Với chức năng giúp Giám đốc Sở Nội vụ tham mưu cho UBND tỉnh quản lý Nhà nước về văn thư, lưu trữ của tỉnh và trực tiếp quản lý tài liệu lưu trữ lịch sử của tỉnh theo quy định của phá
Trang 1SỞ NỘI VỤ TỈNH GIA LAI
CHI CỤC VĂN THƯ - LƯU TRỮ
Số: / ĐA-CCVTLT
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
Gia Lai, ngày tháng năm 2014
ĐỀ ÁN Xác định vị trí việc làm, biên chế và cơ cấu ngạch công chức, viên chức của Chi cục Văn thư-Lưu trữ
Phần I
SỰ CẦN THIẾT VÀ CƠ SỞ PHÁP LÝ
I SỰ CẦN THIẾT ĐỂ XÂY DỰNG ĐỀ ÁN
1 Khái quát về đặc điểm và tính chất hoạt động
- Chi cục Văn thư – Lưu trữ (sau đây gọi là Chi cục) được thành lập trên cơ sở hợp
nhất Phòng Quản lý Văn thư, Lưu trữ và Trung tâm Lưu trữ thuộc Sở Nội vụ tỉnh Gia Lai và
đi vào hoạt động từ ngày 20/8/2010 Với chức năng giúp Giám đốc Sở Nội vụ tham mưu cho UBND tỉnh quản lý Nhà nước về văn thư, lưu trữ của tỉnh và trực tiếp quản lý tài liệu lưu trữ lịch sử của tỉnh theo quy định của pháp luật;
- Về hoạt động: Chi cục là cơ quan thực hiện chức năng quản lý nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ và thực hiện chức năng hoạt động sự nghiệp về công tác lưu trữ, nhằm từng bước đưa công tác văn thư, lưu trữ đi vào nề nếp đúng theo quy định của Pháp luật hiện hành.Với chức năng, nhiệm vụ Chi cục trình Sở Nội vụ tham mưu Ủy ban nhân dân tỉnh các văn bản chỉ đạo về công tác văn thư, lưu trữ, hướng dẫn nghiệp vụ và thanh kiểm tra thực hiện các chế độ về công tác văn thư, lưu trữ trên địa bàn tỉnh;
- Công tác quản lý tài liệu tại kho lưu trữ lịch sử, công tác thu thập chỉnh lý tài liệu lưu trữ, lựa chọn ra những tài liệu có giá trị vĩnh viễn quản lý, bảo quản và cung cấp những thông tin có giá trị pháp lý giúp cho hoạt động quản lý Nhà nước, quản lý xã hội trong từng giai đoạn lịch sử; đồng thời, phục vụ cho việc khai thác nghiên cứu thực hiện các đề tài khoa học;
- Với chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức được quy định, Chi cục hiện có phòng Quản lý văn thư, lưu trữ; Kho lưu trữ lịch sử và phòng Hành chính - tổng hợp
Do đó đòi hỏi cán bộ quản lý, công chức, viên chức và người lao động, phải có trình độ chuyên môn nghiệp vụ, kinh nghiệm thực tiễn mới quản lý, xử lý tốt công việc
2 Mục đích, yêu cầu
a) Mục đích
- Xây dựng đề án vị trí việc làm và cơ cấu theo ngạch công chức, viên chức có vai trò rất quan trọng nhằm xác định đầy đủ biên chế, hợp lý số lượng vị trí việc làm phù hợp với chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của Chi cục được cấp thẩm quyền quy định; mỗi vị trí việc làm gắn với những công việc chức danh, chức vụ, năng lực, sở trường, ngạch bậc cụ thể, từ đó làm cơ sở để xác định biên chế và bố trí công chức, viên chức và người lao động giải quyết tốt nhiệm vụ được giao;
- Để nâng cao chất lượng hiệu quả, năng lực đội ngũ cán bộ công chức, viên chức Đề
án xác định vị trí việc làm và cơ cấu ngạch Chi cục tiến hành rà soát lại đội ngũ cán bộ công
