Xây dựng hệ thống thông tin quản lý bán hàng tại công ty TNHH 1 thành viên TM-DV Bách Linh

- Ý nghĩa của vấn đề nghiên cứu: Qua việc khảo sát hoạt động sản xuất, kinh doanh tại Công ty TNHH 1TV TM-DVBách Linh, em nhận thấy, Công ty TNHH 1TV TM-DV Bách Linh là công tychuyên kin

LỜI CẢM ƠN

Sau thời gian nghiên cứu và học tập tại khoa Hệ thống thông tin kinh tế trường Đạihọc Thương mại, được sự giúp đỡ quý báu của các thầy cô giáo, em đã hoàn thành khóa luận tốt nghiệp với đề tài: “ Xây dựng hệ thống thông tin quản lý bán hàng tạicông ty TNHH 1 thành viên TM-DV Bách Linh”

Hoàn thành khóa luận tốt nghiệp này, cho phép em được gửi lời cảm ơn tới Ths.Bùi Quang Trường, người đã tận tình hướng dẫn và giúp đỡ em trong suốt quá trìnhlàm khóa luận Đồng thời em xin cảm ơn quý thầy cô khoa Hệ thống thông tin kinh tế

đã truyền dạy cho em những kiến thức quý báu trong quá trình học tập cũng như giúp

đỡ kinh nghiệm để cho khóa luận hoàn thành thuận lợi

Xin chân thành cảm ơn các anh chị ở các phòng ban trong công ty TNHH TM-DVBách Linh đã tạo điều kiện thuận lợi và nhiệt tình giúp đỡ trao đổi, góp ý, cung cấpthông tin tư liệu giúp em hoàn thành khóa luận tốt nghiệp này

Em xin chân thành cảm ơn !

Sinh viên Nguyễn Hữu Đạt

M C L C ỤC LỤC ỤC LỤC

LỜI CẢM ƠN i

MỤC LỤC ii

DANH MỤC BẢNG BIỂU, HÌNH VẼ iv

DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT v

Phần 1: TỔNG QUAN VỀ ĐỀ TÀI NGHIÊN CỨU 1

1.1 Tầm quan trọng, ý nghĩa của vấn đề nghiên cứu 1

1.2 Tổng quan vấn đề nghiên cứu 2

1.3 Mục tiêu cụ thể cần giải quyết trong đề tài 3

1.4 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu của đề tài 3

1.4.1 Đối tượng nghiên cứu 3

1.4.2 Phạm vi nghiên cứu 3

1.5 Các phương pháp áp dụng thực hiện đề tài 4

1.5.1 Phương pháp điều tra dữ liệu sơ cấp 4

1.5.2 Phương pháp điều tra dữ liệu thứ cấp 4

1.5.3 Phương pháp xử lý dữ liệu 4

1.6 Kết cấu của khóa luận 4

Phần 2: CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ THỰC TRẠNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ BÁN HÀNG CÔNG TY TNHH TM-DV BÁCH LINH 5

2.1 Cơ sở lý luận về HTTT quản lý và các vấn đề liên quan 5

2.1.1 Khái niệm về HTTT , HTTT quản lý 5

2.1.2 Các mô hình của hệ thống thông tin quản lý 11

2.1.3 Một số vấn đề lý thuyết về HTTT quản lý bán hàng trong doanh nghiệp 12

2.1.4 Phân định nội dung nghiên cứu 14

2.2 Phân tích, đánh giá thực trạng quản lý bán hàng tại công ty TNHH TM-DV Bách Linh 14

2.2.1 Sơ lược về công ty TNHH TM-DV Bách Linh 14

2.2.2 Khái quát hoạt động sản xuất kinh doanh công ty TNHH 1TV TM-DV Bách Linh 16

2.2.3 Phân tích thực trạng hoạt động quản lý bán hàng tại công ty TNHH 1TV TM-DV Bách Linh 18

2.2.4 Đánh giá thực trạng hệ thống thông tin quản lý bán hàng tại công ty TNHH 1TV TM-DV Bách Linh 25

Phần 3: ĐỊNH HƯỚNG PHÁT TRIỂN VÀ ĐỀ XUẤT XÂY DỰNG HTTT

QUẢN LÝ BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY TNHH 1TV TM-DV BÁCH LINH 27 3.1 Định hướng phát triển của hoạt động quản lý bán hàng tại công ty TNHH 1TV TM-DV Bách Linh 27 3.2 Đề xuất xây dựng HTTT quản lý bán hàng tại công ty TNHH 1TV TM-DV Bách Linh 28

3.2.1 Mô tả bài toán 28 3.2.2 Thiết lập biểu đồ ngữ cảnh, biểu đồ phân cấp chức năng của hệ thống thông tin quản lý bán hàng 29 3.2.3 Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh 31 3.2.4 Thiết kế và xây dựng CSDL cho bài toán xây dựng HTTT quản lý bán hàng32 3.2.5 Thiết kế phần mềm và giao diện 36

3.3 Một số kiến nghị 38 KẾT LUẬN 39 TÀI LIỆU THAM KHẢO

PHỤ LỤC

DANH MỤC BẢNG BIÊU, HÌNH VẼ

Hình 2.4 Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty TNHH TM-DV Bách

Linh

16

Hình 2.5 Phương thức doanh nghiệp đang sử dụng để quản lý bán hàng 20

Hình 2.7 Nơi lưu trữ dữ liệu tại công ty TNHH TM-DV Bách Linh 21

Hình 2.8 Khả năng chỉnh sửa sai sót của các loại hồ sơ dữ liệu 22

Hình 2.9 Khả năng dữ liệu bị ùn tắc và mắc sai lệch khi nhập hàng hóa 22

Hình 2.10 Thời gian thanh toán tiền hàng khi nhập hàng hóa 23

Hình 2.11 Chi phí đầu tư trang thiết bị cho hệ thống quản lý bán hàng hiện

tại

23

Hình 2.12 Khả năng hỗ trợ tìm kiếm thông tin của hệ thống hiện tại 24

Hình 2.13 Khả năng hỗ trợ ra quyết định của hệ thống quản lý bán hàng

hiện tại

24

Hình 3.1 Biểu đồ ngữ cảnh hệ thống thông tin quản lý bán hàng 29

Hình 3.2 Biểu đồ phân cấp chức năng hệ thống thông tin quản lý bán

hàng

29

Hình 3.6 Giao diện đăng nhập hệ thống chương trình quản lý bán hàng 37

Hệ thống xử lý giao dịch

Management Information

System

Hệ thống thông tin quản lý

ERP (Enterprise Resource

Phần 1: TỔNG QUAN VỀ ĐỀ TÀI NGHIÊN CỨU

1.1 Tầm quan trọng, ý nghĩa của vấn đề nghiên cứu

- Tầm quan trọng của vấn đề nghiên cứu:

