Đánh giá, khảo sát thực trạng và đề xuất mô hình quản lý và công cụ cải tiến năng suất chất lượng phù hợp cho doanh nghiệp ngành công nghiệp năng lượng - Phụ lục

Quản lý chất lượng/ quản lý môi trường/ năng lượng/vệ sinh an toàn lao động.v.v là một phần không tách rời trong hoạt động quản lý chung của mọi doanh nghiệp Quản lý Chất lượng-Môi trườn

BỘ CÔNG THƯƠNG HIỆP HỘI CÔNG NGHIỆP MÔI TRƯỜNG VIỆT NAM

DỰ THẢO Tài liệu hướng dẫn áp dụng mô hình hệ thống quản lý và công cụ cải tiến năng suất và chất lượng phù hợp cho doanh nghiệp sản

xuất ngành công nghiệp than (tuyển than)

HƯỚNG DẪN ÁP DỤNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ MÔI TRƯỜNG THEO ISO 9000: 2008 CHO DOANH NGHIỆP

TUYỂN, CHẾ BIẾN THAN

I.Tổng quan

1.1 Quan niệm về quản lý và hệ thống quản lý

Trước khi đề cập đến khái niệm quản lý Chất lượng, ta cần nhắc lại ý nghĩa của khái niệm quản lý “Quản lý là sự tác động của chủ thể quản lý lên đối tượng được quản lý nhằm đạt được mục tiêu đặt ra trong những điều kiện biến động của môi trường sản xuất kinh doanh”

Thực chất, quản lý là việc sử dụng một cách hữu ích nguồn lực để đạt được những mục tiêu cụ thể nào đó Vì nguồn lực bao gốm các nguồn tài chính, nguồn tài nguyên của cải và một yếu tố rất quan trọng khác đó là nguồn nhân lực nên quản lý không đơn thuần là việc khai thác sử dụng mà còn mang tính chất kiểm soát, điều khiển con người “Quản lý là cách để đạt được những kết quả thông qua tổ chức và điều phối hoạt động của con người” Tạo được sự hợp tác, tích cực đi đầu, động viên thúc đẩy mọi người làm việc để phục vụ cho mục tiêu đã đề ra tức là quản lý Trong tiêu chuẩn ISO 9000:2005 - Hệ thống quản lý chất lượng - Cơ sở và từ vựng, thuật ngữ, quản lý được định nghĩa là: “Các hoạt động có phối hợp để định hướng và kiểm soát một tổ chức”

Có hai phương pháp chungvà phổ biến nhất về quản lý hiện đang được các doanh nghiệp/ các tổ chức áp dụng:

* Quản lý theo mục tiêu (Management by Objective - MBO);

* Quản lý theo quá trình (Management by Process - MBP)

Từ quan điểm “quản lý chung ” với cách tiếp cận quá trình - coi quản lý như một quá trình được thực hiện nhờ những bộ phận chức năng thì hoạt động quản lý dù theo muc tiêu hay theo quá trình đều phải gồm 5 yếu tố:

* Hoạch định (P- Planning);

* Tổ chức và thực hiện (O- Organizing);

* Lãnh đạo, dẫn dắt (L- Leading);

* Kiểm soát (C- Checking)

* Điều chỉnh (A- Action)

P (Planning) Xác định đầy đủ mọi quá trình và mối quan hệ tương tác giữa chúng Biểu thị các quá trình và các mối quan hệ tương tác đó theo lưu đồ Trong mỗi quá trình đều phải chỉ ra các thông số ảnh hưởng tới đối tượng quản

lý (Nhân lực/Tài chính/Chất lượng/Môi trường/Sức khỏe/An toàn.v.v) và mức

độ biến động của từng thông số đó mà tình trạng cơ sở vật chất, công nghệ thiết bị/ năng lực doanh nghiệp có thể kiểm soát được Nêu biện pháp kiểm soát các thông số đó.Đưa ra các mục tiêu, từng bước thực hiện muc tiêu đó trên cơ sở phân bổ nó thành các chỉ tiêu Phương pháp quản lý theo kế hoạch bao quát mọi quá trình, từng bước đạt được các kết quả cụ thể của đối tượng quản lý, liên tục cải thiện tình trạng môi trường tại từng khâu hoạt động

O (Organizing) Chú trọng các mối quan hệ chức năng (ngang dọc và chéo ) giữa các phòng/ban/phân xưởng Phương thức này tạo cơ chế điều hành gọn, nhẹ, làm việc theo nhóm, đa năng; Tạo cho người lao động tinh thần hợp tác, chia sẻ thông tin, kinh nghiệm Mỗi bộ phận đều xây dựng, thực hiện những quy định tác nghiệp gắn với đặc điểm tổ chức và hoạt động chức năng của họ Tuân thủ chu trình PDCA Tuân thủ phương châm làm đúng ngay từ đầu, không sai sót, giảm chi phí tổn hao trong kiểm soát năng suất, chất lượng, kiểm soát năng lượng, ô nhiễm.Tạo sản phẩm có chất lượng ổn định, kết quả môi trường ngày càng tốt hơn, năng suất tăng, nâng cao uy tín doanh nghiệp

L (Leading).Quy định rõ trách nhiệm và quyền hạn của những vị trí lãnh đạo trên cơ sở có sự phân cấp, giao quyền (Empowerment) Chú trọng vai trò, năng lực cá nhân, coi trọng mệnh lệnh, giám sát, thưởng phạt, tập trung quyền lực nhưng cũng chú trọng thúc đẩy tính sáng tạo của người lao động Thúc đẩy, động viên, tạo điều kiện để mọi người cùng tham gia

C (Checking).Kiểm tra kêt quả công việc tại mỗi khâu/ vị trí.Kiểm soát quá trình trên cơ sở quan trắc, điều chỉnh các thống số tác động, trước khi kết quả công việc được hoàn thành (sử dung kỹ thật thống kê kiểm soát quá trình - SPC); tự đánh giá kết quả trong quá trình; tiến hành đánh giá chất lượng nội bộ Trách nhiệm chất lượng sản phẩm/ tình trạng chất lượng/môi trường/ tình trạng

sử dụng tiêu hao năng lượng, tình trạng đảm bảo an toàn, sức khỏe, phòng tránh bệnh nghề nghiệp cho người lao động.v.v thuộc về trách nhiệm của tất cả các thành viên, trước hết là cấp lãnh đạo trực tiếp

A (Acting).Thực hiện hành động điều chỉnh, khắc phục, phòng ngừa khi xảy ra sự không phù hợp về kết quả công việc hay chỉ tiêu kế hoạch Đúc rút kinh nghiệm cho khâu lập kế hoạch hay phương án tiếp nhận, vân chuyển, sáng tuyển, chế biến.v.v

Quản lý chất lượng/ quản lý môi trường/ năng lượng/vệ sinh an toàn lao động.v.v là một phần không tách rời trong hoạt động quản lý chung của mọi doanh nghiệp Quản lý (Chất lượng-Môi trường-Năng lượng-Vệ sinh an toàn lao động, Sức khỏe nghề nghiệp là các hoạt động kết hợp để kiểm soát một tổ chức

về tình trạng (Môi trường- Chất lượng- Năng lượng- Vệ sinh an toàn lao động –Sức khỏe nghề nghiệp), cụ thể thể là “việc lập chính sách, mục tiêu, chỉ tiêu, xác định các quá trình tác nghiệp, nguồn lực cần thiết để đạt và thường xuyên nâng cao kết quả hoạt động đối vơi đối tượng cần quản lý

1.2 Nhu cầu xây dựng hệ thống quản lý chất lượng tại các doanh nghiệp tuyển, chế biến than

Hoạt động chính của các cơ sở chế biến than khoáng sản bao gồm việc tiếp nhận, vận chuyển than nguyên khai về doanh nghiệp, lưu giữ hoặc đưa vào các dây chuyền sàng tuyển nhờ các hệ thống chuyển tải Tại đây, than được phân loại, sàng thô, đập, sàng, tuyển, rửa làm sạch, tách lọc đất, đá, tạp chất, phân cỡ loại, nghiền, pha trộn.Trong đó:

- Từng loại than thành phẩm được vận chuyển nội bộ, tập kết theo chân hàng, bến bãi và được vận chuyển bốc rót cho các phương tiện vận chuyển tiêu thụ

- Đá xít thải được tập kết, vận chuyển ra các bãi thải, san lấp, đầm nền Tùy khu vực bãi đá xít thải được dùng cho mục đích dân sinh, xây dựng hay bãi cây trồng mà tình trạng đất tại từng khu vực bãi thải phải được xử lý khác nhau

- Nước sau tuyển rửa là nước chứa bùn than và các tạp chất sẽ đựoc dẫn, bơm

về các hồ lắng để lắng tận thu than bùn, giảm độ đục, lắng cặn của nước sau

đó đựoc cho chảy tràn hoặc bơm về hồ lắng thứ cấp để xử lý, tạo thành nước trong tuần hoàn phục vụ khâu rửa, tuyển

