Tổ chức quản lý công tác thông tin - thư viện tại Đại học Quốc gia Hà Nội nhằm đáp ứng yêu cầu của kiểm định chất lượng đào tạo

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI KHOA SƯ PHẠM BÙI THỊ THU HƯƠNG TỔ CHỨC QUẢN LÝ CÔNG TÁC THÔNG TIN - THƯ VIỆN TẠI ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI NHẰM ĐÁP ỨNG YÊU CẦU CỦA KIỂM ĐỊNH CHẤT LƯỢNG ĐÀO TẠO...

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI

KHOA SƯ PHẠM

BÙI THỊ THU HƯƠNG

TỔ CHỨC QUẢN LÝ CÔNG TÁC THÔNG TIN - THƯ VIỆN TẠI ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI NHẰM ĐÁP ỨNG YÊU

CẦU KIỂM ĐỊNH CHẤT LƯỢNG ĐÀO TẠO

LUẬN VĂN THẠC SĨ

Hà Nội - 2007

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI

KHOA SƯ PHẠM BÙI THỊ THU HƯƠNG

TỔ CHỨC QUẢN LÝ CÔNG TÁC THÔNG TIN - THƯ VIỆN TẠI ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI NHẰM ĐÁP ỨNG YÊU CẦU CỦA KIỂM ĐỊNH CHẤT LƯỢNG ĐÀO TẠO

1.1 Vài nột về lịch sử nghiờn cứu vấn đề 8

1.2.2 Khỏi niệm Tổ chức hoạt động 17

1.2.4 Chất lượng đào tạo và Kiểm định chất lượng trường đại

học

22

1.3 Cơ sở lý luận tổ chức và quản lý cụng tỏc Thụng tin - Thư

viện trong trường đại học

1.3.3 Yờu cầu tổ chức quản lý cụng tỏc thụng tin - thư viện 31

1.3.4 Nội dung tổ chức quản lý cụng tỏc thụng tin - thư viện

1.4 Yờu cầu của Kiểm định chất lượng đào tạo đối với cụng tỏc

thụng tin - thư viện

31

1.4.1.Vấn đề Kiểm định chất lượng đối với đơn vị cơ sở - Đại học

Quốc gia Hà Nội:

33

1.4.2 Những yờu cầu của Kiểm định chất lượng đối với Trung

tõm Thụng tin - Thư viện

35

Chương 2: Thực trạng hoạt động của trung tâm thông tin

- th- viện, Đại học quốc gia hà nội

40

2.1 Thực trạng triển khai qui trỡnh nghiệp vụ thư viện tại 40

2.2 Thực trạng tổ chức và quản lý Thụng tin - Thư viện, Đại

học Quốc gia Hà Nội

2.2.1 Thực trạng thực hiện cỏc tiờu chớ - tiờu chuẩn kiểm định

chất lượng đối với Trung tõm Thụng tin - Thư viện, Đại học

Quốc gia Hà Nội

40

2.2.2 Đỏnh giỏ mức độ đỏp ứng yờu cầu của Trung tõm Thụng

tin - Thư viện, Đại học Quốc gia Hà Nội hiện nay

60

2.2.3 Đỏnh giỏ mức độ đỏp ứng yờu cầu của Trung tõm Thụng

tin- Thư viện, Đại học Quốc gia Hà Nội hiện nay so với yờu cầu

của Kiểm định chất lượng đào tạo ở Đại học Quốc gia Hà Nội

63

Chương 3: Những giải pháp cải tiến công tác tổ chức và

quản lý thông tin- th- viện nhằm đáp ứng yêu cầu của

kiểm định chất l-ợng đào tạo ở đại học quốc gia hà nội

78

3.2.1 Nhúm biện phỏp nõng cao nhận thức về “Văn húa chất

lượng” của đội ngũ cỏn bộ Trung tõm Thụng tin - Thư viện

81

3.2.2 Nhúm biện phỏp tổ chức thu thập minh chứng và hoàn

thiện quy trỡnh tổ chức quản lý theo yờu cầu kiểm định chất

3.2.2.2 Xõy dựng quy trỡnh và thực hiện quy trỡnh tổ chức quản

lý theo yờu cầu kiểm định

86

3.2.2.3 Thu thập và lưu trữ minh chứng 94

3.2.2.4 Xử lý, đỏnh giỏ kết quả kiểm định để điều chỉnh cho hoạt

động lần sau

96

3.2.2.5 Hỡnh thành một bộ phận đảm bảo chất lượng của Trung

tõm Thụng tin - Thư viện, Đại học Quốc gia Hà Nội

97

3.2.3 Nhúm biện phỏp duy trỡ và phỏt triển kết quả kiểm định

chất lượng đối với Trung tõm Thụng tin - Thư viện, Đại học

Quốc gia Hà Nội

3.3 Khảo nghiệm tớnh cần thiết và tớnh khả thi của cỏc biện

phỏp cải tiến cụng tỏc tổ chức và quản lý thụng tin - thư viện

nhằm đỏp ứng yờu cầu của kiểm định chất lượng đào tạo ở Đại

học Quốc gia Hà Nội

100

MỞ ĐẦU

1 Lý do lựa chọn đề tài:

Trong thời đại thông tin, khối lượng tri thức mà con người tiếp nhận

để học tập và làm việc là rất lớn Đặc biệt trong lĩnh vực đào tạo, những tri thức đó đến với người dạy, người học và nghiên cứu khoa học từ nhiều nguồn khác nhau: từ nhà trường, từ gia đình, từ xã hội Để có được một

“lượng” tri thức nhất định cho mình, ngoài việc học tập ở trường, các cá nhân phải tự học hỏi, tự trang bị cho mình các kiến thức cần thiết phục vụ việc học tập, giảng dạy và nghiên cứu, đặc biệt trong điều kiện hiện nay, các trường đại học đang triển khai việc đào tạo theo tín chỉ, theo đó người học phải tăng cường thời gian tự học, điều này lại càng tăng thêm vai trò của thư viện trong việc đảm bảo chất lượng đào tạo

Thư viện chính là công cụ truyền bá tri thức một cách tĩnh lặng, là nơi truyền tải thông tin một cách nhẹ nhàng, nhưng có tác động và hiệu quả

to lớn, không chỉ là hình thức cho người đọc mượn một cuốn sách, hay cung cấp một sản phẩm thông tin, mà nhiệm vụ (nội dung) của thư viện chính là sự chuyển tải những tri thức đối với người đọc những thông tin cần thiết và bổ ích trong việc tự học tập của mỗi người

Để đảm bảo chất lượng đào tạo, tháng 12/2004, Bộ Giáo dục và Đào tạo đã ban hành Quy định tạm thời về kiểm định chất lượng trường đại học Năm 2005, Đại học Quốc gia Hà Nội cũng ban hành một bộ tiêu chuẩn kiểm định chất lượng trường đại học riêng Trong đó, chất lượng của hoạt động thông tin- thư viện là một trong 10 tiêu chuẩn kiểm định chất lượng trường đại học (tại tiêu chuẩn 9 - Thư viện, trang thiết bị học tập và cơ sở vật chất khác) Ngoài ra, còn có Bộ tiêu chuẩn của AUN (Mạng lưới đại học

ASEAN), cũng có tiêu chí về Thư viện tại Mục 4.2 (Tự đánh giá thực hành), mục 11 (Trang thiết bị và cơ sở hạ tầng)

Kiểm định chất lượng là một quá trình đánh giá nhằm đưa ra quyết định công nhận một trường đại học hay một chương trình đào tạo của nhà trường đáp ứng các chuẩn mực quy định Khi đánh giá chất lượng đào tạo của một trường đại học, một trong những nội dung cần được đánh giá là chất lượng của công tác thông tin - thư viện của đơn vị Người ta khảo sát xem đơn vị đã đáp ứng như thế nào đối với tiêu chí về công tác thông tin - thư viện

Trong hệ thống thông tin - thư viện đại học ở Việt Nam, Trung tâm Thông tin - Thư viện, Đại học Quốc gia Hà Nội được thành lập vào tháng 2 năm 1997 Trải qua 10 năm xây dựng và trưởng thành Trung tâm đã khẳng định được vị thế của mình - là thư viện hàng đầu trong hệ thống thư viện đại học, đáp ứng yêu cầu đảm bảo thông tin, tư liệu cho công tác đào tạo, nghiên cứu khoa học của Đại học Quốc gia Hà Nội

Vừa qua, Đại học Quốc gia Hà Nội tiến hành kiểm định một số đơn vị: Trường Đại học Khoa học xã hội và nhân văn, Trường Đại học Ngoại ngữ, Khoa Kinh tế (nay là Trường Đại học Kinh tế) Trong báo cáo tự đánh giá, các đơn vị này đã đề cập đến hoạt động của các phòng tư liệu của đơn

vị, đồng thời phản ánh hoạt động của Trung tâm phục vụ công tác đào tạo của các đơn vị trên Tuy nhiên, cho đến nay, Trung tâm vẫn chưa có một nghiên cứu chính thức hay báo cáo tổng thể nào đề cập đến công tác kiểm định chất lượng ở Đại học Quốc gia Hà Nội