Cùng với sự phát triển vượt bậc của khoa học kỹ thuật, tin học ngày càng trởthành một lĩnh vực quan trọng, thiết yếu trong thời đại ngày nay Bất cứ một lĩnh vựcnào trong cuộc sống người ta cũng đều phải ứng dụng tin học để có thể nâng cao chấtlượng các hoạt động Đặc biệt, đối với các doanh nghiệp, việc ứng dụng tin học là bắtbuộc nếu muốn tồn tại và đứng vững trên thị trường Khối lượng công việc đồ sộ củacác doanh nghiệp không thể không có sự trợ giúp của máy tính điện tử Việc sử dụngmáy tính điện tử giúp người tiết kiệm chi phí nhân công, lại có thông tin nhanhchóng, chính xác, kịp thời Vì vậy, ngày nay bất cứ một doanh nghiệp nào cũng cầnứng dụng tin học Xuất phát từ xu thế chung của xã hội, hàng loạt các phần mềmphục vụ hoạt động sản xuất, kinh doanh, quản trị đã ra đời và để đáp ứng nhu cầu cấpthiết của các doanh nghiệp hiện nay

Thực tế cho thấy, từ khi áp dụng các phần mềm tin học, hoạt động quản lý ngàycàng nhẹ nhàng, hiệu quả, chính xác và đem lại thành công lớn cho rất nhiều doanhnghiệp Tuy nhiên, để có được một phần mềm phù hợp với công tác quản lý, phù hợpvới hoạt động của mỗi doanh nghiệp lại không phải là một vấn đề dễ dàng

- Ý nghĩa của vấn đề nghiên cứu:

Qua việc khảo sát hoạt động sản xuất, kinh doanh tại Công ty TNHH 1TV TM-DVBách Linh, em nhận thấy, Công ty TNHH 1TV TM-DV Bách Linh là công tychuyên kinh doanh các loại bánh kẹo nhập khẩu, vì vậy việc quản lý bán hàng cóhiệu quả là rất quan trọng, ảnh hưởng đến doanh thu, lợi nhuận và quá trình phát triểncủa công ty Việc quản lý bán hàng ở công ty mặc dù đã được tin học hoá, nhưng dokhối lượng hàng hóa rất nhiều, đòi hỏi cần có một hệ thống thông tin có khả năngquản lý một cách chính xác, thống nhất, cung cấp báo cáo, thông tin một cách kịpthời cho những người sử dụng và quản trị hệ thống Chính vì vậy, em đã chọn đề tài

“Xây dựng hệ thống thông tin quản lý bán hàng tại công ty TNHH 1TV TM-DV BáchLinh”

1.2 Tổng quan vấn đề nghiên cứu

Để thực hiện đề tài khóa luận, ngoài việc nghiên cứu và tìm hiểu các tài liệu, giáotrình, em có tham khảo luận văn của những người nghiên cứu trước đó làm nền tảngcho bài khóa luận của mình

Luận văn: “Phân tích thiết kế và xây dựng phần mềm quản lý bán hàng nội thất củacông ty F.GOUP ” tác giả Trần Văn Mộc khoa công nghệ thông tin trường đại họcgiao thông vận tải, giáo viên hướng dẫn Ths.Đặng Thu Hiền thu được kết quả:

- Xây dựng cơ sở dữ liệu chi tiết, mang tính linh động cao; lưu trữ đầy đủ thông tin cầnthiết gióp tổ hợp, chọn lọc dữ liệu đầy đủ, đáp ứng các nhu cầu báo cáo, tổng hợp dữliệu của người sử dụng

- Giao diện chương trình gần gũi, cập nhật dễ dàng, thống nhất trên tất cả các chứcnăng; tích hợp chức năng tìm kiếm dữ liệu trên hầu hết các chức năng

Luận văn : “Phân tích, thiết kế và xây dựng HTTT quản lí bán hàng công ty cổphần dịch vụ viễn thông Thái Bình Dương”, tác giả Nguyễn Thị Thuỳ Dương, Khoatin học kinh tế trường Đại học Kinh Tế Quốc Dân, Giáo viên hướng dẫn Tiến sĩ TrầnThị Thu Hà, nhận thấy kết quả như sau:

Chương trình phần mềm Quản lý bán hàng tại công ty cổ phần dịch vụ viễn thôngThái Bình Dương đã đáp ứng được những yêu cầu cơ bản trong hệ thống quản lý bánhàng Chương trình đã quản lý được các giao dịch trong ngày tại công ty, chươngtrình cũng theo dõi được quá trình thực hiện giao dịch của từng nhân viên Chươngtrình cũng cho phép người sử dụng tìm kiếm các thông tim về khách hàng theo các tiêuthức khác nhau, cho người sử dụng lựa chọn đồng thời chương trình lập được các báocáo theo từng giai đoạn cụ thể theo từng loại khách hàng thực hiện giao dịch

Do tầm quan trọng của vấn đề quản lý bán hàng nên qua quá trình thực tập tốtnghiệp tại Công ty TNHH TM-DV Bách Linh, được tìm hiểu về công tác quản lý bánhàng tại doanh nghiệp em quyết định lựa chọn đề tài: “Phân tích và thiết kế hệ thốngthông tin quản lý bán hàng tại Công ty TNHH 1TV TM-DV Bách Linh” Đề tài nhằmmục đích đi sâu tìm hiểu quá trình quản lý bán hàng, cũng như phân tích những mặtmạnh và điểm yếu còn tồn tại để khắc phục, bổ sung, giúp cho hệ thống bán hàng củacông ty được nâng cao và cải thiện

Xuất phát từ nhu cầu thực tế của công ty cần có một hệ thống thông tin quản lýbán hàng hỗ trợ cho việc bán hàng tại công ty TNHH TM-DV Bách Linh, đưa ra

những báo cáo chính xác và nâng cao hiệu quả quản lý trong hoạt động bán hàng củadoanh nghiệp.

1.3 Mục tiêu cụ thể cần giải quyết trong đề tài

- Hệ thống hóa những cơ sở lý luận về hệ thống thông tin, hệ thống thông tin quản lý,

hệ thống thông tin quản lý bán hàng, cơ sở lý luận về phân tích và thiết kế hệ thốngthông tin quản lý

- Phân tích và đánh giá thực trạng về công tác hoạt đông và hệ thống thông tin quản lýbán hàng tại Công ty TNHH TM-DV Bách Linh từ đó phân tích và thiết kế hệ thốngthông tin quản lý bán hàng

- Đưa ra một số định hướng, giải pháp cụ thể cho hệ thống thông tin quản lý bán hàngtại Công ty TNHH TM-DV Bách Linh

1.4 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu của đề tài

1.4.1 Đối tượng nghiên cứu

- Hoạt động quản lý bán hàng tại công ty TNHH TM-DV Bách Linh

- Hệ thống thông tin quản lý bán hàng của công ty TNHH TM-DV Bách Linh

1.5 Các phương pháp áp dụng thực hiện đề tài

1.5.1 Phương pháp điều tra dữ liệu sơ cấp

Là phương pháp điều tra những dữ liệu chưa qua xử lý, được thu thập lần đầu vàthu thập trực tiếp từ các đơn vị của tổng thể nghiên cứu thông qua các cuộc điều trathống kê Dữ liệu sơ cấp đáp ứng tốt yêu cầu nghiên cứu, tuy nhiên việc thu thập dữliệu sơ cấp lại thường phức tạp, tốn kém Để hoàn thành bài khóa luận này em có sửdụng phương pháp phỏng vấn cá nhân và phương pháp phiếu điều tra

