Nâng cao hoạt động quản lý dự án đầu tư xây dựng công trình tại Công ty cổ phần xây dựng số 1 Vinaconex – 1

Để nâng cao công tác quản lý dự án xây dựng công trình nhằm từng bước nâng cao chất lượng các công trình xây dựng nên trong quá trình thực tậptại Công ty cổ phần xây dựng số 1 Vinaconex

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ QUỐC DÂN

KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH

Giáo viên hướng dẫn: ThS Hoàng Thị Thanh Hương

Sinh viên thực hiện : BÙI BÍCH PHƯƠNG

Mã sinh viên : CQ507174

HÀ NỘI – 2011

MỤC LỤC

DANH MỤC HÌNH VẼ BẢNG BIỂU 1

LỜI MỞ ĐẦU 2

CHƯƠNG I KHÁI QUÁT CHUNG VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY DỰNG SỐ 1 VINACONEX – 1 4

1.1 Sự hình thành và quá trình phát triển của Công ty 4

1.2 Các lĩnh vực hoạt động kinh doanh của Công ty 6

1.3 Cơ cấu bộ máy quản lý công ty 7

1.4 Tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh và đầu tư xây dựng tại Công ty cổ phần xây dựng số 1 Vinaconex – 1 13

1.4.1 Tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty 13

1.4.2 Tình hình hoạt động đầu tư xây dựng công trình tại Công ty 17

CHƯƠNG II THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG QUẢN LÝ DỰ ÁN ĐẦU TƯ XÂY DỰNG CÔNG TRÌNH TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY DỰNG SỐ 1 VINACONEX – 1 19

2.1 Giới thiệu một số dự án đầu tư xây dựng công trình tiêu biểu của Công ty 19

2.2 Mô hình quản lý trực tiếp dự án đầu tư do phòng Đầu tư làm bộ phận phụ trách 22

2.3 Mô hình quản lý trực tiếp dự án với việc thành lập Ban quản lý dự án đầu tư 24

2.4 Quy trình quản lý dự án đầu tư xây dựng công trình 26

2.4.1 Mục đích xây dựng quy trình quản lý dự án của Công ty 26

2.4.2 Phạm vi áp dụng 27

2.4.3 Quy trình quản lý dự án 27

2.4.4 Đánh giá việc thực hiện quy trình quản lý dự án của Công ty: 34

2.5 Thực trạng quản lý dự án đầu tư xây dựng công trình tại Công ty 34

2.5.1 Quản lý tổng thể: 34

2.5.2 Quản lý tiến độ thực hiện dự án 36

2.5.3 Quản lý chi phí dự án: 40

2.5.4 Quản lý chất lượng dự án: 43

2.5.5 Quản lý đấu thầu: 45

2.5.6 Quản lý rủi ro công trình 46

2.6 Nhận xét về công tác quản lý dự án đầu tư xây dựng công trình tại Công ty cổ phần

xây dựng số 1 Vinaconex – 1 47

2.7 Ví dụ để làm rõ thực trạng quản lý dự án tại Công ty cổ phần xây dựng số 1 Vinaconex – 1 qua công tác quản lý dự án” Khu văn phòng và nhà ở cao cấp Vinaconex – 1” 48

2.7.1 Mục tiêu của dự án 49

2.7.2 Phân tích đánh giá hiện trạng của dự án 49

2.7.3 Quản lý dự án Khu văn phòng và nhà ở cao cấp Vinaconex – 1 50

2.8 Phân tích những điểm thuận lợi và khó khăn trong công tác quản lý dự án đầu tư xây dựng công trình tại Công ty 54

2.8.1 Thuận lợi 54

2.8.2 Khó khăn 55

CHƯƠNG III MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO CÔNG TÁC QUẢN LÝ DỰ ÁN XÂY DỰNG CÔNG TRÌNH 57

3.1 Định hướng và mục tiêu phát triển của Công ty 57

3.1.1 Định hướng phát triển trong thời gian tới của Công ty cổ phần xây dựng số 1 Vinaconex – 1: 57

3.1.2 Mục tiêu phát triển của Công ty: 59

3.2 Một số giải pháp nhằm hoàn thiện các nội dung trong công tác quản lý dự án đầu tư xây dựng công trình tại Công ty 60

3.2.1 Kiện toàn bộ máy tổ chức quản lý dự án 60

3.2.2 Nâng cao năng lực chuyên môn cho cán bộ quản lý đáp ứng yêu cầu của công tác quản lý dự án đầu tư xây dựng công trình tại Công ty 62

3.2.3 Nâng cao công tác quản lý tiến độ thực hiện dự án 65

3.2.4 Nâng cao công tác quản lý chất lượng dự án 68

3.2.5 Nâng cao công tác quản lý chi phí dự án 71

3.2.6 Nâng cao công tác quản lý đấu thầu: 74

3.2.7 Nâng cao công tác quản lý rủi ro công trình 75

3.2.8 Nâng cao mối quan hệ giữa các bên có liên quan trong quá trình quản lý dự án77 3.3 Một số kiến nghị với cơ quan cấp trên 79

3.3.1 Một số kiến nghị đối với Tổng công ty Vinaconex và Công ty cổ phần xây dựng số 1 Vinaconex – 1 79

3.3.2 Một số kiến nghị đối với cơ quan Nhà nước trong việc đổi mới công tác quản lý

dự án đầu tư xây dựng ở nước ta 80KẾT LUẬN 82DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 83

DANH MỤC HÌNH VẼ BẢNG BIỂU

Hình 1.1: Cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị doanh nghiệp 12

Hình 2.1: Mô hình Công ty trực tiếp quản lý dự án với phòng Đầu tư đóng vai trò chuyên trách 25

Hình 2.2: Mô hình tổ chức của Ban quản lý dự án đầu tư của Công ty 27

Hình 2.3: Quy trình thực hiện quản lý dự án tại Công ty 30

Hình 3.1: Biểu đồ xương cá 72

Bảng 1.1: Kế hoạch thực hiện năm 2011 tăng trưởng so với năm 2010 15

Bảng 1.2: So sánh kế hoạch thực hiện giữa các năm 16

Bảng 1.3: Một số chỉ tiêu tài chính cụ thể 18

Bảng 2.1: Mục tiêu tiến độ thi công tháng 41

Bảng 2.2: Báo cáo tiến độ thi công tuần 41

Bảng 3.1: Sổ giao việc hàng ngày: 68

LỜI MỞ ĐẦU

Công ty cổ phần xây dựng số 1 Vinaconex – 1 là một doanh nghiệp xây dựnghàng đầu của ngành xây dựng Việt Nam, luôn khẳng định vị thế của mình trênthương trường và được khách hàng trong và ngoài nước đánh giá cao về năng lực tổchức thi công công trình.Công ty hoạt động được gần 40 năm, đã thi công nhiềucông trình sản phẩm đạt chất lượng cao được Bộ Xây Dựng tặng nhiều huy chươngvàng chất lượng công ty luôn tạo cho các cán bộ công nhân viên chức một môitrường làm việc năng động và sáng tạo, giúp nhân viên luôn phát huy được tối đakhả năng của mình

Là một doanh nghiệp Nhà nước trực thuộc Bộ Xây dựng, Công ty cổ phần Xây dựng số 1 Vinaconex – 1 đã sớm khẳng định vai trò của mình trong công cuộc xây dựng đất nước Hoạt động kinh doanh xây dựng của Công ty không những mang lại lợi nhuận cho doanh nghiệp mà còn mang lại lợi ích thiết thực cho nền kinh tế quốc dân Để nâng cao công tác quản lý dự án xây dựng công trình nhằm từng bước nâng cao chất lượng các công trình xây dựng nên trong quá trình thực tậptại Công ty cổ phần xây dựng số 1 Vinaconex – 1, em đã chọn đề tài nghiên cứu là:

“ Nâng cao hoạt động quản lý dự án đầu tư xây dựng công trình tại Công ty cổ phần xây dựng số 1 Vinaconex – 1” Kết cấu chuyên đề của em gồm ba chương:

Chương 1: Khái quát chung về Công ty cổ phần xây dựng số 1 Vinaconex – 1 Chương 2: Thực trạng hoạt động quản lý dự án đầu tư xây dựng công trình tại Công ty cổ phần xây dựng số 1 Vinaconex – 1.

Chương 3: Một số giải pháp nâng cao công tác quản lý dự án xây dựng công trình.

