Chương trình Quản lý Vật tư của Công ty TNHH thiết bị xây dựng Hùng Cường

Trong quỏ trỡnh kinh doanh thủ kho luụn là người đảm nhiệm chức năngkiểm kờ hàng húa về số lượng và chất lượng sản phẩm , và thực hiện cụng việcxuất kho hàng hoỏ vật tư cho khỏch hàng,

LỜI NểI ĐẦU



nghệ Thụng tin đó đưa mỏy tớnh xõm nhập v tác động trực tiếp à tác động trực tiếp khụng chỉ vàocỏc ngành khoa học kĩ thuật núi chung mà cũn ảnh hưởng lớn vào hầu hết cỏclĩnh vực đời sống xó hội Bờn cạnh đú, sự phỏt triển vượt bậc này cũng tạo ranhiều hướng đi mới cho ngành cụng nghệ thụng tin

Cụng nghệ thụng tin theo nghĩa rộng bao gồm cỏc phương phỏp khoa học,cỏc phương tiện và cụng cụ kỹ thuật cựng cỏc giải phỏp cụng nghệ tiờn tiếnnhằm giỳp cho con người tổ chức khai thỏc và ỏp dụng cỏc hệ thống thụng tinquản lý trong nhiều lĩnh vực hoạt động của con người Trong đú phải kể đến việc

ỏp dụng tin học vào cỏc quỏ trỡnh Quản lý sản xuất và kinh doanh của cỏc doanhnghiệp nhằm đạt hiệu quả kinh tế cao nhất Quản lý vật tư là một trong nhữngkhớa cạnh cần được quan tõm và quản lý chặt chẽ trong cỏc doanh nghiệp Bất cứmột doanh nghiệp nào khi bước vào sản xuất kinh doanh cũng muốn doanhnghiệp mỡnh đạt lợi nhuận cao nhất, để quản lý doanh nghiệp một cỏch tốt nhấtthì khụng thể khụng núi đến quản lý vật tư Với trỡnh độ tin học hoỏ như hiệnnay thỡ việc ỏp dụng tin học vào quản lý núi chung và quản lý vật tư núi riờng đótrở thành vấn đề cần thiết của mỗi doanh nghiệp Qua thời gian thưc tập tại Cụng

ty TNHH Thiết Bị Xây Dựng Hùng Cờng đợc tỡm hiểu thực tế về tỡnh hỡnh sảnxuất kinh doanh của cụng ty cựng với sự giỳp đỡ của giỏo viờn hướng dẫn em

quyết định chọn đề tài “ Quản lý vật t” với hệ quản trị cơ sở dữ liệu Access và

ngụn ngữ để xõy dựng phần mềm là Visual Basic 6.0 Từ đú đi sõu, tỡm hiểu vềcụng tỏc quản lý vật tư của doanh nghiệp với mong muốn hoàn thiện hơn nữa hệthống quản lý vật tư của cụng ty để gúp phần vào sự phỏt triển kinh doanh củaCụng ty

Chương trỡnh Quản lý Vật tư của Cụng ty TNHH thiết bị xây dựng Hùng

Cờng ở đõy được xõy dựng lờn nhằm giỳp quản lý một cỏch đầy đủ, hiệu quả và

cú hệ thống cỏc thiết bị, vật tư, linh kiện, hàng hoỏ của Cụng ty Đồng thời cungcấp cỏc thụng tin đầy đủ về tỡnh hỡnh vật tư ở những thời điểm khỏc nhau nhằmgiỳp cho nhà quản lý xõy dựng kế hoạch, phỏt triển sản xuất kinh doanh mộtcỏch cú hiệu quả nhất Ngoài ra chương trỡnh cũn giỳp nhà quản lý cú thể tỡmkiếm, nắm bắt đầy đủ cỏc thụng tin về vật tư, thiết bị, hàng hoỏ trong quỏ trỡnhkinh doanh của Doanh Nghiệp

Chương trỡnh được viết bằng ngụn ngữ Visual Basic 6.0 là một ngụn ngữ

chuẩn và mạnh về xử lý dữ liệu, hỗ trợ cụng cụ lập trỡnh hướng đối tượng.Chương trỡnh được chạy trờn mụi trường Window XP cú giao diện thõn thiện đốivới người sử dụng Hy vọng chương trỡnh cú thể giỳp nhà quản lý, quản lý tốthơn trong quỏ trỡnh quản lý vật tư của Cụng ty Đồng thời tạo ra một bước phỏttriển, ứng dụng mới trong việc tin học hoỏ sản xuất, kinh doanh của Cụng ty

Trong phạm vi bỏo cỏo này, Em trỡnh bày một số khỏi niệm cơ bản về

chương trỡnh quản lý vật tư bằng ngụn ngữ Visual Basic Chương trỡnh thựchiện một số thao tỏc đơn giản về Quản lý vật tư, như là : tỡnh hỡnh xuất, nhập vật

tư, quản lý vật tư, thiết bị, tồn kho, cỏc thụng tin về vật tư vv… mặc dự, đó cú cốgắng nhưng đõy vẫn chưa phải là một chương trỡnh hoàn chỉnh để đưa vào sửdụng, vỡ cũn nhiều điểm và chi tiết phức tạp chưa đưa vào chương trỡnh xử lý vỡkhả năng cú hạn và thời lượng bị hạn chế

