán quản trị 55

3.2.M t s gi i pháp nh m ho n thi n k toán thanh toán v i ngộ ố ả ằ à ệ ế ớ ười bán v ngà ười mua t i Công ty C ph n May ạ ổ ầ Đức Giang 55

3.2.1.Hoàn thiện tài khoản có liên quan đến kế toán thanh toán bằng

ngoại tệ và kế toán chênh lệch tỷ giá hối đoái 55

3.2.2.Hoàn thiện sổ chi tiết thanh toán với người bán (người mua) bằng ngoại tệ 56

3.2.3.Hoàn thiện kế toán dự phòng nợ phải thu khó đòi 57

3.2.4.Hoàn thiện việc sử dụng tỷ giá hạch toán trong các nghiệp vụ thanh toán với người bán và người mua 59

3.2.5.Hoàn thiện công tác kế toán quản trị 60

KẾT LUẬN 62

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 63

2 Bảng biểu MỞ ĐẦU 1

PHẦN I: TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN MAY ĐỨC GIANG 3

PHẦN 2: THỰC TRẠNG KẾ TOÁN THANH TOÁN VỚI NGƯỜI BÁN VÀ NGƯỜI MUA TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN MAY ĐỨC GIANG 17

2.1.3.Phương pháp kế toán thanh toán với người bán quốc tế 28

2.2.Thực trạng kế toán thanh toán với người mua tại Công ty Cổ phần May Đức Giang 39

2.2.1.Đặc điểm kế toán thanh toán với người mua và tài khoản sử dụng .39

2.2.2.Phương pháp kế toán thanh toán với người mua trong nước 41

2.2.3.Phương pháp kế toán thanh toán với người mua quốc tế 43

PHẦN 3: HOÀN THIỆN KẾ TOÁN THANH TOÁN VỚI NGƯỜI BÁN VÀ NGƯỜI MUA TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN MAY ĐỨC GIANG 52

3.1.Đánh giá khái quát thực trạng kế toán thanh toán với người bán và người mua tại Công ty Cổ phần May Đức Giang 52

3.1.2.Về chứng từ sử dụng 53

3.1.3.Về tài khoản sử dụng 53

3.1.4.Về sổ sách sử dụng 54

3.1.5.Về việc lập dự phòng nợ phải thu khó đòi 54

3.1.6.Về công tác kế toán quản trị 55

3.2.M t s gi i pháp nh m ho n thi n k toán thanh toán v i ngộ ố ả ằ à ệ ế ớ ười bán v ngà ười mua t i Công ty C ph n May ạ ổ ầ Đức Giang 55

3.2.1.Hoàn thiện tài khoản có liên quan đến kế toán thanh toán bằng ngoại tệ và kế toán chênh lệch tỷ giá hối đoái 55

3.2.2.Hoàn thiện sổ chi tiết thanh toán với người bán (người mua) bằng ngoại tệ 56

3.2.3.Hoàn thiện kế toán dự phòng nợ phải thu khó đòi 57

3.2.4.Hoàn thiện việc sử dụng tỷ giá hạch toán trong các nghiệp vụ thanh toán với người bán và người mua 59

3.2.5.Hoàn thiện công tác kế toán quản trị 60

KẾT LUẬN 62

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 63

MỞ ĐẦU1.Lí do chọn đề tài

Việt Nam trở thành thành viên chính thức của Tổ chức Thương mại thế giới (WTO) tạo cơ hội cho các doanh nghiệp hội nhập với nền kinh tế nhưng cũng đặt ra thách thức buộc các doanh nghiệp tự đổi mới để tồn tại và phát triển

Một doanh nghiệp muốn tồn tại và phát triển trong nền kinh tế thị trường thì nhân tố quyết định nhất là vấn đề thanh toán Đối với bất kì một hợp đồng kinh tế nào thì vấn đề quan tâm đầu tiên đó là việc thanh toán như thế nào, phương thức thanh toán ra sao và liệu khi tham gia vào hợp đồng có đem lại thuận lợi gì cho doanh nghiệp không Do vậy, mỗi doanh nghiệp cần phải có những hoạt động nhất định nhằm quản lý tốt nhất hoạt động thanh toán để tạo niềm tin cho các đối tác và cải thiện được tình hình tài chính của doanh nghiệp mình

Chế độ kế toán Việt Nam hiện hành đã có quy định cụ thể về kế toán thanh toán với người bán và người mua, đồng thời Bộ Tài chính cũng đã ban hành các Thông tư hướng dẫn nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho các doanh nghiệp khi vận dụng vào thực tế Tuy vậy, việc vận dụng này còn phụ thuộc vào đặc thù riêng của từng ngành nghề sản xuất kinh doanh do đó đã nảy sinh rất nhiều vấn đề trong việc tổ chức hạch toán kế toán thanh toán với người bán và người mua

Sau thời gian thực tập tại Công ty Cổ phần may Đức Giang được tìm hiểu công tác tổ chức hạch toán kế toán của Công ty, thấy được tầm quan trọng cũng như thực trạng kế toán thanh toán với người bán và người mua của Công ty còn một số tồn tại cần hoàn thiện, em đã đi sâu vào nghiên cứu

đề tài: “Hoàn thiện kế toán thanh toán với người bán và người mua tại

Công ty Cổ phần mayĐức Giang”.

2.Mục đích và phạm vi nghiên cứu của đề tài

Với mục đích nhằm nâng cao hiểu biết về công tác kế toán thanh toán với người bán và người mua, tạo cơ hội so sánh đối chiếu thực tế với những kiến thức lý thuyết chuyên ngành đã được học từ đó tìm ra những điểm khác biệt cũng như những tồn tại cần phải hoàn thiện

Tuy nhiên với vai trò là sinh viên thực tập tốt nghiệp chưa có kinh nghiệm thực tế nên việc nghiên cứu tìm hiểu còn nhiều giới hạn, các kiến nghị đưa ra mới chỉ dựa trên những lí luận được học ở nhà trường và quá trình tìm hiểu ở Công ty

3.Tên và kết cấu của đề tài

Đề tài: “Hoàn thiện kế toán thanh toán với người bán và người mua

tại Công ty Cổ phần may Đức Giang” ngoài mở đầu, kết luận đề tài bao

gồm 3 phần sau:

-Phần 1: Tổng quan về Công ty Cổ phần may Đức Giang

-Phần 2: Thực trạng kế toán thanh toán với người bán và người mua tại Công ty Cổ phần may Đức Giang

-Phần 3: Hoàn thiện kế toán thanh toán với người bán và người mua tại Công ty Cổ phần may Đức Giang

Em xin chân thành cảm ơn TS.Nguyễn Hữu Ánh đã tận tình hướng dẫn

và các cô chú anh chị trong phòng Kế toán tài chính của Công ty Cổ phần may Đức Giang đã giúp đỡ em hoàn thành chuyên đề này!

