Các bước chuẩn bị giao dịch và đàm phán kí kết hợp đồng kinh doanh xuất nhập khẩu

Đề tàiCác bước chuẩn bị giao dịch và đàm phán kí kết hợp đồng kinh doanh xuất nhập khẩu Cách thức, nghệ thuật đàm phán một hợp đồng kinh doanh xuất nhập khẩu... CHUẨN BỊ ĐỊA ĐIỂM, THỜI

CHÀO MỪNG CÔ VÀ CÁC BẠN ĐẾN VỚI BÀI THUYẾT TRÌNH

CỦA NHÓM 3

DANH SÁCH NHÓM

 Vũ Hải Yến

 Nguyễn Thị Trúc

 Nguyễn Thị Thùy Trang

 Nguyễn Thị Kim Thoa

Đề tài

Các bước chuẩn bị giao dịch và đàm phán kí kết hợp đồng kinh doanh xuất nhập khẩu

Cách thức, nghệ thuật đàm phán một hợp đồng kinh

doanh xuất nhập khẩu

NỘI DUNG

CHUẨN BỊ GIAO DỊCH, ĐÀM PHÁN

CHUẨN BỊ NGÔN NGỮ ĐÀM PHÁN

• Ngôn ngữ thường đàm

phán là tiếng Anh

• Người phiên dịch nên

nắm giữ nội dung bàn bạc

CHUẨN BỊ THÔNG TIN ĐÀM PHÁN

THÔNG TIN VỀ LUẬT PHÁP VÀ

CHÍNH SÁCH XNK

Luật chi phối hợp đồng

Điều ước quốc tế

Luật quốc gia

 Luật thương mại Việt Nam 2005

 Nghị định CP

12/2006/NĐ- Nghị định CP

90/2006/NĐ-Mục đích: tìm kiếm các lợi thế, ưu đãi và xác định phương hướng kinh doanh phù hợp và hiệu

quả.

THÔNG TIN VỀ HÀNG HÓA XNK

• Tên gọi hàng hóa

• Xuất xứ, nơi sản xuất

• Quy cách, phẩm chất, khía cạnh thương phẩm học

• Bao bì, nhãn hiệu

• Khả năng cung cấp, công nghệ sản xuất, trình độ tay nghề

Mục đích: Việc nghiên cứu hàng hóa, sản phẩm

nhằm tìm ra sản phẩm, hàng hóa kinh doanh

có hiệu quả

THÔNG TIN VỀ HÀNG HÓA XNK

THÔNG TIN VỀ THỊ TRƯỜNG XNK

• Các thông tin đại cương

• Các thông tin kinh tế cơ bản

• Cơ sở hạ tầng

• Chính sách ngoại thương

• Hệ thống ngân hàng, tài chính tín dụng…

• Hệ thống vận tải, bảo hiểm, bưu chính viễn thông

Mục đích: việc nghiên cứu thị trường nhằm tìm

kiếm thị trường XNK và thời điểm kinh doanh

có hiệu quả

THÔNG TIN VỀ THỊ TRƯỜNG XNK

• Môi trường dân cư

• Môi trường văn hóa, xã hội

• Dung lượng thị trường, quy mô và cơ cấu

thị trường

• Sở thích, thị hiếu, tập quán tiêu dùng

• Hệ thống theo dõi khách hàng

ĐÁNH GIÁ THỊ TRƯỜNG CẦN XÂM NHẬP

THÔNG TIN VỀ ĐỐI TÁCMục đích: chọn ra bạn hàng có

quan hệ làm ăn uy tín, tin cậy

và lâu dài

• Pháp nhân của đối tác

• Lịch sử công ty

• Năng lực của đối tác: 6M

(Money, Material supply,

Manufacture, Management,

Manpower, Marketing)

THÔNG TIN VỀ ĐỐI TÁC

• Uy tín của đối tác trên

thị trường

• Quan điểm của đối tác

kinh doanh với bạn

THÔNG TIN VỀ GIÁ CẢ

Mục đích: xác định mức giá mua

và mức giá bán phù hợp để hoạt

động kinh doanh có lời

Thu thập thông tin giá và xu hướng giá: chiều hướng biến động

giá cả hàng hóa đang lên hay đang xuống, giá cả bị tác động bởi những nguyên nhân nào

