Hoàn thiện quy trình đàm phán để ký kết hợp đồng nhập khẩu mặt hàng thảm và vật liệu trang trí nội thất tại công ty TNHH Quốc Minh

LỜI CẢM ƠNĐể hoàn thành khóa luận này, em đã cố gắng, nỗ lực tìm hiểu, nghiên cứu thực tế quy trình đàm phán để ký kết hợp đồng nhập khẩu của công ty TNHH Quốc Minhdựa trên các kiến thức

LỜI CẢM ƠN

Để hoàn thành khóa luận này, em đã cố gắng, nỗ lực tìm hiểu, nghiên cứu thực

tế quy trình đàm phán để ký kết hợp đồng nhập khẩu của công ty TNHH Quốc Minhdựa trên các kiến thức đã học ở trường Đại học Thương Mại Em xin chân thành cảm

ơn sự hướng dẫn và giúp đỡ của các thầy cô giáo khoa Thương Mại Quốc Tế cùng cán

bộ, giảng viên trường Đại học Thương Mại đã tận tình giảng dạy, truyền đạt, trang bịcho em những kiến thức cơ bản để lựa chọn và hoàn thành tốt khóa luận

Em xin bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc nhất đến PGS.TS Doãn Kế Bôn – giảng viên

bộ môn Quản trị tác nghiệp – trường đại học Thương Mại, người đã tận tình hướngdẫn, chỉ bảo, định hướng cho em trong suốt quá trình thực hiện khóa luận tốt nghiệp

Đồng thời, em cũng xin gửi lời cảm ơn chân thành tới ban giám đốc cùng toànthể cán bộ nhân viên công ty TNHH Quốc Minh đã tạo điều kiện, giúp đỡ em hoànthành tốt quá trình thực tập

Do hạn chế về mặt kiến thức cũng như kinh nghiệm thực tế, thông tin thu thậpchưa được phong phú nên khóa luận vẫn còn những sai sót, em mong sẽ nhận đượcnhững ý kiến đóng góp và lời khuyên bổ ích của thầy cô giáo và các bạn sinh viên

Em xin chân thành cảm ơn!

Hà Nội, ngày 03 tháng 05 năm 2013

Sinh viênPhạm Thị Thu Phương

MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN

MỤC LỤC

DANH MỤC BẢNG BIỂU

DANH MỤC SƠ ĐỒ, HÌNH VẼ

DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT TIẾNG VIỆT

DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT TIẾNG ANH

Chương 1: TỔNG QUAN VỀ QUY TRÌNH ĐÀM PHÁN ĐỂ KÝ KẾT HỢP

ĐỒNG NHẬP KHẨU 1

1.1 Tính cấp thiết của vấn đề nghiên cứu 1

1.2 Tổng quan vấn đề nghiên cứu 1

1.3 Mục đích nghiên cứu 2

1.4 Đối tượng nghiên cứu 2

1.5 Phạm vi nghiên cứu 2

1.6 Phương pháp nghiên cứu 3

1.6.1 Phương pháp thu thập dữ liệu: sơ cấp 3

1.6.2 Phương pháp tổng hợp dữ liệu 3

1.7 Kết cấu của khóa luận 3

Chương 2: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUY TRÌNH ĐÀM PHÁN ĐỂ KÝ KẾT HỢP ĐỒNG NHẬP KHẨU 4

2.1 Tổng quan về đàm phán ký kết hợp đồng nhập khẩu 4

2.1.1 Khái niệm về đàm phán 4

2.1.2 Đặc điểm của đàm phán trong thương mại quốc tế 4

2.1.3 Những nguyên tắc của đàm phán trong thương mại quốc tế 5

2.1.4 Các hình thức đàm phán trong thương mại quốc tế 6

2.1.5 Phương pháp tiếp cận trong đàm phán thương mại quốc tế 6

2.1.6 Các chiến lược trong đàm phán thương mại quốc tế 7

2.1.7 Văn hóa trong đàm phán thương mại quốc tế 7

2.2 Quy trình đàm phán ký kết hợp đồng trong thương mại quốc tế 8

2.2.1 Lập kế hoạch đàm phán 8

2.2.1.1 Diễn giải sơ lược tình thế đàm phán 8

2.2.1.2 Xác định mục đích và mục tiêu đàm phán 8

2.2.1.3 Lập kế hoạch hành động 8

2.2.1.4 Kiểm tra và điều chỉnh kế hoạch 8

2.2.2 Tổ chức đàm phán 8

2.2.2.1 Chuẩn bị đàm phán 8

2.2.3 Kiểm tra, đánh giá và rút kinh nghiệm 13

Chương 3 : THỰC TRẠNG CỦA QUY TRÌNH ĐÀM PHÁN ĐỂ KÝ KẾT HỢP ĐỒNG NHẬP KHẨU MẶT HÀNG THẢM VÀ VẬT LIỆU TRANG TRÍ NỘI THẤT TẠI CÔNG TY TNHH QUỐC MINH 15

3.1 Giới thiệu khái quát công ty TNHH Quốc Minh 15

3.1.1 Giới thiệu chung về công ty TNHH Quốc Minh 15

3.1.2 Cơ cấu tổ chức 16

3.1.3 Tài chính của công ty 17

3.2 Khái quát hoạt động nhập khẩu của công ty 17

3.2.1 Các sản phẩm nhập khẩu chủ yếu 17

3.2.2 Quy mô nhập khẩu 18

3.2.3 Thị trường nhập khẩu chính 18

3.3 Thực trạng quy trình đàm phán để ký kết hợp đồng nhập khẩu mặt hàng thảm và vật liệu trang trí nội thất tại công ty THHH Quốc Minh 19

