Phân tích, Thiết kế Hệ Thống Thông Tin Kế toán cho Công ty cổ phần xây dựng và thương mại Đại Gia 191

Từ những vai trò, tầm quan trọng của HTTT đối với một tổ chức là rất lớn đồng thờitrong quá trình thực tập tại Công ty cổ phần xây dựng và thương mại Đại Gia 191, Tôi đã nhận thấy công t

LỜI CẢM ƠN

Lời đầu tiên Tôi muốn gửi lời cảm ơn chân thành đến các Thầy, Cô trường Đại HọcThương Mại nói chung và Thầy, Cô trong khoa Hệ Thống Thông Tin Kinh Tế nóiriêng đã cho Tôi một vốn kiến thức phong phú làm cơ sở cho quá trình hoàn thànhKhóa luận cũng như tạo hành trang trước khi rời khỏi ghế nhà trường để lập nghiệp.Tôi xin gửi lời cảm ơn chân thành sâu sắc nhất tới Thầy Cù Nguyên Giáp đã hướngdẫn, giúp đỡ tận tình để Tôi hoàn thành tốt Khóa luận

Tôi cũng xin gửi lòng biết ơn tới anh Hoàng Trung Đức trong thời gian thực tập và

cả làm Khóa luận đã nhiệt tình, tạo điều kiện tốt nhất cho Tôi có thể thu thập và xử lýthông tin

Cuối cùng, Tôi xin gửi lời chúc sức khỏe tới các Thầy, Cô trường Đại Học ThươngMại cũng như các Thầy, Cô trong khoa Hệ Thống Thông Tin Kinh Tế và Thầy CùNguyên Giáp Chúc các Thầy, Cô luôn luôn thành công trong sự nghiệp cao đẹp củamình Và Tôi cũng chúc toàn thể các Anh, Chị trong Công ty Cổ phần xây dựng vàthương mại Đại Gia 191 gặt hái được nhiều thành công hơn nữa trong công việc

Với trình độ còn hạn chế và thời gian làm Khóa luận chỉ hơn 2 tháng nên nội dungtrong bài Khóa luận của Tôi sẽ chưa được thể hiện một cách đầy đủ nhất Rất mongđược sự góp ý của các Thầy, Cô và Anh, Chị

Tôi xin chân thành cảm ơn!

Sinh viên Nguyễn Thị Phượng

MỤC LỤC

LỜI CẢM ƠN i

MỤC LỤC ii

DANH MỤC BẢNG BIỂU, SƠ ĐỒ, HÌNH VẼ iv

DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT v

1.1 Tầm quan trọng, vai trò, ý nghĩa của đề tài nghiên cứu 1

1.2 Khái quát vấn đề nghiên cứu 1

1.3 Mục tiêu cụ thể cần đạt được 3

1.4 Đối tượng, phạm vi nghiên cứu của đề tài 3

1.5 Phương pháp thực hiện đề tài 4

1.6 Kết cấu của khóa luận 4

CHƯƠNG 2: CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ PHÂN TÍCH, THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN CHO CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY DỰNG VÀ THƯƠNG MẠI ĐẠI GIA 191 5

2.1 Cơ sở lý luận 5

2.1.1 Một số lý thuyết về Thông Tin, Hệ Thống Thông Tin 5

2.1.1.1 Một số khái niệm cơ bản về Thông tin 5

2.1.1.2 Một số khái niệm cơ bản về Hệ Thống Thông Tin 5

2.1.2 Một số lý thuyết chung về Kế toán và Hệ Thống Thông Tin Kế Toán 8

2.1.2.1 Một số lý thuyết về Kế toán 8

2.1.2.2 Một số lý thuyết về HTTT Kế toán 9

2.1.2.3 Một số lý thuyết chung về Phân tích, Thiết kế 11

2.2 Phân tích, đánh giá thực trạng HTTT Kế toán tại Công ty cổ phần xây dựng và thương mại Đại Gia 191 17

2.2.1 Giới thiệu chung về Công ty cổ phần xây dựng và thương mại Đại Gia 191 17

2.2.1.1 Thông tin chung 17

2.2.1.2 Lĩnh vực kinh doanh và quá trình thành lập, phát triển 17

2.2.1.3 Cơ cấu tổ chức 18

2.2.1.4 Tình hình ứng dụng CNTT, HTTT trong công ty 18

2.2.2 Phân tích thực trạng HTTT Kế toán của Công ty cổ phần xây dựng và thương mại Đại Gia 191 20

2.2.3 Đánh giá thực trạng HTTT Kế toán tại Công ty cổ phần xây dựng và thương mại Đại Gia 191 23

2.3 Phân tích, Thiết kế Hệ Thống Thông Tin Kế Toán cho Công ty cổ phần xây dựng và thương mại Đại Gia 191 24

2.3.1 Một số lý thuyết về ngôn ngữ UML và các bước phân tích, thiết kế hệ thống theo hướng

đối tượng 24

2.3.1.1 Một số lý thuyết về ngôn ngữ UML 24

2.3.1.2 Các bước phân tích, thiết kế hệ thống theo hướng đối tượng 25

2.3.2 Phân tích, Thiết kế Hệ Thống Thông Tin Kế Toán cho Công ty 26

2.3.2.1 Biểu đồ Use Case 26

2.3.2.2 Biểu đồ Lớp 29

2.3.2.3 Biểu đồ Trạng thái 29

2.3.2.4 Biểu đồ Tuần tự 30

2.3.2.5 Biểu đồ thành phần 34

CHƯƠNG 3: ĐỊNH HƯỚNG PHÁT TRIỂN VÀ GIẢI PHÁP ĐỐI VỚI VIỆC PHÂN TÍCH, THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN CHO CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY DỰNG VÀ THƯƠNG MẠI ĐẠI GIA 191 35

3.1 Định hướng phát triển Phân tích, Thiết kế HTTT Kế toán cho Công ty cổ phần xây dựng và thương mại Đại Gia 191 35

3.2 Giải pháp đối với việc Phân tích, Thiết kế HTTT Kế toán cho Công ty cổ phần xây dựng và thương mại Đại Gia 191 37

KẾT LUẬN 42 TÀI LIỆU THAM KHẢO

DANH MỤC BẢNG BIỂU, SƠ ĐỒ, HÌNH VẼ

DANH MỤC CÁC SƠ ĐỒ

Sơ đồ 2.1 Mô hình tổng quát của HTTT

Sơ đồ 2.2 Mô hình HTTT Kế toán tự động

Sơ đồ 2.3 Mô hình mối quan hệ giữa HTTT Kế toán và HTTT Quản lý

Sơ đồ 2.4 Thành phần HTTT Kế toán tự động

Sơ đồ 2.5 Mô tả công việc của Phân tích, Thiết kế

Sơ đồ 2.6 Cơ cấu tổ chức của Công ty

Sơ đồ 2.7 Sơ đồ luân chuyển thông tin khái quát tại phòng Kế toán

Sơ đồ 2.8 Các bước phát triển hệ thống hướng đối tượng

DANH MỤC CÁC HÌNH VẼ

Hình 2.1 Mô tả lập danh mục nhà cung cấp của Kế toán trong Công ty

Hình 2.2 Mô tả đặt tên mã nhà cung cấp của Kế toán trong Công ty

Hình 2.3 Mô tả bút toán cuối kì của Kế toán trong Công ty

DANH MỤC CÁC BIỂU ĐỒ

Biểu đồ 2.1 Biểu đồ Use Case tổng quát

Biểu đồ 2.2 Biểu đồ Use Case phân rã từ Use Case “Bao cao chung”

