Số hóa tài liệu địa chí tại thư viện tỉnh Gia Lai

SỐ HÓA TÀI LIỆU ĐNA CHÍ TẠI THƯ VIỆ TỈH GIA LAI Trần Tiến Sỹ - Thư viện tỉnh Gia Lai Hiện nay trên thế giới, xu thế phát triển Thư viện số đã trở thành một phần chủ đạo trong toàn cảnh

SỐ HÓA TÀI LIỆU ĐNA CHÍ TẠI THƯ VIỆ TỈH GIA LAI

Trần Tiến Sỹ - Thư viện tỉnh Gia Lai

Hiện nay trên thế giới, xu thế phát triển Thư viện số đã trở thành một phần chủ đạo trong toàn cảnh hoạt động thông tin thư viện Thư viện số là một thư viện hiện đại đáp ứng mọi nhu cầu thông tin của người sử dụng một cách dễ dàng và nhanh chóng Vì thế trong thời đại bùng nổ thông tin ngày nay, khi nói đến thư viện người ta không nói đến một thư viện đơn độc mà nói đến một hệ thống thư viện hay

là mạng lưới thư viện

Thư viện tỉnh là trung tâm công tác địa chí ở tỉnh Đây chính là hoạt động mũi nhọn mang tính đặc thù của Thư viện tỉnh, thể hiện sự khác biệt giữa Thư viện tỉnh với bất cứ thư viện chuyên ngành nào ở địa phương Trong đường lối phát triển kinh tế -

xã hội ở địa phương, Đảng và Nhà nước ta bao giờ cũng lấy đơn vị tỉnh, thành phố làm chủ chốt, làm trung tâm Bởi vì quy mô và phạm vi một tỉnh có sự ổn định về địa lý,

về kinh tế, về nhân văn Đó là khu vực địa lý - hành chính mang đặc thù riêng về các mặt Do vậy, công tác địa chí của thư viện tỉnh gồm nhiều khâu như: sưu tầm, tập hợp, lựa chọn, khai thác, tổ chức cung cấp những thông tin tư liệu địa chí của tỉnh Thư viện tỉnh là nơi lưu trữ và cung cấp nguồn thông tin phong phú và đa dạng, tạo điều kiện cho người đọc phát triển toàn diện, đặc biệt là tư duy sáng tạo Để thư viện thật sự là nơi truyền bá tri thức của loài người, đòi hỏi thư viện tỉnh phải tăng cường vốn tài liệu, đảm bảo về nội dung Đặc biệt là chất lượng tài liệu phải đảm bảo phù hợp, đáp ứng được yêu cầu sử dụng của người dùng tin

Sự phát triển mạnh mẽ của khoa học và công nghệ cùng với xu thế hội nhập là những đòi hỏi và thách thức cho ngành Thông tin - Thư viện, cần phải có những đổi mới hoạt động, bắt kịp những tiến bộ của thời đại phục vụ đắc lực cho sự nghiệp CNH, HĐH đất nước Chúng tôi thiết nghĩ giải pháp xây dựng các Bộ sưu tập tài liệu số tại các thư viện tỉnh là một việc làm cần thiết

Quá trình ứng dụng công nghệ thông tin vào hệ thống thư viện Việt Nam đã đặt

ra nhiều vấn đề cần giải quyết, trong đó có công tác địa chí Các Thư viện hòa vào mạng thông tin - tư liệu quốc gia, có thể tra tìm tư liệu từ các thư viện khác nhau trong

cả nước, tạo nên nguồn lực thông tin - tư liệu Việt Nam; Nhu cầu của người dùng tin

về sản phNm và dịch vụ thông tin ngày một tăng theo chiều hướng phát triển của nguồn lực thông tin Vì thế bên cạnh sản phNm thông tin truyền thống như: hệ thống mục lục phích, các loại thư mục địa chí, kho các tài liệu tra cứu, cơ sở dữ liệu địa chí (đọc trên máy vi tính) thư viện tỉnh phải cần phải sưu tập, biên soạn và phát hành các sản phNm thông tin như: thư mục toàn văn chuyên đề, ấn phNm tóm tắt, tổng quan cũng như dịch vụ thông tin mới như: phục vụ theo chế độ hỏi đáp, nói chuyện chuyên đề, dịch vụ tra cứu thông tin qua mạng Các sản phNm và dịch vụ này sẽ giúp người

dùng tin tìm và chọn lọc thông tin phù hợp với nhu cầu của mình một cách dễ dàng, thuận tiện và nhanh chóng