Trang 2chức, viên chức hiện có để bố trí sắp xếp lại cho phù hợp mỗi vị trí việc làm gắn với từng công việc, chức danh, chức vụ, ngạch và khung năng lực sở trường cụ thể, đúng theo yêu cầu nhiệm vụ khắc phục được tình trạng thừa, thiếu cán bộ công chức, viên chức và người lao động đang làm việc tại Chi cục;
- Trên cơ sở xác định vị trí việc làm cơ cấu ngạch, tiêu chuẩn chức danh, Chi cục tiến hành rà soát lại đội ngũ công chức, viên chức để bố trí sắp xếp đúng người, đúng việc và làm
cơ sở cho công tác tuyển dụng, đào tạo, bồi dưỡng, quy hoạch, bổ nhiệm, thi nâng ngạch cho công chức, viên chức
b) Yêu cầu
Để thực hiện tốt chức năng, nhiệm được giao Chi cục tiến hành thống kê số lượng biên chế, vị trí việc làm, cơ cấu ngạch và số lượng công chức, viên chức và người lao động hiện có để sắp xếp, bố trí đủ trình độ, năng lực đảm đương từng công việc cụ thể của Chi cục, đồng thời có hướng đề xuất tăng, giảm biên chế theo yêu cầu thực tế
3 Căn cứ pháp lý
Căn cứ Luật cán bộ công chức ngày 13/11/2008, Luật viên chức ngày 15/11/2010; Căn cứ Nghị định số 24/2010/NĐ-CP ngày 15/3/2010 của Chính phủ quy định về tuyển dụng, sử dụng và quản lý công chức;
Căn cứ Nghị định số 36/2013/NĐ-CP ngày 22/4/2013 của Chính phủ và Thông tư số 05/2013/TT-BNV ngày 25/6/2013 của Bộ Nội vụ về vị trí việc làm và cơ cấu ngạch công chức; Hướng dẫn số 1098/SNV-TCBM ngày 06/9/2013 của Sở Nội vụ tỉnh Gia Lai về việc hướng dẫn xây dựng đề án vị trí việc làm và cơ cấu công chức, viên chức;
Căn cứ Nghị định số 41/2012/NĐ-CP ngày 08/5/2012 của Chính phủ quy định về vị trí việc làm trong đơn vị sự nghiệp công lập;
Căn cứ Thông tư số 14/2012/TT-BNV ngày 18/12/2012 của Bộ Nội vụ hướng dẫn thực hiện Nghị định số 41/2012/NĐ-CP ngày 08/5/2012 của Chính phủ Quy định về vị trí việc làm trong đơn vị sự nghiệp công lập;
Căn cứ Quyết định số 561/QĐ-UBND ngày 20/8/2010 của Ủy ban nhân dân tỉnh về việc thành lập Chi cục Văn thư-Lưu trữ thuộc Sở Nội vụ tỉnh Gia Lai; Quyết định số 1379/QĐ-SNV ngày 18/10/2010 của Sở Nội vụ về việc ban hành Quy chế hoạt động của Chi cục Văn thư-Lưu trữ tỉnh Gia Lai và Quyết định số 1731/QĐ-SNV ngày 15/10/2010 của Sở Nội vụ tỉnh Gia Lai Quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của phòng Hành chính – Tổng hợp; phòng Quản lý Văn thư, lưu trữ và Kho Lưu trữ lịch sử;
Căn cứ văn bản hướng dẫn số 1098/SNV-TCBM ngày 06/9/2013 của Sở Nội vụ tỉnh Gia Lai về việc hướng dẫn xây dựng đề án vị trí việc làm và cơ cấu công chức, viên chức;
Phần II CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, THỰC TRẠNG BIÊN CHẾ CHẤT LƯỢNG VÀ CƠ
CẤU CÔNG CHỨC, VIÊN CHỨC THEO NGẠCH
I THỐNG KÊ CÔNG VIỆC THEO CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ
1 Công việc của Lãnh đạo Chi cục
- Lãnh đạo, chỉ đạo, quản lý điều hành chung của Chi cục,
- Tham mưu quản lý Nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ
Trang 3- Phụ trách công tác tổ chức cán bộ;
- Quản lý tài chính, giải quyết các chế độ chính sách;
- Phụ trách các mặt hoạt động của phòng Quản lý Văn thư - Lưu trữ;
