Hoàn thiện kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty CP Du lịch Thương mại Công đoàn GTVT SUNTRAVEL

Đối với nhân viên, tiền lương là khoản thù lao của mình sẽ nhận được sau thời gian làm việc tại công ty.. Từ nhận thức như vậy nên trong thời gian thực tập tại Công ty CP Thương mại Du l

CHƯƠNG 1: ĐẶC ĐIỂM LAO ĐỘNG – TIỀN LƯƠNG VÀ

QUẢN LÝ LAO ĐỘNG, TIỀN LƯƠNG CỦA CÔNG TY CP

DU LỊCH THƯƠNG MẠI CÔNG ĐOÀN GIAO THÔNG VẬN

1.3 Chế độ trích lập, nộp và sử dụng các khoản trích theo lương

1.4 Tổ chức quản lý lao động và tiền lương tại Công ty 8

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ

CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG TẠI CÔNG TY CP DU

LỊCH THƯƠNG MẠI CÔNG ĐOÀN GIAO THÔNG VẬN TẢI

CHƯƠNG 3: HOÀN THIỆN KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ

CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG TẠI CÔNG TY CP DU

LỊCH THƯƠNG MẠI CÔNG ĐOÀN GIAO THÔNG VẬN TẢI

56

3.1 Đánh giá chung về thực trạng kế toán tiền lương và các

3.2 Giải pháp hoàn thiện kế toán tiền lương và các khoản trích

3.2.1 Về hình thức tiền lương và phương pháp tính lương 583.2.2 Về tài khoản sử dụng và phương pháp kế toán 603.2.3 Về chứng từ và luân chuyển chứng từ 613.2.4 Về sổ kế toán chi tiết, sổ kế toán tổng hợp 62

SVTH Trần Thị Minh Huệ Lớp KT42-GTVT

Sơ đồ 2.3: Sơ đồ trình tự luân chuyển chứng từ 21

Sơ đồ 2.4: Sơ đồ trình tự luân chuyển sổ sách kế toán 22

Biểu 2.10: Giấy xác nhận không lấy dấu vân tay 28Biểu 2.12: Đơn xin kiểm tra dấu vân tay 30Biểu 2.13: Giấy xác nhận nghỉ việc hưởng BHXH 32

LỜI MỞ ĐẦU

Trong nền kinh tế thị trường có sự quản lý của nhà nước ta hiện nay, các

tổ chức kinh tế, doanh nghiệp có quyền tổ chức và thực hiện hoạt động sản xuất kinh doanh của mình một cách độc lập tự chủ theo qui định của pháp luật Họ phải tự hạch toán và đảm bảo doanh nghiệp mình hoạt động có lợi nhuận, và phát triển lợi nhuận đó, từ đó nâng cao lợi ích của doanh nghiệp, của người lao động Đối với nhân viên, tiền lương là khoản thù lao của mình

sẽ nhận được sau thời gian làm việc tại công ty Còn đối với công ty đây là một phần chi phí bỏ ra để có thể tồn tại và phát triển được Một công ty sẽ hoạt động và có kết quả tốt khi kết hợp hài hoà hai vấn đề này

Do vậy, việc hạch toán tiền lương là một trong những công cụ quản lý quan trọng của doanh nghiệp Hạch toán chính xác chi phí về lao động có ý nghĩa cơ sở, căn cứ để xác định nhu cầu về số lượng, thời gian lao động và xác định kết quả lao động Qua đó nhà quản trị quản lý được chi phí tiền lương trong giá thành sản phẩm Mặt khác công tác hạch toán chi phí về lao động cũng giúp việc xác định nghĩa vụ của doanh nghiệp đối với nhà nước Đồng thời nhà nước cũng ra nhiều quyết định liên quan đến việc trả lương và các chế độ tính lương cho người lao động Trong thực tế, mỗi doanh nghiệp

có đặc thù sản xuất và lao động riêng, cho nên cách thức hạch toán tiền lương

và các khoản trích theo lương ở mỗi doanh nghiệp cũng sẽ có sự khác nhau

Từ sự khác nhau này mà có sự khác biệt trong kết quả sản xuất kinh doanh của mình

Từ nhận thức như vậy nên trong thời gian thực tập tại Công ty CP

Thương mại Du lịch Công đoàn GTVT Suntravel, em đã chọn đề tài: “Hoàn thiện kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty CP Du lịch Thương mại Công đoàn GTVT SUNTRAVEL” để nghiên cứu thực tế

và viết thành chuyên đề này Với những hiểu biết còn hạn chế và thời gian

thực tế quá ngắn ngủi, với sự giúp đỡ của lãnh đạo Công ty và các anh chị em trong phòng kế toán Công ty, em hy vọng sẽ nắm bắt được phần nào về sự hiểu biết đối với lĩnh vực kế toán tiền lương trong Công ty.

