ĐẶC ĐIỂM VÀ TỔ CHỨC QUẢN LÝ HOẠT ĐỘNG BÁN HÀNG CỦA CÔNG TY TNHH MTV THAN THỐNG NHẤT – VINACOMIN

Trong nền kinh tế thị trường, các doanh nghiệp muốn tồn tại và phát triển, nhất định phải có phương án kinh doanh đạt hiệu quả kinh tế. Để đứng vững và phát triển trong điều kiện có sự cạnh tranh gay gắt, doanh nghiệp phải nắm bắt và đáp ứng được tâm lý, nhu cầu của người tiêu dùng với sản phẩm có chất lượng cao, giá thành hạ, mẫu mã phong phú, đa dạng chủng loại. Muốn vậy, các doanh nghiệp phải giám sát tất cả các quy trình từ khâu mua hàng đến khâu tiêu thụ hàng hoá để đảm bảo việc bảo toàn và tăng nhanh tốc độ luân chuyển vốn, giữ uy tín với bạn hàng, thực hiện đầy đủ nghĩa vụ với Nhà nước, cải thiện đời sống vật chất và tinh thần của cán bộ công nhân viên, doanh nghiệp đảm bảo có lợi nhuận để tích luỹ mở rộng phát triển sản xuất kinh doanh

Báo cáo th c t p ục tập ập

DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT

CPBH : Chi phí bán hàng

GBN : Giấy báo nợ

GTGT : Gía trị gia tăng

GVHB : Gía vốn hàng bán

KKTX : Kê khai thường xuyên

TGNH : Tiền gửi ngân hàng

DANH MỤC BẢNG BIỂU

Biểu 1.1: Danh mục sản phẩm………3

Biểu 1.2: Sản lượng Than năm 2009 -2011………4

Biểu 2.1: Hóa đơn GTGT………,16

Biểu 2.2: Mẫu Phiếu xuất kho……… 17

Biểu 2.3: Ủy nhiệm chi……… 18

Biểu 2.4: Hóa đơn GTGT……….19

Biểu 2.5: Phiếu thu……… 20

Biểu 2.6: Hóa đơn xuất khẩu………24

Biểu 2.7: Sổ chi tiết doanh thu……….26

Biểu 2.8:Bảng kê số 1……… 28

Biểu 2.9: Bảng kê số 2……….29

Biểu 2.10: Bảng kê số 11……….30

Biểu 2.11: Sổ chi tiết TK131……… 31

Biểu 2.12: Sổ cái TK131……….32

Biểu 2.13: Sổ cái TK511……….33

Biểu 2.14: Sổ chi tiết TK632……… 36

Biểu 2.15: Bảng kê số 8……… 37

Biểu 2.16: Sổ cái TK632……….39

Biểu 2.17: Hóa đơn GTGT……….41

Biểu 2.18: Sổ chi tiết TK641……… 42

Biểu 2.19: Nhật ký chứng từ số 1……… 44

Biểu 2.20: Nhật ký chứng từ số2……… 45

Biểu 2.21: Nhật ký chứng từ số 8……… 46

Biểu 2.22: Sổ cái TK 641………47

DANH MỤC SƠ ĐỒ

Sơ đồ 1.1: Sơ đồ bộ máy quản lý hoạt động bán hàng

Sơ đồ 2.1: Quy trình ghi sổ chi tiết doanh thu

Sơ đồ 2.2: Quy trình ghi sổ tổng hợp doanh thu

Sơ đồ 2.3: Quy trình ghi sổ chi tiết giá vốn hàng bán

Sơ đồ 2.4: Quy trình ghi sổ tổng hợp Giá vốn hàng bán

Sơ đồ 2.5: Quy trình ghi sổ chi tiết chi phí bán hàng

Sơ đồ 2.6: Quy trình ghi sổ tổng hợp chi phí bán hàng

SV: Hoàng Thị Mai Hương Lớp: Kế toán 11B

CHƯƠNG 1:

ĐẶC ĐIỂM VÀ TỔ CHỨC QUẢN LÝ HOẠT ĐỘNG BÁN HÀNG CỦA CÔNG TY TNHH MTV THAN THỐNG NHẤT – VINACOMIN 1.1 Đặc điểm hoạt động bán hàng tại Công ty TNHH MTV Than Thống Nhất – Vinacomin.

1.1.1 Danh mục hàng bán

Mặt hàng Công ty TNHH MTV Than Thống Nhất - Vinacomin sản xuất

là Than cục , than cám …với chất lượng đạt độ tin cậy cao và ổn định, giá cảcạnh tranh, đáp ứng hầu hết đối với tất cả các chủng loại phương tiện vận tải,phương tiện khai thác trong Vinacomin hiện nay

Hạch toán thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ, đuợc tính trên giá bánchưa thuế của hàng hoḠmức thuế suất với mặt hàng Than là 10%

Biểu 1.1 Bảng danh mục thành phẩm

STT Tên sản phẩm STT Tên sản phẩm

3 - Than cục 2b xuất khẩu 3 - Than cám 11a xuất khẩu

4 - Than cục xô xuất khẩu 4 - Than cám 12a xuất khẩu

* Phân loại thành phẩm

Thành phẩm của Công ty chủ yếu chia làm hai loại là: than cục và than cám Hiện tại sản phẩm của Công ty TNHH MTV Than Thống Nhất -Vinacomin có mặt trên thị trường trong nước và xuất khẩu Thị trường tiêu thụsản phẩm của Công ty chủ yếu phục vụ cho ngành sản xuất xi măng, điện, cungcấp than trong nội bộ tập đoàn và xuất khẩu……

