Cơ sở lý luận và thực tiễn xây dựng hệ thống quản lý chất lượng hoạt động của Kiểm toán Nhà nước theo tiêu chuẩn ISO 9001-2000

Bên cạnh đó, KTNN đã xây dựng được một hệ thống các quy định liên quan đến hoạt động kiểm toán như: Quy trình kiểm toán, Quy trình kiểm toán dự án đầu tư, Quy chế tổ chức và hoạt động củ

KIỂM TOÁN NHÀ NƯỚC

BÁO CÁO TỔNG KẾT ĐỀ TÀI

CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ THỰC TIỄN XÂY DỰNG HỆ THỐNG QUẢN

LÝ CHẤT LƯỢNG HOẠT ĐỘNG CỦA KIỂM TOÁN NHÀ NƯỚC

THEO TIÊU CHUẨN “SƠ 9001:2000 CNĐT : HOÀNG VĂN CHƯƠNG

9422

HÀ NỘI – 2012

1

MỞ ĐẦU

1 Sự cần thiết của đề tài

Cải cách hành chính là một trong những nhiệm vụ trọng tâm của Đảng

và Nhà nước ta hiện nay Mục tiêu cơ bản của Chương trình tổng thể cải cách hành chính nhà nước là xây dựng một nền hành chính dân chủ, trong sạch, vững mạnh, chuyên nghiệp, hiện đại hoá, hoạt động có hiệu lực, hiệu quả Để đạt được các mục tiêu này, việc nghiên cứu áp dụng một phương pháp quản lý khoa học tiên tiến nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động của bộ máy hành chính nhà nước có ý nghĩa rất quan trọng ISO 9000 là bộ tiêu chuẩn về hệ thống quản lý chất lượng được ban hành lần thứ nhất vào năm 1987, lần thứ hai năm

1994 và lần thứ ba vào năm 2000, trong đó tiêu chuẩn ISO 9001: 2000 được coi là tiêu chuẩn cơ bản nhất, cốt yếu nhất Tiêu chuẩn này xác định các yêu cầu cơ bản của Hệ thống quản lý chất lượng của một tổ chức, đồng thời cũng là

cơ sở để đánh giá khả năng của tổ chức đó trong hoạt động nhằm duy trì và không ngừng cải tiến, nâng cao hiệu lực và hiệu quả hoạt động

Xác định được tầm quan trọng và hiệu quả của vấn đề này, ngày 20 tháng 6 năm 2006 Thủ tướng Chính phủ đã ban hành Quyết định số 144/2006/QĐ-TTg chỉ đạo áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001: 2000 vào hoạt động của các cơ quan hành chính nhà nước Đối với Kiểm toán Nhà nước, việc nghiên cứu áp dụng tiêu chuẩn này là một yêu cầu cần thiết và cấp bách nhằm thực hiện tốt các mục tiêu, kế hoạch cải cách hành chính của Kiểm toán Nhà nước trong những năm tiếp theo

Xây dựng hệ thống quản lý chất lượng hoạt động kiểm toán đang là vấn

đề được các cơ quan kiểm toán tối cao của nhiều nước quan tâm, Việt Nam là một trong những nước có ngành kiểm toán còn non trẻ thì vấn đề này lại càng

có ý nghĩa to lớn

KTNN Việt Nam sau gần 15 năm hoạt động đã khẳng định được vị trí, vai trò là bộ phận quan trọng không thể thiếu trong kiểm tra, kiểm soát của Nhà nước đối với lĩnh vực tài chính Hành lang pháp lý cho hoạt động của

2

KTNN ngày càng được hoàn thiện và đầy đủ hơn, tạo điều kiện thuận lợi cho mọi hoạt động của KTNN đảm bảo chất lượng và hiệu quả Bên cạnh đó, KTNN đã xây dựng được một hệ thống các quy định liên quan đến hoạt động kiểm toán như: Quy trình kiểm toán, Quy trình kiểm toán dự án đầu tư, Quy chế tổ chức và hoạt động của Đoàn kiểm toán nhà nước, Quy chế làm việc của Hội đồng kiểm toán nhà nước, Quy định trình tự lập, thẩm định, xét duyệt và phát hành báo cáo kiểm toán, Quy trình thanh tra, kiểm tra, Hệ thống mẫu biểu

hồ sơ kiểm toán để áp dụng thống nhất trong hoạt động kiểm toán của KTNN, Quy chế soạn thảo, thẩm định và ban hành văn bản quy phạm pháp luật của KTNN, Quy tắc ứng xử của kiểm toán viên nhà nước Tuy nhiên, từ thực tiễn hoạt động của KTNN cũng đã bộc lộ một số hạn chế như: chưa xây dựng được

hệ thống quản lý chất lượng hoạt động kiểm toán; hệ thống chuẩn mực, quy trình kiểm toán, quy định nghiệp vụ kiểm toán đã được thiết lập nhưng chưa đầy đủ, chi tiết để có thể hướng dẫn hoạt động kiểm toán, chưa xây dựng được tiêu chuẩn đánh giá chất lượng cán bộ, công chức và kiểm toán viên và trách nhiệm đối với công việc Hoạt động kiểm toán và kiểm soát chất lượng kiểm toán còn dựa nhiều vào kinh nghiệm công tác, chưa mang tính chuyên nghiệp Những hạn chế trên đây có ảnh hưởng rất lớn đến chất lượng của hoạt động kiểm toán Vì vậy, việc nghiên cứu để xây dựng hệ thống quản lý chất lượng hoạt động của KTNN là hết sức cần thiết và có ý nghĩa quan trọng trong việc nâng cao chất lượng của hoạt động kiểm toán

Xây dựng hệ thống quản lý chất lượng hoạt động của KTNN theo tiêu chuẩn ISO 9001:2000 sẽ là biện pháp hỗ trợ tích cực cho cải cách hành chính nhằm nâng cao hiệu lực và hiệu quả quản lý Nhà nước thông qua việc nâng cao chất lượng hoạt động của KTNN Dó đó, để có cơ sở khoa học cho xây dựng

hệ thống quản lý chất lượng hoạt động của KTNN theo tiêu chuẩn ISO

9001:2000, việc nghiên cứu một cách có hệ thống đề tài: "Cơ sở lý luận và thực tiễn xây dựng hệ thống quản lý chất lượng hoạt động của Kiểm toán Nhà

3

nước theo tiêu chuẩn ISO 9001:2000" có ý nghĩa rất quan trọng đối với

KTNN

2 Mục tiêu nghiên cứu

Trên cơ sở lý luận về hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2000 và thực tiễn hoạt động của Kiểm toán Nhà nước, đưa ra những kiến nghị và giải pháp xây dựng hệ thống quản lý chất lượng hoạt động của Kiểm toán Nhà nước theo tiêu chuẩn ISO 9001:2000, góp phần nâng cao hiệu quả, hiệu lực trong hoạt động kiểm toán, giúp lãnh đạo Kiểm toán Nhà nước kiểm soát và đánh giá được mọi hoạt động của Kiểm toán Nhà nước

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

3.1 Đối tượng nghiên cứu

Cơ cấu tổ chức, hoạt động của Kiểm toán Nhà nước theo tiêu chuẩn của

hệ thống quản lý chất lượng hoạt động kiểm toán, trên cơ sở các quy định của Luật Kiểm toán nhà nước và các văn bản hướng dẫn thi hành

3.2 Phạm vi nghiên cứu

Đề tài giới hạn việc nghiên cứu hệ thống quản lý chất lượng hoạt động kiểm toán ở Việt Nam và tham khảo một số nước trong khu vực

4 Phương pháp nghiên cứu

Đề tài sử dụng phương pháp luận duy vật biện chứng và duy vật lịch sử dựa trên đường lối chính sách của Đảng và pháp luật của Nhà nước Phương pháp tổng quát là phân tích, tổng hợp các tư liệu về hoạt động của KTNN trong những năm qua, thống kê, hệ thống hoá, khái quát hoá các vấn đề nghiên cứu

5 Những đóng góp khoa học của đề tài

- Hệ thống những vấn đề lý luận cơ bản về quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2000 và ảnh hưởng của nó tới hoạt động của Kiểm toán Nhà nước

- Phân tích thực trạng quản lý chất lượng hoạt động của KTNN hiện nay, đánh giá một cách toàn diện những mặt ưu và nhược điểm; xác định những nguyên nhân cơ bản làm hạn chế hiệu quả hoạt động của KTNN Việt Nam

6 Nội dung của đề tài

Ngoài phần mở đầu và kết luận, Đề tài được kết cấu thành 3 chương: Chương 1: Cơ sở lý luận xây dựng hệ thống quản lý chất lượng hoạt động của Kiểm toán Nhà nước

Chương 2: Thực trạng quản lý chất lượng hoạt động của Kiểm toán Nhà nước Việt Nam

Chương 3: Một số giải pháp xây dựng hệ thống quản lý chất lượng hoạt động của Kiểm toán Nhà nước theo tiêu chuẩn ISO 9001:2000

5

Chương 1

CƠ SỞ LÝ LUẬN XÂY DỰNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG

HOẠT ĐỘNG CỦA KIỂM TOÁN NHÀ NƯỚC

1.1 TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG THEO TIÊU CHUẨN ISO 9001:2000

1.1.1 Những vấn đề cơ bản về Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2000

1.1.1.1 Các khái niệm cơ bản

a) Chất lượng và quản lý chất lượng

- Nghiên cứu về chất lượng đã có nhiều cơ quan, tổ chức đưa ra các khái niệm về chất lượng; chất lượng không chỉ là một đặc tính đơn lẻ mà là toàn bộ các đặc tính quyết định mức độ đáp ứng các yêu cầu của khách hàng Theo dự thảo DIS 9000:2000: ”Chất lượng là khả năng tập hợp các đặc tính của một sản phẩm, hệ thống hay quá trình để đáp ứng các yêu cầu của khách hàng và các bên có liên quan”; hay: ”Chất lượng là mức độ tập hợp các đặc tính vốn có đáp ứng các yêu cầu” Từ các khái niệm trên, có thể đưa ra một khái niệm cho chất

lượng như sau: Chất lượng là mức độ mà một sản phẩm hay dịch vụ thỏa mãn yêu cầu của khách hàng

- Quản lý chất lượng là các hoạt động có phối hợp nhằm định hướng và

kiểm soát một tổ chức về chất lượng Quản lý chất lượng là hoạt động tương tác và phối hợp lẫn nhau nhằm định hướng và kiểm soát một tổ chức về chất lượng

Hoạt động quản lý chất lượng bao gồm: việc thiết lập chính sách và mục tiêu chất lượng, hoạch định chất lượng, kiểm soát chất lượng, đảm bảo chất lượng và cải tiến chất lượng

b) Tổ chức ISO

ISO là một tổ chức quốc tế về tiêu chuẩn hóa, ra đời và hoạt động từ ngày 23-2-1947 ISO có tên đầy đủ là International Organization for Standardization Trụ sở chính của ISO đặt tại Geneve (Thụy Sỹ) Ngôn ngữ sử dụng là tiếng Anh,