Do đặc điểm của những nhóm công việc trên, vấn đề quản lý chất lượng được đặt ra chủ yếu bắt đầu từ khâu nguyên liệu đầu vào và khâu sàng, tuyển than trên dây truyền theo các TCVN về chất lượng, bao gồm:

1) Nguyên liệu đầu vào chứa nhiều tạp chất do chưa được xử lý sơ bộ cần thiết

ở khâu khai thác chuyển sang, chưa kiểm tra kỹ ở khâu đầu xuất bên khai thác, chưa có yêu cầu hoặc quy định cụ thể về chất lượng nguyên liệu đầu vào của doanh nghiệp đối với nhà cung cấp

2) Các yếu tố trong sử dụng nước, làm phát sinh lượng lớn bùn nước trong công nghệ tuyển ướt có nguy cơ gây tạp chất trong than tuyển và chế biến làm giảm chất lượng than

3) Các vấn đề về kiểm soát chất lượng trong quá trình tuyển than theo các quy định của TCVN

4) Việc sáng tuyển làm phát sinh lượng lớn đá, xỉ thải nếu không có cách xử lý thích hợp sẽ gây khả năng tạo nguồn tạp chất lẫn vào than thành phẩm

Trong thực tế sản xuất than, tùy theo chất lượng than vào sàng và công nghệ tuyển, mỗi nhà máy tuyển thải ra từ 18% - 22% khối lượng đã xít thải so với khối lương than vào sàng Chẳng hạn, hàng năm công ty tuyển than Cửa ông làm phát sinh 1,5÷1,7 triệu tấn đá xít thải gồm đá của máy lắng, đá của băng nhặt tay có độ tro >75%, xít thải bã sàng và một phần sản phẩm trung gian có

độ tro >55% Đá xít thải này còn bám một lượng nhỏ than cám, là nguồn phát

sinh bụi, gây ô nhiễm không khí và nước biển ven bờ khu vực bãi đổ thải Ngoài

ra, đá xít thải khâu tuyển ướt có thể còn dính lượng huyền phù quãng 0,3% - 0,5% nên với khối lượng thải như trên thì hàng năm cũng có khoảng trên 7000

kg huyền phù có thành phần chính là bột manhetít sẽ được cùng đổ ra bãi thải

Trong mọi doanh nghiệp/tổ chức nói chung và của ngành chế biến than nói riêng như đã phân tích ở trên, vấn đề chất lượng luôn là ưu tiên số một do tác động của nó đến kết quả kinh doanh Tuy nhiên trong trường hợp của than, chất lượng than sản phẩm phụ thuộc phần lớn vào chất lượng quặng tại mỏ nên yêu cầu về chất lượng than chỉ tập trung vào quá trình tuyển và chế biến theo các yêu cầu của TCVN

Thực chất hoạt động quản lý chất lượng đã được các công ty tuyển than xem xét trong nhiều năm qua Tuy nhiên để quản lý một cách hệ thống vấn đề chất lượng ở các công đoạn của chu trình sản xuất than chưa đượcđặt ra đầy đủ

và nghiêm túc Đối tượng khách hàng của ngành than cũng là đối tượng đặc thù, mua bán theo giá có bao cấp (điện) nên phần nào ảnh hưởng đến tâm lý mua và yêu cầu khắt khe hơn về chất lượng

Hiện nay, Chính phủ đang chỉ đạo ngành than và các nghành sản xuất năng lượng khác chuyển sang hạch toán theo cơ chế thị trường và như vậy sẽ đòi hỏi việc cung cấp mua bán than đi vào thực chất của hoạt động kinh doanh

và vai trò của chất lượng sẽ lên ngôi và khi đó việc áp dụng và vận hành mộthệ thống quản lý chất lượng cho các nhà máy tuyển, chế biến than là cực kỳ cần thiết

Như vậy, việc xây dựng và áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo nguyên tắc P-D-C-A sẽ giúp mọi doanh nghiệp nói chung và doanh nghiệp chế biến than nói riêng có các lợi ích như:

- Đảm bảo với khách hàng, các đối tác về các nội dung quản lý chất lượng cụ thể mà mình đã cam kết

- Thoả mãn các tiêu chí của nhà đầu tư và cải thiện tình trạng đầu tư (Nếu cơ

sở có liên quan các dự án đầu tư góp vốn trong và ngoài nước)

- Tạo ổn định chất lượng sản phẩm cung cấp cho thị trường nhờ giúp cho tăng trưởng của doanh nghiệp thuận lợi

- Nâng cao hình ảnh của tổ chức, cải thiện thị phần,

- Hạn chế lãng phí tài nguyên, giảm chi phí quản lý

- Bảo tồn, tiết kiệm các dạng nguyên liệu, năng lượng đầu vào

- Thúc đẩy nhận thức về chất lượng của các nhà cung cấp than nguyên liệu,

- Thúc đẩy phát triển và chia sẻ những giải pháp về các vấn đề về chất lượng,

- Cải thiện các mối quan hệ giữa ngành công nghiệp của doanh nghiệp/tổ chức với chính quyền địa phương/chính phủ

II Giới thiệu chung về Bộ tiêu chuẩn ISO 9000 - Hệ thống quản lý chất lượng

2.1 Vài nét về Tổ chức tiêu chuẩn hóa quốc tế:

Tổ chức tiêu chuẩn hoá Quốc tế (International Organization for Standardization – ISO) được thành lập vào tháng 2 năm 1947, trụ sở chính đặt tại Geneve, Thuỵ sĩ

ISO có khoảng hơn 200 ban kỹ thuật có nhiệm vụ biên soạn và ban hành

ra các tiêu chuẩn Cho đến nay, các ban kỹ thuật đã ban hành hơn 19000 tiêu chuẩn bao gồm các tiêu chuẩn kỹ thuật và các tiêu chuẩn về quản lý, từ an toàn thực phẩm tới công nghệ thông tin, giáo dục

Tiêu chuẩn ISO 9000 do ban kỹ thuật TC 176 ban hành lần đầu vào năm

1987 Hiện nay có 164 nước tham gia vào tổ chức quốc tế này.Việt nam là thành viên chính thức của Tổ chức Tiêu chuẩn hoá Quốc tế từ năm 1987

2.1 Quá trình hình thành và phát triển của Bộ tiêu chuẩn ISO 9000

Bộ tiêu chuẩn ISO 9000 là tiêu chuẩn về hệ thống quản lý chất lượng được Tổ chức Tiêu chuẩn hoá quốc tế ban hành lần đầu vào năm 1987 Quá trình hình thành và phát triển của tiêu chuẩn ISO 9000 được mô tả tóm tắt như sau:

1955 Qui định về đảm bảo chất lượng của NATO

AC/250 (Accredited Committee)

1969

Bộ tiêu chuẩn của Anh MD 25

Bộ tiêu chuẩn của Mỹ MIL STD 9858 A

Thừa nhận lẫn nhau về các hệ thống đảm bảo chất lượng của các nhà thầu phụ thuộc các nước thành viên của NATO (AQAP – Allied Quality Assurance Protocols)

1987 Ban hành Bộ tiêu chuẩn ISO 9000

1994 Bộ tiêu chuẩn ISO 9000 được soát xét lại lần 1

2000 Bộ tiêu chuẩn ISO 9000 được soát xét lại lần 2

2008 Bộ tiêu chuẩn ISO 9000 được soát xét lại lần 3

2.3 Cấu trúc Bộ tiêu chuẩn ISO 9000

Bộ tiêu chuẩn ISO 9000:2008 bao gồm 4 tiêu chuẩn:

Tiêu chuẩn ISO 9001: “Hệ thống quản lý chất lượng – các yêu cầu” nêu ra các yêu cầu đối với hệ thống quản lý chất lượng mà doanh nghiệp cần phải đáp ứng Ngoài ra còn các tiêu chuẩn khác bao gồm:

ISO 9000: Cơ sở và từ vựng

ISO 9004: Hướng dẫn cải tiến hiệu quả

ISO 19011: Hướng dẫn đánh giá hệ thống quản lý

ISO 9001 và ISO 9004 được xây dựng như một cặp nhất quán các tiêu chuẩn về

hệ thống quản lý chất lượng, được thiết kế để bổ sung cho nhau nhưng cũng có thể được sử dụng độc lập Mặc dù hai tiêu chuẩn này có phạm vi sử dụng khác nhau nhưng có cấu trúc tương tự nhau tạo thuận lợi cho việc sử dụng đồng thời

ISO 9001 là tiêu chuẩn nêu ra các yêu cầu đối với hệ thống quản lý chất lượng và bao quát đầy đủ các yếu tố của hệ thống quản lý chất lượng, có thể dùng trong nội bộ tổ chức, hoặc sử dụng để chứng nhận, hoặc cho mục đích hợp đống.Nó tập trung và tính hiệu lực của hệ thống quản lý chất lượng trng việc đáp ứng các yêu cầu của khách hàng Doanh nghiệp khi xây dựng hệ thống theo tiêu chuẩn này cần xác định phạm vi áp dụng tuỳ theo hoạt động thực tế của doanh nghiệp

