Phân tích và thiết kế hệ thống quản lý doanh thu bán hàng tại công ty TNHH Xúc tiến các giải pháp Thương mại điện tử (ECOPRO)

LỜI CẢM ƠNĐể hoàn thành bài khóa luận tốt nghiệp với đề tài “Phân tích và thiết kế hệ thống quản lý doanh thu bán hàng tại công ty TNHH Xúc tiến các giải pháp Thương mại điện tử ECOPRO”

LỜI CẢM ƠN

Để hoàn thành bài khóa luận tốt nghiệp với đề tài “Phân tích và thiết kế hệ thống quản lý doanh thu bán hàng tại công ty TNHH Xúc tiến các giải pháp Thương mại điện tử (ECOPRO)” ngoài sự cố gắng của bản thân, em còn nhận được

sự động viên, giúp đỡ quý báu từ thầy cô, gia đình, bạn bè cùng ban lãnh đạo cũngnhư cán bộ nhân viên trong Công ty TNHH Xúc tiến các giải pháp Thương mại điện

tử (ECOPRO)

Trước tiên em xin cảm ơn cô ThS Nguyễn Hằng Giang, Giảng viên bộ môn

Tin học căn bản, Trường Đại học Thương Mại, người đã tận tình hướng dẫn và cónhững ý kiến đóng góp quý báu giúp em có thể hoàn thành tốt đề tài nghiên cứunày

Em xin cảm ơn các anh (chị) trong công ty TNHH Xúc tiến các giải phápThương mại điện tử (ECOPRO) đã giúp đỡ em rất nhiều trong việc thu thập số liệu,nắm bắt các thông tin về quá trình hoạt động kinh doanh, tình hình ứng dụng vàtriển khai HTTT trong doanh nghiệp

Với sự hiểu biết có hạn, nội dung khóa luận không thể tránh khỏi nhữngthiếu sót Em rất mong nhận được sự đóng góp ý kiến của các thầy cô và các bạn để

đề tài được hoàn thiện hơn

Em xin chân thành cảm ơn!

Sinh viên thực hiện

Vũ Thị Mừng

MỤC LỤC

LỜI CẢM ƠN i

MỤC LỤC ii

DANH MỤC BẢNG BIỂU, SƠ ĐỒ, HÌNH VẼ iv

DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT v

LỜI MỞ ĐẦU 1

Phần 1: TỔNG QUAN VỀ PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG QUẢN LÝ DOANH THU BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY TNHH XÚC TIẾN CÁC GIẢI PHÁP THƯƠNG MẠI ĐIỆN TỬ (ECOPRO) 2

1.1 Tính cấp thiết của vấn đề nghiên cứu 2

1.2 Tổng quan vấn đề nghiên cứu 3

1.3 Mục tiêu nghiên cứu của đề tài 4

1.4 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu của đề tài 4

1.5 Phương pháp thực hiện đề tài 4

1.6 Kết cấu của khóa luận 5

Phần 2: CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ THỰC TRẠNG CỦA HỆ THỐNG QUẢN LÝ DOANH THU BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY TNHH XÚC TIẾN CÁC GIẢI PHÁP THƯƠNG MẠI ĐIỆN TỬ (ECOPRO) 6

2.1 Cơ sở lý luận chung về hệ thống quản lý doanh thu bán hàng 6

2.1.1 Một số khái niệm cơ bản 6

2.1.2 Tìm hiểu về phân tích và thiết kế hệ thống 6

2.1.3 Một số lý thuyết của vấn đề nghiên cứu 8

2.1.4 Giới thiệu về Microsoft Acess 2010 11

2.1.5 Phân định nội dung nghiên cứu 12

2.2 Phân tích, đánh giá thực trạng quản lý doanh thu bán hàng tại công ty TNHH Xúc tiến các giải pháp Thương mại điện tử (ECOPRO) 12 2.2.1 Giới thiệu về công ty TNHH Xúc tiến các giải pháp Thương mại điện tử (ECOPRO) 12

2.2.2 Phân tích thực trạng hệ thống quản lý doanh thu bán hàng tại công ty TNHH

Xúc tiến các giải pháp Thương mại điện tử (ECOPRO) 15

2.2.3 Đánh giá thực trạng hệ thống quản lý doanh thu bán hàng tại công ty TNHH Xúc tiến các giải pháp Thương mại điện tử (ECOPRO) 18

Phần 3: ĐỀ XUẤT ĐỊNH HƯỚNG PHÁT TRIỂN HỆ THỐNG QUẢN LÝ DOANH THU BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY TNHH XÚC TIẾN CÁC GIẢI PHÁP THƯƠNG MẠI (ECOPRO) 19

3.1 Phân tích hệ thống mới 19

3.1.1 Phân tích hệ thống về chức năng 19

3.1.2 Phân tích các chức năng xử lý của hệ thống 23

3.1.3 Phân tích hệ thống về dữ liệu 29

3.2 Thiết kế hệ thống mới 32

3.2.1 Thiết kế tổng thể 32

3.2.2 Thiết kế chi tiết 32

3.3 Một số kiến nghị nhằm nâng cao quản lý doanh thu bán hàng tại công ty TNHH Xúc tiến các giải pháp Thương mại điện tử (ECOPRO) 40

KẾT LUẬN 42

TÀI LIỆU THAM KHẢO 43

PHỤ LỤC 44

DANH MỤC BẢNG BIỂU, SƠ ĐỒ, HÌNH VẼ

1 Hình 2.1: Sơ đồ tổ chức của công ty

2 Bảng 2.2: Các ứng dụng cơ bản đã triển khai tại doanh nghiệp

3 Hình 3.1: Sơ đồ phân cấp chức năng

4 Hình 3.2: Sơ đồ mức ngữ cảnh

5 Hình 3.3: Sơ đồ luồng dữ liệu mức đỉnh

6 Hình 3.4: Sơ đồ luồng dữ liệu “Nhận và xử lý đơn đặt hàng”

7 Hình 3.5: Sơ đồ luồng dữ liệu “Gửi hàng và lập hóa đơn”

8 Hình 3.6: Sơ đồ luồng dữ liệu “Thanh toán với khách hàng”

9 Hình 3.7: Sơ đồ luồng dữ liệu “Lập các tra cứu báo cáo”

23 Hình 3.9: Hình ảnh demo mô hình thực thể liên kết

24 Hình 3.10: Giao diện cập nhật dữ liệu hàng hóa

25 Hình 3.11: Giao diện cập nhật dữ liệu khách hàng

26 Hình 3.12: Giao diện hóa đơn bán

27 Hình 3.13: Giao diện báo cáo ‘Danh sách khách hàng ở Hà Nội”

28 Hình 3.14: Giao diện báo cáo “Danh sách hàng hóa đã bán”

Promotion Company Limited

2 FAST FastSoftware

Company

Công ty cổ phần phần mềm quản lý doanh nghiệp

LỜI MỞ ĐẦU

Trong thời đại ngày nay, công nghệ thông tin đóng vai trò quan trọng trong

sự phát triển của xã hội nói chung và của các doanh nghiệp nói riêng Với sự pháttriển của đất nước ta hiện nay, cùng với sự bùng nổ về công nghệ thông tin, ngànhTin học đã giúp con người quản lý được các thông tin, dữ liệu một cách dễ dàng,chính xác, khoa học và tiết kiệm thời gian Chính vì vậy, Việt Nam đã coi côngnghệ thông tin là mục tiêu, động lực của sự phát triển kinh tế - xã hội và việc nhanhchóng đưa ứng dụng công nghệ thông tin vào quá trình tự động hóa trong sản xuấtkinh doanh luôn được các doanh nghiệp chú trọng và đầu tư rất lớn

