TRIỂN KHAI ERP CHO CÔNG TY VINACOMM, GIẢI PHÁP KHO VÀ GIẢI PHÁP CHẤM CÔNG NHÂN VIÊN

- Giai đoạn 4: Ứng dụng tin học mức chiến lược: Ở giai đoạn này doanh nghiệp đã ứng dụng CNTT vào điều hành hoạt động của mình một cách trực tuyến với cácgiải pháp toàn diện cho tất cả c

ĐỀ TÀI: TRIỂN KHAI ERP CHO CÔNG TY VINACOMM, GIẢI PHÁP KHO VÀ GIẢI PHÁP CHẤM CÔNG NHÂN VIÊN

GVHD: Th.S Phan Văn Viên

MỤC LỤC

Thông tin giữa các bộ phận này luôn đòi hỏi có mối quan hệ mật thiết với nhau tạo thành một thể thông

tin thống nhất đảm bảo vận hành tối ưu nhất doanh nghiệp 14

1.3- Thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin trong công ty VINACOMM 14

1.3.1- Các giai đoạn đầu tư công nghệ thông tin của doanh nghiệp 14

1.4- Nhu cầu công nghệ thông tin của các doanh nghiệp trong thực hiện các giải pháp 18

CHƯƠNG 2 CÁC KHÁI NIỆM CƠ BẢN 19

2.1- Cơ sở khoa học của đề tài: 20

2.1.1- Khoa học quản lý nguồn lực doanh nghiệp: 20

2.1.2- Hoạch định nguồn lực và phát triển doanh nghiệp: 21

2.1.3- Hệ thống thông tin nguồn lực doanh nghiệp: 23

2.2- Các khái niệm cơ bản 26

2.2.1- Nguồn lực doanh nghiệp: 26

2.2.2- Tài nguyên doanh nghiệp: 27

2.2.3- Hoạch định doanh nghiệp: 28

2.2.4- Hệ thống quản trị doanh nghiệp: 28

2.2.5- Hệ thống ERP (Enterprise Resource Planning): 29

2.2.6 Các khái niệm cơ bản của ERP : 31

2.2.7 Các chức năng của hệ thống ERP: 34

3.2.1 Giải pháp quản trị đặt hàng: 38

3.2.2 Giải pháp quản trị bán hàng: 40

3.2.3 Giải pháp quản trị tài sản cố định: 44

3.2.4 Giải pháp quản trị kho: 46

3.2.5 Giải pháp quản lý nhân sự, chấm công nhân viên: 50

3.3 Đánh giá giải pháp ERP đề ra 58

3.3.1 Những lợi ích khi thực hiện giải pháp đem lại: 58

3.3.2 Tiềm năng thị trường và tiềm năng phát triển của giải pháp: 59

KẾT LUẬN 60

PHẦN I: GIẢI PHÁP KHO VÀ GIẢI PHÁP CHẤM CÔNG NHÂN VIÊN

I Giải Pháp Kho Cho Doanh Nghiệp

- Các kho và phân khu vực kho, quản lý nhiều kho

- Các sản phẩm tồn kho quy đổi theo nhiều đơn vị đo (ví dụ: kilogam và hộp)

- Các thuộc tính sản phẩm trong kho (màu, kích cỡ, mô tả chất lượng, )

- Lô và mã số.

- In tem nhãn, mã vạch (EAN, UPC, UCC, )

- Quản lý hàng theo đóng gói

- Quản lý việc bổ sung hàng trong kho

- Truy vết theo sản phẩm

- Vận chuyển giữa các kho

- Báo cáo di chuyển hàng, tracking, tồn, nhập/xuất, hết hạn, vị trí trong kho,…Lập báo cáo riêng theo yêu cầu

- Những chiến lược tịnh kho (phù hợp với kho, với quy tắc ưu tiên thời hạn, vịtrí, v.v.)

- Kiểm kho thực tế, lập kế hoạch kiểm kho, kiểm kho liên tục

- Các báo cáo về việc di chuyển, theo dõi, kho, hàng chuyển đến/hàng rời đi,hàng hết hạn, kiểm kê, vị trí trong kho,

- Các báo cáo theo yêu cầu

2 Sơ đồ Quản Trị Kho

Hình 1.1- Sơ đồ quản trị kho

Quản trị kho không đơn thuần kiểm soát nhập xuất tồn mà còn ….

- Xây dựng bộ danh điểm thống nhất trong toàn hệ thống

- Kiểm soát đa đơn vị tính, kích thước trọng lượng, barcode, thời hạn sử dụng,không gian kho

- Kiểm soát theo lô

- Tính toán các loại giá trị tồn kho, giá chi phí nhập kho

- Kiểm soát các Serial, Partnumber cho bảo hành sửa chữa

- Kiểm soát các mặt hàng có cấu trúc ( BOM )

- Tính toán nhu cầu mua hàng, lượng đặt hàng kinh tế

3- Chi tiết giải pháp Quản trị kho

Giải pháp ERP về quản trị kho phải đạt được các mục tiêu cơ bản sau đây:

a Xây dựng bộ danh điểm thống nhất trong toàn hệ thống

Mục tiêu này đảm bảo tính thống nhất chung cho toàn bộ hệ thống Mỗi một vật

tư trong cùng hệ thống có một danh điểm riêng đảm bảo kiểm soát vật tư một cáchthống nhất giữa tất cả các kho của các đơn vị trong một tổng công ty Điều này rấtquan trọng bởi một công ty hệ thống danh điểm vật tư rất lớn, nếu không quản lý chặtchẽ và thống nhất trên toàn hệ thống thì khi muốn biết tình trọng xuất nhập tồn, đơngiá một vật tư sẽ tốn kém rất nhiều thời gian chi phí mà độ chính xác không cao ảnhhưởng nhiều đến tiến độ sản xuất của công ty trong bối cảnh thị trường cạnh tranhhiện nay

Hiện nay các công ty Việt Nam rất quan tâm đến kiểm soát hàng hoá bán ra tại

hệ thống phân phối của mình tại mỗi thời điểm nên việc mỗi hàng hoá sản xuất rađược nhập kho ngoài các thông tin trên còn có một thông tin quan trọng cần quản lý

đó là mã số mã vạch được đánh cho mỗi loại hàng hoá

c Kiểm soát theo lô

Ngoài các thông tin cần quản lý trên thì đặc điểm của các công ty là vật tưthường nhập theo lô lớn nên cần quản lý chi tiết theo lô đảm bảo theo dõi được luồngvật tư luân chuyển trong quá trình sản xuất kinh doanh.

d Tính toán các loại giá trị tồn kho, giá chi phí nhập kho

Tại mỗi thời điểm hệ thống sẽ đưa ra được giá trị tồn kho của mỗi vật tư tại mỗikho và tại toàn công ty Điều đó giúp cho công ty lập được kế hoạch sản xuất và kinhdoanh đồng thời chủ động trong các đơn hàng của mình, chủ động được đầu vào sảnxuất, và đầu ra cho hệ thống phân phối

