Sử dụng phần mềm trong việc tự động hóa quá trình xử lý số liệu và lập báo cáo tại công ty TNHH xây dựng và thương mại Liên Việt

LỜI CẢM ƠNĐể viết một khóa luận tốt nghiệp với đề tài “Sử dụng phần mềm trong việc tựđộng hóa quá trình xử lý số liệu và lập báp cáo tại công ty TNHH xây dựng và thươngmại Liên Việt” ngo

LỜI CẢM ƠN

Để viết một khóa luận tốt nghiệp với đề tài “Sử dụng phần mềm trong việc tựđộng hóa quá trình xử lý số liệu và lập báp cáo tại công ty TNHH xây dựng và thươngmại Liên Việt” ngoài sự nổ lực của bản thân qua quá trình học tập còn có sự giúp đỡrất nhiều của Thầy cô trong khoa Hệ thống thông tin kinh tế, cùng ban lãnh đạo cũngnhư cán bộ nhân viên trong công ty TNHH xây dựng và thương mại Liên Việt

Lời đầu tiên em chân thành cảm ơn quý Thầy, Cô trong khoa Hệ thống thôngtin đã tận tình truyền đạt kiến thức trong 4 năm học tập Vốn kiến thức được tiếp thutrong quá trình học không chỉ là nền tảng cho quá trình nghiên cứu khóa luận mà còn

là hành trang quý báu để em bước vào đời một cách vững chắc và tự tin

Tiếp đến, em xin bày tỏ lòng biết ơn chân thành đến Thầy giáo ThS NguyễnĐức Minh, người đã trực tiếp hướng dẫn em hoàn thành khóa luận Em xin cảm ơnThầy đã tận tình hướng dẫn, chỉ bảo và giúp đỡ em trong suốt quá trình viết khóa luậntốt nghiệp

Lời cuối cùng, em xin kính chúc toàn thể quý Thầy Cô trong khoa Hệ thống thôngtin kinh tế luôn dồi dào sức khỏe, thành công trong sự nghiệp giảng dạy của mình

Do trình độ hiểu biết và thời gian còn hạn chế, bài khóa luận của em chắc chắnkhông tránh khỏi những thiếu sót Em rất mong nhận được các ý kiến đóng góp củacác Thầy Cô giáo

Em xin chân thành cảm ơn !

Sinh viên thực hiện Nguyễn Văn Quang

MỤC LỤC

LỜI CẢM ƠN i

MỤC LỤC ii

DANH MỤC BẢNG BIỂU, SƠ ĐỒ, HÌNH VẼ iv

DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT v

PHẦN I: TỔNG QUAN VẤN ĐỀ NGHIÊN CỨU 1

1.1.Tầm quan trọng, ý nghĩa của vấn đề nghiên cứu : 1

1.2 Tổng quan về vấn đề nghiên cứu : 2

1.3 Mục tiêu nghiên cứu : 3

1.4 Cơ sở để nghiên cứu đề tài: 4

1.5 Phương pháp nghiên cứu : 4

1.6 Kết cấu khóa luận : 5

PHẦN II : CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ THỰC TRẠNG SỬ DỤNG PHẦN MỀM TRONG VIỆC TỰ ĐỘNG HÓA QUÁ TRÌNH XỬ LÝ SỐ LIỆU VÀ LẬP BÁO CÁO TẠI CÔNG TY TNHH XÂY DỰNG VÀ THƯƠNG MẠI LIÊN VIỆT 6

1 Về cơ sở lý luận : 6

1.1 Một số khái niện và định nghĩa cơ bản : 6

1.1.1 Phần mềm (Software) ? 6

1.1.2 Tự động hóa là gì? Tự động hóa văn phòng là gì? 7

1.2 Cơ sở dữ liệu 9

1.2.1 Định nghĩa về cơ sở dữ liệu: 9

1.2.2 Các chức năng của một hệ quản trị cơ sở dữ liệu: 9

1.2.3 Thực thể và liên kết giữa các thực thể 9

1.3 Hệ thống, hệ thống thông tin, hệ thống thông tin quản lý ? 10

1.4 Một số lý thuyết về ứng dụng phần mềm trong việc tự động hóa quá trình xử lý số liệu và lập báo cáo tại công ty: 11

1.4.1 Một số lý thuyết về phân tích và thiết kế hệ thống thông tin 11

1.4.1.1.Quy trình phân tích, thiết kế hệ thống thông tin 11

1.4.1.2 Phân tích hệ thống thông tin 13

1.4.1.3 Thiết kế hệ thống thông tin 16

1.4.2.Tìm hiểu về Microsoft Access : 20

1.4.2.1.Microsoft Access là gì ? 20

1.4.2.2 Bảng (Table) 20

1.4.2.3 Truy vấn (Query) 21

1.4.2.4 Biểu mẫu ( Form) 21

1.4.2.5 Báo biểu ( Report): 22

1.4.2.6 Macro: 22

2 Thực trạng về việc sử dụng phần mềm trong quá trình tự động hóa xử lý số liệu và lập báo cáo tại công ty TNHH xây dựng và thương mại Liên Việt 23

2.1.1 Giới thiệu chung về công ty : 23

2.1.2 Lĩnh vực kinh doanh 23

2.1.3 Cơ cấu tổ chức của công ty cổ TNHH xây dựng và thương mại Liên Việt 25

2.1.4 Tình hình tài chính của công ty TNHH xây dựng và thương mại Liên Việt 26

2.1.5 Tình hình ứng dụng CNTT và HTTT trong công ty TNHH xây dựng và thương mại Liên Việt 27

2.2 Phân tích thực trạng sử dụng phần mềm trong việc tự động hóa quá trình xử lý số liệu và lập báo cáo tại công ty: 30

2.2.1 Cách thức ứng dụng phần mềm vào việc tự động hóa quá trình xử lý số liệu và lập báo cáo tại công ty 30

2.2.2 Vấn đề tin học hóa ở Công ty 30

2.3 Đánh giá thực trạng 31

2.3.1 Những thuận lợi của quá trình quản lý số liệu và lập báo cáo ở Công ty 31

2.3.2 Khó khăn và giải pháp khắc phục 32

PHẦN III : ỨNG DỤNG PHẦN MỀM TRONG VIỆC TỰ ĐỘNG HÓA QUÁ TRÌNH XỬ LÝ SỐ LIỆU VÀ LẬP BÁO CÁO TẠI CÔNG TY TNHH XÂY DỰNG VÀ THƯƠNG MẠI LIÊN VIỆT 34

1.Khảo sát hiện trạng : 34

2 Phân tích hệ thống sử dụng phần mềm : 34

3 Các bảng quan hệ và mối quan hệ giữa các thực thể: 37

3.1 Các bảng quan hệ : 38

3.2 Mối quan hệ giữa các thuộc tính trong Access : 40

4 Thiết kế phần mềm với các giao diện : 40

5 Đánh giá kết quả việc sử dụng phần mềm trong việc tự đông hóa quá trình xử lý số liệu tại công ty TNHH xây dựng và thương mại Liên Việt : 46

6 Định hướng phát triển trong việc sử dụng phần mềm để tự động hóa quá trình xử lý số liệu và lập báo cáo tại công ty : 46