Nhờ sự tận tõm, theo sỏt, hướng dẫn chi tiết của Thầy giáo Đỗ Huy Cảnh và tác động trực tiếp

người hướng dẫn trực tiếp ở Công ty, anh Nguyễn Văn Thành, bước đầu em đóthõm nhập thực tế, nghiờn cứu và vận dụng xõy dựng được chương trỡnh Quản lývật tư này, đó đỏp ứng được cỏc yờu cầu cơ bản của quỏ trỡnh Quản lý núi chung

và Quản lý vật tư núi riờng Tuy nhiờn vỡ năng lực và kiến thức cũn hạn chếchương trỡnh chắc chắn khụng thể trỏnh khỏi những thiếu sút và khuyết điểm Vỡvậy, em rất mong được sự gúp ý chỉ bảo của thầy, cụ cựng cụ chỳ, anh chị trong

Công ty để em cú thể nõng cao đợc nghiệp vụ của mỡnh giúp chương trỡnh ngàycàng hoàn thiện hơn, đỏp ứng được yờu cầu trong quỏ trỡnh Quản lý vật tư

Em xin chõn thành cảm ơn thầy cụ trong Khoa, Ban lónh đạo, cựng cỏc nhõn

viờn trong Cụng ty, nơi em thực tập đó tạo mọi điều kiện giỳp đỡ em hoàn thành

đề tài này

Em xin chõn thành cảm ơn !

Hng Yên, ng y 18 tháng 04 năm 2007 ày 18 tháng 04 năm 2007 Sinh viên thực tập

Đỗ Thị Liêm

Nội dung đề tài gồm 4 chơng:

Chơng I: Khảo sát và đánh giá hệ thống quản lý vật t tại Công ty TNHH Thiết bị xây dựng Hùng Cờng

Chơng II: Phân tích hệ thống

Chơng III: Thiết kế hệ thống

Chơng IV: Hớng dẫn cài đặt và sử dụng phần mềm Quản lý vật t

chơng I Khảo sát và đánh giá hệ thống quản lý vật t tại công ty TNHH thiết bị xây dựng hùng cờng1.1 Khái quát về Công ty

1.1.1 Giới thiệu sơ lợc về Công ty

Tên công ty: Công ty trách nhiệm hữu hạn thiết bị xây dựnghùng cờng

Tên giao dịch : Hungcuong construction equipment company limited

Địa chỉ: Số 402 La Thành - Ô Chợ Dừa - Đống Đa – Hà Nội

Điện thoại : (04)8.512.218 Fax : (84-4)5.120.185

Quá trình hình thành và phát triển Công ty:

Công ty thiết bị xây dựng Hùng Cờng đợc thành lập theo giấy

phép số :0102002178 cấp ngày 20 tháng 03 năm 2001 do Sở kế hoạch và Đầu tThành phố Hà Nội cấp Vốn điều lệ tại thời điểm đăng ký kinh doanh là900.000.000 VNĐ.Với định hớng phát triển đúng đắn, công ty đã khẳng định đợc

vị thế của mình trên thị trờng, đến thời điểm hết quý IV năm 2006, tổng giá trịtài sản của công ty lên tới 35.000.000.000 VNĐ với hai khu nhà xởng diện tíchtrên 6000 m2 đợc trang bị đầy đủ máy móc và các trang thiết bị hiện đại phù hợpvới quá trình sản xuất kinh doanh của công ty

Kể từ khi thành lập đến nay, với chặng đờng trên 6 năm kinh nghiệm, là mộtthành viên của Hội Doanh nghiệp trẻ Hà Nội, Công ty thiết bị xây dựng Hùng C-ờng đã tạo đợc vị thế vững chắc của mình trên thị trờng, xây dựng cho mình mộtthơng hiệu là nhà chuyên sản xuất, bán các thiết bị xây dựng nh: Giàn giáo, Cốppha thép, ống thép kỹ thuật Hiện nay những sản phẩm của công ty đã có mặt

và đợc khẳng định cả về chất lợng và

giá cả, đợc sử dụng rộng rãi trong các công trình xây dựng công nghiệp, dândụng, quân sự, đặc biệt là nhiều toà nhà cao tầng cao cấp nh: Khách sạn, nhàhàng, văn phòng làm việc, khu chung c chẳng hạn nh: Sân vận động thể thaoQuốc gia Mỹ Đình, Nhà thi đấu Trịnh Hoài Đức, Các khu đô thị mới: Trung Hoà

Theo mụ hỡnh cơ cấu tổ chức này, mỗi phũng ban đều cú chức năngnhiệm vụ cụ thể trong quỏ trỡnh hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, nhằmđưa doanh nghiệp phỏt triển, ổn định, phục vụ tốt yờu cầu kinh doanh, và cú mốiquan hệ mật thiết với nhau, đảm bảo cho chu trỡnh kinh doanh hoạt động liờn tục

và cú hiệu quả

Giỏm Đốc: là người cú quyền hành cao nhất chịu trỏch nhiệm trước nhà

nước về mọi mặt hoạt động sản xuất kinh doanh của cụng ty, ngoài ra trực tiếpchỉ đạo cỏc cụng tỏc như: tổ chức và cỏn bộ, tài chớnh, kế toỏn, kế hoạch vật tư,kinh doanh tiờu thụ sản phẩm