3.3.1 Lập kế hoạch đàm phán 19

3.3.2 Tổ chức đàm phán 20

3.3.3 Kết thúc đàm phán 25

3.3.4 Kiểm tra, đánh giá và rút kinh nghiệm 27

3.4 Đánh giá tổng quát về quy trình đàm phán để ký kết hợp đồng nhập khẩu mặt hàng thảm và vật liệu trang trí nội thất tại công ty THHH Quốc Minh 27

3.4.1 Thành công đạt được 27

3.4.2 Tồn tại và nguyên nhân 28

3.4.2.1 Tồn tại 28 Chương 4: ĐỊNH HƯỚNG PHÁT TRIỂN VÀ ĐỀ XUẤT MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN QUY TRÌNH ĐÀM PHÁN ĐỂ KÝ KẾT HỢP ĐỒNG

NHẬP KHẨU MẶT HÀNG THẢM VÀ VẬT LIỆU TRANG TRÍ NỘI THẤT

TẠI CÔNG TY TNHH QUỐC MINH 31

4.1 Định hướng phát triển quy trình đàm phán để ký kết hợp đồng nhập khẩu mặt hàng thảm và vật liệu trang trí nội thất của công ty TNHH Quốc Minh trong thời gian tới 31

4.1.1 Định hướng nhập khẩu của công ty TNHH Quốc Minh trong thời gian tới…… 31

4.1.2.Quan điểm hoàn thiện quy trình đàm phán để ký kết hợp đồng nhập khẩu mặt hàng thảm và vật liệu trang trí nội thất của công ty TNHH Quốc Minh 31

4.2 Đề xuất một số giải pháp nhằm hoàn thiện quy trình đàm phán để ký kết hợp đồng nhập khẩu mặt hàng thảm và vật liệu trang trí nội thất tại công ty TNHH Quốc Minh 32

4.2.1 Nâng cao hiệu quả của công tác lập kế hoạch đàm phán 32

4.2.2 Hoàn thiện hệ thống thông tin phục vụ cho quy trình đàm phán 33

4.2.3 Chuẩn bị nội dung đàm phán một cách cụ thể, chi tiết 34

4.2.4 Nâng cao năng lực và hiệu quả tổ chức đoàn đàm phán 34

4.2.5 Nâng cao vị thế của công ty trên bàn đàm phán 35

4.2.6 Xây dựng mối quan hệ tốt đẹp với các đối tác 35

4.2.7 Tăng cường công tác kiểm tra, đánh giá và rút kinh nghiệm sau mỗi cuộc đàm phán 35

4.3 Một số kiến nghị với Chính phủ và các bộ ngành có liên quan 37 TÀI LIỆU THAM KHẢO

DANH MỤC BẢNG BIỂU

2 Bảng 4.1 Bảng đánh giá kết quả quá trình giao dịch đàm phán 37

4 Biểu đồ 3.1 Cơ cấu giá trị hàng hóa nhập khẩu theo mặthàng 18

5 Biểu đồ 3.2 Cơ cấu giá trị hàng hóa nhập khẩu theo thị trường 19

6 Biểu đồ 3.3 Thống kê ký kết hợp đồng nhập khẩu theo mặt hàng

STT Từ viết tắt tiếng Việt Nghĩa đầy đủ

DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT TIẾNG ANH

ST

Chương 1: TỔNG QUAN VỀ QUY TRÌNH ĐÀM PHÁN ĐỂ KÝ KẾT HỢP ĐỒNG NHẬP KHẨU

1.1 Tính cấp thiết của vấn đề nghiên cứu

Trên thế giới hiện nay, toàn cầu hóa và hội nhập quốc tế đã trở thành xu thế tấtyếu, các quốc gia đang ngày càng gia tăng hoạt động TMQT Việt Nam sau khi gianhập WTO có sự gia tăng không ngừng cả về số lượng và chất lượng hàng hóa xuấtnhập khẩu, việc cắt giảm hàng rào thuế quan và phi thuế quan giữa các nước trongkhối WTO đã giúp Việt Nam mở rộng được mối quan hệ hợp tác, giao lưu, buôn bánvới các quốc gia trên thế giới Trong hoạt động TMQT, đàm phán trở thành khâu quantrọng giúp doanh nghiệp giao dịch và ký kết các hợp đồng thương mại, đảm bảo hiệuquả kinh doanh Thực tế hiện nay cho thấy hoạt động đàm phán, ký kết hợp đồng muabán hàng hóa, dịch vụ của các doanh nghiệp Việt Nam nói chung và các doanh nghiệphoạt động TMQT nói riêng vẫn còn nhiều yếu kém, sai sót Việc hoàn thiện, nâng caokhả năng, hiệu quả đàm phán ký kết hợp đồng TMQT trở thành vấn đề mà các doanhnghiệp cần đặc biệt quan tâm

Công ty TNHH Quốc Minh là một trong những doanh nghiệp lớn trong lĩnh vựckinh doanh mặt hàng thảm và vật liệu trang trí nội thất tại Hà Nội và miền Bắc Việt Nam.Công ty nhập khẩu từ các nước: Bỉ, Hàn Quốc, Hoa Kỳ, Trung Quốc, Indonesia, TháiLan,… các mặt hàng thảm và các vật liệu trải sàn, các loại mành, rèm và giấy dán tường

Các sản phẩm kinh doanh của công ty TNHH Quốc Minh hiện nay hoàn toàn lànhập khẩu từ nước ngoài, việc đàm phán với các đối tác nước ngoài có ý nghĩa vôcùng quan trọng, quyết định sự thành công hay thất bại trong hoạt động kinh doanhcủa công ty Trong quá trình thực tập tại công ty, em nhận thấy bên cạnh những thànhtựu đã đạt được, công ty cũng gặp không ít khó khăn trong quá trình đàm phán, ký kếthợp đồng nhập khẩu, như các vấn đề về nhân sự, giá cả, Do đó em đã lựa chọn đề

tài: “Hoàn thiện quy trình đàm phán để ký kết hợp đồng nhập khẩu mặt hàng thảm

và vật liệu trang trí nội thất tại công ty TNHH Quốc Minh”