Xuất phát từ những lý do trên, chúng tôi lựa chọn đề tài “Tổ chức

ứng yêu cầu kiểm định chất lượng đào tạo” với mục đích củng cố, phát

huy những thành quả đạt đƣợc, tìm ra những điểm còn hạn chế, xây dựng các biện pháp nhằm đáp ứng yêu cầu kiểm định chất lƣợng hiện nay của Đại học Quốc gia Hà Nội

2 Mục đích nghiên cứu:

Tìm hiểu thực trạng tổ chức quản lý công tác Trung tâm Thông tin - Thƣ viện, từ đó đề xuất các biện pháp nhằm đáp ứng yêu cầu Kiểm định chất lƣợng tại Đại học Quốc gia Hà Nội

3 Nhiệm vụ nghiên cứu:

Để thực hiện mục đích trên, luận văn xác định những nhiệm vụ sau:

- Nghiên cứu cơ sở lý luận tổ chức và quản lý công tác của Trung tâm Thông tin - Thƣ viện

- Nghiên cứu về thực trạng tổ chức quản lý công tác của Trung tâm Thông tin - Thƣ viện và mức độ đáp ứng yêu cầu Kiểm định chất lƣợng hiện nay của Trung tâm Thông tin - Thƣ viện, Đại học Quốc gia Hà Nội

- Đề xuất những biện pháp tổ chức quản lý công tác của Trung tâm Thông tin - Thƣ viện đáp ứng yêu cầu Kiểm định chất lƣợng tại Đại học Quốc gia Hà Nội

4 Đối tƣợng và khách thể nghiên cứu:

- Đối tượng nghiên cứu: Một số biện pháp tổ chức quản lý công tác

của Trung tâm Thông tin - Thƣ viện đáp ứng yêu cầu Kiểm định chất lƣợng hiện nay của Đại học Quốc gia Hà Nội

- Khách thể nghiên cứu: Tổ chức công tác Trung tâm Thông tin -

Thƣ viện, Đại học Quốc gia Hà Nội

5 Giả thuyết khoa học:

Nếu các biện pháp tổ chức quản lý công tác của Trung tâm Thông tin

- Thư viện đề ra trong luận văn được thực hiện một cách triệt để và đồng bộ thì sẽ góp phần đổi mới hoạt động của Trung tâm Thông tin - Thư viện, Đại học Quốc gia Hà Nội và đáp ứng được yêu cầu Kiểm định chất lượng hiện nay của Đại học Quốc gia Hà Nội

6 Ý nghĩa khoa học và thực tiễn của đề tài:

- Ý nghĩa lý luận:

Luận văn hệ thống hóa được các cơ sở lý luận về tổ chức quản lý công tác của Trung tâm Thông tin - Thư viện trong mối quan hệ với các tiêu chuẩn, tiêu chí kiểm định chất lượng trường đại học

- Ý nghĩa thực tiễn:

Kết quả nghiên cứu có thể góp phần làm cơ sở khoa học để xây dựng quy trình tổ chức và quản lý hệ thống Thông tin- Thư viện tại Đại học Quốc gia Hà Nội theo yêu cầu của Kiểm định chất lượng trường đại học

7 Phương pháp nghiên cứu:

7.1 Phương pháp nghiên cứu lý luận

Phân tích, tổng hợp các tài liệu lý luận, chủ trương chính sách của Đảng và Nhà nước, Bộ Giáo dục và Đào tạo, Đại học Quốc gia Hà Nội về

tổ chức quản lý công tác của Trung tâm Thông tin - Thư viện, về Chất lượng đào tạo và Kiểm định chất lượng trường Đại học

7.2 Phương pháp nghiên cứu thực tiễn

- Phương pháp quan sát

Quan sát những biểu hiện về nhận thức, thái độ, cảm xúc và hành vi trong việc tổ chức quản lý công tác của Trung tâm Thông tin - Thư viện đáp

- Phương pháp phỏng vấn

Phỏng vấn Ban Lãnh đạo, cán bộ, nhân viên, giáo viên, sinh viên về thực trạng tổ chức quản lý công tác và chất lượng phục vụ của Trung tâm Thông tin - Thư viện tại Đại học Quốc gia Hà Nội hiện nay, những thuận lợi và khó khăn; quan điểm của các nhà quản lý về tổ chức quản lý công tác Thông tin- Thư viện với các vấn đề cấp thiết hiện nay để đáp ứng yêu cầu Kiểm định chất lượng tại Đại học Quốc gia Hà Nội

- Phương pháp điều tra viết

Khảo sát ý kiến (qua bảng hỏi) của Ban Lãnh đạo và cán bộ Thư viện

về tổ chức quản lý công tác Thông tin - Thư viện đáp ứng yêu cầu Kiểm định chất lượng tại Đại học Quốc gia Hà Nội (phụ lục 1,2 và 3)

Khảo sát ý kiến (qua bảng hỏi) cán bộ nghiên cứu, giáo viên và sinh viên về công tác tổ chức và phục vụ nhu cầu thông tin của Trung tâm Thông tin - Thư viện, Đại học Quốc gia Hà Nội (phụ lục 4)

7.3 Phương pháp thống kê và phân tích số liệu

Tổng hợp, xử lý kết quả của các cuộc điều tra, sử dụng các công thức toán học và chương trình xử lý số liệu SPSS 13.0 trên máy tính để phân tích

số liệu Các thông số và phép toán thống kê được sử dụng trong nghiên cứu này là phân tích thống kê mô tả và phân tích thống kê suy luận

 Các chỉ số sau được sử dụng trong phân tích thống kê mô tả:

- Tần xuất để xem xét sự phân bố của các giá trị: fi = ni/n x 100%

- Điểm trung bình cộng được dùng để tính điểm đạt được của từng ý kiến và của từng nhân tố cũng như từng kỹ năng thành phần và toàn bộ kỹ năng

- Độ lệch chuẩn để đánh giá mức độ phân tán hoặc thay đổi của điểm số xung quanh giá trị trung bình: x =   (Xi –X )2 /n

 Phần thống kê suy luận sử dụng các phép thống kê sau:

- Phân tích so sánh: Trong nghiên cứu này chủ yếu dùng phép so sánh giá trị trung bình Các giá trị trung bình được coi là khác nhau có ý nghĩa về mặt thống kê với xác suất p < 0,05 Đối với các phép so sánh của hai nhóm, chúng tôi sử dụng phép kiểm định T-Test với công thức tính t cho hai mẫu độc lập như sau:

t = X 1 - X 2/ SX1 - X 2

Trong đó: X 1: Điểm trung bình của phân bố điểm của nhóm 1

X 2: Điểm trung bình của phân bố điểm của nhóm 2

SX1 - X 2: Sự khác biệt về độ lệch chuẩn của hai phân bố điểm Đối với so sánh giá trị trung bình của 3 nhóm trở lên chúng tôi sử

dụng phép phân tích phương sai một yếu tố (ANOVA) Bên cạnh đó chúng tôi còn sử dụng phương pháp so sánh chéo (Crosstabs)

- Phân tích tương quan nhị biến dùng để tìm hiểu sự liên hệ bậc nhất giữa hai biến số, nghĩa là sự biến thiên ở một biến số xảy ra đồng thời với

sự biến thiên ở biến số kia như thế nào

Công thức tính tương quan Pearson:

Rxy = ( XY/N) – (X) Y

-

(x)( y) Trong đó: Rxy: Tổng của từng điểm X nhân với điểm Y (từng cá

N: tổng số các cặp điểm (từng cá nhân)

X : Điểm trung bình của phân bố điểm X

Y: Điểm trung bình của phân bố điểm Y

x: Độ lệch chuẩn của phân bố điểm X

y: Độ lệch chuẩn của phân bố điểm Y

8 Giới hạn của đề tài:

8.1 Giới hạn về đối tượng nghiên cứu: Do mục đích nghiên cứu đã

đặt ra nên luận văn tập trung nghiên cứu tổ chức quản lý công tác của Trung tâm Thông tin - Thư viện Đại học Quốc gia Hà Nội đáp ứng yêu cầu Kiểm định chất lượng trường đại học

8.2 Giới hạn về địa bàn nghiên cứu: chỉ nghiên cứu ở Trung tâm

Thông tin - Thư viện Đại học Quốc gia Hà Nội

8.3 Giới hạn về thời gian nghiên cứu: Đề tài chỉ nghiên cứu hoạt

động Thực của công tác Thông tin - Thư viện từ năm 2004 đến nay

9 Cấu trúc của luận văn:

Mở đầu

Chương 1: Cơ sở lý luận của vấn đề nghiên cứu

Chương 2: Thực trạng tổ chức quản lý công tác của Trung tâm Thông tin - Thư viện, Đại học Quốc gia Hà Nội

Chương 3: Đề xuất các biện pháp tổ chức quản lý công tác của Trung tâm Thông tin - Thư viện nhằm đáp ứng yêu cầu Kiểm định chất lượng tại Đại học Quốc gia Hà Nội

Kết luận và khuyến nghị

Tài liệu tham khảo

Phụ lục (kèm theo)

Chương 1

CƠ SỞ LÝ LUẬN CỦA VẤN ĐỀ NGHIÊN CỨU

1.1 Vài nét về lịch sử nghiên cứu vấn đề:

Thư viện và vấn đề tổ chức quản lý thông tin - thư viện được các nhà khoa học trên thế giới và Việt Nam thuộc các chuyên ngành nghiên cứu dưới nhiều góc độ khác nhau

1.1.1.Thế giới:

Trong quá trình hình thành và phát triển, các thư viện với tư cách như

là thiết chế xã hội, hiện tượng xã hội được các nhà bác học nghiên cứu Và đến đầu thế kỷ XIX (vào khoảng từ 1808-1892), nhà thư viện học người Đức M.Sretinge lần đầu tiên sử dụng từ “Thư viện học”

Các nhà khoa học ở Liên Xô (trước đây) đã có nhiều công trình nghiên cứu về khái niệm “Thư viện”, “Thư viện học”, “Khách thể của thư viện học”, “Đối tượng của thư viện học” như: A Trernhiac, L.B Khapkina; Ia.V.Ripin; Parôxki…

Ở Mỹ có một số nhà khoa học đã nghiên cứu một cách công phu và nghiêm túc về một số vấn đề có tính chất lịch sử hình thành phát triển và những khía cạnh hoạt động của hệ thống thư viện đại học Mỹ Trong số những tác giả và những công trình nghiên cứu về vấn đề trên, đáng kể nhất

là những cuốn: The Academic Library của John Budd; The University Library in the United States (its Origins and Development) của Arthur Hamlin; Lịch sử mới của nước Mỹ của Eric Foner

Hơn 30 năm trở lại đây ở các nước phương Tây, đặc biệt là ở Mỹ, Anh xuất hiện nhiều công trình nghiên cứu với tên gọi là thư viện so sánh

M.Macki…Theo các tài liệu Anh, Mỹ thì khái niệm “Thư viện học so sánh

và quốc tế” gồm những công việc sau: Tập hợp tư liệu sự kiện; Hoạt động thư mục và dịch thuật; Hoạt động trong phạm vi quốc tế; Hoạt động nghiên cứu khoa học và xuất bản

1.1.2.Việt Nam:

Tác giả Lê Văn Viết đã có những công trình nghiên cứu khoa học, những bài báo đề cập đến những vấn đề cơ bản của thư viện như: vị trí của thư viện trong xã hội, các yếu tố cấu thành thư viện, chức năng, nhiệm vụ của thư viện, tương lai phát triển của thư viện trong điều kiện xã hội thông tin đến các vấn đề về tổ chức, vận hành của các loại hình thư viện khác nhau ở trong nước và nước ngoài

Luận án tiến sĩ của tác giả Nguyễn Huy Chương nghiên cứu “Lịch sử hình thành và phát triển hệ thống thông tin thư viện đại học Mỹ, định hướng vận dụng một số kinh nghiệm vào thư viện đại học Việt Nam” Trong công trình nghiên cứu này, tác giả vận dụng một số kinh nghiệm của thư viện đại học Mỹ vào quá trình phát triển và hoàn thiện hệ thống thư viện đại học Việt Nam

Quá trình nghiên cứu tiếp theo ở Đề tài nghiên cứu cơ bản cấp Đại học Quốc gia Hà Nội, Nguyễn Huy Chương và nhóm tác giả điều tra nghiên cứu - Trung tâm Thông tin - Thư viện, Đại học Quốc gia Hà Nội đã nghiên cứu đưa ra một số giải pháp thúc đẩy hoạt động thông tin thư viện đại học

và xây dựng mô hình tổ chức và hoạt động trung tâm thông tin - thư viện đại học,

Vấn đề quản lý Trung tâm Thông tin - Thư viện được tác giả Nguyễn Văn Hành nghiên cứu với đề tài “Thực trạng và giải pháp hoàn thiện mô

hình quản lý Trung tâm Thông tin - Thư viện Đại học Quốc gia Hà Nội” đã đưa ra phương hướng và giải pháp tiếp tục đổi mới mô hình Trung tâm Thông tin - Thư viện Đại học Quốc gia

Tuy nhiên, những công trình khoa học trên đây nghiên cứu những vấn đề về thư viện nói chung, chưa có nhiều công trình khoa học nào nghiên cứu vấn đề tổ chức quản lý công tác Thông tin - Thư viện, đặc biệt

là vấn đề tổ chức quản lý công tác Thông tin - Thư viện đáp ứng yêu cầu Kiểm định chất lượng đào tạo

1.2 Những khái niệm cơ bản:

Chúng tôi bắt đầu công việc nghiên cứu của mình bằng cách tìm hiểu nội hàm của một số khái niệm có liên quan tới đề tài, đồng thời là kiến thức công cụ để nghiên cứu việc tổ chức quản lý công tác Thông tin - Thư viện đáp ứng yêu cầu Kiểm định chất lượng tại Đại học Quốc gia Hà Nội

1.2.1 Quản lý và chức năng quản lý:

1.2.1.1 Khái niệm quản lý:

Trong lịch sử phát triển của loài người, từ khi có sự phân công lao động đã xuất hiện một dạng lao động mang tính đặc thù, đó là tổ chức, điều khiển các hoạt động lao động theo những yêu cầu nhất định Dạng lao động mang tính đặc thù đó được gọi là hoạt động quản lý

Mọi hoạt động của xã hội đều cần tới quản lý Quản lý vừa là khoa học, vừa là nghệ thuật trong việc điều khiển một hệ thống xã hội cả ở tầm vĩ

mô và vi mô Đó là những hoạt động cần thiết phải thực hiện khi những con người kết hợp với nhau trong các nhóm, các tổ chức nhằm đạt được những mục tiêu chung

Theo tác giả Ngô Trung Việt, từ quản lý (management) bắt nguồn từ chữ Latinh “manus” nghĩa là bàn tay Theo nghĩa gốc, thực hiện quản lý là

“nắm vững trong tay”, “điều khiển vững tay” Theo một nghĩa nào đó, quản

lý là một nghệ thuật khiến người khác phải làm việc

Thuật ngữ “Quản lý” tiếng Việt với gốc Hán lột tả được bản chất hoạt động này trong thực tiễn Nó gồm hai quá trình tích hợp vào nhau: quá trình Quản gồm sự coi sóc giữ gìn hệ trạng thái “ổn định”, quá trình Lý gồm sự sửa sang, sắp xếp đổi mới hệ vào thế “phát triển” Nếu người đứng đầu tổ chức chỉ lo Quản tức là chỉ lo việc coi sóc giữ gìn thì tổ chức dễ trì trệ Tuy nhiên, nếu chỉ quan tâm đến việc Lý tức là chỉ lo sắp xếp tổ chức, đổi mới

mà không đặt nền tảng của sự ổn định thì sự phát triển của tổ chức không bền vững Trong Quản phải có Lý, trong Lý phải có Quản để động thái của

hệ ở thế cân bằng động: Hệ vận động phù hợp, thích ứng và có hiệu quả trong mối tương tác giữa các nhân tố bên trong (nội lực) với các nhân tố bên ngoài (ngoại lực)

Tùy theo các cách tiếp cận mà ta có các quan niệm khác nhau về quản lý Thông thường khi đưa ra khái niệm quản lý các tác giả thường gắn với một loại hình quản lý cụ thể:

- F.W Taylor (Mỹ, 1856 - 1915) được đánh giá là cha đẻ của thuyết

“Quản lý khoa học”, định nghĩa “Quản lý là biết chính xác điều bạn muốn người khác làm và sau đó khiến họ được hoàn thành công việc tốt nhất và rẻ nhất”

- H Fayol (Pháp, 1841 - 1925) coi quản lý là một loại công việc đặc thù, ông đã nói về nội hàm của khái niệm như sau: “Quản lý tức là lập kế hoạch, tổ chức, chỉ huy, phối hợp và kiểm tra” Fayol còn chứng minh được

rằng khoa học quản lý - “quản lý hành chính”, không những cần thiết cho các tổ chức công nghiệp và hãng kinh doanh mà có thể áp dụng với mọi loại hình tổ chức, kể cả cơ quan của Chính phủ vì quản lý ở một tổ chức đều có chung những chức năng trên

- M.T Follet (Mỹ, 1868-1933) cho rằng trong công việc quản lý cần chú trọng tới những người lao động với toàn bộ đời sống của họ, cả yếu tố kinh tế lẫn yếu tố tinh thần Theo Bà “Quản lý là nghệ thuật khiến cho công việc được thực hiện thông qua người khác”

- C.I Barnard (1886-1961) quan tâm đến đối tượng quản lý là các cá nhân con người đơn nhất và coi tổ chức như một hệ thống mở tức là nhấn mạnh đến mối liên hệ hữu cơ giữa các bộ phận với hệ thống, giữa hệ thống với môi trường đặc thù của tổ chức và đối tượng của quản lý không phải là hoạt động của các cá nhân hoặc bộ phận mà là một hệ thống - tổ chức nhất định Do vậy “Quản lý không phải là công việc của tổ chức mà là công việc chuyên môn duy trì hoạt động của tổ chức”

Còn theo H.Koontz (người Mỹ) thì cho rằng: “Quản lý là một hoạt động thiết yếu, nó đảm bảo sự phối hợp những nỗ lực của cá nhân nhằm đạt được mục đích của nhóm (tổ chức) Mục đích của mọi nhà quản lý là hình thành môi trường mà trong đó con người có thể đạt được các mục đích của mình với thời gian, tiền bạc, vật chất và sự bất mãn cá nhân ít nhất”

Theo O.V Kozloova: “Quản lý là tính toán, sử dụng các nguồn lực hợp lý (nhân lực, vật lực) nhằm thực hiện các nhiệm vụ và đạt được kết quả tối ưu về kinh tế xã hội”