Quản lý doanh thu bán hàng là hoạt động không thể thiếu trong quá trình xâydựng hệ thống thông tin doanh nghiệp, nó làm cho công tác kế toán và công tácquản lý của doanh nghiệp hoạt động hiệu quả hơn, luồng thông tin được xử lý mộtcách nhanh chóng, chính xác, kịp thời, giảm bớt được thời gian và tiền bạc Việcxây dựng đúng và chính xác hệ thống quản lý doanh thu bán hàng còn giúp doanhnghiệp nhanh chóng đánh giá được tình hình hoạt động kinh doanh từ đó có thể kịpthời đưa ra các quyết định đúng đắn, tránh được các rủi ro không đáng có

Xuất phát từ thực trạng quản lý doanh thu bán hàng tại công ty ECOPRO nên

em đã lựa chọn đề tài: “Phân tích và thiết kế hệ thống quản lý doanh thu bán hàngtại công ty TNHH Xúc tiến các giải pháp Thương mại điện tử (ECOPRO)” làm đềtài khóa luận tốt nghiệp

Với sự hiểu biết có hạn, nội dung khóa luận không thể tránh khỏi những thiếusót Em rất mong nhận được sự đóng góp ý kiến của các thầy cô và các bạn để đềtài được hoàn thiện hơn

Em xin chân thành cảm ơn!

Phần 1: TỔNG QUAN VỀ PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG QUẢN LÝ DOANH THU BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY TNHH XÚC TIẾN

CÁC GIẢI PHÁP THƯƠNG MẠI ĐIỆN TỬ (ECOPRO).

1.1 Tính cấp thiết của vấn đề nghiên cứu

Hiệu quả sản xuất kinh doanh của một doanh nghiệp có thể xem xét, đánh giá

ở nhiều khía cạnh khác nhau nhưng trước hết phải nhìn vào kết quả hoạt động sảnxuất kinh doanh hay nói cách khác là doanh thu bán hàng của doanh nghiệp đó Đểxác định và đánh giá đúng doanh thu bán hàng thì các bộ phận cấu thành nó phảiđược hạch toán một cách cụ thể và chính xác Chính vì vậy khâu xác định doanh thubán hàng luôn được quan tâm thích đáng, xác định đúng đắn doanh thu bán hàngchính là cơ sở xác định chính xác hiệu quả hoạt động sản suất kinh doanh của doanhnghiệp, xác định nghĩa vụ của doanh nghiệp với Nhà nước, giải quyết hài hòa cáclợi ích kinh tế của Nhà nước, tập thể và người lao động trong doanh nghiệp

Những năm gần đây CNTT là một trong những ngành phát triển mạnh mẽ vàđược ứng dụng sâu rộng và ngày càng có nhiều ảnh hưởng trong quá trình điềuhành, quản lý các bộ phận trong một tổ chức Xu hướng phát triển mạnh mẽ về cácứng dụng CNTT trong quản lý đã mang lại những giải pháp tốt cho các doanhnghiệp Việt Nam tận dụng phát huy tối đã các nguồn lực Trên thực tế từ khi cácphần mềm phục vụ cho hoạt động quản lý sản xuất, tài chính, nhân sự… ra đời, các

tổ chức không những tiết kiệm được chi phí cũng như thời gian mà còn nâng caonăng lực hoạt động, khắc phục những thiếu sót trong quản lý, đem lại hiệu quả caocho quá trình sản xuất kinh doanh Công tác quản lý doanh thu bán hàng của công

ty TNHH Xúc tiến các giải pháp Thương mại điện tử (ECOPRO) cũng không đingược lại với xu hướng đó

Xuất phát từ thực tế khách quan để quản lý một cách hiệu quả doanh thu bánhàng, ECOPRO phải sử dụng đồng thời hàng loạt các công cụ quản lý khác nhau vìvậy việc ứng dụng CNTT vào hoạt động quản lý doanh thu bán hàng của công ty là

vô cùng cần thiết, mang đến những giải pháp giảm thiểu giấy tờ, tối đa hóa hiệusuất làm việc giúp cho công việc của người làm kế toán trở nên gọn nhẹ, nhanhchóng, chính xác hơn từ đó mang lại lợi thế cạnh tranh trên thị trường Vì những lý

do đó, em lựa chọn đề tài: “Phân tích và thiết kế hệ thống quản lý doanh thu bánhàng tại công ty TNHH Xúc tiến các giải pháp Thương mại điện tử (ECOPRO)” với

mong muốn cải tiến hệ thống cũ, phân tích và thiết kế nên hệ thống mới hoàn thiệnhơn nó sẽ giúp ích cho công ty giảm thiểu tối đa các chi phí không cần thiết, manglại lợi nhuận cao hơn trong hoạt động kinh doanh.

1.2 Tổng quan vấn đề nghiên cứu

Một số công trình nghiên cứu liên quan đến phân tích và thiết kế hệ thốngquản lý doanh thu bán hàng:

 Một số đồ án, chuyên đề về hệ thống quản lý doanh thu bán hàng:

+ Chuyên đề tốt nghiệp “Xây dựng hệ thống thông tin quản lý doanh thu bánhàng tại cửa hàng máy tính Nguyễn Hoàng” của sinh viên Lã Việt Đức, lớp Tin46B,Khoa Tin học kinh tế, Đại học Kinh tế Quốc dân

+ Đồ án tốt nghiệp “Xây dựng hệ thống thông tin quản lý doanh thu bán hàngtại công ty cổ phần vật tư vận tải xi măng” của sinh viên Nguyễn Hoàng Vũ lớpK43/41.01 Khoa Quản trị hệ thống thông tin kinh tế, Học viện Tài chính

Chuyên đề tốt nghiệp của hai sinh viên đã hoàn thành đầy đủ các bước trongquy trình phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý doanh thu bán hàng cho cửahàng chưa có hệ thống quản lý bằng máy tính trước đó Nhìn chung đề tài đã hoànchỉnh từ khảo sát, phân tích, thiết kế giao diện và có chương trình, hệ thống xâydựng đã đáp ứng được nhu cầu quản lý cho đơn vị nghiên cứu Tuy nhiên hai môhình này vẫn chưa mô tả được đầy đủ và trung thực hệ thống trong thực tế, không

hỗ trợ việc sử dụng lại, không phù hợp phát triển các phần mềm lớn, khó kiểm soát

và an toàn bảo mật dữ liệu

 Một số phần mềm quản lý doanh thu bán hàng được cung cấp trên thị trường:

Hiện tại trên thị trường có rất nhiều sản phẩm phần mềm quản lý bán hàngtrong đó có chức năng quản lý doanh thu bán hàng như HOSCO POS.NET,DevSoft.Stores, Tiger Soft, Perfect Sales,…