1.2 Tổng quan vấn đề nghiên cứu

Trong thời gian từ 2010 – 2012 tại trường Đại học Thương Mại chưa có khóaluận, luận văn nào viết về hoàn thiện quy trình đàm phán để ký kết hợp đồng nhập

khẩu mặt hàng thảm và vật liệu trang trí nội thất tại công ty TNHH Quốc Minh Một

số luận văn, khóa luận tại trường Đại học Thương Mại có liên quan như:

- Tường Hương Giang, năm 2010, hoàn thiện quy trình đàm phán để ký kết hợp

đồng nhập khẩu nhựa đường tại công ty TNHH nhựa đường Petrolimex

- Nguyễn Thị Hương, năm 2010, quản trị quy trình đàm phán để ký kết hợp

đồng nhập khẩu nguyên liệu từ thị trường Trung Quốc tại công ty TNHH Hàn Việt

- Dương Thị Thanh Hải, năm 2011, hoàn thiện quy trình đàm phán để ký kết

hợp đồng nhập khẩu nguyên liệu tại công ty cổ phần bóng đèn phích nước Rạng Đông

- Phạm Thị Miền, năm 2012, quản trị quy trình đàm phán để ký kết hợp đồng

nhập khẩu sản phẩm chăm sóc tóc Wella từ thị trường Singapore của công ty TNHHNam Dao Hà Nội

- Tạ Thành Nam, năm 2012, quản trị quy trình giao dịch đàm phán ký kết hợp

đồng nhập khẩu dầu phụ gia từ thị trường Pháp của công ty cổ phần hóa dầuPetrolimex

Qua đây em xin khẳng định khóa luận của em là hoàn toàn khác với các luậnvăn, khóa luận những năm trước tại trường Đại học Thương Mại, do sản phẩm của em

là thảm và vật liệu trang trí nội thất và công ty mà em thực tập là công ty TNHH QuốcMinh hoàn toàn khác với các đề tài trước

1.4 Đối tượng nghiên cứu

Quy trình đàm phán để ký kết hợp đồng nhập khẩu mặt hàng thảm và vật liệutrang trí nội thất tại công ty TNHH Quốc Minh

1.5 Phạm vi nghiên cứu

- Không gian nghiên cứu: công ty TNHH Quốc Minh

- Thời gian nghiên cứu: kết quả đàm phán để ký kết hợp đồng nhập khẩu mặthàng thảm và vật liệu xây dựng giai đoạn 2010 – 2012.

1.6 Phương pháp nghiên cứu

1.6.1 Phương pháp thu thập dữ liệu: sơ cấp

- Quan sát thực tế quy trình đàm phán để ký kết hợp đồng nhập khẩu mặthàng thảm và vật liệu trang trí nội thất tại công ty TNHH Quốc Minh, bao gồm côngtác lập kế hoạch, tổ chức thực hiện đàm phán và kiểm tra, đánh giá, rút kinh nghiệmsau đàm phán

- Thu thập nguồn dữ liệu bên trong doanh nghiệp từ năm 2010 đến năm 2012của phòng tài chính – kế toán, phòng kinh doanh, bao gồm các bảng báo cáo tài chính từnăm 2010 – 2012, số liệu cơ cấu nhập khẩu, báo cáo thương niên từ năm 2010 – 2012

1.7 Kết cấu của khóa luận

Ngoài lời mở đầu, mục lục, danh mục bảng biểu, danh mục sơ đồ, hình vẽ, danhmục từ viết tắt, tài liệu tham khảo thì khóa luận bao gồm bốn chương:

- Chương 1: Tổng quan về quy trình đàm phán để ký kết hợp đồng nhập khẩu

- Chương 2: Cơ sở lý luận về quy trình đàm phán để ký kết hợp đồng nhập khẩu

- Chương 3: Thực trạng quy trình đàm phán để ký kết hợp đồng nhập khẩumặt hàng thảm và vật liệu trang trí nội thất tại công ty TNHH Quốc Minh

- Chương 4: Định hướng phát triển và đề xuất một số giải pháp nhằm hoàn

thiện quy trình đàm phán để ký kết hợp đồng nhập khẩu mặt hàng thảm và vật liệutrang trí nội thất tại công ty THHH Quốc Minh

Chương 2: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUY TRÌNH ĐÀM PHÁN ĐỂ KÝ KẾT HỢP ĐỒNG NHẬP KHẨU

2.1 Tổng quan về đàm phán ký kết hợp đồng nhập khẩu

2.1.1 Khái niệm về đàm phán

Khái niệm về đàm phán:

Theo Joseph Burnes: “Đàm phán là một cuộc thảo luận giữa hai hay nhiều bên

để đi đến một mục đích chung là đạt được thỏa thuận về những vấn đề ngăn cách cácbên mà không bên nào có đủ sức mạnh hoặc có đủ sức mạnh nhưng không muốn sửdụng để giải quyết những vấn đề ngăn cách đó”

Mục đích của đàm phán là tìm ra các giải pháp nhằm giải quyết các mâu thuẫncòn tồn tại giữa các bên tham gia đàm phán

Khái niệm về đàm phán thương mại quốc tế:

Theo sách hướng dẫn đối với các nhân viên mãi vụ của không quân Mỹ: “Đàmphán thương mại quốc tế là một nghệ thuật đi đến sự hiểu biết chung thông qua mặc cảdựa trên các yếu tố thiêt yếu của một hợp đồng chẳng hạn như giao hàng, quy cáchphẩm chất, giá cả và các điều khoản khác”