SV: Hoàng Thị Mai Hương Lớp Kế toán 11B 2

Toàn bộ dây chuyền phục vụ cho sản xuất và tiêu thụ đòi hỏi trình độ tậptrung hoá và chuyên môn hoá cao Trong những năm gần đây Công ty đã nângcao trình độ tập trung hoá và chuyên môn hoá nên sản lượng than khai thácngày càng cao

Biểu 1.2: Sản lượng Than năm 2009 -2012

Năm Sản lượng Than nguyên khai Sản lượng than sạch

1.1.2 Thị trường của Công ty

- Để có thể cung cấp tới người tiêu dùng trong nước cũng như xuất khẩunhững sản phẩm có chất lượng, Công ty luôn chú trọng tới việc đảm bảo chấtlượng sản phẩm

+ Đối với sản phẩm bán trong nước công ty ký kết hợp đồng dài hạn với cáccông ty: Công ty Cổ phần xi măng Cẩm phả, Nhà máy điện

+ Thị trường xuất khẩu sản phẩm ra các thị trường tiêu thụ lớn là TrungQuốc, Nhật Bản

1.1.3 Phương thức bán hàng và phương thức thanh toán của Công ty

Hiện nay việc tiêu thụ sản phẩm, hàng hoá được thực hiện bằng nhiềuphương thức khác nhau Việc lựa chọn các phương thức sao cho phù hợp vàhiệu quả nhất cũng là một vấn đề quan trọng Công ty TNHH MTV Than ThốngNhất – Vinacomin áp dụng nhiều phương thức bán hàng khác nhau phù hợp vớitừng đối tượng khách hàng Cụ thể có những phương thức sau:

* Phương thức bán buôn

Là quá trình bán hàng cho các đơn vị khác để tiếp tục đưa hàng hoá vào

bán buôn rất đa dạng và phong phú có thể là doanh nghiệp thương mại, doanhnghiệp xây dựng, doanh nghiệp tư nhân,…

Đặc trưng của phương thức này là kết thúc nghiệp vụ bán hàng, hàng hóavẫn nằm trong quá trình lưu thông, chưa đi vào quá trình tiêu dùng Hàng bántheo phương thức này có khối lượng lớn và nhiều hình thức thanh toán

Hiện tại, Công ty TNHH MTV Than Thống Nhất – Vinacomin áp dụng 2hình thức bán buôn: Bán buôn qua kho và bán buôn vận chuyển thẳng

- Bán buôn qua kho: Theo hình thức này, hàng hóa được xuất bán chokhách hàng từ kho dự trữ của Công ty và thực hiện theo 2 cách:

+ Xuất bán trực tiếp: Khi thực hiện bán hàng, bên mua sẽ gửi đơn đặt hàngđến Công ty bên bán sẽ xem xét đơn hàng và gửi lại bảng báo giá cho bên mua,bên mua chấp nhận đơn giá bán của bên bán thì hai bên sẽ tiến hành làm hợpđồng kinh tế, bên mua sẽ cử người đến nhận hàng trực tiếp tại kho bên bán vàhai bên sẽ ghi biên bản giao nhận hàng hoá Lúc đó số hàng đó không thuộcquyền sở hữu của doanh nghiệp nữa mà được coi là hàng đã bán

Chứng từ kế toán sử dụng: Đơn đặt hàng, Báo giá, Hợp đồng kinh tế, Hoáđơn GTGT, Biên bản giao nhận hàng hóa, Phiếu xuất kho do bên bán lập

+ Hình thức chuyển hàng: Theo hình thức này, định kỳ căn cứ vào hợpđồng kinh tế và kế hoạch giao hàng, Công ty xuất hàng gửi đi cho khách hàng vàgiao tại địa điểm đã ký trong Hợp đồng Hàng hóa gửi đi vẫn thuộc quyền sởhữu bên bán Chỉ khi khách hàng thông báo nhận được hàng và chấp nhận thanhtoán hoặc thanh toán tiền hàng ngay thì khi đó hàng hóa mới chuyển quyền sởhữu được xác định là bán hàng và Công ty được ghi nhận doanh thu bán hàng.Chi phí vận chuyển do Công ty chịu hoặc do người mua chịu tùy theo hợp đồng

thẳng cho người mua bằng phương tiện vận tải của mình hoặc thuê ngoài Hànghóa gửi đi bán vẫn thuộc quyền sở hữu của Công ty, khi nào bên mua xác nhận

đã nhận được hàng hoặc chấp nhận thanh toán thì lúc đó mới xác nhận là tiêuthụ.Chi phí vận chuyển tùy theo hợp đồng đã ký kết, có thể là bên bán hoặc bênmua chịu

* Phương thức bán lẻ

Bên cạnh bán buôn hàng hoá với khối lượng lớn, Công ty TNHH MTVThan Thống Nhất – Vinacomin còn bán hàng theo phương thức bán lẻ, theo hìnhthức này hàng hoá được bán trực tiếp tới tay người tiêu dùng có nhu cầu muahàng nhưng với số lượng ít và thanh toán bằng tiền mặt

Khi khách hàng có nhu cầu mua hàng đến Công ty, nhân viên bán hàng lẻcủa Công ty sẽ cử người thực hiện đơn hàng của khách và sẽ thanh toán tiềnhàng bằng tiền mặt

