Thực trạng về chất lượng quản lý trong công tác quản lý tòa nhà tại Công ty Cổ phần Quản lý BĐS Đất Việt

Bắt kịp vớithực tế đó, hàng loạt các công ty quốc tế đã bước chân vào lĩnh vực này mà nổi bậtnhư CBRE, SAVILLS… Từ đó, đã hình thành nên nghề quản lý Bất Động Sản.Quản lý BĐS là một lĩnh

MỤC LỤCLỜI MỞ ĐẦU 1

CHƯƠNG I: CƠ SỞ LÝ LUẬN CHUNG CỦA VẤN ĐỀ NGHIÊN CỨU… 4

2.1 Khái niệm về thị trường bất động sản. 8

2.2 Đặc điểm của thị trường bất động sản. 8

2.3 Phân loại thị trường bất động sản. 12

2.4.Vai trò, vị trí của thị trường bất động sản trong nền kinh tế quốc gia.

13

3 Mô hình tòa nhà hỗn hợp 15

4 Khái niệm về quản lý bất động sản. 17

4.1 Khái niệm 17

4.2 Mục đích của công tác quản lý tòa nhà: 17

5.Những quy định pháp lý về quản lý tòa nhà hỗn hợp 17

6.Một số mô hình quản lý tòa nhà văn phòng ở 1 số quốc gia trên thế giới.

19

7.Các nội dung chính trong công tác quản lý tòa nhà. 21

7.1 Marketing không gian văn phòng. 21

7.2 Tuyển lựa khách hàng tiềm năng và quản lý khách thuê 22

7.3 Quản lý bảo dưỡng. 25

7.4 Quản lý rủi ro. 27

7.5 Quản lý tài chính 31

7.6 Quản lý nhà thầu 32

7.7 Quản lý nguồn nhân sự 38

7.7.1.Chức năng, nhiệm vụ của bộ máy ban quản lý tòa nhà 38

7.7.2.Phạm vi, Quyền hạn 38

7.7.3.Khái quát về các bộ phận trong bộ máy nhân sự.38

CHƯƠNG II: THỰC TRẠNG VỀ CHẤT LƯỢNG QUẢN LÝ TRONG

CÔNG TÁC QUẢN LÝ TÒA NHÀ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN QUẢN LÝ BĐS ĐẤT VIỆT 39

1 Giới thiệu chung về công ty CP Quản Lý BĐS Đất Việt. 39

1.1.Giới thiệu về công ty cố phần quản lý BĐS Đất Việt. 39

1.1.1.Tên gọi, trụ sở. 39

1.1.2.Mục tiêu. 39

1.1.3.Tầm nhìn. 40

1.1.4.Sứ mệnh. 40

1.1.5.Triết lý kinh doanh 40

1.2 Lịch sử hoạt động của công ty từ khi thành lập đến nay 40

1.3 Các hoạt động chính của công ty cổ phần quản lý BĐS VIETLAND 42

1.4 Giới thiệu về chi nhánh của công ty tại tòa nhà N09-B1, Khu Đô thị mới Dịch Vọng, Cầu Giấy, Hà Nội. 42

1.4.1.Giới thiệu về tòa nhà N09 B1. 42

1.4.2.Giới thiệu về chi nhánh của công ty tại tòa nhà N09 B1. 43

1.5.Kết quả hoạt động của công ty cổ phần quản lý BĐS Đất Việt 43

3.1.4 Sự tăng lên về số lượng nhân viên qua các năm 56

3.1.5 Các dự án mà công ty đã đạt được 57

3.1.6 Hiệu quả làm việc của các nhân viên trong các phòng ban. 57

3.2.Hạn chế 59

3.3.Kinh nghiệm và bài học mà công ty đạt được. 60

3.3.1.Kinh nghiệm xử lý các sự cố trong công tác vận hành tòa nhà.

60

3.3.2.Kinh nghiệm trong công tác quản lý tòa nhà. 60

1.1.Phát triển dịch vụ theo chiều sâu 62

1.2.Phát triển nguồn nhân lực.62

1.3.Nâng cao công tác quản lý 63

1.4.Phát triển thị trường. 63

2 Một số giải pháp của công ty 63

2.1 Về phía công ty. 63

2.1.1 Nâng cao chất lượng nhân viên. 64

2.1.2 Hoàn thiện bộ máy tổ chức của công ty 65

2.1.3 Nâng cao công tác quản lý 65

2.2 Về phía nhà nước 66

2.2.1 Tạo điều kiện vào ra thị trường và hoàn thiện địa vị pháp lý của doanh nghiệp66

2.2.2 Tạo điều kiện tiếp cận đất đai, mặt bằng sản xuất 67

2.2.3 Tạo điều kiện thuận lợi cho các doanh nghiệp tiếp cận các nguồn vốn. 68

2.2.4 Tối đa hoá ảnh hưởng tích cực của WTO68

2.2.5 Hoàn thiện các quy định về chế độ kế toán và thuế 69

LỜI MỞ ĐẦU

1 Tính cấp thiết của đề tài.

Bước sang thế kỉ 21, cùng với sự phát triển không ngừng của nền côngnghiệp xây dựng thế giới, những tòa nhà cao tầng xuất hiện ngày càng nhiều Châu

Á là một trong những khu vực tụ hội nhiều nhất những công trình kiến trúc cao ngấttrời trên toàn cầu Việc xuất hiện các tòa nhà cao tầng đồng nghĩa với sự phức tạptrong kết cấu, thiết kế, trong công tác vận hành, bảo trì và sửa chữa Không giốngnhư các công trình thấp tầng khác, quá trình vận hành một tòa nhà cao tầng đòi hỏiphải có chuyên môn, năng lực mà không phải ai cũng có thể hiểu được Bắt kịp vớithực tế đó, hàng loạt các công ty quốc tế đã bước chân vào lĩnh vực này mà nổi bậtnhư CBRE, SAVILLS… Từ đó, đã hình thành nên nghề quản lý Bất Động Sản.Quản lý BĐS là một lĩnh vực quan trọng trong kinh doanh BĐS, nhất là đối với cáccao ốc căn hộ cao cấp, các cao ốc văn phòng cho thuê, các trung tâm thương mại,dịch vụ, các khu đô thị mới…Trong tay các nhà quản lý chuyên nghiệp, giá trị củaBĐS sẽ không ngừng tăng lên Họ sẽ luôn đảm bảo cho lợi ích của chủ nhân các căn

hộ cũng như của chủ nhân các tòa nhà cho thuê trên cơ sở đảm bảo duy trì chấtlượng và danh tiếng của công trình Đây là một xu hướng mang tính phổ biến tronglĩnh vực kinh doanh BĐS trên thế giới

Tuy nhiên ở nước ta, đây là lĩnh vực mà các nhà kinh doanh trong nước vẫncòn bỏ ngỏ, ít được quan tâm đầu tư đúng mức Hầu như, các công ty phát triển bấtđộng sản dường như chỉ tập trung vào việc xây dựng bất động sản liên quan tới cấp

độ hoàn thiện sản phẩm, thời hạn bàn giao sản phẩm, giá cả và tiến độ thanh toán,v.v… mà thiếu một sự lưu ý cần thiết đối với người mua về các tiêu chuẩn về quản

lý, các dịch vụ được cung cấp và ước tính phí quản lý trong tương lai khi các khuchung cư đó đưa vào sử dụng Nếu có, thì các công ty kinh doanh BĐS trong nướcmới chỉ tập trung quản lý những BĐS có quy mô, giá trị nhỏ của chính công tymình đầu tư Những khu đô thị mới, những tòa cao ốc văn phòng, những cao ốc căn

hộ cao cấp đã và đang mọc lên hàng loạt ở các thành phố lớn, nhất là ở Hà Nội vàthành phố Hồ Chí Minh nhưng bóng dáng của các nhà quản lý BĐS Việt Nam ở đóvẫn còn rất mờ nhạt Bắt được thực tế đó, hàng loạt các công ty đã thành lập lên vớicái tên vẫn còn khá mới mẻ ở nước ta, nghề “quản lý BĐS”

Có thể thấy nghề quản lý BĐS là một nghề khá còn “non trẻ” tại nướcta.Đồng thời vai trò của nghề quản lý BĐS ngày càng quan trọng và trở nên thiết

thực hơn đối với đời sống cũng như sinh hoạt của con người Đặc biệt là vận hành

và quản lý loại hình chung cư cao tầng mà cư dân sinh sống Bởi lẽ, trong tất cả cácloại quản lý, thì quản lý con người là khó khăn và phức tạp nhất Mỗi người có mộttính cách,một sở thích, do đó việc phát sinh những mâu thuẫn trong đời sống hàngngày là điều không thể tránh khỏi… Vì thế, vấn đề đặt ra là phải hòa hợp và ứng xửmột cách khéo léo giữa những con người đó sống hòa thuận với nhau trong một tòanhà là điều không phải dễ dàng Chính vì những lý do đặt ra như trên, trong thờigian thực tập em đã tìm hiểu về hiện trạng của Công ty Cổ phần Quản lý BĐS ĐấtViệt tại tòa nhà N09-B1 thuộc Khu Đô Thị mới Dịch Vọng, Cầu Giấy, Hà Nội

2 Mục tiêu nghiên cứu đề tài.

- Hệ thống hóa cơ sở lí luận của công tác quản lý tòa nhà tại các tòa nhà caotầng tại Việt Nam

- Trên cơ sở lí thuyết đó, đưa ra những đánh giá, phân tích, liên hệ thực tế và

có cái nhìn bao quát nhất về thực trạng quản lý các tòa nhà hỗn hợp tại Vệt Namhiện nay,mà cụ thể hơn là tại đơn vị thực tập, từ đó chỉ ra những vấn đề cơ bảntrong công tác quản lý Từ đó tìm kiếm nguyên nhân của vấn đề và đề xuất các giảipháp, hoàn thiện công tác quản lý tòa nhà hướng tới sự phát triển bề vững, cạnhtranh của thị trường cũng như làm hài lòng, đáp ứng mọi nhu cầu mà khách hàngđặt ra

3 Đối tượng và Phạm vi nghiên cứu đề tài.

Đối tượng: Công tác quản lý tòa nhà, đi sâu nghiên cứu về khâu quản lý bộmáy nhân sự trong công tác quản lý tòa nhà

Phạm vi: Đề tài tập trung nghiên cứu vào phân khúc thị trường tòa nhà hỗnhợp, bao gồm trung tâm thương mại, văn phòng cho thuê kết hợp chung cư để cưdân sinh sống tại Việt Nam

4 Phương pháp nghiên cứu đề tài.

- Phương pháp luận chung nhất: Phương pháp duy vật biện chứng và duy vậtlịch sử, các quan điểm, các đường lối phát triển kinh tế, thương mại của Đảng vàChính phủ

- Các phương pháp nghiên cứu cụ thể: phương pháp thống kê, phương pháptổng hợp phân tích, phương pháp so sánh, phương pháp quan sát, khảo sát thực tế,thu thập thông tin thực hiện trên cơ sở phân tích, đánh giá, tổng hợp các tài liệu liên

quan để làm sáng tỏ những vấn đề đặt ra trong đề tài Các tài liệu đã được xử lý,đánh giá tính xác thực của thông tin Hi vọng nó là nguồn tài liệu hữu ích cho ngườiquan tâm tới vấn đề quản lý tòa nhà hỗn hợp.