6

Pháp, Tây Ban Nha ISO là một hội đoàn toàn cầu của hơn 150 cơ quan tiêu

chuẩn quốc gia, trong đó mỗi thành viên của ISO là đại diện cho mỗi quốc gia

của mình Việt Nam là thành viên chính thức thứ 72 từ năm 1977 của ISO Cơ

quan đại diện của Việt Nam là Tổng cục Tiêu chuẩn, Đo lường và Chất lượng

Tổ chức ISO chịu trách nhiệm ban hành các tiêu chuẩn quốc tế (ISO)

khuyến nghị áp dụng nhằm thuận lợi hóa thương mại toàn cầu và bảo vệ an

toàn, sức khỏe và môi trường cho cộng đồng Hiện nay, ISO có gần 3000 tổ

chức kỹ thuật với hệ thống các Ban Kỹ thuật (TC-Technical committee); Tiểu

ban kỹ thuật (STC); Nhóm công tác (WG) và Nhóm đặc trách có nhiệm vụ

soạn thảo các tiêu chuẩn quốc tế Tiêu chuẩn quốc tế ISO được ban hành sau

khi được thông qua theo nguyên tắc đa số đồng thuận của các thành viên chính

thức của ISO Hiện nay, ISO đã soạn thảo và ban hành gần 16.000 tiêu chuẩn

cho sản phẩm, dịch vụ, hệ thống quản lý, thuật ngữ, phương pháp…

c) Bộ tiêu chuẩn ISO 9000

Bộ tiêu chuẩn ISO 9000 do Tổ chức Tiêu chuẩn hoá Quốc tế (ISO) ban

hành nhằm cung cấp các hướng dẫn quản lý chất lượng và xác định các yếu tố

cần thiết của một hệ thống chất lượng để đạt được sự đảm bảo về chất lượng

của sản phẩm hay dịch vụ mà một tổ chức cung cấp

Bộ tiêu chuẩn ISO 9000 ra đời lần đầu tiên vào năm 1987, sau lần soát

xét đầu tiên vào năm 1994, bộ tiêu chuẩn này bao gồm 24 tiêu chuẩn với 3 mô

hình đảm bảo chất lượng cơ bản là ISO 9001, ISO 9002 và ISO 9003, đồng

thời cùng một số tiêu chuẩn hướng dẫn

Sau đó, vào năm 2000 bộ tiêu chuẩn ISO 9000:2000 được soát xét lần hai

nên thường được gọi là phiên bản năm 2000 Với lần soát xét này, bộ tiêu chuẩn

ISO 9000:2000 được hợp nhất và chuyển đổi còn lại 4 tiêu chuẩn chính sau:

ISO 9000:2000 Hệ thống quản lý chất lượng - Cơ sở và từ vựng

ISO 9001:2000 Hệ thống quản lý chất lượng - Các yêu cầu

7

ISO 9004:2000 Hệ thống quản lý chất lượng - Hướng dẫn cải tiến

ISO 19011:2002 Hướng dẫn đánh giá các hệ thống quản lý chất lượng và

môi trường

- Tiêu chuẩn ISO 9000:2000 mô tả cơ sở nền tảng của các hệ thống quản

lý chất lượng và quy định hệ thống thuật ngữ liên quan

- Tiêu chuẩn ISO 9001:2000 đưa ra các yêu cầu đối với hệ thống quản lý chất lượng cho một tổ chức với mong muốn: chứng minh khả năng của tổ chức trong việc cung cấp một cách ổn định các sản phẩm hoặc dịch vụ đáp ứng yêu cầu của khách hàng và các chế định có liên quan; nâng cao mức độ hài lòng của khách hàng nhờ việc áp dụng có hiệu lực và thường xuyên cải tiến hệ thống

ISO 9001:2000 có thể được sử dụng với mục đích nội bộ của tổ chức nhằm chứng nhận hoặc trong tình huống hợp đồng Khi áp dụng ISO 9001:2000, tổ chức có thể loại trừ các điều khoản không áp dụng đối với hoạt động sản xuất hoặc cung cấp dịch vụ của mình liên quan đến nghĩa vụ thoả mãn khách hàng hay đáp ứng các yêu cầu chế định Những ngoại lệ này được giới hạn trong phạm vi Điều 7 của tiêu chuẩn ISO 9001:2000 và phải được tổ chức chứng minh rằng điều ngoại lệ này không liên quan đến chất lượng sản phẩm hoặc dịch vụ

- Tiêu chuẩn ISO 9004:2000 đưa ra các hướng dẫn cho hệ thống quản lý chất lượng để có thể đáp ứng cho nhiều mục tiêu hơn Tiêu chuẩn này đặc biệt chú trọng tới việc thường xuyên cải tiến kết quả hoạt động, hiệu quả và hiệu lực của tổ chức sau khi đã áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2000 Tuy nhiên, tiêu chuẩn ISO 9004:2000 không được sử dụng cho mục đích chứng nhận của bên thứ ba (Tổ chức chứng nhận) hoặc cho các mục đích thoả thuận có tính hợp đồng Khi được so sánh với ISO 9001:2000,

có thể thấy rằng các mục tiêu đặt ra trong ISO 9004:2000 đã được mở rộng

cơ sở để tổ chức duy trì, cải tiến nâng cao hiệu lực và hiệu quả của hoạt động

Bộ ISO 9000 có thể được áp dụng vào bất kỳ loại hình tổ chức nào (cơ quan hành chính, đơn vị sự nghiệp…) Chính vì vậy, mỗi nước, mỗi ngành phải có

sự vận dụng phù hợp tiêu chuẩn quốc tế về hệ thống quản lý chất lượng này và vận dụng một cách đúng đắn, không sai lệch và không cứng nhắc

d) Tiêu chuẩn ISO 9001:2000

Bộ tiêu chuẩn ISO 9000 trong đó tiêu chuẩn ISO 9001:2000 được coi là

tiêu chuẩn cơ bản nhất, cốt yếu nhất xác định các yêu cầu cơ bản của Hệ thống quản lý chất lượng của một tổ chức để đảm bảo rằng sản phẩm của một tổ chức luôn có khả năng thỏa mãn nhu cầu của khách hàng và phù hợp với các chế định, đồng thời tiêu chuẩn ISO 9001:2000 cũng là cơ sở để đánh giá khả năng của một tổ chức trong hoạt động nhằm duy trì và không ngừng cải tiến, nâng cao hiệu lực và hiệu quả hoạt động Tiêu chuẩn ISO 9001:2000 là một phương pháp quản lý chất lượng mới, khi được áp dụng vào một tổ chức sẽ giúp lãnh đạo của tổ chức đó kiểm soát được hoạt động trong nội bộ tổ chức đó và thúc đẩy hoạt động đạt hiệu quả ở mức cao nhất

e) Mục đích áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2000

Áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2000 là phương pháp làm việc khoa học, được coi như là một quy trình công nghệ quản lý mới, giúp các tổ chức chủ động, sáng tạo, đạt hiệu quả cao trong hoạt động của mình Cụ thể nhằm các mục đích cơ bản sau đây:

- Tạo điều kiện xác định nhiệm vụ đúng và cách đạt kết quả đúng

- Lập văn bản các hoạt động một cách rõ ràng, từ đó làm cơ sở để giáo dục, đào tạo nhân lực và cải tiến công việc có hệ thống

- Cung cấp cách nhận biết, giải quyết các sai sót và ngăn ngừa chúng tái diễn

- Cung cấp các bằng chứng khách quan để chứng minh chất lượng sản phẩm (dịch vụ) của tổ chức và mọi hoạt động đều đã được kiểm soát

- Cung cấp dữ liệu phục vụ cho hoạt động cải tiến

1.1.1.2 Hệ thống quản lý chất lượng của Tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2000

Bộ Tiêu chuẩn ISO 9000 phiên bản năm 2000 đã được biên dịch và được

Bộ Khoa học và Công nghệ ban hành thành tiêu chuẩn Việt Nam (TCVN) theo nguyên tắc chấp nhận toàn bộ và chỉ bổ sung ký hiệu TCVN trước ký hiệu của tiêu chuẩn ISO bao gồm các tiêu chuẩn sau:

- TCVN ISO 9000:2000 mô tả cơ sở của Hệ thống quản lý chất lượng

và giải thích các thuật ngữ; tiêu chuẩn này thay ISO 8042: 1994 và ISO 9001:1994

- TCVN ISO 9001:2000 qui định những yêu cầu cơ bản của Hệ thống quản lý chất lượng đối với một tổ chức Tiêu chuẩn này thay cho các tiêu chuẩn ISO 9001:1994, ISO 9002:1994, ISO 9003:1994

- TCVN ISO 9004:2000 hướng dẫn cải tiến việc thực hiện Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2000 nhằm thỏa mãn ngày càng cao yêu cầu của khách hàng và nâng cao hiệu lực, hiệu quả của tổ chức

- TCVN ISO 19011:2003 hướng dẫn đánh giá Hệ thống quản lý chất lượng và Hệ thống quản lý môi trường

Mục đích áp dụng tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2000:

a) Nguyên tắc cơ bản về quản lý chất lượng của tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2000

Hệ thống quản lý chất lượng dựa trên tám nguyên tắc được xác định trong tiêu chuẩn TCVN ISO 9000:2000 - Hệ thống quản lý chất lượng - Cơ sở và từ vựng và TCVN ISO 9004:2000 - Hệ thống quản lý chất lượng - Hướng dẫn hoạt động cải tiến, bao gồm:

- Nguyên tắc 1: Hướng vào khách hàng

Mọi tổ chức đều phụ thuộc vào khách hàng của mình và vì thế cần hiểu các nhu cầu hiện tại và tương lai của khách hàng, cần đáp ứng các yêu cầu của khách hàng và cố gắng vượt cao hơn sự mong đợi của họ

- Nguyên tắc 2: Sự lãnh đạo

Lãnh đạo thiết lập sự thống nhất giữa mục đích và phương hướng của tổ chức; tạo ra và duy trì môi trường nội bộ để có thể hoàn toàn lôi cuốn mọi người tham gia cùng hoàn thành các mục tiêu của tổ chức

- Nguyên tắc 3: Cam kết của nhân viên

Mọi người ở tất cả các cấp là yếu tố của một tổ chức và việc huy động

họ tham gia toàn diện sẽ sử dụng được năng lực của họ vì lợi ích của tổ chức

- Nguyên tắc 4: Tiếp cận theo quá trình

Kết quả mong muốn sẽ đạt hiệu quả hơn khi các hoạt động và các nguồn lực có liên quan được quản lý như một quá trình