Ở nước ta, tác giả Mai Hữu Khuê cho rằng: “Quản lý là sự tác động

có mục đích với tập thể những người lao động nhằm đạt được những kết quả nhất định và mục đích đã định trước”

- Tác giả Trần Kiểm lại cho rằng: “Quản lý là những tác động có định hướng, có kế hoạch của chủ thể quản lý đến đối tượng bị quản lý trong tổ chức để vận hành tổ chức, nhằm đạt mục đích nhất định”

- Theo Nguyễn Quốc Chí: “Quản lý giáo dục là được hiểu như việc thực hành đầy đủ các chức năng kế hoạch hóa, tổ chức, lãnh đạo, kiểm tra trên toàn bộ các hoạt động giáo dục và tất nhiên cả những phần tài chính và vật chất của các hoạt động đó nữa”

- Theo tác giả Nguyễn Thị Mỹ Lộc: “Hoạt động quản lý là tác động

có định hướng, có chủ đích của chủ thể quản lý đến khách thể quản lý trong một tổ chức nhằm làm cho tổ chức vận hành và đạt được mục đích của tổ chức”

- Tác giả Đặng Quốc Bảo định nghĩa: “Quản lý giáo dục theo nghĩa tổng quát là hoạt động điều hành, phối hợp các lực lượng xã hội nhằm đẩy mạnh công tác giáo dục thế hệ trẻ theo yêu cầu phát triển xã hội”

Theo các tác giả, quản lý là sự tác động có định hướng của người quản lý lên đối tượng quản lý nhằm sử dụng có hiệu quả nhất các tiềm năng, các cơ hội của tổ chức để đạt được mục tiêu đặt ra Quản lý là một

trong những hoạt động vừa khó khăn vừa phức tạp lại có ý nghĩa trong sự phát triển hay trì trệ của mọi tổ chức Quản lý đúng đắn sẽ giúp cho các tổ chức hạn chế các nhược điểm của mình, liên kết gắn bó mọi con người trong tổ chức, tạo niềm tin, sức mạnh và truyền thống của tổ chức

1.2.1.2 Hệ thống chức năng quản lý:

Với tư cách là yếu tố quan trọng không thể thiếu được trong việc duy trì và phát triển một tổ chức, quản lý có bốn chức năng: lập kế hoạch, tổ chức, chỉ đạo và kiểm tra

- Lập kế hoạch là chức năng cơ bản nhất trong các chức năng của quản

lý vì nó gắn liền với việc lựa chọn chương trình hành động trong tương lai

và các chức năng còn lại của quản lý cũng phải dựa trên nó Nhà công tác lập kế hoạch, người lãnh đạo của hệ thống sẽ tổ chức, điều khiển và kiểm tra nhằm đảm bảo việc thực hiện các mục tiêu thông qua trong kế hoạch

Lập kế hoạch là một phương pháp tiếp cận hợp lý để đạt tới các mục tiêu định trước Vì phương pháp tiếp cận này không tách rời khỏi môi trường, nên việc lập kế hoạch phải xét tới bản chất của môi trường mà các yếu tố quyết định và hành động của việc lập kế hoạch được dự kiến để hoạt động trong đó

Lập kế hoạch là quyết định trước xem phải làm gì, làm như thế nào, khi nào làm và ai làm Nó đòi hỏi người lãnh đạo của tổ chức phải xác định các chiến lược, đường lối một cách có ý thức và đưa ra các quyết định dựa trên sự hiểu biết và những đánh giá thận trọng

- Tổ chức là quá trình phân công và phối hợp các nhiệm vụ và nguồn

lực để đạt được các mục tiêu đã vạch ra Đó là sự liên kết giữa các cá nhân trong những quá trình, những hoạt động trong hệ thống nhằm thực hiện mục đích đề ra trên cơ sở các nguyên tắc và quy tắc của hệ thống

Chức năng tổ chức còn là chức năng hình thành cơ cấu tổ chức quản

lý cùng các mối quan hệ giữa chúng Cơ cấu tổ chức quản lý là hình thức phân công nhiệm vụ trong lĩnh vực quản lý, có tác động đến quá trình hoạt

cấu trách nhiệm của mỗi người trong hệ thống, mặt khác có tác động tích cực trở lại đến việc phát triển của hệ thống nếu tuân thủ chặt chẽ các nguyên tắc tổ chức quản lý

- Chỉ đạo có nguồn gốc từ hai thuật ngữ: lãnh đạo và điều hành

Chỉ đạo vừa có ý nghĩa chỉ thị để điều hành, vừa là tác động ảnh hưởng tới hành vi, thái độ của các thành viên trong tổ chức trên cơ sở sử dụng đúng các quyền lực của người quản lý Ngoài việc lập kế hoạch và tổ chức, người quản lý còn phải làm việc với các nhân viên, xem họ thực hiện các nhiệm vụ hàng ngày của mình thế nào…Chỉ đạo là quá trình tác động, gây ảnh hưởng đến thành viên trong tổ chức để công việc của họ làm hướng tới các mục tiêu chung đề ra Các nhà quản lý phải có khả năng truyền đạt

và thuyết phục các mục tiêu cho nhân viên và thúc đẩy họ đạt được mục tiêu bằng nhiều biện pháp khác nhau

Chỉ đạo là một chức năng quan trọng trong công tác quản lý nói chung, quản lý công tác thông tin - thư viện nói riêng Công tác chỉ đạo quản lý của mỗi Trung tâm Thông tin - Thư viện phụ thuộc vào mục tiêu của Trung tâm đó Mục tiêu quản lý công tác thông tin - thư viện phải được xác định trên cơ sở nhiệm vụ của Trung tâm Thông tin - Thư viện và xuất

xứ tình hình thực tế nhà trường Từ nhiệm vụ đó xác định rõ mục tiêu quản

lý cho từng giai đoạn phát triển của Trung tâm Thông tin - Thư viện Để đạt được mục tiêu quản lý công tác của Trung tâm Thông tin - Thư viện, người quản lý phải thể hiện vai trò của người quản lý biến trạng thái hiện tại của Trung tâm Thông tin - Thư viện sang trạng thái mục tiêu

Như vậy, công tác chỉ đạo trong Trung tâm Thông tin - Thư viện là một quá trình tác động đến các thành viên trong Trung tâm bao gồm các

hoạt động phân công, hướng dẫn, đôn đốc, động viên, thúc đẩy làm cho họ nhiệt tình, tự giác, nỗ lực phấn đấu đạt mục tiêu của Trung tâm Nhiệm vụ của người quản lý khi thực hiện chức năng chỉ đạo là: Ra các mệnh lệnh, thông báo truyền đạt mệnh lệnh, hướng dẫn, động viên, giúp đỡ cấp dưới thực hiện mệnh lệnh, hướng dẫn, điều chỉnh những lệch lạc, sai sót xuất hiện trong quá trình thực hiện, huấn luyện cán bộ và nhân viên dưới quyền

Sự chỉ đạo trong Trung tâm Thông tin - Thư viện phải đảm bảo các nguyên tắc:

- Nguyên tắc đảm bảo quản lý nhà nước: Quản lý nhà nước trong Trung tâm là quản lý bằng luật lệ, điều lệ, quy định, quy chế

- Nguyên tắc xác định trách nhiệm cá nhân: Trong công tác quản lý Trung tâm, công tác quản lý công tác thông tin - thư viện là quan trọng nhất Để xác định trách nhiệm của cán bộ, nhân viên, người quản lý cần phải dựa vào các quy định có tính chất nhà nước đối với các công việc cụ thể của cán bộ và nhân viên

- Nguyên tắc phân công công việc, giao nhiệm vụ hợp lý, phù hợp với năng lực cán bộ, nhân viên, sát với thực tế Để đảm bảo nguyên tắc này người quản lý cần nắm chắc thực trạng tình hình Trung tâm, đội ngũ cán bộ, nhân viên, điều kiện, năng lực của mỗi cán bộ, nhân viên trong Trung tâm

- Nguyên tắc phối hợp tốt các lực lượng trong và ngoài Trung tâm Phối hợp các đoàn thể: Công đoàn, Đoàn Thanh niên, giáo viên, sinh viên, chính quyền dưới sự lãnh đạo thống nhất của Đảng bộ nhà trường sẽ tạo sức mạnh tổng hợp trên cơ sở xây dựng các mối quan hệ

Về nội dung công tác chỉ đạo bao gồm: Chỉ đạo lập kế hoạch, chỉ đạo

tổ chức thực hiện kế hoạch và chỉ đạo kiểm tra, đánh giá, giữa chúng có quan hệ chặt chẽ với nhau

- Kiểm tra là quá trình thiết lập và thực hiện cơ chế thích hợp để thu

thập và xử lý thông tin đảm bảo đạt được các mục tiêu của tổ chức Một phần quan trọng của kiểm tra là đánh giá sự tiến bộ của tiến trình thực thi và điều chỉnh hệ thống trong quá trình hoạt động để có giải pháp xử lý, đồng thời tìm kiếm các cơ hội, các nguồn lực có thể khai thác để tận dụng, thúc đẩy hệ thống sớm đạt được mục tiêu dự định