Với sự giới thiệu của Ban lãnh đạo khoa và Phòng quản lý đào tạo, trong lần thực tập đợt 1, em đã có cơ hội được tới doanh nghiệp để hoàn thành nhiệm vụ thực tập của mình Mặc dù mới thực tập ở đơn vị một thời gian ngắn nhưng bản thân em

đã học hỏi được nhiều từ các cán bộ nhân viên trong Ban Quản lý dự án đầu tư, vận

dụng tổng hợp các kiến thức đã được đã được trang bị vào một số vấn đề thực tiễn ở

cơ sở thực tập, được rèn luyện kỹ năng, phương pháp làm việc và học hỏi từ các cô, chú, anh, chị trong Ban

Em xin chân thành cảm ơn Đơn vị thực tập , Ban lãnh đạo khoa, Phòng quản

lý đào tạo và Giảng viên hướng dẫn thực tập đã giúp đỡ em hoàn thành bài báo cáo chuyên đề thực tập của mình

CHƯƠNG I KHÁI QUÁT CHUNG VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY DỰNG SỐ 1 VINACONEX – 1

1.1 Sự hình thành và quá trình phát triển của Công ty

Công ty cổ phần xây dựng số 1 Vinaconex – 1 là thành viên của Tổng công

ty cổ phần xuất nhập khẩu xây dựng Việt Nam – Vinaconex JSC, có trụ sở đặt tạinhà D9 Đường Khuất Duy Tiến – Phường Thanh Xuân Bắc – Quận Thanh Xuân –

Hà Nội

Năm 1973, công ty được thành lập với tên gọi là Công ty xây dựng MộcChâu trực thuộc Bộ xây dựng với nhiệm vụ xây dựng toàn bộ khu công nghiệp MộcChâu tại tỉnh Sơn La

Từ năm 1977 đến năm 1981, Công ty được đổi tên là Công ty xây dựng số 11trực thuộc Bộ xây dựng và có trụ sở đóng tại Xuân Mai – Hà Sơn Bình, tham giaxây dựng Nhà máy thủy điện Hòa Bình và đồng thời nhiệm vụ lúc này là xây dựngNhà máy bê tông Xuân Mai

Công ty được Bộ xây dựng cho phép chuyển trụ sở về Hà Nội vào cuối năm1981thực hiện xây dựng khu nhà ở lắp ghép tấm lớn ở Thanh Xuân – Hà Nội

Năm 1984, Chủ tịch Hội đồng Bộ trưởng đã ký Quyết định số 196/CT đổi tênCông ty thành Liên hợp xây dựng nhà ở tấm lớn số 1 thuộc Bộ xây dựng với mụcđích chủ yếu là xây dựng nhà ở cho nhân dân Thủ đô

Năm 1993, được sự cho phép của Bộ xây dựng Công ty đã đổi tên thành Liênhợp xây dựng số 1 trực thuộc Bộ xây dựng, nhiệm vụ chủ yếu lúc này của Công ty

là xây dựng các công trình dân dụng và công nghiệp

Ngày 15/4/1995, Bộ xây dựng đã đưa ra quyết định sáp nhập Liên hợp xâydựng số 1 vào Tổng công ty cổ phần xuất nhập khẩu xây dựng Việt Nam –Vinaconex JSC Từ khi đó đến nay mang tên là Công ty xây dựng số 1 Vinaconex –1

Ngày 29/8/2003, Bộ xây dựng ra quyết định số 1173/QĐ-BXD về việcchuyển đổi doanh nghiệp Nhà Nước, lúc này Công ty xây dựng số 1 trực thuộc Tổng

công ty Cổ phần xuất nhập khẩu xây dựng Việt Nam thành Công ty cổ phần xâydựng số 1 Vinaconex-1.

Tên quốc tế là: VietNam Contruction Joint Stock Company No.1

Địa chỉ trụ sở chính; Nhà D9 – Đường Khuất Duy Tiến – Thanh Xuân Bắc –Thanh Xuân – Hà Nội

Webisite: http://www.vinaconex1.com.vn

Tài khoản giao dịch số: 21510000000032 tại Ngân hàng đầu tư và phát triểnViệt Nam khu vực Cầu Giấy

Mã số thuế: 0100105479

Các chi nhánh của công ty:

Chi nhánh Vinaconex 1 đặt tại Thành phố Hồ Chí Minh

Địa chỉ: số 47 – Điện Biên Phủ - Phường Đa Kao – Quận 1 – Thành phố HồChí Minh

Chi nhánh Vinaconex 1 đặt tại thành phố Nha Trang

Địa chỉ: số 191 – Đường Thống Nhất – Thành phố Nha Trang – Tỉnh KhánhHòa

Công ty có vốn góp của Nhà Nước chi phối 51%, với loại hình doanh nghiệp

là công ty cổ phần, do Tổng công ty Cổ phần xuất nhập khẩu và xây dựng ViệtNam làm đại diện

Theo quyết định số 663 QĐ/VC-TCLĐ ngày 03/6/2000 của Tổng giám đốcTổng công ty cổ phần xuất nhập khẩu xây dựng Việt Nam, chi nhánh tại thành phố

Hồ Chí Minh đã được thành lập Là một đơn vị được hạch toán nội bộ, có tài khoảntại ngân hàng theo phân cấp tại công ty và theo quy định của Nhà nước, có con dấuriêng theo mẫu quy định để thực hiện giao dịch và ký kết hợp đồng trong phạm vicho phép

Ngay từ khi được thành lập, Chi nhánh đã không ngừng phát triển và thuđược nhiều kết quả , giá trị sản lượng tăng liên tục hằng năm, có một độ ngũ cán bộnhân viên giàu năng lực, kinh nghiệm, các thiết bị đủ điều kiện để thi công các côngtrình trong nước và các công trình có vốn đầu tư của nước ngoài Một số công trình

Chi nhánh đã thi công như: Trung tâm điều dưỡng thương binh và người có côngLong Đất tại tỉnh Bà Rịa – Vũng Tàu; Tòa nhà VINACONEX phía Nam số 47 ĐiệnBiên Phủ - Thành Phố Hồ Chí Minh

Với các công trình chi nhánh đã thi công trong thời gian qua luôn được chủđầu tư đánh giá tốt về chất lượng, đảm bảo đúng tiến độ

Nhà máy gạch lát Terrazzo cũng là một đơn vị trực thuộc Công ty cổ phầnxây dựng số 1 Vinaconex – 1 Với hệ thống dây truyền được trang bị mới nhất củaItaly, nhà máy đã sản xuất được các loại gạch có màu sắc phong phú, mẫu mã đadạng, kích thước linh hoạt Nhà máy luôn luôn góp phần không nhỏ vào sự pháttriển chung của doanh nghiệp

Sau gần 40 năm tồn tại trên thương trường, Công ty cổ phần xây dựng số 1Vinaconex – 1 đã thi công nhiều công trình trong các lĩnh vực của ngành xây dựng,Công ty đã được Bộ xây dựng trao tặng nhiều huy chương vàng chất lượng và làmột trong những doanh nghiệp xây dựng hàng đầu trong lĩnh vực xây dựng ViệtNam Công ty luôn được các chủ đầu tư đánh giá cao về năng lực tổ chức thi côngcông trình và được khách hàng trong và ngoài nước đặt niềm tin rất lớn Công tycũng luôn khẳng định được vị thế của mình trên thương trường Với đội ngũ gồmnhiều cán bộ, công nhân kỹ thuật tay nghề cao, giàu kinh nghiệm, luôn được đàotạo, bồi dưỡng và được tiếp cận với những kiến thức mới ở cả trong và ngoài nước

về kỹ thuật thi công, thiết kế công trình cũng như kiến thức quản lý, sử dụng cáctrang thiết bị máy móc hiện đại, cùng với đó không thể không kể đến sự đoàn kết, cốgắng thực hiện công việc của toàn thể các cán bộ công nhân viên, kỹ sư trong công

ty, sự trợ giúp không thể thiếu của Tổng công ty VINACONEX SJC , sự hợp tácchặt chẽ giữa Công ty với các công ty thành viên khác trong Tổng công ty, công ty

cổ phần xây dựng số 1 Vinaconex – 1 sẽ ngày càng làm hài lòng khách hàng vớinhững công trình đạt chất lượng cao và đúng tiến độ thi công

1.2 Các lĩnh vực hoạt động kinh doanh của Công ty

Các lĩnh vực hoạt động kinh doanh chủ yếu của Công ty là:

Xây dựng các công trình dân dụng và công nghiệp, cơ sở hạ tầng kỹ thuậtđường dây, trạm biến thế và xây dựng các công trình thuộc lĩnh vực khác.