Bài viết được chia làm 3 chương:

Chương 1: Đặc điểm lao động tiền lương và quản lý lao động, tiền

lương tại công ty CP Du lịch Thương mại Công đoàn GTVT Suntravel

Chương 2: Thực trạng kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương

tại Công ty CP Du lịch Thương mại Công đoàn GTVT Suntravel

Chương 3: Hoàn thiện kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương

tại Công ty CP Du lịch Thương mại Công đoàn GTVT Suntravel

Bài viết này đã được hoàn thành với sự tận tình hướng dẫn, giúp đỡ của

Thầy giáo hướng dẫn Ths Trương Anh Dũng và các anh, chị trong phòng

Kế toán của Công ty CP Du lịch Thương mại Công đoàn GTVT Suntravel

Em xin chân thành cám ơn!

Sinh viên thực hiện Trần Thị Minh Huệ

CHƯƠNG 1 ĐẶC ĐIỂM LAO ĐỘNG – TIỀN LƯƠNG VÀ QUẢN LÝ LAO ĐỘNG, TIỀN LƯƠNG TẠI CÔNG TY CP DU LỊCH THƯƠNG MẠI CÔNG

ĐOÀN GTVT SUNTRAVEL 1.1 Đặc điểm lao động của công ty

Theo thống kế của phòng Hành chính – Nhân sự tính tại thời điểm ngày 29/02/2012, tổng số cán bộ công nhân viên trong toàn công ty là 853 người Trong đó có 808 người là cán bộ công nhân viên chính thức do công ty tuyển dụng vào và 45 người là học sinh thực tập của trường trung cấp nghề

Kết cấu lao động của công ty với số lượng người có trình độ đại học, cao đẳng là 45 người, chiếm 5,85 %; trình độ trung cấp và công nhân kỹ thuật

là 26 người chiếm 3,38 %; còn lại là lao động phổ thông là 698 người chiếm 90,77%, tất cả lao động phổ thông của công ty đều tốt nghiệp trung học phổ thông Công nhân ban đầu mới vào công ty đều được đào tạo ban đầu về nội quy, văn hóa công ty, các kỹ năng (hàn, kỹ năng kiểm tra mắt) tại phòng đào tạo của công ty trong thời gian 7 ngày

Trong quá trình sản xuất để thúc đẩy nâng cao năng suất lao động, công ty đã không ngừng cải thiện điều kiện làm việc của công nhân viên như trang bị bảo hộ lao động, đồng phục cho toàn bộ công nhân viên, các hoạt động văn hóa, thể thao giải trí Bên cạnh đó cũng tạo điều kiện cho công nhân viên nâng cao trình độ tay nghề, nâng cao các kỹ năng mềm bằng cách

tổ chức các lớp đào tạo ngoài giờ làm việc như: đào tạo ngoại ngữ, 5S, báo cáo- liên lạc- thảo luận, 7 công cụ QC Do vậy đội ngũ cán bộ công nhân viên của công ty luôn đáp ứng được nhiệm vụ sản xuất kinh doanh của mình

và ngày càng được hoàn thiện theo xu hướng nâng cao trình độ Tình hình lao động của công ty qua hai năm được thể hiện qua bảng sau:

Biểu 1.1 : Tình hình lao động của công ty 2011 -2012

Số lượng (người)

Tỷ lệ (%)

Số lượng (người)

Tỷ lệ (%)

Số lượng ( người)

Tỷ lệ (%)

Nhìn vào bảng tình hình lao động giữa hai mốc thời gian trên ta có thể thấy được sự thay đổi đáng kể về số lượng lao động, chất lượng và cơ cấu lao động có sự ổn định