7 Một số giải pháp nhằm nâng cao việc sử dụng phần mềm trong việc tự động hóa quá trình xử lý số liệu và lập báo cáo tại công ty TNHH xây dựng và thương mại Liên Việt : 47

KẾT LUẬN 48 TÀI LIỆU THAM KHẢO

DANH MỤC BẢNG BIỂU, SƠ ĐỒ, HÌNH VẼ

Hình 2.1 Mô hình hệ thống thông tin

Hình 2.2 Mô hình phân tích, thiết kế hệ thống thông tin

Hình 2.3 Sơ đồ tổ chức bộ máy Công ty

Hình 2.4 Biểu đồ tăng trưởng doanh thu của công ty

Hình 2.5 Mô hình thực thể liên kết

Hình 2.6 Mô tả quan hệ các thuộc tính trong Access

Hình 2.7 Giao diện quản lý thông tin nhân viên

Hình 2.8 Giao diện quản lý thông tin khách hàng

Hình 2.9 Giao diện quản lý sản phẩm

Hình 2.10 Giao diện quản lý thông tin hóa đơn

Hình 2.11 Lập báo cáo về nhân viên

Hình 2.12 Lập báo cáo về khách hàng

Hình 2.13 Lập báo cáo về sản phẩm

Hình 2.14 Lập báo cáo về hóa đơn

Bảng 2.1 Tình hình tăng trưởng của công ty trong các năm

DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT

TNHHOACNTTCBNVKHSPHĐVDHTTT

Trách nhiệm hữu hạn

Tự động hóa văn phòngCông nghệ thông tinCán bộ nhân viênKhách hàngSản phẩmHóa đơn

Ví dụ

Hệ thống thông tin

PHẦN I: TỔNG QUAN VẤN ĐỀ NGHIÊN CỨU

1.1.Tầm quan trọng, ý nghĩa của vấn đề nghiên cứu :

Sự phát triển mạnh mẽ của khoa học kỹ thuật và công nghệ hiện đại kéotheo đó là sự phát triển không ngừng của công nghệ thông tin Công nghệ thôngtin đã trở thành một ngành công nghiệp hàng đầu đối với những quốc gia pháttriển trên thế giới, thông tin thực sự đã và đang ngày càng khẳng định vai tròquan trọng trong quá trình hội nhập, phát triển

Hiện nay các doanh nghiệp tại Việt Nam, nhất là các doanh nghiệp hoạtđộng trong lĩnh vực xây dựng thương mại, vai trò của tin học và sử dụng tinhọc lại càng có ý nghĩa đặc biệt Nó giúp các doanh nghiệp nâng cao chấtlượng và hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp, đáp ứng yêu cầu cạnh tranh vàphát triển Nhưng con người luôn là yếu tố trung tâm và sử dụng các tài nguyênkhác cho quá trình phát triển Có được nguồn nhân lực vững mạnh, tay nghề cao

là sự đảm bảo thành công cho tất cả mọi tổ chức Vì thế việc sử dụng phần mềmvào vấn đề tự động hóa quá trình xử lý số liệu và lập báo cáo của doanh nghiệp làviệc làm giúp người quản lý dễ dàng kiểm soát hoạt động trong công ty

Công ty TNHH xây dựng và thương mại Liên Việt với chức năng chính

là chuyên về cung cấp vật liệu hoàn thiện công trình như: cổng đúc hợp kimnhôm Trang trí nội thất … và cung cấp xây dụng như: bơm hút cát, san lấp mặtbằng Với hệ thống tổ chức của Công ty ngày càng mở rộng là công ty xâydựng nên việc kiểm soát quá trình xử lý số liệu và lập báo cáo của công ty sẽgiúp người quản lý dễ dàng hơn trong việc sắp xếp, quản lý phù hợp hơn Công

ty còn có nhiều thiếu xót trong việc kiểm soát cũng như nắm bắt quá trình xử lý

số liệu và lập báo cáo, việc quản lý vẫn ở dạng tin học hóa cục bộ và chưathống nhất Thực tế hiện nay việc tự động hóa quá trình xử lý số liệu và lập báocáo tại Công ty chỉ đuợc xây dựng và quản lý bằng tay gây khó khăn và mấtnhiều thời gian cho cán bộ quản lý Vì vậy, việc sử dụng phần mềm trong việc

tự động hóa quá trình xử lý số liệu và lập báo cáo trong công ty để nâng caovấn đề nắm bắt con người, tổ chức, nhân viên, lập báo cáo sản phẩm, xử lý sảnphẩm của Công ty là cần thiết

Do tầm quan trọng của vấn đề sử dụng phần mềm trong việc tự động hóaquá trình xử lý số liệu và lập báo cáo nên qua quá trình thực tập tốt nghiệp tại

Công ty TNHH xây dựng và thương mại Liên Việt, em tìm hiểu về quá trình xứ

lý số liệu và lập báo cáo tại Công ty em quyết định lựa chọn đề tài: “ Sử dụng phần mềm trong việc tự động hóa quá trình xử lý số liệu và lập báo cáo tại công ty TNHH xây dựng và thương mại Liên Việt ” Đề tài nhằm mục đích đi

sâu vào việc sử dụng phần mềm access để tạo ra một phần mềm giúp ngườiquản lý có thể dễ dàng kiểm soát quá tình xử lý số liệu và lập báo cáo trongcông ty, cũng như phân tích những mặt mạnh và điểm yếu còn tồn tại để khắcphục, bổ sung, giúp cho công ty phát triển hơn

1.2 Tổng quan về vấn đề nghiên cứu :

Việc sử dụng phần mềm vào hoạt động kinh doanh sản xuất trong mỗi doanhnghiệp giúp người quản lý dễ dàng kiểm soát hơn Đặc biệt sử dụng phần mềm trongviệc tự động hóa quá trình xử lý số liệu và lập báo cáo có vai trò vô cùng quan trọngtrong hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp Do nhận thấy tầm quan trọngcủa việc sử dụng phần mềm vào hoạt động kinh doanh sản xuất nên đã có nhiều côngtrình nghiên cứu liên quan tới việc sử dụng hay ứng dụng phần mềm vào một vấn đềcủa công ty như:

Tuyển tập báo cáo Hội sinh viên nghiên cứu khoa học của nhóm sinh viên: Huỳnh Đức Dũng, Nguyễn Thị Khế, Lê Thị Thu Hiền- Ngành Kế toán – Tin học, Trường cao đẳng công nghệ thông tin với đề tài “Ứng dụng access trong công tác quản lý nhân sự và kế toán tiền lương” Đề tài đã đưa ra một số lý luận về hệ thống

thông tin, cơ sở dữ liệu của hệ thống thông tin,định nghĩa về access Trên cơ sở lý luậnnhóm đã xây dưng được một chương trình quản lý nhân sự và kế toán tiền lương cơbản bằng access đáp ứng được một số yêu cầu của các doanh nghiệp trong việc ứngdụng phần mềm vào quản lý nhân sự và kế toán tiền lương Tuy nhiên đề tài mới chỉthực hiện được một phần của kế toán tiền lương và phần mềm quản lý nhân sự chưahoàn thiện, giao diện chưa được đẹp