Một khái niệm được nhiều người chấp nhận là: “Đàm phán thương mại quốc tế

là một quá trình mà các bên đàm phán có trụ sở kinh doanh đặt ở các quốc gia khácnhau tiến hành thảo luận, thương lượng nhằm thống nhất các mối quan tâm chung vànhững quan điểm còn bất đồng để đi tới một hợp đồng thương mại”

Thực chất đàm phán là một khoa học, một nghệ thuật sử dụng các kỹ năng giaodịch đến mức thuần thục, điêu luyện bao gồm khả năng thuyết phục và chấp nhận sựthuyết phục, khả năng sử dụng các tiểu xảo đàm phán, sự khôn khéo trong quá trìnhthỏa hiệp về lợi ích và thống nhất giữa các mặt đối lập để giải quyết các bất đồng còntồn tại để đi đến ký kết được các hợp đồng mua bán mà các bên cùng có lợi

2.1.2 Đặc điểm của đàm phán trong thương mại quốc tế

- Trong đàm phán thương mại quốc tế, các bên tham gia đàm phán phải có ítnhất hai bên có trụ sở kinh doanh đặt ở các quốc gia khác nhau

- Các bên tham gia đàm phán thương mại quốc tế có các quốc tịch khácnhau và thường sử dụng ngôn ngữ phổ thông khác nhau Điều này sẽ gây khókhăn cho người đàm phán trong quá trình tiếp nhận, truyền đạt thông tin và ý

tưởng của mình cho đối tác, dễ có những hiểu lầm, sơ hở dẫn đến các rủi rotrong kinh doanh.

- Các bên tham gia đàm phán thương mại quốc tế, có thể khác nhau về thể chếchính trị, dẫn đến sự khác nhau về quan điểm, lập trường, tư tưởng và tính dân tộcđược đề cao Trong quá trình đàm phán các bên khó hòa hợp, ít thiện cảm, phòng thủlẫn nhau, dễ gây ra các xung đột trong quá trình đàm phán

- Trong quá trình đàm phán có sự gặp gỡ của các hệ thống pháp luật khácnhau nên cùng một hiện tượng nhưng có các cách giải thích và đưa ra kết luận khácnhau, điều này có ảnh hưởng rất lớn đến quá trình thực hiện hợp đồng sau này, dễ tạo

ra các rủi ro trong kinh doanh

- Trong đàm phán thương mại quốc tế có sự gặp gỡ giữa các nền văn hóa, phongtục tập quán khác nhau, dẫn tới tính cách, phong cách ứng xử, thái độ đàm phán và cáchthức sử dụng kỹ thuật, chiến thuật, ra quyết định trong đàm phán khác nhau, vì vậy phảinghiên cứu để có những đối sách thích ứng đạt được thành công trong đàm phán

2.1.3 Những nguyên tắc của đàm phán trong thương mại quốc tế

- Chỉ đàm phán khi xuất hiện vùng thỏa thuận đàm phán Vùng thỏa thuận làvùng mà kết quả các bên có thể chấp nhận được, đồng thời chồng chéo lên nhau

- Đảm bảo lợi ích của các bên tham gia đàm phán Đàm phán là quá trình thỏahiệp về lợi ích và thống nhất giữa các mặt đối lập Do đó người đàm phán phải đưa rađược các phương án đôi bên cùng có lợi, góp phần phát hiện ra những quyền lợichung, những vùng thỏa thuận trong đàm phán, qua đó có thể dễ dàng thuyết phục đốitác và đạt được hiệu quả của quá trình đàm phán

- Kết hợp tính khoa học và tính nghệ thuật trong đàm phán Trong đàm phánvừa phải tiến hành một cách khoa học, từ nghiên cứu, phân tích, lập phương án, tiếnhành đàm phán theo một quy trình chặt chẽ, với những đối sách thích hợp, vừa phảibiết ứng xử linh hoạt, sử dụng các kỹ năng , kỹ xảo để nâng đàm phán trở thành mộtnghệ thuật

- Trong đàm phán phải tập trung vào quyền lợi chứ không phải lập trườngquan điểm Con người tham gia vào quá trình đàm phán thường dễ có xúc cảm, haygiữ lập trường quan điểm của riêng mình, nhiều khi ít quan tâm đến quyền lợi dẫn tới

việc thương lượng không được khách quan Do đó, trong đàm phán phải biết tách cảmxúc ra khỏi vấn đề đàm phán, tập trung chủ yếu vào quyền lợi của các bên.

- Kiên quyết bảo vệ các tiêu chuẩn khách quan công bằng, không phụ thuộcvào lập trường của bên nào Các tiêu chuẩn khách quan có thể là: Các tiêu chuẩn quốc

tế, giá của sở giao dịch, tập quán buôn bán của quốc tế, của ngành hàng,…

2.1.4 Các hình thức đàm phán trong thương mại quốc tế

- Đàm phán trực tiếp: Là hình thức mà các bên đối tác trực tiếp gặp gỡ nhau

để tiến hành đàm phán Đây là hình thức đặc biệt quan trọng, có hiệu suất trao đổithông tin rất cao, tránh được sự hiểu lầm, đẩy nhanh được tốc độ để đi đến ký kết hợpđồng, thường áp dụng khi đàm phán những hợp đồng có giá trị lớn, hàng hóa phức tạphoặc lần đầu tiên tiến hành giao dịch với nhau

- Đàm phán qua thư tín: Là hình thức chủ yếu của những nhà kinh doanh

quốc tế Người đàm phán có điều kiện phân tích, cân nhắc, bàn bạc cụ thể những vấn

đề cần đàm phán và có thể khéo léo dấu kín ý định thật sự của mình, nhưng khó dựđoán được ý đồ của đối tác để có những ứng xử thích hợp, thường được sử dụng chocác cuộc tiếp xúc ban đầu, đàm phán để hay đổi các điều khoản của hợp đồng hay giảiquyết tranh chấp

