Ta thấy bất kỳ một tổ chức nào, một doanh nghiệp nào muốn hoạt động được thì điều cần thiết là phải có sự thống nhất dưới sự lãnh đạo của một bộ máy quản trị doanh nghiệp hoặc bộ máy quản trị tổ chức đó. Bộ máy này sẽ vạch ra mục tiêu hoạt động của doanh nghiệp, các chiến lược của doanh nghiệp và từ đó chỉ huy, lãnh đạo toàn doanh nghiệp thực hiện theo chiến lược đó để hoàn thành mục tiêu đề ra, trong quá trình tổ chức thực hiện sẽ phối hợp các nguồn lực, kiểm tra và điều chỉnh quá trình thực hiện cũng như mục tiêu nếu cần để đạt hiệu quả cao nhất cho doanh nghiệp. Tổ chức bộ máy quản trị doanh nghiệp là yếu tố quan trọng đầu tiên trong việc tổ chức một doanh nghiệp. Tổ chức bộ máy quản trị được coi là cơ quan đầu não của doanh nghiệp, một doanh nghiệp có đi đúng hướng không là phụ thuộc rất lớn vào việc định hướng của bộ máy quản trị. Bộ máy quản trị ảnh hưởng đến toàn bộ quá trình hoạt động của doanh nghiệp, vì vậy nó quyết định cả sự thành công hay thất bại của doanh nghiệp.Trong thực tế hiện nay, bộ máy quản trị doanh nghiệp của các doanh nghiệp ở nước ta được đánh giá là chưa hoàn thiện, hầu hết các bộ máy quản trị doanh nghiệp còn hoạt động chưa có hiệu quả hoặc hiệu quả chưa cao. Do đó, trong điều kiện nền kinh tế thị trường, cạnh tranh khốc liệt như hiện nay thì việc xem xét, đánh giá bộ máy quản trị hiện hữu và việc nghiên cứu tìm biện pháp cải tiến, hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị là rất cần thiết và cấp bách đối với mỗi doanh nghiệp.
Trang 1TR¦êNG §¹I HäC KINH TÕ QUèC D¢N KHOA qu¶n trÞ kinh doanh
Trang 2LỜI CAM ĐOAN
Em xin cam đoan: chuyên đề thực tập tốt nghiệp “Giải pháp hoàn thiện cơ cấu tổ
chức bộ máy quản trị tại công ty cổ phần thương mại năng lượng Thăng Long” là
công trình nghiên cứu của riêng em dưới sự hướng dẫn của Ts Vũ Trọng Nghĩa
Các số liệu trong chuyên đề được lấy từ nguồn thực, do công ty Cổ phần thương mạiThăng Long cung cấp Nội dung trong chuyên đề không được sao chép từ bất kỳ côngtrình nào khác
Trang 3MỤC LỤC
LỜI CAM ĐOAN 1
MỤC LỤC 2
LỜI MỞ ĐẦU 4
1 Lý do viết đề tài 4
2 Mục tiêu viết đề tài 5
3 Phạm vi nghiên cứu 5
4 Tên đề tài 5
CHƯƠNG 1 7
TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI 7
NĂNG LƯỢNG THĂNG LONG 7
1.1 Quá trình hình thành và phát triển của công ty 7
1.1.1 Lịch sử hình thành 7
1.1.2 Lĩnh vực kinh doanh 7
1.2 Quá trình phát triển của công ty 9
1.3 Kết quả kinh doanh của công ty 9
1.4 Đặc điểm kinh tế kỹ thuật ảnh hưởng đến cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị của công ty 12
1.4.1 Môi trường kinh doanh 12
1.4.2 Sản phẩm của công ty 13
1.4.3 Đặc điểm về đội ngũ lao động của công ty 14
CHƯƠNG 2 16
THỰC TRẠNG CƠ CẤU TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN TRỊ 16
CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI 16
NĂNG LƯỢNG THĂNG LONG 16
2.1 Đặc điểm chung về cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị của công ty 16
2.1.1 Hội đồng quản trị 17
2.1.2 Ban kiểm soát 17
2.1.3 Tổng giám đốc Công ty 17
2.1.4 Phó tổng giám đốc nhân sự 18
2.1.5 Phó tổng giám đốc kinh doanh 19
2.1.6 Phó tổng giám đốc sản xuất 20
Trang 42.1.8 Phòng vật tư 22
2.1.9 Phòng đầu tư 23
2.1.10 Phòng Kế toán - Tài chính 24
2.1.11 Phòng bán hàng 25
2.1.12 Phòng thiết kế- kỹ thuật- thi công 26
2.2 Tình hình đội ngũ cán bộ quản trị tại công ty 28
2.3 Đánh giá thực trạng bộ máy quản trị 29
2.3.1 Ưu điểm 30
2.3.2 Nhược điểm 30
2.3.3 Nguyên nhân 30
CHƯƠNG 3 32
MỘT SỐ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN CƠ CẤU TỔ CHỨC 32
BỘ MÁY QUẢN TRỊ CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI 32
NĂNG LƯỢNG THĂNG LONG 32
3.1 Phương hướng chung hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị 32
3.2 Một số giải pháp hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị của công ty 33
3.2.1 Sắp xếp và bố trí lại nhân sự, chức năng của các phòng 33
3.2.2 Đào tạo, bồi dưỡng đội ngũ cán bộ quản trị 35
3.2.3 Xây dựng văn hoá công ty 37
3.2.4 Tạo động lực cho người lao động 39
KẾT LUẬN 41
Phụ lục 1: Bảng kê các hợp đồng đã và đang thực hiện của công ty cổ phần thương mại năng lượng Thăng Long 42