5 Nội dung nghiên cứu đề tài.

Nội dung nghiên cứu của đề tài gồm 3 phần chính

Chương I : Cơ sở lý luận chung của vấn đề nghiên cứu

Chương II: Thực trạng về chất lượng quản lý trong công tác quản lý tòa nhàtại Công ty Cổ phần Quản lý BĐS Đất Việt

Chương III: Đưa ra những đề xuất những giải pháp, phương hướng hoànthiện công tác quản lý tòa nhà chung cư hỗn hợp

Em xin chân thành cảm ơn sự chỉ bảo tận tình của Th.s Nguyễn Thắng Trungcùng sự quan tâm của ban Giám đốc, đại diện cho các phòng ban đã tạo điều kiệncho em hoàn thành chuyên đề này

thể di dời được Bao gồm đất đai, nhà ở, công trình xây dựng gắn liền với đất đai,

kể cả các tài sản gắn liền với nhà ở, công trình xây dựng trên đó cùng với các tài sảnkhác gắn liền với đất đai và các tài sản khác do Pháp luật quy định.”

Theo điều 181 của bộ luật dân sự nước ta thì bất động sản bao gồm:

- Đất đai:

+ Phải là đất không di dời được hay di dời không đáng kể ( những đất đai didời như đất trồng cây cảnh hay đất làm vật liệu xây dựng không phải bất động sản)

+ Phải là đất đai đã được xác định chủ quyền

+ Đất đai đó phải được đo lường bằng giá trị ( căn cứ vào số lượng và chátlượng của đất đai đó )

- Nhà ở, công trình xây dựng gắn liền với đất đai, kể cả những tài sản gắnliền với nhà ở, công trình xây dựng đó

+ Nhà cửa xây dựng cố định không thể di dời hoặc di dời không đáng kể: nhà

ở, trung tâm thương mại, văn phòng…( những loại nhà bạt di động của những gánhxiếc, nhà nghỉ di động trên xe, các lâu đài làm bằng băng đá… không phải là bấtđộng sản )

+ Các công trình xây dựng công nghiệp, giao thông: đường xá, bến cảng, sânbay, bãi đỗ được xây dựng gắn liền với đất đai

+ Các tài sản khác gắn liền không thể tách rời với công trình xây dựng đó:máy điều hòa trung tâm, các máy móc thiết bị điều khiển hoạt động của công trình,các cây cảnh trồng cố định tạo cảnh quan cho công trình

+ Các công trình đó phải có khả năng đo lường và lượng hóa thành giá trịtheo các tiêu chuẩn đo lường nhất định

- Các tài sản khác gắn liền với đất đai;

+ Vườn cây lâu năm bao gồm cây trồng và đất cây trồng;

+ Các công trình nuôi trồng thủy sản, cánh đồng làm muối;

+ Các công trình du lịch, vui chơi , thể thao…

+ Một số công trình khai thác hầm mỏ ( hầm lò)

+ Một số tài sản khác do pháp luật quy định

1.2 Đặc điểm của Bất Động Sản.

Theo luật kinh doanh bất động sản Việt Nam 2006 thì đặc điểm của bất động

sản được trình bày như sau:

Thứ nhất :Tính cá biệt và khan hiếm

Đặc điểm này của BĐS xuất phát từ tính cá biệt và tính khan hiếm của đấtđai Tính khan hiếm của đất đai là do diện tích bề mặt trái đất là có hạn Tính khanhiếm cụ thể của đất đai là giới hạn về diện tích đất đai của từng miếng đất, khu vực,vùng, địa phương, lãnh thổ v.v Chính vì tính khan hiếm, tính cố định và không didời được của đất đai nên hàng hoá BĐS có tính cá biệt Trong cùng một khu vựcnhỏ kể cả hai BĐS cạnh nhau đều có những yếu tố không giống nhau Trên thịtrường BĐS khó tồn tại hai BĐS hoàn toàn giống nhau vì chúng có vị trí không giankhác nhau kể cả hai công trình cạnh nhau và cùng xây theo một thiết kế Ngay trongmột toà cao ốc thì các căn phòng cũng có hướng và cấu tạo nhà khác nhau Ngoài

ra, chính các nhà đầu tư, kiến trúc sư đều quan tâm đến tính dị biệt hoặc để tạo sựhấp dẫn đối với khách hàng hoặc thoả mãn sở thích cá nhân v.v

Thứ2: Tính bền lâu.

Do đất đai là tài sản do thiên nhiên ban tặng, một loại tài nguyên được xemnhư không thể bị huỷ hoại, trừ khi có thiên tai, xói lở, vùi lấp Đồng thời, các vậtkiến trúc và công trình xây dựng trên đất sau khi xây dựng hoặc sau một thời gian

sử dụng được cải tạo nâng cấp có thể tồn tại hàng trăm năm hoặc lâu hơn nữa Vìvậy, tính bền lâu của BĐS là chỉ tuổi thọ của vật kiến trúc và công trình xây dựng

Cần phân biệt “tuổi thọ vật lý” và “tuổi thọ kinh tế” của BĐS Tuổi thọ kinh

tế chấm dứt trong điều kiện thị trường và trạng thái hoạt động bình thường mà chiphí sử dụng BĐS lại ngang bằng với lợi ích thu được từ BĐS đó Tuổi thọ vật lý dàihơn tuổi thọ kinh tế khá nhiều vì nó chấm dứt khi các kết cấu chịu lực chủ yếu của

vật kiến trúc và công trình xây dựng bị lão hoá và hư hỏng, không thể tiếp tục antoàn cho việc sử dụng Trong trường hợp đó, nếu xét thấy tiến hành cải tạo, nângcấp BĐS thu được lợi ích lớn hơn là phá đi và xây dựng mới thì có thể kéo dài tuổithọ vật lý để “chứa” được mấy lần tuổi thọ kinh tế Thực tế, các nước trên thế giới

đã chứng minh tuổi thọ kinh tế của BĐS có liên quan đến tính chất sử dụng củaBĐS đó Nói chung, tuổi thọ kinh tế của nhà ở, khách sạn, nhà hát là trên 40 năm;của tuổi thọ kinh tế nhà xưởng công nghiệp, nhà ở phổ thông là trên 45 năm v.v Chính vì tính chất lâu bền của hàng hoá BĐS là do đất đai không bị mất đi, không

bị thanh lý sau một quá trình sử dụng, lại có thể sử dụng vào nhiều mục đích khácnhau, nên hàng hoá BĐS rất phong phú và đa dạng, không bao giờ cạn

Thứ 3:Tính chịu sự ảnh hưởng lẫn nhau.

BĐS chịu sự ảnh hưởng lẫn nhau rất lớn, giá trị của một BĐS này có thể bịtác động của BĐS khác Đặc biệt, trong trường hợp Nhà nước đầu tư xây dựng cáccông trình kết cấu hạ tầng sẽ làm tăng vẻ đẹp và nâng cáo giá trị sử dụng của BĐStrong khu vực đó Trong thực tế, việc xây dựng BĐS này làm tôn thêm vẻ đẹp và sựhấp dẫn của BĐS khác là hiện tượng khá phổ biến

Thứ 4: Bất động sản chịu sự chi phối mạnh mẽ của pháp luật và chính sách

của nhà nước.

Bất động sản là tài sản quan trọng của mỗi quốc gia , mỗi dân tộc, mỗi cơquan đơn vị và cả với những người dân Các quan hệ về giao dich bất động sản cótác động rất mạnh tới hầu hết các hoạt động kinh tế xã hội Đế tăng cường vai tròcủa mình nhà nước cần phải quan tâm hơn tới bất động sản Bởi vậy nhà nước cầnban hành nhiêu văn bản pháp luật, nhiều chủ trương, chính sách, nhằm thực hiệnviệc quản lý chúng Mặt khác , bất động sản gắn liền với đất đai, ở bất cứ quốc gianào cũng có pháp luật về đất đai và do đó nhìn chung ta thấy bất động sản chịu sựchi phối mạnh mẽ của pháp luật và chính sách của nhà nước

Thứ 5:Tính thích ứng.

Lợi ích của BĐS được sinh ra trong quá trình sử dụng BĐS trong quá trình

sử dụng có thể điều chỉnh công năng mà vẫn giữ được những nét đặc trưng của nó,đồng thời vẫn đảm bảo yêu cầu sử dụng của người tiêu dùng trong việc thoả mãnnhu cầu sinh hoạt, sản xuất-kinh doanh và các hoạt động khác

Thứ 6: Tính phụ thuộc vào năng lực quản lý.

Hàng hoá BĐS đòi hỏi khả năng và chi phí quản lý cao hơn so với các hànghoá thông thường khác Việc đầu tư xây dựng BĐS rất phức tạp, chi phí lớn, thờigian dài Do đó, BĐS đòi hỏi cần có khả năng quản lý thích hợp và tương xứng

Thứ 7: Mang nặng yếu tố tập quán, thị hiếu và tâm lý xã hội:

Hàng hoá BĐS chịu sự chi phối của các yếu tố này mạnh hơn các hàng hoáthông thường khác Nhu cầu về BĐS của mỗi vùng, mỗi khu vực, mỗi quốc gia làrất khác nhau, phụ thuộc vào thị hiếu, tập quán của người dân sinh sống tại đó Yếu

tố tâm lý xã hội, thậm chí cả các vấn đề tín ngưỡng, tôn giáo, tâm linh v.v chi phốinhu cầu và hình thức BĐS

1.3 Phân loại Bất Động Sản.

Từ kinh nghiệm của nhiều nước và kết quả nghiên cứu ở nước ta, bất độngsản có thể phân thành ba loại: BĐS có đầu tư xây dựng, BĐS không đầu tư xâydựng và BĐS sản đặc biệt

-Bất động sản có đầu tư xây dựng gồm: BĐS nhà ở, BĐS nhà xưởng và côngtrình thương mại- dịch vụ, BĐS hạ tầng (hạ tầng kỹ thuật, hạ tầng xã hội), BĐS làtrụ sở làm việc v.v Trong BĐS có đầu tư xây dựng thì nhóm BĐS nhà đất (baogồm đất đai và các tài sản gắn liền với đất đai) là nhóm BĐS cơ bản, chiếm tỷ trọngrất lớn, tính chất phức tạp rất cao và chịu ảnh hưởng của nhiều yếu tố chủ quan vàkhách quan Nhóm này có tác động rất lớn đến quá trình công nghiệp hoá, hiện đạihoá đất nước cũng như phát triển đô thị bền vững Nhưng quan trọng hơn là nhómBĐS này chiếm tuyệt đại đa số các giao dịch trên thị trường BĐS ở nước ta cũngnhư ở các nước trên thế giới dựa vào mục đích nghiên cứu quản lý bất động sản cụthể chia làm 4 loại nhỏ hơn như :

-Bất động sản đặc biệt là những BĐS như các công trình bảo tồn quốc gia, disản văn hoá vật thể, nhà thờ họ, đình chùa, miếu mạo, nghĩa trang v.v Đặc điểmcủa loại BĐS này là khả năng tham gia thị trường rất thấp.

