GIẢI PHÁP TRIỂN KHAI KẾ TOÁN TỔNG HỢP TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN HUETRONICS

Chi tiết giải pháp• Đáp ứng phân tích tình hình tài chính doanh nghiệp Một giải pháp quản lý chi tiết ngân sách sẽ đảm bảo được dữ liệu cần thiết khi phân tích tình hình tài chính daonh

Bài tập lớn ERP

GIẢI PHÁP TRIỂN KHAI KẾ TOÁN TỔNG HỢP TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN HUETRONICS Giáo viên hướng dẫn : TH.S PHAN VĂN VIÊN

Thành viên:

NGUYỄN VĂN ĐÔNG NGẦN VIỆT DŨNG NGUYỄN THANH BÌNH PHÙNG KHẮC DUY TRẦN VĂN TAM

Giới thiệu về công ty cổ phần

Huetronics

• Ra đời từ năm 1989, Công ty Điện tử Huế mà nay là Công ty Cổ phần

Huetronics là doanh nghiệp nhà nước hoạt động sản xuất và kinh doanh trong các lĩnh vực điện, điện tử, điện gia dụng Là một trong những đơn vị đầu tiên trong nước lắp ráp các sản phẩm điện tử của các hãng điên tử nổi tiếng Cùng với sự phát triển của lĩnh vực công nghệ thông tin, Công ty đã nhanh chóng chuyển đổi dần cơ cấu ngành hàng hoạt động của mình để hội nhập cùng phát triển Công ty chú trọng đến việc đầu tư mạnh mẽ vào con người, công nghệ, hệ thống dịch vụ và quản lý nhằm đưa ra các sản phẩm, giải pháp, dịch vụ của mình đến với mọi khách hàng một cách hiệu quả và phù hợp nhất

• Cuối năm 2004, Công ty Điện tử Huế chính thức chuyển đổi với loại hình

cổ phần hóa doanh nghiệp với tên gọi Công ty Cổ phần Huetronics, theo quyết định số 3749/QĐ-UB của UBND tỉnh Thừa Thiên – Huế

Tầm quan trọng của kế toán tổng

hành đưa ra các quyết định kinh doanh đạt hiệu quả Mặt khác sổ sách rõ ràng thì việc quyết toán về thuế đối với cơ quan chức năng sẽ mau lẹ, giúp tiết kiệm thời gian, tạo điều kiện tốt cho hoạt động sản xuất kinh doanh

Đánh giá, xác định mục tiêu hệ thống

• Tầm quan trọng của mục tiêu bài toán

• Nội dung xác định mục tiêu bài toán

• Tổng quan về giải pháp

• Chi tiết giải pháp

Tầm quan trọng của mục tiêu bài toán

• Để triển khai thành công hệ thống giải pháp ERP cho doanh nghiệp, trước hết cần phải xác định rõ được mục tiêu của hệ thống, xác định được tầm quan trọng của mục tiêu bài toán:

• Đóng vai trò rất quan trọng cho định hình nội dung, độ lớn và phạm

vi ứng dụng của bài toán được xây dựng.

• Xác định được khối lượng công viec từ đó thiết lập kế hoạch triển khai, kiểm soát dự án được xây dựng.

• Giúp cho bộ phận tư vấn triển khai đưa ra được các hoạch định, từ

đó thực thi triển khai, trong nhiều trường hơp thay đổi các quy trình quản lý của doanh nghiệp để phát huy hết hiệu quả của hệ thống ERP sẽ áp dụng

• Giúp bộ phận lập trình hiểu rõ các nghiệp vụ quản lý riêng để thiết

kế nhằm đảm bảo bài toán ứng dụng có thể đưa vào áp dụng phù hơp với thực tế.