- Đàm phán qua điện thoại: Là hình thức được sử dụng phổ biến trong điều

kiện kỹ thuật thông tin liên lạc phát triển như ngày nay, đảm bảo tính thời điểm Ngườitiến hành phải chuẩn bị chu đáo, cẩn thận trước khi đàm phán để phán đoán và phảnứng linh hoạt trước các vấn đề mà đối phương đưa ra Sau khi trao đổi qua điện thoạicần có thư xác nhận những nội dung đã đàm phán

2.1.5 Phương pháp tiếp cận trong đàm phán thương mại quốc tế

- Phương pháp tiếp cận Thắng – Thua (Win – Lose negotiation)

Đàm phán Thắng – Thua là kiểu đàm phán được xây dựng trên cơ sở triết lý,xem thương lượng là một sự cạnh tranh giữa các bên Vì đàm phán là một lý thuyết tròchơi có tổng bằng không, nên bản chất của đàm phán là bên thắng lấy của bên thua.Trong đàm phán có thể tìm mọi cách để chiến thắng, chỉ chú ý đến kết quả, ít chú ývấn đề khác

- Phương pháp tiếp cận Thắng – Thắng (Win – Win)

Trong kinh doanh hiện đại, các nhà đàm phán mong muốn khai thác triệt để lợiích vốn có của các bên để đem lại nhiều lợi ích nhất, và đàm phán được hiểu là một tròchơi có tổng dương, các bên phải tìm cách để cho tổng dương là lớn nhất Do đó, đây

là kiểu đàm phán với tinh thần hợp tác và cộng tác chứ không cạnh tranh và đối lậpquyền lợi

2.1.6 Các chiến lược trong đàm phán thương mại quốc tế

- Chiến lược đàm phán cứng rắn: Là chiến lược trong đó nhà đàm phán chỉ

theo đuổi lợi ích của mình mà không quan tâm nhiều đến lợi ích của bên kia, sử dụngcác biện pháp cứng rắn để ép buộc đối phương nhượng bộ, thường được sử dụng khimối quan hệ và thế lực nghiêng về phía họ, hoặc do phong cách hay cá tính của họ.Chiến lược này có thể giúp đàm phán nhanh chóng thành công, nhưng cũng tiềm ẩnnhiều nguy cơ trong quá trình thực hiện hợp đồng, và có thể thất bại nếu hai bên cùng

sử dụng chiến lược này

- Chiến lược đàm phán mềm dẻo: Là chiến lược mà người đàm phán chú

trọng đến việc xây dựng và duy trì mối quan hệ giữa hai bên Do đó họ thường tỏ ra tincậy đối tác, tránh đối lập mà chịu nhân nhượng, đề xuất những kiến nghị hợp tình hợp

lý Nếu hai bên cùng thực hiện chiến lược này thì đàm phán sẽ dễ thành công

- Chiến lược đàm phán hợp tác: Là chiến lược vừa chú ý lợi ích bản thân, vừa

chú ý lợi ích của đối tác Sử dụng chiến lược này phải tôn trọng quyền bình đẳng, hợptác cùng có lợi và luôn đưa ra phương án hai bên cùng có lợi

2.1.7 Văn hóa trong đàm phán thương mại quốc tế

Các thành tố chính của một nền văn hóa đó là các quy định, tiêu chuẩn, mô hìnhứng xử được thừa nhận, sự phân tầng xã hội, tôn giáo, ngôn ngữ, giáo dục, nghệ thuật

và tính thẩm mỹ, văn hóa vật chất và điều kiện sống Nó tác động bằng nhiều cách đếnquá trình đàm phán, đến những đặc tính phong cách của người đàm phán, đến chiếnlược thương lượng được sử dụng trong đàm phán

Mỗi khu vực, mỗi quốc gia trên thế giới đều có nền văn hóa riêng và hình thànhnên các phong cách đàm phán khác nhau Thể hiện rõ nhất là phong cách Á đông vàphong cách Âu, Mỹ Trong khi người Á đông đề cao vai trò của tập thể, đoàn kết, tínhthầm lặng, kiên nhẫn, thường tiếp cận vấn đề một cách gián tiếp và rất nghệ thuật thì

người Âu, Mỹ lại có tính cách mạnh mẽ, tự tin, thẳng thắn và đề cao vai trò của cánhân, tiếp cận vấn đề một cách trực tiếp, luôn tách con người ra khỏi các vấn đề và tậptrung vào quyền lợi.

2.2 Quy trình đàm phán ký kết hợp đồng trong thương mại quốc tế

2.2.1 Lập kế hoạch đàm phán

2.2.1.1 Diễn giải sơ lược tình thế đàm phán

Người lập kế hoạch cần phân tích khái quát những nét cơ bản của thị trường thếgiới, những đặc điểm, văn hóa của đối tác, của doanh nghiệp có liên quan tác động đếnhoạt động đàm phán, những điểm yếu, điểm mạnh, những thuận lợi, khó khăn làm cơ

2.2.1.4 Kiểm tra và điều chỉnh kế hoạch

Phải thường xuyên kiểm tra tính hợp lý của kế hoạch vì trong thực tế có nhiềuthông tin và tình huống xảy ra mà người lập kế hoạch không lường trước được

2.2.2 Tổ chức đàm phán

2.2.2.1 Chuẩn bị đàm phán

a Chuẩn bị thông tin phục vụ đàm phán

- Xác định nhu cầu thông tin và phân loại

Thông tin cần thiết được chia thành hai loại: thông tin cung cấp đều đặn cho cácnhà đàm phán và thông tin cần thiết cho từng cuộc đàm phán chuyên biệt, bao gồm:các thông tin chung về thị trường, thông tin về hàng hóa, thông tin chung về đối tác vàđoàn đám phán của đối tác,…