Sản xuất các loại vật liệu xây dựng, cấu kiện bê tông; sản xuất ống cấp thoátnước, các phụ tùng phụ kiện cho các công tình xây dựng

Kinh doanh nhà ở, khách sạn cũng như vật liệu xây dựng

Kinh doanh du lịch lữ hành

Tư vấn đầu tư cũng như thực hiện các dự án đầu tư xây dựng, lập dự án, tưvấn đấu thầu, tư vấn giám sát, quản lý dự án đầu tư với nguồn vốn trong nước cũngnhư nước ngoài

Làm đại lý cho các hãng trong và ngoài nước đối với việc kinh doanh các mặthàng phục vụ không chỉ cho sản xuất mà còn phục vụ cho hoạt động tiêu dùng

Xuất nhập khẩu vật tư, xuất nhập khẩu thiết bị cho các doanh nghiệp trong vàngoài nước

Thiết kế tổng mặt bằng kiến trúc,tham gia thiết kế cả nội thất và ngoại thấtđối với các công trình xây dựng dân dụng và công nghiệp mà công ty tham gia đấuthầu

Thiết kế hệ thống cấp thoát nước cho đô thị và khu vực nông thôn, xử lý cácloại nước thải và nước sinh hoạt tại các khu dự án xây dựng và các khu vực mà công

ty kinh doanh nhà ở, khách sạn

Thiết kế kết cấu đối với các công trình xây dựng dân dụng và công nghiệp,

kỹ thuật hạ tầng các khu đô thị, khu công nghiệp theo yêu cầu của chủ đầu tư

Tiến hành thi công xây dựng cầu đường với những gói thầu mà công ty giànhđược

Đo đạc, khảo sát địa hình, địa chất, thủy văn để phục vụ cho công tác thiết kếcông trình ngay tại giai đoạn đầu của việc lập dự án đầu tư để tránh những rủi rokhông đáng có

1.3 Cơ cấu bộ máy quản lý công ty

Công ty không chỉ tham gia xây dựng các công trình xây dựng dân dụng vàcông nghiệp mà còn kinh doanh nhiều lĩnh vực khác nhau nên hàng năm mang lại

lợi nhuận lớn cho Công ty cũng như nâng cao đời sống cho cán bộ công nhân viên.Công ty cổ phần xây dựng số 1 Vinaconex – 1 luôn cố gắng phấn đấu để làm tốtchức năng nhiệm vụ của mình, hoàn thành các công trình đúng tiến độ theo như kếhoạch được giao, đồng thời đảm bảo chất lượng theo yêu cầu của chủ đầu tư Để cóđược thành qua như ngày hôm nay Công ty đã không ngừng hoàn thiện mình, nângcao đội ngũ nguồn nhân lực về trình độ chuyên môn, kiến thức nghiệp vụ.

BAN KIỂM SOÁT

P.Giám đốc công ty

P Thiết

bị vật tư

P Kinh tế thị trường

Hình 1.1: Cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị doanh nghiệp.

Nguồn: Phòng tổ chức hành chính

Công ty cổ phần xây dựng số 1 Vinaconex – 1 gồm nhiều phòng ban, trong

đó nhiệm vụ và chức năng của một số phòng ban như sau:

a Phòng kỹ thuật thi công

Nhiệm vụ của phòng kỹ thuật thi công là tiến hành thực hiện công tác quản lý

kỹ thuật chất lượng trong đó bộ phận này cần lập kế hoạch và hướng dẫn các đơn vịthực hiện sao cho đáp ứng các yêu cầu và công việc được giao Kiểm tra và sau đótrình duyệt cho cấp trên biện pháp thi công tất cả các công trình mà công ty nhậnthầu, xem xét điều chỉnh cho phù hợp nếu như có vấn đề xảy ra Đưa ra các giảipháp tối ưu về thi công công trình để có thể hạ giá thành sản phẩm Ngoài ra, Công

ty cũng thường xuyên học hỏi, tiếp nhận và vận dụng các tiến bộ khoa học kỹ thuậtmới trên cơ sở phù hợp với điều kiện của mình, không áp dụng một cách máy móc,cứng nhắc

Quản lý khối lượng thi công xây lắp công trình, nhiệm vụ của phòng là báocáo khối lượng thực hiện hàng tháng của từng công trình đồng thời theo dõi việc sửdụng vật tư theo hạn mức đã được xây dựng từ trước, theo đúng hợp đồng xây dựng

Công tác an toàn vệ sinh lao động bao gồm việc lập kế hoạch soạn thảo cácquy định để đảm bảo an toàn vệ dinh lao động trong toàn công ty nhất là đối vớinhững người trực tiếp tham gia thi công công trình Mặt khác, thường xuyên thamgia kiểm tra định kỳ việc thực hiện các công tác an toàn vệ sinh lao động ở các đơn

vị và sẽ cùng tham gia giải quyết khi có một vấn đề gì liên quan xảy ra

Đối với công tác thống kê – kế hoạch thì phòng sẽ thực hiện pháp lẹn thống

kê tại công ty, đảm bảo các số liệu thống kê chính xác kịp thời sau đó cung cấp choGiám đốc công ty số kiệu thống kê để thực hiện công tác quản lý, cân đối năng lựccủa đơn vị để từ đó có những kiến nghị phù hợp, sử dụng các số liệu ấy để giúp choviệc phân tích kế hoạch hàng năm hàng tháng hàng quý

b Phòng kinh tế thị trường

Đối với công tác tiếp thị thì nhiệm vụ của phòng là để ra chiến lược tiếp thịtrong dài hạn và ngắn hạn cho các sản phẩm của doanh nghiệp gồm cả sản phẩm xâydựng dân dụng và công nghiệp lẫ sản phẩm trong kinh doanh nhà ở và khách sạn.

Công tác đấu thầu gồm lập hồ sơ dự thầu tất cả các công trình mà công ty dựthầu, tiếp xúc với chủ đầu tư hoặc các cơ quan hữu quan để phục vụ cho công táclập hồ sơ dự thầu, báo cáo thông tin cho Giám đốc công ty để đưa ra những quyếtđịnh đúng đắn nhất cho bài thầu

Công tác quản lý kinh tế là việc xây dựng các định mức, các chỉ tiêu kinh tê –

kỹ thuật, đơn giá các công việc xây lắp phục vụ cho công tác đấu thầu, giao khoán,theo dõi cập nhật các thông tin về giá cả hàng hóa vật tư cần thiết

c Phòng thiết bị vật tư

Nhiệm vụ của phòng là quản lý và lập hồ sơ xe máy thiết bị, theo dõi tìnhtrạng làm việc hỏng hóc của xe, kết hợp với phòng tài chính kế toán để tiến hànhcông tác khấu hao TSCĐ, thanh lý TSCĐ Mặt khác kết hợp với các đơn vị khác lập

hồ sơ an toàn cho các thiết bị thi công nghiêm ngặt, tổ chức lắp đặt, nghiệm thu đưacác thiết bị sử dụng vào để phục vụ thi công

Đối với công tác theo dõi, quản lý mục vật tư thiết bị thì phòng tìm nguồn vật

tư thiết bị phục vụ với yêu cầu của công trình, giá cả hợp lý để phục vụ cho công tácđấu thầu, có nhiệm vụ lập và quả lý các hợp đồng mua bán vật tư, cung cấp thiết bịvật tư cho thi công công trình được tiến hành đúng hạn mức đã quy định, quản lý hệthống kho vật tư của Công ty thật tốt

hoạch sản xuất kinh doanh của công ty, đơn vị cũng như kịp thời phát hiện và ngănchặn các hành vi tham ô, lãng phí, vi phạm các quy định của Nhà nước.

Có nhiệm vụ cung cấp các số liệu tài chính cho Giám đốc công ty và các cơquan chức năng Phân tích các hoạt động tài chính để xác định, đánh giá kết quả sảnxuất kinh doanh

f Phòng tổ chức hành chính

Có nhiệm vụ tham mưu cho Giám đốc công ty trong những lĩnh vực sau:

Tổ chức sản xuất bao gồm nghiên cứu, đề xuất với lãnh đạo công ty mô hình

tổ chức sản xuất cũng như hướng dẫn xây dựng chức năng nhiệm vụ, tổ chức mốiquan hệ của các loại hình tổ chức trong công ty

Thực hiện công tác quản lý cán bộ công nhân viên về cả số lượng và chấtlượng để điều phối các đơn vị đáp ứng cho nhu cầu sản xuất kinh doanh Ngoài racòn làm công tác quản lý lưu trữ hồ sơ các cán bộ công nhân viên, đồng thời xâydựng các tiêu chuẩn,và bản mô tả công việc để làm cơ sở tuyển chọn nguồn nhânlực mới

Lập và thực hiện kế hoạch đào tạo và bồi dưỡng cán bộ công nhân viên mới,xây dựng kế hoạchđào tạo lại và nâng cao tay nghề cho công nhân hàng năm, vàthực hiện công tác lựa chọn những cán bộ phù hợp để đưa đi nâng cao trình độ taynghề

Có nhiệm vụ xây dựng đơn giá tiền lương hàng năm để trình lên công tykiểm duyệt, thường xuyên cập nhật những thay đổi về mức lương mà Nhà nước quyđịnh để có những điều chỉnh phù hợp đồng thời thường xuyên theo dõi đôn đốc các

bộ phận, đơn vị thực hiện các chính sách về tiền lương, thưởng các chế độ đãi ngộđối với cán bộ công nhân viên cũng như đối với người lao động