Hệ thống kiểm soát chính xác xuất nhập tồn số lượng và giá trị từng danh điểmvật tư và hỗ trợ đưa ra các chi phí cho từng vật tư đồng thời hỗ trợ tính giá xuất vật tưtheo ba phương pháp chính:

+ Nhập trước xuất trước

+ Nhập sau xuất trước

+ Bình quân gia quyền

e Kiểm soát các Serial, Partnumber cho bảo hành sửa chữa

Mỗi danh điểm vật tư đều được quản lý chặt chẽ các Serial, Partnumber và khi

đó bộ phận bảo hành sửa chữa sẽ căn cứ vào đó để lên các kế hoạch bảo hành sửachữa

g Tính toán nhu cầu mua hàng, lượng đặt hàng kinh tế

Ngoài kiểm soát được xuất nhập tồn theo từng kho, từng công ty và theo tổngcông ty về số lượng và giá trị hệ thống còn kiểm soát được chi phí nhập kho, chi phílưu kho để từ đó làm đầu vào cho bài toán tối ưu dự trữ nguyên vật liệu đầu vào phục

vụ sản xuất Hệ thống sử dụng một số mô hình tối ưu dự trữ hướng quản trị kho tối ưu

giá trị lưu trữ một cách phù hợp nhất Mỗi danh điểm vật tư khi đó có một khoảng sốlượng và giá trị lưu trữ đảm bảo an toàn sản xuất và tối thiểu hoá chi phí Ngoài ra hệthống sẽ đảm bảo tối ưu được tính toán nhu cầu mua hàng theo từng thời điểm, từngđơn hàng theo số lượng đặt hàng tối ưu nhất.

h

Các báo cáo quản trị

Hệ thống ERP có các báo cáo chi tiết và tổng hợp phục vụ các nghiệp vụ vàquản trị tại từng kho và theo tổng công ty tại từng thời điểm: Báo cáo chi tiết nhập vậttư; Báo cáo tổng hợp nhập vật tư; Báo cáo chi tiết xuất vật tư; Báo cáo tổng hợp nhậpvật tư; Báo cáo chi tiết xuất nhập tồn vật tư; Báo cáo tổng hợp xuất nhập tồn vật tư;Báo cáo tồn vật tư; Báo cáo sửa chữa bảo dưỡng vật tư; Hoá đơn xuất nhập vật tư chitiết; Báo cáo chi tiết kết chuyển vật tư sang sổ cái kế toán…

II Giải Pháp Chấm Công Quản Lý Nhân Viên

- Vậy giải pháp đề ra là phải có một hệ thống hoàn toàn đáng tin cậy

- Tiết kiện thời gian, nhanh, khách quan, bảo mật cao và không cần tốn nhiềungười để quản lý

2- Giải pháp chấm công và kiểm soát vào ra bằng vân tay.

Giám sát và quản lý thời gian làm việc của nhân viên là một trong các khâuquan trọng nhất của việc quản lý nhân sự tại bất kỳ doanh nghiệp nào Vân tay là đặcđiểm sinh trắc học đặc thù và luôn đi kèm với mỗi người Vân tay không thể bị trùng,không thể bị “quên” và đặc biệt không thể làm “giả” Công nghệ nhận dạng vân tayđang ngày càng phát triển và được ứng dụng rộng rãi trong công tác quản lý: Quản lýxuất nhập cảnh, quản lý công dân và cụ thể hơn là quản lý nhân viên, quản lý giờ côngthực tế của nhân viên.

“Thiết bị kiểm soát vào - ra kiêm chấm công tích hợp chức năng tự động tínhtiền lương hàng tháng” sử dụng công nghệ nhận dạng vân tay : cung cấp một giải phápchấm công, tính tiền lương nhân viên toàn diện, phù hợp với nhiều mô hình quản lýkhác nhau, giúp nâng cao hiệu quả quản lý, hiệu suất lao động, tạo môi trường làmviệc chuyên nghiệp, tăng tính tự giác chấp hành kỷ luật lao động của nhân viên đồngthời giảm thiểu thời gian trong công việc quản lý Máy kiểm soát ra vào ghi nhận thờigian ra vào của từng nhân viên Hệ thống xử lý sẽ lập các báo cáo, hoặc liên kết vớiphần chấm công để đưa ra bảng lương chính xác cho mỗi tháng Máy kiểm soát ra vào

và chấm công có nhiều dòng sản phẩm sử dụng công nghệ vân tay Kích thước và tínhnăng từng loại tuỳ vào số lượng nhân viên cần quản lý

Giải pháp cho biết:

- Số lần vào ra của từng nhân viên trong một ngày

- Số giờ làm việc trong một ngày của từng nhân viên

- Số ngày đi làm của từng nhân viên trong một tháng, => Từ đó ta có thể tính lương được cho từng nhân viên dễ dàng

- An ninh nghiêm ngặt, chỉ có thể là nhân viên thuộc quyền quản lý của công ty mới được phân quyền ra vào công ty Và hệ thống có thể phân quyền cho tưng nhân viên chỉ được phép vào ra phòng ban nào => phân vùng quản lý rất chặt chẽ

Ưu điểm:

• Giải pháp tối ưu về quản lý nhân sự

• Dấu vân tay không có sự trùng lặp nên chống chấm công hộ

• Hỗ trợ đa trạm chấm công cùng lúc

• Phương pháp chấm công phong phú: mật mã, vân tay

• Quản lý chấm công và hỗ trợ tính lương bằng phần mềm

+ Báo cáo chi tiết giờ làm việc, tăng ca, đi trễ, về sớm, vắng mặt của từng nhân viên

+ Báo cáo tổng số giờ và số ngày làm việc trong một tháng của từng nhân viên + Báo cáo tổng hợp trong một tháng

+ Xuất dữ liệu dưới dạng *.xls (Excel) hỗ trợ tính lương nhân viên

• Cập nhật thông tin nhân sự, lương và các khoản phụ cấp, chia ca, đổi ca, đăng ký vào

ra, đăng ký nghỉ phép cho từng nhân viên

• Quản trị hệ thống an toàn: Dữ liệu không bị mất khi xảy ra sự cố cúp điện

• Quản lý giờ làm việc: Khả năng kiểm tra mọi lúc, mọi nơi qua Internet.

Nhược điểm:

- Chi phí tốn kém

- Sẽ rất khó khăn nếu số lượng nhân viên của một công ty lớn, khả năng lưu trữ bị hạnchế, khả năng truy vấn thông tin liên quan đến vấn đề chấm công là không hiệu quả

Sơ đồ mô hình hoạt động:

- Mỗi lần ra vào cửa nhân viên đều phải dùng vân tay hoặc thẻ đã được phân quyền để

mở cửa ra vào

Mô hình hệ thống kiểm soát cửa.

