liên hệ vơi mô hình quản lí 7S, phương pháp quản lí Kaizen phân tích nội dung, bản chất và cơ sở của thuyết Z

Nhóm yếu tố cứng quyết định sự thành công của mỗi doanh nghiệp là Cơ cấu, Chiến luợc và Hệ thống.. Hệ thống cơ cấu theo cấp bậc đang triển khai trong doanh nghiệp, tức là

Mục lục

…

……

Nội dung của mô hình quản lí 7S, phương pháp quản lí Kaizen

…………

Nội dung, bản chất của thuyết

Z………

 Giải pháp chủ yếu để áp dụng có hiệu quả thuyết Z vào doanh

nghiệp nước ta hiện

nay………

C.Kết luận……….

………

Đề 8: liên hệ vơi mô hình quản lí 7S, phương pháp quản lí Kaizen phân tích nội dung, bản chất và cơ sở của thuyết Z Những giải pháp chủ yếu để áp dụng có hiệu quả thuyết Z này vào doanh nghiệp Việt Nam hiện nay

 MỞ ĐẦU.

Trong thời đại công nghiệp là máy móc cơ khí với hệ thống liên hoàn hoạt động đồng bộ Quản lý một tổ chức kinh doanh được quan niệm như việc vận hành một cỗ máy, một dây chuyền sản xuất, vai trò của người lao động là những bánh xe, đinh ốc Từ đó, tư duy lý và cơ giới thống trị trong quản lý.Người ta cố gắng chính xác hoá, lượng hoá hoạt động quản lý thành những con số, những phương trình.Quá trình ra quyết định là giải pháp các bài toán với các biến số xác định Các mối quan hệ giữa người với người trong hoạt động sản suất-kinh doanh bị hạn chế trong những biện pháp phi nhân bản , quan liêu, dẫn đến nhiễu loạn, kém hiệu quả Từ tình hình đó, hình thành phương thức quản lý mới với những nguyên tắc ràng buộc tinh tế hơn, nghệ thuật hơn và nhân đạo hơn hướng vào việc khai thác tiềm năng sáng tạo của nhà quản lý và người lao động, đề cao những giá trị cổ truyền về tình thương, nhân cách và sự hoà hợp trong lao động Đó là cơ sở cho các thuyết hướng mạnh vào con người vào các yếu tố văn hoá Thuyết Z là một ví dụ minh chứng cho điều này và để áp dụng có hiệu quả thuyết Z này vào doanh nghiệp Việt Nam hiện nay thì các doanh nghiệp cần phải đưa ra một số biện pháp chủ yếu

 NỘI DUNG.

Nội dung của mô hình quản lí 7S, phương pháp quản lí Kaizen

 Mô hình 7-S: Bảy yếu tố thành công trong mỗi doanh nghiệp

Cuối những năm 70 thế kỷ XX xuất hiện những nhân tố mới trong tư duy quản lý, nó giải đáp về nguyên nhân sự thành công của doanh nghiệp Hai chuyên gia tư vấn của McKinsey & Co là Tom Peters và Robert Waterman đã nghiên cứu một nhóm công ty hàng đầu tại Mỹ như là: Kodak,

HP, IBM, Procter & Gamble, 3M và v.v Năm 1982 họ xuất bản quyển sách với tiêu đề“In Search of Excellence“ bao gồm bảy yếu tố Do bảy yếu tố trong tiếng Anh được viết bắt đầu từ chữ cái S, vì vậy mô hình tìm ra được đặt tên là mô hình 7-S Mô hình này dựa trên quan điểm rằng doanh nghiệp không chỉ là một mô hình tổ chức, hơn thế nó được đặc trưng bởi bảy yếu tố.Bảy yếu tố thành công được phân chia thành nhóm yếu tố mềm và nhóm yếu tố cứng Mọi doanh nghiệp đều có cả thảy bảy yếu tố nhưng chúng tồn tại ở các dạng khác nhau Kết luận then chốt của mô hình này là: Những công ty sẽ thành công, nếu như tất cả các yếu tố của chúng được gây dựng phù hợp với môi trường luôn thay đổi, như là luật pháp, quy định, yêu cầu thị trường