Việc số hóa tài liệu địa chí tại Thư viện tỉnh Gia Lai nhằm mục đích bảo quản

và quy tụ các nguồn tài liệu quý về một mối nhằm giúp bạn đọc và các nhà nghiên cứu tiếp cận được thông tin về xuất bản phNm địa phương, nhân vật lịch sử địa phương, sự kiện địa phương, vấn đề dân tộc học và bản sắc văn hóa truyền thống của Gia Lai một cách đầy đủ, thuận tiện nhất

Từ năm 1995 đến nay, trong điều kiện Thư viện tỉnh Gia Lai còn nhiều khó khăn, chúng tôi đã giành một phần kinh phí của ngân sách nhà nước để sưu tầm, sao chụp, lưu trữ các tài liệu địa chí, để đến lúc có điều kiện thì số hóa làm thành bộ sưu tập số phục vụ kịp thời nhu cầu ngày càng cao của người dùng tin

Trên cơ sở kho tư liệu địa chí truyền thống, từ năm 2008 đến nay, mỗi năm chúng tôi đã dành từ 50 đến 100 triệu đồng từng bước thực hiện số hóa tài liệu địa chí của Gia Lai

Giải pháp số hóa tài liệu địa chí là sự kết hợp thông minh giữa hệ thống máy quét, hệ thống máy vi tính và hệ thống quản lý khai thác tài liệu giúp thư viện tỉnh: Làm chủ được khối lượng lớn thông tin, tiết kiệm không gian lưu trữ do tài liệu sách, báo, tạp chí được chuyển từ dạng giấy sang những dạng lưu trữ khác như JPEG, TIFF, PDF, DOC thuận tiện trong quá trình quản lý, khai thác thông tin Đặc biệt cho bản quét có chất lượng tốt hơn ban đầu Tránh việc mất, nhàu nát tài liệu trong quá trình lưu trữ, quản lý tài liệu có thời hạn bảo quản lâu dài và vĩnh viễn Giảm thời gian tìm kiếm tài liệu Có thể chỉnh sửa thông tin một cách dễ dàng trên bản quét Tự động lập chỉ mục làm cho quá trình truy xuất thông tin của người sử dụng trở nên nhanh chóng

và dễ dàng N âng cao hiệu quả công việc do tập hợp các thông tin đưa đến một cách nhanh chóng và kịp thời N âng cao tính bảo mật thông tin về quá trình xử lý công việc của người sử dụng và bảo vệ nguyên vẹn dữ liệu

Về trang thiết bị, phần lớn các thiết bị chúng tôi mua sắm, sử dụng đều phục vụ tối đa cho việc số hóa tài liệu địa chí Các trang thiết bị bao gồm:

+ 02 máy scan HP scanjet 8300, 01 máy scan HP scanjet 3500

+ 01 máy ảnh kỹ thuật số

+ 05 máy tính có cấu hình cao

+ 01 đầu đĩa ghi CD/DVD

+ 01 ổ lưu dữ liệu

Số hóa tài liệu địa chí là một công việc phức tạp yêu cầu sự cNn thận, tỉ mỉ qua nhiều giai đoạn: chọn lựa tài liệu, scan, chỉnh sửa bản quét và lưu trữ thông tin vào máy chủ, đĩa cứng, đĩa DVD Các phần mềm được sử dụng bao gồm:

+ Phần mềm xử lý ảnh: Abobe Photoshop

+ Phần mềm kết nối file pdf: PDFill PDF Tools (kết các file ảnh thành một file pdf) + Phần mềm ghi đĩa CD/DVD: N ero 7.0

+ Số hóa các tài liệu tiếng Anh, Pháp sử dụng phần mềm ScanSoft PaperPort 11 + Số hóa tài liệu tiếng Việt thì sử dụng phần mềm: VnDOCR 4.0

