QUY TRÌNH XUẤT NHẬP KHẨU HÀNG HÓA TẠI CÔNG TY TNHH GIẢI PHÁP KIỂM ĐỊNH VIỆT NAM (VISCO)

QUY TRÌNH XUẤT NHẬP KHẨU HÀNG HÓA [IMPORT/ EXPORT PROCESS] … XUẤT PHI MẬU DỊCH TẠM XUẤT, TÁI NHẬP XUẤT KHẨU TẠI CHỖ NHẬP PHI MẬU DỊCH TẠM NHẬP, TÁI XUẤT NHẬP KINH DOANH VISCO xuất hàn

QUY TRÌNH XUẤT NHẬP KHẨU HÀNG HÓA TẠI CÔNG TY TNHH GIẢI PHÁP KIỂM ĐỊNH VIỆT NAM (VISCO)

A MỤC ĐÍCH:

Đảm bảo cho Nhân viên XNK thực hiện đúng và đầy đủ theo trình tự các bước để đạt được hiệu quả tốt nhất trong công việc

B PHẠM VI ÁP DỤNG:

Áp dụng cho Phòng Xuất nhập khẩu thuộc Công ty TNHH Giải pháp kiểm định Việt Nam (VISCO)

C NỘI DUNG:

Quy trình xuất nhập khẩu hàng hóa:

1 Xuất phi mậu dịch

2 Tạm xuất, tái nhập

3 Xuất khẩu tại chỗ

4 Nhập phi mậu dịch

5 Tạm nhập, tái xuất

6 Nhập kinh doanh

CÁC LOẠI HÌNH XUẤT NHẬP KHẨU

XUẤT PHI MẬU DỊCH

TẠM XUẤT, TÁI NHẬP

XUẤT KHẨU TẠI CHỖ

NHẬP PHI MẬU DỊCH

TẠM NHẬP, TÁI XUẤT

NHẬP KINH DOANH

QUY TRÌNH XUẤT NHẬP KHẨU HÀNG HÓA

[IMPORT/ EXPORT PROCESS]

… XUẤT PHI MẬU DỊCH TẠM XUẤT, TÁI NHẬP XUẤT KHẨU TẠI CHỖ NHẬP PHI MẬU DỊCH TẠM NHẬP, TÁI XUẤT NHẬP KINH DOANH

VISCO xuất hàng với

mục đích không phải

là thương mại (hàng

quà tặng, hàng

mẫu )

VISCO xuất hàng đi

để sửa chữa, bảo hành… sau khi hoàn thành việc sửa chữa, bảo hành VISCO tiến hành tái nhập

VISCO xuất bán cho đối tác (xuất vào Khu chế xuất hoặc Khu công nghiệp)

VISCO nhập hàng với mục đích không phải

là thương mại (hàng mẫu, hàng quà tặng, khuyến mãi )

VISCO nhập hàng với mục đích không phải

là thương mại (hàng mượn cho hội thảo, hội nghị )

VISCO nhập hàng với mục đích thương mại (nhập bán cho các đối tác)

1/ Thỏa thuận về

việc giao hàng;

2/ Xuất kho; (1)

3/ Thông quan; (2)

4/ Lưu chứng từ (9)

1/ Thỏa thuận về việc giao hàng;

2/ Xuất kho; (1)

3/ Thông quan; (2)

4/ Tái nhập; (7)

5/ Lưu chứng từ (9)

1/ Xuất kho; (1)

2/ Thông quan; (2)

3/ Lưu chứng từ (9)

1/ Thỏa thuận về việc giao hàng;

2/ Thông quan; (6)

3/ Nhập kho; (8)

4/ Lưu chứng từ (9)

1/ Thỏa thuận về việc giao hàng;

2/ Thông quan; (6)

3/ Nhập kho; (8)

4/ Tái xuất; (7)

5/ Lưu chứng từ (9)

1/ Hỏi giá; (3)

2/ Đặt hàng; (4)

3/ Thanh toán; (5)

