Số hóa tài liệu địa chí cho mục đích bảo tồn di sản và phát triển kinh tế - xã hội của thủ đô Hà Nội

TÀI LIỆU ĐNA CHÍ PHỤC VỤ PHÁT TRIỂN KIN H TẾ - XÃ HỘI THỦ ĐÔ Công tác địa chí được coi là một hoạt động mang tính đặc thù và thể hiện thế mạnh, cũng như khả năng nghiên cứu của các thư v

SỐ HOÁ TÀI LIỆU ĐNA CHÍ CHO MỤC ĐÍCH BẢO TỒ DI SẢ VĂ HOÁ

VÀ PHÁT TRIỂ KIH TẾ - XÃ HỘI CỦA THỦ ĐÔ HÀ ỘI

ThS Trần Văn Hà – Thư viện Thành phố Hà ội

I TÀI LIỆU ĐNA CHÍ – DI SẢN VĂN HOÁ CỦA DÂN TỘC

1 Thăng Long – Hà Nội với tư cách là một đế đô trong suốt 1000 năm qua với

bề dày văn hoá bậc nhất của đất nước Vị thế đó đã thu hút sự chú ý của rất nhiều thế

hệ các nhà trí thức, nhà nghiên cứu, các học giả trong và ngoài nước Chính/ bởi thế đã

có nhiều công trình nghiên cứu đề cập đến các vấn đề của Thăng Long xưa – Hà Nội nay Từ địa hình, núi sông, phong vực, thành quách, địa danh, khu vực hành chính, phong tục tập quán, nhân vật, văn hoá, di tích lịch sử, danh thắng kể cả việc đề cập đến các vấn đề về chính trị, kinh tế, khoa học Vì vậy, để tìm hiểu một cách toàn diện

về một vùng đất, không gì thay thế được việc nghiên cứu các tài liệu địa chí - nguồn lực thông tin địa phương hữu ích

Nghiên cứu hương ước tục lệ của các làng xã, cho ta những hình dung về hoạt động xã hội thời xưa, với những phong tục tốt đẹp, nhờ đó đời sống người dân ngày một thay đổi Từ những hương ước tục lệ thời xưa cho ta thấy những kinh nghiệm quý báu của cha ông, những nét đẹp của vùng quê và trên cơ sở đó chúng ta xây dựng những bản quy ước văn hoá ở các thôn, làng, phố phường hôm nay

Nghiên cứu thần tích thần phả cho chúng ta biết được sự tích của bao thế hệ người dân Việt Nam anh dũng trong chiến đấu, cần cù chịu khó trong lao động, học tập Từ đó chúng biết khait hác các tấm gương cao cả dó hẳn là sẽ có tác dụng giáo dục rất tốt cho hậu thế Đó còn là sự thể hiện tấm lòng của con cháu đối với các bậc tiền nhân Các nghi thức thờ cúng, mở hội tế lễ cũng là những bài học quý giá cho chúng ta hôm nay

Nghiên cứu các công trình địa chí giúp chúng ta hiểu được những thay đổi địa danh, địa giới các đơn vị hành chính, quá trình xây dựng, trùng tu, mở rộng quy mô của thành Thăng Long qua các thời kỳ, điều kiện tự nhiên, các di tích lịch sử văn hoá,

về các nghề thủ công truyền thống, về phong tục tập quán

Nghiên cứu tài liệu về khoa cử, giáo dục giúp chúng ta hiểu thêm về nền giáo dục của Thăng Long – Hà Nội, chế độ thi cử, trọng dụng nhân tài của đất nước,

Những thông tin trong vốn tài liệu mà các kho địa chí đang lưu giữ là rất lớn và mang những giá trị nhất định Tuy nhiên, trải qua những cuộc biến thiên binh lửa dựng nước và giữ nước, sự khắc nghiệt của thiên tai lũ lụt, và trong đó cũng có cả những nhận thức chưa đầy đủ về giá trị của tài liệu đã dẫn tới việc vốn tài liệu bị mất mát toàn bộ hoặc một phần và xuống cấp do việc bảo quản chưa đúng mức