- Ký kết hợp đồng chỉnh lý tài liệu lưu trữ;
- Thực hiện một số công việc khác do Giám đốc Sở Nội vụ phân công
- Tham mưu quản lý Nhà nước về hoạt động sự nghiệp;
- Phụ trách trực tiếp các mặt hoạt động về quản lý, bảo quản tài liệu tại kho lưu trữ lịch sử;
- Phụ trách trực tiếp việc khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ lịch sử tỉnh;
- Phụ trách công tác phục chế tài liệu lưu trữ;
- Phụ trách công tác sưu tầm tài liệu lưu trữ;
- Phụ trách công tác hành chính của Chi cục;
- Phụ trách quản lý hệ thống công nghệ thông tin;
- Phụ trách công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ;
- Phụ trách công tác thu thập, trưng bày, triển lãm và công bố tài liệu lưu trữ;
- Phụ trách trực tiếp công tác ISO;
- Phụ trách công tác Đảng, công tác đoàn thể,
2.Công việc của cán bộ quản lý
- Công việc Quản lý văn thư, lưu trữ
+ Tham mưu lãnh đạo trình cấp có thẩm quyền ban hành quy hoạch, kế hoạch dài hạn, hàng năm, các chương trình, đề án, dự án và tổ chức thực hiện chế độ quy định về văn thư, lưu trữ;
+ Tham gia kiểm tra, thanh tra và hướng dẫn nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ theo quy định;
+ Tham mưu Sở Nội vụ cấp chứng chỉ hành nghề lưu trữ;
+ Tổ chức thanh kiểm tra việc hành nghề dịch vụ chỉnh lý tài liệu lưu trữ của các tổ cức, cá nhân trên địa bàn tỉnh;
+ Tham mưu quản lý Nhà nước về công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ;
+ Tham mưu quản lý Nhà nước về công tác thu thập tài liệu lưu trữ;
+ Tham mưu cấp có thẩm quyền ban hành Kế hoạch thu thập tài liệu của các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu vào lưu trữ lịch sử;
+ Theo dõi việc nộp lưu tài liệu lưu trữ, tham mưu cấp có thẩm quyền ban hành văn bản nhắc nhở các cơ quan, tổ chức đến hạn nộp lưu tài liệu nhưng chưa thực hiện giao nộp tài liệu;
+ Xây dựng kế hoạch sưu tầm tài liệu lưu trữ lịch sử;
+ Hướng dẫn các cơ quan, tổ chức nộp lưu tài liệu lưu trữ vào lưu trữ lịch sử; + Thẩm định, trình Ủy ban nhân dân tỉnh phê duyệt Danh mục tài liệu hết giá trị của Lưu trữ lịch sử tỉnh;
Trang 4+ Thẩm định, trình cấp có thẩm quyền phê duyệt Danh mục nguồn và thành phần tài liệu thuộc diện nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh;
+ Giúp Giám đốc Sở Nội vụ thẩm định “Danh mục tài liệu hết giá trị” bảo quản tại các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh;
+ Giúp Giám đốc Sở Nội vụ tham gia phương án chỉnh lý tài liệu tại các cơ quan, tổ chức;
+ Tham mưu việc ứng dụng khoa học và công nghệ thông tin vào công tác văn thư, lưu trữ;
+ Tham mưu công tác đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ, tổ chức tập huấn văn thư, lưu trữ;
+ Phối hợp với Thanh tra Sở Nội vụ giải quyết khiếu nại, tố cáo và xử lý vi phạm pháp luật về văn thư, lưu trữ và báo cáo kết quả;
+ Tham mưu áp dụng hệ thống quản lý chất lượng ISO vào công tác văn thư, lưu trữ
- Công việc Quản lý Kho lưu trữ lịch sử
+ Xây dựng kế hoạch sưu tầm tài liệu lưu trữ;
+ Tổ chức để thực hiện chỉnh lý tài liệu tại các cơ quan, tổ chức;
