đề tài quản lý ký túc xá đại học hàng hải

LỜI CẢM ƠNTrong thời gian học tại trường Đại Học Hàng Hải,với sự hướng dẫn nhiệt tình của các thầy cô giáo cùng với sự cố gắng của nhóm, chúng em đã học hỏi được nhiều bài học và kinh ng

LỜI CẢM ƠN

Trong thời gian học tại trường Đại Học Hàng Hải,với sự hướng dẫn nhiệt tình của các thầy cô giáo cùng với sự cố gắng của nhóm, chúng em đã học hỏi được nhiều bài học và kinh nghiệm quý báu, giúp nhóm em hiểu sâu hơn về công tác quản lý ký túc xá sinh viên trường Hàng Hải Trong thời gian tìm hiểu tại Ký túc xá trường Hàng Hải, nhóm em đã được hướng dẫn tìm hiểu về công tác quản lý ký túc xá cũng như quá trình xử lýsinh viên Nhóm

em đã hiểu thêm công tác quản lý ký túc xá thông qua quá trình khảo sát Sự giúp đỡ tận tình của các thầy cô giáo cũng như của các anh chị trong phòng ban tại trường Đại học Hàng Hải đã tạo điều kiện tốt nhất cho nhóm em hoàn thành bài tập lớn này Do trình độ và thời gian có hạn nên chắc chắn không thể không tránh khỏi những thiếu sót.Nhóm em rất mong được sự hướng dẫn của các thầy cô và những người làm công tác quản lý ký túc xá để bài tập lớn này của nhóm em được hoàn thiện hơn

Em xin chân thành cảm ơn !

Nhóm trưởng

Vũ Thi Oanh

PHẦN I KHÁO SÁT CÔNG VIỆC QUẢN LÝ KÍ TÚC XÁ

TRƯỜNG ĐẠI HỌC HÀNG HẢI

về học tập và cư chú lên nhu cầu chỗ ở cho sinh viên ngày càng tăng cao và trở lên cấp thiết Từ đó các sinh viên ở các trường thường hay xin vào kí túc

xá do ở trong kí túc xá thì an ninh, tiền phòng không quá đắt và mô hình học tập sinh hoạt tốt nên quá trình quản lý kí túc xá (không sử dụng công nghệ thông tin) gặp rất nhiều khó khăn Xuất phát từ nhu cầu đó, nhóm chúng em làm đồ án “ phân tích thiết kế hệ thống quản lý kí túc xá” nhằm phần nào giúp ban quản lý kí túc xá dễ dàng hơn trong quá trình quản lý sinh viên

Đề tài phân tích thiết kế hệ thống quản lý kí túc xá được khảo sát tại kí túc xá của trường Đại học Hàng Hải Việt Nam

2.Mục tiêu:

Phân tích thiết kế hệ thống quản lý kí túc xá nhằm tin học hóa việc quản lý sinh viên, tạo mối quan hệ mật thiết giữa sinh viên và nhà trường

3.Khảo sát thực tế và xác lập dự án:

Ban quản lý KTX có nhiệm vụ điều hành các hoạt động của KTX bao gồm:

Việc xét cho sinh viên vào ở KTX

Việc xét cho sinh viên ra khỏi KTX

Quản lý các hoạt động rèn luyện của sinh viên trong quá trình ở KTX

Quản lý tài sản, cơ sở vật chất của KTX.

Thu các khoản phí của sinh viên (như là tiền phòng, tiền điện, tiền nước)

Sinh viên có trách nhiệm thực hiện các quy định về nội quy ở KTX và chịu sự chỉ đạo của ban quản lý và các quản sinh thuộc khu KTX

+Cơ sở vật chất :

Để phục vụ cho quá trình quản lý KTX thì ban quản lý được trang bị 2 phòng dành cho Trưởng ban, Phó ban và một máy tính để bàn Trong đó mỗi nhà thì có một phòng để Quản sinh và Sinh viên trực nhà

KTX gồm 2 dãy nhà cao tầng A1 và A2 Các nhà được trang bị hệ thống bóng đèn compact ở hành lang Các tầng được trang bị hệ thống phòng cháy chữa cháy Các phòng được trang bị 6 bóng đèn, 1 đồng hồ nước, 1 đồng

hồ điện, 4 giường tầng và dát, 1 tủ đựng đồ, 1 giá phơi quần áo, 1giá giầy và vòi nước

+Quyền lợi và trách nhiệm của sinh viên nội trú:

_ Quyền lợi đối với sinh viên nội trú

Sinh viên nội trú được quyền ăn, ở, tự học, sinh hoạt theo qui định nội trú đã ký với trưởng ban KTX