Luật Di sản Văn hoá quy định: “Di sản văn hóa phi vật thể là sản phNm tinh thần gắn với cộng đồng hoặc cá nhân, vật thể và không gian văn hóa liên quan, có giá trị lịch sử, văn hóa, khoa học, thể hiện bản sắc của cộng đồng, không ngừng được tái tạo và được lưu truyền từ thế hệ này sang thế hệ khác bằng truyền miệng, truyền nghề, trình diễn và các hình thức khác

Pháp lệnh Thư viện quy định: “Di sản thư tịch là toàn bộ sách, báo, văn bản chép tay, bản đồ, tranh, ảnh và các tài liệu k1hác đã và đang được lưu hành”

II TÀI LIỆU ĐNA CHÍ PHỤC VỤ PHÁT TRIỂN KIN H TẾ - XÃ HỘI THỦ

ĐÔ

Công tác địa chí được coi là một hoạt động mang tính đặc thù và thể hiện thế mạnh, cũng như khả năng nghiên cứu của các thư viện tỉnh, thành phố Để phát huy tốt vốn tài liệu địa chí trong việc đáp ứng nhu cầu tìm hiểu, nghiên cứu phục vụ phát triển kinh tế - xã hội Thủ đô, trước tiên chúng ta cần nghiên cứu đến các nhóm nhu cầu, hứng thú đọc, công tác phục vụ bạn đọc Đó là cơ sở để kho địa chí định hướng mục tiêu phát triển đáp ứng nhu cầu đa dạng, phong phú của bạn đọc/ người dùng tin

1 Các nhóm nhu cầu đọc tài liệu địa chí:

Từ thực tiễn công tác phục vụ, Thư viện Hà N ội đã xác định được ba nhóm nhu cầu đọc/ người dùng tin:

1 Đối tượng bạn đọc/ người dùng tin có nhu cầu tìm hiểu một cách khái quát về nhiều mặt của Thủ đô Hà N ội Đây là thường là những học sinh, sinh viên đọc tài liệu trên cơ sở những phong trào đọc sách, cuộc thi tìm hiểu về Thủ đô được phát động một cách rộng rãi ở các trường học, cụm dân cư Chủ yếu tìm hiểu những nét chung về Thăng Long – Hà N ội xưa

2 Đối tượng bạn đọc/ người dùng tin có nhu cầu nghiên cứu sâu về Thăng Long – Hà N ội trong suốt chặng đường từ khi hình thành cho đến nay Đó thường là

những nhà nghiên cứu lịch sử, văn hoá đi sâu nghiên cứu những lĩnh vực cụ thể như: Lịch sử Thăng Long – Hà N ội, Văn hoá người Hà N ội, Di tích lịch sử - văn hoá Hà

N ội, phong tục tập quán

3 Đối tượng bạn đọc/ người dùng tin có nhu cầu nghiên cứu những vẫn đề đang nảy sinh, tồn tại trong quá trình xây dựng và phát triển Thủ đô, quá trình xây dựng, đô thị hoá Đây là những nhà quản lý, cán bộ các ban ngành của Trung ương và Hà N ội

N hu cầu của họ thường xuất phát từ những vấn đề nổi cộm của cuộc sống và cần phải nghiên cứu tài liệu đề đưa ra những giải pháp thích hợp cho sự phát triển của Thủ đô trong những năm tiếp theo