Biểu đồ 2.3 Biểu đồ Use Case phân rã từ Use Case “Cap nhat he thong danh muc”Biểu đồ 2.4 Biểu đồ Use Case phân rã từ Use Case “Xu ly cuoi ki”

Biểu đồ 2.5 Biểu đồ Lớp của hệ thống

Biểu đồ 2.6 Biểu đồ Trạng thái của lớp Khách hàng

Biểu đồ 2.7 Biểu đồ Trạng thái của lớp Phiếu Nhập

Biểu đồ 2.8 Biểu đồ Trạng thái của lớp Sổ Nhật kí chung

Biểu đồ 2.9 Biểu đồ Tuần tự của Use Case “Them Khach hang”

Biểu đồ 2.10 Biểu đồ Tuần tự của Use Case “Sua Khach hang”

Biểu đồ 2.11 Biểu đồ Tuần tự của Use Case “Xoa Khach hang”

Biểu đồ 2.12 Biểu đồ Tuần tự của Use Case “Nhap so lieu cho CT”

Biểu đồ 2.13 Biểu đồ Tuần tự của Use Case “Nhap so lieu cho SKT”

Biểu đồ 2.14 Biểu đồ Tuần tự của Use Case “Bao cao Thue”

Biểu đồ 2.15 Biểu đồ Tuần tự của Use Case “Bao cao Tai chinh”

Biểu đồ 2.16 Biểu đồ Thành phần

DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT

DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT TIẾNG VIỆT

Từ viết tắt Nghĩa tiếng Việt

DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT TIẾNG NƯỚC NGOÀI

Từ viết tắt Nghĩa Tiếng nước ngoài Nghĩa Tiếng Việt

CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VẤN ĐỀ NGHIÊN CỨU

1.1 Tầm quan trọng, vai trò, ý nghĩa của đề tài nghiên cứu

Trên thế giới, khái niệm HTTT đã được biết đến từ rất lâu, được áp dụng và manglại rất nhiều lợi ích cho cuộc sống thì ở Việt nam, HTTT đang dần được biết đến nhiềuhơn và cũng đang được áp dụng nhiều hơn vào cuộc sống nhất là lĩnh vực kinh doanh.Hầu hết các công ty hiện nay đều được biết đến khái niệm HTTT và ít nhiều hiểu đượcHTTT là gì? Ba vai trò quan trọng mà HTTT mang lại cho một tổ chức đó là: hỗ trợnghiệp vụ kinh doanh, hỗ trợ việc ra quyết định của nhà quản lý và hỗ trợ cho lợi thếcạnh tranh chiến lược Nếu trong việc quản trị nội bộ, HTTT sẽ giúp đạt được sự thônghiểu nội bộ, thống nhất hành động, duy trì sức mạnh của tổ chức, đạt được lợi thế cạnhtranh thì với bên ngoài, HTTT giúp nắm bắt được nhiều thông tin về khách hàng hơnhoặc cải tiến dịch vụ, nâng cao sức cạnh tranh, tạo đà cho phát triển Như vậy, HTTT

có vai trò rất quan trọng trong một tổ chức

Từ những vai trò, tầm quan trọng của HTTT đối với một tổ chức là rất lớn đồng thờitrong quá trình thực tập tại Công ty cổ phần xây dựng và thương mại Đại Gia 191, Tôi

đã nhận thấy công tác Kế toán tại Công ty còn mang nặng tính chất thủ công mà chưa

có một HTTT Kế toán tự động thay thế cho việc các nhân viên Kế toán phải ghi cácnghiệp vụ kinh tế phát sinh hàng ngày vào các sổ Kế toán và cuối kì phải tập hợp, tínhtoán, kết chuyển để lập ra các báo cáo gửi ban Giám Đốc Chính vì vậy mà Tôi đãchọn đề tài: “Phân tích, Thiết kế Hệ Thống Thông Tin Kế toán cho Công ty cổ phầnxây dựng và thương mại Đại Gia 191” để Phân tích, Thiết kế một Hệ thống thông tin

Kế toán có thể tự động tập hợp, tính toán, kết chuyển các số liệu và lập ra các báo cáotùy theo ý muốn của người sử dụng trong công ty

1.2 Khái quát vấn đề nghiên cứu

Ở Việt nam, đa phần đều là doanh nghiệp nhỏ và vừa và phần lớn những doanhnghiệp này mới thành lập, hạn chế về vốn Để có một hệ thống kế toán tốt, doanhnghiệp cần phải đầu tư không nhỏ do vậy, ít doanh nghiệp có khả năng hoặc dám đầu

tư cho việc này Vì vậy, giải pháp hiện nay các doanh nghiệp thường dùng là thuê các

kế toán viên có nghiệp vụ giỏi làm ngoài giờ hoặc thuê những người có trình độ thấpvới chi phí có thể chấp nhận được Bộ máy kế toán của các công ty được xây dựng chủyếu tập trung vào công tác thu nhận, xử lý và cung cấp thông tin của kế toán tài chínhcho việc tổng hợp mà chưa có bộ phận riêng phục vụ cho yêu cầu quản trị cũng như

phân tích hoạt động kinh doanh Vì vậy, trong bộ máy kế toán của công ty chưa có bộphận kế toán quản trị và hệ quả tất yếu là doanh nghiệp sẽ có một hệ thống kế toánmanh mún, hoạt động kém hiệu quả và thông tin cung cấp không kịp thời để ra quyếtđịnh.