PHẦN I: TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN MAY

ĐỨC GIANG1.1.Lịch sử hình thành và phát triển

Tháng 5–1989 Liên hiệp sản xuất – xuất nhập khẩu may (Bộ Công nghiệp nhẹ) quyết định thành lập Xí nghiệp sản xuất-dịch vụ may trực thuộc Liên hiệp với qui mô nhỏ, khoảng 300 công nhân, trên cơ sở Kho vật tư may tại thị trấn Đức Giang

Ngày 12 tháng 12 năm 1992, Bộ trưởng Công nghiệp nhẹ kí quyết định số 1274/CNn-TCLĐ đổi tên Xí nghiệp thành Công ty may Đức Giang và là một đơn vị thành viên của Liên hiệp sản xuất – xuất nhập khẩu may

Trong những năm tiếp theo công ty không ngừng phát triển: Công ty đã đầu tư xây mới hai nhà xưởng hiện đại tại khuôn viên Công ty, tăng nhanh năng lực sản xuất ( từ một xưởng nhỏ ban đầu, đến nay tai khuôn viên công

ty ở 59 phố Đức Giang Hà Nội đã có 6 xí nghiệp may, 1 xí nghiệp thêu, 1 xí nghiệp giặt, 1 xí nghiệp bao bì cac-tông) đồng thời Công ty đã đầu tư thành lập 3 công ty liên doanh tại các tỉnh: Công ty may - xuất nhập khẩu tổng hợp Việt Thành ở tỉnh Bắc Ninh, Công ty may Hưng Nhân ở tỉnh Thái Bình, Công ty may - xuất nhập khẩu tổng hợp Việt Thanh ở tỉnh Thanh Hoá

Ngày 13-9-2005 Bộ trưởng Công Nghiệp kí quyết định số TCCB chuyển Công ty May Đức Giang thành Công ty cổ phần May Đức Giang

2882/QĐ-Từ 1-1-2006 công ty đã chính thức hoạt động theo qui chế công ty cổ phần trong đó phần vốn nhà nước chiếm 45% vốn điều lệ Hiện nay số CBCNV của Công ty và các đơn vị liên doanh gần 8500 người, mỗi năm sản xuất khoảng 7 triệu sơ- mi, 3 triệu giắc-két và 1 triệu quần Sản phẩm của Công ty được xuất đi nhiều nước trên thế giới

Sau gần hai thập kỉ phát triển, công ty đã được nhà nước tặng thưởng danh hiệu Anh hùng và nhiều huân chương các loại.

1.2 Nhiệm vụ sản xuất kinh doanh của Công ty may Đức Giang

Trong hoạt động sản xuất kinh doanh của mình Công ty phải đảm nhận những nhiệm vụ chính sau:

Tổ chức sản xuất, kinh doanh, xuất- nhập khẩu theo đúng ngành nghề, mục đích thành lập của Công ty

Sản xuất- gia công theo đơn đặt hàng của khách hàng, XNK theo hợp đồng đã ký, uỷ thác và nhận uỷ thác XNK qua đơn được phép XNK

Chủ động tìm hiểu thị trường, tìm khách hàng ký kết các Hợp đồng kinh

Hàng năm Công ty tổ chức nhiều đợt thi tay nghề, nâng bậc lương, đào tạo bồi dưỡng đội ngũ cán bộ quản lý, nâng cao tay nghề cho đội ngũ công nhân trong toàn công ty về trình độ văn hoá, khoa học kỹ thuật và chuyên môn nghiệp vụ

1.3 Đặc điểm tổ chức sản xuất, tổ chức quản lý kinh doanh của Công ty

1.3.1 Cơ cấu mặt hàng sản xuất

Mặt hàng sản xuất kinh doanh chủ yếu của Công ty là sản phẩm may mặc xuất khẩu trong đó hàng gia công chiếm hơn 80%, còn lại là hàng bán FOB

địa Số lượng, chủng loại, mẫu mã sản phẩm chủ yếu phụ thuộc vào các hợp đồng kinh tế, các đơn đặt hàng của khách Tuy vậy có thể đưa ra một số mặt hàng chủ yếu chính:

Cùng với sự phát triển của toàn ngành Công ty đang phấn đấu nâng tỷ trọng hàng bán FOB và tiêu thụ nội địa, giảm dần tỉ trọng hàng sản xuất gia công xuất khẩu trong tổng doanh thu tiêu thụ

1.3.2 Đặc điểm tổ chức sản xuất

Là một doanh nghiệp chuyên sản xuất gia công mặt hàng may mặc theo quy trình công nghệ khép kín từ cắt, may, là, đóng gói, đóng hòm bằng các máy móc chuyên dùng với số lượng sản phẩm tương đối lớn, được chế biến

từ nguyên liệu chính là vải có ảnh hưởng lớn đến tổ chức sản xuất

Công ty đã tổ chức 6 xí nghiệp may chính phù hợp với đặc điểm quy trình công nghệ sản xuất sản phẩm

Trong mỗi xí nghiệp may lại được chia thành 2 bộ phận:

- Bộ phận cắt: nhận nguyên vật liệu và cắt thành bán thành phẩm (theo

mẫu mã do phòng kỹ thuật gửi xuống) sau đó chuyển cho bộ phận may

- Bộ phận may: Thực hiện ráp, may các bán thành phẩm do bộ phận cắt

chuyển sang thành các thành phẩm Bao gồm 8 tổ may riêng biệt, mỗi công nhân trong tổ thực hiện một hoặc một số bước công nghệ nhất định Và còn có một bộ phận là bộ phận KSC Tất cả các TP ở bộ phận may sẽ được chuyển sang phân xưởng hoàn thành của công ty để gấp, đóng gói, đóng hòm

Ngoài ra, Công ty còn tổ chức bộ phận sản xuất kinh doanh phụ, đó là:

+ Một xí nghiệp giặt mài

+ Một phân xưởng thêu

+ Đội xe

lý của Công ty được tổ chức theo mô hình trực tuyến.