Từ việc phân tích các nhóm nhu cầu đọc tài liệu địa chí, cho thấy, có một phần rất nhỏ đọc tài liệu để tìm hiểu nhằm nâng cao hiểu biết về lịch sử, văn hoá Thăng Long – Hà N ội N hóm đọc giải trí hầu như không có N hóm nhu cầu đọc tài liệu địa chí để nghiên cứu tiến trình lịch sử Thăng Long – Hà N ội và nhóm nhu cầu nghiên cứu những vấn đề đang nảy sinh, tồn tại trong quá trình xây dựng và phát triển Thủ đô là

cơ bản

2 Công tác phục vụ bạn đọc/ người dùng tin địa chí

Trong nhiều năm qua công tác địa chí thực sự đã góp phần rất quan trọng trong việc phát triển kinh tế - xã hội Thủ đô Có thể điểm qua một số kết quả sau:

1 Số lượng bạn đọc tăng lên đáng kể, nếu như năm 2000 mới chỉ có khoảng trên

100 lượt bạn đọc, thì đến năm 2009, 2010, 2011 mỗi năm đã tăng lên tới 250 đến 500 bạn đọc (đặc biệt năm 2010, với các hoạt động kỷ niệm Đại lễ 1000 năm Thăng Long – Hà

N ội, số lượng bạn đọc đã lên tới con số trên 500)

- Có một điểm khác biệt giữa phục vụ bạn đọc ở các phòng đọc người lớn, phòng đọc thiếu nhi với phục vụ địa chí là tuy số lượng bạn đọc ít, nhưng số lượt tài liệu phục vụ lại khá cao Bình quân mỗi nhu cầu bạn đọc trong một lần đến thư viện sử dụng khoảng 8 lượt tài liệu N gười sử dụng ít nhất là 3 – 5 tài liệu, có những nhu cầu phải sử dụng tới hàng 100 tài liệu khác nhau

Có thể kể đến một số nhu cầu của bạn đọc/ người dùng tin sau:

- Đề tài: Đảng bộ TP Hà N ội lãnh đạo xây dựng đội ngũ trí thức từ năm 1997 đến năm 2007 của Học viện Chính trị - Hành chính Quốc gia

- Đề án: Điều tra, phỏng vấn phố phường Hà N ội phục vụ quy hoạch giao thông nội đô

- Dự án: Bảo tồn cây xanh của Hội đồng công trình xanh Việt N am

- Dự án Hồ Hà N ội của Trung tâm N ghiên cứu Môi trường và Cộng đồng

- N ghiên cứu viết sách: Lịch sử truyền thống và cách mạng phường Yên Phụ, quận Tây Hồ, Hà N ội

- Truyền thống khoa cử và giáo dục của Thăng Long – Hà N ội xưa

2 Đổi mới và nâng cao chất lượng các sản phNm và dịch vụ thông tin địa chí

Hệ thống tra cứu mục lục truyền thống và các CSDL thường xuyên được cập nhật, hiệu đính đảm bảo tra cứu thông tin một cách nhanh nhất và chính xác nhất, giúp cho bạn đọc giảm tối đa thời gian tra cứu tài liệu, dành nhiều thời gian cho việc đọc và nghiên cứu tài liệu

Biên soạn các thư mục chuyên đề, tổng quan tình hình thế giới và trong nước được coi là các một trong những giải pháp quan trọng cho việc phục vụ tra cứu Thông qua đó, tài liệu nghiên cứu về từng lĩnh vực cụ thể cũng sẽ dần được tập hợp lại thành những sản phNm thông tin hữu ích, có thể giúp bạn đọc nắm được tài liệu liên quan đến những chủ đề, vấn đề nhất định

3 Tổ chức tốt hoạt động trưng bày, triển lãm sách báo, nhằm giới thiệu và quảng bá vốn tài liệu địa chí, cũng như hình ảnh của thư viện Đây là hoạt động mang tính bề nổi và vẫn được coi là thế mạnh của Thư viện Hà N ội trong nhiều năm qua Có rất nhiều cuộc trưng bày triển lãm tiêu biểu như “Văn minh sông Hồng – Văn hiến Thăng Long” năm 2008, “Hà N ội nghìn năm văn hiến” (2009), “Để hiểu thêm về một

