GIẢI PHÁP TRIỂN KHAI KẾ TOÁN TỔNG HỢP TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN HUETRONICS

- Giúp cho bộ phận tư vấn triển khai đưa ra được các hoạch định, từ đó thực thi triển khai, trong nhiều trường hơp thay đổi các quy trình quản lý của doanh nghiệp để phát huy hết hiệu qu

PHẦN I : GIẢI PHÁP TRIỂN KHAI KẾ TOÁN TỔNG HỢP

TẠI CÔNG TY HUETRONICS1.Giới thiệu về công ty cổ phần Huetronics

Ra đời từ năm 1989, Công ty Điện tử Huế mà nay

là Công ty Cổ phần Huetronics là doanh nghiệp nhà nướchoạt động sản xuất và kinh doanh trong các lĩnh vựcđiện, điện tử, điện gia dụng Là một trong những đơn vịđầu tiên trong nước lắp ráp các sản phẩm điện tử của cáchãng điên tử nổi tiếng Cùng với sự phát triển của lĩnh vực công nghệ thôngtin, Công ty đã nhanh chóng chuyển đổi dần cơ cấu ngành hàng hoạt động củamình để hội nhập cùng phát triển Công ty chú trọng đến việc đầu tư mạnh mẽvào con người, công nghệ, hệ thống dịch vụ và quản lý nhằm đưa ra các sảnphẩm, giải pháp, dịch vụ của mình đến với mọi khách hàng một cách hiệu quả

và phù hợp nhất

Cuối năm 2004, Công ty Điện tử Huế chính thức chuyển đổi với loại hình

cổ phần hóa doanh nghiệp với tên gọi Công ty Cổ phần Huetronics, theo quyếtđịnh số 3749/QĐ-UB của UBND tỉnh Thừa Thiên – Huế

Hơn 20 năm xây dựng và phát triển, Công ty Cổ phần Huetronics đã tựhoàn thiện chính mình bằng những nổ lực lớn lao Dựa trên phương châm:

"Ước muốn của bạn là mục tiêu của chúng tôi", và với các thế mạnh:

- Nguồn nhân lực trẻ trung, năng động, tận tụy và chuyên nghiệp

- Lĩnh vực sản xuất kinh doanh đa dạng, phong phú:

• Thiết kế, sản xuất, kinh doanh các sản phẩm điện, điện tử, điện lạnh

• Thiết kế, sản xuất, kinh doanh các sản phẩm CNTT và viễn thông

• Sản xuất các sản phẩm máy tính, linh kiện máy tính, thiết bị tiếtkiệm điện năng,…

• Sản xuất, gia công phần mềm.

• Xây dựng, thực hiện các giải pháp CNTT, tự động hóa

• Xử lý môi trường và phòng chống cháy nổ

- Sản phẩm sản xuất với các thương hiệu: Jetek, Vietcom được biết đếntrên thị trường Việt Nam

- Giải pháp hoàn chỉnh, trọn gói với sự phối hợp đặc biệt của nhiều nhà cung cấphàng đầu : Intel, Samsung, LG, Sony,

- Hệ thống phân phối, các trung tâm bảo hành và bảo hành ủy quyền rộng khắp

và trải dài trên nhiều tỉnh thành trong cả nước

- Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008

- Hệ thống quản lý môi trường theo tiêu chuẩn ISO 14001:2004

Trên chặng đường xây dựng và trưởng thành, mặc dù phải đương đầu vớinhiều thách thức, khó khăn trong quá trình hội nhập kinh tế quốc tế, Công ty đãđứng vững và từng bước khẳng định vị trí của mình trong lĩnh vực sản xuất vàkinh doanh các mặt hàng điện tử và công nghệ thông tin ở Việt nam Đây là kếtquả của sự nỗ lực phấn đấu không mệt mỏi của Công ty Trong những năm tới,khi mà đất nước hội nhập ngày càng sâu vào nền kinh tế thế giới nhiều cơ hộiđược mở ra, bên cạnh đó sẽ có nhiều thách thức, cạnh tranh khốc liệt đòi hỏiphải tái cấu trúc cơ cấu tổ chức bộ máy Công ty, nắm bắt thời cơ, vượt qua tháchthức, xây dựng Công ty hoạt động chuyên nghiệp, hiệu quả với định hướng pháttriển lâu dài, bền vững