Mối quan hệ giữa các nhân viên trong Công ty được thực hiện theo một đường thẳng Người thừa hành chỉ nhận và thi hành mệnh lệnh của người phụ trách cấp trên trực tiếp Người phụ trách chịu trách nhiệm hoàn toàn về kết quả công việc của những người dưới quyền mình Bộ máy tổ chức gồm:

Kho nguyên liệu Kho phụ liệu Kho phụ tùng

XN thêu

XN giặt

Bao bì Lái xe

Kho thành phẩm

XN may 1

XN may 2

XN may 4

XN may 6

XN may 8

XN may 9

Ban cơ Ban

điện

bộ máy giúp việc Bộ máy giúp việc bao gồm các phòng ban và các xí nghiệp trực thuộc Các phòng ban bao gồm: Văn phòng Công ty, Phòng Kế toán tài chính, Phòng Kỹ thuật chất lượng, Phòng Quản lý sản xuất và Phòng Thị trường Các xí nghiệp trực thuộc gồm có 3 xí nghiệp tại trụ sở chính, 1 xí nghiệp phụ trợ, 1 xí nghiệp dịch vụ đời sống tại trụ sở chính và 1 xí nghiệp tại Nam Định Ngoài ra, Công ty còn có một hệ thống các cửa hàng và đại lý, trung tâm thương mại và giới thiệu sản phẩm.

Đại hội đồng cổ đông: gồm tất cả các cổ đông có quyền biểu quyết, là cơ quan có thẩm quyền cao nhất của Công ty Đại hội đồng cổ đông quyết định những vấn đề được Luật pháp và Điều lệ của Công ty quy định Đặc biệt các

cổ đông sẽ thông qua các báo cáo tài chính hàng năm của Công ty và ngân sách tài chính cho năm tiếp theo Đại hội đồng cổ đông bầu ra Hội đồng quản trị và Ban Kiểm soát của Công ty

Hội đồng quản trị (HĐQT): là cơ quan quản lý Công ty, có toàn quyền nhân danh Công ty để quyết định mọi vấn đề liên quan đến mục đích, quyền lợi của Công ty, trừ những vấn đề thuộc thẩm quyền của Đại hội đồng cổ đông HĐQT có trách nhiệm giám sát Tổng giám đốc điều hành và những cán bộ quản lý khác Quyền và nghĩa vụ của HĐQT do Luật pháp và điều lệ Công ty, các quy chế nội bộ của Công ty và Nghị quyết Đại hội đồng cổ đông quy định

Ban Kiểm soát: là cơ quan trực thuộc Đại hội đồng cổ đông, do Đại hội đồng cổ đông bầu ra Ban Kiểm soát có nhiệm vụ kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp trong điều hành hoạt động kinh doanh, báo cáo tài chính của Công ty; hoạt động độc lập với Hội đồng quản trị và Ban Tổng giám đốc

Ban Tổng giám đốc bao gồm 4 người:

- Tổng giám đốc điều hành: quyết định tất cả các vấn đề liên quan đến hoạt động hàng ngày của Công ty và chịu trách nhiệm trước HĐQT về việc

thực hiện các quyền và nhiệm vụ được giao Các Phó Tổng giám đốc, giám đốc điều hành Công ty là người giúp việc cho Tổng giám đốc và chịu trách nhiệm trước Tổng giám đốc về phần việc được phân công, chủ động giải quyết những công việc đã được Tổng giám đốc uỷ quyền và phân công theo đúng chế độ chính sách của Nhà nước và Điều lệ của Công ty.

- Phó Tổng giám đốc kỹ thuật: có trách nhiệm giúp việc cho Tổng giám đốc về kỹ thuật sản xuất, thiết kế của Công ty

- Phó Tổng giám đốc sản xuất: có trách nhiệm giúp việc cho Tổng giám đốc, trực tiếp chỉ đạo hoạt động sản xuất kinh doanh

- Phó Tổng giám đốc nội chính: có trách nhiệm giúp việc cho Tổng giám đốc về mặt đời sống của công nhân viên

Dưới Ban Tổng giám đốc là các phòng ban với chức năng và nhiệm vụ:

- Văn phòng Công ty: có chức năng xây dựng phương án kiện toàn bộ máy tổ chức trong Công ty, quản lý nhân sự, Lao động tiền lương, bảo vệ an ninh chính trị trật tự an toàn trong Công ty; Đào tạo; y tế và thực hiện công tác hành chính đời sống quản trị

- Phòng Kế toán tài chính: có chức năng trong việc lập kế hoạch sử dụng

và quản lý nguồn tài chính của Công ty, phân tích các hoạt động kinh tế, tổ chức công tác hạch toán theo đúng chế độ kế toán thống kê và chế độ quản lý tài chính Nhà nước

- Phòng Kỹ thuật chất lượng: có chức năng hoạch định chiến lược phát triển khoa học công nghệ, ứng dụng khoa học công nghệ mới, chỉ đạo giám sát các định mức kinh tế kỹ thuật, tiêu chuẩn kỹ thuật, chất lượng sản phẩm trong Công ty

- Phòng Quản lý sản xuất: có chức năng lập kế hoạch sản xuất, theo dõi các mặt hàng, làm các thủ tục xuất hàng, vận chuyển hàng hoá Quản lý các

thay thế máy móc thiết bị hiện đại có tính kinh tế cao, tham gia giám sát các hoạt động đầu tư về máy móc thiết bị của Công ty và các công trình đầu tư xây dựng cơ bản.