Sinh viên được quyền sử dụng các trang thiết bị do khu nội trú cung cấp để phục vụ cho việc ăn, ở, tự học, sinh hoạt

Sinh viên được quyền tham gia các hoạt động phục vụ đời sống văn hóa, tinh thần do khu nội trú tổ chức

_ Trách nhiệm của sinh viên nội trú

Làm các thủ tục đăng ký ở nội trú, đăng ký tạm trú, tạm vắng theo hướng dẫn của ban quản lý KTX sau khi vào nội trú, đóng các loại tiền theo qui định

Chấp hành nghiêm túc nội qui ra vào khu nội trú, chấp hành hình thức sinh hoạt và học tập trong ngàytừ 5h – 22h30, giờ giấc ngủ nghỉ ban đêm từ 22h30 – 5h

Tích cực tham gia giải quyết các trường hợp bất thường xảy ra trong khu KTX như hỏa hoạn, rủi ro,…

Có nhiệm vụ tham gia trực đảm bảo an ninh chung, trực nhà lao động,

vệ sinh chung theo kế hoạch chung của nhà trường và ban quản lý KTX, tích cực đấu tranh tố giác tội phạm đặc biệt là ăn cắp ăn trộm

Sinh viên ở nội trú phải chịu sự giám sát kiểm tra của KTX và không tự

ý cải tạo sủa chữa phòng ở có trách nhiệm đền bù mất mát do mình gây ra đối với trang thiết bị của KTX

+Quản lý sinh viên trong khu ký túc xá:

Nếu là sinh viên mới nhập học và học ngành Điều khiển tàu biển hay Khai thác máy tàu biển thì sinh viên bắt buộc phải ở trong KTX 1 năm đầu Sinh viên làm phiếu đăng ký nội trú gửi đến quản sinh của khoa

Khi sinh viên có nhu cầu vào ở trong khu KTX thì sinh viên làm hồ sơ gồm: phiếu đăng ký nội trú, thẻ sinh viên, sổ ưu tiên (nếu có) rồi gửi đến ban quản lý KTX Sau đó ban quản lý KTX xét duyệt các hồ sơ theo thứ tự ưu tiên như sau:

Sinh viên thương binh, con thương binh, con liệt sỹ, con bệnh binh xếp hạng

Sinh viên là người dân tộc, người có hộ khẩu thường trú khu vực I.Sinh viên có gia đình khó khăn theo qui định chính phủ, sinh viên có hộ khẩu ngoài Hải Phòng

Sinh viên có thành tích trong học tập, công tác đoàn thể, xã hội

Sinh viên nộp hồ sơ sớm nhất

Ban quản lý KTX sẽ xét lần lượt như vậy cho đến khi hết phòng trống

Hình 1.1 Phiếu đăng ký nội trú

Ban quản lý KTX sẽ lưu trữ hồ sơ của sinh viên gồm: mã sinh viên, tên sinh viên, ngày sinh, địa chỉ, lớp, khoa, số phòng, dãy nhà

Trong thời gian sinh viên ở KTX thì sinh viên phải chấp hành theo các quy định của KTX Ban quản lý KTX quản lý việc rèn luyện và khen thưởng,

kỷ luật của sinh viên Nếu sinh viên có nhiều đóng góp tích cực trong công tác học sinh sinh viên nội trú sẽ được khen thưởng Còn nếu sinh viên vi phạm qui chế học sinh sinh viên nội trú tùy theo mức độ sẽ bị xử lý kỉ luật theo khung kỉ luật

Khiển trách Cảnh cáo

1 Làm hỏng tài sản Tuỳ theo mức độ vi phạm,

khu nội trú

xử lý từ khiển trách đến buộc thôi học và phải bồi thường thiệt hại

5 Uống rượu, bia

trong phòng ở 1 lần 2 lần

Lập biển bản xử lý theo Quy chế công tác HSSV

do chính đáng

Thông báo cho gia đình

Hình 1.2 Bảng rèn luyện của sinh viênKhi sinh viên muốn ra khỏi KTX thì sinh viên làm đơn xin ra khỏi KTX sau đó ban quản lý sẽ xem xét và giải quyết cho sinh viên ra khỏi KTX Sau khi sinh viên ra khỏi KTX thì ban quản lý đánh dấu ngày sinh viên đó ra

và cập nhật lại chỗ trống của phòng đó

Hình 1.3 Đơn xin ra khỏi ký túc xá

+ Quản lý cơ sở vật chất và tài sản chung:

Ban quản lý KTX quản lý tất cả những tài sản thuộc về KTX như các phòng, các bóng điện chiếu sang ngoài hành lang và trong phòng, giường, dát giường, tủ quần áo, tủ giầy, vòi nước Ban quản lý sẽ xem xét tình trạng của các trang thiết bị để có biện pháp thay mới hay sửa chữa Khi sinh viên vào phòng thì ban quản lý sẽ bàn giao tài sản cho từng phòng

Hình 1.4 Biên bản giao tài sản

Thêm trang thiết bị

Quản sinh, Nhân viên, Sinh viên viết đơn xin trang bị thêm cơ sở vật chất Khi đó Ban quản lý sẽ tiến hành xem xét mức độ cần thiết để thay thế hoặc sửa chữa trang thiết bị và tiến hành lưu thông tin ngày mua, số lượng, giá, nơi được thay thế, sửa chữa trang thiết bị đó

Sửa chữa thay thế trang thiết bị

Quản sinh, Nhân viên, Sinh viên có phản ánh hay thông báo về tình trạng hỏng hóc của trang thiết bị Ban quản lý tiến hành xem xét tình trạng thực sự của trang thiết bị đó nếu hỏng do sự cố tự nhiên thì sẽ sửa còn nếu hỏng do lỗi của sinh viên thì sinh viên đó phải chịu trách nhiệm thay mới hoặc sửa chữa và sẽ chịu hình thức kỷ luật tương ứng.

+Quản lý thu chi:

Khi sinh viên vào ở KTX thì sinh viên phải nộp 200.000 đồng tiền bảo đảm Đến khi sinh viên rời khỏi KTX mà không vi phạm lỗi nào thì sinh viên được nhận lại 200.000 đồng đó Sinh viên đóng tiền phòng cho ban quản lý KTX theo kỳ học (5 tháng) một Một phòng của KTX có 8 giường nếu sinh viên muốn ở theo giường thì sinh viên phải đóng mức phí là 350.000 đồng/kỳ (70.000đồng/tháng) Còn nếu sinh viên muốn ở 1 mình 1 phòng thì sinh viên đóng với mức phí là 2.800.000 đồng/ kỳ (560.000 đồng/ tháng) Khi sinh viên muốn ở từ 2 đến 7 giường trong 1 phòng thì đóng với mức 350.000 đồng/ kỳ

* số giường

Tiền điện nước thì sinh viên nộp theo phòng Quản sinh nhận danh sách

số điện nước từ nhân viên điện nước, tính toán tiền điện nước của từng phòng rồi đến từng phòng thu Tiền điện được tính như sau: nếu dưới 20 số thì mức phí là 2.000 đồng/số còn từ 20 số trở lên thì 2.500 đồng/số Tiền nước là 10.000 đồng/khối

Sinh viên ở trong khu KTX tháng nào thì sẽ thu tiền điện, nước tháng đó

PHẦN II PHÂN TÍCH HỆ THỐNG VỀ CHỨC NĂNG NGHIỆP VỤ

I.Sơ đồ phân dã chức năng:

Theo các chức năng, nghiệp vụ hiện tại của việc quản lý kí túc xá thì hệ thống mới có chức năng xử lý chính như sau:

2 Quản lý sinh viên

- Cập nhật thông tin sinh viên

4 Báo cáo thống kê

- Thống kê tổng số lượng sinh viên

- Thống kê số sinh viên vào KTX

- Thống kê số sinh viên ra KTX

- Thống kê tổng thu

Sơ đồ chức năng hệ thống quản lý kí túc xá:

Báo cáo thống kê.

Thông tin KTX.

Thông tin sinh viên.

Thông tin KTX.

Thông tin

phòng.

III.Sơ đồ mức đỉnh:

Chú thích:

1.thông tin sinh viên

2.thông tin phòng

3 biên lai tài sản phòng

4.phiếu thu tiền phòng

5.phiếu nộp phạt

6.số lượng sinh viên

7.số lượng sinh viên vào

8.số lượng sinh viên ra

9.tổng thu tiền phòng

10.tổng thu nộp phạt

11.phiếu đăng kí nội trú

12.phiếu xin ra khỏi kí túc xá

13.khai báo hỏng.mất tài sản

1

Quản lý sinh viên

Quản lý phòng

Báo cáo thống kê

Quản lý thu chi

Sinh viên

1 4

1 4,5

14.thông tin xếp phòng.

15.thông tin chuyển phòng

16.thông tin rời KTX

IV Biểu đồ dữ liệu mức dưới đỉnh:

1 Sơ đồ mức dưới đỉnh của quản lý sinh viên

2 sơ đồ mức dưới đỉnh của quản lý phòng.