Chứng từ kế toán sử dụng bao gồm: Hoá đơn bán lẻ, phiếu cân hàng,Phiếu thu

* Phương thức bán hàng qua điện thoại

Với mối quan hệ lâu dài, gắn bó với Công ty mà không thể trực tiếp đếnđặt hàng mà gọi điện tới phòng bán hàng của Công ty để đặt hàng

Hình thức thanh toán của phương thức này chủ yếu là chuyển khoản, bêncạnh đó khách hàng cũng có thể thanh toán bằng tiền mặt

Chứng từ kế toán sử dụng bao gồm: Đơn đặt hàng; hoá đơn GTGT, Phiếucân hàng

* Phương thức thanh toán

Công ty TNHH MTV Than Thống Nhất – Vinacomin áp dụng 2 hình thứcthanh toán sau:

- Thanh toán tiền ngay

Đối với các tổ chức, doanh nghiệp mua hàng sau khi làm xong biên bảngiao nhận sẽ thanh toán tiền cho Công ty TNHH MTV Than Thống Nhất –

Hợp đồng kinh tế mà hai bên thống nhất ký kết Tuỳ theo lượng hàng hoá kháchhàng mua mà thời hạn thanh toán có thể thay đổi tạo điều kiện thuận lợi chokhách hàng chuyển tiền cho Công ty Chứng từ kế toán bao gồm: Phiếu thu;Giấy báo có (Lệnh có, Lệnh chuyển tiền khách hàng,…)

Đối với cá nhân mua hàng, sau khi lấy hàng khách hàng thanh toán chodoanh nghiệp bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản Chứng từ kế toán bao gồm:Phiếu thu; Giấy báo có (Lệnh có, Lệnh chuyển tiền khách hàng,…)

- Thanh toán trả chậm

Trong trường hợp khách hàng là các tổ chức, doanh nghiệp không thểthanh toán tiền hàng theo đúng Hợp đồng kinh tế đã ký kết giữa hai bên thì lôhàng đó sẽ được chuyển sang hình thức thanh toán trả chậm đã được quy định rõtrong Hợp đồng kinh tế

Đối với khách hàng là cá nhân không thanh toán đủ tiền hàng cho Công

ty, Công ty chấp nhận cho nợ trong một thời hạn nhất định Tuy nhiên đối tượngđược Công ty chấp nhận cho nợ phải là những khách hàng có quan hệ mua bánthường xuyên với Công ty, việc cho nợ này dựa trên sự tin tưởng giữa hai bên

* Phạm vi và thời điểm ghi chép

Trong doanh nghiệp, bán hàng là khâu cuối cùng của hoạt động kinhdoanh và có tính quyết định đến cả quá trình kinh doanh Bởi vậy, việc xácđịnh đúng hàng bán có ý nghĩa vô cùng quan trọng, giúp cho việc xác địnhchính xác doanh thu bán hàng, từ đó tạo điều kiện cho việc tổ chức kế toán bánhàng được khoa học và theo dõi chặt chẽ các khoản phải thu của khách hàn đểđôn đốc khách hàng thanh toán kịp thời

Hàng hóa được gọi là hàng bán khi doanh nghiệp xuất giao hàng chokhách hàng đã thu được tiền ngay hoặc khách hàng đã chấp nhận thanh toán.Theo quy định hiện nay, hàng hóa của công ty được xác định là hàng bán trongcác trường hợp:

- Thực hiện bán hàng theo phương thức trả ngay (đã thu được tiền, sécchuyển khoản, giấy báo có …)

SV: Hoàng Thị Mai Hương Lớp Kế toán 11B 6

- Thực hiện bán hàng theo phương thức trả chậm, khoản tiền này được gọi

là khoản phải thu của khách hàng Doanh thu này là doanh thu trả chậm

- Khách hàng ứng trước tiền mua hàng của doanh nghiệp Khi chuyểnhàng trả cho khách hàng thì hàng hóa đó được coi là hàng bán và khi đó doanhthu bán hàng cũng được ghi nhận

Như vậy, thời điểm để xác định hàng bán không phải tính từ lúc xuấtgiao hàng cho khách hàng mà phải căn cứ vào thời điểm thanh toán của kháchhàng, tức là lúc doanh nghiệp thu được tiền về nếu khách hàng thanh toán bằngtiền mặt hoặc nhận giấy báo có của ngân hàng nếu khách hàng thanh toán bằnghình thức chuyển khoản qua ngân hàng Do đó, hàng hoá gửi đi của doanhnghiệp về mặt pháp lý vẫn thuộc quyền sở hữu của đơn vị, chỉ khi nào kháchhàng trả tiền hay chấp nhận thanh toán thì lúc đó số hàng hoá gửi đi mới thuộcquyền sở hữu của khách hàng Khi đó hàng hoá của doanh nghiệp mới đượccoi là hàng bán và doanh thu bán hàng sẽ được ghi nhận

1.2 Tổ chức quản lý hoạt động bán hàng tại Công ty

1.2.1 Cơ cấu bộ máy quản lý hoạt động

Bộ máy quản lý bán hàng gắn liền với bộ máy quản lý

Cơ cấu bộ máy quản lý là tổng hợp các bộ phận khác nhau được chuyênmôn hoá với những quyền hạn và trách nhiệm nhất định có mối quan hệ mậtthiết với nhau

Cơ cấu bộ máy quản lý của Công ty theo mô hình trực tuyến chức năng,được chuyên môn hoá phân cấp về trách nhiệm, phân quyền rõ ràng, mỗi cấp cómột người lãnh đạo toàn năng chịu trách nhiệm toàn diện về điều hành ở cấpquản lý của mình Thiết lập mối quan hệ thực chất là cung cấp thông tin chonhau nhằm phục vụ các yêu cầu về quản lý nhằm mục đích lớn nhất là duy trì và