PHẦN II: XÂY DỰNG GIẢI PHÁP ERP VÀO CÔNG TY VINACOMM

CHƯƠNG I: TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY VINACOMM 1.1- Lịch sử hình thành và phát triển:

Khởi đầu là một phòng kinh doanh nhỏ của Trung Tâm Tin học

VINACOMM từ năm 1999, sau đó đổi tên thành Công Ty cổ phần công nghệ VINACOMM Cho đến nay, VINACOMM đã trở thành công ty hàng đầu trong

lĩnh vực kinh doanh, phân phối các sản phẩm công nghệ cao tại Việt Nam Với bề dàykinh nghiệm trong nhiều năm liên tục lớn mạnh và phát triển, VINACOMM đã vàđang không ngừng đạt được những thành quả đáng khích lệ trên con đường phát triểncủa mình

Ngày nay cùng với sự phát triển vượt bậc trong lĩnh vực công nghệ thông tin vàtrong kinh doanh sản xuất, nhu cầu sử dụng các thiết bị văn phòng như: máy chấmcông, máy đếm tiền, máy hủy giấy, khóa vân tay và các loại thẻ,… ngày càng cao củakhách hàng Các doanh nghiệp đã bắt đầu quan tâm đến vấn đề tiết kiệm thời gian,giảm chi phí trong quản lý sản xuất và kinh doanh Để đáp ứng được nhu cầu trên củacác doanh nghiệp, cần có những sản phẩm công nghệ cao, kết hợp với những giảipháp thích hợp với nhu cầu Xuất phát từ thực tế đó, Công ty Cổ Phần Công Nghệ

VINACOMM được thành lập từ nhiều năm nay Trải qua quá trình hoạt động,

VINACOMM không ngừng cung cấp những giải pháp ưu việt đáp ứng nhu cầu cầnthiết cho khách hàng Bên cạnh đó, VINACOMM mong muốn mang lại sự an toàn,hiệu quả và tiện nghi cho tất cả khách hàng Do vậy các sản phẩm do Công ty CổPhần Công Nghệ VINACOMM cung cấp đều đảm bảo chất lượng với giá cả hợp lý

Để đáp ứng những yêu cầu ngày càng khắt khe của quý khách hàng,VINACOMM có đội ngũ cán bộ, nhân viên thường xuyên được nâng cao trình độ vềmọi mặt thông qua việc cử các cán bộ của mình tham gia các khoá đào tạo về cácnghiệp vụ quản lý, nghiệp vụ bán hàng và nghiệp vụ kỹ thuật do các hãng sản xuất tổchức, đồng thời tổ chức các khoá đào tạo nội bộ nhằm giúp họ hiểu biết sâu về sảnphẩm, về các quy trình kỹ thuật và các phương pháp quản lý tiên tiến

Với phương châm hoạt động “Sự hài lòng của khách hàng là sự thành công của chúng tôi”, Công ty Cổ Phần Công Nghệ VINACOMM luôn phục vụ quý khách

với những sản phẩm chất lượng, mới 100%, bảo hành và hậu mãi chu đáo Trongtương lai gần, VINACOMM tin chắc sẽ giúp quý khách hàng chọn lựa được nhữngsản phẩm tốt nhất, với giá cả cạnh tranh và một dịch vụ hậu mãi hoàn hảo sẽ làm hàilòng ngay cả những khách hàng khó tính nhất

1.2- Sơ đồ cơ cấu tổ chức tổng thể công ty VINACOMM

* Chức năng chính các phòng ban:

- Ban giám đốc:

+ Giám đốc: Quản lý toàn bộ tổng công ty, luôn có nhu cầu thông tin tổng hợp

từ tất cả các mặt trong và ngoài liên quan đến hoạt động của công ty để đưa ra thôngtin quyết định điều hành hoạt động công ty

+ Ban phó giám đốc: Phụ trách các mảng chính của công ty như giám đốc điềuhành nhập khẩu, giám đốc tài chính, giám đốc quản trị marketing với nhu cầu thôngtin tổng hợp có liên quan đến các mặt mình phụ trách để hỗ trợ và ra quyết định cùngtổng giám đốc

- Các phòng ban chức năng:

+ Phòng kế hoạch: lên kế hoạch phát triển toàn bộ các mặt của công ty theotừng thời gian cụ thể

+ Phòng kế toán: Quản lý tài chính của toàn bộ công ty

+ Phòng kinh doanh: Khai thác và mở rộng thị trường của công ty về xuất nhậpkhẩu, thị trường nội địa

+ Phòng kỹ thuật: Phụ trách thiết kế triển khai phần mềm, chuyển giao côngnghệ, hỗ trợ bảo hành bảo trì cho khách hàng,

+ Phòng nhân sự: Phụ trách nhân sự của toàn bộ công ty, tuyển dụng và đào tạotheo yêu cầu của công ty

+ Phòng quản lý kho: Đảm bảo kho chứa hàng cho các đơn hàng, đảm bảo nhậpxuất cho khách hàng và các đơn vị thành viên

Thông tin giữa các bộ phận này luôn đòi hỏi có mối quan hệ mật thiết với nhautạo thành một thể thông tin thống nhất đảm bảo vận hành tối ưu nhất doanh nghiệp

1.3- Thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin trong công ty VINACOMM 1.3.1- Các giai đoạn đầu tư công nghệ thông tin của doanh nghiệp.

Doanh nghiệp khi đầu tư cho công nghệ thông tin (CNTT) đều băn khoăn sẽ bắtđầu từ đâu Qua các giai đoạn đầu tư, ứng dụng như thế nào để giảm thiểu rủi ro, đạthiệu quả cao…

- Giai đoạn 1: Đầu tư cơ sở hạ tầng: Máy tính, mạng nội bộ, Internet, các giảipháp truyền thông cơ sở…

- Giai đoạn 2: Ứng dụng tin học mức sơ khai: Tin học được sử dụng với cácứng dụng sơ khai nhất như soạn thảo văn bản, bảng tính, thu thập lưu trữ thông tin,chuẩn bị hồ sơ tài liệu, thư điện tử, diễn đàn, hội thoại, lịch công tác…

- Giai đoạn 3: Ứng dụng tin học mức tác nghiệp: Khi đó doanh nghiệp đã cómột loạt các ứng dụng phục vụ cho từng nhu cầu của công tác nghiệp vụ một cách đơn

lẻ như ứng dụng các phần mềm kế toán, phần mềm quản lý nhân sự tiền lương, phầnmềm quản lý khách hàng, quản lý vật tư, quản lý hợp đồng Các ứng dụng này được

sử dụng một cách rời rạc hướng tác nghiệp và mang tính thống kê lưu trữ số liệu làchính

- Giai đoạn 4: Ứng dụng tin học mức chiến lược: Ở giai đoạn này doanh nghiệp

đã ứng dụng CNTT vào điều hành hoạt động của mình một cách trực tuyến với cácgiải pháp toàn diện cho tất cả các nguồn lực của mình theo các giải pháp như ERP-Enterprise Resource Planning- Hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp, CRM-Customer Relationship Management- Hệ thống quản lý mối quan hệ khách hàng,SCM- Supply Change Management - Hệ thống quản lý chuỗi cung ứng….Các giảipháp này đã tích hợp tất cả các nguồn lực doanh nghiệp thành một khối thống nhấttheo hướng điều hành trực tuyến đảm bảo nguồn thông tin lưu trữ tập trung và khaithác trên nhiều phương diện theo hướng mở

- Giai đoạn 5: Ứng dụng tin học mức thương mại điện tử: Ở giai đoạn này cácứng dụng CNTT của doanh nghiệp đã dựa trên nền tảng điều hành trực tuyến với côngnghệ Internet hướng doanh nghiệp với khách hàng và doanh nghiệp với doanh nghiệpvới phạm vi mở rộng toàn cầu

dễ mắc sai sót.