ISO 9004 đưa ra các chỉ dẫn đối với phạm vi rộng hơn các mục tiêu của

hệ thống quản lý chất lượng so với ISO 9001, đặc biệt là cho việc cải tiến liên tục toàn bộ hoạt động cà tính hiệu quả cũng như hiệu lực của tổ chức ISO 9004 dùng để hướng dẫn cho tổ chức mà lãnh đạo cao nhất của nó mong muốn vượt

xa hơn các yêu cầu của ISO 9001 nhằm tìm kiếm sự cải tiến liên tục trong hoạt động Tuy nhiên, ISO 9004 không dùng cho mục đích chứng nhận hoặc hợp đồng

2.4 Sơ lược các yêu cầu của tiêu chuẩn ISO 9001:2008

Nội dung chính của tiêu chuẩn bao gồm 5 mục:

Mục 4: Khái quát chung về các yêu cầu Hệ thống quản lý chất lượng

Mục 5: Các yêu cầu về trách nhiệm lãnh đạo

Mục 6: Các yêu cầu quản lý nguồn lực

Mục 7: Các yêu cầu liên quan đến quá trình tạo sản phẩm

Mục 8: Các hoạt động đo lường, phân tích và cải tiến

Các yêu cầu từ điều 5 đến điều 8 được minh hoạ bằng mô hình thể hiện cách tiếp cận theo quá trình (hình 1) Mô hình này thừa nhận khách hàng đóng vai trò đáng kể trong việc xác định các yêu cầu như các yếu tố đầu vào Cần thiết phải giám sát sự thoả mãn của khách hàng để đánh giá và xác nhận xem các yêu cầu của khách hàng được đáp ứng hay không

Tổ chức chỉ có thể không áp dụng (loại trừ) một số yêu cầu của hệ thống quản

lý chất lượng nếu như việc không áp dụng này không làm ảnh hưởng đến năng lực cung cấp sản phẩm thoả mãn yêu cầu khách hàng hoặc các yêu cầu luật

Cải tiến liên tục hệ thống quản lý chất lượng

Trách nhiệm của lãnh đạo

Đo lường, phân tích

và cải tiến Quản lý nguồn lực

phẩm

Hoạt động gia tăng giá trị Dòng thông tin

Chú giải

Hình 1 – Mô hình hệ thống quản lý chất lượng dựa trên quá trình

định Việc loại trừ này được giới hạn cho những yêu cầu trong khoản 7 và có thể do:

a) bản chất sản phẩm của tổ chức;

b) các yêu cầu của khách hàng;

c) các yêu cầu luật định

2.5 Ý nghĩa của bộ tiêu chuẩn ISO 9000

Bộ tiêu chuẩn ISO 9000 về hệ thống chất lượng được xây dựng dựa trên triết lý: “nếu hệ thống sản xuất và quản lý tốt thì sản phẩm và dịch vụ mà hệ thống đó sản xuất ra sẽ tốt”

• ISO 9000 là một bộ tiêu chuẩn về hệ thống quản lý chất lượng, nó không phải là tiêu chuẩn, qui định kỹ thuật về sản phẩm

• ISO 9000 nhấn mạnh vào việc phòng ngừa, mục tiêu là nhằm ngăn ngừa những khuyết tật về chất lượng

• ISO 9000 là bộ tiêu chuẩn có tính áp dụng rộng rãi có thể áp dụng cho mọi

nghành, thuộc mọi quy mô, mọi loại hình sản xuất, kinh doanh

• ISO 9001 chỉ đưa ra các yêu cầu cần đáp ứng

III Hệ thống công nhận, chứng nhận Hệ thống chất lượng phù hợp với ISO

9001

Đánh giá hệ thống chất lượng là việc kiểm tra độc lập và có hệ thống để xác định xem các hoạt động chất lượng và kết quả liên quan có phù hợp với kế hoạch và kế hoạch có phù hợp để đạt được mục tiêu hay không

Có ba phương thức đánh giá chất lượng:

• Đánh giá của bên thứ nhất (Đánh giá nội bộ): Do chính công ty sử dụng

đội ngũ nhân viên của công ty hoặc thuê người đánh giá bên ngoài để tiến hành đánh giá

• Đánh giá của bên thứ hai: Do khách hàng hoặc đại diện của khách hàng

đánh giá nhà cung ứng

• Đánh giá của bên thứ ba: Công ty uỷ nhiệm cho một tổ chức chứng nhận

tiến hành việc đánh giá với mục đích là đạt được chứng chỉ về sự phù hợp với tiêu chuẩn

Việc thực hiện chứng nhận ISO 9000 do tổ chức đánh giá bên thứ ba (tổ chức chứng nhận) tiến hành để xác nhận rằng hệ thống chất lượng của công ty

phù hợp với tiêu chuẩn ISO 9000 Tổ chức chứng nhận là tổ chức đã được cơ quan công nhận quốc gia hoặc quốc tế chấp nhận là bên thứ ba tiến hành đánh

giá và chứng nhận hệ thống chất lượng cho các doanh nghiệp/tổ chức theo các tiêu chuẩn về hệ thống chất lượng đã ban hành và các tài liệu kèm theo thuộc hệ

thống đó Các cơ quan công nhận là các cơ quan đã được thừa nhận ở mức độ

quốc gia hoặc quốc tế là có khả năng và tin cậy trong việc đánh giá và công nhận các tổ chức chứng nhận

Chứng chỉ ISO 9000 là phương tiện để thông báo cho khách hàng và người tiêu dùng biết rằng hệ thống chất lượng của công ty đã được một tổ chức được công nhận xác nhận phù hợp với tiêu chuẩn ISO 9000

Chi phí cho việc thực hiện ISO 9000 phụ thuộc vào mức độ đáp ứng của doanh nghiệp tại thời điểm bắt đầu.Thời gian thực hiện cũng phụ thuộc vào nhiều yếu tố, bao gồm cả yếu tố về nguồn lực Để chứng minh hệ thống chất lượng đang thực hiện phù hợp với tiêu chuẩn ISO 9000, thông thường các doanh nghiệp cần một khoảng thời gian tối thiểu là 3 đến 4 tháng để áp dụng hệ thống văn bản và lưu giữ hồ sơ trước khi tiến hành đánh giá chứng nhận của bên thứ ba

Doanh nghiệp có thể tự thực hiện ISO 9000 mà không cần một tổ chức hỗ trợ từ bên ngoài, tuy nhiên sẽ gặp một số khó khăn sau đây:

- Mất nhiều thời gian trong việc nghiên cứu, tìm hiểu các yêu cầu của tiêu chuẩn Tuy nhiên điều này có thể khắc phục bằng cách tham gia các lớp tập huấn về ISO 9000 do các tổ chức chuyên môn tiến hành

- Không khách quan khi đánh giá thực trạng của mình và so sánh với các yêu cầu của tiêu chuẩn đặt ra

- Mất nhiều thời gian trong việc mày mò hướng đi và tiến hành các bước

cơ bản để thực hiện

Chính vì vậy, một tổ chức hỗ trợ có kinh nghiệm và chuyên môn sẽ giúp các tổ chức rất nhiều trong việc rút ngắn thời gian tiến tới chứng nhận, giúp doanh nghiệp đI đúng hướng và tránh được những tác động tiêu cực của những hoạt động kém hiệu quả

Việc đánh giá chứng nhận thường được tiến hành như sau: Chuyên gia đánh giá của bên thứ ba sẽ tiến hành xem xét tài liệu và phỏng vấn những người liên quan đến việc xây dựng và áp dụng hệ thống chất lượng để xác định các quá trình và các thủ tục xem có được lập thành văn bản đầy đủ và được tuân thủ không Chuyên gia đánh giá sẽ báo cáo tất cả những sự không phù hợp và sau

đó, dựa trên nhận xét của họ về mức độ nghiêm trọng của sự không phù hợp, khuyến nghị lên một hội đồng xem xét của tổ chức chứng nhận.Nếu như hệ thống phù hợp hoặc có sự không phù hợp nhưng được đánh giá là không nghiêm trọng thì tổ chức chứng nhận sẽ cấp chứng chỉ hệ thống chất lượng phù hợp với tiêu chuẩn ISO 9000.Trong trường hợp hệ thống có những sự không phù hợp nghiêm trọng thì hệ thống chất lượng của tổ chức không được xác nhận

là phù hợp tiêu chuẩn và tổ chức sẽ được đánh giá lại vào một thời điểm khác

Sau khi cấp chứng nhận, tổ chức bên thứ ba sẽ thực hiện đánh giá giám sát định kỳ sáu tháng một lần và đánh giá chứng nhận lại sau ba năm nhằm xác nhận rằng tổ chức vẫn duy trì một cách hiệu quả các hoạt động của hệ thống chất lượng