1.5.2 Phương pháp điều tra dữ liệu thứ cấp

Dữ liệu thứ cấp: Là dữ liệu do người khác thu thập, sử dụng cho các mục đích cóthể là khác với mục đích nghiên cứu của chúng ta Dữ liệu thứ cấp có thể là dữ liệuchưa xử lý (còn gọi là dữ liệu thô) hoặc dữ liệu đã xử lý Như vậy, dữ liệu thứ cấpkhông phải do người nghiên cứu trực tiếp thu thập

Trong bài khóa luận này em đã thu thập nguồn dữ liệu thứ cấp thông qua việc tìmhiểu các tài liệu tham khảo, trên internet

1.5.3 Phương pháp xử lý dữ liệu

Phân tích trước hết là phân chia cái toàn thể của đối tượng nghiên cứu thành những

bộ phận, những mặt, những yếu tố cấu thành giản đơn hơn để nghiên cứu, phát hiện ratừng thuộc tính và bản chất của từng yếu tố đó, và từ đó giúp chúng ta hiểu được đốitượng nghiên cứu một cách mạch lạc hơn, hiểu được cái chung phức tạp từ những yếu

tố bộ phận ấy Từ những kết quả nghiên cứu từng mặt, phải tổng hợp lại để có nhậnthức đầy đủ, đúng đắn cái chung, tìm ra được bản chất, quy luật vận động của đốitượng nghiên cứu

1.6 Kết cấu của khóa luận

Đề tài: “ Xây dựng hệ thống thông tin quản lý bán hàng tại công ty TNHH 1TV TM-DV Bách Linh” Gồm 3 phần chính là:

Phần 1: Tổng quan vấn đề cần nghiên cứu.

Phần 2: Cơ sở lý luận về hệ thống thông tin quản lý bán hàng và thực trạng vấn đề

quản lý bán hàng tại công ty TNHH 1TV TM-DV Bách Linh

Phần 3: Giải pháp xây dựng hệ thống thông tin quản lý bán hàng tại công ty

TNHH 1TV TM-DV Bách Linh

Phần 2: CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ THỰC TRẠNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ BÁN HÀNG CÔNG TY TNHH TM-DV BÁCH LINH

2.1 Cơ sở lý luận về HTTT quản lý và các vấn đề liên quan

2.1.1 Khái niệm về HTTT , HTTT quản lý

a Khái niệm thông tin: Thông tin là những gì mang lại hiểu biết về một sự vật, hiện

tượng Ý nghĩa của dữ liệu được rút ra sau khi đã có những đánh giá hoặc so sánh

(Nguồn: Bài giảng HTTT KT&QL - Bộ môn CNTT trường ĐH Thương Mại)

Thông tin là một khái niệm trừu tượng, tồn tại khách quan, có thể nhớ trong đốitượng, biến đổi trong đối tượng và áp dụng để điều khiển đối tượng Thông tin làmtăng thêm hiểu biết của con người, là nguồn gốc của nhận thức

Quá trình tạo ra thông tin:

Hình 2.1 Quá trình xử lý thông tin

( Nguồn : Bài giảng QTHTTT DN – Bộ môn CNTT Trường ĐH Thương Mại )

b Khái niệm hệ thống thông tin: Hệ thống thông tin (HTTT) được xác định như một

tập hợp các thành phần được tổ chức để thu thập, xử lí, lưu trữ, phân phối và biểudiễn thông tin và thông tin trợ giúp việc ra quyết định và kiểm soát trong một tổchức HTTT còn giúp các nhà quản lí phân tích chính xác hơn các vấn đề, nhìn nhậnmột cách trực quan những đối tượng phức tạp, tạo ra các sản phẩm mới

Khái niệm hệ thống thông tin quản lý: là sự phát triển và sử dụng HTTT có hiệu

quả trong một tổ chức HTTT quản lí trợ giúp các hoạt động quản lí của tổ chứcnhư lập kế hoạch, kiểm tra thực hiện, tổng hợp và làm các báo cáo, làm cho cácquyết định của quản lí trên cơ sở các quy trình, thủ tục cho trước Nó sử dụng dữ liệu

từ các hệ xử lý giao dịch và tạo ra các báo cáo định kì hay theo yêu cầu

(Nguồn: Phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý – Nguyễn Văn Vỵ - Nhà xuất bản khoa học tự nhiên và công nghệ Hà Nội, 2007)

Hình 2.2 Mô hình tổng quát của HTTT

( Nguồn : Bài giảng QTHTTT DN – Bộ môn CNTT Trường ĐH Thương Mại )

c Phân loại hệ thống thông tin

 Phân loại theo mục đích phục vụ của thông tin đầu ra

- HTTT xử lý giao dịch/ giao tác (TPS – Transaction Processing System)

Hệ thống thông tin xử lý giao dịch: xử lý các dữ liệu đến từ các giao dịch mà tổchức thực hiện hoặc với khách hàng, với nhà cung cấp hoặc với chính nhân viên củamình Các giao dịch sản sinh ra các tài liệu và các giấy tờ thể hiện những giao dịch đó

Hệ thống xử lý giao dịch có nhiệm vụ tập hợp tất cả các hoạt động của tổ chức Chúngtrợ giúp ở mức tác nghiệp Một số hệ thống thuộc loại này như: hệ thống trả lương,lập đơn đặt hàng, làm hoá đơn, theo dõi khách hàng, theo dõi nhà cung cấp, cập nhậttài khoản của ngân hàng và tính thuế phải trả cho người nộp thuế…

- HTTT quản lý MIS (Management Information System)

Là những hệ thống trợ giúp các hoạt động quản lý của tổ chức, các hoạt động nàynằm ở mức điều khiển tác nghiệp, điều khiển quản lý hoặc lập kế hoạch chiến lược.Chúng chủ yếu dựa vào các cơ sở dữ liệu được tạo ra bởi các hệ xử lý giao dịch cũngnhư từ các nguồn dữ liệu ngoài tổ chức Chúng tạo ra báo cáo cho các nhà tổ chức theođịnh kỳ hoặc theo yêu cầu Dữ liệu MIS lấy từ hai nguồn là TPS và từ nhà quản lý

HTTT quản lý MIS có các chức năng:

+ Hỗ trợ các chức năng xử lý dữ liệu trong giao dịch và lưu trữ.

