Báo cáo đề dẫn Hội nghị - Hội thảo xây dựng và chia sẻ nguồn lực thông tin địa phương dạng số phục vụ bảo tồn di sản và phát triển kinh tế - xã hộ

Tổng quan về thực trạng công tác số hóa tài liệu và chia sẻ nguồn lực thông tin địa phương tại các thư viện công cộng Việt am 1.Các văn bản quy phạm pháp luật liên quan đến số hóa tài l

BỘ VĂ HOÁ, THỂ THAO VÀ DU LNCH CỘG HOÀ XÃ HỘI CHỦ GHĨA VIỆT AM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

Hà ội, ngày 24 tháng 11 năm 2011

BÁO CÁO ĐỀ DẪ

HỘI GHN - HỘI THẢO XÂY DỰG VÀ CHIA SẺ

GUỒ LỰC THÔG TI ĐNA PHƯƠG DẠG SỐ

PHỤC VỤ BẢO TỒ DI SẢ

VÀ PHÁT TRIỂ KIH TẾ-XÃ HỘI

Tuyên ngôn năm 1994 của UESCO về thư viện công cộng đã xác định

thư viện công cộng cũng là: "trung tâm thông tin địa phương tạo điều kiện cho

người sử dụng của mình sự tiếp cận nhanh chóng tới tri thức và thông tin ở tất

cả các dạng thức” Và “tổ chức việc phục vụ thông tin cần thiết cho các xí nghiệp, tổ chức và các nhóm chuyên gia khác nhau của địa phương” là một

trong những nhiệm vụ của các thư viện công cộng

Trong những năm gần đây, các thư viện công cộng Việt Nam (chủ yếu là thư viện cấp tỉnh) đang từng bước chuyển từ thư viện truyền thống sang thư viện điện tử Vì thế bên cạnh tài liệu, sản phNm thông tin truyền thống, thư viện các thư viện trong cả nước đã có nhiều nỗ lực trong việc sưu tập, biên soạn và phát hành các sản phNm thông tin như: thư mục toàn văn chuyên đề, ấn phNm tóm tắt, tổng quan cũng như dịch vụ thông tin mới như: phục vụ theo chế độ hỏi đáp, nói chuyện chuyên đề, dịch vụ tra cứu thông tin qua mạng Một trong những hoạt động để hình thành vốn tài liệu điện tử/tài liệu số được các thư viện công cộng quan tâm thực hiện là số hóa các tài liệu quý hiếm

Số hoá (Digitization) là quá trình chuyển đổi những thông tin trên những

đối tượng thực sang dạng điện tử hay còn gọi là dạng số để lưu giữ,

sử dụng bằng các phương tiện điện tử N hững đối tượng thực chứa thông tin có thể là các tài liệu dạng văn bản, hình ảnh, bản đồ, băng ghi âm, ghi hình,

trên các vật mang tin vật lý (trên giấy, trên phim, giấy ảnh, vi hình, băng ghi

âm băng ghi hình, v.v ) Mục đích của số hoá có thể là: (i) Tăng cường sự truy cập đến tài nguyên thông tin (ii) Cải thiện chất lượng dịch vụ cho những người dùng tin thông qua khả năng truy cập được cải thiện (iii) Giảm việc tiếp xúc trực tiếp đến những tài nguyên quý, hiếm, cổ hoặc được sử dụng nhiều (iv) Tạo ra bản sao lưu trữ; cho phép cơ quan, đơn vị phát triển hạ tầng kỹ thuật và kỹ năng của nhân viên (v) Phát triển khả năng chia sẻ tài nguyên thông tin

I Tổng quan về thực trạng công tác số hóa tài liệu và chia sẻ nguồn lực thông tin địa phương tại các thư viện công cộng Việt am

1.Các văn bản quy phạm pháp luật liên quan đến số hóa tài liệu và chia sẻ nguồn lực thông tin địa phương