- Mỗi một bộ phận có một thông tin về mã hàng hoá , sản phẩm, khách hàng,không đồng nhất trong toàn bộ công ty do mỗi bộ phận ứng dụng CNTT khác nhaudẫn đến khó có thể theo dõi được giá trị tồn kho tức thời, tình hình công nợ tại mỗithời điểm, kết quả kinh doanh, tài chính trên bình diện toàn công ty

- Các phần mềm tài chính kế toán hiện tại chưa có quản lý kế hoạch chi tiêu vàtheo dõi thực hiện dẫn đến không kiểm soát được chi tiêu vượt quá kế hoạch

- Các dữ liệu lưu trữ bị phân mảnh lớn dẫn đến không phân tích đa chiều dữ liệutài chính để đưa ra các quyết sách lớn ảnh hưởng đến sự phát triển của doanh nghiệp

b Quản lý công nợ:

- Do hầu hết các bộ phận sử dụng các ứng dụng rời rạc nên không tổng hợpđược kịp thời tình hình kết quả kinh doanh, công nợ của toàn tất cả các khách hàngcủa toàn công ty dẫn đến không kiểm soát được công nợ kịp thời của khách hàng, nhàcung cấp dẫn đến công nợ quá hạn

- Hầu hết các doanh nghiệp không có các ứng dụng tin học trong các hệ thốngbáo giá, chiết khấu, thưởng bán hàng với các mức bán hàng chi tiết đa dạng khác nhaudẫn đến thiếu tính linh hoạt trong quan hệ khách hàng công nợ giảm năng cạnh tranhcủa doanh nghiệp khi hội nhập toàn cầu

- Do ứng dụng rời rạc nên mối quan hệ giữa hệ thống bán hàng công nợ với khokhá lỏng lẻo dẫn đến khó có thể tối ưu hoá bài toán cung ứng sản phẩm làm giảm tínhlinh hoạt của công ty tăng rủi ro trong kênh phân phối sản phẩm

c Quản lý kho:

- Các hệ thống hiện tại không có khả năng tích hợp tổng hợp tự động thông tintồn kho trên toàn bộ tất cả các hệ thống kho của tổng công ty mà chỉ tổng hợp thôngtin trên hệ thống các kho riêng lẻ Điều đó dẫn đến không thể nắm rõ kịp thời tìnhhình tồn kho hiện tại để lên kế hoạch đặt hàng Đó là một vấn đề khó khăn đối với cáccông ty hiện nay do hầu hết các doanh nghiệp đều phải nhập nguyên vật liệu, phụkiện, công nghệ phụ trợ từ bên ngoài nên thiếu tính linh hoạt chủ động trong điềuhành sản xuất

- Hệ thống thông tin quản lý kho hiện tại không tự động cập nhật được nhu cầuhàng hóa, các bản kế hoạch, các đơn hàng do đó không tự động cân đối tồn kho hiệntại để lên được bản kế hoạch nhập xuất phục vụ kinh doanh, kế hoạch phân phối dẫnđến các kế hoạch nhập hàng và kế hoạch phân phối, kế hoạch nhập xuất nguyên vậtliệu và hàng hoá luôn có một độ trể thời gian rất lớn dẫn đến rủi ro lớn trong vấn đềkinh doanh của công ty

- Hệ thống thông tin quản lý kho hiện tại đã tích hợp được khá nhiều phươngpháp tính giá nhưng còn khá đơn giản nên khi muốn phân tích chi phí, giá thành theonhiều tiêu thức gần như khó có số liệu chính xác chi tiết ảnh hưởng lớn đến công táctài chính của doanh nghiệp trong việc điều chuyển

d Quản lý nhân sự tiền lương:

- Hệ thống quản lý nhân sự tiền lương các doanh nghiệp đa số làm thủ cônghoặc nếu có sử dụng các phần mềm độc lập không gắn kết với hệ thống toàn công ty

- Bảng theo dõi lương, năng suất công ty đều làm thủ công dưới đơn vị sản xuấtnhỏ nhất là các tổ sản xuất và chuyền sản xuất dẫn đến khi tổng hợp lên trên mất khánhiều thời gian và nhân lực

- Việc lên kế hoạch nhân sự cho các kế hoạch sản xuất cũng khá thủ công vàkhông chủ động do không có sự kết nối qua lại giữa kế hoạch sản xuất và các nhu cầuđơn hàng Các kế hoạch đào tạo nhân công cho các sản phẩm mới cũng khá bị độngdẫn đến tiến độ điều hành sản xuất thường xuyên bị trễ

e Quản lý tổng thể:

- Hầu hết các doanh nghiệp không có một hệ thống thông tin quản lý tổng thểcác nguồn lực thể hiện được trạng thái tức thời của doanh nghiệp dẫn đến các nhàquản lý điều hành khó nắm bắt được thông tin từ các hoạt động của doanh nghiệp dẫnđến không đưa ra được các quyết sách điều hành nhanh và chính xác

- Chưa thể theo dõi tiến trình công việc tại các doanh nghiệp hiện nay trên hệthống máy tính của doanh nghiệp trên bình diện toàn bộ công ty dẫn đến hệ thống máytính của công ty chưa là các công cụ để điều hành hoạt động của công ty của các nhàlãnh đạo

- Các hệ thống hỗ trợ phân tích nhiều chiều hoạt động của doanh nghiệp để hỗtrợ các nhà quản lý lập các kế hoạch trung và dài hạn

- Hệ thống quản lý khá cồng kềnh và không hiệu quả lệ thuộc nhiều vào conngười chưa ứng dụng được nhiều công nghệ cao vào quản lý giảm chi phí nâng caohiệu quả hoạt động của doanh nghiệp

1.4- Nhu cầu công nghệ thông tin của các doanh nghiệp trong thực hiện các giải pháp.