Khóa luận tốt nghiệp của Nguyễn Chí Cường, Khoa Công nghệ thôn tin, Trường Đại học Sư phạm kỹ thuật TPHCM, 2009, với đề tài “ Xây dựng ứng dụng Quản lý hàng hóa công nợ tại công ty Nam Mai” Đề tài đã nêu được tổng

quan về vấn đề hàng hóa của Công ty từ đấy đưa ra được những thuận lợi vàkhó khăn trong việc quản lý hàng hóa của công ty Trong đề tài còn nêu rađược khái niệm hệ thống, hệ thống thông tin các phương pháp luận cơ bản để

thiết kế và xây dựng ứng dụng quản lý hàng hóa công nợ tại công ty.Tuy nhiên,

đề tài mới chỉ thực hiện được công việc quản lý số liệu về hàng hóa của công

ty chưa quản lý rộng được nhiều mặt khác của công ty

Tuy nhiên các đề tài ấy còn các vấn đề như: chưa nêu bật tầm quan trọng ýnghĩa, các đánh giá, phân tích thực trạng ứng dụng quản lý còn chung chung chưa nêu

rõ ưu điểm, nhược điểm của các đề tài Do đó, các đề tài thiếu tính thực tiễn chưa đápứng được nhu cầu của các nhà quản lý

Công ty TNHH xây dựng và thương mại Liên Việt sau 8 năm thành lập vàphát triển lĩnh vực phát triển các sản phẩm hoàn thiện xây dựng và xây dựng các côngtrình đã và đang ngày càng dành được uy tín trên thị trường Trước kia, khi Công tychưa mở rộng lĩnh vực hoạt động của mình quá trình xử lý số liệu và lập báo cáo củacông ty đang phải sử dụng thủ công, làm mất thời gian và công sức rất nhiều của ngườiquản lý Hiện nay, Công ty đang ngày càng mở rộng lĩnh vực hoạt động của mình Để

có thể đáp ứng cho phát triển Công ty thì yếu tố quan trọng đóng vai trò quyết địnhchính là các hoạt động về nhân sự - tổ chức, sản phẩm, tài chính, khách hàng Muốnvậy tổ chức phải tiến hành: kế hoạch hóa nhân lực; phân tích, thiết kế công việc; biênchế nhân lực; tuyển mộ, tuyển chọn, các chế độ đãi ngộ, chế độ bảo hiểm xã hội vàbảo hiểm y tế cho người lao động, an toàn lao động và điều kiện việc làm,kế hoạch bánhàng.chăm sóc khách hàng, quảng cáo sản phẩm Tuy nhiên, việc quản lý số liệu vàlập báo cáo của ông ty TNHH xây dựng và thương mại Liên Việt còn thực hiện kháthủ công với hệ thống cơ sở vật chất công nghệ thông tin còn nhiều hạn chế Bởi vậy,nhằm nâng cao hiệu quả quá trình xử lý số liệu và lập báo cáo của Công ty em đã lựa

chọn đề tài “Sử dụng phần mềm trong việc tự động hóa quá trình xử lý số liệu và lập báo cáo tại công ty TNHH xây dựng và thương mại Liên Việt”

1.3 Mục tiêu nghiên cứu :

Việc sử dụng phần mềm vào quá trình xử lý số liệu và lập báo cáo về tại công tyTNHH xây dựng và thương mại Liên Việt nhằm các mục đích sau :

- Quản lý tốt hồ sơ nhân viên

- Giúp người quản lý dễ dàng kiểm soát được các sản phẩm của công ty

- Cung cấp thông tin nhân viên phản ánh có hệ thống, khái quát và chi tiết vấn

đề có liên quan đến đội ngũ nhân sự trong của công ty

- Quản lý tốt khách hàng của công ty

- Giúp người quản lý kiểm soát tốt các báo cáo và các số liệu về sản phẩm,khách hàng, nhân viên, hóa dơn của công ty

Trên cơ sở thông tin của từng phòng ban,từng sản phẩm cán bộ quản lý thựchiện các công việc sau:

+ Xây dựng hệ thống chương trình lưu trữ, tra cứu nhanh các thông tin với độchính xác, tin cậy cao trong thời gian nhanh nhất

+ Cung cấp nhanh chóng, đầy đủ chính xác thông tin theo yêu cầu của cán bộquản lý, các cấp lãnh đạo có liên quan

+ Xem trên màn hình các biểu mẫu báo cáo tổng quát hay chi tiết và in báo cáohóa dơn

Do đó mục đích của đề tài này là xây dựng cơ sở dữ liệu thống nhất cho việcquản lý và lưu trữ những thông tin về quá trình xử lý số liệu và lập báo cáo của công tyTNHH xây dựng và thương mại Liên Việt giúp cho việc kiểm soát của cán bộ quản lýchính xác và nhanh chóng Chương trình cho phép lưu trữ, thống kê, tra cứu, in cácbáo cáo theo yêu cầu của cán bộ quản lý

1.4 Cơ sở để nghiên cứu đề tài:

Dựa trên cơ sở chủ yếu sau:

- Những yêu cầu cụ thể về công việc của người quản lý của công ty

- Những góp ý đề nghị thêm của bản thân để làm cho việc sử dụng phần mềmthông dụng hơn với người quản lý của công ty

1.5 Phương pháp nghiên cứu :

Đề tài nghiên cứu sử dụng một số phương pháp sau:

- Phương pháp quan sát: Quan sát quá trình làm việc của người quản lý công ty

để tìm hiểu về cách thức lập báo cáo và xử lý số liệu của công ty Từ đó giúp em cóthể nắm bắt được cách sử lý công việc hiện tại của người quản lý để có thể đưa ra giảipháp cải thiện hiện trạng

- Phương pháp nghiên cứu tài liệu:Từ những tài liệu như : Hóa đơn giao dịch,phiếu thanh toán, báo cáo tổng kết hàng tuần, hàng tháng, lịch làm việc tuần của canhân hay nhóm cá nhân em đưa ra kết luận về cách xử lý số liệu và lập báo cáo tạicông ty

1.6 Kết cấu khóa luận :

Ngoài Lới cảm ơn, Mục lục, Danh mục bảng biểu, Danh mục từ viết tắt,Kết luận, Tài liệu tham khảo, kết cấu khóa luận bao gồm ba phần :

Phần 1: Tổng quan về vấn đề nghiên cứu

Phần 2 : Cơ sở lý luận thực trạng Sử dụng phần mềm trong việc tự độnghóa quá trình xử lý số liệu và lập báo cáo tại công ty TNHH xây dựng vàthương mại Liên Việt

Phần 3 : Sử dụng phần mềm trong việc tự động hóa quá trình xử lý sốliệu và lập báo cáo tại công ty TNHH xây dựng và thương mại Liên Việt

PHẦN II : CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ THỰC TRẠNG SỬ DỤNG PHẦN MỀM TRONG VIỆC TỰ ĐỘNG HÓA QUÁ TRÌNH XỬ LÝ SỐ LIỆU VÀ LẬP BÁO CÁO TẠI CÔNG TY TNHH XÂY DỰNG VÀ THƯƠNG MẠI LIÊN VIỆT