Từ thực trạng về HTTT Kế toán tại các doanh nghiệp Việt nam nói chung ở trên tathấy, ứng dụng CNTT vào hoạt động sản xuất kinh doanh đang là nhu cầu cấp báchvới các công ty Muốn có được nhiều cơ hội trên thị trường, muốn giảm chi phí để đạtđược lợi nhuận tối đa nhất và muốn là người làm chủ được thông tin thì không thểthiếu việc ứng dụng CNTT, HTTT vào doanh nghiệp Và một trong những giải phápnâng cao hiểu quả Hệ thống Kế toán chính là cần phải sớm ứng dụng công nghệ thôngtin trong quản lý, cụ thể là việc sử dụng phần mềm kế toán để cập nhật dữ liệu hàngngày, giúp nhanh chóng có được những thông tin cần thiết cũng như việc tìm kiếm dữliệu được nhanh và kịp thời Một số phần mềm Kế toán đã được biết đến như MisaSME.NET 2012, Smart, Metadata, Dsoft_accounting, Fast Accounting…Bên cạnh đó,hiện nay, đã có nhiều công ty xây dựng phần mềm, HTTT Kế toán riêng cho doanhnghiệp của mình Khi đi nghiên cứu nhu cầu của thị trường cộng với những phân tích,đánh giá mà tôi rút ra được trong quá trình thực tập tại Công ty cổ phần xây dựng vàthương mại Đại Gia 191 thì nhu cầu cần xây dựng một HTTT Kế toán cho Công ty Cổphần xây dựng và thương mại Đại Gia 191 là rất cần thiết Bài khóa luận của tôi sẽ điphân tích, thiết kế một HTTT Kế toán cho Công ty cổ phần xây dựng và thương mạiĐại Gia 191 Trong quá trình hoàn thành khóa luận, tôi đã tham khảo qua công trìnhnghiên cứu như sau:

Nguyễn Viết Trọng (2012), Đồ án tốt nghiệp: Phân tích, thiết kế HTTT Kế toán và

Kế toán doanh thu bán hàng cho Chi nhánh công ty cổ phần Intimex Việt Nam tạiNghệ An, Học viện Tài chính

Đây là một đề tài nghiên cứu cũng làm về Phân tích, thiết kế HTTT Kế toán nhưng

ở mức chuyên sâu về hoạt động bán hàng của Chi nhánh công ty cổ phần Intimex ViệtNam tại Nghệ An mà chưa mô tả tổng quát được một HTTT Kế toán chung Ưu điểmcủa đề tài nghiên cứu này là đã thiết kế được một HTTT Kế toán cho nghiệp vụ bánhàng khá chi tiết, tương đối đầy đủ các chức năng, cơ sở dữ liệu cần có và khá gần gũivới thực tế Nhược điểm của đề tài này là phân tích, thiết kế Hệ thống theo phươngpháp hướng cấu trúc Đây là một phương pháp tốt để phân tích, thiết kế nhưng cho đến

hiện nay thì phương pháp này đã tỏ ra lỗi thời và không đáp ứng được nhu cầu sử dụnglại, một nhu cầu đặc trưng và cần thiết trong công nghệ phần mềm.

Cũng với việc Phân tích, thiết kế HTTT Kế toán nhưng trong đề tài này tôi sẽ phântích, thiết kế Hệ thống thông tin kế toán của Công ty cổ phần xây dựng và thương mạiĐại Gia 191 ở mức khái quát cao cho toàn bộ hệ thống mà không đi sâu vào một phân

hệ cụ thể nào của Kế toán và sẽ thực hiện phân tích, thiết kế theo phương pháp hướngđối tượng

đi Phân tích, Thiết kế một HTTT Kế toán cho Công ty

Mục tiêu thứ hai không thể thiếu chính là Phân tích, Thiết kế được một HTTT Kếtoán đáp ứng được các yêu cầu thực tại trong Công ty, phù hợp với các nguyên tắc Kếtoán và phù hợp với Công ty trên cơ sở những phân tích, đánh giá Hệ thống Kế toán cũcủa Công ty đã điều tra và tổng hợp được

Mục tiêu thứ ba tiếp theo cần xác định được là sau khi nghiên cứu đề tài cần địnhhướng phát triển và đề xuất giải pháp cho đề tài nghiên cứu trên cơ sở những phântích, đánh giá, đối chiếu với lí thuyết Các giải pháp phải cụ thể, thiết thực, khả thi,không đưa ra những giải pháp có tính vĩ mô hay chung chung mà cần phải đưa ranhững ý kiến cụ thể dưới góc độ khả năng nhận định và suy nghĩ độc lập mà liên quanđến vấn đề nghiên cứu và cần dựa trên nền tảng kiến thức đã học

1.4 Đối tượng, phạm vi nghiên cứu của đề tài

 Đối tượng: Xác định đối tượng được nghiên cứu trong đề tài là các nghiệp vụ KếToán và Hệ Thống Thông Tin Kế Toán trong Công ty cổ phần xây dựng và thươngmại Đại Gia 191 Với việc đi phân tích, thiết kế một hệ thống thông tin kế toán choCông ty thì cần phải nghiên cứu các nghiệp vụ kinh tế phát sinh diễn ra trong công tycũng như cách thức thu thập, lưu trữ, xử lý và luân chuyển dữ liệu phục vụ cho côngtác kế toán trong công ty để từ đó có nhận xét, đánh giá Hệ thống hiện tại của Công ty

có mặt yếu kém nào, đặc tả các yêu cầu để có thể phân tích, thiết kế được một HTTT

Kế toán phù hợp cho Công ty

1.5 Phương pháp thực hiện đề tài

Phương pháp chủ yếu để thực hiện đề tài là quan sát và sẽ kết hợp thêm một sốphương pháp thông dụng khác như phương pháp điều tra trắc nghiệm, phương phápđiều tra phỏng vấn, điều tra tại bàn Vì trong quá trình thực tập đã dùng các phươngpháp điều tra trắc nghiệm, điều tra phỏng vấn và điều tra tại bàn là chủ yếu để thuthập, xử lý thông tin nên các thông tin thu thập được là khá đầy đủ Khi làm nghiêncứu đề tài thì cần trực tiếp tiếp xúc với các nghiệp vụ kinh tế kế toán diễn ra trongcông ty, cần xem việc tổ chức các dữ liệu kế toán được diễn ra như thế nào bởi vì cácnhân viên Kế toán sẽ không hiểu hết được bản chất của việc một Hệ thống được vậnhành ra sao?

Ngoài ra để thực hiện được đề tài này còn cần phải thu thập, xử lý thông tin từ cácnguồn tin như sách, báo, các trang web chuyên ngành

1.6 Kết cấu của khóa luận

Ngoài phần mở đầu, kết luận và tài liệu tham khảo thì khóa luận sẽ gồm 3 chươngchính sau:

 Chương 1: Tổng quan vấn đề nghiên cứu

 Chương 2: Cơ sở lý luận và phân tích, thiết kế Hệ Thống Thông Tin Kế Toáncho Công ty cổ phần xây dựng và thương mại Đại Gia 191

 Chương 3: Định hướng phát triển và giải pháp đối với việc Phân tích, Thiết kếHTTT Kế Toán cho Công ty cổ phần xây dựng và thương mại Đại Gia 191

CHƯƠNG 2: CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ PHÂN TÍCH, THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN CHO CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY

DỰNG VÀ THƯƠNG MẠI ĐẠI GIA 1912.1 Cơ sở lý luận

2.1.1 Một số lý thuyết về Thông Tin, Hệ Thống Thông Tin

2.1.1.1 Một số khái niệm cơ bản về Thông tin

 Khái niệm thông tin

Theo nghĩa thông thường, thông tin là điều hiểu biết về một sự kiện một hiện tượngnào đó, thu nhận được qua khảo sát, đo lường, trao đổi, nghiên cứu, vv…Thông tincũng có thể được hiểu là sự phản ánh về một vật, một hiện tượng hay quá trình nào đócủa thế giới tự nhiên, xã hội và con người thông qua khảo sát trực tiếp hoặc lý giảigián tiếp Thông tin cũng là tất cả những gì giúp con người có thể hiểu được về đốitượng mà mình quan tâm Và thông tin còn được hiểu là những dữ liệu đã được xử lýsao cho nó thực sự có ý nghĩa đối với người sử dụng hay thông tin được coi như là mộtsản phẩm hoàn chỉnh thu được trong quá trình xử lý dữ liệu

 Yêu cầu đối với thông tin:

o Tính chính xác: Thông tin phải khách quan và đúng đắn, cần phương pháp thuthập khoa học

o Tính đầy đủ: Thông tin phải phản ánh một cách tương đối đầy đủ và trung thực

về đối tượng được xem xét Tuy nhiên cũng cần tránh dư thừa, không cần thiết

o Tính kịp thời: Phải được thu thập đúng lúc, phản ánh đúng thực trạng của đốitượng

o Gắn với quá trình, diễn biến của sự việc: Phải được đặt trong một xâu chuỗi cótrình tự hợp lý, phải đảm bảo tính trật tự và có tổ chức

o Tính hữu dụng: Phải có nội dung, có giá trị thực sự để góp phần phân tích,thống kê, ra quyết định quản lý kinh tế Loại bỏ những thông tin không cần thiết để tiếtkiệm chi phí thu thập

2.1.1.2 Một số khái niệm cơ bản về Hệ Thống Thông Tin

 Khái niệm, đặc trưng của Hệ thống

 Khái niệm Hệ thống

Hệ thống là tập hợp các phần tử, có các mối quan hệ ràng buộc lẫn nhau và cùnghoạt động hướng tới mục đích chung

 Đặc trưng của Hệ thống

o Tính tổ chức: Giữa các phần tử trong hệ thống phải có mối quan hệ nhất định

Có 2 loại quan hệ như sau:

- Quan hệ ổn định: Là quan hệ tồn tại lâu dài cần phải nghiên cứu khi xét đến mốiquan hệ Ổn định không có nghĩa là bất biến, nó có biến động nhưng vẫn giữ đượcmức ổn định tương đối

- Quan hệ không ổn định: Quan hệ tồn tại tức thời

o Tính biến động: Bất kì một hệ thống nào cũng có tính biến động, tức là có sựtiến triển và có sự hoạt động bên trong hệ Tiến triển là sự tăng trưởng hay suy thoáicủa hệ thống Còn hoạt động là các phần tử của hệ thống có sự ràng buộc với nhau,quan hệ này được duy trì nhằm đạt đến mục tiêu chung cao nhất

o Hệ thống phải có môi trường hoạt động: Môi trường là tập hợp các phần tửkhông thuộc hệ thống nhưng có thể tác động vào hệ thống hoặc bị tác động bởi hệthống Hệ thống và môi trường không thể tách rời nhau

o Hệ thống phải có tính điều khiển: Cơ chế điều khiển nhằm phối hợp, dẫn dắtchung các phần tử của hệ thống để chúng không trượt ra ngoài mục đích

 Khái niệm, thành phần cấu tạo của HTTT

 Khái niệm Hệ thống thông tin

“Hệ thống thông tin là một tập hợp những con người, các thiết bị phần cứng, phầnmềm, dữ liệu…thực hiện hoạt động thu thập, lưu trữ, xử lý và phân phối thông tintrong một tập các ràng buộc được gọi là môi trường.” (Giáo trình Hệ thống thông tinquản lý, 2006, NXB Thống kê, trang 21)

 Thành phần của HTTT

Sơ đồ 2.1 Mô hình tổng quát của Hệ thống thông tin

Nguồn: Hệ thống thông tin quản lý, 2007, NXB KHKT

 Quy trình xử lý dữ liệu thành thông tin

o Nhập dữ liệu đầu vào: Là công đoạn đầu tiên trong quy trình, dữ liệu đầu vào

có đầy đủ, chính xác thì việc xử lý thông tin mới có ý nghĩa

o Xử lý dữ liệu thành thông tin: Là công đoạn trung tâm và có vai trò quyết địnhtrong quy trình

o Lưu trữ dữ liệu: Phục vụ cho việc xử lý và tái sử dụng trong tương lai

o Xuất thông tin đầu ra: Là các bảng biểu số liệu, biểu đồ, các con số đánh giá…

o Điều khiển hệ thống: Đánh giá các phản hồi để xác định liệu hệ thống có thựchiện được mục đích của nó hay không? Sau đó tạo nên các chỉnh sửa cần thiết đối vớicác thành phần nhập và xử lý của hệ thống để đảm bảo rằng kết quả đúng được thựchiện

 HTTT bao gồm 5 thành phần chính: Phần cứng, phần mềm, nguồn nhân lực, dữliệu, mạng Trong đó thì phần cứng, phần mềm là đối tượng trung tâm của HTTT vànguồn nhân lực đóng vai trò quyết định

o Nguồn lực phần cứng: Là các công cụ kĩ thuật để thu thập, xử lý, truyền thôngtin Hay là các bộ phận cụ thể trong máy tính hoặc hệ thống máy tính, hệ thống mạng

sử dụng làm thiết bị kĩ thuật hỗ trợ Phần cứng là các thiết bị hữu hình, có thể nhìnthấy, cầm nắm được

o Nguồn lực phần mềm: Phần mềm là một tập hợp các câu lệnh được viết bằngmột hoặc nhiều ngôn ngữ lập trình theo một trật tự xác định nhằm tự động thực hiệnmột số chức năng hoặc giải quyết một bài toán nào đó

o Nguồn nhân lực có 3 loại: Người dùng cuối, người lập trình ứng dụng và ngườiquản trị cơ sở dữ liệu

- Người dùng cuối: Sử dụng các phần mềm ứng dụng để phục vụ một công tác cụthể nào đó

- Người lập trình ứng dụng là người viết các chương trình ứng dụng

- Người quản trị cơ sở dữ liệu: Bảo trì CSDL cộng với thiết lập cơ chế bảo đảm antoàn cho CSDL

o Dữ liệu: CSDL là một tập hợp dữ liệu có tổ chức, có liên quan được lưu trữ trêncác thiết bị lưu trữ thứ cấp để có thể thỏa mãn yêu cầu khai thác thông tin đồng thờicủa nhiều người sử dụng hay nhiều chương trình ứng dụng với nhiều mục đích khácnhau CSDL phải được thu thập, lựa chọn và tổ chức một cách khoa học theo một mô

hình xác định, tạo điều kiện cho người sử dụng có thể truy cập một các dễ dàng, thuậntiện và nhanh chóng.