Tuy nhiên, chưa có một phần mềm riêng biệt nào về quản lý doanh thu bánhàng, nó chỉ là một chức năng trong phần mềm Hơn nữa, các phần mềm này đều làcác phần mềm đóng gói trên thị trường áp dụng cho mọi doanh nghiệp, không phảiđơn vị nào cũng có thể sử dụng các phần mềm được viết sẵn theo chuẩn như vậybởi vì không phải công ty nào cũng có cơ chế quản trị chuẩn mực và quy mô phùhợp với phần mềm đó Các phần mềm này có thể không đáp ứng được một số yêucầu riêng của đơn vị, các chức năng chưa thỏa mãn Mỗi loại hình doanh nghiệp

trong mỗi ngành lại có các đặc điểm khác nhau trong quản lý, điều đó dẫn đến sựkhác nhau trong các yêu cầu về phần mềm quản lý

Công ty TNHH Xúc tiến các giải pháp Thương mại điện tử (ECOPRO) làmột doanh nghiệp kinh doanh quy mô nhỏ, đang trên đà mở rộng và phát triển vàhoàn thiện, các nghiệp vụ phát sinh và yêu cầu quản lý có nhiều nét riêng, nếu sửdụng các phần mềm đóng gói sẵn có trên thị trường sẽ dẫn đến sự không phù hợp,

do vậy cần phải đi phân tích và thiết kế một hệ thống quản lý doanh thu bán hàngtrên cơ sở nghiên cứu thực trạng về hệ thống và các nghiệp vụ, các yêu cầu của đơn

vị đối với việc quản lý doanh thu bán hàng để hệ thống mới phù hợp với đơn vị,đem lại hiệu quả cao hơn trong quản lý và kinh doanh

1.3 Mục tiêu nghiên cứu của đề tài

Nghiên cứu đề tài: “Phân tích và thiết kế hệ thống quản lý doanh thu bán hàng tạicông ty TNHH Xúc tiến các giải pháp Thương mại điện tử (ECOPRO)” nhằm:

+ Dựa trên thực trạng hệ thống quản lý doanh thu bán hàng tại công tyTNHH Xúc tiến các giải pháp Thương mại điện tử (ECOPRO) đánh giá được những

ưu điểm và hạn chế của hệ thống Kết quả đem lại từ quá trình phân tích, đánh giá

sẽ nâng cao hiệu quả trong hoạt động quản lý bán hàng cho công ty và hỗ trợ thựchiện các mục tiêu đã đề ra

+ Đề xuất một số định hướng phát triển hệ thống quản lý doanh thu bán hàng

từ đó phân tích và thiết kế hệ thống quản lý doanh thu bán hàng mới cho công tyECOPRO

1.4 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu của đề tài

- Đối tượng nghiên cứu của đề tài:Bộ máy kế toán doanh thu bán hàng và

ứng dụng phần mềm trong hệ thống thông tin quản lý doanh thu bán hàng

- Phạm vi nghiên cứu của đề tài: trong công ty TNHH Xúc tiến các giải

pháp Thương mại điện tử (ECOPRO)

1.5 Phương pháp thực hiện đề tài

Nghiên cứu đề tài: “Phân tích và thiết kế hệ thống quản lý doanh thu bánhàng tại công ty TNHH Xúc tiến các giải pháp Thương mại điện tử (ECOPRO)” sửdụng rất nhiều phương pháp, với mỗi nội dung cụ thể còn vận dụng những phươngpháp nghiên cứu phù hợp như:

- Quan sát thực tế:

+ Mục đích: Phương pháp quan sát thực tế giúp ta có được một bức tranhkhái quát về tổ chức và cách quản lý hoạt động của tổ chức, có thể lấy được nhữngthông tin cần thiết mà không thể có được bằng pháp khác

+ Cách thức thực hiện: Quan sát tỉ mỉ, ghi chép lại từng chi tiết hoạt động của

hệ thống, cách thức tổ chức và quản lý hoạt động của tổ chức

- Nghiên cứu tài liệu:

+ Mục đích: Phương pháp này giúp gia tăng kết quả nhận được nhờ xem xétcác tài liệu giới thiệu về hệ thống cũng như cách vận hành để các ưu điểm và hạnchế của hệ thống từ đó phân tích và thiết kế ra hệ thống mới phát huy được những

ưu điểm đồng thời khắc phục được những hạn chế đó

+ Cách thức thực hiện: Tìm tài liệu liên quan về các doanh thu bán hàng, hệthống quản lý doanh thu bán hàng trong công ty và nghiên cứu các tài liệu đó

- Phỏng vấn trực tiếp:

+ Mục đích: Phương pháp phỏng vấn là phương pháp hữu hiệu cung cấpnguồn thông tin chính xác nhất khi phương pháp điều tra trắc nghiệm chưa thể thuthập đầy đủ các thông tin cần thiết Phương pháp này giúp tìm hiểu sâu hơn nữa vấn

đề nghiên cứu, khai thác tối đa những vấn đề liên quan đến thực trạng hệ thốngquản lý doanh thu bán hàng tại công ty TNHH Xúc tiến các giải pháp Thương mạiđiện tử (ECOPRO)

+ Cách thức thực hiện: Tổ chức gặp gỡ trực tiếp, đặt câu hỏi và ghi chépthông tin thu thập được

- Phương pháp thống kê:

Thống kê các kết quả điều tra được từ bản điều tra trắc nghiệm, thống kê các

ý kiến, nghiên cứu thực trạng hệ thống quản lý doanh thu bán hàng tại công tyTNHH Xúc tiến các giải pháp Thương mại điện tử (ECOPRO)

1.6 Kết cấu của khóa luận

Phần 1: Tổng quan về phân tích và thiết kế hệ thống quản lý doanh thu bánhàng tại công ty TNHH Xúc tiến các giải pháp Thương mại điện tử (ECOPRO)

Phần 2: Cơ sở lý luận và thực trạng của hệ thống quản lý doanh thu bán hàngtại công ty TNHH Xúc tiến các giải pháp Thương mại điện tử (ECOPRO)

Phần 3: Phân tích và thiết kế hệ thống quản lý doanh thu bán hàng tại công tyTNHH Xúc tiến các giải pháp Thương mại điện tử (ECOPRO)

Phần 2: CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ THỰC TRẠNG CỦA HỆ THỐNG QUẢN LÝ DOANH THU BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY TNHH XÚC TIẾN CÁC GIẢI

PHÁP THƯƠNG MẠI ĐIỆN TỬ (ECOPRO).