- Phòng Thị trường: có chức năng nghiên cứu, khảo sát thị trường trong

và ngoài nước, thị hiếu của khách hàng để từ đó xác định mục tiêu, phương hướng hoạt động sản xuất kinh doanh để đạt được kết quả cao nhất Đồng thời tổ chức và quản lý công tác xuất nhập khẩu hàng hoá

Trong các xí nghiệp (XN) thành viên có Ban giám đốc xí nghiệp, giúp việc cho Ban giám đốc là các nhân viên thống kê xí nghiệp và nhân viên thống kê phân xưởng Dưới các trung tâm và cửa hàng có cửa hàng trưởng và nhân viên cửa hàng

Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý hoạt động kinh doanh tại Công ty Cổ phần May Đức Giang được thể hiện qua sơ đồ sau:

Sơ đồ 1.2: Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý hoạt động kinh doanh của

Công ty Cổ phần May Đức Giang

ĐẠI HỘI ĐỒNG CỔ ĐÔNG

TỔNG GIÁM ĐỐC

Phó Tổng giám đốc sản xuất

Phó Tổng giám đốc nội chính

ty

Phòng

Kế toán tài chính

Phòng Quản lý sản xuất

Xí nghiệp dịch

vụ đời sống

kê xí nghiệp

1.4.Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán và bộ sổ kế toán tại Công ty Cổ phần May Đức Giang

1.4.1.Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán

Xuất phát từ đặc điểm tổ chức quản lý sản xuất sao cho phù hợp với quy

mô của doanh nghiệp cũng như trình độ của cán bộ quản lý và cán bộ kế toán, bộ máy kế toán tại Công ty Cổ phần may Đức Giang được tổ chức theo

mô hình kế toán tập trung

Toàn bộ công việc kế toán đều được thực hiện trọn vẹn tại phòng Kế toán tài chính của Công ty, dưới xí nghiệp và các đơn vị trực thuộc không có các

bộ máy kế toán riêng mà chỉ có các nhân viên hạch toán thống kê Mọi số liệu sẽ được gửi lên phòng Kế toán Công ty để xử lý, trên cơ sở đó đưa ra các báo cáo cung cấp cho Ban giám đốc và các cơ quan chức năng có liên quan, các bộ phận cần thông tin trong Công ty

Quan hệ giữa các nhân viên trong bộ máy kế toán là quan hệ kiểu trực tuyến tức là kế toán trưởng trực tiếp điều hành các nhân viên kế toán phần hành không thông qua khâu trung gian nhận lệnh Các nhân viên trong bộ máy kế toán có mối liên hệ chặt chẽ qua lại xuất phát từ sự phân công lao động theo từng phần hành trong bộ máy kế toán Phòng Kế toán tài chính của Công ty gồm có 8 kế toán viên với các chức năng nhiệm vụ như sau:

Kế toán trưởng (trưởng phòng Kế toán tài chính): là người tổ chức điều hành mọi hoạt động trong phòng kế toán, chịu trách nhiệm lập các báo cáo tài chính Tổ chức thông tin và tư vấn cho ban quản trị doanh nghiệp các thông tin về tài chính

Phó phòng kế toán kiêm kế toán tổng hợp: giúp việc cho trưởng phòng, thay mặt trưởng phòng giải quyết các công việc khi trưởng phòng đi vắng cùng chịu trách nhiệm với trưởng phòng các phần việc công; là người chịu

trách nhiệm tổng hợp số liệu từ các bộ phận kế toán và thực hiện công tác kế toán cuối kì.

Kế toán thanh toán: có trách nhiệm kiểm tra tính hợp lệ của chứng từ gốc, viết phiếu thu chi trên cơ sở đó theo dõi các khoản thu chi bằng tiền phát sinh trong ngày, có nhiệm vụ giao dịch với ngân hàng thực hiện các khoản vay ngắn hạn và trung hạn Hàng tháng lập bảng kê tổng hợp séc và sổ chi tiết rồi đối chiếu với sổ sách thủ quỹ, sổ phụ ngân hàng; lập kế hoạch tiền mặt gửi lên cho ngân hàng có quan hệ giao dịch

Kế toán vật tư: có nhiệm vụ hạch toán chi tiết nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ theo phương pháp thẻ song song, cuối tháng kế toán vật tư tổng hợp

số liệu, lập Bảng kê nhập xuất tồn và nộp báo cáo cho bộ phận kế toán tính giá thành Khi có yêu cầu kế toán vật tư và các bộ phận chức năng khác tiến hành kiểm kê lại vật tư, đối chiếu với sổ kế toán, nếu có thiếu hụt sẽ tìm nguyên nhân và biện pháp xử lý, lập Biên bản kiểm kê

Kế toán Tài sản cố định và nguồn vốn: chịu trách nhiệm phân loại, theo dõi tình hình tăng giảm tài sản cố định của Công ty, tính khấu hao theo phương pháp tuyến tính; theo dõi các nguồn vốn và các quỹ của Công ty

Kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương: có nhiệm vụ tính lương

và các khoản trích theo lương cho cán bộ công nhân viên Công ty Hàng tháng, căn cứ vào sản lượng của các xí nghiệp và đơn giá lương, hệ số lương, đồng thời nhận các bảng thanh toán lương do các nhân viên thống kê ở các xí nghiệp gửi lên, kế toán tổng hợp số liệu, lập Bảng tổng hợp thanh toán lương

và Bảng phân bổ số 1

Kế toán công nợ: có nhiệm vụ theo dõi các khoản phải thu, phải trả của Công ty với người bán và người mua, đồng thời kế toán công nợ ghi Sổ chi tiết cho từng đối tượng và cuối tháng lập NKCT số 5, NKCT số 10 và BK số

Kế toán tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm: có trách nhiệm tập hợp chi phí sản xuất trong kỳ thông qua các báo cáo của các xí nghiệp gửi lên để từ đó tính giá thành sản phẩm của từng loại thành phẩm nhập kho

Kế toán tiêu thụ: có nhiệm vụ theo dõi tình hình nhập xuất kho thành phẩm, quản lý TK 155 và ghi Sổ chi tiết tài khoản đó, cuối tháng lập NKCT

số 8 và Bảng kê số 8

Tại các xí nghiệp thành viên các nhân viên thông kê có nhiệm vụ theo dõi

và lập các báo cáo gửi lên cho phòng kế toán Về mặt quản lý nhân viên thống kê chịu sự quản lý của xí nghiệp, về mặt nghiệp vụ chuyên môn do kế toán trưởng hướng dẫn, chỉ đạo và kiểm tra

Bộ máy kế toán của Công ty may Đức Giang được khái quát bằng sơ đồ sau:

Sơ đồ 1.3: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán tại Công ty

toán

Kế toán vật tư

Kế toán TSCĐ

và nguồnvốn

Kế toán tiền lương

và các khoản trích theo lương

Kế toán công nợ

Kế toán tập hợp chi phí

và tính giá thành

Nhân viên thống kê của các xí nghiệp và phân xưởng

Kế toán tiêu thụ

1.4.2.Đặc điểm tổ chức bộ sổ kế toán

Hiện nay Công ty Cổ phần May Đức Giang đang áp dụng hình thức Nhật ký chứng từ để ghi sổ Công tác kế toán tại Công ty hầu hết đều làm trên máy vi tính, phần mềm kế toán máy mà Công ty đang sử dụng là phần mềm của Tổng Công ty Điện Lực Việt Nam Việc ghi sổ được thực hiện theo Quyết định 15/2006/QĐ-BTC ban hành ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính.Trình tự ghi sổ kế toán thanh toán với người bán được thực hiện như sau: Hàng ngày, căn cứ vào chứng từ thanh toán với người bán như: Hoá đơn mua hàng (Hoá đơn giá trị gia tăng hoặc Hoá đơn bán hàng), Phiếu nhập kho, Phiếu chi tiền mặt, Giấy báo Nợ của ngân hàng… chứng từ sau khi đã kiểm tra kế toán nhập dữ liệu vào máy tính theo các bảng, biểu được thiết kế sẵn của phần mềm kế toán Theo quy trình của phần mềm kế toán, các thông tin được tự động nhập vào các Sổ chi tiết TK 331 (SCT 331), Bảng tổng hợp chi tiết thanh toán với người bán, NKCT số 5 và Sổ Cái TK 331 (SC 331) Thông tin kế toán sẽ được kiểm tra đối chiếu khi in ra giấy

Cuối tháng, kế toán thực hiện các thao tác khoá sổ và lập báo cáo tài chính Trình tự ghi sổ kế toán thanh toán với người bán được khái quát bằng

sơ đồ sau:

Sơ đồ 1.4: Trình tự ghi sổ kế toán thanh toán với người bán tại

Công ty Cổ phần may Đức Giang

Ghi chú: : Ghi hàng ngày

: In sổ, báo cáo cuối tháng, cuối năm

Trình tự ghi sổ kế toán thanh toán với người mua được thực hiện như sau: Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ thanh toán với người mua như: Hoá đơn giá trị gia tăng, Phiếu xuất kho, Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ, Phiếu thu, Giấy báo Có của ngân hàng…sau khi kế toán kiểm tra chứng từ sẽ lấy số liệu nhập vào phần mềm kế toán Sau đó các dữ liệu sẽ được tự động chuyển sang các sổ chi tiết TK 131 (SCT 131), Bảng tổng hợp chi tiết thanh toán với người mua, Bảng kê số 11 (BK số 11), NKCT số 8 và Sổ Cái TK

131 (SC 131) Các sổ sẽ được kiểm tra đối chiếu sau khi đã in ra giấy

Cuối tháng, kế toán tiến hành khoá sổ và lập các báo cáo tài chính Trình

tự ghi sổ kế toán thanh toán với người mua được khái quát bằng sơ đồ sau:

-NKCT số 5-SC 331

Báo cáo tài chính

Phần mềm kế toán

Máy vi tính

Sơ đồ 1.5: Trình tự ghi sổ kế toán thanh toán với người mua tại Công ty

Cổ phần May Đức Giang

Ghi chú: : Ghi hàng ngày

: In sổ, báo cáo cuối tháng, cuối năm

Chứng từ thanh

toán với người

mua

Phần mềm kế toán

Máy vi tính

Báo cáo tài chính

-SCT 131-Bảng tổng hợp chi tiết thanh toán với người mua

-BK số 11-NKCT số 8-SC 131

PHẦN 2: THỰC TRẠNG KẾ TOÁN THANH TOÁN VỚI

NGƯỜI BÁN VÀ NGƯỜI MUA TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN

MAY ĐỨC GIANG

2.1.Thực trạng kế toán thanh toán với người bán tại Công ty Cổ phần may Đức Giang

2.1.1.Đặc điểm kế toán thanh toán với người bán và tài khoản sử dụng

Công ty Cổ phần May Đức Giang là doanh nghiệp chuyên sản xuất hàng may mặc xuất khẩu nên nguồn nguyên liệu, trang thiết bị máy móc phục vụ cho sản xuất có nguồn gốc cả trong nước và quốc tế Do vậy người bán của Công ty bao gồm cả người bán trong nước và người bán quốc tế

-Phương thức thanh toán: các hình thức thanh toán đang áp dụng tại Công ty rất đa dạng, tuỳ thuộc vào yêu cầu của từng nhà cung cấp khác nhau.+ Đối với người bán trong nước: Công ty sử dụng chủ yếu là phương thức thanh toán bằng tiền mặt, thanh toán bù trừ công nợ và bằng chuyển khoản Thanh toán bằng tiền mặt chỉ áp dụng đối với các nhà cung cấp nhỏ lẻ không thường xuyên Còn thanh toán bằng uỷ nhiệm chi và thanh toán bù trừ công nợ áp dụng đối với người bán thường xuyên hoặc cho các nghiệp vụ phát sinh có giá trị lớn

+ Đối với nhà cung cấp quốc tế: Công ty thường sử dụng phương thức chuyển tiền bằng điện (T/T), bằng thư, thanh toán qua thư tín dụng (L/C) Ngoài ra, Công ty cũng sử dụng phương thức thanh toán quốc tế khác như bằng hối phiếu hay bằng séc

-Thời hạn thanh toán: với những hợp đồng có giá trị không quá lớn hoặc hợp đồng mua hàng với người bán không thường xuyên Công ty thường sử dụng hình thức thanh toán ngay Còn với những hợp đồng mua hàng với các nhà cung cấp thường xuyên Công ty được nhà cung cấp cho phép trả chậm và

thời hạn thanh toán còn tuỳ thuộc vào quy định của từng nhà cung cấp, từng hợp đồng.