Với những thách thức và giải pháp cấp bách đó thì các doanh nghiệp Việt Namcần phải xác định rõ công nghệ thông tin là một trong những công cụ chính để thựchiện các giải pháp đó khi hội nhập thị trường toàn cầu Qua khảo sát chung thì nhu cầucông nghệ thông tin hiện nay được đánh giá khá cấp bách với một số nhu cầu chínhsau:

Thứ nhất là, các doanh nghiệp muốn tăng cường năng lực quản lý, năng lực

cạnh tranh của mình trên thị trường bằng cách nâng cấp hệ thống CNTT hiện nay

Thứ hai là, mô hình quản lý CNTT mới mà các doanh nghiệp Việt Nam hướng

tới hiện nay hướng tới phải đạt tầm giải pháp theo tiêu chuẩn quốc tế nhưng vẫn phùhợp với hệ thống các quy định của nhà nước Việt Nam

Thứ ba là, giải pháp mới phải đạt được yêu cầu quản lý rộng, đa dạng, đặc thù

theo cơ cấu tổ chức hiện nay và trong tương lai của công ty

Thứ tư là, giải pháp CNTT mới phải mang tính tích hợp để tạo thành một hệ

thống thông tin thống nhất trên tất cả các mặt của doanh nghiệp

CHƯƠNG 2 CÁC KHÁI NIỆM CƠ BẢN

2.1- Cơ sở khoa học của đề tài:

2.1.1- Khoa học quản lý nguồn lực doanh nghiệp:

Quản lý nguồn lực doanh nghiệp là tiến trình hoạch định, tổ chức , lãnh đạo vàkiểm soát những hoạt động của các thành viên trong tổ chức và các nguồn lực khácnhau của tổ chức để nhằm đạt được các mục tiêu của doanh nghiệp

Quản lý nguồn lực doanh nghiệp là hoạt động cần thiết phải được thực hiện khicon người kết hợp với nhau trong các tổ chức nhằm đạt được những mục tiêu chung.Hoạt động quản trị là những hoạt động chỉ phát sinh khi con người kết hợp với nhauthành tập thể, nếu mỗi cá nhân tự mình làm việc và sống một mình không liên hệ với

ai thì không cần đến hoạt động quản trị Không có các hoạt động quản trị, mọi ngườitrong tập thể sẽ không biết phải làm gì, làm lúc nào, công việc sẽ diễn ra một cách lộnxộn Giống như hai người cùng điều khiển một khúc gỗ, thay vì cùng bước về mộthướng thì mỗi người lại bước về một hướng khác nhau Những hoạt động quản trị sẽgiúp cho hai người cùng khiêng khúc gỗ đi về một hướng Một hình ảnh khác có thểgiúp chúng ta khẳng định sự cần thiết của quản trị qua câu nói của C Mác trong bộ TưBản: “Một nghệ sĩ chơi đàn thì tự điều khiển mình, nhưng một dàn nhạc thì cần phải

có người chỉ huy, người nhạc trưởng” Quản trị nguồn lực doanh nghiệp là nhằm tạolập và duy trì một môi trường nội bộ thuận lợi nhất, trong đó các cá nhân làm việctheo nhóm có thể đạt được một hiệu suất cao nhất nhằm hoàn thành mục tiêu của tổchức

Trong một doanh nghiệp thì hệ thống các bộ phận, các nguồn lực rất lớn do đócần được kết hợp với nhau thành một tổng thể thống nhất là một yêu cầu kiên quyếtđối với các nhà quản trị doanh nghiệp Để có một giải pháp tối ưu hoạch định nguồnlực doanh nghiệp thì cơ sở khoa học chính sẽ dựa trên khoa học quản lý doanh nghiệp,các kiến thức quản trị doanh nghiệp và các mảng kiến thức cần có để quản trị doanhnghiệp

2.1.2- Hoạch định nguồn lực và phát triển doanh nghiệp:

Hoạch định bao gồm việc xác định mục tiêu, hình thành chiến lược tổng thểnhằm đạt được mục tiêu và xây dựng các kế hoạch hành động để phối hợp các hoạtđộng trong tổ chức Theo Harold Koontz, Cyril Odonnel và Heinz Weihrich thì hoạchđịnh là “quyết định trước xem phải làm cái gì, làm như thế nào, khi nào làm và ai làmcái đó” Như vậy hoạch định chính là phương thức xử lý và giải quyết các vấn đề có

kế hoạch cụ thể từ trước Tuy nhiên khi tình huống xảy ra có thể làm đảo lộn cả kếhoạch Nhưng dù sao người ta chỉ có thể đạt được mục tiêu trong hoạt động của tổchức bằng việc vạch ra và thực hiện các kế hoạch mang tính khoa học và thực tế caochứ không phải nhờ vào sự may rủi

Hoạch định có thể là chính thức và không chính thức Các nhà quản trị đều tiếnhành hoạch định, tuy nhiên có thể chỉ là hoạch định không chính thức Trong hoạchđịnh không chính thức mọi thứ không được viết ra, ít có hoặc không có sự chia sẽ cácmục tiêu với những người khác trong tổ chức Loại hoạch định này hay được áp dụng

ở các doanh nghiệp nhỏ, ở đó, người chủ doanh nghiệp thấy họ muốn đi tới đâu và cái

gì đang đợi họ ở đó Cách hoạch định này thường chung chung và thiếu tính liên tục.Tất nhiên hoạch định không chính thức cũng được áp dụng ở một số doanh nghiệp lớn

và một số khác cũng có những kế hoạch chính thức rất công phu

Mục đích của hoạch định:

Tại sao những nhà quản trị doanh nghiệp phải hoạch định? Tất cả các nhà quảntrị đều phải làm công việc hoạch định dưới hình thức này hay hình thức khác, vì nhờvào hoạch định mà tổ chức có được định hướng phát triển, thích nghi được với nhữngthay đổi, biến động của môi trường, tối ưu hóa trong việc sử dụng nguồn lực và thiếtlập được các tiêu chuẩn cho việc kiểm tra

Bất kỳ một tổ chức nào trong tương lai cũng có sự thay đổi nhất định, và trongtrường hợp đó, hoạch định là chiếc cầu nối cần thiết giữa hiện tại và tương lai Nó sẽlàm tăng khả năng đạt được các kết quả mong muốn của tổ chức Hoạch định là nềntảng của quá trình hình thành một chiến lược có hiệu quả

Hoạch định có thể có ảnh hưởng nhất định đến hiệu quả của cá nhân và tổ chức.Nhờ hoạch định trước, một tổ chức có thể nhận ra và tận dụng cơ hội của môi trường

và giúp các nhà quản trị ứng phó với sự bất định và thay đổi của các yếu tố môitrường Từ các sự kiện trong quá khứ và hiện tại, hoạch định sẽ suy ra được tương lai.Ngoài ra nó còn đề ra các nhiệm vụ, dự đoán các biến cố và xu hướng trong tương lai,thiết lập các mục tiêu và lựa chọn các chiến lược để theo đuổi các mục tiêu này

Hướng dẫn các nhà quản trị cách thức để đạt mục tiêu và kết quả mong đợi cuốicùng Mặt khác, nhờ có hoạch định, các nhà quản trị có thể biết tập trung chú ý vàoviệc thực hiện các mục tiêu trọng điểm trong những thời điểm khác nhau

Nhờ có hoạch định một tổ chức có thể phát triển tinh thần làm việc tập thể Khimỗi người trong tập thể cùng nhau hành động và đều biết rằng mình muốn đạt cái gì,thì kết quả đạt được sẽ cao hơn

Hoạch định giúp tổ chức có thể thích nghi được với sự thay đổi của môi trườngbên ngoài, do đó có thể định hướng được số phận của nó Các tổ chức thành côngthường cố gắng kiểm soát tương lai của họ hơn là chỉ phản ứng với những ảnh hưởng

và biến cố bên ngoài khi chúng xảy ra Thông thường tổ chức nào không thích nghiđược với sự thay đổi của môi trường thì sẽ bị tan vỡ Ngày nay, sự thích nghi nhanhchóng là cần thiết hơn bao giờ hết do những thay đổi trong môi trường kinh doanh thếgiới đang xảy ra nhanh hơn