2.1 Cơ sở lý luận chung về hệ thống quản lý doanh thu bán hàng

2.1.1 Một số khái niệm cơ bản

- Hệ thống (System)

“Hệ thống là một tập hợp gồm nhiều phân tử tương tác, có các mối quan hệràng buộc lẫn nhau và cùng hoạt động hướng tới một mục tiêu chung thông quachấp thuận các đầu vào, biến đổi có tổ chức để tạo kết quả đầu ra” (Nguồn: Bàigiảng HTTT KT&QL, Bộ môn CNTT, Trường ĐH Thương Mại)

- Hệ thống thông tin (Information System)

“Hệ thống thông tin là một tập hợp các phần cứng, phần mềm, hệ mạngtruyền thông được xây dựng và sử dụng để thu thập, tái, tái tạo, phân phối và chia sẻ

dữ liệu, thông tin và tri thức nhằm phục vụ mục tiêu của tổ chức” (Nguồn: Bài giảng HTTT KT&QL, Bộ môn CNTT, Trường ĐH Thương Mại)

- Hệ thống thông tin quản lý (Manager Information System - MIS)

“Hệ thống thông tin quản lý là một hệ thống tích hợp “Người-Máy” tạo ra cácthông tin giúp con người trong sản xuất, quản lý và ra quyết định Hệ thống thôngtin quản lý sử dụng các thiết bị tin học, các phần mềm, cơ sở dữ liệu, các thủ tục thủ

công, các mô hình để phân tích, lập kế hoạch quản lý và ra quyết định” (Nguồn: Bài giảng HTTT KT&QL, Bộ môn CNTT, Trường ĐH Thương Mại)

- Hệ thống thông tin kế toán

“Hệ thống thông tin kế toán là hệ thống cung cấp thông tin xử lý nghiệp vụtài chính và các thông tin liên quan đến việc phân tích lập kế hoạch”

2.1.2 Tìm hiểu về phân tích và thiết kế hệ thống

+ Phân tích hệ thống: Phân tích hệ thống là quá trình xem xét, đánh giá hệ

thống thông tin hiện hành và môi trường của nó để xác định những khả năng cải tiến

hệ thống

Giai đoạn phân tích có vai trò quan trọng trong toàn bộ quá trình phát triển hệthống Phân tích hệ thống giúp thu thập thông tin và đánh giá về hệ thống hiện tại,tạo mối quan hệ tốt đẹp với người sử dụng hệ thống, đồng thời xác định các chi tiết,

các khó khăn cần giải quyết của hệ thống hiện tại Việc phát triển hệ thống mới phảidựa trên nền tảng của hệ thống cũ, phải giải quyết được các khó khăn và phát huyđược các ưu điểm của hệ thống cũ, tuy nhiên một số người dùng sợ thay đổi côngviệc hay sợ bị mất việc nên có thể có các hành vi chống đối, điều này có thể dẫn đến

hệ thống mới không thực hiện vận hành thành công Do đó, việc phân tích hệ thốngcũng nhằm giải quyết sự mâu thuẫn này

Một hệ thống mới phải xử lý và cung cấp thông tin hữu ích và phù hợp chongười dùng Nếu không xác định tính chính xác các nhu cầu thông tin này, một hệthống mới có thể không thực hiện được Nhu cầu thông tin do hệ thống mới cungcấp cần phù hợp với từng người dùng, từng cấp quản lý trong doanh nghiệp Giaiđoạn phân tích hệ thống được thực hiện nhằm xác định chính xác yêu cầu cung cấpthông tin cho từng người sử dụng hệ thống, từng cấp quản lý hay thông tin cần đượccung cấp cho việc đề ra từng quyết định kinh doanh

Bên cạnh việc cung cấp thông tin đáp ứng nhu cầu quản lý, một hệ thống mớiphải có tính khả thi nếu muốn được thực hiện vận hành Tính khả thi của hệ thốngmới sẽ được khảo sát, đánh giá trong giai đoạn phân tích hệ thông Việc đánh giátính khả thi của hệ thống nếu không đầy đủ hay không được thực hiện sẽ dễ dàngdẫn đến các bất cập trong các giai đoạn kế tiếp của quá trình phát triển hệ thống

+ Thiết kế hệ thống: Thiết kế hệ thống là sự tiến hành chi tiết sự phát triển

của hệ thống mới đang sinh ra trong giai đoạn phân tích hệ thống Suốt giai đoạnthiết kế đội dự án lập những tài liệu ghi chi tiết đầu vào, đầu ra, những quá trình xử

lý của hệ thống mới

Thiết kế hệ thống cung cấp những thông tin chi tiết cho ủy ban chỉ đạo đểquyết định chấp thuận hay không chấp thuận hệ thống mới, trước khi chuyển sanggiai đoạn thực hiện hệ thống, trong khi thiết kế, hệ thống có thể được tiếp tục pháttriển hay ngừng lại

Thiết kế hệ thống cho phép đội dự án có một cái nhìn tổng quan về cách thứclàm việc của hệ thống, việc thiết kế càng kỹ càng cho phép nhận rõ những vấn đềnhư tính không hiệu quả, kém chắc chắn, yếu kiểm soát nội bộ hoặc những vấn đềkhác Ngoài ra, sự thay đổi dễ dàng và ít tốn kém hơn, khi vẫn còn trong giai đoạnthiết kế, thay vì phải thay đổi trong giai đoạn thực hiện

2.1.3 Một số lý thuyết của vấn đề nghiên cứu

- Doanh thu bán hàng

“Doanh thu bán hàng là tổng số tiền mà doanh nghiệp đã thu về hoặc cóquyền đòi về do việc bán các sản phẩm hàng hoá và dịch vụ được xác định là đãhoàn thành trong một thời kỳ nhất định”

- Sự cần thiết phải quản lý doanh thu bán hàng

Doanh thu bán hàng phản ánh quy mô của quá trình tái sản xuất của doanhnghiệp, phản ánh trình độ chỉ đạo tổ chức sản xuất kinh doanh, tổ chức công tácthanh toán Có được doanh thu bán hàng, chứng tỏ doanh nghiệp đã sản xuất sảnphẩm hàng hoá và đã cung cấp hàng hoá dịch vụ thoả mãn nhu cầu của người tiêudùng

Doanh thu bán hàng là nguồn quan trọng để doanh nghiệp trang trải cáckhoản chi phí về công cụ lao động, đối tượng lao động đã hao phí trong quá trìnhsản xuất kinh doanh, trang trải cho số vốn đã ứng ra cho sản xuất kinh doanh, cótiền để thanh toán tiền lương, tiền công, tiền thưởng cho người lao động trích bảohiểm xã hội, BHYT, KPCĐ, làm các nghĩa vụ tài chính với nhà nước

Thực hiện được doanh thu bán hàng đầy đủ và kịp thời góp phần thúc đẩytăng tốc độ chi chuyển vốn lưu động tạo điều kiện thuận lợi cho quá trình tái sảnxuất này

Doanh thu tiêu thụ sản phẩm hàng hoá, dịch vụ của doanh nghiệp chịu ảnhhưởng bởi nhiều nhân tố, như khối lượng sản xuất tiêu thụ sản phẩm, chất lượng sảnphẩm, kết cấu mặt hàng, giá bán sản phẩm và vấn đề thanh toán tiền hàng

Khối lượng sản phẩm sản xuất ra có ảnh hưởng trực tiếp đến khối lượng sảnphẩm tiêu thụ Sản phẩm sản xuất ra càng nhiều thì khả năng về doanh thu càng lớn.Khối lượng sản xuất và tiêu thụ còn phụ thuộc vào quy mô của doanh nghiệp hìnhthức tổ chức công tác bán hàng; Việc ký kết hợp đồng tiêu thụ đối với khách hàng,việc giao hàng, vận chuyển và thanh toán tiền hàng Tất cả những việc đó đều có ýnghĩa quan trọng nhằm nâng cao doanh thu bán hàng