+ Dùng một cơ sở dữ liệu hợp nhất và hỗ trợ cho nhiều chức năng

+ Cung cấp cho các nhà quản lý các thông tin theo thời gian của hệ thống

+ Có cơ chế bảo mật thông tin theo từng cấp độ có thẩm quyền sử dụng

Cách xem xét tốt nhất một hệ thống thông tin quản lý là đặt nó trong mục đích của

tổ chức đang sử dụng hệ thống đó, một trong các cách như vậy là nhìn hệ thống thôngtin dưới góc độ của một hệ hỗ trợ ra quyết định

- Hệ hỗ trợ quyết định (DSS-Decision Support System)

Mục đích của hệ là giúp cho tổ chức những thông tin cần thiết để ra quyết định hợp

lý và đủ độ tin cậy Khả năng của hệ thống:

+ Cung cấp, sắp xếp các phương án theo tiêu chuẩn của người làm quyết định

+ Phân tích dữ liệu, biểu diễn dữ liệu bằng đồ thị một cách tự động

+ Chọn lựa giúp một phương án tối ưu trên cơ sở các thông tin đưa vào

- Hệ chuyên gia (ES-Expert System)

HTTT giúp các nhà quản lý giải quyết và thực hiện vấn đề ở mức cao hơn DSS Hệnày liên quan đến lĩnhvực trí tuệ nhân tạo, làm cho máy tính có khả năng lập luận,họctập, tự hoàn thiện như con người Chẳng hạn các chương trình lập kế hoạch tài chính,chẩn đoán bệnh, dịch máy,

- HTTT cấp tri thức

HTTT quản lý cấp tri thức là HT được thiết kế để chia sẻ kiến thức Hỗ trợ việcphân loại dữ liệu và thông tin, đồng thời kiểm soát,thiết kế,lập kế hoạch ,tạo ra các giảipháp để giải quyết một vấn đề của DN

 Phân loại theo quy mô tích hợp

- ERP (công nghệ) là một hệ thống thông tin quản lý tích hợp các nguồn lực của doanhnghiệp, bao trùm lên toàn bộ các hoạt động chức năng chính của doanh nghiệp như:+ Kế toán

+ Quản lý nhân sự: Quản lý lương

+ Quản lý sản xuất: Lập kế hoạch sản xuất, nguyên vật liệu, phân phối, điều phổi nănglực, công thức sản phẩm, quản lý luồng sản xuất, lệnh sản xuất, mã vạch

+ Quản lý hậu cần: Quản lý kho, quản lý giao nhận, quản lý nhà cung cấp

+ Quản lý bán hàng

- SCM (Quản lý chuỗi cung ứng): là hệ thống cho phép quản trị tại các nhà máy vàtrong cả hệ thống các điểm cung của một công ty cho khách hàng, gồm có:

+ Lập kế hoạch mua nguyên vật liệu

+ Lựa chọn nhà cung cấp

+ Lập kế hoạch cho lượng hàng sản xuất

+ Quản lý quá trình giao hàng bao gồm quản lý kho và lịch giao hàng

+ Quản lý hàng trả lại và hỗ trợ khách hàng trong việc nhận hàng

- CRM (Quản trị quan hệ khách hàng): là một phương pháp giúp các doanh nghiệp tiếpcận và giao tiếp với khách hàng một cách có hệ thống và hiệu quả, quản lý các thôngtin của khách hàng như thông tin về tài khoản, nhu cầu, liên lạc và các vấn đề khácnhằm phục vụ khách hàng tốt hơn Các mục tiêu tổng thể là tìm kiếm, thu hút, giànhniềm tin khách hàng mới, duy trì những đối tác đã có, lôi kéo khách hàng cũ trở lại,giảm chi phí tiếp thị và mở rộng dịch vụ khách hàng Việc đo lường và đánh giá mốiquan hệ với khách hàng là rất quan trọng trong mục tiêu thực hiện chiến lược CRMbao gồm:

+ Quản lý phân tích thị trường, lập kế hoạch tiếp thị và bán hàng, các hoạt động vàchiến dịch tiếp thị

+ Quản lý các đơn đặt hàng, quản lý các hoạt động chăm sóc khách hàng

+ Phân tích nhiều chiều trên khách hàng để định hướng các hoạt động phát triển sảnphẩm và bán hàng

 Phân loại theo chức năng, nghiệp vụ

- Hệ thống thông tin tài chính: là một hệ thống tích lũy và phân tích dữ liệu tài chính

để đưa ra quyết định quản lý tài chính trong hoạt động kinh doanh

Mục tiêu cơ bản của hệ thống thông tin tài chính là để đáp ứng các nghĩa vụ tài chínhcủa công ty là đến hạn, bằng cách sử dụng số tiền tối thiểu các nguồn lực tài chính phùhợp với một biên độ an toàn được thiết lập Kết quả đầu ra được tạo ra bởi hệ thốngbao gồm các báo cáo kế toán, ngân sách hoạt động và vốn, báo cáo vốn lưu động, dựbáo dòng tiền, và khác nhau những gì nếu báo cáo phân tích Việc đánh giá các dữ liệutài chính có thể được thực hiện thông qua phân tích tỷ lệ, đánh giá xu hướng và môhình lập kế hoạch tài chính Lập kế hoạch và dự báo tài chính được thuận lợi nếu sửdụng kết hợp với một hệ thống hỗ trợ quyết định

- Hệ thống thông tin marketing: Hệ thống thông tin Marketing bao gồm con người,thiết bị và quy trình thu thập, phân loại, phân tích, đánh giá và phân phối những thôngtin cần thiết, kịp thời và chính xác cho những người soạn thảo các quyết địnhMarketing Để tiến hành phân tích lập kế hoạch, thực hiện và kiểm tra, những nhàquản trị Marketing cần những thông tin về tình hình diễn biến của môi trườngMarketing Vai trò của HTTT Marketing là xác định những nhu cầu thông tin củangười quản trị, phát triển những thông tin cần thiết và phân phối thông tin đó kịp thờicho những nhà quản trị Marketing.

- Hệ thống thông tin kinh doanh và sản xuất: Gồm 2 HTTT là :

+ HTTT kinh doanh: theo dõi dòng thông tin thị trường, thông tin công nghệ và đơnđặt hàng của khách hàng Nhận thông tin sản phẩm từ HTTT sản xuất từ đó phân tích

và đánh giá để đưa ra các kế hoạch sản xuất phục vụ cho nhu cầu sản xuất kinh doanhcủa công ty

+ HTTT sản xuất: nhận kế hoạch sản xuất từ HTTT kinh doanh, quản lý thông tinnguyên vật liệu của các nhà cung cấp, theo dõi quá trình sản xuất cập nhật thông tin

và tính tổng chi phí của quá trình sản xuất cùng với thông tin sản phẩm để chuyển quaHTTT kinh doanh làm cơ sở cho hệ thống thông tin kinh doanh xác định giá, chiếnlược trong quá trình phát triển của công ty