Hoạch định giúp các nhà quản trị kiểm tra tình hình thực hiện các mục tiêuthuận lợi và dễ dàng

Trong ERP hoạch định nguồn lực doanh nghiệp là hoạch định chính thức vớimục tiêu cụ thể của doanh nghiệp được đề ra với tất cả các nguồn lực của doanhnghiệp để tất cả các thành viên các bộ phận của doanh nghiệp biết và thực hiện Khi

đó những nhà quản trị cũng xây dựng những chương trình hành động rõ ràng nhằm đạtđược mục tiêu của tổ chức dựa trên cơ sở hoạch định nguồn lực doanh nghiệp Do đómột cơ sở khoa học quan trọng của đề tài là dựa trên toàn bộ các tri thức về hoạch

định trong doanh nghiệp để đề ra các giải pháp tối ưu ERP- Hoạch định nguồn lựcdoanh nghiệp ngành Việt Nam.

2.1.3- Hệ thống thông tin nguồn lực doanh nghiệp:

Tầm quan trọng của thông tin được chỉ ra bởi số lượng thời gian mà con ngườidành để giao tiếp tại nơi làm việc Một nghiên cứu cho thấy rằng những người côngnhân sản xuất tham gia giao tiếp, thông tin trong khoảng 16 đến 46 lần trong một giờ.Điều này nghĩa là họ thông tin với những người khác từ hai đến bốn phút, một lần.Nghiên cứu này còn chỉ ra trách nhiệm về thông tin của người lãnh đạo và đòi hỏi họphải thông tin và nhận thông tin nhiều hơn Những người lãnh đạo cấp thấp nhất dànhkhoảng 20% đến 50% thời gian của họ trong thông tin bằng lời nói Nếu bao gồm cảthông tin bằng văn bản thì số lượng thời gian tăng lên từ 29% đến 64% Một số nhàquản trị cấp trung và cấp cao dành khoảng 89% thời gian của họ để thông tin bằng lờinói, hoặc gặp gỡ hoặc qua điện thoại Những nghiên cứu khác các nhà quản lý dành ítnhất 70% đến 80% thời gian của họ trong thông tin qua lại giữa các cá nhân, và hầuhết các thông tin này là bằng lời nói và tương tác trực diện

Thông tin được xem là máu của tổ chức; nó là mạch gắn những bộ phận phụthuộc của tổ chức lại với nhau Tổ chức là một hệ thống ổn định của các hoạt động nơicon người cùng làrn việc với nhau để đạt tới những mục tiêu chung thông qua thứ bậccủa các vai trò và việc phân công lao động

Mọi hoạt động trong lĩnh vực kinh doanh nói chung và quản trị nói riêng đềucần có thông tin và theo quan điểm quản trị hiện đại thông tin được xem như là mộtnguồn lực thứ tư của một tổ chức

Theo nghĩa thông thường, thông tin được hiểu là những tin tức được truyền đicho ai đó Hiện nay có khá nhiều định nghĩa khác nhau về thông tin, dưới đây là một

số định nghĩa thường gặp:

- Thông tin là độ đo sự giảm tính bất định khi thực hiện một biến số nào

đó

- Thông tin là bất kỳ thông báo nào được tạo thành bởi một số dấu hiệunhất định

Như vậy chúng ta có thể hiểu thông tin quản trị là tất cả những tin tức nảy sinhtrong quá trình cũng như trong môi trường quản trị và cần thiết cho việc ra quyết địnhhoặc để giải quyết một vấn đề nào đó trong hoạt động quản trị ở một tổ chức nào đó

Các đặc điểm của thông tin là:

- Thông tin là những tin tức cho nên nó không thể sản xuất để dùng dần được

- Thông tin phải thu thập và xử lý mới có giá trị

- Thông tin càng cần thiết càng quý giá

- Thông tin càng chính xác, càng đầy đủ, càng kịp thời càng tốt

Mô hình thông tin đơn giản trong quản trị thường được thực hiện trực tiếp từnhà quản trị đến các đối tượng quản trị

Đối với một tổ chức lớn thì mô hình thông tin trong quản trị sẽ phức tạp hơn

Để xây dựng mô hình thông tin quản trị trong mỗi tổ chức có hiệu quả thì thườngngười ta có thể lựa chọn một trong những kiểu mô hình sau:

- Mô hình thông tin tập trung: trong mô hình này tất cả các thông tin đến

và đi đều được gom về một đầu mối là trung tâm thông tin

- Mô hình thông tin trực tiếp: trong mô hình tổ chức này thông tin gửi đi

và nhận về đều được thực hiện trực tiếp giữa bên gửi và bên nhận

- Mô hình thông tin phân tán: là mô hình thông tin được tập trung thuthập và xử lý theo từng đơn vị thành viên một

- Mô hình thông tin kết hợp: là mô hình kết hợp các kiểu tổ chức thôngtin theo ba cách ở trên

Mỗi mô hình thông tin đều có những ưu và nhược điểm và điều kiện áp dụngriêng của nó Chính vì vậy mỗi tổ chức phải lựa chọn mô hình thông tin phù hợp và cóhiệu quả nhất cho mình

Thông tin có một vai trò hết sức to lớn trong quản trị Nhiều công trình nghiêncứu đã chỉ ra rằng trong mỗi tổ chức muốn các hoạt động quản trị có hiệu quả thì điềukhông thể thiếu được là phải xây dựng một hệ thống thông tin tốt Hơn thế nữa hiệuquả kinh doanh của việc đầu tư vào hệ thống thông tin thường là rất cao Chính vì thế

mà ngày nay hầu như mọi công ty, xí nghiệp đều không tiếc tiền của đầu tư mua sắmnhững phương tiện kỹ thuật điện tử hiện đại nhất nhằm nâng cao hiệu quả và chấtlượng hệ thống thông tin trong quản trị của mình Vai trò hết sức quan trọng của thôngtin trong quản trị thể hiện rất rõ ở những phương diện sau:

Vai trò trong việc ra quyết định:

Ra quyết định là một công việc phức tạp, khó khăn và hết sức quan trọng củacác nhà quản trị Để ra được một quyết định đúng đắn các nhà quản trị cần rất nhiềuthông tin Thông tin ở đây sẽ giúp cho các nhà quản trị giải quyết đúng đắn và có hiệuquả các vấn đề sau:

- Nhận thức vấn đề cần phải ra quyết định

- Xác định cơ hội, và các mối hiểm nguy trong kinh doanh

- Xác định các cơ sở, tiền đề khoa học cần thiết để ra quyết định

- Lựa chọn các phương án

Vai trò trong hoạch định, tổ chức, lãnh đạo, điều hành và kiểm soát:

Trong các lĩnh vực tổ chức, hoạch định, lãnh đạo, điều hành và kiểm soát, thôngtin có vai trò cực kỳ quan trọng trên các phương diện sau:

Vai trò trong phân tích, dự báo và phòng ngừa rủi ro:

Trong các hoạt động sản xuất và kinh doanh ở mỗi doanh nghiệp việc phòngngừa rủi ro có một tầm quan trọng đặc biệt Để phòng ngừa rủi ro có hiệu quả thìthông tin lại có một ý nghĩa hết sức lớn lao trong các lĩnh vực sau:

- Phân tích

- Dự báo

- Xây dựng phương án phòng ngừa rủi ro

Trong luận văn này khi đề ra giải pháp ERP trong doanh nghiệp Việt Nam tôicũng dựa trên cơ sở khoa học về thông tin trong doanh nghiệp, lấy các kiến thức nềntảng các khoa học về quản trị thông tin trong doanh nghiệp để đưa ra giải pháp tối ưunhất

2.2- Các khái niệm cơ bản

2.2.1- Nguồn lực doanh nghiệp:

Môi trường kinh doanh hiện đại với áp lực cạnh tranh ngày một gia tăng buộcdoanh nghiệp luôn tìm kiếm giải pháp cung cấp sản phẩm và dịch vụ tới khách hàngnhanh hơn, rẻ hơn, và tốt hơn đối thủ Để vươn tới mục tiêu này, doanh nghiệp nỗ lựchoàn thiện công tác quản lý để sử dụng hiệu quả nhất các nguồn lực trong quá trìnhsản xuất kinh doanh Trước hết ta quan tâm đến toàn bộ các khái niệm cơ bản vềnguồn lực doanh nghiệp Có nhiều định nghĩa khác nhau về nguồn lực: Theo nghĩahẹp, nguồn lực thường được hiểu là các nguồn lực vật chất cho phát triển, ví dụ tàinguyên thiên nhiên, tài sản vốn bằng tiền… Theo nghĩa rộng, nguồn lực được hiểugồm tất cả những lợi thế, tiềm năng vật chất và phi vật chất để phục vụ cho một mụctiêu phát triển nhất định nào đó Tuỳ vào phạm vi phân tích, khái niệm nguồn lựcđược sử dụng rộng rãi ở các cấp độ khác nhau: quốc gia, vùng lãnh thổ, phạm vidoanh nghiệp hoặc từng chủ thể là cá nhân tham gia vào quá trình phát triển kinh tế…

Nguồn lực doanh nghiệp được hiểu là khả năng cung cấp các yếu tố cần thiếtcho quá trình tồn tại và phát triển của doanh nghiệp

Các nguồn lực chính của doanh nghiệp:

- Quy trình sản xuất, quy trình công nghệ của doanh nghiệp

- Năng lực quản lý của doanh nghiệp

- Năng lực kinh doanh của doanh nghiệp

- Thương hiệu, uy tín của từng sản phẩm, từng dịch vụ của của doanhnghiệp

2.2.2- Tài nguyên doanh nghiệp:

Tài nguyên là tất cả các dạng vật chất, tri thức được sử dụng để tạo ra của cảivật chất hoặc tạo ra giá trị sử dụng mới của con người

Tài nguyên là đối tượng sản xuất của con người Xã hội loài người càng pháttriển, số loại hình tài nguyên và số lượng mỗi loại tài nguyên được con người khaithác ngày càng tăng

Nhưng làm thế nào để các nguồn lực của doanh nghiệp trở thành các tài nguyênquý giá? Đó là câu hỏi trăn trở của toàn bộ các nhà quản lý doanh nghiệp Đó là p hảilàm cho mọi bộ phận đều có khả năng khai thác nguồn lực phục vụ cho công ty Tiếptheo các lịch trình, các hoạch định khai thác nguồn lực của các bộ phận phải phối hợpnhịp nhàng Và phải thiết lập được các quy trình khai thác để đạt được hiệu quả caonhất

2.2.3 - Hoạch định doanh nghiệp :

Hoạch định trong doanh nghiệp không chỉ là tính toán dự báo các khả năng sẽphát sinh trong quá trình điều hành sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp mà còn làhoạch định trước các nội dung công việc, thiết lập các quy trình, trình tự xử lý côngviệc để mọi thành viên trong công ty tuân theo

Thứ nhất: ta xét đến khía cạnh đầu tiên của hoạch định doanh nghiệp đó là

tính toán dự báo các khả năng sẽ phát sinh trong quá trình điều hành sản xuất kinhdoanh của doanh nghiệp Đó là các chức năng tính toán dự báo các nhu cầu sẽ phátsinh, lập kế hoạch sản xuất trong tương lai Ví dụ tổng nhu cầu nguyên vật liệu, kếhoạch năng suất, dự kiến tiêu hao về thời gian cho công tác sản xuất Mặt khác lập các

kế hoạch về mua hàng, bán hàng đồng thời xây dựng các kế hoạch, các dự kiến về chitiêu của doanh nghiệp Ngoài ra còn lập các kế hoạch khác cho doanh nghiệp và chotừng bộ phận

Thứ hai: đó là hoạch định trước các nội dung công việc Đó có thể là một

trong các nội dung sau: hoạch định chính sách giá bán , các chính sách chiết khấu củacông ty trong bán hàng; hoạch định các kiểu mua hàng để phục vụ tính toán lựa chọnphương án mua hàng; mô hình sản xuất, mô hình chi phí phục vụ tính chọn phương ánsản xuất; các phương thức thanh toán, các chính sách tín dụng cho khách hàng dùngcho theo dõi thu, theo dõi trả tiền

Thứ ba: đó là thiết lập các quy trình, trình tự xử lý công việc để mọi thành viên

trong doanh nghiệp tuân theo Đó là quy trình xử lý nghiệp vụ trong mỗi phòng ban,phân xưởng của đơn vị, quy trình chuyển chứng từ giữa các bộ phận của công tythông qua tác nghiệp chương trình,quy trình chỉnh lý sửa đổi số liệu khi phát hiện cósai sót của nhân viên trong quá trình tác nghiệp

2.2.4 - Hệ thống quản trị doanh nghiệp :

Trong mỗi doanh nghiệp để hoạt động sản xuất kinh doanh được vận hành mộtcách trơn tru nhất thì cần một bộ máy quản trị doanh nghiệp giàu năng lực Nhu cầuthông tin của hệ thống quản trị này rất lớn đòi hỏi có tính chính xác, nhanh nhạy và

tổng hợp cao Do đó các giải pháp ERP luôn phải đáp ứng tối đa các nhu cầu đó vàđịnh hướng thông tin cho các nhà quản trị Các nhà quản trị trong doanh nghiệp tuỳtheo mức độ và quyền hạn sẽ xử lý các thông tin để đảm bảo hoạt động của doanhnghiệp Hệ thống quản trị doanh nghiệp có tính đa dạng và đặc thù rất lớn tuỳ theo môhình tổ chức, hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp Khảo sát và nắm bắt

rõ hệ thống quản trị doanh nghiệp sẽ đảm bảo cho hệ thống giải pháp ERP của doanhnghiệp triển khai thành công

2.2.5- Hệ thống ERP (Enterprise Resource Planning):