Mỗi doanh nghiệp có thể sản xuất nhiều loại sản phẩm khác nhau, giá cả củachúng cũng khác nhau Do đó, việc thay đổi kết cấu mặt hàng sản xuất cũng ảnhhưởng tới doanh thu Tuy nhiên cũng cần phải thấy rằng mỗi loại sản phẩm đều có

tác dụng nhất định trong việc thoả mãn nhu cầu của người tiêu dùng, cho nên phấnđấu tăng doanh thu, các doanh nghiệp cũng phải cần chú ý đến việc thực hiện đảmbảo kế hoạch sản xuất những mặt hàng mà doanh nghiệp đó ký hợp đồng Trongtrường hợp các nhân tố khác không thay đổi thì việc thay đổi giá bán cũng có ảnhhưởng trực tiếp tới doanh thu Việc thay đối giá bán (giá bán cao hay thấp) mộtphần quan trọng do quan hệ cung - cầu trên thị trường quyết định Để đảm bảo đượcdoanh thu, doanh nghiệp phải có những quyết định về giá cả, giá cả phải bù đắpđược chi phí đã tiêu hao và tạo nên lợi nhuận thoả đáng để thực hiện tái sản xuất mởrộng

Mục đích của quá trình sản xuất kinh doanh là làm thế nào để thu hút đượcnhiều lợi nhuận Muốn vậy doanh nghiệp phải có chế độ quản lý tốt quá trình sảnxuất sản phẩm, có chiến lược bán hàng đối với sản phẩm của mình, phải quan tâmđến chu kỳ sống của sản phẩm, khả năng cạnh tranh của sản phẩm trên thị trường.Đây là một vấn để khó khăn và phức tạp đòi hỏi doanh nghiệp phải đưa ra các kếhoạch, chỉ tiêu quản lý doanh thu bán hàng

- Yêu cầu quản lý doanh thu bán hàng

Xuất phát từ sự cần thiết quản lý doanh thu bán hàng vấn đề đặt ra là làm thếnào để quản lý doanh thu bán hàng một cách chặt chẽ và khoa học, muốn như vậythì doanh nghiệp cần phải đặt ra các yêu cầu, và thực hiện các yêu cầu sau:

+ Nắm chắc sự vận động của từng loại thành phẩm hàng hoá trong quá trìnhnhập, xuất và tồn kho trên các chỉ tiêu số lượng, chất lượng và giá trị

+ Nắm bắt theo dõi chặt chẽ từng phương thức bán hàng, từng thể thanh toán,từng loại thành phẩm, từng khách hàng, đôn đốc thu hồi nhanh và đầy đủ tiền vốn

+ Thường xuyên theo dõi những khách hàng có khoản phải thu khó đòi và cónhững biện pháp xử lý kịp thời

+ Tính đoán đúng đắn và đầy đủ các khoản phải thu của khách hàng Đồngthời phải lập kế hoạch doanh thu bán hàng cho từng tháng, quý, năm

- Ý nghĩa của việc tăng doanh thu

Doanh thu tiêu thụ sản phẩm là một chỉ tiêu kinh tế cơ bản phản ánh mụcđích kinh doanh cũng như kết quả về tiêu thụ hàng hoá, thành phẩm Tăng doanhthu là một trong những mục tiêu nhằm thúc đẩy sản xuất kinh doanh của doanh

nghiệp Đồng thời tăng doanh thu có nghĩa là tăng lượng tiền về cho doanh nghiệp

và tăng lượng hàng hoá tung ra trên thị trường Vì vậy việc tăng doanh thu vừa có ýnghĩa với xã hội và có ý nghĩa với doanh nghiệp

+ Đối với xã hội: Tăng doanh thu bán hàng góp phần thoả mãn tốt hơn các

nhu cầu tiêu dùng hàng hoá cho xã hội, đảm bảo cân đối cung cầu, ổn định giá cả thịtrường và mở rộng giao lưu kinh tế giữa các vùng

Trong nền kinh tế thị trường để đứng vững, tồn tại và phát triển đối với mộtdoanh nghiệp không phải là điều dễ Vì vậy doanh nghiệp phải không ngừng đổimới và hoàn thiện cơ cấu cũng nhu phương thức sản xuất nhằm đưa doanh nghiệpmình ngày một phát triển

Doanh thu tăng có nghĩa là doanh nghiệp đáp ứng được các nhu cầu về vậtchất cho xã hội, làm cho đời sống nhân dân ngày càng được cải thiện, nhờ đó màđời sống tinh thần cũng được nâng lên Đồng thời kho doanh thu của doanh nghiệptăng cũng có nghĩa là doanh nghiệp đã có chỗ đứng vững trên thị trường, đã chiếmđược thị phần thu lợi nhuận, tạo vị thế và uy tín của mình trên thương trường

+ Đối với doanh nghiệp: Tăng doanh thu bán hàng là điều kiện để doanh

nghiệp thực hiện tốt chức năng kinh doanh, thu hồi vốn nhanh, bù đắp các chi phísản xuất kinh doanh, thực hiện tốt nghĩa vụ đối với Nhà nước Cụ thể:

Doanh thu tăng giúp cho doanh nghiệp có điều kiện thực hiện tốt chức năngnhiệm vụ của mình và là điều kiện để đạt được mục đích kinh doanh mà doanhnghiệp đề ra đồng thời nó là điều kiện cơ bản để tăng thu nhập nhằm tái mở rộng vàcải thiện đời sống vật chất tinh thần cho cán bộ công nhân viên

Doanh thu bán hàng là nguồn tài chính quan trọng giúp doanh nghiệp trangtrải các khoản chi phí trong quá trình sản xuất, kinh doanh góp phần đảm bảo choquá trình kinh doanh của doanh nghiệp liên tục và tạo ra lợi nhuận Do đó khi doanhthu tăng thì doanh nghiệp có khả năng tự chủ về vốn, không phải phụ thuộc vàonguồn vốn bên ngoài và làm giảm chi phí về vốn

Việc tăng doanh thu sẽ giúp cho doanh nghiệp giải quyết tốt những vấn đề tàichính như chi phí sản xuất kinh doanh được trang trải, vốn được thu hồi và gópphần tăng thu nhập cho các quỹ của doanh nghiệp từ đó mở rộng quy mô sản xuất

Đồng thời doanh thu tăng tạo điều kiện cho doanh nghiệp hoàn thành nghĩa vụ củamình đối với Nhà nước.