Về việc thanh tra thì bộ phận này có nhiệm vụ kiểm tra việc thực hiện cácnhiệm vụ, các kế hoạch của các bộ phận phòng ban trong công ty đồng thời cũngđưa ra các biện pháp tăng cường trách nhiệm, thúc đẩy việc hoàn thành kế hoạchđược giao Theo dõi, giám sát việc thực hiện theo đúng chủ trương chính sách củaĐảng và Nhà nước đã đề ra cùng với các nội quy, điều lệ trong công ty Có trách

nhiệm giải quyết các đơn thư khiếu nại, tố cáo của công nhân viên chức trong công

ty theo thẩm quyền

Đối với việc xét thi đua, khen thưởng, kỷ luật thì căn cứ vào những quy định,tiêu chí đã đề ra mà có chế độ khen thưởng phù hợp, phát động cá phong trào thi đuagiữa các đơn vị, phòng ban với nhau, tổng hợp báo cáo xét duyệt thi đua khenthưởng định kỳ trong năm Về việc xét kỷ luật, có nhiệm vụ hướng dẫn và tổng hợp

hồ sơ về các sai phạm của công nhân viên chức, nghiên cứu đề xuất, trình hội đồng

kỷ luật công ty xử lý

Hàng tháng có nhiệm vụ đôn đốc người lao động thực hiện chế độ bảo hiểm

xã hội, tổng hợp về thu bảo hiểm xã hội đối với người lao động để đăng ký với cơquan bảo hiểm xã hội, giải quyết các chế độ đối với người lao động thôi việc, nghỉhưu hay xảy ra tai nạn lao động, lập sổ bảo hiểm xã hội

Quân sự tự vệ: lập và thực hiện kế hoạch huấn luyện quân sự tự vệ theochương trình của quân đội đã vạch ra, thực hiện tốt công tác phòng chống cháy nổ,kiểm tra công tác canh gác nghiêm ngặt để đảm bảo an toàn cho cơ quan

Tiến hành kiểm tra sức khỏe cho nhân viên mới tuyển chọn và khám sứckhỏe định kỳ cho nhân viên trong công ty, tuyên truyền vận động cán bộ công nhânviên thực hiện kế hoạch hóa gia đình

1.4 Tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh và đầu tư xây dựng tại

Công ty cổ phần xây dựng số 1 Vinaconex – 1

1.4.1 Tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty

Công ty hoạt động sản xuất kinh doanh trong nhiều lĩnh vực khác nhau nênsản phẩm của công ty rất đa dạng sau đây là một vài số liệu thể hiện kết quả hoạtđộng kinh doanh của doanh nghiệp trong một vài năm gần đây:

Bảng 1.1: Kế hoạch thực hiện năm 2011 tăng trưởng so với năm 2010

Đơn vị ( triệu VNĐ)

HIỆN NĂM 2011

TĂNG TRƯỞNG SO VỚI NĂM 2010

3 SẢN XUẤT CÔNG NGHIỆP VÀ

Nguồn: Phòng kinh tế thị trường.

Bảng 1.2: So sánh kế hoạch thực hiện giữa các năm

Đơn vị ( triệu VNĐ )

TT NỘI DUNG NĂM 2011

KẾ HOẠCH NĂM THỰC HIỆN NĂM 2010

SO SÁNH KẾ HOẠCH 2010 (%)

SO SÁNH NĂM 2009 (%)

Nguồn : Phòng kinh tế thị trường.

Qua 2 bảng trên ta nhận thấy việc kinh doanh của công ty đạt kết quả khátốt, luôn vượt mức kế hoạch đã đề ra Trong hai năm 2009, 2010 tốc độ tăng cao.Trong giai đoạn hiện nay, khi giá cả vật liệu tăng lên là một điều rất khó khăn vớicông ty vì vậy công ty cần làm tốt công tác dự báo thị trường giá cả vật tư cũng như

đánh giá tình hình để đưa ra quyết sách trong quá trình điều hành, sản xuất kinhdoanh nhằm cân đối giữa việc nắm bắt cơ hội và quản lý.

Sản phẩm của công ty đa dạng gồm nhiều loại với giá trị công trình lớn, đồngthời công ty cũng giao công trình đúng tiến độ thời gian, chất lượng đã cam kết vớichủ đầu tư Đặc biệt, mang lại giá trị lớn cho công ty chủ yếu vẫn là những sảnphẩm xây lắp, là lĩnh vực kinh doanh chủ chốt của công ty sau đó là lĩnh vực kinhdoanh nhà và đô thị Những lĩnh vực kinh doanh khác cũng góp phần mang lại lợinhuận cho công ty như sản xuất công nghiệp và vật liệu xây dựng, sản xuất kinhdoanh khác nhưng đó chỉ là những lĩnh vực mà công ty muốn phát triển thêm trongviệc mở rộng kinh doanh đa ngành nghề theo xu hướng thị trường

Công ty cổ phần xây dựng số 1 Vinaconex – 1 không chỉ hoạt động trên địabàn thành phố Hà Nội mà còn mở rộng phạm vi ra nhiều tỉnh thành trong cả nướcnhư: Yên Bái, Bắc Ninh, Hải Phòng, Cao Bằng, Bà Rịa – Vũng Tàu,…Hiện naycông ty đang triển khai dự án khu đô thị và nhà ở cao cấp Vinaconex – 1 được đặttại Trung Hoà – Nhân Chính – Hà Nội, đây được coi là dự án có tầm vĩ mô đối vớicông ty, rất được các cấp và ban lãnh đạo chính quyền địa phương quan tâm

Bảng cân đối kế toán và báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh phản ánh tìnhhình hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp đồng thời cũng phản ánh tài sản củadoanh nghiệp tại một thời điểm nhất định dưới hình thức tiền tệ theo giá trị tài sản

và nguồn hình thành tài sản.Sau đây là một vài số liệu và chỉ tiêu tài chính cụ thểcủa Công ty:

II CƠ CẤU NGUỒN VỐN

2 NGUỒN VỐN CSH / TỔNG NGUỒN

III.KHẢ NĂNG THANH TOÁN

1 KHẢ NĂNG THANH TOÁN HIỆN

2 KHẢ NĂNG THANH TOÁN NỢ NGẮN

IV TỶ SUẤT SINH LỜI

Nguồn: Phòng Tài chính - Kế toán.

Các số liệu trên bảng cân đối kế toán và báo cáo lưu chuyển tiền tệ của công

ty tại ngày 31/ 12/ 2010 cho thấy tình hình tài chính của công ty lành mạnh, khả năng thanh toán được đảm bảo; cơ cấu tài sản, nguồn vốn hợp lý

Trong đó nợ phải trả năm 2010 giảm so với năm 2009, việc giảm xuống củacác khoản nợ phải trả là một dấu hiệu tốt trong việc trả nợ của công ty trong thờigian gần

Tỷ suất sinh lời trên doanh thu và trên VCSH năm 2010 tăng so với năm

2009 cho thấy công ty kinh doanh có lãi so với năm trước

1.4.2 Tình hình hoạt động đầu tư xây dựng công trình tại Công ty

Với chủ trương mở rộng đa dạng hóa lĩnh vực kinh doanh, trong những nămtới, Công ty sẽ đẩy mạnh khai thác, thực hiện tốt liên doanh, đẩy mạnh đầu tư mảngkinh doanh bất động sản, đầu tư phát triển nhà và các dự án khu công nghiệp tại HàNội và các tỉnh lân cận có hiệu quả cao Bắt đầu từ năm 2000 đến nay công ty đãthực hiện nhiều dự án với tổng vốn đầu tư hơn 92 tỷ đồng Hiện tại Công ty đangtiến hành triển khai thực hiện 3 dự án chính như Dự án Khu văn phòng và nhà ở caocấp Vinaconex 1 tại Trung Hòa – Cầu Giấy – Hà Nội, tổng mức đầu tư là 996,862 tỷđồng Các dự án mà công ty hiện nay đang thực hiện chủ yếu là những dự án thuộcnhóm B

Những dự án mà công ty đã thi công xong và bàn giao nhìn chung là đạt hiệuquả tốt Một vài dự án như: Trung tâm thương mại Tràng Tiền Plaza, nhà 34 tầngKhu đô thị Trung Hòa Nhân Chính, Không chỉ đạt hiệu quả cao về mặt kinh tế màcũng đã đạt được các mục tiêu xã hội đã đề ra theo báo cáo nghiên cứu kỹ thuật,mang lại lợi nhuận lớn cho Công ty, làm tăng vẻ đẹp cho thành phố cũng như tăngthêm công ăn việc làm cho cán bộ công nhân viên

Quá trình thi công dự án Công ty đã thực hiện theo đúng quyết định đã phêduyệt, theo yêu cầu của chủ đầu tư và đúng quy định pháp luật mặc dù vậy bên cạnh

đó còn một vào dự án bị chậm lại như Nhà ở cao tầng I9 bị chậm so với tiến độ đưa

ra là 3 tháng,

Công tác quản lý chất lượng của các dự án được đảm bảo khá tốt, song songvới đó là Công ty còn tiến hành làm tốt công tác bảo hành, sửa chữa công trình theođúng quy định của Nhà nước đã đưa ra đối với những phần công trình đã hoàn thành

mà chưa đạt yêu cầu của khách hàng cũng như chủ đầu tư đã đưa ra trong ký kếthợp đồng

Đối với một số dự án mà Công ty tự thực hiện thì thành lập phòng Đầu tưhoặc thành lập Ban quản lý dự án đầu tư để quản lý việc thực hiện dự án sao chođảm bảo đúng tiến độ và phù hợp với các quy định đã đặt ra, có chức năng giám sátchất lượng kỹ thuật công trình, nghiệm thu kỹ thuật công trình theo từng giai đoạn

và thanh quyết toán công trình nhanh gọn Ngoài ra Công ty còn thành lập tổ tư vấngiám sát công trình để quản lý về mặt kỹ thuật, thiết kế, giải quyết các thủ tục vềđầu tư xây dựng, nghiệm thu kỹ thuật công trình theo từng giai đoạn và thanh quyếttoán công trình nhanh gọn mà vẫn đúng quy định pháp luật, quản lý tốt nguồn chiphí được phân cho dự án, sử dụng đủ và đúng mục đích.