- Về số lượng lao động: Có sự tăng lên nhiều là do tình hình sản xuất của được mở rộng, công ty có thêm nhiều đơn đặt hàng của khách hàng

- Về trình độ lao động: Tỷ lệ nhân viên đã qua đào tạo (đại học, cao đẳng, trung cấp - công nhân kỹ thuật) cũng tăng lên hợp lý với tỷ lệ lao động phổ thông (công nhân)

- Về cơ cấu: Tỷ lệ công nhân viên nữ cao hơn nhiều so với công nhân viên nam là do đặc điểm sản phẩm, quy trình công nghệ của Công ty đòi hỏi

sự cẩn thận, chính xác, tỉ mỉ trong thao tác của công nhân

Như vậy, với chính sách tuyển dụng, đào tạo, đãi ngộ công nhân viên của mình để tạo ra những đặc điểm lao động phù hợp với tình hình sản xuất kinh doanh của mình công ty hoàn toàn có khả năng đạt được năng suất lao động cũng như kết quả kinh doanh cao trong những năm tới

1.2 Các hình thức trả lương của công ty

Hiện nay, xuất phát từ đặc điểm sản xuất, đặc điểm quy trình công nghệ nên hiện công ty chỉ áp dụng một hình thức trả lương duy nhất là hình thức trả lương theo thời gian Theo hình thức này, tiền lương tính trả cho người lao động theo thời gian làm việc, cấp bậc công việc và thang lương cho người lao động Tiền lương tính theo thời gian có thể thực hiện tính theo tháng, ngày hoặc giờ làm việc của người lao động tuỳ theo yêu cầu và trình độ quản lý thời gian lao động của doanh nghiệp Trong mỗi thang lương, tuỳ theo trình

độ thành thạo nghiệp vụ, kỹ thuật chuyên môn và chia làm nhiều bậc lương, mỗi bậc lương có một mức tiền lương nhất định

Hiện tại công ty đang áp dụng cả hai cách: tính lương theo thời gian giản đơn và tính lương theo thời gian có thưởng

1.2.1 Trả lương theo thời gian giản đơn

Tiền lương đựơc tính như sau:

Ltt = Lcb x T

Trong đó: Ltt - Tiền lương thực tế người lao động nhận được

Lcb - Tiền lương cấp bậc trong thang lương

T - Thời gian làm việc

Có ba loại tiền lương theo thời gian đơn giản:

+ Lương giờ : Tính theo lương cấp bậc và số giờ làm việc

+ Lương ngày : Tính theo mức lương cấp bậc và số ngày làm việc thực tế trong tháng

+ Lương tháng : Tính theo mức lương cấp bậc tháng

1.2.2 Trả lương theo thời gian có thưởng

Là hình thức trả lương theo thời gian giản đơn kết hợp với chế độ tiền lương trong sản xuất kinh doanh như : thưởng do chuyên cần, do nâng cao chất lượng sản phẩm, tăng năng suất lao động, tiết kiệm NVL, … nhằm khuyến khích người lao động đi làm đầy đủ và hoàn thành tốt các công việc được giao

Trả lương theo thời gian có thưởng = Trả lương theo thời gian giản đơn + các khoản tiền thưởng

1.3 Chế độ trích lập, nộp và sử dụng các khoản trích theo lương tại công ty

Các khoản trích theo lương bao gồm: Bảo hiểm xã hội (BHXH), bảo hiểm y tế (BHYT), bảo hiểm thất nghiệp (BHTN) và kinh phí công đoàn (KPCĐ) luôn được công ty thực hiện nghiêm chỉnh Để làm được điều này, nhân viên nhân sự và nhân viên kế toán tiền lương của công ty luôn luôn cập nhật những thông tin, chính sách mới nhất của Nhà nước về các khoản trích

theo lương Sau đó tham mưu lại cho Ban Giám đốc và tiến hành thực hiện trích lập, nộp và sử dụng các khoản trích theo lương đúng với qui định của Nhà nước, đảm bảo đươc lợi ích cho cán bộ công nhân viên cũng như lợi ích của doanh nghiệp

