Quản lý vật tư và bán hàng trực tuyến của công ty cổ phần cơ khí H&T

- Quyết định phương hướng kế hoạch, dự án sản xuất – kinh doanh và các chủ trương lớn của công ty.. - Quyết định việc thành lập mới, sáp nhập hay giải thể các đơn vị sản xuất – kinh doa

LỜI NÓI ĐẦU

Trong thời đại ngày nay - thời đại bùng nổ của máy tính, đặc biệt là ngành công nghệ thông tin - việc chúng ta đưa máy tính vào ứng dụng trong các nhà máy, xí nghiệp, công ty… để dần dần thay thế con người sẽ là điều tất yếu Cơ sở dữ liệu là một trong những chuyên ngành được mọi người quan tâm nhiều nhất trong ngành công nghệ thông tin cũng như trong khoa học về máy tính Chúng ta hãy vận dụng những kiến thức của mình trong quá trình học và nghiên cứu cơ sở dữ liệu để phân tích và thiết kế quản l ý vật tư của công ty cơ khí

Bài toán sẽ giúp cho việc cài đặt hệ thống một cách chính xác Từ đó giải quyết các mối quan hệ giữa người phân tích và người yêu cầu thiết kế hệ thống Giúp cho việc quản lý dễ dàng hơn, nhanh chóng hơn Từ những thuận lợi trên, trong thời gian làm bài, em đã sử dụng kiến thức ít ỏi của mình để tìm hiểu và phân tích bài toán quản

l ý vật tư của công ty cổ phần cơ khí H&T Tuy nhiên, nó chỉ mang tính thực nghiệm để học hỏi Do vậy, mô hình còn có nhiều khiếm khuyết Mong các thầy cô giáo và các bạn đóng góp ý kiến giúp em hoàn thành tốt những mô hình thiết kế và chương trình này

Em xin chân thành cảm ơn thầy Nguyễn Hữu Trọng đã hết lòng giảng dạy và chỉ bảo em một cách nhiệt tình, để em có những kết quả này

Sinh viên thực hiện:

Nguyễn Gia Khiêm

NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

MỤC LỤC

LỜI NÓI ĐẦU 1

ĐẶC TẢ 4

MÔ HÌNH QUAN NIỆM DỮ LIỆU 17

MÔ HÌNH TỔ CHỨC DỮ LIỆU 18

MÔ HÌNH VẬT LÝ DỮ LIỆU 21

MÔ HÌNH THÔNG LƯỢNG 28

MÔ HÌNH QUAN NIỆM XỬ LÝ 29

MÔ HÌNH TỔ CHỨC XỬ LÝ 35

GIỚI THIỆU VÀ HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG CHƯƠNG TRÌNH 36

TỔNG KẾT 40

ĐẶC TẢ NHIỆM VỤ, MỤC TIÊU, KHẢO SÁT BÀI TOÁN QUẢN LÝ VẬT TƯ VÀ BÁN HÀNG TRỰC TUYẾN CỦA CÔNG

TY CƠ KHÍ H&T

I NHIỆM VỤ VÀ MỤC TIÊU CỦA BÀI TOÁN:

1 Nhiệm vụ chung của bài toán:

- Tìm hiểu cơ cấu tổ chức của công ty H&T

- Khảo sát tình hình thực tế của công ty H&T

- Tìm hiểu quy trình quản lý vật tư tại công ty H&T

- Xây dựng mô hình bán hàng trực tuyến

- Áp dụng kiến thức về cơ sở dữ liệu và phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản l ý để xây dựng mô hình quản lý phù hợp, đúng nguyên tắc

2 Mục tiêu của bài toán:

Phân tích thiết kế hệ thống một cách chính xác, tối ưu; đưa ra các mô hình dữ liệu và mô hình xử lý một cách phù hợp

II KHẢO SÁT BÀI TOÁN:

1 Vài nét về công ty H&T:

- Địa chỉ công ty H&T: 326/10 Lê Hồng Phong – Nha Trang

- Giám đốc: Thiều Quang Mão

- Công ty có 1 kho và 1 xưởng sản xuất

- Được thành lập ngày 29/06/2003 theo quyết định số 1826/QĐ/BNN – TCCB của Bộ Nông Nghiệp Và Phát Triển Nông Thôn Công ty chính thức đi vào hoạt động ngày 11/09/2003 theo giấy phép kinh doanh số 3703000111 do Sở Kế Hoạch Đầu Tư tỉnh Khánh Hòa cấp

- Công ty chuyên thiết kế, chế tạo, lắp đặt, cung cấp các loại máy móc, thiết bị phục vụ cho nông nghiệp

2 Cơ cấu tổ chức và nhiệm vụ của các phòng ban ở công ty H&T:

- Công ty bao gồm các phòng ban:

+ Ban giám đốc

+ Phòng kinh doanh + Phòng thiết bị vật tư

- Là chủ tài khoản của công ty

- Trực tiếp ký các hợp đồng kinh tế với khách hàng, phê chuẩn quyết toán

của các đơn vị trực thuộc và duyệt tổng quyết toán của công ty

- Quyết định phương hướng kế hoạch, dự án sản xuất – kinh doanh và

các chủ trương lớn của công ty

- Quyết định hợp tác đầu tư, liên doanh kinh tế của công ty, kế hoạch mở rộng kinh doanh trên cơ sở sử dụng tối ưu mọi nguồn lực mà công ty có

và tự huy động phù hợp với nhu cầu thị trường

- Quyết định các vấn đề tổ chức điều hành để đảm bảo hiệu quả cao

- Quyết định việc phân chia lợi nhuận, phân phối lợi nhuận, vào các quỹ của công ty

- Quyết định việc mua vật tư, trang thiết bị, công cụ, linh kiện, nhiên liệu

- Quyết định việc chuyển nhượng, mua bán, cầm cố các loại tài sản chung của công ty theo quy định của nhà nước

- Quyết định việc thành lập mới, sáp nhập hay giải thể các đơn vị sản xuất – kinh doanh thuộc nguồn vốn đầu tư của công ty

- Quyết định việc đề bạt, bổ nhiệm, bổ nhiệm lại, luân chuyển, miễn nhiệm các nhân viên trong công ty

- Quyết định cung cấp cho các tổ sản xuất các loại vật tư đặc chủng và có giá trị cao

- Tổ chức thanh tra và xử lý các vi phạm của công ty

- Chỉ định trực tiếp các phòng, cá nhân thực hiện các nhiệm vụ

 Phòng kinh doanh :

- Khảo sát thị trường, xử lý thông tin

- Tham mưu cho giám đốc về công tác tiếp thị thị trường

- Lập các đơn đặt hàng cho công ty

- Kiểm tra và tổng hợp tình hình trong quá trình thực hiện kế hoạch

kinh doanh của công ty

- Lập kế hoạch sản xuất cho các tổ sản xuất

- Kết hợp với phòng thiết bị vật tư tìm kiếm nguồn hàng đảm bảo tốt, rẻ

góp phần hạ giá thành sản phẩm

 Phòng thiết bị vật tư :

- Kết hợp với phòng kinh doanh tìm kiếm nguồn hàng đảm bảo tốt rẻ góp phần hạ giá thành sản phẩm

- Kiểm tra chất lượng vật tư, linh kiện, công cụ trước khi nhập vào kho

- Cung ứng vật tư cho các tổ sản xuất

- Cung ứng vật tư theo lệnh của giám đốc đối với những vật tư đặc chủng, có giá thành cao

- Nắm vững thông tin giá cả vật tư tại thời điểm hiện tại phục vụ cho công tác định giá sản phẩm

- Nắm chắc tình hình vật tư tồn đọng vật tư để tham mưu cho giám đốc lập kế hoạch đặt vật tư mới