Các doanh nghiệp muốn chứng nhận ISO 9000 có quyền lựa chọn tổ chức chứng nhận và phải trả một khoản lệ phí chứng nhận Khi đạt tiêu chuẩn

thì tổ chức sẽ được cấp chứng chỉ ISO 9000 trong đó chỉ rõ phạm vi chứng nhận, tên của tổ chức đánh giá và cấp chứng nhận

IV Giới thiệu các yêu cầu của tiêu chuẩn ISO 9001:2008, hướng dẫn áp dụng tại các Doanh nghiệp:

4 Hệ thống quản lý chất lượng

4.1 Các yêu cầu chung

Phải thiết lập, lập văn bản, duy trì và cải tiến liên tục hệ thống chất lượng theo các yêu cầu của tiêu chuẩn này, bao gồm:

- Xác định các quá trình của hệ thống và áp dụng nó

- Trình tự và tương tác giữa các quá trình

- Tiêu chí và phương pháp kiểm soát các hoạt động và quá trình

- Cung cấp nguồn lực và thông tin, hỗ trợ và giám sát

- Đo lường, giám sát, phân tích quá trình

- Thực hiện cải tiến liên tục

Theo định nghĩa của ISO 9000:2005, thuật ngữ "quá trình" là một tập hợp các hoạt động có liên quan tới nhau, tương tác lẫn nhau để biến đổi đầu vào thành đầu ra Như vậy, theo yêu cầu này của tiêu chuẩn, Doanh nghiệp cần xác định

rõ trong Hệ thống của mình có những quá trình nào (quá trình khai thác than, quá trình vận chuyển, quá trình tuyển rửa, quá trình lưu giữ …); xác định rõ các mối quan hệ và trình tự tương tác giữa các quá trình đó đồng thời xây dựng các văn bản để quản lý và kiểm soát các quá trình nêu trên

4.2 Yêu cầu về hệ thống tài liệu

4.2.1 Khái quát:

+ Chính sách chất lượng, mục tiêu chất lượng

+ Sổ tay chất lượng

+ Các thủ tục theo yêu cầu của tiêu chuẩn

+ Các tài liệu cần thiết để hoạt động và kiểm soát có hiệu quả các quá trình + Các hồ sơ chất lượng theo yêu cầu của tiêu chuẩn

Có thể coi Hệ thống văn bản theo yêu cầu của

tiêu chuẩn là một mô hình tháp, bao gồm 3

tầng:

- Tầng 1: Là những văn bản mang tính quản

trị, nhằm định hướng và kiểm soát Hệ thống

quản lý chất lượng: Sổ tay chất lượng, Chính

sách chất lượng và Mục tiêu chất lượng

- Tầng 2: Là những văn bản được xây dựng

nhằm đưa ra các quy định để kiểm soát các

quá trình trong Hệ thống Ví dụ Quy trình

kiểm soát quá trình khai thác than …

- Tầng 3: Là những văn bản mang tính thực

thi, dùng để áp dụng và thiết lập các bằng

chứng, dữ liệu để theo dõi và kiểm soát quá

trình Ví dụ: các biểu mẫu, các hồ sơ chất

lượng

Chú ý:Các văn bản, tài liệu của Doanh nghiệp có thể được thể hiện dưới nhiều dạng như bản in, bản điện tử, hình ảnh, băng từ hay video

4.2.2Doanh nghiệp cần xây dựng Sổ tay chất lượnggồm các thông tin sau:

+ Phạm vi của hệ thống quản lý chất lượng

+ Các thủ tục văn bản/ tài liệu liên quan

+ Mô tả trình tự và mối tương quan giữa các quá trình trong hệ thống

4.2.3 Kiểm soát tài liệu

Xây dựng thủ tục dạng văn bản để kiểm soát tài liệu của HTCL nhằm:

+ Xác định và phê duyệt tài liệu

+ Xem xét, bổ xung, cập nhật, sửa đổi tài liệu

+ Xác định tình trạng soát xét tài liệu

+ Đảm bảo các tài liệu thích hợp tại nơi sử dụng;

+ Đảm bảo các tài liệu dễ tìm, dễ đọc, dễ nhận biết;

+ Nhận biết và phân phối thích hợp các tài liệu có nguồn gốc từ bên ngoài + Tránh sử dụng các tài liệu lỗi thời

4.2.4 Kiểm soát hồ sơ

Hồ sơ là một dạng đặc biệt của tài liệu, cung cấp các thông tin, dữ liệu và bằng chứng khách quan của một quá trình đã được thực hiện

Tiêu chuẩn này quy định Doanh nghiệp cần:

+ Lưu giữ và bảo quản đầy đủ các hồ sơ chất lượng để chứng tỏ sự phù hợp với các yêu cầu và tính hiệu quả của hệ thống

+ Xây dựng thủ tục dạng văn bản về: nhận biết, thời hạn lưu giữ, sửa đổi, bảo quản và sắp xếp các hồ sơ chất lượng

5 Trách nhiệm lãnh đạo

5.1 Cam kết của lãnh đạo

Lãnh đạo phải thể hiện sự cam kết của mình với sự phát triển và cải tiến hệ thống chất lượng, thông qua:

- Đảm bảo sự nhận thức trong toàn tổ chức về tầm quan trọng của việc đáp ứng các yêu cầu của khách hàng cũng như các yêu cầu pháp lý;

- Tạo khuôn khổ để thiết lập mục tiêu chất lượng

- Được mọi người trong tổ chức thông hiểu

- Được xem xét để đảm bảo phù hợp

5.4 Hoạch định

5.4.1 Mục tiêu chất lượng:Thiết lập các mục tiêu chất lượng phù hợp với chính

sách chất lượng và có thể đo lường được

5.4.2 Hoạch định hệ thống quản lý chất lượng đảm bảo:

- Đáp ứng các yêu cầu về hệ thống chất lượng và mục tiêu chất lượng

- Duy trì hệ thống và cải tiến hệ thống

5.5 Trách nhiệm quyền hạn và trao đổi thông tin

5.5.1 Trách nhiệm và quyền hạn:

Xác định rõ trách nhiệm, quyền hạn, mối quan hệ tương tác và kênh trao đổi thông tin

5.5.2 Bổ nhiệm Đại diện của lãnh đạo về chất lượngvới chức năng sau:

+ Đảm bảo thiết lập và duy trì hệ thống quản lý chất lượng;

+ Báo cáo tới lãnh đạo các hoạt động của hệ thống quản lý chất lượng, gồm

cả các yêu cầu cải tiến;

+ Nâng cao nhận thức về các yêu cầu của khách hàng trong toàn bộ tổ chức + Liên hệ với bên ngoài về các vấn đề liên quan tới hệ thống quản lý chất lượng

5.5.3 Trao đổi thông tin nội bộ:Đảm bảo thông tin nội bộvề các quá trình và

hiệu quả của hệ thống quản lý chất lượng

5.6 Xem xét của lãnh đạo

5.6.1 Khái quát:

Lãnh đạo cần xem xét định kỳ hệ thống chất lượng về: hoạt động của HTCL, hiệu quả của HTCL, nhu cầu thay đổi / cải tiến

5.6.2 Đầu vào của việc xem xét:

- Kết quả đánh giá hệ thống chất lượng;

- Phản hồi của khách hàng;

- Hoạt động, quá trình và sự phù hợp của sản phẩm;

- Việc thực hiện hành động khắc phục và phòng ngừa;

- Việc thực hiện các vấn đề nêu ra trong cuộc họp lần trước;

- Thay đổi/ cải tiến hệ thống quản lý chất lượng

5.6.3 Đầu ra của việc xem xét: các hành động liên quan tới

- Cải tiến hệ thống quản lý chất lượng và các quá trình;

- Cải tiến sản phẩm

- Xác định các nguồn lực cần thiết

6 Quản lý nguồn lực

6.1 Cung cấp nguồn lực kịp thời

- Đảm bảo thực hiện, duy trì và cải tiến liên tục hệ thống

- Nâng cao sự thoả mãn khách hàng

6.2 Nguồn nhân lực

6.2.1 Khái quát:Người lao độngcó đủ năng lực, dựa trên trình độ cơ bản về

giáo dục, đào tạo, các kỹ năng và kinh nghiệm

6.2.2 Năng lực, nhận thức và đào tạo

a) xác định các yêu cầu về năng lực cho các vị trí công việc

b) cung cấp đào tạo cho những nhu cầu đó;

c) đánh giá hiệu quả của việc đào tạo;

d) đảm bảo nhận thức, ý thức của nhân viên trong việc đạt tới mục tiêu chất lượng

e) lưu giữ các hồ sơ thích hợp về giáo dục, đào tạo, các kỹ năng, và kinh nghiệm

6 3 Cơ sở hạ tầng

Bao gồm:

- Nhà xưởng, nơi làm việc và các thiết bị liên quan;