Phú Giỏm Đốc sản xuất :

Là người trợ giúp Giám đốc trong việc quản lý và điều hành công ty, chịutrách nhiệm quản lý trực tiếp hoạt động sản xuất và vật t của công ty Xõy dựng

kế hoạch sản xuất chi tiết và kế hoạch quản lý kỹ thuật

Phú Giỏm Đốc kinh doanh :

Là người trợ giúp Giám đốc trong việc quản lý và điều hành công ty, chịutrách nhiệm phụ trách quản lý trực tiếp mảng hoạt động kinh doanh của công ty.Ngoài ra, Phó Giám Đốc kinh doanh còn thay mặt Giám Đốc điều hành công tykhi Giám Đốc đi vắng.

Phòng kế toán :Là bộ phận quản lý tài chính kế toán và kiểm soát,theo dõi quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, đồngthời tuân thủ các quy định tài chính kế toán theo pháp luật hiện hành

Phũng kinh doanh: Là bộ phận trực tiếp tham gia kinh doanh, tìm kiếmkhách hàng và trực tiếp giao dịch với khách hàng

Phũng kỹ thuật vật t: Chịu trách nhiệm chính về vấn đề quản lý chất lợngsản phẩm, trợ giúp Phó giám đốc sản xuất và Quản đốc nhà máy trong việc soạnthảo, ban hành các chính sách về quản lý chất lợng sản phẩm và quy trình sảnxuất của Công ty

Cỏc phõn xưởng sản xuất:

Tổ chức thực hiện cỏc kế hoạch sản xuất của phõn xưởng và lập kế hoạch thựchiện nhiệm vụ được giao Lập kế hoạch sản xuất theo đúng thời hạn Cỏc phũngban với cỏc chức năng khỏc nhau nhưng đều hỗ trợ nhau trong cụng việc sảnxuất kinh doanh của cụng ty

1.2 Khảo sỏt và đỏnh giỏ hệ thống

1.2.1 Khỏi niệm và vai trũ của vật tư

Vật tư là 1 trong cỏc yếu tố cơ bản của quỏ trỡnh sản xuất, là cơ sở vật chất

để cấu thành nờn sản phẩm Vật tư chỉ tham gia vào 1 chu kỳ sản xuất, nú đượctiờu dựng toàn bộ và khụng giữ nguyờn trạng thỏi ban đầu mà được chuyển toàn

bộ vào giỏ trị của sản phẩm

Trong ba yếu tố của sản xuất thỡ tư liệu lao động và đối tượng lao động làhai yếu tố quan trọng nhất hai yếu tố này hợp thành tư liệu sản xuất Sự phỏttriển của sản xuất là sự phỏt triển của cỏc yếu tố hợp thành trong đú đối tượnglao động là yếu tố cú ý nghĩa quyết định Một trong cỏc điều kiện để cho quỏtrỡnh sản xuất diễn ra liờn tục là nguyờn vật liệu cụng cụ, dụng cụ hay núi cỏchkhỏc đú chớnh là vật tư

Vật tư tham gia vào quỏ trỡnh sản xuất và ảnh hưởng giỏn tiếp tới kết quảhoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp và trong sản xuất chi phớ vật tưchiếm tỷ trọng lớn trong việc hỡnh thành nờn sản phẩm Vỡ vậy việc tiết kiệm đếnmức tối đa vật liệu trong quy trỡnh sản xuất là một việc rất quan trọng vào việc

hạ giỏ thành sản phẩm tăng doanh thu, lợi nhuận mở rộng thị trường của cụng ty

1.2.2 Thực trạng của cụng tỏc quản lý vật tư của cụng ty

Cơ chế hoạt động của Cụng ty là tác động trực tiếp chuyờn nhập nguyờn vật liệu để sản xuất

thành thành phẩm nờn yếu tố vật tư giữ vai trũ rất quan trọng, ảnh hưởng trựctiếp đến kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh, quyết định đến việc tăng lợinhuận hay mở rộng thị trường Chớnh vỡ vậy mà cụng việc quản lý vật tư cầnđược quan tõm chỳ trọng

Nội dung quản lý :

Lĩnh vực quản lý vật tư của Cụng ty bao gồm nhiều loại vật tư, hàng hoỏkhỏc nhau thường xuyờn biến động khụng chỉ là về số lượng trong mỗi lần giaodịch mà bao gồm cả giỏ cả (cú thể là hàng ngày và trong mỗi lần xuất nhập vật

tư hàng hoỏ ) Vỡ vậy mà thủ kho người trực tiếp quản lý vật tư của Cụng ty phảiluụn nắm bắt được tỡnh hỡnh xuất nhập vật tư của Cụng ty trong cỏc quỏ trỡnhgiao dịch, để bỏo cỏo cho nhà quản lý trong cỏc kỡ kiểm kờ, đồng thời làm cơ sởtrong cỏc lần giao dịch Sau khi lượng hàng húa trong kho vật tư khụng đủ đểthực hiện chức năng kinh doanh, thỡ bộ phận Kinh doanh chịu trỏch nhiệm tỡmkiếm đối tỏc (cú thể là cũ hoặc mới ), để thương lượng về chất lượng sản phẩm

và giỏ cả hợp lớ để đi đến kớ kết hợp đồng Sau khi hợp đồng đó được kớ kết thỡhai bờn chịu trỏch nhiệm thực thi theo cỏc điều khoản trong hợp đồng khụng chỉ

là thời gian, chất lượng sản phẩm, mà cũn cả về thời gian giao hàng, đảm bảoquỏ trỡnh hoạt động kinh doanh được diễn ra liờn tục và cú hiệu quả