- Nguyên tắc 5: Tiếp cận theo hệ thống để quản lý

Việc xác định, hiểu và quản lý các quá trình có liên quan lẫn nhau như một hệ thống sẽ giúp tổ chức đạt được các mục tiêu hiệu lực và hiệu quả

- Nguyên tắc 6: Cải tiến thường xuyên

11

Cải tiến thường xuyên thành tích chung là mục tiêu thường trực của tổ chức

- Nguyên tắc 7: Tiếp cận sự kiện để ra quyết định

Mọi quyết định có hiệu lực đều dựa trên việc phân tích dữ liệu và thông tin

- Nguyên tắc 8: Quan hệ hợp tác cùng có lợi với người cung ứng

Tổ chức và người cung ứng phụ thuộc lẫn nhau và mối quan hệ cùng có lợi sẽ nâng cao năng lực của cả hai bên để tạo ra giá trị

Hiểu rõ được 8 nguyên tắc quản lý chất lượng nói trên sẽ giúp lãnh đạo các cấp xây dựng thành công hệ thống quản lý chất lượng theo TCVN ISO 9001:2000 để áp dụng một cách có hiệu quả trong hoạt động của cơ quan

b) Lợi ích của Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2000

Việc áp dụng TCVN ISO 9001:2000 có thể do nhiều mục đích khác nhau tùy theo yêu cầu của mỗi tổ chức, tuy nhiên qua kết quả khảo sát việc áp dụng thí điểm tiêu chuẩn này trong một số cơ quan hành chính trong nước đã

áp dụng thành công và kinh nghiệm áp dụng của các nước như Malaysia, Singapo chúng ta có thể dễ dàng nhận thấy một số tác dụng cơ bản cho tổ chức như sau:

- Quy trình xử lý công việc trong các cơ quan hành chính nhà nước được tiêu chuẩn hóa theo hướng khoa học, hợp lý, đúng luật và theo cơ chế một cửa;

- Minh bạch và công khai hóa quy trình, thủ tục xử lý công việc cho tổ chức và công dân để tạo cho dân cơ hội kiểm tra;

- Người đứng đầu cơ quan hành chính nhà nước kiểm soát được quá trình giải quyết công việc trong nội bộ của cơ quan để có chỉ đạo kịp thời;

- Nâng cao hiệu lực và hiệu quả của công tác quản lý và cung cấp dịch

vụ công theo mục tiêu cải tiến thường xuyên theo yêu cầu của tiêu chuẩn;

- Củng cố được lòng tin, cải thiện mối quan hệ và hình ảnh của cơ quan hành chính nhà nước các cấp đối với tổ chức và công dân phù hợp bản chất của nhà nước ta là nhà nước của dân, do dân và vì dân

Bên cạnh đó còn có các lợi ích cụ thể trong cơ quan như sau:

- Lãnh đạo không sa vào công tác sự vụ, ủy thác trách nhiệm nhiều hơn cho cấp thuộc quyền và có nhiều thời gian để đầu tư cho phát triển cơ quan;

- Đo lường, đánh giá được hệ thống, quá trình, chất lượng công việc, sự hài lòng của khách hàng theo các chuẩn mực hay mục tiêu chất lượng cụ thể;

- Làm cho cán bộ, công chức, viên chức và người lao động có nhận thức tốt hơn về chất lượng công việc và thực hiện các thủ tục nhất quán trong toàn

cơ quan vì mục tiêu cải cách hành chính;

- Khuyến khích cán bộ, công chức, viên chức và người lao động chủ động hướng đến việc nâng cao thành tích của đơn vị và cơ quan;

- Đánh giá được hiệu lực, tác dụng của các chủ trương, chính sách và các văn bản pháp lý được thi hành trong thực tế để đề xuất với cơ quan chủ quản

có các biện pháp cải tiến hoặc đổi mới cho thích hợp với tình hình phát triển;

- Thúc đẩy nhanh việc thực hiện quy chế dân chủ trong hoạt động của cơ quan và tạo cơ hội để các thành viên có liên quan tham gia góp ý các định hướng, mục tiêu, chiến lược, các thủ tục, quy trình giải quyết công việc hành chính

Với những tác dụng nói trên, việc áp dụng tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2000 trong lĩnh vực hành chính nhà nước đã góp phần đáng kể trong việc cải cách thủ tục hành chính và có thể xem nó là một công cụ hữu hiệu để thực hiện mục tiêu cải cách hành chính hiện nay

1.1.2 Các nội dung cần xây dựng của hệ thống quản lý chất lượng trong cơ quan hành chính nhà nước

Cơ quan hành chính nhà nước là tổ chức thuộc hệ thống quản lý hành

chính nhà nước, thực hiện triển khai các quy định của pháp luật đến người dân

13

Hoạt động của cơ quan hành chính nhà nước là quá trình chuyển hóa từ các yếu tố đầu vào (yêu cầu và mong đợi của dân, các nguồn lực, yếu tố khác) thành các kết quả của đầu ra (công việc phải giải quyết để thỏa mãn khách hàng là dân và các yêu cầu chế định) Yếu tố con người trong hoạt động này là hết sức quan trọng và có tính quyết định; đó là những cán bộ, công chức có trách nhiệm, đủ năng lực, đặc biệt là kỹ năng, hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao, đồng thời phải biết kết hợp với các yếu tố kỹ thuật đặc biệt là công nghệ thông tin thì mới đạt hiệu quả cao Con người trong cơ quan hành chính cần phải có phẩm chất như: có kiến thức và kỹ năng giải quyết công việc, biết lắng nghe, biết nhẫn nại và kiềm chế, diễn đạt rõ ràng, thái độ thân thiện, kịp thời và linh hoạt; tối kỵ sự thờ ơ, lãnh đạm, máy móc, nôn nóng, không tế nhị và không tôn trọng dân Hệ thống quản lý chất lượng trong cơ quan hành chính nhà nước được thiết lập theo TCVN ISO 9001:2000 là một hệ thống tuân thủ yêu cầu chung, vận hành theo chu trình kế tiếp, gắn bó tập trung với nhau ở trách nhiệm quản lý; quản lý nguồn lực; thực hiện giải quyết công việc và đánh giá, cải tiến Việc áp dụng TCVN ISO 9001:2000 vào cơ quan hành chính là nhằm xây dựng và thực hiện một Hệ thống quản lý chất lượng trong một cơ quan dựa trên các nguyên tắc cơ bản và các yêu cầu của TCVN ISO 9001:2000

để tạo ra một phương pháp làm việc khoa học, đảm bảo công việc có chất lượng, thỏa mãn nhu cầu khách hàng (người dân) và qua đó nâng cao tính chất phục vụ, gắn bó giữa Nhà nước và nhân dân nói chung Các nội dung chủ yếu của Hệ thống quản lý chất lượng trong cơ quan hành chính gồm:

1.1.2.1 Trách nhiệm quản lý

Trách nhiệm quản lý thuộc về cấp lãnh đạo thể hiện ở các nội dung sau:

a) Cam kết của lãnh đạo

Lãnh đạo cao nhất của cơ quan phải thể hiện sự cam kết đối với việc xây dựng, thực hiện và cải tiến Hệ thống quản lý chất lượng thông qua:

14

- Truyền đạt cho mọi người trong cơ quan của mình hiểu rõ tầm quan trọng của việc đáp ứng các yêu cầu, mong đợi của khách hàng (công dân) cũng như các yêu cầu về chế định;

- Đề ra chính sách và các mục tiêu chất lượng trên cơ sở 08 nguyên tắc của quản lý chất lượng;

- Đảm bảo các nguồn lực cần thiết;

- Thực hiện thường xuyên (định kỳ) xem xét của lãnh đạo đối với Hệ thống quản lý chất lượng, kịp thời có sự đánh giá và điều chỉnh cần thiết

b) Định hướng khách hàng

Lãnh đạo tổ chức phải đảm bảo rằng các yêu cầu và mong đợi chính đáng của khách hàng (công dân) đều được xác định và thực hiện nhằm thỏa mãn khách hàng Cần lưu ý rằng, khi xác định các nhu cầu và mong đợi của khách hàng, lãnh đạo cần phải xem xét cả nghĩa vụ liên quan tới các yêu cầu của luật pháp và các quy định về quản lý

Dù làm việc trực tiếp hay không trực tiếp với dân, cơ quan quản lý hành chính nhà nước các cấp vẫn phải thể hiện yêu cầu này trong việc xem xét, giải quyết công việc, nhất là ra các quyết định

c) Chính sách chất lượng

Lãnh đạo cơ quan phải đề ra chính sách chất lượng với sự đảm bảo rằng:

- Phù hợp với mục đích, chiến lược của cơ quan và quan tâm tới yêu cầu, mong đợi của dân;

- Đáp ứng được yêu cầu và cải tiến nâng cao hiệu lực và hiệu quả của Hệ thống quản lý chất lượng;

- Đặt cơ sở cho việc thiết lập và xem xét các mục tiêu chất lượng;

- Được phổ biến rộng rãi để mọi người thấu hiểu và thực hiện một cách thống nhất trong tổ chức;

- Được xem xét, bổ sung, điều chỉnh để luôn thích hợp với cơ quan

1.1.2.2 Hoạch định

a) Mục tiêu chất lượng

Mục tiêu của cơ quan hành chính nhà nước thường hướng tới: cải tiến, nâng cao chất lượng công việc; hợp lý hóa để đảm bảo gọn nhẹ hơn, giảm bớt đầu mối; xác định rõ chức năng, nhiệm vụ; phân định rõ trách nhiệm, quyền hạn cho từng đơn vị, cá nhân; cải tiến phương pháp làm việc để rút ngắn thời gian, giảm chi phí; đơn giản hóa thủ tục; thực hiện cơ chế “một cửa”; không sách nhiễu, phiền hà; quan hệ đối xử thân thiện với dân; tạo môi trường làm việc thuận lợi để cán bộ, công chức, người lao động làm việc có năng suất cao; mọi người phải làm việc theo đúng các quy chế, quy trình, hướng dẫn, biểu mẫu đã quy định; 100% cán bộ, công chức hội đủ năng lực theo các chức danh làm việc; áp dụng công nghệ thông tin vào việc giải quyết công việc như nối mạng nội bộ, làm việc trên mạng để tăng năng suất, chất lượng của công việc

Mục tiêu chất lượng có thể đề ra cho từng năm và một số năm Căn cứ vào chính sách chất lượng, xem xét mặt mạnh mặt yếu của mình, mỗi cơ quan chỉ nên nêu một số mục tiêu có ý nghĩa thiết thực, có thể thực hiện được nhằm trước hết đáp ứng các yêu cầu đã xác định của Hệ thống quản lý chất lượng

Về nguyên tắc, phải đánh giá được mục tiêu chất lượng Tuy nhiên, tùy theo từng mục tiêu và khả năng thu thập tình hình, số liệu mà mức đánh giá được có thể là định tính hay định lượng