Về BHXH, hiện tại công ty đang trích lập theo tỷ lệ 24% mức tiền lương, tiền công tháng của người lao động được ghi trong hợp đồng lao động Trong đó công ty đóng 17% và người lao động đóng 7% (trừ vào thu nhập của họ) Những khoản trợ cấp thực tế cho người lao động tại doanh nghiệp trong các trường hợp họ bị ốm đau, tai nạn lao động, nữ công nhân viên nghỉ

đẻ hoặc thai sản…được tính toán trên cơ sở mức lương ngày của họ, thời gian nghỉ (có chứng từ hợp lệ) và tỷ lệ trợ cấp BHXH Khi người lao động được nghỉ hưởng BHXH, kế toán tiền lương phải lập phiếu nghỉ hưởng BHXH cho từng người và lập bảng thanh toán BHXH để làm cơ sở thanh toán với quỹ BHXH

Nhận thức rõ được tầm quan trọng của quỹ bảo hiểm y tế là được sử dụng để chi trả chi phí khám bệnh, chữa bệnh cho người tham gia bảo hiểm y

tế, chi phí quản lý bộ máy của tổ chức bảo hiểm y tế và những khoản chi phí hợp pháp khác liên quan đến bảo hiểm y tế Nên công ty luôn thực hiện đầy

đủ quỹ này theo đúng chế độ hiện hành, trích quỹ BHYT bằng 4.5% mức tiền lương, tiền công tháng của người lao động được ghi trong hợp đồng lao động, trong đó công ty đóng 3% và người lao động đóng 1.5% (trừ vào thu nhập của họ) Khi trích BHYT, công ty đã nộp cho BHYT (qua tài khoản của họ ở kho bạc)

Từ ngày 01/01/2009, công ty tham gia BHTN cho tất cả cán bộ công nhân viên đã ký hợp đồng lao động không xác định thời hạn, hợp đồng lao động xác định thời hạn từ 12-36 tháng với mức đóng: người lao động đóng bằng 2% tiền lương, tiền công tháng của người lao động được ghi trong hợp

đồng lao động, trong đó công ty đóng 1% và người lao động đóng 1% (trừ vào thu nhập của họ) và mỗi năm chuyển một lần cho cơ quan BHXH

Hàng tháng, công ty đều trích lập KPCĐ theo tỷ lệ 2% trên tổng số lương thực tế phải trả cho công nhân viên trong kỳ Trong đó, công ty phải nộp 50% kinh phí Công đoàn thu được lên Công đoàn cấp trên, còn lại 50%

để lại chi tiêu tại Công đoàn cơ sở

1.4 Tổ chức quản lí lao động tiền lương tại công ty

Lao động trong công ty được tuyển dụng cụ thể theo từng vị trí công việc Sau khi người lao động được tuyển dụng vào công ty sẽ được bố trí làm việc đúng vị trí ứng tuyển và chịu dưới sự quản lí của cấp trên trực tiếp trong phòng của mình

Đối với vị trí công nhân, căn cứ vào kế hoạch và tình hình sản xuất thực

tế, trưởng phòng Hành chính- nhân sự sẽ xây dựng kế hoạch tuyển dụng theo từng quý, sau khi kế hoạch này được giám đốc, tổng giám đốc thông qua Trưởng phòng sẽ gửi lại cho nhân viên tuyển dụng (thuộc phòng Hành chính- nhân sự) và các trưởng phòng khác trong công ty Nhân viên tuyển dụng sẽ xây dựng kế hoạch tuyển dụng theo tháng gửi cho trưởng phòng của mình phê duyệt và tiến hành các thủ tục tìm kiếm, chọn lọc, phỏng vấn , gọi ứng viên đi làm

Đối với vị trí nhân viên, trưởng các phòng ban căn cứ vào kế hoạch tuyển dụng công nhân theo quí của trưởng phòng Hành chính - nhân sự để xây dựng kế hoạch tuyển dụng nhân viên phòng ban mình, sau khi kế hoạch được giám đốc, tổng giám đốc phê duyệt Trưởng các phòng ban sẽ gửi bản

kế hoạch này cho trưởng phòng Hành chính – nhân sự và cho nhân viên thư

ký bộ phận mình Khi có nhu cầu tuyển dụng thêm người, các phòng ban sẽ đăng ký vào mẫu “Yêu cầu tuyển dụng “ Trong mẫu này ghi rõ: vị trí tuyển dụng, mô tả công việc, trình độ học vấn, kỹ năng, kinh nghiệm làm việc, độ