- Xác định nguồn thu thập thông tin

Doanh nghiệp có thể thu thập thông tin từ các nguồn: các tổ chức quốc tếchuyên ngành (WTO, ITC,…) hay khu vực (EU, ASEAN,…), thông tin từ sách báothương mại, trung tâm xúc tiến, bộ thương mại, các đối tác, ngân hàng, ghi chép nội bộcủa doanh nghiệp,…

- Phân tích, xử lý, lưu trữ và sử dụng thông tin

Phân tích, xử lý thông tin bằng cách tập hợp, phân tích, hệ thống, so sánh, lậpluận, rút ra kết luận cụ thể

b Chuẩn bị nội dung đàm phán

Sơ đồ 2.1 Mô hình lựa chọn nội dung đàm phán

(Nguồn: PGS.TS Doãn Kế Bôn, quản trị tác nghiệp thương mại quốc tế, nhà xuất bản

Chính trị - Hành chính, 2010)

Xác định những nội dungcần đàm phán

Xác định các phương án của mỗi nội dung đàm phán

Lựa chọn những phương án có

thể nhân nhượng

Lựa chọn những phương án cần thuyết phục đối tác

Xác định trình tự đàm phán của mỗi nội dung

- Xác định những nội dung cần đàm phán, bao gồm các định nghĩa dùng tronghợp đồng, các nội dung về tên hàng, số lượng, quy cách phẩm chất, bao bì, ký mã hiệu,giá, thanh toán, thời gian, địa điểm giao hàng, vận tải, bảo hiểm, thưởng, phạt,….

- Lựa chọn phương án đàm phán, căn cứ vào đặc điểm thị trường trong nước,thị trường nước ngoài, thị trường quốc tế, tình hình đối tác, tình hình doanh nghiệp vàđiều kiện cụ thể của hoạt động kinh doanh cần đàm phán Để lựa chọn phương án đàmphán, các nhà đàm phán tiến hành theo các bước sau:

Bước 1: Xác định các phương án có thể xảy ra trong mỗi tiểu mục của nội dungđàm phán để có các biện pháp đối phó riêng biệt, tạo thế chủ động trong đàm phán,giúp người đàm phán kiểm soát được chương trình, lựa chọn được phương án tốt nhất

Bước 2: Lựa chọn những phương án cần thuyết phục đối tác, không thể nhânnhượng để có các biện pháp chiến lược đàm phán cho thích hợp

Bước 3: Lựa chọn các phương án có thể chấp nhận được để trao đổi với đối tácchấp nhận những đề nghị của mình

Bước 4: Đánh hệ số quan trọng cho từng phương án đàm phán

- Xác định trình tự đàm phán các nội dung, đảm bảo các yêu cầu: phải đượcsắp xếp theo một trình tự kế tiếp logic, các nội dung quan trọng, thiết yếu phải được đàmphán trước, các nội dung không bị bỏ sót, trùng lặp hay chồng chéo khi đàm phán

c Chuẩn bị nhân sự

- Phương pháp lựa chọn đoàn đàm phán: Để lựa chọn đoàn đàm phán, doanh

nghiệp cần căn cứ vào nội dung của cuộc đàm phán, đoàn đàm phán và văn hóa củađối tác, mục đích của cuộc đàm phán và ngân sách, chi phí cho cuộc đàm phán

Thứ nhất, tiêu thức để lựa chọn các thành viên của đoàn đàm phán là: có phẩmchất đạo đức tốt, có tinh thần trách nhiệm trong công việc, có khả năng bao quát, nhậndạng và phát hiện vấn đề, có khả năng thuyết phục đối tác, chịu được căng thẳng, kiểmsoát được vấn đề, có khả năng làm việc độc lập, sáng tạo, linh hoạt trước mọi vấn đề…

Thứ hai, tiêu thức để lựa chọn đoàn đàm phán là: có uy tín, có khả năng ra quyếtđịnh đúng đắn trong mọi tình huống, có khả năng tập hợp quan điểm, có khí chất nền nã,năng động, có tài phân biệt thật giả, biết dừng đúng lúc, biết tận dụng sức mạnh tập thể

- Tổ chức đoán đàm phán có hiệu quả cần phải đề ra các quy định chung cho đoàn

đàm phán và phân công trách nhiệm cho từng thành viên trong đoàn Cần luyện tập nhằm

đề phòng và xử lý các tình huống cụ thể trong những cuộc đàm phán quan trọng

d Chuẩn bị địa điểm

- Nếu đàm phán tại doanh nghiệp: chuẩn bị địa điểm tổ chức đàm phán, nghỉ

ngơi, giải trí phù hợp với thói quen của mình và đối tác

- Nếu đàm phán ở nước ngoài: chuẩn bị địa điểm tổ chức đàm phán, nghỉ ngơi

giải trí thích hợp cho đoàn đàm phán của mình

e Chuẩn bị chương trình làm việc

Lập ra chương trình đàm phán cụ thể cho từng ngày đàm phán Nếu đàm phán ởdoanh nghiệp thì doanh nghiệp có thể chủ động lập chương trình làm việc phù hợp vàtham khảo ý kiến đối tác để thống nhất chương trình Nếu đàm phán ở nước ngoài thìdoanh nghiệp cần chủ động kết hợp với đối tác lập chương trình làm việc thích hợp