TÀI LIỆU THAM KHẢO 52
Trang 5LỜI MỞ ĐẦU
1 Lý do viết đề tài
Ta thấy bất kỳ một tổ chức nào, một doanh nghiệp nào muốn hoạt động được thìđiều cần thiết là phải có sự thống nhất dưới sự lãnh đạo của một bộ máy quản trịdoanh nghiệp hoặc bộ máy quản trị tổ chức đó Bộ máy này sẽ vạch ra mục tiêuhoạt động của doanh nghiệp, các chiến lược của doanh nghiệp và từ đó chỉ huy,lãnh đạo toàn doanh nghiệp thực hiện theo chiến lược đó để hoàn thành mục tiêu đề
ra, trong quá trình tổ chức thực hiện sẽ phối hợp các nguồn lực, kiểm tra và điềuchỉnh quá trình thực hiện cũng như mục tiêu nếu cần để đạt hiệu quả cao nhất chodoanh nghiệp
Tổ chức bộ máy quản trị doanh nghiệp là yếu tố quan trọng đầu tiên trongviệc tổ chức một doanh nghiệp Tổ chức bộ máy quản trị được coi là cơ quan đầunão của doanh nghiệp, một doanh nghiệp có đi đúng hướng không là phụ thuộc rấtlớn vào việc định hướng của bộ máy quản trị Bộ máy quản trị ảnh hưởng đến toàn
bộ quá trình hoạt động của doanh nghiệp, vì vậy nó quyết định cả sự thành công haythất bại của doanh nghiệp
Trong thực tế hiện nay, bộ máy quản trị doanh nghiệp của các doanh nghiệp ởnước ta được đánh giá là chưa hoàn thiện, hầu hết các bộ máy quản trị doanh nghiệpcòn hoạt động chưa có hiệu quả hoặc hiệu quả chưa cao Do đó, trong điều kiện nềnkinh tế thị trường, cạnh tranh khốc liệt như hiện nay thì việc xem xét, đánh giá bộmáy quản trị hiện hữu và việc nghiên cứu tìm biện pháp cải tiến, hoàn thiện cơ cấu
tổ chức bộ máy quản trị là rất cần thiết và cấp bách đối với mỗi doanh nghiệp
Công ty cổ phần thương mại năng lượng Thăng Long là công ty thực hiện chủ
yếu trong lĩnh vực về điện Trong khi vấn đề về cung cấp điện hiện nay ở nước ta làđang rất cấp bách và còn nhiều hạn chế, chưa đáp ứng được nhu cầu sử dụng củanhân dân, công ty cũng đã có những chiến lược để góp phần trong việc cung cấp
Trang 6phong”, công ty luôn cố gắng để có thể dẫn đầu trong việc cung cấp điện Để thựchiện theo mục tiêu đề ra, công ty cần xây dựng cho mình một bộ máy quản trị phùhợp với thực trạng thị trường hiện nay cũng như phù hợp với khả năng của công ty
Nhận thức được tầm quan trọng của công tác tổ chức bộ máy quản trị, em xin
chọn đề tài “Giải pháp hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị tại công ty cổ
phần thương mại năng lượng Thăng Long”.
2 Mục tiêu viết đề tài
- Nghiên cứu và đánh giá thực trạng cơ cấu bộ máy quản trị tại công ty cổphần thương mại năng lượng Thăng Long
- Đề xuất một số giải pháp nhằm hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản trịcủa công công ty
3 Phạm vi nghiên cứu
Nghiên cứu cơ cấu bộ máy quản trị của công ty thương mại năng lượng ThăngLong, cụ thể là nghiên cứu mô hình tổ chức bộ máy quản trị của công ty, chức năngnhiệm vụ của từng bộ phận trong khoảng thời gian từ năm 2006 đến năm 2009
4 Tên đề tài
Nhận thấy sự ảnh hưởng to lớn của công tác tổ chức bộ máy quản trị đối với sựtồn tại và phát triển của công ty, vì vậy em xin chọn đề tài:
“Giải pháp hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị tại
công ty cổ phần thương mại năng lượng Thăng Long”
5 Kết cấu đề tài
- Chương 1: Tổng quan về công ty cổ phần thương mại năng lượng Thăng Long
- Chương 2: Thực trạng cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị của công ty cổ phần thươngmại năng lượng Thăng Long
- Chương 3: Giải pháp hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị của công ty cổphần thương mại năng lượng Thăng Long
Trang 7Em xin chân thành cảm ơn Tiến sĩ Vũ Trọng Nghĩa đã tận tình hướng dẫn
em hoàn thành chuyên đề thực tập này
Đồng thời em cũng gửi lời cảm ơn đến ban lãnh đạo và toàn thể cán bộ côngnhân viên của công ty Cổ phần thương mại năng lượng Thăng Long đã tạo điều kiệncho em tham gia thực tập tại công ty, cho em thu thập số liệu và giúp đỡ em hoànthành chuyên đề này
Trong quá trình hoàn thiện bài, em không tránh khỏi những sai sót do cònhạn chế về mặt chuyên môn Em mong được sự cảm thông và giúp đỡ của các thầy
cô giáo để giúp em hoàn thành chuyên đề này
Em xin chân thành cảm ơn!
Trang 8CHƯƠNG 1 TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI
NĂNG LƯỢNG THĂNG LONG.