Ngoài ra khi doanh thu của một doanh nghiệp tăng sẽ chứng tỏ được vị thế và

uy tín của mình trên thương trường củng cố vị trí vững chắc cho doanh nghiệp, duy

trì sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp

2.1.4 Giới thiệu về Microsoft Acess 2010

- Khái niệm

Microsoft Office Access thường được gọi tắt là MS Access hoặc đơn giảnhơn là Access, là một phần mềm quản lý cơ sở dữ liệu quan hệ do hãng Microsoftgiữ bản quyền Access thường được đóng gói cùng các phần mềm khác trong bộMicrosoft và được sử dụng rộng rãi trong các máy tính cài hệ điều hành Windows

- Công dụng của Access

Cơ sơ dữ liệu là một tập hợp các thông tin có liên quan Nếu cơ sơ dữ liệunhỏ, người dùng có thể quản lý thông tin bình thường Trong những trường hợp nhưvậy, người dùng phải sử dụng các phương pháp quản lý cũ như một bảng file haymột danh sách đơn giản trên giấy Tuy nhiên, cơ sở dữ liệu ngày càng nhiều, cácthao tác quản lý trở nên khó hơn Đây là lúc máy tính và hệ quản trị cơ sở dữ liệu cóích Phần mềm quản trị cơ sở dữ liệu giúp người dùng quản lý thông tin được nhanh

và dễ dàng hơn

Trong Access, một cơ sở dữ liệu không chỉ có thông tin mà còn có các bảngthông tin đã được sắp xếp, cơ sở dữ liệu Access còn bao gồm cả mối quan hệ cáctruy vấn, báo biểu, báo cáo và các lệnh lập trình Access là chương trình cơ sở dữliệu với đầy đủ các tính năng được xây dựng để dễ dàng quản lý số lượng dữ liệu

lớn Không có công cụ nào là phù hợp để duy trì phần mềm quản lý cơ sở dữ liệu

hơn Access Access cho phép chúng ta:

Access đưa ra những ý tưởng cơ sở dữ liệu và chuyển đổi chúng vào thực tế.Với Access, bạn có thể tạo môt cơ sở dữ liệu nhanh chóng và dễ dàng để làm việcngay Ví dụ, bạn muốn trình bày một cơ sở dữ liệu theo dõi tập hợp các đĩa CD.Access thực hiện rất dễ dàng, bạn có thể xác định một cơ sở dữ liệu đơn giản hoặcmột cơ sở dữ liệu có quan hệ với các CD trong một bảng, các nghệ sĩ, studios, và

CD sẵn có ở các bảng khác nhau Thậm chí còn có cơ sở dữ liệu chứa các mẫu nhạc

Trong trường hợp đặc biệt, Access cung cấp công cụ phát triển được sử dụng

để tạo các ứng dụng mạnh mẽ Bạn có thể khai thác các biểu mẫu bằng cách sửdụng custom controls (các điều khiển tùy ý) (như các nút, danh sách, và các điềukhiển tương tự), sử dụng những quy tắc thông qua các dữ liệu đặc biệt, thậm chí tạoVisual Basic cho các ứng dụng lập trình để xử lý dữ liệu Gắn những mã này tới cácnút và các điều khiển trên biểu mẫu

Access sẽ cho bạn những công cụ cần thiết để quản lý dự án và tận dụngđược phần lớn thời gian phát triển Bất cứ cơ sở dữ liệu nào bạn cần, đơn giản hayphức tạp, nhanh hay trong giai đoạn tiến triển Access cung cấp các công cụ và môitrường cần thiết để làm nổi bật dữ liệu hơn nữa Access giúp bạn khai thác theonhiều cách mới để xem xét và làm việc

2.1.5 Phân định nội dung nghiên cứu

Nghiên cứu lý thuyết về hệ thống thông tin, hệ thống thông tin quản lý trêncác tài liệu, giáo trình về hệ thống thông tin, phân tích thiết kế hệ thống thông tin

Tìm hiểu thực tế vấn đề hệ thống quản lý doanh thu bán hàng tại công tyTNHH Xúc tiến các giải pháp Thương Mại điện tử (ECOPRO)

Tiến hành phân tích, đánh giá thực trạng hệ thống quản lý doanh thu bánhàng tại công ty TNHH Xúc tiến các giải pháp Thương Mại điện tử (ECOPRO)

Đề xuất giải pháp đồng thời phân tích và thiết kế phát triển hệ thống quản lýdoanh thu bán hàng cho công ty TNHH Xúc tiến các giải pháp Thương mại điện tử(ECOPRO)

2.2 Phân tích, đánh giá thực trạng quản lý doanh thu bán hàng tại công ty TNHH Xúc tiến các giải pháp Thương mại điện tử (ECOPRO).

2.2.1 Giới thiệu về công ty TNHH Xúc tiến các giải pháp Thương mại điện tử (ECOPRO).

Từ năm 2012, với mạng lưới quan hệ với hàng trăm Nhà sản xuất phần mềm

uy tín trên toàn cầu, ECOPRO thực hiện việc TÌM KIẾM - ĐÁNH GIÁ - CUNGỨNG các phần mềm có chất lượng từ các quốc gia có nền CNTT phát triển trên thếgiới đến Việt Nam và từ Việt Nam đến các nước trên thế giới ECOPRO tự hào làcông ty đầu tiên tại Việt Nam thực hiện nghiệp vụ Software Hunting một cáchchuyên nghiệp trên nền tảng công nghệ kết hợp giữa Thương mại điện tử và Quảntrị Quan hệ Khách hàng (CRM) là những sản phẩm nòng cốt do các chuyên gia tạiECOPRO nghiên cứu, phát triển

2.2.1.2 Cơ cấu tổ chức của công ty

Hình 2.1: Sơ đồ tổ chức của công ty

 Chức năng, nhiệm vụ các phòng ban

+ Hội đồng thành viên: Hội đồng thành viên nhân danh chủ sở hữu công ty

tổ chức thực hiện các quyền và nghĩa vụ của chủ sở hữu công ty; có quyền nhândanh công ty thực hiện các quyền và nghĩa vụ của công ty; chịu trách nhiệm trướcpháp luật và chủ sở hữu công ty về việc thực hiện các quyền và nhiệm vụ được giaotheo quy định của Luật doanh nghiệp mới và pháp luật có liên quan

+ Ban giám đốc: Ban giám đốc gồm 1 giám đốc và 1 phó giám đốc Giám

đốc là người trực tiếp điều hành các hoạt động của công ty, do Hội đồng thành viên

bổ nhiệm, bãi nhiệm và chịu trách nhiệm trước Hội đồng thành viên về kết quả kinhdoanh của công ty Phó giám đốc giúp việc cho giám đốc nhằm đảm bảo kết quảkinh doanh.