- Hệ thống thông tin quản trị nhân lực: là HTTT cung cấp thông tin cho lãnh đạo ra cácquyết định quản lý, quá trình lập kế hoạch dài và ngắn hạn về nguồn nhân lực, cungcấp thông tin về bồi dưỡng nguồn nhân lực và tiềm năng nguồn nhân lực để có cơ sở

bổ nhiệm cán bộ, sự biến động của nguồn nhân lực

d Các giai đoạn phát triển và xây dựng một HTTT

Các phương pháp phân tích và thiết kế hệ thống dù được phát triển bởi nhiều tácgiả khác nhau, có nhiều điểm, thuật ngữ, quy ước khác nhau, nhưng tựu chung lại cácphương pháp luận này đều định ra các giai đoạn cơ bản cho quá trình phát triển dự án:

- Giai đoạn khảo sát

Đây là giai đoạn đầu tiên, là công đoạn xác định tính khả thi của dự án xây dựngHTTT, cung cấp thông tin chi tiết về hệ thống phục vụ cho các công đoạn sau:

+ Khảo sát hệ thống đang làm gì

+ Đưa ra đánh giá về hiện trạng

+ Xác định nhu cầu của tổ chức kinh tế, yêu cầu về sản phẩm

+ Xác định những gì sẽ thực hiện và khẳng định những lợi ích kèm theo

+ Tìm giải pháp tối ưu trong các giới hạn về kỹ thuật, tài chính, thời gian và nhữngràng buộc khác

- Giai đoạn phân tích

Xây dựng các mô hình của hệ thống thông tin quản lý, như sơ đồ chức năng nghiệp

vụ, sơ đồ luồng dữ liệu và mô hình dữ liệu, trên cơ sở các kết quả khảo sát hệ thốngthực, cần làm rõ mô hình hoạt động của tổ chức và hệ thống thông tin Các công việccần thực hiện là:

+ Phân tích các mẫu biểu, các bảng biểu, các hồ sơ đã thu thập được Xác định cácphần tử trong hệ thống

+ Phân tích các luồng thông tin và các mối quan hệ giữa các phần tử trong hệ thống.+ Phân tích quy trình xử lý thông tin hiện có và phác hoạ quy trình xử lý thông tin cần

có đối với hệ thống mới

+ Xác định các chức năng nghiệp vụ của hệ thống thực, các thủ tục để từ đó xây dựng

sơ đồ luồng dữ liệu nghiệp vụ của hệ thống thực

+ Phân tích dữ liệu để xây dựng mô hình dữ liệu cho hệ thống

- Giai đoạn thiết kế

Căn cứ vào kết quả phân tích, có thể tiến hành thiết kế một số phần của hệ thống.Các công việc thiết kế bao gồm:

+ Thiết kế dữ liệu: định ra các đối tượng và cấu trúc dữ liệu trong hệ thống

+ Thiết kế chức năng: định ra module xử lý thể hiện các chức năng của hệ thống thôngtin

+ Thiết kế giao diện: chi tiết hoá hình thức giao tiếp giữa con người với máy tính.+ Thiết kế an toàn cho hệ thống thông tin quản lý

+ Thiết kế phần cứng: tính toán các yêu cầu kỹ thuật cho hệ thống thông tin quản lý,hay nói cách khác, là thiết kế hệ thống máy tính

- Giai đoạn cài đặt

Thay thế HTTT cũ bằng HTTT mới hoặc đưa HTTT vào hoạt động (nếu chưa có).Công việc thực hiện:

+ Lập kế hoạch cài đặt: đảm bảo không gây ra những biến động lớn trong chuyển giao.+ Cài đặt chương trình

+ Biến đổi dữ liệu

+ Huấn luyện.

+ Biên soạn tài liệu về hệ thống

- Giai đoạn khai thác, bảo trì

Giai đoạn khai thác và bảo trì được tiến hành sau khi hệ thống mới được đưa vàohoạt động, vừa để ý đến các thay đổi trong nội bộ lẫn các đòi hỏi của môi trường biếnđộng bên ngoài để thích ứng theo

Thời gian bảo trì thường căn cứ vào một chu kỳ khai thác của một HTTT Những yêucầu thay đổi mà hệ thống chưa đáp ứng được thường được phát triển, bổ sung qua cácphụ lục hợp đồng

( Nguồn : Bài giảng QTHTTT DN – Bộ môn CNTT Trường ĐH Thương Mại )

2.1.2 Các mô hình của hệ thống thông tin quản lý

a Mô hình nghiệp vụ của hệ thống

Mô hình nghiệp vụ là một mô tả các chức năng nghiệp vụ của một tổ chức (haymột phạm vi được nghiên cứu của tổ chức) và những mối quan hệ bên trong giữa cácchức năng đó cũng như các mối quan hệ của chúng với môi trường bên ngoài

Một mô hình nghiệp vụ gồm có:

- Biểu đồ ngữ cảnh của hệ thống

- Biểu đồ phân cấp chức năng

- Danh sách các hồ sơ dữ liệu sử dụng

- Ma trận thực thể dữ liệu - chức năng

- Các mô tả chi tiết về mỗi chức năng cơ sở

- Biểu đồ hoạt động

b Mô hình hoá quá trình xử lý

Mô hình hoá tiến trình nghiệp vụ là sự biểu diễn đồ thị các chức năng của quátrình để thu thập, thao tác, lưu trữ và phân phối dữ liệu giữa các bộ phận trong một

hệ thống nghiệp vụ cũng như giữa hệ thống và môi trường của nó Bao gồm:

- Biểu đồ luồng dữ liệu mức 0

- Phát triển biểu đồ luồng dữ liệu các mức i

- Cấu trúc biểu đồ luồng dữ liệu logic các mức sơ cấp

c Mô hình thực thể - quan hệ ERM

Ba phần tử chính của ERM là: thực thể, thuộc tính và các mối quan hệ giữa cácthành phần đó Cụ thể:

- Thực thể: là khái niệm để chỉ một lớp các đối tượng cụ thể hay các khái niệm độc

lập có cùng những đặc trưng chung mà ta quan tâm Bản thể là một đối tượng tụ thể

d Mô hình dữ liệu – quan hệ

- Quan hệ: Là một bảng dữ liệu hai chiều có các cột có tên, gọi là các thuộc tính, có các dòng không có tên, gọi là những bộ dữ liệu (bản ghi)

- Các thuộc tính của quan hệ: chính là tên của các cột:

+ Thuộc tính lặp: là các thuộc tính mà giá trị của nó trên một số dòng khác nhau, còn các giá trị còn lại của nó trên các dòng này như nhau

+ Khóa dự tuyển: Là các thuộc tính mà các giá trị của nó xác định duy nhất mỗidòng, và nếu có nhiều hơn một thuộc tính thì khi bỏ đi một thuộc tính trong số đóthì giá trị không xác định duy nhất dòng

- Các chuẩn của các quan hệ: Là các đặc trưng cấu trúc mà cho phép ta nhận biếtđược cấu trúc đó Có 3 chuẩn cơ bản:

+ Chuẩn 1 (1NF): Một quan hệ đã ở dạng chuẩn 1NF nếu nó không chứa cácthuộc tính lặp

