BÁO CÁO PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THÔNG HỆ QUẢN TRỊ CƠ SỞ DỮ LIỆU 2

Hoạt động quản lí hàng hoá và mua bán hàng của cửa hàng hoàn toàn thủ công nên bộc lộ những hạn chế sau : - Tra cứu thông tin về hàng hoá , khách hàng , lượng hàng tồn .... Công ty bán h

KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN

BỘ MÔN: CÔNG NGHỆ PHẦN MỀM

CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA

VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

BÁO CÁO PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THÔNG

HQT CƠ SỞ DỮ LIỆU 2

Họ và Tên sinh viên : 1 Đỗ Thanh Mai

2 Đỗ Mỹ Hồng Nhung

3 Nguyễn Thị Thu Thủy

4 Bùi Thị Thu Ngân

Chuyên Ngành : Tin học

Cán bộ hướng dẫn chính : Lê Thị Nhung

HÀ NỘI- 2011

I GIỚI THIỆU

Công ty TNHH Nội Thất Sao Việt đặt tại: 14 Quang Trung – Sơn Tây -

Hà Nội Chuyên kinh doanh các loại mặt hàng nội thất cao cấp Cửa hàng nhận

bán buôn , bán lẻ với chế độ ưu đãi cho những khách hành mua hàng với số lượng lớn và dịch vụ hàng theo yêu cầu khách hàng

II.KHẢO SÁT HIỆN TRẠNG

Ngày nay các cửa hàng đang từng bước hiện đại hoá hệ thống các máy tính

và đưa hệ thống phần mềm vào sử dụng để dần thay thế công tác quản lí thủ công trong công ty Hoạt động quản lí hàng hoá và mua bán hàng của cửa hàng hoàn toàn thủ công nên bộc lộ những hạn chế sau :

- Tra cứu thông tin về hàng hoá , khách hàng , lượng hàng tồn nhiều khi rất mất nhiều thời gian , thiếu chính xác

- Việc lưu trữ các thông tin về hàng hoá , khách hàng , nhà cung cấp, tài chính

… phải sử dụng nhiều loại giấy tờ , sổ sách nên rất cồng kềnh cho lưu trữ

- Tốn nhiều thời gian tổng hợp, báo cáo , thống kê

- Không đáp ứng được nhu cầu thông tin phục vụ hàng ngày và mở rộng cửa hàng trong tương lai

Trước tình hình đó , vấn đề đặt ra cần phải có một hệ thống mới đáp ứng được các yêu cầu cơ bản sau :

- Giảm khối lượng ghi chép, đảm bảo truy vấn nhanh , lưu trữ và cập nhật kịp thời , thuận tiên

- Lập báo cáo định kì , đột xuất nhanh chóng , chính xác

- Có thể thống kê được từng loại hàng , mặt hàng hoặc lượng hàng dự chữ trong kho một cách nhanh chóng và chính xác

- Tự động in các hóa đơn , phiếu nhập xuất kho và khách hàng

- Có khả năng lưu trữ thông tin lâu dài

Hệ thống mới phải làm sao giải quyết được các vấn đề nêu trên, phù hợp với điều kiện của đơn vị ứng dụng hệ thống

Tóm lại, mục tiêu cuối cùng là xây dựng một phần mềm quản lý bán hàng hiện đại, đáp ứng nhu cầu xử lý các chức năng nghiệp vụ trong quá trình thực hiện các hoạt động kinh doanh

II MÔ TẢ HỆ THỐNG

Hoạt động kinh doanh của công ty chủ yếu diễn ra 6 quá trình :

1 Công ty bán hàng :

- Khi khách hàng có nhu cầu mua hàng, khách hàng sẽ đến công ty gặp bộ phận bán hàng và được nhân viên bán hàng tư vấn về các mặt hàng

Khách hàng sẽ đưa thông tin về mặt hàng mình muốn mua Bộ phận bán hàng sẽ tìm kiếm trong kho hàng

 Nếu mặt hàng cần mua có trong kho thì bộ phận bán hàng sẽ lập hóa đơn giao cho khách hàng

 Nếu mặt hàng cần mua không có trong kho thì khách hàng có thế đặt hàng tại công ty