Việc phân chia BĐS theo 3 loại trên đây là rất cần thiết bảo đảm cho việcxây dựng cơ chế chính sách về phát triển và quản lý thị trường bất động sản phùhợp với điều kiện kinh tế-xã hội của nước ta

2 Thị trường Bất Động Sản.

2.1 Khái niệm về thị trường bất động sản.

Có nhiều cách hiểu khác nhau về thị trường bất động sản song các quan điểmđiều có một cách hiểu chung khái quát về thị trường bất động sản: thị trường bấtđộng sản là tổng hòa các mối quan hệ giao dịch về bất động sản được thực hiệnthông qua các quan hệ hàng hóa tiền tệ Bất động sản bao gồm nhiều loại khác nhau,song mỗi bất động sản đều gắn liền không tách rời yếu tố đất đai Do vậy các đặctrưng của hàng hóa và thị trường đất đai luôn là yếu tố đóng vai trò trọng tâm và chiphối toàn bộ hoạt động của thị trường bất động sản

Định nghĩa chung nhất về thị trường bất động sản được phát biểu như sau: “Thị trường bất động sản là tổng thể các giao dịch về bất động sản dựa trên các quan

hệ về hàng hóa, tiền tệ diễn ra trong một không gian và thời gian nhất định Trongcách diễn đạt thông thường thị trường bất động sản được nhắc đến là nơi diễn ra cácquan hệ giao dịch về bất động sản, tại đó những người mua và người bán tác độngqua lại lẫn nhau để xác định giá cả, số lượng hàng hóa và dịch vụ bất động sản đượcgiao dịch” Trong cách diễn đạt này “ nơi” không phải đơn thuần là chỉ địa điểm mà

nó bao gồm các yếu tố không gian và thời gian khi các quan hệ giao dịch bất độngsản diễn ra

2.2 Đặc điểm của thị trường bất động sản.

Thứ nhất, tính cách biệt giữa hàng hóa và địa điểm giao dịch:

Đối với hàng hoá thông thường, địa điểm giao dịch thường là ở nơi hiện diệncủa hàng hoá giao dịch, còn đối với hàng hoá BĐS, địa điểm giao dịch lại cách biệtvới hàng hoá BĐS giao dịch Đó là do đặc điểm của hàng hoá BĐS: có vị trí cốđịnh, không thể di dời được Hoạt động giao dịch BĐS thường được tiến hành trêncác chợ hàng hoá BĐS ảo Các chợ này rất đa dạng, có thể là các trung tâm giaodịch lớn (chợ địa ốc), cũng có thể là một địa điểm với nhỏ hẹp với các vật dụng đơn

sơ tối thiểu, cũng có thể tại nhà riêng, tại nhà hàng, quán nước, qua mạnginternet đều tạo nên chợ giao dịch BĐS.

Quan hệ giao dịch BĐS không thể kết thúc ngay tại địa điểm giao dịch haychợ giao dịch mà phải trải qua các khâu như:

- Đàm phán tại chợ giao dịch, cung cấp cho nhau các thông tin về BĐS giaodịch;

- Kiểm tra thực địa để xác nhận tính có thực và kiểm tra độ chính xác củathông tin về BĐS;

- Đăng ký pháp lý

Từ đặc điểm này cho thấy:

- Kiểm soát thị trường BĐS không thể như với thị trường các hàng hoá khácbày bán trên sạp hàng: tem nhãn, xuất xứ nguồn gốc, chất lượng mà phải thông quaquan hệ đăng ký pháp lý bắt buộc

- Quan hệ giao dịch BĐS không thể tiến hành trong một thời gian ngắn, do

đó dễ gặp các biến cố của thực tiễn như biến động của giá cả, thay đổi của pháp luậthay sự thay đổi của các điều kiện môi trường Điều đó buộc các bên phải ấn địnhquan hệ giao dịch trong một thời điểm nhất định; thời gian diễn ra các khâu của quátrình giao dịch càng kéo dài, tính rủi ro càng cao, do vậy muốn nâng cao tỷ lệ thànhcông của các giao dịch BĐS thì điều quan trọng là tìm các giải pháp rút ngắnkhoảng thời gian diễn ra các khâu của quá trình giao dịch

- Mọi đối tượng tham gia vào thị trường BĐS đều phải trải qua đầy đủ cáckhâu giao dịch trên Đó là điều có tính chất bắt buộc đối với thị trường BĐS chínhthức, có kiểm soát của Nhà nước

Thứ hai, thị trường bất động sản thực chất là thị trường giao dịch các quyền

và lợi ích chứa đựng giao dịch trong bất động sản

Đặc điểm này do đặc điểm của đất đai quy định Đặc điểm của đất đai làkhông hao mòn hay không mất đi (trừ các trường hợp đặc biệt) và người có quyền

sở hữu hay có quyền sử dụng đất đai không sử dụng đất đai như các hàng hoá khác.Điều mà họ mong muốn là các quyền hay các lợi ích do đất đai mang lại Do đó, khixem xét giá cả đất đai, không thể xác định giá trị của nó như xác định giá trị của cáchàng hoá thông thường mà phải xác định dựa trên khả năng sinh lợi của đất đai và

khả năng sinh lợi của vốn đầu tư vào đất đai.

Thứ ba, thị trường bất động sản mang tính vùng và tính khu vực sâu sắc.

Bất động sản có đặc điểm là không thể di dời được, gắn liền với những điềukiện tự nhiên, kinh tế, xã hội của từng vùng, từng khu vực Do đó, cung và cầu BĐS

ở các vùng, các khu vực rất phong phú và đa dạng, từ số lượng, kiểu cách, mẫu mã,chất lượng đến quy mô và trình độ phát triển Mặt khác, BĐS còn có đặc điểm làphụ thuộc vào tâm lý, tập quán, thị hiếu, do đó, mỗi vùng, mỗi khu vực cùng cónhững đặc trưng riêng về cung và cầu BĐS Người ta không thể di dời BĐS từ nơinày sang nơi khác, cũng như không thể di chuyển tâm lý, tập quán thị hiếu từ vùngnày, khu vực này sang vùng khác, khu vực khác, do đó, thị trường BĐS mang tínhvùng và tính khu vực sâu sắc Thực tế cho thấy, thị trường BĐS ở các đô thị, ở cácvùng đang trong quá trình đô thị hoá, ở các trung tâm kinh tế, chính trị, văn hoá, dulịch thường có quy mô, trình độ phát triển cao hơn so với các vùng khác

Từ đặc điểm này cho thấy sự biến động các quan hệ giao dịch BĐS thườngchỉ diễn ra ở từng vùng, quan hệ cung cầu giá cả BĐS chỉ ảnh hưởng trong mộtvùng, một khu vực nhất định, ít có ảnh hưởng hoặc ảnh hưởng rất chậm đến thịtrường BĐS của các vùng, các khu vực khác Đồng thời, nghiên cứu thị trường BĐSphải đặt chúng trong từng vùng, từng khu vực, gắn chúng với các điều kiện thiênnhiên, kinh tế, chính trị, xã hội của vùng, của khu vực Không thể lấy quan hệ cungcầu hay giá cả BĐS của vùng này, khu vực này áp dụng cho vùng khác, khu vựckhác

Thứ tư, thị trường bất động sản là thị trường không hoàn hảo

Mặc dù thị trường BĐS có nội dung rất phong phú nhưng là thị trường khônghoàn hảo Sở dĩ như vậy là do các thông tin về hàng hoá bất động sản và thị trườngBĐS không đầy đủ và phổ biến rộng rãi như các loại hàng hoá khác Sự so sánhgiữa các BĐS cùng loại khó chính xác vì các tiêu chí đánh giá bất động sản khôngchính xác như đối với các hàng hoá khác (các kết cấu công trình, chất lượng côngtrình, vẻ đẹp kiến trúc, vị trí địa lý đều được đo lường một cách tương đối, khóchính xác) Bất động sản mang tính vùng và khu vực, chúng không liền kề nhau vàkhông phải bao giờ cũng tìm được BĐS cùng loại để so sánh cạnh tranh một cáchđầy đủ Hơn nữa, số lượng người tham gia cung và cầu về mỗi loại BĐS đều có sốlượng nhỏ, không đảm bảo tiêu chí cho cạnh tranh hoàn hảo

Đặc điểm này dẫn đến những vấn đề sau:

- Giá cả BĐS không hoàn toàn là giá cả cạnh tranh hoàn hảo, trong nhiềutrường hợp là giá sản phẩm đơn chiếc, do đó, người bán có lợi thế độc quyền, nhờ

đó có thể thu lợi cao Giá cả độc quyền luôn mang lại lợi ích cao cho người cóquyền đối với BĐS

- Khi giá cả biến động tăng, tính độc quyền của người cung cũng tăng thêmlàm giá cả BĐS sẽ được đẩy lên cao tạo nên những cơn sốt về giá Thị trường BĐScàng sôi động, càng dễ tạo nên các cơn sốt giá của BĐS

Thứ năm, cung về bất động sản phản ứng chậm hơn so với biến động về cầu

và giá cả bất động sản.

Đối với các hàng hoá thông thường, quan hệ cung cầu và giá cả thường diễn

ra theo quy luật chung là: khi cầu tăng đẩy giá tăng lên sẽ kích thích tăng cung cânbằng với cầu và giá lại quay trở lại mức cân bằng Tuy nhiên, đối với hàng hoáBĐS, khi cầu tăng, cung BĐS không thể phản ứng tăng nhanh như các loại hànghoá khác Đó là do đặc điểm của BĐS là thời gian để tạo ra chúng thường là lâu vì

để xây dựng các công trình xây dựng cần phải có thời gian tìm hiểu mọi thông tin

về đất đai, làm thủ tục chuyển nhượng, xin phép xây dựng, thiết kế, thi công

Sự phản ứng của cung không kịp cầu sẽ dẫn đến sự biến động của giá cả theohướng tăng lên, hình thành những cơn sốt giá BĐS Do vậy, Nhà nước cần phải canthiệp nhằm điều chỉnh quan hệ cung cầu về BĐS, đặc biệt là có các giải pháp đểbình ổn thị trường BĐS, hạn chế và kiểm soát sự gia tăng của cầu về BĐS khôngchính đáng (như nạn đầu cơ sinh ra cầu giả tạo)

Thứ sáu, là thị trường khó thâm nhập

Sở dĩ như vậy là vì hàng hoá BĐS không bày bán trên thị trường như các loạihàng hoá khác, người mua và bán BĐS không có cơ hội và đủ lượng thông tin đểlựa chọn được thị trường phù hợp với BĐS cần giao dịch Hơn nữa, vì BĐS thường

có giá trị lớn, người mua và bán BĐS thường ít có kinh nghiệm vì họ ít có cơ hộimua hoặc bán (trừ những người kinh doanh chuyên nghiệp)

Do vậy, khi thực hiện các giao dịch trên thị trường BĐS, cần phải có các nhà

tư vấn, môi giới, đó là những người được đào tạo cơ bản, có kiến thức kinh doanh,

am hiểu pháp luật, nhiều kinh nghiệm Với sự tham gia của họ, các giao dịch BĐS

sẽ trở nên dễ dàng hơn Thực tế cho thấy nếu lực lượng tư vấn môi giới kém pháttriển thì sự vận hành của thị trường BĐS sẽ kém hiệu quả, chi phí giao dịch BĐS sẽ

Do đó, phải coi tư vấn, môi giới trong giao dịch BĐS là một nghề chuyênnghiệp độc lập Ngoài việc tổ chức các tổ chức tư vấn, môi giới thông thường, cầnphát huy vai trò của các tổ chức tín dụng trong tư vấn, môi giới giao dịch BĐS vìchính các tổ chức này khi thực hiện nghiệp vụ cho vay đ• có những bước thẩm địnhpháp lý cần thiết và định giá BĐS

Thứ bảy, thị trường bất động sản chịu sự chi phối của yếu tố pháp luật.