1.1.Tầm quan trọng của kế toán tổng hợp

Ngày nay thông tin kế toán là rất cần thiết cho nhà quản trị đề ra các chiếnlược và quyết định kinh doanh Do đó nếu thông tin kế toán sai lệch sẽ dẫn đếncác quyết định của nhà quản trị không phù hợp, doanh nghiệp có thể rơi vào tìnhtrạng khó khăn Do vậy, một bộ máy kế toán mạnh, sổ sách kế toán rõ ràng,phân tích thấu đáo sẽ giúp cho người điều hành đưa ra các quyết định kinhdoanh đạt hiệu quả Mặt khác sổ sách rõ ràng thì việc quyết toán về thuế đối với

cơ quan chức năng sẽ mau lẹ, giúp tiết kiệm thời gian, tạo điều kiện tốt cho hoạtđộng sản xuất kinh doanh

Do đó Huetronics quyết định triển khai giải pháp kế toán tổng hợp máy

2.Đánh giá, xác định mục tiêu hệ thống

2.1.Tầm quan trọng của mục tiêu bài toán

-Để triển khai thành công hệ thống giải pháp ERP cho doanh nghiệp, trướchết cần phải xác định rõ được mục tiêu của hệ thống, xác định được tầm quantrọng của mục tiêu bài toán:

-Đóng vai trò rất quan trọng cho định hình nội dung , độ lớn và phạm viứng dụng của bài toán được xây dựng

-Xác định được khối lượng công viec từ đó thiết lập kế hoạch triển khai,kiểm soát dự án được xây dựng

- Giúp cho bộ phận tư vấn triển khai đưa ra được các hoạch định,

từ đó thực thi triển khai, trong nhiều trường hơp thay đổi các quy trình quản

lý của doanh nghiệp để phát huy hết hiệu quả của hệ thống ERP sẽ áp dụng -Giúp bộ phận lập trình hiểu rõ các nghiệp vụ quản lý riêng để thiết kếnhằm đảm bảo bài toán ứng dụng có thể đưa vào áp dụng phù hơp với thực tế

2.2.Nội dung xác định mục tiêu bài toán

Sơ đồ xác định mục tiêu bài toán

Khi tiến hành xây dựng mục tiêu bài toán cần xác định các nội dung chính:

- Quy trình nghiệp vụ quản lý của bài toán dự kiến đưa vào xây dựng trìnhứng dụng

- Các quy trình công nghệ (nếu có ) ảnh hưởng đến thông tin phục vụ chocông tác quản lý cho hệ ứng dụng định xây dựng

- Các thông tin phát sinh vào / ra đang xử lý hiện tại Các mối liên hệ liênquan giữa các thông tin mà hệ ứng dụng sẽ xử lý

- Dòng luân chuyển thông tin, các tiêu thức phát sinh có thể xẩy ratrong quá trình xử lý thực tế của bài toán Các khả năng mở rộng của hệthống trong tương lai

- Tốc độ tăng trưởng dữ liệu theo thời gian

- Các mong muốn nâng cao chất lượng quản lý trong tương lai

3.Tổng quan về giải pháp

3.1.Chi tiết giải pháp

3.1.1.Tổng hợp mọi tác vụ từ tất cả các Module

Quy trình nghiệp vụ: Cập nhật bút toán và khoá sổ

3.1.2.Quản lý hệ thống tài khoản theo dạng ma trận / đa chiều

Việc ghi sổ trong hệ thống tài khoản mới đòi hỏi bất cứ các hoạt động kinh

tế phát sinh phải ghi chép thông qua các nhóm số của hệ thống tài khoản Cơ chếtập hợp như sau:

- Nhóm thứ nhất: Nhóm công ty, mỗi đơn vị có tổ chức kế toán phải cómột mã số riêng

- Nhóm số thứ hai: Là nhóm trung tâm trách nhiệm, trung tâm chiphí, phòng ban

- Nhóm số thứ ba: Là nhóm tài khoản nhà nước, hạch toán theo qui địnhhiện hành của nhà nước

- Nhóm thứ tư: Nhóm mã ngân hàng/kênh phân phối

- Nhóm thứ năm: Nhóm sản phẩm

- Nhóm thứ sáu: Nhóm nội bộ

Cách phân nhóm này đảm bảo sẽ hạch toán được chi tiết các nghiệp vụtheo chuẩn mực kế toán của Việt Nam và phân lớp quản lý tới mức chi tiết nhấtphù hợp với yêu cầu quản lý chi tiết theo nhiều đối tượng của công ty cổ phầnHuetronics hiện nay.

Quy trình nghiệp vụ: Cập nhật hệ thống tài khoản

Định nghĩa Ngân sách

Định nghĩa Tổ chức Ngân sách

Định nghĩa Công thức

Ngân sách MassBudgetĐịnh nghĩa

Nhập và thay đổi số

l ợng hoặc bút toán ngân sách

- Hệ thống xây dựng các báo cáo khác nhau chứa đựng các thông tin vềngân sách để đảm bảo mọi cấp quản lý của doanh nghiệp có thể có được cácthông tin theo mức về ngân sách.

- Xây dựng và chạy chức năng tổng hợp để tổng hợp số dư ngân sách giữacác bộ sổ khác nhau

- Đóng ngân sách để ngăn chặn sự thay đổi bất thường hoặc không hợp lệ

Có thể đóng một phần hoặc toàn bộ ngân sách

- Chuyển số dư ngân sách ra loại tiền báo cáo để so sánh với số thực tếtrong các báo cáo tài chính Giải pháp đề ra nên cho phép tạo các báo cáo để sosánh các phiên bản ngân sách khác nhau trong cũng loại tiền báo cáo

Quy trình nghiệp vụ: Lập ngân sách chi tiêu

3.1.4.Đáp ứng phân tích tình hình tài chính doanh nghiệp

Một giải pháp quản lý chi tiết ngân sách sẽ đảm bảo được dữ liệu cần thiếtkhi phân tích tình hình tài chính daonh nghiệp và làm cơ sở để đối chiếu phântích với các phát sinh thực tế Với giải pháp kế toán tổng hợp cần tổng hợp đượctoàn bộ các bút toán chi tiết của từng nghiệp vụ phát sinh các module khác sau

đó cân đối và tổng hợp trên sổ kế toán tổng hợp Từ các dữ liệu chi tiết và tổnghợp đó tạo các báo cáo phân tích tài chính của doanh nghiệp, các báo cáo tàichính phục vụ cơ quan thuế, bộ tài chính, chủ đầu tư, cổ đông…

3.1.5 Lập cân đối kế toán, cân đối số phát sinh

Đối với bất kỳ hệ kế toán tổng hợp nào thì cân đối số liệu kế toán, cân đối

số liệu phát sinh là yêu cầu tiên quyết đầu tiên Tuy nhiên ở đây do tài khoảnphân cấp theo nhiều mức khác nhau dẫn đến giải pháp cũng đưa ra cân đối theocác mức của tài khoản để đảm bảo có thể nhìn thấy được số liệu tài chính doanhnghiệp theo từng cấp Các số liệu cân đối kế toán, cân đối phát sinh là cơ sở đểlập báo cáo tài chính, báo cáo thuế, lưu chuyển tiền tệ, thuyết minh báo cáo tàichính cho Bộ Tài chính, cơ quan thuế Ngoài ra nó cũng là số liệu để phân tíchtình hình tài chính doanh nghiệp