Trong quỏ trỡnh kinh doanh thủ kho luụn là người đảm nhiệm chức năngkiểm kờ hàng húa ( về số lượng và chất lượng sản phẩm ), và thực hiện cụng việcxuất kho hàng hoỏ vật tư cho khỏch hàng, lờn bỏo cỏo tỡnh hỡnh xuất, nhập, tồn

kho vật tư cho nhà quản lý Công ty đã bố trí một thủ kho để thực hiện các chứcnăng trên

Khi nhập hàng hóa, vật tư:

Khi nhà cung cấp thực hiện công việc giao hàng hóa, vật tư cho công ty theođúng thời gian quy định thì doanh nghiệp sẽ thực hiên các nhiệm vụ sau :

Bộ phận kinh doanh sẽ nhận hóa đơn , phiếu giao hàng từ nhà cung cấpthực hiện công việc kiểm tra đối chiếu với bộ phận kĩ thuật vật tư trên giấy tờgiao hàng của nhà cung cấp

Thủ kho và kế toán kho sẽ kiểm tra số lượng, giá cả, còn bộ phận kĩ thuậtchịu trách nhiệm kiểm tra chất lượng sản phẩm, phản ánh lại số lượng, chấtlượng vật tư cho nhà quản lý.Khi xảy ra sai sót về chất lượng hàng hoá khôngđảm bảo hoặc số lượng hàng hoá không đủ theo hợp đồng có thể yêu cầu nhà sảnxuất đổi số hàng hoá không đủ chất lượng, và bổ xung đầy đủ lượng hàng hoácòn thiếu trong hợp đồng cung cấp

Hàng ngày thủ kho theo dõi kho vật tư hàng hoá trên các sổ kho của mình

để tổng hợp số liệu làm cơ sở tiến hành lập các báo cáo:

+ Báo c¸o chi tiết vật tư

+ Báo cáo tổng hợp nhập - xuất - tồn cho các nhóm loại vật tư về chủng loại

số lượng lên ban giám đốc để có kế hoạch thu mua vật tư đảm bảo phục vụ quátrình sản xuất diễn ra liên tục

Cuối ngày bộ phận quản lý vật tư tiÕn hµnh kiểm kê tổng hợp đưa ra danhsách các loại vật tư đã nhập xuất tiêu hao trong ngày, ghi nhận số lượng hàngnhập và chuyển đi Để từ đó có căn cứ lập báo cáo chi tiết các loại vật tư đã nhậpxuất tồn kho theo yêu cầu của nhà quản lý

Kế toán kho thực hiện ghi chép tất cả các chủng loại vật tư hàng hoá đãnhập, tính toán giá thành vật tư nhập kho vào sổ nhập vật tư bằng phần mềmquản lý, đồng thời viết phiếu nhập kho lượng hàng hoá nhập, lưu lại phiếu giaohàng từ phía nhà cung cấp

Công ty có thể lựa chọn các hình thức thanh toán như là:

Thanh toán bằng tiền mặt.

Thanh toán bằng chuyển khoản

(Mẫu phiếu nhập kho): Đơn vị: PHIẾU NHẬP KHO Mẫu số:01-VT Địa chỉ: Ngày tháng năm200 Theo QĐ:1141-TC/QĐ/CĐKT Ngày 1 tháng 11 năm 200 của bộ tài chính Nợ: Số:

Có:

Họ tên người giao hàng:

Theo Số Ngày tháng năm của

Nhập tại kho:

TT

Tên, nhãn hiệu,

quy cách hàng

hoá

Mã số

Đơn vị tính

Số lượng

Đơn giá

Thành tiền

Theo chứng từ

Thực nhập

Cộng tiền hàng:

Thuế suất GTGT: % Tiền thuế GTGT:

Tổng cộng tiền thanh toỏn:

Cộng thành tiền(bằng chữ):