LẬP PHƯƠNG ÁN KINH DOANH XNK

• Đánh giá phương án XNK (doanh thu,

chi phí, tỷ suất hàng hóa XK/NK, lãi

lỗ, giá hòa vốn)

• Chi phí xuất khẩu

• Giá xuất khẩu

• Dự toán kết quả tài chính

• Phương thức thanh toán

• Thời gian thực hiện

• Dự toán kết quả tài chính

Phương án xuất khẩu

• NGUỒN CUNG ỨNG: Mua của DNTN

• THANH TOÁN: L/C trả chậm 1 tháng kể từ ngày giao hàng

• GIÁ BÁN: 200USD/MT FOB SAIGON PORT

• GIÁ MUA: 4.250.000đ/tấn (đã bao gồm phí đóng gói và vận chuyển ra cảng)

• PHÍ TRỰC TIẾP: 65.000đ/tấn (phí hải quan, kiểm tra hàng hóa, chứng từ, nâng

hạ container)

• PHÍ GIÁN TIẾP: 0.6%/ doanh thu

• THUẾ XUẤT KHẨU: 0%

• SỐ NGÀY TÍNH LÃI SUẤT: 45 ngày

• LÃI SUẤT NGÂN HÀNG: 0.8%/ tháng

• TỶ GIÁ NGOẠI TỆ: 15.917đ/ tháng

Phương án nhập khẩu

• MẶT HÀNG: Giấy cuộn

• SỐ LƯỢNG: 400MT

• GIÁ MUA: 660USD/MT CIFF SAIGON PORT

• THỜI HẠN GIAO HÀNG: chậm nhất ngày 30/12/2009

• NGƯỜI CUNG CẤP: Công ty Dessen Đức

• THANH TOÁN: L/C at sight

• THUẾ NHẬP KHẨU: 30% THUẾ GTGT: 10%

• LÃI SUẤT NGÂN HÀNG: 0.8%/tháng (vay để nhập hàng)

• PHÍ TRỰC TIẾP: 0.5%/doanh thu

• PHÍ GIÁN TIẾP: 0.6%/doanh thu

• GIÁ BÁN BUÔN: 15.800.000đ/tấn

• THỜI GIAN THỰC HIỆN: 60 ngày

• TỶ GIÁ NGOẠI TỆ: 15.917đ/USD

TỔ CHỨC THỰC HIỆN GIAO DỊCH

CHUẨN BỊ ĐỊA ĐIỂM, THỜI

GIAN ĐÀM PHÁN

CHUẨN BỊ ĐỊA ĐIỂM

• Cần chọn địa điểm thích hợp để tạo sự thoải mái và tiện nghi cho các bên

• Chọn đàm phán ngay tại trụ sở công ty

• Chọn một địa điểm khác CHUẨN BỊ THỜI GIAN

• Nên có lịch đàm phán gửi trước cho các bên

• Chú ý chênh lệch múi giờ

LỰA CHỌN HÌNH THỨC GIAO DỊCH ĐÀM PHÁN

PHÂN LOẠI THEO HÌNH THỨC ĐÀM PHÁN

GIAO DỊCH QUA THƯ

ĐÀM PHÁN TRỰC TIẾP

GIAO DỊCH QUA ĐIỆN THOẠI

GIAO DỊCH QUA INTERNET

Đẩy nhanh tốc độ đàm phán

Dễ dàng phán đoán mục đích của đối tác Giải quyết nhanh những bất đồng, duy trì hợp tác

Nhanh, tận dụng được thời cơ

Đoán được ý định của đối tác qua giọng nói

Chi phí ít tốn kém Đẩy nhanh tốc độ đàm phán

NHƯỢC

ĐIỂM Thông tin chậm,

hạn chế Không hiểu rõ khách hàng

Chi phí tốn kém

Để lộ ra ý định của mình

Chi phí cao Trình bày không được hết ý

Không có gì làm bằng chứng cho những thỏa thuận

Phụ thuộc vào chất lượng đường truyền

PHÂN LOẠI THEO THÁI ĐỘ CỦA NGƯỜI ĐÀM PHÁN

Vấn đề Đàm phán mềm

(Soft negotiation)

Đàm phán cứng (Hard

negotiation)

Đàm phán nguyên tắc (Principled negotiation)