-Nguyên tắc qui đổi ngoại tệ và xử lý chênh lệch tỷ giá hối đoái: các khoản công nợ bằng ngoại tệ của Công ty đều được quy đổi sang đồng Việt Nam và theo dõi trên đơn vị tiền tệ là VND Khi hạch toán các nghiệp vụ liên quan đến ngoại tệ, kế toán Công ty sử dụng tỷ giá giao dịch thực tế khi các khoản nợ đó phát sinh

+ Trong kì hoặc cuối kì, khi phát sinh các khoản chênh lệch tỷ giá, kế toán Công ty sẽ tính ra khoản chênh lệch và khoản chênh lệch này sẽ được hạch toán vào bên Nợ hoặc bên Có TK 4131 theo công thức:

Khoản chênh lệch = (Tỷ giá xuất - Tỷ giá ghi sổ) * Giá trị của khoản phải trả người bán

+ Cuối kì, khi đánh giá lại các khoản thanh toán với người bán bằng ngoại

tệ nếu phát sinh các khoản chênh lệch thì được hạch toán qua TK 4131:

Khoản chênh lệch = (Tỷ giá thực tế tại thời điểm cuối kì - Tỷ giá ghi sổ) * Giá trị của khoản phải trả người bán

Cuối kì, kế toán kết chuyển khoản chênh lệch này sang TK 635 hoặc

TK 515 để xác định kết quả kinh doanh

-Tài khoản sử dụng: để theo dõi các khoản thanh toán với người bán kế toán sử dụng TK 331 “Phải trả người bán” Tài khoản này được chi tiết theo từng nhóm khách hàng (nhóm người bán vật tư hàng hoá, nhóm người nhận thầu đầu tư xây dựng…) và từng nhóm khách hàng này lại được chi tiết theo loại tiền tệ dùng để thanh toán Tài khoản này có kết cấu như sau:

Bên Nợ:

-Số tiền đã trả nợ hoặc trả trước cho người bán

-Chiết khấu thanh toán, chiết khấu thương mại, giảm giá hàng mua được hưởng trừ vào số nợ phải trả

-Giá trị tài sản đã mua trả lại người bán

-Chênh lệch do điều chỉnh tỷ giá hối đoái

Bên Có:

-Số tiền phải trả cho người bán tăng trong kỳ do mua chịu

-Giá trị tài sản nhận từ người bán trừ vào số tiền đã trả trước

-Số tiền trả trước còn thừa nhận lại từ người bán

-Chênh lệch khi điều chỉnh tỷ giá hối đoái

Dư Nợ: Số tiền trả thừa hoặc ứng trước cho người bán

Dư Có: Số tiền còn nợ người bán

2.1.2.Phương pháp kế toán thanh toán với người bán trong nước

Bộ chứng từ dùng cho thanh toán với người bán trong nước gồm có: Chứng từ mua hàng gồm: Hợp đồng mua bán hàng hoá, Hoá đơn giá trị gia tăng do người bán lập, Vận đơn, Biên bản kiểm nghiệm vật tư, Biên bản giao nhận tài sản…

Chứng từ thanh toán gồm: Giấy đề nghị tạm ứng, Giấy thanh toán tiền tạm ứng, Phiếu chi, Giấy báo Nợ, Uỷ nhiệm chi

Ví dụ 1: Ngày 02/01/2008 Công ty Cổ phần may Đức Giang mua dầu

máy may Spinesstic 10 của Công ty Cổ phần Kho vận và Dịch vụ thương mại 508 lít dầu, đơn giá 29.000đ/lít, thuế suất thuế giá trị gia tăng 10%, phương thức thanh toán bằng chuyển khoản Công ty chưa thanh toán (hạn thanh toán là 30 ngày)

Trình tự luân chuyển chứng từ của nghiệp vụ này như sau:

Sau khi thực hiện ký kết hợp đồng mua bán hàng hoá (mẫu Hợp đồng mua bán hàng hoá - Phụ lục số 01), nhân viên phòng thị trường sẽ thực hiện xúc tiến hợp đồng Khi người bán gửi hoá đơn cho Công ty ngày 02/01/2008 và hàng đã

về nhập kho, bộ phận phụ trách cung tiêu viết phiếu nhập kho, thủ kho kiểm nhận hàng và ký vào phiếu nhập kho Mẫu Hoá đơn giá trị gia tăng như sau:

Biểu 2.1: Mẫu Hóa đơn giá trị gia tăng

HOÁ ĐƠN

Mẫu số: 01 GTKT-3LL

Ngày 02 tháng 01 năm 2008

Đơn vị bán hàng: CÔNG TY CP KHO VẬN VÀ DỊCH VỤ THƯƠNG MẠI

Địa chỉ: 473 Minh Khai, Hai Bà Trưng, Hà Nội

Số tài khoản:

Điện thoại: MS: 010010769

Họ tên người mua:

Tên đơn vị: Công ty Cổ phần May Đức Giang

Địa chỉ: 59 Đức Giang, Long Biên, Hà Nội

Số tài khoản:

Hình thức thanh toán: Chuyển khoản MS: 0100101403

STT Tên hàng hoá, dịch vụ

Đơn vị tính Số lượng

Đơn giá Thành tiền

Tổng cộng tiền thanh toán: 16.205.200đ

Số tiền viết bằng chữ: Mười sáu triệu hai trăm linh năm nghìn hai trăm đồng

Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị

(Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên)

Mẫu Phiếu nhập kho như sau:

Biểu 2.2: Mẫu Phiếu nhập kho

Bộ chứng từ này sẽ được chuyển cho kế toán công nợ, sau khi kiểm tra chứng từ kế toán tiến hành nhập dữ liệu vào phần mềm và được tổ chức bảo quản lưu trữ chứng từ tại kế toán phần hành

Quy trình nhập dữ liệu vào phần mềm như sau:

Công ty Cổ phần May Đức Giang Mẫu số 02-VT

Phòng Quản lý sản xuất Ban h nh theo Q à Đ số 15/2006/QĐ-BTC

Ng y 20 tháng 03 n à ăm 2006 của Bộ Tài chính

Ngày 02 tháng 1 năm 2008

Theo HĐ số 071003 ngày 02 tháng 01 năm 2008 của

Nhập tại kho: Vật tư

STT Tên nhãn hiệu

quy cách vật tư

Mã số

Đơn

vị Theo Số lượng

c.từ

Thực nhập

HOÁ ĐƠN MUA HÀNG HOÁ

Số chứng từ 0071003

Ngày hoá đơn 02/01/2008

Tên khách CTCP Kho vận và Dịch vụ thương mại

Địa chỉ 473 Minh Khai – Hà Nội

Người giao hàng Phạm Viết Quyên

Diễn giải chung Mua dầu máy may Spinesstic 10

Số lượng

Đơn giá Thành tiền

Hạn thanh toán: 30 ngày

Sau khi nhập dữ liệu vào phần mềm kế toán, chương trình sẽ tự động kết chuyển số liệu vào Sổ chi tiết TK 331, Bảng tổng hợp chi tiết TK 331, NKCT

số 5 và vào Sổ Cái TK 331 (Biểu số 2.8 đến biểu số 2.12)