+ Chuẩn 2 (2NF): Một quan hệ đã ở dạng chuẩn 2NF nếu nó đã ở dạng 1NF vàkhông chứa các thuộc tính phụ thuộc vào một phần khóa

+ Chuẩn 3 (3NF): Một quan hệ ở dạng chuẩn 3 nếu nó đã là chuẩn 2 và không cóthuộc tính phụ thuộc bắc cầu vào khóa

( Nguồn: Nguyễn Văn Vỵ (2007), Phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý, Nhà

xuất bản khoa học tự nhiên và công nghệ Hà Nội )

2.1.3 Một số vấn đề lý thuyết về HTTT quản lý bán hàng trong doanh nghiệp

a Quản trị bán hàng

Quản trị bán hàng là hoạt động quản trị của những người thuộc lực lượng bán hàng của công ty bao gồm những hoạt động chính như phân tích, lập kế hoạch, thực hiện và kiểm tra hoạt động bán hàng Như vậy, quản trị bán hàng là một tiến trình kết hợp chặt chẽ từ việc thiết lập mục tiêu cho nhân viên bán hàng, thiết kế chiến lược cho

nhân viên bán hàng đến việc tuy ển dụng, huấn luyện, giám sát và đánh giá kết quả công việc của nhân viên bán hàng.

Tùy thuộc vào mỗi công ty, cấp độ thấp nhất của ngạch quản lý bán hàng có thể bao gồm nhiều chức vụ khác nhau như quản lý theo ngành hàng, quản lý theo khu vực hay giám sát mại vụ và dù có mang tên gì đi chăng nữa thì họ cũng là người trực tiếp giám sát công việc của nhân viên bán hàng và có trách nhiệm báo cáo công việc cho cấp quản lý bán hàng cao hơn trong công ty như giám đốc kinh doanh hay trưởng phòng mại vụ Những người thuộc đội ngũ quản lý lực lượng bán hàng có thể có nhiều cấp độ chức vụ khác nhau hay số lượng khác nhau tùy thuộc vào quy mô và chiến lược của mỗi công ty; tuy nhiên, họ đều có chung nhiệm vụ là xây dựng và phát triển lực lượng bán hàng cho công ty một cách tích cực và hi ệu qu ả nhất nhằm đạt mục tiêu chung của tổ chức

( Nguồn: Ths.Tôn Thất Hải(2009), Bài giảng Quản trị bán hàng, trường Đại học

mở thành phố Hồ Chí Minh )

b Vai trò của hệ thống quản lý bán hàng

- Giúp các doanh nghiệp tăng cường công tác quản lý trong hoạt động bán hàng: quản

lý nhập hàng, quản lý kho hàng, quản lý bán hàng

- Quản lý bán hàng bằng mã vạch trên sản phẩm giúp tiết kiệm thời gian, chính xác về

số lượng, chủng loại hàng hoá, thực hiện thanh toán nhanh và chính xác

- Cơ sở dữ liệu cho phép người quản lý có được thông tin tức thời nhanh chóng về hàng hoá: số lượng bán số lượng tồn kho, Bên cạnh đó, các thông tin về khách hànglưu trữ trong cơ sở dữ liệu giúp cho việc chăm sóc khách hàng được tốt hơn

( Nguồn: Ths.Tôn Thất Hải(2009), Bài giảng Quản trị bán hàng, trường Đại học

mở thành phố Hồ Chí Minh )

c Hệ thống thông tin quản lý bán hàng

Có thể được định nghĩa là hệ thống quản trị của những người hoặc những nhóm người thực sự thuộc lực lượng bán hàng hoặc gồm những người liên quan đến hoạt động liên quan như: giao hàng, dịch vụ khách hàng, đội trưng bày, nhóm sales,

marketing, bảo hành, bảo trì hoặc những người hỗ trợ trực tiếp cho lực lượng bán hàngnhắm triển khai việc cung cấp các sản phẩm hoặc dịch vụ của doanh nghiệp trên cơ sở chiến lược kinh doanh, nguồn lực của doanh nghiệp và môi trường kinh doanh có liên quan

2.1.4 Phân định nội dung nghiên cứu

Mục tiêu đề tài là làm rõ được thế nào là một HTTT quản lý bán hàng, thực trạnghoạt động quản lý bán hàng tại doanh nghiệp, sau đó tiến hành xây dựng một HTTTquản lý bán hàng phù hợp với hoạt động kinh doanh của DN

Căn cứ vào tên đề tài và mục tiêu nghiên cứu của đề tài, em xin phân định nội dungvấn đề nghiên cứu như sau:

- Nghiên cứu về HTTT, HTTT quản lý bán hàng

- Nghiên cứu thực trạng hoạt động quản lý bán hàng tại công ty TNHH TM-DV BáchLinh

- Đề xuất phân tích và thiết kế một HTTT quản lý hàng hóa phục vụ hoạt động bánhàng tại công ty TNHH TM-DV Bách Linh

2.2 Phân tích, đánh giá thực trạng quản lý bán hàng tại công ty TNHH TM-DV

Bách Linh

2.2.1 Sơ lược về công ty TNHH TM-DV Bách Linh

a Thông tin chung về công ty

Công ty TNHH 1TV TM-DV Bách Linh là nhà phân phối độc quyền của nhữnghãng bánh kẹo lớn và danh tiếng trên Thế giới như: Bahlsen GmbH & Co KG (CHLBĐức); Krueger (Đức); Storck (Đức); Hamlet (Bỉ); Baconi (Ý)

Tên đầy đủ: Công ty TNHH1TV TM-DV Bách Linh

Địa chỉ: 33 Thợ Nhuộm- Hoàn Kiếm- Hà Nội

Tel : (84 4) 39904926 - Fax: (84 4) 62700553

b Sơ đồ tổ chức trong công ty

Hình 2.3 Cơ cấu tổ chức của công ty

(Nguồn: Phòng hành chính công ty TNHH TM-DV Bách Linh )

Chức năng nhiệm vụ các bộ phận:

- Ban giám đốc:

+ Điều hành mọi hoạt động sản xuất kinh doanh cũng như các hoạt động hàng ngàykhác của Công Ty

+ Tổ chức thực hiện kế hoạch kinh doanh & phương án đầu tư của Công Ty

+ Giám sát hoạt động giao hàng tới khách hàng

- Phòng hành chính: Thực hiện các chức năng quản lý nhân sự, chấm công và điều

hành chức vụ

- Phòng tài vụ: Chịu trách nhiệm việc tính lương và phát lương.

- Phòng kinh doanh: Thực hiện việc lưu trữ vật tư, quảng cáo và bán hàng.

