BÁO CÁO PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THÔNG Chương trình quản lý cửa hàng bán điện thoại

IIKhảo sát hệ thống và phân tích hiện trạngriêng, các sản phẩm được bán ra từ quầy bán lẻ hay là được bán sỉ cho những khách hàng cần mua với số lượng nhiều hay là cho các đại lý buôn bá

ĐẠI HỌC NÔNG NGHIỆP HÀ NỘI

KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN

Giáo viên hướng dẫn: Lê Thị Nhung

Nhóm thực hiện:Nguyễn Quý Kiên

Hoàng Huy Luân Nguyễn Đức Việt

Hà Nội,2010

Quản Lý Bán Hàng Điện Thoại Di Động I)LỜI NÓI ĐẦU

Ngày nay, liên lạc là nhu cầu thiết yếu của cuộc sống, bên cạnh đó điện thoại đi động là công cụ đắc lực, vì thế ngày càng xuất hiện nhiều trung tâm mua bán điện thoại Trong đó các hoạt động như mua bán, trao đổi, sửa chữa, bảo hành, khuyến mại, giới thiệu…Đểđạt được thành công như vậy thì việc sử dụng những phần mềm để quản lý là điều không thể thiếu Có thể nói rằng, công tác quản lý chuyên nghiệp là một trong những yếu tố then chốt để dẫn tới thành công.Vì vậychúng em đã thực hiện bài tập lớn về “quản lý bán hàng điện thoại di động”.Do thiếu kinh nghiệm, nên có thể có nhiều thiếu sót, mong thầy thông cảm và châm trước

Chúng em xin chân thành cảm ơn!

II)Khảo sát hệ thống và phân tích hiện trạng

riêng, các sản phẩm được bán ra từ quầy (bán lẻ) hay là được bán

sỉ cho những khách hàng cần mua với số lượng nhiều hay là cho các đại lý buôn bán nhỏ,quản lý hoạt động của quầy ,báo cáo số lượng hàng bán được trong ngày ở các quầy ,lượng hàng bán được của công ty trong tháng ,kiểm tra được lượng hàng nào bán chạy loại hàng nào bán không chạy trong tháng

Cụ thể việc phân cấp quản lí từng bộ phận như sau:

 Cửa hàng trưởng :là người chịu trách nhiệm về hoạt động kinh doanh và kế hoạch thực hiện

 Bộ phận tư vấn khách hàng :là những nhân viên quan sát khách hàng để tư vấn khách hàng

 Bộ phận bán hàng :là những nhân viên trực tiếp bán hàng chokhách hàng tại quầy mà mình phụ trách Cuối mỗi ca phải kiểm tra lượng hàng bán được báo cáo và giao ca

 Bộ phận thu ngân:Để tính tiền khách hàng sau đó nhập dữ liệu vào máy tính

 Bộ phận quản lý: Phân tích số liệu của hai bộ phận bán hàng

và thu ngân Cân đối số lượng hàng hóa trên quầy và bán ra

để tìm ra sai xót giữa khâu này.Sau đó sẽ chuyển số liệu sang

bộ phận kế toán để tính doanh thu

 Thủ kho: quản lý công việc xuất nhập hàng hóa trong kho

 Bộ phận kế toán: phân tích số liệu xuất nhập hàng hóa sau mỗi tháng phải tổng kết lại doanh thu và báo cáo cho cửa hàng trưởng để có thể vạch ra kế hoạch mới cho công ty

 Bộ phận kỹ thuật: bao gồm bộ phận kiểm tra bảo hành các loại điện thoại cho khách hàng và bộ phận nghiên cứu thị trường để có thể biết được loại mặt hàng nào đang được ưa thích hiện tại để có thể có điều chỉnh hợp lý cho công ty Nhờ sự phân công như vậy mà công ty có thể phát hiện dể dàng sự sai xót các khâu với nhau.Việc mất mát hàng hóa và người có liên quan sẽ được phát hiện Do vậy công ty có thể phát triển hơn về nhiều mặt như việc tự giác và phong cách làm việc ở mỗi nhân viên trong công ty

Công ty nhận hàng từ nhà cung cấp thông qua một phiếu nhập ghi thông tin chi tiết về việc nhập hàng từ nhà cung cấp

- Hình thức thứ hai là hàng được xuất ra quầy để bán khi có sự yêucầu của bộ phận quản lý.Trong đó quầy là nơi trưng bày nhiều mặt hàng khác nhau của từng loại mặt hàng Nghĩa là một quầy thì có một loại đặt trưng cho quầy đó để việc quản lý được dể dàng hơn đồng thời còn giúp cho khách hàng có thể dể dàng tìm kiếm mặt hàng mà mình cần Tại mỗi quầy thì cómột nhân viên phụ trách quầy Nhân viên này có nhiệm vụ quản lý quầy của mình và có nhiệm vụ bán các mặt hàng trong quầy.Khi bán được mặt hàngnào thì nhân viên phải ghi lại thông tin các mặt hàng mình bán được để khi kết thúc ca trực của mình thì họ sẽ tổng kết lại có bao

nhiêu mặt hàng bán được và tồn lại trong quầy là bao nhiêu để báo cáo cho bộ phận quản lý thông qua phiếu giao ca:

Trong mỗi ca trực của các nhân viên phụ trách quầy thì bất cứ nhân viên nào cũng có thể đề nghị cấp hàng thêm cho quầy khi quầy đó đã hết mặt hàng nào đó hay là mặt hàng sắp hết bằng cách yêu cầu bộ phận quản lý thông qua phiếu xin cấp hàng như sau:

Nhân viên phụ trách quầy Sau khi nhận được phiếu xin cấp hàng từnhân viên phụ trách quầy thì bộ phân quản lý bán hàng kiểm tra lại

và thấy hợp lý thì họ sẽ yêu cầu quản lý kho xuất hàng ra cho

quầy.Mà hàng sẽ được xuất ra quầy thông qua phiếu xuất để có thểquản lý được số lượng xuất ra và mặt hàng nào được xuất như mẫusau:

Quản lý quầy Khi một khách hàng đã chọn được mặt hàng của mình thì nhân viên phụ trách quầy sẽ ghi lại thông tin khách hàng

và đặc điểm của loại mặt hàng đó vào phiếu thông tin khách hàng Sau đó phiếu này và mặt hàng tương ứng sẽ được chuyển sang bộ phận phận thu ngân Bộ phận thu ngân sẽ nhập mã số của mặt hàngvào máy thì máy sẽ in ra một phiếu.dựa vào phiếu đó nhân viên khác sẽ nhập mã số của phiếu đó vào máy tính sau đó máy sẽ in ra một hoá đơn cho khách hàng và giá của mặt hàng sẽ được ghi trên hoá đơn đó như mẫu sau:

Nhân viên thu ngân Khi đã tính tiền xong thì khách hàng sẽ nhận mặt hàng của mình và một phiéu bảo hành để xác định thời gian bảo hành và điều kiện bảo hành như sau:

Sau mỗi ngày làm việc thì bộ phận quản lý bàn hàng sẽ cập nhật tất

cả dữ liệu có liên quan từ kho,quầy,bộ phận thu ngân để xem có saixót không nếu không sai xót thì sẽ nhập vào cơ sỏ dử liệu của công

ty và cuối tháng thì sẻ tổng lết lại doanh thu của công ty trong tháng và báo cáo cho cửa hàng trưởng như phiếu báo cáo doanh thu sau:

Công Ty điện thoại di động

BÁO CÁO NHẬP XUẤT TỒN

Từ ngày …………đến ngày …………

số

Tên hàng

Tồn đầu kì

kì

Ghi chú Ngày … Tháng … Năm 200…

III)Phân tích yêu cầu

1 Yêu cầu chức năng:

1.1 Quản lí:

a Quản lí hàng nhập:

Nhập hàng theo đúng danh mục trong hoá đơn mua hàng

Hàng nhập được theo dõi dựa trên :mã hàng ,nhóm hàng,chủng loại hàng số lượng, đơn giá…

Số hàng nhận này có sự xác nhận của thủ kho và kế toán khi kiểm tra hàng thực nhập cho kho In báo cáo nhập hàng trong kì

Tổng hợp những phát sinh xuất nhập tồn trong kì

In báo cáo hàng tồn và giá trị tồn kho trong kì

In báo cáo thẻ kho từng mặt hàng

d Quản lí danh mục:

Cập nhật danh mục hàng hoá

Cập nhật danh mục nhà cung cấp

Cập nhật danh mục nhân viên

Xem danh sách các danh mục

1.2) Yêu cầu chức năng

Hệ thống có chức năng bảo mật và phần quyền

-Người sử dụng chương trình:đăng ký và phân quyền cho người sửdụng chương trình,giúp người quản lý có thể theo dõi,kiểm soát được chương trình

-Đổi password:người sử dụng có thế đổi mật mã để vào chương trình và sử dụng hệ thống dữ liệu