3.1.6.Khả năng phân tích trực tuyến số liệu tài chính nhiều năm

Các dữ liệu tài chính được lưu trên cơ sở dữ liệu thiết kế lưu nhiều nămnên đảm bảo dữ liệu sau nhiều năm có thể sử dụng làm đầu vào cho các dịch vụphân tích dữ liệu trực tuyến Mặt khác cơ sở dữ liệu thiết kế là cơ sở dữ liệuquan hệ lưu tập trung trên hệ quản trị cơ sở dữ liệu quan hệ mạnh là SQL Server

2000 hoặc Oracle Trên các hệ quản trị này các dịch vụ tích hợp phân tích trựctuyến khá mạnh như OLAP tiến hành trên kho dữ liệu Data Warehouse Dựatrên dữ liệu tài chính lưu tập trung nhiều năm có thể ứng dụng các kỹ thuật khaiphá dữ liệu để phân tích quy luật thị trường mục tiêu, khách hàng mục tiêu, phântích rủi ro về thị phần, khách hàng, chất lượng, phân tích về đối thủ cạnh tranh,

dự đoán xu thế phát triển các mặt hàng hoá, xu thê nhu cầu nguyên phụ liệu, xuhướng thời trang… Các tool OLAP chú trọng vào việc cung cấp phân tích dữliệu đa chiều trực tuyến chất lượng cao với câu lệnh SQL theo các tính giản lược

và sự tách nhỏ theo nhiều chiều Đây là vấn đề mở tuỳ thuộc nhu cầu từng thờiđiểm của doanh nghiệp sẽ có các lợi ích thu được khi phân tích dữ liệu hiện có

khi sử dụng giải pháp ERP tổng thể nơi dữ liệu đã được chuẩn hoá với thông tin

đa dạng và đầy đủ nhất về nội tại và tác động bên ngoài của doanh nghiệp

3.1.7.Thiết lập hệ thống báo cáo

Quy trình nghiệp vụ: Lập báo cáo tài chính

3.1.8.Giải pháp chức năng chi tiết

a Hỗ trợ quản lý đa công ty

• Có khả năng sử lý các nghiệp vụ giữa nội bộ các công ty

− Chuyển tiền giữa hai chi nhánh

− Chi trả hộ chi phí

− Các bút toán bán hàng nội bộ (Thành phẩm)

− Tạm ứng hộ

− Các bút toán thanh toán nội bộ khác không liên quan đến mua bán hàng hóa

− Các bút toán bán hàng nội bộ (Nguyên phụ liệu cho sản xuất)

• Có khả năng báo cáo riêng rẽ cho từng công ty

• Có khả năng báo cáo tổng cộng cho tất cả các công ty

• Bảng cân đối kế toán, báo cáo kết quả kinh doanh cho mỗi công ty

b Hỗ trợ quản lý các phòng ban, bộ phận, trung tâm chi phí

c Hỗ trợ hệ thống tài khoản, hệ thống sổ sách, báo cáo theo quy định của

kế toán Việt Nam

d Hỗ trợ hình thức sổ kế toán Nhật ký chung bao gồm sổ nhật ký chung và các sổ cái

e Hỗ trợ yêu cầu phân tích doanh thu và chi phí theo từng nhóm sản phẩm

f Lập báo cáo tài chính

g Ghi chép các số thống kê về số lượng

h Nhóm các tài khoản vào các nhóm để tiện cho việc báo cáo và truy vấn các giá trị tổng của nhóm

i Luật kết hợp giữa các tài khoản: Có khả năng kiểm tra việc kết hợp các phân đoạn tài khoản

j Bảo mật

• Mỗi công ty, bộ phận, phòng ban chỉ có thể truy cập vào số dư tài khoản củamình