- Sau khi khách hàng thanh toán tiền thì sẽ nhận được hàng

- Bộ phận bán hàng sẽ cập nhật lại kho hàng và hóa đơn xuất

2 Công ty nhập hàng :

- Công ty nhập hàng từ nhà cung cấp thông qua bộ phận quản lý nhập hàng

- Khi công ty có nhu cầu mua hàng bộ phận nhập hàng sẽ liên hệ và giao dịch với nhà cung cấp để mua hàng

- Bộ phận nhập hàng sẽ thanh toán tiền hàng cho nhà cung cấp đồng thời cập nhật lại kho hàng và hóa đơn nhập

3 Quản lý khách hàng:

- Chức năng này cho phép người dùng có thể quản lý thông tin về khách hàng như: Mã khách hàng, tên khách hàng, địa chỉ, điện thoại…

- Người dùng có thể xem thông tin tất cả các khách hàng đã từng giao dịch với công ty

 Thêm khách hàng: Cho phép thêm mới khách hàng vào bảng cơ sở dữ liệu

 Sửa thông tin khách hàng: Khi thông tin về khách hàng có sự thay đổi, như số điện thoại, địa chỉ nhà hay là địa chỉ email hay bất cứ một sự thay đổi nào xảy ra thì chức năng này sẽ thực hiện việc cập nhật những thay đổi đó

 Xoá thông tin khách hàng: Xoá thông tin khách hàng khi cần xoá

 Tìm kiếm thông tin khách hàng: Chức năng tìm kiếm khách hàng theo các tiêu chí như: Mã khách hàng, tên khách hàng có thể kết hợp nhiều tiêu chỉ để tìm kiếm chính xác và nhanh gọn hơn

4 Quản lý Nhà cung cấp

Chức năng này cho phép người dùng có thể quản lý thông tin về nhà cung cấp như: Mã nhà cung cấp, họ tên, địa chỉ, điện vv…

 Xem thông tin nhà cung cấp: Khi chạy chương trình thì chức năng này cho phép người dùng có thể xem thông tin tất cả các nhà cung cấp đã từng giao dịch với công ty

 Thêm nhà cung cấp: Chức năng này cho phép thêm nhà cung cấp vào trong bảng cơ sở dữ liệu riêng về nhà cung cấp khi nhà cung cấp đến giao dịch với công ty

 Sửa thông tin nhà cung cấp: Khi thông tin về nhà cung cấp có sự thay đổi, như số điện thoại, địa chỉ nhà hay là địa chỉ mail hay bất cứ một sự thay đổi nào xảy ra thì chức năng này sẽ thực hiện việc cập nhật những thay đổi đó

 Xoá thông tin nhà cung cấp: Xoá thông tin nhà cung cấp khi cần xoá

 Tìm kiếm thông tin nhà cung cấp: Chương trình có hỗ trợ chức năng tìm kiếm nhanh nhà cung cấp theo các tiêu chí như: Tên nhà cung cấp mã nhà cung cấp… có thể kết hợp nhiều tiêu chí để cho kết quả chính xác nhất

5 Quản lý kho hàng:

Chức năng này cho phép quản lý thông tin về người dùng hệ thống như:

Mã mặt hàng, tên mặt hàng, giá, …

 Thêm mặt hàng: cho phép thêm người sử dụng vào trong bảng cơ sở dữ liệu riêng về các loại hàng

 Sửa thông tin mặt hàng: Khi thông tin về một mặt hàng có sự thay đổi thì chức năng này sẽ thực hiện việc cập nhật những thay đổi đó

 Xoá thông tin mặt hàng: Xoá thông tin hàng cần xóa

6 Báo cáo thống kê:

Chức năng này cho phép người dùng tạo các báo cáo thống kê một cách nhanh nhất khi nhà quản lý có yêu cầu như:

 Báo cáo xuất, nhập, tồn: Lập báo về các hóa đơn bán, hóa đơn nhập theo ngày, tháng, quý… Đồng thời báo cáo về các mặt hàng còn tồn lại trong kho…

 Báo cáo doanh thu: Cho biết doanh thu của công ty sau một quá trình bán hàng…

II- MÔ HÌNH XỬ LÝ:

1- Biểu đồ phân cấp chức năng

QUẢN LÝ BÁN HÀNG

1-QL BÁN

HÀNG

2- QL NHẬP HÀNG

3- QL KHÁCH

5- QL KHO HÀNG

6- BÁO CÁO THỐNG KÊ

1.1- QL đơn

đặt hàng

1.2- QL HĐ

xuất

2.1- QL HĐ

3.2- Xóa

3.3- Sửa

5.2- Xóa 4.2- Xóa

5.3- Sửa 4.3- Sửa

6.1- BC Xuất- Nhập Tồn

6.2- BC doanh thu

6.3- Báo cáo

3.4-Tìm kiếm

4.4-Tìm

2- Các biểu đồ luồng dữ liệu

2.1-Biểu đồ dữ liệu mức ngữ cảnh:

HỆ THỐNG QUẢN LÝ VẬT TƯ

KHÁCH

HÀNG

NHÀ CUNG CẤP

TT y/c mua

Xác nhận thanh toán

TT y/c nhập

TT phản hồi

Xác nhận thanh toán

Hóa đơn

Hóa đơn

TT Phản hồi

1- Biểu đồ dữ liệu mức đỉnh:

NHÂN VIÊN

5 QL Kho Hang

3 QL Khách

hàng

3 QL Khách

hàng

4 QL Nhà cung cấp

4 QL Nhà cung cấp

HDNHAP

KHOHANG

T T y ê u c ầ u m u a

H Đ ơ n + D a n h s á c h v ậ t tư

T T p h ả n h ồ i

X á c n h ậ n m u a

H n h p + S vật tư

T T n h â n v iê n

T T P hả n hồi

T k hc h T p h n h n h ồ i

C ậ n t

T y ê c ầ

T p h n h ồ i

DONDH

HDXUAT

6 BC Thống kê

T T y ê u c ầ u

T T p h ả n h ồ i

2- Biểu đồ dữ liệu mức 1 của các chức năng

3.1 Quản lý bán hàng:

1.1.QL Đơn đặt hàng

1.2 QL Hóa đơn bán

KHÁCH HÀNG

HDXUAT

DONDH

KHOHANG

3.2 Quản lý nhập hàng:

2.1 Lập hóa đơn nhập

NHÂN VIÊN

T T p h ả n h ồ i

HDNHAP

T T y / c n h ậ p

3.3 Quản lý khách hàng:

3.1 Thêm

3.2 Sửa

3.3 Xóa

T h n tin y ê c ầ th ê m

TT yêu cầu sửa

T h ô n g t in y ê u c ầ u x ó a

T h ô n g tin c ậ p n h ậ t

Thông tin cập nhật

T h n tin c ậ n h t

T h n tin p h n h ồ i

TT phản hồi

T h ô n g t in p h ả n h ồ i

3.4 Tìm kiếm

T T t ì m k iế m

T m k i ế m

T k ế tq ả

3.4 Quản lý nhà cung cấp:

4.1 Thêm

4.2 Sửa

4.3 Xóa

T h n tin y ê c ầ th ê m

TT yêu cầu sửa

T h ô n g t in y ê u c ầ u x ó a

T h ô n g tin c ậ p n h ậ t

Thông tin cập nhật

T h n tin c ậ n h t

T h n t in h n h ồ i

TT phản hồi

T h ô n g t in p h ả n h ồ i

4.4 Tìm kiếm

T T t ì m k iế m

T m k i ế m

T k ế tqả

3.5 Quản lý Kho hàng:

5.1 Thêm

5.2 Sửa

5.3 Xóa

T h n tin y ê c ầ th ê m

TT yêu cầu sửa

T h ô n g t in y ê u c ầ u x ó a

T h ô n g tin c ậ p n h ậ t

Thông tin cập nhật

T h n tin c ậ n h t

T h n t in h n h ồ i

TT phản hồi

T h ô n g t in p h ả n h ồ i

5.4 Tìm kiếm

T h ô n g t i n p h ả n h ồ iT h ô n g t in t ì m k iế m

T h g i n m k i ế

3.6 Báo cáo thống kê:

6.1 Báo cáo Xuất

Nhập-Tồn

6.1 Báo cáo Xuất

Nhập-Tồn

6.2 Báo cáo

doanh thu

6.2 Báo cáo

doanh thu

NHÂN VIÊN

KHOHANG

HDXUAT

K ế t q u ảT T y ê u c ầ u

HDNHAP

K ế tqả

T y ê c ầ

T T yêu cầu

K ế t qu ả

6.3 Báo cáo khác

6.3 Báo cáo khác