Le Thi Nguyet Liftì' Trong cóng tàc hànb chinh vàn pbòng va còng tàc liru trù, ho so là mot kbài niém dupe su dung khà phó bién.. Ho so dupe hièu là mot tàp vàn bàn hoàc mot vàn bàn co
Trang 1«
Bel MÓH NHAN THIìnc TRONG GIANG DAY VE LAP HO SOT HIÉN HÀNH
ThS Le Thi Nguyet Liftì'
Trong cóng tàc hànb chinh vàn pbòng va còng tàc liru trù, ho so là mot kbài niém dupe su dung khà phó bién Ho so dupe hièu là mot tàp vàn bàn (hoàc mot vàn bàn) co lién quan vói nbau ve mot su viéc, vàn
de (bay mot nguói) bìnb tbành trong qua trình giài quyéi su viéc, vàn
de dò; hoàc ho so là mot tàp vàn bàn dugc kél hpp lai do co nhiJng
diém gióng nbau kbàc nhu eùng mot Ioai vàn bàn, cùng mot tàc già, cùng mot tbòi gian Nhìn ebung, kbài niém ho so dà dupe biéu mot càeh luong dói tbó'ng nbà'l Va day là mot kbài niém ve phàn Ioai càc vàn bàn bìnb Ihành trong boat dòng cùa càc co quan
Trong boat dóng bang ngày, càc co quan san sinh ra mot lupng vàn bàn rà't lón De quàn ly càc vàn bàn mot càeh de dàng, tbuàn Ipi va chat che, càn pbài tièn bành phàn Ioai va lap ho so dói vói càc vàn bàn
dò Làp ho so là kbài niém dùng de chi viéc tàp hpp nhùng vàn bàn hinh tbành trong qua trình giài quyét cóng vice tbành tùng vàn de, su viéc hoàc theo càc dàc irung kbàc cùa vàn bàn, dóng ihòi sàp xép va bién muc chùng theo mot phuong phàp khoa hoc Vói càeh dinh ngbla này, co the nói, lap ho so là còng viéc cuòi eùng trong cóng tàc cóng vàn gia'y tò cùa càc co quan Tuy nhién, bién nay, eó nhiéu càeh biéu khàe nhau ve bàn chat cùa còng làc này, dàn dèn nhiéu kbài niém phàl sinh khàe nhu: làp ho so bién hànb lap ho so luu trù Trong dò, làp ho
so bién hànb là kbài niém dùng de ehi viéc làp ho so dói vói càc vàn
bàn vùa giài quyét xong cùa ca quan va do càn bp vién chùc hoàc vàn
thu co quan làp; con làp ho so luu trù là kbài niém dùng de ehi viéc
Truòng Dai hoc Khoa hoc Xà hòi va Nhàn vàn OHQGHN
Trang 2khòi phue càc ho so theo trình tu vàn thu dói vói càc vàn bàn rói le nòp vào luu trù va do càn bó luu trù thire bién Theo chùng tòi càeh biéu này chua ihue su ebuàn xàe Bòi vi kbài niém làp bó so gàn lién vói qua trình giài quyét cóng viéc bang vàn bàn giày tò cùa càc co
quan; nò chinh là viéc tàp hpp càc vàn bàn hinh thành trong qua trình
giài quyét cóng viéc ebù khóng pbài là khòi phue lai trình tu giài
quyét cóng viéc bang vàn bàn Cóng viéc này ehi eó thè lién hànb ò khàu vàn thu (tue là dóng nghìa vói kbài niém lap bó so bién hànb
dang dupe su dung bién nay) Vi vày khài niétn làp ho s(f chi nén su
dung trong cóng toc vàn thu Dói vói cóng làc luu trù, eó thè su dung
khài niém khòi phue bó so hoàc chinh ly bó so cho hpp ly va phàn ành dùng bàn chat su viéc
Hién nay do cóng tàc làp bó so ò càc co quan chua dupe ihue bién nghicm lue va do lón lai nhiéu càeh biéu khàe nhau ve làp bó so nén trong còng tàc giàng day viéc phàn biét rò khài niém làp bó so con nhiéu lùng tùng Viéc giàng day ly thuyét làp bó so con nàng ve
khòi phue ho sa trong luu trù (trong ly thuyét gpi là làp bó so luu trù)
ma chua phàn dinh rò ranb giói giùa làp bó so bién bành khi khóng eó danh muc ho so vói lap bó so d luu trù (tue là khòi phue ho so) Tu dò, làm cho sinh vién làn lón giùa càc cóng viéc này va khóng biéu rò bàn chat cùa càc còng tàc này De giài quyét nhùng khò khan trong giàng
day ly thuyét theo quan diém cùa chùng lói, càn phài xàe dinh rò càc
nói dung suu:
1 Thói diém lap ho so
Càn phài xàe dinh rò: làp bó so dupe lién bành lù giai doan vàn thu (tue là trong qua trình giài quyét cóng viéc bang ngày ó co quan) Néu trong giai doan vàn thu khóng lién bành làp ho so ma luu giù vàn bàn trong lìnb irang ròi le ibi sang giai doan luu trù, càn lién bành chinh ly khòi phue bó so
2 Trach nhìèm làp ho so
