Nhận thức được vai trò và ý nghĩa quan trọng của việc số hoá tài liệu trong công tác phát triển nguồn vốn tài liệu điện tử, tạo tiền đề cơ bản tiến tới xây dựng thư viện điện tử trong tư
Trang 1SỐ HOÁ TÀI LIỆU ĐNA CHÍ TẠI THƯ VIỆ TP CẦ THƠ PHỤC VỤ BẢO
TỒ DI SẢ VĂ HOÁ VÀ PHÁT TRIỂ KIH TẾ - XÃ HỘI
Thư viện TP Cần Thơ
Hiện nay trong xu thế phát triển để hội nhập, chúng ta đang phấn đấu từ thư viện truyền thống thành thư viện điện tử Đây là xu hướng tất yếu để xây dựng một thư viện hiện đại ở tất cả các nước Để xây dựng được một thư viện điện tử theo đúng nghĩa cần
có một số quan điểm thống nhất và lựa chọn những bước đi thích hợp Để hình thành thư viện điện tử, điều cốt lõi nhất chính là nguồn tài liệu điện tử trong đó có nguồn tài liệu được số hoá
Chúng ta biết rằng, các dữ liệu dạng chữ, hình ảnh, âm thanh… sử dụng trên máy tính và được máy tính nhận biết đúng định dạng, được gọi chung là dữ liệu số Quá trình chuyển các dạng dữ liệu truyền thống như các bản viết tay, bản in trên giấy, hình ảnh… sang chuNn dữ liệu trên máy tính và được máy tính nhận biết được gọi là số hoá tài liệu
Như vậy, số hoá tài liệu là hình thức chuyển đổi các tài liệu truyền thống thành
truy xuất, chia sẻ, tìm kiếm thông tin một cách nhanh chóng và dễ dàng nhất
Nhận thức được vai trò và ý nghĩa quan trọng của việc số hoá tài liệu trong công tác phát triển nguồn vốn tài liệu điện tử, tạo tiền đề cơ bản tiến tới xây dựng thư viện điện tử trong tương lai, từ cuối năm 2007 Thư viện Tp Cần Thơ đã bắt đầu tiến hành công tác số hoá tài liệu
Trước hêt Thư viện chuyển dạng tài liệu từ giấy sang dạng số bằng phương pháp quét trên máy tính Đồng thời thực hiện công tác bổ sung hoặc tích hợp nguồn tài liệu điện tử thông qua việc mua, nhận biếu tặng tài liệu từ các tổ chức và cá nhân (Luận án, luận văn, kết quả nghiên cứu khoa học, tài liệu địa chí…) Hiện nay, nhiều tài liệu được xuất bản đồng thời ở dạng in truyền thống và điện tử, nếu biết tận dụng và khai thác, các thư viện sẽ tiết kiệm được nhiều công sức, thời gian mà vẫn có thể tăng nhanh về số lượng tài liệu cho kho tài liệu số hoá của mình
Tạo lập và phát triển Kho tài liệu số của mỗi thư viện là nền tảng xây dựng thư
viện điện tử, đòi hỏi cần có sự đầu tư liên tục về thời gian và nhân lực Do vậy Thư
viện Tp Cần Thơ đã xác định trước hết tập trung thu thập, xử lý và số hoá nguồn tài liệu đặc trưng trong thư viện công cộng đó là tài liệu địa chí Đây là những tài liệu phục vụ thiết thực cho việc phát triển kinh tế - xã hội địa phương, là loại tài liệu quý hiếm và thường được số hoá tại thư viện của địa phương đó và không thể được chia sẻ
từ các nguồn dữ liệu đã số hoá của địa phương khác Thư viện phân công 1 cán bộ của Phòng Nghiệp vụ chuyên trách công tác số hoá tài liệu đồng thời đảm trách việc sưu
Trang 2tầm tài liệu địa chí Phần lớn các tài liệu địa chí có giá trị mới thu thập sẽ được ưu tiên
số hoá ngay; đồng thời số hoá tài liệu địa chí xuất bản trước năm 1975 do hầu hết là tài liệu độc bản, chất liệu bằng giấy đang dần hư hỏng theo thời gian để lưu trữ phục vụ lâu dài
Hiện nay nguồn tài liệu số hoá của Thư viện TPCT bao gồm: 73 tên tài liệu địa chí (32.026 trang), chiếm khoảng 6,4% tổng vốn tài liệu địa chí và một số sản phNm thông tin của Thư viện gồm Tập thông tin chuyên đề và Chương trình “Thông tin truyền thanh” Tuy kết quả đạt được còn rất khiêm tốn song có ý nghĩa thiết thực nhằm lưu trữ nguồn tài liệu địa chí của thư viện, phục vụ tốt hơn cho nhu cầu của bạn đọc, góp phần vào việc bảo tồn di sản văn hoá và phát triển kinh tế - xã hội địa phương