Thủ trưởng đơn Kế toỏn trưởng Phụ trỏch cung tiờu Người giao hàng Thủ kho (Ký , họ tờn) (Ký,họ tờn) (Ký,họ tờn) (Ký,họ tờn) (Ký,họ tờn) Khi xuất hàng húa, vật tư: Cụng việc quản lý xuất vật tư do thủ kho đảm nhiệm: Căn cứ vào cỏc bản dự trự đơn đặt hàng để xỏc định số lượng hàng cho từng phõn xưởng Căn cứ vào phiếu đề nghị xuất vật tư của giỏm đốc duyệt thủ kho sẽ tiến hành kiểm tra tồn kho thụng qua sổ theo dừi vật tư về nhập, xuất tồn để làm thủ tục xuất kho cho phõn xưởng: + Nếu vật tư trong kho cũn đủ đỏp ứng yờu cầu thỡ sẽ xuất vật tư trực tiếp từ kho và lập phiếu xuất kho + Nếu trong kho khụng đủ số lượng vật tư cần xuất thỡ thủ kho bỏo với cấp trờn chờ xử lý hoặc cú thể xuất hết số vật tư trong kho sau đú tiến hành lập bỏo cỏo về số lượng vật tư cũn thiếu gửi ban giỏm đốc để cú phương ỏn xủ lý cụ thể nhanh chúng đỏp ứng nhu cầu của để quỏ trỡnh sản xuất được diễn ra liờn tục (Mẫu phiếu xuất kho: ) Đơn vị PHIẾU XUẤT KHO số Mẫu số:02-VT Địa chỉ Ngày thỏng năm 200 QĐ:11TC/CĐKT Ngày 1-11-199 của BTC NỢ

Cể

Họ, tờn người nhận hàng địa chỉ , (bộ phận)

Lý do xuất kho

Xu t t i khoất tại kho ại kho

Số

TT

Mó số Đơn

vị tớnh SỐ LƯỢNG Đơn giỏ

Tên, nhãn hiệu

quycách hàng

hoá

Thành tiền

Yêu cầu Thực xuất

Cộng

Cộng thành tiền (bằng chữ)

Thủ trưởng đơn vị Kế toán trưởng Phụ trách cung tiêu Người nhận Thủ kho

(Ký , họ tên) (Ký,họ tên) (Ký,họ tên) (Ký,họ tên) (Ký,họ tên)

Khi nhận được các yêu cầu của khách hàng về chủng loại hàng hoá, vật tư, chấtlượng sản phẩm của hàng hóa cần xuất nhân viên kinh doanh thực hiện các côngviệc sau vào hóa đơn xuất kho, kiểm tra chủng loại hàng hoá, và lượng hàng hoá

có đủ theo yêu cầu của khách hàng

Sau khi khách hàng đã chấp nhận thanh toán lượng hàng hoá theo yêu cầuthì bộ phận kinh doanh giao cho thủ kho phiếu xuất kho và Thủ kho sẽ thực hiệntiếp các công việc :

Nhận phiếu xuất vật tư từ bộ phận kinh doanh

Vào trong kho tìm kiếm hàng hoá vật tư, hàng hóa theo yêu cầu ghi trongphiếu xuất

Kế toán kho ghi lại tên vật tư, số lượng thực xuất, đơn giá, ngày xuất Lưu lại phiếu xuất

Giao vật tư, cho bộ phận kĩ thuật kiểm tra chất lượng trước khi giao vật tưcho khách hàng, đảm bảo uy tín của công ty

Kế toán kho thực hiện công việc viết Hoá đơn bán hàng và thực hiện côngviệc giao hàng cho khách

Báo cáo kiểm kê :

Khi có yêu cầu của nhà quản lý về báo cáo thông kê hàng hóa còn tồntrong kho thì thủ kho và kế toán sẽ thực hiện các công việc sau :

- Kiểm tra số lượng thực nhập và thực xuất trên giấy tờ Chứng từ, Hoáđơn nhập, xuất được lưu lại ở bộ phận kho hoặc kiểm tra chứng từ được theo dõitrong chương trình kế toán FAST.

- Để nắm bắt một cách chính xác nhất số lượng vật tư, hàng hoá, còn tồn

lại trong kho Thủ kho sẽ thực hiện công việc tiÕp trùc kiểm kê trong kho(những

công việc này đòi hỏi tốn rất nhiều thời gian và công sức và gặp rất nhiều khókhăn trong công tác kiểm kê )

- Ghi chép số lượng từng chủng loại vật tư và sau đó sẽ đối chiếu lại với

số lượng trên giấy tờ, chứng từ, hoá đơn nhập xuất

- Lên báo cáo kiểm kê

- Giao lại báo cáo kiểm kê cho nhà quản lý

Mẫu Báo cáo :

Đơn vị ………… BÁO CÁO THỐNG KÊ

Địa chỉ………… Hà Nội, ngày… Tháng… năm…

S BC:ố BC:…… ……

Stt Tên sản phẩm Đơn vị

tính

SốLượng

ĐơnGiá

Thành

Thủ kho Phòng Kĩ thuật Phòng kinh doanh Giám Đốc (Kí tên) (Kí tên) (Kí tên) (Kí tên)

1.2.3 Đánh giá hệ thống quản lý vật tư

Mức độ hoàn thành công việc :

Qua việc khảo sát từ thực tế trên ta thấy, công việc quản lý vật tư củaCông ty TNHH Thiết bị xây dựng Hùng Cường chỉ có thể đánh giá là hoàn thànhnhững công việc cần làm trong quá trình quản lý vật tư:

- Việc bổ xung sửa chữa dữ liệu mất nhiều thời gian có khi phải làm lại từđầu hay phải làm lại trên giấy tờ kế toán khác để cập nhật dữ liệu dẫn đến tốnkém

- Việc quản lý không thuận lợi đôi khi còn thiếu độ chính xác

- Không đáp ứng nhanh kịp thời nhu cầu của khách hàng

- Bảo quản dữ liệu phức tạp, cồng kềnh tốn diện tích

- Việc lưu trữ tài liệu dễ bị hư hỏng

Những hạn chế của hệ thống:

- Hệ thống quản lý vật tư thực tại cần nhiều người cùng quản lý

- Chưa nhanh chóng về mặt thời gian khi có nhu cầu Báo cáo, Tìm kiếm

- Đôi khi xảy ra sai xót về số liệu báo cáo

- Quản lý giấy tờ kồng kềnh tốn diện tích

- Cần phải bảo quản cẩn thận

* Lý do của tình trạng trên :

Chủ yếu là do cách tổ chức quản lý vật tư bằng phương pháp quản lý vật tư đơngiản: bằng giấy tờ nhập xuất, chứng từ, Hoá đơn Trong các kì kiểm kê kế toánkho thực hiện công việc tính vật tư bằng cách tính Tồn kho vật tư là:

Tồn kho vật tư = Số lượng Tồn + Số lượng nhập vật tư - Số lượng xuất vật tư

Hiện nay kế toán Vật tư vẫn phải lưu lại toàn bộ phiếu nhập xuất vật tư theo thứ

tự ngày tháng Trong mỗi lần giao dịch lượng hàng hoá, vật tư biến đổi theo

ngày nờn khú cú thể nắm bắt tỡnh hỡnh vật tư tồn trong kho yờu cầu hay bỏo cỏo,kiểm kờ của nhà quản lý thỡ cụng việc thực hiện rất là khú khăn và mất nhiềuthời gian, đụi khi cũn khụng chớnh xỏc đảm bảo tớnh hiệu quả kiểm kờ của bỏocỏo, hiện nay với số lượng vật tư, hàng hoỏ nhiều nờn cụng việc kiểm kờ vật t,

h ng hoá gặp một số à tác động trực tiếp khú khăn Với sự phỏt triển lõu dài của cụng ty thỡ nhữngcụng việc kiểm kờ một cỏch thủ cụng cỏc hàng hoỏ vật tư sẽ gặp rất nhiều khúkhăn Những tồn tại này cản trở rất lớn trong cụng tỏc quản lý vật tư tại doanhnghiệp

* Yờu cầu quản lý :

Cụng việc quản lý vật tư phải đỏp ứng được cỏc yờu cầu cơ bản trong quỏ trỡnhquản lý vật tư như là :

* Quản lý chặt chẽ, Khụng để xảy ra thiếu sút, mất mỏt vật tư

* Cập nhật thụng tin đầy đủ và chớnh xỏc về tỡnh hỡnh vật tư (xuất, nhập,tồn kho)

* Thực hiện cỏc yờu cầu tỡm kiếm một cỏch dễ dàng và nhanh chúng

* Bỏo cỏo nhanh chúng, đầy đủ và chớnh xỏc

Tổ chức thực hiện :

Để giỳp cho cụng tỏc quản lý vật tư một cỏch tốt nhất cú thể Doanh nghiệp đóphải bố trớ : 01 thủ kho, 02 kế toỏn nhập xuất, để đảm bảo hoàn thành cụng việcquản lý vật tư Trong mỗi lần chuẩn bị nhập vật tư thỡ thủ kho phải lờn một bảnbỏo cỏo tỡnh hỡnh kinh doanh, tỡnh hỡnh nhập xuất vật tư trong kỡ vừa qua vànhững hàng húa cũn tồn đọng trong kho để nhà quản lý cú thể nắm bắt tỡnh hỡnhkinh doanh, đồng thời đưa ra kế hoạch phỏt triển sản xuất kinh doanh

1.3 Mục tiờu của hệ thống quản lý

Xuất phỏt từ những yờu cầu thực tế của quỏ trỡnh quản lý vật tư ở Cụng

ty TNHH Thiết bị xõy dựng Hựng Cường Em đó bước đầu nắm bắt được cỏccụng việc cần thực hiện trong quản lý vật tư, hàng hoỏ, để đưa vào chương trỡnh

xử lý cỏc cụng việc sau:

- Cập nhập vật tư

- Quản lý các thông tin về vật tư.

- Vật tư tồn kho tức thời

- Chỉnh sửa, thông tin về vật tư

- Báo cáo Theo yêu cầu của nhà quản lý

- Tìm kiếm vật tư

Tạo phần mềm có tính chuyên môn cao giảm thiểu một vài nhược điểmcủa hệ thống cũ

Hệ thống mới cần tối ưu hoá các chức năng:

+ Đưa ra các báo cáo nhập, xuất, tồn theo yêu cầu của nhà quản lý

+ Hệ thống phải xử lý thông tin nhanh chóng chính xác theo dõi khốilượng nhập, xuất, tồn vật tư giúp các nhà quản lý đưa ra các xử lý đúng đắnchính xác

+ Hỗ trợ đắc lực cho các nhà quản lý, hệ thống phải dễ sử dụng, đảm bảotính khoa học

Để xây dựng hệ thống thông tin giúp các nhà quản lý quản lý toàn bộ vềcông tác vật tư trong doanh nghiệp một cách dễ dàng thuận tiện Hệ thống quản

lý vật tư có các chức năng sau:

+ Quản lý vật tư danh

+ Quản lý vật tư chi tiết

+ Quản lý kho vật tư

+ Quản lý chứng từ: nhập xuất

+ Quản lý nhà cung cấp

+ In báo cáo, thống kê tổng hợp và chi tiết vật tư nhập xuất tồn

*Tìm kiếm nhà cung cấp vật tư

* Cập nhật thông tin về vật tư

* Tình hình Nhập vật tư

* Tình hình Xuất Vật tư

* Báo cáo thống kê, In ấn

1.5 Tính cấp thiết của đề tài

Một doanh nghiệp phát triển toàn diện cả về chiều rộng và chiều sâu đòihỏi có sự phối hợp của các khâu trong hệ thống công ty, tầm quan trọng của hệthống quản lý vật tư và các hệ thống khác để tạo thành một thể thống nhất Đápứng theo kịp sự phát triển của khoa học công nghệ thời đại đòi hỏi mỗi ngànhnghề công việc phải có sự đổi mới về công tác tổ chức quản lý sản xuất đòi hỏingày càng tiến bộ hơn về tính chính xác kịp thời đảm bảo quá trình sản xuấtđược diễn ra liên tục Tuy hệ thống cũ không quá phức tạp song nhiều khâu cònlàm thủ công lạc hậu không theo kịp xu hướng phát triển thời đại Sẽ ảnh hưởngtrực tiếp đến tập hợp chi phí tính giá thành sản phẩm sẽ không được chính xácảnh hưỏng gián tiếp đến công việc của nhà quản trị để xây dựng chính sách giá

cả, tới doanh số bán của công ty đến doanh thu và lợi nhuận của công ty

Lĩnh vực Quản lý vật tư khi chưa được tin học hoá, và ứng dụng tin họcvào quản lý, thì công việc vẫn diễn ra một cách thủ công, tốn rất nhiều thời gian,

và cần rất nhiều người cùng tham gia xử lý Đồng thời lưu lại các Hoá đơn,chứng từ, thông tin có liên quan đến vật tư hầu hết là bằng sổ sách, giấy tờ Đôikhi còn xảy ra sai sót và không chính xác về số liệu báo cáo Do đó yêu cầu quản

lý ngày càng phải cao hơn, đáp ứng được yêu cầu trong quá trình quản lý

Chương trình Quản lý vật tư ở Công ty TNHH Thiết bị xây dựng Hùng Cườngđược viết ra dựa trên những yêu cầu thực tế của quá trình quản lý vật tư thực tại

và Ứng dụng tin hoc vào công việc quản lý này

Vì vậy công tác quản lý vật tư cần được coi trọng, cần có sự đổi mới về kĩ thuậtnghiệp vụ, áp dụng khoa học công nghệ thông tin vào công tác quản lý vật tư làcần thiết cấp bách cần được giải quyết

ch¬ng II

ph©n tÝch hÖ thèng2.1 Phân tích tác nghiệp

Trong các quá trình giao dịch, lượng Vật tư, hàng hoá của Doanh nghiệpbiến đổi liên tục Công việc đầu tiên của hệ thống là phải nắm bắt được nhữngthay đổi trong các lần giao dịch Người quản lý sẽ cập nhật dữ liệu thay đổi củathông tin vât tư và máy sẽ lưu lại các thông tin đầu vào bao gồm:

Thông tin Đầu vào cần xử lý:

- Thông tin chi tiết về vật tư ( bao gồm: Số lượng thực Nhập, Xuất và tồntrong kho, Đơn giá, nhà cung cấp .)

- Thông tin về nhà cung cấp ( bao gồm: mã NCC, Tên NCC, Địa chỉ, Điệnthoại, loại vật tư thường nhập …)

Thông tin về khách hàng ( bao gồm : Mã KH, Tên KH, Địa chỉ, Điện thoại, SốHoá Đơn xuất, …)

- Các loại Hoá Đơn, chứng từ, Phiếu Giao hàng …

Sau đó máy tính sẽ thực hiện các công việc lưu lại thông tin, xử lý các dữliệu đầu vào và đưa ra các thông tin đầu ra bao gồm :

Thông tin cần xuất ra sau quá trình xử lý :

- Các loại báo cáo ( bao gồm: Báo cáo Kiểm kê định kì, Báo cáo nhậpxuất vật tư, Báo cáo tồn kho, …)

- Kết quả của các yêu cầu tìm kiếm

Phân tích những yêu cầu thực tế của công việc quản lý vật tư :

Để Tin học hoá các quá trình quản lý vật tư, và làm công cụ trợ giúp cóhiệu quả cho nhà quản lý thì quá trình xử lý của Phần mềm Quản lý vật tư phảiđáp ứng được đầy đủ các yêu cầu thực tế của công tác quản lý vật tư Bao gồmcác yêu cầu sau :

- Lưu trữ các thông tin cần thiết trong quá trình kinh doanh ( bao gồm :Thông tin về vật tư, khách hàng, Hoá đơn Nhập, Xuất…)

- Thực hiện các công tác quản lý về dữ liệu của từng loại vật tư (baogồm : mã VT, Tên VT, quy cách phẩm chất, Đơn giá, Số lượng, Thành tiền, hìnhthức thanh toán …)