tuổi, giới tính… Nhân viên thư ký phòng ban là người điền thông tin vào mẫu đăng ký tuyển dụng, sau đó xin đầy đủ chữ ký trưởng phòng -> giám đốc - > tổng giám đốc -> gửi tới phòng Hành chính – nhân sự Phòng Hành chính- nhân sự sẽ nhận, lưu giữ mẫu và tiến hành đăng tin tuyển dụng, thu nhận, chọn lọc hồ sơ Những hồ sơ đạt yêu cầu tuyển dụng sẽ gửi lại cho trưởng phòng có nhu cầu tuyển nguời xác nhận lại Phòng Hành chính – nhân sự tiến hành sắp xếp lịch phỏng vấn Trưởng phòng ban có nhu cầu tuyển người sẽ là người trực tiếp phỏng vấn Khi tìm được ứng viên đủ tiêu chuẩn, phòng Hành chính- nhân sự sẽ làm các thủ tục: Gửi mẫu trúng tuyển cho thư ký phòng ban liên quan Thư ký phòng ban sẽ xin đầy đủ chữ ký trưởng phòng, giám đốc, tổng giám đốc và gửi lại mẫu trúng tuyển cho phòng Hành chính- nhân sự liên

hệ, gọi ứng viên trúng tuyển đi làm

Việc quản lí thông tin của người lao động (mã nhân viên, họ tên, ngày sinh, quê quán, trình độ, chức vụ, mức lương ) do phòng Hành chính nhân sự đảm nhiệm

Việc quản lí, đánh giá hiệu quả, thái độ làm việc của người lao động sẽ

do các trưởng phòng thực hiện Trên cơ sở đó trưởng phòng đánh giá, đưa ra các quyết định, tăng lương, nâng bậc cho công nhân viên trong phòng mình Các quyết định này phải được sự phê duyệt của Giám đốc, Tổng Giám đốc mới đưa vào thực hiện

Do công ty trả lương theo thời gian, nên việc quản lí thời gian lao động của công nhân viên rất chính xác Để thực hiện điều này công ty lựa chọn hệ thống chấm công vân tay (để tránh hiện tượng chấm công hộ, hiện tượng nhầm lẫn ) mà không dùng hệ thống quẹt thẻ kết hợp dùng chấm công bằng giấy Ngoài ra trong mỗi phòng ban đều có thư ký để theo dõi thời gian làm việc của nhân viên

Việc quản lí, đưa ra thang bảng lương hàng năm do phòng hành chính nhân sự đưa ra và đăng ký với Sở lao động Kế toán tiền lương sẽ tiến hành tính lương theo đúng qui định của Nhà nước và theo đúng qui chế của công

ty

Các qui định về hình thức kỷ luật lao động trong công ty, do phòng Hành chính- Nhân sự xây dựng và được sự phê duyệt của Giám đốc, Tổng Giám đốc Toàn bộ công nhân viên khi vào công ty làm việc, trong thời gian đào tạo

sẽ được phổ biến đầy đủ nội quy, hình thức kỷ luật của công ty

Công ty thanh toán tiền lương cho công nhân viên, mỗi tháng một lần vào ngày mùng 5 hàng tháng

CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG TẠI CÔNG TY CP DU LỊCH THƯƠNG MẠI CÔNG

ĐOÀN GTVT SUNTRAVEL 2.1 Kế toán tiền lương tại công ty

2.1.1 Chứng từ sử dụng

• Bảng chấm công

Bảng chấm công là chứng từ ban đầu quan trọng nhất để hạch toán thời gian lao động trong công ty

Bảng chấm công dùng để ghi chép thời gian làm việc trong tháng thực

tế và vắng mặt của cán bộ công nhân viên trong tổ, đội, phòng ban

Bảng chấm công được lập riêng cho từng tổ, đội sản xuất, từng phòng ban và được dùng trong 1 tháng Danh sách người lao động ghi trong bảng chấm công phải khớp đúng với danh sách ghi trong sổ danh sách lao động của từng bộ phận Trưởng phòng hoặc thư ký quản lí nhân sự các phòng ban là người trực tiếp ghi bảng chấm công căn cứ vào số lao động có mặt trong ngày làm việc ở bộ phận mình phụ trách Trong bảng chấm công những ngày nghỉ theo quy định như ngày lễ, tết, chủ nhật đều phải được ghi rõ ràng