o Nguồn lực mạng: Mạng máy tính là một tập hợp các máy tính độc lập được kếtnối với nhau thông qua các đường truyền vật lý và tuân theo các quy ước truyền thôngnào đó Cho phép chia sẻ tài nguyên: Các chương trình, thiết bị và dữ liệu có thể đượcbất kì người nào trong tổ chức sử dụng và người sử dụng không cần quan tâm đến vịtrí vật lí của các tài nguyên

2.1.2 Một số lý thuyết chung về Kế toán và Hệ Thống Thông Tin Kế Toán

2.1.2.1 Một số lý thuyết về Kế toán

 Khái niệm Kế toán

Có rất nhiều định nghĩa khác nhau về kế toán Tuy nhiên, cần nhận thức rằng kếtoán vừa là một môn khoa học vừa là một nghề nghiệp quản lý

“Là một môn khoa học thì kế toán là một HTTT thực hiện việc phản ánh và giámđốc mọi diễn biến của quá trình hoạt động thực tế liên quan đến lĩnh vực kinh tế - tàichính của một tổ chức cụ thể thông qua một số các phương pháp riêng biệt gắn liền vớiviệc sử dụng 3 loại thước đo: tiền, hiện vật và thời gian lao động trong đó thước đobằng tiền là chủ yếu” (Giáo trình Nguyên lý kế toán, 2009, NXB Tài chính)

“Là nghề nghiệp thì kế toán được hiểu là nghệ thuật tính toán và ghi chép bằng con

số mọi hiện tượng kinh tế - tài chính phát sinh trong đơn vị để cung cấp một cách toàndiện và nhanh chóng các thông tin về tình hình và kết quả hoạt động của đơn vị, tìnhhình sử dụng vốn của đơn vị” (Giáo trình Nguyên lý kế toán, 2009, NXB Tài chính)

 Mục tiêu của Kế toán: Mục tiêu của Kế toán là lập ra các báo cáo tài chính –phương tiện truyền đạt thông tin kế toán tài chính, trình bày kết quả kinh doanh và tìnhhình tài chính của doanh nghiệp cho những người quan tâm đến nó, được lập theo định

kỳ và theo quy định bắt buộc, gồm các báo cáo sau:

o Bảng cân đối kế toán

o Kết quả hoạt động kinh doanh

o Báo cáo lưu chuyển tiền tệ

o Thuyết minh báo cáo tài chính

(Giáo trình Hệ thống thông tin Kế toán, 2006, NXB Thống kê, trang 15)

 Chức năng của Kế toán:

o Quan sát, thu nhận và ghi chép một cách có hệ thống hoạt động kinh doanhhàng ngày các nghiệp vụ kinh tế phát sinh và các sự kiện kinh tế khác.

o Phân loại các nghiệp vụ và sự kiện kinh tế thành các nhóm và các loại khácnhau, việc phân loại này có tác dụng giảm được khối lượng lớn các chi tiết thành dạng

ra các quyết định kinh doanh riêng biệt

 Yêu cầu đối với Kế toán

o Phản ánh đầy đủ nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh vào chứng từ kế toán, sổ

kế toán và báo cáo tài chính

o Phản ánh kịp thời thông tin đúng thời gian qui định thông tin, số liệu kế toán

o Phản ánh rõ ràng, dễ hiểu và chính xác thông tin, số liệu kế toán

o Phản ánh trung thực hiện trạng, bản chất sự việc, nội dung và giá trị của nghiệp

vụ kinh tế tài chính

o Thông tin, số liệu kế toán phải được phản ánh liên tục từ khi phát sinh đến khikết thúc hoạt động kinh tế - tài chính từ khi thành lập đến khi chấm dứt hoạt động củađơn vị kế toán, số liệu kế toán phản ánh kỳ này phải kế tiếp theo số liệu kế toán của kìtrước

o Phân loại, sắp xếp thông tin số liệu kế toán theo trình tự, có hệ thống và có thể

so sánh được

(Giáo trình Hệ thống thông tin Kế toán, 2006, NXB Thống kê, trang 17)

2.1.2.2 Một số lý thuyết về HTTT Kế toán

 Khái niệm HTTT Kế toán:

Từ khái niệm Hệ thống là một tập hợp các bộ phận phụ thuộc lẫn nhau và cùng thựchiện một số mục tiêu nhất định đến khái niệm Hệ thống thông tin là một hệ thống docon người tạo ra thường bao gồm một tổ hợp các cấu phần máy tính (computer-basedcomponents) để thu thập, lưu trữ và quản lý dữ liệu để cung cấp các thông tin đầu racho người sử dụng Và khái niệm Hệ thống thông tin quản lý (MIS) là một hệ thốngthông tin để trợ giúp thực hiện các chức năng hoạt động của một tổ chức và trợ giúp

quá trình ra quyết định thông qua việc cung cấp cho các nhà quản lý những thông tin

để lập kế hoạch và kiểm soát các hoạt động của đơn vị Thì ta có thể hiểu Hệ thốngthông tin kế toán (AIS) là một cấu phần đặc biệt của hệ thống thông tin quản lý nhằmthu thập, xử lý và báo cáo các thông tin liên quan đến các nghiệp vụ tài chính dựa vàocông cụ máy tính và các thiết bị tin học để cung cấp các thông tin cần thiết cho quátrình ra quyết định

Sau đây là mô hình HTTT Kế toán tự động

Sơ đồ 2.2 Mô hình hệ thống thông tin kế toán tự động

Nguồn: Giáo trình Kế toán máy, 2009, NXB Lao động - Xã hội

 Mối quan hệ giữa hệ thống thông tin kế toán (AIS) và hệ thống thông tin quản

lý được thể hiện qua sơ đồ dưới đây:

Sơ đồ 2.3 Mô hình mối quan hệ giữa HTTT Kế toán và HTTT Quản lý

Nguồn: Accounting Information Systems, 1999, Nam - Western College PubNhư sơ đồ trên thì Hệ thống thông tin Kế toán (AIS) nằm ở trung tâm của Hệ thốngthông tin quản lý (MIS) và có sự tương tác qua lại lẫn nhau với tất cả các hệ thống

nằm trong Hệ thống thông tin quan lý như hệ thống thông tin bán hàng/marketing, hệthống thông tin sản xuất, hệ thống thông tin nhân sự, hệ thống thông tin tài chính Vàtất cả các hệ thống thông tin này đều tương tác 2 chiều với nhau nằm trong toàn bộ hệthống thông tin quản lý.