+ Phòng kỹ thuật: Là phòng có chức năng tham mưu cho Ban giám đốc về

công tác kỹ thuật, công nghệ, định mức và chất lượng sản phẩm; Thiết kế, triển khaixây dựng các sản phẩm ở khâu sản xuất Tổ chức kiểm tra công nghệ và chất lượngsản phẩm, chịu trách nhiệm về chất lượng các sản phẩm làm ra Căn cứ vào hợpđồng kinh tế lập phương án kỹ thuật, lên danh mục, hạng mục cung cấp cho phòngkinh doanh để tính giá thành sản phẩm

+ Phòng kinh doanh: Tham mưu cho Giám đốc công ty về các vấn đề liên

quan đến công tác kinh doanh có sử dụng nguồn vốn của công ty; Xây dựng và thựchiện kế hoạch khai thác để thu hồi vốn nhằm đảm bảo nguồn vốn để triển khai kếhoạch đầu tư hàng năm đã được phê duyệt của công ty; Kinh doanh các sản phẩm

và dịch vụ phần mềm, tổ chức thực hiện tiếp thị, quảng cáo, bán hàng nhằm đảmbảo thu hồi vốn nhanh và tối đa hóa lợi nhuận

+ Phòng hành chính: Là phòng chuyên môn, nghiệp vụ trong cơ cấu tổ chức

của Công ty có chức năng tham mưu, đề xuất các chủ trương, giải pháp cho BanGiám đốc trong việc chỉ đạo, quản lý, điều hành Công ty về các lĩnh vực như: quản

lý, cơ sở, vật chất, đất đai, máy móc thiết bị thuộc quyền quản lý của công ty; quản

lý văn thư lưu trữ; quản lý và thực hiện công tác hành chính, lễ tân, phục vụ

+ Phòng kế toán: Tham mưu giúp Ban Giám đốc chỉ đạo, quản lý điều hành

công tác kinh tế tài chính và hạch toán kế toán; Thực hiện và theo dõi công tác tiềnlương, tiền thưởng và các khoản thu nhập, chi trả theo chế độ, chính sách đối vớingười lao động trong Công ty; Thanh quyết toán các chi phí hoạt động, chi phí phục

vụ sản xuất kinh doanh và chi phí đầu tư các dự án theo quy định

2.2.1.3 Các sản phẩm, dịch vụ chính của công ty

 Phát triển ECOPRO Website và Portal:

Xây dựng các Website và Tư vấn các giải pháp vận hành hiệu quả cácWebsite trên Internet; Xây dựng các cổng thông tin tư vấn và giải pháp vận hànhcác cổng thông tin trên Internet

Phát triển phần mềm ECOPRO vnTiger CRM:

Phát triển phần mềm Quản trị quan hệ khách hàng vận hành trên WebvnTiger CRM; Tư vấn giải pháp toàn diện cho việc ứng dụng Quản trị quan hệkhách hàng cho các doanh nghiệp, các tổ chức tại Việt Nam và các quốc gia kháctrên thế giới.

 Phát triển phần mềm Quản lý công việc eWork:

Phát triển phần mềm Quản lý công việc eWork vận hành trên nền Web; Tưvấn giải pháp, toàn diện cho việc ứng dụng tổ chức quản lý công việc các doanhnghiệp Việt Nam, doanh nghiệp nước ngoài kinh doanh tại Việt Nam, các tổ chứctại Việt Nam và các tổ chức, doanh nghiệp ở các quốc gia khác

 Phát triển phần mềm ứng dụng đặc thù vận hành trên nền Web.

- Mô giới, xúc tiến thương mại các sản phẩm phần mềm tại Việt Nam.+ Mô giới xúc tiến thương mại các giải pháp phần mềm đóng gói của cácdoanh nghiệp CNTT tại Việt Nam: thúc đẩy quá trình chuyển giao công nghệ và tưvấn toàn diện các phần mềm đóng gói “Made in VietNam” tại thị trường Việt Nam

+ Mô giới xúc tiến việc phát triển phần mềm theo đơn đặt hàng của kháchhàng tại Việt Nam: Thúc đẩy quá trình tìm kiếm, đặt hàng và tư vấn toàn diện cácphần mềm được phát triển đặc thù theo các ngành nghề độc lập tại Việt Nam

- Mô giới xúc tiến thương mại các sản phẩm phần mềm từ các quốc giatrên thế giới vào Việt Nam

+ Mô giới xúc tiến thương mại các giải pháp phần mềm đóng gói: thúc đẩyquá trình chuyển giao công nghệ và tư vấn toàn diện các phần mềm đóng gói madetin overseas tại thị trường Việt Nam

+ Mô giới xúc tiến thuê gia công phần mềm tại Việt Nam: thúc đẩy việcchuyển sản xuất phần mềm từ các nước về Việt Nam

2.2.2 Phân tích thực trạng hệ thống quản lý doanh thu bán hàng tại công ty TNHH Xúc tiến các giải pháp Thương mại điện tử (ECOPRO).

ECOPRO là một doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực sản xuất và cungứng phần mềm mang thương hiệu ECOPRO cho các doanh nghiệp và các tổ chức.Đây cũng là một trong những mặt hàng công nghệ đang ngày càng phát triển và nhu

cầu sử dụng mặt hàng này đang càng ngày có xu hướng tăng nhanh Nắm bắt đượctình hình thị trường như vậy công ty tiến hành mở rộng quy mô tổ chức, cũng như

mở rộng quy mô kinh doanh, chú trọng vào việc đầu tư phát triển công nghệ thôngtin nhằm phục vụ các hoạt động kinh doanh của công ty

Theo kết quả điều tra về các ứng dụng đã triển khai tại doanh nghiệp ở cácphiếu đều cho kết quả giống nhau Doanh nghiệp đã và đang sử dụng 4 phần mềmứng dụng đó là: quản lý văn bản và điều hành công việc, tin học văn phòng, quản lýtài chính – kế toán và quản lý khách hàng (CRM) Các phần mềm đều khá đơn giản

và dễ sử dụng đối với cán bộ, nhân viên trong công ty

Bảng 2.2: Các ứng dụng cơ bản đã triển khai tại doanh nghiệp

(Nguồn: Kết quả phiếu điều tra)

Hiện nay theo khảo sát thì công ty vẫn chưa có phần mềm chuyên dụng để quản

lý doanh thu bán hàng, việc quản lý doanh thu bán hàng vẫn ở dạng tin học hóa cục bộ

và chưa thống nhất Thực tế hiện nay việc quản lý doanh thu bán hàng tại công ty chỉđược quản lý dựa trên phần mềm kế toán gây khó khăn cho cán bộ quản lý như: việctheo dõi và cập nhật doanh thu bán hàng hàng ngày vẫn chỉ thực hiện thủ công trêngiấy Sau đó hàng tuần nhân viên phòng Kế toán mới cập nhật vào phần mềm Do quátrình hạch toán doanh thu chậm, nhân viên không thể xuất báo cáo về doanh thu bánhàng một cách nhanh chóng, kịp thời, làm giảm tốc độ chu chuyển vốn lưu động gâyảnh hưởng đến quá trình hoạt động kinh doanh của công ty

Vì vậy, yêu cầu cấp thiết hiện nay là xây dựng được hệ thống quản lý doanh thubán hàng đáp ứng được nhu cầu quản lý doanh thu bán hàng cho Công ty TNHH Xúctiến các giải pháp Thương mại điện tử (ECOPRO)

Từ việc phân tích thực trạng hệ thống quản lý doanh thu bán hàng tại công ty,

em đề xuất bài toán mới như sau:

- Nhận và xử lý đơn đặt hàng

Đây là bước xử lý đầu tiên của hệ thống Bộ phận kinh doanh nhận yêu cầu

từ khách hàng, kiểm tra những thông tin về hàng yêu cầu và trả lời đơn hàng củakhách Nếu đơn hàng hợp lệ thì bộ phận kinh doanh sẽ lập hợp đồng gửi cho kháchhàng và thực hiện hoạt động bán hàng Nếu đơn hàng không hợp hệ, bộ phân kinhdoanh sẽ trả lời cho khách hàng là đơn không hợp lệ