ổn định Công ty phát triển một cách bển vững, đối phó được mọi biến động củathị trường

Sơ đồ 1.1: Cơ cấu bộ máy quản lý hoạt động

1.2.2 Chức năng nhiệm vụ của các phòng ban

- Giám đốc công ty: Thực hiện công việc quản lý các phòng ban, điềuhành và ra quyết định mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty

- Phó giám đốc: Có nhiệm vụ giúp giám đốc điều hành trực tiếp quá trìnhkinh doanh của công ty Được giám đốc ủy quyền giải quyết các vấn đề có liênquan đến công ty

- Phòng kỹ thuật: Quản lý việc vận hành chạy thử máy móc thiết bị, xử lýnhững sự cố về máy móc trong quá trình vận hành Tham mưu cho Giám đốctrong lĩnh vực chuyên môn

- Phòng kế toán: Quản lý tài chính và hạch toán đầy đủ các nghiệp vụkinh tế phát sinh hàng ngày, lập báo cáo tài chính để giải trình trước ban giámđốc Theo dõi biến động tăng giảm của tài sản, nguồn vốn, doanh thu, chi phí

Bộ phận công ty liên quan đến hoạt động bán hàng:

- Phòng kinh doanh: Khảo sát thị trường tham mưu giúp Giám đốc raquyết định chính xác, phù hợp với hoạt động kinh doanh; đàm phán, trao đổi vớicác đối tác, khách hàng Đồng thời triển khai các hoạt động xúc tiến bán hàng và

hệ thống kênh phân phối sản phẩm Tiến hành các hoạt động kiểm tra và pháttriển thị trường, tăng thị phần Tiến hành chính sách khoán doanh thu cho cácnhà phân phối để đảm bảo doanh thu đã đề ra Ngoài ra còn có nhiệm vụ cung

SV: Hoàng Thị Mai Hương Lớp Kế toán 11B 8

PHÒNG

KẾ TOÁN

BỘ PHẬN BÁN HÀNG

cấp cho thị trường những sản phẩm đúng tiêu chuẩn, chất lượng để đảm bảo uytín, thương hiệu Công ty.

+ Trưởng phòng kinh doanh: Có trách nhiệm chỉ đạo hoạt động kinhdoanh của Công ty Tìm ra các biện pháp xúc tiến, cải tiến hoạt động bán hàng,

ký kết các hợp đồng liên quan đến bán hàng

+ Bộ phận bán hàng: Là những người tiếp xúc trực tiếp với khách hàng,giới thiệu cho khách hàng biết các tính năng, đặc điểm của sản phẩm và thammưu cho họ trong việc lựa chọn sản phẩm

+ Bộ phận giao hàng, vận chuyển: Có trách nhiệm vận chuyển nhữnghàng hóa bán ra theo yêu cầu của khách hàng

+ Kế toán bán hàng: có nhiệm vụ ghi chép, hạch toán đầy đủ các nghiệp

vụ về bán hàng phát sinh hằng ngày như: Ghi hoá đơn bán hàng thông thường,ghi hoá đơn GTGT, ghi bảng kê bán hàng cuối tháng nộp cho kế toán trưởng,theo dõi công nợ phải thu đối với khách hàng, ghi sổ chi tiết 131 (chi tiết theotừng đối tượng)

Như vậy với cơ cấu tổ chức như trên Công ty đã thực hiện đồng bộ cácbiện pháp để sử dụng có hiệu quả các nguồn lực, xây dựng bộ máy quản lý chophù hợp với lực lượng sản xuất, áp dụng những thành tựu khoa học kỹ thuật, cảitiến tổ chức sản xuất, tổ chức sản xuất tổ chức lao động, đưa sản lượng hàngnăm tăng lên không ngừng, nâng cao chất lượng sản phẩm, tăng doanh thu, tăngthu nhập, ổn định và từng bước nâng cao đời sống cho cán bộ công nhân viên vàphải tự hạch toán để đạt mục tiêu lợi nhuận góp phần xây dựng đất nước

1.3 Đặc điểm hệ thống tài khoản và sổ kế toán

1.3.1 Đặc điểm hệ thống tài khoản kế toán

Hệ thống tài khoản kế toán Công ty đang áp dung theo quyết định số15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ Tài chính Căn cứ vào thực tế hoạtđộng sản xuất kinh doanh của Công ty, Công ty đã mở 49 tài khoản cấp 1 và 01tài khoản ngoài bảng đó là:

TK 111 - Tiền mặt

TK 112 - Tiền gửi ngân hàng

TK 131 - Phải thu của khách hàng

TK 133 - Thuế GTGT được khấu trừ

TK 136 - Phải thu nội bộ

TK 138 - Phải thu khác

TK 141 - Tạm ứng

TK 142 - Chi phí trả trước ngắn hạn

TK 144 - Cầm cố, ký quỹ, ký cược ngắn hạn

TK 152 - Nguyên liệu, vật liệu

TK 153 - Công cụ dụng cụ

TK 154 - Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang

- Loại TK 2

TK 211 - Tài sản cố định hữu hình

TK 213 – Tài sản cố định vô hình

TK 214 - Hao mòn tài sản cố định

TK 223 - Đầu tư vào Công ty liên kết

TK 241 - Xây dựng cơ bản dở dang

TK 242 - Chi phí trả trước dài hạn

- Loại TK 3

TK 311 - Vay ngắn hạn

TK 331 - Phải trả cho người bán

TK 333 - Thuế và các khoản phải nộp nhà nước

TK 334 - Phải trả người lao động

TK 335 - Chi phí phải trả

TK 336 - Phải trả nội bộ

TK 338 - Phải trả, phải nộp khác

TK 351 - Quỹ dự phòng trợ cấp mất việc làm

TK 352 – Dự phòng phải trả

SV: Hoàng Thị Mai Hương Lớp Kế toán 11B 10

TK 341 - Vay dài hạn

TK 342 - Nợ dài hạn

TK 353 - Quỹ khen thưởng phúc lợi

- Loại TK 4

TK 411 - Nguồn vốn kinh doanh

TK 412 - Chênh lệch đánh giá lại tài sản

TK 414 - Quỹ đầu tư phát triển

TK 415 - Quỹ dự phòng tài chính

TK 421 - Lợi nhuận chưa phân phối

TK 441 - Nguồn vốn đầu tư xây dựng cơ bản

TK 621 - Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp

TK 622 - Chi phí nhân công trực tiếp

TK 627 - Chi phí sản xuất chung

TK 632 - Giá vốn hàng bán

TK 635 - Chi phí hoạt động tài chính

TK 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp

TK 002 - Vật tư hàng hoá nhận giữ hộ, nhận gia công hộ

- Hướng mở chi tiết các tài khoản doanh thu và chi phí

- Doanh thu: TK511" Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ” được mởchi tiết như sau:

+ TK 5111: Doanh thu bán hàng nội địa

+ TK 5112: Doanh bán hàng xuất khẩu

- Chi phí: TK627 được mở chi tiết như sau:

+ TK6271: Chi phí nhân viên

+ TK 6272: Chi phí nhiên liệu

+ TK 6273: Chi phí nhiên liệu

+ TK 6274: Chi phí khấu hao tài sản cố định

+ TK 6277: Chi phí dịch vụ mua

1.3.2 Đặc điểm hệ thống sổ kế toán

Công ty TNHH MTV Than Thống sử dụng hệ thống sổ kế toán theo đúngquy định của Bộ tài chính Do khối lượng nghiệp vụ kinh tế phát sinh nhiều nênCông ty sử dụng hình thức Nhật ký chứng từ Đặc trưng của hình thức Nhật kýchứng từ là:

Tập hợp và hệ thống hóa các nghiệp vụ phát sinh theo bên Có của các TKkết hợp với việc phân tích các nghiệp vụ kinh tế đó theo các tài khoản đối ứng

Nợ Kết hợp chặt chẽ việc ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tựthời gian với việc hệ thống hóa các nghiệp vụ theo nội dung kinh tế (theo TK)Kết hợp rộng rãi việc hạch toán tổng hợp với hạch toán chi tiết trên cùng một sổ

kế toán và trong cùng một quá trình ghi chép, sử dụng các mẫu sổ in sẵn cácquan hệ đối ứng TK, chi tiêu quản lý kinh tế, tài chính và lập báo cáo tài chính Mẫu sổ Công ty sử dụng:

- Nhật ký chứng từ

- Bảng kê

- Sổ cái

- Sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết

SV: Hoàng Thị Mai Hương Lớp Kế toán 11B 12

2.1.1 Chứng từ và tài khoản kế toán

- Tùy vào từng phương thức bán hàng mà công ty có các chứng từ và quy trình luân chuyển chứng từ khác nhau Một số chứng từ thường dùng:

Hoá đơn GTGT (01GTKT3/001)

Bảng kê bán lẻ hàng hoá, dịch vụ

Bảng kê hoá đơn, chứng từ hàng hoá, dịch vụ bán ra

Phiếu xuất kho, phiếu nhập kho, Biên bản kiểm nghiệm

Phiếu thu, Phiếu chi,

Thẻ kho

Ngoài ra còn có các chứng từ gốc phản ánh thu hồi tiền công nợ như:Giấy báo Nợ, Giấy báo Có của ngân hàng

* Tài khoản kế toán sử dụng

- TK 511: Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ

- TK 512: Doanh thu nội bộ

- TK 531: Hàng bán bị trả lại

- TK 532: Giảm giá hàng bán

- TK 131: Phải thu của khách hàng

- TK 333: Thuế và các khoản phải nộp

- TK 111: Tiền mặt

- TK 112: Tiền gửi ngân hàng

- TK 632: Giá vốn hàng bán

- TK 641: Chi phí bán hàng

2.1.2 Kế toán chi tiết doanh thu.

Sơ đồ 2.1: Quy trình ghi sổ chi tiết doanh thu

(1) Căn cứ vào chứng từ gốc kế toán chi tiết tiến hành ghi vào sổ chi tiết

TK 511 cho từng khoản mục doanh thu

(2) Cuối kỳ, kế toán lập bảng tổng hợp chi tiết và TK 511 Bảng tổng hợpnày sẽ là căn cứ để đối chiếu với sổ cái TK 511

* Kế toán bán buôn.