Xác định mục tiêu bài toán

Tổng quan về giải pháp

Chi tiết giải pháp

• Tổng hợp mọi tác vụ từ tất cả các Module

Chi tiết giải pháp

Quản lý hệ thống tài khoản theo dạng ma trận / đa chiều

Cơ chế tập hợp như sau:

Nhóm thứ nhất: Nhóm công ty, mỗi đơn vị có tổ chức kế

toán phải có một mã số riêng

Nhóm số thứ hai: Là nhóm trung tâm trách nhiệm, trung tâm chi phí, phòng ban

Nhóm số thứ ba: Là nhóm tài khoản nhà nước, hạch toán

theo qui định hiện hành của nhà nước

Nhóm thứ tư: Nhóm mã ngân hàng/kênh phân phối

Nhóm thứ năm: Nhóm sản phẩm

Nhóm thứ sáu: Nhóm nội bộ

Chi tiết giải pháp

Cập nhật hệ thống tài khoản

Chi tiết giải pháp

• Quản lý ngân sách

Chi tiết giải pháp

• Quy trình nghiệp vụ: Lập ngân sách chi tiêu

Chi tiết giải pháp

• Đáp ứng phân tích tình hình tài chính doanh nghiệp

Một giải pháp quản lý chi tiết ngân sách sẽ đảm bảo được

dữ liệu cần thiết khi phân tích tình hình tài chính daonh nghiệp và làm cơ sở để đối chiếu phân tích với các phát sinh thực tế Với giải pháp kế toán tổng hợp cần tổng hợp được toàn bộ các bút toán chi tiết của từng nghiệp

vụ phát sinh các module khác sau đó cân đối và tổng hợp trên sổ kế toán tổng hợp Từ các dữ liệu chi tiết và tổng hợp đó tạo các báo cáo phân tích tài chính của

doanh nghiệp, các báo cáo tài chính phục vụ cơ quan thuế, bộ tài chính, chủ đầu tư, cổ đông…

Chi tiết giải pháp

• Lập cân đối kế toán, cân đối số phát sinh

Đối với bất kỳ hệ kế toán tổng hợp nào thì cân đối số liệu

kế toán, cân đối số liệu phát sinh là yêu cầu tiên quyết đầu tiên Tuy nhiên ở đây do tài khoản phân cấp theo nhiều mức khác nhau dẫn đến giải pháp cũng đưa ra

cân đối theo các mức của tài khoản để đảm bảo có thể nhìn thấy được số liệu tài chính doanh nghiệp theo từng cấp Các số liệu cân đối kế toán, cân đối phát sinh là cơ

sở để lập báo cáo tài chính, báo cáo thuế, lưu chuyển tiền tệ, thuyết minh báo cáo tài chính cho Bộ Tài chính,

cơ quan thuế Ngoài ra nó cũng là số liệu để phân tích tình hình tài chính doanh nghiệp

Chi tiết giải pháp

• Khả năng phân tích trực tuyến số liệu tài chính nhiều

trên kho dữ liệu Data Warehouse Các tool OLAP chú trọng vào việc cung cấp phân tích dữ liệu đa chiều trực tuyến chất lượng cao với câu lệnh SQL theo các tính

giản lược và sự tách nhỏ theo nhiều chiều.

Chi tiết giải pháp

• Thiết lập hệ thống báo cáo

Chi tiết giải pháp

 Giải pháp chức năng chi tiết

 Hỗ trợ quản lý đa công ty

 Hỗ trợ quản lý các phòng ban, bộ phận, trung tâm chi phí

 Hỗ trợ hệ thống tài khoản, hệ thống sổ sách, báo cáo theo quy định của kế toán Việt Nam

 Hỗ trợ hình thức sổ kế toán Nhật ký chung bao gồm sổ nhật ký chung và các sổ cái

 Hỗ trợ yêu cầu phân tích doanh thu và chi phí theo từng nhóm sản phẩm

 Lập báo cáo tài chính

 Ghi chép các số thống kê về số lượng

 Nhóm các tài khoản vào các nhóm để tiện cho việc báo cáo và truy vấn các giá trị

 Luật kết hợp giữa các tài khoản: để kiểm tra việc kết hợp các phân đoạn tài khoản

Quy trình triển khai kế toán tổng

Khảo sát yêu cầu, thực trạng

Quy trình quản lý tài chính - kế toán, cách thức trả lương, cũng như quy trình luân chuyển chứng

từ giữa các phòng ban tại mỗi doanh nghiệp là

không giống nhau Ngoài ra song song với việc tuân theo những chuẩn mực nhà nước quy định, chúng tôi có những quy trình quản lý riêng phù hợp với đặc thù của mình

Lập tiến độ triển khai

• Cơ sở thiết lập tiến độ :

• Theo yêu cầu từ khách hàng

• Theo khối lượng công việc từ hồ sơ khảo sát.