Phòng tài vụ Phòng kinh

doanh

BP kiểm tra hàng

BP tính – phát lương

BP vật tư lưu trữ

2.2.2 Khái quát hoạt động sản xuất kinh doanh công ty TNHH 1TV TM-DV Bách Linh

a Lĩnh vực hoạt động kinh doanh chủ yếu

Phân phối độc quyền các lọai bánh kẹo nhập khẩu của những hãng bánh kẹo lớn vàdanh tiếng trên Thế giới như: Bahlsen GmbH & Co KG (CHLB Đức); Krueger (Đức);Storck (Đức); Hamlet (Bỉ); Baconi (Ý)

Với phương châm: đặt chất lượng Hàng hóa-Dịch vụ và Sự hài lòng của khách

hàng lên hàng đầu; không ngừng cải thiện bộ máy tổ chức tư vấn và bán hàng theo

hướng chuyên nghiệp hóa; Công ty ngày càng giành được sự ủng hộ và tin cậy củakhách hàng trong nước Các nhà sản xuất bánh kẹo lớn trên Thế giới do Công ty làmphân phối độc quyền cũng rất hài lòng với cung cách làm việc chuyên nghiệp và đặtlòng tin vào kế hoạch phát triển do công ty vạch ra, cả về bề rộng lẫn chiều sâu

b Kết quả kinh doanh của công ty

Hình 2.4 Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty TNHH TM-DV Bách Linh (Đơn vị:

Tỷ đồng) ( Nguồn :Báo cáo tài chính 2010 – 2012 công ty Bách Linh )

Thị trường bán lẻ ở Việt Nam được coi là một trong những thị trường bán lẻ có sứcsinh lời hấp dẫn nhất trên thế giới Theo kết quả nghiên cứu của tập đoàn tư vấn AT Kearney về Chỉ số phát triển bán lẻ chung, Việt Nam đã có những bước tiến ngoạn mục trong 10 năm qua từ một thị trường nhỏ, lẻ không tên tuổi liên tiếp đoạt vị trí xếp hạng thứ ba (2006) và thứ tư (2007) trong top 10 thị trường bán lẻ hấp dẫn nhất Thế giới

Trong phân khúc thị trường hàng tiêu dùng, thị trường bánh kẹo của Việt Nam cótiềm năng phát triển hàng đầu Đông Nam Á và trên thế giới Theo ước tính của Công

ty Tổ chức và điều phối IBA, sản lượng bánh kẹo tại Việt Nam năm 2008 vào khoảng

476.000 tấn, đến năm 2012 sẽ đạt khoảng 706.000 tấn; tổng giá trị bán lẻ bánh kẹo ởthị trường Việt Nam năm 2008 khoảng 674 triệu USD, năm 2012 sẽ là 1.446 triệuUSD.Tỷ lệ tăng trưởng doanh số bán lẻ bánh kẹo ở thị trường Việt Nam trong giaiđoạn từ năm 2008-2012 tính theo USD ước tính khoảng 114,71%/năm, trong khi con

số tương tự của các nước trong khu vực như Trung Quốc là 49,09%; Philippines52,35%; Indonesia 64,02%; Ấn Độ 59,64%; Thái Lan 37,3%; Malaysia 17,13%…Nhận biết những dấu hiệu trên từ rất sớm, Công Ty TNHH TM-DV Bách Linh đã

ra đời và phát triển nhanh chóng trở thành một trong nhà phân phối hàng đầu trongnước trong lĩnh bánh kẹo Công ty là nhà phân phối độc quyền của những hãng bánhkẹo lớn và danh tiếng trên Thế giới như: Bahlsen GmbH & Co KG (CHLB Đức);Krueger (Đức); Storck (Đức); Hamlet (Bỉ); Baconi (Ý) Với phương châm: đặt chấtlượng hàng hóa-dịch vụ và sự hài lòng của khách hàng lên hàng đầu; không ngừng cảithiện bộ máy tổ chức tư vấn và bán hàng theo hướng chuyên nghiệp hóa; Công ty ngàycàng giành được sự ủng hộ và tin cậy của khách hàng trong nước Các nhà sản xuấtbánh kẹo lớn trên Thế giới do Công ty làm phân phối độc quyền cũng rất hài lòng vớicung cách làm việc chuyên nghiệp và đặt lòng tin vào kế hoạch phát triển do công tyvạch ra, cả về bề rộng lẫn chiều sâu

Năm 2010, doanh thu của công ty là 7,48 tỷ đồng, lợi nhuận sau thuế là 0,52 tỷ.Thời kì này công ty mới vào làng bánh kẹo nên doanh thu đạt được là khá cao do nhậpnhững loại bánh kẹo cao cấp nhập khẩu từ các nước châu âu nên được đón nhận từkhách hàng rất tốt

Năm 2011, doanh thu của công ty là 10,45 tỷ đồng, lợi nhuận sau thuế là 0,861 tỷ.Đây là giai đoạn công ty đạt doanh thu cao nhất trong giai đoạn 2010- 2012, do đạtđược lòng tin từ khách hàng và đối mặt với ít đối thủ cạnh tranh trong phân khúc bánhkẹo nước ngoài

Năm 2012, doanh thu của công ty là 8,67 tỷ đồng, lợi nhuận sau thuế là 0,689 tỷ

Cả doanh thu lẫn lợi nhuận đều giảm do xuất hiện nhiều đối thủ cạnh tranh biết nắmbắt cơ hội, khắc phục được các nhược điểm mà công ty chưa có là hệ thống bán hàngnên mọi khâu trong quá trình bán hàng được số hóa từ đó giảm các chi phí không cầnthiết nên đã khiến công ty sụt giảm doanh thu Thêm vào đó là tình hình kinh tế khókhăn khủng hoảng nên người dân cũng dè dặt hơn trong việc mua sắm

2.2.3 Phân tích thực trạng hoạt động quản lý bán hàng tại công ty TNHH 1TV TM-DV Bách Linh

a Kết quả điều tra bằng phương pháp phỏng vấn chuyên sâu

Đối với phương pháp phỏng vấn chuyên sâu, em đã tiến hành phỏng vấn 4 nhânviên và thu được kết quả như sau:

Câu hỏi 1 Anh (chị) đánh giá như thế nào về phương thức quản lý bán hàng hiện đang sử dụng tại công ty TNHH TM-DV Bách Linh ?

Trong những năm trước đây do điều kiện kinh tế của nước ta còn chưa phát triển,quy mô của doanh nghiệp còn nhỏ nên việc sử dụng máy tính trong việc quản lý cònnhiều hạn chế, công việc quản lý chủ yếu thực hiện thủ công, hồ sơ của hàng hóa đượcngười quản lý ghi chép trên giấy tờ với một số lượng sổ sách rất lớn trong đó lưu trữcác hóa đơn, phiếu nhập hàng, phiếu xuất hàng, thẻ kho Mỗi phiếu có ghi chi tiết vềcác mặt hàng cùng với thời gian mua bán các mặt hàng đó Tại đây các giấy tờ đượckiểm soát và sắp xếp theo thứ tự Trong điều kiện kinh tế còn khó khăn và quy môcủa doanh nghiệp còn nhỏ hẹp thí việc quản lý bằng thủ công là phù hợp và đápứng được nhu cầu bấy giờ

Nhưng nền kinh tế ngày càng phát triển, quy mô doanh nghiệp được mở rộng,nhu cầu giải quyết công việc một cách nhanh chóng chính xác tăng, hàng hóa ngàycàng nhiều đòi hỏi phải có sự quản lý chặt chẽ, tránh sai sót do vậy mà quản lý thủcông đã không còn phù hợp mà thay vào đó công ty cần ứng dụng công nghệ thông tinvào việc quản lý hệ thống bán hàng

Câu hỏi 2 Quá trình quản lý bán hàng tại công ty thường gặp phải những khó khăn

- Phương pháp xử lý thủ công không chặt chẽ nên việc thêm bớt hay chỉnh sửa trêngiấy tờ rất khó khăn vì khi thay đổi cần phải hủy bỏ toàn bộ hồ sơ cũ có liên quan

- Khi công ty nhập hàng hóa với một số lượng lớn sẽ dẫn đến công việc quản lý dễ ùn

tắc và dễ mắc sai lệch, phải sử dụng nguồn nhân lực lớn mới đáp ứng được nhu cầucông việc.