2.2.2.2 Tiến hành đàm phán

a Giai đoạn tiếp cận

Giai đoạn tiếp cận là giai đoạn mở đầu cho quá trình tiến hành đàm phán.Mục đích là tạo không khí cho cuộc đàm phán, tạo điều kiện thuận lợi để thựchiện các bước tiếp theo Giai đoạn này được dùng để thảo luận các vấn đề nằmngoài vấn đề thương lượng như các vấn đề về kinh tế, thể thao, văn hóa, nghệthuật, thời tiết, đất nước, con người, sở thích cá nhân… nhằm giới thiệu các bênvới nhau Thời gian và chủ đề tiếp cận phụ thuộc vào sở thích và văn hóa của cácbên tham gia đàm phán

b Trao đổi thông tin

Những người thương lượng cung cấp và thu nhận thông tin về nội dung củacuộc đàm phán để chuẩn bị cho các giai đoạn tiếp theo, làm cho các bên hiểu đượcquan điểm, lập trường, mục tiêu và quyền lợi của nhau, làm cơ sở cho các quyếtđịnh sau này Trong giai đoạn trao đổi thông tin người đàm phán phải sử dụng các

kỹ thuật: kỹ thuật đặt câu hỏi, trả lời câu hỏi, xử lý những câu hỏi không rõ ràng,

kỹ thuật trình bày, truyền thông tin không lời…Tùy từng điều kiện cụ thể, văn hóacủa đối tác mà sử dụng, kết hợp các kỹ thuật để tối ưu hóa quá trình truyền đạtthông tin

c Giai đoạn thuyết phục

Thực chất của giai đoạn thuyết phục là giai đoạn giành giật, bảo về quyền lợicủa mình, thực hiện các mục tiêu đã đề ra, sử dụng kỹ thuật thuyết phục và kỹ thuật vôhiệu hóa đối tác

- Quá trình thuyết phục có thể tiến hành theo các bước sau:

Bước 5: Tiến hành thuyết phục

- Quá trình vô hiệu hóa được tiến hành theo các bước:

Bước 1: Xác định những vấn đề cần bác bỏ

Bước 2: Tìm hiểu nguyên nhân của sự bác bỏ

Bước 3: Lựa chọn phương pháp và chiến thuật

Bước 4: Tiến hành vô hiệu hóa ý kiến của đối tác

d Giai đoạn nhượng bộ và thỏa thuận

Các bên cần phải có sự nhượng bộ và thỏa thuận để giải quyết các mâu thuậncòn tồn tại thì mới đưa cuộc đàm phán đến thành công Có hai phương pháp cơ bản đểnhượng bộ và thỏa thuận:

- Phương pháp dùng phễu giải pháp, gồm 3 bước:

Bước 1: Xác định tất cả các giải pháp mà các bên đưa ra

Bước 2: Các bên phân tích để tìm ra các giải pháp có tính khả thi

Bước 3: Lựa chọn giải pháp tối ưu nhất cho tất cả các bên

- Phương pháp kết hợp các giải pháp đàm phán: thích hợp khi các giải pháp

mà các bên tham gia có sự khác nhau từng phần Nguyên tắc cơ bản là kết hợp từng bộphận của nhiều giải pháp thành một giải pháp mới mà các bên có thể chấp nhận được,

có thể tiến hành theo các bước:

Bước 1: Xác định các giải pháp mà các bên đề nghị

Bước 2: Xác định những giải pháp có thể kết hợp được.

Bước 3: Xác định những vấn đề trong mỗi giải pháp có thể kết hợp được

Bước 4: Tiến hành kết hợp đưa ra giải pháp chung

e Kết thúc đàm phán

- Nếu đàm phán không đi đến thống nhất khi các bên đối tác đưa ra những đềnghị không thể chấp nhận được hoặc trong quá trình đàm phán xuất hiện những thôngtin làm cho những thỏa thuận đối với ta không còn hấp dẫn nữa, phương án kinh doanhkhông còn hiệu quả thì điều tốt nhất là nên rút lui khỏi cuộc đàm phán, phải tìm lý lẽgiải thích hợp lý để vẫn giữa được mối quan hệ tốt đẹp giữa các bên

- Nếu đàm phán thành công, các bên tiến hành ký kết hợp đồng hoặc đã đạtđược những thỏa thuận nhất định, cần đàm phán thêm mới có thể ký kết hợp đồng thìcác bên phải tiến hành xác nhận những thỏa thuận đã đạt được

2.2.3 Kiểm tra, đánh giá và rút kinh nghiệm

Sau mỗi lần đàm phán phải kiểm tra, đánh giá và rút kinh nghiệm, so sánh kếtquả đạt được với mục tiêu đề ra, từ dó phân tích ưu nhược điểm, rút kinh nghiệm chocác hoạt động đàm phán sau

Các nhà đàm phán có thể lập bảng biểu để phân tích và tiến hành theo các bước sau:Bước 1: Xác định nội dung kiểm tra: Ghi vào cột 2

Bước 2: Hình thành hệ thống chỉ tiêu để đánh giá: Liệt kê vào cột 2

Bước 3: Xác định hệ số quan trọng của các chỉ tiêu (M): Ghi vào cột 3

Bước 4: Xác định giá trị các chỉ tiêu (q): Ghi vào cột 4

Bước 5: Phân tích những thành công: Ghi vào cột 5

Bước 6: Phân tích những tồn tại: Ghi vào cột 6

Bước 7: Phân tích những nguyên nhân: Ghi vào cột 7

Bước 8: Phân tích đánh giá và rút ra những bài học kinh nghiệm

Hình 2.1 Phân tích hoạt động đàm phán

trọng

Giá trịcác chỉtiêu

Nhữngthànhcông

Nhữngtồn tại

Nguyênnhân

1

Các chỉ tiêu về

phân tích môitrường đàm phán

-

-2

Các chỉ tiêu về

lập kế hoạch đàm

phán

3

Các chỉ tiêu về

chuẩn bị đàmphán

4

Các chỉ tiêu về

tiến hành đàm

phán

Chương 3 : THỰC TRẠNG CỦA QUY TRÌNH ĐÀM PHÁN ĐỂ KÝ KẾT HỢP ĐỒNG NHẬP KHẨU MẶT HÀNG THẢM VÀ VẬT LIỆU TRANG TRÍ NỘI THẤT TẠI CÔNG TY TNHH QUỐC MINH