- Bán buôn trực tiếp qua kho công ty

Kho công ty đặt tại Cẩm Đông Đây là kho để dự trữ toàn bộ nguồn hàngcủa công ty

- Bán buôn không qua kho của Công ty

Để tiết kiệm chi phí bốc dỡ và thuê kho bãi, công ty vận dụng điều thẳnghàng hóa đi đến nơi bán buôn Căn cứ vào Hợp đồng đã ký của các khách hàng,

kế toán bán hàng của công ty lập Hóa đơn GTGT gồm 3 liên và giao hàng trựctiếp không qua kho

Ví dụ: Hoá đơn thuế GTGT số 2530 ngày 01/08/2012 Công ty bán choCông ty tuyển than Than Cửa Ông: Than nguyên khai Số lượng: 1.500 tấn,Đơn Giá: 618.718 đồng/tấn; Than cục 1a số lượng: 1.100 tấn, Đơn giá:1.557.910 đồng/tấn chưa có thuế GTGT, thuế GTGT là 10% Ngày 01/08 kếtoán bán hàng lập Hóa đơn GTGT

SV: Hoàng Thị Mai Hương Lớp Kế toán 11B

Chứng từ gốc Sổ chi tiết TK

511

Bảng tổng hợp chi tiết TK 511(2)

(1)

14

Biểu số 2.1: Hoá đơn GTGT

HOÁ ĐƠNGIÁ TRỊ GIA TĂNGLiên 3: Nội bộNgày 1 tháng 8 năm 2012

Mẫu số: 01 GTKT3/001

Ký hiệu: TN/12PSố: 0002530

Đơn vị bán hàng: Công ty TNHH MTV Than Thống Nhất – Vinacomin

Địa chỉ: Phường Cẩm Đông - Thị xã Cẩm phả - Quảng Ninh

Số tài khoản: 102010000223829

Điện thoại: 033.386.2248 MS:

Họ tên người mua hàng:

Tên đơn vị: Công ty tuyển than Cửa Ông

Địa chỉ: P Cửa Ông – Thị xã Cẩm Phả

Số tài khoản: 1020100002238

lượng Đơn giá Thành tiền

1 Than nguyên khai Tấn 1.500 618.718 928,077,000

2 Than cục 1a Tấn 1.100 1.557.910 1.713.701.000

Số tiền viết bằng chữ: Hai tỷ chín trăm linh năm triệu chín trăm năm mươi lăm nghìn tám trăm đồng.

(Ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên)

Biểu 2.2: Mẫu Phiếu xuất kho

Đơn vị: Công ty TNHH MTV Than Thống Nhất Mẫu số: 02 – VT

5 7 0 0 1 0 1 9 4 0

5 7 0 0 1 0 1 1 7 9

Ban hành theo QĐ số: 15/2006/QĐ – BTC

ngày 20 tháng 03 năm 2006 của Bộ trưởng BTC

Địa chỉ: Phường Cẩm Đông - Thị xã Cẩm phả -

Quảng Ninh

PHIẾU XUẤT KHO

Ngày 01 tháng 08 năm 2012 Số: 458

Nợ TK: 632

Có TK: 155

Họ và tên người nhận hàng: Đoàn Anh Tuấn

Địa chỉ (bộ phận): Công ty Tuyển than Cửa Ông

Thực xuất

01 Than nguyên khai Tấn 1.500 1.500

Cộng

Tổng số tiền (viết bằng chữ): ………

Số chứng từ gốc kèm theo: Ngày 01 tháng 08 năm 2012

Người lập phiếu Người nhận hàng Thủ kho Kế toán trưởng Giám đốc

(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)

Biểu số 2.3: Uỷ nhiệm chi

Ngân hàng Công thương Việt Nam

ỦY NHIỆM CHI

Số: 125 Ngày 03 tháng 08 năm 2012 SV: Hoàng Thị Mai Hương Lớp Kế toán 11B 16

Tên đơn vị trả tiền: Công ty Tuyển than Cửa Ông

Tài khoản nợ: 102010001324

Tại Ngân hàng: TMCP Công thương Việt Nam- CN Cẩm Phả

Số tiền bằng chữ: Số tiền viết bằng chữ: Hai tỷ chín trăm linh năm triệu chíntrăm năm mươi lăm nghìn tám trăm đồng

Tên đơn vị nhận tiền: Công ty TNHH 1 Thành viên Than Thống Nhất

Tài khoản có: 10201000223829

Tại Ngân hàng: TMCP Công thương Việt Nam- Chi nhánh Cẩm Phả

Nội dung: Chuyển tiền mua Than

SV: Hoàng Thị Mai Hương Lớp Kế toán 11B 1

- Hình thức bán lẻ: Kế toán lập HĐGTGT , Phiếu thu

Biểu 2.4: Hóa đơn GTGT

HOÁ ĐƠNGIÁ TRỊ GIA TĂNGLiên 3: Nội bộNgày 10 tháng 8 năm 2012

Mẫu số: 01 GTKT3/001

Ký hiệu: TN/12PSố: 0002535

Đơn vị bán hàng: Công ty TNHH MTV Than Thống Nhất – Vinacomin

Địa chỉ: Phường Cẩm Đông - Thị xã Cẩm phả - Quảng Ninh

Số tài khoản: 102010000223829

Điện thoại: 033.386.2248 MS:

Họ tên người mua hàng: Nguyễn Văn Mạnh

Tên đơn vị:

Địa chỉ: Cẩm Thủy – Cẩm Phả

Số tài khoản:

Người mua hàng Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị

(Ký, ghi rõ họ, tên) (Ký, ghi rõ họ, tên) (Ký, ghi rõ họ, tên)

Biểu 2.5 Phiếu thu

5 7 0 0 1 0 1 1 7 9

Đơn vị: : Công ty TNHH 1 Thành

viên Than Thống Nhất.

