HOÀN THIỆN KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆUTẠI CÔNG TY TNHH UNITED MOTOR VĨNH PHÚC

Giá trị nguyên vật liệu thường chiếm một tỷ trọng lớn trong tổng chi phí sản xuất kinh doanh, vì vậy quản lý tốt khâu dự trữ và sử dụng vật liệu là điều kiện cần thiết để bảo đảm chất lư

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ QUỐC DÂN

VIỆN KẾ TOÁN - KIỂM TOÁN

*****

CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP CHUYÊN NGÀNH

Đề tài:

HOÀN THIỆN KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY TNHH UNITED MOTOR VĨNH PHÚC

Họ tên sinh viên : Phan Thị Thu Hằng

Mã sinh viên : TC 414503 Giáo viên hướng dẫn : Thạc Sỹ Nguyễn Thị Thanh Diệp

HÀ NỘI - 03/2013

MỤC LỤC

LỜI NÓI ĐẦU 01

CHƯƠNG 1: ĐẶC ĐIỂM VÀ TỔ CHỨC QUẢN LÝ NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY TNHH UNITED MOTOR VĨNH PHÚC 03

1.1 Đặc điểm nguyên vật liệu tại Công ty TNHH United Motor Vĩnh Phúc……… ……… ……03

1.2 Đặc điểm luân chuyển nguyên vật liệu của Công ty TNHH United Motor Vĩnh Phúc……….………06

1.3 Tổ chức quản lý nguyên vật liệu của Công ty TNHH United Motor Vĩnh Phúc…… 08

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY TNHH UNITED MOTOR VĨNH PHÚC……… …… 18

2.1 Kế toán chi tiết nguyên vật liệu tại Công ty TNHH United Motor Vĩnh Phúc……… …… 18

2.1.1 Kế toán chi tiết nguyên vật liệu tại kho……….18

2.1.1.1 Thủ tục nhập kho nguyên vật liệu……… ………18

2.1.1.2 Thủ tục xuất kho nguyên vật liệu ……… ………24

2.1.2 Kế toán chi tiết nguyên vật liệu tại phòng kế toán………29

2.2 Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu tại Công ty TNHH United Motor Vĩnh Phúc ….34

2.2.1 Tài khoản sử dụng……….………37

2.2.2 Tính giá nguyên vật liệu tại Công ty TNHH United Motor Vĩnh Phúc………40

2.2.3 Quy trình ghi sổ……….…………43

CHƯƠNG 3: HOÀN THIỆN KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY TNHH UNITED MOTOR VĨNH PHÚC……… …… 47

3.1 Đánh giá chung về thực trạng kế toán nguyên vật liệu tại Công ty TNHH United Motor Vĩnh Phúc và phương hướng hoàn thiện……… ……47

3.1.1- Ưu điểm……… …… 47

3.1.2- Nhược điểm……… ….49

3.1.3 Phương hướng hoàn thiện ……….51

3.2 Các giải pháp hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu tại Công ty TNHH United Motor Vĩnh Phúc……… ……… 51

3.2.1- Về công tác quản lý nguyên vật liệu……….…………51

3.2.2- Về tài khoản sử dụng và phương pháp tính giá, phương pháp kế toán……….53

3.2.3- Về chứng từ và luân chuyển chứng từ……… ………53

3.2.4- Về sổ kế toán chi tiết……….………54

3.2.5- Về sổ kế toán tổng hợp……… ………54

3.2.6- Về báo cáo kế toán liên quan đến nguyên vật liệu………54

3.3 Điều kiện thực hiện giải pháp……… ………54

KẾT LUẬN ……….……… 56

TÀI LIỆU THAM KHẢO ……….57 NHẬN XÉT CỦA ĐƠN VỊ THỰC TẬP

NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN

NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN PHẢN BIỆN

PHỤ LỤC

DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT

SXKD Sản xuất kinh doanh

KKTX Kê khai thường xuyên TGNH Tiền gửi ngân hàng

NK Nhập khẩu

PX Phân xưởng

GTGT Giá trị gia tăng

DANH MỤC BẢNG BIỂU

Biểu 2.9 Bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn NVL 33

DANH MỤC SƠ ĐỒ

Sơ đồ 1.1 Bộ máy quản lý ở Công ty TNHH United Motor Vĩnh Phúc 09

LỜI NÓI ĐẦU

Trong nền kinh tế thị trường hiện nay, để tồn tại và phát triển các doanh nghiệp sản xuất phải đối mặt với rất nhiều khó khăn, với sự cạnh tranh khốc liệt của thị trường và yêu cầu ngày càng cao của người tiêu dùng Vì vậy muốn đứng vững trên thị trường đòi hỏi những nhà quản lý doanh nghiệp luôn phải thường xuyên cải tiến sản phẩm, nâng cao chất lượng và hạ giá thành sản phẩm

Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp là một trong ba khoản mục cấu thành nên giá thành sản phẩm, là một yếu tố không thể thiếu được của quá trình sản xuất kinh doanh ở các doanh nghiệp Giá trị nguyên vật liệu thường chiếm một tỷ trọng lớn trong tổng chi phí sản xuất kinh doanh, vì vậy quản lý tốt khâu dự trữ và sử dụng vật liệu là điều kiện cần thiết để bảo đảm chất lượng sản phẩm, tiết kiệm chi phí, giảm giá thành và tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp Do đó mỗi doanh nghiệp cần phải tổ chức quản lý vật liệu ở tất cả các khâu của quá trình sản xuất và kế toán vật liệu chính là một công cụ đắc lực Bên cạnh đó,