N guồn lực thông tin địa phương hay địa chí là toàn bộ tài liệu và thông tin

của địa phương và nói về địa phương N guồn lực này có vai trò quan trọng trong

việc phát triển kinh tế xã hội và văn hoá của địa phương và phục vụ công cuộc công nghiệp hóa và hiện đại hóa của đất nước Để định hướng các thư viện, đặc biệt là các thư viện công cộng trong việc xây dựng và phát triển nguồn lực thông tin địa phương, N hà nước đã ban hành một số văn bản mang tính pháp quy Theo N ghị định số 72/2002/N Đ-CP Quy định chi tiết thi hành Pháp lênh, một trong ba nhiệm vụ thư viện cấp tỉnh là: Sưu tầm, bảo quản vốn tài liệu cổ, quý hiếm hiện có của địa phương; thu thập, tàng trữ, bảo quản tài liệu được xuất bản tại địa phương và viết về địa phương; tổ chức phục vụ bạn đọc vốn tài liệu này nhằm phục vụ cho công cuộc xây dựng và phát triển địa phương (Điều 6 Khoản 1, mục a)

Theo Quyết định số 56/2007/QĐ-TTg của Thủ tướng Chính phủ về Chương trình phát triển công nghiệp nội dung số Việt N am đến năm 2010 đã phê duyệt 9 dự

án trong đó có dự án phát triển hệ thống thư viện số do Bộ Văn hóa Thông tin chủ trì

Theo Quyết định số 10/2007/QĐ- BVHTT ngày 04 tháng 05 năm 2007)

Quy hoạch phát triển ngành thư viện Việt am đến năm 2010 và định hướng đến năm 2020, một trong những định hướng đến năm 2020: “Ứng dụng khoa

học công nghệ cao nhằm tự động hoá, hiện đại hoá trong các khâu hoạt động của

thư viện Phát triển thư viện điện tử và thư viện kỹ thuật số” Mục tiêu đặt ra là:

“Phấn đấu đến năm 2010, toàn bộ thư viện các tỉnh, thành phố được nối mạng với Thư viện Quốc gia Việt N am, Internet, số hoá 20% tài liệu quý hiếm,…” Với định hướng này, các thư viện đã đNy mạnh việc triển khai số hóa tài liệu

2.Công tác số hóa và xây dựng nguồn lực thông tin địa phương số

Để đánh giá thực trạng công tác số hóa và xây dựng nguồn lực thông tin địa phương số, Bộ Văn hóa, Thể thao và Du lịch đã tiến hành một cuộc điều tra các thư viện công cộng cấp tỉnh trong phạm vi cả nước Kết quả, có 43 thư viện tỉnh thành phố đã phản hồi Trong số đó có 25 thư viện (chiếm 58,1 %) đã triển khai công tác số hóa Việc số hóa tài liệu địa chí đã được tại triển khai tạo các thư viện tỉnh nhằm mục đích bảo quản và quy tụ các nguồn tài liệu quý về một mối nhằm giúp bạn đọc và các nhà nghiên cứu tiếp cận được thông tin về xuất bản phNm địa phương, nhân vật lịch sử địa phương, sự kiện địa phương, vấn đề dân tộc học và bản sắc văn hóa truyền thống của đại phương một cách đầy đủ, thuận tiện nhất

Việc số hóa tài liệu được thực hiện trong các thư viện Việt N am từ cuối thập kỷ 90 của Thế kỷ XX Thư viện Khoa học Tổng hợp Thành phố Hồ Chí Minh (TVKHTHTPHCM) là một trong những thư viện công cộng cấp tỉnh tiên phong trong việc triển khai công tác số hóa tài liệu N gay từ năm 1998 thư viện

đã có chương trình số hóa đầu tiên với các sản phNm đầu tiên là số hóa khoảng

10 nhan đề sách kho Đông Dương, chương trình nhân kỷ niệm 300 năm Sài Gòn – TP.Hồ Chí Minh N ăm 2003, TVKHTHTPHCM thật sự bắt đầu bắt tay vào việc lập kế hoạch số hóa tài liệu, xây dựng một số CSDL toàn văn Thư viện Quốc gia Việt N am (TVQGVN ) đã bắt đầu triển khai số hóa từ năm 2005

N guồn kinh phí thực hiện số hóa có được từ các dự án số hóa do nước ngoài tài trợ và do ngân sách trung ương và địa phương cấp N ăm 2011, TVQGVN đã bắt đầu thực hiện Dự án Số hóa tài liệu với tổng kinh phí hơn 20

tỷ đồng Tại TVKHTHTPHCM, Dự án VALEASE do thư viện phối hợp với Tổng lãnh sự quán Pháp số hóa các tài liệu bằng tiếng Pháp và tiếng Việt nói về