CHƯƠNG II THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG QUẢN LÝ DỰ ÁN ĐẦU

TƯ XÂY DỰNG CÔNG TRÌNH TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY DỰNG

SỐ 1 VINACONEX – 1

2.1 Giới thiệu một số dự án đầu tư xây dựng công trình tiêu biểu của Công ty

a Dự án khu văn phòng và nhà ở cao cấp Vinaconex – 1

- Địa điểm xây dựng: phường Trung Hòa – quận Cầu Giấy – thành phố HàNội

- Chủ đầu tư: Công ty cổ phần xây dựng số 1 Vinaconex – 1

- Công ty tư vấn thiết kế: Liên doanh Công ty tư vấn thiết kế Sunjin và VCCViệt Nam

- Quản lý thực hiện dự án: Ban quản lý dự án đầu tư Vinaconex – 1

- Quy mô dự án:

+ Diện tích chiếm đất: 10.453,44 m2.+ Diện tích xây dựng: 4.181,37 m2 + Diện tích sân đường cây xanh: 5.262 m2

Diện tích 1 căn hộ điển hình là từ 126 m2 đến 216 m2

Số lượng căn hộ là 285 căn

Tổng mức đầu tư dự kiến: 1.000 tỷ đồng

Thời gian khởi công:2008

Thời gian hoàn thành dự kiến:2012

b. Dự án trụ sở văn phòng làm việc Vinaconex – 1 giai đoạn 2

Địa điểm xây dựng: D9 – đường Khuất Duy Tiến – phường Thanh Xuân Bắc– quận Thanh Xuân – thành phố Hà Nội

Chủ đầu tư: Công ty cổ phần xây dựng số 1 Vinaconex – 1

Tư vấn thiết kế: Công ty cổ phần tư vấn xây dựng Vinaconex

Quản lý thực hiện dự án: Ban quản lý dự án đầu tư Vinaconex – 1

Quy mô dự án:

+ Diện tích khu đất là 2675 m2

+ Diện tích xây dựng mới là 503 m2.

+ Tổng diện tích sàn nhà 15 và 18 tầng là 8.864 m2

+ Tổng diện tích 2 tầng hầm là 2.122 m2

Tổng mức đầu tư dự kiến là 100 tỷ đồng

Thời gian tiến hành dự án: năm 2009 – 2011

c Dự án chung cư I9

- Địa điểm xây dựng: Khu I – phường Thanh Xuân Bắc – quận Thanh Xuân –thành phố Hà Nội

- Chủ đầu tư: Công ty cổ phần xây dựng số 1 Vinaconex – 1

- Công ty tư vấn thiết kế: Công ty tư vấn xây dựng dân dụng Việt Nam VCC

- Quản lý thực hiện dự án: Phòng Đầu tư của Công ty cổ phần xây dựng số 1Vinaconex – 1

- Quy mô của dự án:

+ Diện tích chiếm đất: 3520 m2.+ Diện tích xây dựng: 1200 m2.+ Tổng diện tích sàn: 21.066 m2.Diện tích 1 căn hộ điển hình là từ 70 m2 đến 123 m2

Số lượng căn hộ là 148 căn

- Tổng mức đầu tư của dự án là 72.351.467.744 đồng

Công trình được thực hiện từ năm 2003 đến năm 2007 và đã được đưa vào

sử dụng

Qua một vài dự án kể trên, ta nhận thấy:

Các dự án đều tập trung chủ yếu vào lĩnh vực xây dựng dân dụng và côngnghiệp với mục tiêu là nâng cao hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh cho Công

ty cổ phần xây dựng số 1 Vinaconex – 1 cũng như đáp ứng yêu cầu của Tổng công

ty Vinaconex JSC

Dự án Công ty mà Công ty đảm nhận hầu hết có tổng mức vốn đầu tư khônglớn nên thời gian thi công công trình không kéo dài vì thế mà bàn giao cho kháchhàng đúng hạn, đảm bảo như hợp đồng đã ký kết Với hầu hết là công trình quy mô

nhỏ nên việc nắm bắt những thay đổi trong thị hiếu của khách hàng được xác địnhchính xác hơn.

Để có thể đảm bảo công trình được diễn ra đúng tiến độ đòi hỏi doanh nghiệpcần phải đôi khi thi công trong những điều kiện khắc nghiệt của thời tiết như mưa,gió, hay phải đối mặt với sự thay đổi của thị trường nguyên vật liệu, điều này buộcdoanh nghiệp cần phải có những biện pháp quản lý cụ thể để có thể chủ động đốiphó trong từng tình huống cụ thể

Vì đây là những dự án xây dựng công trình bất động sản nên sự tồn tại củacông trình kéo dài, việc đưa vào sử dụng cũng như vận hành công trình nếu như cóvấn đề phát sinh thì đòi hỏi công ty cần phải có những biện pháp khắc phục kịp thời

Để hạn chế tới mức đối đa các phát sinh xấu có thể xảy ra thì ngay từ khâu lựa chọncác nhà thầu thi công từng hạng mục công trình, Công ty cần phải có sự lựa chọn kỹlưỡng, đánh giá chính xác năng lực của các nhà thầu Đồng thời thực hiện sự giámsát chặt chẽ và cẩn thận quá trình thi công công trình để đảm bảo chất lượng côngtrình đúng như hợp đồng đã ký và theo quy định của pháp luật

Trong quá trình thực thi dự án, để dự án diễn ra theo đúng tiến độ thì đòi hỏiphải có sự hợp tác, hỗ trợ giữa các phòng ban với nhau một cách thống nhất nhấtdựa trên những tiêu chuẩn, quy định của công ty

Ta nhận thấy với những dự án có quy mô càng lớn thì công tác quản lý cànggặp nhiều khó khăn hơn nên đòi hỏi những người quản lý dự án cần phải có kiếnthức kinh nghiệm để có thể làm tốt vai trò của mình , đáp ứng tốt yêu cầu của banlãnh đạo công ty Nếu công tác quản lý dự án được thực hiện tốt sẽ mang lại hiệuquả rất lớn như việc giải quyết các phát sinh xảy ra trong thi công công trình nhanhhơn hay tạo liên kết giữa các bộ phận, quy rõ trách nhiệm của các thành viên thamgia thực hiện dự án Ngoài ra công tác quản lý tốt còn tăng cường sự gắn bó, hợp tácgiữa nhóm quản lý dự án với khách hàng và các nhà cung cấp các yếu tố vào cho dựán

Nếu việc quản lý dự án được thực hiện tốt thì việc sử dụng các nguồn lực sẽđạt hiệu quả cao hơn, tránh lãng phí về thời gian cũng như tiền bạc, kịp thời đối phóvới các vấn đề phát sinh đã dự đoán được từ trước hay chủ động với các vấn đềkhông dự đoán được Từ đó Công ty có thể tạo ra được những công trình đạt chấtlượng cao Mặc dù vậy Công ty cũng không thể tránh khỏi những mâu thuẫn về việcphân chia nguồn lực giữa các bộ phận, quy định quyền và trách nhiệm giữa các bêntham gia thực hiện dự án Đôi khi trong một vài trường hợp mà những người làmcông tác quản lý khó mà hoàn thành được trách nhiệm của mình một cách đầy đủnhất, và đây là một nhược điểm cần được khắc phục trong việc quản lý dự án đầu tư.