1 Về cơ sở lý luận :

Ứng dụng phần mềm ở đây có thể hiểu là chúng ta sử dụng một phần mềm để thiết

kế ra một chương trình (hay tạo ra một hệ thống thông tin để quản lý) từ đó ta sử dụngchương trình ấy ứng dụng vào việc tự động hóa

1.1 Một số khái niện và định nghĩa cơ bản :

1.1.1 Phần mềm (Software) ?

 Khái niệm và phân loại phần mềm (Software)

Phần mềm (Software) là : một tập hợp những câu lệnh được viết bằng một

hoặc nhiều ngôn ngữ lập trình theo một trình tự xác định nhằm tự động thực hiện một

số chức năng hoặc giải quyết một vấn đề tính toán nào đó Phần mềm thực hiện cácchức năng của nó bằng các chỉ thị trực tiếp đến phần cứng hoặc bằng cách cung cấp dữliệu để phục vụ các chương trình hay phần mềm khác Phần mềm là một khái niệmtrừu tượng, nó khác với phần cứng ở chỗ là “ Phần mềm không thể sờ hay đụng vào ”

và nó phải có phần cứng mới thực thi được

Phần mềm mang lại cho con người sự tự động hóa nhằm tiết kiệm thời gianđồng thời sản xuất phần mềm cũng mang tính cạnh tranh nhằm đưa nền công nghệphát triển ngày một lớn mạnh hơn

Có thể phân loại phần mềm theo phương thức hoạt động như :

và các tập tin như viện(library file) mà các phần mềm khác có thể hiểu để vận hànhmáy tính thực thi các lệnh.

 Đặc điểm của phần mềm :

Trước đây để tạo ra chương trình máy tính người ta phải làm việc trực tiếp vớicác con số 0 hoặc 1 (sử dụng hệ số nhị phân), hay còn gọi là ngôn ngữ máy Công việcnày vô cùng khó khan, chiếm nhiều thời gian, ông sức và đặ biệt dễ gây ra lỗi Để khắcphục nhược điểm này người ta đề xuất ra hợp ngữ, một ngôn ngữ cho phép thay thếdãy 0 hoặc 1 này bởi các từ gợi nhớ tiếng Anh Tuy nhiên cải tiến này còn chưa thậtthích hợp với đa số người dung máy tính,những người luôn mong muốn các lệnh chính

là ý nghĩa của các thao tác mà nó mô tả Vì vậy, ngay từ những năm 1950, người ta đãxây dựng những ngôn ngữ lập trình mà câu lệnh của nó gần với ngôn ngữ tự nhiên.Các ngôn ngữ này được gọi là các ngôn ngữ bậc cao

Chương trình máy tính thường được tạo ra bởi con người, những người nàyđược gọi là lập trình viên, tuy nhiên cũng tồn tại những chương trình được sinh ra bởicác chươn trình khác Chương trình máy tính thường được tạo ra bởi con người,những người này được gọi là lập trình viên, tuy nhiên cũng tồn tại những chương trìnhđược sinh ra bởi các chươn trình khác

1.1.2 Tự động hóa là gì? Tự động hóa văn phòng là gì?

 Tự động hóa : là việc sử dụng các hệ thống kiểm soát như máy tính để kiểmsoát máy móc thiết bị giảm bớt sự cần thiết phải can thiệp của con người Trong phạm

vi điều chỉnh của công nghiệp hóa, tự động hóa là một bước kế tiếp của cơ giới hoá.Trong khi cơ giới hoá mang lại cho con người khả năng vận hành máy móc thiết bị đểgiúp cho các cơ cấu vật lý hoạt động theo yêu cầu công việc, thì tự động hóa lại làmgiảm thiểu rất nhiều nhu cầu về sự giám sát cần thiết cũng như trí tuệ của con người.Các quy trình và hệ thống đều có thể được tự động hoá

 Tự động hóa văn phòng :

Khái niệm tự động hóa văn phòng : Tự động hóa văn phòng gọi tắt là OA Là

1 loại hình mang tính tổng hợp, mới nổi lên từ thập kỷ 70 của thé kỷ 20, nói cách khác

đó là trang bị lại nơi làm việc bằng thiết bị khoa học tiên tiến nhằm nâng cao hiệu suất,nâng cao trình độ quản lý Phấn đấu để văn phòng đạt được mục tiêu thông tin trôngsuốt, quản lý tiện lợi, đề ra các chủ trương chính sách đúng đắn

Có thể chia sự phát triển của OA thành 3 giai đoạn:

Giai đoạn 1 thông qua cơ khí hoá để nâng cao hiệu suất lao động của từngngười Giai đoạn thứ 2 nâng cao năng lực của từng nhân viên đối với từng loại côngviệc một từ đó nâng cao hiệu quả chung của toàn bộ công việc Giai đoạn thứ 3, thựchiện thống nhất hoá thành một thể hoàn chỉnh, quyết sách về kinh doanh sau khi đãđưa ra thực hiện, thì mọi hoạt động truyền thống từ trong đến ngoài xí nghiệp đều nhấtloạt hành động, tin tức từ các ban ngành lập tức phản hồi trở lại, đến lúc đó xí nghiệpphải tự đánh giá lại tình hình của mình, sửa chữa điều chỉnh các sai sót Đây là giaiđoạn phát triển cao nhất của OA.

Tương ứng với ba giai đoạn nói trên, thì quá trình phát triển của máy móc OAcũng được chia làm ba giai đoạn

- Giai đoạn thứ nhất là sử dụng riêng lẻ một số loại thiết bị văn phòng như máyfotocoppy, máy fax, máy tính cá nhân, giai đoạn này goi là " OA xử lý sự vụ " Phầnlớn các xí nghiệp vừa và nhỏ ở Trung Quốc đang nằm trong giai đoạn này

- Giai đoạn thứ hai là các máy móc này được ghép nối với hệ thống, để pháttriển thành hệ thống máy tính đa chức năng, đến lúc này tất cả các loại thông tin gồmvăn tự, tiếng và hình ảnh đều được ghi nhớ vào cơ sở dữ liệu để làm căn cứ phân tích

xử lý tin tức, giai đoạn này gọi là " OA xử lý tin tức "

- Giai đoạn thứ ba là giai đoạn mạng hoá, tức là hình thành mạng mà trung tâmcủa nó là máy móc phục vụ chất lượng cao, dung lượng lớn Ngày nay kỹ thuật nốimạng (Internet) toàn thế giới đã có bước phát triển lớn, một xí nghiệp có thể giữ nốimối liên hệ với các chi nhánh ở khắp nơi trên thế giới với giá cước tương đối thấp,đồng thời được hưởng thụ nguồn tin tức vô cùng vô tận trên mạng, giai đoạn này gọi là

" OA hỗ trợ quyết sách " Trung Quốc cũng đang theo hướng các nước phát triển,phấn đấu phát triển kỹ thuật OA thuộc giai đoạn 2 và giai đoạn 3