Trong cải cách hành chính, người ta thường quan tâm tới các biểu hiện liên quan tới mục tiêu như: giảm các sai lỗi, rút ngắn thời gian; giảm tồn đọng việc; giảm chi phí, phiền hà; giảm khiếu nại, tố cáo, gọn nhẹ về tổ chức; giảm biên chế…Vì vậy, khi đánh giá không nên máy móc đòi hỏi mục tiêu nào cũng phải định lượng bằng những con số cụ thể Trong điều kiện hiện nay, phần lớn

16

các đánh giá nằm trong phạm vi hiệu lực, các hoạt động của cơ quan hành chính đi vào nề nếp, các chuẩn mực được xác định thì cần coi trọng hơn đánh giá về hiệu quả và tính hiệu quả

b) Hoạch định Hệ thống quản lý chất lượng

Lãnh đạo cơ quan phải xác định Hệ thống quản lý chất lượng để đáp ứng yêu cầu chung cũng như các mục tiêu chất lượng đã đề ra để có những hoạch định Hệ thống quản lý chất lượng phù hợp với đặc điểm, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn đối với hoạt động của cơ quan mình Đồng thời, khi hoạch định

Hệ thống chất lượng, lãnh đạo cơ quan phải đảm bảo tính nhất quán, linh hoạt của Hệ thống quản lý chất lượng khi có sự thay đổi cần thiết trong hoạt động của cơ quan Cần lưu ý rằng Tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2000 không yêu cầu lập kế hoạch chất lượng nói chung mà chỉ yêu cầu lập kế hoạch ứng với phần tạo sản phẩm và các mục tiêu, quá trình, quy trình, hướng dẫn của Hệ thống quản lý chất lượng được coi như là một kế hoạch chất lượng

1.1.2.3 Trách nhiệm, quyền hạn, thông tin

a) Trách nhiệm và quyền hạn

Trách nhiệm là các nội dung phải làm; quyền hạn là các nội dung được làm

Lãnh đạo cao nhất của cơ quan phải xác định rõ bằng văn bản trách nhiệm, quyền hạn của từng người dưới quyền và các mối quan hệ trong cơ quan phổ biến rộng rãi và yêu cầu mọi người tuân thủ nhằm đảm bảo cho Hệ thống quản lý chất lượng được thực hiện thuận lợi, đạt hiệu quả cao

b) Đại diện của Lãnh đạo

Lãnh đạo cao nhất của cơ quan phải chỉ định một người trong Ban lãnh đạo, thay mặt lãnh đạo gọi là đại diện lãnh đạo để tổ chức xây dựng, thực hiện

Hệ thống quản lý chất lượng Người đại diện của lãnh đạo này có trách nhiệm

và quyền hạn: đảm bảo Hệ thống quản lý chất lượng được thiết lập, thực hiện

và duy trì; báo cáo kịp thời cho lãnh đạo cao nhất tình hình thực hiện và những yêu cầu cần điều chỉnh, cải tiến Hệ thống quản lý chất lượng; nâng cao nhận thức trong toàn cơ quan về yêu cầu, mong đợi của khách hàng (công dân);

17

trong giới hạn qui định, liên hệ với các tổ chức và cá nhân bên ngoài để giải quyết các vấn đề liên quan đến Hệ thống quản lý chất lượng

1.1.2.4 Thông tin nội bộ

Lãnh đạo cơ quan phải đảm bảo việc thông tin kịp thời, đầy đủ trong toàn tổ chức về những gì họ cần biết như định hướng chiến lược và mục tiêu của tổ chức, tính chất và giá trị của công việc, trách nhiệm và lợi ích đối với mọi người, những thay đổi hoạt động và các quá trình, về đánh giá kết quả công việc và những cải tiến cần thiết… và tính hiệu lực của Hệ thống quản lý chất lượng

1.1.2.5 Xem xét của lãnh đạo

- Thời gian: lãnh đạo phải định kỳ ít nhất là 06 tháng một lần xem xét việc thực hiện của Hệ thống quản lý chất lượng, đảm bảo nó luôn thích hợp và

có hiệu quả Việc xem xét này bao gồm cả đánh giá cơ hội cải tiến và nhu cầu thay đổi cơ cấu của Hệ thống và chính sách, mục tiêu chất lượng đồng thời cần lưu giữ hồ sơ về xem xét của lãnh đạo

- Nội dung cần xem xét của lãnh đạo bao gồm: kết quả của các cuộc đánh giá; phản hồi của khách hàng; việc thực hiện các quá trình và sự phù hợp của sản phẩm (hay công việc); tình hình thực hiện các biện pháp khắc phục, phòng ngừa các sai sót; các biện pháp tiếp theo từ sau các cuộc xem xét của lãnh đạo trước đó; sự thay đổi về mặt nào đó của tổ chức có ảnh hưởng tới Hệ thống quản lý chất lượng; các khuyến nghị về cải tiến (nếu có)

- Kết quả xem xét của lãnh đạo được thể hiện ở các quyết định, biện pháp như: điều chỉnh, bổ sung chính sách, mục tiêu chất lượng; cải tiến, nâng cao hiệu lực của hệ thống quản lý chất lượng và các quá trình của nó; cải tiến công việc dịch vụ liên quan tới yêu cầu mong đợi của khách hàng; điều chỉnh,

bổ sung các nhu cầu về nguồn lực

1.1.2.6 Quản lý nguồn lực

Quản lý nguồn nhân lực gồm các nội dung sau:

a) Cung cấp nguồn lực

18

Cơ quan phải xác định và cung cấp các nguồn lực (nhân lực, vật lực, tài lực) cần thiết một cách kịp thời để thực hiện, duy trì và cải tiến các quá trình của Hệ thống quản lý chất lượng và nâng cao sự thỏa mãn của khách hàng

b) Nguồn nhân lực

Cơ quan phải chọn lựa và bố trí nhân lực có tinh thần trách nhiệm; được đào tạo về kiến thức, kỹ năng và kinh nghiệm tương ứng với công việc được giao; có biện pháp theo dõi, quản lý chặt chẽ nguồn nhân lực về:

- Xác định năng lực theo yêu cầu của công việc, tuyển chọn, bố trí công việc;

- Cơ quan đào tạo (cả phần cá nhân tự học) và hiệu quả của đào tạo…

- Đánh giá (đánh giá định kỳ hàng năm và đánh giá theo các yêu cầu cụ thể như để đào tạo, đề bạt, nâng lương, khen thưởng, kỷ luật…)

- Cần làm cho cán bộ, công chức và người lao động nhận thức rõ tầm quan trọng của công việc họ được giao và họ buộc phải tự phấn đấu học tập, rèn luyện để hội đủ kiến thức, kinh nghiệm, góp phần đạt được những mục tiêu chất lượng do cơ quan đề ra, cả hiện tại và tương lai

- Hồ sơ về nguồn nhân lực phải được lưu giữ

Tuy nhiên, trong quá trình xây dựng cần chú ý một số điểm sau:

- Đội ngũ cán bộ, công chức và người lao động có trách nhiệm cao và đủ khả năng hoàn thành nhiệm vụ được giao là nguồn lực quan trọng nhất và là yếu tố có tính quyết định cho thành công của cải cách hành chính

- Từ thực tiễn ta thấy còn một tỷ lệ khá cao cán bộ, công chức và người lao động không hội đủ chức danh, không thích hợp, không thể hoàn thành nhiệm vụ được giao; cần điều chỉnh bằng tiến hành đánh giá, phân loại một cách nghiêm túc để trên cơ sở đó xác định nhu cầu đào tạo, sắp xếp hợp lý Trong đánh giá, cần gắn liền với kết quả cụ thể của công việc họ được giao Trong đào tạo phải xuất phát từ nhu cầu cần bổ sung, nâng cấp cho từng người, đồng thời cơ quan tạo điều kiện để họ tự học là chính Việc kịp thời thực hiện các chính sách, chế độ như đề bạt, nâng lương, khen thưởng, kỷ luật… có tác dụng kích thích cán bộ, công chức và người lao động phấn đấu vươn lên

19

1.1.2.7 Phương tiện làm việc

Cơ quan phải xác định yêu cầu và đảm bảo cung cấp các phương tiện làm việc cần thiết để đạt được sự phù hợp của công việc, gồm:không gian làm việc và các phương tiện làm việc kèm theo; trang thiết bị (phần cứng và phần mềm); các dịch vụ hỗ trợ như vận chuyển, thông tin - liên lạc…

1.1.2.8 Môi trường làm việc

Môi trường làm việc là sự kết hợp yếu tố con người với các phương tiện vật chất để làm việc có năng suất và chất lượng

Đây là một trong các yếu tố quan trọng quyết định đến thái độ, trách nhiệm, tinh thần làm việc của cán bộ, công chức Do vậy, cơ quan cần xác định và thực hiện những biện pháp tạo ra môi trường làm việc thuận lợi, theo yêu cầu, gồm:đảm bảo điều kiện về sức khỏe, an toàn, phương pháp làm việc hiệu quả; đảm bảo đạo đức và phát huy tính cách văn hóa của cán bộ, công chức

1.1.2.9 Thực hiện việc tạo ra sản phẩm (hay giải quyết công việc)

- Lập hồ sơ để chứng tỏ sự phù hợp và cung cấp bằng chứng về hiệu quả của thực hiện các quá trình giải quyết công việc

b) Các quá trình liên quan tới khách hàng

Khách hàng chính của cơ quan hành chính là tổ chức và cá nhân Tuy nhiên, không phải cơ quan hành chính nhà nước nào cũng trực tiếp hoặc

20

thường xuyên tiếp nhận, xem xét, giải quyết các yêu cầu của công dân Chính

vì vậy, dù trực tiếp hay gián tiếp, các cơ quan hành chính nhà nước phải đảm bảo thực hiện các yêu cầu sau đây liên quan tới khách hàng là công dân

- Tổ chức phải xác định được yêu cầu của khách hàng, gồm:

+ Các yêu cầu đối với công việc được khách hàng nêu rõ, kể cả các yêu cầu về cách chuyển giao công việc được giải quyết và hỗ trợ sau chuyển giao;

+ Các yêu cầu về công việc cần giải quyết mà khách hàng không nêu đầy đủ nhưng tổ chức thấy là quan trọng cần quan tâm;

+ Các yêu cầu về pháp luật và quy định về quản lý liên quan tới công việc; + Những yêu cầu bổ sung cần thiết của tổ chức