Bất động sản là loại tài sản có giá trị lớn, do đó, việc quản lý của Nhà nướcđối với chúng bằng pháp luật là cơ sở để bảo đảm an toàn cho các giao dịch BĐS.Mọi BĐS đều được Nhà nước quản lý như đăng ký, cấp giấy chứng nhận quyền sởhữu, quyền sử dụng, cũng như các biến động của chúng Mọi giao dịch BĐS phải có

sự giám sát của Nhà nước, đặc biệt trong khâu đăng ký pháp lý Sự tham gia củaNhà nước vào thị trường BĐS thông qua yếu tố pháp luật sẽ làm cho thị trườngBĐS ổn định hơn và an toàn hơn Bất động sản được đăng ký pháp lý theo đúngpháp luật sẽ có giá trị hơn, chúng được tham gia vào tất cả các giao dịch, mua bán,chuyển nhượng, trao đổi, cho thuê, thế chấp, góp vốn liên doanh, cổ phần Hơnnữa, thông qua kiểm soát thị trường BĐS, Nhà nước tăng được nguồn thu ngân sách

từ thuế đối với các giao dịch BĐS

Thứ tám, thị trường bất động sản có mối liên hệ mật thiết với thị trường vốn.

Đặc điểm này bắt nguồn từ đặc điểm của BĐS là có giá trị lớn, do đó, mọigiao dịch đầu tư kinh doanh BĐS đòi hỏi một lượng vốn lớn Lượng vốn này phảiđược huy động từ thị trường vốn

Thực tế cho thấy nếu không có một thị trường vốn phát triển lành mạnh và

ổn định, thị trường BĐS cũng không thể phát triển lành mạnh và ổn định được.Những khủng hoảng tài chính trên thế giới đều dẫn đến sự khủng hoảng của thịtrường BĐS Khi BĐS sụt giá nhanh sẽ dẫn đến sự gia tăng các khoản nợ khó đòi,

vì thế, các tổ chức tài chính tín dụng có thể bị phá sản

Thứ chín, thị trường bất động sản là thị trường mà việc tham gia hoặc rút

ra khỏi thị trường là vấn đề khó khăn, phức tạp và cần phải có nhiều thời gian

2.3 Phân loại thị trường bất động sản.

Tuỳ theo mục tiêu nghiên cứu và tiếp cận để phân loại thị trường Thôngthường người ta phân loại thị trường bất động sản theo 4 cách:

- Phân loại dựa vào hàng hoá bất động sản trên thị trường.

Dựa vào loại hàng hoá bất động sản, người ta có thể phân chia thị trường bấtđộng sản thành các thị trường đất đai, thị trường nhà ở; thị trường bất động sảndùng trong dịch vụ; thị trường bất động sản dùng cho văn phòng, công sở; thịtrường bất động sản công nghiệp

- Phân loại dựa vào tính chất quan hệ trao đổi:

Dựa vào tính chất các mối quan hệ xuất hiện trên thị trường, người ta phânchia thị trường bất động sản thành thị trường mua bán; thị trường thuê và cho thuê;thị trường thế chấp và bảo hiểm Việc phân chia dựa vào tính chất quan hệ về bấtđộng sản giúp cho các nhà kinh doanh lựa chọn hướng đầu tư kinh doanh phù hợpnhất

- Phân loại dựa vào trình tự tham gia thị trường:

Dựa vào trình tự tham gia, người ta có thể phân chia thị trường bất động sảnthành thị trường chuyển nhượng quyền sử dụng đất đất (Giao, mua, cho thuê) haycòn gọi chung là thị trường đất đai; Thị trường xây dựng các công trình bất độngsản để bán và cho thuê (thị trường sơ cấp); Thị trường bán hoặc cho thuê lại bấtđộng sản (gọi là thị trường thứ cấp)

- Phân loại theo mức độ kiểm soát của nhà nước:

Dựa vào mức độ kiểm soát, người ta phân chia thị trường bất động sản thànhThị trường chính thức hay thị trường có kiểm soát và Thị trường phi chính thức, haythị trường không kiểm soát

2.4.Vai trò, vị trí của thị trường bất động sản trong nền kinh tế quốc gia.

1/Thị trường bất động sản (BĐS) là một trong những thị trường quan trọng

của nền kinh tế thị trường vì thị trường này liên quan trực tiếp tới một lượng tài

sản cực lớn cả về quy mô, tính chất cũng như giá trị của các mặt trong nền kinh tế

quốc dân

BđS là tài sản lớn của mỗi quốc gia Tỷ trọng BĐS trong tổng số của cải xãhội ở các nước có khác nhau nhưng thường chiếm trên dưới 40% lượng của cải vậtchất của mỗi nước Các hoạt động liên quan đến BĐS chiếm tới 30% tổng hoạtđộng của nền kinh tế Theo đánh giá của các chuyên gia, tổng giá trị vốn chưa đượckhai thác ẩn chứa trong BĐS ở các nước thuộc thế giới thứ 3 là rất lớn lên tới hàng

nghìn tỷ USD, gấp nhiều lần tổng hỗ trợ ODA của các nước phát triển hiện dànhcho các nước đang phát triển trong vòng 30 năm qua.

BĐS còn là tài sản lớn của từng hộ gia đình Trong điều kiện nền kinh tế thịtrường thì BĐS ngoài chức năng là nơi ở, nơi tổ chức hoạt động kinh tế gia đình, nócòn là nguồnvốn để phát triển thông qua hoạt động thế chấp

2/ Thị trường BĐS phát triển thì một nguồn vốn lớn tại chỗ được huy động.

Đây là nội dung có tầm quan trọng đã được nhiều nhà nghiên cứu trên thếgiới chứng minh và đi đến kết luận nếu một quốc gia có giải pháp hữu hiệu bảo đảmcho các BĐS có đủ điều kiện trở thành hàng hoá và được định giá khoa học, chínhthống sẽ tạo cho nền kinh tế của quốc gia đó một tiềm năng đáng kể về vốn để từ đóphát triển kinh tế - xã hội đạt được những mục tiêu đề ra

Theo thống kê kinh nghiệm cho thấy, ở các nước phát triển lượng tiền NHcho vay qua thế chấp bằng BĐS chiếm trên 80% trong tổng lượng vốn cho vay Vìvậy, phát triển đầu tư, kinh doanh BĐS đóng vai trò quan trọng trong việc chuyểncác tài sản thành nguồn tài chính dồi dào phục vụ cho yêu cầu phát triển kinh tế - xãhội đặc biệt là đầu tư phát triển cơ sở hạ tầng của nền kinh tế

3/ Phát triển và quản lý tốt thị trường BĐS, đặc biệt là thị trường quyền sử dụng đất là điều kiện quan trọng để sử dụng có hiệu quả tài sản quý giá thuộc sở

hữu toàn dân mà Nhà nước là đại diện chủ sở hữu.

Kinh nghiệm của các nước cho thấy để đạt tiêu chuẩn của một nước côngnghiệp hoá thì tỷ lệ đô thị hoá thường chiếm từ 60 -80% Như vậy, vấn đề phát triểnthị trường BĐS để đáp ứng yêu cầu đô thị hoá ở nước ta là vấn đề lớn và có tầmquan trọng đặc biệt nhất là khi nước ta chuyển sang cơ chế thị trường trong điềukiện các thiết chế về quản lý Nhà nước đối với công tác quy hoạch chưa được thựcthi có chất lượng và hiệu quả thì việc phát triển và quản lý thị trường BĐS ở đô thịphải đi đôi với tăng cường công tác quy hoạch để khắc phục những tốn kém vàvướng mắc trong tương lai

4/ Phát triển và quản lý tốt thị trường BĐS sẽ góp phần kích thích sản xuất phát triển, tăng nguồn thu cho Ngân sách.

Thị trường BĐS có quan hệ trực tiếp với các thị trường như thị trường tàichính tín dụng, thị trường xây dựng, thị trường vật liệu xây dựng, thị trường laođộng Theo phân tích đánh giá của các chuyên gia kinh tế, ở các nước phát triển

nếu đầu tư vào lĩnh vực BĐS tăng lên 1 USD thì sẽ có khả năng thúc đẩy các ngành

có liên quan phát triển từ 1,5 - 2 USD

Phát triển và điều hành tốt thị trường BĐS sẽ có tác dụng thúc đẩy tăngtrưởng kinh tế thông qua các biện pháp kích thích vào đất đai, tạo lập các côngtrình, nhà xưởng, vật kiến trúc để từ đó tạo nên chuyển dịch đáng kể và quantrọng về cơ cấu trong các ngành, các vùng lãnh thổ và trên phạm vi cả nước Theothống kê của Tổng cục thuế các khoản thu ngân sách có liên quan đến nhà, đất tronggiai đoạn 1996 - 2000 bình quân là 4.645 tỷ đồng/năm mặc dù tỷ lệ này mới chiếmgần 30% các giao dịch, còn trên 70% chưa kiểm soát được và thực tế là các giaodịch không thực hiện nghĩa vụ thuế với Nhà nước Nếu thúc đẩy bằng cơ chế, chínhsách và pháp luật để các giao dịch BĐS chính thức (có đăng ký và thực hiện nghĩa

vụ thuế) và đổi mới cơ chế giao dịch theo giá thị trường thì hàng năm thị trườngBĐS sẽ đóng góp cho nền kinh tế trên dưới 20.000 tỷ đồng mỗi năm

5/ Phát triển và quản lý có hiệu quả thị trường BĐS sẽ đáp ứng nhu cầu bức xúc ngày càng gia tăng về nhà ở cho nhân dân từ đô thị - nông thôn.