1.1 Quá trình hình thành và phát triển của công ty
1.1.1 Lịch sử hình thành
Công ty cổ phần thương mại năng lượng Thăng Long là công ty cổ phần doông: Lê Văn Tám sáng lập Công ty được cấp giấy phép kinh doanh số: 0103009917
do Sở kế hoạch và Đầu tư Hà Nội cấp ngày 9/12/2004
Một số thông tin chính về công ty:
Tên công ty : Công ty cổ phần thương mại năng lượng Thăng Long Tên giao dịch : TLP Group
Tên quốc tế : TL POWER TRADING JOINT STOCK COMPANY Tên viết tắt : TLP Powertek.,JSC
Trụ sở chính : 62/168 Kim Giang, phường Đại Kim,
quận Hoàng Mai, thành phố Hà Nội
Văn phòng đại diện : 16 Nguyễn Cửu Vân, P17, Bình Thạnh,
Kinh doanh thiết bị điện công nghiệp và tự động hóa
Tổng thầu xây lắp EPC các công trình điện
Trang 9 Sản xuất thiết bị điện và tự động hóa
Tư vấn xây dựng công trình điện
Vận tải đa phương thức hàng hóa thiết bị điện công nghiệp
Mỗi lĩnh vực có những sản phẩm riêng, có thể kể đến là:
Kinh doanh thiết bị điện:
- Kinh doanh Máy biến áp, máy cắt, biến dòng, biến điện áp lên đến điện áp500kV
- Kinh doanh các sản phẩm thiết bị đóng cắt, tự động hóa, điều khiển, bảo vệ cho
hê thống điện quốc gia và công nghiệp
- Kinh doanh các thiết bị điều khiển, giám sát, tích hợp hệ thống thông tin đo lườngSCADA đến điện áp 500kV
Tổng thầu cơ điện:
- Thiết kế, Mua sắm, Xây dựngcông trình điện đến 110kV
- Tư vấn, khảo sát công trình điện công nghiệp
- Đào tạo nhân lực quản lý dự án nghành năng lượn
Sản xuất thiết bị điện:
- Tủ điện phân phối
Tư vấn thiết kế công trình điện:
- Tư vấn thiết kế đường dây và trạm điện đến 220kV
- Tư vấn thiết kế nhà máy điện đến công suất 30MW
- Tư vấn thiết kế hệ thống điều khiển, bảo vệ, thông tin liên lạc SCADA
Trang 10- Vận tải đa phương thức các thiết bị hàng hóa siêu trường, siêu trọng như: MBAlực đến 500kV, cuộn kháng, tụ bù, máy cắt, tubin với các phương tiện chuyêndùng như: đầu kéo, romooc, kích thuỷ lực, cầu đến 300 tấn
- Làm dịch vụ tiếp vận, xuất nhập khẩu hàng hóa chuyên nghành điện công nghiệp
- Cho thuê phương tiện vận tải, kho bãi
Trong đó lĩnh vực hoạt động chính của công ty là tư vấn và tổng thầu xây lắp cáccông trình điện Từ năm 2006 đến năm 2010, công ty đã thực hiện một lượng lớncác hợp đồng về công trình điện.Tính đến năm 2010, công ty đã và đang thực hiện
69 hợp đồng cung cấp thiết bị và công trình điện Các hợp đồng này được trình bày
cụ thể trong Phụ lục 1 trang 41
1.2 Quá trình phát triển của công ty
- Ngày 9/12/2004: Công ty được thành lập với tên Công ty cổ phần thương mại
năng lượng Thăng Long, trụ sở tại 53, Tuệ Tĩnh, phường Ngô Thì Nhậm, quận Hai
Bà Trưng, Hà Nội
- Ngày 20/8/2007: Công ty chuyển trụ sở sang 62/168 Kim Giang, phường ĐạiKim, quận Hoàng Mai, Hà Nội
- Tháng 3/2011: chuẩn bị hoàn thiện hồ sơ pháp lý để hợp nhất hai công ty là Công
ty cổ phần thương mại năng lượng Thăng Long với Công ty cổ phần vận tảiMêkông lên thành Công ty cổ phần tập đoàn năng lượng Thăng Long
Mục tiêu của công ty là đưa TLP GROUP trở thành một công ty lớn mạnh vàphát triển bền vững trong lĩnh vực Điện và Năng lượng Năm 2009, TLP Group đãvinh dự được đón nhận chứng chỉ quản lý chất lượng toàn diện ISO 9001-2008
1.3 Kết quả kinh doanh của công ty
Trang 11
Bảng 1: Kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh giai đoạn 2006-2010
6 Chi phí hoạt động bán hàngvà quản lý doanh nghiệp 426 3348,9 2328,5 2640,1 2799,4
7 Lợi nhuận thuần về hoạt động kinh doanh 1,4 575,6 205,8 241,3 297,8
13 Lợi nhuận sau thuế 7,125 442,35 163,8 193,275 232,8
Nguồn: Phòng Kế toán- Tài chính
Trang 12Nhìn bảng thống kê hoạt động sản xuất của công ty giai đoạn 2006-2010 tathấy năm 2006 nằm trong những năm công ty mới đi vào hoạt động, cần nhiều chiphí cho việc khởi sự nên chi phí ban đầu cao, chi phí tài chính là 21,6 triệu đồng,giá vốn hàng bán là 3295,2 triệu động Đồng thời do mới thâm nhập vào thị trườngnên chưa có nhiều kinh nghiệm, chưa tạo được danh tiếng và thương hiệu cho kháchhàng nên các chỉ số về doanh thu và lợi nhuận chưa được cao, thể hiện là doanh thuthuần chỉ đạt 3725,5 triệu đồng và lợi nhuận sau thuế là 7,125 triệu đồng
Từ năm 2007 trở đi đã có những điều chỉnh để công ty hoạt động có hiệu quảhơn, cụ thể là với doanh thu năm 2007 tăng mạnh lên 23110,6 triệu đồng, tăng520,3% so với năm 2006 Lợi nhuận sau thuế đạt 442,35 triệu đồng, tăng 482,22%
so với năm 2006 và là năm có lợi nhuận cao nhất trong 4 năm từ năm 2006-2010.Đây là bước nhảy vọt của công ty khi mới tham gia vào thị trường mà chỉ sau vàinăm đã có thể đạt lợi nhuận cao như vậy
Tuy nhiên, sang đến năm 2008, 2009 và 2010 lợi nhuận có chiều hướnggiảm so với năm 2007 Doanh thu năm 2008 là 21807,4 triệu đồng và năm 2009 là25841,6 triệu đồng, doanh thu năm 2010 là 30024,4 triệu đồng, những con số nàythể hiện sự tăng đều của doanh thu qua các năm gần đây Tăng cùng doanh thu là sựtăng lên của các loại chi phí khác, giá vốn hàng bán cũng tăng dần, năm 2008 là19219,8 triệu đồng, năm 2009 là 22989,3 triệu đồng và năm 2010 là 26956,8 triệuđồng Mặc dù doanh thu của 3 năm gần đây giảm đi so với năm 2007 nhưng lại rất
ổn định, không tăng vọt như năm 2007 Điều này thể hiện sự hoạt động ổn định củacông ty, công ty đã quen với môi trường và lĩnh vực kinh doanh của mình, dần dầntạo được danh tiếng và chỗ đứng của mình trong thị trường đó
Có sự tăng đều của doanh thu và giá vốn hàng bán qua các năm trên là do sự
mở rộng thị trường của công ty Công ty hoạt động đã có danh tiếng, tạo được niềmtin trên thị trường và đã thu hút được nhiều nhà đầu tư và khách hàng Sự tăng đềucủa doanh thu trong 3 năm gần đây cũng kéo theo lợi nhuận cũng tăng đều qua cácnăm, năm 2008 đạt 163,8 triệu đồng, năm 2009 đạt 193,275 triệu đồng và năm 2010tăng lên đến 232,8 triệu đồng
Trang 13Với kinh nghiệm kinh doanh từ những năm trước đồng thời dự kiến mở rộngquy mô trong tương lai, công ty tin rằng lợi nhuận sẽ tiếp tục tăng cao.