Bảng chấm công được để tại một địa điểm công khai để người lao động giám sát thời gian lao động của mình Thứ 2 hàng tuần và cuối tháng thư ký quản lí nhân sự truởng phòng tập hợp tình hình sử dụng lao động, gửi cho trưởng phòng kiểm tra lại, trưởng phòng gửi cho trưởng phòng hành chính nhân sự đồng thời gửi cho nhân viên tính lương

Ngoài bảng chấm công bằng giấy, công ty còn sử dụng máy chấm công vân tay để giám sát giờ làm việc của công nhân viên trong công ty Quản lí và điều hành hệ thống vân tay này hiện tại do bộ phận IT (thuộc phòng Hành chính- nhân sự) đảm nhiệm Hàng ngày (14h) và cuối tháng nhân viên IT sẽ

gửi dữ liệu vào – ra của toàn bộ nhân viên công ty cho trưởng phòng Hành chính – nhân sự và nhân viên kế toán tiền lương

Nhân viên tính lương căn cứ vào dữ liệu chấm công bằng giấy do các trưởng phòng gửi lên và căn cứ vào dữ liệu từ máy chấm công vân tay để đưa

ra bảng chấm công chuẩn nhất

• Giấy đăng ký làm thêm

Do nhu cầu công việc, công nhân viên phải ở lại làm thêm Trưởng nhóm là người viết giấy làm thêm, gửi cho thư ký quản lý nhân sự bộ phận kiểm tra lại, nhân viên quản lý nhân sự bộ phận sẽ xin chữ ký trưởng phòng và gửi lại cho nhân viên tính lương

Kế toán tiền lương sẽ căn cứ vào giấy làm thêm, bảng chấm công chuẩn

để tiến hành tính lương cho công nhân viên trong công ty

• Giấy đăng ký nghỉ có lương, không lương

Từ qui định quản lý công nhân viên của công ty, trong trường hợp nhân viên không đi làm (do ốm đau, việc gia đình…) mà nhân viên xin nghỉ có lương hoặc không lương Khi nhân viên xin nghỉ, trưởng nhóm sẽ viết giấy nghỉ cho nhân viên gửi lên thư ký quản lí nhân sự phòng Thư ký sẽ kiểm tra lại, xin chữ ký trưởng phòng và gửi lên kế toán tiền lương

• Giấy tờ liên quan đến hệ thống vân tay

+ Giấy xác nhận quên dấu vân tay:

Hàng ngày sau khi nhận được dữ liệu vào- ra của nhân viên bộ phận IT, nhân viên nhân sự sẽ gửi danh sách quên dấu vân tay tới tất cả thư ký, trưởng

bộ phận trong công ty Thư ký, trưởng bộ phận xác nhận quên dấu vân tay cho công nhân viên bộ phận mình và gửi lại danh sách cho nhân viên nhân sự + Đơn xin kiểm tra dấu vân tay:

Trong trường hợp, công nhân viên không thể lấy được dấu vân tay do các nguyên nhân khách quan Công nhân viên phải thông báo cho thư ký bộ phận

để được xác nhận dấu vân tay theo đơn xin kiểm tra dấu vân tay

+ Danh sách nhân viên không thể lấy được dấu vân tay:

Sau khi công nhân viên đi kiểm tra dấu vân tay, nhân viên IT xác nhận vào đơn xin kiểm tra dấu vân tay: “Đưa vào danh sách quản lí riêng” Hàng

tuần thư ký sẽ gửi “Danh sách nhân viên không lấy được vân tay“ lên bộ phận hành chính

• Bảng chia ca làm việc

Hàng tháng, thư ký các phòng ban căn cứ vào kế hoạch sản xuất và qui định về ngày làm việc của công ty để lập nên các bảng chia ca làm việc cho công nhân viên trong phòng ban của mình và gửi cho bộ phận hành chính nhân sự

• Một số chứng từ khác liên quan: Biên bản tai nạn lao động, đơn xin

nghỉ thai sản, giấy chuyển bộ phận, biên bản ngừng việc

Phiếu chi được lập thành 2 liên:

Hiện tại, công ty có 4 ca làm việc với thời gian như sau:

Lương thực tế = Lương làm ngày thực tế + Lương làm đêm thực tế

• Lương làm thêm giờ: Là lương được tính cho công nhân viên làm

việc trong thời gian đáng lẽ họ được nghỉ, lương làm thêm giờ được tính theo công thức:

• Phụ cấp trách nhiệm: Số tiền phụ cấp trách nhiệm được xác định theo

bảng đăng ký lương của công ty ứng với chức vụ của từng người

Bảng đăng ký lương của công ty như sau:

Biểu 2.1 : Bảng đăng ký lương Công ty CP Du lịch Thương mại Công đoàn GTVT Suntravel (Áp dụng từ ngày 01 tháng 04 năm 2012)

+ Phụ cấp làm đêm: Công ty có trợ cấp làm đêm cho toàn thể công nhân viên, với mức trợ cấp là 10.000 VNĐ/ đêm

Biểu 2.2 : Mức trợ cấp khác (Áp dụng từ ngày 01tháng 04 năm 2012)

Trợ cấp BHXH trả thay lương ( nếu có )

+

Phụ cấp trách

Phụ cấp khác

-Bảo hiểm

-Thuế thu nhập cá nhân (nếu có)

- BHXH phải nộp = (Lương thực tế )*7%

- BHYT phải nộp =( Lương thực tế )*1,5%

- BHTN phải nộp = (Lương thực tế)*1%

- Thuế TNCN tính theo quy định luật Thuế thu nhập cá nhân của Nhà nước

=> Số tiền còn được lĩnh kỳ = Số tiền phải trả - Số tạm ứng (nếu có).

Ví dụ 1 : Theo tài liệu công ty: chị Nguyễn Kim Tuyến là nhân viên thuộc

phòng Mua bán, đi làm ca hành chính, chị đang ở vị trí nhân viên bậc 4 và có mức trợ cấp ngoại ngữ ở mức 2 và số ngày làm việc thực tế tháng 9 năm 2012

là 22 ngày, do gia đình có việc bận chị xin nghỉ phép có hưởng lương 2 ngày (theo lịch chia ca chị phải đi làm 24 ngày) Chị làm thêm 4,5h vào ngày làm việc thường

=>Tiền lương của chị Tuyến được tính như sau:

Các công nhân viên còn lại tính tương tự như trên, kể cả xí nghiệp sản xuất.

Ví dụ 2 : Theo tài liệu công ty: anh Đỗ Văn Thắng là công nhân bậc 2 thuộc

phòng sản xuất, đạt mức trợ cấp hàn là mức 3 Tháng 9 năm 2012 anh đi làm đầy đủ 24 công, trong đó có 8 công đêm, anh làm tăng ca 4,5 h vào ngày chủ nhật ( ban ngày)

=> Tiền lương của anh Thắng được tính như sau:

TK 334 ''Phải trả người lao động''

Tài khoản này dùng để phản Ánh tình hình thanh toán với công nhân viên của công ty về tiền lương, tiền công phụ cấp, BHXH, tiền thưởng và các khoản trích thuộc về thu nhập của họ

Các tài khoản đối ứng bao gồm:

TK111 - Tiền mặtTK338- Phải trả, phải nộp khác

TK333.5- Thuế TNCN phải nộp

TK 622 - Chi phí nhân công trực tiếp

TK 627 - Chi phí quản lý phân xưởng

TK 642 - Chi phí doanh nghiệp

TK 641 - Chi phí nhân viên bán hàng

• Nội dung và kết cấu của tài khoản:

TK 334 “Phải trả người lao động”

Nợ Có + SDĐK: Phản ánh số tiền đã trả

lớn hơn số phải trả về tiền lương,

tiền công, tiền thưởng và các khoản

khác cho người lao động đầu kỳ

+Các khoản tiền lương, tiền công,

tiền thưởng có tính chất lương,

BHXH và các khoản khác đã trả, đã

+ SDĐK: Các khoản tiền lương,

tiền công, tiền thưởng có tính chất lương và các khoản khác còn phải trả cho người lao động đầu kỳ