để đánh giá việc quản lý, sử dụng vật liệu có hợp lý và đạt hiệu quả không, doanh nghiệp phải sử dụng các phương pháp phân tích Phân tích tình hình sử dụng, quản lý nguyên vật liệu sẽ giúp doanh nghiệp thấy được ưu, nhược điểm trong công tác quản lý và sử dụng của mình từ đó có những biện pháp khắc phục

Sau một thời gian thực tập, tìm hiểu thực trạng sản xuất kinh doanh tại công ty TNHH United Motor Vĩnh Phúc em đã nhận thấy được tầm quan trọng của hạch toán và sử dụng nguyên vật liệu đối với quá trình sản xuất kinh doanh của Công ty Cùng với những kiến thức tiếp thu được trong thời gian

học tập tại trường em đã chọn đề tài: "Hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu tại Công ty TNHH United Motor Vĩnh Phúc" cho chuyên đề thực tập của

mình Trong quá trình thực tế được sự giúp đỡ nhiệt tình của giáo viên hướng

dẫn Th.S Nguyễn Thị Thanh Diệp, các anh chị trong phòng kế toán cùng sự

nỗ lực của bản thân nhưng do nhận thức và trình độ có hạn nên bản báo cáo của em còn nhiều sai sót Vì vậy em rất mong nhận được những ý kiến đóng góp để giúp em hoàn thiện hơn kiến thức của mình

Nội dung của chuyên đề thực tập ngoài phần mở đầu và kết luận còn

CHƯƠNG 1: ĐẶC ĐIỂM VÀ TỔ CHỨC QUẢN LÝ NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY TNHH UNITED MOTOR VĨNH PHÚC

1.1 Đặc điểm nguyên vật liệu tại Công ty TNHH United Motor Vĩnh

Trong tổng chi phí để sản xuất ra các loại sản phẩm tại Công ty TNHH United Motor Vĩnh Phúc thì chi phí NVL chiếm tỷ trọng lớn nhất đặc biệt là NVL chính Do vậy khi có biến động nhỏ về chi phí NVL thì sẽ có ảnh hưởng đến giá thành sản phẩm của Công ty

Đặc điểm NVL của Công ty TNHH United Motor Vĩnh Phúc nói chung không gây khó khăn trong quá trình bốc dỡ, vận chuyển và bảo quản nhưng trong quá trình bốc dỡ vận chuyển và bảo quản không tốt gây ảnh hưởng đến chất lượng NVL không đảm bảo các yêu cầu kỹ thuật sẽ gây ảnh hưởng trực tiếp tới chất lượng sản phẩm đầu ra của Công ty Do vậy công ty cần có các biện pháp quản lý, vận chuyển và dự trữ phù hợp với từng loại NVL tránh hư hỏng, mất mát làm ảnh hưởng đến quá trình sản xuất của Công ty

Bên cạnh đó với mỗi đơn hàng, doanh nghiệp mua NVL cần thiết để

phục vụ cho sản xuất đơn hàng đó, để vừa đảm bảo cung cấp đầy đủ vật liệu cho sản xuất vừa tránh tình trạng mua nhiều làm tồn đọng trong kho, gây thiệt hại đến giá trị sản phẩm khi sản xuất ra và tránh được tình trạng thiếu NVL gây gián đoạn cho quá trình sản xuất, đồng thời gây ứ đọng vốn lưu động làm cho việc sản xuất kinh doanh của công ty kém hiệu quả Do vậy việc tính toán định mức và kế hoạch thu mua phải phù hợp, quá thừa hoặc thiếu NVL cũng không tốt cho việc SXKD của công ty.

Từ những đặc điểm trên cho thấy việc quản lý NVL của Công ty TNHH United Motor Vĩnh Phúc có những nét riêng Việc sử dụng tiết kiệm trong sản xuất là biện pháp tích cực góp phần nâng cao hiệu quả sản xuất Vì vậy cần quản lý chặt chẽ và hạch toán chi tiết chi phí NVL ở tất cả các khâu thu mua, bảo quản, dự trữ, sử dụng và vận chuyển đặc biệt với NVL chính

* Phân loại nguyên vật liệu

Công ty TNHH United Motor Vĩnh Phúc sử dụng một khối lượng NVL lớn, đa dạng về chủng loại, mẫu mã, mỗi loại NVL lại có tính năng khác nhau Với đặc điểm SXKD của Công ty, để tiến hành quản lý, sử dụng NVL một cách có hiệu quả và hạch toán được chi tiết thì việc phân loại NVL phải đảm bảo hợp lý và khoa học Công ty tiến hành phân loại NVL dựa vào nội dung kinh tế, vị trí, vai trò

và công dụng của từng loại NVL đối với quá trình sản xuất sản phẩm và được phân thành các loại sau:

Nguyên vật liệu tại Công ty TNHH United Motor Vĩnh Phúc bao gồm các loại sau:

Nguyên vật liệu chính là đối tượng lao động chủ yếu của công ty và là

cơ sở vật chất chủ yếu cấu tạo nên sản phẩm như: bóng đèn, dây điện, hạt nhựa,…

Nguyên vật liệu phụ là băng keo, giấy mạ kim loại, túi nilông, …

Nhiên liệu là xăng dầu các loại như xăng các loại, dầu diezel, dầu phụ,

… dùng để cung cấp cho máy hoạt động, nấu vật liệu, cho các phòng ban đi liên hệ công tác

Phụ tùng thay thế là các chi tiết phụ tùng của các loại máy móc thiết bị Công ty đang sử dụng như các loại vòng bi, bánh răng, mũi khoan, khuôn đúc,

…

Hiện nay, để thực hiện việc bảo quản vật liệu Công ty đã tổ chức thành các kho riêng để quản lý dựa theo cách phân loại nhằm theo dõi chặt chẽ sự biến động của các vật tư cũng như quản lý các vật tư

* Danh mục nguyên vật liệu

Danh mục nguyên vật liệu Mã hoá nguyên vật liệu

Hạt nhựa PP HN8905

……

1.2 Đặc điểm luân chuyển nguyên vật liệu của Công ty TNHH United Motor Vĩnh Phúc

* Thu mua NVL tại Công ty TNHH United Motor Vĩnh Phúc

Xuất phát từ đặc điểm sản xuất của Công ty là sản xuất theo đơn đặt

hàng, theo hợp đồng, tuỳ theo yêu cầu của từng đơn đặt hàng doanh nghiệp sẽ tiến hành thu mua NVL phục vụ cho sản xuất Ngoài một số đơn đặt hàng có yêu cầu phải nhập nguồn nguyên vật liệu từ nước ngoài phục vụ cho sản xuất, còn lại hầu hết các vật liệu của công ty đều được mua ngoài từ các đơn vị sản xuất trong nước

Đối với các doanh nghiệp sản xuất thì nguồn nhập NVL đầu vào cho sản xuất sản phẩm của mình là rất quan trọng, vì thế Công ty TNHH United Motor Vĩnh Phúc luôn tìm kiếm và khai thác các đơn vị sản xuất sao cho mua được NVL với giá thấp mà vẫn đảm bảo được chất lượng và nguồn cung cấp kịp thời cho sản xuất

Các phương thức thu mua NVL của Công ty TNHH United Motor Vĩnh Phúc hiện nay bao gồm:

- NVL nhập khẩu từ nước ngoài: Đối với các đơn hàng có những yêu cầu cần sản xuất sản phẩm của đơn hàng trên thị trường trong nước không cung cấp hoặc chất lượng không đảm bảo thì đòi hỏi doanh nghiệp phải nhập vật liệu từ nước ngoài Phương thức thu mua từ nước ngoài thường tốn nhiều

thời gian do phải làm các thủ tục hải quan và vận chuyển kéo dài Nhà cung cấp nước ngoài của công ty là công ty Chong Qing Lihua (Trung Quốc).

- NVL mua trong nước: Chủ yếu các vật liệu của Công ty đều được mua vào từ các đơn vị sản xuất trong nước Với phương thức này có nhiều lợi nhuận hơn so với nhập khẩu vì giá mua thấp hơn, việc vận chuyển dễ dàng hơn và không phải thông qua các thủ tục hải quan Đơn vị cung cấp chính trong nước của công ty là : Công ty Lightheart, Công ty Tường Thuấn Nhìn chung công tác thu mua NVL của công ty khá thuận lợi cho việc sản xuất đơn đặt hàng, hệ thống xây dựng định mức hợp lý và các loại NVL công ty cần mua đều có sẵn trên thị trường

*Sử dụng NVL tại Công ty TNHH United Motor Vĩnh Phúc

Trong quá trình hoạt động các phòng ban, phân xưởng sản xuất phát

sinh các nhu cầu về NVL Các cá nhân có trách nhiệm tại mỗi bộ phận dựa trên tình hình thực tế tại bộ phận mình xây dựng NVL cần dùng về chủng loại,

số lượng từ đó lập giấy yêu cầu xuất vật tư lên phòng kế toán Sau khi được duyệt các bộ phận sẽ tiến hành nhận vật liệu từ kho NVL của công ty

Việc sử dụng NVL tại các phân xưởng, các bộ phận luôn phải chú ý đến mục tiêu tiết kiệm, hiệu quả Quá trình sử dụng NVL được ghi chép rõ ràng, đầy đủ tránh mất mát khi sử dụng Tuỳ các phân xưởng sản xuất việc sử dụng NVL dựa trên các định mức tiêu hao NVL mà phòng kinh doanh đề ra Mỗi cá nhân trong công ty khi sử dụng NVL đều phải dùng đúng mục đích sao cho tiết kiệm, đạt hiệu quả

* Hệ thống kho chứa NVL tại Công ty TNHH United Motor Vĩnh Phúc

Để NVL đảm bảo chất lượng cho quá trình sản xuất không những cần thu

mua các vật liệu đảm bảo chất lượng mà còn có sự bảo quản hợp lý tránh hư

hỏng mất mát trong quá trình sản xuất tại Công ty.