Nhóm yếu tố cứng quyết định sự thành công của mỗi doanh nghiệp là

Cơ cấu, Chiến luợc và Hệ thống Chúng tồn tại ở dạng có thể nắm bắt, quan sát và đo lường được Người ta có thể đọc chúng trong báo cáo chiến lược, bản kế hoạch hay tài liệu liên quan đến xây dựng và quy trình hoạt động tổ

chức:Cơ cấu tổ chức:Là cơ sở cho việc chuyên môn hóa, điều phối và hợp

tác giữa các bộ phận doanh nghiệp Cơ cấu phụ thuộc vào chiến lược, quy

mô và số lượng sản phẩm Hệ thống cơ cấu theo cấp bậc đang triển khai trong doanh nghiệp, tức là phương thức tổ chức các công việc kết hợp với nhau, ví dụ: Một doanh nghiệp từ trước đến nay luôn sản xuất dưới dạng băng chuyền, nay muốn đạt được kết quả sản xuất nhanh hơn và sáng tạo hơn, thì họ phải xác lập những nhóm nhỏ, theo dạng tổ chức liên kết, đơn giản hóa cấp bậc tổ chức và những con đường ngắn đưa ra quyết định thay

vì hệ thống cấp bậc mờ mịt.Chiến lược :Tạo ra những họat động có định

huớng mục tiêu của doanh nghiệp theo một kế hoạch nhất định hoặc làm cho doanh nghiệp thích ứng với môi trường xung quanh Chiến lược đúng sẽ chi phối về sự thành công hay thất bại Ví dụ: Một doanh nghiệp nhỏ và năng động muốn gia tăng mức độ nổi tiếng trên thương trường Chi phí cho những quảng cáo rầm rộ sẽ rất cao và đó là chiến lược không khả thi Một chiến lược quảng cáo tốt sẽ là, dán những lô gô của doanh nghiệp lên đội xe của

công ty.Những hệ thống:Các quy trình đều đặn (lộ trình công việc), cũng

như các dòng thông tin chính thức và không chính thức hỗ trợ việc thực hiện chiến lược Bạn hãy truyền đạt những thông tin chính thống đều đặn tới nhân viên nhằm phục vụ cho công việc của họ Qua đó bạn sẽ gia tăng kết quả công việc và động lực Nhưng đôi lúc một số thông tin không chính thức chỉ cần lưu hành trong nội bộ ban lãnh đạo Ví dụ: Một công ty có vấn đề về khả năng chi trả Trước nguy cơ mất việc làm có thể những nhân viên sẽ rời bỏ công ty Vì thế người ta có thể giữ kín những thông tin đó cho đến khi vấn đề được giải quyết

Yếu tố thành công mềm như là: Kỹ năng đặc biệt, Đội ngũ nhân viên,

Phong cách quản lý, các mục tiêu chi phối và Văn hóa doanh nghiệp.Kỹ

năng khác biệt:Đây là những đặc điểm và khả năng nổi trội của doanh

nghiệp Nói một cách khác: Kỹ năng then chốt và đặc điểm khác biệt, nó

nâng tầm vị trí của doanh nghiệp so với các đối thủ cạnh tranh Đội ngũ

nhân viên: Gồm tòan bộ các hoạt động liên quan đến nhân lực như: trình độ

nhân lực, quá trình phát triển nhân lực, quá trình xã hội hóa, bồi dưỡng đội ngũ quản lý kế cận, gắn kết nhân viên mới, cơ hội thăng tiến, hệ thống kèm cặp và phản hồi Mỗi nhân viên đều quan trọng Sự phối hợp khả năng mỗi

cá nhân mang lại kết quả chung cho doanh nghiệp.Văn hóa doanh nghiệp

cấu thành bởi hai nhóm yếu tố: Văn hóa của tổ chức và Phong cách quản lý hay cách thức giao tiếp con người với nhau Văn hóa của tổ chức là những giá trị và chuẩn mực chủ đạo được hình thành trong quá trình tồn tại của tổ chức và trở thành yếu tố bền vững trong doanh nghiệp Phong cách quản lý thể hiện rõ nét ở những gì nhà quản lý hành động hơn là phát ngôn Nhà quản lý phải ý thức được rằng , không chỉ có một phong cách lãnh đạo Ví dụ: Một doanh nghiệp lâm vào tình trạnh khủng hỏang do chính sách thu hồi sản phẩm Điều này dẫn tới việc mọi việc phải quyết định nhanh chóng Như thế phong cách quản lý lúc này mang tính độc tài nhiều hơn là dân

chủ Những mục tiêu chi phối:Là những viễn cảnh được truyền tải tới mội

nhân viên trong doanh nghiệp còn gọi là giá trị chung Theo nhận định của hai nhà kinh tế học Peters và Waterman thì những giá trị này có tầm quan trọng định hướng cho sự ổn định của sáu yếu tố còn lại và chỉ chịu tác động thay đổi sau một thời gian dài

 Phương pháp quản lí Kaizen.