3 nước Đông Dương được tiến hành theo nhiều bước Đây là dự án được triển khai theo hình thức thuê ngoài (outsourcing) Số lượng tài liệu được số hóa là

sách Đông Dương khoảng 540.000 trang sách, báo tạp chí và công báo Từ năm

2008 Thư viện tỉnh Yên Bái được tiếp nhận Dự án hợp tác văn hoá giữa tỉnh Yên Bái và Hội đồng tỉnh Val-de-Marne (Cộng hoà Pháp) với mục tiêu: N âng cao năng lực phục vụ cộng đồng, phát triển sự nghiệp văn hoá, nâng cao đời sống văn hoá tinh thần cho nhân dân các dân tộc tỉnh Yên Bái Tiểu Dự án

“Phục chế, bảo quản và số hoá tài liệu cổ lưu giữ tại Thư viện tỉnh Yên Bái”

được thực hiện và bước đầu triển khai

9 thư viện tỉnh đã thường xuyên được cấp kinh phí cho hoạt động số hóa bao gồm: TVKHTHTPHCM, Thư viện tỉnh Quảng N gãi, Hà Tĩnh, Cần Thơ, Gia Lai, Bình Dương, Đắc Lắc, Bình Thuận, Vũng Tàu Tuy nhiên, kinh phí dành cho hoạt động số hóa còn hạn chế, có tới 83,3% thư viện chỉ được cấp 50.000.000 đồng/năm cho hoạt động này Chỉ có 3 thư viện được cấp trên 100.000.000 đồng cho hoạt động số hóa: TVKHTHTPHCM, Thư viện tỉnh Bà Rịa-Vũng Tàu và Thư viện tỉnh Thanh Hóa

Một trong những hướng ưu tiên mà các thư viện hướng tới là số hóa các tài liệu quý hiếm và tài liệu địa chí Trong đó, 55,8 % thư viện tiến hành số hóa tài liệu liệu địa chí và 20,9 % số hóa tài liệu quý hiếm

Mặc dù mới được triển khai, nhưng các thư viện đã thực hiện số hóa một

số lượng tài liệu đáng kể

Tại TVQGVN , công tác số hóa được bắt đầu với đối tượng Luận án Hiện, TVQGVN đã số hóa được 15.571 bản, tương đương với 2.500.000 trang Bên canh đó TVQGVN còn số hóa các tài liệu quý hiếm Bộ Sưu tập Đông Dương Thống kê đã hình thành với 829 cuốn (130.333 trang); Bộ Sưu tập Thăng Long

Hà N ội với 850 cuốn , (407.970 trang);

Tại các thư viện tỉnh, việc số hóa đã đạt được một số kết quả nhất định Tính đến tháng 11/2011, TVKHTTTPHCM đã số hóa được hơn 3.000 tài liệu địa chí với 530.000 trang; Thư viện tỉnh Sơn La đã thực hiện số hoá được 313 tài liệu là sách chữ Thái cổ với 8.610 trang N goài số hoá các tài liệu là sách chữ Thái cổ, Thư viện tỉnh Sơn La đã số hoá toàn văn được 269 tài liệu địa chí với 32.610 trang ; thư viện tỉnh Khánh Hòa số hóa được hơn 550 tài liệu, Thừa Thiên Huế đã số hóa được 11.000 trang tài liệu quý hiếm, các sắc phong, luận

văn luận án và bài báo thí về địa phương; Thư viện tỉnh Đồng N ai số hóa được

317 tài liệu địa chí với 24.544 trang; Thư viện tỉnh Gia Lai số hóa được 47.200 trang,

Bên cạnh các thư viện công cộng, các thư viện đa ngành, chuyên ngành cũng tham góp và việc số hóa làm gia tăng thêm các nguồn lực thong tin số Trung tâm Học liệu Đại học Huế cũng đã tham góp một phần đáng kể vào việc

số hóa các tài liệu về địa phương Trung tâm đã triển khai Dự án triển khai từ

2007 Bộ sưu tập tài liệu Văn hóa và Lịch sử Huế và số hóa được 610 nhan đề sách và tạp chí với 135.000 trang; 385 ảnh, 11 phim, đĩa nhạc, 6 bản thảo, 12 quyển gia phả, 20 tờ sắc phong, 30 tờ chiếu chỉ và các văn bản giấy tờ khác… Cục Thông tin Khoa học và Công nghệ Quốc gia đã số hoá được trên 10.000 báo cáo kết quả nghiên cứu Trong số này có nhiều đề tài liên quan đến các vấn đề khác nhau của các địa phương trong cả nước