1.4 Đặc điểm kinh tế kỹ thuật ảnh hưởng đến cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị của công ty
1.4.1 Môi trường kinh doanh
Trong thực tế cuộc sống hiện nay, điện đóng một vai trò vô cùng quan trọng, nóảnh hưởng đến tất cả các hoạt động và sự phát triển của nền kinh tế quốc dân Chính
vì vậy, hiện nay nhà nước đã và đang ban hành những chính sách ưu tiên và tạo điềukiện cho sự phát triển của ngành điện, đó là những chương trình hỗ trợ cho vay vốn
ưu đãi cho ngành điện Một trong những yếu tố quan trọng của ngành điện là đườnggiao thông, giao thông tốt tạo điều kiện thi công lắp đặt các trạm biến áp
“Phát triển lưới điện truyền tải và phân phối một cách đồng bộ với chương trìnhphát triển nguồn điện Thực hiện việc hiện đại hóa và từng bước ngầm hóa lưới điệncác thành phố, thị xã hạn chế tác động xấu đến cảnh quan, môi trường Áp dụng cácbiện pháp giảm tổn thất điện năng theo quy định…
Tiếp tục thực hiện các chương trình đầu tư phát triển điện nông thôn đã được Thủtướng Chính phủ phê duyệt, phấn đấu đến năm 2010 có 95% và năm 2015 có 100%các xã có điện…
Khuyến khích các thành phần kinh tế trong nước và các nhà đầu tư nước ngoài thamgia xây dựng các dự án nguồn điện và các dự án lưới điện phân phối theo các hìnhthức đầu tư được pháp luật nhà nước quy định ”
Trích: Quyết định Phê duyệt Quy hoạch phát triển điện lực quốc gia
giai đoạn 2006 - 2015 có xét đến năm 2025 của Thủ tướng chính phủ
Số: 110/2007/QĐ-TTg
Trong tương lai ngành điện sẽ không còn là độc quyền nữa, thị trường điện
sẽ mở rộng, sẽ có nhiều nhà đầu tư đầu tư vào ngành điện, sẽ tạo điều kiện cho công
ty trong việc tìm kiếm thị trường
Trang 14Khoa học kỹ thuật phát triển cũng là điều kiện thuận lợi cho ngành điện pháttriển Khoa học phát triển sẽ tạo ra được những thiết bị mới, công nghệ mới vànhững phần mềm mới ứng dụng trong ngành điện, giúp cho ngành điện hoạt độnghiệu quả hơn.
Đó là những điều kiện thuận lợi, tạo những cơ hội cho sự phát triển của công
ty Công ty cần biết nắm bắt và tận dụng để biến những cơ hội đó trở thành thànhcông của mình Để đạt được như vậy, một bộ máy quản trị tốt, hoạt động có hiệuquả là yếu tố vô cùng quan trọng để có thể định hướng đúng đắn và lãnh đạo côngty
1.4.2 Sản phẩm của công ty
Sản phẩm chính của công ty là điện - một loại hàng hoá đặc biệt Sản phẩmđiện không thể dự trữ trong kho để tiêu thụ dần như các loại sản phẩm khác Quátrình sản xuất và tiêu dùng điện năng diễn ra đồng thời, khi tiêu dùng điện năngchuyển hoá thành các dạng năng lượng khác như nhiệt năng, cơ năng… để phục
vụ đời sống con người Trong quá trình truyền tải từ nơi sản xuất đến nơi tiêu thụluôn có một lượng điện năng bị tiêu hao, lượng điện tiêu hao này gọi là tổn thất kỹthuật Tổn thất kỹ thuật ảnh hưởng đến chi phí và do đó ảnh hưởng đến lợi nhuậnkinh doanh của công ty Bên cạnh đó, sự chênh lệch về nhu cầu sử dụng điện giữamùa đông và mùa hè, giữa giờ cao điểm và giờ thấp điểm cũng là một trở ngạilớn, gây khó khăn cho công tác vận hành, bảo dưỡng hệ thống truyền tải Như vậynhiệm vụ đề ra của công ty là phải hiện đại hoá hệ thống truyền tải, thiết kế hệthống truyền tải cho khoa học, an toàn, lượng điện năng thất thoát ít Yêu cầu nàyđòi hỏi quản trị viên và kỹ thuật viên phải có trình độ cao
Theo thực tế nước ta hiện nay thì ngành điện phụ thuộc chủ yếu vào thuỷ điện,trong khi thuỷ điện lại lệ thuộc vào thời tiết Những năm mưa nhiều, nguồn nướcdồi dào thì các nhà máy thuỷ điện phát hết công suất, sản lượng điện năng sảnxuất ra dồi dào nên sẽ thu được lợi nhuận cao Nhưng có những năm thiếu nước,các nhà máy thuỷ điện không được phát hết công suất, sản lượng điện sản xuất ralại ít, không đáp ứng đủ nhu cầu tiêu dùng, lợi nhuận thu về sẽ thấp Chính vì vậy,
Trang 15việc quản lý, vận hành nhà máy điện theo quy trình, quy phạm nghiêm ngặt, có hệthống cao đảm bảo tính hiệu quả, dự trù được những thay đổi bất thường là mộtyêu cầu vô cùng quan trọng Điều này đòi hỏi cán bộ quản lý phải có tầm nhìn, cókinh nghiệm trong việc điều hành nhà máy.