4/ Thông quan; (6)

5/ Nhập kho; (8)

6/ Lưu chứng từ (9)

- Các biểu mẫu và quy trình Hỏi giá, Báo giá, Đặt hàng, Xuất nhập kho, Lưu trữ chứng từ… do VISCO quy định;

- Các biểu mẫu và quy trình Thanh toán do Ngân hàng quy định;

- Các biểu mẫu và quy trình Thông quan hàng hóa do Bộ tài chính và Tổng cục Hải quan quy định Theo:

 Thông tư 194/2010/TT-BTC ngày 06 tháng 12 năm 2010;

 Thông tư số 205 /2010/TT-BTC ngày 15/12/2010;

 Quyết định số 1257/TCHQ-QĐ ngày 14/12/2001;

 Công văn số 3640/TCHQ-GSQL ngày 22/06/2009.

ý Xem nội dung các biểu dưới đây để biết thêm chi tiết các quy trình

(1) - Biểu 1 - Xuất kho

(2) - Biểu 2 - Thông quan hàng xuất khẩu

(3) - Biểu 3 - Hỏi giá

(4) - Biểu 4 - Đặt hàng (5) - Biểu 5 - Thanh toán (6) - Biểu 6 - Thông quan hàng nhập khẩu

(7) - Biểu 7 – Thông quan hàng tái nhập, tái xuất

(8) - Biểu 8 - Nhập kho (9) - Biểu 9 - Lưu chứng từ

Biểu 1 XUẤT KHO

[NOTICE OF DELIVERY]

1/ Nhân viên XNK đề nghị Bộ phận quản lý kho xuất hàng

2/ Phải kiểm tra hàng hóa đảm bảo xuất hàng đúng theo yêu cầu

3/ Sau khi thông quan, tiến hành bàn giao hàng cho công ty dịch vụ vận tải hoặc trực tiếp bàn giao hàng cho đối tác

- … /

ý … /

Biểu 2 THÔNG QUAN HÀNG XUẤT KHẨU

[EXPORT CUSTOMS DECLARATION]

1/ Chuẩn bị hàng để xuất khẩu

2/ Tiến hành truyền dữ liệu bằng phần mềm qua mạng và làm thủ tục thông quan tại chi cục Hải quan nơi xuất hàng đi

3/ Thông báo cho các bên liên quan về việc hoàn thành thủ tục xuất hàng

- Giấy giới thiệu: 02 bản;

- TKHQ: 02 bản gốc (Form 1.1) ;

- > Nếu TK được phân luồng vàng/ đỏ cần bổ

sung các chứng từ sau:

- Hóa đơn: 01 bản gốc ;

- Thông báo hoặc quyết định hoặc thoả

thuận biếu, tặng hàng hóa: 01 bản sao;

- Công văn xin mở tờ khai phi mậu dịch: 01

bản gốc;

- Vận đơn: 01 bản gốc

- Chứng từ khác (nếu cần)

- Giấy giới thiệu: 01 bản;

- TKHQ: 02 bản gốc (Form 1.1);

- > Nếu TK được phân luồng vàng/ đỏ cần bổ sung các chứng từ sau:

- Hóa đơn thương mại: 01 bản gốc;

- Hợp đồng cho mượn, cho thuê/ thỏa thuận xuất để sửa chữa, bảo hành… : 01 bản sao;

- Công văn xin mở tờ khai phi mậu dịch: 01 bản gốc;

- Vận đơn: 01 bản gốc

- Chứng từ khác (nếu cần)

- Giấy giới thiệu: 01 bản;

- TKHQ: 02 bản gốc (Form 1.2);

- Phụ lục TKHQ: 02 bản gốc (nếu cần) (Form

3);

- > Nếu TK được phân luồng vàng/ đỏ cần bổ sung các chứng từ sau:

- TKTGTT: 02 bản gốc (Form 3.*); - trường hợp xuất không nhiều hơn 08 mục hàng hóa; 04 bản gốc - trường hợp xuất nhiều hơn 08 mục hàng hóa…

- Hóa đơn thương mại: 01 bản gốc;

- Packinglist: 01 bản gốc;

- Hợp đồng ngoại thương: 01 bản sao;

- Chứng từ khác (nếu cần)

- Form 2.1: PLTKHQ/2009-TC

- Form 3.*:

Biểu 3 HỎI GIÁ

[INQUIRY]

Đã có Bảng giá dành cho Nhà phân

phối chính thức tại Việt Nam.