• Căn cứ vào tình hình chuẩn bị dữ liệu của

khách hàng

• Công cụ xây dựng tiến độ :MSProject với sơ

đồ GANTT và sơ đồ mạng PERT để lập tiến

độ chi tiết cho quá trình triển khai giải pháp

Phân tích sự khác biệt

• Ban đầu việc quản lý của công ty gặp rất nhiều khó khăn do việc quản lý sổ sách đều được thực hiện bằng tay và trên giấy tờ và sổ sách Bên cạnh đó công ty đã áp dụng nhiều PM hỗ trợ QL nhưng đều thất bại do PM được mua từ nhiều nguồn, không tập trung, chủ yếu là PM kế toán kiêm thêm một số chức năng QL Kết quả là mỗi người làm việc trên một mảng riêng và phải qua một khâu trung gian để so sánh số liệu, gây khó khăn cho QL, ra quyết định

• Một lý do nữa các phần mềm của nước ngoài có thể không phù hợp với bài toán quản lý đặc thù ở Việt Nam.

• Và vì thế công ty đã cùng hợp tác với công ty VIAMI (Rumani) để việt hóa và cùng phát triển phân mềm VIP Enterprise lần đầu tiên giới thiệu ở Việt Nam.Để có được một phần mềm phù hợp với

những đặc thù của công ty cũng như những đặc thù ở Việt Nam.

Tái cấu trúc và cấu hình hệ thống

Để phù hợp với yêu cầu của hệ thống và các yêu cầu cần thiết của phần mềm VIP Enterprise Công ty đã mạnh dạn thay đổi và đầu tư trang thiết bị phù hợp

để có thể vận hành tốt nhất cho hệ thống, đem đến hiệu quả tốt nhất cho công ty Công ty đã đầu tư một

hệ thống server mới để thay thế cho hệ thống server

cũ đã lạc hậu Để nhằm nâng cao hiệu quả của việc trao đổi dữ liệu của ban giám đốc với các phòng ban được nhanh chóng và chính xác Bên cạnh đó là hệ thống các máy tính mới với cấu hình phù hợp với

yêu cầu của phần mềm VIP Enterprise để thay thế

cho hệ thống máy tính cũ của công ty

Đào tạo đội ngũ triển khai

Đội ngũ triển khai của công ty thì được tuyển

chọn kỹ lượng, đều là những kỹ sư có tay nghề

và am hiểu về CNTT Sau đó họ được đào tạo và cùng hợp tác với công ty VIAMI (Rumani) để

việt hóa phân mềm VIP Enterprise.Chính đội

ngũ này sẽ có trách nhiệm triển khai phần mềm VIP Enterprise cho công ty

Hiệu chỉnh và cài đặt

Cập nhật bút toán và khoá sổ

Cập nhật hệ thống tài khoản

Lập ngân sách chi tiêu

Lập cân đối kế toán, cân đối số phát sinh

Thiết lập hệ thống báo cáo

Cài đặt chương trình

Test kịch bản, chạy thử nghiệm

Kiểm tra đánh giá tính đúng đắn của chương trình với số liệu giả định

Kiểm tra và bắt lỗi chương trình (các phần

customize) trước khi đưa vào khai thác

Kiểm tra đánh giá tính tiện ích - dễ sử dụng

của chương trình

Kiểm tra và đánh giá tính ổn định của hệ thống

Thiết lập tài liệu

Tài liệu hướng dẫn sử dụng

Tài liệu tham khảo cho người sử dụng

Tài liệu quản trị hệ thống

Đào tạo người sử dụng cuối cùng

Để có thể vận hành tốt và khai thác hiệu quả chương trình phần mềm VIP các nhân viên kế toán cần phải được hướng dẫn một cách chi tiết, cụ thể các tính năng hiện có trong chương trình

•Nội dung cơ bản của khóa đào tạo:

Giới thiệu chung về chương trình VIP

Hướng dẫn cập nhật số liệu phát sinh trước khi sử dụng chương trình

Hướng dẫn cập nhật số liệu phát sinh hàng ngày

Hướng dẫn thực hiện các thao tác cuối kỳ kế toán

Hướng dẫn lên hệ thống báo cáo (Sổ sách, kho, công nợ, doanh thu, giá thành, nhân sự, quản trị,…)

Hướng dẫn thực hiện các thao tác khi kết thúc năm làm việc

Hướng dẫn kiểm tra đối chiếu số liệu trên phần mềm giữa các phần hành

Ngoài ra suốt quá trình sử dụng người dùng có thể thường xuyên trao đổi với nhân viên công ty VIAMI để được tư vấn và giải đáp những thắc mắc một cách tốt nhất

Nghiệm thu và đánh giá

Với PM VIP, Huetronics giải quyết được cơ bản các bài toán của Công ty, dễ sử dụng, số liệu báo cáo chuẩn xác,

ổn định, khả năng truy xuất báo cáo, cập nhật chứng từ

nhanh do VIP đã tối ưu hóa việc truy cập từ xa, tạo nên cơ

sở dữ liệu khá gọn nhẹ.

Quy trình triển khai: Triển khai các môđun kinh doanh

trước (để mọi người làm quen với những chứng từ phát sinh trực tiếp) Sau đó là các modul về tài vụ, tiêu thụ

Các môđun kế toán và báo cáo lãnh đạo, làm báo cáo và

xử lý số liệu được phát sinh từ những môđun khác

Ưu điểm

 Dữ liệu được quản lý chi tiết theo từng đơn vị hoặc tổng hợp từ các đơn vị

 Tìm kiếm nhanh chóng, chính xác: Tìm kiếm nhanh theo nhiều tiêu chí trong khi đang thao tác tại bất kỳ màn hình giao diện nào, tìm kiếm gần đúng đối với các bảng từ điển giúp kế toán viên không cần phải nhớ chính xác tên hoặc mã trong danh mục

 Tăng cường các chức năng kiểm tra, số liệu như nhập sai định khoản, sai hoặc thiếu các mã chi tiết, sai giữa hạch toán thuế và bảng kê chi tiết thuế Đối chiếu số liệu không cân đối giữa các tài khoản, bảng cân đối kế toán với các sổ chi tiết

 Kỳ kế toán linh hoạt: Chương trình cho phép kế toán mở sổ không nhất thiết phải là tháng đầu năm mà có thể là tháng bất kỳ và chu kỳ kế toán không nhất thiết phải là 12 tháng

 Liên năm: Thời gian xử lý dữ liệu, lưu trữ và in báo cáo của chương trình được thực hiện là liên năm

 Đầy đủ các sổ từ chi tiết đến tổng hợp về đối tượng công nợ, công trình, hợp đồng, dự án, các khoản mục chi phí

Bảo hành và bảo trì

Để đánh giá sản phẩm, ngoài những tiêu trí như giao diện đẹp

dễ sử dụng, tính năng nổi trội và phù hợp với yêu cầu quản lý thì chế độ bảo hành bảo trì cũng là một tiêu chí rất quan trọng

•Phần mềm VIP sẽ được bảo hành miễn phí trong thời gian 18 tháng sau khi ký hợp đồng (thời gian này có thể thay đổi phụ thuộc vào điều khoản bảo hành trên hợp đồng) Sau khi kết thúc thời gian bảo hành miễn phí công ty tiếp tục hợp tác với công ty VIAMI để bảo trì phần mềm cho thời gian tiếp theo.

• Trong thời gian bảo hành / bảo trì nếu có sự thay đổi về mẫu biểu, chế độ, chính sách của Nhà nước thì công ty VIAMI sẽ cập nhật (update), hiệu chỉnh phần mềm VIP mà công ty không phải chịu bất kỳ một khoản chi phí nào.

Lời cảm ơn

Một lần nữa nhóm xin chân thành cảm ơn thầy giáo Th.S Phan Văn Viên đã hướng dẫn cùng các thành viên trong lớp

đã tận tình chỉ dẫn, tạo điều kiện cho nhóm hoàn thành tôt bài tập lớn môn học này