- Trang thiết bị bao gồm phần cứng và phần mềm

- Các dịch vụ hỗ trợ như vận chuyển hoặc thông tin

6.4 Môi trường làm việc

Xác định và duy trì môi trường làm việc để đạt được sự phù hợp của sản phẩm

7 Tạo sản phẩm

7.1 Hoạch định việc tạo sản phẩm

Xác định:

a) mục tiêu chất lượng và các yêu cầu cho sản phẩm;

b) quá trình, tài liệu, nguồn lực và điều kiện vật chất;

c) các hoạt động kiểm tra, xác nhận và các tiêu chuẩn chấp nhận;

d) các hồ sơ chất lượng cần thiết

(tài liệu này khi áp dụng cho sản phẩm/ dự án cụ thể được gọi là kế hoạch chất lượng)

7.2 Các quá trình liên quan đến khách hàng

7.2.1 Xác định các yêu cầu liên quan đến sản phẩm

a) các yêu cầu cụ thể của khách hàng về sản phẩm

b) những yêu cầu về sản phẩm không được khách hàng nêu ra nhưng cần thiết để phù hợp với mục đích sử dụng

c) Các yêu cầu luật định

7.2.2 Xem xét các yêu cầu liên quan đến sản phẩm

Xem xét trước khi cam kết (ký hợp đồng) cung cấp sản phẩm cho khách hàng phải đảm bảo:

- Hiểu rõ các yêu cầu về sản phẩm

- Các yêu cầu không bằng văn bản được khẳng định chắc chắn trước khi chấp nhận

- Giải quyết sự khác biệt giữa điều khoản hợp đồng hay đơn hàng so với những văn bản đã công bố trước đó (ví dụ: trong bản dự thầu và bản báo giá)

- Đảm bảo khả năng đáp ứng các yêu cầu đã định

Khi yêu cầu thay đổi, các văn bản tương ứng được sửa đổi theo và thông báo tới những người liên quan

7.2.3 Trao đổi thông tin với khách hàng

Đảm bảo thông tin một cách hiệu quả với khách hàng liên quan tới:

a) Thông tin về sản phẩm

b) Các yêu cầu, xử lý hợp đồng hay đơn hàng

c) Phản hồi của khách hàng

7.3 Thiết kế và phát triển

7.3.1 Hoạch định thiết kế và phát triển xác định:

a) Các giai đoạn của quá trình thiết kế và/hoặc phát triển

b) Các hoạt động xem xét, kiểm tra và xác nhận thích ứng với mỗi giai đoạn;

c) Trách nhiệm và quyền hạn cho các hoạt động thiết kế và/hoặc phát triển

7.3.2 Đầu vào của thiết kế và phát triển:

Xác định và duy trì hồ sơ các dữ liệu liên quan đến yêu cầu về sản phẩm, bao gồm:

a) Các yêu cầu về hoạt động và chức năng;

b) Các yêu cầu luật định;

c) Các yêu cầu nhận được từ những thiết kế tương tự có từ trước và

d) Những yêu cầu cần thiết khác cho thiết kế và/hoặc phát triển

7.3.3 Đầu ra của thiết kế và phát triểnđược lập dưới hình thức có thể thẩm định

được và được phê duyệt Kết quả thiết kế phải:

a) Đáp ứng các yêu cầu đầu vào thiết kế và/hoặc phất triển;

b) Cung cấp các thông tin phù hợp về hoạt động sản xuất và dịch vụ

c) Bao gồm hay viện dẫn các tiêu chuẩn chấp nhận sản phẩm

d) Xác định các đặc tính của sản phẩm để sử dụng an toàn và đúng phương pháp

7.3.4 Xem xét thiết kế và phát triển ở những giai đoạn thích hợp để:

a) Đánh giá khả năng đáp ứng các yêu cầu;

b) Xác định vấn đề và đề xuất các hành động tiếp theo

Khi xem xét phải có sự tham dự của đại diện của các bộ phận chức năng liên quan

Phải duy trì hồ sơ về hoạt động xem xét thiết kế và/hoặc phát triển

7.3.5Kiểm tra xác nhận thiết kế và phát triển

Đảm bảo rằng kết quả đáp ứng được dữ liệu đầu vào thiết kế và/hoặc triển khai

Duy trì hồ sơ về hoạt động thẩm định

7.3.6 Xác nhận giá trị sử dụng của thiết kế và phát triển

- Khẳng định sản phẩm cuối cùng có đủ khả năng đáp ứng các yêu cầu theo mục đích sử dụng

- Nếu có thể, việc xác nhận giá trị sử dụng phải được thực hiện đầy đủ trước khi sử dụng hay chuyển giao sản phẩm Khi không thể thực hiện đầy đủ, phải tiến hành xác nhận giá trị sử dụng từng phần

Duy trì hồ sơ và các hành động cần thiết

7.3.7 Kiểm soát thay đổi thiết kế và phát triển

Xác định, lập thành văn bản và kiểm soát các thay đổi

Đánh giá tác động của những thay đổi đến các bộ phận và sản phẩm chuyển giao

Kết quả của tất cả các hoạt động trên được lập hồ sơ

7.4.2 Thông tin mua hàng

Tài liệu mua hàng phải bao gồm các thông tin mô tả về sản phẩm được mua

Khi thích hợp phải bao gồm những yêu cầu về:

- Phê duyệt: Sản phẩm/Các thủ tục/Các quá trình/Thiết bị

- Trình độ nhân sự

- Hệ thống quản lý chất lượng

Thông tin phải chứa đựng đầy đủ các yêu cầu trước khi trao đổi với nhà cung cấp

7.4.3 Kiểm tra xác nhận sản phẩm mua vào

- Xác định và tiến hành hoạt động kiểm tra xác nhận

- Kiểm tra tại cơ sở của nhà cung ứng (khi thực hiện phải nêu trong tài liệu mua hàng)

7.5 Sản xuất và cung cấp dịch vụ

7.5.1 Kiểm soát sản xuất và cung cấp dịch vụ:

Lập kế hoạch và tiến hành sản xuất và cung cấp dịch vụ trong điều kiện được kiểm soát Điều kiện được kiểm soát bao gồm:

a) Sẵn có các thông tin về đặc tính của sản phẩm;

b) Khi cần thiết, sẵn có các hướng dẫn công việc

c) Sử dụng và bảo dưỡng các thiết bị phù hợp

d) Sẵn có và sử dụng các thiết bị đo lường và giám sát

e) Thực hiện các hoạt động đo lường và giám sát

f) Thực hiện các quá trình đã xác định để chuyển giao và các hoạt động sau bán hàng

7.5.2 Xác nhận giá trị sử dụng của các quá trình sản xuất và cung cấp dịch

vụ

- Chứng tỏ năng lực quá trình khi mà đầu ra cuối cùng không thể kiểm tra được bằng các phương pháp đo lường hay giám sát, vấn đề chỉ xảy ra sau khi sản phẩm được sử dụng

- Bao gồm các công việc sau:

a) Xác định năng lực quá trình

b) Xác định năng lực thiết bị/nhân lực

c) Sử dụng các thủ tục hoặc các phương pháp đã được xác định

- Xác định, kiểm tra, bảo vệ và gìn giữ tài sản do khách hàng cung cấp để

sử dụng hay để cấu thành nên sản phẩm

- Khi mất mát, hư hỏng hay có sự không phù hợp phải lập hồ sơ và báo cho khách hàng

- Tài sản khách hàng có thể bao gồm tài sản về trí tuệ (thông tin bảo mật)

7.5.5 Bảo toàn sản phẩm

Bảo quản sản phẩm trong suốt quá trình đến khi chuyển giao tới khách hàng Bao gồm việc xác định, xếp dỡ, lưu kho, bảo quản

7.6 Kiểm soát phương tiện theo dõi và đo lường

Xác định các phép đo và các thiết bị giám sát và đo lường cần thiết

Kiểm soát thiết bị đo để đảm bảo độ tin cậy:

- Hiệu chuẩn hoặc kiểm đình định kỳ hoặc trước khi sử dụng

- Được điều chỉnh hoặc điều chỉnh lại khi cần thiết

- Được nhận biết để xác định trạng thái hiệu chuẩn

- Đảm bảo tránh điều chỉnh vô ý ảnh hưởng đến kết quả phép đo

- Bảo quản thích hợp để tránh hỏng hóc

Duy trì hồ sơ các kết quả hiệu chuẩn

8 Đo lường, phân tích và cải tiến

8.1 Khái quát:

Lên kế hoạch và thực hiện các quá trình giám sát, đo lường, phân tích và cải tiến nhằm:

- Chứng minh tính phù hợp của sản phẩm

- Đảm bảo tính phù hợp của hệ thống quản lý chất lượng

- Cải tiến liên tục tính hiệu quả của hệ thống

Bao gồm việc áp dụng các phương pháp thích hợp (các kỹ thuật thống kê)