Cần phân chia khả năng truy cập dữ liệu nhập xuất cho từng nhóm người sử dụng để tránh việc điều chỉnh số liệu không thuộc phạm

vi quản lý của người sử dụng,dẫn đến việc khó kiểm soát số

liệu,làm sai lệch kết quả hệ thống cuối kỳ…

Phân tích hệ thống vẽ biểu đồ

1) Biểu đồ phân cấp chức năng

2) Biểu đồ luồng dữ liệu ngữ cảnh

Quản Lý Nhập

-Thêm -Sửa -Xóa -Thanh toán HD

Quản Lý Bán

-Đưa ra HD -Sửa TT -Cập Nhật -Thanh toán HD

QL Nhân Viên

-Thêm -Sửa -Xóa

QL Nhà Cung Cấp

-Thêm -Sửa -Xóa

Quản Lý Điện Thoại

QL Khách hàng

-Thêm -Sửa -Xóa

Tìm Kiếm

-Tìm TTHH -Thống

kê HN -Thống

3) Biểu Đồ Luồng Dữ Liệu Mức Đỉnh

Hệ thốn

g quản lý

Khách

hàng

Nhân viên

Nhà cung cấp

T.tin yêu cầu mua T.tin phản hồi

HĐ+danh sách hang,phiếu xuất T.tin thanh toán

T.tin yêu cầu nhập T.tin phản hồi

Danh sách hang,phiếu xuất T.tin thanh toán

Tìm Kiếm Thống Kê

Quản Lý Nhân Viên

T.T Hàng Hóa

Quản Lý Quầy

4) Biểu Đồ Luồng Dữ Liệu a) Quản Lý Nhập

b) Quản Lý Bán Hàng

c) Quản Lý Nhân Viên

Nhân Viên

T.tin K.hang sau khi thêm

Quản Lý Nhân Viên

Thêm

Nhân

Viên

Sửa Nhân Viên

Xóa Nhân Viên

T.tin yêu cấu thêm T.tin chấp nhận

T.tin yêu cấu xóa T.tin phản hồi

d) Quản Lý Khách Hàng

T.tin K.hang sau khi thêm

Quản Lý Khách Hàng

Thêm

khách

hàng

Sửa khách hàng

Xóa khách hàng

T.tin yêu cấu thêm T.tin chấp nhận

T.tin yêu cấu xóa T.tin phản hồi

e) Quản Lý Nhà Cung Cấp

f) Tìm Kiếm Và Thống Kê

T.tin nhà cung cấp sau khi thêm

Quản lý nhà cung cấp

Thêm

nhà

c.cấp

Sửa nhà cung cấp

Xóa nhà c.cấp

T.tin yêu cấu thêm T.tin chấp nhận

T.tin yêu cấu xóa T.tin phản hồi

g) Báo Cáo Thống Kê

Tìm Kiếm Và Thống Kê

Thống kê Hàng bán

Ban Quản Lý Thống Kê

Điện Thoại

Tìm Thông Tin Về Điện Thoại

C Phân tích hệ thống

1 Xác định thực thể

a Thực thể NCC: Là thực thể ứng với nhà cung cấp của công ty Các

thuộc tính của NCC:

MaNCC: mã nhà cung cấp,đây là thuộc tính khóa

TenNCC:Tên của nhà cung cấp

diachiNCC:địa chỉ nhà cung cấp

FaxNCC:số Fax nhà cung cấp

EmailNCC:Email của nhà cung cấp

b Thực thể PHIEUNHAP :Là thực thể ứng với phiếu nhập mặt hàng

của công ty Các thuộc tính của PHIEUNHAP:

MaPN: mã của phiếu nhập,đây là thuộc tính khóa

NgayNhap:ngày nhập mặt hàng của phiếu nhập

c Thực thể MATHANG: Là thực thể ứng với một sản phẩm của công

ty, Các thuộc tính của MATHANG:

MaMH: mã của mặt hàng,đây là thuộc tính khóa

TenMH:tên mặt hàng

Số IMEI:số imei của mặt hàng Ở đây phân biệt các sản phẩm khác nhau,ví dụ như hai mặt hàng N72 là hai MATHANG điện thoại khác nhau,nó được phân biệt bằng thuộc tính MaMH,nhưng nó nằm trong cùng một NHOMMATHANG đó là N72 mà ta sẽ khảo sát

Mah:

TGbaohanh:thời gian bảo hành

Soluong:số lượng

d Thực thể PHIEUXUAT :Là thực thể ứng với phiếu xuất mặt hàng

của công ty Các thuộc tính của PHIEUXUAT:

MaPX: mã phiếu xuất,đây là thuộc tính khóa

NgayXuat:ngày xuất mặt hàng từ kho ra quầy

MaNV:mã nhân viên làm phiếu

e Thực thể NHANVIEN:Là thực thể ứng với nhân viên của công ty

Các thuộc tính của NHANVIEN:

MaNV: mã nhân viên,đây là thuộc tính khóa

TenNV:họ tên của nhân viên

DiaChiNV:địa chỉ của nhân viên

GioiTinh:giới tính nhân viên

DienThoaiNV:số điện thoại của nhân viên

NgaySinh:ngày sinh của nhân viên

f Thực thể KHACHHANG :Là thực thể ứng với khách hàng của công

ty Các thuộc tính của KHACHHANG:

MaKH: mã khách hàng,đây là thuộc tính khóa

TenKH:họ tên của khách hàng

DienThoaiKH:số điện thoại của khách hàng

MaBH: mã bảo hành,đây là thuộc tính khóa

TGianBH:thời gian bảo hành