+ Tổ chức xác định lại giá trị và thời hạn tài liệu bảo quản tại kho lưu trữ lịch sử + Tham mưu quản lý Nhà nước về công tác quản lý kho lưu trữ;
+ Tổ chức bảo quản hồ sơ, tài liệu tại kho lưu trữ lịch sử;
+ Thực hiện vệ sinh tài liệu, kho, trang thiết bị máy móc, kệ, giá, hộp, cặp đựng tài liệu trong kho lưu trữ lịch sử;
+ Tổ chức kiểm tra định kỳ về tình trạng hồ sơ, tài liệu bảo quản tại kho lưu trữ lịch sử,
hệ thống phòng cháy chữa cháy và báo cáo thống kê hồ sơ, tài liệu lưu trữ hàng năm;
+ Tổ chức thực hiện tu bổ, phục chế đối với tài liệu có giá trị lịch sử nhưng có nguy cơ hư hỏng;
+ Tổ chức phục vụ việc khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ;
+ Lập bản sao bảo hiểm tài liệu lưu trữ quý hiếm
- Công việc hành chính - tổng hợp
+ Thực hiện công tác tổ chức cán bộ;
+ Tham mưu lãnh đạo quản lý tài chính về hoạt động ngân sách;
+ Tham mưu lãnh đạo quản lý tài chính về hoạt động sự nghiệp;
+ Tham mưu lãnh đạo quản lý tài sản công;
+ Công tác tổng hợp, báo cáo tình hình hoạt động của Chi cục thường xuyên và đột xuất theo quy định;
+ Công tác văn thư cơ quan;
+ Công tác lưu trữ cơ quan;
Trang 5+ Phối hợp với cán bộ phòng Quản lý văn thư, lưu trữ tham mưu thực hiện công tác báo cáo, thống kê về công tác văn thư, lưu trữ cấp tỉnh;
+ Phối hợp với cán bộ phòng Quản lý văn thư, lưu trữ thực hiện sơ kết, tổng kết công tác văn thư, lưu trữ;
+ Tham mưu quản lý công tác công nghệ thông tin;
+ Công tác bảo vệ kho lưu trữ lịch sử
+ Tham mưu công tác thi đua khen thưởng về văn thư, lưu trữ
3 Công việc hoạt động nghiệp vụ (công việc chuyên môn)
- Công việc Quản lý văn thư, lưu trữ
+ Soạn thảo văn bản quản lý Nhà nước về lĩnh vực văn thư, lưu trữ;
+ Thống kê số lượng và chất lượng đội ngũ cán bộ làm công tác văn thư, lưu trữ của tỉnh;
+ Đề nghị đào tạo, bồi dưỡng, tập huấn nghiệp vụ văn thư, lưu trữ;
+ Tham gia công tác thanh tra, kiểm tra hướng dẫn nghiệp vụ văn thư, lưu trữ; + Thẩm tra, soạn thảo văn bản đề nghị Sở Nội vụ chấp thuận hủy tài liệu các cơ quan, tổ chức;
+ Thẩm định, soạn thảo văn bản đề nghị chấp thuận Đề cương chỉnh lý tài liệu lưu trữ; + Kiểm tra hồ sơ soạn thảo văn bản đề nghị Sở Nội vụ cấp chứng chỉ hành nghề lưu trữ;
+ Tham gia kiểm tra, thanh tra hoạt động hành nghề lưu trữ trong phạm vi địa bàn tỉnh; + Soạn thảo văn bản danh mục các cơ quan, tổ chức nguồn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh;
+ Soạn thảo văn bản danh mục thành phần tài liệu thuộc diện nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử;
+ Soạn thảo Công văn nhắc nhở các cơ quan, tổ chức đến hạn nộp lưu tài liệu theo
kế hoạch của tỉnh nhưng chưa nộp lưu;
+ Tổ chức hướng dẫn các cơ quan, tổ chức lựa chọn tài liệu có giá trị nộp lưu vào lưu trữ lịch sử;
+ Soạn thảo văn bản tham mưu ban hành Kế hoạch thu thập tài liệu của các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào lưu trữ lịch sử;
+ Soạn thảo văn bản hướng dẫn nghiệp vụ chỉnh lý tài liệu lưu trữ;