Thị trường nhà ở là bộ phận quan trọng chiếm tỷ trọng lớn trong thị trườngBĐS Thị trường nhà ở cũng là thị trường sôi động nhất trong thị trường BĐS,những cơn “sốt” nhà đất hầu hết đều bắt đầu từ“sốt” nhà ở và lan toả sang các thịtrường BĐS khác và ảnh hưởng trực tiếp đến đời sống của nhân dân Vì vậy, pháttriển và quản lý có hiệu quả thị trường BĐS nhà ở, bình ổn thị trường nhà ở, bảođảm cho giá nhà ở phù hợp với thu nhập của người dân là một trong những vai tròquan trọng của quản lý nhà nước về thị trường BĐS nhà ở

3 Mô hình tòa nhà hỗn hợp.

Tòa nhà hỗn hợp là tòa nhà kết hợp giữa chung cư, trung tâm thương mại vàvăn phòng cho thuê.Cách bố trí, thiết kế đa phần đều theo kiểu đặc trưng và truyềnthống như sau: các tầng dưới sẽ là trung tâm thương mại hoặc văn phòng cho thuê,còn các tầng trên là các căn hộ được thiết kế theo một kiểu cấu trúc tương đối giốngnhau để các hộ gia đình sinh sống chung với nhau dưới cùng một tòa nhà

Các trung tâm thương mại ở tầng dưới được mở ra để đáp ứng nhu cầu tiêudùng của các hộ dân trong tòa nhà cũng như những khách hàng từ bên ngoài tòa nhàđến Phần diện tích Trung tâm thương mại được các cửa hàng, cửa hiệu thuê diệntích để bày bán sản phẩm hàng hóa Các chủ sở hữu của các tòa nhà luôn mongmuốn lấp đầy được các diện tích bỏ trống, trên nữa là được các thương hiệu nổi

tiếng đến thuê diện tích bày bán sản phẩm của họ trong trung tâm thương mại củamình

Còn diện tích khối văn phòng cho thuê, được thiết kế theo kiểu cấu trúcchuyên biệt, thích hợp cho các công ty thuê diện tích để làm nơi làm việc của cácnhân viên, hay lâu dài hơn chính là trụ sở của công ty đặt tại đó luôn Trong đó cungcấp đầy đủ các dịch vụ nhất định phục vụ nhu cầu làm việc của con người và đượcđiều hàng quản lý bởi các nhà quản lý chuyên nghiệp

Các tầng trên là các căn hộ được thiết kế theo một cấu trúc giống nhau, đượcgọi là chung cư Mô hình chung cư cụ thể như sau:

Theo Điều 70 của Luật Nhà ở 2005:

+ Nhà chung cư là nhà ở có từ hai tầng trở lên, có lối đi, cầu thang và hệthống công trình hạ tầng sử dụng chung cho nhiều hộ gia đình, cá nhân Nhà chung

cư có phần sở hữu riêng của từng hộ gia đình, cá nhân và phần sở hữu chung của tất

cả các hộ gia đình, cá nhân sử dụng nhà chung cư

+ Phần sở hữu riêng trong nhà chung cư bao gồm:

a) Phần diện tích bên trong căn hộ, bao gồm cả diện tích ban công, lô gia gắnliền với căn hộ đó;

b) Phần diện tích khác trong nhà chung cư được công nhận là sở hữu riêngtheo quy định của pháp luật;

c) Hệ thống trang thiết bị kỹ thuật sử dụng riêng gắn liền với căn hộ, phầndiện tích thuộc sở hữu riêng

+ Phần sở hữu chung trong nhà chung cư bao gồm:

a) Phần diện tích nhà còn lại của nhà chung cư ngoài phần diện tích thuộc sởhữu riêng quy định tại khoản 2 Điều này;

b) Không gian và hệ thống kết cấu chịu lực, trang thiết bị kỹ thuật dùngchung trong nhà chung cư, gồm khung, cột, tường chịu lực, tường bao ngôi nhà,tường phân chia các căn hộ, sàn, mái, sân thượng, hành lang, cầu thang bộ, thangmáy, đường thoát hiểm, lồng xả rác, hộp kỹ thuật, nơi để xe, hệ thống cấp điện,nước, ga, thông tin liên lạc, phát thanh, truyền hình, thoát nước, bể phốt, thu lôi, cứuhoả và các phần khác không thuộc sở hữu riêng của căn hộ nào;

c) Hệ thống hạ tầng kỹ thuật bên ngoài nhưng được kết nối với nhà chung cưđó.

4 Khái niệm về quản lý bất động sản.

4.1 Khái niệm.

a) Tại Việt Nam quản lý bất động sản (property managerment) được hiểu

theo nghĩa 1 pháp nhân thực hiện chức năng quản lý tòa nhà (văn phòng, chung cư,khu giải trí, resort…) với khả năng cung cấp các dịch vụ tiện ích, bảo trì, vệsinh,bảo vệ chung cho các tòa nhà và dân cư sinh sống, làm việc trong tòa nhà Mặc

dù pháp luật quy định pháp nhân đó là do chính các chủ hộ ( cư dân) trong tòa nhàlựa chọn nhưng thực tế cho thấy thường là chủ đầu tư hay chủ sở hữu lựu chọn

b)Tại các nước phát triển dịch vụ quản lý trên được gọi là statramanegerment

là 1 pháp nhân được lựa chọn bởi chính các chủ hộ trong tòa nhà đó sau khi tòa nhàđược đưa vào sử dụng

c)Còn khái niệm quản lý bất động sản hay property managerment, hay còngọi là quản lý nhà tại các nước phát triển là dịch vụ quản lý nhà với quy mô nhỏhơn, mang tính cá nhân Là biệc ủy quyền của 1 chủ nhà (nhà phố , biệt thự, căn hộchung cư) cho 1 pháp nhân thay mặt chủ nhà để thực hiện tất cả các công việc liênquan và phát sinh trong quá trình căn nhà/hộ đó được cho thuê bao gồm các việctìm kiếm người thuê, quản lý và thực hiện các dịch vụ tiện ích bên trong nhà/ cănhộ

4.2 Mục đích của công tác quản lý tòa nhà:

+ Đảm bảo và gia tăng giá trị Tòa nhà

+ Giảm thiểu chi phí vận hành

+ Hạn chế, giảm thiểu rủi ro cho người sử dụng

+ Vận hành an toàn, hiệu quả

+ Duy trì chất lượng, hiệu quả, hình ảnh dự án/chủ đầu tư

5.Những quy định pháp lý về quản lý tòa nhà hỗn hợp.

Hiện tại Việt Nam chưa ban hành một hệ thống các văn bản pháp luật riêngnào quy định về việc quản lý tòa nhà hỗn hợp Bởi vậy những quy định pháp lý vềquản lý tòa nhà hỗn hợp có thể tham khảo trong mục I chương IV luật nhà ở năm

2005 quy định chung về quản lý việc sử dụng nhà ở được trình bày dưới đây:

Điều 65 Nội dung quản lý việc sử dụng nhà ở

1 Lập và lưu trữ hồ sơ nhà ở

2 Bảo hành, bảo trì, cải tạo, phá dỡ nhà ở

Điều 66 Lập và lưu trữ hồ sơ nhà ở

1 Các loại nhà ở phải có hồ sơ và được lưu trữ

2 Chủ sở hữu nhà ở, tổ chức được giao quản lý quỹ nhà ở thuộc sở hữu nhànước hoặc người đang sử dụng nhà ở trong trường hợp chưa xác định được chủ sởhữu có trách nhiệm lập, lưu hồ sơ nhà ở và nộp một bản cho cơ quan cấp Giấychứng nhận quyền sở hữu nhà ở để lưu trữ phục vụ yêu cầu quản lý nhà ở

3 Hồ sơ nhà ở nộp cho cơ quan cấp Giấy chứng nhận quyền sở hữu nhà ởđược quy định như sau:

a) Đối với nhà ở tại đô thị được tạo lập kể từ ngày Luật này có hiệu lực thihành thì hồ sơ nhà ở bao gồm các nội dung: tên và địa chỉ chủ nhà; một trong cácgiấy tờ quy định tại Điều 15 của Luật này; tên và địa chỉ đơn vị tư vấn, đơn vị thicông (nếu có); bản vẽ thiết kế hoặc bản vẽ sơ đồ nhà ở, đất ở (nếu có); hồ sơ hoàncông theo quy định của pháp luật về xây dựng;

b) Đối với nhà ở tại nông thôn được tạo lập kể từ ngày Luật này có hiệu lựcthi hành thì hồ sơ nhà ở bao gồm các nội dung: tên và địa chỉ chủ nhà; một trongcác giấy tờ quy định tại Điều 15 của Luật này; bản vẽ thiết kế hoặc bản vẽ sơ đồ nhà

ở, đất ở (nếu có);

c) Đối với nhà ở được tạo lập trước ngày Luật này có hiệu lực thi hành thì hồ

sơ nhà ở bao gồm các nội dung: tên và địa chỉ chủ nhà; một trong các giấy tờ quyđịnh tại Điều 15 của Luật này

Điều 67 Bảo hiểm nhà ở

1 Nhà nước khuyến khích các chủ sở hữu nhà ở mua bảo hiểm nhà ở

2 Nội dung và thể thức bảo hiểm nhà ở được thực hiện theo quy định củapháp luật về kinh doanh bảo hiểm

Điều 68 Trách nhiệm của chủ sở hữu nhà ở trong việc sử dụng nhà ở

1 Lập và lưu hồ sơ nhà ở theo quy định tại khoản 2 Điều 66 của Luật này

2 Thực hiện các quy định về sử dụng nhà ở; giữ gìn, bảo quản nhà ở, phòng

cháy, chữa cháy, vệ sinh môi trường, trật tự trị an; thực hiện các nghĩa vụ tài chínhtrong quá trình sử dụng nhà ở theo quy định của pháp luật.

3 Khi làm hư hỏng phần nhà ở thuộc sở hữu chung hoặc nhà ở của chủ sởhữu nhà ở khác thì phải khôi phục lại nguyên trạng hoặc bồi thường theo quy địnhcủa pháp luật

4 Thực hiện bảo trì theo quy định đối với phần sở hữu riêng; đóng góp đầy

đủ, đúng thời hạn các khoản kinh phí phải nộp theo quy định về quản lý, vận hành,bảo trì hệ thống trang thiết bị, hệ thống hạ tầng kỹ thuật, phần diện tích nhà ở thuộc

sở hữu chung

5 Tạo điều kiện để các bên có liên quan và người có trách nhiệm thực hiệnviệc kiểm tra, theo dõi, bảo trì hệ thống trang thiết bị, hệ thống hạ tầng kỹ thuật,phần diện tích nhà thuộc sở hữu chung

Điều 69 Trách nhiệm của người sử dụng nhà ở không phải là chủ sở hữuNgười thuê, mượn, ở nhờ hoặc người được uỷ quyền quản lý sử dụng nhà ở

có trách nhiệm trong việc sử dụng nhà ở theo hợp đồng với chủ sở hữu nhà ở vàphải tuân thủ các quy định về sử dụng nhà ở của Luật này

6.Một số mô hình quản lý tòa nhà văn phòng ở 1 số quốc gia trên thế giới.