Đặc điểm của tự động hoá văn phòng là không dùng đến giấy Vì hầu như tintức tài liệu đều được lưu trữ trong máy vi tính không cần phải viết ra giấy, các nhânviên đều có khả năng phân tích xử lý thông tin trên máy để lấy tài liệu, người ta khôngcòn bỏ nhiều công sức vào việc sắp xếp chỉnh lý lưu trữ văn bản tài liệu, phần côngviệc này đã được giao cho máy vi tính đảm nhiệm

Hiện các nhà sản xuất đang nghiên cứu chế tạo giới thiệu các loại phần mềm dễđọc dễ hiểu, để thúc đẩy phong trào tự động hoá văn phòng tiến triển nhanh hơn

1.2 Cơ sở dữ liệu

1.2.1 Định nghĩa về cơ sở dữ liệu:

Cơ sở dữ liệu là tập hợp thông tin có cấu trúc miêu tả về một đối tượng quản

lý đáp ứng yêu cầu người dùng và thoả mãn các yêu cầu sau:

- Cơ sở là một bộ sưu tập các dữ liệu các tác nghiệp được lưu giữ lại và đượccác hệ ứng dụng của một cơ quan nào đó sử dụng

- Hệ quản trị cơ sở dữ liệu là phần chương trình có thể xử lý thay đổi dữ liệucủa một cơ sở dữ liệu

1.2.2 Các chức năng của một hệ quản trị cơ sở dữ liệu:

- Cho khả năng lưu trữ dữ liệu lâu dài

- Khả năng truy nhập một số lượng lớn dữ liệu một cách có hiệu quả

- Được xây dựng trên một mô hình dữ liệu qua đó người sử dụng có thể quansát dữ liệu

- Có một ngôn ngữ cấy cao để định nghĩa và thao tác dữ liệu

- Có thể đồng bộ các truy nhập cạnh tranh khi nhiều người cùng sử dụng cơ sở dữ liệu

- Khả năng kiểm tra truy nhập

- Khả năng phục hồi dữ liệu khi có sự cố xảy ra

- Quan hệ giữa các tập thực thể là một danh sách có thứ tự của một tập thực thể

Ví dụ: Quan hệ giữa R với hai tập (x) (y) viết:

xRy

- Quan hệ giữa các thực thể cũng là một thực thể

1.3 Hệ thống, hệ thống thông tin, hệ thống thông tin quản lý ?

Theo Giáo trình phân tích và thiết kế hệ thống thông tin, Thạc Bình cường, Nhà

xuất bản Thống kê, Hà Nội

 Hệ thống: Là một tập hợp có tổ chức gồm nhiều phần tử có các mối quan hệ

ràng buộc lẫn nhau và cùng hoạt động hướng tới một mục tiêu chung Trong hoạt động cótrao đổi vào ra với môi trường ngoài

 Hệ thống quản lý: Là một hệ thống có một mục đích mang lại lợi nhuận hoặc lợi

ích nào đó Đặc điểm của hệ thống là có sự tham gia của con người và trao đổi thông tin

Hệ thống quản lý chia thành hai hệ thống con:

+ Hệ tác nghiệp: Gồm con người, phương tiện, phương pháp trực tiếp thực hiệnmục tiêu đã đề ra

+ Hệ quản lý: Gồm con người, phương tiện, phương pháp cho phép điều khiểnhoạt động của hệ thống

 Hệ thống thông tin (information system): Là tập hợp người, thủ tục và các

nguồn lực để thu thập, xử lý, truyền và phát thông tin trong một tổ chức

Hệ thống thông tin phát triển qua bốn loại hình:

+ Hệ xử lý dữ liệu: Lưu trữ, cập nhật dữ liệu hàng ngày, ra các báo cáo theo định kỳ

+ Hệ thống thông tin quản lý (Management Information System – MIS): Một hệ

thống thông tin gồm cơ sở dữ liệu hợp nhất và các dòng thông tin giúp con người trongsản xuất, quản lý và ra quyết định

+ Hệ hỗ trợ ra quyết định: Hỗ trợ cho việc ra quyết định

+ Hệ chuyên gia: Hỗ trợ nhà quản lý giải quyết các vấn đề và làm quyết định mộtcách thông minh

Hình 2.1 Mô hình hệ thống thông tin

Nguồn: Giáo trình phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý, Thạc Bình

Cường

Kho dữ liệu

Trong hệ thống thông tin các yếu tố đầu vào (Input) của hệ thống gắn liền với việcthu thập dữ liệu đưa vào hệ thống xử lý Quá trình xử lý (Proccessing) gắn liền với quátrình biến đổi đầu vào thành đầu ra (Output) và được chuyển đến đích (Destination) haycập nhập vào các kho dữ liệu (Storage) của hệ thống.

1.4 Một số lý thuyết về ứng dụng phần mềm trong việc tự động hóa quá trình xử

lý số liệu và lập báo cáo tại công ty:

1.4.1 Một số lý thuyết về phân tích và thiết kế hệ thống thông tin

1.4.1.1.Quy trình phân tích, thiết kế hệ thống thông tin

 Quy trình : gồm có các giai đoạn sau: khảo sát hiện trạng sát lập dự án, phân tích

hệ thống, thiết kế hệ thống, cài đặt hệ thống

+ Khảo sát hiện trạng và xác lập dự án: Là công đoạn xác định tính khả thi của dự

án xây dựng hệ thống thông tin, thu thập thông tin, tài liệu, nghiên cứu hiện trạng nhằmlàm rõ tình trạng hoạt động của hệ thông tin cũ trong hệ thống thực, từ đó đưa ra giải phápxây dựng hệ thông tin mới

Công việc thực hiện:

 Khảo sát hệ thống đang làm gì

 Đưa ra đánh giá về hiện trạng

 Xác định nhu cầu của tổ chức kinh tế, yêu cầu về sản phẩm

 Xác định những gì sẽ thực hiện và khẳng định những lợi ích kèm theo

 Tìm giải pháp tối ưu trong các giới hạn về kỹ thuật, tài chính, thời gian vànhững ràng buộc khác

+ Phân tích hệ thống: Là công đoạn đi sau giai đoạn khảo sát hiện trạng và xác lập

dự án và là giai đoạn đi sâu vào các thành phần hệ thống (chức năng xử lý, dữ liệu)

Công việc thực hiện:

 Phân tích hệ thống về xử lý: xây dựng được các biểu đồ mô tả logic chức năng

xử lý của hệ thống

 Phân tích hệ thống về dữ liệu: xây dựng được lược đồ cơ sở dữ liệu mức logiccủa hệ thống giúp lưu trữ lâu dài các dữ liệu được sử dụng trong hệ thống

+ Thiết kế hệ thống: Là công đoạn cuối cùng của quá trình khảo sát, phân tích,

thiết kế Tại thời điểm này đã có mô tả logic của hệ thống mới với tập các biểu đồ lược đồthu được ở công đoạn phân tích

Nhiệm vụ: Chuyển các biểu đồ, lược đồ mức logic sang mức vật lý

Công việc thực hiện:

 Thiết kế tổng thể

 Thiết kế giao diện

 Thiết kế cơ sở dữ liệu

 Thiết kế các kiểm soát

 Thiết kế phần mềm

+ Cài đặt hệ thống

Quy trình cài đặt theo tiến trình sau:

Lập kế hoạch cài đặt → Biến đổi dữ liệu → Huấn luyện → Các phương phápcài đặt → Biên soạn tài liệu về hệ thống

 Mô hình phân tích, thiết kế hệ thống thông tin

+ Hệ thống được phân tích, thiết kế với 2 mức: mức vật lý và mức logic

+ Áp dụng phương thức biến đổi:

- Đi từ mô tả vật lý sang mô tả logic: Chuyển từ mô tả vật lý của hệ thống cũ sang

mô tả logic của hệ thống cũ

- Đi từ hệ thống cũ sang hệ thống mới: Chuyển từ mô tả logic của hệ thống cũ sang

mô tả logic của hệ thống mới

Bằng cách trả lời:

Ở mức vật lý: Mô tả thực trạng hệ thống cũ làm việc như thế nào, làm gì?

