Triển khai thực hiện chiến lược đấu thầu cung cấp vật tư, thiết bị tại Công ty TNHH Minh Thành

Triển khai thực hiện chiến lược đấu thầu cung cấp vật tư, thiết bị tại Công ty TNHH Minh Thành

LỜI MỞ ĐẦU

Nền kinh tế Việt Nam hiện nay đã và đang dần hội nhập với nền kinh

tế trong khu vực và thế giới, mơi trường kinh doanh của các doanh nghiệpđược mở rộng song sự cạnh tranh ngày càng khốc liệt hơn Điều này vừa tạo

ra các cơ hội kinh doanh đồng thời cũng chứa đựng những nguy cơ tiềm tàng

đe dọa sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp, nĩ địi hỏi doanh nghiệp cầnphải cĩ hướng đi đúng đắn, cĩ những chiến lược hợp lý và việc thực hiệnchiến lược đảm bảo hiệu quả

Lý do chọn đề tài “Triển khai thực hiện chiến lược đấu thầu cung cấp vật tư, thiết bị tại Cơng ty TNHH Minh Thành”: Đấu thầu trong cung

cấp vật tư máy mĩc thiết bị cho ngành dầu khí hàng hải cĩ vai trị hết sứcquan trọng đối với sự phát triển của ngành dầu khí hàng hải nĩi riêng vàngành cơng nghiệp nước ta nĩi chung Để tồn tại và phát triển, doanh nghiệpkhơng những cần cĩ một chiến lược đấu thầu đúng đắn, phù hợp mà cịn phảitriển khai thực hiện chiến lược một cách hiệu quả để mang lại lợi ích caonhất

Mục tiêu đề tài: đánh giá được hiệu quả triển khai chiến lược đấu

thầu của cơng ty Qua đĩ cĩ thể phân tích và đưa ra một số giải pháp, kiếnnghị về chiến lược đấu thầu của cơng ty

Phương pháp nghiên cứu: phân tích ma trận SWOT, phỏng vấn, thu

thập thơng tin, tra cứu số liệu, tài liệu và tham gia vào quá trình làm việc tạicơng ty

Phạm vi nghiên cứu: hoạt động đấu thầu của cơng ty năm 2007,

2008, 2009

Kết cấu chuyên đề: gồm 4 chương:

- Chương I: Cơ sở lý luận

- Chương II: Giới thiệu chung về cơng ty

- Chương III: Thực trạng về triển khai chiến lược đấu thầu củacơng ty

- Chương IV: Giải pháp và kiến nghị

Sinh viên thực hiện

Trần Minh Tiến

CHƯ ƠNG I :

CƠ SỞ LÝ LUẬN1.1 ĐẤU THẦU

1.1.1 Khái niệm đấu thầu

Đấu thầu là quá trình lựa chọn nhà thầu đáp ứng các yêu cầu của bênmời thầu để thực hiện gói thầu thuộc các dự án quy định trên cơ sở bảo đảmtính cạnh tranh, công bằng, minh bạch và hiệu quả kinh tế

1.1.2 Điều kiện tham gia đấu thầu

Nhà thầu tham gia đấu thầu đối với một gói thầu phải có đủ các điềukiện sau đây:

 Có tư cách hợp lệ:

- Nhà thầu là tổ chức có tư cách hợp lệ khi có đủ các điều kiện sau:

+ Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, giấy chứng nhận đầu tưđược cấp theo quy định của pháp luật hoặc có quyết định thành lậpđối với các tổ chức không có đăng ký kinh doanh trong trường hợp

là nhà thầu trong nước, có đăng ký hoạt động do cơ quan có thẩmquyền của nước mà nhà thầu mang quốc tịch cấp trong trường hợp

là nhà thầu nước ngoài

+ Hạch toán kinh tế độc lập

+ Không bị cơ quan có thẩm quyền kết luận về tình hình tài chínhkhông lành mạnh, đang lâm vào tình trạng phá sản hoặc nợ đọngkhông có khả năng chi trả; đang trong quá trình giải thể

- Nhà thầu là cá nhân có tư cách hợp lệ khi có đủ các điều kiện sau:

+ Năng lực hành vi dân sự đầy đủ theo quy định pháp luật củanước mà cá nhân đó là công dân

+ Đăng ký hoạt động hợp pháp hoặc chứng chỉ chuyên môn phùhợp do cơ quan có thẩm quyền cấp

+ Không bị truy cứu trách nhiệm hình sự

 Chỉ được tham gia trong một hồ sơ dự thầu đối với một góithầu với tư cách là nhà thầu độc lập hoặc là nhà thầu liên danh Trườnghợp liên danh phải có văn bản thỏa thuận giữa các thành viên, trong đóquy định rõ người đứng đầu của liên danh, trách nhiệm chung và tráchnhiệm riêng của từng thành viên đối với công việc thuộc gói thầu.

 Đáp ứng yêu cầu nêu trong thông báo mời thầu hoặc thư mờithầu của bên mời thầu

 Bảo đảm cạnh tranh trong đấu thầu theo quy định Luật đấuthầu

Nhà thầu khi tham gia đấu thầu các gói thầu thuộc dự án sử dụngvốn Nhà nước phải bảo đảm các yêu cầu về tính cạnh tranh sau:

+ Nhà thầu tư vấn lập báo cáo nghiên cứu khả thi không được thamgia đấu thầu cung cấp dịch vụ tư vấn lập thiết kế kỹ thuật của dự

án, nhà thầu tư vấn đã tham gia thiết kế kỹ thuật của dự án khôngđược tham gia đấu thầu các bước tiếp theo, trừ trường hợp đối vớigói thầu EPC (thiết kế, cung cấp thiết bị, vật tư và xây lắp)

+ Nhà thầu tham gia đấu thầu phải độc lập về tổ chức, không cùngphụ thuộc vào một cơ quan quản lý và độc lập về tài chính với nhàthầu tư vấn lập hồ sơ mời thầu, đánh giá hồ sơ dự thầu