2.2 Mô hình quản lý trực tiếp dự án đầu tư do phòng Đầu tư làm bộ phận phụ trách

Các dự án đầu tư của Công ty có tổng mức vốn đầu tư hầu như ở mức trungbình, tập trung chủ yếu vào lĩnh vực xây dựng dân dụng và công nghiệp nên phùhợp với trình độ chuyên môn kỹ thuật của công ty Công ty không ngừng nâng caotrình độ đội ngũ nguồn nhân lực đặc biệt là bộ phận cán bộ quản lý nên Công ty hiệnnay đủ năng lực chuyên môn và kinh nghiệm để có thể tự quản lý các dự án do mìnhlàm chủ đầu tư Hiểu rõ được đặc điểm của từng dự án cụ thể và lập được kế hoạchphân chia công việc, nhiệm vụ rõ ràng cho từng bộ phận, phòng ban có liên quan tớiviệc thực hiện dự án cũng như các công việc cần phải tiến hành nên Công ty đã trựctiếp tổ chức quản lý các dự án Với việc sử dụng mô hình chủ đầu tư trực tiếp quản

lý dự án, Công ty đã đưa ra 2 phương án để lựa chọn đó là tự thực hiện bằng việc sửdụng bộ máy hiện có của Công ty đồng thời cử phòng Đầu tư làm bộ phận phụ trách

để quản lý việc thực hiện dự án hoặc thành lập Ban quản lý dự án đầu tư trực thuộc

để quản lý việc thực hiện một hay một nhóm các dự án

Đối với các dự án thuộc nhóm B, C, dự án dân dụng quy mô trên dưới 100 tỷđồng, thông thường công ty sẽ cử phòng Đầu tư làm bộ phận phụ trách quản lý toàn

bộ quá trình thực hiện dự án Phòng Đầu tư sẽ chuyên trách hoặc kiêm nghiệm quản

lý dự án dưới sự chỉ đạo trực tiếp của các lãnh đạo công ty đồng thời thực hiệnnhiệm vụ tham mưu cho Hội đồng quản trị và Ban Giám đốc trong công tác lập và

quản lý dự án đầu tư Trưởng phòng đầu tư sẽ phụ trách quản lý chung còn cácthành viên khác cùng tham gia vào thực hiện dự án sẽ quản lý theo từng phần côngviệc theo kế hoạch đã được hoạch định từ trước Nhiệm vụ của phòng Đầu tư làkiểm tra, giám sát quá trình thực hiện nội dung các công việc của dự án cũng như tổchức giám sát chất lượng kỹ thuật công trình trong từng giai đoạn cụ thể Mặc dùviệc phân chia trách nhiệm và nghĩa vụ của các phòng ban một cách rõ ràng và cụthể nhưng giữa các bộ phận vẫn có sự phối hợp thực hiện dự án sao cho đồng bộnhất, để có những báo cáo kịp thời với cơ quan lãnh đạo đồng thời tạo điều kiệnthuận lợi nhất cho việc giải quyết các phát sinh ngoài ý muốn, tránh ảnh hưởng đếntiến độ thực hiện dự án.

Hình 2.1: Mô hình Công ty trực tiếp quản lý dự án với phòng Đầu tư đóng vai trò chuyên trách

Nguồn: Phòng Đầu tư

Hội đồng quản trị Công ty

Giám đốc Công ty

P Đầu tư

P Kinh tế

thị trường

P Thiết bị vật tư

P Tài chính

kế toán

P Tổ chức hành chính

P Kỹ thuật thi công

Đội xây dựng

Thầu phụ

Đội xây dựng

Trước đây , công ty giao khoán toàn bộ chi phí trực tiếp và một phần chi phígián tiếp cho Đội xây dựng, Công ty chỉ giám sát, đôn đốc về mặt tiến độ và chấtlượng công trình nên công ty không thể gắn chặt quản lý chi phí và quản lý tiến độ.Trong thời gian gần đây, công ty tiếp nhận nhiều dự án với quy mô lớn, có tính chấtphức tạp nên đòi hỏi Công ty phải từng bước chuyên nghiệp hóa bộ máy tổ chức, sửdụng các phương pháp quản lý hiện đại để quản lý toàn diện các mặt tiến độ, chấtlượng, chi phí trong một hệ thống duy nhất Việc áp dụng mô hình quản lý trực tiếp

dự án đầu tư do Công ty làm chủ đầu tư thì yêu cầu Công ty cũng như phòng Đầu tưcần phải tổ chức giám sát chặt chẽ việc sản xuất, xây dựng và chịu trách nhiệmtrước pháp luật về chất lượng, chi phí, tiến độ, giá cả của công trình xây dựng

2.3 Mô hình quản lý trực tiếp dự án với việc thành lập Ban quản lý dự

án đầu tư

Mô hình này được thành lập để quản lý một hay nhiều dự án thuộc dự ánnhóm A, B, C mà có yêu cầu kỹ thuật phức tạp với quy mô vốn lớn như Dự án khuvăn phòng và nhà ở cao cấp Vinaconex – 1, Ban quản lý sẽ hoạt động dưới sự lãnhđạo của Hội đồng quản trị cũng như thực hiện công tác tham mưu cho Hội đồngquản trị Ban quản lý dự án đầu tư sẽ trực tiếp quản lý các công tác thực hiện dự ántheo đúng quy định của pháp luật cũng như đúng với quy định, điều lệ của công ty

đã đề ra Tùy thuộc vào từng quy mô, từng dự án cụ thể mà ban lãnh đạo công ty sẽgiao những nhiệm vụ cụ thể cho Ban quản lý dự án đầu tư quản lý dự án và Ban sẽphải hoàn toàn tự chịu trách nhiệm trước pháp luật và Công ty về việc thực hiệntừng phần nhiệm vụ công việc đã được giao đó

Hình 2.2: Mô hình tổ chức của Ban quản lý dự án đầu tư của Công ty

Nguồn: Ban quản lý dự án đầu tư

Bộ máy tổ chức nhân sự của Ban quản lý dự án đầu tư:

- Giám đốc Ban quản lý: 1 người

- Phó Giám đốc Ban quản lý: 1 người

- Bộ phận Kinh tế - Kế hoạch: 3 người

- Bộ phận Kỹ thuật – An toàn: 5 người

- Bộ phận Kế toán – Vật tư: 3 người

- Bộ phận Tổ chức – Hành chính: 2 người

Tổng cộng nhân sự của Ban quản lý là 15 người Tuy nhiên tùy thuộc vào từng

dự án cụ thể mà nhân sự của Ban quản lý có thể được điều chỉnh cho phù hợp Với

số lượng nhân sự hiện tại như trên thì việc quản lý dự án sẽ thuận lợi với những dự

án có quy mô nhỏ và trung bình, mang tính chất kỹ thuật đơn giản hoặc tương tựnhau, có như vậy sẽ mang lại cho công trình tính khả thi và sự thành công cao hơn.Sau khi giao nhiệm vụ cho phòng Đầu tư, Ban quản lý dự án đầu tư, Công tyvẫn tổ chức quản lý, kiểm tra, giám sát cả 3 khâu của dự án nhằm kiểm soát sự hoạtđộng của phòng Đầu tư cũng như Ban hoạt động có thực sự hiệu quả không Sau

Hội đồng quản trị Công ty

Giám đốc Công ty

Ban quản

lý dự án đầu tư

Tổ chức thực hiện dự án Tổ chức thực hiện dự án Tổ chức thực hiện dự án

khi áp dụng mô hình này, Công ty đã giảm được chi phí đáng kể trong công tác tưvấn, giám sát, và có những phản ứng linh hoạt kịp thời trước những yêu cầu thayđổi của khách hàng Nhờ vậy mà Công ty ngày càng tạo dựng được thương hiệu uytín đối với khách hàng và đặc biệt hiệu quả sản xuất kinh doanh của Công ty ngàycàng được nâng cao rõ rệt.

Việc áp dụng mô hình quản lý dự án đầu tư do Công ty làm chủ đầu tư đã pháthuy rõ rệt tính ưu việt của mình nhưng bên cạnh đó không thể không kể tới nhữnghạn chế của mô hình này Vì là mô hình do Công ty làm chủ đầu tư nên công tácquản lý dự án đôi khi sẽ mang tính chủ quan, các bộ phận làm công tác quản lý sẽrất khó khăn trong việc tự nhận ra những sai sót của mình, từ đó sẽ ảnh hưởng trựctiếp đến chất lượng công trình, đến tiến độ thực hiện dự án và làm thay đổi chi phí,đặc biệt việc sửa đổi đôi khi hiệu quả thành công mang lại không cao Áp dụng môhình Công ty trực tiếp quản lý dự án sẽ giúp công ty chủ động hơn trong không tácquản lý và giải quyết các vấn đề phát sinh xong bên cạnh đó, một dự án lại liênquan tới nhiều khía cạnh, lĩnh vực cần giải quyết mà khả năng chuyên môn, nguồnnhân lực lại có hạn nên để giải quyết được các vấn đề có liên quan tới dự án thì đâyquả thật là một thách thức lớn đối với Công ty cũng như các phòng, ban làm nhiệm

vụ quản lý dự án Vì vậy, để có thể đảm bảo cho công tác quản lý đạt hiệu quả caonhất thì Công ty cần phải có sự kết hợp linh hoạt với các cơ quan có liên quan, vớicác chuyên gia tư vấn,

2.4 Quy trình quản lý dự án đầu tư xây dựng công trình

2.4.1 Mục đích xây dựng quy trình quản lý dự án của Công ty

Để đảm bảo công tác đầu tư xây dựng công trình tại công ty được diễn ratheo đúng định hướng phát triển của Công ty cổ phần xây dựng Vinaconex – 1 vàcủa Tổng công ty Vinaconex JSC