Ở mức logic: Mô tả hệ thống mới làm gì, làm việc như thế nào?

Hình 2.2 Mô hình phân tích, thiết kế hệ thống thông tin

Hình 2.2 Mô hình phân tích, thiết kế hệ thống thông tin

Nguồn: Giáo trình phân tích và thiết kế hệ thống thông tin, trang 56.

Mô tả hệ thống cũ làm việc như thế nào?

Mô tả hệ thống mới làm việc như thế nào?

Mô tả hệ thống cũ làm gì?

Phân tích

hệ thống

Phân tích hệ thống

Mô tả hệ thống mới làm gì?

Thiết kế hệ thống

Mức vật lý

Mức logic

1.4.1.2 Phân tích hệ thống thông tin

 Phân tích hệ thống thông tin: Là quá trình xem xét nhìn nhận, đánh giá hệ

thống thông tin hiện hành và môi trường của nó để xác định các khả năng cải tiến, phát

triển hệ thống (Bài giảng Hệ thống thông tin, 2011, Trường Đại học Kinh tế Quốc dân,

trang 41)

 Mục đích của phân tích hệ thống: Giúp việc thu thập thông tin, đánh giá về

hệ thống hiện tại, tạo lập mối quan hệ tốt đẹp với người sử dụng, xác định chi tiết cáckhó khăn cần giải quyết của hệ thống hiện tại

Phân tích hệ thống thông tin gồm có: phân tích chức năng và phân tích dữ liệu

 Biểu đồ phân cấp chức năng

+ Khái niệm: Là công cụ biểu diễn việc phân rã có thứ bậc đơn giản các công việccần thực hiện Mỗi công việc được chia ra làm các công việc con, số mức chia ra phụthuộc vào kích cỡ và độ phức tạp của hệ thống

 Biểu đồ luồng dữ liệu.

+ Khái niệm: Là công cụ mô tả các dòng thông tin liên hệ giữa các chức năng vớinhau và giữa các chức năng với môi trường bên ngoài

+ Thành phần:

Tên chức năng

Tên kho dữ liệu

Tên tác nhân ngoài

Tên tác nhân trong

* Chức năng xử lý: Là chức năng biểu đạt các thao tác, nhiệm vụ hay tiến trình xử

lý nào đó Tính chất quan trọng của chức năng là biến đổi thông tin từ đầu vào theo mộtcách nào đó như tổ chức lại thông tin hoặc tạo ra thông tin mới

Biểu diễn: Hình tròn hoặc hình oval trong có tên chức năng Tên chức năng là mộtđộng từ (có thể kèm thêm bổ ngữ)

* Luồng dữ liệu: Là việc chuyển giao thông tin (dữ liệu) vào hoặc ra khỏi chứcnăng nào đó

Biểu diễn: Là mũi tên có hướng trên đó có ghi tên luồng dữ liệu Tên luồng dữ liệu

là một danh từ (có thể kèm tính từ)

Tên luồng dữ liệu

* Kho dữ liệu: Là các thông tin cần lưu giữ lại trong một khoảng thời gian, để sau

đó có một hoặc nhiều chức năng truy nhập vào

Biểu diễn: Cặp đường thẳng song song, bên trong có tên kho Tên kho là danh từhoặc là danh sách thuộc tính

* Tác nhân ngoài: Là một người, nhóm người hay tổ chức ở bên ngoài lĩnh vựcnghiên cứu của hệ thống nhưng đặc biệt có một số hình thức tiếp xúc, trao đổi thông tinvới hệ thống Sự có mặt của các nhân tố này trên sơ đồ chỉ ra giới hạn của hệ thống, định

rõ mối quan hệ của hệ thống với thế giới bên ngoài

Biểu diễn: Hình chữ nhật bên trong có ghi tên tác nhân ngoài Tên tác nhân ngoài

là một danh từ

* Tác nhân trong: Là một chức năng hay một hệ thống con của hệ thống được mô

tả ở trang khác của biểu đồ

Biểu diễn: Hình chữ nhật khuyết một cạnh, bên trong ghi tên tác nhân trong Têntác nhân trong là động từ (có thể kèm theo bổ ngữ)

+ Các mức của biểu đồ luồng dữ liệu

Tên chức

năng

Sơ đồ ngữ cảnh (Context Diagram) thể hiện khái quát nội dung chính của hệthống thông tin Sơ đồ này không đi vào chi tiết mà mô tả sao cho chỉ cần một lần nhìn lànhận ra nội dung chính của hệ thống

Phân rã sơ đồ

Để mô tả hệ thống chi tiết hơn người ta dùng kỹ thuật phân rã (Explosion) sơ

đồ Bắt đầu từ sơ đồ mức ngữ cảnh, người ta phân rã sơ đồ thành sơ đồ mức 1, mức2…

Mô hình thực thể liên kết còn gọi là mô hình dữ liệu logic hoặc sơ đồ tiêu chuẩn

Mô hình thực thể liên kết được xây dựng từ các khái niệm logic chính:

+ Thực thể: Là chỉ đối tượng, nhiệm vụ, sự kiện trong thế giới thực hay tư duyđược quan tâm trong quản lý Một thực thể tương đương với một dòng trong bảng nào đó

+Kiểu thực thể: Là nhóm một số thực thể lại, mô tảcho một loại thông tin chứ không phải là bản thân thông tin

- Các kiểu thực thể quan trọng nhất rơi vào ba phạm trù:

* Thông tin liên quan tới một trong các giao dịch chủ yếu của hệ thống

* Thông tin liên quan đến các thuộc tính hoặc tài nguyên của hệ thống

* Thông tin đã khái quát, thường dưới dạng thống kê, liên quan tới vạch kế hoạchhoặc kiểm soát

+ Liên kết: Trong một tổ chức hoạt động thống nhất thì các thực thể không thể tồntại độc lập với nhau mà các thực thể phải có mối quan hệ qua lại với nhau Vì vậy kháiniệm liên kết được dùng để thể hiện những mối quan hệ qua lại giữa các thực thể

+ Kiểu liên kết: Là tập hợp các liên kết có cùng bản chất Các kiểu liên kết cho biết

số thể hiện lớn nhất của mỗi thực thể tham gia vào liên kết với một thể hiện của một thựcthể khác Có ba kiểu liên kết:

Ví dụ: Thực thể Nhân viên

Nhân viên 1-1 Thẻ nhân viên

* Liên kết loại nhiều - nhiều (n-n): Hai thực thể A và B có mối liên kếtn-n nếu một thực thể kiểu A tương ứng với nhiều thực thể kiểu B và ngược lại