- Lập ra các Báo cáo trong quá trình quản lý

2.1.1 Yêu cầu của quản lý vật tư

Xuất phát từ những vai trò của vật tư trong quá trình sản xuất kinh doanh đòihỏi doanh

nghiệp có biện pháp quản lý chặt chẽ vật tư ở mọi khâu của quá trình sản xuấtkinh doanh Quản lý thu mua nguyên vật liệu sao cho có hiệu quả về mặt sốlượng, giá cả và thời hạn cung cấp Quản lý tốt để tiết kiệm vật tư trong quá trìnhsản xuất, hạn chế hao hụt mất mát vật tư trong quá trình sản xuất sản phẩm Phải

có hệ thống kho tàng để cất giữ và bảo quản vật t thÝch hîp

Xây dựng kế hoạch phân bổ vËt liệu cho từng đối tượng sản xuất, từng đốitượng tập hợp chi phí, tránh tình trạng hàng hoá bị tồn đọng hay khan hiếm vật

tư ảnh hưởng tới quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp

2.1.2 Nguyên tắc khi thiết kế hệ thống

+ Nguyên tắc tiếp cận hệ thống

+ Nguyên tắc đảm bảo độ tin cậy

+ Nguyên tắc thiết kế tuần tự và lặp lại

+ Nguyên tắc tính toán chi phí và hiệu quả

+ Nguyên tắc tập thể

+ Nguyên tắc phát triển liên tiếp

2.1.3 Các bước khi xây dựng một hệ thống quản lý.

2.2 Phân tích chức năng của hệ thống

*Chức năng quản lý Nhập vật tư :

Dựa vào báo cáo theo yêu cầu của nhà quản lý mà chương trình thực hiện

ta biết được lượng vật tư tồn kho Khi có dấu hiệu thiếu vật tư nhà quản lý dựavào thông tin về vật tư lưu lại ở Cơ Sở Dữ Liệu bao gồm như : Vật tư tồn kho, sốlượng và thông tin về nhà cung cấp để lên kế hoạch Lập đơn đặt hàng bổ xungvật tư thiếu và tìm kiếm nhà cung cấp Khi nhận hàng nhà quản lý thực hiệnnhập các thông tin về vật tư và Chương trình tự động ghi nhận hàng nhập và lậphoá đơn nhập hàng và lưu lại Phiếu nhập và thực hiện lập phiếu chi và lưu lạiphiếu chi cho nhà cung cấp

* Chức năng quản lý Xuất vật tư:

Khi khách hàng, ph©n xëng có nhu cầu vÒ vật tư, Hệ thống quản lý tựđộng tra cứu thông tin về vật tư như : số lượng, đơn giá, lưu ở kho nào và cácthông tin khác…

Sau đó nhà quản lý sẽ nhập các thông tin vào phiếu xuất kho, và hệ thống sẽ tựđộng lưu lại tiếp sau đó lập phiếu thu, tự động ghi nhận giao hàng

* Chức năng tính vật tư tồn kho

Chương trình sẽ thực hiện tính vật tư tồn kho dựa vào lượng thông tin lưu

ở CSDL và đưa ra thông tin đầu ra trong các báo cáo Nhập, Xuất và Tồn khoCông việc được thực hiện căn cứ vào các tiêu chuẩn sau :

Dựa vào các yêu cầu báo cáo của nhà quản lý mà hệ thống sẽ đưa ra cácloại báo cáo cho nhà cung cấp Hệ thống lấy thông tin từ cơ sở dữ liệu lưu ởtrong hệ thống để thực hiên chức năng báo cáo Đồng thời tính số tiền cho cácloại vật tư Nhập, Xuất, Tồn kho, đáp ứng yêu cầu quản lý.

Dựa trên thực tế của quá trình quản lý vật tư Công ty TNHH Thiết bị xâydựng Hùng Cường Chương trình quản lý vật tư bao gồm các thông tin chínhsau: :

KiÓm tra tån kho

Ghi nhËn xuÊt kho

Theo dâi nhËp xuÊt

KiÓm kª tån kho

B¸o c¸o

T×m theo phiÕu nhËp

T×m theo phiÕu xuÊt

B¸o c¸o XNT

B¸o c¸o tån kho

2.3.2 Biểu đồ luồng dữ liệu mức khung cảnh

Vật t, PGH Hoá đơn ĐN thanh toán Vật t, PXK

Thanh toán

Đơn đặt hàng

Y Yêu cầu khách hàng

Hoá đơn đề nghị thanh toán

Vật t, kế hoạch thực hiện Thanh toán

Báo cáo kế hoạch thực hiện

Quản lý vật t

Phân x ởng

2.3.3 Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh

Quản lý nhập

Quản lý tồn

Số luợng tồn

Yêu cầu

Báo cáo tồn kho

Hoá đơn thanh toán

Hàng không đúng

ĐĐH, yêu cầu PGH, vật tu

Hàng không đạt yêu cầu

2.3.4 Biểu đồ luồng dữ liệu mức dới đỉnh.

2.3.4.1 Quản lý nhập vật t

Nhận hàng

Kiểm tra , đối chiếu hàng

Lập phiếu NK

Ghi nhận giao hàng

Theo dâi nhËp xuÊt

KiÓm kª tån kho

LËp b¸o c¸o tån kho

Nhµ qu¶n lý