+ Nhà thầu tư vấn giám sát thực hiện hợp đồng phải độc lập về tổchức, không cùng phụ thuộc vào một cơ quan quản lý và độc lập

về tài chính với nhà thầu thực hiện hợp đồng

+ Nhà thầu tham gia đấu thầu các gói thầu thuộc dự án phải độc lập

về tổ chức, không cùng phụ thuộc vào một cơ quan quản lý và độclập về tài chính với chủ đầu tư của dự án

1.2 CHIẾN LƯỢC KINH DOANH

1.2.1 Khái niệm chiến lược kinh doanh

Chiến lược kinh doanh là phương hướng kinh doanh và quy mô củamột tổ chức trong dài hạn, mang lại lợi thế cho tổ chức thông qua việc sắpxếp tối ưu các nguồn lực trong một môi trường cạnh tranh nhằm đáp ứng nhucầu thị trường và kỳ vọng của nhà quản trị

Chiến lược kinh doanh cho thấy nơi mà doanh nghiệp cố gắng vươntới trong dài hạn, doanh nghiệp phải cạnh tranh trên thị trường nào và nhữngloại hoạt động nào doanh nghiệp thực hiện trên thị trường đó, doanh nghiệp

sẽ làm thế nào để hoạt động tốt hơn so với các đối thủ cạnh tranh, nhữngnguồn lực cần phải có như kỹ năng, tài sản, tài chính, các mối quan hệ, nănglực kỹ thuật, trang thiết bị…, những nhân tố từ môi trường bên ngoài, nhữnggiá trị và kỳ vọng của nhà quản trị

1.2.2 Vai trò của chiến lược kinh doanh đối với doanh nghiệp

Chiến lược kinh doanh là bộ phận quan trọng nhất trong toàn bộ chiếnlược của doanh nghiệp Các bộ phận khác của chiến lược chung phải căn cứvào chiến lược kinh doanh để xây dựng và hiệu chỉnh

Chiến lược kinh doanh có ý nghĩa hết sức quan trọng đến sự tồn tại vàphát triển của doanh nghiệp Nó định ra được các mục tiêu lớn, theo đó cầnphải huy động hợp lý các nguồn lực cả ngắn hạn và dài hạn Nó đảm bảo chocác kế hoạch không bị lạc hướng Chiến lược kinh doanh được xây dựng vàthực hiện tốt sẽ giúp doanh nghiệp thu được nhiều lợi nhuận, tận dụng đượccác cơ hội kinh doanh, chủ động đối phó, thích ứng với môi trường kinhdoanh và có chỗ đứng vững chắc, an toàn trên thị trường

1.3 QUY TRÌNH TRIỂN KHAI THỰC HIỆN CHIẾN LƯỢC KINH DOANH

1.3.1 Điều chỉnh cơ cấu tổ chức

Chiến lược nhằm tạo ra lợi thế cạnh tranh, vì vậy thiết kế tổ chức phùhợp với chiến lược, hoàn cảnh, mục tiêu kế hoạch là rất quan trọng Thiết kế

tổ chức bao gồm việc lựa chọn cơ cấu, kết hợp cơ cấu tổ chức với hệ thốngkiểm tra giúp các nhà quản trị có thể phối hợp hoạt động của nhiều bộ phận,

cá nhân đảm bảo thực hiện chiến lược hiệu quả nhất

Quy trình điều chỉnh, thiết kế cơ cấu tổ chức như sau:

- Làm rõ các mục tiêu (nhiệm vụ) chiến lược quan trọng, các hoạtđộng then chốt của doanh nghiệp

- Nghiên cứu mối quan hệ giữa các hoạt động chiến lược và mốiquan hệ giữa chúng

- Đánh giá mô hình cơ cấu tổ chức đang áp dụng trong mối quan hệvới việc hoàn thành mục tiêu chiến lược mới.

- Lựa chọn mô hình chiến lược mới và cách thức thiết lập nó

- Thiết lập mô hình tổ chức mới phù hợp với chiến lược và đảm bảo

sự phối hợp giữa các bộ phận

- Xác định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn giữa các bộ phận

1.3.2 Phân phối nguồn lực

Nguồn lực là các điều kiện cần có về con người và các phương tiệncần thiết khác để đảm bảo duy trì và phát triển doanh nghiệp theo các mụctiêu đã xác định như nguồn nhân lực, tài chính, vật chất, công nghệ, thiếtbị…

Phân phối nguồn lực là quá trình cân đối và cân đối lại các nguồn lực,đánh giá, điều chỉnh nguồn lực đảm bảo phù hợp và tạo điều kiện thực hiệncác nhiệm vụ chiến lược hiệu quả

1.3.3 Xây dựng chính sách kinh doanh

Chính sách kinh doanh phương cách, đường lối, phương hướng dẫndắt hành động bao gồm các nguyên tắc chỉ đạo, lời hướng dẫn, quy tắc và thủtục được thiết lập nhằm hỗ trợ và thúc đẩy việc thực hiện các mục tiêu chiếnlược đã xác định

Xây dựng chính sách kinh doanh phải đảm bảo các yêu cầu sau:

- Phải phù hợp với chiến lược và phục vụ cho thực hiện các mục tiêucủa chiến lược

- Phải chi tiết, rõ ràng, gắn với từng thời kỳ cụ thể

- Phải có câu trả lời cho những nghi vấn hằng ngày và là cơ sở để xâydựng và thực hiện các kế hoạch ngắn hạn hơn

- Phải bao quát được các lĩnh vực cơ bảnh nhất trong tổ chức

1.3.4 Thiết lập các kế hoạch ngắn hạn

Các kế hoạch hành động ngắn hạn sẽ giúp cho việc chuyển các mụctiêu dài hạn thành những mục tiêu và hành động ngắn hạn Nó hướng dẫn

cho các thành viên trong tổ chức cần làm gì, lúc nào và thực hiện như thếnào, giúp hoàn thành nhiệm vụ tốt hơn và tạo lợi thế cạnh tranh hơn cho tổchức.