+ Thuộc tính: Là giá trị thể hiện một đặc điểm nào đó của một thực thểhay một liên kết Ngừơi ta chia ra làm ba loại thuộc tính: thuộc tính định danh (thuộc tínhkhóa), thuộc tính quan hệ, thuộc tính mô tả Trong đó thuộc tính định danh là quan trọngnhất và bắt buộc thực thể nào cũng phải có thuộc tính này để xác định

Ví dụ: Thực thể nhân viên có các thuộc tính sau:

Thuộc tính định danh Mã nhân viênThuộc tính mô tả Tên nhân viênThuộc tính quan hệ Số chứng minh thư nhân dân

1.4.1.3 Thiết kế hệ thống thông tin

 Thiết kế hệ thống : Là tiến hành chi tiết sự phát triển của hệ thống mới đang sinh ra trong giai đoạn phân tích hệ thống (Bài giảng Hệ thống thông tin, 2011, Nguyễn

Minh Hoàng Ngọc, trang 83)

 Ý nghĩa của thiết kế hệ thống

+ Cung cấp thông tin chi tiết cho Ban lãnh đạo doanh nghiệp để quyết định chấpnhận hay không chấp nhận hệ thống mới, trước khi chuyển sang giai đoạn cài đặt và vậnhành

+ Cho phép đội dự án có cái nhìn tổng quan về cách thức làm việc của hệ thống,nhận rõ tính không hiệu quả, kém chắc chắn, yếu tố kiểm soát nội bộ

Ví Dụ

Ví Dụ

Ví Dụ

 Thiết kế cơ sở dữ liệu

* Mục đích của thiết kế cơ sở dữ liệu:

+ Hạn chế dư thừa dữ liệu, ngăn cản truy nhập bất hợp pháp

+ Cung cấp khả năng lưu trữ lâu dài cho các đối tượng và cấu trúc dữ liệu

+ Cho phép suy dẫn dữ liệu, cung cấp giao diện đa người dùng, cho phép biểu diễnmối quan hệ phức tạp giữa các dữ liệu

+ Đảm bảo ràng buộc toàn vẹn dữ liệu, cung cấp thủ tục sao lưu và phục hồi dữliệu

* Các bước thiết kế cơ sở dữ liệu bao gồm:

Bước 1: Xác định các thuộc tính

+ Đánh dấu các thuộc tính lặp

+ Đánh dấu các thuộc tính thứ sinh – là những thuộc tính tính toán ra hoặc suy ra

từ những thuộc tính khác

+ Gạch chân các thuộc tính khoá

+ Còn lại là các thuộc tính cơ sở

Ví dụ: Trong bài toán quản lý nhân sự, bảng lương nhân viên và hồ sơ nhânviên

Sau khi xác định xem các thuộc tính thuộc loại nào, ta tiến hành loại bỏ các thuộctính thứ sinh ra khỏi danh sách, chỉ để lại các thuộc tính cơ sở, xem xét loại bỏ nhữngthuộc tính không có ý nghĩa trong quản lý

Bước 2: Xác định các tệp cần thiết cung cấp dữ liệu cho việc tạo ra từng đầu ra Bước 3: Tiến hành chuẩn hoá theo các dạng chuẩn

* Dạng chuẩn 1 (1NF – First Normal Form): Một quan hệ ở dạng chuẩn 1 nếu cácgiá trị của tất cả thuộc tính trong quan hệ là nguyên tử Trong mỗi danh sách không đượcphép chứa những thuộc tính lặp Nếu có các thuộc tính lặp thì phải tách các thuộc tính lặp

đó ra thành các danh sách con và gắn thêm cho danh sách con một tên

Loại thuộc tính Tên thuộc tínhthuộc tính khoá Mã nhân viênthuộc tính thứ sinh Tổng tiền lươngthuộc tính lặp Mã hợp đồngthuộc tính cơ sở Tên nhân viên

* Dạng chuẩn 2 (2NF – Second Normal Form): Một quan hệ ở dạng chuẩn 2 nếuquan hệ đó ở dạng chuẩn 1 và tất cả các thuộc tính không phải khóa phụ thuộc hàm đầy

đủ vào khóa Nếu có sự phụ thuộc như vậy thì phải tách những thuộc tính phụ thuộc hàmvào một bộ phận của khóa thành một danh sách con mới Lấy bộ phận khóa đó làm khóacho danh sách mới

* Dạng chuẩn 3 (3NF – Third Normal Form): Trong một danh sách không đượcphép có sự phụ thuộc bắc cầu giữa các thuộc tính Nếu thuộc tính Z phụ thuộc hàm vàothuộc tính Y và Y phụ thuộc hàm vào X thì phải tách chúng vào hai danh sách có quan hệ

Z, Y và danh sách chứa quan hệ Y với X Xác định khóa và tên cho mỗi danh sách mới

* Dạng chuẩn BCNF (Boyce Codd Normal Form): Quan hệ R ở dạng chuẩnBCNF khi tất cả các phụ thuộc hàm X → A trong R đều phải có X là khóa trong R

Bước 4:: Xác định liên hệ logic giữa các tệp và vẽ mô hình quan hệ.

Bước 5: Xây dựng cơ sở dữ liệu ( các bảng cơ sở dữ liệu)

 Thiết kế phần mềm

Đây là một giai đoạn của thiết kế, nhằn đưa ra các quyết định về cài đặt, chứ chưaphải là cài đặt, chưa phải là lập trình thật sự

 Đầu vào cho việc thiết kế phần mềm

+ Biểu đồ luồng dữ liệu của từng hệ thống con

+ Các giao diện

+ Các kiểm soát

+ CSDL

 Đầu ra của thiết kế phần mềm

+ Lược đồ chương trình (LCT) của mỗi hệ thống con

+ Đặc tả nội dung của từng module trong LCT

+ Phân bổ các module trong LCT thành các chương trình

+ Thiết kế các mẫu thử

Lập lược đồ chương trình: Là một biểu diễn dưới dạng đồ thị của một tập hợp các

module cùng với các gaio diện giữa các module đó

+ Các thuộc tính cơ bản của module

- Thông tin vào, ra: Thông tin nhận được từ chương trình gọi nó hoặc thông tin trảlại cho chương trình gọi nó

- Chức năng hàm biến đổi từ vào thành ra

- Cơ chế: Phương thức để thực hiện chức năng trên

- Dữ liệu cụ bộ: Các chỗ nhớ hay cấu trúc dữ liệu dùng riêng cho nó

Công cụ diễn tả lược đồ chương trình

+ Biểu diễn các module bằng hình chữ nhật có ghi tên nhãn

+ Kết nối các module: Được kết nối bằng các lời gọi, diễn tả bằng mũi tên

Ví dụ: Module A gọi module B

 Thiết kế giao diện

 Giao diện thiết kế phải thỏa mãn các điều kiện sau

+ Dễ sử dụng: Giao diện dễ sử dụng ngay cả với người không có kinh nghiệm+ Dễ học: các chức năng gần gũi với tư duy của người sử dụng để họ có thể nắmbắt dễ dàng nhanh chóng