• Tổng công ty có thể truy cập tất cả các tài khoản của các đơn vị

k Báo cáo so sánh số ngân sách và số thực tế

• Số lượng và giá trị

• Số luỹ kế theo kỳ kế toán và năm tài chính

l Ngân sách

- Bao gồm cả số lượng và giá trị

- Hỗ trợ chuyển dữ liệu từ các bảng tính vào hệ thống

- Đóng ngân sách tập trung

- Giữ lại được các số ngân sách cũ khi thay đổi ngân sách trong năm

m Các bút toán

Nhập các bút toán thủ công

Các bút toán được nhập trên sổ cái gồm:

- Các bút toán không thực hiện trên sổ phải thu, phải trả, tài sản cố định,bán hàng, mua hàng, hàng tồn kho

- Các bút toán kết chuyển thuế vào cuối quý

- Các bút toán kết chuyển công nợ nội bộ cuối kỳ

- Các bút toán điều chỉnh doanh thu, chi phí cho chính xác

Đóng sổ cuối năm: Thực hiện chạy một số chương trình của Hệ thống để đóng

sổ các tài khoản doanh thu, chi phí, và mang số dư của các tài khoản tài sản,công nợ sang năm sau

n Đóng/mở kỳ kế toán

- Đóng mở kỳ kế toán một cách tập trung

- Đóng kỳ kế toán mềm (Soft close) cho phép có thể mở lại kỳ kế toán

- Quá trình mở kỳ kế toán tạo các số dư đầu kỳ cho kỳ kế toán

- Số dư cuối năm của các tài khoản doanh thu và chi phí phải được chuyển sangtài khoản lãi chưa phân phối và trở về 0 khi sang đầu năm sau

o Giải pháp chi tiết cho các chức năng quản lý ngân sách

- Nhập số liệu ngân sách phân tán

- Sử dụng số phát sinh thực tế của các tài khoản của năm trước để lập ngânsách cho năm sau

- Có thể tạo ra được rât nhiều phiên bản ngân sách khác nhau và báo cáo sosánh giữa các ngân sách đó

- Kiểm soát ngân sách

- Các bộ phận không thể chi vượt quá ngân sách của mình

- Sử dụng các bút toán ngân sách để cung cấp cho các dữ liêu ngân sách và dựbáo vào hệ thống

- Tạo các công thức ngân sách

- Lập báo cáo tài chính

4.Quy trình triển khai kế toán tổng

4.1.Khảo sát yêu cầu, thực trạng

Quy trình quản lý tài chính - kế toán, cách thức trả lương, cũng nhưquy trình luân chuyển chứng từ giữa các phòng ban tại mỗi doanh nghiệp là

không giống nhau Ngoài ra song song với việc tuân theo những chuẩn mựcnhà nước quy định, chúng tôi có những quy trình quản lý riêng phù hợp vớiđặc thù của mình

Nếu xếp theo quy mô DN ở Việt Nam, Huetronics chưa đạt tới tầm trungvới hơn 90 nhân viên và doanh số năm 2005 đạt 150 tỷ đồng nên mức ngân sáchđầu tư cho ERP phải không quá 10.000 USD Con số đó quá bé đối với giá trịcác PM ERP hiện hành nhưng không nhỏ so với lợi nhuận của một công ty tinhọc như Huetronics Với số tiền đó, Huetronics xác định không thể mua đượccác PM lớn như Oracle hay SAP và cũng không đủ để thuê một đơn vị tư vấn.Dựa trên kết quả khảo sát đó Công ty chúng tôi hợp tác công ty VIAMI(Rumani) đồng thời cũng cùng hợp tác Việt hóa sản phẩm VIP Enterprise

4.2 Lập tiến độ triển khai

 Cơ sở thiết lập tiến độ :

 Theo yêu cầu từ khách hàng

 Theo khối lượng công việc từ hồ sơ khảo sát

 Căn cứ vào tình hình chuẩn bị dữ liệu của khách hàng

 Công cụ xây dựng tiến độ :MSProject với sơ đồ GANTT và sơ đồ mạngPERT để lập tiến độ chi tiết cho quá trình triển khai giải pháp