Trên thế giới hầu hết các tòa nhà cao tầng : tổ hợp văn phòng, chung cư caocấp, nhà băng, nhà chính phủ….đều được trang bị hệ thống điều khiển và quản lýtòa nhà(BMS) Việc này giúp vận hành hiệu quả và kinh tế các tao nhà, bên cạnh

đó, tăng cường một cách hữu hiệu và tính năng an toàn an ninh

BMS là gì?

BMS (Building Management System) là một hệ thống đồng bộ cho phépđiều khiển và quản lý mọi hệ thống kỹ thuật trong toà nhà như hệ thống điện, hệthống cung cấp nước sinh hoạt, điều hoà thông gió, cảnh báo môi trường, an ninh,báo cháy - chữa cháy v.v…, đảm bảo cho việc vận hành các thiết bị trong tòa nhàđược chính xác, kịp thời

Đối tượng quản lý trong BMS:

+ Trạm phân phối điện

+ Máy phát điện dự phòng

+ Hệ thốngchiếu sáng.

+ Hệ thốngđiều hoà và thông gió

+ Hệ thống cấp nước sinh hoạt

+ Hệ thống báocháy

+ Hệ thốngchữacháy

+ Hệ thống thang máy

+ Hệ thống âm thanh công cộng

+ Hệ thống thẻ kiểm soát ra vào

+ Kết nối các hệ thống kỹ thuật như an ninh, báo cháy… qua cổng giao diện

mở của hệ thống với các ngôn ngữ giao diện theo tiêu chuẩn quốc tế

+ Giám sát được môi trường không khí, môi trường làm việc của con người.+ Tổng hợp, báo cáo thông tin

+ Cảnh báo sự cố, đưa ra những tín hiệu cảnh báo kịp thời trước khi cónhững sự cố

+ Quản lý dữ liệu gồm soạn thảo chương trình, quản lý cơ sở dữ liệu, chươngtrình soạn thảo đồ hoạ, lưu trữ và sao lưu dữ liệu

+ Hệ thống BMS linh hoạt, có khả năng mở rộng với các giải pháp sẵn sàngđáp ứng với mọi yêu cầu

Lợi ích mang lại từ BMS:

+ Đơn giản hóa và tự động hóa vận hành các thủ tục, chức năng có tính lặp đilặp lại

+ Quản lý tốt hơn các thiết bị trong tòa nhà nhờ hệ thống lưu trữ dữ liệu,chương trình bảo trì bảo dưỡng và hệ thống tự động báo cáo cảnh báo.

+ Giảm sự cố và phản ứng nhanh đối với các yêu cầu của khách hàng hay khixảy ra sự cố

+ Giảm chi phí năng lượng nhờ tính năng quản lý tập trung điều khiển vàquản lý năng lượng

+ Giảm chi phí nhân công và thời gian đào tạo nhân viên vận hành - cách sửdụng dễ hiểu, mô hình quản lý được thể hiện trực quan trên máy tính cho phép giảmtối đa chi phí dành cho nhân sự và đào tạo

+ Dễ dàng nâng cấp, linh hoạt trong việc lập trình theo nhu cầu, kích thước,

tổ chức và các yêu cầu mở rộng khác nhau

7.Các nội dung chính trong công tác quản lý tòa nhà.

7.1 Marketing không gian văn phòng.

Trong thị trường bất động sản nói chung không thể thiếu marketing Khi thịtrường bất động sản không còn sôi động, tức là người mua không phải cạnh tranhnhau để mua bất động sản, sử dụng dịch vụ marketing cho bất động sản là một giảipháp mang lại hiệu quả cao Lúc thị trường đang sôi động thì marketing tốt sẽ nânggiá trị bất động sản , còn những lúc thị trường "đóng băng" marketing tốt cho bấtđộng sản sẽ tăng khả năng bán được, cho thuê được và giữ chân khách hàng

Trong thị trường cho thuê văn phòng thì marketing đóng vai trò rất quantrọng trong việc quảng bá hình ảnh tòa nhà, thu hút sự quan tâm của khách hàng.Marketing không gian văn phòng đòi hỏi có một chương trình chuẩn hóa và liên tục

để thu hút khách hàng tiềm năng, phân tích nhu cầu về không gian của họ và chỉ cho

họ những nơi phù hợp với ngân sách và nhu cầu về không gian của họ

Có nhiều phương pháp marketing nhưng phương pháp thông thường nhất đểthu hút khách hàng tiềm năng đến thuê văn phòng là các bảng hiệu, tờ rơi, cactalogiới thiệu , trình chiếu các đoạn quảng cáo, truyền thông qua intrernet, tổ chức sựkiện, hội thảo, chương trình tri ân khách hàng …

Bảng hiệu: trong giai đoạn xây dựng , việc đặt các bảng hiệu để thu hút sựchú ý về sự sẵn sàng của không gian trong tương lai sẽ mang lại lợi ích lớn nhàquản lý phải quyết định lựa chọn vị trí, cách thức, nội dung, thời gian …treo bảng

hiệu sao cho hợp lý nhất.

Tờ rơi và catalo giới thiệu: đem lại hình ảnh , thông tin cơ bản cho kháchhàng Có thể sử dụng rộng rãi là 1 cách thức marketing phổ biến hiện nay

Quảng cáo: xây dựng phim quảng cáo và quảng cáo trên các phương tiệntruyền thông có chi phí khá cao Nhưng việc xây dựng được một phim quảng cáochất lượng và chọn địa điểm quảng cáo tốt sẽ đem lại hiệu quả khá cao do khả nănglan truyền thông tin của truyền thông là rát lớn

Gửi thư trực tiếp: Đòi hỏi của phương thức quảng cáo này là cần khai thácđược database của các khách hàng tiềm năng Trực tiếp gửi thư tới các khách hàngtiềm năng trong khu vực thị trường đi kèm với các mẩu giới thiệu về tòa nhà và cácthiếp trả lời in sẵn Nhằm cung cấp thông tin về văn phòng cũng như tạo điều kiệnthuận lợi tối đa cho những phản hồi từ phía khách hàng

Tổ chức các sự kiện , hội thảo, chương trình tri ân khách hàng : một chươngtrình tốt có thể nâng cao danh tiếng , hình ảnh của tòa nhà văn phòng thông qua sựtrao đổi, sự truyền tin của chính những người có mặt tại sự kiện chương trình tri ânkhách hàng thể hiện sự tôn trọng, thay lời cảm ơn tới khách hàng trung thành Làmcho khách hàng thấy mình quan trọng, được quan tâm, được phục vụ tốt…tạo lênhình ảnh tốt cho tòa nhà

Yêu cầu đặt ra với 1 nhà quản lý bất động sản là: phải quyết định kỹ thuậtnào là phù hợp với loại không gian văn phòng mà họ quản lý và làm cách nào đểxây dựng 1 chiến lược quảng cáo để chiếm giữ được lợi ích tiềm năng và tăngcường tính hấp dẫn của không gian đồng thời phù hợp với ngân sách cho quảng cáo

7.2 Tuyển lựa khách hàng tiềm năng và quản lý khách thuê.

Cần xác định những yếu tố mà khách hàng tiềm năng quan tâm là việc đầutiên mà nhà quan tâm cần tìm hiểu và quan tâm trước khi lựa chọn khách hàng tiềmnăng cho tòa nhà của mình

Thứ 1: Điều kiện về không gian

Quan điểm đầu tiên để tiếp cận nhu cầu của khách hàng tiềm năng là hiểubiết về đặc điểm công việc kinh doanh của khách hàng vì nhu cầu về không gian rấtkhác nhau đối với từng vị trí công việc cần đánh giá xem loại vị trí trong tòa nhà

mà nhân viên của công việc này yêu cầu, số lượng người trong mỗi vị trí, nhiệm vụ

mà mỗi người thực hiện Kiểu và kết cấu hoạt động kinh doanh giúp cho việc định

hình kế hoạch phân bổ không gian sao cho phù hợp nhất

Từ các thông tin trên việc sử dụng không gian được chia làm 4 nhóm:

- Không gian văn phòng cho cá nhân: cần quan tâm tới độ rộng của khônggian, mức độ rào kín hay nửa kín nửa mở phục vụ cho những người sử dụng đơn lẻ

- Khu vực sử dụng hỗn hợp:chủ yếu gồm 2 loại không gian chủ yếu là phòngdành cho công việc văn thư và khu vực đi lại Nhu cầu không gian đi lại phải xácđịnh dựa trên luồng lưu thông trong nội bộ tòa nhà và thường chiếm khoảng 15%tổng diện tích tòa nhà văn phòng Không gian văn thư thường là 5%

Thứ 2: Mức chất lượng mong muốn.

Người quản lý cần tìm hiểu về mong muốn của khách hàng tiềm năng vềchất lượng không gian văn phòng Cách tốt nhất là đến thăm quan các không gianvăn phòng mà khách hàng đang thuê, khảo sát nhu cầu, mong muốn thay đổi củakhách hàng với không gian đó

Do hình ảnh công ty và thương hiệu của công ty thuê văn phòng bị ảnhhưởng bởi diện mạo không gian Thực tế cũng cho thấy việc các công ty khác nhau

có xu hướng quan tâm tới khách hàng khác thuê cùng tầng và không mong muốn đó

là công ty cạnh tranh với họ Vậy nên mỗi tầng nên cho những người thuê hoạt độngkinh doanh trong các lĩnh vực khác nhau nhưng có danh tiếng ngang nhau

Thứ 3: Xác định khu vực phụ thêm.

Để xác định nhu cầu của khách hàng tiềm năng người quản lý nên tìm những

thông tin có liên quan tới việc di dời , ngân sách thuê, nhu cầu bãi đỗ xe, giao thông,nhu cầu tiện nghi và thay đổi, dự tính ngày chuyển và các điều khoản đặc biệt bằngcách đưa ra những câu hỏi Điều không kém phần quan trọng là người đại diện củakhách hàng tiềm năng liên quan tới tình trạng của công ty và sự ủy quyền ra quyếtđịnh.

Người quản lý nên chỉ ra không gian phù hợp với thực tế của khách hàngtiềm năng và để khách hàng tiềm năng tự xem xét đánh giá mức độ phù hợp hoàntoàn với nhu cầu thực tế của công ty

Thứ 4: Cho xem không gian.