Một kế hoạch ngắn hạn gồm các nhân tố quan trọng sau:

- Các mục tiêu ngắn hạn trong hệ thống mục tiêu dài hạn của tổ chức

- Những giải pháp và hành động cần thực hiện trong thời kỳ kế hoạchđược nêu ra rõ ràng và cụ thể

- Khung thời gian thực hiện các hành động

- Bộ phận, cá nhân chịu trách nhiệm thực hiện các hành động

Các kế hoạch ngắn hạn sẽ đảm bảo cho tổ chức chủ động trong dự trữ

và sử dụng tối ưu hiệu quả các nguồn lực trong suốt thời kỳ chiến lược, làcông cụ để kiểm soát chiến lược trong ngắn hạn

1.3.5 Quản trị sự thay đổi

Trong giai đoạn kinh doanh toàn cầu, sự thay đổi nhanh chóng về côngnghệ, môi trường cạnh tranh, nhu cầu khách hàng… khiến doanh nghiệpbuộc phải cần có những sự thay đổi để thích nghi, phù hợp và tồn tại trên thịtrường Khi xét thấy cần thiết có sự thay đổi, nhà quản trị phải xác định cácnhân tố và định hướng đường lối hành động cho sự thay đổi, đảm bảo phùhợp với hoàn cảnh và mục tiêu của tổ chức

1.3.6 Phối hợp thực hiện chiến lược

Khi chiến lược được triển khai hành động, điều quan trọng là sự phốihợp giữa các nhà quản trị, các cấp lãnh đạo, các thành viên, các bộ phận vớinhau một cách khoa học, thuận lợi và hiệu quả, mà nhân tố cần thiết là sựphân chia nghiã vụ, quyền han, trách nhiệm, lợi ích và ý thức hành động củatoàn thể tổ chức

CHƯƠNG II:

GIỚI THIỆU CHUNG VỀ CÔNG TY TNHH MINH THÀNH

2.1 GIỚI THIỆU VỀ CÔNG TY TNHH MINH THÀNH

2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển của công ty

Bà Rịa- Vũng Tàu là một tỉnh có thế mạnh về kinh tế biển, du lịch vàdầu khí Đặc biệt với tiềm năng dầu khí, các doanh nghiệp hoạt động tronglĩnh vực dầu khí đóng vai trò rất quan trọng trong việc phát triển ngành côngnghiệp mũi nhọn này

Nhận thấy được tiềm năng đó, năm 1993 Công ty Minh Thành đượcthành lập và đi vào hoạt động kinh doanh trong lĩnh vực cung cấp hàng hóa,máy móc thiết bị ngành khai thác dầu khí Trong thời gian gần đây khi côngviệc kinh doanh của công ty ngày càng ổn định và phát triển, công ty đã vàđang xây dựng nhiều kế hoạch nhằm mở rộng quy mô hoạt động của mìnhnhư đầu tư vào lĩnh vực tài chính, hợp tác đầu tư xây dựng cơ bản…

Tên công ty: Công ty TNHH Minh Thành Tên tiếng Anh: Minh Thanh CompanyTên viết tắt: MTC

Trụ sở: 53/59 Lê Hồng Phong, P.7, TP Vũng Tàu, BR-VT Điện thoại: + 84 64 3849404

Fax: + 84 64 3853884Email: mtcvt@vnn.vn ; minhthanhco-lmt@hcm.vnn.vnWebsite: http://www.minhthanhco.com

Mã số thuế: 3500297379Vốn điều lệ: 10.000.000.000 đồng

2.1.2 Chức năng của công ty

- Cung cấp máy móc, thiết bị, vật tư…

- Đầu tư về tài chính bằng cách mua cổ phần của các công ty khác

- Cung cấp các dịch vụ về bảo trì, sửa chữa máy móc thiết bị …

2.1.3 Nhiệm vụ của công ty

- Hoạt động theo đúng chức năng đã đăng ký trong giấy chứng nhậnđăng ký kinh doanh

- Tuân thủ đúng quy định của pháp luật, các chính sách, chế độ của Nhànước và thực hiện đầy đủ nghĩa vụ đối với Nhà nước

- Thực hiện tốt các chức năng, đổi mới chính sách của công ty và khôngngừng tăng cường quan hệ hợp tác nhằm mở rộng quy mô hoạt động kinhdoanh

2.1.4 Cơ cấu bộ máy quản lý của công ty

2.1.4.1 Sơ đồ bộ máy quản lý

Sơ đồ 2.1: Cơ cấu bộ máy tổ chức quản lý

Nguồn: Hồ sơ công ty – Công ty TNHH Minh Thành

2.1.4.2 Chức năng nhiệm vụ các phòng ban

PHÒNG

KẾ TOÁNPHÒNG

KỸ THUẬT

- Phê duyệt công văn, chứng từ, ký kết hợp đồng… và chịu tráchnhiệm trước công ty và pháp luật về những quyết định của mình.

- Ban hành các quy chế quản lý, các quy định, nội quy công ty

- Thực hiện việc tuyển dụng nhân viên quản lý, các trưởng phòngban

- Trên cơ sở tham mưu của các phòng ban, Giám đốc là người raquyết định về các vần đề đối nội, đối ngoại của công ty

- Hoạch định các kế hoạch, chiến lược kinh doanh

- Tìm kiếm khách hàng, liên hệ, tiếp xúc, gặp gỡ khách hàng, nhàcung cấp và đối tác kinh doanh của công ty

- Thu thập thông tin, theo dõi các gói thầu, dự án mới và các laọivật tư thiết bị yêu cầu cho từng dự án

- Lập kế hoạch nhu cầu vốn cho các gói thầu, dự án và cung cấpthông tin cho các phòng ban để thực hiện

- Tổ chức, thực hiện các công việc, thủ tục với khách hàng như:yêu cầu báo giá đối với nhà cung cấp, tham gia đấu giá, đấuthầu, đàm phán, thương lượng về các điều khoản hợp đồng, thựchiện các thủ tục về xuất nhập khẩu, giao nhận hàng hóa, bảohành…

- Thực hiện việc tuyển dụng nhân viên kinh doanh

- Lập báo cáo tình hình kinh doanh của bộ phận hàng kỳ trìnhGiám đốc

- Tham mưu cho Giám đốc về hoạt động kinh doanh cũng như các

dự án kinh doanh của công ty

- Thực hiện các công việc lắp đặt, vận hành, bảo hành, bảo trì, sửachữa máy móc thiết bị cho khách hàng.