Địa chỉ: Phường Cẩm Đông - Thị xã

Cẩm phả - Quảng Ninh

PHIẾU THU

Quyển: 05 Số : 590

Mẫu C30-BB Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/3/2006 của Bộ Tài

Chính

Ngày 10 tháng 8 năm 2012 Nợ TK:111

Có TK: 511/333

Họ tên người nộp tiền: Nguyễn Văn Mạnh

Địa chỉ: Cẩm Thuỷ - Cẩm Phả

Lý do nộp : Trả tiền mua hàng

Số tiền: 15.950.000 ( Viết bằng chữ): Mười lăm triệu chín trăm năm mươi nghìnđồng

* Quy trình thực hiện hợp đồng bán hàng xuất khẩu

Giao dịch và kí kết hợp đồng: Các phòng tổng hợp sau khi tìm kiếm

khách hàng có nhu cầu thông qua các hội chợ thương mại tiến hành trao đổi vớikhách hàng về điều kiện giao dịch, các vấn đề liên quan đến hợp đồng để lậpphương án kinh doanh và hợp đồng mua bán Công ty thường tiến hành giaodịch theo phương thức trực tiếp Trong hợp đồng xuất khẩu phải đảm bảo cáckhoản về:

+ Số lượng (Quantity)

+ Điều khoản giao hàng (Shipment/ Delivery)

+ Giá cả (Price)

+ Thanh toán (Settlement payment)

+ Bao bì, ký mã hiệu (Packing and Marking)

+ Hao hụt và cách xác định hao hụt

Ngoài ra, phương pháp xác định giá linh hoạt theo giá cả thị trường giúpcông ty thích ứng với thị trường

- Chứng từ và giao hàng: Sau khi kí kết hợp đồng Công ty chuẩn bị hànghóa và chứng từ để thanh toán Công ty áp dụng phương thức thanh toán L\C đốivới các khách hàng mới, chưa có uy tín Sau khi nhận được L\C Công ty tiếnhành kiểm tra nội dung L\C Nếu không có khúc mắc Công ty sẽ chuẩn bị hànghóa xuất khẩu Đối với các khách hàng lâu năm và có uy tín doanh nghiệp thựchiện phương thức thanh toán D/P ( Nhờ thu kèm chứng từ/ Document againstpayment), D/A ( Nhờ thu chấp nhận chứng từ/ Document Acceptance) và T/T( Điện chuyển tiền/ Telegraphic transfer Remitance) là hình thức thanh toán màcông ty sau khi gửi hàng, Công ty sẽ gửi bộ chứng từ hàng hóa kèm theo Hốiphiếu cho ngân hàng mà công ty nhờ thu Ngân hàng này sẽ thực hiện việc thu

hộ tiền hàng Ngân hàng đó sẽ gửi bản sao bộ chứng từ và hối phiếu cho kháchhàng khi khách hàng cam kết hoặc thực hiện thanh toán cho Công ty Với việc

đa dạng hình thức thanh toán này, đã khuyến khích khách hàng duy trì mối quan

hệ than thiết với Công ty

- Kiểm nghiệm và làm thủ tục hải quan cho hàng xuất khẩu: Trước khihàng hóa được đóng gói, kẻ, kí mã hiệu hàng xuất khẩu thì việc kiểm tra chấtlượng hàng được tiến hành rất cẩn thận Chất lượng xuất khẩu phải đảm bảo yêucầu chất lượng đã đăng ký theo hệ thống tiêu chuẩn Việt Nam và chất lượngtrong hợp đồng Sau đó làm thủ tục hải quan, xuất trình hàng hóa với cơ quan

hải quan, kiểm tra về số lượng, mẫu mã…tại ICD trước khi hàng hóa đưa về nơitập kết.

- Thuê phương tiện và bảo hiểm: Vận chuyển nội địa thì Công ty thuê cácphương tiện vận tải sao cho thuận tiện và phù hợp, với vận chuyển đường biểnthì hầu hết Công ty xuất khẩu theo giá FOB, không phải thuê tàu và mua bảohiểm Còn trong trường hợp bán hàng theo giá CIF Công ty mua bảo hiểm hànghóa và thuê tàu Đến thời điểm giao hàng Công ty chở hàng đến cảng Hải Phòngtheo đúng ngày giờ được thông báo Sauk hi giao hàng Công ty lấy vận đơn

- Lập chứng từ thanh toán và làm thủ tục thanh toán: Vận đơn, hóa đơnthương mại, bản kê chi tiết

* Quy trình thực hiện hợp đồng bán hàng xuất khẩu

Giao dịch đàm phán và ký kết hợp đồng: Các phòng tổng hợp sau khi tìm

kiếm khách hàng có nhu cầu thông qua các hội chợ thương mại tiến hành traođổi với khách hàng về điều kiện giao dịch, các vấn đề liên quan đến hợp đồng đểlập phương án kinh doanh và hợp đồng mua bán

Chuẩn bị hàng: Công ty bán hàng xuất khẩu Căn cứ vào phương án kinhdoanh và hợp đồng ngoại, Công ty thanh toán tiền hàng, kiểm tra chứng từ hàngxuất khẩu (Hóa đơn thương mại, bản kê chi tiết…), làm thủ tục mở tờ khai hàngxuất khẩu và xuất hàng, kiểm tra hàng và xuất kho hàng hóa

Xuất kho hàng hóa giao cho khách hàng mua căn cứ vào hợp đồng muabán, phát hành hóa đơn GTGT

Khách hàng thanh toán tiền hàng (tùy theo điều khoản thanh toán đã ký kếttrong hợp đồng) và sau khi thanh toán hết làm biên bản thanh lý hợp đồng

Chứng từ hạch toán doanh thu và thanh toán: Hóa đơn GTGT, phiếu thu,giấy báo có…

* Đối với doanh thu hàng xuất khẩu:

SV: Hoàng Thị Mai Hương Lớp: Kế toán

11B

22

Khi có đầy đủ chứng từ, hóa đơn GTGT, tờ khai nhập khẩu, hóa đơnthương mại, phiếu đóng gói thì Công ty hạch toán doanh thu xuất khẩu giốngnhư doanh thu nhập khẩu bằng cách vào Hóa đơn GTGT xuất khẩu.