8.2 Theo dõi và đo lường

8.2.1 Sự thoả mãn khách hàng:Xác định các phương pháp thích hợp đểthu

thập, xử lý thông tin về sự thoả mãn/không thoả mãn khách hàng

8.2.2 Đánh giá nội bộ: đánh giá định kỳ hệ thống chất lượng, xác định:

• Sự phù hợp với Tiêu chuẩn

• Tiến hành và duy trì HTCL một cách hiệu quả

Thông qua:

- Xây dựng thủ tục bằng văn bản về đánh giá nội bộ

- Lập kế hoạch và chương trình đánh giá

- Xác định phạm vi, tần xuất và các phương pháp đánh giá

- Người độc lập với hoạt động được đánh giá thực hiện

- Kết quả được lập hồ sơ và báo cáo tới lãnh đạo

- Khắc phục kịp thời các điểm không phù hợp

- Kiểm tra và thực hiện các hành động khắc phục

8.2.3 Theo dõi và đo lường các quá trình

- Áp dụng các phương pháp thích hợp để giám sát và đo lường các quá trình nhằm chứng tỏ khả năng của quá trình thoả mãn các mục đích đã định

- Thực hiện các hành động khắc phục khi cần thiết

8.2.4 Theo dõi và đo lường sản phẩm

- Giám sát và đo lường các đặc tính của sản phẩm tại các giai đoạn thích hợp của quá trình để xác nhận rằng sản phẩm đã thoả mãn được các yêu cầu quy định

- Duy trì bằng chứng về sự phù hợp, chỉ rõ thẩm quyền quyết định xuất sản phẩm

- Sản phẩm phải được kiểm tra đầy đủ trước khi chuyển giao, trừ phi được

sự phê duyệt của người có thẩm quyền và của khách hàng (nếu cần)

8.3 Kiểm soát sản phẩm không phù hợp

- Đảm bảo xác định và kiểm soát sản phẩm không phù hợp để tránh sử dụng hoặc chuyển giao nhầm lẫn

- Trách nhiệm, quyền hạn xử lý phải được xác định trong thủ tục bằng văn bản

- Sản phẩm không phù hợp có thể sử lý như sau:

+ Sửa chữa lại (phải kiểm tra lại sau khi sửa chữa)

+ Nhân nhượng sử dụng, chuyển giao chấp nhận

- Sự thoả mãn và/hoặc không thoả mãn của khách hàng

Cải tiến liên tục tính hiệu quả của hệ thống chất lượng thông qua: chính sách chất lượng, mục tiêu chất lượng, kết quả đánh giá nội bộ, phân tích dữ liệu, hành động khắc phục và phòng ngừa và xem xét của lãnh đạo

8.5.2 Hành động khắc phục

Xây dựng thủ tục dạng văn bản cho hành động khắc phục nhằm:

a) xác định sự không phù hợp (bao gồm các khiếu nại của khách hàng); b) điều tra nguyên nhân;

c) xác định hành động ngăn ngừa tái diễn;

d) tiến hành các hoạt động khắc phục cần thiết

e) lập hồ sơ các kết quả thực hiện;

f) đánh giá hành động khắc phục

8.5.3 Hành động phòng ngừa

Xây dựng thủ tục dạng văn bản cho hành động phòng ngừa nhằm:

a) xác định sự không phù hợp tiềm tàng và nguyên nhân của nó;

b) Xác định nhu cầu cần có các hành động ngăn ngừa

c) xác định và đảm bảo thực hiện hành động phòng ngừa cần thiết

d) lưu hồ sơ các kết quả của hành động đã thực hiện

e) xem xét hành động phòng ngừa đã thực hiện

V Lợi ích và các bước áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008

5.1 Lợi ích của việc áp dụng ISO 9000

Việc áp dụng ISO 9000 đem đến một số lợi ích quan trọng như sau:

Đối với người lao động:

- Được cung cấp phương pháp làm việc đúng ngay từ đầu

- Được học hỏi và chia sẻ kinh nghiệm với đồng nghiệp

- Phân định rõ ràng trách nhiệm và quyền hạn

Đối với tổ chức:

• Tạo nền móng cho sản phẩm có chất lượng: Một hệ thống quản lý chất

lượng phù hợp với ISO 9000 sẽ giúp công ty quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh một cách có hệ thống và kế hoạch, giảm thiểu và loại trừ các chi phí phát sinh sau kiểm tra, chi phí bảo hành và làm lại Cải tiến liên tục hệ thống chất lượng, như theo yêu cầu của tiêu chuẩn, sẽ dẫn đến cải tiến liên tục chất lượng sản phẩm Như vậy, Hệ thống chất lượng rất cần thiết để cung cấp các sản phẩm

có chất lượng

• Tăng năng suất và giảm giá thành: Thực hiện hệ thống chất lượng theo

tiêu chuẩn ISO 9000 giúp công ty tăng năng suất và giảm giá thành Hệ thống chất lượng theo ISO 9000 sẽ cung cấp các phương tiện giúp cho mọi người thực hiện công việc đúng ngay từ đầu và có sự kiểm soát chặt chẽ qua đó sẽ giảm khối lượng công việc làm lại và chi phí xử lý sản phẩm sai hỏng và giảm được lãng phí về thời gian, nguyên vật liệu, nhân lực và tiền bạc Đồng thời, nếu công

ty có hệ thống chất lượng phù hợp với tiêu chuẩn ISO 9000 sẽ giảm được chi phí kiểm tra, tiết kiệm được cho cả công ty và khách hàng

• Tăng tính cạnh tranh: Hệ thống chất lượng phù hợp theo tiêu chuẩn ISO

9000 ngày càng trở nên quan trọng, đặc biệt trong nền kinh tế thị trường cạnh tranh gay gắt như hiện nay Có được một hệ thống chất lượng phù hợp tiêu chuẩn ISO 9000 sẽ đem đến cho doanh nghiệp lợi thế cạnh tranh, vì thông qua việc chứng nhận hệ thống chất lượng phù hợp với ISO 9000 doanh nghiệp sẽ có bằng chứng đảm bảo với khách hàng là các sản phẩm họ sản xuất phù hợp với chất lượng mà họ đã cam kết Trong thực tế, phong trào áp dụng ISO 9000 được định hướng bởi chính người tiêu dùng, những người luôn mong muốn được bảo đảm rằng sản phẩm mà họ mua về có chất lượng đúng như chất lượng mà nhà sản xuất đã khẳng định Một số hợp đồng mua hàng ghi rõ, sản phẩm mua phải kèm theo chứng nhận hệ thống chất lượng phù hợp với tiêu chuẩn ISO 9000

Một số doanh nghiệp đã bỏ lỡ cơ hội kinh doanh chỉ vì họ thiếu giấy chứng

nhận ISO 9000

• Tăng uy tín của công ty: áp dụng hệ thống chất lượng theo ISO 9000 sẽ

cung cấp bằng chứng khách quan để chứng minh chất lượng sản phẩm, dịch vụ của công ty và chứng minh cho khách hàng thấy rằng các hoạt động của công ty đều được kiểm soát Hệ thống chất lượng còn cung cấp những dữ liệu để sử dụng cho việc xác định hiệu quả quá trình, các thông số về sản phẩm, dịch vụ nhằm không ngừng cải tiến hiệu quả hoạt động, nâng cao sự thoả mãn khách hàng, nâng cao ý thức người lao động và đáp ứng được các yêu cầu luật định

5.2 Các bước chính của quá trình áp dụng ISO 9000

Việc xây dựng ISO 9000 tại doanh nghiệp có thể được tiến hành theo các

bước sau:(các bước theo hướng dẫn này chỉ mang tính tham khảo, có thể điều

chỉnh bổ sung tuỳ HTQL)

Bước 1: Cam kết của lãnh đạo

Bước đầu tiên khi bắt tay vào việc xây dựng và áp dụng hệ thống chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9000 là phải thấy được ý nghĩa của nó trong việc duy trì và phát triển tổ chức Lãnh đạo doanh nghiệp cần định hướng cho các hoạt động của hệ thống chất lượng, xác định mục tiêu và phạm vi áp dụng để hỗ trợ cho các hoạt động quản lý của mình đem lại lợi ích thiết thực cho tổ chức

Bước 2: Lập ban chỉ đạo dự án thực hiện ISO 9000

Việc áp dụng ISO 9000 có thể xem như là một dự án lớn, vì vậy các Doanh nghiệp cần tổ chức điều hành dự án sao cho có hiệu quả Nên có một ban chỉ đạo ISO 9000 tại doanh nghiệp, bao gồm đại diện lãnh đạo và đại diện bộ phận nằm trong phạm vi áp dụng của ISO 9000

Cần bổ nhiệm đại diện của lãnh đạo về chất lượng, chịu trách nhiệm trước lãnh đạo về các hoạt động chất lượng.Có thể bổ nhiệm nhiều hơn 1 đại diện lãnh đạo về chất lượng nếu thấy cần thiết