Đối tác Bè bạn Địch thủ Người cộng tác

Mục tiêu Đạt được thỏa

thuận Giành được thắng lợi Giải quyết công việc hiệu quả Nhượng

bộ Nhượng bộ để tăng tiến mối

quan hệ

Yêu cầu bên kia nhượng bộ Phân tích công việc và quan hệ để trao đổi

nhượng bộ Thái độ Ôn hòa, mềm

mỏng Cứng rắn Ôn hòa với người, cứng rắn với công việc Tín

nhiệm Tín nhiệm đối tác Không tín nhiệm đối tác Sự tín nhiệm không liên quan đến đàm phán

Điều kiện

để thỏa

thuận

Nhượng bộ để đạt được thỏa thuận Để đạt cái muốn có mới chịu thỏa thuận Cả 2 bên cùng có lợi

Kiên trì Kiên trì muốn đạt được

thỏa thuận Kiên trì giữ vững lập trường Kiên trì tiêu chuẩn khách quan

Biểu hiện Hết sức tránh tính nóng

nảy Thi đua sức mạnh, ý chí giữa đôi bên Căn cứ vào tiêu chuẩn khách quan để đạt

được thỏa thuận

Kết quả Khuất phục trước sức

ép của đối tác Tăng sức ép khiến bên kia khuất phục

hoặc đổ vỡ

Khuất phục nguyên tắc chứ không khuất phục sức ép

GIAO DỊCH ĐÀM PHÁN BẰNG THƯ TỪ

• Trong hoạt động ngoại thương, loại hình thư

được sử dụng trong giao dịch, đàm phán được gọi là thư thương mại

• Các loại thư thương mại

• Thư hỏi giá/hàng

• Thư chào hỏi

• Thư đặt hàng

• Thư hoàn giá, thư trả giá

• Thư chấp nhận

• Thư xác nhận

THƯ HỎI HÀNG (INQUIRY)

108 K 30 Pho Quang ST District Tan Binh

Ho Chi Minh City, VietNam

Dear Sir or Madame,

We have learned your company’s name from the trade magazine “The

Business World” We would like to have a long-standing relationship your company

We would be grateful if you could send us some sample of Vietnamess

With Rice Long Grain We would also appreciate your letting us have full

information regarding FOB Ho Chi Minh City port prices, terms of

payment and earliest delivery date

If the prices offered ara competitive anh the quality is of the standard we

reqired We sahll place large orders with you in future

We look forward very much to receiving samples anh quotation from you

soon

Your faithfully

William.J.Scheela

Purchasing manager

THƯ CHÀO HÀNG (OFFER)

THƯ ĐẶT HÀNG (ORDER )

THƯ HOÀN GIÁ (COUNTER- OFFER)

TRÌNH TỰ GIAO DỊCH THÔNG QUA THƯ TÍN

• Thực hiện việc hoàn giá

mua hoặc thông báo chấp

• Tiếp nhận thư hỏi hàng

• Chào hàng cho người mua

• Tiếp nhận đơn đặt hàng của người mua

• Thực hiện việc hoàn giá bán hoặc thông báo chấp nhận bán

• Gửi giấy xác nhận bán hàng cho người mua

• Soạn thảo và ký hợp đồng mua hàng

GIAO DỊCH ĐÀM PHÁN BẰNG

CÁCH GẶP GỠ TRỰC TIẾP

• Đàm phán là hành vi và quá trình mà trong đó hai hay nhiều bên tiến hành thương lượng, thảo luận về mối quan tâm chung và những quan

điểm còn bất đồng, để đi đến một thỏa thuận

thống nhất

• Bản chất

 Đàm phán là hoạt động vừa mang tính khoa học,

vừa mang tính nghệ thuật.

 Là quá trình thỏa hiệp về lợi ích thống nhất giữa các mặt đối lập.

CÁC BƯỚC ĐÀM PHÁN QUỐC TẾ

CHUẨN BỊ (PREPARE)

• Việc chuẩn bị quyết định 70% sự thành

công của các cuộc đàm phán.

• Lựa chọn kĩ thành phần tham gia đàm phán.

• Chuẩn bị các phương tiện hỗ trợ cho đàm phán

THẢO LUẬN (DISCUSS)

• Tạo không khí tiếp đón trang trọng, lịch sự.