1.4.3 Đặc điểm về đội ngũ lao động của công ty
Ta có bảng thống kê số lượng lao động của công ty theo trình độ, độ tuổi và giớitính năm 2010
Bảng 2: Bảng thống kê số lượng lao động của công ty theo độ tuổi, trình độ và giới tính năm 2010
Tổng số lao động 52 100
Độ tuổi >40 9 17,3
30 - 40 24 46,2
20 - 30 19 36,5Trình độ
Sau đại học 12 23,1Đại học 27 51,9Cao đẳng, trung cấp 13 25Giới tính Nam 31 59,6
Nguồn: Phòng hành chính
Nhìn bảng thống kê trên ta thấy, đội ngũ lao động của công ty là đội ngũ laođộng trẻ Lao động trong độ tuổi 30-40 chiếm 46,2% trong tổng số lao động, đây làlao động có tay nghề, đã có kỹ năng lao động trong nghề Trẻ hơn là lao động trong
độ tuổi 20-30 cũng chiếm tỷ lệ lớn 36,5%, đội ngũ này sẽ được đào tạo, rèn luyện
về kỹ năng trong quá trình lao động Lao động trên độ tuổi 40 của công ty chiếm17,3% ít hơn so với hai độ tuổi trên, nhưng đây lại là đội ngũ đã có kỹ năng nghềnghiệp, là những lao động lành nghề, có kinh nghiệm xử lý nhiều tình huống thực tếtrong nghề nghiệp
Trang 16Xét theo giới tính, do đặc điểm của công ty là về kỹ thuật, chủ yếu là thiết
kế, xây dựng các công trình điên nên tỷ lệ nam giới chiếm 59,6% nhiều hơn khi tỷ
lệ nữ giới chỉ chiếm 40,4%
Tính chất công việc của công ty là đòi hỏi lao động có trình độ, thiên về kỹthuật, nhìn bảng thống kê ta thấy lao động ở trình độ đại học của công ty chiếm tỷ lệlớn nhất với 51,9% Những vị trí cao như giám đốc, trưởng phòng đòi hỏi nhân viên
có trình độ và thâm niên làm việc cao hơn nên tỷ lệ lao động ở trình độ sau đại họccũng chiếm một tỷ lệ đáng kể với 23,1%, còn lại là lao động ở trình độ cao đẳng,trung cấp chiếm 25% trong tổng số lao động
Nhìn chung, với quy mô của công ty còn nhỏ nên số lượng lao động của công ty còn ít Lao động của công ty là lực lượng lao động trẻ, có kiến thức về lĩnh vực ngành nghề kinh doanh của công ty Tuy nhiên cần được đào tạo và bồi dưỡng
về chuyên môn nghiệp vụ, cần nhiều kinh nghiệm hơn để đáp ứng yêu cầu công việc
Trang 17CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG CƠ CẤU TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN TRỊ
CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI
NĂNG LƯỢNG THĂNG LONG2.1 Đặc điểm chung về cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị của công ty.