1.2.1.3 Biện pháp của quản lý:

Quản lý là cách thức tốt nhất để đạt được mục tiêu chung Vì vậy, nhiệm vụ của quản lý là biến các mối quan hệ giữa những người cụ thể, giữa những nhóm người thành những yếu tố tích cực, hạn chế xung đột và tạo nên môi trường thuận lợi để hướng tới mục tiêu Ở khía cạnh này, quản

lý là nghệ thuật Đó là bí quyết làm việc với con người, bí quyết sắp xếp các nguồn lực của tổ chức, là sự sáng tạo khi gặp những tình huống khác nhau trong hoạt động của tổ chức

Tuy nhiên, các bí quyết đó chỉ có thể được khám phá trên sự đúc kết kinh nghiệm thực tế và vận dụng những tri thức khoa học liên ngành Các nhà quản lý chỉ có thể thực hiện sứ mệnh của mình tốt hơn khi vận dụng những kinh nghiệm đã được đúc kết, khái quát hóa thành những nguyên tắc, phương pháp và kỹ năng quản lý cần thiết, đó là khoa học Vì thế, quản lý vừa là khoa học, vừa là nghệ thuật

Theo Từ điển Tiếng Việt thông dụng do Nguyễn Như Ý chủ biên, biện pháp là “cách làm, cách thức tiến hành”

Theo tiếng Anh: Biện pháp- Measure: hành động để thực hiện một mục đích

Biện pháp là cách thức hành động để thực hiện một mục đích, là cách làm, cách giải quyết một vấn đề cụ thể

Biện pháp là một bộ phận của phương pháp, điều đó có nghĩa là để sử dụng một phương pháp nào đó phải sử dụng nhiều biện pháp khác nhau Cùng một biện pháp có thể sử dụng trong nhiều phương pháp

Biện pháp quản lý là cách thức tác động vào đối tượng quản lý nhằm giúp chủ thể nâng cao khả năng hoàn thành có kết quả các mục tiêu đã đặt

1.2.2 Khái niệm Tổ chức hoạt động:

Thuật ngữ tổ chức được sử dụng trong nhiều lĩnh vực khoa học và đời sống Đồng thời nó được hiểu theo nhiều nghĩa, nhiều cấp độ khác nhau Chẳng hạn, với tư cách là một danh từ, tổ chức được hiểu là một tập hợp người, được tạo ra nhằm thực hiện một chức năng nhất định, như tổ chức Đoàn Thanh niên, một lớp học, xí nghiệp.v.v…

Với tư cách là tính từ, tổ chức được hiểu là trình độ nhất định của một nhóm xã hội, là đặc tính của nhóm

Với tư cách là động từ, tổ chức được hiểu là hoạt động, một quá trình tác động, trong đó có người tổ chức và người được tổ chức, bao hàm sự

phức hợp nào đó Tổ chức giờ lên lớp, hình thức tổ chức dạy học được hiểu theo nghĩa này, tức là cách thức sắp xếp các biện pháp sư phạm thích hợp

để tiến hành các buổi học tập của học sinh

Trong Khoa học quản lý, cấu trúc tổ chức được đề cập đến cách thức một tổ chức phải ứng xử trong việc một tổ chức phân công, tổ chức và phối hợp các hoạt động của mình như thế nào Nói cách khác, cấu trúc tổ chức là một hệ thống chính thức các quan hệ công tác kể cả về hai phía phân chia

và kết hợp các công việc, các hoạt động trong một tổ chức

Theo Ernest Dale, chức năng tổ chức như một quá trình hoạt động gồm 5 bước:

- Lập danh sách các công việc cần phải hoàn thành để đạt được mục tiêu của tổ chức

- Phân chia toàn bộ công việc thành những nhiệm vụ để các thành viên hay các bộ phận (nhóm) trong tổ chức thực hiện một cách thuận lợi và hợp lôgic Bước này gọi là phân công lao động

- Kết hợp các nhiệm vụ một cách lôgic và hiệu quả Việc nhóm gộp nhiệm vụ cũng như thành viên như vậy gọi là bước phân chia bộ phận

- Thiết lập các cơ chế điều phối Sự liên kết hoạt động của các cá nhân, các nhóm, các bộ phận một cách hợp lý sẽ tạo điều kiện để đạt được mục tiêu của tổ chức một cách dễ dàng và hiệu quả hơn

- Theo dõi, đánh giá tính hiệu nghiệm của cấu trúc tổ chức và tiến hành những điều chỉnh cần thiết

1.2.3 Thông tin - Thư viện:

1.2.3.1 Khái niệm Thư viện:

Khái niệm Thư viện được định nghĩa từ rất xa xưa Theo tiếng Hy Lạp thì thư viện được cấu tạo bởi hai từ “Biblio- sách” và “theka - kho, nơi bảo quản” Như vậy, nghĩa ban đầu của thư viện là nơi bảo quản sách Nghĩa như vậy cũng được người Trung Hoa dành cho thư viện: Thư là sách, viện là nơi tàng trữ

Theo O.X Chubarian, một đại điện xuất sắc của thư viện học Xô Viết đã đưa ra định nghĩa sau về thư viện: “Thư viện là cơ quan tư tưởng và thông tin khoa học tổ chức việc sử dụng sách có tính chất xã hội”

Các nhà thư viện học Mỹ thì lại cho rằng: “Thư viện - một sưu tập những tài liệu đã được tổ chức lại để đáp ứng nhu cầu của một nhóm người

mà thư viện có bổn phận phục vụ, để cho họ có thể sử dụng cơ sở của thư viện, truy dụng thư tịch, cũng như trao dồi kiến thức của họ”

Năm 1970, UNESCO định nghĩa: “Thư viện, không phụ thuộc vào tên gọi của nó, là bất cứ bộ sưu tập có tổ chức nào của sách, ấn phẩm định

kỳ hoặc các tài liệu khác, kể cả đồ họa, nghe - nhìn, và nhân viên phục vụ

có trách nhiệm tổ chức cho bạn đọc sử dụng các tài liệu đó nhằm mục đích thông tin, nghiên cứu khoa học, giáo dục hoặc giải trí”

Thư viện được cấu thành từ 4 yếu tố: vốn tài liệu, cán bộ thư viện, bạn đọc, cơ sở vật chất - kỹ thuật và giữa chúng có mối quan hệ, tác động chặt chẽ với nhau mà thiếu một trong các yếu tố đó sẽ không còn là thư viện

- Vốn tài liệu bao gồm sách, băng từ, tài liệu điện tử.v.v…là tài sản quý giá, là tiềm lực, là sức mạnh và niềm tự hào của một đơn vị thư viện cụ thể Vốn tài liệu càng phong phú thì khả năng đáp ứng nhu cầu đọc càng lớn

của thư viện, tài liệu là đối tượng bổ sung, tổ chức kho, tuyên truyền trong bạn đọc và đưa ra sử dụng chúng Nó là vật trung gian giữa bạn đọc, cán bộ thư viện, cơ sở vật chất- kỹ thuật của thư viện

- Cán bộ thư viện là linh hồn của thư viện Cán bộ thư viện thực hiện một nhiệm vụ rất phức tạp: trong quan hệ với tài liệu: chọn lựa và bảo quản tài liệu, sắp xếp chúng có chuyên môn theo một trật tự nhất định; trong mối quan hệ với cơ sở vật chất kỹ thuật, cán bộ thư viện tiến hành trang bị chuyên biệt cho các diện tích và luôn giữ cho cơ sở vật chất kỹ thuật ở tình trạng tốt nhất; trong mối quan hệ với bạn đọc, họ không chỉ tuyên truyền tích cực cho các tài liệu hợp với nhu cầu của họ, hướng dẫn đọc, nghiên cứu nhu cầu đọc mà còn tạo ra các dịch vụ làm thỏa mãn nhu cầu đó

- Bạn đọc là một trong những yếu tố quan trọng của thư viện Chính bạn đọc đã đưa toàn bộ cơ chế của các mối quan hệ lẫn nhau giữa vốn tài liệu, cán bộ thư viện, cơ sở vật chất - kỹ thuật vào hoạt động Phục vụ bạn đọc là mục tiêu của thư viện

- Cơ sở vật chất kỹ thuật được hiểu là các nhà, diện tích dành cho thư viện với toàn bộ trang thiết bị của chúng Chúng có vai trò to lớn: đối với tài liệu, nó là nơi chứa và bảo quản tài liệu; đối với bạn đọc, nó là nơi

họ làm việc với tài liệu, tiếp xúc với các nguồn thông tin trong nước và trên thế giới, nơi gặp gỡ trao đổi cảm nghĩ về những gì đã đọc hoặc các thông tin khác với bạn bè, đồng nghiệp, là nơi họ sáng tạo…; đối với cán bộ thư viện, đây là ngôi nhà thứ hai, nơi làm việc gắn bó suốt đời của họ

1.2.3.2 Chức năng thư viện:

Ngày nay, thư viện có các chức năng: giáo dục, thông tin, văn hóa và giải trí

- Giáo dục: Từ thời cổ đại, ở Trung Quốc, thư viện đã là một tổ chức

giáo dục quan trọng, là nơi đọc sách, học hành và giảng dạy Đến nay các thư viện, kể cả thư viện công cộng, vẫn thực hiện chức năng giáo dục của mình, khi tiến hành trên thực tế các chức năng của cơ quan giáo dục tiếp tục cho mọi người