+ Nhận yêu cầu từ khách là những chức từ do người mua gửi tới xác định nhucầu về chủng loại, số lượng hàng, địa điểm giao hàng cũng như yêu cầu về điều kiệnthanh toán và các điều kiện liện quan

+ Xét duyệt đơn đặt hàng là quá trình bộ phân kinh doanh kiểm tra lại cácthông tin trên đơn hàng do khách hàng gửi tới, xem xét doanh nghiệp có đáp ứngđược các yêu cầu đó không và trả lời lại khách hàng

+ Sau khi đã chấp nhận đơn hàng, phòng kinh doanh tiến hành lập hợp đồngbán hàng dựa trên đơn đặt hàng của khách và gửi cho khách hàng ký duyệt

- Gửi hàng và lập hóa đơn

Tới ngày giao hàng, kho hàng tiến hành xuất kho theo đơn đặt hàng Bộ phậngửi hàng sẽ tiếp tục gửi hàng này cho khách hàng theo địa điểm chỉ định Trước khitiến hành gửi hàng bộ phần gửi hàng tiến hành lập vận đơn

Nếu khách hàng trả lại hàng, bộ phận nhận hàng sẽ nhận lại hàng và lập phiếunhập kho cho số lượng hàng bị trả lại

Sau khi hàng đã được gửi cho khách hàng, lúc này bộ phận lập hóa đơn đã cóđầy đủ chứng từ chứng minh hoạt động bán hàng đã hoàn tất, bộ phận này sẽ kiểmtra đối chiếu chứng từ và lập hóa đơn

- Thanh toán với khách hàng

Đây là bước xử lý cuối cùng trong hệ thống quản lý doanh thu Khi kháchhàng gửi thông tin chuyển khoản tiền mua hàng, thủ quỹ sẽ gửi yêu cầu đến ngânhàng để kiểm tra thông tin về tài khoản Trường hợp khách hàng còn nợ, thì bộ phậnthủ quỹ phải báo cáo cho phòng kinh doanh, sau khi nhận được chỉ thị công nợ, bộphận thủ quỹ mới tiến hành ra hạn nợ Sau thời hạn nợ cho phép, bộ phận thủ quỹ sẽtiến hành gửi giấy báo nợ đến khách hàng, yêu cầu khách hàng thanh toán hết số nợ

- Lập các tra cứu báo cáo

Cuối các kỳ bộ phân lập báo cáo sẽ lập các báo cáo về khách hàng, báo cáobán hàng, báo cáo hàng trả, báo cáo nợ, hoặc lập các báo cáo theo yêu cầu của banlãnh đạo.

2.2.3 Đánh giá thực trạng hệ thống quản lý doanh thu bán hàng tại công ty TNHH Xúc tiến các giải pháp Thương mại điện tử (ECOPRO).

 Những ưu điểm mà hệ thống hiện tại của ECOPRO đã đạt được:

+ Các phần mềm công ty đang sử dụng khá đơn giản nên rất dễ sử dụng, cán

bộ -nhân viên có thể dễ dàng thao tác với các ứng dụng trong quá trình làm việc

+ Đáp ứng các yêu cầu của doanh nghiệp về cập nhật và khai thác các thôngtin tài chính kế toán và quản lý doanh nghiệp một cách kịp thời, đầy đủ, chính xác,

hỗ trợ cho các hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp có hiệu quả

+ Phần mềm CRM đã đem lại những lợi ích cụ thể: Hoàn thiện được các quytrình kinh doanh theo chiến lược định hướng khác hàng Nâng cao được hiệu quảtrong việc sử lý thông tin khách hàng giúp tiếp cận khách hàng tốt hơn Tăng cườngđược việc trao đổi thông tin khách hàng giữa các phòng ban liên quan Và qua đó cóđược lượng khách hàng lớn hơn, gia tăng doanh thu

Việc ứng dụng những hệ thống này đã giúp công ty có thể quản lý đượclượng khách hàng lớn, tìm kiếm thị trường tiềm năng, cũng như quản lý được nguồncầu một cách hợp lý

 Nhược điểm:

Do chưa có hệ thống quản lý doanh thu bán hàng việc quản lý doanh thu vẫncòn gặp nhiều khó khăn:

+ Việc quản lý doanh thu bán hàng chậm chạp không đáp ứng được đầy đủ

và kịp thời yêu cầu công ty đề ra, gây khó khăn cho việc đánh giá hoạt động sảnxuất kinh doanh của công ty

+ Giữa các khâu trong hệ thống chưa có sự liên kết chặt chẽ, một số côngviệc vẫn còn phải làm thủ công

+ Công ty đã và đang mở rộng quy mô, hệ thống cũ không còn phù hợp, đòihỏi phải có một hệ thống quản lý doanh thu bán hàng riêng rẽ với hệ cơ sở dữ liệulớn hơn, thêm nhiều tính năng và tốc độ nhanh hơn

Qua quá trình tìm hiểu về hệ thống thông tin tại công ty, có thể thấy vấn đề

những vấn đề còn tồn tại trong việc quản lý doanh thu bán hàng Một trong nhữnggiải pháp giúp công ty khắc phục tình trạng hiện tại là phân tích thiết kế một hệthống quản lý doanh thu bán hàng hiệu quả cho công ty.

Phần 3: ĐỀ XUẤT ĐỊNH HƯỚNG PHÁT TRIỂN HỆ THỐNG QUẢN LÝ DOANH THU BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY TNHH XÚC TIẾN CÁC GIẢI

PHÁP THƯƠNG MẠI (ECOPRO).

+ Thông tin ra: Thông tin về khách hàng và hàng hóa khách mua

+ Sự kiện: Có thể có sự thay đổi thông tin về khách hàng như: địa chỉ, số điệnthoại…; hoặc thay đổi thông tin về hàng hóa khách mua như: số lượng, chủng loại,

…; bổ sung thêm khách hàng mới; …

+ Mô tả: Cung cấp các thông tin về hợp đồng bán hàng

+ Thông tin vào: Thông tin về khách hàng và hàng hóa khách mua, thông tin

về sự chấp thuận đơn hàng

+ Thông tin ra: Hợp đồng bán hàng

+ Sự kiện: Có thể thay đổi về nội dung trong hợp đồng như: số lượng hànghóa khách mua, chủng loại, ngày giao hàng…

 Chức năng 2: Gửi hàng và lập hóa đơn

- Kiểm tra hàng và lập giấy xuất hàng:

+ Mô tả: Cập nhật và lưu trữ các thông tin về hàng hóa bán và xuất cho kháchhàng, lập giấy xuất hàng

+ Thông tin ra: Thông tin về các hàng hóa xuất cho khách và giấy xuất hàng+ Sự kiện: Có sự thay đổi về số lượng, chủng loại, thời gian giao hàng,…

+ Thông tin ra: Thông tin về khách hàng trả lại hàng và hàng bị trả lại

+ Sự kiện: Có thể không chấp nhận hàng bị khách trả hoặc chấp nhận khôngtoàn bộ

- Thông báo nợ và thu tiền nợ:

+ Mô tả: Cập nhật và lưu trữ các thông tin về khách hàng nợ và số tiền kháchhàng nợ

+ Thông tin vào: Thông tin về khách hàng nợ và số tiền khách hàng nợ