Một công ty dù lớn hay nhỏ đều cần có bộ máy tổ chức, bộ máy đó khoa học,
gọn nhẹ, hiệu quả thì công ty mới hoạt động tốt được Bộ máy quản trị của công ty
gồm Hội đồng quản trị, Tổng giám đốc, Ban kiểm soát, Văn phòng đại diện ở miền
Nam Dưới đó là 3 phó tổng giám đốc: phó tổng giám đốc kinh doanh, phó tổng
giám đốc nhân sự và phó tổng giám đốc sản xuất, mỗi tổng giám đốc phụ trách từng
mảng riêng chuyên biệt Tiếp sau đó là sáu phòng ban chức năng khác nhau, sơ đồ
cơ cấu tổ chức bộ máy được thể hiện như sau:
Sơ đồ 1: Sơ đồ cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị
Tổng Giám Đốc Văn phòng đại diện phía Nam
Phó TGĐ Kinh Doanh
Phó TGĐ Nhân Sự
P Kế toán- Tài chính
Ban Kiểm soát
P.Hành chính nhân sự
P Bán hàng
Trang 18Thực trạng về phân công chức năng, nhiệm vụ của từng phòng ban như sau:
2.1.1 Hội đồng quản trị
Hội đồng quản trị là cơ quan quản lý công ty, có toàn quyền nhân danh công
ty để quyết định, thực hiện các quyền và nghĩa vụ của công ty Hội đồng quản trịquyết định chiến lược, kế hoạch phát triển, và cổ phíêu và trái phiếu của công ty…
2.1.2 Ban kiểm soát
- Ban kiểm soát thực hiện giám sát Hội đồng quản trị, Giám đốc hoặc Tổng giámđốc trong việc quản lý và điều hành công ty; chịu trách nhiệm trước Đại hội đồng
cổ đông trong thực hiện các nhiệm vụ được giao
- Kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp, tính trung thực và mức độ cẩn trọng trong quản lý,điều hành hoạt động kinh doanh, trong tổ chức công tác kế toán, thống kê và lập báocáo tài chính
- Thẩm định báo cáo tình hình kinh doanh, báo cáo tài chính hằng năm và sáu thángcủa công ty, báo cáo đánh giá công tác quản lý của Hội đồng quản trị
- Kiến nghị Hội đồng quản trị hoặc Đại hội đồng cổ đông các biện pháp sửa đổi, bổsung, cải tiến cơ cấu tổ chức quản lý, điều hành hoạt động kinh doanh của công ty.Chủ tịch Hội đồng quản trị của công ty là ông Nguyễn Văn Tám
2.1.3 Tổng giám đốc Công ty
* Chức năng:
Tổng giám đốc là người điều hành mọi hoạt động hàng ngày của công ty và chịutrách nhiệm trước Hội đồng quản trị về việc thực hiện các quyền và nhiệm vụ đượcgiao
* Nhiệm vụ:
- Đại diện pháp nhân của Công ty trước pháp luật và trong các quan hệ với cá nhân,
tổ chức trong và ngoài nước
- Công bố và cam kết thực hiện chính sách chất lượng của công ty
Trang 19- Kiểm tra và phê duyệt các kết quả đánh giá chất lượng nội bộ, kết quả cải tiến của
hệ thống chất lượng để đảm bảo hệ thống chất lượng đó luôn phù hợp với chínhsách đã ban hành
- Phê duyệt các văn bản, qui định, hướng dẫn trong quá trình hoạt động của công ty
- Theo qui chế phân cấp lãnh đạo của Tổng Công ty lắp máy Việt nam: Giám đốccông ty là người chịu trách nhiệm cao nhất về toàn bộ các hoạt động của công tytrước Tổng Giám đốc Tổng Công ty Lắp máy Việt nam như về tài chính, về ký kếthợp đồng kinh tế, về bổ nhiệm và tuyển dụng nhân sự, về định hướng phát triển củacông ty v.v
- Định kỳ báo cáo các kết quả xem xét của lãnh đạo về chất lượng cho Hội đồngcông tyvà Tổng Giám đốc Tổng Công ty Lắp máy Việt nam
- Các quyền và nhiệm vụ khác được quy định tại Điều lệ công ty
Dưới Tổng giám đốc là 3 Phó tổng giám đốc chuyên trách: Phó tổng giám đốcnhân sự, Phó tổng giám đốc kinh doanh và Phó tổng giám đốc sản xuất Khi cầnthiết, Giám đốc công ty uỷ quyền cho một trong các phó Giám đốc công ty thaymặt mình giải quyết các vấn đề thuộc phạm vi và thời gian được uỷ quyền
Hiện tại, ông Nguyễn Văn Tám giữ chức vụ Tổng giám đốc công ty và đồng thờicũng là chủ tịch Hội đồng quản trị của công ty như đã nói ở trên
2.1.4 Phó tổng giám đốc nhân sự
* Chức năng
Phó tổng giám đốc nhân sự tham mưu cho giám đốc các vấn đề liên quan đến nhân
sự, tổ chức quản lý các công tác nhân sự trong công ty
Trang 20- Thực hiện các nội quy, quy chế của công ty về quản lý lao động theo pháp luật quyđịnh
- Ký quyết định bổ nhiệm, bãi nhiệm, điều động nhân sự tại công ty ( trừ Tổng giámđốc công ty)
- Chủ động nguồn nhân lực đáp ứng phù hợp theo từng giai đoạn phát triển của công ty
- Trực tiếp tổ chức, điều hành phòng nhân sự
- Thanh tra, xử lý các hành vi vi phạm nội quy, quy chế của công ty
- Thoả thuận và ký kết một số hợp đồng trong phạm vi quyền hạn;
- Tổ chức, sắp xếp, đề nghị khen thưởng hoặc kỷ luật những CBCNV thuộc phạm viquản lý của mình;
- Thực hiện nhiệm vụ khác khi được Giám đốc uỷ quyền
- Xây dựng và thực hiện các chế độ như: lương, chính sách xã hội, và những chínhsách khác cho người lao động
2.1.5 Phó tổng giám đốc kinh doanh
* Chức năng
Phó tổng giám đốc kinh doanh tham mưu cho Tổng giám đốc về hoạt động kinhdoanh của công ty
* Nhiệm vụ
- Chịu trách nhiệm trước Tổng giám đốc về mọi hoạt động kinh doanh của công ty