+ Các khoản tiền lương, tiền công, tiền thưởng có tính chất lương, BHXH và các khoản khác phải trả,

chi, đã ứng trước cho người lao

động

+Các khoản khấu trừ vào tiền

lương, tiền công của người lao

động

Tổng số phát sinh Nợ

SDCK: Phản ánh số tiền đã trả lớn

hơn số phải trả về tiền lương , tiền

công, tiền thưởng và các khoản

khác cho người lao động

phải chi cho người lao động

Tổng số phát sinh Có

SDCK: Các khoản tiền lương, tiền

công, tiền thưởng có tính chất lương và các khoản khác còn phải trả cho người lao động

2.1.4 Quy trình kế toán

Để tính lương và các khoản phải trả cho bộ phận phòng ban trong công

ty trước hết cần căn cứ vào bảng chấm công, giấy đăng ký làm thêm giờ do thư ký phòng ban gửi đến phòng kế toán kèm theo các chứng từ khác có liên quan như phiếu nghỉ việc hưởng BHXH, biên bản điều tra tai nạn lao động Bảng chấm công là tài liệu quan trọng để tổng hợp, đánh giá, phân tích tình hình sử dụng thời gian lao động, là cơ sở chính để tính toán tiền lương cho nhân viên

Bên cạnh bảng chấm công kế toán còn sử dụng một số chứng từ khác

để phản ánh cụ thể tình hình sử dụng thời gian lao động của công nhân viên trong công ty như một số: Phiếu nghỉ hưởng bảo hiểm xã hội phiếu này được lập để xác định số ngày được nghỉ do ốm đau, thai sản, tai nạn lao động, nghỉ trông con ốm… của người lao động và được dùng làm căn cứ tính trợ cấp bảo hiểm xã hội thay lương theo chế độ quy định…

Sơ đồ 2.3: Sơ đồ trình tự luân chuyển chứng từ ở

Công ty CP Du lịch Thương mại Công đoàn GTVT Suntravel

Thủ quỹ chi tiền

Sơ đồ 2.4: Sơ đồ trình tự luân chuyển sổ sách kế toán tính lương và các khoản trích nộp theo lương

Chứng từ gốc Bảng thanh toán tiền lương

Biểu 2.5 : Bảng chia ca làm việc

Công ty CP Du lịch Thương mại Công đoàn GTVT Suntravel

Biểu 2.7: Giấy đăng ký làm thêm

Công ty CP Du lịch Thương mại Công đoàn GTVT Suntravel

GIẤY ĐĂNG KÝ LÀM THÊM

Ngày đăng ký : 08/9/2012 Số người đăng ký : 09

Biểu 2.8 : Giấy đăng ký nghỉ có lương

Công ty CP Du lịch Thương mại Công đoàn GTVT Suntravel

GIẤY ĐĂNG KÝ NGHỈ CÓ LƯƠNG

Ngày đăng ký : 16/9/2012 Số người đăng ký : 01

Biểu 2.9: Giấy đăng ký nghỉ không lương

Công ty CP Du lịch Thương mại Công đoàn GTVT Suntravel

GIẤY ĐĂNG KÝ NGHỈ KHÔNG LƯƠNG

Ngày đăng ký : 22/9/2012 Số người đăng ký : 01

Biểu 2.10: Giấy xác nhận không lấy dấu vân tay

Công ty CP Du lịch Thương mại Công đoàn GTVT Suntravel

GIẤY XÁC NHẬN KHÔNG LẤY DẤU VÂN TAY

Ngày đăng ký : 29/9/2012 Số người đăng ký : 03

Lý do: Ghi rõ quên không lấy, không lấy được hoặc đi công tác

Biểu 2.11: Đơn xin kiểm tra dấu vân tay.

Công ty CP Du lịch Thương mại Công đoàn GTVT Suntravel

ĐƠN XIN KIỂM TRA DẤU VÂN TAY

Cách thức xử lý Đưa vào danh sách

(ký, ghi rõ họ tên) (ký, ghi rõ họ tên) (ký, ghi rõ họ tên) (ký, ghi rõ họ tên)

Biểu 2.12: Danh sách nhân viên không lấy được vân tay

Công ty CP Du lịch Thương mại Công đoàn GTVT Suntravel

DANH SÁCH NHÂN VIÊN KHÔNG LẤY ĐƯỢC VÂN TAY

Ngày đăng ký : 24/9/2012 Số người đăng ký : 03