- Thực hiện kiểm kê tồn kho 6 tháng hoặc 1 năm

- Tham mưu cho giám đốc nhập thêm hoặc nhập mới vật tư

- Tham mưu cho giám đốc việc khai thác thiết bị, kế hoạch đầu tư thiết

bị, thanh lý thiết bị cũ, hỏng hoặc sử dụng kém hiệu quả

 Phòng kế toán :

- Quản lý toàn bộ vốn, nguồn vốn, quỹ trong toàn công ty

- Tổng hợp báo cáo tài chính, kết quả kinh doanh

- Lập báo cáo thống kê

- Lập và quản lý kế hoạch tài chính kế toán theo kế hoạch sản xuất kinh doanh tháng, quý, năm của công ty

- Phản ánh chính xác, kịp thời kết quả sản xuất kinh doanh hàng quý để giúp giám đốc nắm được tình hình sản xuất kinh doanh của công ty, chỉ

ra những mặt yếu kém trong công tác quản lý kinh tế cho công ty

- Theo dõi và trả lương cho nhân viên tại công ty

- Theo dõi các khoản trích theo lương cho cán bộ công nhân viên theo đúng chế độ cũng như việc thanh các khoản trợ cấp, bảo hiểm xã hội cho người lao động trong công ty đồng thời chịu trách nhiệm thanh toán các khoản công nợ

- Thanh toán cho các đối tác và vay vốn của các tổ chức tín dụng

- Theo dõi sự biến động, tình hình nhập, xuất, tồn của các vật tư

- Theo dõi tình hình biến động của tài sản cố định, tính và khấu hao tài sản cố định cho các đối tượng sử dụng theo đúng chế độ

 Phòng tổ chức nhân sự :

- Tham mưu cho giám đốc về tổ chức bộ máy sản xuất- kinh doanh và

bố trí nhân sự phù hợp với yêu cầu sản xuất và phát triển của công ty

- Giải quyết thủ tục về chế độ tuyển dụng, thôi việc, bổ nhiệm, bãi nhiệm, kỷ luật, khen thưởng, nâng lương, nghỉ chế độ, bảo hiểm xã hội

- Quản lý hồ sơ lý lịch nhân viên toàn công ty

- Xây dựng kế hoạch, chương trình đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ cho cán bộ công nhân viên toàn công ty

 Phòng kĩ thuật :

- Kiểm tra chất lượng thiết bị trước khi đưa vào sử dụng

- Hướng dẫn, kiểm tra các đơn vị khai thác các thiết bị đúng quy trình

- Nghiên cứu cải tiến các thiết bị, dụng cụ sản xuất, ứng dụng vào sản xuất nhằm tăng năng suất lao động, tăng thời gian sử dụng trang thiết

- Vẽ các bản vẽ kĩ thuật cho các sản phẩm mới hoặc các sản phẩm có điều chỉnh về kết cấu

III ĐẶC TẢ BÀI TOÁN:

1.Các đối tượng cần quản lý:

a) Vật tư:

Mỗi vật tư được quản lý các thông tin sau:

- Tên vật tư

- Số lượng vật tư tồn tối thiểu

- Số lượng vật tư tồn tối đa

- Đơn vị tính của vật tư

- Ngân hàng tương ứng với số tài khoản đó

- Người đại diện:

Họ và tên người đại diện Số điện thoại người đại diện

- Họ và tên người giao hàng

- Danh sách các vật tư mà nhà cung cấp này có thể cung cấp

c) Tài khoản đăng nhập:

Mỗi tài khoản đăng nhập được quản lý các thông sau:

- Tên đăng nhập

- Mật khẩu

- Quyền truy cập d) Nhân viên:

Mỗi nhân viên được quản lý các thông tin sau:

- Họ nhân viên

- Tên nhân viên

- Tài khoản đăng nhập

Mỗi loại sản phẩm quản lý các thông tin sau:

- Tên loại sản phẩm

Bước 1: Lập Kế Hoạch Sản Xuất

Ban Giám đốc sẽ gửi cho Phòng Thiết Bị Vật Tư và Tổ Sản Xuất Kế Hoạch Sản Xuất Mỗi bảng Kế Hoạch Sản Xuất quản lý các thông

tin sau:

- Sản phẩm

- Số lượng

- Ngày hoàn thành kế hoạch

Bước 2: Lập Giấy Đề Nghị Mua Vật Tư

Phòng Thiết Bị Vật Tư lập Giấy Đề Nghị Mua Vật Tư Mỗi Giấy Đề

Nghị Mua Vật Tư quản lý các thông tin sau:

- Vật tư

- Số lượng

- Nhà cung cấp

- Ngày lập

Bước 3: Duyệt Giấy Đề Nghị Mua Vật Tư

Ban Giám Đốc duyệt Giấy Đề Nghị Mua Vật Tư

Bước 4: Nhận Bảng Báo Giá

Các Nhà Cung Cấp sẽ gửi đến phòng Kinh Doanh Bảng Báo Giá vật tư Mỗi Bảng Báo Giá vật tư quản lý các thông tin sau:

Phòng Kinh Doanh lập Đơn Đặt Hàng rồi gửi cho Ban Giám Đốc duyệt

và gửi cho Nhà Cung Cấp Mỗi Đơn Đặt Hàng quản lý các thông tin sau:

Bước 6: Nhận Hóa Đơn Kiêm Phiếu Xuất Kho

Phòng Kế Toán nhận Hóa Đơn Kiêm Phiếu Xuất Kho từ Nhà Cung Cấp Mỗi Hóa Đơn Kiêm Phiếu Xuất Kho quản lý các thông tin sau:

- Vật tư

- Số lượng vật tư

- Giá vật tư

- Nhà cung cấp

- Ngày lập hóa đơn

Bước 7: Lập Phiếu Nhập Kho

Khi vật tư được chở đến kho, phòng kế toán lập Phiếu Nhập Kho Mỗi

Phiếu Nhập Kho quản lý các thông tin sau:

- Vật tư

- Số lượng thực nhập

- Ngày lập phiếu nhập

- Nhân viên lập phiếu nhập

- Họ và tên người giao hàng

- Nhân viên nhập

3.Quy trình thu hồi vật tư:

- Lập Phiếu Thu Hồi Vật Tư:

Hàng quý, công ty sẽ yêu cầu các tổ sản xuất mang vật tư dư thừa lên kho

để Bộ Phận Kho tiến hành nhập lại kho và ghi vào Phiếu Thu Hồi Vật Tư rồi gửi cho Phòng Kế Toán Phiếu Thu Hồi Vật Tư gồm các thông tin sau:

- Vật tư

- Số lượng thu hồi

- Ngày thu hồi

- Nhân viên giao vật tư

- Nhân viên lập phiếu thu hồi

4.Quy trình xuất vật tư:

- Lập Phiếu Xuất Kho

Khi nhận được Kế Hoạch Sản Xuất, Phòng Thiết Bị Vật Tư sẽ tiến hành lập Phiếu Xuất Kho để xuất Vật Tư cho Tổ Sản Xuất và gửi phiếu xuất kho về cho Phòng Kế Toán Mỗi Phiếu Xuất Kho quản lý các thông tin sau:

- Vật tư

- Số lượng xuất theo chứng từ

- Số lượng thực xuất

- Ngày lập phiếu xuất

- Nhân viên lập phiếu xuất

- Nhân viên nhận

- Nhân viên xuất

- Lý do

5.Quy trình xuất bổ sung vật tư:

Bước 1: Lập phiếu yêu cầu xuất bổ sung Vật Tư

Khi phát sinh nhu cầu Vật Tư do quá trình sản xuất, Tổ Sản Xuất sẽ lập Phiếu Yêu Cầu Vật Tư Mỗi Phiếu Yêu Cầu Vật Tư quản lý các thông tin

sau:

- Vật tư

- Số lượng VT yêu cầu

- Nhân viên yêu cầu vật tư

- Ngày lập phiếu yêu cầu vật tư

- Lý do

Bước 2: Lập Phiếu Xuất Kho

Sau đó, Phòng Thiết Bị Vật Tư sẽ lập Phiếu Xuất Kho để tiến hành xuất Vật Tư cho Tổ Sản Xuất

6 Quy trình mua hàng trực tuyến:

Bước 1: Lập Phiếu Đặt Hàng

Khi Khách Hàng thăm trang Web và muốn đặt mua Sản Phẩm của công

ty, Khách Hàng có thể đặt mua hàng trực tuyến Trước tiên Khách Hàng chọn các Sản Phẩm muốn mua Sau đó lập Phiếu Đặt Hàng với các thông tin sau:

- Khách hàng

- Sản phẩm

- Số lượng SP

- Ngày lập PĐH

- Ngày giao hàng theo PĐH

Bước 2: Thanh Toán

Tiếp đến Khách Hàng chọn hình thức thanh toán và thanh toán cho công

ty Công ty sẽ tiến hành liên hệ với Khách Hàng để có những thông tin cụ thể hơn Sau khi Sản Phẩm hoàn thành, Sản Phẩm sẽ được chuyển đến cho Khách Hàng

Bước 3: Hỗ Trợ Khách Hàng

Khi Khách Hàng gặp bất cứ vấn đề gì liên quan đến Sản Phẩm mà công

ty có sản xuất, Khách Hàng có thể nhờ công ty tư vấn giúp đỡ thông qua Phiếu Hỗ Trợ Khách Hàng gồm các thông tin sau:

- Tài khoản đăng nhập

- Tóm tắt câu hỏi

- Nội dung câu hỏi

- Ngày lập phiếu

- Nội dung câu trả lời

7.Quy trình báo cáo số lượng tồn và thống kê vật tư:

- Lập Báo Cáo Tồn Kho và Bảng Thống Kê

Hàng ngày, Phòng Thiết Bị Vật Tư sẽ lập Báo Cáo Tồn Kho Ngoài ra, hàng quý, sẽ tiến hành thống kê kho dưới sự giám sát của thủ kho, kế toán trưởng, giám đốc, trưởng phòng thiết bị vật tư để làm căn cứ xác định trách nhiệm trong việc bảo quản, xử lý vật tư thừa, thiếu và ghi vào Bảng thống kê

MÔ HÌNH TỔ CHỨC DỮ LIỆU

1 TỈNH (Mã Tỉnh, Tên Tỉnh)

2 HUYỆN (Mã Huyện, Tên Huyện, Mã Tỉnh)

3 ĐƯỜNG (Mã Đường, Tên Đường)

4 NGÂN HÀNG ( Mã Ngân Hàng, Tên Ngân Hàng)

5 NHÀ CUNG CẤP (Mã NCC, Tên NCC, Sđt NCC, Số fax NCC, Số nhà

NCC, Số tài khoản, Họ và tên người đại diện, SĐT người đại diện, Họ và tên

người giao hàng, Mã Ngân Hàng, Mã Đường, Mã Huyện)

6 ĐƠN VỊ TÍNH (Mã ĐVT, Tên ĐVT)

7 NHÀ SẢN XUẤT (Mã NSX, Tên NSX)

8 LOẠI VẬT TƯ ( Mã LVT, Tên LVT)

9 VẬT TƯ (Mã VT, Tên VT, Số Lượng VT Tồn TT, Số Lượng VT Tồn TĐ,

Mã ĐVT, Mã LVT, Mã NSX)

10 ĐƠN VỊ CÔNG TÁC (Mã ĐVCT, Tên ĐVCT)