Hệ thống kho của Công ty TNHH United Motor Vĩnh Phúc bao gồm 2 kho chính: một kho dùng để bảo quản NVL, kho còn lại dùng để chứa thành phẩm đã sản xuất được Bên cạnh 2 kho chính tại mỗi phân xưởng đều có kho riêng lấy NVL từ kho chính sau đó đem ra phát dần cho các tổ sản xuất

Nguyên vật liệu khi mua về được ban kiểm nghiệm kiểm tra chất lượng sau đó đưa vào nhập kho để quản lý Kho là điểm xuất phát và cũng là điểm cuối cùng trong quá trình sản xuất, vì vậy việc bảo quản NVL của công

ty được tuân theo quy định trong quản lý kho của công ty Kho NVL được trang bị đầy đủ các thiết bị phòng cháy chữa cháy, đảm bảo độ thông thoáng NVL được sắp xếp khoa học theo ngăn, theo thứ tự tạo điều kiện thuận lợi cho việc vận chuyển và cung ứng cho sản xuất một cách nhanh nhất, kịp thời nhất Trong quá trình luân chuyển vật liệu tại Công ty, các vật liệu đều được lưu chuyển qua kho sau đó mới tới các phân xưởng sản xuất Chính vì vậy công tác quản lý, bảo quản NVL tại kho là rất quan trọng Các cán bộ, nhân viên trong công ty đảm nhận trách nhiệm này cần chú ý theo dõi tình hình nhập - xuất - tồn kho về số lượng thực tế để đảm bảo phát hiện kịp thời và giảm thiểu tình trạng hư hỏng, mất mát NVL trong Công ty

1.3 Tổ chức quản lý nguyên vật liệu tại Công ty TNHH United Motor Vĩnh Phúc

Sơ đồ 1.1: Bộ máy quản lý ở công ty TNHH United Motor Vĩnh Phúc

Chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban, bộ phận và mối quan hệ giữa các phòng ban, bộ phận trong Công ty:

-Hội đồng quản trị: Là cơ quan quản lý của Công ty có toàn quyền

nhân danh công ty để quyết định về mọi vấn đề liên quan đến mục đích, quyền lợi của Công ty, có nhiệm vụ quyết định chiến lược phát triển phương án đầu

tư tài chính của công ty

-Tổng giám đốc: Là người có quyền điều hành mọi hoạt động hàng

ngày của Công ty chịu trách nhiệm trước Hội đồng quản trị về việc thực hiện các quyền và nhiệm vụ được giao

Phòng hành chính

Phòng kỹ thuật

Phòng

kế toán Phòng KCS

PX Điện PX Đồng hồ

-Phó tổng giám đốc: Là người thay thế khi vắng mặt tổng giám đốc, trực

tiếp quản lý các vấn đề ở các phòng ban, phân xưởng, phê duyệt các kế hoạch sản xuất, báo cáo đầy đủ kịp thời cho tổng giám đốc khi cần thiết và là người chịu trách nhiệm về các hoạt động khác nhau theo sự phân công của tổng giám đốc Công ty

-Phòng tiêu thụ: Là phòng trực tiếp nhận đơn đặt hàng của các công ty,

triển khai và tổ chức thực hiện tiêu thụ sản phẩm, hàng hóa cho khách hàng trong, ngoài nước, làm công tác kinh tế, tham mưu cho giám đốc trên lĩnh vực sản xuất kinh doanh, nghiên cứu thị trường cung cầu, xây dựng kế hoạch và điều hành tiêu thụ sản phẩm, đảm bảo kinh doanh có hiệu quả

-Phòng vật tư: Khi có nhu cầu về nguyên vật liệu, theo kế hoạch của

sản xuất, mỗi nhân viên trong phòng sẽ đi liên hệ với các nhà cung cấp để tham khảo giá giữa các nhà cung cấp với nhau sau đó thu mua

-Phòng hành chính: Có trách nhiệm tham mưu giúp cho ban giám đốc

về cơ cấu tổ chức bộ máy kinh doanh và nhân sự, soạn thảo các công văn, giấy

tờ, các quyết định của ban giám đốc, quản lý hồ sơ toàn bộ công nhân viên, quản lý lao động tiền lương và các chế độ đối với người lao động

-Phòng kỹ thuật: Phải nắm vững các thông tin kinh tế về lĩnh vực sản

xuất, nghiên cứu nâng cao chất lượng sản phẩm, quản lý kỹ thuật sản xuất, máy móc thiết bị, đồng thời phải thông báo cho hai phân xưởng kế hoạch sản xuất từng ngày, tháng, năm một cách kịp thời và đầy đủ

-Phân xưởng Điện, Đồng hồ: Đây là hai phân xưởng chính trong Công

ty để tạo ra sản phẩm Hai PX hoạt động dưới sự chỉ đạo của các phòng ban và

có nhiệm vụ hoàn thành kế hoạch sản xuất kinh doanh ngày, tháng, năm

-Phòng kế toán: Có nhiệm vụ ghi chép, xử lý số liệu, tổ chức hệ thống

sổ sách kế toán, lập báo cáo thống kê và chịu trách nhiệm báo cáo với tổng

giám đốc về tình hình và kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty Lập kế hoạch tài chính, tổ chức theo dõi hạch toán kinh tế và quyết toán hàng tháng, quý, năm cho công ty, làm tròn nghĩa vụ nộp ngân sách nhà nước, có biện pháp giải quyết những trưòng hợp bất thường, bất hợp lý về tài chính.