- Xem xét các yêu cầu về công việc cần giải quyết: Cơ quan phải xem xét đầy đủ các yêu cầu của khách hàng trước khi cam kết giải quyết một công việc cho khách hàng và phải đảm bảo rằng: các yêu cầu về công việc được xác định rõ; khi khách hàng đưa yêu cầu không bằng văn bản thì những yêu cầu đó phải được khẳng định trước khi chấp nhận; những thay đổi yêu cầu của khách hàng phải được xem xét, khẳng định lại; cơ quan có khả năng đáp ứng các yêu cầu đã chấp nhận (đặc biệt là trách nhiệm, quyền hạn, giải quyết kịp thời và đúng đắn của cán bộ, công chức và người lao động)

Khi các yêu cầu về công việc thay đổi, cơ quan phải đảm bảo các tài liệu tương ứng được sửa đổi cho phù hợp và thông báo đầy đủ cho những người có liên quan biết

Kết quả của việc xem xét và các hành động tiếp theo tương ứng phải được lập và lưu giữ hồ sơ

- Cơ quan phải tiếp xúc với khách hàng để nhận được những thông tin đầy đủ, rõ ràng về công việc họ yêu cầu (đặc biệt với những công việc phức tạp, quan trọng liên quan tới nhiều tổ chức và cá nhân có thể gây tổn thất lớn nếu không đảm bảo chất lượng); tìm hiểu, xử lý những vướng mắc, kể cả những thay đổi yêu cầu của khách hàng so với thỏa thuận, chấp nhận trước đó;

21

tiếp nhận sự phản hồi của khách hàng về công việc đã giải quyết, đặc biệt là những khiếu nại, phản ứng và đề nghị cải tiến chất lượng công việc

1.1.2.10 Thiết kế và triển khai công việc hành chính

Các cơ quan nhà nước thực thi nhiệm vụ được giao theo quy định của pháp luật; họ không thực hiện việc thiết kế - triển khai công việc mới Riêng cơ quan hành chính nhà nước có nhiệm vụ tạo ra những công việc mới thì phải tuân thủ việc thiết kế - triển khai theo những yêu cầu sau đây:

- Các lĩnh vực có liên qua giữa các bộ phận khác nhau trong việc thiết

kế, triển khai phải được quản lý nhằm đảm bảo sự trao đổi thông tin và sự rõ ràng về trách nhiệm

b) Đầu vào của thiết kế, triển khai

Các đầu vào liên quan tới các yêu cầu đối với công việc mới phải được xác định và lập hồ sơ Đầu vào gồm: những yêu cầu thuộc về chức năng và tác dụng của công việc; yêu cầu về luật pháp và các quy định về quản lý; vấn đề kế thừa các công việc tương tự đã có và các yêu cầu khác cần thiết cho việc thiết

kế, triển khai

Phải xem xét sự thích hợp của các đầu vào và giải quyết những vấn đề không rõ ràng, không đầy đủ hoặc mâu thuẫn

c) Đầu ra của thiết kế, triển khai

Đầu ra của quá trình thiết kế, triển khai phải được ghi nhận đầy đủ để có thể kiểm chứng so với đầu vào Đầu ra của thiết kế, triển khai phải: đáp ứng các yêu cầu của đầu vào; cung cấp thông tin cần thiết cho các hoạt động tạo ra

22

công việc mới; xác định các đặc tính chủ yếu và các tiêu chí chấp nhận công việc mới, đảm bảo sử dụng chúng một cách an toàn và có hiệu quả

d) Công việc khác của thiết kế, triển khai

- Phải xem xét các bước của thiết kế, triển khai để: đánh giá năng lực thực hiện các yêu cầu (chấp nhận từ khách hàng); xác định các vấn đề, các đề nghị cần thực hiện tiếp của thiết kế, triển khai; việc xem xét thiết kế, triển khai phải gồm những người đại diện cho những bộ phận chức năng có liên quan tới các giai đoạn thiết kế, triển khai Các kết quả xem xét và những hành động tiếp theo phải được ghi hồ sơ

- Phải kiểm tra, phê duyệt thiết kế, triển khai để khẳng định công việc mới tạo ra có khả năng đáp ứng yêu cầu dự kiến Nếu không thể kiểm tra xác nhận được đầy đủ trước khi chuyển giao thì phải thực hiện việc kiểm tra xác nhận từng phần tới mức độ có thể; kết quả kiểm tra, phê duyệt phải được lưu

hồ sơ

- Phải kiểm soát việc thay đổi thiết kế, triển khai; đánh giá tác động của

sự thay đổi đến các thành phần liên kết, các công việc đã được chuyển giao và phải xác định giá trị của sự thay đổi đó Việc phê duyệt sự thay đổi thiết kế, triển khai phải do người có thẩm quyền quyết định Kết quả của sự thay đổi thiết kế, triển khai phải được lưu giữ hồ sơ

đ) Mua hàng và dịch vụ bên ngoài

- Cơ quan phải kiểm soát việc mua hàng và dịch vụ quan trọng bên ngoài phục vụ cho giải quyết công việc của mình; đảm bảo hàng hóa và dịch

vụ quan trọng mua ngoài phù hợp với yêu cầu đề ra

- Cơ quan phải tìm hiểu, chọn lựa nguồn cung cấp hàng hóa và dịch vụ quan trọng từ bên ngoài và chỉ chấp nhận các hàng hóa - dịch vụ đó sau khi đã kiểm tra, xác nhận là đạt yêu cầu Hàng hóa hay dịch vụ quan trọng nào phát hiện có sai sót phải xử lý theo các hình thức thích hợp

- Các kết quả theo dõi, đánh giá nguồn cung cấp và hàng hóa, dịch vụ mua vào phải được lưu giữ hồ sơ

23

e) Hoạt động giải quyết công việc

- Kiểm soát quá trình:

+ Cơ quan phải có kế hoạch giải quyết công việc và kiểm soát các quá trình giải quyết công việc đó thông qua: những thông tin có sẵn về đặc điểm, yêu cầu của công việc; các quy trình, hướng dẫn công việc ứng với các quá trình và ở nơi cần thiết; việc sử dụng và bảo dưỡng các thiết bị, phương tiện kỹ thuật; việc thực hiện các hoạt động theo dõi, kiểm tra, đánh giá; việc chuyển giao kết quả công việc cho khách hàng và việc tiếp tục xem xét, giải quyết các vấn đề phát sinh sau đó (nếu có)

+ Khi quá trình nào đó không phù hợp thì phải có biện pháp điều chỉnh kịp thời và chứng minh là có hiệu quả mới tiếp tục cho thực hiện

+ Khi kết quả của một quá trình chỉ có thể đánh giá được sau một thời gian đưa vào sử dụng thì cơ quan phải phân công những cán bộ có trình độ, kỹ năng, kinh nghiệm thực hiện và phải coi trọng việc lấy ý kiến khách hàng và việc áp dụng thử…(như các văn bản pháp quy, các đề án phát triển…)

+ Những dịch vụ hành chính cung cấp tức thời, không thể kiểm soát được khi chuyển giao cho khách hàng như trả lời trực tiếp những yêu cầu, thắc mắc nào

đó không thể trì hoãn thì cơ quan phải đào tạo kỹ năng cho cán bộ, công chức và người lao động có liên quan, chuẩn bị sẵn tại nơi làm việc những dữ liệu đã cập nhật

+ Vấn đề quan trọng để kiểm soát quá trình dịch vụ hành chính là phải quy định rõ tiêu chí xem xét và chấp nhận các quá trình; chọn lựa phương pháp

và các phương tiện kỹ thuật; chỉ đạo thực hiện chặt chẽ về trách nhiệm và quyền hạn cho từng bộ phận và cá nhân từ khâu cung cấp những thông tin ban đầu cho tới khi khách hàng nhận được kết quả của công việc

+ Lưu hồ sơ và kiểm soát quá trình

- Xác nhận giá trị của quá trình giải quyết công việc: đối với những công việc mà kết quả đầu ra không thể kiểm tra xác nhận ngay được thì phải: xác định chuẩn mực để xem xét và phê duyệt các quá trình; phê duyệt về thiết bị và

24

trình độ con người để thực hiện công việc đó; các phương pháp, thủ tục cụ thể phải thực hiện và các yêu cầu về hồ sơ phải có

- Nhận biết và truy tìm nguồn gốc:

+ Mục đích chính của việc nhận biết và truy tìm nguồn gốc công việc dịch vụ hành chính là để xem xét, giải quyết những yêu cầu nào đó phát sinh

do khách hàng khiếu nại hoặc do xuất hiện sự không phù hợp

+ Cơ quan phải có biện pháp thích hợp để khi cần thiết nhận biết và truy tìm nguồn gốc công việc và phải lập, lưu giữ hồ sơ về vấn đề này

- Bảo toàn tài sản của khách hàng: Cơ quan có trách nhiệm xác nhận, bảo vệ, duy trì tài sản do khách hàng cung cấp để sử dụng trong giải quyết công việc Bất cứ tài sản nào của khách hàng cung cấp không phù hợp để giải quyết công việc hoặc bị mất mát, hư hỏng khách hàng đều được biết và lưu giữ

hồ sơ

- Bảo toàn kết quả giải quyết công việc: Cơ quan phải đảm bảo sự an toàn đối với công việc đã được giải quyết phù hợp với yêu cầu của khách hàng cho tới khi chuyển giao đầy đủ cho khách hàng

- Kiểm soát phương tiện đo lường và theo dõi trong những hoạt động hành chính nào đó mà có sử dụng phương tiện đo lường và theo dõi thì cần: xác định rõ phương tiện đo và phép đo; thực hiện việc hiệu chuẩn, kiểm định theo quy định của quản lý đo lường (đảm bảo tính thống nhất và đúng đắn); được bảo quản không để xảy ra hư hỏng hoặc giảm giá trị (ảnh hưởng tới độ chính xác của các kết quả đo) Khắc phục kịp thời những sai hỏng, hiệu chuẩn hay kiểm định lại trước khi đưa ra sử dụng Phần mềm được sử dụng để đo lường và theo dõi các yêu cầu nhất định phải được phê duyệt trước khi cho áp dụng Lưu giữ hồ sơ và kiểm soát phương tiện đo lường

1.1.2.11 Đánh giá và cải tiến hoạt động trong cơ quan hành chính

a) Yêu cầu chung

Cơ quan phải xác định và thực hiện việc phân tích, đánh giá và cải tiến các quá trình của Hệ thống quản lý chất lượng, đảm bảo cho công việc dịch vụ

25

phù hợp với yêu cầu đã quy định Yêu cầu quan trọng nhất cần phân tích, đánh giá là tính hiệu lực và hiệu quả trong thực hiện ở từng giai đoạn; đây là căn cứ quan trọng cho xem xét việc quản lý hoạt động nói chung của cơ quan

b) Về đánh giá

- Đánh giá sự thỏa mãn của khách hàng:

+ Cơ quan phải thực hiện việc theo dõi, ghi chép những thông tin về sự thỏa mãn hay không thỏa mãn khách hàng vì nó là thước đo quan trọng nhất của Hệ thống quản lý chất lượng