11 CHỨC VỤ (Mã CV, Tên CV)

12 QUYỀN TRUY CẬP (Mã QTC, Tên QTC)

13 TÀI KHOẢN ĐĂNG NHẬP (Tên Đăng Nhập, Mật Khẩu, Mã QTC)

14 NHÂN VIÊN (Mã NV, Họ Nhân Viên, Tên Nhân Viên)

15 NV_CV (Mã NV, Mã CV, Ngày Bắt Đầu Giữ Chức Vụ)

16 NV_ĐVCT (Mã NV, Mã ĐVCT, Ngày Bắt Đầu Công Tác)

22 SẢN PHẨM (Mã SP, Tên SP, Số công, Mô tả chung, Mô tả chi tiết, Hạn bảo

hành, Hình Ảnh Mã LSP, Mã ĐVT)

23 BĐ GIÁ (Ngày, Mã SP, Giá SP)

24 PHIẾU ĐẶT HÀNG (Mã PĐH, Ngày Lập PĐH, Ngày giao hàng theo PĐH,

Mã KH)

25 ĐẶT HÀNG (Mã PĐH, Mã SP, Số Lượng SP)

26 PHIẾU HỖ TRỢ KHÁCH HÀNG (Mã Phiếu HTKH, Ngày Lập Phiếu, Tóm

Tắt Câu Hỏi, Nd Câu Hỏi, Nd Câu Trả Lời, Tên Đăng Nhập)

27 SP_VT (Mã SP, Mã VT)

28 NCC_VT (Mã NCC, Mã VT)

29 KẾ HOẠCH SẢN XUẤT ( Mã KHSX, Ngày Lập KH, Ngày Hoàn Thành

KH)

30 CHI TIẾT KHSX ( Mã KHSX, Mã SP, Số Lượng SP)

31 GIẤY ĐỀ NGHỊ MUA VT (Mã GĐNMVT, Ngày Lập GĐNMVT)

32 ĐỀ NGHỊ MUA VT (Mã GĐNMVT, Mã VT, Mã NCC, Số Lượng VT)

33 BẢNG BÁO GIÁ (Mã BBG, Ngày Báo Giá, Mã NCC)

34 BÁO GIÁ (Mã BBG, Mã VT, Giá VT)

35 ĐƠN ĐẶT HÀNG (Mã ĐĐH, Ngày Đặt Hàng, Ngày Giao Hàng Theo ĐĐH,

Mã NCC)

36 ĐẶT VẬT TƯ (Mã ĐĐH, Mã VT, Số Lượng Đặt Hàng, Đơn Giá)

37 HÓA ĐƠN KIÊM PHIẾU XUẤT (Mã HĐ, Ngày Lập Hóa Đơn)

38 CHI TIẾT HĐKPX (Mã HĐ, Mã ĐĐH, Mã VT, Số Lượng VT, Giá VT)

39 PHIẾU NHẬP KHO (Mã PN, Ngày Lập PN, Họ Tên Người Giao, Mã NV

lập, Mã NV nhập)

40 NHẬP VT ( Mã PN, Mã VT, Số Lượng Thực Nhập)

41 LÝ DO (Mã Lý Do, Tên Lý Do)

42 PHIẾU YÊU CẦU (Mã PYC, Ngày Lập PYC, Mã NV Yêu Cầu, Mã Lý Do)

43 CHI TIẾT PYC (Mã PYC, Mã VT, SL Yêu Cầu)

44 PHIẾU XUẤT KHO (Mã PX, Ngày Lập PX, Mã Lý Do, Mã NV lập PX, Mã

NV nhận, Mã NV xuất)

45 XUẤT VẬT TƯ ( Mã PX , Mã VT, SL Xuất Theo Chứng Từ, SL Thực Xuất)

46 PHIẾU THU HỒI VT (Mã Phiếu THVT, Ngày Thu Hồi, Mã NV Thu Hồi,

Mã NV Giao)

47 THU HỒI VT (Mã Phiếu THVT, Mã VT, Số Lượng VT Thu Hồi)