- Thông tin: là tin tức, số liệu, dữ liệu, khái niệm, tri thức giúp tạo

nên sự hiểu biết của con người về một đối tượng, hiện tượng, vấn đề nào

đó Các thông tin này được lưu giữ trên các vật mang tin khác nhau mà những người làm công tác thư viện vẫn quen gọi là tài liệu Từ xa xưa, các thư viện đã tiến hành công tác thông tin, chủ yếu là thông tin thư mục cho bạn đọc Ngày nay, các thư viện tiến hành một công việc to lớn nhằm tạo lập, bảo quản, tìm, xử lý và phổ biến thông tin, nghĩa là thư viện đã trở thành một cơ quan thông tin thực thụ Thư viện có thể truy cập vào các mạng thông tin quốc gia và quốc tế, nhờ vậy mà chúng có thể cung cấp nhanh và đầy đủ nhất những thông tin chính xác, cấp thiết và có chất lượng cao cho mỗi người/ nhóm người

- Văn hóa: Chức năng này của thư viện được thể hiện ở hai khía

cạnh: a/ Thu thập, bảo quản và truyền bá di sản văn hóa của nhân loại cũng như của đất nước được lưu giữ trong các tài liệu; b/ trở thành một trong những trung tâm chủ yếu của sinh hoạt văn hóa, tuyên truyền, phổ biến các kiến thức về các loại hình nghệ thuật và lôi cuốn quảng đại quần chúng

tham gia vào hoạt động sáng tạo

- Giải trí: Thư viện tham gia vào tổ chức thời giờ nhàn rỗi, cung cấp

sách và các phương tiện khác cho bạn đọc để đọc giải trí Nhiều thư viện đã

trang bị các phương tiện nghe - nhìn để phục vụ bạn đọc tại chỗ hoặc cho thuê về nhà

Các chức năng của thư viện có tính chất lịch sử Ngày nay, các thư viện, tuy mức độ có khác nhau nhưng đều thực hiện bốn chức năng trên

1.2.4 Chất lượng đào tạo và Kiểm định chất lượng trường đại học:

1.2.4.1 Chất lượng đào tạo và Chất lượng trường đại học:

Chất lượng luôn là vấn đề quan trọng nhất của tất cả các trường đại học, và việc phấn đấu nâng cao chất lượng đào tạo bao giờ cũng được xem

là nhiệm vụ quan trọng nhất của bất kỳ cơ sở đào tạo đại học nào Chất lượng nói chung và chất lượng đào tạo nói riêng là những khái niệm cơ bản được nhìn nhận ở nhiều góc độ khác nhau Dưới đây là một vài ví dụ về định nghĩa khái niệm chất lượng và chất lượng giáo dục

Từ điển Bách khoa Việt Nam định nghĩa: “Chất lượng là cái tạo nên phẩm chất, giá trị của một người, một sự vật, một sự việc Đó là tổng thể những thuộc tính cơ bản khẳng định sự tồn tại của một sự vật và phân biệt

nó với sự vật khác”

Theo Từ điển Tiếng Việt thông dụng, thuật ngữ chất lượng được hiểu là “Cái tạo nên bản chất sự vật, làm cho sự vật này khác sự vật kia” (NXB Giáo dục, 1998) Như vậy thuật ngữ “chất lượng” phản ánh thuộc tính đặc trưng, giá trị, bản chất của sự vật và tạo nên sự khác biệt (về chất) giữa sự vật này và sự vật khác

Theo quan điểm triết học, chất lượng hay sự biến đổi về chất là kết quả của quá trình tích lũy về lượng, tạo nên những bước nhảy vọt về chất của sự vật và hiện tượng Khái niệm chất lượng dùng để chỉ những giá trị vật chất, giá trị sử dụng của một vật phẩm, một sản phẩm trong hệ quy

chiếu với một chuẩn giá trị nào đó có tính quy ước, có tính xã hội Chất lượng được đo bởi sự thỏa mãn nhu cầu, mà nhu cầu thì luôn biến động nên chất lượng cũng luôn biến động theo thời gian, không gian và điều kiện sử dụng Vậy chất lượng có tính thời gian, không gian và gắn với sự phát triển

Trong lĩnh vực sản xuất - kinh doanh, chất lượng sản phẩm được đặc trưng bởi các yếu tố về nguyên vật liệu chế tạo, quy trình và công nghệ sản xuất, các đặc tính về sử dụng kể cả mẫu mã, thị hiếu, mức độ đáp ứng nhu cầu người tiêu dùng Chất lượng của sản phẩm hay dịch vụ được đo bằng sự phù hợp của nó với các thông số hay tiêu chuẩn được quy định trước đó

Chất lượng từ góc độ tiêu chuẩn hay các thông số kỹ thuật có nguồn gốc từ ý niệm kiểm soát chất lượng trong các ngành sản xuất và dịch vụ Trong bối cảnh này tiêu chuẩn được xem là công cụ đo lường, hoặc bộ thước đo - một phương tiện trung gian để miêu tả những đặc tính cần có của một sản phẩm hay dịch vụ

Cách tiếp cận khái niệm chất lượng được đa số các nhà hoạch định chính sách và quản lý giáo dục đại học, kể cả tổ chức Đảm bảo chất lượng giáo dục đại học quốc tế (INQAAHE - International Network for Quality Assurance Agencies in Higher Education) sử dụng là tính phù hợp với mục đích - hay đạt được các mục đích đề ra trước đó Chất lượng với tư cánh là hiệu quả của việc đạt mục đích của trường đại học

Chất lượng là tập hợp các đặc tính của một đối tượng, tạo cho đối tượng đó khả năng thoả mãn nhu cầu đã nêu ra hoặc tiềm ẩn (TCVN ISO 1994)

Có một định nghĩa về chất lượng tỏ ra có ý nghĩa đối với việc xác định chất lượng giáo dục và cả với việc đánh giá nó, đó là “chất lượng là sự trùng khớp với mục tiêu” (Quality as feetness for purpose) do tổ chức Đảm bảo chất lượng giáo dục đại học quốc tế đề xướng (INQAAHE – International Network of Quality Assurance of Higher Education)

Bên cạnh khái niệm chất lượng giáo dục, nhiều nhà nghiên cứu còn đặt khái niệm này trong mối tương quan với hiệu quả giáo dục

Gonzalez (1998) cho rằng chất lượng giáo dục bao gồm:

1 Sự phù hợp (Relevance)

2 Hiệu quả (Effectiveness)

3 Hiệu suất (Efficiency)

4 Nguồn (Resource)

5 Sự công hiệu, hiệu lực (Efficacy)

6 Quá trình (Process)

Theo quan niệm này trong chất lượng phải có hiệu quả

Chất lượng đào tạo với đặc trưng sản phẩm là “con người lao động”,

có thể hiểu là kết quả (đầu ra) của quá trình đào tạo và được thể hiện cụ thể

ở các phẩm chất, giá trị nhân cách và giá trị sức lao động hay năng lực hành nghề của người tốt nghiệp tương ứng với mục tiêu đào tạo của từng ngành nghề trong hệ thống đào tạo Với yêu cầu đáp ứng nhu cầu nhân lực của thị trường lao động, quan niệm về chất lượng đào tạo không chỉ dừng ở kết quả của quá trình đào tạo trong nhà trường với những điều kiện đảm bảo nhất định như cơ sở vật chất, đội ngũ giảng viên.v.v…và còn phải tính đến mức

độ phù hợp và thích ứng của người tốt nghiệp với thị trường lao động như

tỷ lệ có việc làm sau tốt nghiệp, cơ quan, các tổ chức sản xuất- dịch vụ, khả năng phát triển nghề nghiệp.v.v… Người ta gọi đó là hiệu quả ngoài của đào tạo Cần nhấn mạnh rằng, chất lượng và hiệu quả đào tạo trước hết phải

là kết quả của quá trình đào tạo và được thể hiện trong hoạt động nghề nghiệp của người tốt nghiệp

Một số nước phương Tây có quan điểm cho rằng “Chất lượng một trường đại học phụ thuộc vào chất lượng hay số lượng đầu vào của trường đó” Quan điểm này được gọi là “quan điểm nguồn lực” có nghĩa là:

Nguồn lực = chất lượng

Một quan điểm khác về chất lượng giáo dục đại học (GDĐH) cho rằng “đầu ra” của giáo dục đại học có tầm quan trọng hơn nhiều so với “đầu vào” của quá trình đào tạo “Đầu ra” chính là sản phẩm của giáo dục đại học được thể hiện bằng mức độ hoàn thành công việc của sinh viên tốt nghiệp hay khả năng cung cấp các hoạt động đào tạo của trường đó

Quan điểm thứ 3 về chất lượng GDĐH cho rằng một trường đại học

có tác động tích cực tới sinh viên khi trường đó tạo ra được sự khác biệt trong sự phát triển về trí tuệ và cá nhân của sinh viên “ Giá trị gia tăng” được xác định bằng giá trị của “đầu ra” trừ đi giá trị của “đầu vào”, kết quả thu được: là “giá trị gia tăng” mà trường đại học đã đem lại cho sinh viên và được cho là chất lượng đào tạo của trường đại học