4.3 Phân tích sự khác biệt

Ban đàu việc quản lý của công ty gặp rất nhiều khó khăn do việc quản lý

sổ sách đều được thực hiện bằng tay và trên giấy tờ và sổ sách Bên cạnh đócông ty đã áp dụng nhiều PM hỗ trợ QL nhưng đều thất bại do PM được mua từnhiều nguồn, không tập trung, chủ yếu là PM kế toán kiêm thêm một số chứcnăng QL Kết quả là mỗi người làm việc trên một mảng riêng và phải qua mộtkhâu trung gian để so sánh số liệu, gây khó khăn cho QL, ra quyết định

Một lý do nữa các phần mềm của nước ngoài có thể không phù hợp với bàitoán quản lý đặc thù ở Việt Nam

Và vì thế công ty đã cùng hợp tác với công ty VIAMI (Rumani) để việthóa và cùng phát triển phân mềm VIP Enterprise lần đầu tiên giới thiệu ở ViệtNam.Để có được một phần mềm phù hợp với những đặc thù của công ty cũngnhư những đặc thù ở Việt Nam.

4.4 Tái cấu trúc và cấu hình hệ thống

Để phù hợp với yêu cầu của hệ thống và các yêu cầu cần thiết của phầnmềm VIP Enterprise Công ty đã mạnh dạn thay đổi và đầu tư trang thiết bị phùhợp để có thể vận hành tốt nhất cho hệ thống, đem đến hiệu quả tốt nhất chocông ty Công ty đã đầu tư một hệ thống server mới để thay thế cho hệ thốngserver cũ đã lạc hậu Để nhằm nâng cao hiệu quả của việc trao đổi dữ liệu củaban giám đốc với các phòng ban được nhanh chóng và chính xác Bên cạnh đó là

hệ thống các máy tính mới với cấu hình phù hợp với yêu cầu của phần mềm VIPEnterprise để thay thế cho hệ thống máy tính cũ của công ty

4.5 Đào tạo đội ngũ triển khai

Đội ngũ triển khai của công ty thì được tuyển chọn kỹ lượng, đều là những

kỹ sư có tay nghề và am hiểu về CNTT Sau đó họ được đào tạo và cùng hợp tácvới công ty VIAMI (Rumani) để việt hóa phân mềm VIP Enterprise.Chính độingũ này sẽ có trách nhiệm triển khai phần mềm VIP Enterprise cho công ty

4.6.Hiệu chỉnh và cài đặt

Do phần mền VIP ban đầu là một sản phẩm của công ty VIAMI(Rumani) nên có những sự khác biệt về các quy trình kế toán của ViệtNam Nên hai công ty đã hợp tác để việt hóa và hiểu chỉnh các chức năngcủa sản phẩm sao cho phù hợp

 Lập cân đối kế toán, cân đối số phát sinh

 Thiết lập hệ thống báo cáo

 Cài đặt chương trình

4.6.1.Test kịch bản, chạy thử nghiệm

 Kiểm tra đánh giá tính đúng đắn của chương trình với số liệu giả định

 Kiểm tra và bắt lỗi chương trình (các phần customize) trước khi đưa vàokhai thác

 Kiểm tra đánh giá tính tiện ích - dễ sử dụng của chương trình

 Kiểm tra và đánh giá tính ổn định của hệ thống

4.6.2.Cập nhật số liệu

 Tập hợp, tiền xử lý các dữ liệu đã có cần đưa vào cơ sở dữ liệu

 Tập hợp các dữ liệu tiếp tục phát sinh hàng ngày cần đưa vào cơ sở dữ liệu

 Chuyển đổi các dữ liệu với các cấu trúc khác nhau vào CSDL (nếu có)

 Cập nhật dữ liệu vào CSDL

 Kiểm tra đánh giá dữ liệu trước khi đưa hệ thống chương trình vào

4.6.3.Thiết lập tài liệu

 Tài liệu hướng dẫn sử dụng

 Tài liệu tham khảo cho người sử dụng

 Tài liệu quản trị hệ thống

4.7.Đào tạo người sử dụng cuối cùng

Để có thể vận hành tốt và khai thác hiệu quả chương trình phần mềm VIPcác nhân viên kế toán cần phải được hướng dẫn một cách chi tiết, cụ thể các tínhnăng hiện có trong chương trình

Nội dung cơ bản của khóa đào tạo:

 Giới thiệu chung về chương trình VIP.