+ Khảo sát việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư, lưu trữ trên địa bàn tỉnh;
+ Xây dựng và thực hiện quy trình ISO về hủy tài liệu hết giá trị;
+ Kiểm tra, báo cáo, bổ sung quy trình ISO theo quy định
- Công việc phòng Hành chính - Tổng hợp
+ Quản lý hồ sơ cán bộ, công chức, viên chức;
+ Thực hiện các thủ tục nâng lương, nâng ngạch;
Trang 6+ Lập thủ tục điều động luân chuyển, bổ nhiệm;
+ Soạn thảo văn bản đề nghị xét tuyển viên chức, thi tuyển công chức; quyết định trúng tuyển công chức, viên chức;
+ Thực hiện các thủ tục tuyển dụng viên chức;
+ Thực hiện các thủ tục xét tập sự;
+ Lập kế hoạch biên chế hành chính sự nghiệp, công tác thống kê, báo cáo về nhân lực, biên chế của Chi cục;
+ Thực hiện các thủ tục bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp, bảo hiểm con người cho toàn thể công chức, viên chức và người lao động;
+ Soạn thảo văn bản báo giá, hợp đồng nghiệm thu, thanh lý công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ tại các cơ quan, tổ chức trong tỉnh;
+ Lập thủ tục tham gia đấu thầu, chào hàng cạnh tranh về chỉnh lý tài liệu;
+ Tham gia nghiệm thu công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ các đơn vị trong tỉnh; + Soạn thảo thuê hợp đồng lao động chỉnh lý tài liệu lưu trữ;
+ Báo cáo, thống kê định kỳ, đột xuất công tác văn thư, lưu trữ;
+ Soạn thảo các văn bản tổng hợp báo cáo tình hình hoạt động của Chi cục thường xuyên và đột xuất;
+ Theo dõi và thực hiện kịp thời các thủ tục thường xuyên, nâng lương trước hạn cho công chức, viên chức của Chi cục;
+ Tham mưu công tác quy hoạch cán bộ theo đứng trình độ, năng lực;
+ Đề nghị thoả thuận hợp đồng lao động, phân công hướng dẫn thử việc;
+ Tham mưu lãnh đạo trong việc thực hiện các thủ tục hợp đồng, nghiệm thu, thanh lý trong công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ tại các cơ quan, tổ chức trong tỉnh;
+ Tham mưu quản lý và sử dụng có hiệu quả kinh phí thu sự nghiệp;
+ Theo dõi nhân công chỉnh lý tài liệu lưu trữ, lập hợp đồng, tổng hợp bảng chấm công, thanh toán tiền lương;
+ Thực hiện ghi biên bản và thông báo kết luận các cuộc hợp cơ quan;
+ Soạn thảo các văn bản về công tác thi đua, khen thưởng:
+ Soạn thảo các văn bản về công tác đào tạo, bồi dưỡng cho công chức, viên chức; + Thực hiện quản lý mạng : website, phần mềm lưu trữ, phần mềm chỉnh lý, phần mềm văn bản đi, đến;
+ Thực hiện công tác văn thư cơ quan;
+ Thực hiện công tác lưu trữ cơ quan;
+ Thực hiện công tác tài chính, kế toán;
+ Theo dõi và thực hiện các thủ tục sử dụng kinh phí cơ quan;
+ Thực hiện các thủ tục chi lương;
+ Chi hoạt động cho cơ quan; lập dự toán 6 tháng, năm, báo cáo quyết toán quý, năm;
Trang 7+ Lập dự toán kinh phí phát sinh và thực hiện mua sắm tài sản, trang thiết bị phục
vụ cho công tác chuyên môn;
+ Báo cáo tình hình thu, nộp phí khai thác tài liệu lưu trữ theo quy định;
- Công việc Kho Lưu trữ lịch sử
+ Soạn thảo văn bản quản lý kho và tài liệu lưu trữ;
+ Nhập dữ liệu lưu trữ vào phần mềm quản lý tài liệu lưu trữ;