Theo thực tế cho thấy thì bản thân không gian cũng là một yếu tố để chuyểnhóa một khách hàng tiềm năng thành một người thuê Không gian cần được giớithiệu một cách chuyên nghiệp và nêu bật được các lợi thế của nó nếu không các nổlực chuyên môn và quảng cáo là vô ích

Những tòa nhà văn phòng lớn nên có một người quản lý hoạt động và tiếpđón những người thuê tiềm năng và có đại lý ở bên ngoài Văn phòng của ngườiquản lý phải được trang bị một cách thu hút bởi vì đây là văn phòng đầu tiên gây ấntượng cho người thuê

Trước khi đưa khách hàng tiềm năng đi xem văn phòng , nhà quản lý nên mô

tả qua về đặc điểm tòa nhà và phân tích qua về lĩnh vực quản lý và khu vực lân cận.Nhấn mạnh vào cá lợi ích của tòa nhà Người quản lý nên giúp khách hàng tiềmnăng hình dung hãng của họ trong không gian và lắng nghe 1 cách cẩn thận phảnứng từ khách hàng tiềm năng về đặc điểm và lợi ích mà bất động sản mang lại cho

họ Ghi nhớ những đóng góp, yêu cầu của khách hàng tiềm năng

Thứ 5: Kết thúc hợp đồng giao dịch.

Để có kết thúc giao dịch một cách hiệu quả, người quản lý nên bắt đầu thảoluận các điều khoản hợp đồng sau khi đưa người thuê đi xem không gian Trong quátrình khách hàng tiềm năng chưa ký kết hợp đồng thuê thì nhà quản lý nên cung cấpcàng nhiều thông tin càng tốt và theo sát khách hàng bằng các cuộc điện thoại hoặcliên hệ cá nhân

Thứ 6: Đàm phán và hợp đồng thuê.

Hợp đồng cho thuê văn phòng chuẩn bị được dự thảo giữa người thuê vàngười cho thuê (quản lý tòa nhà hoặc người sở hữu) xác định quyền và nghĩa vụ của

mỗi bên trong thời gian hợp đồng có hiệu lực người quản lý cần biết về bất độngsản, thị trường, mục tiêu của người chủ sở hữu và nhu cầu của người thuê để cóđược một hợp đồng làm vừa lòng cả 2 bên

Nếu tòa nhà được đưa vào thị trường đúng vào giai đoạn kinh tế suy thoái ,công việc của một nhà quản lý tốt là nhận biết được xu hướng kinh tế khi bắt đầuđưa bất động sản tham gia vào thị trường Để đảm bảo nhà quản lý phải cố gắngđàm phán hợp đồng dựa vào những điều khoản nhằm giữ khách hàng lại với tòa nhàngoài thời gian đã đàm phán

7.3 Quản lý bảo dưỡng.

Để đảm bảo được giá trị của bất động sản cũng như nâng cao hình ảnh củabất động sản thì việc quản lý vật chất đóng vai trò vô cùng quan trọng Để duy trìtrạng thái vật lý tốt nhất cho tòa nhà , đồng thời giảm thiểu tối đa chi phí vận hànhcũng như nâng cao tỷ lệ lợi nhuận thì rất cần công tác bảo dưỡng tài sản Bảo dưỡngtài sản hiệu quả đòi hỏi một sự đánh giá chính xác của nhà quản lý về yêu cầu củatòa nhà văn phòng đó và số lượng nhân viên cần thiết để đáp ứng nhu cầu đó

 Vai trò của bảo dưỡng:

+ Quá trình tiếp nối của việc cân bằng giữa dịch vụ và giá cả

+ Duy trì tình trạng vật lý tốt cho toà nhà

+ Giảm tối đa chi phí vận hành

+ Nâng cao lợi nhuận

 Các loại hình bảo dưỡng:

+ Bảo dưỡng thường xuyên

+ Bảo dưỡng phòng ngừa

+ Bảo dưỡng sửa chữa

+ Bảo dưỡng theo yêu cầu người thuê

 Yêu cầu đối với nhà quản lý:

+ Nắm vững các loại hình bảo dưỡng

+ Hiểu biết về kỹ thuật

+ Am hiểu về kinh tế,nhân sự, lập kế hoạch

+

à Ra quyết định lựa chọn hợp đồng ngoài hay tận dụng nội lực

 Nhân viên quản lý cư trú:

+ Đại diện cho CSH, người quản lý túc trực trông nom BĐS 24/24h

+ Sắp xếp các hoạt động bảo dưỡng

+ Báo cáo các yêu cầu về sửa chữa bảo dưỡng cho người quản lý

 Nhân viên bảo dưỡng thường xuyên:

+ Số lượng hợp lý

+ Có sổ tay theo dõi công việc

 Thuê và sa thải nhân viên bảo dưỡng:

+ Kiểm tra và có thời gian thử việc

+ Có hợp đồng, hồ sơ

+ Khi sa thải cần có đánh giá đầy đủ

Có 3 lĩnh vực duy tu quan trọng nhất khi một bất động sản văn phòng hoạtđộng là hoạt động của thang máy, làm vệ sinh và xây dựng mới trong một bất độngsản văn phòng Phải chú ý rằng các hệ thống sưởi lớn, các máy điều hòa không khíphải được công nhân kỹ thuật duy tu thường xuyên vì nhiều tòa nhà những hệ thốngnày phải làm viện với tần suất khá lớn

Hoạt động của thang máy:

Do tòa nhà văn phòng thường cao tầng nên thang máy trong tòa nhà sẽ được

sử dụng nhiều hơn nên việc duy tu thường xuyên là rất cần thiết để thang máy hoạtđộng tốt, an toàn và liên tục Hai mối quan tâm cơ bản của người quản lý bất độngsản là có kế hoạch đạt yêu cầu về dịch vụ thang máy và các biện pháp hiệu quả đểhoạt động thang máy cho một số lượng người lớn vào những giờ cao điểm Thờigian tối thiểu để tạm ngưng hoạt động giữa các thang máy có thể được thiết lập chomỗi tầng bằng cách lắp đặt một cabin kiểm tra khẩn cấp ở cả tầng trệt và tầngthượng của tòa nhà

Việc lắp đặt hệ thống thang máy hiện đại ngày nay rất phức tạp và đắt chonên hầu hết người quản lý tòa nhà cao tầng thường ủy thác theo hợp đồng công việc

duy tu thang máy, ống và máy móc cho một công ty chuyên nghiệp bên ngoài thựchiện.

Công nhân vệ sinh:

Tòa nhà văn phòng chịu đựng việc đi lại rất lớn, do vậy hầu hết các khu vựcchung phải được làm sạch vào ban đêm Nhưng không có nghĩa là các công nhân vệsinh không cần thiết vào ban ngày để lau chùi phòng rửa, hành lang, ban công vàkhu vực chung khác

Một điểm khác biệt của tòa nhà văn phòng là người quản lý thường chịutrách nhiệm về vấn đề vệ sinh không gian nội thất của người thuê Hầu hết các tòanhà văn phòng yêu cầu 2 kíp làm vệ sinh, mỗi kíp có một người giám sát và sẽ cómột người quản lý chung để phối hợp công việc của các công nhân vệ sinh trong 2kíp này Một kỹ sư chính sẽ chịu trách nhiệm coi sóc về trang thiết bị của tào nhà

Xây dựng mới:

Người quản lý bất động sản thường đối mặt với vấn đề xây dựng mới khi cóngười thuê mới chuyển vào thuê Người quản lý có thể lựa chọn đối tác thực hiệntheo hợp đồng đối với công việc này hoặc có một nhóm công nhân kỹ sư để duy tu.Trong bất cứ một trường hợp nào nhà quản lý nên nuôi dưỡng một mối quan hệtrong công việc tốt với công ty xây dựng hoặc người giám sát các công nhân xâydựng vì thời gian thường rất gấp khi chuẩn bị không gian để cho thuê

Người quản lý có thể có thêm danh thu bổ sung từ việc cung cấp các dịch vụxây dựng và công việc modeling cho các người thuê hiện tại

7.4 Quản lý rủi ro.

Một trong những lĩnh vực quan trọng nhất về trách nhiệm của người quản lýbất động sản là quản lý rủi ro vì nó liên quan đến một lượng tiền lớn và những mấtmát về người Người quản lý bất động sản nên hiểu biết về các rủi ro thường gặp vànguyên tắc, quy trình xử lý chúng Khi rủi ro được xác định, người quản lý bất độngsản nên xác định những rủi ro nào có thể tránh được, những cái nào không Nhàquản lý có thể có thể tránh được một số những rủi ro đã xác định bằng cách ngừngcác hoạt động gây rủi ro.Khi rủi ro không thể tránh được , người quản lý nên xemxét cách để giảm khả năng có thể xảy ra của việc mất mát và để giảm tác động của

nó Quản lý rủi ro về vật chất có thể bao gồm lắp đặt hệ thống chữa cháy tự động,biển và rào ngăn để cảnh báo mọi người về khu vực nguy hiểm sử dụng các công

cụ an ninh để ngăn ngừa một số khu vực hoặc chuông cảnh báo ở các khu vựckhác…

Các bước thực hiện thao tác cứu hộ

+ Cúp cầu dao điện động lực chính của thang máy Dùng chìa khóa mở cửatầng gần vị trí thang nhất

+ Nếu phòng thang đang nằm ngay ở bậc tầng này thì mở cửa phòng thangđưa khách ra ngoài

+ Nếu phòng thang nằm ở giữa hai tầng, nhân viên cứu hộ phải đóng cửatầng lại rồi lên phòng máy thực hiện các bước tiếp theo sau:

+ Gạt cân thắng và thả thắng từ từ, dùng tay quay quay máy kéo đưa phòngthang đến tầng gần nhất

+ Khi phòng thang bằng với bậc cửa tầng (do người quay thang kiểm soáttheo mức đánh dấu trên cable so với đà máy), phải kiểm tra lại hệ thống thắng vàđưa về vị trí ban đầu, sau đó dùng chìa khóa mở cửa tầng đưa hành khách ra ngoài

+ Sau khi hoàn tất tác vụ cứu hộ, nhân viên cứu hộ phải kiểm tra và đóng kínlại các cửa tầng – cửa phòng thang, điểu chỉnh các công tắc trong hộp điều khiển trở

về vị trí sẵn sàng hoạt động, đóng lại cầu dao điện chính

+ Chuẩn bị bao cát phòng trừ trường hợp nước tràn vào hầm

- Ngập lụt:

Khi trong toà nhà xảy ra tình trạng ngập lụt, nhiệm vụ của nhân viên Banquản lý là ngăn chặn tối đa tổn thất đối với tài sản của khách thuê và của Toà nhà.Nhanh chóng báo cho Giám đốc quản lý toà nhà đồng thời thực hiện theo các bướcsau:

+ Tới ngay hiện trường tìm hiểu nguyên nhân tình trạng ngập lụt

+ Cố gắng tắt hoặc đóng van nước

+ Nếu tình trạng ngập lụt bị gây ra bới sự hỏng, dò rỉ đường ống nước, nhanhchóng thông báo với Kỹ sư trưởng toà nhà để khắc phục kịp thời.