Ví dụ 2: Ngày 03/01/2008 Công ty Cổ phần may Đức Giang ký hợp

đồng mua một số phụ tùng may của Công ty TNHH Cơ khí May Hoàng Hà Tổng giá trị của lô hàng chưa thuế giá trị gia tăng là 29.300.000 VND, thuế

suất VAT 5% Công ty trả tiền trước tiền hàng cho Công ty TNHH May Hoàng Hà 15.000.000 VND bằng chuyển khoản Ngày 05/01/2008, hàng về nhập kho, số tiền còn lại Công ty thanh toán vào tháng sau.

Trình tự luân chuyển chứng từ của nghiệp vụ này như sau:

Sau khi thực hiện việc ký kết hợp đồng, theo yêu cầu phải đặt trước tiền hàng của Công ty TNHH May Hoàng Hà, kế toán thanh toán viết uỷ nhiệm chi sau khi đã có đầy đủ chữ ký của kế toán trưởng và chủ tài khoản tại Ngân hàng công thương Việt Nam sẽ chuyển cho ngân hàng Mẫu Uỷ nhiệm chi như sau:

Biểu 2.3: Mẫu Uỷ nhiệm chi

UỶ NHIỆM CHI

Tại NH/ At Bank: SGDI-NGÂN HÀNG

CÔNG THƯƠNG VIỆT NAM

ĐƠN VỊ/NGƯỜI HƯỞNG (BENEFICIARY):CT TNHH CƠ KHÍ

MAY HOÀNG HÀ

Số CMT/ID/PP:

Ngày cấp/Date: Nơi cấp/Place:

Số TK/ A/C No:102010000026431 Tại NH/ At Bank: SGDI-NGÂN HÀNG CÔNG THƯƠNG VIỆT NAM

NGÂN HÀNG GỬI/ SENDING BANK (BIDV)

Giao dịch viên Kiểm soát Received by Verified by

KẾ TOÁN TRƯỞNG CHỦ TÀI KHOẢN

Chief Accountant Account Holder

Ngân hàng sau khi nhận được uỷ nhiệm chi, Ngân hàng sẽ tiến hành chi tiền

và Công ty sẽ nhận được giấy báo Nợ của Ngân hàng Mẫu Giấy báo Nợ như sau:

Biểu 2.4: Mẫu Giấy báo Nợ

NGÂN HÀNG CÔNG THƯƠNG VIỆT NAM

Điạ chỉ: 59 Đức Giang , Long Biên, Hà Nội

Người hưởng: Công ty TNHH Cơ khí Hoàng Hà

Số tài khoản: 102010000026431

Địa chỉ: 541-Nguyễn Văn Linh- P.Sài Đồng- Long Biên- Hà Nội

Số tiền: 15.000.000 VND

Bằng chữ: Mười lăm triệu đồng chẵn.

Nội dung: Đặt trước tiền mua phụ tùng may bằng VND

Giao dịch viên

Phòng nghiệp vụ

(Ký, họ tên)

Sau khi nhận được Giấy báo Nợ của ngân hàng, kế toán thanh toán tiến hành nhập dữ liệu vào máy như sau:

GIẤY BÁO NỢ (CHI) NGÂN HÀNG Loại phiếu chi 7- Trả trước tiền hàng

Ngày nhập 03/01/2008

Ngày lập phiếu chi 03/01/2008

Mã khách KH33111-0111

Tên khách Công ty TNHH cơ khí May Hoàng Hà

Địa chỉ 541-Nguyễn Văn Linh- P.Sài Đồng- Long Biên- Hà Nội

Khi hàng đã được kiểm nhận và nhập kho, thủ kho lập phiếu nhập kho

và chuyển bộ chứng từ cho kế toán công nợ Kế toán căn cứ vào Hoá đơn giá trị gia tăng có mẫu như sau để tiến hành nhập dữ liệu vào phần mềm:

Biểu 2.5: Mẫu Hóa đơn giá trị gia tăng

HOÁ ĐƠN

Mẫu số: 01 GTKT-3LL

GIÁ TRỊ GIA TĂNG QX/2007B

Ngày 05 tháng 01 năm 2008

Đơn vị bán hàng: CÔNG TY TNHH CƠ KHÍ MAY HOÀNG HÀ

Địa chỉ: 541-Nguyễn Văn Linh- P.Sài Đồng- Long Biên- Hà Nội

Số tài khoản:102010000026431

Điện thoại: MS: 0101096869

Họ tên người mua:

Tên đơn vị: Công ty Cổ phần May Đức Giang

Địa chỉ: 59 Đức Giang, Long Biên, Hà Nội

Số lượng Đơn giá Thành tiền

Tổng cộng tiền thanh toán: 30.765.000 đ

Số tiền viết bằng chữ: Ba mươi triệu bảy trăm sáu mười lăm nghìn đồng chẵn

Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị

(Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên)

Sau khi kiểm tra xong chứng từ kế toán nhập dữ liệu vào máy như sau:

HOÁ ĐƠN MUA HÀNG HOÁ

Số chứng từ 0037295

Ngày nhập 05/01/2008

Ngày hoá đơn 05/01/2008

Tên khách CÔNG TY TNHH CƠ KHÍ MAY HOÀNG HÀ

Địa chỉ 541-Nguyễn Văn Linh- P.Sài Đồng- Long Biên- Hà Nội

Người giao hàng Phạm Viết Quyên

Diễn giải chung Mua phụ tùng may

Thành tiền

khấu trừ của hàng hoá

Tổng thanh

Hạn thanh toán: 30 ngày

Số liệu sau khi được nhập vào phần mềm, chương trình sẽ tự động kết chuyển số liệu sang Sổ chi tiết TK 331, Bảng tổng hợp chi tiết TK 331, NKCT số 5 và vào Sổ Cái TK 331 (Biểu số 2.8 đến biểu số 2.12)