 Thành phần hệ thống thông tin kế toán dựa trên máy tính

Sơ đồ 2.4 Thành phần hệ thống thông tin kế toán tự động

Nguồn: Giáo trình kế toán máy, 2009, NXB Lao động - Xã hội

o Phần cứng: Phần cứng chính là máy tính, các thiết bị ngoại vi và các thiết bịmạng phục vụ nhu cầu giao tiếp với con người hay với các máy tính khác

o Phần mềm: Bao gồm hệ điều hành, phần mềm quản trị CSDL và phần mềm Kếtoán

o Các thủ tục: Tổ chức và quản lý các hoạt động xử lý thông tin (thiết kế và triểnkhai chương trình, duy trì phần cứng và phần mềm, quản lý các chức năng nghiệp vụ)

o Cơ sở dữ liệu: Gồm có file danh mục từ điển và file nghiệp vụ

o Con người:

- Các nhân viên xử lý thông tin ( phân tích và thiết kế viên hệ thống, lập trìnhviên…)

- Các nhân viên nghiệp vụ (kế toán viên, những người có nhu cầu làm kế toán với

sự trợ giúp của kế toán)

- Các nhà quản trị doanh nghiệp

Các yếu tố trên đều có mối liên quan với nhau và con người nắm quyền chủ độngtuyệt đối trong hệ thống thông tin kế toán

2.1.2.3 Một số lý thuyết chung về Phân tích, Thiết kế

 Giới thiệu vòng đời phát triển hệ thống

 Khái niệm vòng đời phát triển hệ thống

Trước hết, để hiểu được vòng đời phần mềm cần phải hiểu khái niệm tiến trình phầnmềm Tiến trình phần mềm là phương cách sản xuất ra phần mềm với các thành phầnchủ yếu bao gồm: mô hình vòng đời phát triển phần mềm, các công cụ hỗ trợ cho pháttriển phần mềm và những người trong nhóm phát triển phần mềm Như vậy, tiến trìnhphần mềm là sự kết hợp của cả kĩ thuật và quản lý.

Vòng đời phần mềm là các bước phát triển một sản phẩm phần mềm cụ thể Nóđược tính từ khi phần mềm được sinh ra (tạo) cho đến khi kết thúc (loại bỏ)

 Các pha cơ bản trong vòng đời phát triển hệ thống

o Pha xác định yêu cầu: Đây là pha đầu tiên nhưng cũng là pha quan trọng nhấttrong vòng đời phần mềm Pha này có nhiệm vụ là tìm hiểu các khái niệm liên quanđến việc phát triển phần mềm, xác định các yêu cầu của khách hàng, yêu cầu cần cócủa phần mềm hay những ràng buộc của khách hàng với sản phẩm Công việc của phanày là xác định các tập đặc tả yêu cầu như yêu cầu chức năng, yếu cầu phi chức năng,yêu cầu miền dữ liệu…

o Pha phân tích: Pha này sẽ mô tả các chức năng, các đầu vào, đầu ra của phầnmềm, tìm hiểu các khái niệm trong miền quan tâm của phần mềm và bước đầu đưa ragiải pháp xây dựng hệ thống Phân tích hệ thống nhằm để xác định nhu cầu thông tincủa tổ chức từ đó cung cấp những dữ liệu cơ sở cho pha thiết kế

o Pha thiết kế: Xác định cụ thể phần mềm sẽ được xây dựng như thế nào? Haychính là quá trình tìm ra các giải pháp CNTT để đáp ứng các yêu cầu được đặt ra ởtrên Gồm 2 công đoạn là thiết kế kiến trúc và thiết kế chi tiết

- Thiết kế kiến trúc là thiết kế hệ thống logic không gắn liền với bất kì hệ thốngphần cứng, phần mềm nào Nó tập trung vào khía cạnh của hệ thống thực

- Thiết kế chi tiết là quá trình chuyển mô hình logic trừu tượng thành bản thiết kếhay các đặc tả kĩ thuật Những phần khác nhau của hệ thống được gắn vào những thaotác và thiết bị vật lí cần thiết để tiện lợi cho việc thu thập, xử lý và báo cáo nhữngthông tin cần thiết cho tổ chức

Sản phẩm cuối cùng của pha thiết kế là đặc tả hệ thống như nó tồn tại ở ngoài thực

tế sao cho người lập trình có thể dễ dàng chuyển đổi thành chương trình và cấu trúcvận hành trên thực tế

o Pha cài đặt tích hợp: Cài đặt chi tiết và tích hợp hệ thống phần mềm dựa trênkết quả của pha thiết kế

o Pha kiểm thử: Kiểm tra cấu trúc logic của hệ thống có thỏa mãn với đặc tả yêucầu trong phân tích, thiết kế hay không? Trong kiểm thử có kiểm thử chức năng, kiểmthử chấp thuận, kiểm thử đơn vị…

o Pha vận hành, bảo trì: Chạy phần mềm và sửa chữa phần mềm khi có sự cố xảy

ra, khi có sự thay đổi Đây là pha quan trọng và mất nhiều thời gian, công sức cũngnhư chi phí nhất trong tiến trình

o Pha loại bỏ: Sẽ loại bỏ phần mềm, thay thế phần mềm bằng một phần mềmhoàn toàn mới

Qua đây, ta thấy được Phân tích, Thiết kế nằm trong bước 2 và bước 3 của vòng đờiphần mềm Đây là 2 pha có nhiệm vụ trọng tâm trong vòng đời phần mềm Nhận thấy,người phân tích và thiết kế đóng vai trò trung gian giữa người sử dụng hệ thống vàngười lập trình hệ thống Dựa trên các tập đặc tả yêu cầu của người sử dụng mà ngườiphân tích, thiết kế hệ thống đã xác định được trong pha thứ nhất là pha xác định yêucầu, sẽ đi mô tả các yêu cầu đó cho người lập trình hiểu và viết chương trình cho rasản phẩm phần mềm đúng với yêu cầu của người sử dụng Như vậy, phân tích và thiết

kế là 2 pha đóng vai trò trung gian giữa các pha trong vòng đời phát triển phần mềm

 Giới thiệu về Phân tích, Thiết kế

 Khái niệm Phân tích, thiết kế

Phân tích, thiết kế là quá trình triển khai các giai đoạn mà nhà phân tích, thiết kế hệthống phải làm việc ở 2 mức khái niệm khác nhau là “cái gì?” và “như thế nào?”