2.2.5.1 Giới thiệu chung

Trong nền kinh tế thị trường, để tồn tại, mỗi doanh nghiệp đều phải kiểm soát

và phát huy tối đa các nguồn lực của mình để đưa ra một chiến lược phát triển bềnvững Là kết quả của hàng trăm năm phát triển kinh tế thị trường, kết hợp với gần mộtthế kỷ cách mạng Công nghệ thông tin cùng với hơn 30 năm phát triển không ngừng,ERP (Enterprise Resource Planning) giúp cho các doanh nghiệp có thể hoạch định vàkiểm soát hiệu quả tất cả các nguồn lực cần thiết để nhận, làm, giao hàng và lập tàikhoản đơn đặt hàng của khách hàng, phân phối và dịch vụ Nói cách khác, ERP là hệthống các giải pháp phần mềm tổng thể có thể xử lý tất cả các giao dịch của doanhnghiệp trên nền tảng ứng dụng và cơ sở dữ liệu thống nhất

ERP là phần mềm trên máy tính tự động hoá các tác nghiệp của đội ngũ nhânviên của doanh nghiệp nhằm mục đích nâng cao hiệu quả hoạt động và hiệu quả quản

lý toàn diện của doanh nghiệp Nói cách khác, ERP là phần mềm phục vụ tin học hóatổng thể doanh nghiệp Đây chỉ là một cách nhìn “dễ hiểu” về khái niệm ERP Trênthực tế, khái niệm ERP theo chuẩn quốc tế giới hạn trong phạm vi hoạch định nguồnlực, các nguồn lực bao gồm nhân lực (con người), vật lực (tài sản, thiết bị ) và tài lực(tài chính) Khối lượng công việc trong hoạch định và sử dụng các nguồn lực củadoanh nghiệp chiếm phần lớn trong toàn bộ hoạt động của doanh nghiệp nên ERP là

hệ thống phần mềm rất lớn

2.2.

5.2- Lợi ích của doanh nghiệp khi sử dụng ERP

a Tiếp cận thông tin quản trị đáng tin cậy

ERP giúp các nhà quản lý dễ dàng tiếp cận các thông tin quản trị đáng tin cậy

để có thể đưa ra các quyết định dựa trên cơ sở có đầy đủ thông tin.Nếu không có hệthống ERP, một cán bộ quản lý cấp cao phải dựa vào nhiều nguồn để có được thôngtin cần thiết dùng cho việc phân tích tình hình tài chính và hoạt động của công ty Với

hệ thống ERP, điều này có thể được thực hiện một cách dễ dàng bằng cách sử dụngmột phần mềm ứng dụng và trong thời gian thực Ngoài ra, hệ thống ERP tập trungcác dữ liệu từ mỗi phân hệ vào một cơ sở quản lý dữ liệu chung giúp cho các phân hệriêng biệt có thể chia sẻ thông tin với nhau một cách dễ dàng Hơn nữa, hệ thống ERPkhông chỉ thu thập và xử lý khối lượng lớn các giao dịch hàng ngày mà còn nhanhchóng lập ra các phân tích phức tạp và các báo cáo đa dạng

b Công tác kế toán chính xác hơn

Phần mềm kế toán hoặc phân hệ kế toán của phần mềm ERP giúp các công tygiảm bớt những sai sót mà nhân viên thường mắc phải trong cách hạch toán thủ công Phân hệ kế toán cũng giúp các nhân viên kiểm toán nội bộ và các cán bộ quản lýcao cấp kiểm tra tính chính xác của các tài khoản Hơn nữa, một phân hệ kế toán đượcthiết kế tốt sẽ hỗ trợ các qui trình kế toán và các biện pháp kiểm soát nội bộ chấtlượng

c Cải tiến quản lý hàng tồn kho

Phân hệ quản lý hàng tồn kho trong phần mềm ERP cho phép các công ty theodõi hàng tồn kho chính xác và xác định được mức hàng tồn kho tối ưu, nhờ đó màgiảm nhu cầu vốn lưu động và đồng thời giúp tăng hiệu quả kinh doanh

d Quản lý nhân sự hiệu quả hơn

Phân hệ quản lý nhân sự và tính lương giúp sắp xếp hợp lý các qui trình quản lýnhân sự và tính lương, do đó làm giảm chi phí quản lý đồng thời giảm thiểu các sai sót

và gian lận trong hệ thống tính lương

e Các qui trình kinh doanh được xác định rõ ràng hơn

Các phân hệ ERP thường yêu cầu công ty xác định rõ ràng các qui trình kinhdoanh để giúp phân công công việc được rõ ràng và giảm bớt những phức tạp và cácvấn đề liên quan đến các hoạt động tác nghiệp hàng ngày của công ty

2.2.6 Các khái niệm cơ bản của ERP :

ERP là phần mềm quản lý tổng thể doanh nghiệp, trong đó phần hoạch địnhnguồn lực là phần cơ bản Những gì quan trọng nhất trong hoạt động của doanhnghiệp đều được ERP quản lý, và với mỗi ngành nghề kinh doanh, mỗi doanh nghiệpthì kiến trúc chức năng hay chức năng của hệ thống ERP có thể rất khác nhau Đối vớidoanh nghiệp Việt Nam thì hoạt động của doanh nghiệp mang khá nhiều đặc thù riêngđòi hỏi giải pháp ERP cần phải giải quyết Hệ thống phải chia sẻ thông tin kịp thời,chính xác, thông suốt trong phạm vi toàn công ty giúp điều hành kinh doanh hiệu quả,đáp ứng nhanh yêu cầu đa dạng của khách hàng, giảm chi phí sản xuất, giảm lao độnggián tiếp, giảm thời gian giãn ca, tăng năng suất lao động đồng thời tăng thu nhập chonhân viên Đó là các yêu cầu tổng quan đặt ra cần phải giải quyết triệt để như sau:

- Quản lý dữ liệu tập trung: Toàn bộ dữ liệu của tổng công ty, các xí nghiệp

thành viên, các phòng ban chức năng, hệ thống cung ứng, sản xuất, phân phối phảiđược xử lý và quản lý tập trung Khoảng cách địa lý cách biệt giữa các đơn vị là mộtvấn đề đặt ra cho giải pháp lưu trữ, truyền và xử lý dữ liệu

- Giải quyết các bài toán: Tài chính kế toán, quản lý chi phí, bảo hiểm y tế, tính

lương, thưởng, cân đối đồng bộ vật tư, bài toán tồn kho một cách linh hoạt nhất phục

vụ thông tin cho quản lý, sản xuất, phân phối và kế hoạch Bài toán giá thành cũng làmột bài toán quan trọng mà hệ thống ERP giải quyết rất mạnh.Hệ thống phải tínhđược giá thành hoàn nguyên ứng đến từng công đoạn chi tiết trên toàn bộ dây chuyền,cho phép xử lý linh hoạt việc tại mỗi công đoạn

- Giải pháp quản lý nhà cung ứng, khách hàng, hệ thống phân phối: Nếu là

một doanh nghiệp chuyên về thiết bị công nghệ cao, đặc biệt là tiêu thụ nội địa thì giảipháp ERP cần phải có tính năng quản lý hệ thống bán hàng, thường rất phức tạp