+ Thực hiện vệ sinh kho theo định kỳ;
+ Vệ sinh tài liệu lưu trữ lịch sử;
+ Tổ chức bảo quản các trang thiết bị tại kho lưu trữ;
+ Thống kê báo cáo định kỳ về tình trạng tài liệu tại kho lưu trữ lịch sử;
+ Phục vụ cho tổ chức, cá nhân khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ;
+ Tiếp nhận tài liệu nộp lưu của các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu vào lưu trữ lịch sử;
+ Thường xuyên kiểm tra kho: Kiểm tra mối, côn trùng đối với tài liệu lưu trữ, hệ thống phòng cháy chữa cháy, đèn chiếu sáng, điện, máy điều hòa Báo cáo kịp thời với lãnh đạo khi có vấn đề xảy ra;
+ Tổ chức vệ sinh kho, tài liệu lưu trữ theo quy định hiện hành;
+ Bố trí kho, kệ tiếp nhận tài liệu;
+ Phối hợp với phòng Quản lý văn thư, lưu trữ kiểm tra hồ sơ, tài liệu lưu trữ đến hạn nộp lưu;
+ Thực hiện việc tu bổ, phục chế tài liệu có giá trị lịch sử nhưng có nguy cơ hư hỏng;
+ Lập phông bảo hiểm tài liệu quý hiếm;
+ Theo dõi xác định lại giá trị tài liệu, lập thủ tục và báo cáo, đề xuất hủy tài liệu hết giá trị tại kho lưu trữ lịch sử theo đúng quy định;
+ Lập biên bản giao nhận tài liệu lưu trữ nộp lưu vào kho lưu trữ lịch sử;
+ Xác định lại giá trị tài liệu lưu trữ đang bảo quản tại lưu trữ lịch sử;
+ Thực hiện chỉnh lý tài liệu theo hợp đồng được ký kết;
4 Công việc hỗ trợ, phục vụ
- Tham mưu ban hành nội quy cơ quan, theo dõi nhắc nhở và báo cáo tình hình thực hiện nội quy, quy chế cơ quan của công chức, viên chức và người lao động;
- Thực hiện công tác phục vụ tổ chức các lớp tập huấn công tác văn thư, lưu trữ do Chi cục tổ chức cho các đối tượng sở, ban, ngành cấp tỉnh, cấp huyện, cấp xã;
- Chuẩn bị cho các cuộc họp cơ quan, lãnh đạo;
- Xếp lịch công tác tuần;
- Chuẩn bị phương tiện cho lãnh đạo đi công tác các sở, ngành, huyện, thị xã, thành phố và ngoài tỉnh ;
Trang 8- Vệ sinh cơ quan, phòng làm việc sạch sẽ; theo dõi nhắc nhở các phòng chuyên môn thực hiện tốt công việc vệ sinh và các ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo;
- Công tác bảo vệ kho lưu trữ lịch sử của tỉnh đảm bảo an toàn;
(kèm theo phụ lục1)
II PHÂN THEO NHÓM CÔNG VIỆC
Căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Chi cục được phân chia thành các nhóm như sau:
1 Nhóm công việc lãnh đạo cơ quan
1.1 Công việc của Chi cục Trưởng
+ Lãnh đạo, chỉ đạo, quản lý điều hành chung các hoạt động của Chi cục;
+ Trực tiếp phụ trách các mặt hoạt động của phòng Hành chính-Tổng hợp;
+ Công tác tổ chức cán bộ, thi đua khen thưởng, đào tạo bồi dưỡng CBCCVC của Chi cục;
+ Phụ trách kế toán, tài chính, thực hiện các chế độ chính sách đối với công chức, viên chức và người lao động;
+ Phụ trách quản lý hệ thống mạng; phần mềm quản lý văn bản, phần mềm chuyển giao văn bản, công tác ISO;
+ Trực tiếp chỉ đạo việc ký hợp đồng chỉnh lý tài liệu lưu trữ;
+ Thực hiện một số công việc khác do Giám đốc Sở Nội vụ phân công;
1.2 Công việc của Phó Chi cục Trưởng
+ Phụ trách trực tiếp các mặt hoạt động của phòng Quản lý văn thư lưu trữ, Kho lưu trữ lịch sử;