• Mở đầu cuộc đàm phán nhẹ nhàng, chậm rãi và

• Tìm xem ai là người có quyết định cao nhất.

THẢO LUẬN (DISCUSS)

• Thường xuyên ghi chú

lại các yêu cầu của đối

THẢO LUẬN (DISCUSS)

• Cư xử nhã nhặn với những hành vi sai trái của đối tác

• Trình bày và giải thích công khai

• Không trao đổi hay nói chuyện riêng, không có những nụ cười vô nghĩa

ĐỀ NGHỊ (PROPOSE)

• Nhường đối tác có đề nghị trước.

• Không bao giờ chấp nhận ngay lời đề nghị đầu tiên.

• Đưa đề nghị luôn cao hơn dự kiến.

• Không chấp nhận các đề nghị quá xấu và sẵn sàng rời bỏ bàn đàm phán

• Kết nối các điều kiện mang tính trọn gói.

• Thể hiện sự quyết đoán nhưng vẫn ngầm thể hiện cho đối tác biết thiện chí của mình

MẶC CẢ

MẶC CẢ (BARGAIN )

• Mặc cả trên nguyên tắc dễ trước khó sau, vòng vèo tiến lên, loại bỏ cái bất đồng, lựa chọn cái đồng nhất

• Tập trung vào việc khai thác lợi ích của các bên

• Tạo ra sự cạnh tranh để gây áp lực

• Sử dụng sách lược lật ngửa bài

• Bí mật về thời gian dự trữ

• Sự đồng ý phải làm thành văn bản

MỘT SỐ KĨ NĂNG

KHI ĐÀM PHÁN

 Kỹ năng đặt câu hỏi

 Kỹ năng trả lời câu hỏi

KỸ NĂNG LẮNG NGHE

 Loại bỏ tất cả những vấn đề riêng tư sang

một bên.

 Phát hiện những tín hiệu bằng những cái

gật đầu nhẹ, mở một nụ cười, hay thái độ chia sẻ, sử dụng một số câu bình, không cắt ngang.

 Nhìn thiện cảm, động viên, khuyến khích

Lắng nghe thể hiện sự tôn trọng Thông qua đó biết được vấn đề nào đối tác đang quan tâm; điểm then chốt cần bàn, sự mâu

thuẫn giữa đối tác và chúng ta Muốn lắng nghe có hiệu quả:

KỸ NĂNG LẮNG NGHE

 Kết thúc nhắc lại hay chú thích thêm những vấn đề đối tác đã trình bày

 Yêu cầu giải thích thêm những vấn đề chúng ta chưa hiểu

 Sự im lặng cũng có giá trị => thủ thuật đàm

phán trong kinh doanh

KỸ NĂNG ĐẶT CÂU HỎI

• Mục đích chúng ta muốn đối tác cung cấp cho chúng ta nhiều thông tin hơn nữa Các dạng

câu hỏi:

Câu hỏi có định hướng: sử dụng khi người

nghe chần chừ trong việc ra quyết định, thiếu

KỸ NĂNG ĐẶT CÂU HỎI

 Câu hỏi kích thích để ra quyết định

 Câu hỏi mập mờ: hỏi bằng nhiều cách

 Câu hỏi xỏ xiên:hết sức lưu ý vì dễ làm cho đối tác nổi giận

 Câu hỏi thật: tạo ra sự gần gũi, sự chia sẻ

 Câu hỏi kết luận: khép lại cuộc

thảo luận

NGHỆ THUẬT TRẢ LỜI

• Đề nghị đối tác nhắc lại câu hỏi

• Giả vờ chưa đủ tài liệu, hẹn dịp khác

• Tìm cách lảng tránh: hỏi một đằng, trả lời một nẻo

• Trả lời một vài điểm yếu chính

• Buộc bên kia phải tìm câu trả lời

• Giả vờ ngu ngơ

• Trả lời chung chung

NHỮNG VẤN ĐỀ CẦN LƯU Ý KHI ĐÀM PHÁN QUỐC TẾ

NHỮNG VẤN ĐỀ CẦN LƯU Ý KHI ĐÀM PHÁN QUỐC TẾ

• Làm cho đối tác tin cậy mình bằng những thành ý chứ không bằng những lời nói

suông

• Không bao giờ thương lượng và kí kết

những điều quá khả năng và quyền hạn của mình

• Không nên nôn nóng và có thể dẫn đến những quyết định sai lầm

• Tôn trọng phong tục tập quán, thói quen,

sở thích của đối tác

NHỮNG VẤN ĐỀ CẦN LƯU Ý KHI ĐÀM PHÁN QUỐC TẾ

• Tránh việc bàn bạc và tranh cãi những vấn đề liên quan đến chính trị, tôn giáo, đạo đức, lối sống, chủng tộc.