 Hướng dẫn cập nhật số liệu phát sinh trước khi sử dụngchương trình

 Hướng dẫn cập nhật số liệu phát sinh hàng ngày

 Hướng dẫn thực hiện các thao tác cuối kỳ kế toán

 Hướng dẫn lên hệ thống báo cáo (Sổ sách, kho, công nợ, doanh thu,giá thành, nhân sự, quản trị,…)

 Hướng dẫn thực hiện các thao tác khi kết thúc năm làm việc

 Hướng dẫn kiểm tra đối chiếu số liệu trên phần mềm giữa cácphần hành

Ngoài ra suốt quá trình sử dụng người dùng có thể thường xuyên trao đổivới nhân viên công ty VIAMI để được tư vấn và giải đáp những thắc mắc mộtcách tốt nhất

4.8.Nghiệm thu và đánh giá

Với PM VIP, Huetronics giải quyết được cơ bản các bài toán của Công

ty, dễ sử dụng, số liệu báo cáo chuẩn xác, ổn định, khả năng truy xuất báo cáo,cập nhật chứng từ nhanh do VIP đã tối ưu hóa việc truy cập từ xa, tạo nên cơ sở

người có thể nhận thêm trách nhiệm mới quan trọng hơn, từ đó tạo động lực cho

sự phát triển

Các môđun VIP được triển khai tại Huetronics: Kinh doanh, điểmbán hàng, tiêu thụ, tài vụ, báo cáo lãnh đạo, tài sản cố định, kế toán, leasing.Bước tiếp theo sẽ áp dụng marketing, nhân sự, bảo hành Số điểm sử dụngkhoảng 30 máy tính Một máy có thể cài 1 hay nhiều phân hệ tùy theo yêucầu của công việc

Quy trình triển khai: Triển khai các môđun kinh doanh trước (để mọi ngườilàm quen với những chứng từ phát sinh trực tiếp) Sau đó là các modul về tài vụ,tiêu thụ Các môđun kế toán và báo cáo lãnh đạo, làm báo cáo và xử lý số liệuđược phát sinh từ những môđun khác

4.9.Ưu điểm

Tất cả các báo cáo đều có thể kết xuất ra nhiều định dạng khác nhaunhư Excel, Word, HTML, Lotus … và giữ nguyên các định dạng cũng nhưcông thức

 Dữ liệu được quản lý chi tiết theo từng đơn vị hoặc tổng hợp từ cácđơn vị

 Tìm kiếm nhanh chóng, chính xác: Tìm kiếm nhanh theo nhiều tiêu chítrong khi đang thao tác tại bất kỳ màn hình giao diện nào, tìm kiếm gần đúng đốivới các bảng từ điển giúp kế toán viên không cần phải nhớ chính xác tên hoặc

mã trong danh mục

 Tăng cường các chức năng kiểm tra, số liệu như nhập sai định khoản,sai hoặc thiếu các mã chi tiết, sai giữa hạch toán thuế và bảng kê chi tiết thuế.Đối chiếu số liệu không cân đối giữa các tài khoản, bảng cân đối kế toán với các

sổ chi tiết

 Kỳ kế toán linh hoạt: Chương trình cho phép kế toán mở sổ khôngnhất thiết phải là tháng đầu năm mà có thể là tháng bất kỳ và chu kỳ kế toánkhông nhất thiết phải là 12 tháng