Liên hệ với nhà cung cấp để hỏi giá:

1/ Nhân viên XNK điền đầy đủ thông tin vào form RFQ (Form 4.1) và gửi email cho NCC để yêu cầu báo giá (CC email cho những người có liên quan)

2/ Sau khi nhận được báo giá từ NCC, tập hợp lại các thông tin làm cơ sở báo giá cho phòng Kinh doanh

Báo giá được coi là đầy đủ khi thể hiện được các thông tin sau:

* Mô tả hàng hóa: Tên, Model, Thông số kỹ thuật… * Số lượng

3/ Tính toán các chi phí nhập khẩu và gửi báo giá cho phòng Kinh doanh (CC email cho những người có liên quan)

4/ Lưu báo giá vào file tài liệu

- Form 4.1: RFQ

ý - Khi yêu cầu báo giá, nhân viên XNK nên đề nghị NCC báo giá với điều kiện giao hàng là EXW hoặc FCA Với các điều kiện này VISCO có thể chủ động tính mức cước phí vận tải và sử dụng dịch vụ vận tải có lợi nhất để tiết kiệm chi phí nhập khẩu (Fedex, UPS, DHL, Forwarder )

[Biểu 4] ĐẶT HÀNG

[ORDER]

- Hợp đồng đầu ra đã được ký;

- Khách hàng chuyển tiền đặt cọc (tùy thuộc vào điều kiện thanh toán của HĐ đầu ra);

- Trong trường hợp cần thiết phải đặt hàng sớm (VD: Khách hàng chưa chuyển tiền đặt cọc, hợp đồng đầu ra chưa ký xong …) thì cần phải có xác nhận của Giám đốc, Phó giám đốc hoặc người có thẩm quyền khác trong công ty để tiến hành đặt hàng

1/ Lập Đơn đặt hàng P/O (Form 4.2) và gửi email cho NCC để đặt hàng (CC email cho những người có liên quan)

2/ Sau khi nhận được xác nhận đặt hàng từ NCC thì lưu P/O vào file tài liệu

- Form 4.2: P/O

ý - Đối với các NCC khác mới: phải cố gắng thương thảo các điều kiện thương mại một cách phù hợp và tối ưu nhất - Khi có các đơn đặt hàng mà thời điểm đặt hàng gần nhau, phải kiểm tra nơi NCC sẽ giao hàng để kết hợp các đơn hàng với nhau

sao cho có lợi khi làm thủ tục thông quan Hải quan để hạn chế tối đa việc bị áp thuế suất cao và giảm chi phí thông quan hàng hóa

- Nhân viên XNK phải cân nhắc giữa thời gian NCC có thể giao hàng, thời gian cần giao hàng cho đối tác trong nước, thời hạn thanh toán để chọn được ngày giao hàng có lợi nhất, tránh giữ hàng trong kho quá lâu và thanh toán quá sớm cho NCC

- Nhân viên XNK nên đề nghị NCC giao hàng theo điều kiện EXW hoặc FCA và cung cấp trọng lượng, kích thước hàng hóa để VISCO

tự chủ động về cước phí vận tải và sử dụng dịch vụ vận tải (Fedex, UPS, DHL, Forwarder ) có lợi nhất nhằm tiết kiệm chi phí nhập khẩu

[Biểu 5] THANH TOÁN

[PAYMENT]