+ Việc đánh giá thỏa mãn khách hàng cần kết hợp giữa việc tự đánh giá của cơ quan với việc cảm nhận của khách hàng khi tiếp nhận và sử dụng kết quả công việc đó

+ Các phương pháp thu thập thông tin để phân tích, đánh giá thỏa mãn của khách hàng phải được xác định và hướng dẫn thực hiện cho những công chức được phân công làm nhiệm vụ này (như tiếp dân; giải quyết khiếu nại, tố cáo; qua báo chí; qua điều tra mẫu…)

+ Kết quả phân tích về thỏa mãn khách hàng phải được lãnh đạo cơ quan xem xét, xử lý

- Đánh giá nội bộ:

+ Cơ quan phải tiến hành đánh giá nội bộ định kỳ (06 tháng một lần, trừ trường hợp đặc biệt có thể có những đánh giá đột xuất) để xác định xem tình hình thực hiện có phù hợp với yêu cầu của tiêu chuẩn hay Hệ thống quản lý chất lượng không và có được thực hiện một cách có hiệu quả hay không

+ Đánh giá phải căn cứ vào thực trạng tình hình, những vấn đề quan trọng hoặc đang có sự không phù hợp cần giải quyết và kết quả đánh giá lần trước

+ Lãnh đạo phải xem xét kết quả đánh giá và kịp thời đưa ra biện pháp điều chỉnh, khắc phục các sai sót đã phát hiện và kết luận trong đánh giá Đồng thời, lãnh đạo cũng có thể đưa ra những đánh giá về cơ hội cải tiến công việc dịch vụ của tổ chức

26

+ Tiêu chí, phạm vi, phương pháp đánh giá phải được xác định và phổ biến cho những người tham gia đánh giá Đánh giá viên được lựa chọn từ các đơn vị liên quan và phải được đào tạo và tập hợp trong một tổ hay nhóm công tác do lãnh đạo quy định Đánh giá viên chỉ được tham gia đánh giá những công việc không thuộc nhiệm vụ, trách nhiệm của mình

+ Phải thiết lập quy trình đánh giá chất lượng nội bộ và lưu giữ hồ sơ, kết quả đánh giá

- Đánh giá các quá trình: Cơ quan tiến hành theo dõi, đánh giá các quá trình giải quyết công việc có đảm bảo thỏa mãn yêu cầu của khách hàng không Khi phát hiện quá trình nào đó không đảm bảo chất lượng theo yêu cầu đã xác định thì phải có biện pháp khắc phục, phòng ngừa kịp thời và có hiệu quả

- Đánh giá công việc:Cơ quan phải theo dõi, ghi chép đặc tính của công việc được thực hiện đối chiếu xem có đáp ứng yêu cầu đã chấp nhận hay không; việc xem xét, đánh giá này được thực hiện ở những giai đoạn thích hợp trong quá trình giải quyết công việc Chỉ được chuyển giao kết quả công việc cho khách hàng theo quyết định của người có thẩm quyền sau khi được xác nhận là phù hợp; lưu giữ hồ sơ về đánh giá công việc

c) Kiểm soát công việc không phù hợp

Nhằm ngăn ngừa không để kết quả công việc không phù hợp với khách hàng, Cơ quan phải:

- Có biện pháp kiểm soát, phát hiện, khắc phục các sai sót và kiểm tra, xác nhận lại là đạt yêu cầu mới được chuyển giao cho khách hàng;

- Nếu vì sơ hở đã chuyển giao cho khách hàng (kể cả khách hàng đã sử dụng) kết quả công việc không phù hợp thì cơ quan phải trao đổi với khách hàng và chịu trách nhiệm xử lý sự không phù hợp đó;

- Cơ quan cần đặc biệt lưu ý tới các công việc phức tạp, hàm lượng công nghệ cao, có độ trễ lớn về hiệu quả, các sai sót dẫn tới không phù hợp khó nhận biết để có biện pháp ngăn ngừa, sửa chữa kịp thời, thích hợp;

Phân tích các dữ liệu phải cung cấp thông tin về: sự thỏa mãn hoặc không thỏa mãn khách hàng; các đặc tính của các quá trình, của công việc và các xu hướng của chúng; các khả năng phòng ngừa; các tổ chức và cá nhân hỗ trợ hoặc phối hợp giải quyết công việc

1.1.2.13 Cải tiến

Cơ quan phải có biện pháp cải tiến liên tục Hệ thống quản lý chất lượng Phải tạo thuận lợi cho việc cải tiến này thông qua việc thực hiện chính sách và mục tiêu chất lượng, dựa vào kết quả đánh giá, phân tích dữ liệu, ý kiến của khách hàng, hành động khắc phục, phòng ngừa và xem xét của lãnh đạo

a) Hành động khắc phục

Cơ quan phải thực hiện việc khắc phục sai sót nhằm loại bỏ nguyên nhân của sự không phù hợp để ngăn ngừa sự tái diễn Phải lựa chọn hành động khắc phục thích hợp với vấn đề gặp phải

Quy trình về hành động khắc phục sai lỗi phải đáp ứng các yêu cầu: nhận biết được sự không phù hợp (bao gồm các khiếu nại của khách hàng); xác định nguyên nhân của sự không phù hợp; đánh giá sự cần thiết phải có hành động để đảm bảo sự không phù hợp không tái diễn; xác định và thực hiện hành động khắc phục cần thiết; lập hồ sơ các kết quả của hành động khắc phục được thực hiện; xem xét, đánh giá các hành động khắc phục đã thực hiện

- Cơ quan phải xác định các hành động phòng ngừa nhằm loại bỏ các nguyên nhân của sự không phù hợp tiềm ẩn, ngăn ngừa không để xảy ra

28

- Quy trình về hành động phòng ngừa phải đáp ứng các yêu cầu: nhận biết sự không phù hợp tiềm ẩn và nguyên nhân; việc xác định và thực hiện hành động phòng ngừa cần thiết; việc lập hồ sơ về kết quả của hành động phòng ngừa được thực hiện; xem xét, đánh giá các hành động phòng ngừa được thực hiện

1.2 XÁC ĐỊNH NỘI DUNG QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG HOẠT ĐỘNG CỦA KIỂM TOÁN NHÀ NƯỚC

KTNN là công cụ kiểm tra tài chính công quan trọng của Nhà nước Hoạt động của KTNN góp phần phân bổ, quản lý, sử dụng các nguồn lực tài chính nhà nước và tài sản công một cách hợp lý, tiết kiệm và hiệu quả; góp phần ngăn ngừa các hành vi tiêu cực, tham nhũng, lãng phí công quỹ quốc gia Thông qua hoạt động của mình, KTNN góp phần xây dựng nền kinh tế thị trường và Nhà nước pháp quyền xã hội chủ nghĩa

Sau 15 năm phát triển và trưởng thành, KTNN đã khẳng định được vị trí, vai trò của mình trong bộ máy nhà nước, khẳng định được sự cần thiết và tính tất yếu khách quan của công cụ kiểm tra, kiểm soát hoạt động quản lý Vì vậy, nội dung quản lý chất lượng hoạt động của Kiểm toán Nhà nước bao gồm: quản lý hoạt động tham mưu thuộc bộ máy điều hành, quản lý hoạt động kiểm toán của các Kiểm toán Nhà nước chuyên ngành và khu vực, quản lý hoạt động

sự nghiệp kiểm toán của các đơn vị sự nghiệp

1.3 CÁC YẾU TỐ ẢNH HƯỞNG ĐẾN THIẾT LẬP VÀ DUY TRÌ HỆ HỐNG QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG HOẠT ĐỘNG CỦA KIỂM TOÁN NHÀ NƯỚC

Ngày 20 tháng 6 năm 2006 Thủ tướng Chính phủ ban hành Quyết định

số 144/2006/QĐ-TTg chỉ đạo việc áp dụng rộng rãi hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2000 trong các cơ quan hành chính nhà nước Quyết định này cũng nêu rõ hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2000 được tiến hành thông qua việc xây dựng và thực hiện hệ thống quy trình xử lý công việc hợp lý, phù hợp với quy định của pháp luật nhằm tạo điều kiện để người đứng đầu cơ quan hành chính nhà nước kiểm

29

soát được quá trình giải quyết công việc trong nội bộ của cơ quan, thông qua

đó từng bước nâng cao chất lượng và hiệu quả của công tác quản lý và cung cấp dịch vụ công

Việc tiến tới xây dựng Hệ thống quản lý chất lượng ISO của các cơ quan hành chính nhà nước trước hết xuất phát từ nhận thức về những lợi ích mà Hệ thống quản lý chất lượng mang lại trong việc xây dựng một nền hành chính hợp lý đủ mạnh và trong sạch

Xây dựng hệ thống quản lý chất lượng hoạt động kiểm toán đang là vấn đề được các cơ quan kiểm toán tối cao của nhiều nước quan tâm Việt Nam là một trong những nước có ngành kiểm toán còn non trẻ thì vấn đề này lại càng có ý nghĩa to lớn

Nhận thức rõ lợi ích này, KTNN quan tâm và bắt đầu tiếp cận, nghiên cứu nhằm áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2000 vào hoạt động kiểm toán để KTNN thực sự trở thành công cụ quan trọng và đủ mạnh của Nhà nước nhằm thực hiện kiểm tra, kiểm soát nghiêm ngặt việc quản lý và sử dụng ngân sách, tiền và tài sản nhà nước Qua đó, thấy rõ một số yếu tố ảnh hưởng đến việc thiết lập và duy trì hệ thống quản lý chất lượng hoạt động của KTNN

1.3.1 Các điều kiện thuận lợi

1.3.1.1 Địa vị pháp lý của Kiểm toán Nhà nước

Luật KTNN ra đời đã khẳng định địa vị pháp lý của cơ quan KTNN, là

“cơ quan chuyên môn về lĩnh vực kiểm tra tài chính nhà nước do Quốc hội thành lập, hoạt động độc lập và chỉ tuân theo pháp luật” Đây là cơ sở pháp lý

quan trọng để xây dựng KTNN trở thành một công cụ mạnh của Nhà nước, góp phần làm minh bạch và lành mạnh hoá nền tài chính quốc gia

KTNN có tính độc lập riêng, không thuộc hệ thống cơ quan lập pháp, hành pháp hay tư pháp Việc tách kiểm tra tài chính ra khỏi phạm vi các cơ quan đó về mặt thiết chế sẽ đảm bảo cho người kiểm tra và người bị kiểm tra không đồng nhất với nhau và giữ được một khoảng cách tối thiểu nhất định giữa họ với nhau

30

Quy định này là cần thiết nhằm đảm bảo tính độc lập về mặt nghiệp vụ và thiết chế của KTNN