Hà N ội xưa”, “Kinh đô Việt N am qua các thời đại”, Các hội báo xuân năm 2009,

2010, 2011 Các buổi giới thiệu sách “Văn hoá đọc trong giai đoạn hiện nay” hưởng ứng Tuần lễ “Học tập suốt đời” được Ban chỉ đạo Quốc gia xây dựng xã hội học tập ghi nhận và tặng cờ Đơn vị tích cực tham gia, Kỷ niệm 100 năm sinh học giả Lê Văn Hoè và giới thiệu tác phNm Truyện Kiều chú giải với gần 200 người đến dự và nhiều

cơ quan thông tấn báo chí của Trung ương và Hà N ội đến đưa tin Đây là những hoạt động đã để lại những ấn tượng sâu sắc trong lòng mọi người

4 Bên cạnh hệ thống tra cứu, cán bộ địa chí là người hướng dẫn bạn đọc trong

liệu có giá trị nhất, đáng tin cậy nhất Có được khả năng đó, chính là nhờ sự trao đổi, mạn đàm của cán bộ địa chí với các nhà khoa học, các nhà nghiên cứu kể cả lúc họ đến thư viện, cũng như khi họ ở nhà (có thể thông qua điện thoại)

Điểm qua một số công trình nghiên cứu, có thể nhận thấy vai trò quan trọng của tài liệu địa chí, từ việc nghiên cứu truyền thống lịch sử văn hoá, đến nghiên cứu ứng dụng, đặc biệt là những vấn đề được coi là nổi cộm trong giai đoạn hiện nay như: Bảo tồn cây xanh, quy hoạch giao thông, xây dựng đội ngũ trí thức và trọng dụng nhân tài

Từ những phân tích trên đây, cho thấy tài liệu địa chí không chỉ mang ý nghĩa

“đơn nhất” là di sản văn hoá – di sản văn hoá phi phật thể của dân tộc/ nhân loại, mà

nó còn đóng góp vai trò quan trọng trong việc đáp ứng các nhu cầu tìm hiểu, nghiên cứu phục vụ các nhiệm vụ phát triển kinh tế - xã hội

Bởi vậy, việc tìm ra các giải pháp tối ưu nhất cho việc lưu trữ bảo tồn vốn tài liệu - nguồn lực thông tin địa chí luôn là vấn đề được nhiều địa phương, nhiều quốc gia quan tâm, và một giải pháp hiệu quả đã được đưa ra chính là số hoá tài liệu địa chí

III N GUỒN LỰC THÔN G TIN ĐNA CHÍ

1 Vốn tài liệu:

Tổng số vốn tài liệu kho địa chí Thư viện Hà N ội hiện nay có trên 17000 bản, bao gồm:

2 Cơ sở dữ liệu: Hiện có 7 CSDL với khoảng 4 vạn biểu ghi

- CSDL Dchi : 5080 biểu ghi (Toàn bộ sách tiếng Việt, trong kho)

- CSDL Văn bia: 1710 biểu ghi

- CSDL Thmuc : 17905 biểu ghi (Toàn bộ bài trích báo theo chủ đề)

- CSDL Hán nôm: 1806 biểu ghi

- CSDL Tcuu: 5079 biểu ghi

- CSDL TTTM : 9278 biểu ghi (tư liệu trong bộ Tổng tập thư mục)

- CSDL Tổng tập thư mục tiếng nước ngoài: 1019 biểu ghi

Đây là nguồn lực thông tin khá phong phú, nếu được tổ chức khoa học hợp lý sẽ góp phần quan trọng vào việc đáp ứng tốt nhu cầu bạn đọc/ người dùng tin