2.1.3.Phương pháp kế toán thanh toán với người bán quốc tế

Bộ chứng từ sử dụng trong thanh toán với người bán quốc tế khác nhau

là khác nhau, nó phụ thuộc vào từng phương thức thanh toán được áp dụng Nhìn chung bộ chứng từ bao gồm:

Bộ chứng từ nhập khẩu: Hợp đồng ngoại thương - Sales of Contract, Hoá đơn thương mại - Invoice, Vận đơn - Bill of lading, Giấy chứng nhận xuất xứ hàng nhập khẩu, Giấy chứng nhận chất lượng hàng nhập khẩu, Tờ khai hải quan hàng nhập khẩu, Biên lai thuế giá trị gia tăng,…

Bộ chứng từ thanh toán: nếu thanh toán bằng hình thức thư tín dụng thì gồm có: Giấy cam kết, Yêu cầu mở thư tín dụng, Thư tín dụng (L/C); nếu thanh toán bằng hình thức chuyển tiền bằng điện hoặc bằng thư thì gồm có: Lệnh chuyển tiền, Giấy báo Nợ…

Ví dụ 3: Ngày 05/11/2007 Công ty Cổ phần May Đức Giang ký hợp

đồng nhập khẩu hàng hoá số 01/TL-NAXIS/2007 với Công ty TNHH HONG KONG NAXIS Mặt hàng nhập khẩu là nhãn sử dụng PLCE-96 B-TCP-0725, giá trị của lô hàng là 1463.70 USD (theo giá CIF) Phương thức thanh toán là điện chuyển tiền Ngày 01/01/2008 hàng cập cảng và về nhập kho của Công

ty Đến ngày 05/01/2008 Công ty thanh toán toàn bộ tiền hàng như phương thức thanh toán đã yêu cầu

Trình tự luân chuyển chứng từ trong nghiệp vụ này như sau:

Sau khi ký hợp đồng ngoại thương và nhận được bộ chứng từ nhập khẩu do bên xuất khẩu gửi thì kế toán thanh toán sẽ gửi lệnh chuyển tiền tới Ngân hàng Công thuơng Việt Nam Sau khi kiểm tra tính hợp lệ của bộ chứng

từ và đủ khả năng thanh toán Ngân hàng sẽ trích tài khoản của Công ty để chuyển tiền, đồng thời ra lệnh bằng điện báo cho ngân hàng nước ngoài để chuyển trả cho người nhận tiền

Mẫu Hợp đồng nhập khẩu hàng hoá dịch ra tiếng Việt Nam có nội dung của Hợp đồng mua bán hàng hoá trong nước Mẫu Lệnh chuyển tiền bằng điện

Biểu 2.6: Mẫu Lệnh chuyển tiền

Kính gửi: Sở giao dịch Ngân hàng Công thương Việt Nam

Currency amount in figures

Số tiền bằng chữ: US Dollar one thousand four hundred sixty three and cents

seventy only

Amount in word

Người ra lệnh: (Tên và địa chỉ đầy đủ) Tài khoản số

May Duc Giang Joint Stock Company Account number

59 Duc Giang Str Ha Noi Viet Nam

Ordering customer (full name and address)

Ngân hàng trung gian

Intermediary

Ngân hàng người thụ hưởng (Tên và địa chỉ đầy đủ)

Beneficiary Bank (SWIFT CODE): SMBCHKHH

The Sumitomo Mitsui Banking Corporation, Hong Kong Branch

7-8/F One International Finance Center, 1 Habour View street, Central, Hong Kong

Người thụ hưởng: HONGKONG

Địa chỉ: RM 19-30, 18/F., Corporation

Park, 11 On Lai St,.Siu Lek Yuen, Shatin Account number

Address N.T,Hong Kong

Nội dung thanh toán: Chuyển tiền mua phụ liệu của HĐ số 01/TL-NAXIS/2007

Detail of payment

Mọi chi phí có liên quan [x] Do chúng tôi chịu

trong nước Việt Nam

Charges in Vietnam for [ ] Do người thụ hưởng chịu

Mọi chi phí có liên quan

ngoài Việt Nam [x] Do chúng tôi chịu

Charges outside Vietnam for [ ] Do người thụ hưởng chịu

Cam kết của Công ty

-Xác nhận chưa thanh toán cho hợp đồng nói trên hoặc lô hàng có liên quan

-Đảm bảo lệnh chuyển tiền này tuân thủ mọi quy định hiện hành của chính phủ về điều hành xuất nhập khẩu và quản lý ngoại hối

-Cam kết thanh toán những khoản chi phí phát sinh trong quá trình thực hiện lênh chuyển tiền này do chỉ dẫn thanh toán không chính xác gây nên

Hà Nội, Ngày 05 tháng 01 năm 2008

Sau khi tiền đã chuyển cho người bán NAXIS, nhận được giấy báo Nợ của ngân hàng kế toán thanh toán của Công ty tiền hành nhập số liệu vào máy Biết rằng tỷ giá lúc ghi nhận nợ là 15.790 VND/USD và tỷ giá lúc thanh toán là 15.670 VND/USD Chênh lệch tỷ giá phát sinh kế toán tính ra khoản chênh lệch và định khoản vào phần mềm như sau:

Phần mềm sẽ tự động kết chuyển sang các sổ chi tiết TK 331, Bảng tổng hợp chi tiết thanh toán với người bán, NKCT số 5 và Sổ Cái TK 331 (Biểu số 2.8 đến biểu số 2.12)

Ví dụ 4: Ngày 03/12/2007 Công ty Cổ phần May Đức Giang ký hợp

đồng nhập khẩu hàng hoá với Công ty TNHH U.R Label & Printing Mặt hàng là nhãn mác SMART-3B-19 Tổng giá trị của lô hàng là 2.625,94 USD

Nợ TK 33112-112: 1463,70 * 15.790 = 23.111.823

Có TK 112211: 1463,70 * 15.670 = 22.936.179

Có TK 4131 : 1463,70 * (15.790-15.670) = 175.644