Phân tích sẽ trả lời cho câu hỏi “cái gì?” từ đó xác định các đặc trưng mà Hệ thốngcần phải xây dựng là gì? Chỉ ra các khái niệm liên quan và đưa ra hướng giải quyết bàitoán

Thiết kế sẽ trả lời cho câu hỏi “như thế nào?” tức là xác định hệ thống sẽ được xâydựng như thế nào dựa trên kết quả của việc phân tích để đưa ra các phần tử hỗ trợ giúptạo nên một hệ thống hoạt động thực sự

Sau đây là sơ đồ mô tả công việc của phân tích, thiết kế

Sơ đồ 2.5 Mô tả công việc của phân tích thiết kế

Nguồn: Phân tích và thiết kế tin học - Hệ thống Quản lý, Kinh doanh, Nghiệp vụ,

1995, NXB Giao thông vận tải

 Vai trò của Phân tích, Thiết kế trong vòng đời phần mềm

Trong các bước của vòng đời phát triển phần mềm thì pha phân tích, thiết kế cónhiệm vụ như sau:

 Nhiệm vụ của pha phân tích:

o Thiết lập một cách nhìn tổng quan rõ ràng về hệ thống và các mục đích chính

mà hệ thống cần xây dựng

o Liệt kê các nhiệm vụ mà hệ thống cần thực hiện

o Phát triển một bộ từ vựng để mô tả bài toán, vấn đề liên quan trong miền quantâm của bài toán

o Đưa ra hướng giải quyết bài toán

 Nhiệm vụ của pha thiết kế:

o Xác định hệ thống sẽ được xây dựng như thế nào dựa trên kết quả của pha phântích

o Đưa ra các phần tử hỗ trợ để tạo nên một hệ thống hoạt động một cách thưc sự

o Định nghĩa một chiến lược cài đặt cho Hệ thống

Như vậy, pha phân tích chỉ dừng lại ở mức xác định các đặc trưng mà hệ thống cầnphải xây dựng là gì, chỉ ra các khái niệm liên quan và tìm ra hướng giải quyết bài toán

mà chưa quan tâm đến cách thức thực hiện xây dựng hệ thống như thế nào như phathiết kế

 Các cách tiếp cận Phân tích, Thiết kế hệ thống

Phát hiện HT

cũ hoạt động

như thế nào?

Xây dựng HT mới hoạt động như thế nào?

Có 2 cách để phân tích, thiết kế hệ thống đó là theo phương pháp hướng cấu trúc vàtheo phương pháp hướng đối tượng

 Phương pháp hướng cấu trúc

Phương pháp hướng cấu trúc là phương pháp phân tích, thiết kế theo lối tiếp cậntruyền thống của Công nghệ phần mềm Nó tập trung vào thông tin, dễ dàng xử lý thayđổi dữ liệu nhưng lại khó trong thay đổi về nguyên tắc nghiệp vụ

Đặc trưng của nó là phân chia chương trình chính thành nhiều chương trình con hayđược gọi là các chức năng , mỗi chức năng thực hiện một công việc nhất định Cácchức năng trao đổi với nhau bằng truyền tham số hoặc dữ liệu (ví dụ biến toàn cục)dùng chung Có 2 hướng khi phân tích, thiết kế hướng cấu trúc là: hướng dữ liệu vàhướng hành động

o Nếu tiếp cận theo hướng dữ liệu thì sẽ xây dựng phần mềm dựa trên việc phân

rã phần mềm theo các chức năng cần đáp ứng và dữ liệu cho các chức năng đó Nhưvậy theo hướng này sẽ dễ dàng xây dựng một ngân hàng dữ liệu cho Hệ thống

o Nếu tiếp cận theo hướng hành động lại tập trung hệ phần mềm dựa trên các hoạtđộng thực thi và các chức năng của phần mềm đó

Phương pháp hướng cấu trúc sẽ phân tích, thiết kế hệ thống từ trên xuống Nó sẽphân rã bài toán lớn thành các bài toán nhỏ hơn và nhỏ hơn nữa cho đến khi nào có thểcài đặt được ngay sử dụng các hàm của ngôn ngữ lập trình hướng đối tượng Phươngpháp hướng cấu trúc có các ưu nhược điểm sau:

 Ưu điểm:

o Tư duy phân tích, thiết kế rõ ràng

o Chương trình dễ hiểu

o Tập trung vào thông tin

o Dễ dàng xử lý thay đổi dữ liệu

 Nhược điểm:

o Khó trong thay đổi về nguyên tắc nghiệp vụ

o Khó có thể sử dụng lại chương trình vì chương trình quá phụ thuộc vào cấu trúc

dữ liệu và có bài toán cụ thể nên không thể dùng lại một modul nào cho một phầnmềm mới với các yêu cầu dữ liệu khác

o Nếu là một hệ thống lớn thì việc phân rã bài toán lớn thành các bài toán conđồng thời lập modul và quản lý các modul sẽ không dễ dàng và dễ gây ra các lỗi trongphân tích, thiết kế và khó kiểm thử, bảo trì Chính vì vậy nó không phù hợp cho các hệthống có tầm cỡ lớn.

 Phương pháp hướng đối tượng

Phương pháp hướng đối tượng là phương pháp phân tích, thiết kế tập trung vào cảthông tin và hoạt động Đây là một lối tư duy theo cách ánh xạ các thành phần trongbài toán vào các đối tượng ngoài đời thực hay xem xét các thành phần trong bài toántương tự như các đối tượng trong thế giới thực Theo cách này một hệ thống sẽ đượcchia nhỏ thành các đối tượng gồm đầy đủ cả dữ liệu và hành động đặc trưng cho đốitượng đó Các đối tượng tương đối độc lập với nhau và phần mềm được xây dựngbằng cách thông qua các mối quan hệ và tương tác giữa các đối tượng sẽ kết hợpchúng lại với nhau Các đối tượng trao đổi với nhau bằng thông điệp

Ưu điểm chính của phương pháp hướng đối tượng là:

o Gần gũi với thế giới thực

o Tái sử dụng dễ dàng bởi vì có hỗ trợ sử dụng lại mã nguồn: Chương trình lậptrình theo phương pháp hướng đối tượng thường được chia thành các gói là các nhómcủa các lớp đối tượng khác nhau Các gói này hoạt động tương đối độc lập và hoàntoàn có thể sử dụng lại cho hệ thống tương tự

o Đóng gói, che dấu thông tin làm cho hệ thống tin cậy hơn

o Hệ thống mang tính thừa kế nên từ đó sẽ giảm chi phí và làm cho hệ thống cótính mở hơn

o Phương pháp hướng đối tượng tập trung xác định các đối tượng, dữ liệu vàhành động gắn với đối tượng cũng như mối quan hệ giữa các đối tượng Chúng hoạtđộng độc lập và chỉ thực hiện hành động khi có yêu cầu từ đối tượng khác Chính vìvậy mà với một hệ thống lớn, phương pháp này có thể mô tả các hoạt động nghiệp vụphức tạp nên nó phù hợp với hệ thống lớn

Qua những ưu nhược điểm của 2 phương pháp phân tích, thiết kế trên thì ta thấyphương pháp hướng cấu trúc đã không còn phù hợp trong phát triển các hệ thống lớn

và đặc biệt là kém hiệu quả trong việc sử dụng lại mà đây là một yêu cầu quan trọngtrong công nghệ phần mềm Ngày nay, các nhà phân tích, thiết kế đã sử dụng phươngpháp hướng đối tượng là chủ yếu vì nó khắc phục được các nhược điểm của phương

pháp hướng cấu trúc như tính sử dụng lại, phù hợp với hệ thống lớn…và nó phù hợpvới các yêu cầu hiện nay về việc phát triển một phần mềm Chính vì vậy mà cần phântích, thiết kế hệ thống theo phương pháp hướng đối tượng.