- Khi nhập xong hàng hóa, quá trình thanh toán tiền và các chi phí khác mất rất nhiềuthời gian do phải qua rất nhiều phòng ban

- Việc tổng kết sau mỗi niên độ là không thể theo dõi triệt để để báo cáo với lãnhđạo do đó khó đưa ra chiến lược hợp lý để phát triển công ty

Câu hỏi 3 Các loại hàng hóa của công ty được phân loại như thế nào ?

Công ty TNHH Bách Linh là công ty chuyên kinh doanh các loại bánh kẹo nhậpkhẩu Căn cứ vào nội dung kinh tế và vai trò của hàng hóa ở công ty TNHH BáchLinh được phân chia thành các dòng sản phẩm bánh hoặc kẹo thuộc các hãng khácnhau:

- Đức: Storck, Bahlsen, Krueger, Bruegen, Lorenz Bahlsen, Hirsch

- Các chức năng hỗ trợ như: tìm kiếm, lập báo cáo, bảo mật thông tin bằng chức năngphân quyền người dùng

Công ty TNHH Bách Linh chưa chú trọng tới việc xây dựng hệ thống thông tinquản lý bán hàng tại công ty chính vì thế mà gây không ít khó khăn cho các nhânviên trực tiếp quản lý cũng như gây nên khó khăn trong việc ra quyết định lựa chọnnhà cung cấp, tìm kiếm khách hàng của các nhà quản trị Quản lý bằng phươngpháp thủ công như hiện nay công ty đã làm lãng phí nguồn nhân lực và tốn kémnhiều thời gian cho các công việc liên quan tới quản lý bán hàng tại công ty Do vậyxây dựng một hệ thống thông tin để quản lý bán hàng của công ty TNHH Bách Linh

để quản lý công việc, khắc phục những yếu kém trong hệ thống quản lý bán hàng cũ

tại công ty là rất cần thiết.

b Kết quả khảo sát bằng phương pháp bảng câu hỏi

Thông qua phương pháp bảng câu hỏi (phiếu điều tra), em đã tiến hành điều tra và khảo sát các cán bộ và nhân viên đang làm việc tại công ty TNHH Bách Linh

Việc sử dụng phương pháp bảng câu hỏi đã giúp khảo sát được hầu hết các bộ phận có liên quan đến các hoạt động quản lý bán hàng tại công ty Công tác khảo sát đã được tiến hành và thu thập được kết quả từ 15 cán bộ, nhân viên tại các bộ phậntrực thuộc Kết quả khảo sát như sau :

- Về việc quản lý hàng hóa

Công ty TNHH Bách Linh hiện chưa xây dựng hệ thống thông tin để quản lý hànghóa Phương thức quản lý bán hàng chủ yếu là thủ công kết hợp với sự hỗ trợ của phầnmềm Excel

Hình 2.5 Phương thức doanh nghiệp đang sử dụng để quản lý bán hàng

( Nguồn: Kết quả xử lý phiếu điều tra qua phần mềm SPSS )

Do chưa ứng dụng tin học vào quản lý hàng hóa đã làm ảnh hưởng tới hiệu quả công việc của nhân viên kế toán Cụ thể là thới gian nhập dữ liệu từ sổ sách vào máytính chiếm nhiều thời gian (trên 2 tiếng) Điều này không những gây mất thời gian

mà còn tạo ra nhiều rủi ro nhầm lẫn trong việc nhập dữ liệu sai lệch hoặc mất mátthông tin

Hình 2.6 Thời gian nhập dữ liệu của nhân viên kế toán

( Nguồn: Kết quả xử lý phiếu điều tra qua phần mềm SPSS )

Mặc dù, hiện tại công ty có trang bị hệ thống máy chủ / máy khách nhưng dữliệu về hàng hóa được nhân viên kế toán vật tư nhập lại được lưu trữ chủ yếu trênchính máy nhập Chỉ có một số ít được lưu trên máy chủ là các báo cáo về vật tưđịnh kỳ Công ty cần tìm giải pháp để khắc phục khó khăn vì dữ liệu chỉ được lưutrên chính máy nhập sẽ có nguy cơ mất an toàn hoặc bị xân hại, nghiêm trọng hơn

có thể bị mất toàn bộ dữ liệu khi máy hỏng hóc Vì thế, để đảm bảo cho dữ liệu luôn

ở tình trạng an toàn và sẵn sàng khi có nhu cầu tìm kiếm, công ty nên chuyển đổinơi lưu trữ từ máy tính nhập liệu sang máy chủ hoặc hệ máy chủ từ xa

Hình 2.7 Nơi lưu trữ dữ liệu tại công ty TNHH TM-DV Bách Linh

( Nguồn: Kết quả xử lý phiếu điều tra qua phần mềm SPSS )

Cũng chính vì quản lý theo phương pháp thủ công không chặt chẽ nên khi phát hiện sai sót trong các hồ sơ dữ liệu hay báo cáo thì việc chỉnh sửa, bổ sung là rất khókhăn vì khi thay đổi cần phải hủy bỏ toàn bộ hồ sơ cũ có liên quan

Hình 2.8 Khả năng chỉnh sửa sai sót của các loại hồ sơ dữ liệu

( Nguồn: Kết quả xử lý phiếu điều tra qua phần mềm SPSS )

Trong khi đó lượng hồ sơ thiết bị của hàng hóa và các hóa đơn, chứng từ lại rấtlớn vì quy mô kinh doanh của công ty ngày càng được mở rộng

Theo kết quả điều tra, khi nhập hàng vào công ty với một số lượng lớn côngviệc quản lý hàng rất dễ bị ùn tắc và dễ mắc sai lệch Đồng thời thời gian thanh toántiền hàng khi nhập kho hàng mất rất nhiều thời gian do phải qua nhiều phòng bankhác nhau

Hình 2.9 Khả năng dữ liệu bị ùn tắc và mắc sai lệch khi nhập hàng hóa

( Nguồn: Kết quả xử lý phiếu điều tra qua phần mềm SPSS )