Để bảo quản nguồn tài liệu số hoá, Thư viện luôn quan tâm đến công tác sao lưu
dữ liệu đầy đủ và kịp thời Hiện nay trang thiết bị và phần mềm phục vụ cho công tác
số hoá của Thư viện gồm:
- 1 máy Scan HP 4850; 1 máy tính có cấu hình mạnh; 1 đĩa ghi DVD và 1 máy chủ để lưu dữ liệu
- Phần mềm xử lý ảnh Photo filter 6.0; Phần mềm đóng gói file pdf Acrobat 7.0; Phần mềm ghi đĩa Nero 7.0
Tài liệu số hoá được tổ chức dưới dạng e-book và được lưu trữ trên máy chủ, đồng thời được biên mục trong cơ sở dữ liệu, sau đó in thành CD - ROM để phục vụ bạn đọc, chỉ một số ít tài liệu số hoá được đưa lên Website của Thư viện Tp Cần Thơ
để bạn đọc có thể truy cập trực tuyến
Trong quá trình tiến hành số hoá, Thư viện thường xuyên tham khảo, nghiên cứu các nguồn tài liệu sẵn có trên mạng, đồng thời tích cực học hỏi kinh nghiệm từ những
cá nhân, đơn vị đi trước Với phương châm vừa học vừa làm, chúng tôi đã có được những kinh nghiệm bước đầu từ thực tiễn và có những sửa đổi phù hợp với điều kiện của thư viện
Trong bối cảnh bùng nổ thông tin như hiện nay, số hoá tài liệu thật sự là phương cách tốt nhất giúp các thư viện có thể lưu trữ và tổ chức phục vụ bạn đọc một cách dễ dàng, tạo môi trường linh hoạt trong việc chuyển đổi sang các loại dữ liệu số khác nhau, giảm chi phí tối đa cho việc quản lý, không gian lưu trữ tài liệu Ngoài ra, dữ liệu số có khả năng chỉnh sửa và tái sử dụng theo yêu cầu người dùng
Tuy nhiên từ thực tiễn công tác số hoá tại Thư viện TPCT, chúng tôi gặp không ít
khó khăn bất cập như sau:
- Công tác số hoá đòi hỏi cần có sự đầu tư về công nghệ, cơ sở hạ tầng CNTT, điều này ảnh hưởng lớn đến ngân sách hoạt động của đơn vị chưa có dự án đầu tư
- Vụ Thư viện, Thư viện Quốc gia chưa có văn bản chỉ đạo, định hướng chung đối với công tác số hoá tài liệu tại các thư viện địa phương Do đó thư viện phải “tự thân vận động” là chính, đồng thời chưa có hành lang pháp lý đối với công tác số hoá trong các thư viện sẽ dễ dẫn đến tình trạng vi phạm Luật sở hữu trí tuệ
Trang 3- Do chưa có trang thiết bị kỹ thuật tiên tiến chuyên dụng, kinh phí đầu tư chủ yếu được trích từ ngân sách của đơn vị nên công tác số hoá của Thư viện TPCT còn mang tính thủ công, tốc độ chậm, cán bộ chưa được đào tạo chuyên sâu nên kỹ thuật xử lý còn nhiều hạn chế
Xuất phát từ những khó khăn bất cập nêu trên, Thư viện Tp Cần Thơ có những kiến nghị và đề xuất như sau:
+ Vụ Thư viện có văn bản chỉ đạo các thư viện tiến hành công tác số hoá tài liệu, trong đó xác định rõ ưu tiên số hoá tài liệu địa chí nhằm bảo tồn di sản văn hoá địa phương Đồng thời tham mưu với Bộ VHTT&DL cùng các cơ quan chức năng tháo gỡ những khó khăn về bản quyền đối với tài liệu số hoá trong các thư viện, đưa công tác
số hoá tài liệu địa chí vào Chương trình mục tiêu Quốc gia để hỗ trợ kinh phí cho các thư viện tỉnh, thành thực hiện công tác này
+ Tổ chức tập huấn, bồi dưỡng quy trình số hoá tài liệu cho cán bộ thư viện + Tài liệu nói chung về đặc trưng của một vùng, khu vực…cần được xem như tài liệu địa chí Do vậy, các Liên hiệp thư viện cần có sự liên kết trong công tác số hoá tài liệu Điều này sẽ tiết kiệm đáng kể về thời gian, công sức đồng thời giúp tăng nhanh vốn tài liệu số hoá của các thư viện
+ Các Thư viện lớn có điều kiện về trang thiết bị dùng cho công tác số hoá, nên
có chính sách chia sẻ nguồn lực trên cơ sở “hỗ trợ là chính” cho các thư viện có nhu cầu, nhằm khai thác tốt hơn nguồn tài liệu số hoá của mình với mục đích cuối cùng là phục vụ nhu cầu bạn đọc một cách hiệu quả nhất./