Chất lượng được đánh giá bằng “Giá trị học thuật”, quan điểm chủ yếu dựa vào sự đánh giá của các chuyên gia về năng lực học thuật của đội

nhận chất lượng đào tạo đại học Điều này có nghĩa là trường đại học nào có đội ngũ giáo sư, tiến sĩ lớn, có uy tín khoa học cao thì được xem là trường

có chất lượng cao

Chất lượng được đánh giá bằng “Kiểm toán” Quan điểm này về chất

lượng GDĐH xem trọng quá trình bên trong trường đại học và nguồn thông

tin cung cấp cho việc ra quyết định

Tóm lại, chất lượng trường đại học là sự đáp ứng mục tiêu đề ra của trường đại học Đảm bảo chất lượng giáo dục đại học là toàn bộ các chủ trương, chính sách, mục tiêu, cơ chế quản lý, các hoạt động, điều kiện nguồn lực, cùng những biện pháp khác để duy trì, nâng cao chất lượng giáo dục nhằm đáp ứng mục tiêu đề ra

1.2.4.2 Kiểm định chất lượng trường đại học:

Kiểm định chất lượng là thuật ngữ được sử dụng nhiều nhất ở Hoa

Kỳ Kiểm định có thể được áp dụng cho một trường đại học, hoặc chỉ cho một chương trình đào tạo của một môn học Kiểm định đảm bảo với cộng đồng cũng như với các tổ chức hữu quan rằng một trường đại học có những mục tiêu đào tạo được xác định rõ ràng và phù hợp, có được những điều kiện để đạt được những mục tiêu đó, và có khả năng phát triển bền vững

Kiểm định chất lượng trường đại học là hoạt động đánh giá bên ngoài nhằm công nhận trường đại học đáp ứng mục tiêu đào tạo đề ra Kiểm định chất lượng trường đại học nhằm xác định mức độ đáp ứng mục tiêu đào tạo

đề ra của trường trong từng giai đoạn nhất định

Quy trình kiểm tra chất lượng gồm ba bước:

- Tự đánh giá của trường đại học: là quá trình do chính trường đại học căn cứ vào bộ tiêu chuẩn kiểm định chất lượng để tiến hành tự xem xét,

nghiên cứu và báo cáo về tình trạng chất lượng, hiệu quả hoạt động đào tạo, nghiên cứu khoa học, từ đó điều chỉnh các nguồn lực và quá trình thực hiện nhằm đáp ứng mục tiêu đào tạo đề ra

- Đánh giá bên ngoài và thẩm định của cơ quan kiểm định chất lượng giáo dục: là sự khảo sát của các chuyên gia ở ngoài trường đại học, nhằm xác định mức độ đáp ứng mục tiêu đề ra của trường đại học

- Quyết định công nhận trường đại học đạt tiêu chuẩn kiểm định chất lượng

Tiêu chuẩn kiểm định chất lượng là yêu cầu mà trường đại học phải đáp ứng để hoàn thành mục tiêu đào tạo đề ra Mỗi tiêu chuẩn có một số tiêu chí: mỗi tiêu chí được đo bằng hai mức: mức 1 là mức đạt được yêu cầu; mức 2 là mức đạt cao hơn yêu cầu Kiểm định chất lượng trường đại học dựa trên 10 tiêu chuẩn như sau:

- Sứ mạng và mục tiêu của trường đại học

- Tổ chức và quản lý

- Chương trình đào tạo

- Các hoạt động đào tạo

- Đội ngũ cán bộ quản lý, giảng viên, nhân viên

- Người học

- Nghiên cứu khoa học và phát triển công nghệ

- Hoạt động hợp tác quốc tế

- Thư viện, trang thiết bị học tập và các cơ sở vật chất khác

- Tài chính và quản lý tài chính

1.3 Cơ sở lý luận tổ chức và quản lý công tác Thông tin - Thư viện

1.3.1 Vai trò của Trung tâm Thông tin - Thư viện trong trường đại học:

Cơ cấu một trường đại học thường được hình thành bởi hai khối: Khối đào tạo và nghiên cứu khoa học; Khối phục vụ đào tạo và nghiên cứu khoa học

Trong cơ cấu đó, Trung tâm Thông tin - Thư viện thuộc vào khối phục vụ cho sự nghiệp đào tạo và nghiên cứu khoa học của trường Thường thì khối này gồm Trung tâm Thông tin - Thư viện, Nhà Xuất bản, Nhà in, Tạp chí Khoa học

Thư viện trường đại học là trung tâm thông tin văn hóa, khoa học kỹ thuật của một trường đại học, là một bộ phận trong cơ cấu tổ chức của trường đại học Như vậy, ngoài chức năng đảm bảo và phục vụ thông tin, tư liệu, sách báo cho công tác đào tạo và nghiên cứu khoa học của nhà trường như các cơ quan thông tin - thư viện khác, thư viện trường đại học còn như

là một cơ quan văn hóa giáo dục cho sinh viên Bởi vì, đây là môi trường tốt nhất cho sinh viên tự học, tự nghiên cứu trong quá trình học đại học Việc học tập, nghiên cứu tại thư viện giúp sinh viên có thói quen làm việc với sách báo, thông tin để biến quá trình đào tạo thành quá trình tự đào tạo

Thư viện còn có nhiệm vụ lưu giữ các kết quả nghiên cứu khoa học, đào tạo của cán bộ và sinh viên trường đại học Ví dụ như, kết quả nghiên cứu khoa học của các đề tài nghiên cứu khoa học các cấp; luận án tiến sĩ, luận văn thạc sĩ, ngoài ra còn có cả khoá luận sinh viên; lưu giữ sách giáo khoa, giáo trình của tác giả trong trường Do vậy, thư viện trường đại học

có vai trò như một nơi lưu chiểu tài liệu của nhà trường, đánh dấu quá trình

phát triển của nhà trường dưới góc độ các thành quả đào tạo và nghiên cứu khoa học còn lưu giữ được thông qua tài liệu

1.3.2 Đặc điểm của hoạt động Thông tin - Thư viện trong trường đại học:

* Người dùng tin và nhu cầu thông tin trong trường đại học:

Người dùng tin trong trường đại học chủ yếu là cán bộ, giảng viên và sinh viên

Đội ngũ người dùng tin là cán bộ trong trường đại học khá đông đảo,

đa dạng và có trình độ cao Đội ngũ này bao gồm các hộ dùng tin tập thể và

cá nhân Hộ dùng tin tập thể là tập thể các cá nhân cùng tham gia một đề tài nghiên cứu khoa học nào đó hoặc các tập thể khoa, bộ môn cùng làm công tác đào tạo và nghiên cứu khoa học về một chuyên ngành hay liên ngành.Theo nghề nghiệp có thể phân chia người dùng tin trong trường đại học thành các lớp như cán bộ giảng dạy và cán bộ nghiên cứu; cán bộ quản

lý và phục vụ; nghiên cứu sinh và học viên cao học Còn theo trình độ có thể phân chia thành: tiến sĩ, thạc sĩ, cử nhân…Sự phân chia này mang tính tương đối nhưng có ích cho công tác phục vụ thông tin có chọn lọc của các Thư viện/Trung tâm Thông tin - Thư viện trong trường đại học Nhu cầu tin của người dùng tin là cán bộ trong trường đại học có thay đổi do mục tiêu đào tạo và nghiên cứu khoa học của các trường đại học quy định, đó là tác động của đổi mới giáo dục và đào tạo đại học ở nước ta trong thời kỳ công nghiệp hóa, hiện đại hóa Bên cạnh những nhu cầu tin về các ngành khoa học cơ bản về khoa học tự nhiên, khoa học xã hội và nhân văn, đã xuất hiện nhu cầu tin về các ngành khoa học công nghệ Ngoài ra, còn có nhiều đề tài

về khoa học giáo dục cũng được nghiên cứu, nhằm phục vụ cho việc quản lí giáo dục đại học trong thời kỳ đổi mới

Sinh viên là đội ngũ người dùng tin đông đảo trong trường đại học, bao gồm sinh viên hệ chính quy, đào tạo tại chức và các loại hình đào tạo khác Mục đích sử dụng nguồn tin của sinh viên là để học tập theo chương trình đào tạo; tập sự nghiên cứu khoa học; viết khóa luận tốt nghiệp và giải trí, tự nâng cao trình độ văn hóa chung

* Nguồn lực thông tin trong trường đại học:

Nguồn lực thông tin trong trường đại học tập trung chủ yếu trong Thư viện/ Trung tâm Thông tin - Thư viện còn được gọi là vốn tài liệu thư viện

Có thể xem xét nguồn lực thông tin theo các cách phân chia sau:

- Theo hình thức xuất bản có dạng tài liệu in trên giấy (sách, báo, tạp chí…) và tài liệu không in trên giấy (băng ghi âm, ghi hình, đĩa từ, đĩa CD-ROM, tài liệu điện tử)

- Theo mức độ phổ biến thông tin có dạng tài liệu công bố (tài liệu được xuất bản và thương mại hóa) và tài liệu không công bố (luận án, luận văn, công trình nghiên cứu khoa học)

- Theo giá trị sử dụng có tài liệu gốc (thông tin chưa được chế biến, còn ở dạng nguyên liệu) và tài liệu thứ cấp (thông tin đã được chế biến và

đã có giá trị gia tăng)