+ Hai phần mềm nhận dạng chữ dân tộc Bahnar và Jrai

Scan tài liệu không phải là công việc yêu cầu kỹ thuật cao nhưng lại đòi hỏi nhiều thời gian và công sức Để đảm bảo tính nhất quán và thuận tiện cho việc xử lý tự động một số lượng lớn các file hình ảnh sau khi scan, chúng tôi đã đề ra các nguyên tắc xử lý Tất cả các nguyên tắc này, từ cơ bản như về độ phân giải, màu chuNn, định dạng file, cách đặt tên, cách lưu file, đến những nguyên tắc đòi hỏi thao tác tỉ mỉ như hiệu chỉnh kích thước, căn chỉnh các lề trái, phải hay cắt giảm dung lượng v.v đều phải được tuân thủ chặt chẽ trong suốt quá trình thực hiện

Trong thời gian qua, chúng tôi đã nỗ lực hết mình để thực hiện tốt nhất quá trình số hóa tài liệu địa chí và đã đạt được một số thành quả như sau:

- Số CSDL địa chí: 01

- Số biểu ghi thư mục: 9.156 biểu

- Số hóa toàn văn: 7.239 biểu ghi

- Số lượng trang tài liệu số: 47.200 trang

- Số lượng CD/VCD/DVD: 657

Các CSDL số hóa, tài liệu số hóa toàn văn chúng tôi đã upload lên website: thuvientinhgialai.vn để phục vụ bạn đọc trong và ngoài tỉnh Đáp ứng được nhu cầu dùng tin của bạn đọc và các nghiên cứu sinh Các tài liệu số hóa được chúng tôi biên mục, cấp bảo mật theo từng cấp độ từ 0 đến 8, tùy vào mức độ quý hiếm của tài liệu, tùy vào từng đối tượng bạn đọc khác nhau mà Thư viện tỉnh Gia Lai có thể cho phép truy cập mức độ tài liệu khác nhau

Còn các tài liệu quý hiếm khác liên quan đến Gia Lai, mà phần lớn những tài liệu này hiện trong tình trạng xuống cấp và đang được lưu giữ tản mác ở các gia đình

và cơ quan văn hóa trên toàn quốc thì chúng tôi chưa đủ nhân lực và vật lực để thực hiện sưu tầm và số hóa được

Khó khăn gặp phải trong quá trình số hóa tài liệu địa chí:

Tài liệu về địa phương/địa chí thường là cũ, có loại được quay rônio đã bạc màu, chữ đã bay màu, phải đọc và đoán, do đó máy quét Scan không thể nhận dạng được, bị mã hóa nên buộc phải chọn giải pháp đánh máy

Vướng mắc vì vi phạm bản quyền: không phải tài liệu nào khi số hóa xong đều

có thể đưa lên mạng cho bạn đọc sử dụng

Các tài liệu có ngôn ngữ chính văn là chữ Jarai, Bahnar chúng tôi phải tham khảo ý kiến các chuyên gia văn hóa về các thể loại dân ca, tục ngữ, truyền thuyết của các dân tộc thiểu số để hiệu chỉnh ngôn từ của tài liệu cho chính xác, trung thành với chính văn của tài liệu địa chí Một khó khăn nữa là tốc độ đánh máy, sử dụng máy tính, máy scan của một

số cán bộ, viên chức chưa nhuần nhuyễn nên ít nhiều ảnh hưởng đến thời gian hồi cố, tốc

độ nhập máy, đưa thông tin lên Web đạt hiệu quả chưa cao

Chúng tôi có một số kiến nghị sau:

Đối với các tài liệu quý hiếm mà không phải là tài liệu địa chí, địa phương thì nhà nước đầu tư kinh phí cho Thư viện Quốc gia Việt N am và Thư viện KHTH TP Hồ Chí Minh thực hiện số hóa, từ đó các thư viện địa phương mua lại với giá thấp hơn tự các thư viện số hóa

Đối với bản quyền tác giả: đề nghị Vụ Thư viện tham mưu cho các ngành để có văn bản dưới luật, có hướng cho phép các thư viện được sử dụng các tài liệu đã được cấp phép xuất bản để phục vụ bạn đọc mà không vì mục đích kinh doanh

đã thu được trong quá trình thực hiện việc số hóa tại Thư viện tỉnh Gia Lai với hy vọng sẽ giúp các thư viện khắc phục những khó khăn như chúng tôi đã gặp phải trong quá trình thực hiện số hóa tại đơn vị mình