3 Thực trạng chia sẻ nguồn lực thông tin địa phương số

Các tài liệu số hóa trong các thư viện đã được đưa ra phục vụ với các mức

độ khác nhau Trong đó, phục vụ tại chỗ với mạng nội bộ (LAN ) của thư viện chiếm ưu thế (62,5 %), số thư viện triển khai đưa lên mạng Internet cho bạn đọc

sử dụng còn hạn chế (37%)

Việc phục vụ được cho bạn đọc trong phạm vi thư viện hay đưa lên mạng công cộng tùy thuộc vào từng loại tài liệu Tại TVQGVN , tài liệu Luận án bản tóm tắt: truy cập trực tuyến miễn phí; Bản toàn văn: truy cập trong mạng LAN

của thư viện Tại TVKHTHTPHCM, người sử dụng có thể tra cứu toàn văn theo

từ khóa, chủ đề, nhan đề hay tên tác giả của tài liệu Bên cạnh đó, nguồn luận văn luận án trước 1975 được lưu giữ trong thư viện với nhiều đề tài và chủ đề đa dạng cũng đang được xem xét tiến hành số hóa

Việc chia sẻ các tài liệu số hóa giữa các thư viện hiện đang thực hiện một cách tự phát Qua kết quả điều tra, có 53,4 % thư viện cho các thư viện khác sử dụng miễn phí, 21 % dự kiến sẽ trao đổi và 14 % thư viện cho biết không chia sẻ với các thư viện khác chỉ phục vụ nội bộ cho người đọc trong thư viện mình

4 Đánh giá thực trạng công tác số hóa tài liệu và chia sẻ nguồn lực thông tin địa phương tại các thư viện công cộng Việt am

+ Một số thành tựu

- Công tác số hóa tài liệu đã được các thư viện quan tâm và triển khai tại nhiều thư viện Với việc số hóa được triển khai trong những năm vừa qua đã góp phần hình thành nên nguồn lực thông tin địa phương số đã và đang góp phần

tích cực vào việc bảo tồn di sản và phát triển kinh tế xã hội tại địa phương

- Các địa phương đã có sự quan tâm bước đầu trong việc cấp kinh phí và đầu tư cho hoạt động số hóa của của thư viện tỉnh Các thư viện tỉnh đã có sự lựa chọn ưu tiên số hóa đối với các tài liệu quý hiếm và tài liệu địa chí

- N guồn tài liệu số hóa đã được các thư viện đưa ra phục vụ cho bạn đọc với nhiều hình thức khác nhau Một số thư viện đã có sự chia sẻ và phối hợp với nhau trong quá trình thực hiện số hóa

+ Khó khăn và hạn chế

- Việc số hóa còn tiến hành mang tính tự phát, manh mún, thiếu tập trung và thiếu sự phối hợp chặt chẽ giưa các thư viện Cho đến nay, các thư viện chưa đặt ra tiêu chuNn, qui trình, qui phạm thống nhất cho công tác số hóa tài liệu trong các thư viện

- Kinh phí dành cho hoạt động số hóa còn hạn chế

Ở nước ta, do nhiều nguyên nhân (chủ yếu là do thiếu kinh phí, trình độ và thiết bị công nghệ ), hoạt động số hóa tài liệu và thông tin nói chung còn hạn chế, chỉ mới được thực hiện ở một số thư viện và trung tâm thông tin lớn thuộc Trung ương và một vài thư viện tỉnh thông qua các dự án tin học và hiện đại hóa thư viện do N hà nước cấp kinh phí hoặc được thụ hưởng các dự án tài trợ của nước ngoài