…

Đối với hãng phân phối độc

- VISCO được trả chậm 60 ngày kể từ ngày

NCC giao hàng (ngày lập hóa đơn thương mại

/ ngày lập vận tải đơn) Thanh toán bằng T/T

- Đối với những nhà cung cấp đã có mối quan hệ tốt

từ trước: khuyến khích thanh toán bằng T/T để tiết kiệm chi phí và thời gian

- Đối với những nhà cung cấp lần đầu hoặc có mối quan hệ chưa tốt: khuyến khích thanh toán bằng L/C để đảm bảo sự an toàn cho VISCO

1/ Phòng XNK kết hợp với Phòng Kế toán để chọn ngày thanh toán phù hợp (theo thời hạn thanh toán và

theo tình hình tài chính)

2/ Nhân viên XNK lập bộ chứng từ thanh toán gửi tới NH và theo dõi quá trình thanh toán cho đến khi

tiền được chuyển cho đối tác

3/ Thông báo cho đối tác và các bên liên quan về việc đã hoàn thành thanh toán

1/ Mở L/C (liên hệ NH để biết chi tiết về thủ tục

mở L/C)

2/ Yêu cầu NH Ký hậu vận đơn hoặc phát hành Bảo lãnh nhận hàng

Vietcombank Phòng TTQT: Ms Hiền/Ms Trà (04.3755.6380) Phòng TTQT: Ms Hoài Linh (04.2220.8989/133), Techcombank

Phòng QHKH: Ms Hiền (04.2220.8989/139)

- Thư yêu cầu Ký hậu vận đơn/ Thư yêu cầu phát hành Bảo lãnh nhận hàng: 01 bản gốc;

- Invoice: 01 bản sao

- Vận tải đơn: 01 bản gốc (nếu y/c ký hậu vận đơn); 01 bản sao (nếu y/c phát hành bảo lãnh nhận hàng);

- Khế ước nhận nợ (nếu thanh toán bằng vốn vay) / Hợp đồng mua bán ngoại tệ (nếu thanh toán bằng vốn tự có): 01 bản gốc

- Lệnh chuyển tiền: 02 bản gốc (Form 5.1);

- Đơn xin mua ngoại tệ: 01 bản gốc (Form 5.2);

- Invoice: 01 bản sao;

- P/O: 01 bản sao

- Lệnh chuyển tiền : 02 bản gốc (Form 6.1);

- HĐ mua bán ngoại tệ : 01 bản gốc (Form 6.1);

- P/O: 01 bản sao;

- Invoice: 01 bản gốc

ẫu - Form 5.1: VCB-LCT

- Form 5.2: VCB-DXMNT

- Form 6.1: TCB-LCT

- Form 6.2: TCB-HDMBNT

- /

- Đối với trường hợp VISCO chuyển tiền bằng nguồn vốn vay thì phòng XNK phải liên hệ với cán bộ tín dụng của ngân hàng để lập 01 bộ chứng từ vay vốn Ngân hàng

- Phòng XNK chú ý đến thời hạn thanh toán để làm thủ tục chuyển tiền cho Olympus kịp thời, tránh ảnh hưởng đến uy tín của Công ty

- Đối với VISCO HN liên hệ với Ngân hàng sau:

[Biểu 6] THÔNG QUAN HÀNG NHẬP KHẨU

[IMPORT CUSTOMS DECLARATION]

1/ Nhận thông báo hàng về

2/ Lập bộ chứng từ để khai báo Hải quan

3/ Truyền khai báo dữ liệu điện tử bằng phần mềm để lấy số tờ khai

4/ Tiến hành thông quan hàng hóa tại Chi cục Hải quan nơi hàng về

5/ Thông báo cho các bên liên quan về việc hoàn thành thủ tục nhập hàng

- Giấy giới thiệu: 02 bản;

- Phiếu tiếp nhận, bàn giao hồ sơ Hải quan:

01 bản;

- TKHQ: 02 bản gốc (Form 1.1); (nếu luồng

xanh)

- > Nếu TK được phân luồng vàng/ đỏ cần bổ

sung các chứng từ sau:

- Invoice: 01 bản gốc;

- Packing List: 01 bản gốc – trường hợp nhập

nhiều hơn 01 kiện hàng;

- Vận đơn: 01 bản gốc;

- Thông báo hoặc quyết định hoặc thoả

thuận biếu, tặng hàng hóa: 01 bản sao;

- Công văn xin mở tờ khai phi mậu dịch: 01

bản gốc;

- Chứng từ khác (nếu cần)

- Giấy giới thiệu: 02 bản;

- Phiếu tiếp nhận, bàn giao hồ sơ Hải quan: 01 bản;

- TKHQ: 02 bản gốc (Form 1.1); (nếu luồng xanh)

- > Nếu TK được phân luồng vàng/ đỏ cần bổ sung các chứng từ sau:

- Invoice: 01 bản gốc;

- Packing List: 01 bản gốc – trường hợp nhập nhiều hơn 01 kiện hàng;

- Vận đơn: 01 bản gốc;

- Hợp đồng mượn, thuê… : 01 bản sao;

- Công văn xin mở tờ khai phi mậu dịch: 01 bản gốc;

- Chứng từ khác (nếu cần)

- Giấy giới thiệu: 02 bản;

- Phiếu tiếp nhận, bàn giao hồ sơ Hải quan:

01 bản (Form 7.*);

- TKHQ: 02 bản gốc (Form 1.3); (nếu luồng xanh)

- Phụ lục TKHQ: 02 bản gốc (Form 2.2) – trường hợp nhập nhiều hơn 03 mục hàng hóa;

- > Nếu TK được phân luồng vàng/ đỏ cần bổ sung các chứng từ sau:

- TKTGTT: 02 bản gốc - trường hợp nhập không nhiều hơn 08 mục hàng hóa; 04 bản gốc - trường hợp nhập nhiều hơn 08 mục hàng hóa…

- PL TKTGTT: 02 bản gốc (nếu cần) (Form 3.2);

- Invoice: 01 bản gốc;

- Packing List: 01 bản gốc – trường hợp nhập nhiều hơn 01 kiện hàng;

- Vận đơn: 01 bản gốc;

- P/O: 01 bản sao;

- Chứng từ khác (nếu cần)

- Form 2.2: PL TK/2002-NK

- Form 3.1: HQ/2008-TGTT

- Form 3.2: HQ/2008-PLTG

- Form 7.1: Phieu tiep nhan Fedex

- Form 7.2: Phieu tiep nhan UPS

- Form 7.3: Phieu tiep nhan HSHQ

ý - Nhân viên XNK phải chú ý khai báo TKHQ sao cho máy chính và các phụ kiện được chấp nhận là đồng bộ để hưởng mức thuế NK thấp nhất - Chuẩn bị P/O, Invoice, Packing List, Vận tải đơn sao cho các thông tin trên toàn bộ các chứng từ thống nhất với nhau và phù hợp với mục

đích khai báo trên TKHQ

Hướng dẫn khai TKHQ:

 Khai báo tên hàng hóa một cách dễ hiểu Tên hàng phải đầy đủ, chi tiết ký mã hiệu, nhãn hiệu, xuất xứ hàng hoá, phù hợp với các tiêu chí trên tờ khai trị giá Cụ thể: Tên hàng khai báo là tên thương mại thông thường kèm theo các đặc trưng cơ bản về hàng hoá, như: Cấu tạo, vật liệu cấu thành, thành phần, hàm lượng, công suất, kích cỡ, kiểu dáng, công dụng, nhãn hiệu, xuất xứ,… (theo Khoản 1.3.1.1, Điều 24, Phần II, Chương III, Thông tư 205/2010/TT-BTC ngày 15/12/2010)

 Phần địa chỉ người xuất khẩu: chỉ cần ghi tên quốc gia, không cần ghi địa chỉ chi tiết