Thông qua việc xây dựng quy trình quản lý dự án đầu tư, các bộ phận đảmnhiệm công tác quản lý dự án sẽ dễ dàng hơn trong việc quản lý, giám sát toàn bộ

dự án từ đó nâng cao hiệu quả của công tác đầu tư dự án

Xây dựng quy trình quản lý dự án đầu tư nhằm kiểm soát quá trình thiết lập vàtriển khai một dự án kể từ khi được lập cho đến khi tiến hành thực hiện dự án và đưa

dự án vào khai thác vận hành để dự án được hoàn thành đúng thời hạn, đảm bảo chấtlượng mà khách hàng yêu cầu trong một nguồn vốn ngân sách đã được xác định từtrước

Quy trình cũng giúp cho việc thực hiện các dịch vụ tư vấn cho công tác quản

lý được diễn ra thuận lợi, từ đó giúp nâng cao khả năng thực hiện dự án và hoànthành dự án có hiệu quả hơn

2.4.2 Phạm vi áp dụng

Quy trình quản lý dự án đầu tư được Công ty thiết lập nhằm áp dụng cho các

dự án đầu tư với quy mô vừa và nhỏ và để hỗ trợ cho công tác quản lý dự án đượcthuận lợi hơn Mặc dù xây dựng quy trình quản lý dự án nhưng đó chỉ là khung mẫuđược áp dụng chung còn đối với từng dự án cụ thể, đòi hỏi Ban quản lý hoặc phòngĐầu tư phải viết quy trình quản lý sao cho phù hợp và mang tính khả thi nhất cho dự

án mà mình phụ trách

2.4.3 Quy trình quản lý dự án

Dựa trên việc tham khảo các quy định và văn bản pháp luật hiện hành, Công ty

đã xây dựng quy trình quản lý dự án cho mình để nâng cao công tác quản lý chi phí,tiến độ cũng như chất lượng của công trình xây dựng

Hình 2.3: Quy trình thực hiện quản lý dự án tại Công ty.

Nguồn: Ban quản lý dự án đầu tư.

Quy trình thực hiện quản lý dự án bao gồm những nội dung cụ thể sau:

Xem xét Bảo vệ đề cương

Thực hiện dự án

Lưu hồ sơ Thẩm định

Lập kế hoạch thực hiện

Bước 1: Tiến hành lập Ban quản lý dự án và gửi thông báo tới khách hàng, đốitác

- Người tiến hành: Chủ tịch Hội đồng quản trị hoặc Giám đốc

- Thời gian tiến hành: là 2 ngày bắt đầu kể từ ngày hợp đồng được ký kết vớikhách hàng và đối tác

- Nội dung bao gồm:

+ Thành lập Ban quản lý dự án đầu tư, thành phần nhân sự trong Ban bao gồm:Giám đốc dự án và các bộ phận cụ thể như bộ phận kế hoạch, bộ phận kinh tế, bộphận hành chính, bộ phận kỹ thuật,

+ Sau khi Ban quản lý dự án được thành lập cần phải sử dụng văn bản để thôngbáo tới khách hàng

Bước 2: Tiếp nhận hợp đồng và lập kế hoạch thực hiện nội bộ

- Người tiến hành: Giám đốc Ban quản lý dự án

- Thời gian tiến hành: 5 ngày kể từ ngày có quyết định thành lập Ban quản lý

dự án

- Nội dung thực hiện:

+ Tiến hành nghiên cứu, phân tích kỹ các nội dung trong hợp đồng mà Công

ty đã ký để xác định đúng, đủ các công việc mà Ban phải thực hiện, từ đó xác định

rõ được trách nhiệm và nhiệm vụ của từng bộ phận, thành viên trong Ban

+ Lập kế hoạch triển khai công việc:

Đó là kế hoạch từ khâu chuẩn bị đầu tư bao gồm như việc đền bù, giải phóngmặt bằng, lựa chọn nhà thầu, nhà tư vấn, Xây dựng các kế hoạch quản lý chi phí,nhân lực, thời gian, kế hoạch quản lý thi công, kế hoạch nghiệm thu và bàn giaocông trình cũng như các kế hoạch lập hồ sơ quyết toán, báo cáo bàn giao hồ sơ liênquan,

Bước 3: Lập kế hoạch đấu thầu và tổng tiến độ chi tiết thực hiện dự án

- Người tiến hành: Giám đốc Ban quản lý dự án và các kỹ sư dự án

- Thời gian tiến hành: 5 ngày kể từ ngày có quyết định thành lập Ban quản lý

dự án

- Nội dung thực hiện:

+ Kế hoạch đấu thầu bao gồm các nội dung phân chia dự án thành các góithầu, xác định giá gói thầu, hình thức lựa chọn nhà thầu và phương thức đấu thầuđối với từng gói thầu cụ thể, thời gian tổ chức đấu thầu và cách thức cũng như cáctiêu chí lựa chọn nhà thầu

+ Dựa vào các nội dung trong quyết định đầu tư, xây dựng tổng tiến độ chi tiếtthực hiện dự án gồm các khâu từ công tác chuẩn bị đền bù, giải phóng mặt bằng, đến khâu đấu thầu, thi công công trình chho đến khi nghiệm thu và bàn giao côngtrình, lập hồ sơ quyết toán

Bước 4: Quản lý lựa chọn nhà thầu tư vấn và nhà thầu cung cấp thiết bị

- Người tiến hành: Giám đốc Ban quản lý dự án và các kỹ sư dự án

Trong việc lựa chọn nhà thầu, Công ty có thể lập Tổ chuyên gia chấm thầu

- Thời gian tiến hành: Bắt đầu ngay sau khi kế hoạch đấu thầu được phê duyệt.Thời gian thực hiện theo tiến độ dự án và kế hoạch đấu thầu đã được phê duyệt ởcác bước trên

- Nội dung thực hiện: Căn cứ vào Luật xây dựng, các quy định của pháp luật

về đấu thầu hiện hành để tiến hành lập hồ sơ mời thầu, xây dựng các tiêu chuẩnđánh giá, thành lập tổ tư vấn chấm thầu, phân tích đánh giá hồ sơ dự thầu, hoànthiện hợp đồng, Ngoài ra, nội dung thực hiện còn được tham khảo theo “ Quy trìnhlựa chọn nhà thầu” của Công ty

Giám đốc Ban quản lý dự án có trách nhiệm kiểm tra toàn bộ các nội dung đãđược xây dựng sau đó trình báo kết quả cho Hội đồng quản trị Công ty phê duyệt.Bước 5: Kiểm tra phương án thiết kế, dự toán, tổng dự toán; tiến hành các thủtục đất đai; tiến hành giao nhận vật tư, thiết bị

a Kiểm tra phương án thiết kế, dự toán, tổng dự toán:

- Người tiến hành bao gồm các kỹ sư giám sát và các kỹ sư dự án làm công táckiểm tra phương án thiết kế, dự toán; kiểm tra tổng dự toán

- Thời gian tiến hành: Được bắt đầu ngay sau khi các nhà thầu tư vấn bàn giaokết quả thực hiện về phương án kỹ thuật, bản vẽ thiết kế, hồ sơ dự toán,

- Nội dung thực hiện:

Tiến hành lập và thiết kế các gói thầu sau đó trình cho Hội đồng quản trị xétduyệt, kiểm tra để lựa chọn phương án tối ưu Sau khi có kết quả phê duyệt dự toáncác gói thầu, các kỹ sư giám sát sẽ tiến hành kiểm tra tổng dự toán công trình vàtrình lên Hội đồng quản trị Công ty

b Tiến hành các thủ tục đất đai:

- Người tiến hành: các kỹ sư dự án

- Thời gian thực hiện: được bắt đầu ngay sau khi lựa chọn được nhà thầu tưvấn

- Nội dung thực hiện:

+ Đối với công tác đền bù, giải phóng mặt bằng: Lập kế hoạch cụ thể cho côngtác này và xây dựng các phương án có thể xảy ra để đảm bảo không ảnh hưởngnhiều đến tiến độ thi công công trình, phối hợp với các bên liên quan để giải quyếtcác vấn đề vướng mắc trong công tác này

+ Tiến hành hoàn thiện các thủ tục giấy tờ theo sự hướng dẫn của cơ quan Nhànước

c Tiến hành giao nhận vật tư thiết bị:

- Người thực hiện là các kỹ sư dự án

- Thời gian tiến hành được bắt đầu ngay sau khi lựa chọn được nhà thầu cungcấp cho Công ty các vật tư, thiết bị

- Nội dung thực hiện: Công ty cần chuẩn bị tốt các kho bãi, nhà chứa để sẵnsàng tiếp nhận vật tư, thiết bị, có những phương pháp bảo quản thật tốt tránh đểhỏng mà làm cho chi phí tăng

Bước 6 Xin giấy phép xây dựng; các thủ tục khác về đầu tư có liên quan; quản

lý lựa chọn nhà thầu thi công:

- Người thực hiện là các kỹ sư dự án

- Thời gian thực hiện được tiến hành ngay sau khi đã thực hiện xong các thủtục về đất đai cũng như về thiết kế công trình, lựa chọn được nhà thầu thi công

- Nội dung thực hiện: Đây là một phần công việc cũng hết sức quan trọng, nócho hép công trình có được khởi công hay không, các thu tục về giất tờ đã thực sựđầy đủ chưa, còn loại giấy tờ gì cần bổ sung để có thể dưa công trình vào thi côngtrong một thời gian sớm nhất.