- Trực tiếp tổ chức, điều hành phòng Đầu tư, phòng Bán hàng, phòng Kế toán – tàichính và chịu trách nhiệm trước Giám đốc về kết quả hoạt động kinh doanh của các
bộ phận mình quản lý
- Thoả thuận và ký kết một số hợp đồng trong phạm vi quyền hạn
- Nhận chỉ tiêu kinh doanh của công ty, khai thác nguồn hàng và khách hàng bênngoài thị trường
Trang 21- Báo cáo kết quả tình hình kinh doanh của công ty cho Tổng giám đốc
- Tự chủ về tình hình tài chính của công ty
- Nghiên cứu các biện pháp giảm giá thành, giảm chi phí
- Thẩm định các bản quyết toán lãi, lỗ hàng quý, hàng năm
2.1.6 Phó tổng giám đốc sản xuất
* Chức năng
Phó tổng giám đốc sản xuất tham mưu cho Tổng giám đốc về hoạt động sảnxuất, các vấn đề kỹ thuật thông qua sự hỗ trợ của phòng thiết kế - kỹ thuật – thicông
* Nhiệm vụ
- Xây dựng chỉ tiêu kế hoạch sản xuất của công ty theo quý, năm
- Tổ chức điều hành sản xuất, thi công
- Ký các quyết định mua bán vật tư, máy móc thiết bị phục vụ quá trình sản xuất
- Quản lý vật tư, máy móc, thiết bị của công ty
- Thanh tra, giám sát quá trình sản xuất, thi công
- Báo cáo tình hình sản xuất, thi công cho Tổng giám đốc công ty
- Ký một số hợp đồng sản xuất theo uỷ quyền của Tổng giám đốc, phê duyệt một sốvăn bản giấy tờ liên quan đến hoạt động sản xuất của công ty theo uỷ quyền củaTổng giám đốc
- Chịu trách nhiệm trước Tổng giám đốc về tình hình sản xuất của công ty
2.1.7 Phòng hành chính nhân sự
* Chức năng
- Quản lý hành chính, văn thư lưu trữ trong Công ty;
- Quản lý tài sản máy móc thiết bị văn phòng, chi phí văn phòng;
Trang 22- Tổ chức điều kiện sản xuất, vệ sinh an toàn lao động, bảo hộ lao dộng;
- Chăm lo đời sống vật chất tinh thần của người lao động;
- Tổ chức công tác tuyển dụng, đào tạo và phát triển nguồn nhân lực của côngty;
- Xây dựng và thực hiện các cơ chế chính sách tiền lương và phúc lợi củangười lao động theo quy định của pháp luật
* Nhiệm vụ
- Căn cứ vào nhu cầu lao động thực tế trong hoạt động sản xuất kinh doanh củaCông ty và đề xuất của các Bộ phận, đơn vị trực thuộc Công ty, để lập kế hoạchtuyển dụng nhân lực hàng năm
- Thực hiện việc tuyển dụng nhân lực theo kế hoạch
- Báo cáo kết qủa tuyển dụng trình Giám đốc Công ty xem xét, phê duyệt kết qủatuyển dụng
- Làm thủ tục tiếp nhận lao động trúng tuyển và làm Hợp đồng lao động trình Tổnggiám đốc ký
- Quản lý tất cả các văn bản, hồ sơ có liên quan đến lĩnh vực tuyển dụng nhân lựccủa Công ty
- Phân cấp tổ chức quản lý và hoạt động của công ty, đánh giá, xác định định mứclao động và các chế độ chính sách cho người lao động trong công ty như bảo hiểm,đào tạo, bồi dưỡng
- Xây dựng nội quy lao động
- Soạn thảo thủ tục đào tạo, thử việc, nghỉ chế độ, điều động cán bộ công nhân viên,
bổ nhiệm, miễn nhiệm, đề bạt cán bộ, nâng lương, khen thưởng, kỷ luật
- Quản lý việc sử dụng các con dấu trong toàn công ty
- Kiểm tra việc cập nhật các công văn, giấy tờ đi, đến và lưu lại những văn bản đãđược ban hành
Trang 23- Các công việc văn thư, lưu trữ, ấn loát, thông tin liên lạc, đời sống, lễ tân, phục vụhội họp, hội nghị, trật tự trị an, theo dõi công tác thi đua, việc triển khai thực hiệncác quy chế nội bộ của công ty
- Quản lý toàn bộ trang thiết bị văn phòng và dụng cụ hành chính tại trụ sở công ty
và các đơn vị trực thuộc
- Đôn đốc kiểm tra việc khám sức khoẻ định kỳ cho toàn thể cán bộ công nhân viên
- Theo dõi các trường hợp ốm đau, tai nạn, xét thấy cần thiết trình Tổng giám đốccông ty cho đi điều dưỡng
- Cung ứng văn phòng phẩm và mua sắm bổ xung trang bị văn phòng
- Tổ chức đôn đốc, kết hợp cùng các đơn vị bố trí nơi ăn nghỉ cho tập thể cán bộcông nhân viên tại các công trình
- Quản lý và nắm bắt việc sử dụng nhà cửa, đất đai trong toàn công ty
- Tổ chức đón khách, hướng dẫn khách đến làm việc với các bộ phận
- Thực hiện các nhiệm vụ của Giám đốc công ty giao
Phòng hành chính nhân sự chịu trách nhiệm trước phó tổng giám đốc nhân sự
Nhân sự của phòng bao gồm 8 người ở trình độ cử nhân và tốt nghiệp caođẳng Do quy mô của công ty thuộc loại vừa nên hiện tại với số lượng nhân sự là 8người sẽ là dư thừa, không cần thiết Dư thừa nhân viên dẫn đến lãng phí, tăng chiphí sử dụng lao động Mặc dù công ty có xây dựng một quy trình tuyển dụng và đàotạo nhân viên nhưng trong thực tế thì quy trình này chưa được thực hiện theo đúngnhư quy định, một số trường hợp vẫn mang tính chủ quan nên sự bố trí lao độngtrong công ty vẫn có phần chưa chặt chẽ, chưa đáp ứng đúng theo yêu cầu công việccủa công ty
2.1.8 Phòng vật tư
* Chức năng
- Quản lý vật tư, máy móc thiết bị của công ty
- Cung ứng vật tư theo nhu cầu sản xuất
* Nhiệm vụ