2.2 Phân tích, đánh giá thực trạng HTTT Kế toán tại Công ty cổ phần xây dựng và thương mại Đại Gia 191.

2.2.1 Giới thiệu chung về Công ty cổ phần xây dựng và thương mại Đại Gia 191

2.2.1.1 Thông tin chung

Tên công ty: Công ty cổ phần xây dựng và thương mại đại gia 191

Tên giao dịch: 191 Dai Gia Trading And Construction Joint Stock CompanyĐịa chỉ: 147, Đê La Thành, Đống Đa, Hà Nội

Điện thoại: + 84 (4) 35539888 hoặc 35532888

2.2.1.2 Lĩnh vực kinh doanh và quá trình thành lập, phát triển

Công ty cổ phần xây dựng và thương mại Đại Gia 191 hoạt động trong lĩnh vựcthiết kế và đầu tư Công ty tham gia thiết kế, xây dựng, lắp đặt các công trình Kinhdoanh thiết bị vật tư, vật liệu xây dựng và xăng dầu

Công ty được thành lập từ năm 2007 và hoạt động 100% ở thị trường nội địa vớivốn điều lệ 4 860 000 000 VND Với tuổi đời còn non trẻ nhưng Công ty đã từng bướckhẳng định được thương hiệu trên thương trường với phương châm : “ UY TÍN -CHẤT LƯỢNG - GIÁ CẢ - PHỤC VỤ “ và coi khách hàng là quan trọng nhất Mốiquan hệ của Công ty được mở rộng với các đối tác xuyên suốt từ Bắc tới Nam Công

ty luôn trân trọng những ý kiến phản hồi và góp ý của khách hàng để từ đó rút kinhnghiệm cũng như nâng cao nghiệp vụ để ngày càng phục vụ tốt hơn

Năm 2010, Doanh nghiệp đã vinh dự được lọt vào TOP 100 nhà cung cấp đáng tincậy tại Việt Nam do Cục xúc tiến thương mại bộ công thương Việt Nam phối hợp với

Tổ chức chứng nhận hệ thống quản trị quốc tế NQA (National Quality Assurance)Vương Quốc Anh đánh giá

2.2.1.3 Cơ cấu tổ chức

Sơ đồ 2.6 Cơ cấu tổ chức công ty

Nguồn: Báo cáo thực tập tổng hợpTrong cơ cấu tổ chức của Công ty, các phòng ban có chức năng nhiệm vụ cụ thểnhư sau:

 Phòng xuất nhập khẩu có chức năng tìm nguồn hàng nhập khẩu từ nước ngoài,quản lý các đối tác cung cấp sản phẩm cho công ty, quản lý hàng hóa trong kho

 Phòng kinh doanh chuyên bán hàng và vạch ra các chiến lược, kế hoạch tiêu thụsản phẩm cho công ty

 Phòng thiết kế - kĩ thuật có nhiệm vụ quản lí hệ thống mạng và dữ liệu của công

ty, chuyên kiểm tra chất lượng của sản phẩm khi xuất nhập và thiết kế công trình xâydựng

 Phòng kế toán quản lý tài chính và tính lương cho nhân viên

 Phòng dự án đảm nhiệm tìm các dự án để cung cấp sản phẩm cho công trình,quản lý các dự án

2.2.1.4 Tình hình ứng dụng CNTT, HTTT trong công ty

Công ty có 17 máy tính trong đó có một máy chủ được đặt ở phòng thiết kế - kĩthuật, một máy chiếu ở phòng hội họp và 6 máy in

Công ty có một hệ thống mạng riêng Hệ thống mạng của công ty được tổ chức theo

mô hình Domain để quản lý tập trung Máy chủ được đặt ở phòng Thiết kế - Kĩ thuật,phòng này có toàn quyền cho hệ thống Mỗi phòng đều có nhánh mạng riêng, đều cómáy in trong đó printer server được thiết lập ở một phòng, được chia sẻ dữ liệu vớinhau và không được truy cập vào một số trang tin tức và giải trí trong giờ hành chính

như Facebook, Zing Me, Dantri, 24h, Twitter…Phòng Giám Đốc có quyền truy cậptoàn bộ tài nguyên hệ thống Phòng kinh doanh có quyền quản lý các máy in trongmạng Khách hàng không được phép truy xuất vào tài nguyên mà chỉ được kết nối quamạng không dây Theo kết quả phiếu điều tra gửi Giám Đốc trong thời gian thực tậpthì Giám Đốc đã cho biết hệ thống chưa lần nào xảy ra mất an toàn thông tin Điều nàychứng tỏ hệ thống mạng của công ty có độ an toàn cao, chuyên viên quản trị mạngnắm vững kiến thức tin học và có nhiều kinh nghiệm.

Phần mềm mRIC đã được triển khai thành công tại phòng kinh doanh và mang lạirất nhiều lợi ích cho công ty như:

 Nhờ chức năng cảnh báo hàng tồn kho, công nợ, công ty đã xây dựng được cácchiến lược, kế hoạch kinh doanh hàng hóa hiệu quả, kịp thời tránh được tình trạng tồnđọng hàng hóa và kiểm soát được các khoản nợ phải thu từ khách hàng từ đó hỗ trợ rấtnhiều cho công tác kế toán và đảm bảo tình hình tài chính cho doanh nghiệp

 Với 2 chức năng tra cứu động trên mọi danh sách đối tượng (khách hàng, nhàcung cấp, hàng hóa, ngành hàng,…) theo tất cả các thông số và tính điểm khách hàngdựa trên doanh số để quy định các mức chiết khấu, khuyến mãi cho các nhóm kháchhàng mà mối quan hệ của công ty với khách hàng đã được thiết lập và ngày càng mởrộng theo cả chiều rộng lẫn chiều sâu dẫn đến số lượng hàng hóa tiêu thụ ngày càngtăng đã làm cho lợi nhuận tăng nhanh, đưa công ty đi theo đúng phương châm và mụctiêu chiến lược đã đề ra

 Phần mềm có hệ thống báo cáo đầy đủ, chính xác, cung cấp các báo cáo phântích lợi nhuận chi tiết trên từng nhóm hàng hóa, khu vực, khách hàng…, có thể theodõi tình hình kinh doanh tại bất kỳ thời điểm nào, giúp người quản lý quan sát tìnhhình kinh doanh theo nhiều thông số khác nhau và có các quyết định kịp thời