Nguói chiù tràcb nhiém true tiép làp bó so chinh là càc càn bó, nhàn vién làm cóng tàc cóng vàn, giày lo hoàc dói khi eó làm cóng viéc co lién quan dén cóng vàn, giày tò
Trang 33 Càc loaì ho so càn làp trong hoat dóng cùa càc co quan
Day là nói dung rat quan trong va giùp phàn biét rò ho so ò khàu vàn thu vói bó so luu trù Theo chùng tòi, trong qua trình boat dóng
cùa càc co quan, tó chùc, doanh ngbiép (sau day gpi chung là ca quan), càn phài làp nhùng Ioai bó so hién hànb ca bàn sau:
- Tàp luu cóng vàn (di, mal, nói bó)
- Ho so nguyén tàc: Ioai ho so làm càn eù phàp ly cho viéc giài quyét cóng viéc cùa co quan Vi vày, day là Ioai bó so càn dupe lap trong càc co quan Dói vói Ioai ho so này, càn càn eù theo linh chat, yéu càu cóng viéc de lap cho hpp ly (xàe dinh tiéu chi làp ho so, càeh ihùe làp bó so, càeh sàp xép vàn bàn )
- Ho so cóng vice (ho so chuyén món): Ioai bó so này hinh thành trong qua trình giài quyét càc còng viéc cu thè va phàn ành dàc thù chuyén món cùa tùng Ioai co quan
- Ho so càn bó (bay con gpi là ho so nhàn su): Ioai ho so này dugc
hinh tbành trong qua trình quàn ly càn bó nhàn vién, nguói lao dóng cùa càc co quan No dupe làp ó bó phàn tó chùc - càn bp (hoàc bó phàn nhàn su) cùa càc co quan
- Ho so tài chinh: là Ioai ho so phàn ành boat dóng lai chinh cùa
co quan Mpi co quan déu eó Ioai ho so này Nò dupe làp ò bó phàn lai chinh - ké toàn cùa càc co quan
- Ho so xày dung co bàn: phàn ành boai dóng xày dung co bàn cùa càc co quan (nhu sua ebùa nhó, sua chùa lón, xày dung co so vài chat )
- Ho so mày móc, tbié'l bi: dói vói càc cóng viéc co su dung càc trang, thiét bi, mày móc bién dai, khi mua sàm vài tu tbiét bi luón co kèm theo mot bó ho so cùa mày móc, thiét bi dò de huóng dàn sir dung, vàn bành, bào dudng, bào bành Loai ho so này iruóc day il
dupe ebù y, nhirng hién nay càn dugc cbù y dùng mùc
Dói vói nhùng Ioai ho so co bàn irén day, do linh chat, yéu càu khàe nhau nén tiéu chi làp ho so eó thè sé khàe nhau Càn xày dung càc tiéu chi cho phù hpp vói lùng loai hinh ho so cu thè
Trang 44 Phuong phàp làp ho so
Tu viéc xàe dinh càc loai bó so càn làp trong boat dòng cùa co quan chùng la càn xày dung phuong phàp làp bó so cho phù hpp vói
tùng loai bìnb bó so Trong dò, càn phài xàe dinh rò viéc xày dung
danh muc bó so trong càc co quan don vi là mot nhiém vu bài buóc Trong phuong phàp làp ho so càn làm rò càc nói dung sau:
- Quy trình làp bó so bién bành;
- Xày dung danh muc bó so;
- Huóng dàn càeh làp tùng loai bó scr,
- Tó chùc kiém tra dành già viéc làp bó so;
- Chetai xùly (bìnb ibùc chetai, khung chetai, )
Tu thire tièn giàng day huóng dàn thue tè cho sinh vién, chùng tòi thiét nghi ve mal ly luàn, Khoa va Bó món càn nghién eùu de làeh biél
rò làp bó so ó vàn thu vói chinh ly (khòi phue) ho so ó luu trù Day phài dupe eoi là nói dung nghién eùu trong làm cùa càc Bp món trong thói gian tòi
Trén co so dò hai Bò món cùng pbói hpp nghién eùu de dinh ra mot quy trình chung xuyén suol lù làp ho so ó vàn thu cho tói boàn chinh bó so ó luu irù de nàng cao chàì lupng chuyén món, dóng Ihòi
góp phàn nàng cao chat lupng cóng tàc quàn ly ò càc co quan va thè
hién linh lién thóng giùa còng tàc vàn thu va còng tàc luu trù
Ben canb dò két qua nghién eùu chuyén 9iu ve làp hó so, hoàn
chinh chinh ly bó so sé phue vu trirc tiép cho cóng tàc giàng day, huóng dàn thue làp Chùng la càn xày dung càc bài giàng làp hó sodÓi vói tùng loai hó so cu thè, phù hpp vói tùng loai dói lUpng giàng day khàe nhau (chinh quy lai chùc, dào tao ngàn han )
Trén day là mot so nhàn thùe mói cùa chùng tòi ve còng làc làp
hó so Rat mong day se là mot vàn de thu bùi su quan làm cùa càc ihày
co, càc nhà nghién eùu trong thói gian tói