Chú thích:

1.thông tin phòng

2.thông tin tầng

3 thông tin tài sản phòng

4.quy chế tài sản tòa nhà

5.thông tin tài sản tầng

6.thông tin tài sản chung

3 Sơ đồ múc đỉnh của quản lý thu chi.

Chú thích:

1 thông tin số điên.

2 thông tin số nước.

3 thông tin sinh viên.

11 làm mất tài sản.

12 vi phạm quy định trong KTX.

PHẦN III THIẾT KẾ HỆ THỐNG DỮ LIỆU

I Sơ đồ thực thể liên kết:

II Các thực thể và thuộc tính

Các thực thể được cụ thể hóa thành từng bảng như sau:

1 Bảng tbl_sinhvien (bảng sinh viên)

Tên trường Kiểu dữ liệu Độ rộng Ghi chú.

Sodienthoai Numeric 15 Số điện thoại

MaCSVT(FK) Char 10 Mã cơ sở vật chất.Tenkhunha Nvarchar 50 Tên khu nhà KTX

3.Bảng tbl_CSVC (bảng cở sở vật chất).

Tên trường Kiểu dữ liệu Độ rộng Ghi chú.

TenCSVC Nvarchar 50 Tên cơ sở vật chất

4.Bảng tbl_hoadon ( bảng hóa đơn)

Tên trường Kiểu dữ liệu Độ rộng Ghi chú.

Sodienthoai Numeric 15 Số điện thoại

6.Bảng tbl_RaKTX (bảng ra kí túc xá)

Tên trường Kiểu dữ liệu Độ rộng Ghi chú.

7.Bảng tbl_nganh(ngành hoc tại trường)

Tên trường Kiểu dữ liệu Độ rộng Ghi chú.

8.Bảng tbl_thutien ( bảng thu tiền)

Tên trường Kiểu dữ liệu Độ rộng Ghi chú.

Maphieuthu(PK) Char 10 Mã phiếu thu tiền

Tenphong Nvarchar 50 Tên phòng

9.Bảng tbl_xuphat (bảng xử phạt )

Tên trường Kiểu dữ liệu Độ rộng Ghi chú.

Maphieuphat(PK) Char 10 Mã phiếu phạt

Sau khi phân tích và thiết kế hệ thống, nhóm em đã chọn ngôn ngữ Visual Basic.Net để xây dựng chương trình và Microsoft SQL Server để quản

lý cơ sở dữ liệu

Chương trình được chia thành các thành phần như sau:

- Hệ thống

- Cập nhật thông tin sinh viên

- Báo cáo thông kê

- Tác giả

1.Hệ thống.

2 Cập nhật thông tin sinh viên

2.1 form_thông tin sinh viên.

2.2 form_cập nhật phiếu vào

2.3 form_cập nhật phiếu ra.

_Cập nhật thu chi

2.4 form_cập nhật phiếu thu

2.5 form_cập nhật phiếu phạt.

_ Cập nhật phòng

2.5 form_thông tin phòng

2.6 form_thông tin tài sản.

3 Báo cáo thống kê

3.1 form_thống kê số lượng sinh viên

3.1 form_thống kê số lượng sinh viên vào.

3.2 form_thống kê số lượng sinh viên ra

3.3 form_thống kê tổng thu.

4.Tác giả

4.1Tác giả

4.7 Yêu cầu phần cứng để cài đặt hệ thống

Để có hệ thống có thể cài đặt và vận hành hệ thống thì yêu cầu tối máy tính cứng phải đáp ứng được các tiêu chí sau:

Hệ điều hành tối thiểu:

- Windows XP(x86) Service Pack3 – mọi phiên bản trừ Start Edition

- Windows XP(x64) Service Pack2 – mọi phiên bản trừ Start Edition

Kết luận

Xuất phát từ yêu cầu đề ra , chúng em đã tìm hiểu được một số các yêu cầu khái quát Từ đó đã chúng em hiểu được những kiến thức cơ bản cần lắm vững đối với bộ môn và phần quan trọng khi ra ngoài thực tế của chúng em.Mặc dù chúng em cũng đã nỗ lực trong quá quá trình tìm hiểu , khảo sát và các yêu cầu đề ra song bên cạnh chúng em vẫn không thể tránh khỏi những sai sót , những hạn chế trong kết quả thu được Chúng em rất mong được sự giúp đỡ của thầy để bài toán được hoàn thiện hơn

Chúng em xin chân thành cảm ơn!