Kaizen là một công cụ trong quản lý được áp dụng nhắm thúc đẩy hoạt động cải tiến liên tục với sự tham gia của mọi người nhằm cải thiện không ngừng môi trường làm việc, cuộc sống mỗi cá nhân, mỗi gia đình.Từ năm

1986, cuốn sách “Kaizen chìa khoá của sự thành công” được xuất bản thì

thuật ngữ Kaizen đã được coi là khái niệm cơ bản trong quản lý.KAIZEN là cách tiếp cận mang tính triết lý và có hệ thống, được Nhật Bản phát triển sau chiến tranh thế giới thứ 2 Trong tiếng Nhật, Kaizen được ghép từ “Kai”

-”thay đổi” hay “làm cho đúng” và “zen” - “tốt”, nghĩa là “cải tiến liên tục” KAIZEN là sự tích lũy các cải tiến nhỏ thành kết quả lớn, tập trung vào xác định vấn đề, giải quyết vấn đề và thay đổi chuẩn để đảm bảo vấn đề được giải quyết tận gốc Do đó, KAIZEN còn hơn một quá trình cải tiến liên tục, với niềm tin rằng sức sáng tạo của con người là vô hạn Qua đó, tất cả mọi thành viên trong tổ chức từ lãnh đạo đến công nhân đều được khuyến khích đưa ra đề xuất cải tiến dù là nhỏ xuất phát từ những công việc thường ngày.Khi áp dụng ở nơi làm việc, Kaizen nghĩa là cải tiến liên tục và nó đòi hỏi sự cam kết và nỗ lực liên tục của mọi người, các cán bộ quản lý cũng như công nhân.Kaizen là những cải tiến nhỏ thực hiện từng bước trong một thời gian dài.Thực tế, các công ty Nhật thường chú trọng thực hiện Kaizen hoặc chương trình có sự tham gia của nhân viên.Kaizen ít tốn kém nhưng mang lại hiệu quả cao trong việc nâng cao chất lượng công việc, nâng cao chất lượng sản phẩm, dịch vụ và giảm chi phí hoạt động.Đặc điểm của Kaizen: Là quá trình cải tiến liên tục nơi làm việc;Tập trung nâng cao năng suất và thoả mãn yêu cầu khách hàng thông qua giảm lãng phí;Triển khai dựa trên sự tham gia nhiệt tình của mọi thành viên với sự cam kết mạnh mẽ của lãnh đạo;Nhấn mạnh hoạt động nhóm;Thu thập và phân tích dữ liệu là công cụ hữu hiệu

Kaizen được tiếp cận theo quá trình, khi các quá trình được cải tiến thì kết quả sẽ được cải tiến Khi kết quả không đạt được đó là sự sai lỗi của quá trình.Người quản lý cần phải nhận biết và phục hồi các quá trình sai lỗi Các chương trình KAIZEN cơ bản:5S: “SERI”, “SEITON”, “SEISO”,

SEIKETSU” Và “SHITSUKE”, tiếng Việt là “Sàng lọc”, “sắp xếp”, “sạch sẽ”, săn sóc” và “sẵn sàng” được áp dụng để xây dựng môi trường làm việc gòn gàng, khoa học và sạch sẽ.KSS: Hệ thống khuyến nghị Kaizen nhấn mạnh lợi ích xây dựng tinh thần và sự tham gia tích cực của người lao động thông qua các khuyến khích về tài chính và phi tài chính.QCC: Nhóm chất lượng là một nhóm nhỏ tình nguyện thực hiện các hoạt động kiểm soát chất lượng tại nơi làm việc, thực hiện công việc tự phát triển, đào tạo và Kaizen trong nơi làm việc.JIT: Đúng thời hạn là một kỹ thuật kiểm soát hàng tồn kho và sản xuất, là một phần trong hệ thống sản xuất của TOYOTA Hệ thống được Taiichi Ohno thiết kế và hoàn thiện tại công ty TOYOTA chủ yếu nhằm giảm thiểu lãng phí khi sản xuất.7 công cụ thống kê: là các phương pháp thu thập và phân tích dữ liệu làm căn cứ để ra các quyết định, bao gồm: phương pháp phân tầng dữ liệu, phiếu kiểm tra, biểu đồ nhân quả, biểu đồ Pareto, biểu đồ phân bố, biểu đồ phân tán, biểu đồ kiểm soát