-Phòng KCS: Có nhiệm vụ quản lý, kiểm tra giám sát về chất lượng vật

tư, sản phẩm, bán thành phẩm, thiết bị, dụng cụ đo lường theo tiêu chuẩn cơ

sở và tiêu chuẩn Việt Nam, đăng ký công bố tiêu chuẩn theo quy định của nhà nước, kiểm tra xác định chất lượng sản phẩm cho khách hàng đổi hoặc trả lại công ty, xây dựng công tác theo chất lượng ISO, tham gia công tác nghiên cứu các sản phẩm mới, đề tài ứng dụng khoa học kỹ thuật

* Yêu cầu quản lý NVL tại Công ty TNHH United Motor Vĩnh Phúc

Trong nền kinh tế thị trường hiện nay, thì mục đích cuối cùng của các doanh nghiệp sản xuất kinh doanh chính là lợi nhuận Vì vậy các doanh nghiệp cần sử dụng hợp lý và tiết kiệm nguyên vật liệu là điều kiện cần thiết

để đảm bảo chất lượng sản phẩm, tiết kiệm chi chi phí, hạ giá thành và tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp Giá trị nguyên vật liệu thường chiếm tỷ trọng lớn trong tổng chi phí sản xuất kinh doanh, do đó NVL cần phải được quản lý tốt

để đem lại hiệu quả kinh doanh tốt nhất cho doanh nghiệp Nếu doanh nghiệp biết sử dụng NVL một cách hợp lý, tiết kiệm và sản phẩm làm ra có chất lượng tốt mà giá thành hạ sẽ tạo ra lợi nhuận cho doanh nghiệp Với vai trò như vậy nên công ty yêu cầu quản lý NVL được đặt ra trong tất cả các khâu thu mua, vận chuyển bảo quản, dự trữ đến khâu sử dụng:

- Về khâu thu mua: Do điều kiện nền kinh tế thị trường có nhiều thuận lợi trong việc cung ứng vật tư nên Công ty đã để cho các đội tự đi tìm nguồn hàng, tự ký kết hợp đồng mua bán, điều này đã tạo ra sự chủ động trong sản xuất đối với các đội công trình và tận dụng được sự năng động của các nhân viên, tạo điều kiện cho việc thu mua vật tư được nhanh chóng, đầy đủ về số

lượng chủng loại và chất lượng, bên cạnh đó còn tìm ra được nguồn vật tư có giá mua thấp, địa điểm thu mua thuận tiện, từ đó giảm được chi phí vật liệu góp phần giảm chi phí và hạ giá thành sản phẩm.

- Về khâu dự trữ, bảo quản: Công ty luôn dự trữ vật liệu ở mức hợp lý, đủ đảm bảo cho sản xuất và không gây ứ đọng vốn Hệ thống kho bãi di động theo các công trình đã tạo thuận lợi cho việc sử dụng vật liệu

- Về khâu sử dụng: Mọi nhu cầu sử dụng vật liệu đều được đưa qua phòng vật tư thiết bị xem xét tính hợp lệ của các nhu cầu đó nhằm sử dụng tiết kiệm và quản lý tốt vật liệu

* Các bộ phận trong Công ty TNHH United Motor Vĩnh Phúc đối với

quản lý NVL

- Phòng vật tư với công tác thu mua NVL

Với một doanh nghiệp sản xuất như Công ty TNHH United Motor Vĩnh Phúc thì NVL có vai trò rất quan trọng Thiếu vật liệu sẽ dẫn tới hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty bị gián đoạn, vì vậy công tác thu mua NVL đáp ứng cho quá trình sản xuất được công ty rất chú trọng Đảm nhận công việc này là bộ phận phòng vật tư của công ty

Phòng vật tư của Công ty TNHH Unietd Motor Vĩnh Phúc có nhiệm vụ chủ động tìm kiếm nguồn hàng, hoàn thành các thủ tục giấy tờ để thực hiện đơn hàng Để thực hiện nhiệm vụ thu mua NVL phòng vật tư của công ty là bộ phận trực tiếp thực hiện công tác thu mua NVL

Từ các đơn đặt hàng, hợp đồng sản xuất mà công ty ký kết đội tự tiến hành xác định các NVL cần dùng, số lượng NVL cần sử dụng Sau khi xác định các NVL và số lượng cũng như yêu cầu về chất lượng vật liệu đội cung ứng tiến hành tìm nhà cung cấp phù hợp với nhu cầu của công ty

Thực hiện các giao dịch, thương lượng về giá cả, số lượng vật liệu cần cung ứng và thời gian, phương thức giao hàng Để đảm bảo vật liệu đầu vào

và yêu cầu về chất lượng, trong quá trình thu mua bộ phận cung ứng chú ý theo dõi kiểm tra chất lượng vật tư mua vào nên hầu hết các NVL trước khi nhập kho và trước khi giao nhận đều được kiểm nghiệm chất lượng trước thông qua ban kiểm nghiệm.