3.1 Giới thiệu khái quát công ty TNHH Quốc Minh

3.1.1 Giới thiệu chung về công ty TNHH Quốc Minh

- Tên công ty: CÔNG TY TNHH QUỐC MINH

- Tên giao dịch: QUOC MINH Company

- Tên viết tắt: QUOC MINH CO.,ltd

- Giám đốc công ty: Bà Phạm Thị Kim Chung

- Trụ sở: 109 B1 Phạm Ngọc Thạch, Đống Đa, Hà Nội

- Văn phòng: P402, 30 Nguyễn Du, Hai Bà Trưng, Hà Nội

- Điện thoại: 0438224520/ 0439435294 Fax: 0439435295

- Email: Sales@quocminhgroup.com

- Website: www.quocminhgroup.com

- Tài khoản: 0200226011

- Tại chi nhánh ngân hàng Citi bank Hà Nội

Công ty TNHH Quốc Minh được thành lập ngày 01 tháng 09 năm 1994, theogiấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số 041765 do Phòng đăng ký kinh doanh, Sở KếHoạch và Đầu Tư Thành Phố Hà Nội cấp ngày 05 tháng 09 năm 1994, với vốn điều lệ

là 1,4 tỷ đồng Công ty có tư cách pháp nhân, do Bà Phạm Thị Kim Chung làm giámđốc đại diện, có trụ sở riêng tại 109B1 Phạm Ngọc Thạch – Đống Đa – Hà Nội, có mã

số thuế và con dấu riêng, hoạt động và chịu trách nhiệm trước pháp luật nước CộngHoà Xã Hội Chủ Nghĩa Việt Nam

Từ năm 2004, công ty mở rộng kinh doanh thêm mặt hàng trang thiết bị côngnghiệp và viễn thông (truyền hình, Internet ), công ty được nhiều đơn vị mời đấu thầunhiều dự án lớn về thực hiện cung cấp, lắp đặt thiết bị

Năm 2007, công ty đã tăng vốn điều lệ lên 18 tỷ, đưa Quốc Minh trở thànhdoanh nghiệp có quy mô vừa, tiềm năng kinh tế mạnh, nâng cao sức cạnh tranh trênthương trường

Trải qua 18 năm hoạt động và phát triển, công ty đã dần khẳng định được vị thếcủa mình trên thương trường, trở thành một doanh nghiệp lớn trong lĩnh vực kinhdoanh thảm và vật liệu trang trí nội thất tại Hà Nội và Miền Bắc Việt Nam, trở thànhbạn hàng và đối tác đáng tin cậy của nhiều doanh nghiệp lớn

3.1.2 Cơ cấu tổ chức

Công ty tổ chức theo mô hình công ty TNHH, bộ máy quản lý của công ty được

tổ chức theo kiểu trực tuyến:

Hình 3.1 Sơ đồ tổ chức của công ty TNHH Quốc Minh

(Nguồn: Phòng tài chính – kế toán)

- Giám đốc: là người nắm toàn bộ quyền hành chính, chỉ đạo chung các hoạt

động của công ty, là người có quyền quyết định về mọi mặt của công ty

- Phó giám đốc: có nhiệm vụ giúp giám đốc giải quyết các công việc được

phân công, và chịu trách nhiệm về vấn đề quản lý nhân sự, có quyền ra mệnh lệnh chocác bộ phận do mình quản lý với quan hệ mang tính chỉ huy và phục tùng

- Phòng kinh doanh: thực hiện nhiệm vụ tìm hiểu thị trường, khách hàng, xây

dựng các kế hoạch kinh doanh, từ đó thiết lập quan hệ kinh tế giữa các nhà cung cấp

và khách hàng

- Phòng kỹ thuật: có trách nhiệm tổ chức, vận chuyển, lắp đặt, bảo hành các

công trình trải thảm hay trang trí nội thất

- Phòng nghiên cứu và phát triển: Có nhiệm vụ nghiên cứu thị trường, tiếp

nhận và phân tích các thông tin về khách hàng và kinh tế mới nhất, tham mưu cho giám đốccông ty về xu hướng phát triển của nền kinh tế, những cơ hội kinh doanh mới

- Phòng kho: chịu trách nhiệm quản lý, bảo quản, kiểm tra hàng hóa của công ty.

3.1.3 Tài chính của công ty

Bảng 3.1 Tài sản và nguồn vốn của công ty 2010-2012

(Nguồn: Báo cáo tổng kết của công ty TNHH Quốc Minh 2010-2012)

Giám đốcPhó giám đốc

Phòng

kinh

doanh

Phòng kho

Phòng

kỹ thuật

Phòng nghiên cứu và phát triển

Phòng tài chính

kế toán

Năm 2012, tổng tài sản tăng 3.477.382.230 đồng so với năm 2011 tương đươngvới 8,2% Trong đó, tài sản lưu động tăng 349.137.295 đồng tương đương với 4,03%.Tổng nguồn vốn tăng tăng 3.477.382.230 đồng so với năm 2011 tương đương với 8,2%

3.2 Khái quát hoạt động nhập khẩu của công ty

- Thảm Bỉ: thảm Deco, thảm Triline, thảm Spirit, thảm Bonanza

- Thảm Mỹ: thảm Synergy, thảm Salibury, thảm Firework

- Thảm Trung Quốc: thảm SA450, thảm Tuntex T12, thảm xù 1 màu K, thảm xù

1 màu C, thảm Venice, thảm Flying A, thảm Flying B, thảm Danmark, thảm Tuntex 932

- Thảm mỹ thuật: mỹ thuật Trung Quốc, mỹ thuật Indonesia, mỹ thuật cầu thang