 Chú ý các phần: Tỷ giá tính thuế (thường xuyên thay đổi), Điều kiện giao hàng và Xuất xứ hàng hóa (theo P/O và Invoice), nếu là đơn hàng giao hàng từng phần (cần thể hiện thông tin này trên P/O), nếu Invoice + Packing List do bên thứ 3 phát hành (cần thể hiện thông tin này trên P/O)

[Biểu 7] THÔNG QUAN HÀNG TÁI NHẬP, TÁI XUẤT

[IMPORT CUSTOMS DECLARATION]

1/ Nhận thông báo hàng về

2/ Lập bộ chứng từ để khai báo Hải quan

3/ Truyền khai báo dữ liệu qua mạng để có kết quả thông quan

4/ Tiến hành thông quan hàng hóa tại Chi cục Hải quan nơi hàng về

5/ Thông báo cho các bên liên quan về việc hàng về

1/ Chuẩn bị hàng để tái xuất

2/ Lập bộ chứng từ để khai báo Hải quan

3/ Truyền khai báo dữ liệu qua mạng để có kết quả thông quan

4/ Tiến hành thủ tục thông quan tại Chi cục Hải quan nơi xuất hàng đi 5/ Thông báo cho các bên liên quan về việc hoàn thành thủ tục xuất hàng

- Giấy giới thiệu: 02 bản;

- TKHQ PMD: 02 bản gốc (Form 1.1);

- > Nếu TK được phân luồng vàng/ đỏ cần bổ sung các chứng từ

sau:

- Invoice: 01 bản gốc;

- Packing List: 01 bản gốc – trường hợp nhập nhiều hơn 01 kiện

hàng;

- Vận đơn: 01 bản gốc;

- TKHQ tạm xuất trước đây: 01 bản sao;

- Công văn xin mở tờ khai phi mậu dịch: 01 bản gốc;

- Chứng từ khác (nếu cần)

- Giấy giới thiệu: 02 bản;

- TKHQ PMD: 02 bản gốc (Form 1.1);

- > Nếu TK được phân luồng vàng/ đỏ cần bổ sung các chứng từ sau:

- Invoice: 01 bản gốc;

- Packing List: 01 bản gốc – trường hợp nhập nhiều hơn 01 kiện hàng;

- Vận đơn: 01 bản gốc;

- TKHQ tạm nhập trước đây: 01 bản sao;

- Công văn xin mở tờ khai phi mậu dịch: 01 bản gốc;

- Chứng từ khác (nếu cần)

- Form 1.1: HQ/2002-PMD

ý - …/

[Biểu 8] NHẬP KHO

[NOTICE OF ARRIVAL]

1/ Sau khi thông quan hàng hóa xong, nhân viên XNK phải kiểm tra hàng hóa đảm bảo hàng đã nhập đúng theo đơn đặt hàng

2/ Tiến hành bàn giao hàng cho Bộ phận quản lý kho để nhập kho

- …/

ý - …/

BIỂU 9 LƯU CHỨNG TỪ

[ARCHIVE DOCUMENTS]

1/ Sau khi hoàn thành thủ tục thông quan cho lô hàng xuất nhập khẩu, nhân viên XNK tiến hành lưu trữ hồ sơ chứng từ vào file tài liệu

2/ Bộ hồ sơ lưu trữ theo thứ tự bao gồm:

 TKHQ: 01 Bản lưu người khai HQ

 PL TKHQ: 01 Bản lưu người khai HQ (nếu có)

 P/O: 01 bản sao

 Vận tải đơn: 01 bản gốc / 01 bản sao

 Invoice: 01 bản gốc

 Packing List: 01 bản gốc

 C/O, C/Q: bản gốc + các bản sao

 Các chứng từ khác nếu cần thiết

3/ Nhập các số liệu về lô hàng vào Sổ theo dõi hàng Xuất nhập khẩu và file Excel theo dõi hàng xuất nhập khẩu

- …/

ý - Ngoài bản gốc các chứng từ, có thể lưu thêm bản sao tùy mục đích sử dụng