Bước 7 Tiến hành khởi công xây dựng công trình

- Người thực hiện là Giám đốc Ban quản lý dự án, các kỹ sư dự án, các kỹ sưgiám sát

- Thời gian tiến hành là sau khi đã có giấy phép xây dựng và lựa chọn đượcnhà thầu thi công công trình

- Nội dung: Xem xét lại các vấn đề có liên quan để có thể thi công công trình

mà không gặp khó khăn

Bước 8: Quản lý hợp đồng, quản lý thi công, quản lý giám sát thi công:

- Người tiến hành là Giám đốc Ban quản lý dự án đầu tư và các kỹ sư dự án,các kỹ sư giám sát

- Thời gian tiến hành là ngay sau khi khởi công

- Nội dung: Các bộ phận quản lý cần phải thường xuyên theo dõi xem việc thicông công trình có được thực hiện theo đúng điều khoản hợp đồng đã quy định haykhông, giám sát quá trình thi công có diễn ra đúng tiến độ; đảm bảo an toàn laođộng cho công nhân và giải quyết các phát sinh nếu có xảy ra

Bước 9: Tổng hợp các số liệu thực hiện dự án để báo cáo cho khách hàng vàcác đối tác của Công ty

- Người thực hiện là các kỹ sư giám sát và các kỹ sư dự án

- Thời gian tiến hành: Được tiến hành theo định kỳ

- Nội dung:thực hiện theo mẫu “ hướng dẫn và biểu mẫu tổng hợp số liệu báocáo khách hàng trong tư vấn quản lý dự án” do Công ty đưa ra

Bước 10: Kiểm tra, chứng nhận sự phù hợp về chất lượng công trình:

- Người tiến hành: là các kỹ sư kiểm định độc lập

- Thời gian thực hiện: ngay sau khi công trình đã được thi công và hoàn thànhxong

- Nội dung: Những cá nhân tham gia kiểm định chất lượng công trình họ phảitiến hành một cách kỹ lưỡng sao cho chất lượng từng phần của công trình phải đảmbảo như các điều khoản trong hợp đồng đã quy định và được Công ty cam kết.Bước 11: Nghiệm thu và bàn giao công trình đưa vào sử dụng

- Người tiến hành là Giám đốc dự án, các kỹ sư dự án và cá kỹ sư giám sát

- Thời gian tiến hành là ngay sau khi công trình đã hoàn thành

- Nội dung: Sau khi nghiệm thu thấy công trình đạt chất lượng như các điềukhoản trong hợp đồng thì Công ty tiến hành bàn giao cho khách hàng

Bước 12: Hồ sơ báo cáo quyết toán:

- Người thực hiện là Giám đốc Ban, cá kỹ sư dự án, các kỹ sư giám sát

- Thời gian tiến hành là sau khi thực hiện việc nghiệm thu và bàn giao côngtrình

- Nội dung là lập và lưu trữ các hồ sơ tài liệu có liên quan tới việc thanh quyếttoán trong xây dựng công trình để thuận lwoij cho việc thanh toán cũng như kiểmtra sau này

Bước 13: Bàn giao hồ sơ và thông báo tới khách hàng:

- Người thực hiện là Giám đốc Ban và các kỹ sư dự án cũng như kỹ sư giámsát công trình

- Thời gian tiến hành: Khi báo cáo quyết toán đã được ban lãnh đạo Công typhê duyêt

- Nội dung: Bàn giao hồ sơ cho các đối tượng có liên quan và tới khách hàng

để họ kiểm tra xem có đúng theo các điều khoản hợp đồng những việc mà Công ty

- Nội dung: Tổng kết, đúc rút kinh nghiệm từ những khó khăn cũng như sai sótcho các công trình sau tránh không gặp phải những vấn đề tương tự như vậy nữa.Các hồ sơ cần thiết cũng sẽ được cất giữ đảm bảo,với những hồ sơ quan trọng thìtiến hành trình lên các cấp lãnh đạo để họ xét duyệt, kiểm tra.

2.4.4 Đánh giá việc thực hiện quy trình quản lý dự án của Công ty:

Công ty đã xây dựng quy trình quản lý dự án xây dựng công trình theo quyđịnh của pháp luật và theo điều lệ của Công ty cũng như phù hợp nhất với điều kiệncủa tại Công ty mình, chính vì vậy mà việc thực hiện công tác quản lý được diễn ranhanh chóng và chính xác hơn, đảm bảo các yêu cầu đã đề ra Các phòng ban và bộphận có liên quan đều thực hiện nghiêm túc theo quy trình đã được hoạch định từtrước đó vì thế mà các dự án Công ty thực hiện đều đạt hiệu quả cao hơn trước đó.Với cách thức thực hiện theo quy trình đã hoạch định thì trong một số khâu quản lý

đã tạo điều kiện rút ngắn tiến độ dự án cũng như nâng cao được chất lượng côngtrình, giao trả công trình đúng hạn cho khách hàng

Để tránh việc nhầm lẫn trong triển khai các quy trình quản lý đã được xâydựng, Công ty đã ban hành nhiều biểu mẫu cũng như xây dựng thêm một hệ thốngcác văn bản hỗ trợ cho các bộ phận quản lý dự án thực hiện công tác quản lý được

dễ dàng hơn, đúng với quy định đã đưa ra

Mặc dù vậy nhưng trong công tác quản lý dự án theo quy trình đã được xâydựng từ trước thì vẫn còn một vài điểm bất cập như giữa các phòng ban chưa có sựphối hợp chặt chẽ, thống nhất và đây chính là nguyên nhân gây ra sự chồng chéo,phức tạp trong quản lý một

2.5 Thực trạng quản lý dự án đầu tư xây dựng công trình tại Công ty

2.5.1 Quản lý tổng thể:

Trước khi đi vào việc quản lý từng dự án cụ thể, Công ty đã xây dựng chomình một quy trình quản lý dự án tổng thể Các bước đó bao gồm lập kế hoạch, thuthập số liệu, xây dựng kế hoạch, phê duyệt, thực hiện kế hoạch, theo dõi thực hiện

kế hoạch, phê duyệt, báo cáo Ở tất cả các bước đều có các lãnh đạo cũng như các

phòng ban phụ trách từng nhiệm vụ cụ thể để công tác quản lý dự án được đạt hiệuquả cao hơn Đối với mỗi dự án thì công tác lập kế hoạch là rất quan trọng vì nóquyết định hướng đi cho doanh nghiệp ngay từ đầu có đúng không Ban đầu các banlãnh đạo Công ty sẽ yêu cầu các bên có liên quan lập kế hoạch tổng quan cho dự án,việc làm này nhằm đảm bảo cho dự án hoàn thành đúng thời hạn, trong phạm vingân sách cho phép và đáp ứng được chất lượng mà khách hàng cũng như chủ đầu

tư yêu cầu theo hợp đồng đã ký Các yêu cầu về lập kế hoạch sẽ do Giám đốc Công

ty phụ trách sau đó được chuyển tới các bộ phận có liên quan để họ thực hiện theo.Nhân viên chuyên trách phòng kinh tế tổ chức sẽ tập hợp số liệu để cung cấp choGiám đốc cũng như những bộ phận có liên quan cần, giúp họ hoàn thành tốt côngtác lập kế hoạch của mình, tránh được những sai xót từ việc thiếu thông tin dẫn tớinhững hậu quả không đáng có trong công tác triển khai kế hoạch Các bộ phận phụtrách kinh tế kế hoạch có nhiệm vụ xây dựng kế hoạch dựa trên các yêu cầu màGiám đốc đã đưa ra và trên những dữ liệu thông tin mà nhân viên chuyên tráchphòng kinh tế tổ chức đã tập hợp Giám đốc công ty sẽ xét duyệt xem kế hoạch đó

có khả thi không hay có điểm gì không đúng với các yêu cầu đã được đặt ra, so sánhvới các quy định của Công ty cũng như các quy định của pháp luật Sau khi đượcphê duyệt, kế hoạch sẽ được chuyển tới các đơn vị để họ thực hiện, trong quá trìnhtriển khai kế hoạch thì nhân viên chuyên trách sẽ theo dõi việc thực hiện kế hoạch

Để có thể phản ứng kịp thời với những thay đổi trong kế hoạch của dự án,Công ty còn chủ trương xây dựng thêm một số nguyên tắc khác trong quản lý dự ánnhư nhận diện, đánh giá các thay đổi xem thay đổi nào thực sự quan trọng và cầnphải tìm biện pháp giải quyết ngay đồng thời quy trách nhiệm cho các bên có liênquan tới sự thay đổi này nếu như sự thay đổi này gây tổn hại cho quá trình thực hiện

dự án Công ty cũng phải xác định chi phí, thời gian, nhân lực để xử lý sự thay đổi

đó sao cho đảm bảo cho lịch trình thực hiện kế hoạch diễn ra đảm bảo tiến độ