Trích dẫn nghiệp vụ: Hoá đơn Xuất khẩu số 2540 ngày 12/08/2012 Công tyxuất khẩu Than sang Trung Quốc: Than cục 2b xuất khẩu, Số lượng: 2.300 tấn,Đơn Giá: 1.782.270 đồng/tấn, Than cục xô xuất khẩu, Số lượng: 1.700 tấn,Đơn giá: 1.557.910 đồng/tấn Tiền hàng thanh toán sau 10 ngày Ngày 12/08

Kế toán bán hàng lập Hóa đơn Xuất khẩu số 2540 Thuế Xuất khẩu 20%

Biểu 2.6: Hóa đơn xuất khẩu

HÓA ĐƠN XUẤT KHẨU Mẫu số (Form): 06 HDXK3/001

EXPORT INVOICE Ký hiệu (Serial) : TN/12P

Liên 3 ( Copy 3): Nội bộ Số ( No): 0 0 02540

Ngày (Date) 12 tháng (Month) 08 năm (Year)

2012

Đơn vị bán hàng: Công ty TNHH MTV Than Thống nhất

( Company) : VINACOMIN - THONG NHAT COAL LIMITED COMPANY

Địa chỉ: Phường Cẩm Đông, Thị xã Cẩm Phả, Tỉnh Quảng Ninh

( Address) Cam Dong Ward, Cam Pha District, Quang Ninh Provice

Điện thoại ( Tel): 033.386.2248

Mã số thuế ( Tax Code) : 5700101179

Số tài khoản ( Bank A/C): 10201000223829

Tên đơn vị nhập khẩu ( Name of import company): SEFTE LIVING LLC

Địa chỉ ( Address): Chinese

Điện thoại ( Tel):………Số tài khoản (A/C No):………

Số hợp đồng (Contract No): 02 Sefte Ngày hợp đồng ( Contract date): 10/8/2012

Hình thức thanh toán ( Payment Method): CK

Địa điểm giao hàng ( Delivert place): Nội Bài- Hà Nội

Địa điểm nhận hàng ( Receive place): Chinese

Số vận đơn ( bill of lading No): 521108026 Số Container ( Container No):….

Tên đơn vị vận chuyển ( Means of transportation):………

Thành tiền

(Amount)

Cộng tiền bán hàng hóa, dịch vụ ( Sub Total) : 6.747.668.000

( Signature, full name)

Thủ trưởng đơn vị ( Director)

(Ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên)

( Signature, stamp & full name)

SV: Hoàng Thị Mai Hương Lớp: Kế toán

11B

24

- Ngày 12 tháng 8 Kế toán phản ánh Doanh thu

- Kế toán Định khoản

Nợ TK 112: 6.747.668.000

Có TK 131: 6.747.668.000

Biểu 2.7: Sổ chi tiết Doanh thu bán hàng

Đơn vị: Công ty TNHH MTV Than Thống Nhất

Địa chỉ: Phường Cẩm Đông - Thị xã Cẩm phả - Quảng Ninh

SỔ CHI TIẾT DOANH THU BÁN THAN

TK 511 Doanh thu bán hàng

Tháng 8/2012 ĐVT: ĐồngChứngtừ

511

Nợ TK 111 Nợ TK 112 Nợ TK 131

U NC 125 Doanh thu than cục 1a 1.059.317.000 928,077,000 131.240.000 1.059.317.000

Doanh thu than nguyên khai 1.963.701.000 1,713,701,000 250.000.000 1.963.701.000

Cộng 54.608.750.000 132.000.000 35.150.600.000 19.326.150.000 54.608.750.000

SV: Hoàng Thị Mai Hương Lớp: Kế toán 11B

26

2.1.3 Kế toán tổng hợp doanh thu

Sơ đồ 2.2: Quy trình ghi sổ tổng hợp doanh thu

- Kế toán căn cứ vào bảng kê, sổ chi tiết để ghi vào Nhật ký chứng từ

- Căn cứ vào Nhật ký chứng từ số 8, Kế toán ghi vào Sổ cái tài khoảnliên quan

- Cuối tháng, kế toán đối chiếu số liệu giữa Sổ cái tài khoản và Bảngtổng hợp chi tiết

- Cuối quý, kế toán tổng hợp số liệu để vào Báo cáo kế toán

Nhật ký chứng

từ số 8

toán

Biểu 2.8: Bảng kê số 1

Đơn vị: Công ty TNHH MTV Than Thống Nhất

Địa chỉ: Phường Cẩm Đông - Thị xã Cẩm phả - Quảng Ninh

Biểu 2.9: Bảng kê số 2

Đơn vị: Công ty TNHH MTV Than Thống Nhất

SV: Hoàng Thị Mai Hương Lớp: Kế toán 11B

28

Địa chỉ: Phường Cẩm Đông - Thị xã Cẩm phả - Quảng Ninh

Biểu 2.10: Bảng kê số 11

Đơn vị: Công ty TNHH MTV Than Thống Nhất

Địa chỉ: Phường Cẩm Đông - Thị xã Cẩm phả - Quảng Ninh