+ Tham gia xây dựng quy hoạch, kế hoạch dài hạn, hàng năm các chương trình, đề
án, dự án và tổ chức thực hiện các chế độ quy định về văn thư lưu trữ;
+ Phụ trách trực tiếp việc sử dụng và khai thác tài liệu lưu trữ lịch sử tỉnh;
+ Phụ trách trực tiếp Thu thập tài liệu lưu trữ, sưu tầm tài liệu lưu trữ;
+ Lãnh đạo thực hiện công tác thu thập, chỉnh lý, thống kê, xác định giá trị tài liệu, bảo quản và phục vụ khai thác tài liệu tại Kho lưu trữ lịch sử của tỉnh;
+ Phụ trách công tác Đảng;
+ Phụ trách công tác đoàn thể;
Trên cơ sở thống kê công việc theo chức năng, nhiệm vụ, để liên kết nội dung từng công việc Chi cục phân theo từng nhóm sau:
2 Nhóm công việc cán bộ quản lý
2.1 Công việc của Trưởng phòng Quản lý văn thư, lưu trữ
- Trình cấp có thẩm quyền ban hành quy hoạch, kế hoạch dài hạn, hàng năm, các
chương trình, đề án, dự án và tổ chức thực hiện chế độ quy định về văn thư, lưu trữ;
- Tham gia kiểm tra, thanh tra và hướng dẫn nghiệp vụ công tác văn thư lưu trữ theo quy định cấp tỉnh;
- Tham mưu cấp có thẩm quyền ban hành Kế hoạch thu thập tài liệu vào lưu trữ lịch sử của các cơ quan tổ chức thuộc nguồn nộp lưu;
Trang 9- Theo dõi việc nộp lưu tài liệu lưu trữ, tham mưu cấp có thẩm quyền ban hành Công văn nhắc nhở các cơ quan, đơn vị đến hạn nộp lưu tài liệu nhưng chưa thực hiện giao nộp tài liệu;
- Hướng dẫn lưu trữ hiện hành của các cơ quan, tổ chức đến hạn nộp lưu tài liệu vào lưu trữ lịch sử lập thủ tục để giao nộp;
- Xây dựng kế hoạch sưu tầm tài liệu lưu trữ thuộc phạm vi quản lý của Chi cục Văn thư – Lưu trữ hiện còn tại các cơ quan, tổ chức và cá nhân đang lưu giữ;
- Thực hiện kiểm tra đôn đốc việc thực hiện các công tác sau:
+ Hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện các chế độ, quy định về văn thư, lưu trữ (xây dựng quy chế công tác văn thư lưu trữ, danh mục hồ sơ và lập hồ sơ hiện hành);
+ Thẩm định, trình cấp có thẩm quyền phê duyệt “Danh mục nguồn và thành phần tài liệu thuộc diện nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử của tỉnh”;
+ Thẩm định, trình cấp có thẩm quyền phê duyệt “Danh mục tài liệu hết giá trị” của Lưu trữ lịch sử tỉnh;
+ Thẩm định, trình cấp có thẩm quyền phê duyệt “Danh mục tài liệu hết giá trị” bảo quản tại các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử của tỉnh;
+ Thống kê số lượng và chất lượng đội ngũ cán bộ làm công tác văn thư lưu trữ của tỉnh;
+ Phối hợp với Thanh tra Sở Nội vụ giải quyết khiếu nại, tố cáo và xử lý vi phạm pháp luật về văn thư, lưu trữ;
+ Nghiên cứu, ứng dụng khoa học và công nghệ vào công tác văn thư, lưu trữ; + Tổ chức tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư, lưu trữ;
+ Thực hiện báo cáo, thống kê về văn thư, lưu trữ;
+ Sơ kết, tổng kết công tác văn thư, lưu trữ;
+ Tham mưu công tác thi đua khen thưởng về văn thư lưu trữ;
2.2 Nhóm công việc Trưởng phòng Hành chính - Tổng hợp
- Thực hiện công tác tổ chức cán bộ, quản lý hồ sơ cán bộ công chức, viên chức và người lao động của Chi cục;