1.3.1.2.Tổ chức bộ máy quản lý của Kiểm toán Nhà nước

KTNN đã và đang hoàn thiện về mặt tổ chức bộ máy quản lý, năm 2008

đã đánh dấu bước phát triển mới của KTNN, năng lực kiểm toán được tăng cường đáng kể Thực hiện Nghị quyết số 1123/2007/NQ-UBTVQH12 của Uỷ ban Thường vụ Quốc hội khoá 12, KTNN đã thành lập và triển khai hoạt động thêm 04 cơ quan KTNN khu vực (từ khu vực VI đến khu vực IX) nhằm đáp ứng ngày càng cao đối với kiểm toán ngân sách địa phương Đồng thời, Uỷ ban Thường vụ Quốc hội cũng đã bổ nhiệm thêm 03 Phó Tổng KTNN, đảm bảo đủ

cơ cấu và số lượng cán bộ lãnh đạo cấp cao Cơ cấu tổ chức, đội ngũ cán bộ, công chức cũng được củng cố, tăng cường với việc thành lập thêm các phòng thuộc các đơn vị tham mưu Đến nay, sau 15 năm hoạt động, KTNN đã không ngừng củng cố hoàn thiện và phát triển bộ máy tổ chức theo nguyên tắc tập trung, thống nhất bao gồm 25 đơn vị trực thuộc, trong đó: 06 đơn vị tham mưu thuộc bộ máy điều hành, 07 KTNN chuyên ngành ở Trung ương, 09 KTNN khu vực đóng trên địa bàn các địa phương, 03 đơn vị sự nghiệp Ngày 19/4/2010 UBTV Quốc hội đã có Nghị quyết số 927/2010/UBTVQH12 về ban hành Chiến lược phát triển KTNN đến năm 2020, đây là cơ sở pháp lý quan trọng để KTNN hoàn thiện về tổ chức bộ máy và phát triển

Hoạt động của KTNN góp phần phân bổ, quản lý, sử dụng các nguồn lực tài chính nhà nước và tài sản công một cách hợp lý, tiết kiệm, hiệu quả, đồng thời ngăn ngừa các hành vi tiêu cực, tham nhũng, lãng phí công quỹ và tài sản quốc gia Việc mở rộng và hoàn thiện cơ cấu tổ chức, bộ máy quản lý

đã giúp cho cơ quan KTNN thực hiện tốt chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của mình, xứng đáng là công cụ kiểm tra tài chính công cao nhất của Nhà nước

1.3.1.4 Đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức và người lao động

Kiểm toán Nhà nước là một ngành mới được thành lập không có tổ chức tiền thân, với 15 năm hoạt động, nên nhiệm vụ xây dựng, củng cố và từng bước hoàn thiện hệ thống tổ chức bộ máy, phát triển nguồn nhân lực đặt ra cho KTNN là hết sức nặng nề Tuy nhiên, vượt qua những khó khăn về mọi mặt, đến nay tổng số cán bộ, công chức, viên chức và người lao động của KTNN là

1253 người, trong đó:

- Đội ngũ công chức làm công tác kiểm toán từ ngạch kiểm toán viên dự

bị trở lên: 904 người (chiếm 72,15%)

- Đội ngũ công chức làm công tác hành chính từ ngạch nhân viên, cán

sự, chuyên viên và tương đương trở lên: 203 người (chiếm 16,2%)

- Độ ngũ viên chức ở các đơn vị sự nghiệp: 49 người (chiếm 3,91%)

- Tổng số lao động hợp đồng: 97 người (chiếm 7,74%)

32

Nhìn chung, đội ngũ cán bộ, công chức đã có bước phát triển khá toàn diện về số lượng cũng như chất lượng, đáp ứng được yêu cầu nhiệm vụ theo quy định của Luật KTNN Đội ngũ cán bộ, công chức đều có trình độ đào tạo tương đối đồng đều, đặc biệt 100% kiểm toán viên có trình độ đại học trở lên trong đó: đại học chiếm 95%, sau đại học chiếm 5% với kiến thức tổng hợp của nhiều lĩnh vực, ngành nghề khác nhau như kế toán, tài chính - ngân hàng, doanh nghiệp, luật, đầu tư XDCB Đây là một trong những điều kiện thuận lợi để KTNN thực hiện và hoàn thành nhiệm vụ đã được Đảng và Nhà nước giao phó, xứng đáng là cơ quan chuyên môn về lĩnh vực kiểm tra tài chính công cao nhất Trên con đường phát triển không ngừng của mình, KTNN đã và đang xây dựng đội ngũ cán bộ, công chức và người lao động vừa hồng, vừa chuyên

1.3.2 Các yếu tố cản trở

1.3.2.1 Trở ngại trong thay đổi, nhận thức, thói quen, nề nếp làm việc

Hiện nay, hoạt động kiểm toán của KTNN đang tuân theo quy định của Luật KTNN, Hệ thống chuẩn mực kiểm toán ban hành kèm theo Quyết định số 06/1999/QĐ-KTNN ngày 24/12/1999 của Tổng KTNN; Hệ thống mẫu biểu hồ

sơ kiểm toán ban hành kèm theo Quyết định 02/2007/Q Đ-KTNN ngày 26/6/2007 của Tổng KTNN và các văn bản khác có liên quan, qua thực tế triển khai đã bộc lộ một số hạn chế và bất cập gây khó khăn cho công tác kiểm toán Tuy nhiên, để sửa đổi, bổ sung cho phù hợp và từng bước đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ mới cũng đã gây cho đại đa số kiểm toán viên lúng túng do thói quen, nề nếp làm việc đã đi vào tiềm thức nhiều năm qua, việc thay đổi sẽ phải

có nhiều thời gian và đầu tư công sức, trí tuệ của tập thể

1.3.2.2 Khó khăn về cơ sở vật chất trong cơ quan hành chính

Cơ sở vật chất, trang thiết bị, phương tiện hiện nay của KTNN còn rất

thiếu thốn, chưa đáp ứng nhu cầu ngày càng phát triển cả về qui mô và chất lượng của KTNN Công suất trụ sở KTNN trung ương trên thực tế đã khai thác gấp 2 lần so với thiết kế, không đủ chỗ làm việc tối thiểu cho cán bộ, công chức Hầu hết, KTNN khu vực chưa có trụ sở riêng nên phải đi thuê rất tạm bợ;

33

chỉ có 03/09 KTNN khu vực đã có trụ sở ổn định Phương tiện phục vụ cho công tác kiểm toán còn thiếu, như: ô tô, máy tính, các phương tiện kỹ thuật đặc chủng phục vụ cho kiểm toán dự án đầu tư; hạ tầng công nghệ thông tin còn thấp kém; kinh phí được cấp hàng năm còn hạn hẹp Đây là khó khăn chung của các cơ quan hành chính nhà nước, trong đó có KTNN

1.3.2.3 Thiếu cơ chế khuyến khích gắn năng suất, hiệu quả công việc với quyền lợi vật chất của cán bộ, công chức

Từ khi Luật KTNN có hiệu lực thi hành, cơ chế, chính sách và chế độ đãi ngộ đối với cán bộ, công chức và người lao động tuy đã được cải thiện một bước, song Nhà nước chưa có chế độ chính sách đãi ngộ theo tính chất hoạt động đặc thù như phụ cấp lưu động và một số loại phụ cấp khác, thu nhập so với mặt bằng hiện nay vẫn còn thấp, đặc biệt là đối với đội ngũ Kiểm toán viên làm việc trong điều kiện đi công tác xa, dài ngày trên các địa bàn trong phạm vi cả nước Do vậy, khó thu hút và giữ được cán bộ giỏi, có nguy cơ mất cán bộ có trình độ chuyên môn cao, chảy máu chất xám về các đơn vị có chế độ đãi ngộ cao, nhất là các doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ về tài chính, chứng khoán và doanh nghiệp kiểm toán

1.3.2.4 Nhận thức về hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2000 trong lĩnh vực hành chính

Nhìn chung, nhận thức chung của cán bộ, công chức và người lao động của KTNN về hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2000 trong lĩnh vực hành chính chưa đầy đủ và chưa đúng Đây cũng là hạn chế dẫn đến việc các cơ quan hành chính chậm áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2000

- Áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng hoạt động vào việc giải quyết công việc trong nội bộ được kiểm soát chặt chẽ buộc ý thức trách nhiệm, phong cách làm việc của đội ngũ cán bộ, công chức phải có những thay đổi cơ bản theo hướng chính quy hơn, nâng cao trách nhiệm cá nhân nhất là cơ quan hành chính nhà nước - nơi được coi là chậm thay đổi tư duy, tác phong làm

34

việc Trong giai đoạn xây dựng và thực hiện hệ thống này bước đầu từng cán

bộ, công chức phải vượt qua nhiều khó khăn nhất là phải vượt qua chính mình Đưa vào áp dụng tiêu chuẩn ISO đồng nghĩa với việc phải vứt bỏ thói quen

quản lý, làm việc kiểu cũ, phải theo tiêu chí “thực hiện tự giác và chính xác các quá trình mà hệ thống quản lý chất lượng đã quy định”

- Khi áp dụng ISO 9001:2000 cho các cơ quan hành chính, một bộ phận cán bộ, công chức của cơ quan thấy không có lợi gì cho riêng mình mà phải làm việc tốt hơn, trách nhiệm phải cao hơn, kỷ luật chặt chẽ hơn Từ đó có thể nảy sinh những “lực cản” nhất định về phía đội ngũ cán bộ, công chức Chính

vì vậy, sự quyết tâm của lãnh đạo cơ quan là điều kiện tiên quyết để việc áp dụng thành công Bên cạnh đó, Nhà nước cần có chính sách hỗ trợ, khuyến khích cán bộ, công chức và cơ quan, tổ chức đã có chứng nhận ISO 9001

35

Chương 2 THỰC TRẠNG QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG HOẠT ĐỘNG

CỦA KIỂM TOÁN NHÀ NƯỚC VIỆT NAM

2.1 ĐẶC ĐIỂM TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA KIỂM TOÁN NHÀ NƯỚC VIỆT NAM

2.1.1 Hệ thống tổ chức của Kiểm toán Nhà nước

Hệ thống tổ chức của Kiểm toán Nhà nước được quy định tại Điều 21 Luật Kiểm toán nhà nước, cụ thể là: Kiểm toán Nhà nước được tổ chức và quản lý tập trung thống nhất, bao gồm bộ máy điều hành, Kiểm toán Nhà nước chuyên ngành, Kiểm toán Nhà nước khu vực và các đơn vị sự nghiệp Cơ cấu

tổ chức của Kiểm toán Nhà nước do Uỷ ban Thường vụ Quốc hội quy định; Tổng Kiểm toán Nhà nước quy định cụ thể chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và

cơ cấu tổ chức của các đơn vị trực thuộc Kiểm toán Nhà nước; số lượng Kiểm toán Nhà nước chuyên ngành và Kiểm toán Nhà nước khu vực trong từng thời

kỳ được xác định trên cơ sở yêu cầu nhiệm vụ do Tổng Kiểm toán Nhà nước trình Uỷ ban Thường vụ Quốc hội quyết định