- Thực hiện việc tuyển dụng nhân viên và quản lý tài sản công ty

- Lập các báo cáo tài chính, báo cáo thuế hàng kỳ

- Phân tích các chỉ tiêu tài chính, hiệu quả kinh doanh và thammưu cho Giám đốc về tình hình tài chính, kết quả kinh doanhcủa công ty

2.1.5 Quy trình mua bán hàng hoá của công ty

Sơ đồ 2.2: Quy trình mua bán hàng hóa

Nguồn: Hồ sơ kinh doanh - Công ty TNHH Minh Thành

Chuyển bán thẳng cho khách hàng

Xuất hóa

đơn

Làm thủ tục nhập khẩu

Ký kết hợp đồng với khách hàng

Bảo lãnh thực hiện hợp đồng

Khách hàng của công ty phần lớn là những công ty hoạt động trongngành dầu khí, mua hàng theo hình thức mời thầu, công ty phải qua một quátrình tham gia đấu thầu trước khi tiến hành cung cấp hàng hóa như mua hồ

sơ mời thầu, làm thủ tục bảo đảm dự thầu, làm hồ sơ tham dự thầu gồm phần

kỹ thuật và phần thương mại với các điều kiện về giá cả, quy cách hàng hóa,thông số kỹ thuật, giao hàng, thanh toán… như yêu cầu trong hồ sơ mời thầu

2.2 ĐÁNH GIÁ CHUNG HOẠT ĐỘNG KINH DOANH CỦA

CÔNG TY

2.2.1 Tình hình hoạt động kinh doanh của công ty

Nhìn chung, tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty pháttriển tương đối ổn định Tổng lợi nhuận trước thuế năm 2009 so với năm

2008 tăng 16.150.031 đồng tương ứng 15,84% Tuy nhiên so với năm 2007thì doanh thu và lợi nhuận của công ty có phần giảm sút hơn

Bảng 2.1: Doanh thu và lợi nhuận công ty

ĐVT: đồng

1 Doanh thu thuần 9.305.014.581 9.835.407.821 9.733.614.177

2 Lợi nhuận ròng 136.629.995 101.931.736 118.081.767

Nguồn: Báo cáo kết quả kinh doanh – Công ty TNHH Minh Thành

Biểu đồ 2.1: Tỉ lệ thị phần khách hàng

Ngành dầu khí hàng hảiNgành công nghiệp khác

Nguồn: Hồ sơ kinh doanh - Công ty TNHH Minh Thành

2.2.2 Định hướng trước mắt và lâu dài

Tốc độ tăng trưởng của công ty tương đối tốt, tuy nhiên công ty cầnchú trọng tập trung tối đa vào hoạt động kinh doanh, mở rộng mạng lưới tiêuthụ nhằm đạt được hiệu quả tốt nhất mang lại từ hoạt động kinh doanh chocông ty

Trước mắt, công ty sẽ tập trung đẩy mạnh lĩnh vực cung cấp máy mócthiết bị cho ngành dầu khí, hàng hải vì đây là lĩnh vực chủ chốt và quantrọng, mang lại hiệu quả cao nhất Tiếp thị và mở rộng mạng lưới phân phốicho các doanh nghiệp thuộc các ngành công nghiệp khác ngoài ngành côngnghiệp hàng hải, dầu khí

Trong tương lai, công ty chủ trương tham gia vào một số lĩnh vực mớithông qua những phương án mang tính chất khả thi cao như: lĩnh vực đầu tư,tài chính, bất động sản, du lịch…

2.2.3 Thuận lợi và khó khăn

Dầu khí là một ngành có nhiều tiềm năng và mang lại nhiều cơ hội đầu

tư, ngoài ra còn được hưởng các chính sách ưu đãi của Chính phủ như ưu đãi

về thuế nhập khẩu đối với hàng hóa nhập khẩu cho khai thác dầu khí…

Là một trong những doanh nghiệp tiên phong trong lĩnh vực kinhdoanh cung cấp máy móc thiết bị cho ngành dầu khí nên hiện tại cùng vớikinh nghiệm và uy tín của mình, công ty đã thiết lập được nhiều mối quan hệhợp tác với các công ty trong và ngoài nước Vì vậy khi xảy ra khủng hoảngkinh tế toàn cầu, công ty đã có những biện pháp giữ vững hoạt động vàkhông chịu ảnh hưởng đáng kể của cuộc khủng hoảng này

Nguồn nhân lực của công ty có trình độ chuyên môn cao và rộng,ngoài công việc của mình, cá nhân và bộ phận còn tham mưu cho các cấpquản lý giúp cấp quản lý có thể đưa ra quyết định đúng đắn

Ngoài ra, công ty cũng có những khó khăn do nguồn tài chính và nhânlực chưa đủ nhiều và mạnh Hơn nữa, do đây là lĩnh vực nhiều tiềm năng nên

sự cạnh tranh của thị trường cũng ngày càng gay gắt hơn

CHƯƠNG III:

THỰC TRẠNG VỀ TRIỂN KHAI THỰC HIỆN CHIẾN LƯỢC ĐẤU THẦU CUNG CẤP VẬT TƯ, THIẾT BỊ

TẠI CÔNG TY TNHH MINH THÀNH

3.1 QUÁ TRÌNH TRIỂN KHAI THỰC HIỆN CHIẾN LƯỢC ĐẤU THẦU CỦA CÔNG TY

3.1.1 Cơ cấu tổ chức thực hiện chiến lược đấu thầu của công ty

Sơ đồ 3.1: Quy trình tổ chức đấu thầu

Nguồn: Quy trình tổ chức đấu thầu – Công ty TNHH Minh Thành

Đấu thầu nói chung và đấu thầu cung ứng vật tư, máy móc thiết bị chongành dầu khí hàng hải là hết sức phức tạp, đòi hỏi phải được tổ chức chặt

Kiểm tra, xét duyệt phương án

Phòng Kinh Doanh

Lập hồ sơ dự thầu, tham gia dự thầu

duyệt

Đàm phán hợp đồng với khách hàng, đặt hàng nhà sản xuất

chẽ ở tất cả các khâu từ nghiên cứu thị trường, tìm kiếm thông tin mời thầu,tham dự thầu… đến khâu cuối cùng là thực hiện gói thầu theo kế hoạch củachủ đầu tư Để thực hiện công tác tham gia dự thầu, co cấu tổ chức và quytrình thực hiện công tác dự thầu của công ty được tổ chức như sau:

Phòng Kinh Doanh: Tìm kiếm thông tin đấu thầu, mua hồ sơ mời

thầu

Nhân viên Phòng Kinh Doanh được giao nhiệm vụ nghiên cứu thịtrường, tìm kiếm các thông tin, phát hiện ra những thông báo mời thầu mới

từ nhiều nguồn tin khác nhau Sau đó, tiến hành trình Giám đốc duyệt mua

Hồ sơ mời thầu

Phòng Kinh doanh: Xác định năng lực của công ty và lập phương án

dự thầu

Sau khi đã có hồ sơ mời thầu cung cấp hàng hoá dịch vụ từ kháchhàng, Phòng Kinh Doanh sẽ liên hệ với nhà sản xuất, nhà phân phối và kếthợp với Phòng Kỹ thuật, Phòng Kế toán, Giám đốc công ty đánh giá và xácđịnh năng lực của công ty có đáp ứng nhu cầu của khách hàng hay không, vềchủng loại vật tư, máy móc thiết bị, kinh nghiệm, tài chính, nhân lực, tiếnđộ…

Phòng Kinh Doanh sẽ tiến hành lập phương án dự thầu: dự toán chiphí thực hiện, giá bán, doanh thu và lợi nhuận dự kiến đạt được, đồng thời đềxuất sự hỗ trợ của các phòng ban trong việc huy động vốn, nhân sự, các thủtục…

Trường hợp nếu xét không đủ năng lực thực hiện dự thầu thì sẽ từ chốihoặc có thể dự thầu một sản phẩm cùng loại khác nếu khách hàng chấp nhận

Phòng Kỹ thuật, Phòng Kế toán, Giám đốc: Kiểm tra, xét duyệt

phương án dự thầu

Phương án dự thầu sau khi lập sẽ được chuyển đến Phòng Kỹ thuật,Phòng Kế toán kiểm tra các chi tiết về kỹ thuật, thương mại, giá trị dự thầu…

và trình lên Giám đốc xét duyệt

Phòng Kinh doanh: lập hồ sơ chào thầu

1

2

3

4

Căn cứ trên phương án dự thầu được duyệt, Phòng Kinh doanh tiếnhành lập hồ sơ chào thầu, trong đó quy định rõ về hoàng hoá dịch vụ cungcấp, giá cả, điều kiện giao hàng, thời gian thực hiện, thời hạn thanh toán, bảohành… Hồ sơ chào thầu phải được trình Giám đốc xét duyệt trước khi gửicho khách hàng.

Theo dõi và thu thập thông tin phản hồi từ khách hàng

Trong các bước trên, mọi giấy tờ, công văn, biên bản…giao dịch cầnphải được lưu giữ để làm căn cứ ký kết hợp đồng

3.1.2 Nguồn lực thực hiện chiến lược đấu thầu của công ty

Nguồn lực đóng vai trò cốt lõi trong các chiến lược của công ty nóichung và chiến lược đấu thầu nói riêng

Về nhân lực: Công ty có đội ngũ chuyên viên kinh doanh và các cán

bộ, chuyên gia kỹ thuật có trình độ và nhiều kinh nghiệm, đồng thời thườngxuyên cập nhật những thông tin về công nghệ mới Điều này giúp cho công

ty có thể đưa ra cho khách hàng các sản phẩm đạt đúng tiêu chuẩn kỹ thuậtyêu cầu với chi phí tốt nhất

Về tài chính: Công ty có nguồn tài chính tương đối ổn định, đồng thời

có mối quan hệ uy tín với nghiều tổ chức ngân hàng, tín dụng nên việc huyđộng vốn cần thiết để thực hiện chiến lược đấu thầu tương đối thuận lợi Tuynhiên nguồn vốn này có thể gây khó khăn cho công ty khi thực hiện dự thầunhững gói thầu giá trị lớn

5

Về cơ sở vật chất: các phòng ban trong công ty được trang bị đầy đủ

máy móc thiết bị văn phòng đảm bảo phục vụ tốt cho thực hiện các công việc

dự thầu Mỗi thành viên đều được trang bị những phương tiện cần thiết phùhợp với từng nhiệm vụ được phân công

3.1.3 Chính sách đấu thầu của công ty

Để thực hiện chiến lược đấu thầu với mục tiêu thắng thầu và mang lạilợi nhuận cao nhất, chính sách đấu thầu của công ty được vạch ra gồm cáchướng dẫn, quy trình với nguyên tắc kịp thời, chính xác và hiệu quả

Chính sách đấu thầu của công ty được thể hiện như sau:

- Thu thập thông tin về đấu thầu một cách nhanh chóng thông quacác mối quan hệ, các phương tiện thông tin, báo chí…