Với nhiệm vụ thu mua NVL, đội cung ứng phải đảm bảo NVL luôn đáp ứng kịp thời, đầy đủ về số lượng và đạt tiêu chuẩn về chất lượng cho quá trình sản xuất của công ty Cũng phải đảm bảo NVL thu mua không dư thừa quá nhiều bởi nếu dư thừa nhiều sẽ dẫn tới tồn kho nguyên liệu trong thời gian dài dẫn đến tình trạng vật liệu không còn đảm bảo chất lượng cho sản xuất, gây tổn thất cho công ty và làm giảm hiệu quả hoạt động sản xuất của công ty

- Bộ phận kho với công tác bảo quản và kiểm tra NVL

Tại Công ty United Motor Vĩnh Phúc, kho là nơi bảo quản tất cả NVL cho công tác SXKD của công ty Vì vậy cần tổ chức tốt công tác quản lý tại kho Hiện nay bộ phận kho của công ty có hai nhân viên bao gồm một thủ khochịu trách nhiệm quản lý kho và một nhân viên thống kê Chức năng và nhiệm

vụ của từng bộ phận:

- Chịu trách nhiệm toàn bộ về số NVL, hàng hoá do mình quản lý

- Theo dõi tình hình nhập, xuất kho vật liệu hàng ngày, hàng tuần, hàng tháng, hàng quý, hàng năm

- Cùng với kế toán kiểm kê kho định kỳ

Thực hiên tốt công tác quản lý tại kho sẽ giúp công ty giảm thiểu tình trạng hao hụt, hư hỏng NVL đảm bảo cho hoạt động SXKD của công ty

- Xây dựng định mức tiêu hao NVL

Định mức tiêu hao NVL có ý nghĩa quan trọng trong quá trình sản xuất

và quản lý NVL Vì đặc điểm sản xuất của công ty là sản xuất nhiều loại hàng hoá, chủng loại khác nhau chủ yếu phục vụ cho nhu cầu tiêu thị trong nước Nên công ty đã xây dựng định mức tiêu hao NVL phù hợp với đặc điểm quy

cách, phẩm chất của từng loại sản phẩm góp phần nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh của công ty mà vẫn đảm bảo được chất lượng sản phẩm Công tác xây dựng định mức tiêu hao NVL được tiến hành dựa trên các căn cứ sau:

- Căn cứ vào định mức

- Căn cứ vào quy cách, phẩm chất, chủng loại

- Căn cứ vào định mức các kỳ trước

Dựa vào các căn cứ trên, phòng kỹ thuật tiến hành xây dựng định mức tiêu hao NVL phù hợp với tình hình sản xuất thực tế của Công ty Để công tác quản lý NVL được chặt chẽ, sau khi phòng kỹ thuật đã xây dựng định mức xong giám đốc công ty xem xét lại và ký duyệt bảng định mức vật liệu dùng cho sản xuất Trên cơ sở định mức các cán bộ phụ trách sản xuất tại phân xưởng sẽ sản xuất sản phẩm sao cho đảm bảo theo quy định nhằm đảm bảo tiết kiệm NVL nhưng vẫn đạt chất lượng sản phẩm theo quy định.

Trong công tác quản lý NVL, phòng Kỹ thuật của Công ty là bộ phận chịu trách nhiệm xây dựng định mức tiêu hao NVL sao cho phù hợp với đặc điểm quy cách, phẩm chất, chủng loại của từng loại sản phẩm

- Công tác kế toán nguyên vật liệu

Công tác kế toán NVL của Công ty United Motor Vĩnh Phúc hiện nay

do kế toán viên NVL đảm nhận với các nhiệm vụ sau:

- Tổ chức ghi chép, phản ánh chính xác, kịp thời số lượng, chất lượng

và giá trị thực tế của từng loại NVL nhập - xuất - tồn kho, định mức tiêu hao cho sản xuất

- Kiểm tra tình hình các định mức tiêu hao NVL, phân bổ hợp lý giá trị NVL sử dụng vào các đối tượng tập hợp chi phí SXKD

- Phát hiện kịp thời NVL thừa thiếu, kém chất lượng để Công ty có biện pháp xử lý kịp thời Thực hiện tốt công tác kế toán NVL sẽ giúp quá trình quản lý hoạt động SXKD của Công ty và công tác quản lý NVL được thực hiện tốt hơn tạo điều kiện nâng cao hiệu quả kinh doanh cho Công ty

-Công tác kiểm kê nguyên vật liệu

Tại Công ty TNHH United Motor Vĩnh Phúc, mỗi năm Công ty đều tiến hành kiểm kê NVL vào cuối năm nhằm xác định thực tế số lượng của từng loại NVL hiện có, đồng thời kiểm tra tình hình bảo quản NVL tại kho nhằm phát hiện kịp thời các trường hợp hao hụt, mất mát, hư hỏng của NVL để từ

đó có biện pháp xử lý kịp thời Phương pháp được sử dụng khi kiểm kê là cân,

đo, đếm, việc kiểm kê không chỉ chú trọng về mặt số lượng mà còn về mặt chất lượng của NVL Các kết quả kiểm kê đều được phản ánh vào biên bản kiểm kê để kịp thời vào sổ sách trước khi lập quyết toán

Cụ thể ngày 31/12/2012 ban kiểm kê tiến hành kiểm kê vật liệu tồn kho năm 2012 có biên bản kiểm kê như sau:

Biểu 1.2: Mẫu biên bản kiểm kê vật liệu tồn kho

CÔNG TY TNHH UNITED MOTOR VĨNH PHÚC

Địa chỉ: KCN Quang Minh – Mê Linh – Hà Nội

BIÊN BẢN KIỂM KÊ TỒN KHO NGUYÊN VẬT LIỆU

Thời điểm kiểm kê: ngày 31 tháng 12 năm 2012

Ban kiểm kê gồm có:

-Ông/Bà: Đào Tây Hải – Phòng Kỹ thuật – Trưởng ban

-Ông/Bà: Vũ Thị Hường – Thủ kho - Uỷ viên

-Ông/Bà: Vương Thị Hà – Kế toán NVL - Ủy viên

Đã kiểm kê tồn kho nguyên vật liệu:

STT Tên vật liệu

Đơn

vị tính

SL tồn

sổ sách

SL tồn thực tế

Chênh lệch Ghi chú

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY TNHH UNITED MOTOR VĨNH PHÚC

2.1 Kế toán chi tiết nguyên vật liệu tại Công ty TNHH United Motor Vĩnh Phúc

2.1.1 Kế toán chi tiết nguyên vật liệu tại kho

2.1.1.1 Thủ tục nhập kho nguyên vật liệu

Khi nguyên vật liệu được mua về, kế toán nguyên vật liệu và nhân viên phòng thu mua Vật tư tiến hành kiểm nghiệm Căn cứ vào hoá đơn của bên bán hàng, phòng kinh doanh sẽ kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ của hoá đơn Nếu hoá đơn hợp lý, hợp lệ và vật liệu qua kiểm nghiệm đảm bảo đúng số lượng, chất lượng, chủng loại, qui cách thì sẽ được đưa vào nhập kho

Phiếu nhập kho do phòng Vật tư lập thành 3 liên

* Liên thứ nhất thủ kho giữ để vào thẻ kho sau đó chuyển cho phòng kế toán

* Liên thứ hai giao cho nhân viên tiếp liệu gửi kèm với hoá đơn của bên bán hàng lên cho phòng kế toán

* Liên thứ ba được lưu ở phòng thu mua Vật tư

Định kỳ, khoảng 5 – 7 ngày kế toán nguyên vật liệu xuống nhận chứng

từ Khi nhận phiếu nhập kho, kế toán kiểm tra việc vào thẻ kho của thủ kho đối với phiếu nhập để xem có đúng số lượng thực nhập, nội dung nhập rồi ký vào thẻ kho

Kế toán căn cứ vào nội dung phiếu nhập kho, ghi đơn giá hạch toán, xác định giá vốn nguyên vật liệu nhập kho theo giá hạch toán của phiếu nhập Sau

đó tiến hành tính toán ghi trị giá mua nguyên vật liệu theo giá hoá đơn

Cuối tháng, căn cứ vào các chứng từ nhập kho trong tháng, kế toán tổng hợp giá trị nhập kho theo giá hoá đơn, đồng thời tiến hành đối chiếu với kế toán thu mua trước khi lập báo cáo kế toán tháng đó

Như vậy, Thủ tục nhập kho nguyên vật liệu gồm các chứng từ sau:

Biểu 2.1 : Mẫu hoá đơn GTGT

HOÁ ĐƠN (GTGT)

Liên 2: Giao khách hàngNgày 26 tháng 12 năm 2012

Mẫu số : 01GTKT3 -11

LH-2011B0000737Đơn vị bán hàng : Công ty TNHH SX - TM Lightheart

Địa chỉ : Liên Xá - Yên Mỹ - Hưng Yên

Số TK :

Điện thoại : MST : 0900241953

Họ tên người mua hàng : Nguyễn Thị Hồng Gấm

Đơn vị : Công ty TNHH United Motor Vĩnh Phúc

Địa chỉ : KCN Quang Minh – Mê Linh – Hà Nội

Số tiền viết bằng chữ: Chín mươi lăm triệu không trăm bốn mươi nghìn

Khi hàng được chuyển đến Công ty, nhân viên tiếp liệu mang hoá đơn kiêm phiếu xuất kho và phiếu nhập kho tới để nhập hàng.Thủ kho kiểm nhận

về số lượng, chất lượng rồi vào thẻ kho

Biểu 2.2 : Mẫu biên bản kiểm nghiệm vật tư

Đơn vị: Công ty TNHH United Motor Vĩnh Phúc

ĐC: KCN Quang Minh – Mê Linh – Hà Nội

KCS/KNVT – 08

Hà Nội ngày 26/12/2012

BIÊN BẢN KIỂM NGHIỆM VẬT TƯ

Số 20 Căn cứ vào hợp đồng giữa Công ty TNHH United với Công ty TNHH SX -

TM Lightheart

Hôm nay ngày 26/12/2012 chúng tôi gồm

Ông : Đào Tây Hải Trưởng ban KCS

Bà : Vương Thị Hà Uỷ viên

Đã cùng nhau kiểm nghiệm vật liệu sau

Số lượngTheo

chứng từ

Theo kiểm nghiệm

Đúng quy cách

Không đúng quy cách

Bóng đèn 1,7W

Kết luận của ban kiểm nghiệm : hàng đủ, đảm bảo chất lượng, sử dụng được ngay

Biểu 2.3 : Mẫu phiếu nhập kho

Đơn vị: Công ty TNHH

United Motor Vĩnh Phúc

( Ban hành theo QĐ số

Bộ phận: Kho NVL 15/2006/QĐ-BTC ngày

20/3/2006 của Bộ trưởng BTC )

Ngày 26 tháng 12 năm 2012 Số: 10

Nợ: 152Có: 331

Họ tên người giao hàng :