- Bộ máy điều hành gồm lãnh đạo KTNN, các đơn vị tham mưu: Văn phòng Kiểm toán Nhà nước, Vụ Tổ chức cán bộ, Vụ Tổng hợp, Vụ Chế độ và kiểm soát chất lượng kiểm toán, Vụ Pháp chế và Vụ Quan hệ quốc tế

- Kiểm toán Nhà nước chuyên ngành, gồm: Kiểm toán Nhà nước chuyên ngành I, Kiểm toán Nhà nước chuyên ngành II, Kiểm toán Nhà nước chuyên ngành III, Kiểm toán Nhà nước chuyên ngành IV, Kiểm toán Nhà nước chuyên ngành V, Kiểm toán Nhà nước chuyên ngành VI, KTNN chuyên ngành VII

- Kiểm toán Nhà nước khu vực, gồm: Kiểm toán Nhà nước khu vực I đóng tại thành phố Hà Nội, Kiểm toán Nhà nước khu vực II đóng tại thành phố Vinh- Nghệ An, Kiểm toán Nhà nước khu vực III đóng tại thành phố Đà Nẵng, Kiểm toán Nhà nước khu vực IV đóng tại thành phố Hồ Chí Minh, Kiểm toán Nhà nước khu vực V đóng tại thành phố Cần Thơ, Kiểm toán Nhà nước khu vực VI đóng tại Quảng Ninh, Kiểm toán Nhà nước khu vực VII đóng tại thành

2.1.2 Hoạt động của Kiểm toán Nhà nước

2.1.2.1 Chức năng, nhiệm vụ của Kiểm toán Nhà nước

a) Chức năng của Kiểm toán Nhà nước

Theo quy định tại Điều 14 Luật Kiểm toán nhà nuớc, KTNN có chức năng kiểm toán báo cáo tài chính, kiểm toán tuân thủ, kiểm toán hoạt động đối với cơ quan, tổ chức quản lý, sử dụng ngân sách, tiền và tài sản nhà nước

b) Nhiệm vụ của Kiểm toán Nhà nước

Theo quy định tại Điều 15 Luật Kiểm toán nhà nuớc, Kiểm toán Nhà nước có các nhiệm vụ chính sau:

- Quyết định kế hoạch kiểm toán hàng năm và báo cáo với Quốc hội, Chính phủ truớc khi thực hiện

- Tổ chức thực hiện kế hoạch kiểm toán hàng năm và thực hiện nhiệm vụ kiểm toán theo yêu cầu của Quốc hội, Uỷ ban Thường vụ Quốc hội, Chính phủ, Thủ tuớng Chính phủ

- Xem xét, quyết định việc kiểm toán khi Thường trực Hội đồng nhân dân, uỷ ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương có yêu cầu

- Trình ý kiến của KTNN để Quốc hội xem xét, quyết định dự toán ngân sách nhà nuớc, quyết định phân bổ ngân sách trung ương, quyết định dự án, công trình quan trọng quốc gia, phê chuẩn quyết toán ngân sách nhà nuớc

- Tham gia với Uỷ ban Kinh tế, Uy ban Tài chính- ngân sách của Quốc hội và các cơ quan khác của Quốc hội, Chính phủ trong việc xem xét, thẩm tra báo cáo về dự toán ngân sách nhà nước, phương án phân bổ ngân sách trung uơng, phương án điều chỉnh dự toán ngân sách nhà nước, phương án bố trí ngân sách cho dự án, công trình quan trọng quốc gia do Quốc hội quyết định

và quyết toán ngân sách nhà nuớc

37

- Tham gia với Uỷ ban Kinh tế, Ủy ban Tài chính- ngân sách của Quốc hội khi có yêu cầu trong hoạt động giám sát việc thực hiện luật, nghị quyết của Quốc hội, pháp lệnh, nghị quyết của Ủy ban Thường vụ Quốc hội về lĩnh vực tài chính - ngân sách, giám sát việc thực hiện ngân sách nhà nước và chính sách tài chính

- Tham gia với các cơ quan của Chính phủ, của Quốc hội khi có yêu cầu trong việc xây dựng và thẩm tra các dự án luật, pháp lệnh

- Báo cáo kết quả kiểm toán năm và kết quả thực hiện kiến nghị kiểm toán với Quốc hội, Uỷ ban Thuờng vụ Quốc hội; gửi báo cáo kiểm toán cho Hội đồng dân tộc, các uỷ ban của Quốc hội, Chủ tịch nuớc, Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ; cung cấp kết quả kiểm toán cho Bộ Tài chính, Hội đồng nhân dân nơi kiểm toán và các cơ quan khác theo quy định của pháp luật

- Tổ chức công bố công khai báo cáo kiểm toán năm, báo cáo kết quả thực hiện kết luận, kiến nghị kiểm toán và báo cáo kiểm toán của cuộc kiểm toán

- Chuyển hồ sơ cho cơ quan điều tra và các cơ quan khác của Nhà nước

có thẩm quyền kiểm tra, xử lý những vụ việc có dấu hiệu vi phạm pháp luật của tổ chức, cá nhân đã được phát hiện thông qua hoạt động kiểm toán

- Quản lý hồ sơ kiểm toán; giữ bí mật tài liệu, số liệu kế toán và thông tin về hoạt động của đơn vị được kiểm toán theo quy định của pháp luật

- Thực hiện hợp tác quốc tế trong lĩnh vực kiểm toán nhà nước

- Tổ chức và quản lý công tác nghiên cứu khoa học, đào tạo, bồi duỡng, phát triển nguồn nhân lực của Kiểm toán Nhà nuớc

- Tổ chức thi và cấp chứng chỉ Kiểm toán viên nhà nước

- Chỉ đạo và hướng dẫn về chuyên môn, nghiệp vụ kiểm toán nội bộ; sử dụng kết quả kiểm toán nội bộ của cơ quan, tổ chức được quản lý, sử dụng ngân sách, tiền và tài sản nhà nước

2.1.2.2 Chức năng của các đơn vị trực thuộc

a) Các đơn vị tham mưu

38

Các đơn vị tham mưu thuộc bộ máy điều hành có chức năng tham mưu giúp Tổng Kiểm toán Nhà nước thực hiện các mặt công tác văn phòng, tổng hợp, tổ chức cán bộ, pháp chế, thanh tra, kiểm soát chất lượng kiểm toán và quan hệ quốc tế trong hoạt động kiểm toán

b) Kiểm toán Nhà nước chuyên ngành

Các đơn vị KTNN chuyên ngành có chức năng giúp Tổng KTNN thực hiện kiểm toán báo cáo tài chính, kiểm toán tuân thủ và kiểm toán hoạt động đối với các cơ quan trung ương

c) Kiểm toán Nhà nước khu vực

Các đơn vị Kiểm toán Nhà nước khu vực có chức năng giúp Tổng Kiểm toán Nhà nước tổ chức thực hiện nhiệm vụ kiểm toán báo cáo tài chính, kiểm toán tuân thủ, kiểm toán hoạt động trong việc quản lý, sử dụng ngân sách, tiền

và tài sản nhà nước đối với các tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương trong

toàn quốc

d) Các đơn vị sự nghiệp

Các đơn vị sự nghiệp có chức năng giúp Tổng KTNN quản lý và tổ chức thực hiện hoạt động khoa học - công nghệ trong toàn ngành; tổ chức thực hiện công tác đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức, viên chức KTNN; tổ chức thực hiện công tác thông tin, tuyên truyền về chủ trương của Đảng, chính sách, pháp luật của Nhà nước, những lĩnh vực liên quan đến Kiểm toán Nhà nước và hoạt động kiểm toán nhà nước; quản lý thống nhất hoạt động công nghệ thông tin,

tổ chức ứng dụng công nghệ thông tin vào các hoạt động của Kiểm toán Nhà nước; cung cấp một số dịch vụ về công nghệ thông tin theo quy định pháp luật

và của Tổng Kiểm toán Nhà nước

2.1.3 Những quy trình cơ bản của Kiểm toán Nhà nước

2.1.3.1 Đối với các đơn vị tham mưu

a) Quy trình xử lý văn bản đi, văn bản đến

Văn phòng KTNN là đơn vị đầu mối tiếp nhận các văn bản đến và phát hành văn bản đi của KTNN, cụ thể như sau:

39

- Phòng Hành chính trực thuộc Văn phòng KTNN có trách nhiệm hàng ngày tiếp nhận các văn bản đến, phân loại và trình lãnh đạo KTNN xem xét, chỉ đạo triển khai thực hiện đến các đơn vị và cá nhân trực thuộc

- Phòng Thư ký- Tổng hợp có trách nhiệm tiếp nhận các văn bản do các đơn vị trực thuộc soạn thảo trình lãnh đạo KTNN xem xét và ký phát hành Văn bản trình lãnh đạo KTNN đều được Phòng Thư ký- Tổng hợp rà soát và yêu cầu đơn vị soạn thảo chỉnh sửa và hướng dẫn đơn vị soạn thảo chỉnh sửa khi có ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo KTNN Khi văn bản đã được lãnh đạo KTNN ký, Phòng Thư ký- Tổng hợp giao lại cho đơn vị chủ trì phối hợp với Phòng Hành chính để phát hành theo đúng quy định của pháp luật

Để thực hiện tốt quy trình này, các đơn vị thực hiện phải căn cứ vào các quy định của KTNN về soạn thảo và ban hành văn bản của KTNN; quy định của Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật và các văn bản hướng dẫn thi hành

b) Quy trình tiếp nhận, tuyển dụng công chức, đánh giá cán bộ, công chức và người lao động

- Vụ Tổ chức cán bộ có trách nhiệm tham mưu cho lãnh đạo KTNN xây dựng và hướng dẫn thực hiện Quy trình này Đây là một quy trình hết sức quan trọng của KTNN, quy định cụ thể về trình tự xem xét tiếp nhận, tuyển dụng công chức, kiểm toán viên và người lao động về làm việc tại KTNN, đặc biệt là đối với kiểm toán viên nhà nước

- Các đơn vị trực thuộc KTNN căn cứ quy định của Quy trình và thẩm quyền được phân cấp phối hợp với Vụ Tổ chức cán bộ thực hiện Quy trình này

- Văn phòng KTNN có trách nhiệm tham mưu cho lãnh đạo KTNN xây dựng Kế hoạch công tác năm của ngành trên cơ sở tổng hợp Kế hoạch công tác của các đơn vị trực thuộc Kế hoạch công tác năm của KTNN được Tổng KTNN ký gửi Quốc hội, Chính phủ và các cơ quan chức năng của Nhà nước