- Tập trung vào các yêu cầu của khách hàng, đặc biệt là yêu cầu kỹthuật cho vật tư, máy móc thiết bị cung cấp, đảm bảo dự thầu và cungcấp sản phẩm đạt tiêu chuẩn chất lượng và đúng kỹ thuật quy địnhtrong hồ sơ mời thầu

- Tính toán và đưa ra mức giá dự thầu hợp lý, có nhiều khả năngtrúng thầu và đảm bảo mang lại lợi nhuận cho công ty, thông qua Bảngtính hiệu quả dự thầu

- Đưa ra các điều kiện về thương mại, giao hàng, thanh toán mộtcách ưu đãi nhất có thể và đáp ứng được yêu cầu của khách hàng

- Lập hồ sơ dự thầu theo đúng yêu cầu như trong hồ sơ mời thầu, cácthành phần và thông tin của hồ sơ dự thầu như phần kỹ thuật, phầnthương mại, biểu giá dự thầu… phải rõ ràng, chính xác

- Thực hiện tốt các gói thầu đã trúng thầu nhằm nâng cao uy tín vàkhả năng của công ty, là điểm mạnh cho những lần tham dự thầu sau

- Trong mỗi công việc phải thực hiện theo quy trình cụ thể, rõ ràng,đảm bảo tránh được những sai sót có thể xảy ra

- Báo cáo với lãnh đạo cấp trên những thông tin về đấu thầu mộtcách kịp thời, chính xác và tham mưu, trao đổi để giúp ban lãnh đạođưa ra các quyết định đúng đắn

Bảng 3.1: Bảng tính hiệu quả dự thầu

1 Tổng doanh thu Chi tiết hàng hoá, thuế, tỉ giá…

- Giá mua Chi tiết hàng hoá, thuế, tỉ giá…

- Chi phí mua Chi phí nhập hàng, vận chuyển

6 Chi phí

- Chi phí bán hàng Vận chuyển, giao nhận, lắp đặt…

- Chi phí quản lý Khấu hao, lương nhân viên, dụng cụ…

- Chi phí tài chính Lãi vay…

Phòng Kỹ Thuật Phòng Kế Toán Phòng Kinh Doanh

Xét duyệt của Giám đốc

Nguồn: Quy trình tham gia đấu thầu – Công ty TNHH Minh Thành

3.1.4 Các kế hoạch ngắn hạn cho thực hiện đấu thầu

Căn cứ vào các hồ sơ mời thầu của khách hàng, các phòng ban trongcông ty tiến hành lên các kế hoạch ngắn hạn cho việc thực hiện tham dự thầugồm:

- Lập kế hoạch liên hệ với các nhà sản xuất để thu thập thông tin

về hàng hóa như giá cả, thông số kỹ thuật, điều kiện thương mại…tương ứng với các yêu cầu trong hồ sơ mời thầu

- Lập kế hoạch dự thầu gồm giá dự kiến, hàng hóa cung cấp, thờigian dự thầu, bảo lãnh dự thầu…

- Phân công nhiệm vụ cụ thể cho từng cá nhân, từng phòng ban đểthực hiện và phối hợp thực hiện

3.1.5 Thực hiện tham gia đấu thầu cung cấp vật tư, thiết bị 3.1.5.1 Lựa chọn gói thầu phù hợp

Để đảm bảo khả năng trúng thầu, trước khi tham gia dự thầu, công tytiến hành nghiên cứu và xem xét để lựa chọn những gói thầu phù hợp vớitiềm lực, năng lực của công ty, bảo đảm hiệu quả khi tham dự thầu

Công ty tiến hành nghiên cứu thông báo mời thầu của bên mời thầutrên các phương tiện thông tin đại chúng như: báo, đài, tivi, trên các trangthông tin điện tử của bộ, ngành…

- Yêu cầu của chủ đầu tư được nêu trong hồ sơ mời thầu: cần cungcấp loại thiết bị gì, số lượng bao nhiêu, những tiêu chuẩn kỹ thuậtcủa thiết bị, yêu cầu của chủ đầu tư đối với năng lực của nhà thầunhư thế nào…

- Năng lực hiện tại của công ty như thế nào, có đáp ứng được cácyêu cầu của khách hàng hay không, và có biện pháp như thế nào để

có thể đáp ứng được

- Tình hình thị trường và năng lực của đối thủ cạnh tranh của công

ty trong việc cung cấp các sản phẩm cùng loại

3.1.5.2 Lập hồ sơ dự thầu

Đây là giai đoạn quan trọng quyết định sự thành công hay thất bại củacông ty khi tham gia dự thầu Sau khi bên mời thầu có thông báo mời thầu vàcông ty đã tìm hiểu kỹ các thông tin liên quan tới gói thầu thì công ty đã tiến

hành mua hồ sơ mời thầu Trong hồ sơ mời thầu do bên mời thầu cung cấp

đã ghi đầy đủ, rõ ràng các nội dung và các yêu cầu đối với các nhà thầu khitham gia dự thầu Các nội dung thường có trong hồ sơ mới thầu đó là: cácyêu cầu về loại vật tư, máy móc thiết bị, tính năng kỹ thuật, nguồn gốc xuất

xứ, các quy định về giá dự thầu, các điều kiện thương mại, tiêu chuẩn đánhgiá, một số chỉ dẫn đối với nhà thầu…

Để quá trình lập hồ sơ dự thầu diễn ra nhanh chóng, kịp tiến độ và đạthiệu quả cao, công ty đã phân rõ nhiệm vụ của từng các nhân, từng bộ phận,mỗi bộ phận đảm nhận một phần cụ thể thuộc chuyên môn của mình

Hồ sơ dự thầu bao gồm một số nội dung chính sau đây:

- Đơn dự thầu: Nội dung của Đơn dự thầu được quy định trong hồ sơmời thầu, trong đó nêu rõ việc đề nghị được dự thầu, các cam kết

dự thầu và thời gian hiệu lực của hồ sơ dự thầu

- Hồ sơ dự thầu phần kỹ thuật: bao gồm các tài liệu về thông số vàđặc tính kỹ thuật của sản phẩm, các giải pháp kỹ thuật, công nghệ,các giấy tờ liên quan tới nguồn gốc hàng hóa và chứng chỉ của nhàsản xuất, tổ chức thi công lắp đặt, đào tạo và chuyển giao côngnghệ, tiến độ thực hiện hợp đồng, giấy phép, hồ sơ năng lực kinhnghiệm của công ty…

- Hồ sơ dự thầu phần thương mại: gồm các điều khoản, điều kiện vềthương mại như: giá dự thầu, thời hạn giao hàng, điều kiện giaohàng, thời hạn thanh toán, hình thức thanh toán, hình thức hợpđồng… theo như yêu cầu trong hồ sơ mời thầu

- Bảo lãnh dự thầu: thể hiện số tiền bảo lãnh và thời hạn bảo lãnhquy định trong hồ sơ mời thầu, thông thường thì Bảo lãnh dự thầu

sẽ do một ngân hàng cấp khi công ty đề nghị ngân hàng cấp Bảolãnh dự thầu

3.1.5.3 Gửi hồ sơ dự thầu và tham gia mở thầu

Sau khi hoàn thành hồ sơ dự thầu, công ty nhanh chóng gửi bộ hồ sơtheo đúng ngày, giờ, địa điểm đã quy định của bên mời thầu

Sau thời điểm đóng thầu, bên mời thầu sẽ tiến hành xem xét các hồ sơ

dự thầu và mở thầu với sự tham dự của các nhà thầu Sau khi mở thầu, đạidiện tham dự thầu của các nhà thầu sẽ ký vào Biên bản mở thầu được lập bởingười đại diện mở thầu của bên mời thầu

3.1.5.4 Thương thảo và ký kết hợp đồng

Sau khi xem xét, đánh giá, xếp hạng các hồ sơ dự thầu, bên mời thầu

sẽ công bố nhà thầu trúng thầu Để đảm bảo tính nghiêm túc trong quá trìnhthực hiện hợp đồng, trong thời gian quy định sau ngày nhận được thông báotrúng thầu, nhà thầu phải tiến hành thực hiện bảo lãnh thực hiện hợp đồngvới số tiền và thời gian theo quy định Hai bên sẽ tiến hành sắp xếp thời gian,địa điểm để thương thảo các điều kiện hợp đồng gồm các điều kiện về hànghóa, giao nhận hàng, thanh toán và các điều khoản pháp lý khác…sau đó haibên sẽ nhất trí đi đến ký kết hợp đồng

3.1.5.5 Triển khai thực hiện gói thầu

Sau khi hợp đồng được ký kết, công ty sẽ nhanh chóng bắt tay vào triểnkhai thực hiện gói thầu và các điều khoản đã được thỏa thuận trong hợp đồng,đảm bảo hợp đồng được thực hiện và hoàn thành theo đúng kế hoạch, đúngyêu cầu của khách hàng

Công việc được các bộ phận phối hợp với nhau để cùng thực hiện, từkhâu nhập khẩu từ nhà cung cấp, nhà sản xuất đến khi giao hàng cho kháchhàng đều được phân công cụ thể và thực hiện theo đúng tiến độ kế hoạch đãđặt ra

3.2 PHÂN TÍCH, ĐÁNH GIÁ CHIẾN LƯỢC ĐẤU THẦU CỦA CÔNG

TY

3.2.1 Phân tích xác suất trúng thầu của công ty

Xác suất trúng thầu là một nhân tố quan trọng trong đánh giá việc triểnkhai chiến lược đấu thầu cũng như tình hình tham dự thầu cung cấp vật tưmáy móc thiết bị của công ty Căn cứ vào xác suất trúng thầu, ta có thể thấyđược khả năng trúng thầu của công ty so với tổng số lượng và giá trị dự thầu

Từ đó có thể đánh giá được tình hình dự thầu và đưa ra các phương án tốthơn

3.2.1.1 Xác suất trúng thầu theo số lượng gói thầu

Bảng 3.2: Tỉ trọng trúng thầu theo số lượng gói thầu

STT Chỉ tiêu Năm 2007 Năm 2008 Năm 2009

Như vậy xác suất trúng thầu theo số lượng gói thầu tham dự thầu tăng dần qua các năm Năm 2009, tuy số lượng dự thầu có giảm so với năm 2008 nhưng xác suất trúng thầu lại tăng cao hơn, điều này cho thấy tình hình dự thầu của công ty đã ngày càng được thực hiện tốt và hiệu quả

3.2.1.2 Xác suất trúng thầu theo giá trị dự thầu

Xác suất trúng thầu thể hiện khả năng trúng thầu cũng như hiệu quảcủa chiến lược đấu thầu của công ty Nhưng nếu chỉ căn cứ vào xác suấttrúng thầu theo số lượng các gói thầu tham dự thì không thể kết luận đượctình hình dự thầu và hiệu quả chiến lược đấu thầu của công ty Vì vậy, cần

phải xem xét cả xác suất trúng thầu theo giá trị các gói thầu để có đượcnhững phân tích, đánh giá và kết luận chính xác nhất.