Theo hoá đơn số 0000737 ngày 26 tháng 12 năm 2012

Nhập tại kho: Công ty TNHH United Motor Vĩnh Phúc Địa điểm:

hiệu, quy

Mã số

c.từ

Thực nhập

Bóng đèn 1,7W

2.1.1.2 Thủ tục xuất kho nguyên vật liệu

Vật tư chỉ được cấp phát theo văn bản kế hoạch tháng, quý, căn cứ vào định mức và hạn mức vật tư đã được duyệt Phòng thu mua Vật tư chỉ được phép cấp vật tư tháng này khi đơn vị sử dụng đã thanh toán xong vật tư đó của tháng trước

Khi đơn vị sử dụng thực hiện thanh toán xong vật tư của tháng trước theo quy định thì trong tháng này nếu có nhu cầu sẽ được tính căn cứ vào định

mức vật tư của phòng Kỹ thuật Phòng thu mua Vật tư viết phiếu cấp vật tư hạn mức cho đơn vị sử dụng Trên các phiếu phải ghi rõ tên, quy cách, khối lượng vật tư, mục đích sử dụng, đơn vị lĩnh, kho lĩnh, ngày cấp phát.

* Liên thứ nhất được lưu trữ tại phòng thu mua vật tư

* Liên thứ hai thủ kho giữ để vào thẻ kho sau đó chuyển cho phòng Kế toán để hạch toán

* Liên thứ ba người nhận vật tư giữ kiểm tra số lượng, chất lượng quy cách, chủng loại nguyên vật liệu

Phiếu xuất kho được lập nhằm theo dõi chặt chẽ số lượng vật liệu xuất kho cho các bộ phận sử dụng trong đơn vị làm căn cứ để hạch toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm, kiểm tra việc sử dụng và thực hiện định mức tiêu hao vật liệu

Nhân viên lĩnh vật liệu, phải kiểm tra tiêu chuẩn vật liệu một cách kỹ lưỡng theo yêu cầu trước khi đưa vật liệu ra khỏi kho Khi đã làm đầy đủ thủ tục, đảm bảo nguyên vật liệu đúng theo yêu cầu, thì nguyên vật liệu mới được xuất kho

Định kỳ kế toán xuống kho nhận chứng từ, thực hiện kiểm tra tính hợp

lý, hợp lệ của phiếu xuất kho, kiểm tra phản ánh, ghi chép nghiệp vụ xuất kho của thủ kho vào các sổ sách, đảm bảo sự chính xác về quy cách, số lượng, khối lượng đã xuất kho giữa thẻ kho và nội dung trên phiếu xuất kho Sau khi nhận được các phiếu xuất kho, kế toán tiến hành phân loại theo nơi dùng và đối tượng sử dụng Phân loại xong, kế toán tiến hành ghi theo đơn giá hạch toán của nguyên vật liệu xuất kho cho từng loại vật tư trên phiếu xuất kho và xác định giá nguyên vật liệu đã xuất theo giá hạch toán của mỗi phiếu xuất

Cuối tháng, khi nhận và xác định được toàn bộ trị giá kho nguyên vật liệu theo giá hạch toán của toàn bộ phiếu xuất trong tháng, kế toán tổng hợp

trị giá vốn xuất kho theo giá hạch toán trên phạm vi sử dụng, đối tượng sử dụng.

Như vậy, Thủ tục xuất kho NVL cần chứng từ sau:

- Phiếu yêu cầu xuất vật tư

- Phiếu xuất kho

Biểu 2.4 : Mẫu phiếu yêu cầu xuất vật tư

Đơn vị : Công ty TNHH United Motor Vĩnh Phúc

PHIẾU YÊU CẦU XUẤT VẬT TƯ

Tháng 12/2012

Bộ phận yêu cầu : PX Đồng hồ

Tên sản

phẩm

Đồng hồ

công tơ mét

Bóng đèn 1,7W

Đồng hồ

công tơ mét

Bóng đèn 1,7W

Người lập phiếu Thủ kho Người duyệt Người nhận

(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)

Biểu 2.5 : Mẫu phiếu xuất kho

Đơn vị: Công ty TNHH

United Motor Vĩnh Phúc

Mẫu số 02-VT ( Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng BTC )

Ngày 15 tháng 12 năm 2012 Số: 08

Nợ: 621Có: 152

Họ tên người nhận hàng: Nguyễn Ngọc Minh

Lý do xuất kho: Xuất sản xuất đồng hồ công tơ mét

Xuất tại kho: Đồng hồ

STT

Tên, nhãn hiệu phẩm chất, quy cách

vật tư

Mã số

Đơn

vị tính

giá Thành tiền

Theo c.từ

Thực xuất

Biểu 2.6 : Mẫu phiếu xuất kho

Đơn vị: Công ty TNHH United

Motor Vĩnh Phúc

Mẫu số 02-VT ( Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng BTC )

Ngày 25 tháng 12 năm 2012

Số:11

Nợ: 621Có: 152

Họ tên người nhận hàng: Nguyễn Ngọc Minh

Lý do xuất kho: Xuất sản xuất đồng hồ công tơ mét

Xuất tại kho: Đồng hồ

STT

Tên, nhãn hiệu phẩm chất, quy cách

vật tư

Mã số

Đơn

vị tính

giá Thành tiền

Theo c.từ

Thực xuất

Biểu 2.7 : Mẫu thẻ kho

Đơn vị: Công ty TNHH United Motor