Đối tượng áp dụng phương pháp quản lí Kaizen là mọi tổ chức, doanh nghiệp có nhu cầu thúc đẩy hoạt động cải tiến để nâng cao chất lượng, hiệu quả công việc.Lợi ích của việc áp dụng mô hình quản lí Kaizen là: Lợi ích hữu hình:Tích luỹ các cải tiến nhỏ trở thành kết quả lớn;Giảm các lãnh phí, tăng năng suất.Lợi ích vô hình:Tạo động lực thúc đẩy cá nhân có các ý tưởng cải tiến;Tạo tinh thần làm việc tập thể, đoàn kết;Tạo ý thức luôn hướng tới giảm thiểu các lãng phí;Xây dựng nền văn hoá công ty

Nội dung, bản chất của thuyết Z.

Nhật Bản đã nhanh chóng phục hồi kinh tế và tạo ra bước phát triển

“thần kỳ” khiến các nhà quản lý phương Tây phải kinh ngạc và quan tâm tìm hiểu Đó là kết quả của phương pháp quản lý độc đáo gọi là kỹ thuật quản lý KAIZEN (cải tiến), được tiến hành trên mọi hoạt động của công ty Một số

nhà khoa học Mỹ (tiêu biểu là T.J.Peters và R.H.Waterman) đã nghiên cứu các yếu tố thành công của mô hình này, liên hệ với cách quản lý của một số công ty Mỹ xuất sắc, tìm ra “mẫu số chung” Từ đó, William Ouchi (một kiều dân Nhật ở Mỹ, là giáo sư ở Trường Đại học California) đã nghiên cứu với tác phẩm “Thuyết Z: Làm thế nào để các doanh nghiệp Mỹ đáp ứng được sự thách đố của Nhật Bản?”

Trên cơ sở phân tích sự khác nhau của mô hình quản lý Nhật Bản và

mô hình quản lý Hoa Kỳ, Ouchi cho rằng sự khác biệt giữa chúng là do nền văn hoá quy định Tuy nhiên trong điều kiện quốc tế hoá thì các nền văn hoá là không thể đóng kín mà phải có sự giao thoa.Chính vì vậy, trong lĩnh vực quản lý cũng cần thiết có sự kế thừa lẫn nhau thì mới mang lại hiệu quả Thuyết Z tạo ra nền văn hóa kinh doanh mới gọi là “nền văn hóa kiểu Z”, chỉ đạo lối ứng xử dựa trên sự gắn bó, lòng trung thành và tin cậy, được cụ thể hóa qua những biểu tượng (logo), nghi lễ, quy tắc và cả những huyền thoại để truyền đến mọi thành viên các giá trị và niềm tin định hướng cho hành động Tư tưởng cốt lõi của Thuyết Z có cơ sở hạt nhân là triết lý kinh doanh/ định hướng cho nguyên tắc quản lý mới, thể hiện sự quan tâm đến con người và yêu cầu mọi người cùng làm việc tận tâm với tinh thần cộng đồng; và đó là chìa khóa tạo nên năng suất ngày càng cao và sự ổn định của doanh nghiệp Thuyết Z được đánh giá là một lý thuyết quan trọng về quản trị nhân

sự (OB) hiện đại, bên cạnh Thuyết X và Thuyết Y Thuyết Z đưa đến thành công của nhiều công ty nên các công ty này được phân loại là các Công ty Z (Z companies)