Bước 3: Đánh giá thực trạng của doanh nghiệp và so sánh với tiêu chuẩn

Đây là bước thực hiện xem xét kỹ lưỡng thực trạng của doanh nghiệp để đối chiếu với các yêu cầu trong tiêu chuẩn ISO 9001, xác định xem yêu cầu nào không áp dụng, những hoạt động nào tổ chức đã có, mức độ đáp ứng đến đâu và các hoạt động nào chưa có để từ đó xây dựng nên kế hoạch chi tiết để thực hiện Thông thường, ở các doanh nghiệp, các quá trình và thủ tục chưa được thiết lập một cách phù hợp hoặc chưa được lập thành văn bản đầy đủ.Thậm chí đôi khi không có các thủ tục hoặc có thủ tục nhưng chưa được tuân thủ.Trong trường hợp các quá trình và các thủ tục đã được thiết lập và được viết ra thì người đánh giá sẽ xem xét và đối chiếu với tiêu chuẩn.Còn trong trường hợp doanh nghiệp chưa có hệ thống văn bản thì cần tiến hành xây dựng hệ thống văn bản

Sau khi đánh giá thực trạng, công ty có thể xác định được những gì cần thay đổi và bổ sung để hệ thống chất lượng phù hợp với tiêu chuẩn

Bước 4: Thiết kế và lập văn bản hệ thống chất lượng theo ISO 9000

Thực hiện những thay đổi hoặc bổ sung đã xác định trong đánh giá thực trạng để hệ thống chất lượng phù hợp với tiêu chuẩn ISO 9000 Cần xây dựng

và hoàn chỉnh các tài liệu theo yêu cầu của tiêu chuẩn, ví dụ:

• Xây dựng sổ tay chất lượng

• Lập thành văn bản tất cả các quá trình và thủ tục liên quan

• Xây dựng các hướng dẫn công việc, qui chế, qui định cần thiết

Bước 6: Chuẩn bị cho đánh giá chứng nhận

Việc chuẩn bị cho đánh giá chứng nhận bao gồm các bước sau:

• Đánh giá trước chứng nhận: Đánh giá trước chứng nhận nhằm xác định xem hệ thống chất lượng của công ty đã phù hợp với tiêu chuẩn chưa và có được thực hiện một cách hiệu quả không, xác định các vấn đề còn tồn tại để khắc phục Việc đánh giá trước chứng nhận có thể do chính công ty thực hiện hoặc do tổ chức bên ngoài thực hiện

• Lựa chọn tổ chức chứng nhận: Tổ chức chứng nhận hay đánh giá của bên thứ ba là tổ chức đã được công nhận cho việc thực hiện đánh giá và cấp chứng nhận phù hợp với tiêu chuẩn ISO 9000 Về nguyên tắc, mọi chứng chỉ ISO 9000 đều có giá trị như nhau không phân biệt tổ chức nào tiến hành cấp Công ty có quyền lựa chọn bất kỳ tổ chức nào để đánh giá và cấp chứng chỉ

• Chuẩn bị về mặt tổ chức và nguồn lực để tiến hành đánh giá

Bước 7: Đánh giá chứng nhận

Tổ chức chứng nhận đã được công ty lựa chọn tiến hành đánh giá chứng nhận chính thức hệ thống chất lượng của công ty

Bước 8: Duy trì hệ thống chất lượng sau khi chứng nhận

ở giai đoạn này cần tiến hành khắc phục các vấn đề còn tồn tại phát hiện qua đánh giá chứng nhận và tiếp tục thực hiện các hoạt động theo yêu cầu của tiêu chuẩn để duy trì và không ngừng cải tiến hệ thống chất lượng của công ty Trên đây là một số các bước công việc cơ bản cần phải tiến hành để tiến tới chứng nhận ISO 9000 Thời gian và khối lượng công việc phải làm phụ thuộc rất nhiều vào thực trạng, qui mô và phạm vi áp dụng của ISO 9000 tại doanh nghiệp Bên cạnh kế hoạch tổng thể, doanh nghiệp cần xây dựng kế hoạch chi tiết cho các bước cụ thể, trong đó có việc phân công bộ phận hay người chịu trách nhiệm chính và thời gian biểu chi tiết

5.3 Thời gian thực hiện ISO 9000 phụ thuộc vào các yếu tố sau:

- Cam kết của lãnh đạo

- Phạm vi áp dụng

- Mức độ phức tạp của doanh nghiệp

- Thực trạng hệ thống quản lý chất lượng

5.4 Nguyên nhân dẫn đến hệ thống quản lý chất lượng không có hiệu quả:

- Thiếu sự cam kết của lãnh đạo

- Không cung cấp nguồn lực thích hợp, kịp thời

- Xây dựng tài liệu không phù hợp

- Không có sự tham gia của mọi người

-

DỰ THẢO Tài liệu hướng dẫn áp dụng mô hình hệ thống quản lý và công

cụ cải tiến năng suất và chất lượng phù hợp cho doanh nghiệp

sản xuất ngành công nghiệp than (tuyển than)

HƯỚNG DẪN ÁP DỤNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ MÔI TRƯỜNG THEO ISO 14001: 2010 CHO DOANH NGHIỆP

TUYỂN, CHẾ BIẾN THAN

1 Giới thiệu chung về bộ tiêu chuẩn ISO14000

1.1 Sự ra đời và đặc điểm của tiêu chuẩn ISO14001:2004

Hiên nay, khi các yêu cầu pháp luật về môi trường ngày càng chặt chẽ, việc áp dụng các công cụ kinh tế và các biện pháp khác nhằm khuyến khích bảo vệ môi trường và mối quan tâm của các bên hữu quan, cộng đồng, xã hội về vấn

đề môi trường, về phát triển bền vững ngày càng tăng, thì các doanh nghiệp/tổ chức thuộc mọi thành phần ngày càng phải kiểm soát tốt hơn các tác động tới môi trường do các hoạt động, sản phẩm và dịch vụ của mình gây ra Trong ngành khai thác chế biến khoáng sản nói chung và trong khai thác chế biến than nói riêng, tình trạng ô nhiễm môi trường, cạn kiệt tài nguyên, áp lực với thiên nhiên.v.v cũng đang diễn ra hàng ngày, ở mọi quốc gia, mọi địa phương của mỗi nước Bảo vệ môi trường nói chung, bảo vệ nguồn tài nguyên khoáng sản, cảnh quan, chăm lo sức khỏe người lao động và cộng đống, hạn chế ô nhiễm v.v đang trở thành vấn đề bức xúc và quốc sách, mang tính toàn cầu Nhiều chiến lược, hoạch định theo những chương trình, mục tiêu của từng quốc gia, khu vực, quốc tế đang được triển khai nhằm từng bước ngăn chặn, giảm thiểu ô nhiễm, cải thiện tình trạng môi trường

Để tìm một giải pháp, nhiều doanh nghiệp/tổ chức đã tiến hành “xem xét” hoặc “đánh giá” tình trạng quản lý, kết quả họat động nhằm xác dịnh kết quả hoạt động môi trường của mình Tuy nhiên với cách riêng của mình, “những

sự xém xét” và “đánh giá” này có thể không đầy đủ để cung cấp cho tổ chức một sự đảm bảo rằng kết quả mọi hoạt động của họ đã đáp ứng được ở mức độ nào các yêu cầu quản lý và các yêu cầu của luật pháp, liệu chúng cần hoặc có thể hoàn thiện thêm ở những khía cạnh nào Như vậy, để có hiệu quả, việc xây dựng, áp dụng và đánh giá đều cần phải tiến hành theo một chuẩn mực thống nhất, được gắn kết một cách đồng nhất trong hệ thống quản lý chung của doanh nghiệp/tổ chức đó

Trong bối cảnh trên, nhằm góp phần cải thiện tình trạng môi trường trên quy

mô toàn cầu, hướng dẫn các Tổ chức/ doanh nghiệp trên thế giới áp dụng và kiểm soát được công tác quản lý môi trường một cách nhất quán theo quan

điểm hệ thống, tháng 9 năm 1996, Ban kỹ thuật 27 của Tổ chức tiêu chuẩn hoá quốc tế (International Standardization Organization) đã xây dựng và ban hành tiêu chuẩn ISO14001 về các yêu cầu của Hệ thống quản lý môi trường (Năm

2004, tiêu chuẩn này đã được soát xét, ban hành lại với mã hiệu ISO14001:2004)