Tuy nhiên, việc đáp ứng nhu cầu của bạn đọc/ người dùng tin, cũng như vốn tài liệu địa chí thực sự vẫn chưa đạt được những kết quả như mong muốn Một số yêu cầu

có được đáp ứng, nhưng mới chỉ dưới dạng thư mục, trong khi yêu cầu đặt ra là phải bao quát được tài liệu dạng toàn văn, việc lưu giữ tài liệu theo phương pháp truyền thống quả thực đã làm hạn chế rất nhiều cho những yêu cầu như vậy Cán bộ địa chí phải vất vả góp nhặt từng trang ở các tài liệu khác nhau, sau đó tập hợp lại chuyển tới bạn đọc/ người dùng tin

IV SỐ HOÁ TÀI LIỆU ĐNA CHÍ N HẰM BẢO TỒN DI SẢN VĂN HOÁ VÀ PHÁT TRIỂN KIN H TẾ - XÃ HỘI THỦ ĐÔ

1 Ưu điểm

- Bộ sưu tập số là một trong những sự lựa chọn tối ưu để bảo quản được lâu dài các tài liệu quý hiếm, ngăn chặn những rủi ro huỷ hoại do thời gian, thiên tai, khí hậu

và tần suất sử dụng

N hư phần đầu của bản tham luận đã trình bày, với những nguồn thông tin thực

sự có giá trị đã giúp các nhà nghiên cứu, quản lý có thể thông qua đó tìm hiểu, nghiên cứu, đánh giá nhiều mặt/ vấn đề của lịch sử, văn hoá, xã hội Đặc biệt là các tài liệu viết bằng chữ Hán, chữ N ôm, bằng tiếng Pháp và những tài liệu đã có cách đây khoảng

100 năm là những tài liệu đã tồn tại trong một thời gian khá dài, cùng với sự biến đổi của tự nhiên đã làm cho các tài liệu này rất khó có thể giữ được nguyên vẹn Mặt khác, các bản gốc của tài liệu (đặc biệt là những tài liệu cũ) nếu thường xuyên mang cho người đọc sử dụng, hoặc phôtô để phục vụ bạn đọc cũng sẽ làm cho tài liệu nhanh

chóng bị hư hỏng Vì vậy, việc số hoá tài liệu vừa bảo quản lưu giữ lâu dài được tài liệu gốc, vừa đảm bảo được nguồn thông tin không bị mất mát, thay đổi

Số hoá tài liệu địa chí - bộ sưu tập số tạo ra một môi trường mở, linh hoạt và cơ hội bình đẳng cho tất cả mọi người đều có thể sử dụng nguồn tài liệu địa chí một cách thuận lợi, không bị giới hạn về không gian, cũng như thời gian, loại bỏ khoảng cách tri thức giữa người giàu và người nghèo, giữa thành thị và nông thôn, giữa các quốc gia Các nhóm bạn đọc/ người dùng tin là nhà nghiên cứu, nhà quản lý thường có ít thời gian đi lại và cũng không có điều kiện đến thư viện đọc tài liệu, với họ điều quan trọng nhất là chỉ cần ở tại chỗ mà vẫn có thể tiếp cận được các tài liệu/ thông tin mình cần

- Tính linh hoạt và khả năng đáp ứng của bộ sưu tập số thể hiện ở chỗ một bản tài liệu số có thể cùng lúc phục vụ cho nhiều đối tượng khác nhau, không phụ thuộc vào số lượng người dùng Giúp cho việc chủ động trong thời gian làm việc, nghiên cứu, họ không phải đến thư viện cũng có thể lấy được tài liệu qua hệ thống mạng thông tin ở mọi nơi, mọi lúc Điều này, tài liệu truyền thống không thể đáp ứng được,

có chăng trong mỗi thư viện cũng thường chỉ có 2 bản mà thôi và nếu cần đến tài liệu, bạn đọc phải đến tận thư viện