Trang 24- Theo dõi, bảo quản và giám sát quá trình sử dụng vật tư thiết bị của công ty tại cáccông trình do công ty thi công về việc giao nhận
- Quyết toán vật tư, thiết bị do chủ đầu tư cấp
- Tổng hợp số liệu và báo cáo Tổng giám đốc công ty về vật tư thiết bị của công ty
- Nghiên cứu vật tư ngoài thị trường, tìm hiểu thông tin các nhà cung ứng vật tư
- Mua vật tư cấp cho các đơn vị trong công ty thi công khi được giám đốc cho phép
- Cung cấp thông tin về thị trường giá cả vật tư, kết hợp cùng phòng Kinh tế- Kỹthuật tham gia đấu thầu các công trình
Hiện tại phòng vật tư có 8 người, trong đó gồm 1 trưởng phòng, 1 phó phòng
và 6 nhân viên Sự phân công chức năng, nhiệm vụ của phòng này khá rõ ràng, mỗinhân viên đều thực hiện đúng nhiệm vụ quyền hạn của mình Công tác bảo quản vật
tư khá tốt, không xảy ra hiện tượng mất mát, hàng hoá trong kho được sắp xếp gọngàng Tuy nhiên, công tác cung ứng vật tư nhiều khi chưa đáp ứng kịp thời theo yêucầu của bên thi công Nhiều khi vẫn xảy ra tình trạng vật tư đến chậm, làm chậmtiến độ thi công công trình Điều này phản ánh công tác dự trữ tối ưu chưa đạt hiệuquả, ngay cạnh đó thì chưa có phương án thay thế và hỗ trợ kịp thời nên tình trạngthiếu hụt vật tư đã xảy ra gây ảnh hưởng đến tiến độ thi công, dẫn đến chi phí tăng
2.1.9 Phòng đầu tư
* Chức năng
- Điều hành, định hướng chiến lược đầu tư
- Điều hành sử dụng nguồn vốn công ty một cách hiệu quả
* Nhiệm vụ
Trang 25- Tham mưu, giúp việc cho Tổng Giám đốc công ty trong việc định hướng quản lý
và điều hành về chiến lược đầu tư, phát triển Công ty, đề xuất hình thức đầu tư, biệnpháp tổ chức thực hiện
- Hoàn chỉnh các thủ tục pháp lý về đất, đền bù giải toả, thoả thuận địa điểm, xinchủ trương thoả thuận qui hoạch, xin chủ trương đầu tư
- Phối hợp với Phòng Kế toán- Tài chính để sử dụng một cách hiệu quả tài sản,nguồn vốn của Công ty
Phòng đầu tư của công ty hiện tại có 5 người, bao gồm 1 trưởng phòng, 1phó phòng và 3 nhân viên Tuy số lượng nhân viên có thể đáp ứng theo chức năng
và nhiệm vụ của phòng nhưng trong thực tế thì một số nhiệm vụ gần như đã bị bỏquên trong quá trình hoạt động của phòng Nhiệm vụ tham mưu cho Tổng giám đốc
về chiến lược đầu tư và sử dụng hiệu quả nguồn vốn chưa được thực hiện
2.1.10 Phòng Kế toán - Tài chính
* Chức năng
- Quản lý hệ thống sổ sách kế toán của công ty
- Hạch toán chi phí, giá thành sản phẩm
* Nhiệm vụ
- Thực hiện công tác tài chính- kế toán, lập báo cáo kế toán quí, năm theo đúng chế
độ qui định của nhà nước
- Quản lý và sử dụng vốn, các quỹ của công ty
- Tính toán, ghi chép số liệu và phản ánh chính xác tình hình biến động tài sản,nguồn vốn, tính giá thành sản phẩm
- Tính toán, ghi chép số liệu về tình hình thực hiện nghĩa vụ với ngân sách nhànước
- Tính toán đầy đủ và kịp thời tiền lương và các khoản phụ cấp khác cho cán bộnhân viên trong công ty
- Theo dõi công nợ của công ty
Trang 26- Công tác lưu trữ bảo mật: lưu trữ tất cả các tài liệu liên quan đến thu chi tài chính,quản lý tài sản
- Phối hợp với phòng Vật tư và phòng Thiết kế - kỹ thuật – thi công để có kế hoạchmua sắm vật tư , máy móc thiết bị hợp lý nhất
- Thực hiện các nhiệm vụ được giám đốc công ty giao
Trong thực tế, quá trình thực hiện nhiệm vụ của phòng này còn nhiều hạnchế, đôi khi thanh toán và quyết toán các chứng từ, lương còn chậm chễ so với tiến
độ Ngoài ra, việc hoạch định các chiến lược tài chính cho công ty còn chưa đượcnghiên cứu đến
Phòng Tài chính- Kế toán bao gồm 6 người, bao gồm 1 trưởng phòng, 1 phóphòng và 4 nhân viên kế toán Trong đó, trưởng phòng ở trình độ sau đại học, cònlại là cử nhân kinh tế và cao đẳng Phòng đã thực hiện được chức năng kế toán, tổnghợp, báo cáo tài chính theo từng kỳ kinh doanh, phối hợp với phòng vật tư để đưa raquyết định mua vật tư theo nhu cầu của công ty Tuy nhiên bên cạnh đó, còn một sốnhiệm vụ mà phòng chưa hoàn thành theo đúng nhiệm vụ của phòng Tài chính - Kếtoán Công tác phân tích tài chính, lập kế hoạch tài chính, hoạch định phương hưóng
sử dụng nguồn vốn và tài sản của công ty thế nào cho hợp lý, hiệu quả vẫn chưađược quan tâm và thực hiện một cách đúng mức, chưa đưa ra được những đánh giását thực Nhiều khi vẫn xảy ra tình trạng thanh toán lương cho cán bộ công nhânviên chậm trễ, không đúng thời hạn, chưa khích lệ về mặt vật chất cho nhân viên.Việc giám sát các hoạt động chi tiêu của công ty đôi lúc còn lỏng lẻo, làm tăng chiphí quản lý
2.1.11 Phòng bán hàng
* Chức năng
- Quản lý bán hàng, tạo doanh thu cho Công ty;
- Công tác marketing: xây dựng và phát triển thương hiệu, nghiên cứu khách hàng,
mở rộng thị trường
- Chăm sóc khách hàng, phát triển quan hệ khách hàng