- Thực hiện các thủ tục nâng ngạch, nâng lương thường xuyên và trước hạn cho công chức, viên chức của Chi cục;
- Tham mưu Lãnh đạo công tác quy hoạch, tuyển dụng, xét tuyển viên chức;
- Tham mưu công tác lập kế hoạch biên chế hành chính sự nghiệp, công tác thống
kê báo cáo về nhân lực, biên chế của Chi cục;
- Tham mưu Lãnh đạo công tác tài chính, kế toán sử dụng kinh phí tiết kiệm, hiệu quả;
- Tham mưu xây dựng và thực hiện mua sắm trang thiết bị phục vụ cho công tác chuyên môn của Chi cục;
- Tham mưu Lãnh đạo trong việc thực hiện các thủ tục hợp đồng, nghiệm thu, thanh lý tài liệu lưu trữ đã được chỉnh lý các cơ quan đơn vị trong tỉnh;
- Tham mưu quản lý và sử dụng có hiệu quả kinh phí thu sự nghiệp;
Trang 10- Trực tiếp kiểm tra đôn đốc việc thực hiện các công tác sau:
+ Công tác hành chính, theo dõi đôn đốc việc thực hiện nội quy, quy chế của cơ quan;
+ Công tác thu phí khai thác tài liệu lưu trữ;
+ Công tác tổng hợp, báo cáo tình hình hoạt động của Chi cục thường xuyên và đột xuất theo quy định;
+ Công tác giải quyết chế độ, chính sách cho công chức, viên chức;
+ Công tác thi đua khen thưởng;
+ Công tác đào tạo, bồi dưỡng công chức, viên chức;
+ Công tác văn thư, lưu trữ cơ quan;
+ Công tác bảo vệ kho lưu trữ lịch sử của tỉnh;
2.3 Nhóm công việc của Trưởng Kho lưu trữ lịch sử
- Chủ động quan hệ giao dịch các cơ quan, tổ chức để tham mưu ký kết hợp đồng chỉnh lý tài liệu;
- Triển khai thực hiện chỉnh lý tài liệu của các cơ quan tổ chức khi ký kết hợp đồng;
- Quản lý kho lưu trữ, phối hợp với phòng HCTH lập kế hoạch mua sắm, sửa chữa trang thiết bị máy móc, hệ thống phòng cháy chữa cháy, kệ, giá, hộp, cặp đựng tài liệu trong kho lưu trữ;
- Xây dựng nội quy khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ và tiêu lệnh phòng cháy chữa cháy tại kho;
- Tổ chức thống kê, kiểm tra định kỳ và đột xuất về tình trạng tài liệu, báo cáo thống kê cơ sở công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ đang bảo quản tại kho lưu trữ lịch sử;
- Tổ chức thực hiện tu bổ, phục chế đối với tài liệu có nguy cơ hư hỏng;
- Tổ chức phục vụ việc khai thác và sử dụng tài liệu;
- Phối hợp với phòng HCTH tổ chức cấp chứng thực, photocopy tài liệu lưu trữ và thu phí khai thác tài liệu;
- Tổ chức trưng bày giới thiệu tài liệu nhân các sự kiện quan trọng trong tỉnh;
2.4 Nhóm công việc Phó Trưởng phòng Quản lý văn thư, lưu trữ
- Tham gia kiểm tra, thanh tra và hướng dẫn nghiệp vụ công tác văn thư lưu trữ theo quy định cấp huyện, cấp xã;
- Thực hiện hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện các chế độ, quy định về văn thư, lưu trữ (xây dựng quy chế công tác văn thư lưu trữ, danh mục hồ sơ và lập hồ sơ hiện hành) cấp tỉnh;
- Thực hiện hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện các chế độ, quy định về văn thư, lưu trữ (xây dựng quy chế công tác văn thư lưu trữ, danh mục hồ sơ và lập hồ sơ hiện hành) cấp huyện, cấp xã;
+ Thẩm định, trình cấp có thẩm quyền phê duyệt “Danh mục tài liệu hết giá trị” của Lưu trữ lịch sử tỉnh;