- Từ bộ sưu tập số có thể tạo ra các sản phNm và dịch vụ thông tin thực sự có giá trị cao Chúng ta có thể đặt ra và tra tìm được những yêu cầu hết sức cụ thể từ bộ sưu tập số Đó có thể là nhiều tài liệu, một tài liệu, một trang hay một dòng, nếu trong

đó có chứa những dữ kiện cần tìm Với công tác phục vụ tài liệu địa chí thì yêu cầu đó càng quan trọng Trong các nhóm nhu cầu đọc tài liệu địa chí nổi lên 2 nhóm cơ bản

Đó là: Đối tượng bạn đọc/ người dùng tin có nhu cầu nghiên cứu sâu về Thăng Long –

Hà N ội; đối tượng bạn đọc/ người dùng tin có nhu cầu nghiên cứu những vẫn đề đang nảy sinh, tồn tại trong quá trình xây dựng và phát triển Thủ đô, quá trình xây dựng, đô thị hoá Hai nhóm đối tượng này thường sử dụng toàn văn tài liệu Để đáp ứng nhu cầu cụ thể của hai nhóm bạn đọc/ người dùng tin trên, trước tiên đòi hỏi phải tạo ra được một danh mục tài liệu khá đầy đủ, có nội dung liên quan Từ các tài liệu đó sẽ lựa chọn tập hợp được tất cả những trang, dòng, bài, tập, tài liệu có nội dung về từng vấn

đề cung cấp cho người đọc/ người dùng tin tạo thành một sản phNm thông tin chọn lọc Với việc số hoá tài liệu, thì việc tra tìm theo các hình thức từ tên tác gia, tên tài liệu,

tên các địa danh, nhân vật hay tìm ngay trong chính văn của tài liệu sẽ vô cùng thuận lợi để có thể lựa chọn ra được những trang tài liệu có giá trị thông tin cao nhất

- Một hiệu quả khác của bộ sưu tập số là ở chỗ tiết kiệm được diện tích, thời gian và kinh phí không chỉ đối với cơ quan thông tin – thư viện mà ngay cả đối với bạn đọc: thư viện đỡ tốn kinh phí xây dựng kho tàng, bảo quản và giảm bớt kinh phí trả lương cho người phục vụ

2 Hạn chế

- Cần có sự đầu tư ban đầu về công nghệ, cơ sở hạ tầng CN TT, máy móc hiện đại

- Dữ liệu dễ dàng bị sao chép và sửa đổi

Từ những ưu điểm trên đây, cho thấy tính cấp thiết của việc số hoá tài liệu, đặc biệt là đối với tài liệu địa chí Tuy nhiên, khi thực hiện số hoá tài liệu cần phải có sự nghiên cứu một cách nghiêm túc theo quy trình: Tiêu chí lựa chọn tài liệu đầu vào; Lựa chọn công nghệ thực hiện; Thực hiện số hóa nguồn tài liệu; Tạo siêu dữ liệu liên kết; Vận hành, bảo quản và cung cấp dữ liệu

Bảo tồn và phát huy là hai nội hàm luôn song hành cùng nhau Bảo tồn ở đây một mặt chúng ta lưu giữ được các thông tin có giá trị để nghiên cứu, mặt khác chúng

ta đang bảo tồn nguyên gốc của tài liệu, bởi có những tài liệu đã tồn tại hàng trăm năm

- được coi như những hiện vật vô giá Từ những thông tin hữu ích đó, chúng ta sẽ đáp ứng được các nhu cầu tìm hiểu nghiên cứu của bạn đọc/ người dùng tin trong quá trình xây dựng và phát triển Thủ đô

Trên đây là một số ý kiến từ thực tiễn hoạt động địa chí của Thư viện Hà N ội đóng góp vào hội nghị - hội thảo Xin chúc Hội nghị - Hội thảo “Xây dựng và chia sẻ nguồn lực thông tin địa phương dạng số phục vụ bảo tồn di sản và phát triển kinh tế xã hội” thành công tốt đẹp

Xin trân trọng cảm ơn!