+ Trưởng ca tổ chức dùng túi cát ngăn chặn dòng chảy của nước tới các khuvực khác

+ Đưa toàn bộ thang máy lên các tầng cao và dừng hoạt động, tránh tổn thất.+ Vệ sinh khu vực bị ảnh hưởng bằng giẻ lau, máy quét, máy gạt nước hoặccác thiết bị làm sạch khác

+ Chụp ảnh các tài sản bị tổn thất Giám đốc quản lý toà nhà báo cho bênBảo hiểm

+ Ghi lại sự việc và trình lên Giám đốc bằng Báo cáo sự cố trong vòng 24giờ kể từ khi sự việc

- Khủng bố:

+ Khi phát hiện ra bất kỳ hàng hoá khả nghi hoặc nhận được báo cáo khủng

bố, nhân viên Ban quản lý giữ bình tĩnh và làm theo các bước sau

+ Báo ngay cho bộ phận an ninh toà nhà và cảnh sát 113 Giám đốc tòa nhà,Ban quản lý

+ Nghiêm cấm bất kỳ cá nhân hoặc phương tiện nào ngoại trừ cảnh sát vàokhu vực khả nghi

+ Đảm bảo rằng tất cả thang máy đã dừng hoạt động

+ Hỗ trợ mọi người thoát hiểm theo chỉ dẫn thoát hiểm trong trường hợp hoảhoạn

+ Trước khi cảnh sát tới, cố gắng kiểm tra khu vực xung quanh có bất kỳ vậtthể khả nghi hoặc bom mìn Tuyệt đối không chạm đến chúng

+ Tại khu vực phát hiện ra vật thể khả nghi, dùng hàng rào ngăn cách chúngvới chăng dây, thùng rác hay biển chắn giao thông

+ Không đơn phương xử lý vật thể khả nghi hoặc bom

+ Không sử dụng điện thoại, bộ đàm gần khu vực tìm thấy bom mìn hoặc vậtthể khả nghi

+ Không che phủ hoặc di dời vật thể khả nghi

+ Ghi lại sự việc vào Báo cáo sự cố, gửi tới Giám đốc càng sớm càng tốt

- Trộm cắp:

Đối với các trường hợp trộm cắp hoặc các tội phạm nghiêm trọng khác đếntài sản của toà nhà, nhân viên an ninh, Ban quản lý xử lý theo các bước sau:

+ Thông báo với Giám đốc Quản lý Toà nhà và cảnh sát khu vực, 113

+ Kiểm tra hiện trường vụ việc xem còn bất kỳ tội phạm nào khác không.+ Chăm sóc những người bị thương nếu có thể

+ Bảo vệ hiện trường chờ giải quyết

+ Không động chạm hoặc di dời bất kỳ vật gì hoặc tắt các thiết bị điện tạihiện trường, tránh sự phá huỷ bằng chứng

+ Nghiêm cấm mọi người ngoại trừ cảnh sát và đội điều tra được vào hiệntrường

+ Nếu là người chứng kiến tội ác, hãy ghi lại toàn bộ thông tin và thông báocho cảnh sát: đặc điểm nhận dạng, trang phục, vũ khí của thủ phạm hoặc chỉ dẫntrong trường hợp chúng bỏ trốn

+ Ghi lại tất cả chi tiết về loại tội ác, kết quả thẩm vấn ban đầu, số hiệu củacảnh sát…

7.5 Quản lý tài chính.

Để quản lý tốt dòng tiền vào, ra từ tòa nhà thì không thể thiếu công tác quản

lý tài chính Quản lý tài chính là các công việc liên quan tới đầu tư, mua sắm và tàitrợ và quản lý tài sản của doanh nghiệp Với nhà quản lý tòa nhà văn phòng , quảntrị tài chính ở đây được cụ thể hóa bằng việc quản lý/ báo cáo doanh thu; quản lý/báo cáo chi phí; quản lý báo cáo công nợ và quản lý/ báo cáo ngân sách Các vấn đềtrên sẽ được trình bày cụ thể hóa dưới đây

Quản lý/ báo cáo doanh thu

Quản lý/ báo cáo các doanh thu tiện ích thu được từ hoạt động của tòa nhàhàng tháng Thông thường doanh thu tiện ích bao gồm các loại doanh thu chủ yếusau: phí dịch vụ từ khách hàng; phí dịch vụ của TCT; trông giữ ô tô, xe máy theotháng, hàng ngày; tiền điện sử dụng của TCT, của khách hàng; tiền làm thêm ngoàigiờ, tiền dịch vụ, hoa hồng viễn thông, ATM và các khoản thu khác…

Quản lý/ báo cáo chi phí.

Cũng giống như báo cáo doanh thu Các khoản thu cũng cần được theo dõi,tổng hợp, kê khai và báo cáo theo tháng Bao gồm các khoản như: điện, nước, cácchi phí vệ sinh, bảo vệ, chi phí diệt côn trùng, chi phí bảo hiểm toa nhà, chi phí vậtdụng, vật tư thay thế, thiết bị kỹ thuật, chi phí hành chính và quản lý , chi phí nhân

sự ban quản lý tòa nhà và nhân viên kỹ thuật

Quản lý/ báo cáo công nợ

Cũng được tổng hợp và báo cáo theo tháng các khoản còn nợ với kháchhàng, nhà thầu…

Quản lý/ báo cáo ngân sách

Là hoạt động cân đối ngân sách thu chi để tính toán lợi nhuận hoạt động củatòa nhà

Việc quản lý hoạt động tài chính của tòa nhà và đưa ra các báo cáo tài chínhgiúp cho việc thu chi minh bạch, dễ dàng quản lý và cũng là nguồn tài liệu cung cấpcho chủ sở hữu những thông tin về tài chính của tòa nhà Từ đó cân đối ngân sáchhợp lý nhất và đưa ra các biện pháp kinh tế để tiết kiệm chi phí và tăng doanh thucho tòa nhà Mục đính cuối cùng và bản chất của quản trị tài chính cũng là tối đahóa lợi nhuận cho chủ sở hữu

7.6 Quản lý nhà thầu.

Trong hoạt động quản lý tòa nhà văn phòng đòi hỏi có sự tham gia của cácnhà thầu chuyên phụ trách các khía cạnh khác nhau của tòa nhà, có rất nhiều nhàthầu thường xuyên được thuê Nhiệm vụ của nhà quản lý là lựa chọn nhà thầu, giámsát và quản lý các nhà thầu

Các nhà thầu :

 Nhà thầu Bảo vệ

 Nhà thầu Vệ sinh

 Nhà thầu Diệt côn trùng

 Nhà thầu Chăm sóc cây cảnh

 Nhà thầu cung cấp các nhu yếu phẩm

 Nhà thầu cung cấp dịch vụ viễn thông, quảng cáo

 Nhà thầu Thi công nội thất.

 Nhà thầu Sửa chữa, bảo dưỡng định kỳ

Các vấn đề quản lý cần quan tâm với mỗi nhà thầu là:

o Thiết bị hỗ trợ : Hệ thống Camera; bộ đàm, loa, đèn tuần tra, gậy gỗ, ủng,

áo mưa, máy dò kim loại…

o Sổ sách, biểu mẫu :Sổ nhật ký vị trí, chốt; sổ tuần tra; sổ đăng ký thầuphụ; sổ theo dõi tài sản ra/vào; sổ đăng ký phương tiện ra/vào; biên bản sự việc, sựcố; danh sách nhân viên tại tòa nhà; báo cáo tuần, tháng, năm

o Lưu ý chung:

Bảo hiểm nhân viên, BH các rủi ro

Công tác bàn giao tài sản

Công tác giám sát

Công tác tuần tra kiểm soát

Các báo cáo ngày /tuần/tháng ( Báo cáo sự việc)

Nhắc lại các qui trình

Các công việc trọng điểm cho từng giai đoạn

Cán bộ/ nhân viên từ BQLTN chuyên trách

- Nhà thầu vệ sinh:

o Phương án vệ sinh: vị trí làm việc, số nhân lực, ca làm việc và nhiệm vụ.

o Đồng phục: nhân viên mặc đồng phục vệ sinh chung

o Nhân sự: : cần có hồ sơ nhân sự, những yêu cầu tối thiểu về thể chất( chiều cao,cân nặng, học vấn, sức khỏe )

o Kỹ năng: kỹ năng làm sạch; tác phong trong công việc; kỹ năng giao tiếp;

xử lý sự việc, sự cố; thông tin liên lạc; lập biên bản, báo cáo; phòng cháy chữa cháy,

sơ cứu cấp cứu; sử dụng các thiết bị hỗ trợ

o Thiết bị hỗ trợ: máy lau nhà, máy hút bụi, khăn lau…

o Sổ sách, biểu mẫu:Sổ theo dõi giấy vệ sinh, giấy lau tay, nước rửa tay…Mẫu kiểm tra phòng vệ sinh;kế hoạch, nhật ký vệ sinh định kỳ; danh mục hóa chất,nơi sử dụng; danh sách nhân sự tại tòa nhà; báo cáo ngày, tuần, tháng…

o Lưu ý chung:

 Tiêu chuẩn, chất lượng làm sạch

 Tác phong công việc

 Các báo Bảo hiểm nhân viên, BH các rủi ro

 Báo cáo ngày /tuần/tháng ( Báo cáo sự việc)

 Giấy phép sử dụng hóa chất

 Phối hợp trong các trường hợp khẩn cấp

 Cán bộ/ nhân viên từ BQLTN chuyên trách

- Nhà thầu Diệt côn trùng:

o Phương án dệt côn trùng: khu vực thực hiện và tần suất thực hiện

o Đồng phục, Thiết bị hỗ trợ đầy đủ, hỗ trợ công việc diệt côn trùng hiệuquả như sử dụng một số loại hóa chất , bẫy dính , bẫy sập với côn trùng

o Sổ sách, biểu mẫu:

 Sổ theo dõi thời gian, vị trí phun thuốc

 Sổ theo dõi thời gian, vị trí đặt bẫy, bả

 Danh mục hóa chất sử dụng

 Biên bản kiểm tra.

 Báo cáo tình trạng côn trùng, dịch hại tuần, tháng năm

o Lưu ý chung:

 Bảo hiểm nhân viên, BH các rủi ro

 Giấy phép sử dụng hóa chất

 An toàn trong công tác phun, diệt tại các khu vực

 Hóa chất tồn dư sau khi phun, diệt

 Vệ sinh công cụ dụng cụ sau phun, diệt

 Cán bộ/ nhân viên từ BQLTN chuyên trách

- Nhà thầu chăm sóc cây cảnh:

o Phương án chăm sóc cây cảnh

 Nguồn nước sử dụng tưới cây

 Điều khoản hợp đồng thay thế cây

 Cán bộ/ nhân viên từ BQLTN chuyên trách

- Nhà thầu cung cấp các nhu yếu phẩm:

o Giấy phép kinh doanh

o Chất lượng các mặt hàng cung cấp

o Bảo hiểm cho các mặt hàng có nguy cơ cháy, nổ, độc hại

o Sổ ghi lại số lượng, chủng loại hàng hóa

o Phương án sử lý, mang ra các mặt hàng, vỏ, bao bì sản phẩm