Tiêu chuẩn ISO14001 cung cấp cho doanh nghiệp/ tổ chức những yếu tố của

hệ thống quản lý môi trường có thể tích hợp với các yêu cầu của các yếu tố cần quản lý khác trong doanh nghiệp, giúp doanh nghiệp triển khai và thực hiện một chính sách và các mục tiêu môi trường trên cơ sở tuân thủ các yêu cầu pháp luật, cân nhắc các khía cạnh môi trường quan trọng mà hoạt động

sản xuất, kinh doanh, sản phẩm hay dịch vụ của mình gây ra Để ”quôc tế hóa”, nghiã là, để tất cả các doanh nghiệp thuộc các loại hình và qui mô khác

nhau, có các điều kiện địa lý, văn hoá và xã hội khác nhau có thể cùng áp dụng, các yêu cầu liên quan hệ thống quản lý môi trường nêu trong tiêu chuẩn này đã chỉ đề cập đến những nội dung cơ bản, chung nhất mang tính bắt buộc

mà mọi doanh nghiệp khi xây dựng hệ thống quản lý môi trường phải đề cấp đến Vì vậy chúng phải có đặc điểm chung là:

- Được xây dựng trên cơ sở khoa học, có sơ sở thực tiễn, có khả năng áp dụng được để mọị quốc gia có thể vận dụng

- Giúp doanh nghiệp/ tổ chức có được những kết quả quản lý môi trường tốt hơn

- Phải có hiệu quả, linh hoạt, không mang tính áp đặt để có thẻ đáp ứng những yêu cầu khác nhau của các doanh nghiệp/tổ chức ở các quôc gia khác nhau

- Mặc dù nó có tính linh hoạt như đã nêu trên nhưng những chuẩn mực yêu cầu bắt buộc của tiêu chuẩn này sẽ đáp ứng được các yêu cầu chung của việc đánh giá chứng nhận- một khi doanh nghiệp áp dụng nó có nhu cầu chứng nhận hệ thống

- Thúc đây sự quan tâm của cộng đồng và doanh nghiệp áp dụng nó

- Tiêu chuẩn này yêu cầu doanh nghiệp /tổ chức :

a) thiết lập một chính sách môi trường thích hợp,

b) định rõ các khía cạnh môi trường nảy sinh từ các hoạt động, sản phẩm, dịch vụ mà Doanh nghiệp đã hoặc sẽ cung cấp, nhằm xác định các tác động môi trường có ý nghĩa,

c) định rõ các yêu cầu pháp luật và các yêu cầu khác có thể áp dụng mà tổ chức phải tuân thủ,

d) định rõ các ưu tiên và đề ra các mục tiêu và chỉ tiêu môi trường thích hợp,

e) thiết lập một cơ cấu và một (hoặc các) chương trình để thực hiện chính sách và đạt tới các mục tiêu và đáp ứng các chỉ tiêu,

f) tạo thuận lợi cho việc lập kế hoạch, kiểm soát, giám sát, các hành động khắc phục và phòng ngừa, các hoạt động đánh giá và xem xét để đảm bảo cho chính sách được phù hợp và hệ thống quản lý môi trường vẫn thích ứng, và

g) có khả năng làm cho thích hợp với các hoàn cảnh thay đổi

Bản chất của tiêu chuẩn ISO14001 là cách tiếp cận Hệ thống, dựa trên sự cam kết của các cấp lãnh đạo, trong đó quan trọng nhất là sự cam kết của lãnh đạo cấp cao nhất để thực hiện quản lý môi trường theo chính sách, mục tiêu lâu

dài và những muc tiêu cụ thể từng giai đoạn, để triển khai những chương trình môi trường, dần từng bước cải thiện, liên tục hoàn thiện Hệ thống, dần đạt đựoc những kết quả hoạt động môi trường tốt hơn trong những điều kiện kinh tế -xã hội có liên quan đến đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh của mỗi doanh nghiệp

Hệ thống quản lý môi trường là một phần không tách rời trong hệ thống quản

lý chung của mỗi doanh nghiệp để quản lý các khia cạnh môi trường nẩy sinh

từ các hoạt động, từ sản phẩm và dịch vụ do doanh nghiệp đó cung cấp, giúp doanh nghiệp đáp ứng các yêu cầu luật pháp về môi trường, khẳng định trách nhiệm quản lý môi trường của doanh nghiệp đối với chính quyền địa phương, người lao động, với các đối tác liên quan, cư dân, cộng đồng

Tiêu chuẩn này có thể áp dụng cho bất kỳ doanh nghiệp/tổ chức nào mong muốn:

a) Thiết lập, thực hiện, duy trì và cải tiến hệ thống quản lý môi trường;

b) Tự đảm bảo hoạt đọng sản xuất kinh doanh của mình phù hợp với chính sách môi trường đã công bố;

c) Chứng minh hệ thống quản lý môi trường của mình phù hợp với tiêu chuẩn này bằng cách:

1) Tự xác định và tự tuyên bố phù hợp với tiêu chuẩn này, hoặc

2) Đề nghị các bên có liên quan với tổ chức (ví dụ-khách hàng) xác nhận

hệ thống quản lý môi trường là phù hợp theo yêu cầu của họ, hoặc

3) Đề nghị tổ chức bên ngoài xác nhận sự tự công bố của doanh nghiệp, hoặc

4) Đề nghị một tổ chức bên ngoài chứng nhận hệ thống quản lý môi trường này là phù hợp vơi ISO14001

Cần lưu ý rằng, tiêu chuẩn Hệ thống quản lý môi trường cũng giống như các tiêu chuẩn khác, không nhằm sử dụng để tạo ra hàng rào kỹ thuật, đề cao hay lẩn tránh trách nhiệm pháp lý của doanh nghiệp Nó cũng không đề ra các yêu cầu tuyệt đối, buộc các doanh nghiệp ngay lập tức phải cam kết và có được kết quả môi trường vượt quá năng lực tài chính, công nghệ hiện tại của mình Việc chấp nhận và áp dụng một loạt các kỹ thuật quản lý môi trường theo quan điểm hệ thống có thể giúp doanh nghiệp đạt kết quả tốt hơn cho bản thân doanh nghiệp và các bên liên quan Tuy nhiên bản thân việc áp dụng tiêu chuẩn này không có nghĩa là đã đảm bảo để doanh nghiệp đạt được kết quả môi trường tối ưu Để đạt được các mục tiêu môi trường, ngoài việc áp dụng các yêu cầu nêu trong hệ thống quản lý môi trường này, doanh nghiệp/tổ chức phải cân nhắc để trong điều kiện thích hợp hoặc bắt buộc cả về lý do địa điểm

và điều kiện tài chính, phải áp dụng những giải pháp công nghệ tốt nhất hiện

có cho hoạt động quản lý môi trường của mình

Tiêu chuẩn này không bao gồm các yêu cầu cụ thể cho các hệ thống quản lý khác như hệ thống chất lượng, sức khoẻ và an toàn lao động, quản lý tài chính,

quản lý rủi ro, mặc dù các yêu cầu của nó có thể được đưa vào, lồng ghép, tích hợp với các yếu tố của các hệ thống quản lý khác Như vậy, một tổ chức có thể căn cứ theo (các) hệ thống quản lý hiện có của mình, lồng ghép vào đó các yêu cầu của ISO14001 để thiết lập một hệ thống quản lý môi trường phù hợp với các yêu cầu của tiêu chuẩn này Đương nhiên, do mục đích đã định và do yêu cầu khác nhau của các bên hữu quan mà mỗi doanh nghiệp sẽ có những cách khác nhau để áp dụng các yếu tố khác nhau vào chung trong một hệ thống quản lý

1.2 Bộ tiêu chuẩn ISO14000 và những tính chất của các nhóm tiêu chuẩn trong bộ tiêu chuẩn này

Cũng trong năm 1996, tổ chức tiêu chuẩn hóa quốc tế đã ban hành tiêu chuẩn ISO14004 (năm 2004 tiêu chuẩn này cũng đã được xem xét ban hành lại với

mã hiệu ISO14004:2004) Mục đích chung của ISO14004 là giúp cho các doanh nghiệp áp dụng tốt hơn Hệ thống quản lý môi trường theo các yêu cầu nêu trong ISO14001, nâng cao kết quả hoạt động môi trường của mình Lưu ý rằng, trong khi tiêu chuẩn ISO14001 đưa ra các yêu cầu có thể được đánh giá một cách khách quan phục vụ cho việc chứng nhận/đăng ký hoặc để tự công

bố thì ISO14004- mặc dù có cấu trúc nội dung hoàn toàn nhất quán với ISO14001- nhưng không phải để diễn giải lại những yêu cầu trong ISO14001

mà là để phân tích kỹ hơn, nêu các ví dụ minh họa, hướng dẫn các giải pháp lựa chọn để vừa hỗ trợ việc áp dụng HTQLMT vừa tăng cường mối quan hệ của nó với hoạt động quản lý chung của tổ chức

Bên cạnh hai tiêu chuẩn nêu trên, bộ tiêu chuẩn ISO14000 còn có các nhóm tiêu chuẩn sau:

1) Nhóm các tiêu chuẩn ISO14030 đề cập các phương pháp đánh giá tính

năng kết quả hoạt động về môi trường (environmental performance

evaluation)

2) Nhóm các tiêu chuẩn ISO14060 đề cập các phương pháp thể hiện các

khía cạnh môi trường trong thiết kế sản phẩm (Design for environmental)