Do việc thực hiện số hóa phụ thuộc rất nhiều vào kinh phí, hạ tầng cơ sở vật chất nói chung và trang thiết bị kỹ thuật nói riêng (máy tính, máy quét quang học,…), vào phần mềm xây dựng và định chỉ mục cơ sở dữ liệu toàn văn, cho nên rất hiếm thư viện tỉnh và trung tâm thông tin địa phương thực hiện được việc này và kết quả cũng rất hạn chế cả về lượng lẫn về chất Phần lớn các cơ quan này đều tận dụng các nguồn tin số hóa của các thư viện lớn (Thư viện Quốc gia Việt N am đóng góp một phần quan trọng), các trung tâm thông tin ở Trung ương và các thành phố lớn như Thành phố Hồ Chí Minh, Đà N ẵng, Cần

thơ,…được đưa lên mạng hoặc chuyển giao đoạn tuyến (off-line) theo chính sách chia sẻ nguồn lực, trong số đó, nhiều thông tin phản ánh qua các nguồn sách báo của địa phương nộp lưu chiểu và phát hành rộng rãi trên toàn quốc, cũng được các thư viện và trung tâm thông tin lớn này thu thập, số hóa và đưa

ngược trở lại phục vụ cho địa phương

II Phương hướng đfy mạnh số hóa tài liệu và chia sẻ nguồn lực thông tin địa phương trong giai đoạn tiếp theo (2011 – 2015)

- Bộ Văn hóa, Thể thao và Du lịch sẽ xây dựng chính sách cụ thể cho quá trình số hóa tài liệu, mà trong đó sẽ quy định cụ thể cho từng loại hình thư viện như cấp quốc gia, cấp tỉnh, cấp huyện và các thư viện tại các trường đại học,

viện nghiên cứu, được phép số hóa loại tài liệu nào Trên cơ sở phân định như

thế thì các thư viện sẽ có trách nhiệm chia sẻ nguồn tài liệu được số hóa của mình

Các cơ quan quản lý nhà nước về thư viện sẽ phối kết hợp trong việc xây dựng một tiêu chuNn chung và một cơ chế để cho các thư viện có thể chia sẻ được tài nguyên số hóa Vụ Thư viện, Cục Thông tin Khoa học Công nghệ Quốc gia, TVQGVN sẽ phối hợp chặt chẽ trong việc chỉ đạo, điều phối, đào tạo, hỗ trợ và xây dựng các chuNn liên quan đến xây dựng cơ sở dữ liệu, truyền thông mạng và số hóa tài liệu địa phương

- Trong việc lựa chọn tài liệu để số hoá, ta phải ưu tiên các tài liệu đặc thù của thư viện, các tài liệu duy nhất và có giá trị lâu dài để trao đổi, ví dụ: các tài liệu quý hiếm, các sưu tập có giá trị, không ở đâu có ; ưu tiên số hoá trước hết đối với tài liệu chưa ở đâu số hoá, tài liệu tiếng hiếm, tiếng Việt, Song song với việc số hoá là việc xây dựng các Siêu dữ liệu đối với từng tài liệu và cập

nhật tài liệu đã được số hoá này vào CSDL tương ứng

- Các thư viện và cơ quan thông tin địa phương cần phối hợp, trao đổi kinh nghiệm và chia sẻ thông tin số hóa với nhau Các thư viện có thể kết nối với TVQGVN , Cục Thông tin Khoa học và Công nghệ Quốc gia để tăng cường thêm nguồn lực số liên quan đến kết quả nghiên cứu và luận án tiến sĩ tạo điều kiện cho người đọc các địa phương tiếp cận với nguồn tài liệu xám quan trọng này

- Để việc số hóa được thực hiện một cách chuyên nghiệp và không bị chồng chéo lãng phí cần xây dựng một số trung tâm số hóa theo vùng và theo lĩnh vực

Để đánh giá được thực trạng và tìm ra những giải pháp hữu hiệu nhằm đNy mạnh việc xây dựng và chia sẻ nguồn lực thông tin địa phương số tại các thư viện, thông qua cuộc hôi thảo này, Ban Tổ chức rất mong nhận được những tham luận và ý kiến đóng góp xoay quanh các vấn đề sau:

- N hu cầu đối với nguồn lực thông tin địa phương dạng số;

- Thực trạng số hóa và xây dựng nguồn tài liệu số tại các thư viện, những vấn đề đặt ra liên quan đến số hóa: Chính sách, kinh phí, bản quyền trong số hóa, kinh nghiệm, công nghệ, thiết bị số hóa

- N hững bất cập và khó khăn và mối quan tâm đối với số hóa tài liệu trong các thư viện công cộng;

- Các giải pháp và kế hoạch đNy mạnh việc xây dựng và chia sẻ nguồn lực thông tin địa phương số

Để cuộc hội thảo thu được kết quả tốt, kính mong các quý vị đại biếu tích

cực phát biểu và đóng góp các ý kiến