Trong thư viện trường đại học, đặc biệt chú ý loại tài liệu là sách giáo khoa và giáo trình Đây là nguồn tài liệu phục vụ chủ yếu cho công tác đào tạo của nhà trường Ngoài ra, nguồn tài liệu “xám” là luận án, luận văn cũng là nguồn tài liệu đặc thù của nhà trường Các tài liệu này thể hiện tiềm

lực của đội ngũ cán bộ khoa học của nhà trường trong đào tạo và nghiên cứu khoa học, cũng là một trong những nguồn thông tin quan trọng nhất của một trường đại học

* Tổ chức quản lý công tác Thông tin - Thư viện:

Trường đại học có nhiệm vụ cơ bản là đào tạo và nghiên cứu khoa học

Trong trường đại học, hoạt động thông tin - thư viện nhằm đảm bảo việc cung cấp thông tin khoa học cho công tác đào tạo và nghiên cứu khoa học của nhà trường

Công tác thông tin - thư viện trong trường đại học thường được giao cho một bộ phận gọi là Trung tâm Thông tin - Thư viện, hay Thư viện trường đại học đảm nhiệm Chủ thể quản lý hoạt động Thông tin - Thư viện trong trường đại học có thể xem xét ở hai mức độ: chủ thể quản lý trực tiếp

là Hiệu trưởng/ Giám đốc trường đại học; chủ thể quản lý gián tiếp, là Bộ Văn hóa - Thông tin, thông qua cơ quan quản lý ngành là Vụ Thư viện

Trong đó chủ thể quản lý trực tiếp là nhà trường đại học, mà cụ thể là Hiệu trưởng là đầu mối quản lý quan trọng nhất Thư viện hay Trung tâm Thông tin - Thư viện trường đại học là đối tượng quản lý của Giám đốc hoặc Hiệu trưởng Việc quản lý của Vụ Thư viện - Bộ Văn hóa Thông tin, chỉ mang tính chất chỉ đạo nghiệp vụ theo ngành, chứ không phải là cấp quản lý hành chính Trong hệ thống con của mình, Giám đốc Thư viện đại học, trong một số trường hợp lại là chủ thể quản lý các thư viện Khoa/ Bộ môn trực thuộc trong trường đại học

1.3.3 Yêu cầu tổ chức quản lý công tác thông tin - thư viện:

Quản lý công tác thông tin - thư viện trong trường đại học không nằm ngoài yêu cầu quản lý công tác của một cơ quan hành chính sự nghiệp nói chung, và có tính đến đặc thù họat động này là một hoạt động của một thiết chế văn hóa trong trường đại học Quản lý hoạt động thông tin - thư viện trong trường đại học phải đáp ứng được các yêu cầu:

Một là, phải thiết lập một cơ cấu thích hợp đảm bảo tổ chức sử dụng, khai thác vốn tài liệu thư viện một cách hợp lý, tiết kiệm và hiệu quả nhất Tức là phải xây dựng được hệ thống các bộ phận bên trong của Thư viện/ Trung tâm Thông tin - Thư viện trường đại học cho hợp lý với điều kiện của từng trường đại học

Hai là, phải quản lý tốt nhất nguồn lực được nhà trường giao cho công tác thông tin - thư viện, như cán bộ thư viện, vốn tài liệu/ nguồn lực thông tin, cơ sở vật chất

Ba là, cơ chế hoạt động thông tin - thư viện không trái với luật pháp hiện hành như Luật Giáo dục, Pháp lệnh Thư viện…cụ thể là phù hợp với chức năng nhiệm vụ của cơ quan chủ quản là trường đại học Yêu cầu này đảm bảo cho hoạt động thông tin- thư viện trường đại học nằm trong hệ thống của trường đại học chứ không có ngoại lệ nằm ngoài hệ thống nếu coi trường đại học là một hệ thống lớn

1.3.4 Nội dung tổ chức quản lý công tác thông tin - thư viện:

Công tác thông tin - thư viện trong trường đại học do Thư viện trường đại học/Trung tâm Thông tin - Thư viện trường đại học chịu trách nhiệm Để một thư viện trường đại học họat động cần có các bộ phận cấu thành như sau:

- Kho tài liệu thư viện/ nguồn lực thông tin

“quản lý bao giờ cũng là quản lý con người”, thì việc tổ chức quản lý cán

bộ thư viện là quan trọng nhất, vì đây chính là đối tượng để thực hiện các mục tiêu quản lý đề ra Ở đây chính là đảm bảo cho việc phục vụ thông tin,

tư liệu sao cho có hiệu quả nhất cho công tác đào tạo và nghiên cứu khoa học của trường đại học Tổ chức quản lý cán bộ thông tin - thư viện, chính

là việc sắp xếp, bố trí cán bộ sao cho hợp lý để phát huy hết khả năng của cán bộ trong công tác; đào tạo bồi dưỡng cán bộ; xây dựng các quy chế, quy trình công tác, định mức lao động tiên tiến, khoa học

Quản lý kho tài liệu thư viện chính là quản lý nguồn lực thông tin của một trường đại học Không chỉ dừng ở giữ gìn, bảo quản tài liệu thư viện

mà còn phải tổ chức kho tài liệu này một cách khoa học để khai thác có hiệu quả cao nhất, phục vụ việc học tập, giảng dạy, nghiên cứu khoa học của cán bộ, sinh viên trong trường đại học

Quản lý cơ sở vật chất của thư viện, là quản lý trụ sở thư viện, các trang thiết bị kỹ thuật máy móc; các thiết bị nội thất như giá sách, bàn đọc,

…Quản lý cơ sở vật chất của thư viện nhằm đảm bảo các điều kiện tối thiểu cho các hoạt động của cán bộ thư viện, trong công tác chuyên môn, và cho bạn đọc trong việc đọc sách, khai thác thông tin tại thư viện Ngoài ra, việc

học, là một lĩnh vực quản lý không thể thiếu được Tuy nhiên, nếu thư viện trực thuộc trường đại học, không có tài khoản riêng thì công tác này đã có nhà trường quản lý, thông qua bộ phận chức năng về công tác tài chính

Quản lý công tác thông tin - thư viện trong trường đại học là một trong những khâu quản lý có ý nghĩa quan trọng trong toàn bộ hoạt động quản lý một trường đại học Công tác thông tin - thư viện mà hoạt động tốt

sẽ góp phần đảm bảo chất lượng đào tạo và nghiên cứu khoa học của trường đại học

1.4 Yêu cầu của Kiểm định chất lượng đào tạo đối với công tác thông tin - thư viện:

1.4.1.Vấn đề Kiểm định chất lượng đối với đơn vị cơ sở - Đại học Quốc gia Hà Nội:

Quy định tạm thời về kiểm định chất lượng trong Đại học Quốc gia

Hà Nội (Ban hành theo Quyết định số: 01/2005/QĐ-KĐCL ngày 3 tháng 6 năm 2005 của Giám đốc Đại học Quốc gia Hà Nội) xác định:

Kiểm định chất lượng là hoạt động thiết yếu trong công tác quản lý

và là phương thức xác định mức độ đáp ứng các mục tiêu và chuẩn mực chất lượng đào tạo, nghiên cứu khoa học và dịch vụ của Đại học Quốc gia

Hà Nội, từ đó đề ra những giải pháp phù hợp nhằm đảm bảo, nâng cao chất lượng và hiệu quả trong các lĩnh vực hoạt động của Đại học Quốc gia Hà Nội

Trong đó, chất lượng của đối tượng kiểm định là sự đáp ứng các mục tiêu và chuẩn mực đã được Đại học Quốc gia Hà Nội quy định hoặc phê chuẩn trong Bộ tiêu chuẩn kiểm định chất lượng

Bộ tiêu chuẩn kiểm định chất lượng là những yêu cầu do Đại học Quốc gia Hà Nội quy định mà đối tượng kiểm định phải đáp ứng để hoàn thành các mục tiêu đề ra Bộ tiêu chuẩn kiểm định chất lượng sẽ được ban hành riêng cho từng nhóm đối tượng kiểm định

Đối tượng kiểm định bao gồm:

- Đại học Quốc gia Hà Nội do Đại học Quốc gia Hà Nội tổ chức kiểm định chất lượng (kiểm định chất lượng nội bộ) hoặc do cơ quan, tổ chức ngoài Đại học Quốc gia Hà Nội (trong nước hoặc quốc tế) thực hiện kiểm định chất lượng

- Các đơn vị trực thuộc do Đại học Quốc gia Hà Nội tổ chức kiểm định chất lượng, bao gồm:

+ Các đơn vị đào tạo (trường đại học, khoa trực thuộc, trung tâm đào tạo…)

+ Các đơn vị nghiên cứu khoa học (Viện, trung tâm nghiên cứu khoa học)

+ Các đơn vị phục vụ, dịch vụ

- Các chương trình đào tạo các bậc đại học, thạc sĩ, tiến sĩ:

+ Các chương trình đào tạo tiên tiến, tài năng, chất lượng cao, các chương trình đào tạo thí điểm, các chương trình đào tạo liên kết quốc tế, một số chương trình đào tạo đặc biệt (do Giám đốc Đại học Quốc gia Hà Nội quy định) và các chương trình đào tạo thông thường đăng ký kiểm định chất lượng các cấp độ 3, 4 (chuẩn khu vực, chuẩn quốc tế) do Đại học Quốc gia Hà Nội tổ chức kiểm định chất lượng

+ Các chương trình đào tạo thông thường do đơn vị đào tạo trực