 Liên năm: Thời gian xử lý dữ liệu, lưu trữ và in báo cáo của chươngtrình được thực hiện là liên năm

 Đầy đủ các sổ từ chi tiết đến tổng hợp về đối tượng công nợ, côngtrình, hợp đồng, dự án, các khoản mục chi phí

4.10.Bảo hành và bảo trì

Để đánh giá sản phẩm, ngoài những tiêu trí như giao diện đẹp dễ sử dụng,tính năng nổi trội và phù hợp với yêu cầu quản lý thì chế độ bảo hành bảo trìcũng là một tiêu chí rất quan trọng

4.10.1 Nội dung bảo hành / bảo trì

Phần mềm VIP sẽ được bảo hành miễn phí trong thời gian 18 tháng saukhi ký hợp đồng (thời gian này có thể thay đổi phụ thuộc vào điều khoản bảohành trên hợp đồng) Sau khi kết thúc thời gian bảo hành miễn phí công ty tiếptục hợp tác với công ty VIAMI để bảo trì phần mềm cho thời gian tiếp theo

Trong thời gian bảo hành / bảo trì nếu có sự thay đổi về mẫu biểu, chế

độ, chính sách của Nhà nước thì công ty VIAMI sẽ cập nhật (update), hiệu chỉnhphần mềm VIP mà công ty không phải chịu bất kỳ một khoản chi phí nào

Sơ đồ quy trình quản lý kho

Xuất hàng hoá Hoá đơn

Nhập kho vật tư, thiết bị tài sản , công cụ dụng cụ

1.2.Chi tiết giải pháp

Giải pháp ERP về quản trị kho phải đạt được các mục tiêu cơ bản sau đây:

1.2.1 Xây dựng bộ danh điểm thống nhất trong toàn hệ thống

Mục tiêu này đảm bảo tính thống nhất chung cho toàn bộ hệ thống Mỗimột vật tư trong cùng hệ thống có một danh điểm riêng đảm bảo kiểm soát vật

tư một cách thống nhất giữa tất cả các kho của các đơn vị trong một tổng công

ty Điều này rất quan trọng bởi một công ty dệt may hệ thống danh điểm vật tưrất lớn và chi tiết lên tới hàng nghìn danh điểm, nếu không quản lý chặt chẽ vàthống nhất trên toàn hệ thống thì khi muốn biết tình trọng xuất nhập tồn, đơn giámột vật tư sẽ tốn kém rất nhiều thời gian chi phí mà độ chính xác không cao ảnhhưởng nhiều đến tiến độ sản xuất của công ty dệt may trong bối cảnh thị trườngcạnh tranh hiện nay

1.2.2 Kiểm soát đa đơn vị tính, kích thước trọng lượng, barcode, thời hạn sử dụng, không gian kho

Mỗi một danh điểm vật tư cần quan tâm đến rất nhiều các thông tin cầnquản lý tới mức chi tiết nhất Hệ thống ERP cần phải đáp ứng được yêu cầu này

Đó là các thông tin về đơn vị tính, khối lượng, kích thước dài rộng cao, mãbarcade quản lý, ngày sản xuất, nước sản xuất, thời hạn sử dụng, không gian lưutrữ trong kho, thời gian lưu kho… Các thông tin này rất cần thiết trong quản lý.Hiện nay các công ty may Việt Nam rất quan tâm đến kiểm soát hàng hoábán ra tại hệ thống phân phối của mình tại mỗi thời điểm nên việc mỗi hàng hoásản xuất ra được nhập kho ngoài các thông tin trên còn có một thông tin quantrọng cần quản lý đó là mã số mã vạch được đánh cho mỗi loại hàng hoá

1.2.3.Kiểm soát theo lô

Ngoài các thông tin cần quản lý trên thì đặc điểm của ngành dệt may là vật

tư thường nhập theo lô lớn nên cần quản lý chi tiết theo lô đảm bảo theo dõiđược luồng vật tư luân chuyển trong quá trình sản xuất kinh doanh