Bảng 3.3: Tỉ trọng trúng thầu theo giá trị dự thầu

Nguồn: Dữ liệu đấu thầu – Công ty TNHH Minh Thành

Biểu đồ 3.2: Xác suất trúng thầu theo giá trị dự thầu

24 24.5 25 25.5 26 26.5 27 27.5 28 28.5 29

2007 2008 2009

Qua bảng trên ta thấy giá trị trúng thầu và xác suất trúng thầu theo giátrị dự thầu năm 2007 lần lượt là 9.035.014.581 đồng, xác suất 25,86%, năm

2008 là 9.835.407.821 đồng, xác suất 26,44%, năm 2009 là 9.733.614.177đồng, xác suất 28,92% Điều này chứng tỏ tỉ trọng giá trị trúng thầu tăng dầnqua các năm Năm 2009, mặc dù giá trị dự thầu thấp hơn năm 2008 nhưng tỉtrọng trúng thầu tăng cao hơn năm 2008, cho thấy công ty đã ngày càng tậptrung vào giá trị các gói thầu có giá trị lớn khi tham dự thầu, thể hiện tình

hình tham dự thầu cũng như việc thực hiện chiến lược đấu thầu của công tyđang ngày càng tốt hơn

Tuy nhiên, qua các số liệu phân tích trên, công ty cần đưa ra các chínhsách, các điều chỉnh cần thiết để ngày càng nâng cao khả năng trúng thầucũng như nâng cao hiệu quả của việc triển khai thực hiện chiến lược đấu thầucủa công ty nhằm mang lại lợi nhuận tối cũng như nâng cao uy tín và nănglực của công ty trong ngành dầu khí hang hải và trên thị trường

3.2.2 Phân tích SWOT về thực hiện chiến lược đấu thầu của công ty

I Khả năng thanh toán

1 Hệ số khả năng thanh toán 2,72 2,59 2,64

2 Hệ số khả năng thanh toán

Nguồn: Bảng cân đối kế toán – Công ty TNHH Minh Thành

- Về khả năng thanh toán:

Các chỉ số khả năng thanh toán cho ta biết được khả năng thanh toáncủa công ty, tránh bị rơi vào tình trạng phá sản vì thiếu vốn, là một trongnhững cơ sở đánh giá sự ổn định, vững vàng về tài chính của công ty

Hệ số khả năng thanh toán của công ty qua các năm ở mức khoảngtrên 2,5 cho biết khả năng thanh toán các khoản nợ của công ty rất tốt

Hệ số khả năng thanh toán ngắn hạn của công ty cũng đạt trên mức 1,0cho thấy khả năng hoàn trả các khoản nợ ngắn hạn của công ty bằng tài sảnngắn hạn hiện có tương đối tốt

Như vậy nhìn chung khả năng thanh toán của công ty tương đối tốt,công ty không gặp phải sự thiếu hụt trong khả năng thanh toán và không ảnhhưởng đến kế hoạch trả nợ của công ty, như vậy công ty có thể trả nợ kịpthời hạn và không phải mắc nợ với nhà cung cấp Điều này là điểm mạnh củacông ty để tạo uy tín trên thị trường và mối quan hệ tốt đẹp với các nhà cungcấp, các nhà sản xuất

- Về tính ổn định và khả năng tự tài trợ:

Hệ số tài sản dài hạn trên vốn chủ sở hữu của công ty các năm qua đềunhỏ hơn 1,0 cho thấy mức ổn định của việc đầu tư tài sản bằng nguồn vốn

chủ sở hữu của công ty tương đối an toàn, cho thấy sự chủ động định đoạt vềtài sản tương đối tốt.

Hệ số nợ trên vốn chủ sở hữu cho biết khả năng thanh toán nợ bằngnguồn vốn chủ sở hữu Hệ số nợ của công ty thấp cho thấy giá trị của vốnchủ sở hữu lớn là nguồn vốn không phải hoàn trả, như vậy khả năng tự chủ

về tài chính của công ty tương đối tốt

Hệ số vốn chủ sở hữu trên tổng nguồn vốn dùng để đo lường sự ổnđịnh của việc tăng vốn Hệ số này tương đối cao cho ta thấy công ty đượcđánh giá khá tốt

Tính ổn định và khả năng tự tài trợ của công ty khá tốt Công ty có thểchủ động xử lý tốt nhu nhu cầu vốn cho các dự án, các gói thầu, đảm bảo đủnguồn tài chính cho thực hiện chiến lược đấu thầu của công ty

 Kinh nghiệm:

Kinh nghiệm là một yếu tốt rất quan trọng trong hồ sơ dự thầu củacông ty, nó thể hiện khả năng và uy tín của công ty trong quá trình kinhdoanh và hoạt động, là cơ sở để thể hiện năng lực thực hiện gói thầu hoặc dự

án của chủ đầu tư

Qua hơn 17 năm thành lập và hoạt động với doanh số và lợi nhuận tiếplục tăng lên và hiệu quả hoạt động đã cho ta thấy công ty có một bề dày kinhnghiệm trong đấu thầu cung cấp vật tư máy móc thiết bị cho ngành dầu khíhàng hải Điều này là một điểm mạnh khi tham gia đấu thầu trong việc thỏamãn điều kiện về kinh nghiệm thực hiện các gói thầu tương tự

 Lãnh đạo:

Giám đốc công ty là người có năng lực điều hành cao, có tâm huyết,

có tầm nhìn chiến lược và quan hệ tốt với các cơ quan chính quyền, các công

ty lớn thuộc Tập Đoàn Dầu Khí Quốc Gia Việt Nam và các ngân hàng, tổchức tín dụng Đây là những nhân tố quan trọng trong công tác xúc tiến pháttriển thương mại và mở rộng kinh doanh, tạo điều kiện thuận lợi để thực hiệntốt các chiến lược của công ty nói chung và chiến lược đấu thầu nói riêng

3.2.2.2 Điểm yếu

 Lập hồ sơ dự thầu

Hồ sơ dự thầu chính là căn cứ quan trọng và chủ yếu nhất để bên mờithầu lựa chọn nhà thầu Yêu cầu đặt ra cho công ty là cần phải hoàn thiện tất cảcác phần trong hồ sơ dự thầu Mặc dù đã có những quy trình tổ chức thực hiệntương đối hợp lý nhưng hiện tại công ty vẫn còn tồn tại một số điểm yếu sau:

Bảng 3.6: Tỉ trọng nguyên nhân không trúng thầu

2007

Năm 2008

Năm 2009

2007 2008 2009

Do giá dự thầucao

Do không đạt

kỹ thuật

Do không đạtthương mại

Về giá dự thầu, qua số liệu trên ta thấy trên 60% số lượng gói thầukhông trúng thầu là do giá dự thầu cao, không thể cạnh tranh được với các