Xuất phát từ những nhận xét về người lao động trên, thuyết Z có nội dung như sau: - Thể chế quản lý phải đảm bảo cho cấp trên nắm bắt được tình hình của cấp dưới một cách đầy đủ Duy trì việc ra quyết định và nâng

cao trách nhiệm tập thể bằng cách tạo điều kiện cho nhân viên tham gia vào các quyết sách, kịp thời phản ánh tình hình cho cấp trên.Để nhân viên đưa ra những lời để nghị của họ rồi sau đó cấp trên mới quyết định - Nhà quản lý cấp trung gian phải thực hiện được những vai trò thống nhất tư tưởng, thống nhất chỉnh lý và hoàn thiện những ý kiến của cấp cơ sở, kịp thời báo cáo tình hình với cấp trên và đưa ra những kiến nghị của mình -Đảm bảo chế độ làm việc lâu dài để nhân viên phát huy tính tích cực, khuyến khích họ đưa ra những phương án để nghị của mình - Nhà quản lý cấp trung gian phải thực hiện được vai trò thống nhất tư tưởng, thống nhất chỉnh lý và hoàn thiện những ý kiến của cấp cơ sở, kịp thời báo cáo tình hình với cấp trên và đưa ra những kiến nghị của mình - Đảm bảo chế độ làm việc lâu dài để nhân viên yên tâm và tăng thêm tinh thần trách nhiệm, cùng doanh nghiệp chia sẻ vinh quang và khó khăn, gắn bó vận mệnh của họ vào vận mệnh của họ vào vận mệnh của doanh nghiệp - Nhà quản lý phải thường xuyên quan tâm đến tất cả các vấn đề của người lao động, kể cả gia đình họ Từ đó tạo thành sự hòa hợp, thân ái, không cách biệt giữa cấp trên và cấp dưới - Làm cho công việc hấp dẫn thu hút nhân viên vào công việc

- Chú ý đào tạo và phát triển nhân viên - Đánh giá nhân viên phải toàn diện,

rõ ràng, cẩn trọng và có biện pháp kiểm soát tế nhị, mềm dẻo, giữ thể diện cho người lao động

Qua nội dung của học thuyết Z ta thấy tuy nó là một học thuyết khá hiện đại và là học thuyết phương Tây nhưng vì nó dựa trên sự quản lý của các doanh nghiệp Nhật Bản nên nó cũng có những đặc điểm tư duy phương Đông Trong học thuyết Z ta thấy sự hòa hợp của ba yếu tố đó là năng suất lao động, sự tin cậy và sự khôn khéo trong quan hệ giữa người với người Đó là những điểm làm nên sự khác biệt cũng như thành công của học thuyết

Z Tuy nhiên học thuyết Z cũng có nhược điểm đó là tạo ra sức ỳ lớn trong nhân viên nhưng nó cũng đưa ra phương pháp quản lý hiệu quả dẫn đến sự thành công cho nhiều công ty và trở thành thuyết quản trị nhân lực kinh điển mà đến nay vẫn được áp dụng trong nhiều doanh nghiệp

 Giải pháp chủ yếu để áp dụng có hiệu quả thuyết Z vào doanh

nghiệp nước ta hiện nay.

Nước ta hiện nay hầu hết là các thành phần doanh nghiệp vừa và nhỏ V iệc áp

dụng phương pháp Z vào trong các công ty cũng là một điều rất cần thiết Để ápdụng thành công và hiệu quả thì ta cần phải có những phương sách hợp lý Bởi có những

công ty lớn đã có truyền thống sản xuất lâu đời và hủ tục thì sẽ rất khó, do v ậy đối với những công ty lớn đó ta nên thay đổi dần dần theo nguyên t

ắc ngấm ngầm Đầu tiên đưa áp dụng vào một phòng ban nhỏ rồi sau đó dựa vào đấy để phát triển

dần dần cho toàn bộ công ty Khi quyết định cuốn hút cơ quan hoặc xí nghiệ pđi theo một hướng mới, thì một cán bộ có thể kích thích lòng tin vàý muốn thay đổi trong

một thời gian có thể dài Song mọi điều mà doanh nghiệp ta đầu tiên làm đều phải có một sự lôgic và luôn có tính khoa học:

+ Phải hiểu thế nào là thuyết Z và vai trò của nó ra sao

+ Hãy xem xét triết lý của doanh nghiệp mình Hãy xác định triết lý cần tì

m ra

+ Hãy vận dụng triết lý của mình bằng việc tạo ra những cơ cấu và những chất

kích thích