• Phản ứng lịch thiệp với những sai trái của đối tác do sự thiếu hiểu biết hay vô tình Nên có

sự quan tâm một cách lịch sự với người đàm phán là phái nữ.

• Sử dụng tốt các phương tiện giao tiếp phi

ngôn ngữ như thể hiện nét mặt, ánh mắt, nụ cười, cử chỉ, điệu bộ kể cả trang phục, trang sức, trang điểm.

KÍ KẾT HỢP ĐỒNG

KÍ KẾT HỢP ĐỒNG

Ký kết bằng phương thức trực tiếp:

người đại diện có thẩm quyền của các bên trực tiếp gặp nhau, cùng bàn bạc, thương lượng và thỏa thuận thống nhất

về các nội dung của hợp đồng và cùng

kí tên vào văn bản hợp đồng Hợp đồng được xác lập từ thời điểm 2 bên kí vào hợp đồng

KÍ KẾT HỢP ĐỒNG

Ký kết bằng phương thức gián tiếp: các bên gửi cho nhau các tài liệu giao dịch như thư chào hàng, thư đặt hàng, điện báo, công văn Trình tự ký kết hợp

đồng theo phương thức này gồm 2 giai đoạn:

KÍ KẾT HỢP ĐỒNG

đề nghị hợp đồng bên đề nghị đưa ra những điều khoản chủ yếu của hợp đồng, thể hiện trong bảng chào bán hàng hoặc chào mua hàng, đề nghị giao kết hợp đồng mua bán hàng hóa trong một thời gian nhất định, để bên được đề nghị xem xét quyết định thành lập hợp đồng

KÍ KẾT HỢP ĐỒNG

 chấp nhận đề nghị:

Bên được đề nghị trả lời bằng văn bản cho bên đề

nghị trong thời hạn đề nghị bằng một thông báo chấp thuận toàn bộ các nội dung đã nêu trong chào hàng/ đặt hàng.

Trường hợp bên được đề nghị có sửa đổi, bổ sung một trong những nội dung của đề nghị, thì hành vi đó được coi là từ chối đề nghị và hình thành một đề nghị mới Hợp đồng chỉ được coi là ký kết nếu người đề nghị

chấp thuận toàn bộ mọi sửa đổi, bổ sung do người

được đề nghị đưa ra

CẢM ƠN CÔ VÀ CÁC BẠN ĐÃ CHÚ Ý LẮNG

NGHE!!!!!

Câu hỏi 1: Có mấy bước chuẩn bị giao dịch đàm phán để kí kết hợp đồng?

Câu hỏi 2: Nội dung nghiên cứu “cung cầu và quan hệ cung cầu” thuộc lĩnh vực nghiên cứu nào?

A.Nghiên cứu hàng hóa, sản phẩm

B.Nghiên cứu về giá cả

C.Nghiên cứu về chính sách xuất

nhập khẩu D.Nghiên cứu về thị trường

ĐÁP ÁN: D

Câu hỏi 3: Có mấy hình thức đàm phán theo thái độ của người đàm phán?

Câu hỏi 4: Ưu điểm của giao dịch đàm phán qua điện thoại?

A Chi phí giao dịch thấp, phạm vi giao

dịch rộng

B Nhanh chóng, chi phí giao dịch thấp

C Nhanh chóng, tận dụng được thời cơ

D Nhanh chóng, có thời gian cân nhắc,

suy xét

ĐÁP ÁN: C

Câu hỏi 5: Các bước đàm phán quốc tế?

A Chuẩn bị, thảo luận, thương lượng, đề nghị

B Chuẩn bị, thương lượng, thảo luận, mặc cả

C Chuẩn bị, đề nghị, mặc cả

D Chuẩn bị, thảo luận, đề nghị, mặc cả

ĐÁP ÁN: D