+ Tốc độ thao tác: giao diện không đòi hỏi các thao tác phức tạp hai dài dòng, hỗtrợ phím tắt, phím nóng

+ Dễ phát triển: giao diện được xây dựng dễ dàng, sẵn sang đáp ứng yêu cầu thayđổi của người sử dụng

 Các loại giao diện

+ Hộp thoại: là các giao diện phục vụ cho việc kiểm soát hệ thống, trao đổi thôngtin giữa người sử dụng và hệ thống, kiểm tra quyền truy nhập, các hướng dẫn sử dụng hệthống, các thông báo lỗi sử dụng hay lỗi hệ thống

+ Màn hình nhập dữ liệu: đó là các khung nhập dữ liệu cho phép người sử dụngtiến hành nhập dữ liệu cho hệ thống hay cung cấp thông tin cho việc tìm kiếm dữ liệu, đưa

ra các báo cáo theo yêu cầu

+ Màn hình báo cáo: đó là các biểu mẫu hiển thị các thông tin được thu thập vàtổng hợp theo yêu cầu của người sử dụng

 Các nguyên tắc chung khi thiết kế giao diện

+ Luôn cung cấp thông tin phản hồi về công việc đang tiến hành cho người sử dụng

Tên module

A

+ Thông tin trạng thái: cung cấp cho người sử dụng thông tin về phần hệ thốngđang được sử dụng.

+ Công việc tối thiểu: hạn chế tối đa sự cố gắng không cần thiết của người sử dụng.+ Trợ giúp: sẵn sang cung cấp các trợ giúp khi người sở dụng cần

+ Dễ dàng thoát ra: Cho phép người sử dụng thoát ra khỏi hộp thoại dễ dàng bằngcác thao tác quen thuộc

+ Làm lại: cho phép hủy bỏ các thao tác đã tiến hành

1.4.2.Tìm hiểu về Microsoft Access :

1.4.2.1.Microsoft Access là gì ?

Microsoft Access là một hệ quản trị cơ sở dữ liệu trên môi trường Windows.Bằng những công cụ có sẵn hết sức thuận tiện và hiệu quả của mình, Access đã giúpcho người sử dụng giải quyết được khá nhiều các vấn đề thường gặp trong công việcquản trị cơ sở dữ liệu

Access cung cấp cho ta 6 công cụ đó là: Bảng (Table), truy vấn (Query), biểumẫu (Form), báo biểu (Report), Macro và đơn thể (Module)

Với 5 công cụ đầu, trong một số bài toán quản lý hay thống kê, ta có thể dễdàng xây dựng được một trương trình với giao diện khá đẹp mà chưa phải viết bất kỳmột hàm hay thủ tục nào cả Công cụ thứ 6 là Module dùng để chứa hàm/ thủ tục viếtbằng Access Basic để giải quyết các phần việc quá khó khăn đối với 5 công cụ trước,

do đó làm tăng sức mạnh của Access

1.4.2.2 Bảng (Table).

a Cách tạo bảng: Gồm các bước sau:

- Từ cửa sổ Database chọn mục table Kết quả sẽ mở cửa sổ Table, trong đó có

3 nút lựa chọn: New (dùng để tạo bảng mới), Open (dùng để nhập liệu cho cho bảngđược chọn), Design (dùng để xem, sửa cấu trúc của bảng được chọn)

- Chọn nút New Ta sẽ nhận được cửa sổ New Table có các lựa chọn: DatasheetView, Design View, Table Wizard, Impost Table, Link Table Ta chọn kiểu DesignView

- Xuất hiện cửa sổ gồm 3 cột: Ta lần lượt nhập vào các thông tin

+ Field Name: Tên trường cần đặt

+ Field Type: Kiểu trường

+ Description: Dùng để mô tả, giải thích ý nghĩa của trường

b Đặt khoá chính (Primary key):

Loại thông dụng nhất là Select Query với các khả năng như:

- Chọn bảng hay query khác làm nguồn dữ liệu

- Chọn các trường cần hiển thị

- Thêm các trường mới là kết quảcủa việc thực hiện các phép tính trên cáctrường của bảng nguồn

- Đưa vào điều kiện tìm kiếm, lựa chọn (ở hàng Criteria)

- Đưa vào các trường dùng để sắp xếp

Sau khi thực hiện truy vấn , kết quả nhận được là một bảng ( dạng Dynaset).Ngoài truy vấn Select Query ra, còn có các loại truy vấn khác là : CrosstabQuery, Make Table Query, Update Query , Appent Query, Delete Query

1.4.2.4 Biểu mẫu ( Form)

Đây là công cụ mạnh của Access dùng để :

- Thể hiện và cập nhật dữ liệu cho các bảng

- Tổ chức và giao diện chương trình

Mẫu biểu bao gồm rất nhiều các ô điều khiển như : Text Box ( hộp văn bản).Label ( nhãn) , List Box ( hộp danh sách), Com bo Box ( hộp lựa chọn ), CommandButton ( nút lệnh), Option Group ( nhóm nựa chọn)

Công dụng của các ô điều khiển này là :

- Thể hiện dữ liệu

- Nhập dữ liệu từ bàn phím

- Thực hiện hành động

- Tổ chức giao diện chương trình

- Tổ chức hệ Menu Bar cho chương trình

Cách tạo mẫu biểu ( Form) bằng công cụ Wizard :

- Chọn Form trong cửa sổ Database

- Chọn New trong các số công cụ của Form

- Chọn Form Wizard để thiết kế tự động

- Chọn Table hoặc Query để làm nguồn

- Chọn các trường cần thể hiện trong Form của Table hoặc Query

- Chọn kiểu Form

1.4.2.5 Báo biểu ( Report):

Đây là công cụ rất hữu hiệu để tổ chức in dữ liệu Báo biểu có khả năng in ấnnhư sau:

- In dưới dạng biểu như hồ sơ nhân sự, báo cáo

- In dưới dạng bảng như hồ sơ lương, bảng gia đình, bảng khen thưởng, kỷ luật

- In dữ liệu từ nhiều bảng có liên quan đến nhau trong cùng một trang

Cách tạo Report ( báo biểu) bằng Wizard :

- Chọn Report trong cửa sổ Database

- Chọn New trong số các công cụ của Report

- Chọn Report Wizard để thiết kế tự động

- Chọn Table hoặc Query để làm nguồn cho Report

- Chọn các trường cần thể hiện trong Report của Table hoặc Query

- Chọn kiểu Report

1.4.2.6 Macro:

Gồm một dãy các hành động ( Action)

Cách tạo Macro :

- Chọn Macro trong cửa sổ Database

- Chọn New làm xuất hiện cửa sổ thiết kế Macro

- Chọn các Action và các đối của các Action

- Ghi và đặt tên cho Macro

2 Thực trạng về việc sử dụng phần mềm trong quá trình tự động hóa xử lý số liệu và lập báo cáo tại công ty TNHH xây dựng và thương mại Liên Việt

2.1.1 Giới thiệu chung về công ty :.

Giới thiệu chung :

Tên đơn vị viết bằng Tiếng Việt: Công ty TNHH xây dựng và thương mại Liên Việt